UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO Engenharia de Computação

RAFAEL BRAGA FRANCO

UM ESTUDO SOBRE A ADOÇÃO DE WORKFLOW

INTEGRADO A SISTEMAS ERP

Itatiba 2011

RAFAEL BRAGA FRANCO – R.A. 002200700981

UM ESTUDO SOBRE A ADOÇÃO DE WORKFLOW

INTEGRADO A SISTEMAS ERP

Monografia apresentada ao curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Computação. Orientadora Profa. Ms. Vânia Franciscon Vieira

Itatiba 2011

Para Deus,Pai e Criador, que permitiu a

conclusão deste projeto.

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus, pela oportunidade e inspiração para que pudesse

chegar neste momento; ao meu pai Osvaldo Franco e minha mãe Vanice Braga Franco por

todo apoio concebido nestes anos e exemplos de vida. À minha irmã Milena Braga Franco,

minha sobrinha Carolina Medeiros Braga Franco e meu irmão Marcio Braga Franco (in

memorian) por serem meu porto seguro em que me apoio em qualquer situação. Também

quero deixar meu agradecimento à minha namorada Caroline Fonseca Marques por me

incentivar a seguir em frente e por toda a ajuda durante esta longa jornada.

Um agradecimento especial à minha amiga Glaucia Oliveira por todos os momentos

que passamos juntos estudando para que este trabalho fosse concluído.

Agradeço à Universidade São Francisco, na qual tenho plena confiança, onde aprendi,

cresci e amadureci por estar rodeado de grandes amigos e profissionais.

Quero agradecer também à minha orientadora e professora Vânia Franciscon Vieira,

por acreditar neste trabalho e por toda paciência, colaborando em todos os aspectos

acadêmicos, demonstrando confiança e acreditando neste trabalho.

Meus sinceros agradecimentos a todos aqueles que contribuíram e possibilitaram a

realização deste projeto.

“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação

aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação

aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.”

William Henry Gates

RESUMO

O setor empresarial baseia-se hoje nas informações de seus negócios para tomadas de

decisões que geralmente definem o perfil da empresa e sua estabilidade no mundo

corporativo, estes dados fazem parte dos ativos mais importantes de uma organização, pois

refletem totalmente seu ramo da atuação e possuem valores incalculáveis, e devem ser

tratados de uma maneira cada vez mais complexa. A Tecnologia da Informação (TI) como

umas das coadjuvantes desta história, tem seu papel mais importante no suporte e tratamento

destas informações, pois hoje sistemas e tecnologia suportam todos os dados de uma empresa,

seja grande, média ou pequena. As empresas dependem de infra-estruturas tecnológicas para

formarem sua estrutura de forma segura. Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) são

fundamentais em empresas com grande volume de informações, sendo que estas companhias

necessitam estar alinhadas e precisam que seus departamentos estejam integrados uns aos

outros. Os conhecidos ERP´s fazem este grande trabalho de tratamento e processo de

informação, porém estes fluxos de negócio precisam estar alinhados para que as informações

cheguem aonde devem chegar, de forma correta ao destino certo. Nessa etapa os softwares de

Workflow podem implementar um novo tratamento que ajudam a integrar a gestão dos

processos de negócios com os ativos de informações dos produtos cadastrados nos ERP´s.

Assim sendo, este trabalho visa apresentar um estudo sobre a adoção ou implementação de

softwares de Workflow que uma vez integrados ao ERP pode obter um melhor resultado na

gestão das informações, já que esta depende de sistemas e processos gerenciais. Aqui são

apresentadas a história e definição de ERP e de Workflow. Em seguida é apresentada uma

análise sobre a integração destes conceitos visando assim implementar a ferramenta

Workflow com um ERP.

Palavras chave:Workflow, ERP, Processos, TI

ABSTRACT

The business sector is based today in their business information to make decisions

which generally define the company’s profile and its consistency in the corporative world.

These data are part of the most important assets from the company, and they should be treated

in a more and more complex manner. The Information Technology, (IT) as one of the

supporters in this history, has its most important role by caring and treating these information,

since nowadays all the companies data are supported by systems and technology, no matter if

these companies are considered big, medium or small. The ERP (Enterprise Resource

Planning) systems are primordial in companies with a large volume of information, and for

that reason these companies must be aligned and need their departments integrated with each

other. The well-known ERP’s do this big job regarding treating and processing information,

but these business flows must be aligned in order to drive the information to where they

should be, in a correct way, to their right destination. In this stage, Workflow softwares will

implement a new treatment which will help to integrate the business process management

with asset’s information of the registered products on the ERP. To summarize, this study aims

to Describe the advantages of the adoption of the Workflow softwares to work together with

the ERP’s, in order to obtain better results in the information management, as it depends

directly from systems and management processes. Then, an analyses from the advantages by

integrating these topics will be presented. And finally, based in a referenced study, verify the

competitive advantage earned with the implementation of Workflow tool working together

with the ERP’s�

Key words:Workflow, ERP, Processos, TI

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

FIGURA 1 - Integração R3 com os módulos ............................................................ 22�

FIGURA 2 - Lista de erros de exceções .................................................................... 31�

FIGURA 3 - Tela com informações da caixa de workflow ........................................ 33�

FIGURA 4 - Visualização da fatura .......................................................................... 33�

FIGURA 5 - Possíveis motivos de rejeição ............................................................... 34�

FIGURA 6 - Mensagem de erro quando o campo rejectioncode não está preenchido 34�

FIGURA 7 - Caixa do usuário de AP Rejection ........................................................ 34�

FIGURA 8 - Fatura disponível para usuário de AP Rejection ................................... 35�

FIGURA 9 - Tela com informações da caixa de workflow para Chain of Command . 35�

FIGURA 10 - Consulta ao sistema de Contabilidade ................................................ 36�

FIGURA 11 - Análise de log .................................................................................... 37�

FIGURA 12 - Análise Gráfica .................................................................................. 38�

FIGURA 13 – Fluxo de Workflow ........................................................................... 38�

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

CEO Chief Executive Officer

ERP Enterprise Resource Planing

IBM International Business Machines

ISO International Standards Organization

MRP Material Requiriment Planing

MRP II Manufacturing Resource Planning

SAP Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung

SIG Sistema Integrado de Gestão

TI Tecnologia da Informação

VDMAG Vendor Master Data Group

SUMÁRIO

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS .................................................................................. 9�

1� INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 14�

2� OBJETIVOS ........................................................................................................................ 16�

3� METODOLOGIA ................................................................................................................ 17�

4� ERP ..................................................................................................................................... 18�

4.1� HISTÓRICO ...................................................................................................................... 18�

4.2� MÓDULOS E PROCEDIMENTOS ................................................................................... 19�

5� SAP E SUA HISTÓRIA ....................................................................................................... 21�

5.1� SISTEMA SAP .................................................................................................................. 22�

5.2� FUNCIONAMENTO DO R/3 ............................................................................................ 22�

5.3� VANTAGENS E IMPLEMENTAÇÃO ............................................................................. 23�

6� PROCESSOS E SISTEMA .................................................................................................. 25�

7� WORKFLOW ...................................................................................................................... 27�

7.1� CLASSIFICAÇÃO DOS WORKFLOWS SEGUNDO McCready92 ................................. 27�

7.1.1� Workflow ad-hoc ..................................................................................... 28�

7.1.2� Workflow Administrativo ........................................................................ 28�

7.1.3� Workflow de Produção ............................................................................. 29�

8� ESTUDO DE CASO ............................................................................................................ 30�

8.1� REGRAS ........................................................................................................................... 36�

8.2� FERRAMENTAS DE ANÁLISES .................................................................................... 37�

8.3� FLUXO DO WORKFLOW ............................................................................................... 39�

9� CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 40�

REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 41�

�

14

1 INTRODUÇÃO

Nos dias atuais, integração pode ser considerada a palavra chave da Tecnologia da

Informação (TI), a necessidade de sistemas de gestão empresarial é crescente nas

organizações, porém não apenas a quantidade de sistemas específicos para cada área da

empresa, e sim a capacidade que cada um terá de compartilhar informações com outros

setores e transmiti-las de forma simples e objetiva, tudo isso alinhado à segurança destas

informações e a um custo adequado ao negócio, trazendo uma vantagem competitiva. Este

pode ser o pensamento de muitas empresas, mas a questão prática traz algumas dificuldades,

já que não trivial a tarefa de adquirir, criar ou administrar sistemas integrados para gestão do

negócio.

Em todas as categorias de negócios, a usabilidade de sistemas de informação é

essencial.

Segundo Cicero (2008), os sistemas de informação tem o objetivo de automatizar os

diversos processos empresariais, visando aumentar o controle e a produtividade, bem como

fornecer suporte a decisão. Os controles e processos que sempre existiram em todas as

organizações, agora tem como base os bancos de dados de servidores e toda a infra-estrutura

da tecnologia da informação, o que direciona cada vez mais as empresas adotarem medidas

para que os recursos de processos e atividades empresariais estejam disponíveis e integrados.

Uma gestão de informação com qualidade refere-se a como os dados serão tratados,

armazenados e processados. A informação bem gerenciada tornar-se-á uma informação

estratégica para o negócio, por isso é importante que as empresas possam gerir melhor seus

processos e qualidades para que possam se antecipar ao futuro, seus investimentos e ações a

serem tomadas, como salienta Meireles (2009), a informação estratégica num conceito mais

amplo é aquela associada e derivada das estratégias contidas na visão de futuro da

organização.

Existem diversos tipos de sistemas, preços, tamanhos, focos, cada um dedicado a um

determinado ramo de atividade de negócio, mas mesmo para grandes ou pequenas

corporações, a grande opção dos gestores é pelos Sistemas Integrados de Gerenciamento

(SIG), pois trazem mais vantagem no que diz respeito ao tratamento e integração das

informações cada vez mais complexas. Ainda segundo Meireles (2009), outro fator

importante, o uso de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) eleva o grau de excelência

15

de um conjunto de armas da competição que por sua vez, torna a empresa mais competitiva.

O avanço tecnológico cresce a cada instante, e além de sistemas integrados (ERP´s ou

SIG) hoje as empresas possuem ao seu alcance outras ferramentas que são relevantes ao seu

negócio, e as ajudam-nas a otimizar os processos e atividades gerenciais que outrora eram

impossíveis, pois os departamentos empresariais não se comunicavam. Além dos ERP, os

sistemas de Workflow também mostram um papel importante na obtenção de um grau de

excelência maior às organizações quando nos referimos a controles, já que este trata

especificamente do controle dos processos de negócio.

Na maioria das organizações quem desenvolve o processo de gestão destes sistemas

integrados são pessoas que são encarregadas de criar processos onde irão estabelecer

diretrizes para junção de informações, para onde vão, de quem dependem e entre outras ações.

Infelizmente, uma comunicação que envolve diretamente “pessoas-software-pessoas” nesta

ordem, pode sofrer falhas, isso devido a erros propriamente humano, horários, informações

que sejam passadas de forma inconsistente de uma pessoa a outra. Então, uma comunicação

que seja cruzada sem a interferência de humana “software-software”, nesta ordem quando

possível, será melhor aproveitada e terá uma menor probabilidade de se submeter a erros. O

Workflow vai tratar justamente este ponto crucial nas empresas, “a gestão dos processos de

negócio”.

Para Aalst e Hee (2009), Os sistemas de gestão de Workflow garantem a entrega da

informação correta à pessoa certa, na altura adequada. Esse é o objetivo a ser alcançado com a

implantação de um sistema Workflow. A visão da gestão deve ser feita também por softwares,

já que hoje nossa base de informações depende da infra-estrutura tecnológica, por que ainda

suplementar tais serviços a pessoas e não a um software específico a isso? Cada vez mais as

empresas percebem que é necessário investir em tecnologia e vem buscando a automatização

de seus processos.

