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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “ LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
A GESTÃO FINANCEIRA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR
Por: Adriana Corrêa Mendonça
Orientador
Prof: Sergio Majerowicz
Rio de Janeiro Outubro/2010
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “ LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
A GESTÃO FINANCEIRA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR
Apresentação de Monografia á Universidade
Candido Mendes (Projeto A vez do Mestre)
Como Requisito para obtenção do grau
Especialista em Finanças e Gestão
Corporativa.
Por: Adriana Corrêa Mendonça
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AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus, que esta sempre me dando forças para prosseguir e
nunca desistir.
A minha família que esta sempre ao meu lado, me apoiando na busca de
novos conhecimentos.
A todos que direta e indiretamente contribuíram para a realização deste
trabalho.
E em especial dedico este trabalho a minha mãe, pelo apoio e incentivo que
nunca me faltaram.
Ao meu orientador Sergio Majerowicze e os demais professores da Vez do
Mestre.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho ao amado
Senhor e Salvador Jesus Cristo
que na sua infinita sabedoria
me mostrou o caminho a seguir.
5
RESUMO
Este trabalho tem o propósito de enfatizar a necessidade de organização nos
principais controles financeiros. Sabendo que para haver possibilidade de uma
gestão eficaz e controle no setor de contas a pagar, é necessário que o gestor
financeiro conheça as finanças da empresa e saiba como utilizar corretamente as
ferramentas, que pode ser uma das principais fontes de informação para a tomada
de decisões. Para uma boa gestão das empresas há a necessidade de controles
internos de contas a pagar de maneira que se visualizem todas as informações de
uma maneira globalizada para a tomada de decisões. Aplicar o controle no contas a
pagar em uma empresa é uma estratégia boa para conseguir administrar todos os
negócios da empresa. Através deste controle ninguém sairá insatisfeito, a empresa
não pagara juros e multas desnecessárias e o fornecedor não ficará sem receber
seus pagamentos em dia. Existem várias ferramentas de controle, desde o mais
simples, podendo ser uma planilha em Excel , um software, ou ERP, será de acordo
com a necessidade de cada empresa.
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METODOLOGIA
Para este estudo foi utilizada a pesquisa bibliográfica para desenvolvimento
dos capítulos, que é conceituada por Marconi e Lakatos (2002) como uma forma de
pesquisa que visa expor o pesquisador ao contato direto com os mais variados
meios em que haja registro sobre o assunto, tais meios são classificados pelos
autores como fontes secundárias. No caso deste trabalho, as principais fontes
secundárias foram publicações (internet, livros e apostilas) a respeito do tema.
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SUMÁRIO INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I CONSIDERAÇÕES GERAIS 10 10 1.1 –O gestor e a função financeira
1.2 . - Controle como auxílio a gestão 14
1.3 - Controles financeiros básicos. 14
C APITULO II – O CONTAS A PAGAR 15 2.1 - O conceito de contas a pagar. 15 2.2 – A conta de fornecedores no contas a pagar 18 2.3 – O objetivo de contas a pagar. 20 2.4 – A importância do controle no setor de contas a pagar. 21 2.5 – O controle das contas a pagar 23 CAPÍTULO 3 – FERRAMENTAS PARA AS CONTAS A PAGAR 25 3.1 – Ferramentas de controle no contas a pagar 25 3.2 – benefícios de um software de contas a pagar para a contabilidade 27 3.3 – Vantagens de um software no contas a pagar. 28 3.4 - Implementação de um sistema ERP 29 3.5 - Vantagens do ERP para o contas a pagar. 30 CONCLUSÃO 33 BIBLIOGRAFIA 35 FOLHA DE AVALIAÇÃO 37
8
INTRODUÇÃO
As organizações têm passado por várias transformações em seus setores,
principalmente no setor financeiro.
As grandes mudanças econômicas e sociais alteram o curso da estabilidade
das empresas gerando uma mudança no sistema, afetando principalmente a área
financeira. Gestores precisam ter informações precisas, significativas e oportunas,
se quiserem tomar boas decisões.
A função do gestor financeiro de uma empresa além de tomar decisões de
investimentos e financiamentos, é analisar o controle financeiro, ou seja, coordenar,
monitorar e avaliar as atividades financeiras das empresas através de dados
financeiros.
Sem controle a empresa não sabe quando e quanto entrará de dinheiro em
caixa com exatidão, e assim não tem como programar as contas a pagar, correndo o
risco de acumular dívidas em uma época em que não haverá entradas suficientes
para liquidá-las.
Muitas vezes nesta situação, as empresas apelam para empréstimos em
bancos, pelos quais pagam altos juros para manter o seu crédito com os
fornecedores, desta maneira a empresa pode entrar em uma estrada sem saída,
acumulando cada vez mais dívidas.
Portanto é necessário fazer um controle eficaz, com relatórios de caixa, com
entradas, saídas, saldo atual e anterior.
Utilizar ferramentas que seja melhor para a empresa, de modo que se tenha
as informações necessárias para um controle eficaz. Possibilitando que o gestor
fique permanentemente informado sobre vencimento dos compromissos, como
estabelecer prioridades de pagamentos e o montante dos valores a pagar.
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Tendo em vista essa realidade, a contribuição deste estudo servirá como
alicerce e melhoria na gestão das contas a pagar permitindo a implementação de
novas ferramentas gerencias como modelos positivos e de resultados visíveis.
Analisando as possíveis melhorias, que poderão ser implantadas no setor de contas
a pagar de modo que o gestor financeiro avalie as melhores oportunidades de
assumir novos compromissos.
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CAPITULO I
CONSIDERAÇÕES GERAIS
1-1 – O Gestor e a função financeira
A função financeira está ligada as áreas que exigem tomadas de decisões na
empresa. O papel do gestor financeiro vem sofrendo inovações notáveis. Com o
atual sistema de registros contábeis, principalmente com o uso intensivo de
informática, a função financeira tem se tornado cada vez mais importante no
processo de tomada de decisões no sentido de atingir os objetivos da empresa.
Segundo Hoji(2003) as funções básicas do gestor financeiro são
análise,planejamento, controle financeiro, tomada de decisões de investimentos e
tomada de decisões de financiamento. Em termos gerais é relevante dizer que:
Conhecer as finanças da empresa e saber como utilizar corretamente suas
ferramentas pode ser uma das principais fontes de informação para auxiliar na
tomada de decisões. Longeneker, Moore e Petty(2004) afirmam que dizer que os
gestores e empresários devem ter conhecimento sobre o processo contábil, não
significa dizer que eles precisam tornar-se peritos em contabilidade, mas que
precisam saber como lidar com as ferramentas financeiras, inclusive os
demonstrativos financeiros, para poder identificar quais métodos contábeis poderão
funcionar com mais coerência na empresa em questão.
Lemes Júnior(1999;p.320) caracteriza finanças como “ A arte e ciência de
administrar recursos econômicos e financeiro.
A administração financeira tem sido de importância crescente para as
empresas de pequeno e médio porte. O sucesso empresarial demanda cada vez
mais o uso de práticas financeiras e controles apropriados.
11
De acordo com Santos(2001), durante anos a administração financeira nas
empresas foi meramente executiva, consistindo basicamente em receber e pagar e,
por isso, era considerada uma simples extensão da administração geral.
Esse quadro mudou, surgindo maiores exigências para gestão financeira em
virtude da crescente complexidade da economia brasileira e da expansão e
sofisticação de nosso mercado financeiro.
Para uma boa gestão das empresas há necessidade, de controles internos de
contas a receber, contas a pagar, contencioso, bancos, caixa, receitas e despesas
de um sistema de custos e formação do preço de venda, da correta apuração de
resultados periódicos, do acompanhamento da rentabilidade, do fluxo de caixa,
compras, gestão de estoques e da análise constante dos seus resultados voltada
para o diagnóstico financeiro, de forma que possibilite a visão pelo proprietário ou
sócios da empresa da sua performance econômico financeiro.
12
1-2 Controle como auxílio a gestão.
Para o administrador realizar com eficiência os objetivos organizacionais
adequadamente, ele deve exercer quatro funções: planejar, organizar, liderar e
controlar. Porém as três primeiras não funcionarão adequadamente se a última, o
controle, não for executada com eficiência.
Controle é uma função do processo administrativo, que mediante a
comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o
desempenho e o resultado das ações com a finalidade de realimentar os tomadores
de decisões, para que eles possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou até
mesmo interferir em funções do processo administrativo para ter a certeza de que os
resultados satisfaçam aos desafios e a meta da empresa.
Queji (2002, p.60) destaca que:
Os controles financeiros são parte fundamental no processo de
Administração das empresas, arrolando como controles financeiros
básicos: o caixa, bancos, contas a receber, contas a pagar e o
controle de estoque. Afirma que esses controles básicos fornecem
informações para a gerência das finanças quanto ao capital de giro,
ao fluxo de caixa, ao controle de custos e preços.
A implantação e manutenção de controles financeiros na administração da
empresa são fundamentais para a tomada de decisões.
13
Segundo Assaf Neto e Silva(2002, p.35). “ no contexto econômicos modernos
de concorrência de mercado exigem das empresas maior eficiência na gestão
financeira de seus recursos, não cabendo indecisões sobre o que fazer com eles”.
É comum encontrar empresas que não conhecem os valores exatos a receber
no dia. Para obter esta informação com precisão, perde-se muito tempo buscando
informações anotadas em diversos lugares, muitas vezes sem consistência. E sem
este controle não se consegue administrar corretamente a carteira de clientes,
evitando atrasos e perdas.
Não é possível uma empresa sobreviver sem que haja um esmerado controle,
especialmente das informações básicas necessárias à gestão financeira.
Sem o conhecimento exato dos valores a receber, a pagar, saldos de
recursos, receitas obtidas e despesas incorridas, não se pode administrar
corretamente as finanças de um negócio. Estas informações são básicas para a
tomada de decisão.
14
1-3 - Controles Financeiro Básicos
Os controles financeiros são indispensáveis às empresas, pois além de
essências para o controle da administração, servem de base para instrumentos de
planejamento. Os principais são:
1) Registro de caixa e bancos: Este controle tem a finalidade de
manter o registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa
que ocorrem diariamente;
2) Controle de estoques: Os estoques constituem aplicações da
empresa. Sendo assim, podem representas uma parcela relevante dos
ativos totais da mesma. Além do controle dos itens que compõem os
estoques, a manutenção de determinados níveis ideais torna-se
fundamental importância para a empresa.
3) Controle de contas a pagar e contas a receber: São controles
que visam dar informações essenciais referentes aos compromissos
assumidos e créditos da empresa, provenientes de vendas a prazo.
15
CAPÍTULO II
O CONTAS A PAGAR
2-1 - CONCEITO DE CONTAS A PAGAR
O conceito de contas a pagar é bastante simples, ou seja, é exatamente isso
mesmo que a nomenclatura anuncia: um determinado número de contas
necessárias de serem pagas em uma determinada data – ou em mais de uma.
Este mecanismo é muitíssimo utilizado pela maioria das empresas atuantes
no mercado no mundo moderno dos dias de hoje e tal mecanismo é tão eficiente
que muitas pessoas comuns estão trazendo este método para dentro de suas
próprias casas, a fim de conseguir se organizar de tal forma com suas próprias
dívidas que a pessoa e a empresa nunca serão pegas de surpresa com dívidas
inesperadas ou por cobranças esquecidas numa gaveta, correndo assim o risco de
ter o serviço interrompido ou cancelado.
Aplicar o conceito de contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa
para conseguir administrar melhor todos os negócios referentes à mesma. Através
desta organização, nenhum prestador de serviço ou fornecedor da companhia não
ficará sem receber seu pagamento em dia e com isso a empresa pouco
provavelmente terá que enfrentar situações de desconforto e de insatisfação com
relação a seus parceiros – e neste meio dos negócios, o número de amigos e de
pessoas que suportam seus negócios é extremamente importante.
Nada que seja realizado aos extremos pode ser bom para qualquer pessoa,
mas mesmo assim aquelas que possuem uma boa dose de organização conseguem
ser melhores desenvolvidas no meio em que se encontram do que aquelas que não
se preocupam com este tipo de assunto.
Este quadro se torna ainda mais acentuado quando o assunto é dinheiro – e
mais especificamente, dívidas – de modo que as pessoas organizadas que fazem
planilhas de contas a pagar e outros mecanismos de recordação em geral
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conseguem administrar muito melhor suas economias do que aquelas que se
sustentam apenas em receber a conta e com sorte, lembrar de pagá-las.
Este conceito é muito simples, contas a pagar significa o dinheiro que a
empresa deve, em contas e obrigações.
Em contas a pagar estão incluídos dívidas contraídas com fornecedores de
matérias primas e insumos, obrigações com o fisco e outras saídas previstas de
dinheiro.
Silva (1995, p.163), diz que as contas a pagar têm o objetivo de:
Verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (notas
ficais, recibos, faturas de fornecedores etc.), através da emissão
de Autorização de Pagamentos e respectivo cheque. Ambos os
documentos devem ser assinados pelo principal responsável do
setor de finanças.
Nas contas a pagar também devem se incluir duplicatas a receber como cita
Gitman(2002, p.628)” são para as empresas a principal fonte de financiamento a
curto prazo não garantindo e resultam da compra de mercadorias a prazo, sem que
o comprador necessite submeter-se a muitas formalidades para evidenciar sua
obrigação para com o vendedor”.
A liquidação ocorre de acordo com as disponibilidades que contém no caixa
da organização.
Em contas a receber estão incluídos todos os valores que deverão ser
recebidos pela empresa. Simplificando: Despesas e Receitas.
A Receita a receber é uma situação simétrica à despesas a pagar, ou
seja, corresponde a uma receita auferida que não foi recebida nem
ainda emitida a fatura correspondente, ou seja, existe a certeza de
uma receita. Tal certeza decorre de um compromisso formal,
assumido com algum cliente, realizado total ou parcialmente, de
modo que tal cliente deve ter certo montante à empresa (PIZZOLO,
2000,p.73)
17
Apesar de ser um conceito extremamente simples, é de fundamental
importância para o bom andamento de um negócio que despesas e receitas sejam
estimadas, avaliadas, monitoradas e controladas para que o negócio seja lucrativo.
Contas a pagar e contas a receber são, via de regra, discriminadas no
chamado fluxo de caixa.
O fluxo de caixa lista e registra os valores recebidos e gastos em uma
empresa dentro de um período de tempo previamente estabelecido
Considerar o fluxo de caixa de uma organização um instrumento
gerencial não significa que ela vai prescindir da contabilidade e os
relatórios gerenciais por ela gerados. Ao contrário, com o
fortalecimento dos relatórios gerenciais gerados pela contabilidade se
pretende aliar a potencial idade do fluxo de caixa para melhor
gerenciar suas decisões(FREZATTI, 2006 p.28).
Desta forma trata-se de considerar que o fluxo de caixa também deve ser
compreendido como instrumento que traga subsídios para o processo de tomada de
decisões.
Considera-se que o fluxo de caixa é o levantamento das entradas e saídas de
recursos da empresa e que deve ser controlado pelo gestor evitando assim
problemas de liquidez.
18
2 -2 - A conta de fornecedores no contas a pagar.
Uma das principais obrigações de empresas comerciais é os fornecedores. As
políticas de compra podem definir as limitações da empresa com relação á crédito
com seus clientes.
Porém é de extrema necessidade que as empresas mantenham um bom
relacionamento com seus fornecedores. Silva(2006, p.134) afirma que:
A conta de fornecedores representa as compras a prazo efetuadas
pela empresa. Tais compras compreendem as mercadorias, as
matérias-primas, os componentes utilizados na produção e outros
matérias de consumo. Os fornecedores podem ser nacionais ou
estrangeiros. [...] Pode ainda ocorrer de empresas coligadas ou
controladas também aparecem como fornecedoras.
Além dos fornecedores ainda estão nas contas a pagar os valores referentes
a pagamentos de financiamentos que normalmente são exigíveis a longo prazo por
encerrar suas obrigações em exercícios seguintes ao período de referência. São
obtidos em bancos comerciais e incorrem seus encargos, taxas e juros a pagar
(JUNIOR; BEGALL, 2002).
É preciso analisar sempre o custo do capital que para Hoji(2003, p.194) é
calculado com base em diversas fontes de financiamento de caráter permanente e
de longo prazo, que compõe a estrutura de capital da empresa”.
Também são consideradas compromissos a pagar: os salários e contribuições
especiais. Esses compromissos fazem parte da movimentação mensal da empresa e
são prioridades da empresa.
Aplicar o controle no contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa
para conseguir administrar melhor todos os negócios referentes à mesma.
19
Através deste controle, nenhum prestador de serviço ou fornecedor da
companhia não ficará sem receber seu pagamento em dia e com isso a empresa
pouco provavelmente terá que enfrentar situações de desconforto e de insatisfação
com relação a seus parceiros.
20
2.3 - Objetivo de controles no contas a pagar
O objetivo é proporcionar ao gestor financeiro uma visão global de todos os
compromissos assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fácil os
pagamentos a serem efetuados em determinado período, evitando o aumento de
custos (juros e multas);
O responsável tem o objetivo de verificar, controlar e processar os
pagamentos de contas (notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores etc.), através
da emissão de autorização de pagamentos e respectivo cheque.
Ambos os documentos devem ser assinados pelo principal responsável pelo
setor de finanças.
Este setor requer atenção especial da administração, pois sempre envolve
grandes somas de dinheiro.
21
2.4 - A importância do controle no setor de contas a pagar.
Para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar
alguns controles gerenciais, que forneçam sistema gerador de informações que
possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus
resultados.
O controle das Contas a Pagar fornece informações para tomada de decisões
sobre todos os compromissos da empresa que representem o desembolso de
recursos.
As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa,
representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas,
serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros.
O controle deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente
envolve com grande quantidade de dinheiro.
O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes
elementos:
a) Identificar todas as obrigações a pagar;
b) Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
c) Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
d) Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
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e) Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa
e juros;
f) Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
g) conciliação com os saldos contábeis.
De acordo com a apostila SEBRAE(2000), o controle no contas a pagar serve
para avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de
maneira a não centralizar muitos pagamentos em determinadas datas.
Este controle possibilita que o gestor fique permanentemente informado sobre
vencimentos dos compromissos e como estabelecer prioridades de pagamento e o
montante dos valores a pagar.
Os controles podem ser fortalecidos por procedimentos que tragam
segurança á administração da empresa, como separar as funções entre pagamento
e compra; autorizar e aprovar compras e pagamentos; utilizar cheques ou sistema
eletrônico de pagamentos e obter documentação adequada que comprove o
pagamento.
23
2.5 - O CONTROLE DAS CONTAS A PAGAR
Trata-se de uma ferramenta de controle que deve ser regularmente registrada
atualizando-se novas informações das compras a prazo, bem como, dos registros de
movimentações de pagamentos ocorridos nos títulos.
O objetivo da administração de contas a pagar consiste em administrar os
compromissos de maneira tal que proporcione melhor fluxo de caixa possível.
Portanto, decisões sobre compras a prazo devem estar obrigatoriamente
associadas à previsão de entradas de recursos, via de regra, oriundos das vendas a
prazo já realizadas e das vendas a vista previstas mediante históricos de
comercialização.
Assumir compromissos de compras a prazo sem uma devida consulta às
previsões de disponibilidades no fluxo de caixa pode provocar grandes problemas
num futuro muito próximo. Esta prática é responsável pela grande maioria dos
problemas financeiros suportados pelas empresas menos organizadas.
Recomenda-se implantar um sistema financeiro informatizado. Existem
diversos sistemas disponíveis no mercado que requerem pequeno valor de
investimento..
24
2.6 - Procedimentos no contas a pagar
Manter controle dos compromissos financeiros da empresa, registrando em
sistema de computador os documentos correspondentes (notas fiscais, faturas,
contratos, recibos etc.), para encaminhamento para pagamento nos respectivos
vencimentos.
Manter controles dos pagamentos referentes a compromissos com cláusulas
contratuais e pagamentos programados, tais como contratos de leasing,
manutenção de equipamentos e aluguéis, visando o cumprimento do contrato e
efetivação dos pagamentos nas datas acordadas.
Preparar relatórios com previsão de valores a pagar, em bases semanais e
mensais, para efeitos de elaboração do Fluxo de Caixa.
Calcular juros incidentes sobre títulos vencidos, observando instruções do
credor, para quitação do débito.
Controlar as retenções de imposto de renda, através de sistema de
computador, e emitir as guias para recolhimento.
Controle de movimentação bancária diária, através de planilhas eletrônicas,
para apurar eventuais saldos devedores e lançamentos bancários não
correspondidos pela contabilidade.
Contatar fornecedores e bancos para solução de pendências relacionadas a
pagamentos.
25
CAPÍTULO III
3-1 – Ferramentas de controles no setor de contas a pagar.
Desde os mais simples programas de planilhas de contas a pagar até
sistemas integrados de controle financeiro, existem inúmeras opções para a
informatização dos processos e tarefas de uma tesouraria. As soluções mais
adequadas irão depender, obviamente, do porte da empresa, seu faturamento, tipo
de negócio e outras particularidades que devam ser observadas.
Diretores financeiros, controles e tesoureiros estão aptos a escolher os
programas mais adequados para a empresa, tendo em vista necessidades e tipo de
demanda existente.
Cada compromisso que a empresa assume perante terceiros deve, baseado
em documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloqueto de
cobrança bancária, formulário simples de pedido ou orçamento, cópia de cheque,
pré-datado ou formulário interno em que conste pelo menos o nome do credor, o
valor e a data do compromisso, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro
documento, de tal sorte que permita com uma passada de olhos conhecerem todos
os compromissos vincendos, suas datas e valores bem como o seu montante.
Através deste relatório todos os compromissos da empresa são controlados,
fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus
compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos,
duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas.
26
Ex: de Planilha em excell
27
3-2 Benefícios de um software de contas a pagar para a contabilidade
O elemento mais importante para o software de contabilidade é o módulo
de contas a pagar. A razão para isto é que, sem a possibilidade de pagar as contas
efetivamente como uma empresa, o gestor irá falhar como negócio,
independentemente de qual seja a aparência das contas a receber da empresa.
O software de contabilidade que a empresa comprar deve ter boas funções
de contas a pagar dentro dele. Surpreendentemente, pesquisas mostram que hoje
em dia, muitas empresas ainda utilizam diários contábeis em papel e estão indo a
falência como conseqüência de uma ruim administração das contas a pagar.
O benefício de ter os módulos de contas a pagar em um software de
contabilidade é que vai poupar dinheiro a longo prazo.
O uso do módulo de contas a pagar de forma consistente, e corretamente, a
empresa irá funcionar muito melhor. Gera lembretes sobre faturas que precisam ser
pagas, gerar pagamentos, e ter estes pagamentos registrados também.
O software será capaz de recuperar vias eletrônicas desses registros caso
precise deles. Com a contabilidade feita em papel, este processo consome muito
mais tempo, e por isso, O software de contas a pagar irá definitivamente, a longo
prazo para salvar tempo e dinheiro da empresa.
28
3- 3 - Vantagens de um software no contas a pagar.
• Controle das autorizações de pagamentos, de forma que possibilite à
empresa a controlar todo o seu fluxo de pagamentos.
• Possibilidade de se fazer as baixas vinculadas às contas bancárias, podendo
inclusive emitir cheques para essas baixas.
• Controle específico sobre o adiantamento de fornecedores, permitindo o
controle e registro de todos os adiantamentos realizados e todos os compromissos
com os fornecedores.
• Geração de arquivos de pagamento escritural com aprovação através de
definição de alçadas e posterior leitura do arquivo retorno, efetuando
automaticamente as baixas vinculadas a cada conta corrente movimentada.
• Total controle de impostos retidos, com emissão automática de guias e
cadastro automático de títulos para pagamento dos impostos retidos, com calendário
de vencimento individualizado para cada imposto.
• Relatórios operacionais completos, com dezenas de possibilidades de
visualização dos relatórios de contas a pagar, , extrato credor, saldos de
adiantamento, etc.
29
3 - 4 – Implementação de um sistema de ERP
ERP é um sistema de gestão empresarial, que integra todos os
departamentos da empresa de forma que todos façam parte de um sistema
integrado. ERP veio facilitar tanto o dia a dia do profissional operacional, uma vez
que previne erros, agiliza e integra processos, quanto para auxiliar os gestores da
organização na administração, visto que ajuda a reduzir custos operacionais,
detectar fraudes e controlar os negócios de forma rápida, prática e segura. É uma
ferramenta que irá ajudar no controle das contas a pagar.
Os sistemas ERPs são geralmente formados por módulos integrados, e
automatizam todos os processos de uma organização abrangendo desde o controle
de receitas, fluxo de caixa, markup, inadimplência, controles financeiros de contas a
pagar de contas a receber até o controle de estoques, perdas, custos e de
produção, entre outras áreas. Isto significa toda a atividade da empresa fluindo
dentro de uma mesma ferramenta que oferta informações de cada operação em
tempo real. Além de eliminar os relatórios em papel oferece uma enorme gama de
informações através de relatórios eletrônicos e gráficos. E são estas informações
que irão servir de base à tomada de decisões gerenciais.
O departamento de contas a pagar, saberá rapidamente quanto de dinheiro
destinar a quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de salários, de
acordo com as informações que o setor de recursos humanos disponibilizar no
sistema.
É importante a empresa entender quais as necessidades da empresa em
relação ao sistema ERP.
30
3.4.1 Vantagens de ERP para o contas a pagar:
-Cadastro autmomático de titulos para boletos de cobrança e outros
lanaçamentos baseados em datas sequenciais;
- Permite a quitação parcial de uma conta;
- Permite a quitação em lote;
-Imprime se necessário a autorização de pagamento;
- Gera remessa bancária para pagamento de fornecedores;
- Impressor de cheques totalmente integrado;
-Possui pesquisa para encontrar uma conta através de vários argumentos;
-Conciliação bancária;
-Emissão de cheques;
-Controle de cheques emitidos;
Outra vantagem que esta ferramenta oferece é a eliminação da redigitação,
pois as informações fluem entre os módulos, e uma vez inserido um dado em
qualquer departamento, este fica disponível em todo o sistema.
Antes do ERP as empresas usavam planilhas estáticas ou tinham um sistema
para cada departamento, nada se integrava e com isto se perdia muito em
informações, confiabilidade e agilidade.
31
Exemplo de Sistema ERP
32
33
CONCLUSÃO
O mundo moderno com certeza trouxe um grande número de facilidades e de
confortos para a humanidade, porém também trouxe um grande número de
exigências e de mudanças de comportamento que de uma forma ou outra as
pessoas acabaram se vendo no meio desse ciclo infinito, principalmente quando
acentuamos que a principal característica dessa sociedade é a do consumo
constante de qualquer tipo de bem, tornando as coisas muito rapidamente
descartáveis e obrigando que os indivíduos possuam algum tipo de controle
financeiro para não acabar com sua reputação no mercado
A inexistência de uma adequada gestão financeira pelas empresas provoca
vários problemas de análise, planejamento e controle financeiro das suas atividades
operacionais.
Cada gerente investido da autoridade deve ter plena responsabilidade de
todas as funções atribuídas e pela atuação da organização. Sendo assim é
necessário criar controles que lhe possibilitem saber se esta agindo de acordo com
critérios estabelecidos para a sua função. É de máxima importância que cada Vez
mais as empresas, aprimorem seus planejamentos e controles a fim de evitarem
situações insolúveis.
A atividade bem sucedida de qualquer empresa, grande, média ou pequena,
requer controles apropriados.
No contas a pagar tem que ser usado uma ferramenta eficaz para controlar
tudo o que se relaciona ao pagamento de contas, faturas e contas. De maneira que
auxilie o setor da contabilidade, emitindo relatórios das contas a pagar, das contas
atrasadas, já pagas, etc.
Este sistema pode ser montado através de planilhas simples no excell,
aplicativo que a empresa já possui, adaptando conforme a necessidade da empresa.
Se a empresa preferir ela pode adquir um software pronto, no qual ela vai lançar
todos os dados da empresa..
34
Também é possível adquirir um sistema ERP, através de empresas
especializadas, que dão suporte técnico necessário.
Para facilitar a implantação dos controles e não haver mais perda de tempo é
aconselhável que seja adquirido um software de controle apropriado para seu porte.
O princípio fundamental de gestão no contas a pagar é “Não se deve pagar
nenhuma conta antes do vencimento”.
Aplicar o controle de contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa
para conseguir administrar melhor todos os negócios referentes á mesma. Com o
controle no contas a pagar nenhum prestador de serviço ou fornecedor da
companhia ficará insatisfeito.
Conclui-se para uma gestão eficaz da saúde financeira da empresa é
necessário a utilização eficiente de controles financeiros, sem as quais empresas
podem contrair altos prejuízos e chegarem a uma posição que pode se tornar sem
volta. Tendo como base a pesquisa realizada, verificou-se a importância de
implantar um sistema de controle no setor de contas a pagar.
35
BIBLIOGRÁFIA
ASSAF NETO, Alexandre e SILVA, César AugustoTibúrcio. Administração do
capital de giro. SÃO Paulo: Atlas, 2002.
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GITMAN, Lawrence J. Princípios de administração financeira. 7. ed. São
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LAKATOS, Eva Maria, Marconi, Mariana de Andrade. Técnicas de
Pesquisa.5.ed. São Paulo: Atlas, 2002.
LEMES JÚNIOR, Antônio Barbosa; RIGO, Cláudio Miessa; CHEROBIM, Ana
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brasileiras. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus-Elsevier, 2004.
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Administração de pequenas empresas. Tradução Maria Lucia G. L. Rosa e Sidney
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PIZZOLATO, Nélio Domingues. Introdução à Contabilidade Gerencial. 2.ed.
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SANTOS, Edno Oliveira. Administração Financeira da Pequena e Média
Empresa. São Paulo: Editora Atlas, 2001.
37
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da instituição: A VEZ DO MESTRE
Título da monografia: A GESTÃO FINANCEIRA NO CONTAS A PAGA
Autor: ADRIANA CORRÊA MENDONÇA
Data de Entrega: 21/09/2010
Avaliado por: SÉRGIO MAJEROWICZE
Conceito:
