Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE … · 2. Resultados dos ... 132/2013, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidade ... a qualidade do controle

Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE ADMINISTRAçãO DO MF/MTExercício: 2013Processo: 10183.000212/2014-53Município: Cuiabá - MTRelatório nº: 201405801UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO MATO GROSSO

_______________________________________________Análise Gerencial

Senhor Chefe da CGU-Regional/MT,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201405801, econsoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC nº 01,de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação decontas anual apresentada pela Superintendência de Administração do Ministério daFazenda no Mato Grosso – SAMF-MT.

1. Introdução

Os trabalhos de campo foram realizados no período de 22/04/2014 a 09/05/2014, pormeio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercíciosob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, emestrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dosTrabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados deAuditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas. Consistindo, assim, emsubsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade ao Tribunal de Contas daUnião – TCU.

Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br

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http://www.portaldatransparencia.gov.br/

Registra-se que os Achados de Auditoria apresentados neste relatório foramestruturados, preliminarmente, em Programas e Ações Orçamentárias organizados emtítulos e subtítulos, respectivamente, segundo os assuntos com os quais se relacionamdiretamente. Posteriormente, apresentam-se as informações e as constatações que nãoestão diretamente relacionadas a Programas/Ações Orçamentários específicos.

2. Resultados dos trabalhos

De acordo com o escopo de auditoria firmado, por meio da Ata de Reunião realizada em21/11/2013, entre Coordenação-Geral de Auditoria da Área Fazendária II(Administração Direta) da Controladoria-Geral da União e a SECEX-Fazenda doTribunal de Contas da União, foram efetuadas as seguintes análises:

- Verificação da existência de todas as peças da prestação de contas da gestão 2013 edos conteúdos do Relatório de Gestão.

- Avaliação da gestão de pessoas contemplando o nível de adequação da força detrabalho, a observância da legislação sobre remuneração, cessão e requisição de pessoal,cumprimento do prazo para cadastro dos atos de admissão e de concessão deaposentadoria e pensão no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão eConcessões – Sisac, o cumprimento do Termo de Conciliação Geral de 05/11/2007, bemcomo a avaliação dos controles internos existentes.

- Avaliação da gestão de recursos logísticos contemplando a avaliação da regularidadedas licitações, das dispensas e inexigibilidades, as compras sustentáveis, bem como aavaliação dos controles internos existentes.

- Avaliação da utilização do Sistema CGU-PAD – verificação se a unidade está, de fato,registrando as informações referentes aos procedimentos disciplinares instaurados nosistema CGU-PAD.

2.1 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

Trata-se da Ação 2000 – Administração da Unidade, que tem por finalidade constituirum centro de custos administrativos das unidades orçamentárias constantes dosorçamentos da União, agregando as despesas que não são passíveis de apropriação emprogramas ou ações finalísticas. Esta Ação se insere no contexto do Programa deGoverno 2109, o qual tem por objetivo prover os órgãos da União dos meiosadministrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos.

A implementação da Ação se dá de forma direta pela UG, mediante despesas quecompreendem: serviços administrativos; pessoal ativo; manutenção e uso de frotaveicular, própria ou de terceiros por órgãos da União; manutenção e conservação de


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imóveis próprios da União, cedidos ou alugados, utilizados pelos órgãos da União;tecnologia da informação, sob a ótica meio, incluindo o apoio ao desenvolvimento deserviços técnicos e administrativos; despesas com viagens e locomoção (aquisição depassagens, pagamento de diárias e afins); sistemas de informações gerenciais internos;estudos que têm por objetivo elaborar, aprimorar ou dar subsídios à formulação depolíticas públicas; promoção de eventos para discussão, formulação e divulgação depolíticas etc.; produção e edição de publicações para divulgação e disseminação deinformações sobre políticas públicas e demais atividades-meio necessárias à gestão eadministração da unidade.

Para avaliação da Ação 2000 foi efetuada amostragem não probabilística, considerandoos critérios de materialidade e relevância, além de vinculação finalística à missão da UJ,com extensão correspondendo a 69,71% do total as despesas executadas na Ação. Osexames realizados foram voltados para a verificação da regularidade dos processoslicitatórios, sendo que a profundidade contemplou os seguintes elementos:

- Motivação da contratação;- Modalidade, objeto e valor da contratação;- Fundamentação da dispensa ou inexigibilidade; e- Regularidade do processo avaliado. ##/Fato##

2.2 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ

Com a finalidade de avaliar os indicadores instituídos pela Unidade Jurisdicionada paraaferir o desempenho de sua gestão, presentes no Relatório de Gestão de 2013, bemcomo atender ao estabelecido pela Corte de Contas por meio da Decisão Normativa nº132/2013, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidadejurisdicionada atendem aos seguintes critérios: a) completude (capacidade derepresentar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e derefletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? B) comparabilidade(capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, porintermédio de séries históricas)? C) confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dadosutilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologiaescolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável poroutros agentes, internos ou externos à unidade)? d) acessibilidade (facilidade deobtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelopúblico em geral)? f) economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicadorem relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)?

Ressalta-se que a metodologia adotada pela equipe de auditoria foi baseada em análisedocumental, considerando as informações contidas no Relatório de Gestão do exercíciode 2013 da SAMF-MT, bem como mediante solicitação de informações à Unidadeacerca dos indicadores instituídos para aferir o desempenho da gestão no exercício de2013.

Com objetivo de responder as questões de auditoria, foram analisados três indicadoresde desempenho, os quais estão apresentados no quadro seguinte:

Quadro 01 – Indicadores avaliadosNome do Periodicida Descrição do Fórmula de Cálculo


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Indicadorde de

Acompanha-mento

Indicador

Satisfação de Unidades Usuárias

Anual

Objetiva aferir o percentual de satisfação das Unidades Fazendárias, usuárias dos serviços prestados pela SPOA, em relação aos serviços prestados pela Subsecretaria.

Média ponderada = [S(Pontuação x Frequência) x 100]/ (SFrequência x4)

Avaliação Pós-Serviço Prestado de Logística

Mensal

Mede, em percentual, a satisfação dos usuários sobre os serviços prestadospela SPOA, nas áreas de recursos humanos, logísticos e Tecnologia da Informação.

Média ponderada = [Σ(Pontuação x Frequência) x 100]/ (Σ Frequência x4)

Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento

Mensal

Medir a quantidade de atendimento das áreas de recursos humanos, recursos logísticos e tecnologia da informação dSPOA no tempo médio de atendimento, em relação a quantidade total de atendimentos da SPOA

(qtde. de atendimentos no TMA/ qtde. total de atendimentos) x 100

Fontes: Relatório de Gestão 2012

Cabe ainda registrar a SAMF-MT apresentou em seu Relatório de Gestão mais doisindicadores, a saber: i) Desenvolvimento de competências; e ii) Desempenho daExecução Orçamentária. Contudo, os resultados apresentados tanto no Relatório deGestão como no supracitado Caderno de Ações Estratégicas e Indicadores daSPOA/SE/MF, indicam apenas os dados globais, sem apresentar os dados específicos daSAMF-MT. Por essa razão, esses indicadores não foram avaliados pela equipe deauditoria.

Assim, o Quadro abaixo apresenta o resumo da avaliação da equipe em relação aosindicadores.

Quadro 02 – Resumo da avaliação dos indicadores

Indicador Atributo Atendimento


Completude NãoComparabilidade SimConfiabilidade NãoAcessibilidade SimEconomicidade Sim


Completude SimComparabilidade SimConfiabilidade SimAcessibilidade Sim


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Economicidade SimCumprimento do Tempo Médio de Atendimento

Completude SimComparabilidade SimConfiabilidade SimAcessibilidade SimEconomicidade Sim

Conforme registrado no Caderno de Ações Estratégicas e Indicadores – Resultados2013”, elaborado pela SPOA/SE/MF, o indicador que mede a satisfação das unidadesusuárias foi colhido mediante a aplicação de questionário, do qual apenas 3,77% dapopulação analisada respondeu. Segundo avaliação consignada no referido Caderno, “obaixo quantitativo de participantes pode estar relacionado à percepção de que asinformações geradas tem pouca aplicação prática”. Além disso, a metodologia adotadae o retorno contribuem para baixa confiabilidade dos dados do indicador.

##/Fato##

2.3 Avaliação da Conformidade das Peças

Com objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas daSuperintendência de Administração do Ministério da Fazenda em Mato Grosso,conforme disposto no art. 13 da IN TCU nº 63/2010, foi analisado o relatório de gestãoda Unidade e constatado que a elaboração obedeceu às normas do Tribunal de Contas daUnião para o exercício de 2013.A estratégia metodológica utilizada pela equipe de auditoria consistiu na análisecensitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e das peçascomplementares.Ressalta-se que a Unidade Jurisdicionada cumpriu o prazo previsto no item 5.2.1 daPortaria CGU nº 133/2013 para envio do processo de contas ao órgão de controleinterno, que estabeleceu como data-limite para a Unidade o dia 31/03/2013.Por fim, cabe informar que as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatóriosnos termos da Portaria-TCU n.º 175/2013, das Decisões Normativas TCU n.ºs127/2013, 129/2013, 132/2013 e da Portaria-CGU nº 133/2013. ##/Fato##

2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas

A auditoria realizada sobre a gestão de recursos humanos da Superintendência deAdministração do Ministério da Fazenda no Mato Grosso – SAM-MT teve porobjetivo avaliar a adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suasatribuições; a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão erequisição de pessoal, a qualidade do controle da unidade jurisdicionada paraidentificar e tratar as acumulações de cargo, bem como se for o caso, sobre concessãode aposentadorias, reformas e pensões; consistência dos controles internosadministrativos relacionados à gestão de pessoas; e tempestividade e qualidade dosregistros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios.

Quanto à força de trabalho, considerando o quantitativo da lotação autorizada e a efetivada Unidade, verifica-se que, atualmente, o quantitativo é suficiente. Contudo, da tual


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força de trabalho, 37% dos servidores já completaram os requisitos para aposentadoria epermanecem em atividade recebendo o abono permanência. O quantitativo éextremamente elevado e, caso não haja ingressos nos próximos exercícios, a Unidadepode enfrentar grave quadro de insuficiência.

No que tange à remuneração de pessoal estatutário (ativos, inativos e pensionistas), foirealizada uma análise dos dados da folha de pagamento de 15 servidores, em funçãode ocorrências pré-estabelecidas (cruzamento entre os registros no SIAPE e alegislação de pessoal das unidades). Das análises realizadas pela equipe de auditoria,não foi encontrada nenhuma desconformidade ou irregularidade.

Quanto aos registros no sistema corporativo SISAC foi realizada uma análise de 17(dezessete) registros de admissão, aposentadoria, reforma ou pensão no SISAC o qualdemonstrou que a Unidade vem cumprindo o prazo estabelecido pela art. 7.º daIN/TCU n.º 55/2007.

Não se verificou na SAMF-MT ocorrência de acumulação ilegal de cargos, empregosou funções públicas. Em 2012 a Unidade detectou caso de acúmulo indevido einstaurou o devido processo administrativo contra o servidor, que optou por reduzirjornada de trabalho e se adequar à legislação específica.

Não há também na Unidade terceirizado em situação irregular conforme estabelecidano Art. 1.º do Decreto n.º 2.271/1997.

Apesar de não terem sido detectadas impropriedades na área de pessoal ocasionadaspor falha de controle interno, os controles internos administrativos carecem deaperfeiçoamento. ##/Fato##

2.5 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ

A análise dos processos licitatórios realizados pela Superintendência Regional doTrabalho e Empego em Mato Grosso – SAMF/MT no exercício de 2013 teve porobjetivo avaliar a gestão de compras e contratações de acordo com as seguintesdiretrizes: regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitaspor inexigibilidade e dispensa de licitação; utilização de critérios de sustentabilidadeambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; e qualidade doscontroles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações.

Nesse contexto, foram utilizados os critérios de materialidade, relevância e criticidadecomo metodologia para escolha da amostra, resultando em uma amostragem nãoprobabilística, a qual não possibilita a extrapolação das conclusões obtidas a partir dosprocessos analisados para o universo das contratações realizadas pela SAMF/MT noexercício em análise. No que tange à verificação da utilização de critérios de sustentabilidade ambiental naaquisição de bens e na contratação de serviços e obras, a metodologia consistiu emselecionar de acordo com os critérios de materialidade, relevância e criticidade algunsprocedimentos licitatórios destacando-se as aquisições e contratações relacionadas à


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Tecnologia da Informação (TI) e Obras a fim de propiciar uma análise e relatoria maissetorizada e precisa das possíveis constatações e/ou boas práticas levantadas.Nesse sentido, a quantidade e o montante contratados pela Unidade no exercício de2013, conforme consulta realizada no Sistema SIASG-DW, estão demonstrados natabela a seguir:Quadro 03 – Licitações avaliadas

DescriçãoQuantidade

deprocessos

Valorenvolvido

Processos licitatórios 452.213.826,0

0

Processos avaliados 11.199.800,0

0Processos em que foi detectada alguma desconformidade (falha formal)

0 0,00

Quadro 04 – Dispensas de licitação avaliadas


deprocessos

Valorenvolvido

Processos de dispensa 1584.695.003,0

0

Processos avaliados 24.483.573,0

0Processos em que foi detectada alguma desconformidade

0 0,00

Quadro 05 – Inexigibilidade de licitação avaliadas


deprocessos

Valorenvolvido

Processos de inexigibilidade 7 217.415,00Processos avaliados 1 88.586,00Processos em que foi detectada alguma desconformidade

0 0

Quadro 06 – Compras sustentáveis avaliadas

Área

Quantidade de processosde compra na gestão 2013

Quantidade de processos de compra selecionados para avaliação

Quantidade de processos (dos avaliados) em dispensados de aplicar a legislação de compras sustentáveis

Quantidade de processos (dos avaliados) em conformidade com a legislação de compras sustentáveis

Quantidade de processos(dos avaliados) em desconformidade com a legislação de compras sustentáveis

TI 0 0 0 0 0

Obras 0 0 0 0 0

Serviços e Material

1 0 0 1 0


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Permanente

##/Fato##

2.6 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU

Com o objetivo de averiguar o atendimento, pela SAMF-MT, quanto às determinaçõesemitidas pelo Tribunal de Contas da União no exercício de 2013, procedeu-se à consultano site do TCU e verificou-se a inexistência de acórdãos e decisões, com determinaçãode acompanhamento por parte desta CGU, no período em questão para a Unidadeauditada. ##/Fato##

2.7 Avaliação do Parecer da Auditoria Interna

A UJ não possui unidade de Auditoria Interna. ##/Fato##

2.8 Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão

A Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda em Mato Grosso –SAMF/MT não foi mencionada no anexo II da Decisão Normativa do TCU N.º127/2013 que trata da apresentação de conteúdo específico para unidade. ##/Fato##

2.9 Avaliação dos Controles Internos Administrativos

A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se aseguinte questão de auditoria: (i) Os controles internos administrativos instituídosgarantem o atingimento dos objetivos estratégicos?

A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação das áreas de gestão delicitações, de pessoas e bens imóveis e dos principais macroprocessos finalísticos.

A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e osmacroprocessos finalísticos emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente decontrole, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, emonitoramento.

O componente “procedimentos de controle” apresentou fragilidades nas áreas de gestãode licitação e de pessoas.

Ressalta-se que essas áreas estão diretamente relacionadas aos principaismacroprocessos finalísticos da SAMF/MT.

Diante do exposto temos os controles internos administrativos da SAMF/MT sãototalmente válidos, porém necessitam de aprimoramento para fins de atingimento dosobjetivos estratégicos da Unidade. ##/Fato##


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2.10 Atuação da CGU

A SAMF-MT não possui nenhuma recomendações emanadas pela CGU. ##/Fato##

2. 11 Ocorrências com dano ou prejuízo

Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário.

3. Conclusão

Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quandoidentificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providênciascorretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano deProvidências Permanente ajustado com a SAMF-MT e monitorado pelo ControleInterno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável,submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar aemissão do competente Certificado de Auditoria.

Cuiabá/MT, 11 de julho de 2014.

Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Mato Grosso


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_______________________________________________Achados da Auditoria - nº 201405801

1 GESTÃO OPERACIONAL

1.1 Programação dos Objetivos e Metas

1.1.1 ORIGEM DO PROGRAMA/PROJETO

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Informação básica da Ação/subárea de negócio

Fato

Trata-se da Ação 2000 – Administração da Unidade, que tem por finalidade constituirum centro de custos administrativos das unidades orçamentárias constantes dosorçamentos da União, agregando as despesas que não são passíveis de apropriação emprogramas ou ações finalísticas. Esta Ação se insere no contexto do Programa deGoverno 2109, o qual tem por objetivo prover os órgãos da União dos meiosadministrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos.

A implementação da Ação se dá de forma direta pela UG, mediante despesas quecompreendem: serviços administrativos; pessoal ativo; manutenção e uso de frotaveicular, própria ou de terceiros por órgãos da União; manutenção e conservação deimóveis próprios da União, cedidos ou alugados, utilizados pelos órgãos da União;tecnologia da informação, sob a ótica meio, incluindo o apoio ao desenvolvimento deserviços técnicos e administrativos; despesas com viagens e locomoção (aquisição depassagens, pagamento de diárias e afins); sistemas de informações gerenciais internos;estudos que têm por objetivo elaborar, aprimorar ou dar subsídios à formulação depolíticas públicas; promoção de eventos para discussão, formulação e divulgação depolíticas etc.; produção e edição de publicações para divulgação e disseminação deinformações sobre políticas públicas e demais atividades-meio necessárias à gestão eadministração da unidade.

Para avaliação da Ação 2000 foi efetuada amostragem não probabilística, considerandoos critérios de materialidade e relevância, além de vinculação finalística à missão da UJ,com extensão correspondendo a 69,71% do total as despesas executadas na Ação. Osexames realizados foram voltados para a verificação da regularidade dos processoslicitatórios, sendo que a profundidade contemplou os seguintes elementos:

- Motivação da contratação;- Modalidade, objeto e valor da contratação;- Fundamentação da dispensa ou inexigibilidade; e- Regularidade do processo avaliado. ##/Fato##

1.2 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

1.2.1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES OPERACIONAIS


Identificação do Rol de Responsáveis


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Fato

Verificou-se a fidedignidade dos agentes relacionados no rol de responsáveis com asnaturezas de responsabilidade exigidas no Art. 10 da IN/TCU n.º 63/2010. ##/Fato##

1.2.2 RESULTADOS DA MISSÃO INSTITUCIONAL


Avaliação dos indicadores utilizados pela UJ

Fato

Com a finalidade de avaliar os indicadores instituídos pela Unidade Jurisdicionada paraaferir o desempenho de sua gestão, presentes no Relatório de Gestão de 2013, bemcomo atender ao estabelecido pela Corte de Contas por meio da Decisão Normativa nº132/2013, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidadejurisdicionada atendem aos seguintes critérios: a) completude (capacidade derepresentar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e derefletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? B) comparabilidade(capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, porintermédio de séries históricas)? C) confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dadosutilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologiaescolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável poroutros agentes, internos ou externos à unidade)? d) acessibilidade (facilidade deobtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelopúblico em geral)? f) economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicadorem relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)?

Ressalta-se que a metodologia adotada pela equipe de auditoria foi baseada em análisedocumental, considerando as informações contidas no Relatório de Gestão do exercíciode 2013 da SAMF-MT, bem como mediante solicitação de informações à Unidadeacerca dos indicadores instituídos para aferir o desempenho da gestão no exercício de2013.

Com objetivo de responder as questões de auditoria, foram analisados três indicadoresde desempenho, os quais estão apresentados no quadro seguinte:

Quadro 07 – Indicadores avaliados

Nome doIndicador

Periodicidade de

Acompanha-mento

Descrição doIndicador

Fórmula de CálculoMetapara2013

Resul-tadoem

2013


Anual

Objetiva aferir o percentual de satisfação das Unidades Fazendárias, usuárias dos serviços prestados pela SPOA, em relação aos serviços prestados pela Subsecretaria.

Média ponderada = [S(Pontuação x Frequência) x 100]/ (SFrequência x4)

72% 82%


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Mensal

Mede, em percentual, a satisfação dos usuários sobre os serviços prestadospela SPOA, nas áreas de recursos humanos, logísticos e Tecnologia da Informação.

Média ponderada = [Σ(Pontuação x Frequência) x 100]/ (Σ Frequência x4)

83% 96,45


Mensal

Medir a quantidade de atendimento das áreas de recursos humanos, recursos logísticos e tecnologia da informação dSPOA no tempo médio de atendimento, em relação a quantidade total de atendimentos da SPOA

(qtde. de atendimentos no TMA/ qtde. total de atendimentos) x 100

83% 86%

Fontes: Relatório de Gestão 2012; Ofício 128/2014/SAMF/SPOA/SE/MF-MT

A respeito dos resultados de 2013, apresentado no quadro acima, é necessário registrarque houve erro de digitação na elaboração do Relatório de Gestão da SAMF-MT,conforme destaca o Gestor no Ofício nº 128/2014 de 02/05/2014. Ao apresentar osresultados nos textos que antecedem o relatório, são apresentados números divergentesem relação aos gráficos que detalham o indicador, extraídos do Caderno de AçõesEstratégicas e Indicadores – Resultados 2013”, elaborado pela SPOA/SE/MF.

Entretanto, não há impacto no erro de digitação consignado no Relatório de Gestão,uma vez que os valores digitados pouco divergem do número efetivamente consideradoe, em todos os casos analisados, quaisquer dos números superam as metas estabelecidas.

Cabe ainda registrar a SAMF-MT apresentou em seu Relatório de Gestão mais doisindicadores, a saber: i) Desenvolvimento de competências; e ii) Desempenho daExecução Orçamentária. Contudo, os resultados apresentados tanto no Relatório deGestão como no supracitado Caderno de Ações Estratégicas e Indicadores daSPOA/SE/MF, indicam apenas os dados globais, sem apresentar os dados específicos daSAMF-MT. Por essa razão, esses indicadores não foram avaliados pela equipe deauditoria.

Assim, o Quadro abaixo apresenta o resumo da avaliação da equipe em relação aosindicadores.

Quadro 08 – Resumo da avaliação dos indicadores

Indicador Atributo Atendimento


Completude NãoComparabilidade SimConfiabilidade NãoAcessibilidade SimEconomicidade Sim


Completude SimComparabilidade SimConfiabilidade Sim


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Acessibilidade SimEconomicidade Sim


Completude SimComparabilidade SimConfiabilidade SimAcessibilidade SimEconomicidade Sim

Conforme registrado no Caderno de Ações Estratégicas e Indicadores – Resultados2013”, elaborado pela SPOA/SE/MF, o indicador que mede a satisfação das unidadesusuárias foi colhido mediante a aplicação de questionário, do qual apenas 3,77% dapopulação analisada respondeu. Segundo avaliação consignada no referido Caderno, “obaixo quantitativo de participantes pode estar relacionado à percepção de que asinformações geradas tem pouca aplicação prática”. Além disso, a metodologia adotadae o retorno contribuem para baixa confiabilidade dos dados do indicador.

##/Fato##

1.2.3 EFETIVIDADE DOS RESULTADOS OPERACIONAIS


Resultados Quantitativos e Qualitativos

Fato

As informações quanto aos aspectos qualitativos e quantitativos da gestão são deresponsabilidade da Secretaria-Executiva do Ministério da Fazenda. Portanto não foramapresentadas no Relatório de Gestão da Superintendência de Administração doMinistério da Fazenda no Estado de Mato Grosso - SAMFMT. ##/Fato##

2 GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS

2.1 CONTRATOS DE OBRAS, COMPRAS E SERVIÇOS

2.1.1 CONTRATOS SEM LICITAÇÃO


Avaliação dos controles internos administrativos da gestão de licitação e compras

Fato

Os trabalhos realizados na Unidade tiveram por objetivo avaliar se os procedimentos decontrole nas atividades de licitação estão efetivamente instituídos e se tem contribuídopara o alcance dos objetivos estratégicos fixados pela Administração da SAMF/MT.Nesse sentido, destaca-se a seguir os pontos fortes e fracos da área supracitadaidentificados por meio dos trabalhos de avaliação dos controles internos cujosresultados evidenciam que o sistema de controle necessita de aperfeiçoamento.a) A Unidade formaliza através de portarias anuais a composição da equipe de pregão,com rodízio exigido nos termos do art. 51, parágrafo 4.º, da Lei 8.666/93; b) É elaborada no início de cada ano uma planilha de plano de obras, serviços eaquisições com especificações dos itens, dos valores estimados, dos prazos de ação e


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depois aplicado a matriz GUT e BÁSICO PARA definir as prioridades de execução,conforme orientação da SPOA; c) Todas as etapas dos processos de aquisições e contratações de serviços sãodevidamente autorizadas pela autoridade competente; d) Há rotinas para pesquisa de mercado de valores e quantidades realizados pelo própriosetor requisitante, utilizado como parâmetro: mínimo 03 (três) fornecedores, pesquisa devalores adjudicados ao próprio órgão e a outros órgãos públicos (COMPRASNET),expurgo de preços muito inferiores e muito superiores, compara com aquisições emépocas e regiões próximas e compras realizadas por corporações privadas em condiçõessimilares à demanda estatal; e) O processo de aquisição/contratação é encaminhado ao Serviço de Orçamento eFinanças – SIOFI para verificação da disponibilidade orçamentária. Em havendodisponibilidade, é expedida a estrutura orçamentária para que se efetive a autorização; f) Todas as aquisições e contratações são realizadas através do Sistema denominadoDemandas o qual é acompanhado e analisado por um setor específico, Setor deSuprimento, como objetivo de evitar novas licitações para itens já existentes eregistrados anteriormente. g) Não há mecanismo formal para revisão/aprovação dos editais. Porém, a Comissão deLicitação ajusta os editais às normas vigentes procurando eliminar possíveis causasrestritivas; h) Não há utilização de minutas de editais-padrão da AGU na íntegra. Os editais têmsido elaborados de acordo com as orientações da PFN/MT que exerce dentro doMinistério da Fazenda o papel da AGU; i) Não há servidor específico para acompanhamento sistemático de alteração delegislação e jurisprudência na área de licitação. A Unidade recebe alerta da CoordenaçãoGeral de Recursos Logístico da SPOA/MF, do COMPRASNET e do Núcleo de Estudossobre Licitações e Contratos;j) A própria comissão de licitação é que analisa os questionamentos e os pedidos deimpugnação de edital, conta com participação de alguns servidores que detenham algumconhecimento técnico sobre o assunto e também com outros órgãos ou entidades como:INMETRO, DPF e outros. k) Com os recentes contingenciamentos orçamentários a oferta de capacitação na áreade licitação e contratos tornou-se mais restrita e não tem atendido a real necessidade daUnidade;l) Através do Sistema SIASG é feito acompanhamento tempestivo dos prazos legaisrelacionados às licitações; m) Não há indicadores que demonstrem o volume das aquisições com dispensa einexigibilidade e nem tampouco relatórios de consumo de itens e serviços críticos emconfronto com o volume atividades para fins de monitoramento. Ressalta-se que por ocasião da prolação do Acórdão 636/2012 – Plenário, o Tribunal deContas da União elencou, como uma das causas significativas para os problemasidentificados na área de licitação, a precariedade ou mesmo ausência de medidastendentes a robustecer os controles administrativos internos nos órgãos públicos, queterminam por propiciar um ambiente organizacional que oportuniza a ocorrência depráticas inadequadas e que resulta em prejuízos financeiros, orientando às UnidadesJurisdicionadas que fortaleçam seus controles internos, haja vista a relaçãoinversamente proporcional entre estes e a ocorrência das mais diversas irregularidades. ##/Fato##


Avaliação da regularidade da inexigibilidade


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Fato

Foi analisado 01 (um) processo de inexigibilidade o de n.º 003/2013 com valorhomologado e R$ 88.000,00 que representam 41% em relação ao total deinexigibilidade realizada no exercício auditado.

A inexigibilidade n.º 004/2013 refere-se à contratação da Concessionária de ServiçosPúblicos de Água e Esgoto – CAB Cuiabá S/A para prestação de serviço defornecimento de água potável e tratamento de esgoto no imóvel no qual se encontralocalizado o Edifício Sede do Ministério da Fazenda em Mato Grosso e foifundamentada adequadamente no do Art. 25 da Lei n.º 8.666/93 que trata dainviabilidade de competição, tendo em vista que o serviço de fornecimento de águapotável é fornecido por apenas uma empresa na região.

O processo de inexigibilidade foi corretamente instruído, constava dos autos: asolicitação e a justificativa para contratação dos serviços, a previsão de recursosorçamentários, a estimativa do impacto orçamentário, as comprovações fiscais e ospareceres da consultoria da Procuradoria da Fazenda Nacional. ##/Fato##


Avaliação da Regularidade da Dispensa

Fato

Foram analisados 02 (duas) dispensas as de n.º 004/2013 e 017/2013 com valorhomologado de R$ 3.700.000,00 e R$ 690.000,00 cada uma, que representam 44% e42%, respectivamente, em relação ao total de dispensas realizadas no exercícioauditado.

A dispensa n.º 004/2013 refere-se à contratação das Centrais Elétricas Mato-grossensesS/A para prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica para os órgãosinstalados no Edifício Sede do Ministério da Fazenda em Mato Grosso.

A dispensa n.º 017/2013 refere-se à contratação emergencial da empresa Norte SulLimpeza e Conservação Ltda para prestação de serviços terceirizados no Edifício Sededo Ministério da Fazenda.

A UJ fundamentou corretamente as dispensas. Utilizou para a dispensa de n.º 004/2013o art. 24, inciso XXII, da Lei 8.666/93 que é destinado para contratação defornecimento ou suprimento de energia elétrica com concessionário, permissionário ouautorizado.

Para a dispensa de n.º 017/2013 foi utilizado o art. 24, inciso IV, da Lei 8.666/93, por setratar de uma situação emergencial que foi devidamente caracterizada no processo comosegue: o licitante vencedor do pregão n.º 005/2013 não assinou contrato, tendo aSuperintendência que recorrer a contratação imediata de outra empresa, pelo prazomáximo de 3 meses, para que pudesse reabrir o pregão e ao mesmo tempo assegurarque a Administração não fosse prejudicada.


15


Os dois processos de dispensas foram corretamente instruídos, constavam dos autos: asolicitação e a justificativa para contratação dos serviços, a previsão de recursosorçamentários, a estimativa do impacto orçamentário, as comprovações dasregularidades fiscais e os pareceres da consultoria da Procuradoria da Fazenda Nacional. ##/Fato##

2.2 PROCESSOS LICITATÓRIOS

2.2.1 OPORTUNIDADE DA LICITAÇÃO


Avaliação quanto à regularidade da licitação

Fato

Trata-se do pregão n.º 005/2013destinados à contratação de pessoa jurídicaespecializada para prestação de serviços terceirizados e de forma contínua para atenderos Órgãos Fazendários em Mato Grosso, com valor homologado de R$ 1.199.800,00 eque representa 54% em relação ao total de pregão realizado pela Unidade no exercícioauditado.A motivação apresentada para a abertura do Pregão n.º 005/2013 pautou-se: a) Na natureza de serviços compatíveis com as atividades típicas da Unidade;b) Em quantidades e especificações dos objetos fundamentados na requisição de setor

competente;c) Em quantidades e qualidades coerentes com a real necessidade da Unidade;

Quanto ao adequado enquadramento na modalidade de licitação, tem-se que ospregão n.º 005/2013 foi destinado à aquisição de serviços comuns e utilizados namodalidade de eletrônica, conforme obrigatoriedade prevista na Lei n.º 10.520/2002 eDecreto 5.450/2005.

Realizou-se exame no edital do Pregão n.º 005/2013 com intuito de verificar suacorreta formalização e identificar situações de restrição ao caráter competitivo. Daanálise identificou-se que:

a) O instrumento convocatório apresentou todas as partes constitutivas, como:anexos, termo de referência, orçamento, minuta de contrato e cada uma delas estáde acordo com a Lei n.º 8.666/93 ; b) O correto emprego da modalidade de licitação (pregão eletrônico) para acontratação pretendida; c) A publicação do Edital foi realizada dentro dos prazos previstos em Lei;d) As condições de participação (habilitação jurídica, fiscal, técnica e financeira)não apresentaram situações de restrição à competição;e) Os critérios de julgamentos foram definidos de forma clara e com parâmetrosobjetivos; ef) Houve fixação no Edital de critérios de aceitabilidade de preços.

##/Fato##

2.2.2 LICITAÇÕES SUSTENTÁVEIS


Avaliação quanto à adoção dos critérios de sustentabilidade


16


Fato

Como o objetivo de verificar a aderência da Unidade em relação à adoção de critériosde sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia dainformação (TI) e nas contratações de serviços ou obras, foram selecionados editaislicitatórios para análise como segue:

a) Não houve processo licitatório para obras e nem para materiais de tecnologia dainformação (TI) no exercício auditado;

b) Existem processos licitatórios para contratação de serviços dentro os quais foramselecionados para amostra: o edital n.º 004/2013 que representa 68% do total decompras sustentáveis no exercício auditado.

O Edital n.º 004/2013 que tem como objeto contratação de pessoa jurídica paraprestação de serviço continuados de locação de máquinas multifuncionais(fotocopiadora/impressora/scanenrscanner/fax), nova e de 1º uso, com tecnologiadigital, incluso serviços de instalação, desinstalação e reinstalação e configuração narede da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda em Mato Grosso.

O Edital tratou da questão da sustentabilidade no item 7.1.1, item c, como transcritoabaixo: 7.1.1 Empresas Cadastradas no SICAF e não Cadastrada, deverá apresentar aseguinte documentação complementar: c) Declaração de cumprimento de critériosde sustentabilidade ambiental, conforme estabelece a Instrução Normativa n.º 01 de19/01/2010.

Sendo assim, a partir do resultado da auditoria foi elaborado o quadro abaixo no qualfica demonstrado que a Unidade auditada tem adotado os critérios de sustentabilidade,conforme determinação constante na matéria que rege o assunto.

Quadro 08 – Compras Sustentáveis

Área

Quantidade deprocessos de

compraselecionados na

área

Quantidade deprocessos

dispensados deaplicar a legislação

de comprassustentáveis

Quantidade de processosem conformidade com alegislação de compras

sustentáveis

Quantidade deprocessos em

desconformidade coma legislação de

compras sustentáveis

TI 0 0 0 0

Obras 0 0 0 0

Serviços 1 0 1 1

Aquisições 0 0 0 0

Fonte: Resposta a Solicitação de Auditoria n.º 004/201405801 ##/Fato##

3 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

3.1 MOVIMENTAÇÃO

3.1.1 QUANTITATIVO DE PESSOAL


A força de trabalho da UJ apresenta-se adequada frente às suas atribuições


17


Fato

A partir da avaliação da gestão de pessoas da SAMF-MT, pode-se inferir que a força detrabalho da UJ apresenta-se adequada frente às suas atribuições, considerando-se acomparação entre o quantitativo da lotação autorizada e a lotação efetiva da UJ.

Até 31/12/2013, a Unidade possuía 54 servidores em exercício, além de 6 empregadosdo SERPRO contabilizados no cálculo da Força de Trabalho como “servidoresrequisitados de outros órgãos e esferas.

Todavia, da atual Força de Trabalho da Unidade, 20 servidores (que correspondem a37% do total de servidores em exercício) já completaram o requisito para aposentadoriavoluntária por tempo de contribuição e permanecem em atividade recebendo abonopermanência. O quantitativo pode ser considerado elevado, frente ao número deservidores da Unidade e, caso não haja ingressos nos próximos exercícios, a UJ podeenfrentar um quadro de insuficiência.

No exercício de 2013 foram registrados 5 egressos, 2 por aposentadoria e 3 por posseem outro cargo inacumulável. Contudo, em 18/02/2014, um dos servidores egressos porposse em outro cargo foi reconduzido aos quadros da SAMF-MT, o que reduz o impactodos egressos da Unidade.

Quanto à adoção de providências para reposição e adequado dimensionamento da Forçade Trabalho, por meio do Ofício nº 125/2014/SAMF/SPOA/SE/MF-MT, o gestorinforma que “em 2012 foram levadas, no Encontro de Dirigentes da SPOA/MF, asnecessidades de suprimento da força de trabalho do órgão para que suas atividades emissão não sofressem prejuízo e nem descontinuidade. Seguindo definições emanadasdo referido evento foram definidas, em caráter emergencial, a necessidade deprovimento de no mínimo 09 servidores para o cargo de Assistente TécnicoAdministrativo”. ##/Fato##

3.1.2 PROVIMENTOS


O Gestor efetuou o cadastramento de pessoal no SISAC conforme preceitua o artigo 7º da IN 55/2007.

Fato

Em análise aos processos referentes aos atos de pessoal para fins de registro no SISAC,do total de 17 atos da unidade examinada, foram analisados 10 atos de aposentadoria e07 atos de concessão de pensão reforma. Nesse sentido, informa-se que o gestor efetuouo cadastramento dos atos de pessoal dentro do prazo estabelecido no Art. 7° da IN/TCUn.° 55/2007, conforme quadro abaixo:

Quadro 09 – Verificação do prazo de cadastramento no SISACNº de controle do

Processo noSISAC

Tipo do ato Data do ato (1)Data de registro

no Sisac (2)Dias entre ato eregistro (2-1)

10226206-042013-000017-7

Aposentadoria 02/12/2013 20/01/2014 49

10226206-04- Aposentadoria 03/05/2013 24/05/2013 21


18


2013-000008-8

10226206-04-2013-000004-5

Aposentadoria 01/03/2013 25/03/2013 24

10226206-04-2013-000006-1

Aposentadoria 01/04/2013 16/04/2013 15

10226206-04-2013-000009-6

Aposentadoria 16/05/2013 22/05/2013 6

10226206-04-2013-000016-9

Aposentadoria 11/11/2013 17/12/2013 36

10226206-04-2013-000011-8

Aposentadoria 10/07/2013 07/08/2013 28

10226206-04-2013-000007-0

Aposentadoria 11/04/2013 29/04/2013 18

10226206-04-2013-000012-6

Aposentadoria 01/08/2013 16/08/2013 15

10226206-04-2013-000013-4

Aposentadoria 30/08/2013 20/09/2013 21

10226206-05-2013-000002-8

Pensão civil 24/01/2013 18/03/2013 53

10226206-05-2013-000010-9

Pensão civil 01/07/2013 17/07/2013 16

10226206-05-2013-000014-1

Pensão civil 24/08/2013 07/10/2013 44

10226206-05-2013-000001-0

Pensão civil 20/01/2013 18/03/2013 57

10226206-05-2013-000005-2

Pensão civil 26/02/2013 18/03/2013 20

10226206-05-2013-000005-2

Pensão civil 21/01/2013 18/03/2013 56

10226206-05-2013-000015-0

Pensão civil 02/09/2013 11/10/2013 39

Fonte: SISAC ##/Fato##

3.1.3 Gestão de Pessoas


Acumulação Funcional

Fato

A Constituição Federal em seu art. 37, inciso XVI, veda a acumulação de cargos,empregos ou funções públicos. A fim de apurar ocorrências desse tipo na UnidadeAuditada, esta Controladoria realizou cruzamento das informações do quadro de pessoalda UJ com os dados constantes na Relação Anual de Informações Sociais.

O resultado foi analisado em complemento a documentação e esclarecimentossolicitados à Unidade mediante a Solicitação de Auditoria nº 06-201405801.

Os exames realizados não evidenciaram casos de acumulação ilegal de cargos,empregos ou funções públicas.

Em 2012, após detectar caso de acumulação indevida de cargo, a SAMF-MT instaurouprocesso administrativo contra o servidor que acumulava um cargo de médico (40horas) na SAMF-MT e outro cargo de médico (30 horas) no Governo do Estado deMato Grosso. Diante da impossibilidade de atender a solicitação do servidor em reduzir


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a jornada de trabalho na SAMF-MT para 30h, o servidor optou por reduzir a jornada detrabalho nesta UJ para 20h, a partir de 01/02/2013.

No que concerne às providências adotadas pela Unidade para detectar casos deacumulação, conforme informado no Ofício nº 125/2014/SAMF/SPOA/MF-MT, a fimde atender a legislação pertinente ao tema “as situações de possíveis acumulaçõessempre são periodicamente verificadas pelo Ministério do Planejamento, que realizabatimento com o Estado e Município e encaminha o relatório às UPAG’s paraverificação se há indícios de acumulação indevida”.

##/Fato##

3.2 REMUNERAÇÃO, BENEFÍCIOS E VANTAGENS

3.2.1 CONSISTÊNCIA DOS REGISTROS


Controles Internos Administrativos - Gestão de Pessoas

Fato

Os trabalhos realizados na Unidade tiveram por objetivo avaliar se os procedimentos decontrole nas atividades de gestão de pessoas estão efetivamente instituídos e se temcontribuído para o alcance dos objetivos estratégicos fixados pela Administração daSAMF-MT.Visto que a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no MatoGrosso não apresentou constatações na área de Gestão de Recursos Humanos, e que asocorrências de pessoal foram prontamente atendidas, fato esse que reforça ocomponente Monitoramento, considera-se os controles internos parcialmente válidos.Corrobora para essa avaliação a verificação da necessidade de substituição do indicadorque trata do desenvolvimento de competências, o qual é utilizado para apurar a cargahorária total dos treinamentos realizados. Segundo própria avaliação da SPOA SE-MF,o indicador não possibilita avaliar a redução da lacuna existente entre as competênciasque cada servidor possui e as áreas de conhecimento que necessitam deaperfeiçoamento. Como fatores positivos, verificou-se que a Unidade adota de mecanismos de controlesinternos para detectar casos de acumulação ilegal de cargos públicos e de infração aoregime de dedicação exclusiva, principalmente na troca de informações entre o governoestadual e municipal. Verificou-se ainda que a SAMF-MT adota, para diversosprocedimento relacionados à Gestão de Pessoas, fluxos padronizados em ProcedimentosOperacionais Padrão (POP), que estão disponíveis para consulta via web, além de outrosprocedimentos e check-lists desenvolvidos pelas próprias áreas. ##/Fato##


Análise da Gestão de Pessoas quanto à Remuneração

Fato

Foram analisados os dados da folha de pagamento de 15 servidores na Unidade,representando 23,43% do total, com vistas a avaliar a gestão de pessoas, por meio daobservância à legislação sobre remuneração, cessão, requisição de pessoal, bem comosobre a concessão de aposentadorias, reformas e pensões. Da aplicação dos testes de


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auditoria por parte da equipe, conforme escopo definido antes do início dos trabalhos naSAMF-MT, informamos que não foram encontradas desconformidades/irregularidades. ##/Fato##

4 CONTROLES DA GESTÃO

4.1 CONTROLES EXTERNOS

4.1.1 ATUAÇÃO DO TCU/SECEX NO EXERCÍCIO


Atuação do TCU

Fato

Com o objetivo de averiguar o atendimento, pela SAMF-MT, quanto às determinaçõesemitidas pelo Tribunal de Contas da União no exercício de 2013, procedeu-se à consultano site do TCU e verificou-se a inexistência de acórdãos e decisões, com determinaçãode acompanhamento por parte desta CGU, no período em questão para a Unidadeauditada. ##/Fato##

4.2 CONTROLES INTERNOS

4.2.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS


Atuação da CGU

Fato

Em consulta ao Sistema de Acompanhamento de Recomendações (Monitor Web), daControladoria-Geral da União, verificou-se que A SAMF-MT não possui nenhumarecomendação emanada pela CGU. ##/Fato##


Processos administrativos instaurados registrados no Sistema CGU-PAD

Fato

Ao confrontar a lista de processos do relatório emitido por meio do sistema CGU-PADcom a relação de processos administrativos informada por meio do Ofício nº125/2014/SAMF/SPOA/SE/MF-MT (em resposta à SA 06-201405801), constatou-seque havia uma quantidade significativa de PAD já fora do prazo de cadastro no sistemaCGU-PAD (determinado pela Portaria CGU 1.043/2007, em seu artigo 4º), nãoregistrada no sistema, no caso 5 processos disciplinares instaurados a partir de24/07/2007 e 14 processos disciplinares encerrados a partir de 2006. Até 31/12/2013 aSAMF-MT não possuía nenhum processo instaurado em curso.

A não inclusão de PAD´S no sistema CGU-PAD, contraria o que é dito na portaria CGU1.043/2007, que torna obrigatório, para todos os órgãos e unidades do Sistema deCorreição do Poder Executivo Federal, o registro no Sistema CGU-PAD de informaçõessobre os procedimentos disciplinares instaurados.


21


Por meio do Oficio nº 161/2014/SAMF/SPOA/SE/MF-MT, o Gestor encaminhou as seguintes justificativas:

“Esclarecemos que foram cadastradas duas servidoras desta SAMF/MT, no Sistema deCorreição - CGU-PAD no dia 16/12/2011, com perfil de castrador para o registro deProcesso Administrativo Disciplinar, Rito Sumário e Sindicância. Após essa data houveapenas um processo sob nº 10183.000946/2012-71, Sindicância Investigativa,instaurado nesta SAMF/MT, sendo o mesmo cadastrado conforme legislação.

2. Com relação aos outros processos instaurados antes do cadastramento dasservidoras não recebemos informações para registrar os processos no citado sistema,uma vez, que tais informações eram repassadas para a Corregedoria/SPOA/SE-MF,através de Relatório de Correição.

3. No que se refere a não inclusão dos registros dos processos PAD's anteriores,informamos que não foram registrados em função do cadastramento dos servidoresdesta Unidade ter sido validado em 2011, portanto, os prazos previsto no artigo 4º eseguintes da Portaria nº 1.043, de 24/07/2007, já haviam expirados.

4. Após o recebimento da referida SA esta SAMF-MT, solicitou a reativação da senhapara acesso ao CGU-PAD junto a COGER/SPOA/SE/MF e esta nos informou queatualmente as instaurações dos processos administrativos ou de sindicância estãoconcentrados naquela Corregedoria Geral, e que o acesso ao Sistema CGU-PADtambém ficou limitado àquela Corregedoria; entretanto, em casos devidamentejustificáveis seria concedido o acesso, por tempo determinado, para realização detrabalhos específicos, conforme mensagem anexa.

5. Informamos que caso haja liberação para nosso acesso ao CGU-PAD, esta Unidadeprovidenciará o cadastramento dos referidos processos”

Adicionalmente, após envio de Relatório Preliminar ao Gestor, ao encaminhar asconsiderações finais sobre o contido no Relatório, o gestor, por meio do Ofício nº176/2014/SAMF/SOPA/SE/MF-MT, informou o seguinte a respeito do cadastramentodos processos no sistema CGU PAD: “Mediante Solicitação de Auditoria todos osprocessos disciplinares da Unidade foram registrados com sucesso no sistema CGU-PAD, dessa forma a pendência foi regularizada por completo”.

Por meio de consulta ao Sistema CGU-PAD foi possível confirmar o cadastramento detodos os processos referentes à Superintendência de Administração do Ministério daFazenda no Mato Grosso.

##/Fato##


Avaliação da Conformidade das Peças

Fato

A composição do Processo de Contas encontra-se em conformidade com o previsto noart. 13 da IN/TCU nº 63/2010, no art. 2º da DN TCU nº 132/2013 e com a PortariaCGU n.º 133/2013. ##/Fato##


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4.2.2 ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA


ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

Fato

A UJ não possui unidade de Auditoria Interna. ##/Fato##

4.2.3 Avaliação dos Controles Internos Administrativos


Avaliação dos controle internos administrativos

Fato

Controles internos é o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores eprocedimentos interligados, utilizado com vistas a assegurar a conformidade dos atos degestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as unidadesjurisdicionadas sejam alcançados (IN TCU nº 63/2010).A avaliação de controle interno visa a avaliar o grau em que o controle interno deorganizações, programas e atividades governamentais assegura, de forma razoável, que,na consecução de suas missões, objetivos e metas, os princípios constitucionais daadministração pública sejam obedecidos; as operações sejam executadas com eficiência,eficácia e efetividade, de maneira ordenada, ética e econômica e em conformidade comas leis e os regulamentos aplicáveis; as informações e os registros produzidos sejamíntegros, confiáveis e estejam disponíveis para apoiar o processo decisório e para ocumprimento das obrigações de prestar contas; e os recursos, bens e ativos públicossejam protegidos de maneira adequada contra desperdício, perda, mau uso, dano,utilização não autorizada ou apropriação indevida.A responsabilidade por conceber, implantar, manter e monitorar os controles internospara assegurar os objetivos mencionados é da administração do órgão ou entidadepública, cabendo à auditoria interna ou ao órgão de controle interno da entidade avaliara qualidade desses processos.A estratégia metodológica utilizada na auditoria consistiu no envio de questionário viasolicitação de auditoria n.º 201313391/004 ao Superintendente Regional do Trabalhoem Mato Grosso, análise documental; revisão de normas, pesquisas e trabalhos técnicossobre o tema e verificação in loco dos controles nos processos de licitação.Importante ressaltar que a avaliação de controles internos foi realizada com base nametodologia do Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission -Coso II: Enterprise Risk Management – Integrated Framework (Gerenciamento deRiscos Corporativos – Estrutura Integrada), referencial metodológico mundialmenteaceito e mais recomendado para realização deste tipo de trabalho.

A avaliação de controles internos foi realizada em dois níveis, quais sejam:

a) Em nível de entidade - quando os objetivos de auditoria são voltados para aavaliação global do sistema de controle interno da organização ou de partes dela


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(unidades de negócio, secretarias, superintendências, departamentos, áreas etc.) com opropósito de verificar se está adequadamente concebido e se funciona de maneira eficaz.Em outras palavras, significa diagnosticar a presença e o funcionamento de todos oscomponentes e elementos da estrutura de controle interno utilizada como referência.Nesse sentido, foram analisados os seguintes componentes do controle interno daSAMF/MT: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle,informação e comunicação e monitoramento.

1 – Avaliação em Nível de EntidadeA) Ambiente de ControleO ambiente de controle estabelece a fundação para o sistema de controle interno daUnidade, fornecendo disciplina e estrutura fundamental. Deve demonstrar o grau decomprometimento em todos os níveis da administração com a qualidade do controleinterno em seu conjunto (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal deContabilidade).Os fatores que compõem o ambiente de controle incluem integridade e valores éticos,competência das pessoas, maneira pela qual a gestão delega autoridade eresponsabilidades, estrutura de governança e organizacional, o “perfil dos superiores”(ou seja, a filosofia da direção e o estilo gerencial), as políticas e práticas de recursoshumanos etc.Nesse sentido, segundo a auto avaliação da Unidade auditada e as informaçõesconstantes deste relatório de auditoria de gestão 2013:

a) A alta administração da UJ tem percepção quanto à essencialidade dos controlesinternos para consecução dos objetivos da Unidade. Entretanto, tem-se sentidoum distanciamento do órgão central no que diz respeito a um maioracompanhamento e a uma maior disseminação de orientações que contribuampara o aprimoramento da execução de suas competências regimentais, fato quecontribui para uma menor eficiência, eficácia e efetividade na prestação deserviços aos seus clientes/usuários;

b) Os mecanismos gerais de controle instituídos pela Unidade não são percebidosde forma abrangente pelos servidores e funcionários nos diversos níveis daestrutura da unidade por carência de visão sistêmica relativa aos processos detrabalho de cada uma das áreas pertencentes a estrutura organizacional daUnidade.

c) A comunicação não é adequada diante das necessidades dos clientes. Tal fato sedeve a falta de pessoal com formação nessa área de conhecimento, o quecontribui decisivamente para a não elaboração de instrumentos adequados deinformação/divulgação de interesse da própria Unidade e de seusclientes/usuários, havendo, inclusive uma subutilização dos recursos deinformática disponíveis para um aumento na eficácia e efetividade nas açõescolocadas em pratica pela UJ.

d) Os procedimentos e as instruções operacionais não são totalmente padronizadospelo fato de não ter sido desenvolvido no âmbito da Superintendência odesdobramento do Planejamento Estratégico da SPOA nos níveis tático eoperacional. Considerando que a gestão deve ser vista de forma sistêmica, a faltados referidos níveis de planejamento limitam o desenvolvimento dos processosde organização, liderança e controle.


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e) As delegações de competência são limitadas diante da carência de pessoal maiscapacitado para assumir a delegação de certas atividades que por vezessobrecarregam alguns servidores.

B) Avaliação de RiscoAvaliação de risco é o processo de identificação e análise dos riscos relevantes para oalcance dos objetivos da entidade para determinar uma resposta apropriada.A unidade tem a pratica no diagnostico dos riscos no entanto carece de instrumentos quea capacitem na identificação da probabilidade de ocorrências de tais riscos e comoconsequência uma menor possibilidade de adoção de medidas proativas que venha amitiga-los.Por oportuno, é importante lembrar que a ausência de uma política de gerenciamento deriscos impede a formação de uma base para o desenvolvimento de estratégias paratratamento dos riscos identificados (resposta a risco), de maneira a diminuir aprobabilidade de sua ocorrência e/ou a magnitude de suas consequências.C) Procedimentos de Controle: deste relatório: 2.1.1.1 (área de licitação), 3.2.1.1 (áreade recursos humanos).D) Informação e ComunicaçãoO sistema de informação e comunicação da entidade do setor público deve identificararmazenar e comunicar toda informação relevante, na forma e no período determinados,a fim de permitir a realização dos procedimentos estabelecidos e outrasresponsabilidades, orientar a tomada de decisão, permitir o monitoramento de ações econtribuir para a realização de todos os objetivos de controle interno (Resolução nº1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade).Em relação à adoção de práticas para divulgação e tratamento de informaçõesrelacionadas a atividades necessárias ao alcance dos objetivos da Unidade, destaca-se:a) as informações disseminadas para os setores da Unidade é apropriada, porém nemsempre é tempestiva, atual, precisa e acessível; b) as informações que são divulgadasinternamente carecem de uma avaliação por parte do seu destinatário final a fim deverificar se atendem as suas expectativas e contribuem para a execução de suasresponsabilidades de forma eficaz; c) a comunicação das informações perpassam todosos níveis hierárquicos da Unidade, porém torna-se necessário implantar instrumentos deavaliação que permitam aferir se a comunicação é realizada em todas as direções, portodos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

E) MonitoramentoMonitoramento é um processo que avalia a qualidade do desempenho dos controlesinternos ao longo do tempo. Envolve a avaliação do desenho e da tempestividade deoperação dos controles, a verificação de inconsistências dos processos ou implicaçõesrelevantes e a tomada de ações corretivas.O sistema de controle interno da Unidade e constantemente monitorado para avaliar suavalidade ao longo do tempo, porém não há um monitoramento que permita avaliar a suaqualidade.


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O resultado da avaliação de todos os componentes do sistema de controle interno daSAMF/MT, instituídos com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para oexercício sejam atingidos, está demonstrada na tabela a seguir:

ELEMENTOS DO SISTEMA DECONTROLES INTERNOS AVALIADOS

AVALIAÇÃOPONTUAÇÃO INTERPRETAÇÃO

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 4,00 Parcialmente VálidoAmbiente de Controle 4,00 Parcialmente Válido Avaliação de Risco 4,00 Parcialmente VálidoProcedimentos de Controle 4,00 Parcialmente Válido Informação e Comunicação 4,00 Parcialmente Válido Monitoramento 4,00 Parcialmente Válido

TABELA PARA INTERPRETAÇÃO DORESULTADO

PontuaçãoMédia InterpretaçãoAté 1 Totalmente Inválido

1.1 a 2.0 Parcialmente Inválido2.1 a 3.0 Neutra3.1 a 4.0 Parcialmente Válido4.1 a 5.0 Totalmente Válido

Face ao exposto, pode-se concluir que os controles internos adotados pela SAMF/MT,tanto em nível de entidade, quanto nas atividades de licitação, contratos, recursoshumanos e gestão de recursos humanos, embora sejam suficientes para permitir oacompanhamento das ações das respectivas áreas, necessita de aprimoramento com oobjetivo de buscar maior aderência à legislação que regulamenta o assunto. ##/Fato##

4.3 Composição do Relatório de Auditoria

4.3.1 Avaliação do CGU/PAD

4.3.1.1 CONSTATAÇÃO

Quantidade significativa de processos administrativos encerrados não registrados no CGU-PAD

Fato

Ao confrontar a lista de processos do relatório emitido por meio do sistema CGU-PADcom a relação de processos administrativos informada pela SAMF-MT, constatou-seque havia uma quantidade significativa de PAD já fora do prazo de cadastro no sistemaCGU-PAD (determinado pela Portaria CGU 1.043/2007, em seu artigo 4º), nãoregistrada no sistema, no caso 5 processos disciplinares instaurados a partir de24/07/2007 e 14 processos disciplinares encerrados a partir de 2006. Até 31/12/2013 aSAMF-MT não possuía nenhum processo instaurado em curso.

A não inclusão de PAD´S no sistema CGU-PAD, contraria o que é dito na portaria CGU1.043/2007, que torna obrigatório, para todos os órgãos e unidades do Sistema deCorreição do Poder Executivo Federal, o registro no Sistema CGU-PAD de informaçõessobre os procedimentos disciplinares instaurados.


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##/Fato##

Causa

Não se aplica. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Não se aplica. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

Não se aplica. ##/AnaliseControleInterno##

4.4 Planos de Auditoria

4.4.1 Planos de Auditoria


Avaliação do Contéudo Específico

Fato

Não houve exigência de inclusão de conteúdo específico para a Unidade na DN TCU127/2013. ##/Fato##


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Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Certificado: 201405801Processo: 10183.000212/2014-53Unidade(s) Auditada(s): SUPERINTENDêNCIA DE ADMINISTRAçãO DO MF/MTMinistério Supervisor: MINISTERIO DA FAZENDAMunicípio (UF): Cuiabá (MT)Exercício: 2013

1. Foram examinados os atos de gestão praticados entre 01/01/2013 e31/12/2013 pelos responsáveis pelas áreas auditadas, especialmente aqueles listados noartigo 10 da Instrução Normativa TCU nº 63/2010.

2. Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo dotrabalho informado no Relatório de Auditoria Anual de Contas inserido neste processo,em atendimento à legislação federal aplicável às áreas selecionadas e atividadesexaminadas, e incluíram os resultados das ações de controle, realizadas ao longo doexercício objeto de exame, sobre a gestão da unidade auditada.

3. Diante do exposto, proponho que o encaminhamento das contas dosintegrantes do Rol de Responsáveis, disponível nas folhas 02 a 05 do processo, seja pelaregularidade.

Cuiabá (MT), 11 de julho de 2014.

Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Mato Grosso

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Parecer: 201405801Processo: 10183.000212/2014-53Unidade Auditada: Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda / MTMinistério Supervisor: Ministério da FazendaMunicípio/UF: Cuiabá (MT)Exercício: 2013Autoridade Supervisora: Ministro Guido Mantega

Em conclusão aos encaminhamentos sob a responsabilidade da CGU quanto ao

processo de contas do exercício da Unidade acima referida, expresso opinião acerca

dos atos de gestão referente ao exercício de 2013, a partir dos principais registros e

recomendações formulados pela equipe de auditoria.

2. A Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Mato Grosso- SAMF-MT

atua na prestação de apoio logístico aos órgãos fazendários e parceiros naquele Estado. Desta

forma, executa, essencialmente, ações orçamentárias cujas atividades são padronizadas e se en-

contram inseridas nos programas multisetoriais de apoio às políticas públicas e áreas especiais,

não sendo, portanto, responsável por programas finalísticos.

3. O escopo da presente auditoria foi a avaliação da gestão de pessoas e da regularidade de proces-

sos licitatórios e respectivas execuções contratuais, bem com análise dos controles internos ad-

ministrativos da Unidade Jurisdicionada.

4. Em análise realizada nos indicadores de gestão da UJ, destaca-se sua fidedignidade, comparabi -

lidade e completude, bem como aplicabilidade nas decisões gerenciais adotadas. Esses indica-

dores são definidos pelo Órgão Central, sendo as superintendências regionais responsáveis por

alimentá-los com dados daquelas unidades e monitorar constantemente seus resultados, para

que possa adotar medidas corretivas, caso necessário.

5. Com base nos exames realizados a partir do escopo estabelecido, relativo à avaliação da Ges-

tão de Pessoas, ressalta-se que embora a força de trabalho da UJ apresente-se, atualmente, ade-

quada frente às suas atribuições, 37% dos servidores já completaram os requisitos para aposen-

tadoria, sendo necessário ingresso de novos servidores para evitar quadro de insuficiência de

pessoal. Com relação à avaliação do CGU/PAD, verificou-se quantidade significativa de pro-

cessos administrativos encerrados não registrados no sistema.

6. Já em relação à regularidade dos processos licitatórios, não foram verificadas inconsistências

relevantes nesta área, e que os processos analisados encontravam-se corretamente instruídos.

7. Com relação aos controles internos adotados pela Unidade Jurisdicionada, embora sejam váli-

dos, necessitam de aprimoramento para fins de atingimento dos objetivos estratégicos da Uni-

dade.

8. Assim, em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei n.º 8.443/92,

combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e inciso VI, art. 13 da

IN/TCU/n.º 63/2010 e fundamentado no Relatório de Auditoria, acolho a proposta expressa no

Certificado de Auditoria que foi pela Regularidade das contas dos responsáveis, referidos no

art. 10 da IN TCU nº 63/2010, constantes da folha 035 do processo.

9. Desse modo, o processo deve ser encaminhado ao Ministro de Estado supervisor, com vistas à

obtenção do Pronunciamento Ministerial de que trata o art. 52, da Lei n.º 8.443/92, e posterior

remessa ao Tribunal de Contas da União.

Brasília, 23 de julho de 2014.

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Diretora de Auditoria da Área Econômica

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Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE … · 2. Resultados dos ... 132/2013, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidade ... a qualidade do controle