UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

Gestão de Projetos Arquivisticos no âmbito do Comando da

Aeronáutica(COMAER)

Por: José Augusto de Oliveira Jorge

Orientador

Prof. Nelsom Magalhães

Rio de Janeiro

2012

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

Gestão de Projetos Arquivisticos no âmbito do Comando da

Aeronáutica(COMAER)

Apresentação de monografia à AVM Faculdade

Integrada como requisito parcial para obtenção do

grau de especialista em Gerência de projetos.

Por:José Augusto de Oliveira Jorge

3

AGRADECIMENTOS

Aos familiares, amigos e à Deus, minha

força maior

4

DEDICATÓRIA

.....Dedico esta obra primeiramente a

Deus meu refúgio e fortaleza, a Ingrid,

Joyce e Soraia e principalmente minha

querida Ana Paula e a todos que

contribuíram para a conclusão deste

curso.

5

RESUMO

Este trabalho é um estudo da importância e de como é feito e gerenciado o

projeto de solução documental no âmbito da Força Aérea Brasileira, Aborda o

documento arquivístico como objeto da arquivística de modo a estar

identificando fatores que ajudam e permitem que as informações sejam

localizadas em tempo hábil quando solicitadas. Destaca o contexto hierárquico

e histórico das organizações militares responsáveis pelo gerenciamento dos

projetos de solução documental

6

METODOLOGIA

A metodologia para a elaboração deste trabalho monográfico será

bibliográfica e documental. Coleta de dados em revistas e internet com uma

metodologia de tipo qualitativo, baseada fundamentalmente na análise de

casos, para que se tenha fundamentação teórica para assuntos pertinentes ao

tema.

7

LISTA DE ABREVIATURAS

DIRDOC Diretoria de Documentação

CAN Correio Aéreo Nacional

CENDOC Centro de documentação e histórico da Aeronáutica COMAER Comando da Aeronáutica

FAB Força Aérea Brasileira

GED Gestão eletrônica de documentos

OM Organização Militar

SEGECAE Serviço de correspondência e Arquivo da Aeronáutica

SPADAER Subcomissão permanente de avaliação de documentos da

aeronáutica

8

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO - 09

CAPÍTULO I - Histórico da Força Aérea brasileira 10

CAPÍTULO II - Arquivo:Conceito e evolução 16

CAPÍTULO III – Arquivistica 19

CAPÍTULO IV- Gestão de projetos Arquivisticos 22

CONCLUSÃO- 33

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA- 34

ÍNDICE - 35

9

INTRODUÇÃO

Os Projetos de Solução Documental – Sistema Híbrido (Microfilme

e Imagem Digital) é o cumprimento das disposições previstas no art. 1º da Lei

8.159/91: “é dever do Poder Público a Gestão Documental e a proteção

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à

administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de

prova e informação”. Neste sentido todo o conhecimento produzido e

acumulado, deve ser preservado pelo COMANDO DA AERONÁUTICA. Em seu

art. 7º, a lei define os arquivos públicos como os “conjuntos de documentos

produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos

de âmbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de

suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.

O Sistema de Documentação, cujo Órgão Central é o Centro de

Documentação e Histórico da Aeronáutica – CENDOC, é a OM responsável

pela gestão de documentos do COMAER. O Serviço Geral de

Correspondência e Arquivo da Aeronáutica - SEGECAE é a organização

subordinada ao CENDOC e segundo estabelecido no art. 5º do seu

regulamento interno, compete ao SEGECAE “estudar, planejar e

acompanhar a implantação dos projetos de solução documental, assim como

planejar e assessorar a implantação das metodologias e tecnologias

referentes à gestão e preservação documental do COMAER”.

Os Projetos de Solução Documental são desenvolvidos para o

COMANDO DA AERONÁUTICA- COMAER, sob supervisão do Centro de

Documentação e Histórico da Aeronáutica – CENDOC, e são executados

em parceria do Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica

– SEGECAE.

10

CAPÍTULO I

HISTÒRICO DA FORÇA AÈREA BRASILEIRA

...E assim surgia a Força Aérea Brasileira.

O poder aéreo nasceu em 1913, após o homem adquirir o domínio das

máquinas voadoras, um pouco antes do início da Primeira Guerra Mundial. No

Brasil, mediante acordo governamental, tivemos a presença de militares

franceses ligados ao que, naquele tempo, não era ainda uma arma aérea, mas

uma capacidade bélica de emprego dos "engenhos voadores". Assim, no

Campo dos Afonsos , Rio de Janeiro, se fez presente uma missão militar, com

o objetivo de treinar pilotos militares da Marinha e do Exército, visando ao

emprego de aeronaves em objetivos militares. Essa missão deu origem à

Escola Brasileira de Aviação, que iniciou suas atividades em 2 de fevereiro de

1914, interrompendo-as em 18 de junho do mesmo ano.

Evidentemente, o desenvolvimento da Aviação como arma aérea teve o seu

início na Primeira Guerra Mundial , quando aeronaves foram empregadas em

missões de Observação no campo de batalha.A partir dessas missões de

Observação, passou-se a utilizar o avião também para a regulagem de tiros de

artilharia e para missões de interceptação de aviões inimigos, incrementando-

se a utilização da potencialidade da arma aérea.

Surgia, assim, no cenário mundial, a Aviação de Caça que, inicialmente,

conduzia atiradores de elite nas naceles traseiras das aeronaves, atirando nos

aviões incursores que tentavam realizar Observação.Daí, evoluiu-se para o

lançamento de bombas, a princípio com a mão, e posteriormente com o

emprego de engenhos mecânicos, seguindo-se a instalação de uma maior

capacidade de tiro a bordo da aeronave e operada pelo próprio piloto.

Esses fatores serviram de estímulo e desafio para as mentes militares que,

naquela ocasião, tiveram disposição e oportunidade de participar ativamente no

desenvolvimento dessa nova arma.Na época, o Brasil recebeu uma série de

aeronaves para treinamento de suas Aviações - Militar (Exército) e Naval

(Marinha)- e enfrentou o novo desafio, adestrando e preparando suas

11

equipagens, além de, seguindo uma tradição histórica iniciada no século 17,

partir, pelo ar, para o desbravamento do interior do País, lançando-se na

abertura de novas rotas aéreas, com o apoio do Departamento de

Comunicações do então Ministério de Viação e Obras Públicas, que fazia o

controle do movimento dessas e de outras aeronaves.

Foi grande a participação das comunidades municipais, que, para auxiliar a

nossa Aviação, escreviam o nome da cidade sobre o telhado das estações

ferroviárias, como forma de orientar os aviões que seguiam para o interior do

País. Nessa época, as facilidades e auxílios para a navegação aérea

praticamente inexistiam.A 12 de junho de 1931 , dois Tenentes da Aviação

Militar - Nélson Freire Lavenére-Wanderley e Casimiro Montenegro Filho -

pilotando um Curtiss Fledgling, saíram do Rio de Janeiro e chegaram a São

Paulo, conduzindo uma mala postal (com 2 cartas). Nascia assim o Correio

Aéreo Militar (CAM).

Esse CAM, atualmente denominado Correio Aéreo Nacional (CAN), permanece

com a missão de assegurar a presença do Governo Federal nos mais diversos

rincões do Brasil, o que levou o nosso Congresso, tocado por um forte espírito

cívico, a exigir da Força Aérea Brasileira a continuidade da operação do

Correio Aéreo Nacional, incluindo-o na Constituição de 1988.Os fatos históricos

abordados até o momento permitiram que se criasse no País, no final da

década de 30, uma atmosfera de questionamento sobre a arma aérea, e de

que forma deveria ela ser administrada pela Nação.

Debates calorosos ocorreram, tanto no Clube Militar como através dos jornais

da época, movidos por aviadores militares das duas Aviações Militares -

Marinha e Exército - que buscavam defender posições: se as armas aéreas

deveriam continuar no âmbito das duas Forças, ou se elas deveriam agrupar

meios aéreos de ambas e constituir uma arma única e independente, vindo a

ser a única a administrar a atividade aérea no Brasil. A segunda corrente

prevaleceu, tornando-se vitoriosa no dia 20 de janeiro de 1941 , quando foi

criado o Ministério da Aeronáutica, tendo como primeiro titular da pasta um civil

- Dr. Joaquim Pedro Salgado Filho . Esta foi a solução adotada pelo Governo

de então para manter as duas Forças em harmonia.

Os anos seguintes permitiram um engrandecimento do setor aeronáutico

brasileiro, tendo sido criada uma respeitável infra-estrutura por todo o País,

12

aumentando a capacidade tecnológica e organizando toda a aviação civil e

militar. O Ministério da Aeronáutica manteve-se atuante até 10 de junho de

1999 , quando foi criado o Ministério da Defesa. A partir de então, passou a

ser denominado Comando da Aeronáutica, tendo como primeiro

Comandante o Ten.-Brig.-do-Ar Walter Werner Bräuer.

1.1 Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica-CENDOC

Em de 25 de Fevereiro de 1967, o então Presidente da República, Humberto

de Alencar Castelo Branco, assinou o Decreto-Lei Nº 200 que dispunha sobre a

organização da Administração Federal e estabelecia diretrizes para a Reforma

Administrativa.

Em consonância com o referido instrumento legal, em 31 de março do

mesmo ano, foi publicado o Decreto No. 60.521 que estabelecia a estrutura

básica de organização do Ministério da Aeronáutica e criava a Diretoria de

Acervo Histórico.

Pouco mais de dois anos depois, pela Portaria No. 38/GM7, de 20 de maio

de 1969, foi ativado o Núcleo da Diretoria de Documentação e Histórico da

Aeronáutica (DIRDOC), sendo nomeado seu primeiro Chefe o Maj Brig Eng

EWERTON FRITSCH.

Em 12 de novembro de 1970, pelo Decreto No. 67.555, foi aprovado o

regulamento da DIRDOC, no qual foi enfim ativada a mesma Diretoria.

Este Regulamento informava que a DIRDOC tinha por finalidade “o trato

dos assuntos relativos às atividades de Expediente, de Arquivologia, de

Biblioteconomia, de Histórico, de Museologia e de Cerimonial”. Também eram

missões da DIRDOC as atividades relacionadas à Imprensa e Publicações.

Subordinada ao Comando-Geral do Pessoal (COMGEP), a antiga DIRDOC

passou a funcionar em duas salas no edifício do Ministério da Aeronáutica

(MAER), no centro da cidade do Rio de Janeiro, vindo a estabelecer-se em

definitivo em 5 de julho de 1974, no campus da Universidade da Força Aérea

(UNIFA), localizado no lendário Campo dos Afonsos, Rio de Janeiro, ocupando

o Pavilhão Van Ness.

13

Com a extinção da DIRDOC e a criação do Centro de Documentação e

Histórico da Aeronáutica (CENDOC), em 7 de dezembro de 1977, este passou

cumprir a mesma missão, herdando suas instalações, numerário e pessoal.

1.1.2 O CENDOC na atualidade

O Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica (CENDOC),

Organização do Comando da Aeronáutica (COMAER) criado pelo Decreto nº

80.965, de 7 dezembro de 1977, tem por missão planejar, gerenciar, controlar e

executar as atividades relacionadas à Documentação, ao Histórico, ao

Cerimonial Militar e ao Arquivo permanente do COMAER, estando diretamente

subordinado ao Comando-Geral do Pessoal (COMGEP).

Na missão do CENDOC, se destacam as atividades de Arquivologia,

Biblioteconomia, Correspondência, Imprensa, Publicações e Heráldica Militar

no COMAER, bem como das atividades de preservação de peças e

documentos representativos da história da Aeronáutica e do tombamento do

patrimônio histórico da Aeronáutica.

O CENDOC trata, ainda, da normatização dos assuntos musicais, do

Cerimonial Militar, mantendo o intercâmbio com entidades militares ou civis

para o trato de assuntos que envolvam os Sistemas de Documentação, de

Histórico e de Cerimonial. Além disso, armazena a documentação permanente

de valor histórico, probatório e informativo da Aeronáutica, assessorando o

Comandante-Geral do Pessoal nesses assuntos. O CENDOC, em setembro de

2002, passou a emitir o Boletim do Comando da Aeronáutica (BCA).

Nas atividades de Histórico no âmbito do COMAER, o CENDOC busca

realizar a pesquisa, o registro e a narração metódica dos fatos notáveis, de

modo a estabelecer e preservar a Tradição e a História da Aeronáutica

brasileira, nos seus aspectos civil e militar, bem como a exaltação e a

divulgação dos episódios e a vida de seus vultos.

Este aspecto do trabalho do CENDOC tem sua continuidade nas

pesquisas que rotineiramente têm sido realizadas por pesquisadores militares e

civis que procuram este Centro para substancializar seus trabalhos.

14

1.2 Serviço de Arquivo e Correspondência da Aeronáutica- SEGECAE

No Ministério da Aeronáutica, em 1945, era criado o primeiro Serviço para

tratar dos assuntos documentais, chamado Arquivo Geral da Aeronáutica

(AGA).

O AGA, em 1946, passou a ter a denominação de Serviço de Comunicações

da Aeronáutica (SCAER), com as mesmas atribuições quanto ao recebimento e

guarda documental da extinta AGA, acrescidas das obrigações quanto à

tramitação documental.

Em 1949, passou a chamar-se Serviço Geral de Expediente e Arquivo da

Aeronáutica (SGEAAER).

Em 1974, foi criada a Diretoria de Documentação da Aeronáutica (DIRDOC)

como Órgão Central do Sistema (normativo e gerenciador), com a missão de

administrar o Patrimônio Histórico e Cultural.

Em 1977, a DIRDOC deu origem a três Organizações: INCAER, MUSAL e

CENDOC. O CENDOC foi o herdeiro dos assuntos documentais, tornando-se o

Órgão Central do Sistema de Documentação.

Finalmente, em 1982, o SGEAAER teve sua denominação modificada para

Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica, SEGECAE.

1.2.1 O SEGECAE na atualidade

O Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica (SEGECAE),

Organização doComando da Aeronáutica (COMAER) criada pela Portaria n°

508/GM3, de 4 de maio de 1982, tem atualmente por finalidade planejar,

gerenciar, controlar e executar as atividades relacionadas com a tramitação,

tratamento e o arquivamento de documentos do COMAER.

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CAPÍTULO II

Arquivo: Conceito e Evolução

Segundo estudos e registros realizados na área arquivística, o arquivo

teve sua origem nas civilizações pré-clássicas, o primeiro conjunto de

documentos produzidos com tais características remonta ao Oriente Médio e a

Antiguidade Clássica, mas foi a partir da época contemporânea com a

Revolução Francesa no final do século XVIII, sendo primeiramente como

arquivo da Assembléia Nacional, que se originou o arquivo propriamente dito.

Com o advento do Estado de Direito, os documentos do arquivo passam

a ser considerados como garantia dos direitos dos cidadãos, visto que

anteriormente o seu acesso era apenas permitido para as pessoas ligadas a

órgãos do poder. Com a criação dos Archives Nationales de França, o arquivo

nacional deixou de ser privilégio de poucos para ser aberto ao cidadão comum

adquirindo também o papel de memória do passado, ou seja, o arquivo passa a

ter função administrativa e de memória social.

No século XX ocorre a consolidação do conceito de arquivo. A palavra

arquivo está associada a diversos significados e definições. Segundo o

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), arquivo é o conjunto

de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, publica ou

privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades independente

da natureza dos suportes. Ou, arquivo é instituição ou serviço que tem por

finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a

documentos. Ou, arquivos são instalações e móveis destinados à guarda de

documentos.

“Os arquivos constituem-se órgãos de assessoramento e de

pronta informação sobre os documentos produzidos”.

(KURTZ, 1997, p.94).

16

Apesar da amplitude de termos para designar a palavra arquivo,

abordaremos aqui o que diz respeito ao conjunto de documentos que teve

início com o advento da escrita, que foi a primeira ferramenta da tecnologia da

informação a que se tem registro e surgiu na mesopotâmia através de

desenhos “pictogramas” utilizados para expressar a realidade daquele povo,

sendo utilizada com instrumento de prova. Com o passar do tempo, a escrita foi

evoluindo até que chegasse ao alfabeto utilizado nos dias de hoje. Com o

surgimento do telégrafo, telefone, máquina de escrever, rádio, televisão, e

outras tecnologias até o advento do computador, que a partir do momento que

passou a ser popularizado, surgiu como uma grande aposta para o acesso

rápido e dinâmico das mais diversificadas informações. Dessa maneira surge a

informação digital e conseqüentemente o arquivo digital, o documento

eletrônico passa a fazer parte do cotidiano arquivístico e junto dele inúmeros

desafios, o que acarretou o aparecimento de novos instrumentos de trabalho

passando a ser utilizado um novo tipo de suporte.

O arquivo tem sua organicidade baseada na trajetória específica da

organização e por isso exige conhecimento da relação entre o documento, a

estrutura e função da empresa/instituição, pois ele é o produto da

administração. A rapidez e precisão no atendimento ao usuário são um dos

fatores que contribuem para o bom desempenho administrativo. Por isso um

arquivo organizado contribui para agilizar a recuperação da informação

trazendo benefícios ou até mesmo evitando perdas.

2.1- Gestão de Documentos

A lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados, define o conceito de gestão de

documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase

corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente”.

17

O conceito de gestão de documentos associa-se aos princípios da

administração no início do século XX e surgiu da necessidade de ter uma

pessoa para tratar a documentação. A gestão administra o uso da

documentação pela empresa de maneira econômica, eficiente e eficaz,

utilizando um serviço de qualidade.

A preocupação com o acesso a informação e o controle do fluxo dos

documentos e suas informações durante seu ciclo de vida que é a fase

corrente, intermediária ou permanente, contribuem para um trabalho de

excelência, pois os documentos não surgem para o arquivo e sim para atender

as necessidades administrativas das empresas.

Na gestão de documentos há vários níveis de aplicação, sendo eles o

nível mínimo, com a implantação de programas de avaliação da massa

documental acumulada, o nível mínimo ampliado, que tem como uma das

funções a criação de centros de arquivamento intermediário, o nível

intermediário, que também contempla a adoção de programas de controle da

produção documental e implantação de sistemas de arquivo e o nível máximo,

que engloba a adoção da gestão e diretrizes e uso de recursos de automação.

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão de

documentos, pois, permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases

corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.

Consiste no processo de análise dos documentos arquivísticos, visando

estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores

primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações

de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e

destinação do órgão ou entidade. Vale ressaltar que nenhum documento

deverá ser conservado por tempo maior que o necessário.

Para uma organização precisa dos documentos, são necessárias

inúmeras etapas de trabalho. O levantamento de dados, a análise dos dados

coletados, o planejamento, a implantação e acompanhamento das informações

são fundamentais para a atividade administrativa, visto que os documentos

para a arquivística surgem para cumprir uma função imediata, que será

abordada no próximo capítulo.

18

CAPÍTULO III

Arquivística

A arquivística tem como objeto o conhecimento da natureza dos

arquivos, das suas teorias, seus métodos e técnicas a serem observados na

sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização, permitindo a

gestão da informação orgânica, tendo como principal preocupação o valor

primário do documento. O desenvolvimento arquivístico no século XIX e na

primeira metade do século XX deu-se primeiramente a partir da existência da

administração que agia seguindo seus próprios princípios, depois pelo fato do

Estado reconhecer a importância dos documentos produzidos e por fim, pela

disponibilização pública de acesso por parte da população.

A arquivística era vista até então, com olhar historicista, sendo os

documentos agrupados pelo seu valor histórico e não pelo valor orgânico. Com

o passar dos anos e a evolução da sociedade, os arquivos foram aos poucos

modificados, e foram sendo constituídos de documentos tradicionais e

modernos.

3.1-Documentos Tradicionais

O desafio da arquivística é garantir a integridade física e informacional

dos documentos, para que sejam mantidas as características que os definem

como documentos de arquivo. Para isso, faz-se necessária a utilização de

normas e procedimentos técnicos que auxiliem na realização de tais

propósitos, porém, além da informação não se pode esquecer o suporte na

qual estão registradas, pois esses são diversificados e merecem atenção

individualizada, visto que são tão importantes quanto o conteúdo informacional

cuja característica de sua produção são tão complexas quanto à matéria-prima

usada na elaboração.

Os documentos classificados como Correntes - são aqueles que ainda

estão em curso e sendo utilizado pela administração, devendo ser guardados

19

próximos ao setor administrativo -. Documentos Intermediários – são aqueles

cujo uso não é tão freqüente, mas ainda possuem valor administrativo e por

isso deve ficar armazenado próximo a empresa produtora, mas não

necessariamente no mesmo local -. Documentos Permanentes – são

constituídos por documentos que definitivamente devem ser preservados

devido seu valor informativo, histórico e probatório -.

Segundo Rousseau e Couture “enquanto todos os documentos têm um

valor primário, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor

secundário”. No caso dos documentos que cumpriram valor primário, mas não

apresentam valor secundário, estes serão eliminados.

Vale destacar que a passagem do documento de uma fase para outra é

feito através da avaliação, cuja finalidade é identificar o valor do documento de

acordo com o seu prazo prescricional. O valor primário é a atribuição dada aos

documentos que possuem utilidade administrativa imediata, que cumprem a

finalidade para qual foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor

atribuído aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes

daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo,

provas judiciais e administrativas e pesquisas acadêmicas.

3.2-Documentos tradicionais x novas tecnologias

As novas tecnologias da informação trouxeram consigo novos desafios,

principalmente no que se refere ao uso do computador, visto que ao contrário

do que se comentava, ao invés de diminuir, o que ocorreu foi o aumento do

número de documentos e informações produzidas. Embora a automação tenha

tornado o trabalho no arquivo mais dinâmico, trouxe também preocupações no

que diz respeito ao tratamento arquivístico empregado.

A mudança de paradigma com o aparecimento dos documentos

produzidos em meio eletrônico, gerou inúmeros questionamentos para

utilização prática dos conceitos como produção, classificação, avaliação, uso e

armazenamento, atingindo inúmeras etapas sua autenticidade. A multiplicidade

de cópias e a complexidade de sua preservação no decorrer dos anos

tornaram-se uma preocupação constante.

20

O documento eletrônico possui a estrutura lógica, que visa indicar suas

partes diversas como títulos, capítulos, autor, destinatário, escritor, criador. A

estrutura do conteúdo, que é a informação que se deseja transmitir e a

estrutura de apresentação, que é a formatação do documento. Ou seja, esse

registro virtual só existe quando está numa tela, o que acaba muitas vezes não

sendo fidedigno. Seu suporte é magnético (fita cassete, vídeo, HD) ou óptico

(Cd, DVD), constituído de símbolos que são os códigos binários codificados

para a leitura com criação de metadados, isto é, dados sobre dados. Porém,

não se deve ignorar os fatos e nem tão pouco confundi-los, pois há

documentos digitalizados e documentos digitais. Digitalização é a produção de

uma imagem, uma “fotografia eletrônica” produzida através de um cenário ou

documento escaneado, ou seja, antes de ser digitalizado o documento foi

produzido no meio físico. Já os documentos digitais são aqueles que foram

produzidos no meio digital, não chegaram a ter uma forma física, impressa,

palpável.

É fundamental que se tenha a clareza que independente do suporte na

qual esteja à informação, a mesma deve ser avaliada criteriosamente sobre a

ótica arquivística para que assim, mesmo com o passar dos tempos e as

inovações tecnológicas a informação seja preservada.

3.3 -Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de

informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo

fotográfico. O microfilme está amparado e protegido pela Lei Federal nº 5.433,

de 08 de maio de 1968, e regulamentado pelo Decreto nº 1.799, de 30 de

janeiro de 1.996. De acordo com esta legislação, deve ser gerado um

microfilme original e uma cópia para cada imagem documental. No microfilme

esta imagem documental denomina-se fotograma.

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3.4- Digitalização

È o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em

código digital. Isso se dá através de um digitalizador de imagens (ou scanner,

scâner, escâner) ou de um transdutor de sinais.

A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escaners, permitem que

documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e

positivos, microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos digitais,

acessíveis em computador. Com isso, grandes volumes de informação

documental podem ser armazenados em ambiente digital o que permite serem

disponibilizadas e reutilizadas, como, por exemplo, em um sistema de

Gerenciamento Eletrônico e Documentos, conhecido como GED ou em bancos

de imagens ou áudio

22

CAPÍTULO IV

Gestão de Projetos Arquivisticos

No Comando da Aeronautica-COMAER, como em todas as Organizações

Públicas ou Privadas, um dos bens mais valiosos é a informação. É raro o

processo ou atividade que não gera informações que precisam ser

preservados. Neste sentido é relevante a gestão da informação no COMAER,

visando à preservação do conhecimento adquirido através da formação de

pessoal especialista em diversas áreas do conhecimento aeronáutico

Diante disso, cabe ressaltar que a preservação de acervos documentais se

torna essencial em razão da necessidade do Comando da Aeronáutica de

proporcionar acesso às informações por parte de interessados, para atingir

seus fins com oportunidade, sob pena de comprometer ou até inviabilizar ações

da administração pública.

Com o intuito de salientar as informações acima dispostas, vale lembrar

o incidente que ocorreu com DAC, DIRMA, DEPV e CCA-RJ, que tiveram os

seus acervos documentais atingidos profundamente com o incêndio ocorrido

em 1998, no Aeroporto Santos Dumont. Porém, dos referidos acervos, os que

se encontravam microfilmados estavam salvaguardados, e puderam dar

suporte às atividades-fim daquelas Organizações em tempo hábil.

Em caso de sinistro, como o incêndio do Aeroporto Santos Dumont, é

imperativo existir salvaguarda da documentação permanente sob a

responsabilidade do Comando da Aeronáutica em cópia microfilmada, único

suporte documental aceito judicialmente como prova de direitos, conforme

disposto na Lei nº 5433, de 08 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto

nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

23

4.1- A importância da gestão de projetos Arquivisticos no Comaer

Pode-se dizer que devido à constante evolução tecnológica no espaço

mundial, o acesso à informação de maneira rápida e eficaz se torna cada vez

mais necessário. Diante disso, além da microfilmagem, a transformação da

documentação física em documentos digitais (Digitalização) faz-se essencial,

devido aos benefícios que esta proporciona aos seus usuários, dos quais

podem ser destacados: agilidade e precisão na localização de arquivos;

segurança na recuperação de informações, economia de espaço físico; acesso

simultâneo aos documentos; garantia da integridade do arquivo durante anos,

sem perda da qualidade das imagens, e possibilidade de copiarem os

documentos sem retirá-los do arquivo.

4.1.1- Objetivos da Gestão de Projetos Arquivisticos

Ø Preservar os documentos originais pertencentes aos arquivos da FAB,

multiplicando as informações para o suporte analógico (micrográfico) e o

digital;

Ø Recuperar eletronicamente as informações contidas nos acervos

documentais;

Ø Ampliar a disponibilização das informações para os usuários potenciais;

Ø Atender aos usuários em melhor qualidade e em menor tempo,

disponibilizando as informações via imagens digitalizadas; e

Ø Preservar as informações, garantindo tanto a continuidade racional dos

trabalhos como a manutenção da memória da organização.

Ø Salvaguardar com cópia de segurança o acervo;

Ø Armazenar o acervo em mídia legal (microfilme);

Ø Recuperar eletronicamente as informações contidas no acervo;

Ø Agilizar a tomada de decisão no que concerne à utilização da informação

documental no processo decisório do COMAER;

24

Ø Estimular e promover a capacitação e aperfeiçoamento técnico dos

recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivos;

Ø Gerir o dado científico e dispor a informação técnica para a Gestão do

Conhecimento na área de sua atividade-fim;

Ø Preservar as informações, garantindo tanto a continuidade racional dos

trabalhos como a manutenção da memória da organização;

Ø Preservar informações de relevante importância para a administração

pública, permitindo inclusive a pesquisa científica; e

Ø Racionalizar o acesso e agilizar o processo de consulta a documentos

públicos.

4.2- implantação de projetos Arquivisticos

Para promover o desenvolvimento de programas para Execução da

Gestão Documental é preciso conhecer a OM, ou seja, sua estrutura (e

alterações), os possíveis caminhos dos processos documentais, seus objetivos,

funcionamento e missão. O levantamento de dados consiste no exame dos

regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos

constitutivos da estrutura organizacional da OM mantenedora do arquivo,

sendo complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.

Especificamente quanto ao documento, é preciso analisar:

Ø O gênero, as espécies mais freqüentes, os modelos e formulários em uso;

Ø O volume, o estado de conservação e reprodução;

Ø O arranjo e a classificação;

Ø O controle de empréstimo;

Ø A existência de registros e protocolos; e

Ø A existência de normas de arquivo, os manuais, etc.

Por fim, foram necessários, além de dados e referências sobre o

pessoal encarregado do arquivo, equipamentos e localização física.

25

Para realizar o levantamento de dados relativos aos documentos do

Comando da Aeronáutica–COMAER, foi utilizado um Formulário de

Levantamento Documental (FLD) e, posteriormente, visitas de assessoramento

tecnico para complementar o trabalho.

4.3- Tecnologia empregada na realização dos projetos

A escolha da tecnologia para os projetos foi a microfilmagem e a

digitalização.

O Brasil possui legislação Federal específica (Lei nº 5433 de 08 de maio

de 1968 e Decreto nº 1799, de 30 de janeiro de 1996), que autoriza as

atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz

os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

A definição da tecnologia a ser empregada está diretamente relacionada

aos objetivos do projeto; ao volume da carga de trabalho; à qualidade

requerida; aos métodos de armazenagem e acesso aos documentos; à

freqüência de acesso, à urgência de acesso; às necessidades referentes ao

tempo de resposta; ao estado dos documentos e às dimensões das páginas.

Um sistema de preservação baseado em microfilmes é uma solução

geralmente aceitável para a maioria dos materiais impressos. Trata-se de uma

tecnologia bem amadurecida, familiar e bem difundida, e com ampla base

estabelecida. Microfilmes de alta qualidade criados e armazenados de acordo

com normas técnicas podem durar até quinhentos anos.

Um sistema de preservação baseado em imagens digitais é a solução

mais promissora para materiais impressos. Trata-se de uma tecnologia de

rápida mudança de qualidade, velocidade e aspectos econômicos. Seus

maiores inconvenientes são o fato de ser uma tecnologia recente, em

constante evolução, os altos requisitos para armazenagem de dados e a

ausência de uma capacidade comprovada de armazenagem de qualidade

arquivística.

Um sistema híbrido, que combine microfilme e reprodução digital de

imagens, pode oferecer a melhor alternativa para as necessidades atuais de

26

preservação. Microfilmes proporcionam um meio de armazenamento

relativamente barato, de alta qualidade arquivística. A tecnologia digital de

imagens contribui para uma melhor distribuição e transmissão da informação.

4.3.1 Operação de Microfilmagem

Ø A operação de microfilmagem é executada seguindo-se os passos

estabelecidos no “layout” da microfilmagem e da indexação do microfilme;

Ø A operação de microfilmagem é executada em equipamento específico;

Ø Nos microfilmes de 16 mm, os documentos de formato “retrato” serão

posicionados com o cabeçalho à esquerda do campo fotográfico da

microfilmadora;

Ø Nos microfilmes de 16 mm, os documentos de formato “paisagem” serão

posicionados com o cabeçalho na parte inferior do campo fotográfico da

microfilmadora;

Ø A base do campo fotográfico da microfilmadora será forrada com material

de cor branca, objetivando não sensibilizar o microfilme nas regiões onde

não contenham informações, sendo este procedimento voltado para facilitar

a futura digitalização do microfilme; e

Ø Os microfilmes utilizados para a microfilmagem serão de sais de prata, de

boa qualidade, em rolo de 100 ft (30,5 m), estando dentro do prazo de

validade estipulado pelo fabricante.

4.3.1.1 – Processamento

Ø A processadora de microfilmes será preparada conforme as especificações

do fabricante e suas recomendações técnicas;

Ø A qualidade da água utilizada para a lavagem dos microfilmes será

compatível com os padrões que se fazem necessários para propiciar um

microfilme de qualidade arquivística; e

27

Ø Os produtos químicos utilizados para o processamento serão de boa

qualidade (próprios para processamento de microfilmes), estando dentro do

prazo de validade estipulado pelo fabricante.

Ø

4.3.2– Controle de Qualidade

4.3.2.1 – Densitometria

Ø A densidade do microfilme será de 1.0, medida na folha branca específica

para este fim, sendo aceitável uma variação entre 0.90 e 1.20;

Ø A densidade do início e do final do microfilme deve estar dentro dos

parâmetros do item anterior; e

Ø A densidade da base do microfilme, base véu, não pode ultrapassar a 0,05.

4.3.2.2– Resolução

Ø A resolução do microfilme será de, no mínimo, 180 linhas por polegadas.

4.3.2.3– Resíduos Químicos e Secagem de Microfilmes

Ø Os microfilmes não poderão apresentar resíduos de hiposulfito (tiosulfato de

sódio) superior a 0,02 gramas por polegada, conforme estabelecido por

instituições internacionais da área de controle de qualidade, a fim de

garantir a qualidade arquivística do microfilme;

Ø Serão realizados testes de residual de prata nos microfilmes; e

Ø Serão feito testes de secagem da película do microfilme.

4.3.2.4– Inspeção Óptica

Todo microfilme será inspecionado visualmente pela empresa contratada

a fim de se verificarem os seguintes itens:

Ø Ocorrência de irregularidades nas etapas de preparo técnico, operação de

microfilmagem e processamento químico;

Ø Manchas, velaturas, arranhões ou qualquer outra ocorrência indevida nos

microfilmes; e

Ø a constatação de qualquer irregularidade ou anormalidade, serão

discriminadas no Fluxo de Operações e encaminhadas para o repreparo.

28

4.3.3– Duplicação

Ø Os microfilmes serão duplicados em microfilmes diazóicos de médio

contraste, para fins de consulta e acesso; e

Ø A densidade e a resolução da cópia seguirão os padrões do negativo

matriz, sendo admitida a perda de, no máximo, 2% de legibilidade.

4.3.4– Acondicionamento

Ø Os microfilmes matrizes serão acondicionados em caixas e carretéis de

material plástico inerte, de cor preto, sendo que as caixas serão dotadas de

sobressalto nas extremidades e perfurações na base inferior para ventilação

do seu interior;

Ø Os microfilmes cópias serão acondicionados em caixas e carretéis de

material plástico inerte, de cor cinza, sendo que as caixas serão dotadas de

sobressalto nas extremidades e perfurações na base inferior para ventilação

do seu interior; e

Ø Nas caixas serão afixadas etiquetas (Anexo 2), na parte superior e frontal,

onde constarão o número do microfilme, o resumo da indexação, além de

outras informações pertinentes.

4.3.5– Arquivamento

Ø Os microfilmes negativos matrizes serão armazenados no arquivo de

segurança nas instalações do Centro de Documentação e Histórico da

Aeronáutica (CENDOC), localizado no Rio de Janeiro; e

Os microfilmes cópias diazóicos serão armazenados, em arquivo próprio, nas

instalações do SEGECAE no Rio de Janeiro.

4.4- operação de digitalização

Após a microfilmagem, todos os fotogramas serão convertidos em

imagens digitais e serão armazenadas em banco de dados, com opção para

busca automatizada a partir de programa de computador, usando os campos

conforme disposto no item 9.4. O sistema a ser implantado naCOMAER, será

apenas para visualização das imagens digitalizadas a partir dos microfilmes.

29

4.4.1– Captura de Imagens

A Captação da imagem é o processo de conversão de documentos em

papel ou microfilme para imagens digitais.

Será utilizado “scanner” com uma resolução mínima de 200 DPI

(Duzentos Pontos por Polegada). A captação será efetuada com alto padrão de

qualidade, contraste, brilho e enquadramento de imagem na tela, de modo a

garantir a impressão em equipamento convencional a jato de tinta.

Para os documentos constituídos por mais de uma página, as imagens

dos mesmos serão anexadas de forma a serem apresentadas em um único

arquivo.

4.4.2 – Tratamento de Imagens

O SEGECAE deverá primar pela qualidade das imagens digitalizadas,

com a finalidade de que sejam legíveis, sabendo-se que um documento com

alta elegibilidade propiciará uma imagem digital de baixa qualidade.

4.4.3 – Controle de Qualidade

Esta etapa é responsável pela verificação da qualidade da imagem

digitalizada, segundo os parâmetros técnicos e operacionais estabelecidos em

cada etapa executada anteriormente.

4.4.4 – Indexação

A indexação é o relacionamento de cada documento digitalizado com

seus respectivos índices de recuperação.

A Indexação deste trabalho será simplificada, rápida e segura para a

pesquisa e localização das informações. Os campos de indexação serão

levantados durante o preparo técnico da documentação, pelos responsáveis

indicados pelaCOMAER, que acompanharão a execução do projeto.

4.4.5– Gravação

Com posse das imagens dos documentos, realiza-se a liberação destas

informações para o próximo subsistema. A forma de armazenamento definida

para esse trabalho de digitalização será a gravação dos documentos em mídia

do tipo CD-R e/ou DVD em duas cópias.

30

4.5- Transferência do Acervo

A transferência dos documentos para o SEGECAE será de

responsabilidade do COMAER e terá o acompanhamento e orientação dos

arquivistas do SEGECAE, conforme prevê o Decreto Nº 4.553, de 27 de

dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações,

documentos e materiais sigilosos da administração pública federal: “O

deslocamento de material sigiloso é de responsabilidade do detentor da

custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo”.

4.5.1- Procedimentos para a Transferência do Acervo

A transferência do Acervo deverá obedecer aos seguintes

procedimentos:

a) Os documentos deverão estar acondicionados em caixas de

papelão devidamente lacradas e acompanhadas de

instrumento descritivo que permita a identificação de cada

documento;

b) O instrumento descritivo deverá conter os seguintes dados:

Órgão de procedência, número das embalagens utilizadas no

transporte; descrição do conteúdo, indicando, entre outras

informações, a quantidade de documentos acondicionados em

cada caixa e quantidade;

c) O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do

responsável pela transferência dos documentos, que deverão

estar em duas vias, sendo que uma ficará no COMAER a

outra deverá ser remetida ao SEGECAE para conferência dos

documentos. Recomenda-se que no ato do recebimento da

31

documentação no SEGECAE esteja presente um funcionário

do COMAER; e

d) Os responsáveis pela transferência deverão assegurar a sua

integridade e confiabilidade por meio da adoção de

procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem

riscos e garantam a segurança de maneira a evitar a

corrupção ou perda de informações.

4.6- Responsabilidades e atribuições para a execução dos projetos

4.6.1 – Comando da Aeronáutica–COMAER

Caberá a OM a justificativa de solicitação de recursos financeiros para a

execução do projeto.

4.6.2 - Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos - SPADAER

A Subcomissão de Avaliação de Documentos do COMAER deverá:

Ø Informar ao SEGECAE por meio de ata a determinação de microfilmagem e

digitalização do acervo;

Ø Acompanhar a execução dos serviços;

Ø Definir a organização dos documentos para a microfilmagem e digitalização;

Ø Aprovar do microfilme piloto; e

Ø Aprovar o CD/DVD piloto.

4.6.3 – Responsabilidade do CENDOC

Caberá ao CENDOC:

32

Ø Supervisionar a execução de todo o serviço executado.

4.6.4 – Responsabilidades do SEGECAE

Caberá ao SEGECAE:

Ø Elaborar o Projeto de Solução Documental;

Ø Promover a articulação das atividades de assistência técnica, para

estabelecer prioridades e disciplinar a prestação de serviços, objetivando o

planejamento e o bom desempenho do Projeto;

Ø Fiscalizar a execução do Projeto;

Ø Aprovar da planilha de implantação; e

Ø Assessoramento técnico especializado.

33

Conclusão

No Comando da Aeronáutica - COMAER, como em todas as Organizações

Públicas ou Privadas, um dos bens mais valiosos é a informação. É raro o

processo ou atividade que não gera informações que precisam ser

preservados. Neste sentido é relevante a gestão da informação no COMAER,

visando à preservação do conhecimento adquirido através da formação de

pessoal especialista em diversas áreas do conhecimento aeronáutico

Pode-se dizer também que devido à constante evolução tecnológica no

espaço mundial, o acesso à informação de maneira rápida e eficaz se torna

cada vez mais necessário. Diante disso, além da microfilmagem, a

transformação da documentação física em documentos digitais (Digitalização)

faz-se essencial, devido aos benefícios que esta proporciona aos seus

usuários, dos quais podem ser destacados: agilidade e precisão na localização

de arquivos; segurança na recuperação de informações, economia de espaço

físico; acesso simultâneo aos documentos; garantia da integridade do arquivo

durante anos, sem perda da qualidade das imagens, e possibilidade de

copiarem os documentos sem retirá-los do arquivo

Diante disso, cabe ressaltar que a preservação de acervos documentais se

torna essencial em razão da necessidade do Comando da Aeronáutica de

proporcionar acesso às informações por parte de interessados, para atingir

seus fins com oportunidade, sob pena de comprometer ou até inviabilizar ações

da administração pública

Este trabalho é o ponto de partida para viabilizar a solução documental

necessária ao COMAER.

34

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

FONSECA, Maria Odila Kahl. Arquivologia e Ciência da Informação. 1 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. HEREDIA HERRERA, A. Archivistica general: teoria y prática. 6.ed. Sevilla, 1993. INOJOSA, R. M. Gerenciamento de documentos: avaliação. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITÁRIOS, 1., Campinas, 1992. Anais...Campinas: UNICAMP, 1992. JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. In:ACERVO, Rio de Janeiro, v.2, nº 2, jul/dez.1987. p.35-42. JENKINSON, H. A manual of archive administration. London: Percy Lund, 1965. JUNIOR, I.M. et al. Gestão da Qualidade. 6. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV,2005 KURTZ, C. M. Arquivística contemporânea. In: TEXTOS de arquivologia. Santa Maria: UFSM, AAB/RS, 1997. p. 91-99 LODOLINI, E. El problema fundamental de la archivística: la naturaleza y el ordenamiento del archivo. In: GUTIERREZ MUÑOZ, C. Archivística. Lima: Universidad Católica, 1991. p. 30-51 PORTARIA MD Nº 672, DE 25 DE OUTUBRO DE 2001 – Institui o Sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos (SGED/MD) para o Ministério da Defesa e a sua Implantação; PORTARIA Nº 627/GC3, DE 7 DE JUNHO DE 2004 – Aprova a reedição da Instrução sobre Organização, Edição, Distribuição e Controle do Boletim do Comando da Aeronáutica;

PORTARIA Nº 1.329/GC3, DE 20 DE DEZEMBRO DE 2004 – Dispõe sobre o projeto Gestão Eletrônica de Documentação (GED)

PORTARIA COMAER Nº 274/GC3, DE 29 DE ABRIL DE 2008 – Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Comando da

Aeronáutica e dá outras providências.

35

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 02

AGRADECIMENTO 03

DEDICATÓRIA 04

RESUMO 05

METODOLOGIA 06

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS 07

SUMÁRIO 08

INTRODUÇÃO 09

CAPITULO I

HISTORICO DA FORÇA AEREA BRASILEIRA 10

1.1-Centro de documentação e histórico da aeronáutica- CENDOC 12

1.1.2-Cendoc na atualidade 13

1.2-Serviço de arquivo e correspondência da aeronáutica-SEGECAE 14

1.2.1-Segecae na atualidade 14

CAPITULO II

ARQUIVO:CONCEITO E EVOLUÇÃO 15

2.1-Gestão de documentos 16

CAPITULO III

ARQUIVISTICA 18

3.1-Documentos tradicionais 18

3.2-Documentos tradicionais x Novas tecnologias 19

3.3-Microfilmagem 20

36

3.4-Digitalização 20

CAPITULO IV

GESTÃO DE PROJETOS ARQUIVISTICOS 22

4.1-Importancia de projetos arquivisticos no COMAER 22

4.1.1-objetivos dos projetos arquivisticos 23

4.2-Implantação de projetos arquivisticos 23

4.3- Tecnologia empregada na realização dos projetos 25

4.3.1- Operação de microfilmagem 26

4.3.1.1-Processamento 26

4.3.2- Controle de qualidade 26

4.3.2.1-Densiometria 26

4.3.2.2-Resolução 27

4.3.2.3-Residuos químicos e secagem do microfilme 27

4.3.2.4-Inspeção óptica 27

4.3.3-Duplicação 27

4.3.1-Acondicionamento 27

4.3.2-Arquivamento 28

4.4-Operação de digitalização 28

4.4.1-Captura de imagem 28

4.4.2-Tratamento das imagens 29

4.4.3-Controle de qualidade 29

4.4.4-Indexação 29

4.4.5-Gravação 29

4.5-Tranferencia do acervo 29

37

4.5.1-Procedimentos para transferência do acervo 30

4.6-Responsabilidades e atribuições para a execução do projeto 31

4.6.1-Comando da Aeronáutica 31

4.6.2-Subcomissao permanente de avaliação de documentos-SPDAER 31

4.6.3 Responsabilidades CENDOC 31

4.6.4-Responsabilidades SEGECAE 31

CONCLUSÃO 33

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 34

INDICE 35