16

2 OBJETIVOS

Este projeto tem como objetivo, incentivar através de uma pesquisa referenciada, em

sistemas integrados de gestão, tendo uma solução baseada em estrutura tecnológica eficaz e já

comprovada com muitos casos de sucesso pelo mundo. O intuito é demonstrar que a

tecnologia do Workflow pode substituir ou se alinhar com os processos humanos existentes.

Para tal finalidade de gerenciar processos de negócios nas organizações, tornando assim a

estrutura ERP uma vantagem competitiva dentro do processo produtivo das empresas. Através

de um estudo detalhado pretende-se trazer as vantagens de automação de processos,

fornecendo à empresa mais confiabilidade e eficiência.

17

3 METODOLOGIA

Com conhecimento teórico embasado em livros do tema Workflow e ERP, foi

formada uma base sólida para este estudo. Também foi necessário a analise de um exemplo de

processos empresariais que visa à tomada de decisão sobre as informações em uma

determinada empresa. O colhimento de informações foi o primeiro passo a ser tomado e

depois sua análise para saber, se ela tem ou não processos definidos.

Após colher e analisar as informações, foi elaborado um plano de ação para que tais

processos pudessem ser melhorados a fim de apresentar uma estrutura mais adequada dos

procedimentos para que se possa ter um entendimento notário. Logo em seguida, foram

abordadas quais as vantagens em adotar um software para gestão de processos, um software

Workflow, comparando com o antigo modo de gerencia por pessoas para se ter uma idéia de

quais vantagens pode-se adquirir. E por fim analisar quais os desafios quebrados, quais

melhorias obtidas e assim resenhar a conclusão.

18

4 ERP

A sigla ERP define um conjunto de atividades executadas por um software que visa

auxiliar uma empresa em diversas fases de seu negócio. O ERP é definido como um software

que permite a troca de informações entre todas as áreas de uma empresa, tais como finanças,

vendas, materiais entre outras. Segundo Cícero (2008), uma definição de ERP que abrange o

termo de forma didática o conceitua como um sistema de informação adquirido na forma de

pacotes comerciais de software, que permitem a integração entre dados dos sistemas de

informações transacionais e dos processos de negócio de uma organização.

Com esta base, pode-se dizer que o ERP visa suportar todas as necessidades de

informação contidas em uma única base de dados.

Colângelo (2001), relata ser fácil dizer que a produção só deve fazer o que vendas

fechou, e o setor de suprimentos só deve comprar o que é imediatamente necessário para a

produção, porém esta troca de informação entre setores nem sempre é precisa o suficiente

para que o fluxo permaneça no nível ideal, sem perdas e nem gargalos.

Para Haberkon (1999), o ERP é um conjunto de ferramentas que objetivam responder

a necessidade de automatizar processos e prover informação precisa e atual, diminuindo

consideravelmente a taxa de erros e fornecendo respostas ágeis para a administração. É

preciso diferenciar o auxílio nas tarefas administrativas com uma ferramenta efetivamente

capaz de gerenciar os recursos, informações e processos empresarias de forma integrada. Por

isso, as características do ERP devem ser investigadas mais cuidadosamente para descobrir o

que ele tem de específico e como ele cumpre seu propósito.

4.1 HISTÓRICO

Desde antes da criação dos primeiros computadores, já era inerente a necessidade do

mercado em relação ao aprimoramento de processos e à gestão integrada das atividades dentro

das empresas. Na década de 1970, a criação do MRP (Materials Requirement Planning –

Planejamento das necessidades de Material), que são pacotes de software para controle de

estoque, davam apoio ao planejamento de produção e compras, mas não possuíam integração

com os demais softwares de custos e outros relacionados aos processos do negócio. Já em

1980, surgiu o MRPII (Manufacturing resource planning) que traria melhorias em relação a

19

atividades do software como planejamento de produção no custo de produção, mas ainda sem

a integração com outros módulos. Finalmente, na década de 1990 os ERP’s são contemplados

como ferramentas a serem utilizadas para o negócio empresariais, já que traria em sua

principal característica a integração de diversas áreas da organização e isso se tornou o grande

ponto forte do ERP até hoje. O ERP veio como uma ferramenta de auto-nível para ajudar as

empresas a centralizarem suas tarefas diárias e comerciais, em um só banco de dados, onde

todos aqueles com acesso poderiam usufruir das informações ali cadastradas ou processadas.

Segundo Tenório (2007), os sistemas integrados de gestão, expressão maior do uso da

TI, compõe um fenômeno recente no panorama empresarial. Eles podem ser aplicados

praticamente a qualquer empresa, devido a sua grande adaptabilidade.

As vantagens de se optar por um sistema ERP são enormes, independentemente do

tamanho da empresa, uma vez que a integração dos processos possibilita que os dados de

todos os departamentos formem um novo fluxo de trabalho. Já para Turban e Wetherbe

(2002), empresas têm sido bem-sucedidas na integração de centenas de aplicativos usando

software de ERP, com o que economizam milhões de dólares e, ao mesmo tempo, aumentam

consideravelmente a satisfação dos clientes.

4.2 MÓDULOS E PROCEDIMENTOS

Frequentemente, as empresas tem grandes expectativas em relação aos sistemas ERP,

acreditando que todo o funcionamento da companhia irá melhorar de forma instantânea.

Porém, esta pode ser uma percepção errada. Uma vez que o ERP não resolve problemas

relacionados a procedimentos. Um sistema não trará resultados se os processos não estiverem

claros, factíveis e seguidos conforme definido.

Segundo Lieber (1995), o ERP permite que empresas padronizem seu sistema de

informação. Para Oliveria (2008), o ERP fornece as empresas grande agilidade e

confiabilidade das informações, eliminando retrabalhos e operações manuais antes

amplamente executadas.

Os sistemas ERP são caracterizados por serem didáticos e separados por módulos, tais

como vendas, materiais, finanças, controladoria, recursos humanos entre outros. Apesar de

um ERP suportar todos esses setores empresariais é fundamental para este estudo não

confundir módulos com processos.

20

Todos os módulos do sistema se comunicam entre si, sendo assim possibilitando

definir os processos entre todas as áreas da empresa. Por exemplo, os módulos de finanças e

controladoria abrangem funcionalidades de contabilidade geral, faturamento, contas a receber,

contas a pagar, contabilidade de centro de custos, gestão de ativos entre outras atividades.

Com relação ao módulo de materiais, esta contempla funcionalidades de compra e controle de

estoque.

Como mencionado anteriormente os processos devem ser desenhados sobre os

módulos. Neste estudo foi abordado o procedimento do pagamento de contas a pagar de uma

farmacêutica, que deve automatizar seu processo todo, deixando o mínimo possível o controle

na mão do usuário. Neste caso, além do ERP é necessário entender o que é Workflow, que

trabalhando junto ao ERP pode trazer resultados mais satisfatórios a empresa, o que será

abordado mais a frente.

A implementação deste tipo de sistema requer uma equipe focada em processos e que

entenda como integrar os módulos possibilitando a criação de fluxos de processos dentro do

ERP.

21

5 SAP E SUA HISTÓRIA

Em 1972, cinco ex-empregados da IBM, Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso

Plattner, KlausTschira e ClausWellenreuther, lançaram uma empresa chamada Systems

Applications and Products in Data Processing (Sistemas, Aplicativos e Produtos para

Processamento de Dados) SAP na cidade de Mannheim, Alemanha. Sua visão: desenvolver

um software aplicativo padrão para processos de negócios em tempo real.

Um ano depois, o primeiro aplicativo de contabilidade financeira estava pronto,

formando a base para o contínuo desenvolvimento de outros componentes de software para

aquilo que mais tarde veio a ser conhecido como sistema “R/1”. O “R” é a primeira letra de

processamento de dados em tempo real.

Perto do fim da década de 70, o exame exaustivo do banco de dados IBM da SAP e do

sistema de controle de diálogo levam ao nascimento de uma nova versão do SAP, o R/2.

Nos anos 80, o sistema SAP R/2 mantem o alto nível de estabilidade das gerações

anteriores do programa. Pensando nos seus clientes multinacionais, a SAP desenha o SAP R/2

para lidar com diferentes idiomas e moedas. Com essa funcionalidade e outras inovações no

SAP R/2, a SAP cresceu rapidamente.

Já nos anos 90, o SAP R/3 foi apresentado ao mercado, com o conceito cliente-

servidor.

A aparência uniforme de suas interfaces gráficas, o uso consistente de bancos de dados

relacionais e a capacidade de ser executado em computadores de diferentes fornecedores

resultam em aprovação geral. E com o SAP R/3, a SAP mergulha numa nova geração de

software empresarial da computação em mainframes à arquitetura de três camadas de banco

de dados, aplicativo e interface de usuário. Até hoje, a arquitetura cliente-servidor é o padrão

da indústria de software.

Em 1996, a companhia ganhou 1.089 novos clientes do SAP R/3. No final do deste

mesmo ano, o SAP R/3 estava instalado em mais de 9.000 sistemas no mundo todo.

Perto do final da década de 90, Hasso Plattner, Co-Fundador, Co-Presidente e CEO,

anuncia a estratégia mySAP.com, descortinando uma nova direção para a empresa e para

nosso portfólio de produtos. O mySAP.com une soluções de comércio eletrônico com

aplicativos ERP já existentes, usando tecnologia Web “state-of-the-art”.

22

5.1 SISTEMA SAP

Neste estudo, é abordado a história e funcionamento de um dos sistemas mais

conhecidos de todo o mundo. O SAP R/3 é utilizado em grandes empresas e geralmente

atende processos críticos, desenvolvido com o objetivo de suportar todas as atividades de

negócio de uma companhia de forma integrada e eficiente. Esta foi a solução encontrada para

coordenar e executar suas atividades de forma rápida, segura e confiável. Conforme a Figura

1 pode-se visualizar a integração do R/3.

FIGURA 1 - Integração R3 com os módulos

5.2 FUNCIONAMENTO DO R/3

O R/3 funciona de maneira integrada, o que faz com que as atividades de diversas

áreas também tenham que ser vistas de forma compartilhada. O R/3 integra as atividades

realizadas por cada departamento, exigindo que o usuário tenha uma mentalidade diferente da

que tem hoje. Suas ações tem impacto sobre as atividades das demais áreas de empresa a

partir da implantação do novo sistema. Atualmente as companhias mantêm o foco nas

atividades, e no R/3 o foco passará a ser os processos empresariais. Com a integração entre as

diversas áreas, a empresa estará capacitada para trabalhar de maneira eficiente, atendendo

seus clientes de maneira adequada e suportando suas atividades de maneira mais simples,

23

através de um planejamento integrado de recursos, poupando desperdiço de tempo com

atividades redundantes. Esta nova método implica em resultados visíveis interna e

externamente à empresa, como melhor administração de seus recursos, custos, necessidades,

prazos, clientes satisfeitos com um atendimento eficiente, ausência de enganos,

desenvolvimento de produtos de maneira integrada e portanto, rápida.

Apesar dos pontos mencionados, nem sempre é possível mapear todos processos de

uma forma completa dentro de um sistema. Foi então que surgiu a idéia de introduzir o

conceito de Workflow dentro do ERP. Neste caso apesar de dos módulos interagirem entre si,

existem pré processos nos quais precisam fazer parte do fluxo. Então, a SAP desenvolveu sua

própria ferramenta na qual empresas podem automatizar seus processos através da tecnologia

Workflow.

5.3 VANTAGENS E IMPLEMENTAÇÃO

Os sistemas ERP são de suma importância para os negócios, independente do tamanho

ou ramo das organizações, e sendo assim merecem atenção exclusiva por parte da TI das

empresas e também dos diretores e responsáveis pelos processos em questão.

Desde a escolha do software até sua implantação existem pontos relevantes a serem

levados em consideração. Primeiramente devemos entender que ERP é um software que

deverá ser moldado à necessidade da empresa, porém, a empresa pode ter de mudar processos

existentes ou mesmo implantar processos antes inexistentes. Um exemplo segundo Turban e

Wetherbe (2002), um problema na implantação do R/3 e de outros softwares de ERP é sua

extrema complexidade; muitas organizações precisam mudar processos de negócio já

existentes para se adaptar a formatação do R/3. Esta afirmação comprova que nem tudo se

resume a uma simples implementação de software, sendo necessária uma profunda pesquisa

dos processos de negócio e principalmente de pessoas chaves envolvidas e comprometidas no

desenvolvimento destes novos seguimentos que a empresa necessita se adaptar.

Uma boa implementação pode ter o sucesso de conseguir a vantagem competitiva ao

negócio, um ótimo software de ERP que encaixado ao seguimento empresarial adaptando suas

atividades a fluxos de processos irá aumentar significativamente os resultados desta

companhia Segundo Tenório (2007), Ao adotar sistemas ERP as empresas de certa forma

passam a ficar mais parecidas entre si no que se refere a processos de trabalho; a diferença

24

será tanto maior quanto maior for o nível de adaptações feitas nos processos-padrão do

sistema em cada uma delas. Isso poderá significar diferencial de competitividade.

25

6 PROCESSOS E SISTEMA

Antes de definir o que é Workflow, é necessário obter o entendimento primeiramente

do que se define como processo. Existem muitos conceitos sobre o termo. Para Cruz, Tadeu

(2004), a ISO 8042 determina processos sendo: “Conjunto de atividades inter-relacionadas

que transformam insumos em produtos”. Processo deriva da palavra em latim procedere,

verbo que indica a ação de avançar, ir para frente, e é um conjunto seqüencial de ações com

um objetivo comum.

Os processos são de suma importância dentro de qualquer negócio, já que irão

determinar regras, atividades e ações para se ter um melhor produto, resposta ou solução a que

se busca. Os processos de negócios tem como objetivo, alcançar o valor agregado a

organização e por isso deve ser levado em conta não somente as atividades relacionadas no

processo, mas também as pessoas que são responsáveis por estes seguimentos, e as

ferramentas que serão utilizadas para tal. Ainda hoje, muitas empresas não possuem suas

diretrizes orientadas a processos e sim, por cargos ou funções hierárquicas, o que acaba

culminando com uma série de problemas de ordem organizacional. Segundo Cruz (2004), O

principal problema que toda organização enfrenta quanto a entender e executar processos

advém do fato de que, ainda hoje, elas são estruturadas em funções. O problema de se ter uma

estrutura organizada por funções, deve-se ao fato de seu gerenciamento ser feito por várias

atividades que apenas uma pessoa deva executar, o que acarreta em perda de tempo para as

atividades e não desfruta de uma segurança maior, uma vez que já que os responsáveis por

tais atividades são mão de obra humana que podem simplesmente não executar determinada

tarefa ou ainda demorar um tempo maior do que o previsto. Segundo Wil e Kees (2009), no

passado, era a estrutura funcional de uma organização que desempenhava o papel mais

importante na forma como estava organizada. Hoje em dia os processos de negócio são

cruciais.

As atividades desempenhadas por pessoas nas empresas são mais suscetíveis a erros

do que se estas funções estiverem sendo gerenciadas por softwares, pois como todos sabemos

softwares tem processos já desenhados a serem seguidos, e portanto, os erros serão

minimizados. Segundo Wil e Kees (2009), a História já nos mostra que, durante os anos 70,

foram realizados esforços para automatizar a gestão dos processos de negócios usando

sistemas de informação, o que provou ser impossível com a tecnologia disponível até então,

26

pois não havia recursos computacionais para tal fim. Devido a necessidade das empresas

buscarem o crescimento no mercado, houve um investimento pesado em tecnologia e hoje

esta tem se mostrado cada vez mais a detentora da confiabilidade do negócio, já que suporta e

administra cada vez mais companhias adaptando processos de negócio integrados aos

sistemas permitindo a comunicação entre sub áreas.

Os sistemas ERP ajudam as empresas a tornarem seus processos integrados, porém, a

funcionalidade de gerenciar os processos de negócio dentro deste sistema, pertence aos

sistemas de Workflow.

A definição de Workflow, segundo Wil e Kees (2009), diz respeito a um sistema, que

garante a transmissão correta da informação estabelecida à pessoa certa, na altura adequada,

ou é submetida para a devida aplicação informática, no momento certo. Os softwares de

Workflow garantem ao negócio a melhor entrega das responsabilidades e definições de

atividades para uma determinada pessoa ou processo, no momento adequado e preciso, sem

atrasos ou interrupções possivelmente causadas por falhas humanas. Isso irá trazer a confiança

para empresa e acarretará em maior disponibilidade de recursos em tempo real.

27

7 WORKFLOW

Segundo o projeto WIDE (2003), workflow é “um conjunto coordenado de atividades

sequenciais ou paralelas que são interligadas com o objetivo de alcançar uma meta comum”,

sendo atividade conceituada como “uma descrição de um fragmento de trabalho que contribui

para o cumprimento de um processo”. Assim, pode-se assumir que workflow é a divisão de

um grande trabalho em várias tarefas menores, com pré - requisitos entre elas, que devem ser

respeitadas para o avanço da atividade. Segundo WIDE (2003), workflow é "A automação de

um processo de negócios, por inteiro ou em parte, durante o qual documentos, informações e

tarefas são passadas de um participante para outro por ação respeitando um conjunto de regras

procedurais". Kobielus (1997), apresenta a seguinte definição para workflow: “Workflow

pode ser definido como o fluxo de informações e controle em um processo de negócio.”

No princípio, os sistemas de workflow limitavam-se a passar os diferentes itens de

trabalho para os respectivos participantes de um processo, o qual deveriam executar tais

etapas como tarefas. Hoje, a tecnologia amadureceu e o processo como um todo é

automatizado, desde sua definição até o fluxo das informações de controle necessárias à

execução de cada uma de suas etapas. Com isso, um sistema de workflow não é mais apenas

um simples conjunto coordenado de atividades de tarefas, mas o responsável pelo processo

que lhe é definido, Tramontina (2003). O workflow preocupa-se com a automação de

processos em que documentos, informações ou tarefas são trocados entre os seus

participantes, de acordo com um conjunto definido de regras e objetivos, esta é uma das

formas atuais de se entender workflow.

7.1 CLASSIFICAÇÃO DOS WORKFLOWS SEGUNDO McCready92

Os Workflows podem ser classificados de diversas formas. Vamos apresentar apenas a

classificação proposta por McCready, pois não é objetivo deste trabalho aprofundar-se no

estudo de workflow. Os Workflows são agrupados em três tipos: “workflow ad-hoc”,

“workflow de produção ou transacional” e “workflow administrativo”, [McCready92].

Geralmente, as principais diferenças entre os sistemas de workflow apresentados estão

relacionadas à robustez dos sistemas, à sua capacidade de automatizar processos considerados

críticos para a organização, ao seu preço e complexidade para instalação.

28

7.1.1 Workflow ad-hoc

Sistemas de workflow ad-hoc são considerados os mais simples. Sua principal

característica está na capacidade de automatizar processos não estruturados. São processos

onde não há um conjunto padrão para mover as informações entre as pessoas. Tipicamente, as

tarefas envolvem coordenação, colaboração e co-decisão humana, com pequenos times de

profissionais. Sistemas de workflow ad-hoc geralmente não possuem capacidade de segurança

e tratamento de grandes volumes de dados, não sendo assim recomendados para automação de

processos críticos. Os sistemas de workflow ad-hoc são baseados em troca de e-mail para o

roteamento de informações. Usualmente, possuem uma base de dados proprietária para

armazenar as informações compartilhadas. Como exemplos de sistemas de workflow ad-hoc

existem: Lotus Notes (IBM) e MS exchange (Microsoft Corporation). Outra característica

deste tipo de sistema é a sua facilidade de uso e de configuração. Segundo Cruz (2008), este

tipo de workflow requer ferramentas gráficas de desenvolvimento que possam ser utilizadas

pelo usuário para criar e modificar seus procedimentos.

7.1.2 Workflow Administrativo

Os sistemas workflow administrativos envolvem processos repetitivos e previsíveis

com regras de coordenação de tarefas simples. A ordem e coordenação de tarefas podem estar

automatizadas, mas não suportam um processo de informação complexo e não requerem

acesso a sistemas de informações múltiplos usados para suportar produção e/ou serviços a

clientes. Ou seja, os workflows administrativos manipulam o roteamento de informações

simples e funções de aprovação de documentos. Este tipo de sistema já possui a capacidade de

tratar um volume maior de informações, além de possuir recursos mais sofisticados de

segurança. Seus usuários podem ser comunicados, por exemplo, via e-mail quando do inicio

e/ou término da tarefa, sem necessidade de acessar o workflow. Os softwares que suportam

workflows administrativos são encarregados de atribuir tarefas para o próprio executor e

coletar os resultados, este tipo de programa é recomendado para a automação de processos

administrativos, por exemplo: um processo de requisição de reembolso de despesas,

roteamento de relatórios e controle de documentos fiscais. Outra característica importante dos

sistemas de workflows administrativos é o fato de estarem geralmente associados a processos

de tratamento de documentos, como normas e procedimentos e construção de relatórios.

29

7.1.3 Workflow de Produção

Os sistemas de workflow de produção são os mais sofisticados encontrados no

mercado. Envolvem fluxos repetitivos e previsíveis que suportam processos de informação

complexos com acesso a sistemas de informação. As ordens e coordenação das tarefas podem

ser totalmente automatizadas. Os softwares que suportam workflows de produção devem

fornecer facilidades para a definição de dependências entre os trabalhos, bem como o controle

de execução da tarefa com pouca ou nenhuma interferência humana. São frequentemente

críticos e devem trabalhar com a integração e interoperabilidade de sistemas de informação.

Este tipo de workflow envolve processos complexos e altamente estruturados, cuja execução

requer um número de transações acessando diferentes sistemas de informações. Os sistemas

gerenciadores de workflow necessitam permitir a definição de esquemas complexos de

workflow e devem fornecer um mecanismo eficiente e automatizado para manipular

exceções. Estes sistemas são caros e de difícil implantação, geralmente exigindo a

participação de especialistas para implantação da integração aos demais sistemas da

organização.

30

8 ESTUDO DE CASO

Para melhor entender a aplicação do conceito de workflow em um Sistema Integrado

de Gestão se faz necessário demonstrá-lo no uso de uma determinada situação prática. Para

isso, foi escolhido um cenário existente em uma empresa do ramo farmacêutico, especializada

no desenvolvimento de medicamentos para tratamento de câncer. Esta empresa utiliza o

sistema SAP R/3 para a gestão das mais diversas áreas, mas neste trabalho será explicada a

utilização do workflow na área de contas a pagar.

Atualmente quando um fornecedor envia uma fatura para a empresa, antes de ser

encaminhada para o departamento de contas a pagar, esta precisa de uma aprovação de quem

requisitou o produto e também a aprovação do supervisor deste requisitante. Somente após

estas aprovações é que esta fatura é enviada ao setor de contas a pagar para ser lançada no

R/3.

Como este processo depende de ações de mais que um usuário e estes podem

esquecer-se de aprovar e/ou rejeitar uma fatura, perder esta fatura, demorar na aprovação e/ou

rejeição, falta de conhecimento de quem deve ser o próximo aprovador, dentre outras

ocorrências, pois tratam-se de processos que são executados manualmente.

Para resolver este problema, a empresa optou pela implementação do workflow

realizando uma análise detalhada dos procedimentos necessários e criou um fluxo que

atendesse às suas necessidades e que está descrito a seguir.

Foram definidos quatro tipos de atores: Requestor, Apexception, Chain ofCommand e

Vendor Master Data Group. Para a implementação do processo segue a descrição das ações

de cada um deles.

Requestor: É o usuário que requisitou algum recurso da área de compras e que deu

origem a esta fatura. Esse tipo de usuário tem autorização para aprovar, rejeitar, atribuir a

outro requestor esta fatura ou aprovar com exceção. Este usuário não está habilitado para

fazer nenhuma alteração no cabeçalho da fatura e pode somente inserir dados do item a ser

faturado. Caso exista algum erro na fatura, deve aprová-la com exceção e inserir um

comentário com a alteração a ser feita. Na sequência, esta fatura irá para a caixa de um

usuário do contas a pagar que deve alterar o que for necessário e atribuir novamente para o

requestor.

31

AP Exception: Este tipo de usuário será acionado sempre que algum erro for

identificado pelo sistema ou por algum usuário. Ele tem autorização para alterar qualquer

campo da fatura. Através da Figura 2 pode se verificar os possíveis erros de uma fatura que o

usuário de AP exception deve ser acionado:

FIGURA 2 - Lista de erros de exceções

AP Rejection:É o usuário responsável por Analisar as faturas rejeitadas. Esse tipo de

usuário tem autorização para editar todos os campos da fatura. Caso ele também rejeite a

fatura, um email deve ser encaminhado para o requisitante confirmando que a mesma não foi

lançada no R/3. Caso ele aprove esta fatura, ela deve voltar para a caixa do requisitante com

as justificativas.

32

Chain ofCommand: É o usuário integrante do contas a pagar e tem autorização para

alterar todos os campos da fatura. Como todo requestor tem um supervisor na área de contas a

pagar, o workflow deve encaminhar a fatura para o Chain of Command atribuído ao

requestor.

Vendor Master DataGroup(VMDAG) :É o tipo de usuário que tem permissão para

criar e/ou alterar dados de um fornecedor no sistema. Sempre que algum problema for

identificado nos dados de um fornecedor, esta fatura deve ser encaminhada para o grupo de

VMDAG.

A fatura deve ser copiada por um sistema legado que tem a capacidade de extrair as

informações para criar o documento no R/3, este sistema também deve manter uma copia da

fatura original disponível para a visualização do usuário.

Quando a interface responsável por criar o workflow acionar o R/3 algumas validações

devem ser verificadas, dentre elas:

• Confirmar se o fornecedor existe no R/3;

• Confirmar se o fornecedor não está bloqueado no R/3;

• Confirmar se a empresa para qual está faturando no R/3 existe;

• Verificar se essa fatura já existe no R/3;

• Validar informações bancárias do fornecedor;

• Validar se a data não esta no passado;

Se algumas destas verificações falharem, esta fatura deve ser encaminhada

diretamente para um usuário de AP exception que é autorizado a alterar qualquer dado da

fatura.

Caso nenhum dos erros citados sejam identificados, então o workflow deve ser criado

e encaminhado para a caixa do requisitante desta fatura. Workflow é responsável por enviar

um email para o requisitante informando que esta fatura esta pendente da aprovação dele.

Conforme pode ser visualizado na Figura 3 a fatura está na caixa do requisitante.

33

FIGURA 3 - Tela com informações da caixa de workflow

O usuário deve estar apto para aprovar, rejeitar, atribuir a outro requestor esta fatura e

aprovar com exceção. Como pode ser visto na Figura 4 todas as opções que o requisitante tem

disponível.

FIGURA 4 - Visualização da fatura

O requisitante deve ser apto a editar somente as linhas para o faturamento, o cabeçalho

deve estar bloqueado para este tipo de usuário. Caso o requisitante aprove a fatura o workflow

deve verificar todas as informações que estão na fatura, tais como conta a ser faturada, centro

de custos, empresa, valores, fornecedor. Caso algumas destas informações estejam faltando

uma mensagem de erro deve aparecer para o usuário. Porém se o usuário rejeitar, redirecionar,

aprovar com exceção ou encaminhar para o grupo dados mestre estas verificações não são

necessárias.

Quando um requisitante rejeita uma fatura a mesma deve ser encaminhada para a caixa

de um usuário de AP Rejection com o motivo da rejeição, a Figura 5 mostra os possíveis

códigos de rejeição.

34

FIGURA 5 - Possíveis motivos de rejeição

Caso o usuário tente rejeitar uma fatura sem um motivo, uma mensagem de erro deve

aparecer avisando que é necessário entrar com este campo na fatura, como pode se visualizar

na Figura 6.

FIGURA 6 - Mensagem de erro quando o campo rejectioncode não está preenchido

Através da Figura 7 pode se visualizar que a fatura rejeitada foi enviada para a caixa

de um usuário de AP Rejection, como definido pelo workflow.

FIGURA 7 - Caixa do usuário de AP Rejection

Conforme mencionado anteriormente o usuário de AP Rejection tem autorização para

editar todos os campos da fatura. A Figura 8 mostra que todos os campos desde o cabeçalho

até o item estão abertos.

35

FIGURA 8 - Fatura disponível para usuário de AP Rejection

Quando o usuário aprova uma fatura, o workflow deve enviar uma notificação ao seu

supervisor informando que a fatura foi aprovada e esta dependendo da sua ação para o

lançamento no R/3. Este supervisor deve estar apto a aprovar, rejeitar, atribuir a outro usuário

esta fatura, aprovar com exceção ou encaminhar para o grupo de dados mestre de

fornecedores. Este supervisor que faz parte do Chain of Command pode editar qualquer

informação inserida pelo requisitante previamente. Caso esta fatura seja aprovada as mesmas

validações realizada pelo requisitante devem ser feita para o supervisor. Fato importante que

este ciclo de aprovações deve ser feito até que algum supervisor tenha o nível de aprovação

satisfatório conivente com o valor da fatura. Na Figura 9 é possível visualizar uma fatura que

esta na caixa de Chain of Command.

