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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O GESTOR DE TRANSPORTES NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
E SUAS ATRIBUIÇÕES
Por: Jilmar Alves Machado
Orientadora
Professora Mary Sue Pereira
Rio de Janeiro
2009
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O GESTOR DE TRANSPORTES NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
E SUAS ATRIBUIÇÕES
Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do
Mestre – Universidade Candido Mendes como
requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Gestão Pública
Por: . Jilmar Alves Machado
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, a Jesus, a minha
família e aos amigos de classe por
tornarem possível a realização de mais
este sonho em minha vida.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a todas as pessoas
que, silenciosa e voluntariamente,
trabalham na Obra Social Antonio de
Aquino dando a sua contribuição para a
transformação do nosso planeta em um
mundo mais justo.
5
RESUMO
Há trabalhos que são realizados de forma silenciosa para que outros possam
acontecer. Em função disso, a grande maioria das pessoas não se dá conta do
que efetivamente ocorre diariamente em alguns setores da Administração
Pública para que determinados serviços sejam bem prestados à população. O
presente trabalho apresenta as atribuições que estão sob a responsabilidade
de um setor de transportes e o que é necessário para as mesmas sejam
exercidas de forma adequada. Não há lugar algum onde esteja retratada esta
temática de forma tão detalhada e é isso que foi elaborado. Um gestor de
transportes não tem como única atribuição disponibilizar um veículo limpo com
motorista uniformizado para atender a pedido. Será visto o quanto de trabalho
está por trás desta simples solicitação. É apresentado de forma sucinta como
trabalham diversos setores de transportes de órgãos públicos pesquisados,
mostrando também que cada um faz isso de acordo com a sua realidade, seja
ela física, financeira ou política.
6
METODOLOGIA
A busca por informações a respeito do tema nos mostrou o quão exígua é a
disponibilidade de fontes de consulta sobre ele. Praticamente todo material
existente se baseia especificamente em experiências de trabalho em empresas
privadas e os poucos que retratam o serviço público o fazem sem englobar
todas as atribuições que hoje estão sob a responsabilidade de um gestor de
transportes na Administração Pública. Diante de tal evidência optei por retratar
a minha experiência de 3 (três) anos como chefe de um setor de transportes de
um órgão público, além de contar com a colaboração de colegas de diversos
outros órgãos públicos que deram a sua contribuição, seja gentilmente
disponibilizando a sua seção para uma visita, seja respondendo a um
questionário enviado pela internet.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - O que é gestão? 11
CAPÍTULO II - Gestão de Transportes na Administração Pública 14
CAPÍTULO III – Pesquisa de campo 33
CONCLUSÃO 50
BIBLIOGRAFIA 55
ANEXO 52
ÍNDICE 55
FOLHA DE AVALIAÇÃO 57
8
INTRODUÇÃO A Administração Pública é formada por uma imensa quantidade
de órgãos públicos, os quais, por sua vez, também são compostos por diversos
setores. Muitos destes setores não possuem a sua rotina descrita em livros ou
manuais, porém também não exigem conhecimentos específicos para a sua
administração, assim como também os seus componentes não precisam
possuir qualidades peculiares para lidar com as suas atribuições. Como poderá
ser observado posteriormente, o mesmo não pode ser dito da maioria dos
setores de transportes que fazem parte da estrutura dos órgãos públicos
brasileiros. Facilmente o patrimônio destes setores ultrapassam o valor de R$ 1
milhão, que ficam sob a responsabilidade do chefe. Diversas atribuições estão
atreladas ao setor de transportes e que fazem deste um setor em que não
existe rotina. Problemas dos mais diversos surgem diariamente envolvendo
veículos, motoristas, mecânicos, combustível, contratos, etc, etc.
Praticamente a totalidade dos cidadãos comuns e a grande maioria dos
servidores públicos acham que a maior atribuição de um setor de transportes é
o agendamento de veículos nas datas e nos horários solicitados pelos usuários.
A referida atribuição é a mais importante, porém é a mais simples. Para que
isso seja possível há uma série de serviços que precisam ser executados e
fiscalizados e que, como veremos, passam despercebidos por todos, uma vez
que ocorrem nos, popularmente chamados, “bastidores”, ou seja, internamente
a cada setor, sem que os demais sequer imaginem. Veremos também que,
para haver um motorista conduzindo um veículo, o contrato através do qual o
mesmo foi admitido precisa ser fiscalizado e a empresa contratada precisa
estar em dia com as suas obrigações. Além disso, a documentação do carro
precisa estar regularizada, assim como a sua manutenção também precisa
estar sendo feita de forma adequada. Nesta pequena demonstração é possível
perceber que, pelo simples fato de um veículo estar legal e seguramente
disponível para um atendimento, uma série de ações foram tomadas
anteriormente para garantir isso. Obviamente as citadas ações necessitam de
pessoas com conhecimento, experiência e boa vontade porque muitas destas
ações deverão ser aprendidas no dia-a-dia, uma vez que não há manual ou
9
livros didáticos onde são encontrados todos os procedimentos a serem
seguidos, além também destes procedimentos variarem de acordo com a
realidade de cada órgão público. Esta particularidade poderá ser observada na
pesquisa de campo realizada junto a diversos setores de transportes quando se
encontrou desde departamentos extremamente simples na sua estrutura até
aqueles altamente complexos com setores internos subordinados a um
chamado “diretor de transportes”.
Para possuir bons gestores de transportes, a Administração Pública
precisa investir na sua política de recursos humanos a fim de analisar o perfil
desejável para cada cargo e verificar qual seria o servidor que possuiria as
qualidades mais próximas daquelas almejadas. Treinamentos diversos e,
principalmente na área de gestão, precisam ser ministrados, tais como:
gerenciamento de frota, legislação de trânsito, legislação trabalhista, mecânica
básica, trabalho em equipe, licitação e contratos administrativos, etc. Um gestor
de transportes no serviço público precisa ser um profissional multidisciplinar,
sendo essencial que tenha habilidade para liderar grupos de pessoas diversas,
uma vez que lida com servidores, mas também com funcionários terceirizados.
O chefe deste tipo de setor precisa ter equilíbrio psicológico para lidar com
situações inesperadas e, em muitos casos, ele precisa tomar decisões rápidas
sob pressão. Este profissional precisa ser extremamente ético, uma vez que
lida diretamente com o patrimônio público, que precisa ser cuidado e utilizado
de uma forma responsável. Peças automotivas, combustível e óleo lubrificante
são alguns dos materiais administrados pelo setor de transportes que precisa
ter um pleno controle da entrada e saída destes itens a fim de estar sempre
preparado para possíveis auditorias. Apesar de não ser uma postura muito
esperada por parte de repartições públicas, os setores de transportes deveriam
realizar pesquisas de satisfação dos seus clientes internos, tabular os dados
coletados, traçar metas e planos de ação para melhorar os seus pontos fracos
como qualquer prestador de serviço consciente da sua missão, mas
infelizmente, de todos os órgãos públicos pesquisados apenas um realiza
parcialmente este tipo de monitoramento.
A indicação para a chefia de um setor extremamente técnico como o de
transportes precisa deixar de ser política para ser profissional e moral. O atual
10
momento exige uma mudança de postura por parte dos gestores públicos que
precisam estar conscientes da sua missão frente à nação brasileira. O atual
servidor, seja ele gestor ou não, precisa se desprender da imagem que
praticamente todos os cidadãos fazem dele e passar enxergar o serviço público
como um outro qualquer que precisa ser cumprido com seriedade e
responsabilidade, a fim de que se justifique o pagamento do seu salário no final
do mês.
11
CAPÍTULO I
O QUE É GESTÃO?
Em consulta ao dicionário, encontramos como sinônimos de gestão as
palavras gerência e administração. Assim, gestão é o ato ou efeito de gerir.
Segundo o professor Antônio Maximiano, no livro “Teoria Geral da
Administração”: “Gestão é o processo de tomar e colocar em prática decisões
sobre objetivos e utilização de recursos”. A finalidade última da gestão é
garantir a realização de objetivos por meio da aplicação de recursos.
1.1 – O que é um gestor? Qual é o seu papel e quais são as
suas atribuições?
Gestores são agentes ou protagonistas de um processo administrativo.
São funcionários responsáveis pelo trabalho de outros funcionários nas
organizações, também chamados chefes ou dirigentes.
Diversos estudiosos definiram o papel de um gestor, alguns dos quais
serão citados a seguir:
• Para Fayol, o trabalho do gestor consiste em tomar decisões,
estabelecer metas, definir diretrizes e atribuir responsabilidades
aos integrantes da organização, de modo que as atividades de
planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar estejam
numa sequência lógica.
• Henry Mintzberg não considera que o papel do gestor se limite
apenas a planejar, organizar, dirigir e controlar. Para este
estudioso os papéis são dez, os quais se dividem em três
aspectos básicos: tomada de decisões (ser empreendedor,
controlar distúrbios, administrar recursos e negociar); relações
humanas (ser “figura de proa”, ser líder, manter
relacionamentos); obtenção (transmissão de informações,
monitorar, disseminar, ser portavoz).
