Um líder global brasileiroUm líder global brasileiro

A VALE

Missão: Transformar recursos minerais em riqueza e desenvolvimento sustentável.

Visão: Sermos a maior empresa de mineração do mundo e superarmos os padrões

consagrados de excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e

operação de negócios.

Valores:

- Ética e transparência;

- Excelência de desempenho;

- Espírito desenvolvimentista;

- Responsabilidade econômica, social e ambiental;

- Respeito à vida;

- Respeito à diversidade;

- Orgulho de ser Vale.

A fundação da VALE

A VALE foi fundada em 1 de junho de 1942

67 anos depois é a maior empresa privada do Brasil, a

maior companhia de mineração e metais das Américas e a

segunda maior do mundo

Em 6 de maio de 1997 foram vendidas, por US$ 3,1 bilhões, ações que davam direito ao controle da VALE.

A venda foi feita através de um leilão público na Bolsa de Valores do Rio de Janeiro. O leilão foi anunciado com antecedência de 2 meses no Brasil e em todo o mundo, com tempo suficiente para os interessados se credenciarem para participarem

O comprador foi a Valepar, empresa cujo principal acionista era e continua a ser a Previ, o fundo de pensão dos funcionários do Banco do Brasil

A privatização

Como ultrapassou os US$ 100 bilhões

O crescimento da VALE foi fruto de um enorme esforço de investimentos.

Atualmente, é a empresa privada que mais investe no Brasil

Em cinco anos, foi investido uma vez e meia o valor de tudo o que foi investido de 1943 a 1997, US$ 24,2 bilhões

Tornou-se o maior produtor de minério de ferro do mundo

O segundo maior produtor mundial de níquel e de caulim

O terceiro maior produtor mundial de manganês e ferro

ligas

Fortes investimentos para passar a ser um dos maiores em

bauxita, alumina, cobre e carvão

A VALE também é o maior operador de logística do Brasil

Principais mudanças nas dimensões da Vale

Contextualizando com a ESTRELA DECISÓRIA

A VALE é divida em unidades de negócios, ou seja, cada

produto que a VALE desenvolve, tem sua célula de

negócios dentro da empresa.

Exemplos: cobre, níquel, ferrosos, fosfato, potássio, dentre

outras.

O trabalho será desenvolvido em uma dessas unidades de

negócio, denominada DIOF – Diretoria de Operação de

Ferrosos.

Um pouco da DIOF

É uma unidade de negócios da VALE

Responsável pelos produtos de minério de ferro, pelotas e

manganês.

As principais atividades: pesquisa mineral, exploração de

minas, beneficiamento, pelotização, valor agregado nas

usinas, dentre outras atividades operacionais.

A realização de algumas dessas atividades é feita por meio

da execução de contratos.

Exemplos: contratos para furo de sondagem, controle de

qualidade física e química, serviços terceirizados,

contratos de manutenção e de compra, dentre outros.

Um pouco da DIOF

Dimensão DIOF:

DIFN – Departamento de Ferrosos Norte

DIFL – Departamento de Ferrosos Sul

DIPE – Departamento de Ferrosos e Pelotização

DIFS – Departamento de Ferrosos Sudeste

DIPF – Departamento de Planejamento de Ferrosos

PASSO 1: Especificar o problema

Através de brainstorming foi detectado o problema:

Retrabalho gerado em 27% das atividades contratuais:

- O sistema de gestão de contratos da DIOF não atende às

demandas da área, gerando retrabalho e onerando o

departamento

- 40% das demandas não estão previstas nos contratos

(inclui aditivos para as cláusulas contratuais e aditivos

para prorrogação de prazos)

PASSO 1: Definir os objetivos a serem alcançados

Definir a melhor forma de reduzir em 95% o percentual de

retrabalho

Deve-se atender às necessidades de suporte de TI do

processo de gestão de contratos

Como forma de atingir a meta na redução deste retrabalho,

deve-se eliminar 95% a prática dos aditivos contratuais.

PASSO 2: Seleção do fator de análise

Por meio de checklists, os seguintes fatores foram

identificados como possíveis causas do problema:

Controle dos processos

Estratégia de contratação

Orçamento de contratos

Sistema

PASSO 2: Coletar dados e informações

Controle dos processos:

O controle da emissão de requisições, da contratação e da gestão dos

contratos de serviços está fluindo dentro do planejando pela diretoria

do departamento.

Este controle é feito através de relatórios, cadastros de contratos e

ocorrências de erros

Estratégia de contratação:

Estratégia ligada ao físico e financeiro do contrato. (Exemplos).

Responsável por estabelecer período de vigência do contrato.

Analisa as cláusulas do contrato.

PASSO 2: Coletar dados e informações

Orçamento dos contratos:

Trata do avanço financeiro do contrato.

Define o perfil de contratos: tipo de contrato, objeto atividade do

contrato, valor do contrato, tipo de compra, diretorias, natureza (custeio

ou investimento), etc.

Sistema:

O sistema vigente contempla apenas 20% das atividades envolvidas no

processo

Cada departamento desta Diretoria possui seu sistema de gestão para

informações sobre fornecedores, compradores, terceiros, principais

parceiros, etc.

Não há compartilhamento de informações

PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações

Dados:

27% das atividades contratuais apresentam retrabalho

Média mensal de 1209 contratos e 30% deles sofrem

aditivos e/ou modificações em suas cláusulas, gerando

retrabalho

Em média, 5% do total do custo de gestão de contratos são

destinados a aditivos. (R$ MM/mês 8,5)

Análise dos dados coletados.

Foram feitos cruzamentos de informações e outras

informações foram analisadas isoladamente.

Controle dos processos: flui de acordo com o esperado.

Orçamento de contratos: adequado às necessidades e

demandas da área

Os maiores indícios de causadores do problema são: a

estratégia de contratação e sistema inadequado às

necessidades da área

PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações

Estratégia de contratação:

Foi realizada uma simulação com a área responsável pela estratégia de

contratação.

Ao analisar o estabelecimento de período de vigência e as cláusulas do

contrato, foi possível detectar fragilidade da área para a execução

destas tarefas

Período de vigência inadequado em 20% dos contratos

Falta de cláusulas contratuais para cobrir determinados serviços em

30% dos contratos

Alguns contratos apresentaram ambos problemas

PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações

PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações

Sistema:

Inviabiliza análise integrada das informações, pois cada

departamento criou um sistema próprio (planilhas, Access,

Excel) e trabalha com ele para obter e armazenar informações de

fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc.

Isto ocasiona perda de 50% das informações

Demora, em média, o dobro do tempo para o andamento das

contratações.

Não há banco de dados para compartilhamento das informações

e do conhecimento

PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

Por meio da análise realizada no passo anterior,

juntamente com a ferramenta diagrama de causa e efeito

foi possível elaborar o seguinte diagrama:

Mão de obra

Funcionários do setor de estratégia contratual

Método

Sistema

Falha de análise Não compartilha informações

Máquina

Computador

Material

Normas e regulamentos

Não há problemas Não há problemas

Retrabalho

PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

Mão de obra: Funcionários do setor de estratégia contratual

apresentaram dificuldades para estabelecer:

- O período de vigência dos contratos

- Criação de clausulas coerentes com a necessidade contratual

da empresa.

Máquina: Computadores – Não havia problemas com os

computadores

Método e sistemas: O sistema atinge apenas 20% das

atividades contratuais:

- Cada célula dentro da DIOF trabalha com seu próprio sistema.

- Não há padronização.

- Não há banco de dados para compartilhamento das

informações e do conhecimento.

Material: Normas e regulamentos - Estas não apresentaram

problemas.

PASSO 4: Estabelecer as causas do problema

PASSO 5: Elaborar possíveis soluções

Causa: 2. Sistema

Soluções possíveis:

2.1 Possibilitar a análise integrada de informações dos contratos,

auxiliando no planejamento antecipado das demandas das áreas,

evitando processos de aditivos.

2.2 Implementação de um sistema pacote que atenda aos benefícios

esperados. Trata-se da contratação de uma consultoria que irá

implementar uma solução (pacote) já existente no mercado.

2.3 Oportunidade de TI na Vale, analisada: Conversão das soluções

Access/Excel atualmente utilizadas nos núcleos de administração

de contratos.

PASSO 5: Elaborar possíveis soluções

Causa: 1. Mão-de-obra

Soluções possíveis:

1.1 Para redução de aditivos, treinar e capacitar os funcionários, para que

estejam aptos a estabelecerem prazos adequados e que possam realizar

uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.

1.2 Criação de um novo processo: Otimizar os Processos, que contempla os

seguintes sub-processos:

1.2.1 Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato – foi

evidenciado que na DIOF é um costume refazer contratos existentes, gerando os

aditivos. Este sub- processo irá verificar o custo benefício de prosseguir com um

contrato já existente ou desmobilizá-lo para criação de outro

1.2.2 Diagnosticar melhorias em contratos – não havia informações sobre as

melhorias contratuais. Este sub-processo existe para que possam ser

identificadas, guardadas em um banco de dados e divulgadas as informações.

Dessa forma, poderão ser aplicadas à outros contratos de mesmo perfil.

MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO

GERIR DE CONTRATOS

Identificar a demanda

Planejar a demanda

Especificar o escopo

Validar o escopo

Contratar Emitir e analisar a requisição.

Contratar

Mobilizar o contrato

Gerir a execução do contrato

Gerir a operacao de contratos

Gerir a administrativa e financeiramente os contratos

Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente os contratos

AS-IS

PASSO 5: Elaborar possíveis soluções

PASSO 5: Elaborar possíveis soluções

MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO

GERIR DE CONTRATOS

Identificar demanda Planejar a demanda

Especificar o escopo

Validar o escopo

Contratar Emitir e analisar requisição.

Contratar

Mobilizar o Contrato

Gerir a execução do contrato

Gerir a parte operacional de contratos

Gerir administrativa/ financeiramente contratos

Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente contratos

Otimizar os processos Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato

Diagnosticar melhorias em contratos

TO BE

PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções

Soluções Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise

S N S N S N S N

1.1 TREINAR E CAPACITAR FUNCIONÁRIOS

X X X X Os funcionários possuem competências necessárias para desenvolver o trabalho, mas nunca foram treinados.

1.2 OTIMIZAR OS PROCESSOS

(1.2.1 e 1.2.2)DIAGNOSTICAR MELHORIASE NECESSIDADE DE DESMOBILIZAÇÃO DOS CONTRATOS

X X X X O novo processo apresenta excelente custo x benefício, pois não há um processo que atenda plenamente às necessidades da área. Irá melhorar a árvore de processos

Critério para inviabilização das possíveis soluções: 1 Não

elimina

PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções

Soluções Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise

S N S N S N S N

2.1 ANÁLISE INTEGRADA DAS INFORMAÇÕES

X X X X Facilita na elaboração dos contratos. Promove fluxo de informações. Agiliza os processos

2.2SISTEMA PACOTE

X X X X Implementação imediata. Tecnologia de acordo com as tendências do mercado. A solução é customizada pela consultoria.

2.3CONVERSÃO DAS SOLUÇÕES ACCESS/ EXCEL

X X X X Alta aderência aos processos. Não há necessidade de treinamento. Demora à ser implementada. Utiliza ferramentas da própria organização e estas nem sempre são as melhores e mais modernas do mercado.

PASSO 7: Decidir - escolher as soluções a serem implementadas

1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários

1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das

atividades que compõe a gestão de contratos.

- 1.2.1 Diagnosticar as melhorias contratuais que podem ser

perpetuadas.

- 1.2.2 Diagnosticar a necessidade de desmobilizar o contrato

2.1 Análise integrada de informações

2.2 Implementação do sistema pacote

PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas

1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários

What - Treinar e capacitar todos os funcionários sobre a necessidade da melhora da

criação e análise dos contratos;

Who - Departamento de Recursos Humanos irá treinar, por meio da contratação de

terceiros especializados em criação e análise de contratos;

Where - Auditório da empresa. Com todos os recursos necessários;

When - Na semana seguinte à aprovação da proposta de treinamento, Previsão

início: 01/07/2009 - Término: 30/09/2009;

Why - Para solucionar os problemas existentes em gestão de contratos. Para que os

funcionários fiquem aptos à a estabelecerem prazos adequados e para que possam

realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.

How - Departamento de RH elabora um programa de treinamento. Contrata terceiros

especializados, acompanha a execução das atividades e relata os resultados do

treinamento, após 3 meses de observação.

How much - O treinamento completo custa R$ 2000,00 por funcionário, com previsão

de durar três meses. São 40 funcionários.

Total: R$ 80.000,00

PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas

1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das

atividades que compõe a gestão de contratos.

What - Implementar um novo processo que Otimize a Gestão de Contratos da DIOF

Who - A Diretoria da DIOF irá selecionar um Gerente Geral que com sua equipe irá

desenvolver, implementar o processo e alocar recursos.

Where - No escritório da empresa foi criado um espaço com 5 baias para

desenvolvimento deste trabalho

When - Imediato à aprovação da proposta de criação do novo processo. Previsão de

início: 22/06/2009; Término: 14/08/2008

Why - O novo processo apresenta excelente custo x beneficio e irá beneficiar a

árvore de processos

How - Por meio da criação de dois sub-processos: “Diagnosticar melhorias

contratuais” e “Diagnosticar a necessidade de desmobilização de contratos”.

How much - Mobilização de equipe que ficará responsável pelos sub-processos R$

44.000,00. Recursos para desenvolvimento do trabalho R$ 30.000,00.

Total R$ 74.000,00

PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas

2.1 Proporcionar análise integrada das informações (informações de

fornecedores, compradores, terceiros, etc.)

What - Possibilitar a análise integrada das informações (fornecedores, compradores,

terceiros, etc.)

Who - Departamento de Tecnologia da Informação irá disponibilizar um banco de

dados que irá integrar as informações

Where - Dentro do Departamento de Tecnologia da Informação

When - Implementação imediata (iniciará com uma Pré-autorização). Previsão de

início: 17/06/2009 Término: 17/07/2009

Why - Facilita na elaboração dos contratos, promove o fluxo de informações e

agiliza os processos. Promove acessibilidade à informações importantes

How - Por meio da ferramenta de sistema implantada – banco de dados, que atualiza

as informações para toda a DIOF em tempo real.

How much -Serão dois funcionários da TI envolvidos. Já existe a solução, que será

exportada para a DIOF (o que minimiza custos).

Total: R$ 20.000,00

PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas

2.2 Implementação de um sistema pacote

What - Implementar sistema pacote

Who - A DIOF irá contratar uma empresa de consultoria que irá levar a solução

pronta para a área. Serão 3 consultores envolvidos neste processo.

Where - No Centro de Processamento de Dados (CPD) do Núcleo de administração

de processos

When - A execução desta atividade inicia na semana seguinte à aprovação. Previsão

início: 24/06/2009 Término: 23/12/2009

Why - Para que o sistema possa abranger todas as atividades da Gestão de

Contratos de forma compartilhada. Compilar dados e compartilhar informações

contratuais. Eliminar a possibilidade que o sistema funcione em silos (como foi

observado que ocorre)

How - A DIOF irá elaborar um relatório de suas necessidades. Contratará uma

empresa de consultoria especializada, que irá implementar uma solução moderna e

que atenda à área a fim de eliminar o atual problema da Gestão de Contratos. A DIOF

irá acompanhar a execução das atividades e avaliará os resultados.

How much -Preço do pacote comprado da consultoria, com os terceiros e recursos

alocados. Total R$ 1 milhão de reais

CRONOGRAMA E ORÇAMENTO TOTAL

Cronograma:

Orçamento Total:R$ 1.174.000,00

OBRIGADO!