FIGURA 9 - Tela com informações da caixa de workflow para Chain of Command

36

Após todas as aprovações devidas, o workflow lança a fatura no sistema. Como pode

ser visualizado na Figura 10, para garantir que este processo ocorreu corretamente, deve-se

consultar a contabilidade dentro do R/3 e averiguar se o valor da fatura foi postado para

pagamento.

FIGURA 10 - Consulta ao sistema de Contabilidade

8.1 REGRAS

Visando evitar demasiados atrasos para realizar o pagamento ao fornecedor, existe

uma regra chamada de “confirmação negativa”. Caso uma fatura esteja na caixa de workflow

de um determinado requestor por mais de 7 dias e esta fatura tem um valor menor que $

5.000,00 a mesma deve ser automaticamente lançada pelo R/3, com isso as faturas de baixo

valores não ficaram presas no sistema por conta de atraso do usuário. Caso essa fatura tenha o

valor acima de $ 5.000,00 o workflow deve enviar um email para o requestor e escalando a

fatura para o gerente deste usuário.

37

O usuário também pode configurar substitutos para sua função, possibilitando assim

que caso precise se ausentar por qualquer motivo, o processo de contas a pagar não vai parar

por mais critico que seja este usuário.

8.2 FERRAMENTAS DE ANÁLISES

Com esta descrição, foi exemplificado, de uma forma simples e rápida o

funcionamento do conceito de workflow. Como pode ser visto trata-se de um processo que é

executado em alguns minutos, com segurança das informações, garantia de que o processo

aconteceu como e quando deveria ser realizado, com a economia de recursos como papel e

tinta para impressão, bem como o relacionamento adequado entre os departamentos

envolvidos.

Há diversos recursos que permitem verificar como o workflow está trabalhando junto

ao R/3, dente eles a análise de logs como é visualizado na Figura 5 e a análise gráfica

visualizada na Figura 6.

Através da análise de log pode se verificar todos os eventos que ocorreram no

workflow, como exemplo na Figura 11 existe um log validando que este workflow não

identificou nenhum erro quando foi carregado no R/3, caso alguma inconsistência fosse

encontrada esta fatura deveria ser encaminhada para a caixa de um usuário de AP Exception e

o log deve mostrar o erro e para qual usuário foi encaminhado.

FIGURA 11 - Análise de log

38

Além de registro de logs existe outra maneira de analisar o workflow, neste caso a

analise gráfica como é exibida na Figura 12, esta estrutura gráfica mostra todos os caminhos

que este workflow poderia seguir. Seguindo a linha verde verifica-se exatamente o qual

caminho foi percorrido. Esta ferramenta é de grande valia para identificar diversos erros no

workflow, tais como processos mal definidos.

FIGURA 12 - Análise Gráfica

39

8.3 FLUXO DO WORKFLOW

Todo o processo descrito anteriormente está apresentado no Diagrama da Figura 13

facilitando assim o entendimento dos conceitos descritos neste trabalho.

FIGURA 13 – Fluxo do Workflow

40

9 CONCLUSÃO

Cada vez mais as empresas buscam automatizar seus processos a fim de ganharem

segurança, agilidade, eficiência entre outros adjetivos, aumentando sua visibilidade e

consequentemente seus lucros.

A interação dos processos dentro da empresa, bem como suas atividades e regras, tem

seu papel definido como mais importante. A Governança Corporativa aliada à Governança de

TI ajuda a sustentar o negócio com ferramentas inovadoras e profissionais.

Os sistemas Workflow integrados aos sistemas ERP tem se tornado referência de

vantagem competitiva. As implantações de sistemas são demoradas e requerem definições

ricas de detalhes, que podem atingir uma adequação cultural da empresa.

Atualmente, a tecnologia SAP atende milhares de empresas e vem buscando novas

tecnologias aliadas ao Workflow, pode trazer muitos benefícios, tais como automatização dos

departamentos para a empresa, segurança da informação, agilidade entre outro benefícios

citados neste estudo, mas cabe a companhia se esforçar para tornar os objetivos comuns e

factíveis para ser incorporado pelo sistema, já que os processos serão refeitos e detalhados.

É necessário estar preparado para esta nova Era, em que a informação é o maior

patrimônio de uma empresa. Com isso o mercado de TI busca novos recursos nos quais

podem se adaptar a esta demanda e buscam uma otimização de processos ao invés de

módulos.

41

REFERÊNCIAS

Caiçara Junior, Cícero. Sistemas Integrados de Gestão: ERP uma abordagem gerencial.

Curitiba – Brasil, Ibpex, 2008

Cruz, Tadeu. Workflow II: A tecnologia que revolucionou processos, epapers - serviços

editoriais, Rio de Janeiro – Brasil - 2004.

Efraim Turbam, James C. Wetherbe, Ephraim Mclean. Tecnologia da informação para

gestão – transformando os negócios na economia digital. Artmed Editora S.A, Porto

Alegre - RS - 2002

Meireles, Manuel. Sistemas de Informação: quesitos de excelência dos sistemas de

informação operativos e estratégicos. Volume 1 da série: Indicadores Gerenciais – Manuel

Antonio Meireles da Costa, São Paulo - Arte e Ciência, 2004.

Nogueira Lima, Giovane. Gerenciando documentos fiscais através de um sistema de

Workflow, Minas Gerais – Lavras -2003.

SAP (2011). Visão e história da SAP. disponível em

<http://www.sap.com/brazil/about/historico/index.epx>. Acesso em 18 de Outubro. 2011.

Schroeder, Isley Roberto. O paradigma da Informática : gerar lucro para as empresas,

São Paulo - Nobel - 2002.

Sousa, Flávio e Machado, Leonardo Moreira e Javam. Computação em Nuvem - Conceitos,

Técnologias, Aplicações e Desafios. Ceará, Brasil, Universidade Federal do Ceará, 2009.

Tenório, Guilherme Fernando. Tecnologia da informação transformando as organizações

e o trabalho, - Rio de janeiro - FGV – 2007.

Wil van der Aalst, Kees van Hee. Gestão de Workflows - Modelos, métodos e sistemas.

Tradução de Jorge Cardoso. 2009