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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA AUDITORIA INTERNA

MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE FORMA INDIRETA PELOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA FEDERAL

Manual de Orientação para a Contratação de Serviços de Forma Indireta

Auditoria Interna 2

Equipe Técnica: Audí Luiz Vieira Ivanilde Carmen Dutkevicz (Coordenação do trabalho) João Batista da Silva

Florianópolis, agosto de 1999


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SUMÁRIO

I. OBJETIVOS II. PONTOS IMPORTANTES A SEREM OBSERVADOS PARA A CONTRATAÇÃO

DE SERVIÇOS PELAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

III. INSTRUÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO E PROJETO BÁSICO PARA A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PELAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

IV. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE A SEREM ADOTADOS PELO GESTOR DO

CONTRATO

V. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS NAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

VI. OBRIGAÇÕES DA EMPRESA CONTRATADA VII. INSTRUÇÕES PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO

DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PELO GESTOR DO CONTRATO

VIII. GERENCIAMENTO DO CONTRATO IX. CONCLUSÃO ANEXOS: Anexo I Planilha de Custos e Formação de Preços Anexo II Acompanhamento Mensal de Freqüência dos Profissionais nas

Unidades Administrativas Anexo III Ficha de Registro de Ocorrências


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I - OBJETIVOS Com o objetivo de buscar a eficiência administrativa, elaboramos procedimentos que deverão ser observados pelos setores envolvidos na instrução dos processos de contratação de serviços terceirizados e no controle dos contratos de prestação de serviços.

Para a contratação dos serviços de forma indireta nos órgãos da Administração Pública Federal, foram editadas normas e instruções pelos órgãos governamentais, as quais definem como característica principal a contratação dos serviços e não da mão-de-obra. Ressalte-se que, na contratação dos serviços, os materiais e equipamentos necessários são fornecidos pela empresa contratada e incluídos nos custos propostos, tendo as empresas por responsabilidade a realização dos serviços de forma a cumprir com as obrigações decorrentes da contratação, conforme descrição constante no ato convocatório e no contrato pactuado entre as partes.

Nos processos administrativos que darão origem à contratação dos

serviços, deverá estar demonstrada a sua real necessidade. Tais processos deverão ser instruídos de maneira a relacionar a demanda dos serviços e o aproveitamento dos recursos humanos, materiais e econômicos disponíveis, registrados no plano de trabalho, aprovado pela autoridade administrativa competente, e no projeto básico.

Visando ao acompanhamento e à fiscalização dos serviços

contratados, relacionamos critérios de controle para auxiliar o gestor do contrato e os responsáveis pelo controle dos serviços nas unidades administrativas, como também critérios de informações que a contratada deverá cumprir, dadas as características das contratações não contempladas nos contratos.

Dentre as atribuições inerentes ao gerenciamento do contrato, merece

destaque o importante papel a ser desempenhado pelo gestor do contrato no controle da sua vigência e na promoção de sua rescisão, face à irregularidades no cumprimento dos termos pactuados.


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II - PONTOS IMPORTANTES A SEREM OBSERVADOS PARA A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PELAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Os critérios para a contratação de serviços encontram-se definidos no Decreto nº 2.271, de 07 de julho de 1997, e na Instrução Normativa/MARE nº 18, de 22 de dezembro de 1997, de onde extraímos algumas definições que consideramos relevantes: 1. O Decreto nº 2.271/97 estabelece que:

1.1. Não poderão ser objeto de execução indireta as atividades inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos do órgão ou entidade, salvo expressa disposição legal em contrário ou quando se tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no âmbito do quadro geral de pessoal (§ 2º, do art. 1º).

1.2. A contratação deverá ser precedida e instruída com plano de trabalho

aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar competência, que conterá, no mínimo: I. justificativa da necessidade dos serviços; II. relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser

contratada; III. demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de

economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis (art. 2º).

1.3. O objeto da contratação será definido no edital de licitação e no contrato

exclusivamente como prestação de serviços (art. 3º).

Sempre que a prestação do serviço objeto da contratação puder ser avaliada por determinada unidade quantitativa de serviço prestado, esta deverá estar prevista no edital e no respectivo contrato, e será utilizada como um dos parâmetros de aferição de resultados (§ 1º; art. 3º).

1.4. A administração indicará um gestor do contrato, que será responsável pelo

acompanhamento e pela fiscalização da sua execução, procedendo ao registro das ocorrências e adotando as providências necessárias ao seu fiel cumprimento, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato (art. 6º).

2. A Instrução Normativa/MARE nº 18/97, por sua vez, ao disciplinar a contratação de

serviços, embora tenha dado ênfase aos serviços de vigilância, limpeza e conservação, abrange, também, outras categorias de prestação de serviços a serem executados de forma indireta. As características destas contratações deverão ser detalhadas em um plano de trabalho e projeto básico, com menção da unidade de medida e da planilha de custos e formação de preços, em conformidade com as definições a seguir: 2.1. “Plano de trabalho é o documento aprovado pela autoridade competente, que

consigna a necessidade de contratação dos serviços, orientando a caracterização do objeto, evidenciando as vantagens para a Administração e


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sua economicidade, no que couber, e definindo diretrizes para a elaboração do respectivo projeto básico.”

2.2. “Projeto básico é a descrição detalhada do objeto a ser contratado, dos

serviços a serem executados, sua freqüência e periodicidade, características do pessoal, materiais e equipamentos a serem fornecidos e utilizados, procedimentos a serem seguidos, cuidados, deveres, disciplina, gestão da qualidade, informações a serem prestadas e controles a serem adotados.”

2.3. “Unidade de medida é o parâmetro adotado para a quantificação e contratação

dos serviços, devendo refletir, sempre que possível, os produtos e resultados esperados. “

2.4. “Planilha de custos e formação de preços é o documento a ser apresentado

pelas proponentes, contendo o detalhamento dos custos que compõem os preços (...) indicando o custo unitário total, inclusive encargos, insumos, benefícios e tributos, para cada categoria profissional, jornada de trabalho, tipo de serviço e para cada caso de incidência de adicionais utilizado para a formação de preços (...)”, sendo “o salário normativo das categorias profissionais estabelecido por acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho.”

As características para a contratação dos serviços, notadamente no

que diz respeito à produtividade e ao quantitativo de pessoal, detalhadas no plano de trabalho, bem como no projeto básico, auxiliarão a Comissão de Licitação na elaboração do ato convocatório e na análise das propostas. Dentro deste contexto, alertamos para o fato de que a elaboração parcial de planos de trabalho e projetos básicos poderá criar interpretações divergentes do que seriam exatamente as necessidades de serviços. Ressalte-se, ainda, que o ato convocatório, quando mal elaborado, criará dificuldades às empresas no momento da elaboração da proposta comercial, o que poderá resultar até na anulação do processo licitatório.

Como a unidade de medida é um parâmetro para a quantificação e contratação dos serviços, ao definir-se a contratação como prestação de serviços, esta deverá ser muito bem caracterizada, a fim de evitar a definição do objeto como fornecimento de mão-de-obra. Portanto, deverá ser evitada a definição do quantitativo de pessoal no ato convocatório, pois senão estará sendo caracterizada a contratação de mão-de-obra e não de serviços.

Na contratação de serviços, a empresa terá por responsabilidade a

sua realização, devendo cumprir com as atribuições definidas em edital, sem configurar-se a subordinação dos empregados da contratada à administração da contratante.

Diante da dificuldade de estipular-se uma forma de produtividade,

principalmente quando os serviços são executados de forma indireta apenas parcialmente, o atestado de visita ao local auxiliará a empresa na elaboração de sua proposta.


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III - INSTRUÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO E PROJETO BÁSICO PARA A CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PELAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

1 - PLANO DE TRABALHO

O plano de trabalho, aprovado pela autoridade competente, deverá conter a justificativa da necessidade de contratação dos serviços, a quantificação da demanda e o aproveitamento dos recursos humanos e materiais disponíveis, visando à economicidade, cujo detalhamento constará do projeto básico. 1.1. Justificativa da necessidade dos serviços

Justificar o porquê da necessidade de contratação dos serviços. Se os cargos ou funções não fazem mais parte do quadro de pessoal da UFSC, se as demandas são urgentes e/ou não estão ocorrendo contratações de pessoal pela administração federal.

Detalhar todas as atribuições características dos serviços.

1.2. Relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviços a ser contratada

Mencionar a demanda existente, os locais, os tipos de serviços

necessários com suas principais características de realização e as necessidades que determinam as categorias dos profissionais e a maneira como ocorreu a avaliação da demanda dos serviços.

1.3. Demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade

e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis

Relatar o aproveitamento dos materiais e equipamentos existentes,

objetivando estimativa de custos menores. Fazer referência ao fornecimento dos materiais pela contratada, sua

especificação, utilização, critérios e características de fornecimento. (É preciso haver compatibilização no fornecimento dos materiais e equipamentos necessários, para não ficar caracterizado simplesmente como fornecimento de mão-de-obra.)

Registrar a maneira como serão realizados os serviços, os critérios

das atribuições quando os serviços serão realizados de forma parcial. Estabelecer a produtividade que servirá como parâmetro para a

definição da qualidade dos serviços em função da quantidade de pessoal que se faz necessária para a prestação dos serviços.

Atentar para os fatores que tenderão a resultar em um melhor

aproveitamento dos ambientes e materiais disponíveis, bem como dos recursos humanos lotados no setor, identificando se os recursos humanos lotados no setor não desempenharão atividades paralelas aos serviços contratados, pois não poderá haver subordinação dos profissionais da contratada a estes servidores.


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2 - PROJETO BÁSICO

O projeto básico para a contratação dos serviços acompanhará o plano de trabalho e conterá, de forma detalhada, as características dos serviços relatados no plano de trabalho, a freqüência com que os serviços serão realizados, o período da sua necessidade, as atribuições e responsabilidades dos profissionais, os materiais e equipamentos a serem fornecidos e utilizados tanto pela contratada como pela contratante, os procedimentos a serem obedecidos pela contratada, bem como os cuidados a serem observados e os deveres a serem cumpridos. Devem-se mencionar também as condições de trabalho (grau de insalubridade e periculosidade) descritas no Laudo Técnico de Avaliação do Ambiente (Departamento de Saúde, Higiene e Segurança do Trabalho/UFSC).

2.1. Objetivos

A contratação deverá observar as necessidades de cada setor, tendo como característica a contratação de prestação de serviços e não de mão-de-obra. (Para a contratação dos serviços de forma parcial será necessária a diferenciação, dentro do possível, das características dos serviços.)

Exemplo: A contratação de empresa prestadora de serviços para o processamento de roupas para o Hospital Universitário observará as exigências e necessidades de higienização e as atribuições descritas na especificação dos serviços.


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2.2. Descrição e natureza dos serviços

Relacionar as características e necessidades dos serviços objeto da contratação, com descrição dos serviços e a sua execução, indicando a freqüência e os procedimentos para a sua realização.

Definir a produtividade dos profissionais através da unidade de medida

(metro quadrado de área e assemelhados) e a quantidade de postos de serviços para o desempenho de tarefas (caracterizado pela periodicidade), para que, associado a isso, possa ser determinado o quantitativo de pessoas necessárias para a realização dos serviços. 2.3 . Especificação dos materiais e características dos equipamentos

Relacionar a especificação dos materiais que serão fornecidos pela

contratante, dadas as características dos serviços demandados.

Identificar os equipamentos em uso que poderão ser compartilhados, visando à economicidade, e os equipamentos que serão fornecidos pela contratada, dadas as características específicas dos serviços. 2.4. Locais onde serão realizados os serviços

Identificar os locais onde serão realizados os serviços e registrar, quando for possível, a área de sua abrangência. 2. 5. Obrigações e responsabilidades da contratada

Relacionar as obrigações e responsabilidades da contratada, tanto para com seus empregados como para com a contratante, para que sejam cumpridas adequadamente.


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IV - PROCEDIMENTOS DE CONTROLE A SEREM ADOTADOS PELO GESTOR DO CONTRATO

Compete ao gestor do contrato: 1. Fazer contato com as unidades, a fim de verificar os procedimentos de controle que

as unidades estão elaborando, conscientizando-as do compromisso de prestar informações corretas.

2. Cobrar das unidades administrativas o envio do relatório de acompanhamento

mensal de freqüência dos profissionais ali alocados. 3. Fazer o levantamento através dos relatórios de acompanhamento das unidades,

conciliando as informações e registrando-as no relatório de acompanhamento mensal do contrato para ser enviado à contratada até o último dia do mês de referência da realização dos serviços.

4. Elaborar o relatório de acompanhamento mensal do contrato, de maneira concisa e

clara, de forma que não pairem dúvidas quanto às informações e interpretações ali registradas, definindo-se, quando possível, o cálculo do desconto das horas ou dias não trabalhados pelos profissionais ou encarregados, como também o adicional de assiduidade e as penalidades aplicadas à contratada nos termos do contrato.

5. Observar a compatibilização das informações referentes ao período abrangido pelo

controle de freqüência adotado pela contratada. (Existem casos em que as empresas consideram o período da segunda quinzena de um mês à primeira quinzena do mês seguinte.)

6. Informar à empresa contratada, com base no relatório, a respeito de fatos e atos em

desacordo com os termos do edital e do contrato, para que proceda, se for o caso, ao desconto na fatura mensal.

7. Controlar mensalmente, no caso dos serviços de limpeza, a realização dos serviços

nas áreas de esquadrias externas - faces internas e externas, e fachadas envidraçadas - faces externas, por serventes que não estejam disponibilizados para a realização dos serviços da área interna e da área externa. (A empresa contratada deverá elaborar um cronograma de horário mensal para a realização dos serviços e entregá-lo ao responsável pelo contrato para acompanhamento, com o apoio das unidades administrativas.)

8. Providenciar, ocorrendo solicitação de redução quantitativa de profissionais nas

unidades, o remanejamento para outras áreas ou setores, ou até mesmo informar ao Diretor do Departamento de Administração Geral para que seja providenciada, junto à empresa, a dispensa de profissionais, com conseqüente diminuição de custos do contrato.

9. Gerenciar os contratos, observando as orientações contidas no art. 2º da Portaria

nº 201 do MEC, de 12 de abril de 1999.



V - PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DOS SERVIÇOS TERCEIRIZADOS NAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

1. Os ordenadores de despesas das unidades administrativas deverão designar um

responsável para o controle da realização dos serviços e da freqüência dos profissionais (atestados mensais), mantendo em livro próprio ou ficha o registro das ocorrências (informar ao gestor do contrato o ocorrido).

2. O responsável na unidade administrativa deverá elaborar relatório de

acompanhamento mensal (conforme modelo), registrando as ocorrências relativas aos serviços, o nome dos empregados faltosos (caso não houver reposição pela contratada), com o horário e o dia da falta, o número de reposições ocorridas no mês. O desempenho dos profissionais e encarregados e os serviços realizados deverão ser avaliados, e esta avaliação deverá ser encaminhada ao responsável pelo contrato até o quinto dia após o final do controle da freqüência. As informações registradas e conciliadas darão origem aos descontos nas faturas mensais, com eventual penalização a ser aplicada à contratada.

Deverá, ainda, o responsável pelo controle dos serviços nas unidades administrativas, observar:

2.1. Caso os serviços não estejam sendo realizados corretamente e existindo

reclamações freqüentes, tanto dos serviços como dos profissionais, estas queixas deverão ser registradas no relatório de acompanhamento mensal das unidades, pois reclamações informais não ajudam a solucionar os problemas, além de não caracterizarem precedentes para eventual aplicação de penalidade à empresa contratada, ou até mesmo para a rescisão do contrato.

2.2. Caso não houver necessidade de manter todos os profissionais no local, este

fato deverá ser informado oficialmente ao gestor do contrato, que providenciará o remanejamento para outra área ou setor.

2.3. Os profissionais alocados nas unidades administrativas não poderão

desempenhar funções que não as definidas no contrato e nos seus aditivos, e muito menos poderão ser utilizados para a realização de tarefas particulares.

2.4. Na ocorrência de uma das situações citadas no item 2.3 acima, deverá o

responsável pelo controle dos serviços informar ao agente público que provocou a situação, sobre as atribuições específicas dos profissionais contratados, alertando sobre o risco de responder solidariamente no caso de demanda judicial. No caso de reincidência, deverá registrar o fato no livro ou ficha de registro de ocorrências.

2.5. Os profissionais contratados somente poderão receber ordens para a

execução de tarefas, dos encarregados da empresa contratada, haja vista a sua subordinação à mesma. Havendo necessidade de solicitações ou reclamações quanto aos serviços, estas deverão ser dirigidas aos encarregados, que se incumbirão de tomar as providências cabíveis.

2.6. Caso o servidor designado na unidade não cumprir com as atribuições que lhe

foram delegadas (informar corretamente a freqüência dos profissionais,



controlar os serviços na unidade, providenciando o registro no relatório mensal de acompanhamento e encaminhando-o ao gestor do contrato, em tempo hábil), será apurada a sua responsabilidade, através de processo administrativo, observada a legislação pertinente.



VI – OBRIGAÇÕES DA EMPRESA CONTRATADA 1. A empresa contratada deverá fornecer a relação nominal dos profissionais e

encarregados postos à disposição para a realização dos serviços, informando sobre a ocorrência de demissões e substituições. (Os profissionais e encarregados que executam efetivamente os serviços deverão fazer parte da relação analítica da folha de pagamento da contratada.)

2. A contratada deverá encaminhar, até o quinto dia após o final do período do

controle da freqüência, a respectiva relação analítica da folha de pagamento dos profissionais. Ocorrendo o controle da freqüência por quinzenas (da segunda quinzena de um mês à primeira quinzena do mês seguinte), o desconto das faltas e penalidades, se for o caso, deverá constar na fatura do mês de referência.

3. Os encarregados da empresa contratada deverão, prontamente, substituir os

faltosos, e não poderá ocorrer o remanejamento dos serventes de outros setores da UFSC. Havendo faltas justificadas dos serventes ou encarregados, como as definidas na Convenção Coletiva, o controle da assiduidade será de responsabilidade da contratada, e a não substituição dos faltosos de forma imediata terá como conseqüência, além do desconto das horas ou dias não trabalhados e do adicional de assiduidade (ver Convenção Coletiva dos Empregados de Empresas de Segurança, Vigilância, Prestadoras de Serviços, Asseio e Conservação e de Transporte de Valores no Estado de Santa Catarina - FEVASC), as penalidades definidas no contrato. (O desconto das faltas e do adicional de assiduidade será calculado pelo custo total do profissional ou encarregado, registrado na planilha de custo.)

4. Os substitutos dos profissionais faltosos deverão apresentar documento

individualizado de encaminhamento da contratada, contendo o seu nome e respectivo número do CPF. Este documento será retido na respectiva unidade da contratante, com o objetivo de formalizar as substituições. (No caso do encarregado, o encaminhamento será ao gestor do contrato.)

5. No caso de realização de serviços de limpeza nas áreas de esquadrias externas -

faces internas e externas, e fachadas envidraçadas - faces externas, deverá ser elaborado um cronograma de horário mensal, não se utilizando os serventes de limpeza disponibilizados para as áreas internas e externas da UFSC.

6. A confirmação da freqüência dos profissionais deverá ser efetuada pelo responsável

pelo controle dos serviços na unidade da contratante, através do cartão de freqüência, com acompanhamento do encarregado da contratada.

7. Para que a contratante possa adotar o mesmo controle da freqüência da contratada

(segunda quinzena de um mês à segunda quinzena do mês seguinte), é necessário que haja compatibilização de informações, com o conseqüente desconto na fatura de pagamento do mês de referência.

Deverá, ainda, atentar para o que segue:

7.1. Encaminhar à contratante, até o quinto dia após o final do controle da

freqüência, a relação analítica da folha de pagamento dos profissionais e



encarregados (todo o pessoal permanente destinado à realização dos serviços na UFSC).

7.2. Cuidar para que o quantitativo de pessoas na guia de recolhimento do INSS e o

valor dos proventos se igualem ao do registrado na relação analítica da folha de pagamento. Ocorrendo divergências, deverá ser formalizada a justificativa competente.

7.3. Proceder ao desconto decorrente dos apontamentos registrados no relatório

mensal de acompanhamento do contrato (relativo ao período do controle), na fatura/nota fiscal do mês de referência. O relatório deverá ser encaminhado à contratada para conhecimento e defesa prévia até o último dia do mês de referência.

O não cumprimento destes requisitos pela contratada acarretará a aplicação das multas definidas no contrato.



VII - INSTRUÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PELO GESTOR DO CONTRATO

O gestor do contrato, ao elaborar o relatório de acompanhamento,

deverá: 1. Fazer referência ao mês de competência a que diz respeito o controle. 2. Descrever como foram realizadas as atividades de controle. Caso tenham ocorrido

através da conciliação dos dados levantados pelo acompanhamento mensal das unidades, fazer referência a estes, como também às outras formas de controle. (Pode ser elaborada uma planilha para melhor exemplificar o levantamento.)

3. Citar as informações colhidas dos acompanhamentos mensais das unidades

administrativas, dando enfoque detalhado e objetivo dos dados levantados e dos fatos ocorridos. Como, p. ex., no CCA e CSE, os profissionais de nome (?) faltaram nos dias (?) e não foram substituídos, ocorrendo, com isso, falta sem reposição. Ou, o profissional de nome (?), do CCA, realizou serviços no CSE, em substituição a um profissional ausente, quando deveria ocorrer a substituição por outro que não estivesse alocado em setores da UFSC. (Para dar abrangência às informações, poderão ser elaboradas planilhas com as explicações das causas dos descontos.)

4. Fazer constar no próprio relatório o cálculo dos descontos, como as penalidades

aplicadas à contratada pelo não cumprimento dos termos do contrato e de seus aditivos. (Os descontos deverão ser incluídos, preferencialmente, na fatura/nota fiscal do mês de referência.)

5. Proceder ao encaminhamento do relatório, devidamente autuado, ao Diretor do

Departamento de Administração Geral ou ao Diretor Geral do HU, se for o caso, através de ofício, alertando para a necessidade de que proceda à remessa do relatório à empresa contratada, até o último dia do mês de referência. Assim, a contratada pode tomar conhecimento dos registros relativos às faltas e penalidades consignadas no relatório e, caso não venha a recorrer, efetue aos descontos pertinentes na respectiva fatura/nota fiscal.

6. Fazer constar a data e assinatura do gestor do contrato, devidamente identificado.



VIII - GERENCIAMENTO DO CONTRATO

Para o gerenciamento do contrato serão observadas as normas e instruções referentes aos respectivos casos, com atenção para as disposições que constam no art. 6º do Decreto nº 2.271/97, no item 5.2.7 da Instrução Normativa nº 18/MARE/97 e no art. 2º da Portaria nº 201/MEC/99.

O art. 6º, do Decreto nº 2.271/97 determina: “A administração indicará um gestor do contrato, que será responsável

pelo acompanhamento e fiscalização da sua execução, procedendo ao registro das ocorrências e adotando as providências necessárias ao seu fiel cumprimento, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato."

A Instrução Normativa nº 18/MARE/97, por sua vez, ao disciplinar a

contratação de serviços a serem executados de forma indireta e contínua nos órgãos públicos, em seu item 5.2.7, define que: “a vigência do contrato limitar-se-á ao exercício financeiro, podendo ser prorrogado por períodos subseqüentes de até doze meses, até o limite previsto no ato convocatório, observado o disposto em Lei".

Assim, deverão o gestor do contrato e os responsáveis nas unidades

administrativas envolvidas ficar atentos a esta peculiaridade, sob pena de haver interrupção da prestação do serviço pelo término do contrato, o que ensejará novo processo licitatório. (Ocorrendo a assinatura do contrato em julho, o contrato terá vigência até 31 de dezembro do mesmo ano, enquanto que a repactuação de preços somente poderá ocorrer após um ano da data-limite para apresentação da proposta. Pode haver, desta forma, dois termos aditivos ao contrato por ano.)

Estabelece, ainda, o art. 2º da Portaria nº 201/MEC/99: “Na execução dessa atividade, deve o representante: I - anotar em registro próprio as ocorrências de qualquer natureza

verificadas durante a execução do contrato, determinando o que for necessário para regularizá-las, inclusive notificando a contratada;

II - encaminhar à autoridade superior proposta de rescisão do contrato, quando o objeto estiver sendo executado de forma irregular, em desacordo com as especificações e, ainda, quando constatada a paralisação da execução ou cometimento de faltas que ensejam a adoção dessa medida, garantida a ampla defesa à contratada;

III - comunicar à autoridade superior o término da vigência do contrato, com a antecedência necessária à realização de processo licitatório ou aos procedimentos de prorrogação do mesmo;

IV - atestar as faturas correspondentes às etapas executadas, após a verificação da conformidade dos serviços, para efeito de pagamento."

Para o cumprimento das suas atribuições, o gestor do contrato disporá de uma cópia do contrato e de seus aditivos, e de uma cópia da planilha de custo apresentada pela empresa e das repactuações de preços, se houver, para que, no caso de haver necessidade de serem verificados os descontos de dias ou horas não trabalhados, possa elaborar os respectivos cálculos, bem como calcular os valores



referentes às penalidades previstas no contrato, que deverão ser submetidas à aprovação final do Pró-Reitor de Administração.

Ocorrendo descontos de faltas e dias não trabalhados pelos

profissionais ou, ainda, o desconto de dias que foram destinados a capacitar os profissionais, estes descontos deverão estar registrados em relatório a ser encaminhado à empresa, que deverá ter condições de defesa prévia. Como o pagamento da fatura pela realização dos serviços é feito geralmente até 15 (quinze) dias corridos do mês seguinte ao da realização dos serviços, e como para o pagamento da fatura esta deverá vir com o atesto do gestor do contrato, os descontos relativos ao mês deverão vir relacionados na fatura dos serviços do mês seguinte. Assim, nesse ínterim, a empresa fará a sua defesa para, então, serem providenciados os devidos descontos na fatura posterior. Não é permitido ultrapassar os períodos previstos para que sejam providenciados os descontos. (O responsável pelo contrato deverá manter o controle.)

Quando o contrato não estiver sendo cumprido adequadamente pela

contratada, o gestor encaminhará à autoridade superior proposta de rescisão contratual, devidamente protocolado, contendo as notificações à empresa, suas respostas e justificativas e relatório sobre o ocorrido, que caracterizem o inadimplemento por parte da contratada. (P. ex., se os profissionais alocados para a realização dos serviços não possuírem a capacitação necessária para o desempenho das suas atribuições, o gestor do contrato formalizará reclamação junto à contratada, que deverá prontamente substituir os profissionais. Se, após várias tentativas de regularização, a empresa não disponibilizar profissionais capacitados para o cumprimento das atribuições especificadas em contrato e ato convocatório, poderá ser sugerida proposta de rescisão contratual.)

Competirá também ao gestor do contrato solicitar à empresa, via expediente remetido por AR ou contra recibo, com antecedência mínima de pelo menos 90 (noventa) dias, que manifeste, no prazo de 10 (dez) dias úteis, o seu interesse em renovar o contrato para os 12 meses seguintes. (A empresa poderá se negar a renovar o contrato e não poderá ser penalizada por isto, pois a vigência do contrato está sendo respeitada.)

Justifica-se a preocupação em formalizar a solicitação com a

antecedência mínima de 90 (noventa) dias, para que, no caso de ocorrer recusa por parte da empresa em renovar o contrato, o gestor comunique, em tempo hábil, este fato, ao Diretor do Departamento de Administração Geral ou ao Diretor Geral do HU, para que este tome as providências pertinentes à abertura de licitação para a contratação de serviços.

Havendo resposta favorável por parte da empresa contratada, o gestor

do contrato comunicará ao Diretor do Departamento de Administração Geral ou ao Diretor Geral do HU, sobre o término da vigência do contrato, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, para que se manifeste sobre o interesse em renovar o contrato, como também, para que, mediante comparativo de preços em nível de mercado, ocorra negociação para a diminuição dos custos. Este processo, depois, será enviado ao Pró-Reitor de Administração para que tome a decisão final e as demais providências pertinentes.



IX - CONCLUSÃO

Em síntese, a elaboração de critérios e informações para as unidades administrativas estruturarem-se no cumprimento e na organização das respectivas responsabilidades e competências, dada a contratação de serviços pela via indireta nas instituições públicas federais, por força da legislação, visará, também, ao aproveitamento dos recursos disponíveis, objetivando a redução de custos.

No caso de ocorrer deficiência de pessoal para a realização de serviços nas unidades administrativas, haverá a necessidade de verificar primeiro a possibilidade de distribuição e remanejamento de pessoal do quadro permanente da instituição, para somente depois dar-se encaminhamento ao processo de contratação por via indireta. Anteriormente, porém, deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, com base na estimativa de custos para os serviços e o aproveitamento dos recursos humanos, materiais e econômicos existentes.

Ressalte-se que, quando for solicitada a contratação dos serviços em razão da necessidade substancial na unidade, este pedido deverá ser formalizado em documento, contendo as causas que objetivaram a solicitação, justificativas, características dos serviços, normas a serem cumpridas, disposições dos ambientes, para serem identificados fatores que possam vir a contribuir para a economicidade, justificando-se desta maneira a contratação.

ANEXO I

PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS

I - DISCRIMINAÇÃO DAS ÁREAS: A proposta foi elaborada com base no salário normativo de R$ __________ (_________________), pertinente à categoria de (profissional/encarregado) homologado por acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho em ___/___/___. Detalhamento: ___________ (quantidade) profissional(is)/encarregado(s) alocado(s) para a realização do serviço. TIPO DE MÃO-DE-OBRA: (uma planilha para cada preço do homem/mês, referente ao profissional ou encarregado, considerando as diferentes incidências de adicionais) II - MÃO-DE-OBRA: REMUNERAÇÃO*: 01 - Salário do profissional / encarregado R$ 02 - Adicional de insalubridade (___ %) R$ 03 - Outros (especificar) (___ %) R$ * A inclusão destes itens na composição da remuneração dependerá das peculiaridades do respectivo acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho. Valor total da remuneração: R$ __________ (_______________________) Valor da reserva técnica: R$ __________ (_______________________) III - ENCARGOS SOCIAIS: (incidentes sobre o valor da remuneração + valor da reserva técnica) Grupo “A” : 01 - INSS (___%) R$ 02 - SESI ou SESC (___%) R$ 03 - SENAI ou SENAC (___%) R$ 04 - INCRA (___%) R$ 05 - Salário educação (___%) R$ 06 - FGTS (___%) R$ 07 - Seguro acidente de trabalho/SAT/INSS (___%) R$ 08 - SEBRAE (___%) R$ Grupo “B” : 09 - Férias (___%) R$ 10 - Auxílio doença (___%) R$ 11 - Licença paternidade/maternidade (___%) R$ 12 - Faltas legais (___%) R$ 13 - Acidente de trabalho (___%) R$ 14 - Aviso prévio (___%) R$ 15 - 13º salário (___%) R$ Grupo “C” : 16 - Aviso prévio indenizado (___%) R$ 17 - Indenização adicional (___%) R$ 18 - Indenização (rescisão sem justa causa) (___%) R$ Grupo “D” : 19 - Incidência dos encargos do grupo “A” (___%) R$ sobre os itens do grupo “B” Grupo "E": 20 - Incidência dos encargos do grupo "A", exceto o item 06, sobre os itens 16 e 17 (___%) R$ VALOR DOS ENCARGOS SOCIAIS R$ _______________ (____________________________________________)

VALOR DA MÃO-DE-OBRA (remuneração + reserva técnica + encargos sociais): R$ _______________ ( ____________________________________________) IV - INSUMOS* 01 - Uniforme R$ 02 - Material de limpeza/equipamentos** R$ 03 - Vale-alimentação R$ 04 - Vale-transporte R$ 05 - Manutenção e depreciação de R$

equipamentos 06 - Treinamento e/ou reciclagem de R$

pessoal 07 - Seguro de vida em grupo R$ 08 - Outros (especificar) R$ * A inclusão destes itens na composição dos insumos dependerá das peculiaridades de cada contrato e do acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho. ** Os valores do item 2 serão distribuídos pelo número de profissionais ou encarregados estimados pela proponente ou contratada para execução dos serviços, para fins de obtenção do preço do homem-mês. VALOR DOS INSUMOS : R$ ________________ (________________________________) V - DEMAIS COMPONENTES: 01 - Despesas administrativas/operacionais (___%) R$ ______________ ( ________________) 02 - Lucro (___%) R$ ______________ (_________________) VALOR DOS DEMAIS COMPONENTES (01+02) R$ ______________ (_________________) VI - TRIBUTOS (ISQN+COFINS+PIS+C.SOCIAL+IRPJ+Outros) (____%) : a) - TRIBUTOS (%) = To 100 b) - (Mão-de-obra + insumos + demais componentes) = Po c) - Po / (1 -To) = P1 VALOR DOS TRIBUTOS (P1 - Po) = R$ ____________ (________________________________) VII - PREÇO DO HOMEM-MÊS: (mão-de-obra + insumos + demais componentes + tributos) R$ ____________________ (____________________________________________) VIII – VALOR MENSAL DOS SERVIÇOS: (preço do homem/mês x nº de profissionais ou encarregados postos à disposição para a realização dos serviços) R$ __________________ (_______________________________________________) IX - VALOR GLOBAL DA PROPOSTA: (valor mensal dos serviços x nº de meses de execução contratual) R$ __________________ (_______________________________________________) _______________________________ ________________________________ Local e data: Assinatura e carimbo da empresa

ANEXO II

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL

ACOMPANHAMENTO MENSAL DE FREQUENCIA DOS PROFISSIONAIS NAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS

UNIDADE:

MÊS/ANO

QUANTIDADE DE EMPREGADOS PERMANENTES: NÚMERO DE REPOSIÇÕES OCORRIDAS NO MÊS:

NOME DOS EMPREGADOS FALTOSOS (*)

HORÁRIO DA FALTA (das __ às __h/das __às __h)

DIA DA FALTA

01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. (*) Deverá ser registrado o nome do empregado permanente no setor que faltou durante o mês. As reposições ocorridas deverão ser informadas em observações.

AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR FRACO

Serventes/outros profissionais Fiscais/encarregados Serviços realizados Legenda da avaliação: ÓTIMO: Não teve faltas. Não houve reclamações. Cumpriu as tarefas adequadamente. BOM: Não teve faltas. Houve reclamações parciais. Cumpriu as tarefas de forma parcial REGULAR: Faltou com freqüência. Houve reclamações freqüentes. Cumpriu as tarefas de forma parcial. FRACO: Faltou com freqüência. As reclamações foram freqüentes. As tarefas não foram cumpridas da maneira devida. Observações/sugestões/reclamações: Florianópolis, ___/___/___ Responsável pela informação (identificação e assinatura)

ANEXO III

FICHA DE REGISTRO DE OCORRÊNCIAS

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL

FOLHAS Nº

TIPO DE SERVIÇO: TIPOS DE PROFISSIONAIS CONTRATADOS: EMPRESA CONTRATADA:

DATA (dia/mês/ano): OCORRÊNCIA: Observações:

NOME DO RESPONSÁVEL PELO CONTRATO:

NOME E ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELA INFORMAÇÃO/UNIDADE ADMINISTRATIVA:

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA AUDITORIA …audin.ufsc.br/files/2011/08/manual01.pdf · Anexo III Ficha de Registro de Ocorrências . Manual de Orientação para a Contratação