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• Para Andrew Grove, húngaro naturalizado americano, um dos
fundadores e presidente da Intel, três idéias básicas devem
orientar a gestão de alta performance: produção, trabalho de
equipe e empenho individual. Para Grove, produção é a palavra
que define os resultados do administrador, uma vez que todos
“produzem” de alguma forma. Trabalho em equipe é fundamental,
uma vez que os resultados de um gestor são os resultados das
unidades organizacionais sob sua supervisão direta e influência.
Ainda segundo Grove, o empenho individual é vital porque uma
equipe só trabalha bem quando cada um de seus integrantes
empenha-se ao máximo.
1.2- Gestão Pública x Gestão Privada
A diferença fundamental que se identifica entre a gestão pública e a
privada é no que tange aos resultados a serem atingidos. Obviamente há
empresas públicas que também têm o lucro financeiro entre suas metas, porém
estes casos não farão parte do escopo deste trabalho. De uma forma geral, o
gestor de uma empresa privada tem como limites apenas aqueles
determinados pelas leis, ou seja, estes profissionais estão impedidos de fazer
apenas aquilo expressamente proibido pela legislação vigente. Diferentemente
dos primeiros, ao gestor público só é permitido fazer aquilo que os legisladores
citaram nas leis específicas. Como exemplo, podemos citar a lei nº 8666/93,
que trata do assunto “Licitações e Contratos Administrativos”. Como será
abordado posteriormente, nesta lei o gestor público encontrará uma série de
determinações e limites a respeito de como proceder para a compra ou
aquisição de um produto ou serviço que deseja adquirir.
Mais do que nas empresas privadas, a doutrina da responsabilidade
social se aplica diretamente à Administração Pública. Os princípios desta
doutrina baseiam-se na premissa de que as organizações são instituições
sociais, que existem com autorização da sociedade, utilizam os recursos da
sociedade e afetam a qualidade de vida da sociedade. Um gestor público deve
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estar consciente da responsabilidade que está em suas mãos e agir de tal
forma a prestar à sociedade um serviço da melhor qualidade possível.
Além da responsabilidade social, o comportamento ético dos gestores
também está entre as tendências mais importantes que influenciam a teoria e a
prática da administração no início do terceiro milênio. O debate sobre o assunto
envolve tanto organizações privadas, quanto públicas. A ética lida com o que
pode ser diferente do que é da aprovação ou reprovação do comportamento
observado em relação ao comportamento ideal, o qual é definido por meio de
um código de conduta, ou código de ética, implícito ou explícito. Atualmente há
empresas públicas, como por exemplo o Banco do Brasil, que possuem o seu
código de ética explícito. Há 2500 anos os filósofos gregos já propunham que
os administradores públicos trabalhassem segundo os princípios da ética
absoluta.
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CAPÍTULO II
Gestão de Transportes na Administração Pública
Normalmente, na literatura disponível, o tema “Gestão de Transportes”
ou “Gestão de Frota” é apresentado como sendo um conjunto de atividades
que visam reger, administrar ou gerenciar um conjunto de veículos
pertencentes a uma mesma empresa. As atividades que são listadas
normalmente são: dimensionamento, especificação de equipamentos,
roteirização, custos, manutenção, renovação de veículos, entre outros. O
conceito apresentado se altera bastante na Administração Pública, uma vez
que há órgãos públicos que atribuem ao setor responsável pelos veículos
muitas outras atribuições, das quais podemos citar as seguintes, as quais serão
abordadas em detalhes posteriormente:
• Recebimento e administração de solicitações de atendimento
• Gestão de diversos contratos administrativos
• Legalização da frota
• Gerenciamento de multas de trânsito
• Administração de sinistros
• Especificação de produtos, equipamentos e veículos
• Administração de almoxarifado setorial
• Obtenção de licenças especiais para trânsito em áreas
seletivas
• Administração da manutenção da frota
• Pesquisa de satisfação dos clientes
A seguir iremos abordar cada uma destas atribuições, sendo que
algumas delas podem ou não ser atribuídas ao setor de transporte,
dependendo do entendimento e da realidade da administração de cada órgão
público.
15
2.1 – Recebimento e administração das solicitações de
atendimento
É comum na Administração Pública encontrarmos um setor de
transportes centralizado tendo que atender a uma estrutura administrativa
bastante descentralizada fisicamente, podendo tal descentralização abranger
todo um Estado. Tal realidade requer que haja uma gestão adequada de modo
que as solicitações sejam recebidas de forma padronizada, sejam
adequadamente registradas e programadas. Em alguns momentos em que a
demanda fica acima da disponibilidade, antes da programação, precisa-se
priorizar os atendimentos conforme critérios definidos pela Administração. Em
seguida precisa-se garantir que o veículo mais apropriado seja selecionado,
assim como o mesmo chegue ao destino na data e horário solicitado. O ideal,
nem sempre possível, é que sejam realizados acompanhamentos estatísticos
quanto à satisfação dos solicitantes quanto ao serviço prestado, questionando-
os quanto à qualidade do atendimento no que tange à pontualidade, aparência
e asseio do motorista, quanto ao conforto e limpeza do veículo e, em caso de
transporte de carga, se a mesma foi entregue como deveria. Infelizmente no
serviço público, normalmente, este acompanhamento não é realizado, primeiro
por carência de mão de obra e segundo porque muitos gestores ainda não se
vêem como “fornecedores” de um serviço para “clientes” e como tal deveriam
tentar fazê-lo da melhor forma possível, procurando sempre buscar formas de
aprimorar o atendimento.
Uma boa ferramenta complementar à pesquisa junto ao cliente é a
realização de auditorias periódicas nos documentos específicos de
entrada/saída de veículo, que é chamado de Boletim de Tráfego, Diário de
Bordo, Boletim do Veículo, etc. Neste tipo de documento o condutor registra
todas as informações sobre o veículo quando do seu recebimento
(quilometragem, combustível, acessórios, estado geral,etc), durante o
atendimento (locais e quilômetros percorridos, horários de chegada e saída
destes locais, etc) e no retorno do veículo à garagem.
16
2.2 – Gestão de contratos administrativos
Os contratos administrativos são documentos assinados por terceiros e
por um representante da Administração Pública, através do qual são criados
vínculos comerciais entre as partes e os primeiros se comprometem a fornecer
serviços e/ou produtos à segunda. Estes contratos têm como objetivo principal
a chamada terceirização, que é o repasse das atividades-meio ou de apoio
para terceiros especialistas, enquanto a administração se mantém executando
as atividades-fim e as atividades-meio consideradas estratégicas.
A gestão de contratos administrativos é basicamente o
acompanhamento por parte de um servidor público, formalmente designado
pela Administração Pública, do cumprimento de todas as cláusulas contratuais
a que se comprometeu o terceiro, chamado contratado, quando da assinatura
do referido documento. Com uma boa gestão de contratos pode-se obter:
• Melhoria da qualidade dos serviços prestados, uma vez que o gestor
pode acompanhar junto aos clientes como os mesmos estão sendo
atendidos, podendo em casos extremos, solicitar a substituição de um
prestador de serviço ou até sugerir o cancelamento de um contrato com
a penalização do contratado, que pode chegar à proibição de contratar
com a Administração Pública por um período de tempo;
• Redução de custos, pois o gestor acompanhará os gastos que estão
sendo realizados no contrato sob sua responsabilidade e poderá julgar
se os mesmos estão adequados às necessidades da Administração. O
gestor deverá atestar as faturas enviadas pelo contratado antes de
enviá-las para pagamento, se comprometendo assim de que aqueles
foram efetivamente os gastos realizados e os devidos serviços
prestados;
• Flexibilidade, considerando que o gestor pode adequar, dentro de certos
limites, o objeto do contrato às necessidades da administração através
de processos bem mais rápidos do que se a aquisição do objeto ficasse
a cargo direto da contratante.
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Uma gestão inadequada de contratos pode levar, entre outros prejuízos,
a desabastecimento, queda da qualidade dos serviços prestados e elevação
dos custos operacionais.
A principal lei que direciona a conduta de um gestor de contratos
administrativos é a n° 8666/93, da qual iremos destacar alguns artigos de maior
relevância:
• “Art. 67 – A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada
por um representante da Administração especialmente designado,
permitida a contratação de terceiros para assistí-lo e subsidiá-lo de
informações pertinentes a essa atribuição.
§ 1° - O representante da Administração anotará em registro próprio
todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato,
determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos
observados.
§ 2° - As decisões e providências que ultrapassem a competência do
representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil
para a adoção das medidas convenientes.”
Comentários:
Percebe-se pelo exposto no artigo acima a importância do papel
do gestor de um contrato administrativo, que deverá ser formalmente
designado e responderá pelos descasos porventura detectados durante
a sua gestão.
• “Art. 71 - § 2° - A Administração Pública responde solidariamente com o
contratado pelos encargos previdenciários resultantes da execução do
contrato nos termos...”
Comentários:
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Vê-se pelo parágrafo acima que, se o gestor não atuar com
seriedade na fiscalização da execução do contrato, grandes prejuízos
poderão ser trazidos para a Administração. A relação de subordinação
entre servidor e terceirizado é um dos problemas mais sérios que
Administração Pública deve se empenhar em eliminar do seu dia a dia.
• “Art. 82 – Os agentes administrativos que praticarem atos em desacordo
com os preceitos desta Lei ou visando a frustrar os objetivos da licitação
sujeitam-se às sanções previstas nesta Lei e nos regulamentos próprios,
sem prejuízo das responsabilidades civil e criminal que seu ato ensejar.”
Comentários:
O artigo apresentado deixa claro as possíveis consequências para
um mau gestor, considerando-se, obviamente, que o mesmo tenha sido
treinado adequadamente para o exercício de tal função, o que nem
sempre ocorre, além de permitir o seu direito de defesa.
Alguns órgãos públicos designam o setor de transportes apenas como
usuário destes contratos, porém em outros os gestores devem ser servidores
desta repartição. A seguir iremos citar alguns exemplos de contratos
administrativos assinados entre a Administração Pública e terceiros com vistas
à execução dos serviços de transporte, seja de pessoas ou de carga. Nem
todos os contratos citados aplicam-se a todos os órgãos públicos, porém é
importante que se tenha noção dos possíveis casos a fim de tenhamos o real
entendimento do que pode estar por trás de um aparente simples atendimento
logístico de conduzir um servidor a um destino desejado.
2.2.1- Condutores de veículos
Diversos órgãos públicos possuem a sua frota própria de veículos,
porém não possuem, ou possuem em quantidade insuficiente, servidores
públicos com a função de motorista. Em função disso, faz-se necessária a
realização de um processo licitatório com vistas à contratação de uma empresa
para o fornecimento de profissionais para a execução dos serviços
19
necessários. Por se tratar de um contrato de terceirização de mão de obra, o
gestor deve atentar-se para acompanhar diversos detalhes inerentes a este tipo
de contrato tais como: cumprimento de obrigações trabalhistas; fornecimento
de uniformes; frequência e pontualidade dos profissionais; qualidade dos
serviços prestados; habilitação dos profissionais; realização de horas-extras;
solicitação de diárias para viagens, etc. O gestor deve estar sempre atento com
relação ao estabelecimento do chamado “vínculo empregatício”, não podendo
então dar ordens diretas ou penalizar os profissionais, sob o risco da
Administração Pública ser penalizada. As ações a serem tomadas em relação
aos profissionais deverão ser feitas através de um preposto, conforme
preconiza a lei nº 8666/93, em seu art. 68, que diz o seguinte: “ O contratado
deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço,
para representá-lo na execução do contrato.”
2.2.2 – Despachantes ou mesários
Comumente chamados de mesários, estes profissionais são
responsáveis por executar o plano de atendimento preparado para o dia. São
despachantes que ao receberem a programação devem definir o veículo e o
condutor mais adequados àquela missão. Estes profissionais precisam
conhecer bem a frota, o perfil de cada condutor, assim como também os
melhores acessos aos locais de atendimento. São os mesários também
responsáveis pela roteirização da frota em caso de atendimentos especiais, tais
como a entrega de cargas em diversos locais com prazo curto para sua
realização. Em função do exposto, normalmente esta atribuição é exercida por
um ex-condutor experiente do próprio órgão. Quando a frota de veículo é
pequena, assim como a quantidade de solicitações, esta função pode ser
acumulada pela administração do setor ou pelos mesmos funcionários que
fazem o planejamento de atendimento.
2.2.3- Mão de obra de oficina
Muitos órgãos públicos possuem oficinas em suas garagens, cujo porte
varia bastante, indo desde uma estrutura para pequenos reparos até grandes
20
áreas equipadas com maquinário que mais parecem oficinas autorizadas pelos
fabricantes de veículos. Nestes órgãos públicos onde a estrutura de oficina é
de grande porte são realizados praticamente todos os tipos de serviços
referentes à manutenção automotiva, ficando de fora somente aqueles muito
específicos tais como retífica de motores, por exemplo. Há casos, inclusive, de
venda de serviços automotivos entre órgãos públicos.
A grande maioria dos profissionais desta área são terceirizados, mas há
ainda alguns órgãos públicos que possuem servidores públicos nestas funções.
Estamos incluindo neste grupo também os profissionais responsáveis pelo
setor de borracharia, lubrificação e limpeza de veículos.
2.2.4- Fornecimento de combustível
No que diz respeito aos contratos de fornecimento de combustível, há
algumas alternativas que estão sendo praticadas no âmbito da Administração
Pública:
a) Rede de postos credenciados
Alguns órgãos públicos realizam uma licitação a fim de contratar o
fornecimento de combustível através de uma rede de postos. Um
empenho estimativo é gerado em nome de um proprietário de uma
rede de postos, que terá o compromisso de fornecer combustível ao
contratante durante um certo período de tempo, normalmente, doze
meses.
b) Cartões de abastecimento
Um sistema bastante utilizado atualmente é através de cartões
magnéticos, idênticos àqueles utilizados em caixas eletrônicos.
Contrata-se uma administradora que possua uma rede de postos
credenciados. O condutor do veículo dirige-se a um destes postos
portando o cartão do veículo, digita uma senha e autoriza a
operação. Ao final de cada mês a administradora envia uma fatura
21
correspondente ao valor do combustível gasto mais a taxa de
administração, que normalmente é um percentual aplicado sobre o
valor gasto. Atualmente há administradoras com uma rede bastante
abrangente, o que permite que os abastecimentos possam ocorrer
praticamente em qualquer estado do país.
c) Abastecimentos eletrônicos
Para aumentar a confiabilidade do processo de abastecimento de
veículos pertencentes a frotas, foi criado um sistema eletrônico de
abastecimento. No tanque de combustível do veículo, próximo à sua
entrada é instalado um dispositivo eletrônico que será identificado por
um outro equipamento instalado nas bombas de combustível dos
postos credenciados. Após a identificação eletrônica do veículo, a
operação é autorizada e os dispositivos instalados monitoram
quantos litros de combustível estão sendo abastecidos e informam a
uma central que gerencia esta informação. Este sistema está em
operação e nos parece bastante confiável, além de ser a ferramenta
ideal para o controle do consumo do veículo, uma vez que as
informações são eletronicamente obtidas sem a interferência
humana. A única desvantagem no momento é que o sistema ainda
está em processo de expansão e a rede de postos equipados com os
dispositivos eletrônicos é pequena.
d) Bombas de abastecimento próprias
Há órgãos públicos que possuem tanques e bombas de
abastecimento em suas garagens. Assim, são realizadas licitações
entre os distribuidores com o objetivo de contratar o fornecimento de
uma certa quantidade de combustível estimada pelo gestor como
sendo suficiente para um certo período de tempo. Neste tipo de
abastecimento, cada gestor necessita criar seus próprios meios de
controlar não só consumo de cada veículo como também os níveis
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diários dos tanques de armazenamento, a fim de minimizar os riscos
de desvio de combustível e também evitar o desabastecimento.
2.2.5 – Fornecimento de peças automotivas
Em pesquisas realizadas junto a órgãos públicos, identificamos
basicamente os seguintes procedimentos de aquisição de peças automotivas,
os quais serão detalhados em seguida: contrato de fornecimento de peças;
compra de lote de peças por licitação;compra de peças através de suprimento
de fundos.
a) Contrato de fornecimento de peças
Nesta modalidade de aquisição, o gestor precisa inicialmente
estimar quanto precisa ser empenhado para o gasto com peças
automotivas durante um certo período de tempo, normalmente um
ano. Em seguida deverão ser listados todos os veículos que
compõem a frota, para que cada licitante ofereça um desconto a ser
concedido sobre o preço de tabela de cada fabricante. Cada
desconto ofertado irá compor uma fórmula que irá calcular a melhor
proposta. Cada peça fornecida deverá ter seu código verificado na
tabela de preços de cada fabricante vigente à época do orçamento,
devendo ainda ser confirmado o percentual de desconto ofertado
pelo contratado durante o processo licitatório, antes do atesto de
cada nota fiscal enviada para pagamento. Este processo exige tempo
e cuidado , uma vez que diariamente são solicitadas peças
automotivas, principalmente quando a frota é composta por veículos
muito rodados, como é a realidade da maioria dos órgãos públicos
em nosso país.
b) Compra de lote de peças por licitação
É comum encontrarmos órgãos públicos que possuem o seu
próprio almoxarifado de peças e para abastecê-lo, o gestor elabora
23
uma lista de componentes que julga serem aqueles necessários para
a manutenção da frota durante um certo período de tempo. De posse
da referida lista, a Administração promove um processo licitatório
cujo objeto será adjudicado ao licitante que ofertá-lo pelo menor
preço. A principal vantagem deste processo se dá pela rapidez com
que os veículos são reparados, tendo apenas como condicionante a
existência no estoque das peças necessárias e dos equipamentos
adequados para a realização dos serviços. Como desvantagens, este
processo apresenta o fato de depender muito da experiência do
gestor e demais profissionais do setor em elaborar uma boa lista de
peças, além do risco de se necessitar de um componente não
previsto para o fornecimento, o que implicará em um novo processo
de compra para a aquisição dos itens necessários ou a sua obtenção
através de suprimento de fundos, caso os valores envolvidos
permitam.
c) Compra através de suprimento de fundos
Alguns órgãos públicos optam por adquirir peças através dos
chamados suprimentos de fundos, que são verbas disponibilizadas a
alguns servidores públicos para despesas específicas. A cada
período de tempo, o servidor responsável pelo suprimento deve
prestar contas apresentando as notas fiscais correspondentes às
despesas realizadas a fim de que sejam verificadas as adequações
dos gastos feitos. Uma desvantagem deste processo de aquisição é
o limite no valor de cada tipo de gasto, o que impede a compra de
peças automotivas acima de um certo valor.
2.2.6- Prestação de serviços de manutenção automotiva
Apesar de vários órgãos públicos possuírem oficinas mecânicas em suas
estruturas, muitas das vezes faltam equipamentos específicos ou a pequena
quantidade de profissionais é insuficiente para a solução de todos os
24
problemas. Nestes casos, faz-se uma licitação para a contratação do
fornecimento de serviço de manutenção de veículos. Neste tipo de
concorrência, os licitantes apresentam os preços que serão cobrados por
homem-hora de manutenção para cada tipo de veículo além dos descontos que
serão ofertados para as peças que forem fornecidas durante o reparo. A
administração deverá criar um índice composto pelos valores cobrados pela
mão de obra e pelos descontos ofertados a fim de definir o vencedor da
licitação. No momento de atestar as faturas enviadas, no que tange aos valores
cobrados pelas peças, o gestor deverá utilizar o mesmo procedimento do
contrato de fornecimento de peças, já mencionado anteriormente, porém no
que diz respeito às horas gastas com cada serviço, deverão ser consultadas
tabelas específicas fornecidas pelos fabricantes que indicam o tempo gasto
para cada tipo de serviço a ser realizado.
2.2.7- Locação de veículos
Muitos órgãos públicos, pelas mais diversas razões, optam por ter um
contrato de locação de veículos, tanto de passeio, como de passageiros e até
de carga. Alguns optam, a partir de estudos técnicos, por não adquirir uma
extensa frota de veículos e preferem locar veículos, conforme a necessidade.
Outros órgãos aumentam, de tempos em tempos, consideravelmente o seu
volume de atendimentos e precisam recorrer a este tipo de contratação
temporária. Este tipo de contrato requer organização por parte do gestor, uma
vez que o mesmo precisa controlar cada solicitação de veículo feita pelos
usuários, verificar o local da prestação do atendimento e o que será
transportado e definir se a opção mais adequada é utilizar veículo próprio ou
um locado. Há contratos em que são cobradas as chamadas diárias, que são
valores fixos para um determinado número de horas de atendimento, sendo
normalmente as localidades divididas por regiões, cujos valores das diárias
variam entre cada uma delas. Há também a possibilidade de cobrança através
de um pequeno valor fixo pela solicitação do veículo somado a um valor por
quilômetro percorrido. No caso de veículos de carga, o usual é a cobrança de
diária calculada em função do local de atendimento e da metragem do veículo
solicitado. Como se trata de serviço totalmente prestado por terceiros, cabe ao
25
gestor ter em mãos mecanismos de verificação da qualidade dos atendimentos
que estão sendo realizados, para que desta forma a Administração Pública
tenha entre seus contratados somente empresas idôneas.
2.2.8- Seguro de veículos
Há órgãos públicos que optam por não segurar a sua frota, porém a
maioria opta pelo contrário e este passa a ser mais um assunto a ser
gerenciado pela administração do setor de transportes. Os gestores devem
estar atentos principalmente à vigência contratual a fim de que a sua
prorrogação seja solicitada ou um novo procedimento licitatório seja
implementado com a antecedência necessária e assim os veículos possam
circular sem riscos para a administração nem para terceiros. Há órgãos
públicos que possuem uma seção dentro do setor de transportes que cuida
exclusivamente de sinistros de veículos, face ao trabalho e o conhecimento
necessário para o trato do assunto.
2.3- Legalização da frota
Também cabe ao setor de transportes a regularização dos veículos
perante o DETRAN. Para isso, normalmente, o chefe do setor deve estar ciente
dos procedimentos necessários junto àquele órgão para as seguintes
necessidades:
- Vistoria anual da frota
- Emplacamento de veículos novos
- Transferência de propriedade
- Alteração de dados de veículos
- Baixa de veículos
- Comunicação de venda ou doação de veículos
- Recursos de multas administrativas
- Emissão de segundas vias de documentos
26
Para cada necessidade listada acima há procedimentos diferentes a
serem seguidos, setores diferentes a serem procurados, assim como diferentes
documentos a serem anexados. Um representante do órgão público precisa ser
formalmente apresentado para tratar de todos estes assuntos em nome do
proprietário dos veículos. Tais atribuições requerem do gestor de transportes
paciência, boa vontade e persistência, uma vez que as burocracias a serem
superadas são muitas e alguns procedimentos demandam conhecimentos dos
caminhos a serem percorridos, dos documentos a serem juntados e a forma
mais adequada de fazê-los. Em se tratando de frota de veículos particulares,
este serviço normalmente, é realizado por despachantes credenciados.
2.4- Gerenciamento de multas de trânsito
Outro assunto delicado é o que diz respeito a multas de trânsito
cometidas por condutores em veículos oficiais. Há cidadãos que pensam que
veículos oficiais não são multados, mas a realidade é bem diferente. Sabe-se
que inúmeros são os motivos que podem acarretar a geração de um auto de
infração de trânsito, até mesmo um engano ou um desejo de perseguição por
parte da autoridade policial. Caso o gestor nada faça em relação a este
assunto, como alguns optam por fazer, em pouco tempo toda a frota pode estar
comprometida. O gestor precisa tomar ações com vistas a limitar as
pendências somente a casos que realmente fujam da sua competência, como
há alguns. Em caso de motoristas terceirizados normalmente as multas são
encaminhadas à empresa contratada para que tome as providências
necessárias quanto à defesa prévia e/ou pagamento da infração. Quando se
tratam de condutores que são servidores públicos, faz-se necessária a abertura
de um processo administrativo para a apuração de responsabilidade e o devido
ressarcimento, em caso de culpa.
2.5- Especificação de produtos, equipamentos e veículos
Sempre que o setor de transportes necessita adquirir veículos, produtos
e/ou equipamentos específicos da área automotiva, normalmente, cabe aos
27
funcionários deste setor citar as características técnicas daquilo que se
pretende comprar. Como produtos a serem especificados podemos citar: óleos
lubrificantes, graxas, pneus, fluido automotivos diversos, etc. Como
equipamentos desta área podemos citar: elevadores de veículos, equipamentos
para reparo de pneus, equipamentos para lanternagem e pintura, etc. Assim
como as demais atribuições, a especificação de algo que se deseja adquirir
exige tempo e cuidado, principalmente considerando-se que as pessoas
envolvidas não são especialistas nos assuntos específicos. A geração de um
banco de dados auxilia bastante este trabalho mas não resolve totalmente
devido à constante mudança nas características dos produtos no mercado.
Além da especificação do desejado, muitas das vezes é necessário também o
levantamento de preços no mercado para fins de previsão orçamentária, o que
também não é uma tarefa das mais fáceis, uma vez que há dificuldades
diversas apresentadas pelas empresas para fornecerem orçamentos para
órgãos públicos, principalmente por causa da exigência da regularidade fiscal
para fornecimento de qualquer produto ou serviço para Administração Pública.
Outro detalhe importante neste tipo de trabalho é a proibição da exigência de
determinadas características que limitem o fornecimento a um único fabricante,
mesmo que aquele produto seja o desejado ou o melhor do mercado. O
exposto também vale para quando se deseja adquirir um veículo novo.
2.6- Administração de almoxarifado setorial
Apesar da existência dos almoxarifados centrais é comum encontrarmos
pequenos almoxarifados nos setores de transportes, onde ficam armazenados
materiais e produtos de uso contínuos, tais como: pneus, óleos lubrificantes,
fluidos automotivos, peças, etc. Precisa haver um controle da entrada e saída
de material deste local, assim como uma atenção especial quanto ao estoque,
uma vez que o processo de compra leva um certo tempo desde a sua
especificação técnica até a efetiva concretização da aquisição. Há setores de
transportes que possuem grandes almoxarifados, principalmente aqueles que
possuem frota própria e que não trabalham com contratos contínuos de
28
fornecimento de peças. Nestes casos são encontrados até motores inteiros
entre seus itens de estocagem.
2.7- Obtenção de licenças especiais para trânsito em áreas seletivas
Apesar de não serem cobrados pedágios de veículos oficiais pelas
concessionárias das rodovias, conforme previsão legal, as mesmas solicitam
que seja mantido um cadastro atualizado da frota pertencente a cada órgão
público. Tal fato se torna mais importante quando há por parte do órgão público
a prática do uso das chamadas “placas reservadas”, que são placas idênticas
às particulares, porém cadastradas como pertencentes à Administração Pública
junto às autoridades de trânsito. Também comum é a necessidade de obter
junto às citadas concessionárias os chamados “passes expressos”, que são
dispositivos eletrônicos instalados nas viaturas que permita a sua passagem
pelas praças automáticas de pedágio sem parar totalmente o veículo, apenas
diminuindo um pouco a sua velocidade. Ganha-se tempo com isso e evita-se
transtornos, principalmente na condução de autoridades em veículos de
representação.
Fato comum ocorrer também é autoridades públicas emitirem portarias
que proíbem o trânsito de determinados tipos de viaturas em certos locais ou
durante um certo período do dia. Caso esta proibição venha a atrapalhar o
andamento do serviço público, faz-se necessária a obtenção, junto à autoridade
responsável, de um licença especial para a continuidade das atividades.
2.8- Administração de sinistros
Em caso de sinistros envolvendo viaturas oficiais, cabe ao setor de
transportes cuidar de todos os trâmites iniciais necessários para o
ressarcimento dos prejuízos ao erário. É o responsável pelo setor que
providencia os documentos policiais que descrevem o ocorrido, faz contato com
a seguradora para a realização do devido registro e toma as demais
providências em função do sinistro. Em caso de colisão em que o condutor do
veículo oficial é o culpado, o veículo é encaminhado a uma oficina autorizada
29
pela seguradora com a posterior remessa dos documentos pertinentes à
Administração para o pagamento da franquia. Quando o condutor não for o
culpado, busca-se o ressarcimento do prejuízo através do seguro do veículo
causador da colisão ou através de ação judicial, caso o mesmo não seja
segurado. Em caso de roubo, feitos os devidos registros, os documentos são
encaminhados à Administração para o devido processo de cobrança do
ressarcimento. Se o condutor do veículo é servidor público, normalmente, há
instauração de comissão de sindicância para a apuração de responsabilidade
e, se terceirizado, os gastos são encaminhados à contratada para
ressarcimento.
2.9- Administração da manutenção da frota
Segundo o prof. Piero Di Sora: “Manter significa conservar num estado
desejado de eficiência”. O citado professor ainda relaciona os três grandes
objetivos de uma boa manutenção:
• Maximizar o tempo disponível para operação do veículo
• Minimizar o tempo retirado de operação por motivo de
manutenção
• Minimizar os custos de manutenção
Para o alcance dos objetivos citados as empresas implementam uma
política da manutenção da sua frota, o que infelizmente não ocorre na
Administração Pública. Um planejamento de manutenção de veículos deveria
ser elaborado abordando, pelo menos, os três primeiros níveis de manutenção
que são:
• Manutenção de operação
• Manutenção preventiva
• Manutenção corretiva
30
2.9.1- Manutenção de operação
A manutenção de operação é aquela realizada pelo próprio condutor ao
receber o veículo para o cumprimento de uma missão. Neste momento
diversos itens são verificados relativos à carroceria, freios, embreagem,
sistema elétrico, motor, pneus, rodas, acessórios de segurança e documentos.
Ao realizar tal operação o motorista estará contribuindo para identificar
eventuais falhas que poderiam acelerar desgastes em peças importantes do
veículo, o que poderia ocasionar um acidente com proporções imprevisíveis.
Não foi identificada a realização da manutenção de operação em nenhum dos
órgãos públicos visitados e/ou questionados. No recebimento do veículo, o
motorista realiza uma inspeção geral mais com o objetivo de se resguardar
contra qualquer ressarcimento futuro ao órgão do que efetivamente pensando
na sua segurança e daqueles que serão conduzidos. O prof. Di Sora sugere
para controlar a execução deste tipo de manutenção que sejam feitas
inspeções incertas por outro condutor, atribuindo ao último motorista que dirigiu
o veículo e não denunciou a irregularidade encontrada.
2.9.2- Manutenção Preventiva
A realização de uma manutenção preventiva tem como objetivo principal
se antecipar na localização de um futuro defeito que, se viesse a ocorrer, traria
grandes transtornos e incalculáveis prejuízos. Nenhum dos órgãos públicos
pesquisados possuem uma real política de realização de manutenções
preventivas. Todos se limitam a fazer a manutenção preventiva que todos os
condutores de veículos responsáveis fazem, ou seja, substituição do óleo
lubrificante do motor, complementação dos níveis dos demais fluidos
automotivos, calibragem de pneus, etc. As grandes dificuldades existentes para
a implantação de uma política de manutenção preventiva estão na carência de
mão de obra e no tamanho das frotas dos órgãos públicos. Além das
responsabilidades já apresentadas, dependendo da quantidade de veículos,
haveria necessidade de alocar um profissional exclusivamente para controlar
31
este tipo de trabalho. A oficina deverá estar dimensionada para a realização
deste tipo de trabalho e a frota deverá estar dimensionada de tal forma a
permitir a retirada de veículos de operação para a execução dos serviços
necessários sem afetar os atendimentos. Para a implantação de uma rotina de
manutenção preventiva, muito provavelmente haveria necessidade de
ampliação da oficina, contratação de mão de obra especializada e compra de
equipamentos, a fim de que os trabalhos de manutenção corretiva não fossem
afetados.
Diversas etapas de uma manutenção preventiva não podem ser
realizadas através de contratação de serviços externos, uma vez que muitas
delas tratam-se apenas de verificações do estado das peças com vistas à
decisão de substituí-las ou não. Estas verificações não constam nas tabelas de
tempo-padrão e assim a Administração Pública não teria parâmetros para o
pagamento dos serviços realizados.
2.9.3- Manutenção corretiva
Esta manutenção é a realizada por todos aqueles que possuem veículos,
ou seja, a troca de uma peça danificada ou o reparo de um defeito que causou
um mau funcionamento do veículo. A manutenção corretiva não deve se limitar
à troca da peça danificada ou ao reparo do defeito, mas também deve se
estender a uma análise da possibilidade de haver uma causa primária que
provocou aquele fato a fim de que o mesmo não volte a acontecer em um curto
espaço de tempo. A realização da manutenção corretiva é inevitável, porém a
implantação de adequadas políticas de manutenção de operação e preventiva,
faz com que a sua ocorrência seja minimizada.
2.10- Pesquisa de satisfação do cliente
Como o gestor de um setor de transportes normalmente está sempre
distante dos locais de atendimentos, o mesmo não tem como saber se os
condutores dos veículos estão realmente cumprindo suas obrigações da forma
que deveriam. Isso aconteceria somente se os usuários entrassem em contato
32
com o setor com o objetivo de elogiar o atendimento ou sugerir melhorias.
Infelizmente no serviço público a grande maioria dos prestadores de serviço
não se vêem como fornecedores com a obrigação de satisfazer o seu cliente,
atendendo-o com qualidade e respeito. Dos órgãos públicos apresentados ao
final, apenas um deles faz uma pesquisa diária de cada atendimento realizado,
questionando o usuário quanto ao serviço prestado e respondendo ao mesmo
quanto a críticas e/ou sugestões apresentadas.
33
CAPÍTULO III
PESQUISA DE CAMPO
Com o intuito único de retratar a realidade dos setores de transportes de
alguns órgãos públicos, foi elaborado um questionário com perguntas simples e
objetivas, o qual é apresentado no anexo único. Alguns destes órgãos foram
visitados pessoalmente, o que permitiu um maior detalhamento da sua
estrutura e rotina, enquanto outros foram consultados via internet e seus
responsáveis não responderam a todos os questionamentos. Os nomes dos
órgãos públicos estão omitidos, uma vez que a sua divulgação poderia dar
oportunidades a críticas ou pré-julgamentos que não podem ser emitidos senão
quando se tem a verdadeira compreensão da realidade de cada um deles.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 1
1- FROTA
- Aproximadamente 168 veículos, sendo a grande maioria de
passeio, 4 caminhonetes, 2 utilitários de pequeno porte, 2
reboques e 3 ônibus.
- Frota padronizada em uma única marca, sendo a compra de
veículo realizada diretamente com o fabricante. Para isso foi feito
um relatório técnico-econômico a fim de justificar a padronização
junto ao órgão fiscalizador.
- A frota é totalmente segurada, mas, apesar disso, eles usam os
seus reboques para os atendimentos emergenciais.
- Pagam-se anualmente os seguros obrigatórios de toda a frota.
- As multas são encaminhadas ao responsável pela guarda dos
veículos, quando os mesmos ficam com autoridades, ou ao
condutor do veículo na ocasião da infração, os quais optam por
entrar com defesa prévia ou pagar a infração.
- Em caso de sinistro, há apuração de responsabilidade do
motorista, já tendo havido caso de advertência do condutor,
34
porém nunca houve situação de ressarcimento ao erário do gasto
com a franquia.
2- ESTRUTURA
- Trata-se de um departamento subordinado à Diretoria Geral de
Administração, a qual está subordinada à Diretoria Geral do órgão
público;
- No prédio principal ficam localizados diversos setores do
departamento de transportes, tais como setor de oficina (dividido
por sua vez em setor de pintura, setor de lanternagem, setor de ar
condicionado, etc), setor de almoxarifado (divido por sua vez em
setor de auto-peças, setor de lubrificação, setor de ferramentas,
etc). Todos os níveis de chefia até os setores são ocupados por
servidores que ganham a sua gratificação. Abaixo dos setores
trabalham os profissionais de execução, onde há terceirizados e
também servidores.
3- PESSOAL
- Nos níveis de chefia e administrativos são todos servidores,
sendo terceirizados apenas as funções de execução, onde há
também servidores.
- Os motoristas são praticamente todos servidores que atendem às
autoridades, havendo apenas 3 motoristas contratados para
condução dos ônibus.
- Não possuem mesários para a liberação de veículos, uma vez
que há poucas solicitações de viaturas. A grande maioria dos
veículos fica diretamente com os usuários finais.
35
4- COMBUSTÍVEL
- Há dois tipos de combustível: o administrativo e o de uso das
autoridades.
- O combustível de uso das autoridades são abastecidos através
de cartões magnéticos de uma empresa contratada tendo um
limite de gasto mensal. A empresa não cobra taxa de
administração. Este contrato é renovado anualmente até o limite
da lei.
- O combustível administrativo é adquirido através de licitação
quando é comprado combustível para 1 ano de consumo. Este
combustível é transportado periodicamente para a garagem
daquele órgão, onde há tanques e bombas para o abastecimento
das viaturas.
5- GESTÃO
- Há um software desenvolvido no próprio órgão, o qual é dividido
em módulos, tais como portaria, administração, almoxarifado,
oficina, etc. Os módulos são integrados e gerenciados pelo
módulo administração, de onde o gestor tem acesso a todo o
processo de entrada, manutenção, abastecimento e saída do
veículo.
- Há controle no consumo somente dos veículos administrativos.
- Os pneus são marcados na sua parte interna e há um controle de
data e quilômetros percorridos entre trocas do pneu.
- Há um controle também das baterias que estão instaladas em
cada veículo.
- Pneus velhos, peças danificadas e óleo usado são vendidos,
tendo a renda revertida para o próprio órgão.
36
6- MANUTENÇÃO
- Há uma grande oficina setorizada nas mais diversas
especialidades tais como pintura, lanternagem, ar condicionado,
alinhamento/balanceamento, injeção eletrônica, etc, com todos os
equipamentos necessários para a realização dos serviços
(elevadores, tornos, etc). Há todo um controle informatizado que
registra a saída da peça do almoxarifado, o estoque restante e a
necessidade ou não de novas solicitações para aquisição de
peças.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 2
1- FROTA
- Composta por cerca de 70 veículos próprios entre carros de
passeio, utilitários, pick ups, caminhões (munck, rampa,
carroceria e baú), ônibus e ambulância.
- Há uma disponibilidade de cerca de 32 veículos contratados, os
quais são pagos por quilômetro percorrido.
2- ESTRUTURA
- A Coordenadoria de Transportes é subordinada ao Departamento
de Serviços Gerais, que por sua vez é subordinada à Diretoria
Administrativa do órgão.
- Oficialmente, abaixo da Coordenadoria de Transportes há
somente um subcoordenador que trata dos assuntos relativos às
solicitações de veículos e que substitui o coordenador na sua
ausência. Os demais setores existentes são informais: mecânica,
compras emergenciais, auxílio no gerenciamento dos
contratos,etc. Na grande parte delas há um servidor com
37
gratificação como responsável. Há um setor informal que cuida da
parte de regularização dos veículos.
3- PESSOAL
- Há servidores em todos os setores (motoristas, mecânicos, etc),
assim como terceirizados.
- Motoristas são 75, sendo 17 servidores.
- No contrato dos terceirizados não há previsão de hora-extra,
porém já está se planejando mudar isso em função dos trabalhos
que tem sido necessários em finais de semana.
- Dois funcionários cuidam do recebimento e programação dos
veículos. Estes pedidos são sempre por escrito com a assinatura
e o carimbo do solicitante para checagem de eventuais auditorias.
- As defesas prévias das multas são impetradas pelos próprios
motoristas que pagam em caso de indeferimento. Quando há
abertura de processo, a própria administração paga a multa e o
motorista ressarci o órgão público.
- Há neste órgão público um preposto da empresa contratada para
acompanhamento da execução do contrato de fornecimento dos
motoristas, conforme determina a lei nº 8666/93.
4- COMBUSTÍVEL
- É utilizado o sistema de cartão de abastecimento, havendo um
limite total para gasto com combustível por mês. É possível
passar o saldo do cartão de um veículo para outro em caso de
necessidade.
5- GESTÃO
- Eles possuem um software desenvolvido no próprio órgão para
entrada de dados após os atendimentos realizados. Trata-se
38
basicamente de um banco de dados para rastreamento das
solicitações realizadas, os veículos e os motoristas que fizeram o
atendimento. Há a intenção de realizar o desenvolvimento de um
outro programa mais completo.
- A frota é totalmente segurada.
- Há um “check list” de verificação do estado do veículo antes de
sair para atendimento.
- Não há gestão de pneus, nem os mesmos possuem marcas de
identificação.
- Há um controle das baterias instaladas nos veículos para evitar a
substituição.
- Há um programa de manutenção preventiva onde são trocados
óleo, correias, pastilhas, além de serem verificados os freios e a
suspensão.
6- MANUTENÇÃO
- Há uma oficina para reparos mecânicos básicos, limpeza de bicos
injetores e também um microcomputador com programas
instalados dos diversos fabricantes para a identificação de
problemas nos veículos a injeção eletrônica.
- Há um setor de lanternagem e pintura.
- Há um almoxarifado com peças mais utilizadas e óleo lubrificante.
Pneus ficam localizados em um almoxarifado central. Caso se
necessite de uma peça que não há no almoxarifado, compra-se
através de aquisição direta ou com cartão corporativo (suprimento
de fundos), o qual possui um limite por despesa para material e o
mesmo valor para serviço.
39
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 3
1- FROTA
- Composta por cerca de 70 veículos próprios entre carros de
passeio, utilitários, “pick ups”, caminhões, ônibus e ambulância;
- Sazonalmente utiliza veículos locados para suprir aumento de
demanda.
2- ESTRUTURA
- O setor de transportes é subordinado ao Departamento de
Serviços Gerais, que por sua vez é subordinado à Departamento
de Manutenção e Serviços Gerais, sendo este último subordinado
à Diretoria Geral do órgão.
- Não há qualquer outro setor oficialmente subordinado ao setor de
transportes, sendo o chefe responsável por todas as atribuições
relativas ao assunto.
3- PESSOAL
- Há servidores somente na administração do setor e terceirizados
nos setores informais (oficina, lubrificação, motoristas,etc).
- Os terceirizados são 40 motoristas, um mecânico, um eletricista,
dois borracheiros e dois despachantes.
- No contrato de condutores de veículos há previsão de horas-
extras e diárias para despesas com viagens.
- Um funcionário terceirizado cuida do recebimento dos pedidos de
veículos através de correio eletrônico e faz a programação das
saídas. Esta programação é encaminhada aos despachantes que
irão definir o veículo e o motorista mais adequados para cada
missão.
40
- As defesas prévias das multas são impetradas pela administração
do setor, por liberalidade própria, que as encaminha à empresa
contratada para pagamento em caso de indeferimento.
- Não há neste órgão público um preposto da empresa contratada
para acompanhamento da execução do contrato de fornecimento
dos motoristas, nem dos demais contratos, conforme determina a
lei nº 8666/93.
- Face às necessidades administrativas do setor e a carência de
servidores, há funcionários terceirizados trabalhando também na
administração.
4- COMBUSTÍVEL
- É utilizado o sistema de cartão de abastecimento, havendo um
limite total para gasto com combustível por ano, devendo o gestor
do contrato controlá-lo de acordo com o estimado.
- Sazonalmente este órgão público realiza convênio com a
PETROBRAS com vistas a fornecimento de combustível adicional
para suprir a demanda necessária.
- Não possuem bomba de combustível.
5- GESTÃO
- Está em processo de desenvolvimento um software para a gestão
da frota.
- Os consumos são controlados em planilhas eletrônicas e os
atendimentos são registrados manualmente em livros próprios.
- A frota é totalmente segurada.
- Há um “check list” de verificação do estado do veículo antes de
sair para atendimento, sendo o mesmo verificado no seu retorno.
- Não há gestão de pneus, nem os mesmos possuem marcas de
identificação.
41
- Não há um controle das baterias instaladas nos veículos, porém
há um controle de cada peça substituída em cada veículo para
eventuais defeitos em período de garantia.
- Há um programa incipiente de manutenção preventiva que é
aplicado sempre que há ociosidade na oficina, o que geralmente
não ocorre pela pequena quantidade de profissionais disponíveis.
- Há uma pesquisa diária junto aos solicitantes quanto à satisfação
pelos serviços prestados.
- Veículos novos são adquiridos somente quando há
disponibilidade orçamentária.
- Os veículos inservíveis são doados a outros órgãos públicos.
6- MANUTENÇÃO
- Há uma oficina para reparos mecânicos básicos, sendo o veículo
transportado para uma oficina contratada sempre que necessário.
- Não há um setor de lanternagem e pintura.
- Há um pequeno almoxarifado basicamente com óleo lubrificante e
pneus.
- Peças automotivas são solicitadas através de um contrato
específico.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 4
1- FROTA
- Há cerca de 700 veículos dos mais diversos tipos, entre passeios,
utilitários, caminhões, etc, exceto ambulância.
2- ESTRUTURA
- Há um diretor de transporte ao qual estão subordinados mais 3
diretores: diretor de frota , que trata basicamente dos veículos de
42
representação; o diretor de atendimento de transporte , que trata
dos veículos de expediente e das solicitações de transporte no dia
a dia; o diretor administrativo que cuida de toda a parte
administrativa do transporte, tais como gestão dos contratos de
combustível, de motoristas, etc. Abaixo do diretor de frota há 3
chefes, um responsável por sinistros, outro por manutenção e um
terceiro pela frota (entrada, saída e disponibilidade de veículos de
representação).
3- PESSOAL
- Os diretores são normalmente servidores requisitados de outros
órgãos públicos. Nos demais setores há servidores do próprio
órgão, requisitados e há ainda terceirizados. Entre os motoristas
há terceirizados e há servidores requisitados.
4- COMBUSTÍVEL
- Os veículos são abastecidos pelo sistema de cartões de
abastecimento.
- Não possuem bomba de combustível.
5- GESTÃO
- Há um software precário, onde muitos dados são inseridos
manualmente. Estão em processo de informatização do setor.
- Há controle no consumo pelo sistema de cartões de
abastecimento.
- Não há gestão de pneus.
- Há apuração de responsabilidade em caso de sinistro.
- No caso de multas entra-se com defesa prévia, em caso de
indeferimento, se terceirizado, envia-se para a empresa
43
contratada pagar, se servidor público, encaminha-se ao órgão de
origem para pagamento.
- Há um almoxarifado apenas para pneus e óleo lubrificante.
- A frota é totalmente segurada e, para o caso de sinistro, há um
valor empenhado em nome da seguradora para pagamento da
franquia, valor este baseado na estimativa de gastos anteriores.
- Metade da frota possui seguro total e a outra metade somente
contra terceiros.
- A cada dois anos, aproximadamente, veículos novos de
representação são adquiridos, sendo os mais antigos vendidos
em leilão, com a renda revertida para o próprio órgão.
6- MANUTENÇÃO
- Fazem somente manutenção corretiva.
- Possuem oficina capacitada para a realização de qualquer serviço
mecânico, elétrico, lanternagem e pintura. Só não fazem serviços
de cambagem.
- Possuem uma verba para a realização de serviços externos
quando não for possível a sua realização na oficina própria.
Levanta-se 3 orçamentos e escolhem o menor preço.
- Utilizam também esta verba para a aquisição de peças
automotivas.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 5
1- FROTA
- Há cerca de 30 veículos dos mais diversos tipos.
44
2- ESTRUTURA
- Comum em muitos órgãos público, o setor de transportes é o
mesmo que trata da segurança da instituição. É subordinado a
uma coordenadoria, que por sua vez responde a uma secretaria,
a qual é subordinada à Diretoria Geral do órgão.
3- PESSOAL
- O chefe do setor responde pela área de transporte e segurança,
tendo sob sua subordinação 9 (nove) servidores, sendo que
destes apenas dois tratam especificamente da gestão da frota.
- Não possuem terceirizados trabalhando na administração do
setor.
- Há motoristas terceirizados e servidores requisitados.
4- COMBUSTÍVEL
- Os veículos são abastecidos através de dois sistemas: pelo
sistema de cartões de abastecimento quando fora do município
da Sede do órgão público e através de contrato com posto de
abastecimento quanto dentro do referido município.
- Não possuem bomba de combustível.
5- GESTÃO
- Há um software comercial adquirido para auxílio na gestão da
frota.
- Há controle no consumo pelo sistema de cartões de
abastecimento e pelos abastecimentos realizados através do
contrato de fornecimento de combustível.
- Não há gestão de pneus.
45
- Há apuração de responsabilidade em caso de sinistro com
realização de perícia.
- No caso de multas, se terceirizado, envia-se para a empresa
contratada pagar, se servidor público, a mesma é paga pelo
responsável.
- A frota é parcialmente segurada.
- Veículos novos são adquiridos conforme necessidade e
disponibilidade orçamentária. Este órgão tem por hábito utilizar os
veículos antigos como parte do pagamento.
6- MANUTENÇÃO
- Fazem somente manutenção corretiva.
- Não possuem oficina própria.
- Todas as manutenções são realizadas através de contrato com
oficinas externas.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 6
1- FROTA
- Há cerca de 19 veículos.
2- ESTRUTURA
- O setor é subordinado a uma coordenadoria, que por sua vez
responde a uma secretaria, a qual é subordinada à Diretoria Geral
do órgão.
3- PESSOAL
- Administram a frota somente o chefe do setor e, futuramente,
haverá mais um servidor.
46
- Não possuem terceirizados trabalhando na administração do
setor.
- Há somente motoristas terceirizados, que também auxiliam o
chefe na administração do setor.
4- COMBUSTÍVEL
- Os veículos são abastecidos através do sistema de cartões de
abastecimento.
- Não possuem bomba de combustível.
5- GESTÃO
- Está sendo desenvolvido, pelo próprio órgão, um software para
auxílio na gestão da frota.
- Há controle no consumo dos veículos pelo sistema de cartões de
abastecimento.
- Não há gestão de pneus.
6- MANUTENÇÃO
- Fazem somente manutenção corretiva.
- Não possuem oficina própria.
- Todas as manutenções são realizadas através de suprimento de
fundos com oficinas externas.
47
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 7
1- FROTA
- Há cerca de 18 veículos.
2- ESTRUTURA
- É subordinado a uma coordenadoria, que por sua vez responde a
uma secretaria, a qual é subordinada à Diretoria Geral do órgão.
3- PESSOAL
- Administram a frota somente o chefe do setor e dois servidores,
sendo um deles também motorista.
- Não possuem terceirizados trabalhando na administração do
setor.
- Há motoristas servidores do quadro do próprio órgão, servidores
requisitados de outros órgãos públicos e também terceirizados.
4- COMBUSTÍVEL
- Os veículos são abastecidos através do sistema de cartões de
abastecimento.
- Não possuem bomba de combustível.
5- GESTÃO
- Utilizam um banco de dados elaborado no “software Acess” para
auxílio na gestão da frota.
- Há controle no consumo dos veículos pelo sistema de cartões de
abastecimento.
- Não há gestão de pneus.
48
6- MANUTENÇÃO
- Fazem manutenção corretiva e precariamente preventiva.
- Não possuem oficina própria.
- Todas as manutenções são realizadas através de uma oficina
contratada para a prestação de uma série de serviços
previamente listados.
ÓRGÃO PÚBLICO Nº 8
1- FROTA
- Há cerca de 24 veículos, entre passeio, utilitários, caminhões e
ônibus.
2- ESTRUTURA
- É subordinado a uma coordenadoria, que por sua vez responde a
uma secretaria, a qual é subordinada à Diretoria Geral do órgão.
3- PESSOAL
- Administram a frota somente o chefe do setor, dois servidores e
um estagiário.
- Não possuem terceirizados trabalhando na administração do
setor.
- Há somente motoristas terceirizados.
4- COMBUSTÍVEL
- Os veículos são abastecidos através do sistema de cartões de
abastecimento.
- Não possuem bomba de combustível.
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5- GESTÃO
- Utilizam um programa para auxílio na gestão da frota, que
controla a entrada e saída de veículos, a manutenção dos
mesmos, assim como os seus consumos de combustível.
- Há também controle do consumo dos veículos pelo sistema de
cartões de abastecimento.
- Não há gestão de pneus.
6- MANUTENÇÃO
- Fazem somente manutenção corretiva.
- Não possuem oficina própria.
- Todas as manutenções são realizadas através de uma oficina
contratada.
50
CONCLUSÃO
O ato de gerir uma frota de veículos, por si só, já seria uma atividade que
requereria muito cuidado por parte do seu responsável. Em se tratando desta
tarefa no serviço público, esta missão pode ser bastante delicada face às
inúmeras atribuições que estão vinculadas ao cargo de gestor nesta área.
Percebe-se, pelo apresentado, que não há um padrão de gerenciamento da
frota de veículos entre os diversos órgãos públicos, tendo o setor responsável
por isso desde atribuições básicas até responsabilidades que são
questionáveis se deveriam estar a ele vinculadas. O setor de transportes é
basicamente um setor operacional e assim deve ser encarado. Atribuições tais
como especificação de materiais, produtos e equipamentos, entre outras,
deveriam ser de responsabilidade dos setores de compra, por exemplo, que
poderiam utilizar da experiência dos profissionais do setor de transportes como
apoio. A missão principal da administração da frota é disponibilizar veículos em
condições adequadas para o atendimento solicitado. Como vimos, para isso já
é necessário um preparo e um perfil adequado, uma vez que não é qualquer
indivíduo, por exemplo, que entende que um chefe precisa ser um ponto de
apoio dos seus subordinados, sejam eles quem forem. Pessoas têm diversos
problemas que levam consigo para o trabalho e o responsável pelo setor
precisa ser tolerante, compreensivo e, principalmente, saber ouvir. Muitas das
vezes o funcionário deseja apenas desabafar e não faz questão nem de ouvir
um conselho ou uma palavra de apoio. Em ambientes onde há muitas
discrepâncias de níveis sociais, salários e outras vantagens trabalhistas como
ocorre no serviço público, o chefe tem o dever de manter um bom ambiente de
trabalho e, sempre que possível, elevar o moral daqueles menos favorecidos.
Cada vez mais o cidadão brasileiro está se conscientizando da
necessidade de fiscalização do uso do patrimônio público e os veículos oficiais
estão, no momento, em evidência devido ao seu mau uso por parte de alguns
órgãos. Cabe primeiramente à Administração Pública moralizar a nomeação
do gestor de transporte e este, por sua vez, fazer a sua parte no controle do
destino de cada viatura, não permitindo que as mesmas sejam utilizadas para
51
fins particulares. O Poder Executivo Federal já possui suas normatizações para
tratam do assunto e, mais recentemente, o Conselho Nacional de Justiça deu
início à elaboração de uma norma que irá definir os procedimentos a serem
seguidos no âmbito do Poder Judiciário.
Acreditamos termos deixado bem claro as nuanças que existem entre as
atribuições do administrador de frota de veículos da iniciativa privada e o do
poder público. Enquanto o primeiro precisa se preocupar somente com os
veículos propriamente ditos que, sem sombra de dúvidas, já acarreta uma série
de atribuições com o foco principalmente na redução de gastos e no aumento
do lucro, o segundo tem um leque maior de atribuições e uma menor
autonomia para a tomada de decisões, uma vez que o mesmo tem suas ações
totalmente definidas em lei, não podendo fazer nada além do que está
explicitamente autorizado na legislação.
Com a atual procura pelo trabalho na Administração Pública e o
consequente nível de disputa por uma vaga, a tendência é que cada vez mais
pessoas qualificadas ingressem no serviço público e isso leve a um aumento
gradativo da qualidade profissional dos seus gestores. Com isso ganha o país e
principalmente o cidadão que contribui com o seu imposto para a manutenção
da máquina pública.
Para finalizar, eu gostaria de citar uma qualidade até então não
explicitada neste trabalho, que precisa fazer parte do perfil não só daqueles
que trabalham com gestão de transportes, mas também de todos aqueles que
trabalham nas chamadas “áreas meio”, ou seja, que prestam serviços àqueles
da “áreas fins”. Falo da capacidade da auto-motivação. Esta é uma
característica fundamental daqueles que não precisam de estímulos externos
para se sentirem motivados. A área de serviços gerais como um todo é uma
seara em que todo o trabalho realizado para um evento ocorrer não aparece e
com isso os seus usuários raramente lembram-se de elogiar, agradecer ou
tomar qualquer atitude de reconhecimento deste esforço. Isso não ocorre de
forma proposital, mas porque se tratam de trabalhos preparatórios para que
tudo funcione conforme planejado e a grande maioria das pessoas desconhece
isso.
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ANEXO
QUESTIONÁRIO DA PESQUISA DE CAMPO
- NOME DO ÓRGÃO PÚBLICO:
- QUAL É A ESTRUTURA DO SETOR RESPONSÁVEL PELA GESTÃO DA FROTA?
- QUAL É AQUANTIDADE DE SERVIDORES DIRETAMENTE LIGADOS À GESTÃO DA FROTA?
- HÁ TERCEIRIZADOS DIRETAMENTE LIGADOS À GESTÃO? QUANTOS?
- HÁ TERCEIRIZADOS NAS FUNÇÕES AUXILIARES?
- MOTORISTAS: - MECÂNICOS: - ELETRICISTAS: - LANTERNEIROS: - PINTORES: - LAVADORES: - OUTROS PROFISSIONAIS:
- HÁ SERVIDORES EM FUNÇÕES AUXILIARES?
- QUANTOS VEÍCULOS PRÓPRIOS COMPÕEM A FROTA? DE QUE TIPO?
- VEÍCULOS DE PASSEIO – - UTILITÁRIOS – - CAMINHÕES – - ÔNIBUS – - OUTROS -
- COMO SÃO REALIZADOS OS ABASTECIMENTOS DOS VEÍCULOS? HÁ CONTROLE DO CONSUMO DOS VEÍCULOS?
- COMO SÃO REALIZADAS AS MANUTENÇÕES DOS VEÍCULOS? HÁ MANUTENÇÕES PREVENTIVAS ?
- É UTILIZADO ALGUM SOFTWRE DE GESTÃO DE FROTA?
- A FROTA É SEGURADA? O SEGURO É TOTAL?
- COMO SÃO TRATADOS OS SINISTROS?
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- COMO SÃO TRATADAS AS MULTAS?
- HÁ GESTÃO DE PNEUS?
- PAGA-SE O SEGURO OBRIGATÓRIO DE TODA A FROTA?
- HÁ ALGUM PARÂMETRO PARA AQUISIÇÃO DE NOVOS VEÍCULOS?
54
BIBLIOGRAFIA
DI SORA, P., Gerenciamento de Transporte. Consultre – Consultoria e
Treinamento Ltda
FERNANDES, J. U. J., Lei n° 8.666/93 – Licitações – Contratos - Pregão.
Editora Fórum – 1ª edição – 2ª tiragem
GAJ, L., Administração Estratégica – Editora Ática
HERMES, G. C., Gerenciamento e Fiscalização de Contratos. TAO – Talento e
Organizações Ltda
MACIEL, J., SOUZA, J., Alavancando resultados através da postura
estratégica. CELACADE – Centro Latinoamericano de Capacitacion Y
Desarrollo de Empresas
MAXIMIANO, A., Teoria Geral da Administração. Editora Atlas – 3ª edição
MENDES, R.G., Lei de Licitações e Contratos Anotada. Editora Zênite – 6ª
edição
VALENTE, A., NOVAES, A. Gerenciamento de Transporte e Frotas. Editora
CENGACE Learning – 2ª edição
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ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I
O QUE É GESTÃO ? 11
1.1 – O que é um gestor? Qual é o seu papel
e quais são as suas atribuições ? 11
1.2 – Gestão pública x Gestão privada 12
CAPÍTULO II
GESTÃO DE TRANSPORTES NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 14
2.1– Recebimento e administração das
solicitações de atendimento 15
2.2 – Gestão de contratos administrativos 16
2.2.1 – Condutores de veículos 18
2.2.2 – Despachantes ou mesários 19
2.2.3 – Mão de obra de oficina 19
2.2.4 – Fornecimento de combustível 20
2.2.5 – Fornecimento de peças automotivas 22
2.2.6 – Prestação de serviços de manutenção automotiva 23
2.2.7 – Locação de veículos 24
2.2.8 – Seguro de veículos 25
2.3 – Legalização da frota 25
2.4 – Gerenciamento de multas de trânsito 26
2.5 – Especificação de produtos, equipamentos e veículos 26
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2.6 – Administração de almoxarifado setorial 27
2.7 – Obtenção de licenças especiais para trânsito em áreas
seletivas 28
2.8 – Administração de sinistros 28
2.9 – Administração da manutenção da frota 29
2.9.1 – Manutenção de operação 30
2.9.2 – Manutenção preventiva 30
2.9.3 – Manutenção corretiva 31
2.10 – Pesquisa de satisfação do cliente 31
CAPÍTULO III
PESQUISA DE CAMPO 33
CONCLUSÃO 50
ANEXO 52
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 54
ÍNDICE 55
57
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição:
Título da Monografia:
Autor:
Data da entrega:
Avaliado por: Conceito:
