UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

DEP-ARTAMENTO DE ENGENHARIA INDUSTRIAL

SISTEMA DE CONTROLE DE MATERIAIS

TESE SUBMETIDA Ä UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE

MESTRE EM CIÊNCIAS

LUIZ CÉSAR REIS SALVADOR

FEVEREIRO - 1975

ESTA TESE' FOI JULGADA ADEQUADA PARA OBTENÇÃO DO TÍTULODE

MESTRE EM CIÊNCIAS - ESPECIALIDADE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

E APROVADA EM SUA FORMA FINAL PELO PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇAO.

APRESENTADA PERANTE A BANCA EXAMINADORA COMPOSTA DOS PROFESSORES:

U / ^ Q s L C Ù O ' K ' J - C i s v c u 1MARCTüT&-l4RRARl7~MrSc.

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Aos meus paisj  rainha esposa, Ao meu filho.

AGRADECIMENTOS

Registro aqui meus sinceros agradecimentos

- ao Professor Clãvio Coutinho Filho pela valiosa orientação;

- à CAPES pelo apoio financeiro;

- ao Departamento de Materiais, Coordenadoria de Projetos, Departamento de Contabilidade Geral e Departamento de Pro­cessamento de Dados da CELESC que possibilitaram a realiza­ção deste trabalho;

- aos amigos João Batista M. Zabot e Sérgio Luiz Corrêa pela grande colaboração;

- ao Professor Antônio Diomãrio de Queiroz pelo incentivo;

- a todos que, de uma maneira ou de outra, contribuiram para conclusão desta tese.

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R_E S U M O

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Este trabalho relaciona-se com o Setor de Materiais de uma Em­presa de Industria e Comércio de Bens e Serviços. Tem como ob­jetivo a implantação de um Sistema de Controle de Materiais es­truturado de forma condizente com o grande volume de aplicações de recursos humanos e materiais necessáriosâmanutenção das ati­vidades fim da Empresa.

0 Capítulo 1 refere-se â Empresa e à proposição de uma estrutura para o Setor de Materiais. São apresentados organogramas e des­crição das atividades desenvolvidas em cada área de responsabi­lidade .

A Escolha dos Métodos de Cálculos e Parâmetros empregados no Sis­tema ê apres,entada no Capítulo 2. Este Capítulo mostra a estru­tura do Cõdigò dos Materiais, Cálculos de Avaliação -de Estoque e Calculo do índice de Rotação.

A apresentação do Sistema preenche o Capítulo 3 e é ilustrada com modelos de boletins e relatórios inerentes aos diversos sub­sistemas.

A implantação do Sistema ê ilustrada, no Capítulo 4, com dados e resultados de um processamento.

Finalizando, o Capítulo 5 apresenta algumas conclusões e suges­tões para o desenvolvimento de trabalhos complementares relati­vos à área de materiais.

V A

A B S T R A C T

This article relates itself to the Materials Section of an In­dustrial and Business Enterprise of Goods and Services. The purpose is the implementation of a Material Control System based on the large amount of use of human resources and materials re­quired in maintaining the goals of the Enterprise.

Chapter 1 deals w'ith the Enterprise, suggesting a structure to the Materials Section. There are showed organograms and des­cription of the activities developed on each area of responsabi- lity.

A Selection of manners of Calculating and parameters employed in the System is presented in the Chapter 2. This chapter shows the structure of^the article number, stock evaluation and stock tur­nover rates calculations.

The System itself is showed in Chapter 3 and it is ilustrated with models of bulletins and reports on the several subsystems.

The System implementation is enlarged, in Chapter 4, by data and results of a System processing.

Finally, Chapter 5 presents conclusions and suggestions for the development of Complementary activities concerning the Materials Section.

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SUMARIO .

• ‘ PÃG.

CAPÍTULO 1:1. SETOR DE MATERIAIS NA ESTRUTURA DE UM& EMPRESA ...... 11.1. INTRODUÇÃO ................................. ..... .11.2. DEPARTAMENTO DE MATERIAIS . . . ------ - - .............. 41.2.1. Divisão de Compras ......... .................... ?1.2.2. Divisão de Padronização e Inspeçã© ............. . 91.2.3. Divisão de Estoques .............— .............. 91.3. GERENCIA DE MATERIAIS .......... ......... ........ 121.3.1. Serviço de Compras ........ ................ . 121-3.2. Almoxarifados ........ .......................... 121.3.3. Centros de Recuperação ........... . ........ 141.4. ORGANOGRAMA DO SETOR DE MATERIAIS ................ 14

■ CAPÍTULO 2:2. DEFINIÇÃO DE PARÂMETROS UTILIZADOS NO SISTEMA ----- 162.1. CODIFI^ACÃGSDOS MATERIAIS ....---......... ....... 162.2. INCIDÊNCIA DE IPI, TRANSPORTES E OUTRAS DESPESAS

NO CUSTO DOS MATERIAIS ---------~. ..--- .......... 172.2.1. Processo de Calculo do Rateio — ................ 172.2.2. Aplicação do Processo de Cálculo do Rateio ...... 182.3. AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES ....... ..... .....• ••...... 222.3.1. Método FIFO (Primeiro que entra - Primeiro

que sai) ......................... .............. • 222.3.2. Método LIFO (Último que entra - Primeiro

que sai) ..... .................................. 232'.3.3. Método do Custo Médio Ponderado ................. 232.3.4. Escolha do Método do Custo Médio parã Avalia­

ção dos Estoques ................ ............. 242.3.5. Aplicação do Método do Custo Médio no Siste-

jna de Materiais ......................... ....... 242.4. ROTATIVIDADE DOS MATERIAIS ....................... 302.4.1. Cálculo do índice de Rotação ....... ........ 302.4.2. Cálculo do Estoque Médio ....................... 30

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PÁG.

CAPÍTULO 3: 43. O SISTEMA DE MATERIAIS .................................313.1. INTRODUÇÃO .................. ......................... 313.1.1. Finalidade e Objetivos do Sistema ............ •• 313.1.2. Âmbito do Sistema .................................. 313.1.3. Estrutura do Sistema ...... .........................333:2. SUBSISTEMA DE ESPECIFICAÇÃO ............ ..............333.2.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Espe­

cificação ...........................................333.2.2. Âmbito do Subsistema de Especificação ........... 353.2.3. Estrutura do Subsistema de Especificação ........ 353.2.4. Funcionamento do Subsistema de Especificação .... 353.2.5. Documentos do Subsistema de Especificação ..... .....373.3. SUBSISTEMA DE IDENTIFICAÇÃO ..........................453.3.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Iden­

tificação .................................... • • 453.3.2. Âmbito do Subsistema de Identificação ...... •••• 453.3.3. Estrutura do Subsistema de Identificação .......... .453.3.4. Funcionamento do Subsistema de Identificação .... 473.3.5. Documentos do Subsistema de Identificação ......... 473.4. SUBSISTEMA DE CADASTRAMENTO ............... .......... 553.4.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Ca-

dastramento ....................................... 553.4.2. Âmbito do Subsistema de .Cadastramento ........... 553.4.3. Estrutura do Subsistema de Cadastramento ..... . 553.4.4. Funcionamento do Subsistema de Cadastramento .... 573.4.5. Documentos do Subsistema de Cadastramento ......... 573.5. SUBSISTEMA DE MOVIMENTAÇÃO .......................... 673.5.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Movi­

mentação ........... . ... 673.5.2. Âmbito do Subsistema de Movimentação ........... ... $73.5.3. Estrutura do Subsistema de Movimentação ........... |>83.5.4. Funcionamento do Subsistema de Movimentação ..... ,683.5.5. Documentos do Subsistema de Movimentação. 71

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• PÁG.

3.6. CONTROLE DE QUALIDADE NO CENTRO DE PROCESSAMEN­TO DE DADOS ...................................... 93

3.6.1. Introdução ......... ........,................. . 933.6.2. Controle na Entrada.............. .............. 933.6.3. Consistência de Dados .......................... 943.6.4. Controle na Saída ... .................... 98

: CAPÍTULO 4: . ■•4. IMPLANTAÇAO DO SISTEMA -------------------------.... 1054.1. PRIMEIRA SEMANA DE IMPLANTAÇAO ................... 1054.1.1. Implantação do Subsistema de Especificação ..... 1054.1.2. Implantação do Subsistema de Cadastramento ..... 1124.1.3. Implantação do Subsistema de Identificação ...... 1234.2. SEGUNDA SEMANA DE IMPLANTAÇAO ..................... 1304.3., TERCEIRA SEMANA DE IMPLANTAÇAO................... 1!9

CAPÍTULO 5:• .5. CONCLUSOES ...................... ................... 162

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......... .................... 165

APÊNDICE 1 - CÕDIGO DE REGISTRO PARA O BOLETIM MTRE01 .. 166APÊNDICE 2 - CÕDIGO DE GRUPO, FAMÍLIA OU MATERIAL PA­

RA O BOLETIM MTRE01 ....................... 167APÊNDICE 3 - CÕDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE01 168APÊNDICE 4 - CÕDIGOS DE CONTINUAÇAO PARA O BOLETIM

MTRE01 .................. . ................ 170APÊNDICE 5 - CÕDIGO DE SETORES ........................ 171APÊNDICE 6 - NÚMERO DE ORDEM DO M.M. ................ . . 172..APÊNDICE 7 - CÕDIGOS DE MOVIMENTO PARA TRANSFERÊNCIAS

DE MATERIAIS .............. ............... 174APÊNDICE 8 - CÕDIGOS DE MOVIMENTO PARA ESTORNOS ........ 176

PÁG.

APÊNDICE 9 - PROCEDIMENTOS DURANTE. A FASE DE CADAS- TRAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE NOVOS ALMOXA- RIFADOS', E DURANTE A FASE DE MOVIMENTA­ÇÃO ........... ........................... 177

APÊNDICE 10 - PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DE QUANTIDADEDE MATERIAL NOS DIVERSOS BOLETINS -------. 180

APÊNDICE 11 - CÕDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE05 .. 181APÊNDICE 12 - CÓDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE06 . . 182APÊNDICE 15 - INSTRUÇÕES'DE PREENCHIMENTO DOS BOLETINS

DE ENTRADA E DESCRIÇÃO DOS RELATÓRIOS DE SAÍDA .............................. ...... 183

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A. A

LISTA DE FIGURASt

. PÁG.

FIGURA 1 - Organograma da Empresa ................... 2FIGURA 2 - Organograma da Administração Regional.... 3FIGURA 3 - Organograma da Diretoria Executiva ....... 5FIGURA 4 - Organograma do Departamento de Materiais .. 6FIGURA 5 - Organograma da Divisão de Compras ........ 8FIGURA 6 - Organograma da Divisão de Padronização e

Inspeção ......... . ... . ...... 10FIGURA 7 - Organograma da Divisão de Estoques ........ 11FIGURA 8 - Organograma da Gerência de Materiais ..... 13FIGURA 9 - Organograma Completo do Setor de Materiais. 15FIGURA 10 - Esquema de Codificação dos Materiais ...... 16FIGURA 11 - Estrutura do Sistema de Materiais ......... 34FIGURA 12 Estrutura do Subsistema de Especificaçao .. 36 FIGURA 13 - Boletim de Alterações, Correções e Ca-

dastramento de Especificações (MTRE01) .... 39FIGURA 14 - Relatorio de Atualizações do Cadastro de

Esn.ecificacões (MTR030) .................. 40FIGURA 15 - Lista Bãsica de Materiais - Ordem Numé­

rica (MTR040) ......... .. . . . ............ 42FIGURA 16 - Lista Bãsica de Materiais - Ordem Alfa­

bética (MTR060) ................ .......... 43FlGURA 17 - Diagrama das Funções do Subsistema de Es­

pecificação ............................. 44FIGURA 18 - Estrutura do Subsistema de Identificação .. 46 FIGURA 19 - Boletim para Emissão de Etiquetas (MTRE02)

- Ficha lote .............................. 49FIGURA 20 - Boletim para Emissão de Etiquetas (MTRE02)

- Ficha detalhe ........................... 50FIGURA 21 - Relatorio de Materiais não Especificados

(MTR090) ................................. 51FIGURA 22 - Etiqueta de Especificação (MTRS01) ........ 53FIGURA 23 - Diagrama das Funções .do Subsistema de

Identificação ............................. 54FIGURA 24 - Estrutura do Subsistema dè Cadastramento .. 56

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PÁG.

FIGURA 25 - Boletim de Cadastramento de Materiais(MTRE04) ......... ‘.... ................. 59

FIGURA 26 - Boletim de Alterações do Cadastro deMateriais (MTRE05) ............ ..........

FIGURA 27 - Relatório de Ocorrências nas Baixas, In­clusões e Alterações do Cadastro de Ma­teriais (MTR118) ................... 62

FIGURA 28 - Boletim de Alterações e Cadastramento deAlmoxarifados (MTRE06) ................... 63

FIGURA 29 - Relatorio de Atualização e Listagem do. Cadastro de Almoxarifados (MTR065) ........ 65

FIGURA 30 - Diagrama das Funções do Subsistema de Ca­dastramento .............. ................ 6(3

FIGURA 31 - Estrutura do Subsistema de Movimentação ... 69FIGURA 32 . - Movimentações de Materiais ............... 70FIGURA 33 Boletim de Movimento de Materiais - M.M.

(MTRE03) .................................• 73-FIGURA 34 - Relatório de Ocorrências nas Atualiza­

ções Através de M.M. (MTR138) ............ 74FIGURA 35 - - Slip de Controle (MTRP01) ---....-----. 76FIGURA 36 - Relatório de Materiais sem Especificação

(MTR150) .................................. 77FIGURA 37 - Movimento Global dos Almoxarifados (MTR158) 79FIGURA 38 - Extrato Semanal do Estoque (MTR157/1) .... 80FIGURA 39 - Extrato Mensal do Estoque (MTR157/2) ..... 82FIGURA 40 - Extrato Trimestral do Estoque CMTR157/3) .. 83 FIGURA 41 - Demonstrativo de Inventário (MTR163) ....... 85FIGURA 42 - Relação dos M.Ms. Processados (MTR185) .... 86FIGURA 43 - Relação Analítica dos M.Ms, (MTR187) ...... 88FIGURA 44 - Listagem para Tombamento Físico de Obras

(MTR200) ................ ................. 89FIGURA 45 - Diagrama das Funções do Subsistema de

Movimentação - Rotina Semanal ............ ^0FIGURA 46 - Diagrama das Funções do Subsistema de '

Movimentação - Rotina Mensal e Semestral .. 91 FIGURA 47 - Diagrama das Funções do Subsistema de

Movimentação - Solicitação de Relatórios .. 92

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• - PÂG,

FIGURA 48 Consistência na Atualização do Cadastro ... 95FIGURA 49 - Consistência com Correção Através de Cha-

97FIGURA 50 - Consistência com Correção Através de NÚ-

99FIGURA 51 - Boletim de Correção dos Dados p/Emissão

de Etiquetas (MTRC01) .............. 100FIGURA 52 - Boletim de- Correção para Cadastramento

101FIGURA 53 - Boletim de Correção para Alterações do

Cadastro de Materiais (MTR05) ........ 102FIGURA 54 - Boletim de Correção para Movimento de

Materiais - Lotes 0 e 1 (MTRC02) ...... 103FIGURA 55

N\Boletim de Correção para Movimento de Materiais - Detalhes (MTRC03) ...... ...... 104

FIGURA 56 \ Boletim de Alterações, Correções e Ca­dastramento de Materiais - Teste .......... 106

FIGURA 57 - Listagem de Erros (MTR011) - Teste ........ 107FIGURA 58 - Relatório de Atualizações do Cadastro

de Especificações (MTR030) - Teste ....... 108FIGURA 59 - Lista Bãsica de Materiais - Ordem Numé-

109FIGURA 60 - Lista Bãsica de Materiais - Ordem Alfa-

110FIGURA 61 - Boletim de Alterações e Cadastramento

de Almoxarifado (MTR065) - Teste ..... 113FIGURA 62 - Relatório de Atualizações e Listagem do

Cadastro de Almoxarifados (MTR065) - Teste. 114FIGURA 63 - Boletim de Cadastramento de Materiais

(MTRE04) - Teste ---...................... 114FIGURA 64 - Boletim de Cadastramento de Materiais

(MTRE04) - Teste .................... 116FIGURA 65 - Listagem de Erros (MTR110) - Teste ....... 11 7FIGURA 66 - Boletim de Correções para Cadastramento

118FIGURA 67 - Relatório de Controle de Movimento

(MTR143) - Teste ---'... .................. 119

PAG.

FIGURA 68 - Relatório de Controle de Registros nas*Atualizações por Cadastramento e Alte­

rações (MTR117) - Teste .. ................ 120FIGURA 69 - Slip de Controle (MTRS01) - Teste . .---- - . 121FIGURA 70 - Slip Resumo (MTRS01) - Teste .......... ... 123FIGURA 71 - Boletim para Emissão de Etiquetas

(MTRE02/FL) - Teste .... ................... 124FIGURA 72 - Boletim para Emissão de Etiquetas

(MTRE02/FD) - Teste . ..................... 125FIGURA 73 - Listagem de Erros (MTR070) - Teste ....... 126FIGURA 74 - ■ Boletim de Correção dos Dados p/Emissão

de Etiquetas (MTRC01) _ Teste ........... 127FIGURA 75 - Relatório de Materiais não Especificados

- Teste .......... .....................• • • 128FIGURA 76 Etiqueta de Especificação (MTRS01) - Teste. 129FIGURA 77 \ Boletim de Cadastramento de Materiais

(MTRE04) - Teste .......................... . 131FIGURA 78 - Boletim de Alterações do Cadastro de

Materiais (MTRE05) - Teste ............... 132FIGURA 79 --Listagem de Erros(MTR110) - Teste........ 133FIGURA 80 - Boletim de Correções para Alterações do

Cadastro de Materiais (MTRC05) - Teste .... 134 FIGURA 81 - Relatório de Controle de Registros nas

Atualizações por Cadastramento e Altera­ções (MTR117) - Teste ............ ........ 135

FIGURA 82 - Relatório de Ocorrências nas Baixas, In­clusões e Alterações do Cadastro de Ma­teriais (MTR118) - Teste ...... ......... . 136

FIGURA 83 - Relatório de Controle de Movimentos(MTR143) - Teste ................ ......... 137

FIGURA 84 - Slip de Controle (MTRP01) - Teste ..... 138FIGURA 85 - Boletim de Movimento de Materiais

(MTRE03) - Teste ......................... 140FIGURA 86 - Boletim de Movimento de Materiais

(MTRE03) - Teste ........................ 141FIGURA 87 - Boletim de Movimento de Materiais

(MTRE03) - Teste .......................... 142

XV

PÄG.

FIGURA 88 - Boletim de Movimento de Materiais(MTRE03) ............. .................. .. 143

FIGURA 89 - Boletim de Movimento de Materiais(MTRE03) - Teste ....................... 144

FIGURA 90 - Listagem de Erros ( M T R 1 2 0 ) _ Teste ....... 1 4 5

FIGURA 91 - Boletim de Correção para Movimento deMateriais - Lote 0 e 1 (MTRC02) - Teste ... 147

FIGURA 92 - Relatório de Controle de Registros nasAtualizações por M.M. (MTR137) - Teste .... 148

FIGURA 93 - Relatório de Ocorrências nas Atualiza-■ ções Através de M.M. (MTR138) - Teste ..... 149

FIGURA 94 - Slip de Controle (MTRP01) - Teste ......... 150FIGURA 95 - Relatório de Materiais sem Especificação

- Teste .......... ........................ 151FIGURA 96 ■■, - Extrato Semanal do Estoque (MTR157/1)

^ - Teste ............ ................... 152FIGURA 97 - Controle de Registros na Atualização do

Cadastro Analítico dos M.Ms. - Teste ..... 153FIGURA 98 - Relação dos M.Ms. Processados (MTR185)

" - Teste ............................ ...... 154FIGURA 99 - Extrato Mensal do Estoque (MTR1 57/2)-Teste. 155 FIGURA 100 - Movimento Global dos Almoxarifados - Teste. 156 FIGURA 101 - Extrato Trimestral do Estoque (MTR157/3)

- Teste .............................. 158FIGURA 102 - Demonstrativo do Inventário (MTR163)-Teste. 159FIGURA 103 - Relação Analítica dos M.Ms. - Teste ...... 160FIGURA 104 - Listagem para Tombamento Físico de Obras

- Teste ............. ..................... 161

XVI

fLISTA DE QUADROS

PÃG.

QUADRO 1 - Conteúdo de uma Nota Fiscal .......... . 21QUADRO 2 - Resultados da Aplicação do Processo do

Calculo de Rateio ...................... 22QUADRO 3 - Formulas para Avaliação das Aplicações

e Atualizações do Estoque ................ 26QUADRO 4 (a) - Exemplo de uma Ficha de Controle de Es­

toques - Àlmoxarifado A ........ 27QUADRO 4 (b) - Exemplo de uma Ficha de Controle de Es­

toques - Àlmoxarifado B .................. 27

CAPÍTULO.1

1. SETOR DE MATERIAIS NA ESTRUTURA DE UMA EMPRESA

1.1. INTRODUÇÃO

Na elaboração do presente trabalho estará se considerando uma Em­presa de Indústria e Comércio de bens e serviços especiais (Fi­gura 1) tais como energia elétrica, telefonia, agua e esgoto.0 bem é gerado sem o emprego direto de matéria prima de trans­formação.Essa Empresa comercializa esse bem gerado, prestando serviços de distribuição aos seus consumidores.Objetivando a descentralização de serviços e fundamentado na ca­racterística prépria de suas atividades, a Empresa poderã dispor, além da sede\principalde unidades tipicamente de execução a que denominaremos Agências Regionais (Figura 2).Para a concretização dos seus objetivos e manutenção das funções orgânicas, a Empresa realiza investimentos para a composição de um complexo patrimonial capaz de suportar a demanda crescente de seus bens e serviços.Considerando o grande volume dessas aplicações, vê-se na contin­gência de dispensar grandes esforços no planejamento, execução e a"dministração de atividades fim. •Necessário se torna a implantação de sistemas que possam absor­ver toda a carga de serviços, consoante as mais apuradas técni­cas de. administração. Como co*rolário dessa norma de métodos e organização, relativamente a expansão patrimonial da Empresa, é necessário utilizar-se de um sistema de materiais condizente com sua conjuntura e cuja filosofia se alicerce fundamentalmente nu­ma abordagem sistêmica de sua estrutura.Imbuído desse espírito filosõfico-organizacional, o trabalho que a seguir é apresentado se destina a dar cobertura a esses propó­sitos de uma grande empresa cujos objetivos básicos sejam corre- latos com os supra-referenciados.

ADMINISTRAÇÃO

REGIONAL

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Figura 2 — Orçjanocjroma

da Administraçso

ncjicnal

1.2. DEPARTAMENTO DE MATERIAIS

Este. Departamento, por razões puramente administrativas, imagi­na-se estar localizado na Sede Principal, e estar subordinado a uma Diretoria Executiva que superintendera, administrara e diri­gira em mesmo nível os serviços relativos a pessoal, processa­mento de dados e administração geral (Figura 3).0 Departamento de Materiais serã encarregado da administração dos materiais da Empresa, e terã a competência de planejar, coorde­nar, controlar, supervisionar e executar os serviços do setor de materiais que serão mencionados a seguir.0 Departamento devera estar informado.das inovações do mercado, mantendo contato com fornecedores para efeito de cadastramento dos mesmos e padronização dos materiais passíveis de aplicação.Os processos de compras envolvem fornecedores locais, de outras cidades, de outros estados e mesmo de outros países, devendo ser fixados critêNrios de .aquisição para cada caso, levando em conta preços, prazos, custos e outros parâmetros.Os materiais adquiridos deverão sofrer inspeção com base em cri­térios quantitativos ou qualitativos ditados pelo Departamento com a contríbuiçãS' de elementos da Ârea Técnica. As entradas de materiais provenientes de desmontagem de instalações devem ser fundamentadas em normas para avaliação ê* seleção.A manutenção dos estoques e o controle das aplicações deverão se­guir políticas determinadas pelo Departamento.Além destas atividades, este orgão devera baixar normas e deter­minar procedimentos, ou ainda executar qualquer outra atividade que venha a permitir o melhor desenvolvimento e racionalização dos serviços que lhe são afetos.Reunindo as atividades acima mencionadas e analisando as suas ca­racterísticas, propõe-se três Divisões para o Departamento de Ma­teriais (Figura 4), as quais serão denominadas Divisão de Com­pras, Divisão de Padronização e Inspeção e Divisão de Estoques. Poderã contar, ainda com a assessoria de uma Comissão de Padro­nização.

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1 . 2 . 1 . Divisão de Compras

Esta Divisão s û encarregara do planejamento, coordenação e exe­cução da política de compras da Empresa; planejamento, organiza­ção e manutenção dos cadastros de preços e de fornecedores ; acom - panhamento das ordens de compras emitidas, definição de políti­cas de embalagens e de transportes de materiais e equipamentos, em conjunto com as Divisões de Estoque e Padronizaçãoe Inspeção, ouvindo, ainda, as Divisões respectivas da Área Técnica.A Divisão de Compras poderá ser formada por quatro áreas distin­tas a saber: Planejamento de Compras, Compras Internacionais, Pro­cessamento de Compras e Almoxarifado de Moveis e Papelaria (Fi­gura 5 ) . •

a) Área de Planejamento de Compras - Esta área é res­ponsável pelos cronogramas de aquisições previstos no Programa de Investimentos da Empresa, pela verificação do comportamento do mercado e pela atualização do Cadastro de Fonecedores.

b) Área de.Compras Internacionais - Esta área ê encar­regada de dar andamento e de acompanhar os processos de compra e recepção de materiais ou equipamentos do exterior, bem como de acompanhar o comportamento do mercado externo.

, c) Área de Processamento de Compras - Ê responsável pe­la execução de todos os processos de licitação relativos às aqui­sições de materiais e pela emissão de ordens de compras aos for­necedores.

d) Almoxarifado de Moveis e Papelaria - É a área ' des­tinada a controlar e responsabilizar-se pela guarda e conserva­ção de materiais não enquadrados na atividade fim da Empresa, isto é, equipamentos e artigos de escritório, móveis, papelaria ou outro material de aplicação em reformas ou remodelações do Edifício Sede da Empresa; processar todas as compras diretas a fornecedores locais, atender requisições e acompanhar o compor­tamento do comércio local.

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Figura

5 - Organograma

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isão

de Compras

1.2.2. Divisão de Padronização e Inspeção

Esta Divisão serã encarregada da codificação e manutenção dos pa­drões dos materiais; .fornecimento'de fatos técnicos para orien­tação de projetos de obras; inspeção técnica dos materiais ou equipamentos adquiridos pela Empresa, dos materiais oriundos de desmontagem de instalações, e dos materiais retirados de insta­lações para efeito de seleção e avaliação.Esta Divisão poderã ser subdividida em duas ãreas: Padronização e Codificação, e Inspeção (Figura 6).

a) Área de Padronização e Codificação - Responsável pe­la especificação e atribuição de código aos novos materiais ad­quiridos pela Empresa após a devida aquiescência da Comissão de Padronização; documentar desenhos dos materiais que, por deter­minação da Comissão de Padronização, deverão ser qualificados co­mo padrões para a Empresa.

\ . ■ • . ■

b) Área de Inspeção - Responsável pelos serviços de avaliação de desmontes ou retiradas e ainda inspeção técnica dos materiais adquiridos pela Empresa.

1.2.3. Divisão de Estoques

Esta Divisão serã encarregada da gerência da política de esto­ques dos materiais enquadrados na atividade fim da Empresa, pla­nejamento e implantação de Almoxarifados e acompanhamento das aplicações de materiais.A Divisão de Estoques poderã ser subdividida em três Áreas: Su­pervisão e Manutenção, Análise e Estatística, e Controle da Apli­cação (Figura 7). X

a) Ãrèà de Supervisãb e Manutenção - Ê a área respon­sável pelas relações com os ^lmoxarifados, zelando pelo cumpri­mento da política adotada n?i área de estoques; pelas requisições de compras de materiais pa/a manutenção de instalações, sempre que estes tiverem atingido/o ponto de reposição , epela análise de relatórios de ocorrêncJlas, oriundos do Centro de Processamen­to de Dados. í

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b) Area de Análise e Estatística - Terá sob sua respon­sabilidade os fcstudos sobre variações do custo mêdio dos materiais em estoque- e a apresentação de relatõrios estatísticos mensais so­bre os materiais fora de uso, materiais de baixa qualidade, ma­teriais danificados, materiais de baixa rotatividade, e outros.

c) Ârea de Controle da Aplicação - Deverá acompanhar o material desde o seu deslocamento do Almoxarifado até o canteiro de obra e prestar informações contábeis e administrativas refe­rentes aos dados recebidos durante as diversas etapas de circu­lação do material dentro da Empresa, desde a aquisição até o tom- bamento físico da obra.

1.3. GERÊNCIA DE MATERIAIS

A Gerência de Materiais representará o Departamento de Materiais junto às Agências, executando todas as suas atividades, ficando responsável 'pela organização e supervisão do Sistema de Materiais.Esta Gerência coordenará os trabalhos do Serviço de Compras, Al- moxarifados e Centro de Recuperação, devendo contar com a asses- soria de uma Supervisão de Ârea (Figura 8)

1.3.1. Serviço de Compras

Este serviço deverá executar as compras autorizadas pela Gerên-. cia de Materiais, obedecendo limites e condições estabelecidas pela Divisão de Compras; manter atualizado o Cadastro de Forne­cedores da Agência; responsabilizar-se, a exemplo do Almoxarifa­do de Aplicação Direta, pela guarda dos moveis, máquinas, equi­pamentos e artigos de escritõrio.

1.3.2. Almoxarifados

Os almoxarifados podem ser divididos em três grupos: Supridores,iSub-Almoxarifados e Centros Coletores.

a) Almoxarifados Supridores - São encarregados da po­lítica de estoques, mantendo sob sua. guarda e responsabilidade todos os materiais enquadrados na atividade fim da Empresa, su­prindo os estoques dos Sub-Almoxarifados sob sua jurisdição.

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b) Sub-Almoxarifados - Deverão ter as mesmas atribui­ções que os Almoxarifados Supridores no que tange a execução da política de estoques e guarda dos materiais.Sempre que necessário, deverão requisitar ao Almoxarifado Supri- dor a reposição dos estoques de materiais aplicados em manuten­ção de instalações.

c) Centros Coletores - São responsáveis pelo recolhi­mento, guarda e controle contãbil-administrativo de todos os ma­teriais fora de padrão, inserviveis, irrecuperáveis, sucata e ainda materiais diversos, que sejam usados como suporte â éxplo- ração da atividade fim da Empresa.Assessorados pela Divisão de Padronização e Inspeçcio, seleciona­rão e avaliarão.materiais provenientes de desmontagem ou retira­dos de instalações, transferindo para os Almoxarifados todos os materiais que se encontram em condições de reutilização.

1.3.3. Centros de Recuperação

São constituídos por oficinas destinadas ã recuperação de mate­riais e equipamentos danificados. \ .As oficinas deverão ser dotadas de equipamentos de testes,. má­quinas operatrizes e ferramentas destinadas ao tratamento de ma­teriais de maior aplicação, justificando este investimento em re­lação a constantes consertos fora da Empresa.

1.4. ORGANOGRAMA DO SETOR DE MATERIAIS

Resumindo o que foi anteriormente exposto, a Figura 9 apresenta, o Organograma completo do Departamento de Materiais, reunindo to­das as ãreas envolvidas no desempenho das atividades exigidas pe­lo setor de materiads.A estrutura apreseartada não pretende sêr um modelo rígido a ser aplicado em empresais de me,sma natureza, mas sim flexível a ponto de permitir a elimimação ou inclusão de Seções , visando uma per­feita subdivisão de tarefas e delegação de poderes.

14

ll

CAPÍTULO 2

2. DEFINIÇÃO DE PARÂMETROS UTILIZADOS MO SISTEMA

2.1. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

Foi desenvolvido um Sistema de Identificação de Materiais basea­do no processo de codificação em grupo.0 codigo se apresenta em 7 (sete) dígitos, sendo os 6 (seis)pri- meiros destinados ã identificação propriamente dita e o último tem função de dígito verificador (Check Digit).Os 6 (seis) dígitos de identificação são compostos por 4 (quatro) classes distintas que foram denominadas Grupo, Subgrupo, Família e Sequencial.Desta forma o codigo de um material se baseia na lei formaçao re­presentada p'exla figura abaixo:

X X X X .X X, Xv___ ___/ '--'

GRUPO------------------- !SUBGRUPO--------------- -— =-----FAMÍLIA ----------------------------SEQUENCIAL------;---------------- ;------CHECK DIGIT----— ---------------:---- :---------

FIGURA 1 0 - Esquema de Codificação dos Materiais

0 Check Digit é calculado pelo processo denominado MODULO 11 , que utiliza a seguinte rotina:

a) Atribuir pesos de 2 a 7 aos dígitos da identifica­ção, iniciando pelo segundo digito do número sequencial e seguir a atribuição da direita para a esquerda.

b) Multiplicar cada dígito pelo peso respectivo.

, c) Somar os resultados da multiplicação.

d) Dividir a soma por 11 e obter o resto.

e) Efetuar a subtração 11 - resto.

f) A divisão de qualquer soma por 11 provocara resto no intervalo de 0 a 1-0» e consequentemente os re-sultados obtidos no item e poderão variar de 1 atê 11 . Um. resultado no item e igual a 11 devera ser interpretado como Check Digit 0.Um resultado no item <3 igual a 10 devera representar um Check Di­git igual a um sinal negativoUm resultado no item e entre 1 e 9 serã o próprio Check Digit. Exemplo: Identificação = 628573

6 2 8 5 7 3 x7 x6 x5 x4 x3 x2 42 + 12 +40 + 20 + 21 + 6 = 141 l11

031 1209\'

^ CHECK DIGIT = 1 1 - 9 = 2O Código completo do Material será 6285732.

2.2. INCIDÊNCIA DE IPI, TRANSPORTES E OUTRAS DESPESAS NO CUSTO— --DOS MATERIAIS

2.2.1. Processo de Calculo do Rateio

O critério de rateio de custos adicionais pode ser realizado por diversos processos.Alguns podem adotar o peso como medida de proporcionalidade, ou­tros o metro no caso de fios, -e outros ainda, o valor dò mate­rial. " .Dentre as medidas acima citadas, o valor (Cr$) figura como uni­dade que pode ser aplicada a qualquer tipo de material.No caso de IPI, quando a taxa ê igual para todos os materiais existentes na nota fiscal, a aplicação de rateio proporcional ao valor chega ao mesmo resultado que a aplicaçao direta da taxa so­bre o valor do material.Quanto ao custo de transporte é uma questão de opção.

Devera ura material de grande porte e de pequena importância re­ceber uma incidência de custo de transporte maior do que de um material de precisão bastante ,caro.quando um transporte envolve estes dois tipos?Em uma analise desta ocorrência as opiniões divergem e chegam a limites extremos. Do ponto de vista de despesas nos veículos, ê lõgico que no transporte de um material de grande porte o veícu­lo deverã ser maior e na maioria das vezes consome mais combus­tível e suas peças são mais caras na eventualidade de um aciden­te que exija manutenção.Em termos de segurança e transportadora estará se responsabili­zando por uma peça de valor que não ocupa grande espaço, mas cor­re o risco de reembolsar diretamente ou através de seguradora, o valor correspondente ao material no caso de extravio ou graves danificações.Uma consideração muito importante nos forneceu mais subsídios para decisão. A \ncidência de um custo maior sobre um material de baixo, valor alteraria sensivelmente o sistema de custo mêdio mos­trando uma falsa idêia do valor real do material, onerando ás obras em que fosse aplicado.Pelo sistema de rateio proporcional ao valor, este aumento de custo ê razoãvel e não desequilibra o sistema de custo médio.A grande vantagem deste método é que o almoxarife não precisa pe­sar materiais cujas unidades não envolvam kg durante o piocesso de recepção dos mesmos.Quanto ao problema de outras despesas por conta do fornecedor, por razões idênticas às já abordadas seria escolhido o método de calculo de rateio proporcional aos valores dos materiais.

2.2.2. Aplicação do Processo de Cálculo do Rateio

Se j a,n = numero de materiais,V = valor total dos materiais,I = IPI,T = transporte,D = outras despesas,- G = valor global do movimento,

então:G = V + I + T + D (1)

0 valor total dos materiais ê igual ao somatório dos valores in- dividuais v^ , e definido por

n

Deve-se encontrar os valores globais individuais dos materiais que somados darão como resultado o valor G logo,.

Os- valores globais-deverão ser obtidos em duas casas decimais, e a aplicação desta fórmula com critério de truncamento simples ou arredonda-mentô-'ir ia gerar uma diferença entre o valor global do movimento esperado e;ocalculado.0 carregamento da diferença no ultimo material da lista não se­ria um processo justo de rateio se for analisado em termos de aplicação deste processo em rateio de multas ou remunerações.0 processo aplicado baseia-se no carregamento da diferença no saldo a ser rateado para os próximos materiais da lista ( ê lógi­co que na existência de apenas dois materiais recai-se no pro­cesso de carregamento da diferença no ultimo, mas esta incidên­cia seria desprezível).-Cada valor g^ obtido ê truncado, ficando o resultado com duas ca­sas decimais.0 Algoritmo do processo adotado ficou assim definido:

(2)

nG = gi (3)

i = 1Aplicando uma regra de três simples

G v . i (4)V

V,

g 1«1

G1 ‘ V1V ,

(5)

V2 = vi - y.

G2 = G1 " g 1

v2 * g 2

§2G 2 * V 2 ( 6 )

V , = V ^ - v 9n-1 n- 2 n-2G 1 — G o ~ S on-1 n-2 &n-2Vn-1

n-1

n-2

gn-1gn-1

v = v , - yn n-1 n-1

Gn = Gn-1 ‘ gn-1

v en 6nS

nn

Gn-1 vn-1Vn-1

vnVn

Como para o último material vn = Vnlogo g = G & &n nExemplo:0 quadro a seguir mostra o conteúdo de uma Nota Fiscal por ocasião da aquisição de 5 materiais.

(.7)

( 8 )

(9)

emitida

i

MATERIAL QUANTIDADE UNID. VALOR (Vi)

1 32,00 kg- 678 ,662 8,00 kg. 3.436,393 8,00 kg- 319,154 4,00 kg. 3.833,255 4,00 kg. 6.389,00

V VALOR TOTAL DOS MATERIAIS 14.656,45Tr IPI 1.465,00T TRANSPORTES 900 ,00D OUTRAS DESPESAS 300,00G TOTAL DA NOTA 17.321 ,45QUADRO 1 - Conteúdo de uma Nota Fiscal

V1

1

V 1

V = 14.656,45 G = 17.321,45 678,66g = 17.321 ,45 X 678,66 = &Q2 ^

1 14.656,45VI - v1 = 14.656,45 - 678,66 = 13.977,79G1 - g1 = 17.321,45 -.802,06 = 16.519,39 3.436,39

1 56.. . .

^216.519,39 X 3.436,39 _ q -j 2^ 332

V,13.977,79

V2 - v2 = 13.977,79 - 3.436,39 = 10.541,40 G2 - g2 =16.519,39 - 4.061,23 = 12.458,16

^312.458,16 X 319,15 _ .j g

10.541,40 *V3 - v3 = 10.541,40 - 319,15 = 10.222,25 G3 - g3 = 12.458,16 - 377,18 = 12.080,98 3.833,25

g4= 12.080,98 X 3.833,25 = 4 53Q 25

1-0. 222-,25 ’ 4-670

v r = V4 - v4

5 4 " g4 = 12.080,98 - 4.530,25 = 7.550,73

= 7.550,73 x 6.389,00 _ 7.550_73 6.389,00

Os 5 materiais darão entrada no estoque com as quantidades e va­lores apresentados no Quadro 2.

= 10.222,25 - 3.833,25 = 6.389,00

gc

MATERIAL QUANTIDADE UNID. VALOR (gi)

1 32,00 kg- 802,06. 2 . 8,00 kg- 4.061 ,23

3 8 ,00 kg. 377,184 4,00 kg- 4.530,255 4,00 kg. . 7 . 550 ,73

\ .TOTAL DA NOTA 17.321 ,45QUADRO 2 - Resultados da aplicação do processo

de cálculo do rateio.

2.3. AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES

Os métodos mais frequentemente usados para avaliação dos esto­ques são:

"primeiro que entra - primeiro- que sai" (FIFO), "último que entra - primeiro que sai" (LIFO) e Custo médio ponderado.

2.3.1. Método FIFO (Primeiro que entra - primeiro que sai)

Neste método os materiais que saem do estoque são avaliados a partir dos valores dos materiais de mesma espécie que estão há mais tempo em estoque, levando-se em conta as quantidades e custos unitários das diversas entradas de materiais no almoxari- fado.

J .Suponha-se que q peças entraram em estoque a um custo unitário c.j e mais tarde q2 peças foram adquiridas a um custo unitário C2 *Considerando uma requisição de q peças, onde q > q^, a avaliação

dos estoques serã feita através da aplicação do custo em q1peças, mais a do custo C2 em q - q peças, ou seja,_ v = c q + c2 Cq - qf) ■ (10)

2.3.2. Método LIFQ (Último que entra - primeiro que sai)

Neste método as avaliações sao realizadas a partir dos materiais que entraram mais recentemente em estoque, levando-se em consi­deração as quantidades e custos unitários das diversas entradas de materiais no almoxarifado.Suponha-se que q1 peças foram adquiridas a um custo unitário c e mais tarde q2 peças foram adquiridas a um custo unitário C2 *Considerando uma requisição de q peças, onde q > q2 > a avaliação serã realizada pela aplicaçao do custo C2 em q2 peças, mais a do custo c.j em q - q2 peças, ou seja,

= c 2°í 2 + C1 ^ ” q2Este método não é utilizado no Brasil porque apresenta umá ten­dência inflacionária.

2.3.3. Método do Custo Médio Ponderado

Neste método a avaliação é realizada pela média ponderada dos custos unitários tendo como pesos de ponderação as quantidades respectivas que entraram em estoque.Suponha-se que q peças entraram em estoque a um custo unitário c.j e q2 peças a um custo unitário C2 * .A avaliação de q peças requisitadas serã calculada pela seguinte equação:

l -V~ )q H 2 )Q

onde, ^ = q + C2 ^ 2 (13)i

e Q = q-, + q? QU)

Este método não tende para economia inflacionária nem deflacio- nãria, acompanhando em termos médios as flutuações do mercado.

2.3.4. Escolha do Método do Custo Médio -para Avaliação dos Es­toques

Para a Empresa considerada no trabalho foi escolhido o processo do custo médio ponderado, por ser o métod© mais aplicado noBrasil e pela fácil conversão de dados casHais trais que pode ser obtida no processo de implantação.

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2.3.5. Aplicação do Método do Custo Médias no Sistema de Mate­riais

0 processo desenvolvido não exige a existência de custo médio no cadastro do Sistema de Processamento, e as operações de avalia­ção são realizadas por regra de três baseada no saldo físico e valor.0 custo médio ponderado é aplicado indiretamente, sendo atuali­zado a cada\movimento, ou seja, entrada, saída ou transferências entre almoxarifados.Quando da saída de, um material do estoque, o processo de cãlculo de avaliação chega a valores com mais de duas casas decimais.Neste caso , pro-cesso de cãlculo sé baseia rio critério de trun­camento introduzido no cãlculo ,.de rateio de custos adicionais (item 2.2.2.). -Os valores residuais, provenientes do truncamento, são incorpo­rados ao saldo contábil do material, e são distribuídos nas fu­turas aplicações.Para ilustrar o processo desenvolvido suponha-se a existência de dois almoxarifados em uma empresa apresentando as seguintes va­riáveis de controle: sejam,

q e v.j respectivamente, quantidade e valor de uma entrada de um material no almoxarifado A;

q 1 .j e v ' respectivamente, quantidade e valor de uma entrada de um material no almoxarifado B;

: íq2 quantidade de uma transferência do mesmo

material, do almoxarifado A para o B;

quantidade de uma saída do material em questão, do almoxarifado A;

. q'3 • quantidade de uma saída do material em ques'■ tão, do almòxarifado B;Q e V respectivamente, saldo físicoecontábil do

X Xmaterial no almoxarifado A;

Q' e V' respectivamente, saldo físico econtábil do X X

material no almoxarifado B,onde x representa os saldos parciais dentro do

mesmo processamento.Nos do.cumentos de registro das movimentações de transferências e saídas não há necessidade de informar os valores (Cr$) , pois es­tes serão calculados pelo,computador durante a atualização do ca­dastro de materiais.Num processo normal de Atualização do Cadastro de Materiais, pa­ra os registros do mesmo material com igual data de lançamento a prioridade de processamento segue a ordem: Entrada, Transferên­cia e Saída. . . -Desta forma os novos saldos nos almoxarifados'A e B serão calcu­lados da segui-nte forma:

QUADRO 3 - Fórmulas para avaliação dàs aplicações e atualizações do estoque

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Desta forma o valor de m representa o.número de movimentações adicionado de duas unidades que representam início e fim do tri­mestre . ,Para os valores de i = 2 atê m, t^ ê obtido aproximadamente pela fórmula:

t = 360 (ai - ai_1) - 30 (mi - m^-j) + di - d ^ (17)Os valores a. . , m- . e d. . representam ano. mês e dia da data i-1 ’ i-1 i-1 ’do último saldo. Se este ê o primeiro movimento no trimestre es­ta data será a do início do trimestre.Os valores de a. , m. e d. representam ano, mês e dia da data doi ’ i ,i 1movimento.Esta data serã a do fim do trimestre quando da apuração final do saldo mêdio, para efeito de cálculo do 1,.Para evitar o armazenamento de todos os saldos no cadastro e pa­ra permitir\a^ obtenção de saldos médios imediatos, foi introdu­zido o número de controle (N), que acumula os valores dos produ­tos t^ S^ após cada movimento ao mesmo tempo em que T acumula osvalores de t..iAssim, n.=t.S. (18)9 i —— -----

_ ' . (19)

(2 0)

Ao final do trimestre m

N = E n . (21)i = 1 1

mT = E t - (22)

i = 1 1

e o saldo mêdio serã calculado porq = N/T ' (23)

n . = t. Si-- -ii

N. = E n ..1 j = 1 i3

T. = E t .i j = 1 J

2.4. ROTATIVIDADE DOS MATERIAIS

2.4.1. Calculo do índice de Rotaçãot

índice de Rotação é a relação entre a quantidade consumida (qc) em um certo intervalo de tempo e o estoque médio (q) durante o período

Tr = (15)

Este valor fornece o numero de vezes que o estoque foi reposto para atender o consumo do período. .Adotou-se o Sistema de calculo trimestral deste índice para os materiais aplicados em manutenção.0 valor de qc ê obtido por acumulação trimestral, das quantida­des consumidas, no Cadastro de Materiais. 0 valor de q serã cal­culado pelo processo descrito a seguir.

\2.4.2.. Cálculo do Estoque Médio

0 estoque médio (q) é obtido por média ponderada em função do nu­mero de dias de permanência de uma determinada quantidade como saldo.Para o cálculo de q são consideradas as seguintes variáveis:

T = número de dias acumuladot^ = número de dias de permanência de um saldoN = número de controle acumuladon. = número de controle de um saldoiS^ = saldo

A fórmula geral para o cálculo do saldo médio trimestral é a se-guinte: m

q = ( E t. S.)/T (16)i = 1 1 1

Quando i é igual a 1, S representa o saldo no início do trimes­tre. Quando i = m, Sm representará o saldo no final do trimes­tre.Os saldos intermediários S2 , S. , Sm_i , são obtidos apóscada movimentação.

CAPÍTULO 3

3. O SISTEMA DE MATERIAIS .

3.1. INTRODUÇÃO

3.1.1. Finalidade ; e. Objetivos do Sistema

A finalidade do sistema reside na utilização de computador ele­trônico como meio auxiliar na administração de materiais.0 uso de meios eletrônicos na execução deste trabalho torna ne­cessária a criação de um sistema padronizado de normas e proce­dimentos, objetivando a implantação de modernas técnicas de con­trole de estoques.Os materiais foram classificados em dois tipos básicos: de apli­cação direta\(moveis .e papelaria) e materiais enquadrados na ati­vidade fim da Empresa.No presente sistema foram considerados apenas os materiais do se­gundo tipo.

3*1.2. Âmbito do Sistema

0 Sistema de Materiais deverá levar em consideração caracterís­ticas pcculiares ã Empresa de modo a possibilitar:

a) 0 máximo de flexibilidade em seu funcionamento a fim de atender as necessidades, quer em períodos normais , quer em pe­ríodos ocasionais que exijam maior consumo e consequentemente maior número de dados a processar;

b) 0 enquadramento em uma estrutura administrativa cen­tralizada em um so orgão ou descentralizada em Agências regio­nais;

, c) A existência de orgãos de apoio especializados em determinadas classes de itens;

. d) A existência de Almoxarifados supridorese Sub-almo- xârifados na rede de suprimentos j

e) A aquisição centralizada de itens na Divisão de Com­pras ou descentralizadas nos Serviços de Compras das Agências Re­gionais.Face âs varias atividades exigidas na administração dos materiais pode-se subdividir o Sistema de Materiais em varios subsistemas.

a) Subsistema dè Especificação - Consiste no cadastra- mento de todos os itens necessários à Empresa. Serão cadastrados o código de identificação e a descrição que conterã nomenclatura, código do fabricante, ligações e outros dados julgados necessãrios.

b) Subsistema de Identificação - Consiste na emissão deetiquetas com a especificação do material.

\Basicamente é\ um produto da exploração do cadastro gerado no sub­sistema de especificação.

c) Subsistema de Cadastramento - Consiste no.cadastra-' mento dos itens existentes na fase de implantaçao do sistema e em qualquer tempo quando da inclusão de novos Almoxarifados.

d) Subsistema de Movimentação - Consiste na atualiza­ção do cadastro de materiais através dos movimentos de materiais , lançamentos contábeis e manutenção do Cadastro de Movimento.0 Cadastro de Movimento permite atendimento, em primeira etapa, de outros subsistemas ainda não desenvolvidos e será a fonte prin­cipal de informações na implantação dos mesmos.

Os subsistemas não desenvolvidos e que estão previstos no Siste­ma são:

a) Subsistema de Fornecedores - Consistirá no cadastra­mento de fornecedores, acompanhamento de pedidos, estabelecimen­to de níveis de estoque apropriados e indicação de fornecedores quando os materiais chegarem ao ponto de reposição.

b) Subsistema de Qbras e Serviços em Andamento - Con­sistira no controle fîsico-contabil das obras e serviços em an­damento e atualizaçao do imobilizado da Empresa, reunindo infor­mações de materiais, mão-de-obra e outras despesas.

Aplicação - Consistira no tange ã aplicação efetiva

3.1.3. Estrutura do Sistema

A figura 11 apresenta a estrutura do Sistema de Materiais, onde se verifica as intercomunicações dos diversos subsistemas.As linhas tracejadas indicam os subsistemas que não forám desen­volvidos neste trabalho.

3.2. SUBSISTEMA DE ESPECIFICAÇÃO

3.2.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Especificação

a) F-inalidades0 Subsistema de Especificação visa:- auxiliar a ãrea de Padronização e Inspeção no im­

portante trabalho de cadastrar todos os materiais utilizados nas. atividades fim da Empresa;

- fornecer um cadastro que contenha as especifica­ções dos materiais, para utilização em todos os subsistemas que solicitem este tipo de informação.

b) Objetivos- Estabelecer normas para os trabalhos de cadastra-

mento de materiais adquiridos pela Empresa no que diz respeito às informações.necessárias ao controle do material através i do processamento de dados; .j|

- facilitar o estabelecimento de uma linguagem co­mum às atividades de suprimento. .

c) Subsistema de Controle da controle dos canteiros de obras no que dos materiais.

ira 11 - Estrutura do Sistema de Materiais

3.2.2. Âmbito do Subsistema de Especificação

a) Conceituação - A manutenção do Subsistema de Espe­cificações consiste em coletar todos os dados de identificação do material e atribuir um cõdigo para que estas informações se­jam levadas atê o computador atr-avés de documento apropriado (Bo­letim de alterações, correções ecadastramento de Especificações) a fim de serem arquivadas.Estes dados assim cadastrados serão utilizados pelos diversos subsistemas componentes do Sistema de Materiais.

b) Tipos de Cadastros - A fim de atender o Sistema de Materiais serã montado um arquivo denominado Cadastro de Especi­ficações.

c) Coleta de Dados - A coleta dos dados necessários ao cadastrament^devera ser feita pela Divisão de Padronização e Inspeção.

3.2.3. Estrutura do Subsistema de Especificação

A figura 12 apresenta a estrutura do Subsistema de Especificação com todos os elementos de entrada e saída.

3.2.4. Funcionamento do Subsistema de Especificação

A implantação e atualização de itens ê realizada mediante utili­zação do "Boletim de Alterações, Correçõese Cadastramento de Es­pecificações", podendo ser feita por grupos ou por itens - isola­dos .

a) Por grupo: E a maneira mais correta sob o ponto de vista de implantação, pois facilita o trabalho de correção de in­formações .

b) Por item isolado: 6 a maneira utilizada para alte­rações de itens isolados e cadastramento de novos itens â medida em que eles aparecem no mercado e estão prestes a fazer parte da especificação de um projeto.

[ura 12 - Estrutura do Subsistema de Especificação

A cada processamento de atualizaçao do Cadastro de Especificações o computador emitirá o Relatório "Lista Básica de Materiais - Or­dem Numérica" cujas páginas conterão apenas informações das fa­mílias dos materiais atualizados.Os relatórios, "Lista Básica de Materiais - Ordem Numérica (ge­ral) e "Lista Básica de Materiais - Ordem Alfabética" podem ser emitidos a qualquer tempo, por solicitação do usuário.

3.2.5. Documentos do Subsistema de Especificação

Para cada documento apresenta-se definição, uso e modelo.Após a apresentação de todos os documentos, um diagrama (Figura 17) mostra as funções do subsistema de Especificação.Instruções detalhadas para o preenchimento dos boletinse descri­ção dos relatórios são apresentados no item 1 do Apêndice 13.

a) MODELO: MTRE01_ CFigura 13)Boletim.de Alterações, Correções e Cadastramento de -Especificações 1 .

DEFINIÇÃO:Este Boletim é o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados, para informar novos materiais codificados e especificados, e alterações de dados jã cadastrados.

USO: ;É de uso exclusivo da Divisão de Padronização e Ins­peção, devendo ser preenchido e conferido com base no Manual de Codigos atualizado e na Lista'Básica.

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b) MODELO: MTR030 (Figura 14)Relatorio de Atualizações do Cadastro de Especifi­cações

. DEFINIÇÃO:Este Relatorio ê a resposta do Centro de Processa­mento de Dados às informações de atualização do Ca­dastro de Especificação contidas no "Boletim de Al­terações, Correções e Cadastramento de Especifica­ção - MTRE01”.

USO:0 Relatorio ê de uso exclusivo da Divisão de Padro­nização e Inspeção, para conferência das informa­ções que foram processadas com base no Boletim MTRE01.

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Relatório

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Especificações

(MTR030)

c) MODELO: MTR.040 (Figura 15)Lista Básica Ordem Numérica.

DEFINIÇÃO:Este Relatorio ê o Manual de Codigos de Materiais que recebe atualização sempre que se inclui ou se altera uma ou mais especificações dentro de uma fa­mília.

USO:-Ê utilizado pela Divisão de Padronização e Inspeção para Controle do Cadastro de Especificação, e para consulta nas diversas áreas envolvidas no Sistema de Materiais.

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d)\lODELO: MTR060 (Figura 16)Lista Básica Ordem Alfabética.

DEFINIÇÃO:Este Relatorio ê o Manual de Codigos de Materiais em Ordem Alfabética.

USO:É utilizado para consulta, nas diversas áreas en­volvidas no Sistema de Materiais, para determinar o cõdigo em função da especificação.

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3.3. SUBSISTEMA DE IDENTIFICAÇÃO

3.3.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Identificaçao

a) Finalidades:O Subsistema de Identificação visa auxiliar o almo­

xarife no trabalho de identificação dos materiais no almoxarifa- do e manter atualizadas as etiquetas de especificação quando da ocorrência de alterações em termos de existencia ou troca de des­crições.

b) Objetivos:Facilitar o estabelecimento de uma linguagem comum

âs atividades de suprimento.

3.3.2. Âmbito do Subsistema de Identificação\

, a) ConceituaçãoA manutenção do Subsistema de Identificação consis­

te na solicitação de Etiquetas de Especificação sempre que estas forem danificadas ou extraviadas, ou ainda quando a quantidade de material for muito grande, exigindo maior numero de etiquetas.A manutenção também poderá ser automática mediante exploraçao dos outros subsistemas.

b) Tipos de Cadastros0 Subsistema de Identificação não possui um cadas­

tro proprio visto que reune informações transitórias e utiliza cadastros de outros subsistemas.

c) Coleta de dadosA coleta dos dados necessários à emissão de etique­

tas de identificação será feita pelos Almoxarifes ou auxiliares.

3.3.3. Estrutura do Subsistema de Identificação:

A figura 18 apresenta a estrutura do Subsistema de Identificação com todos os elementos de entrada e saída.

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ura 18 “> Estrutura do Subsistema de Identificação

3.3.4. -Funcionamento do Subsistema de Identificação:

A implantação ou alteração de novqs itens no Subsistema de Espe­cificações devera ser confrontada com o Cadastro de Materiais (gerado pelo Subsistema de Cadastramento e atualizado pelo Sub­sistema de Movimentações), para emissão de etiquetas de novos ma­teriais ou manutenção para os jã existentes.Para a mesma finalidade, quando da alteração do conteúdo do Ca­dastro de Materiais através do Subsistema de Cadastramento ou de Movimentação, o Cadastro de Especificações deve ser consultado.As etiquetas de Especificação poderão ser emitidas por solicita­ção através do "Boletim para Emissão de Etiquetas".Em resposta a esta solicitação poderã ser emitido um relatõrio de ocorrências que indicara a falta de especificação cadastrada.

3.3.5. Documentos do Subs is tema _de Identíficação __ _ ~ ~~

Para cada documento apresenta-se definição, uso e modelo.Apõs a apresentação de todos os documentos, um diagrama (Figura 23) mostra as funções do subsistema de Identificação.Instruções detalhadas para o preenchimento dos boletins e descri­ção dos relatõrios são apresentadas no item 2 do Apêndice 13.

a) MODELO: MTRE02 (Figuras.19 e 20) .Boletim para Emissão de Etiquetas. .

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DEFINIÇÃO:Este Boletim é o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados* para requisitar "ETIQUETAS DE ESPECIFICAÇÃO".

USO:O Boletim ê'preenchido pelos Almoxarifes, com base em fatores diversos que deter®±nam a requisição de novas etiquetas.

b) MODELO: MTR090 (Figura 21)\Relatorio de Materiais não Especificados.

DEFINIÇÃO:Este Relatorio ê a resposta do Centro de Processa-

— mento'de Dados à requisição de Etiquetas de Especi­ficação realizada através do "Boletim de Código pa­ra Emissão de Etiquetas" (MTRE02).

USO:O Relatorio é de uso exclusivo dos Álmoxarifados, para conferência das informações que foram proces­sadas com base no Boletim MTRE02.

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Figura 19 - Boletim Para Emissão de Etiquetas (MTRE02) - Ficha lote

Figura 20 - Boletim para emissão de etiqueta (MTRE02) - Ficha detalhe.

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de Materiais

não Especificados

(MTR090)

c) MODELO: MTRS01 (Figura 22)

Etiqueta de Especificaçao.

DEFINIÇÃO:É um formulário prê-impress© que recebe informações do Cadastro de Especificações, quando da solicita­ção através do Boletim MTRE' 2, ou das atualizações nos subsistemas.

USO:Para cada material são emitidas duas etiquetas , sen­do que uma delas tem um orifício para permitir sus­tentação através de cordões, e a outra devera ser colada, ou grampeada/ ou mesmo pregada no local on­de o material especificado se encontra.

etiqueta serve para facilitar a familiarização do pessoal com as especificações padronizadas, além de ser objeto de identificação dos materiais nas pra­teleiras .

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3.4.1. Finalidades e Objetivos do Subsistema de Cad.astramen.to

a) Finalidades0 Subsistema de Cadastramento visa fornecer um Ca­

dastro de Almoxarifados e um Cadastro de Materiais com a posição dos estoques, em tempo de implantação ou inclusão de novos almo­xarifados no Sistema.

b) Obj etivosImplantação e manutenção do Sistema de Materiais.

3.4.2. Âmbito do Subsistema de Cadastramento

a) Conceituação\'''A manutenção do Subsistema de Cadastramento consis­

te em'levantar todos os dados físicos e contábeis dos materiais existentes nos almoxarifados e levá-los ao computador, mediante utilização de boletins apropriados (Boletim de Alterações de Ca­dastramento de Almoxarifados, Boletim de Cadastramento de Mate­riais e Boletim de Alterações do Cadastro de Materiais).

b) Tipos de CadastrosSerão gerados dois Cadastros: Cadastro de Almoxari-

fãdos e Cadastro de Materiais.

c) Coleta de DadosA coleta de dados deverá ser feita pelos Almoxari­

fes ou auxiliares.

3.4.3. Estrutura do Subsistema de Cadastramento

- A figura 24 apresenta a estrutura do Subsistema de Cadastramen­to com todos os elementos de entrada e saída.

3.4. SUBSISTEMA DE CADASTRAMENTO

gura 24 - Estrutura do Subsistema de Cadastramsnto

3.4.4. Funcionamento do Subsistema de Cadastramento

Para efetuar Inclusões ou Correções de daâ©s no Cadastro de Al­moxarifados utiliza-se o Boletim de Alterações e Cadastramento de Almoxarifados.Em resposta a este boletim serã emitido o lelatõrio de Atualiza­ções do Cadastro de Almoxarifados e uma Listagem que demonstra o novo conteúdo do Cadastro.Durante a fase de implantação do Sistema pfiliza-se o Boletim de Cadastramento de Materiais para geração d<o cadastro, e o Boletim de Alterações para corrigir erros de cadastramento e complemen­tar as informações cadastrais.Estes dois boletins serão novamente utilizados quando da implan­tação de novos almoxarifados no Cadastro d e Materiais.A existência de irregularidades nas inforsaações de Cadastramento e alterações\serã apontada no "Relatõrio de Ocorrências nas Bai­xas, Inclusões e Alterações do Cadastro'de Materiais".A alteração ou inclusão de um item serã relatada pela emissão do "Slip de Controle", que ê o documento demonstrativo dos movimen­tos e dos sal-dos^gor material. 0 Slip de Controle serã descrito no Subsistema de'Movimentação.

3.4.5. Documentos do Subsistema de Cadastramento

Para cada documento apresenta-se definição, uso e modelo.Após a apresentação de todos os documentos, um diagrama (Figura 30) mostra as funções do subsistema de Cadastramento.

a) MODELO: MTRE04 (Figura 25)Boletim de Cadastramento de Materiais.

DEFINIÇÃO:Este Boletim ê o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados, para informar os sal­dos existentes nos Almoxarifados da Empresa.

USO:0 Boletim ê de uso exclusivo dos Almoxarifados du­rante a Fase de Cadastramento ou Implantação de No­vos Almoxarifados, conforme orientação descrita no Apêndice 9.0 documento que dã origem ao preenchimento deste Bo­letim é a Ficha Kardex, que devera conter o cõdigo

xx do material, saldo físico e-saldo contábil.

b) MODELO: MTRE05' (Figura 26)Boletim de'Alterações do Cadastro de Materiais.

DEFINIÇÃO:Este Boletim ê o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados, para informar as al­terações devidas a erro de cadastramento na fase de implantação e para informar outros dados cadastrais não previstos no Boletim de Cadastramento.

USO:Se for detetado erro no saldo físico e/ou contábil por ocasião da implantação, o boletim deve ser pre­enchido para alterar quantidade e/ou valor (Cr$),ou

\ --para dar baixa no material caso exista um erro de 'có­digo que leve ao cadastramento de um material diferelite.As alterações ainda poderão ser preenchidas com ba­se em outros documentos•internos expedidos pela Di­visão de Estoques.

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c) MODELO: MTR118 (Figura 27)Relatorio de Ocorrências nas Baixas , Inclusõese Al­terações do Cadastro 'de Materiais

DEFINIÇÃO:Este Relatorio ê a resposta do Centro de Processa­mento de Dados âs .informações de atualização do Ca­dastro de Materiais contidos no Boletim de Cadastra- mento de Materiais e do Boletim de Alterações do Cadastro de Materiais, modelos MTRE04 e MTRE05, res­pectivamente .

USO:0 Relatorio ê de uso. exclusivo dos Almoxarifados , para corrigir os erros de informação detetados du-

x\rante o processamento.

d) MODELO: MTRE06 (Figura 28)Boletim de Alterações e Cadastramento de Almoxari- fados.

DEFINIÇÃO:Este Boletim ê o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados, para Cadastramento de novos Almoxarifados, e para alterar dados cadas­trais de Almoxarifados implantados anteriormente.

USO: •0 Boletim ê de uso exclusivo na Divisão de Estoques , devendo ser preenchido e conferido com base no Ma­nual de Operaçõ‘es e Codigo Geral de Contas da Empre­sa, e no Apêndice 5 deste trabalho.

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e) MODELO: MTR065 (Figura 29)Atualização e Listagem do Cadastro de Almoxarifados.

DEFINIÇÃO:Este Relatório ê a resposta do Centro de Processa­mento de Dados âs informações de atualização do Ca­dastro de Almoxarifados (MTRE06).

USO:0 Relatõrio é de uso exclusivo da Divisão de Esto­ques , para conferência das informações que foram processadas com base no Boletim MTRE06.

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3.5. SUBSISTEMA DE MOVIMENTAÇÃO

3.“5.1 . Finalidades e Objetivos do Subsistema de Movimentação

a) Finalidades:Fazer o acompanhamento

ques, utilizando o computador como visando aprimorar o controle.

b) Objetivos:Possibilitar o acompanhamento Físico-contábil dos

estoques com dados e resultados atualizados, e a exploiação de­talhada do Cadastro de Moyimentos no que se refere â aquisições, transferências e aplicações, propiciando ao Departamento de Ma­teriais as informaçoes necessarias para analise em diversos ui­veis.

3.5.2. Âmbito do Subsistema de Movimentação

a) ConceituaçãoA manutençao deste Subsistema consiste nos lança­

mentos físicos e contábeis através do Boletim de Movimento de Ma­teriais. (M- M. ) .

b) Tipos de Cadastros0 Subsistema mantém atualizado o Cadastro de mate­

riais , gerando registros quando da entrada de novos materiais nos almoxarifados e excluindo os itens com sàldo nulo nos períodos de. fechamento trimestral.Para arquivamento dos lançamentos realizados sao gerados três ca­dastros: Cadastro de Movimento, que contém todos os lançamentos em nível de material, Cadastro Analítico dos Movimentos de Mate- riais, que registra os valores globais dos documentos emitidos, e Cadastro de Obras, que atende em primeira etapa o Subsistpma de Obras e Serviços em Andamento. ■í0 Subsistema gera, ainda, um arquivo para o Sistema de Contabi­lidade contendo todos; os lançamentos contábeis.

físico e contábil dos esto- instrumento administrativo,

6S

A coleta dos dados necessários a emissão do Boletim de Movimento de Materiais poderá ser feita pelo órgão requisi­tante quando da aplicação de um material, ou pelos Almoxarifes é auxiliares no caso de entradas e transferências.

3.5.5. Estrutura do Subsistema de Movimentação

A figura 51 apresenta a estrutura do Subsistema de Movimentaçao com todos os elementos de entrada e saída.

3.5.4. Funcionamento do Subsistema de Movimentação

Ò Boletim de Movimento de Materiais (M.M.) é o documento utili­zado para informar as entradas, transferências e saídas de mate­riais. Estas movimentações são reconhecidas pelo Cõdigo de Mo­vimento que indica o.tipo de operação realizada e traduz o his­tórico do lançamento contábil (Figura 32 ) •Os dados dos documentos de entrada poderão passar pelo cálculo do rateio descrito no item 2.2., quando envolvem custos adicio­nais .Os documentos de saída e transferência entre almoxarifados não trazem o valor dos materiais, devendo o Subsistema de Movimentação aplicar o cálculo de avaliação dos estoques descrito no item 2.5.5.Após a aplicação dos dois cálculos mencionados anteriormente, os registros de movimento estarão preparados para a atualização do Cadastro de Materiais.Os itens que entram pela primeira vez nos almoxarifados sãò ca­dastrados automaticamente pelo Subsistema de Movimentação.Para cada material movimentado será emitido Slip de controle que demonstra o saldo anterior, as movimentações da semana e o saldo atual.As irregularidades nos documentos de movimentação são indicadas

■ - 'í no "Relatório de Ocorrências nas Atualizações por M.M.".As áreas de materiais e técnica, devem ser informadas da exis- tênciar.dos materiais em todos os almoxarif ados da Empresa e para atendimento desta necessidade o Subsistema <le Movimentação emite

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3.5.5. Documentos do Subsistema de Movimentação

Para cada documento apresenta-se definição, uso e modelo.Após a apresentação de todos os documentos, três diagramas (Fi­guras 30, 31 e 32) mostram as funções do Subsistema de Movimen­tação. Instruções detalhadas para o preenchimento dos boletins e descrição dos relatórios são- apresentados no item 4 do Apêndi­ce 13.

72

â) MODELO: MTRE05 (Figura 53)Boletim de Movimento de Materiais - M.M.

DEFINIÇÃOEste Boletim ê o documento de comunicação com o Cen­tro de Processamento de Dados, para informar as en­tradas, transferências e saldas de materiais., bem como os estornos relativos a cada um destes três mo­vimentos.

USO:O Boletim ê de uso dos Almdxarifados e dos Õrgãos requisitantes, devendo ser preenchido e conferido, com base nos manuais e documentos que dão origem à movimentação.Os documentos, dependendo do tipo de movimentação, poderão ser os seguintes: Nota Fiscal, Ordem de Com­pras , Relação de Materiais, Conhecimento de Trans­porte, Documento de Transporte, Requisição, Ordem de Serviço e M.M. de movimentações anteriores.

b) MODELO: MTR158 (Figura 54)Relatório de Ocorrências nas Atualizações Através de M.M.

DEFINIÇÃO:Este Relatório é a resposta do Centro de Processa­mento de Dados às informações contidas nos Boletins de Movimento de Materiais (M.M.).

USO:Este Relatõrio ê de uso exclusivo nos Almoxarifadospara correção de erros dè informação detetados du-5irattte o processamento.

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(MTR138)

c) MODELO: MTRP01 (Figura 35)Slip de Controle.

DEFINIÇÃO:Este Relatório ê o documento de registro e demons­tração de todos os movimentos de materiais proces­sados na semana.Na fase de Implantação,os materiais cadastrados ou alterados terão Slips de Controle com apenas uma li­nha de detalhe preenchida, que demonstra o saldo que ficou no cadastro.

USO:Este Relatório ê de uso exclusivo dos almoxarifa- dos.

d) MODELO: MTR150 (Figura 36)Relatório de Materiais sem Especificação.

DEFINIÇÃO:Este Relatório indica a falta de especificação para os materiais que constam no cadastro após a movi­mentação da semana.

USO:Este Relatório ê de uso exclusivo na Divisão de Pa­dronização e Inspeção, para controle de Cadastra- mento de Especificações.

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- Relatório

de Materiais

sem

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(MTR150)

e) MODELO: MTR158_ (Figura 37)Movimento Global dos Almoxarifados.

t. DEFINIÇÃO:

Este Relatório e um resumo da movimentação contábil mensal dos Almoxarifados.

USO:Será utilizado pelo Departamento de Materiais e De­partamento de Contabilidade Geral para reconcilia­ção dos lançamentos realizados, e na Diretoria Exe­cutiva como Relatório Gerencial, servindo de base para tomada de algumas decisões sobre a área de ma­teriais.

f ) \oDELQ : MTR157/1 (Figura 38)Extrato Semanal do Estoque.

DEFINIÇÃO:Este Relatório ê uma listagem, emitida semanalmente, que se refere à posição dos estoques da Empresa por material.

USO:Este Relatório e utilizado nas diversas ãreas en­volvidas com materiais para conhecimento do estoque existente em toda a Empresa.

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MODELO: MTR.157/2 (Figura 39)Extrato Mensal do Estoque.

%DEFINIÇÃO:Este Relatório ê uma listagem, emitida mensalmente, que se refere à posição mensal dos estoques de Em­presa por material.

USO:Este Relatório ê utilizado no Departamento de Mate­riais para conhecimento do estoque existente em to­da a Empresa.0 Relatório substitui o Extrato Semanal do estoque da última semana do mês.

\MODELO: MTR157/3 (Figura 40)Extrato Trimestral do Estoque.

DEFINIÇÃO:Este Relatório e a listagem, emitida trimestralmen­te, que se refere à posição trimestral dos estoques da Empresa por material.

USO:Este Relatório ê utilizado no Departamento de Mate­riais para conhecimento do estoque existente em to­da a Empresa, e para reconhecimento dos níveis de estoque e dos índices de Rotação. O Relatóriosubstitui o Extrato Mensal do Estoque do último mês do trimestre.

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i) MODELO: MTR163 (Figura 41)Demonstrativo de Inventário.

DEFINIÇÃO:Este Relatório demonstra o Saldo Físico e Contábil de todos os Almoxarifados da Empresa, e ê emitido semestralmente para efeito de Inventário Físicoi

USO:Este Relat5rio será utilizado nos Almoxarifados pa­ra documentação das diferenças existentes entre as quantidades inventariadas e os Saldos dos Slips de Controle, possibilitando a realização dos ajustes.Apôs a realização dos ajustes este Relatório será novamente emitido, mostrando a igualdade entre quan-

\tidade inventariada e Saldo do Cadastro.

j) MODELO: MTR185 (Figura 42)— Relação dos M.Ms. Processados.

DEFINIÇÃO: ~ .É o Relatório demonstrativo das características glo­bais de todos os M.Ms,. emitidos, processados na se­mana .

USO:Será utilizado pelo Departamento de Contabilidade Geral e Divisão de Estoques, para análise estatís­tica de movimentados por almoxarifado, bem como pa­ra a reconciliação das movimentações realizadas.

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42 - Relação

dos M.MS.

Processados

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1) MODELO: MTR187_ (Figura 43)Relação.Analítica dos M.Ms.

DEFINIÇÃO:Este Relatório é um desmonstrativo das caracterís­ticas globais de todos os M.Ms emitidos.Este Relatório serã emitido por solicitação, poden­do ser geral, ou conter informações de alguns tipos de Códigos de Movimento.0 Relatório conterã as informações dòs M.Ms emiti­dos a partir do início de um semestre, ate as do ul­timo processamento.

USO:0 Relatório serã utilizado no Departamento de Mate-

\-iais e no Departamento de Contabilidade Geral para Estatística de Movimentos e analise das movimen­tações realizadas.

m) MODELO: MTR200 (Figura 44)Listagem para Tombamento Físico de Obras.

DEFINIÇÃO:Este Relatório é uma listagem geral das quantidades e valores de todos os materiais empregados nas di­versas obras.

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Serã utilizado pelo Departamento de Contabilidade Geral para efetivação do Tombamento Fxsico das Obras concluídas, dando base, ainda, a possíveis tomadas de.decisão relativas E ãrea dè materiais.

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- Relação

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3.6. CONTROLE DE QUALIDADE NO CENTRQ DE PROCESSAMENTO DE DADOS

3.6.1. Introdução

O Controle de Qualidade no Centro de Processamento de Dados de­ve ser realizado com base em procedimentos específicos para cada documento de entrada ou de saída.Os documentos de. entrada, muitas vezes, requerem um controle que precede a preparação de dados (perfuração, verificação) , para evitar a inclusão de informações que possam provocar irregulari­dades no processamento do Sistema. Tal procedimento ê denomina­do "Controle na Entrada".Após a preparação de dados, os cartões perfurados deverão passar por um programa de consistência, que acusara erros de preenchi­mento ou de perfuração, através da emissão de um relatório de crítica. Uma analise deste relatório poderá determinar a corre­ção de dados\ou a rejeição de documentos. Para informar as cor­reções necessárias pode-se utilizar boletins de correções, a fim de evitar o retorno dos documentos originais ao processo de Pre­paração de Dados. Este procedimento de Controle de Qualidade é denominado 'Consistência de Dados".As saídas do Sistema requerem controles e serviços de Acabamento Expedição, definindo a etapa denominada "Controle na Saída".3.6.2. Controle na Entrada

Um controle inicial exigido para todos os boletins e a conferên­cia dos dados apresentados nos documentos de tramitações adota­dos para comunicação entre o usuário e o Centro de Processamento de Dados.Devido às características dos programas de consistência alguns boletins podem ser dispensados do Controle na Entrada.Neste Sistema de Materiais apenas dois boletins requerem contro­les específicos na Entrada:

a) Boletim para Emissão de Etiquetas:

Os Boletins são divididos em duas fichas: Ficha Lo­te e Ficha Detalhe, devendo existir apenas uma Ficha Lote,encabe-

çando as diversas Fichas Detalhe.Deve-se verificar a existência de apenas « a Ficha Lote por Al- moxarifado, e abandonar as excedentes.

b) Boletim de Movimento de MateriaisOs M.Ms deverão sofrer controle visual antes de se­

rem encaminhados â perfuração, sendo rejeiltados os documentos que apresentarem numeração de via diferente de 2 (dois) , que ê a via a ser rem;eli'da.ao Centro de Processament© de Dados.

3.6.3. Consistência de Dados

A escolha do método de consistência depemde de fatores, tais co­mo volume de informações e frequência.Para o Sistema de Materiais foram adotados três métodos diferentes: Consistência, na atualização do cadastro, Consistência com correção na chave de ClassificaçãoeConsistência com correção através de número sequencial.

a) Consistência na Atualização do CadastroA utilização deste método justifica-se para pequeno

volume de dados e pequena frequência. _Os cartões de dados após sofrerem uma classificação fôrmamoarquivo dé entrada do programa de atualização. Este programa devera emi­tir uma listagem que acusara as possíveis irregularidades. As cor­reções deverão ser tratadas como novas atualizações de cadastro e serão preenchidas em boletins iguais aos emitidos pelo usuário.Este processo (Figura 48) foi adotado para a Consistência dos da­dos do Boletim de Alterações, Correções e Cadastramento do Almo- xarifado.

b) Consistência com Correção Através de Chave de. Clas­sificação

/ O emprego d e s t e método justifica-se para um pequeno volume de dados e frequência regular. Os cartões sao classifica­dos de acordo com uma chave, formando o arquivo de entrada.

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c) Consistência com Correção através de Número Sequen­cial

\Este método é utilizado no tratamento de grandes volumes de dados.Os boletins, cujos dados são.verificados por este método, nor­malmente apresentam dois tipos de registros: lotes e detalhes.Os registros lotes trazem características globais dos documentos, permitindo algumas consistências dos dados existentes nos regis­tros de detalhe.0 conjunto de registros lotes e registros'de detalhe referente a .um determinado grupo de informações é denominado Lote de in­formação..0 método não exige a classificação prévia dos registros de* en­trada como ocorre nos métodos descritos anteriormente. 0 progra­ma de Consistência deverá ler os lotes, criticá-los e gravá-los no arquivo de transações, independentemente da ocorrência de er­ros, atribuindo a cada registro um número sequencial.As identificações dos Boletins irregulares serão gravadas num arquivo de trabalho, permitindo a emissão de uma listagem de âr- ros que trará imagens dos registros, mensagens de erros e o itú- mero sequencial de gravação.0 programa de Consistência deverá ter uma rotina de correções que permita a inclusão, baixa e substituição de registros com base

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Este método (Figura 50) foi adotado para a Consistência dos da­dos dos seguintes boletins: Boletim para emissão de etiquetas, Boletim de Cadastramento de Materiais, Boletim de Alterações e Boletim de Movimento de Materiais.Os dados dos Boletins de Cadastramento de Materiais e Bolétins de Alterações do Cadastro de Materiais serão consistidos em um mesmo programa.As figuras de números 51, 52, 53, 54 e 55 ilustram os modelos de boletins utilizados na correção de dados para emissão de etique­tas, cadastramento de Materiais, Alterações de Cadastros de Mate­riais, registros lote de Movimento de Materiais e registros de­talhe de Movimento de Materiais, respectivamente.

3.6.4. Controle na Saída

Para cada saída do Sistema devera existir um conjunto de instru­ções sobre controle e serviços requeridos.Os controles exigidos para uma saída poderão ser os seguintes:Verificação de totais, datas, mensagens e margem. Para realiza­ção destes controles muitas vezes são necessários documentos e materiais auxiliares devendo ser indicada a aplicação de cada um durante o processo.Os serviços adicionais requeridos por uma saída poderão ser os se­guintes: Retirada de papel carbono, Corte,- Embalageme Expedição.A descarbonação exige o conhecimento do número de vias e destinos, para facilitar o trabalho de embalagem e expedição. 0 corte do formulário deve ser realizado com báse em programas e instruções sobre as posições das navalhas.Nas instruções sobre Embalagem e Expedição deve-se indicar o tipo de Embalagem, o documento dè tramitação e o meio de remessa a se­rem utilizados.

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CAPITULO 4

Para ilustrar a implantação do Sistema de Materiais foram prepa­radas massas de teste que serviram de entrada em programas orien­tados para o computador UNIVAC-9300 do Centro de Processamento de Dados da Centrais Elétricas de Santa Catarina S.A.0 teste aqui apresentado demonstrara a implantação de dois almo- xarifados em três semanas de processamento e a emissão de rela­tórios no final do mês a que se refere a implantação.

4.1. PRIMEIRA SEMANA DE IMPLANTAÇÃO

A primeira semana trata da implantação dos Subsistemas de Espe­cificação, Identificação e Cadastramento.

4.1.1. Implantação do Subsistema de Especificação

A figura 56 apresenta um boletim de Alterações, Correções e Ca­dastramento de Especificações, cujos dados foram verificados p e ­lo Programa MTR011 originando a listagem de erro conforme figu­ra '57 .Nota-se que na terceira linha deste relatório existe uma mensa­gem de erro, indicando que o terceiro registro esta fora de se­quência..Ja que a massa de dados é pequena optou-se pela regravação dos registros sem a utilização do boletim como correção, colocando- se o terceiro registro na ordem correta. A figura 58 apresenta o resultado da geração do Cadastro de Especificações cujo con­teúdo esta demonstrado pela emissão-da Lista Básica de Materiais - Ordem Numérica (Figura 59) e Lista Básica de Materiais - Ordem Alfabética (Figura 60).

4. IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

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Figura 58

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4.1.2. Implantação do Subsistema de Cadastramento

Supondo a existência de apenas dois almoxarifados na Empresa, procedeu-se o cadastramento dos mesmos através do Boletim MTRE06 (Figura 610.', originando o "Relatório de Atualizações do Cadastro de Aimoxarifado e Listagem do Cadastro de Almoxarifados (Figu­ra 62) .Para cada Aimoxarifado foi preenchido um Boletim de Cadastramen­to de Materiais (Figuras 63 e 64}, e os dados passaram por uma consistência do programa MTR110, que emitiu uma listagem de erros (Figura 65). Na penúltima linha do relatório nota-se que houve um erro de perfuração na quantidade para obras do material de có­digo 780234-, relativo ao aimoxarifado de Florianópolis.A situação foi regularizada com o preenchimento do "Boletim de Correções para Cadastramento de Materiais (Figura 66).Os registros foram levados ao programa de Cadastramento e Alte­rações, que ^ínitiu o ’’Relatório de Controle de Registros nas atualizações por Cadastramento e Alterações" (Figura 67). Este relatório ê um material indispensável para a segurança do pro­cessamento, tendo em vista a eventualidade de um engano na en­trada de arquivos.Durante a montagem do arquivo para emissão dos Slips de Controle de implantação, foi emitido o "Relatório de Controle de Movimen­tos” (Figura 68) que deve ser conferido com o Slip Resumo emiti­do no final do processamento de cada aimoxarifado.A figura 69 apresenta o Slip de Controle do Material 1002090,per­tencente ao aimoxarifado de Joinville, que ê seguido pelo« Slip Resumo (Figura 70).

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4.1.3. Implantação do Subsistema de Identificação

As figuras 71 e 72 apresentam o conteúdo de uma solicitação para emissão de etiquetas de especificação.Os dados deste boletim foram verificados pelo programa MTR070L que gerou a listagem de erros apresentada na figura 73* A lis­tagem aCusou dois tipos de erros: erro de perfuração da soma con­trole no cartão lote e erro de informação para o código de mate­rial 7802378.Procedeu-se correção dos dados, com a substituição do registro detalhe que contêm o código de material errado (Figura 74).Após o fechamento do lote os dados foram lançados em uma segunda consistência, quanto à existência de especificação 0 resultado apresentado no "Relatório de Materiais Não Especificados" (Figu­ra 75) denota a necessidade de cadastramento de especificações para os códigos 7802358 e 7802366.Finalizando, a figura 76 apresenta a emissão de etiquetas para o material 7802056.

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Figura 76: -

Etiqueta de

Especificação

(MTRS01) -

Teste

4.2. SEGUNDA SEMANA DE IMPLANTAÇÃO

Nesta semana o processamento limitou-se ao Subsistema de Cadas- tramento, tendo em vista a inclusão de mais alguns materiais, no Almoxarifado de Joinville (Figura 77), e alterações de outros (Figura 78) que foram cadastrados na primeira semana de implan­tação.Os dados de Cadastramento e Alterações foram verificados pelo programa MTR110L, que acusou a falta de Somas Controle no regis­tro' lote e a existência dé um cõdigo de material errado (Figura 79) .Utilizou-se o "Boletim de Correçoes para Alterações do Cadastro de Materiais (Figura 80) , para informar as somas controle do car­tão lote e deleção do cõdigo errado.Os dados considerados corretos foram levados ao programa de Atua­lizações que emitiu um relatorio de controle de Registros (Figu­ra 81) para be fosse comparado com o da semana anterior.Com base neste relatório verificou-se a entrada correta de ar­quivos, e também a existência de 8 registros inválidos (MTR309). que foram listados no "Relatorio de Ocorrências nas Baixas, In­clusões e Alterações do Cadastro de Materiais (Figura 82).A exemplo da primeira semana foi emitido o relatório de Controle de Movimentos (Figura 83). A figura 84 apresenta o Slip de Controle para o material 1002031 que sofreu baixa através do Bo­letim de Alterações do Cadastro de Materiais.

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(MTRP01) -

Teste.

4.3. TERCEIRA SEMANA DE IMPLANTAÇÃO

Nesta semana tratou-se da implantação do subsistema de movimen­tação.A figura 85 mostra um M.M. de aquisição para o Estoque de Manu­tenção, onde o lançamento contábil ê realizado a débito do Almo- xarifado pelo valor global, e a credito do Fonecedor pelo valor do material, IPI e outras despesas, e a crédito da Transportado­ra pelo valor do frete.No processamento deste movimento de materiais, será realizado o cálculo de rateio de custos adicionais, para que o débito do Al- moxarifado se realize pelo valor global.A figura 86 ilustra um M.M. de transferência entre os dois almo- xarifados cadastrados. 0 Almoxarifado de Florianopolis receberá um lançamento a débito, pela soma dos valores a serem calculados pelo método.do custo médio aplicado ao saldo físico e contábil dos materiais^no Almoxarifado de Joinville. Consequentemente o Almoxarifado de Joinville estará sendo creditado pela mesma soma. 0 lançamento físico estará envolvendo o estoque de manutenção do Almoxarifado de Joinville e o estoque de obras do Almoxarifado de Florianópolis.A figura 87 apresenta um M.M. de aquisição para o estoque de ma­nutenção do Almoxarifado de Florianopolis. Neste caso não exis­tem valores de transporte e de outras despesas, incidindo apenas o IPI como custo adicional.0 lançamento está sendo realizado a débito do Almoxarifado e a credito do Fornecedor, pelo valor global do M.M.A figura 88 apresenta a saída de três materiais do estoque de ma­nutenção do Almoxarifado de Florianopolis, enquanto que a figura 89 ilustra a aplicação de quatro materiàis em obras.Os dados dos M.Ms. foram verificados pelo programa MTR120L queapresentou uma listagem de e'rros (figura 90) , referente ao M.M. de número 30 do Almoxarifado de Joinville.Nota-se, que houve um erro de preenchimento da soma controle (campo16), e um erro de perfuração no total da quantidade, baseado nadiferença entrç o valor perfurado e o valor somado através do pro­grama.

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CAPÍTULO 5

As empresas que possuem agências regionais estão sujeitas a uma descentralizaçao em termos de Sistema de informaçoes que pode conduzir a resultados negativos.Cada grupo isolado poderã ter suas próprias idéias e aplicã-las da forma mais conveniente para satisfazer as suas necessidades.Isto podera gerar diferenças de procedimentos para resolução de um mesmo problema, diferentes formulários para o mesmo tipo de informação e consequentemente diferentes linguagens no tratamen­to das diversas atividades.Estas diferenças traduzidas em valores monetários e benefícios podem demonstrar um distanciamento em relação aos objetivos da Empresa. \Isto .não significa que as agências devem ser impedidas de parti­cipar na elaboração do Sistema de informações, mas sim, que as idéias sejam canalizadas para a Administração Central no sentido de que as situações sejam tratadas em termos de abordagem sistê­mica .Quando se pensa na automatização de um determinado serviço, de­ve-se levar em conta o aproveitamento das informações para todas as áreas que delas necessitem, para evitar a duplicação de es­forços e a geraçao de sistemas isolados e incompatíveis.0 presente Sistema de Materiais foi desenvolvido com base nesta filosofia e apresenta as seguintes vantagens:- Uniformização e padronização de normas e procedimentos para todos os orgãos envolvidos.- Simplificação da padronização e cadastramento dos materiais em uso na Empresa, tornando mais rápido o seu processamento.

.. - Economia de mão-de-obra.- Eliminação de cálculos manuais.- Obtenção de dados realísticos de demanda.

5. CONCLUSOES

- Maiores possibilidades para planejamento e projeção futura.- Rapidez na obtenção de resultados.- Dar condições aos órgãos competentes de conhecerem em tempo e com segurança a posição atual dos estoques.- Separação física e cadastral entre materiais de uso específico em obras e em manutenção, permitindo a incorporação de técnicas de controle de estoques para materiais de manutenção.Em decorrência desta separação, a ãrea técnica pode reservar o estoque de aplicações específicas, evitando a falta de materiais que ocorreria com o uso indistinto dos mesmos.- Criação dos códigos de movimentos, o que possibilita a pesqui­sa do cadastro de movimentação no sentido de extrair, com pro­gramas simples de computador, relatórios ricos em informações para analise das mais diversas situações de movimentação dos ma­teriais na Empresa.- Interligação com o sistema de contabilidade da Empresa, permi­tindo a contabilização automática dos movimentos de materiais.No presente trabalho foram detalhados quatro subsistemas, ou se­ja, Especificação, Identificação, Cadastramento e Movimentação.Com base na disponibilidade de dados arquivados até este ponto o sistema permite a geração dos mais diver.sos relatórios dependen­do de necessidade do usuário.Como sugestões para complementação deste trabalho, pode-se citar o projeto dos seguintes relatórios:- Relatório de Materiais Parados0 relatório indicara os materiais que não sofrerem movimento após uma determinada data.A analise deste relatório poderã fornecer elementos para tomada de decisões no sentido de evitar a acumulação de materiais em de­suso nos almoxarifados.- Relatório de Classificação ABC0 relatório dividira os materiais em três classes baseado em da­dos reais de consumo, permitindo o reconhecimento da importância de cada um e fornecendo subsídios para programação de aquisições.

Para os subsistemas não desenvolvidos neste trabalho, ou seja, Fornecedores, Obras e Serviços em Andamento e Controle de Apli­cação sugere-se as seguintes implementações:

a) Subsistema de Fornecedores - Inclusão do Cãlculo de Estoque Mínimo, Ponto de Reposição e Estoque Máximo para mate­riais de manutenção com base no modelo de quantidade econômica de Requisições. A acumulação anual de dados sobre aquisições e consumo serã a fonte de dados para projeção de demanda que per­mitira a determinação dos níveis de estoque.Ainda com relação ao Subsistema de Fornecedores sugere-se a in­clusão de um processo de acompanhamento de fornecedores no que tange a preços e prazos de entrega e outros parâmetros, a fim de extrair relatórios que possibilitem a escolha dos fornecedores quando os materiais chegarem ao ponto de reposição.

b^Subsistema de Obras e Serviços em Andamento - Reu­nir informações do Cadastro de Movimentos de Materiais, lança­mentos de apropriação de mão-de-obra do Sistema de Pessoal e ou­tras despesas que transitam pelo Sistema de Contabilidade da Em­presa, para acompanhar despesas com estudos preliminares, obras e serviços em andamento e atualizar o.Ativo Imobilizado da Em­presa.

c) Subsistema de Controle de Aplicação - Fazer acompa­nhamento físico dos materiais efetivamente aplicados nas diver­sas obras, para atualização do cronograma de obras da Empresa e fiscalização das mesmas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ARAUJO, Jorge Sequeira de. Administração de Materiais. São Paulo, Atlas, 1971 .

AWAD, Elias M. Processamento de Dados nas Empresas. São Paulo, Atlas, 1971.

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KRICK, Edward V. Métodos^e Sistemas. Rio de Janeiro, Livros Técnicos e Científicos, 1971. 2 v.

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MAYNARD, H.B. Manual de Engenharia de Produção. São Paulo, Edgard Blücher, 1970.

STARR, Martin K. Administração da Produção, Sistemas e Sín­tese. São Paulo, Edgard Blücher, 1971.

4

CÕDIGO DE REGISTRO PARA O BOLETIM MTRE01

O Cadastro de Especificação possui 3 tipós de registros assim definidos :

a) Registro de grupo - Contêm código e nome do grupo.

b) Registro de família - Contém código e nome da família.

c) Registro de material - Contêm código, unidade e especifi­cação do material.

Para cadastrar ou alterar os registros acima citados, o campo 1 do boletim deverá conter um código que esta definido da seguinte maneira:

■ II I.., ——Código" Tipo de Registro

Grupo Família Material

APÊNDICE 1

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12

APÊNDICE 2

CÓDIGO DE CRUPO, FAMÍLIA OU MATERIAL PARA O BOLETIM MTRE01

a) Código de Grupo:

Um grupo é identificado por 2 (dois) caracteres numéricos.O campo de Codigo do Boletim devera ser preenchido nas duas primeiras posiçoes com o Codigo do Grupo e as cinco restan­tes serão preenchidas com Zeros.Exemplo: 0 Grupo 14 seria codificado com 1400000.

b) Código de Família:\ • ; :

Uma família e identificada por 4 (quatro) caracteres numéri­cos. 0 campo de Código do Boletim devera ser preenchido nas quatro primeiras posições, com o Código da Família e as tres restantes-serão preenchidas com Zeros.Exemplo: A Família 1421 seria codificada como 1421000.

c) Código de Material:

Ocupa as 7 posições do campo, sem necessidade de preenchi­mento com Zeros.

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APÊNDICE 3

- CÕDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE01

São quatro as possíveis alterações do Cadastro de Especificações. Baixa, Inclusão, Alteração de Unidade e Substituição.a) Baixa:- Quando se deseja eliminar do Cadastro de Especifica­

ções um registro de grupo, de família, ou uma especificaçao completa de um material, deve-se deixar o campo de alteração em branco.Neste caso, a linha do Boletim fica preenchida com os campos1 e 2, deixando-se os Campos restantes em brancp.

b) Inclusão: Quando se deseja incluir no Cadastro de Especifi­cações um registro de grupo, ou de família, ou uma especifi­cação completa de um material, deve-se preencher .este campo com Zero.Neste caso, todos os campos da linha do Boletim serão preen­chidos, excetuando o campo 4 quando se tratar de grupo ou fa­mília.

c) Alteração de Unidade: Quando se deseja alterar a unidade de um' material, por motivo de erro no cadastramento, este Campo será preenchido com o código 1 .Neste caso, a linha do Boletim ficará preenchida com os campos 1, 2, 3 e 4 , deixando-se os campos restantes em branco._ Este cõdigo não tem sentido para registro de grupoe de família, já que os mesmos não terão unidade.

d) Substituição: Quando se deseja Substituir um registro de gru­po, ou um registro de família, ou uma especificação completade um material, deve-se preencher este campo com o código 2 .

LEmbora um material apresente erro em apenas uma linha, todas

~ i as linhas deverão ser informadas novamente.No caso de substituição, todos os campos da linha do Boletim serão preenchidos, excetuando o càmpo 4 quando se tratar de grupo e família.

Em Branco - Baixa

0 - Inclusão

1 _ Alteração de unidade

RESUMO DOS CÓDIGOS DE ALTERAÇÃO

APÊNDICE 4

CÕDIGOS DE CONTINUAÇÃO PARA O BOLETIM MTRE01

Quando a especificaçao de um material ultrapassar uma linha do Boletim, pode-se preencher no máximo 3 linhas de continuação.

A linha normal terá código Zero no campo de continuação.Para preenchimento de uma linha de continuaçao deve-se repetir os campos 1 , 2 , 3 e 4 e no campo 5 deverá ser colocado o código de continuação que. poderá ser 1 , 2 ou 3, dependendo da linha de con­tinuação considerada.

Observação:Este campo ficará em branco nos casos de baixa e alteração de unidade. ^

RESUMO DOS CÕDIGOS DE CONTINUAÇÃO

0 - Cartão Normal

1 - 1? Cartão de Continuação

2 - 2? Cartão de Continuação

3 - 3 9 Cartão de Continuação

APÊNDICE 5

CÕDIGO DE SETORES

Os Códigos de Setores são os que identificam os Setores (Agên­cias Regionais) da Empresa. Em termos de Santa Catarina, pode­remos exemplificar a utilização deste código, supondo a. existên­cia dos seguintes'Setores:

Codigo Nome do Setor00 Adm. Central01 Florianópolis02 Blumenau03 Joinville04 Lages05 Videira06 Concórdia07 Curitibanos08 Joaçaba09 Canoinhas10 Capinzal11 São Miguel D ’Oeste12 Campos Novos13 Tubarao14 Rio do Sul15 Mafra16 São Bento do Sul17 Itajaí18 Chapeçó

APÊNDICE . 6

NÚMERO DE ORDEM DO

a) O Numero de Ordem do M.M. é sequencial por Almoxarifado, sen­do necessário um controle especial de EMU-meração, para evitar que diferentes documentos tenham o rnesn® número.

b) Documentos Normais: Para documentos normais o número de ordem devera ser preenchido da direita para an esquerda, em números de dez em dez. Desta forma, o primeir© M.M. emitido por um Almoxarifado tem número de ordem igual a 10, o segundo 20, o terceiro 30 e assim por diante até 991990, voltando daí para uma nova sequência.

c) Documento^ de Estorno:c.1) Anulação de Documentos Errados: Para anular um lança­

mento errado realizado em um doommento normal, deve-se preencher um M.M. com código de Movimento para estorno conforme' Apêndice 8-0 Número de Ordem deste document© sera obtido somando- se 1 ao número do documento que esta sendo estornado.

c. 2) Acerto do Lançamento Errado: Para acertar um lançamen­to errado, deve-se preencher um segundo M.M. que conte­ra código de movimento normal, a fim de refazer a movi­mentação que estava prevista no documento que está sen­do estornado.O Número de Ordem deste M.M. sera obtido somando-se 2 ao documento que esta sendo estornado.

d) Exemplo: O M.M. de número 155340 apresentava um erro de lan­çamento e foi processado na semana anterior.Para recuperar o erro cometido de.ve-se preencher dois do­cumentos:- O Primeiro deles anulara o lançamento feito e terã número

- 0 Segundo'refará o lançamento de maneira correta e terá o número da ordem 15534 2. %

Observação:Se acontecer erro de lançamento no documento de anulaçao e/ou no de acerto, novos documentos de anulação e acerto deverão ser preenchidos, baseado na filosofia dos lançamentos, deven­do o numero de ordem destes documentos terem as 5 primeiras posições idênticas ao documento original e a última posição deverá variar de 3 a 9.

de ordem 155341.

APÊNDICE 7

»

CÓDIGOS DE MOVIMENTO PARA TRANSFERÊNCIAS DE MATERIAIS

Transferências Normais:a) Se o material sai do Estoque de Mamutenção e ê transferi­

do para o estoque de manutenção do Almoxarifado receptor,o codigo de movimento ê 400.

b) Se o material sai do Estoque de Mamutenção e ê transferi­do para o estoque de obras do Almoxarifado receptor, o codigo de movimento é 401.

c) Se o material sai do Estoque de Obras e ê transferido pa­ra o Estoque de Manutenção do Almoxarifado receptor, o codigo de movimento é 402.

d) Se o material sai do Estoque de Obras e ê transferido pa­ra oH&stoq«è de Obras do Almoxarifado receptor, o codigo de movimento é 403.

Transferências Consecutivas na Mesma Data:Quando um maxerial ê recebido por transferência na mesma da­ta em que foi enviado jpelo Almoxarifado Emissor e por qual­quer razao e devolvido por transferencia ou transferido para outro Almoxarifado, nesta mesma data, o c5digo de movimento para este último M.M. sera obtido da seguinte maneira:a) Verificar o segundo dígito do Código de Movimento do M.M.

do Almoxarifado que enviou a última transferência deste material nesta data.

b) De acordo com os tipos de estoques envolvidos na transfe­rência, ou devolução que sera realizada, identificar um dos códigos normais 400, 401, 402 ou 403.

c) Some 1 ao numero encontrado no item (a) e multiplique por1 0 , soma'ndo o resultado com o código identificado no item(b).- 0 resultado final destas operações será o código de

t

movimento a adotar.

d) Exemplo: O Almoxarifado supridor de Joinville transfere um determinado material pertencente ao seu estoque de m a ­nutenção para o estoque de obra do Almoxarifado de Jaragua do. Sul (Código d.e Movimento 401), no dia 19/08/74.O Almoxarife de Jaraguã do Sul, notando haver um engano quanto às características do material, resolve devolver este material nesta mesma data. Que código de movimento devera ser utilizado para esta devolução por transferên­cia?

Solução:n .

d. 1) O segundo dígito do Código de Movimento do M.M. de Joinville ê o 0 (Zero).

d.2) O material devera ser transferido do estoque de Obras do._Almoxarifado de Jaraguã do Sul para o Estoque de Manutenção do Almoxarifado supridor de Joinville.

Portanto, o código de movimento normal seria 402.

d.3) 0 + 1 = 1

1 x 10 = 10

402 .+ 10 = 41 2

Resposta: 0 Código de Movimento para esta devolução serã 412.

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APÊNDICE 8 .

CÓDIGOS DE MOVIMENTO PARA ESTORNOS

Estorno de Entrada:a) Se a entrada original foi dada para o Estoque de Manuten­

ção, o código de movimento para estorno serã 070.

b) Se a entrada original foi dada para o Estoque de Obras, o código dè movimento para estorno serã 080.

Estorno de Transferência:a) Para uma.transferência original com código de movimento

400, o a 410, ou 420 , etc., o M.M. de estorno terã código de movimento igual a 040.

b) Para uma transferência original com código de movimento401, ou 411,. ou 421, etc., o M.M. de estorno terã código de movimento igual a 041.

c) Para uma transferência original com código de movimento402, ou 412, ou 422, etc., o M.M. de estorno terã código de movimento igual a 050.

d) Para uma transferência original com código de movimento403, ou 413, ou 423, etc., o M.M. de estorno terã. código de movimento igual a 051.

Estorno de Saída:a) Se a saída original foi efetuada no estoque de Manutenção,

o código de movimento para estorno serã 0 1 0.

b) Sé a saída original foi efetuada no Estoque de Obras, o código de movimento para estorno serã 02 0.

APÊNDICE 9

PROCEDIMENTOS DURANTE A FASE DE CADAST1AMENTO E IMPLANTAÇÃODE NOVOS ALMOXARIFADOS, E DURANTE, A FASE DE MOVIMENTAÇÃO

Fase de Cadastramento e Implantação de Novos Almoxarifados

As presentes observações têm por finalidade orientar o usuá­rio na utilização dos documentos fonte durante a fase de Implantação.São 2 (dois) os documentos a serem utilizados: Boletim de Ca- dastramento de Materiais e Boletim de Alteração do Cadastro de Materiais.Durante a fase de implantação utiliza-se ó Boletim de Cadas- tramentoNle Materiais para geração do Cadastro, e o Boletim de Alterações para corrigir erros de Cadastramento e comple­tar as informações Cadastrais.A fase posterior â Implantação ê denominada Fase de Movimen­tação quê~sé'“'distingue da primeira nos seguintes aspectos:a) Na fase de Implantação a Inclusão_ de um material ê feita

através do Boletim de Cadastramento, enquanto que na fase de Movimentação um material que entra pela primeira vez em.um almoxarifado, será automaticamente cadastrado,atra­vés do Boletim de Movimento de Materiais..0 Boletim de Cadastramento voltara a ser utilizado apenas quando da implantação de novos almoxarifados no Cadastro de Materiais.

b) Na fase de implantação, uma alteração de quantidade ou de valor em Cr$ não implica em lançamento contábil, pois tais ocorrências se devem a erros de Cadastramento em uma cor­rida anterior do Sistema.Na fase de movimentação, utiliza-se o documento M.M. para informar as entradas, transferência e saída de materiais, implicando em lançamento contábil.

Preenchimento: Deve-se preencher o código 116 do Campo 8 e colocar o saldo correto no Campo (9) de alterações, ob­servando a posição da vírgula.

c) Alteração do Saldo de Manutenção (Código 124): 0 Sistema prevê a separação entre estoque de manutenção e estoque de obra. 0 Saldo Total serã a soma dos sâldos dos dois tipos dè estoque.Durante a implantação o saldo de obra serã igual ao saldo total e consequentemente o saldo de manutenção serã igual a zero. A alteração do estoque de manutenção provocara alteração automática do estoque de obra, pois os dois es­toques fazem parte do total, este tipo de alteraçao só de­vera ser preenchida, quando instruções especificas sobre o assunto forem fornecidas pela Divisão de Estoque aos almoxarifes.Preenchimento.: 0 Campo (8) terã o código dí^alteraçao 124 e o Campo (9) de alterações mostrara o novo sáldo de manu­tenção, devendo ser observada a posição da vírgula.

d) Alteração do Valor (Cr$)- (Codigo 140) : Esta alteração ê

requerida se no cadastramento anterior este valor foi pre­enchido de maneira errada.Preenchimento: 0 Campo (8) terã o código 140 e o valor correto estarã no Campo (9) de alterações.

e) Alteração do Estoque Mínimo (Código 159).

f) Alteração do Ponto de Reposição (Codigo 167).

g) Alteração do Ponto Máximo (Codigo 175): Estes três tipos de alterações só serão preenchidas quando instruções es­pecíficas sobre o assunto forem fornecidas pela Divisão de Estoque aos Almoxarifes. jPreenchimento: 0 Campo 8 terã o código defalteração cpr- respondente e no Campo 9 um dos três .parâmetros acima des­critos, devendo ser observada a posição da virgula.

Esta diferença se deve ao fato de que os saldos implanta­dos já foram contabilizados no' sistema normal anterior.Durante a fase de Implantação se permite utilizar o Bole­tim de Alteraçao do Cadastro para alterar quantidade e valores em cruzeiros, bem como para informar ou alterar outros dados cadastrais. Na fase de movimentação este boletim s5 serã utilizado para informar ou alterar outros dados cadastrais não sendo permitido alterar quantidades e valores em cruzeiros, jã que envolvem lançamentos con­tábeis.

Fase de Movimentação:Na fase de Movimentação, o documento de "Cadastramento de Ma­teriais" nao podera ser utilizado, pois novos materiais que entram em estoque, serão automaticamente cadastrados,através do Boletim de Movimento de Materiais.0 Boletíin. de Alteração do Cadastro de Materiais so poderá ser utilizado pela Divisão de Estoques para informar ou alterar outros dados cadastrais, não sendo permitido durante a fase de movimentação a utilização das seguintes alterações. Baixa do mater-ial-4^08) , alteração de saldo físico total (115) e alteração do valor total em Cr$ (140).Esta segurança deverá ser mantida pois as alterações acima citadas provocam diferenças consideráveis em relação ao sis­tema de contabilidade.0 documento de movimentação de materiais sob a forma de es­torno é o documento hábil para efetuar adequadamente os 3 ti­pos de alterações, já que as mesmas envolvem lançamentos con­tábeis.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DE QUANTIDADE DE MATERIAL

NOS DIVERSOS BOLETINS

Todas as quantidades terão duas casas ap5s a virgula, indepen­dentemente da unidade utilizada.As vírgulas já estão desenhadas nos.diversos Boletins.a) No caso de unidades inteiras tais como Peças e Caixas deve-se

anotar a parte inteira antes da vírgula e preencher as duas seguintes com zeros.Exemplo: A representação para 10 peças serã 10,00.

b) No caso de\unidades reais tais como metros, quilogramas, etc., deve-se considerar duas casas decimais, sem arredondamento.

Se a quantidade anotada no documento que dã origem ao preen- chimento do Boletim está com 3 ou mais casas decimais, igno­rar as casas excedentes; se estiver representado com valor inteiro ou com uma decimal, completar com zeros para duas ca­sas.Exemplos: 10,322.m - 10,32

10,5 m - 10,50 10 m - 10,00

... APÊNDICE 10

APÊNDICE 11

CÕDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE05

A tabela seguinte mostra as alterações do cadastro de materiais.

C Õ D I G O S I G N I F I C A D O

108 Baixa do Material

116 . Alteração do Saldo Total (Físico)

124 Alteração do Saldo de Manutenção

140 Alteração do Valor (Cr$) (Valor Total)\

159 Alteração do Estoque Mínimo

167 Alteração do Ponto de Reposição

175 Alteração do Estoque Máximo

APÊNDICE 12

CÓDIGOS DE ALTERAÇÕES PARA O BOLETIM MTRE05

São três as possíveis alterações do Cadastro de Almoxarifados: Baixa, Inclusão e Substituição.

a) Baixa: Quando se deseja eliminar um registro do Cadastro de Almoxarifados, deve-se preencher o campo de alteração com ze­ro.Neste caso, a linha do Boletim fica preenchida com os campos 1 , 2 , 3 , 4 e 5, deixando-se os campos restantes em branco.

b) Inclusão: Quando se deseja incluir um registro no Cadastro de Almoxarifados, deve-se preencher o campo de alteração como codigo 1 .Neste caso, todòs os campos da linha do Boletim serão preen­chidos.

c) Substituição: Quando se deseja substituir os dados referen­tes a um. Almoxarifado, deve-se preencher o campo de alteração com o codigo 2 .

-- Neste caso, todos os campos da linha do Boletim serão preen­chidos .

APÊNDICE 13

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS BOLETINS DE ENTRADA E DESCRIÇÃO DOS RELATÓRIOS DE SAÍDA

Subsistema de Especificação

a) MODELO: MTRÈ01 (Figura 13)Boletim de Alterações, Correções e Cadastramento de Especificações.

INSTRUÇÕES DF, PREENCHIMENTO:0 Boletim está dividido em 6 campos, e para refe-

\rencia vamos numerá-los de T a 6

Campo 1 - (R): 'Este campo deverá conter o cõdigo do registro queestá representado pela letra R, sendo obrigatório oseu preenchimento com 1 (hum) carácter numérico, con­forme Apêndice 1.Campo 2 - (Cõdigo)Este campo deverá conter o Cõdigo de Grupo, ou Cõ­digo de Família, ou Cõdigo de Material dependendo do tipo de registro em questão, sendo obrigatório o seu prenchimento com. 7 (sete) caracteres numéricos, conforme Apêndice 2.Campo 3 - (A)Este campo deverá conter o cõdigo da alteração a ser efetuada, sendo obrigatório o seu preenchimento com1 (hum) carácter numérico, ou deixado em branco ça- ra um caso especial de alteração que será apresen- tado no Apendice 3.

Campo 4 - (Unid.)Este ê o campo onde se informa a unidade de um ma­terial que esta sendo incluído, substituído, ou es­ta recebendo alterações de unidade, devendo ficar em branco para os dados de Baixas, Inclusão ou Subs­tituição de registro de grupo ou de família, e nas baixas de registros de material.Campo 5 - (C)Este campo deverá conter o código de continuação que deverá ser preenchido com 1 (hum) caracter numérico, conforme Apêndice 4.Campo 6 - (Especificação)Neste campo será preenchido o nome do Grupo, ou no­me de Família, ou Especificação do Material, depen­dendo do registro em questão.

número- máximo de caracteres em uma linha é 68, de­vendo-se adotar linhas de continuação nos casos em que a 'especificação ultrapasse o limite acima cita­do.Este campo ficará em branco nos casos de baixa e no caso de alteração de unidade.AssinaturasNos campos de assinaturas no rodapé do boletim as pessoas envolvidas no preenchimento e conferência deverão deixar suas assinaturas e data de conferên­cia, ficando responsáveis pela veracidade das in­formações.

b) MODELO: MTR030 (Figura 14)Relatório de Atualizações do Cadastro de Especifi­cações. :

DESCRIÇÃOOs dados dos Boletins de Cadastramento, Alterações e Correções do Cadastro de Especificação passam por

uma consistência inicial omdie serão detetados os erros de .preenchimento.Estas ocorrências são anotaaüavs- no prSprio Boletim pela Seção de Controle de ^ a l i d a d e do Centro de Processamento de Dados e os diados errados não en­tram no processamento.

0 usuário deverá enviar a asarreção destas informa­ções para que sejam processadas na próxima data pre­vista para execução do Sistema.Os dados que passaram na comsistência inicial são levados à atualização do Cadastro de Especificação e .durante este processo passam por uma nova consis­tência.

0 Relatõrio de Atualização do Cadastro de Especifi­cações mostra todas as informações que passaram na

v primeira consistência e dá uma mensagem de erro quan­d o a atualização requerida.for invãlida.

Os dados aparecem classificados pelo Codigo de M a ­terial e os campos mostram a imagem dos boletins MTRE01. As mensagens de erro que poderão eventual­mente aparecer são as seguintes:Erro na Baixa: —Foi requerida uma baixa para uma especificação que não existe no cadastro.

Erro na Inclusão:Foi requerida a inclusão de uma especificação que já existe no cadastro.

Erro na Alt. Unidade:Foi requerida a alteração de unidade em uma especi­ficação que não existe no cadastro.

Erro na Substituição:Foi requerida umá substituição para uma especifica­ção que não existe no cadastro.

Observação: 0 usuário devera preencher as correções com base na Lista Básica Ordem Numéri­ca que apresenta todas as especifica­ções cadastradas, e enviar os boletins para que sejam processados na prõxima semana.

c) MODELO: MTR040 (Figura 15).Lista Básica Ordem Numérica.

DESCRIÇÃO:Este Relatório pode ser emitido com base em todo o Cadastro de Especificações, por solicitação da Di­visão de Padronização e Inspeção, sendo reconhecido como Lista Básica Ordem Numérica Geral.

\Durante o processo normal do Sistema é reconhecido como Atualização da Lista Básica, apresentando as páginas que receberam atualizações.

Estas páginas deverão ser inseridas no relatório ge­ral quando se trata de uma inclusão de família, e deverão substituir folhas já existentes, no caso de alteração nas características de famílias já cadas­tradas .No cabeçalho o relatório apresenta cõdigo e nome do grupo e da família, e nos detalhes, código, descri­ção e unidade dos materiais.No rodapé existe um total de controle que dá o nü-

. mero de especificações por família.

Observação: Nas folhas de manutenção da Lista Bá­sica existe um asterisco entre o códi- digo e a descrição dos materiais que foram incluídos ou alterados.

d) MODELO: MTR060 CFigura 16)Lista Básica Ordem Alfabética.

%DESCRIÇÃOAs linhas de detalhe apresentam os seguintes dados: Descrição (Especificação), Unidade e Codigo de M a ­terial.

Subsistema de Identificação

a) MODELO: MTRE02 (Figuras 19 e 20)Boletim para Emissão de Etiquetas . ’ - .

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO:As informações de cédigos para emissão de etiquetas

X^serão preenchidas em duas Fichas:Ficha Lote e Ficha Detalhe.

Para úm Almoxarifado deverá existir apenas uma fi­cha lote encabeçando as diversas fichas detalhes.

Ficha Lote:Campo 1 - (Cód. Setor)Deverá ser preenchido com os 2.(dois) caracteres nu­méricos que compõem o codigo de Setor (Agência Re­gional) , conforme Apêndice 5.Campo 2 - (Cod. Almoxarifado)Deverá ser preenchido com os 4 (quatro) caracteres numéricos que compõem o codigo do Almoxarifado.

Campo 5 - (St + Almox.)Deverá ser preenchido com a Soma Controle: Codigo de Setor + Codigo do Almoxarifado.Ex.: Codigo de Setor = 02

Cod. Almoxarifado = 0834Soma Controle = 0 8 36

Deverá ser preenchido com ® nome do Setor.Campo 5

Deverá ser preenchido com & mome do Almoxarifado. Campo 6

Deverá conter a data de preenchimento da ficha. Campo 7

Deverá conter a assinatura do responsável pelo pre­enchimento.Campo 8

Deverá conter a assinatura -âo responsável pela con­ferência.

Ficha Detalhe:\Campo 1 - (Cod. Setor)

\ ' —----Deverá ser preenchido com os 2 Cdois) caracteres numéricos que compõem o Código do Setor (Agência Regional), conforme Apêndice 5.

"TampEr 2 - (Cod. Almox.)

Deverá ser preenchido com os 4 (quatro) caracteres numéricos que compõem o cõdigo do Almoxarifado.Campo 3 -(Código)

Preencher os diversos códigos de materiais conforme Manual de Códigos, no sentido horizontal, da es­querda para a direita.

b) MODELO: MTR090 (Figura 21)

Relatório de Materiais Não Especificados.

DESCRIÇÃO:

Os dados dos Boletins de Códigos para emissão de Etiquetas passam por uma consistência inicial onde são detetados os erros de preenchimento.

Campo 4

Estas ocorrências são indicadas no próprio boletim pela Sessão de Controle de Qualidade do Centro de Processamento de Dados e os dados errados não en­tram no processamento.0 usuário deverá enviar a correção destas informa­ções para que sejam processadas na próxima data prevista para a execução do Sistema.Os dados que passaram na consistência inicial são levados a uma segunda consistência quanto ã exis­tência do Código no Cadastro de Especificações.0 relatório de materiais não especificados apresen­ta os códigos dos materiais que não possuem especi­ficações cadastradas e para estes códigos não sai­rão etiquetas.0 Cabeçalho apresenta código e home de Setor e Al-

\jnoxarifado que está solicitando as etiquetas.Os detalhes apresentam lado a lado, conjuntos de .3 colunas onde o código de material aparece na pri­meira coluna de cada lado.As duas colunas à direita (C e NSEQ) são de uti­lização da Seçao de Controle de Qualidade do Centro de Processamento de Dados, para realização de uma nova verificação visual objetivando eliminar a pos­sibilidade de erro de Processamento. 0 Código "C" indica se as informações passaram ou não pelo pro­cesso de Correção, e o número sequencial (NSEQ) permite a realização de Correção do registro, caso seja observado um erro de Processamento.

) MODELO: MTRS01 (Figura 22)Etiqueta de Especificação.

i

DESCRIÇÃO: f0 Cabeçalho apresenta Código e N o m e de Setor e Al- moxarifado. Os detalhes apresentam Codigo, Digito

de Verificação, unidade e especificação do material.No Rodapé existe um campo de assinatura para quem identifica o material em questão, devendo também ser preenchida a data de Identificação.

Subsistema de Cadastramento

a) MODELO: MTRE04 (Figura 25)Boletim de Cadastramento de Materiais.

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO:

0 Boletim de Cadastramento de Materiais contém 11 campos que trazem numeração de referência ao lado da demonstração.Campo 1

'^Deverã ser preenchido com o Código do Almoxarifado emitente.C a m p o .2

Deverã conter a data de preenchimento do boletim, na sequência dia, mês e ano.

0 campo estã dividido por traços maiores que deli­mitam 2 (duas) posições para cada um dos componen­tes da data.Exemplo: 02/03/74.Campo 3

Deverã ser preenchido com o resultado da soma con­trole dos dois campos anteriores ou seja, Codigo de Propriedades do Almoxarifado e Data do preenchimen­to do Boletim.

Exemplo: Suponha-se o preenchimento de um Boletim de Cadastramento para ò Almoxarifado com Codigo 0834, no dia 04/04/74. A Soma Controle Almox.+ Da­ta serã:

0834 + 040474 = 041308

Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com o resultado da soma dos componentes do campo 1 0 , observando-se os critérios fixados para o campo 1 0 .

Campo 5Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com o resultado da soma dos componentes do campo 1 1 .

Campo 6

Deve-rá ser preenchido com o número de ordem do do­cumento. 0 primeiro Boletim terã número de ordem001, o segundo 002, e assim por diante ate 999 ,vol­tando daí para uma nova sequência.

Campo 7Devera ser preenchido com o Código de Material, de

''v^acordo com o número constante no Manual de Códigos de Materiais.

Campo 8

Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o saldo físico do estoque reservado para manu­tenção. Esta quantidade terã 2 (duas) casas apos a vírgula, independente da unidade utilizada.

Campo 9Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o saldo físico do estoque reservado para Obras. Preencher com duas casas ap5s a vírgula, indepen­dente da unidade utilizada.

Campo 10Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o saldo físico, sendo que todas as quantidades terão 2 (duas) casas apos a vírgula, independente da unidade utilizada, conforme Apêndice 10.

Campo 11Preencher da direita para a esquerda com o valor to­tal em Cruzeiros referente ao material em questão, com 2 (duas) casas decimais.

Campo 4

CabeçalhoDeve ser preenchido com o nome do Setor e o nome do Almoxarifado.AssinaturasAs pessoas envolvidas em preenchimento, conferência e aprovação deverão deixar suas assinaturas tornan­do o documento valido. Os campos de Assinaturas: "Perfurado por" e "Verificado por" poderão. ser utilizados pelo Centro de Processamento de Dados para" identificar as pessoas que trabalham na fase de Perfuração e Verificação.

b) MODELO: MTRE05 (Figura 26)Boletim de Alterações do Cadastro de Materiais.

^INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO:0 Boletim de Alterações do Cadastro de Materiais contém 9 campos que trazem numeração de referência áo lado da denominação.

Campo 1Deverã ser preenchido com o Codigo do Almoxarifado emitente.

Campo 2Deverã conter a data de preenchimento do boletim, na sequência dia, mês e ano.0 campo esta dividido por traços maiores que delimi­tam 2 (duas) posições pará cada um dos componentes da data.Exemplo: 02/03/74.

Campo 3Deverã ser preenchido com o resultado da soma con­trole dos dois campos anteriores ou s e j a , Cédigo de Propriedade do Almoxarifado e Data do Preenchimento do Boletim.

Exemplo: Suponha-se o preenchimento de um Boletim de Alterações para o Almoxarifado com Codigo de Pro­priedade 0834, no dia 04/04/74. A Soma Controle Almox. + Data seria:

0834 + 040474 = 041308Campo 4Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com a soma dos valores contidos em todos os campos de número 8.

Campo 5Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com a soma dos valores contidos em todos os campos de número 9.

Campo 6

Deverá sér preenchido com o número de ordem do ^Vumento.

do-

Campo 7Deverá ser preenchido com o Cõdigo de Material, de acordo com o número constante no Manual de Códigos de Materiais.

Campo 8

Deverá ser preenchido com o Código de Alteração, conforme Apêndice 11.

Campo 9Deverá ser preenchido da direita para a esquerda, com a alteração numérica que terá duas casas deci­mais. No caso de baixa,- este campo deverá ficar em branco.Observação:Os cmapos (7), ‘(8) e (9) estão representados em dois conjuntos. O preenchimento de cada linha deve ser feito da esquerda para a direita no sentido hori­zontal. Desta forma, para duas alterações teremos uma linha preenchida completamente; para cinco al-

terações teremos duas 1 inhas completas e uma com preenchimento apenas no pTÍ>m$íiro conjunto, assim por diante.CabeçalhoDeve ser preenchido com o m:<ame do Setor e o nome do Almoxarifado.

AssinaturasAs pessoas envolvidas em preenchimento, conferência e aprovação deverão deixar .sunas assinaturas tornan­do o documento valido. Os campos de Assinaturas: "Perfurado por" e "Verificado por" poderão ser utilizados pelo Centro de Pmrocessamento de Dados para identificar as pessoas qjue trabalham na fase de Perfuração è Verificação-

) MODELO:. MTRÍ18 (Figura 27URelatorio de Ocorrências nas Baixas, Inclusõese Al­terações do Cadastro de Materiais.

DESCRIÇÃO:Os dados dos Boletins de CãTda*stramento e dos Bole­tins de Alterações do Cadastro de Materiais (mode­los MTRE04 e MTRE05), passam por uma consistência inicial onde são detetados os erros de preenchimen­to.Estas ocorrências são anotadais no prõprio > Boletim pela Seção de Controle de Qualidade do Centro de Processamento de Dados e os dados errados não en­tram no processamento.0 usuãrio deverã enviar a ccnrreção destas informa­ções para que sejam processadas na prõxima data pre­vista para a execução do Sistema.Os dados que passarem na consistência inicial são levados a atualização do Cadastro de Materiais e du­rante o processamento passam por uma nova consistência.

0 Relatório de Ocorrências nas Baixas, Inclusões e Alterações do Cadastro de Materiais mostra todas as atualizações invalidas, indicando o erro através de uma mensagem.0 Relatorio apresenta, no cabeçalho, o cõdigo de propriedade do Almoxarifado que emitiu o documento e nos detalhes, apresenta as atualizações que nao foram aceitadas, acompanhadas de uma mensagem de erro.No mesmo Relatório está prevista a listagem das ocorrências de cadastramento e alterações. Os da­dos abaixo do título geral "Inclusão" referèm-se aos Boletins de Cadastramento e os dados que aparecem abaixo do título "Alteração" referem-se aos Boletins de Alterações.Os dados anteriores são comuns aos dois documentos,

^ s t ã o previstas as seguintes mensagens:.- "Baixa Mat. Não Cadastrado": - Foi requerido uma

baixa para um material que não existe no cadastro.-./"Inclusão Mat. Cadastrado": - Foi requerido o ca­

dastramento de um material que já existe no ca_ dastro.

- "Inclusão Repetida": - Dentro da mesma semana foi enviado mais de um cadastramento para um mesmo m a ­terial.

- "Alter.Mat.Cadastrado": - Foi requerido uma alte­ração para um material que não existe no cadastro.

- "Saldo Manutenção Total": - Foi requerido uma al­teração para o Saldo de Manutenção, cujo valor fí­sico ultrapassa o Saldo Total.

- "Cod. Alter. Inexistente": - Foi enviado um cõdi- .go de alteração errado. S

Observação: .0 usuário deverá preencher Boletins de Alterações ou de Cadastramento, dependendo da ocorrência, conten-

do as correções para estas anormalidades e enviar ao Centro de Processamento de Dados para que sejam pro­cessados na semana seguinte.

d) MODELO: MTRE06 (Figura 28)Boletim de Alterações e Cadastramento de Almoxari- fados.

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO:0 Boletim contêm 8 campos que trazem numeração de referência no lado da denominação.

Campo 1Este campo devera conter o codigo da alteração a ser efetuada, sendo obrigatório o seu preenchimento com

"\l (hum) caracter numérico.Os códigos de alteração serão mostrados no Apêndice 1 2.

Campo 2Deverá ser preenchido com os 2 (dois) dígitos que compõem o código do Setor (Agência Regional) , con­forme Apêndice 5.

Campo 3Deverá ser preenchido com os 4 (quatro) dígitos que compõem o código do município, conforme Manual de Operações e Codigo Geral de Contas da Empresa*

Campo 4Deverá ser preenchido com os 4 (quatro) dígitos que compoem a conta contábil do Almoxarifado.

Campo 5Deverá ser preenchido com os 4 (quatro) dígitos que compõem o código do Almoxarifado.

Devera ser preenchido da esquerda para a direita, com o nome do Setor. *

Campo 7 •Devera ser preenchido da esquerda para a direita, com o nome do Município.

Campo 8 •Devera ser preenchido da esquerda para a direita, com o nome do Almoxarifado.

e) MODELO: MTR065 (Figura 29)Atualização e Listagem do Cadastro de Almoxarifados.

v DESCRICAO:X ----- ~ ~Numa primeira folha apresenta Código de Alteração (R), Código do Setor, Código do Município, Conta, Código do Almoxarifado, Nome do Setor, Nome do Mu­nicípio, Nome do Almoxarifado e uma mensagem de er­ro,.no caso de invalidade.As mensagens de erro poderão ser as seguintes:

- Baixa P/Almox. Não Cadastrado:Foi enviada baixa para um almoxarifado que não existe no cadastro.

- Incl. P/Almox. Cadastrado:Foi enviado cadâstramento para um almoxarifado que jã existe no cadastro.

- Subst. P/Almox. Não Cadastrados:Foi enviada substituição para um almoxarifado que não esta cadastrado.

- Erro no Código de Alteração:Foi preenchido um Código de Alteração (R) dife­rente de 0 , 1 ou .2 .

Campo 6

A segunda parte deste relatõrio mostra o novo con­teúdo do Cadastro de Almoxarifados, que tem os se­guintes dados: Codigo de Propriedade do Almoxari- fado, Código do Setor (conforme Apêndice 5), Codi- go do Município, Nome do Almoxarifado, Nome do Se­tor e Nome do Município.

Subsistema de Movimentação

a) MODELO: MTRE03 (Figura 33)

Boletim de Movimento de Materiais - M.M.

ÍNSTRUÇOES DE PREENCHIMENTO:

0 M.M. permite 6 (seis) tipos principais de lança­mentos e para facilitar o trabalho de consulta, apresentaremos instruções isoladas para cada tipo.

\ENTRADA DE MATERIAL: -

Cam p o '1Devera ser preenchido com o codigo do Almoxarifado emitente.Campo 2

Devera ser preenchido, da direita para a esquerda, com o número de ordem do documento conforme Apêndi­ce 6 .Campo 3 „Preencher com o nome do Almoxarifado.Campo 4

Preencher com o nome da Pessoa ou õrgão que serã creditado pela entrada do Material.Campo 5 j

Nome da firma que transporta os Materiais. No capo de transporte prõprio, este campo devera conter: "Viatura da Empresa".

Preencher com o codigo de movimento de acordo com o tipo de entrada que estiver ocorrendo.Campo 7

Preencher com a data de recebimento dos Materiais no Almoxarifado.Campo 8

Preencher com a Conta Contábil de Almoxarifados. ■Campo 9

Preencher com o código do Almoxarifado.Campo 10

Preencher com a Conta Contábil de acordo com os có­digos de movimento.Campo 11

Preencher com o código de Identificação, de acordo com a natureza da entrada.

Exemplo: Código de Propriedade, de Localidade, de Fornecedores, de Devedores Diversos, Códi­go de Obra, etc.

Observação: Os campos 10 e 11 são complementos do campo 4.

Campo 12

Deverã ser preenchido, da direita para a esquerda, com o numero do conhecimento de transporte, se for o caso.Campo 13

Deverã ser preenchido da direita para a esquerda, com o número da Nota.Fiscal, se for o caso.Campo 14

Deverã ser preenchido com a Conta Contábil referen­te, ao transporte de acordo com os códigos de movi­mento.

Campo 6

No caso de transporte prõfTitm* este campo ficara em branco.

Campo 15. ‘Deverá ser preenchido com © Codigo de Identificação da firma transportadora.No caso de transporte propri®, este campo ficará em branco. -Campo 16Deverá ser preenchido da dirosita para a esquerda com o resultado da soma dos ca®ijp®s 1 + 2 + 6 + 7 + 8 +' + 10 + 11 + 12 + 13 + 14 V 1 5 .

Caso o resultado da soma temilaa mais de 6 (seis) dí­gitos, deverão ser desprezados, os que excederem, contando-se da direita para a esquerda.NÇxemplo: Se a soma tem 1324567 o campo ficará pre­

enchido com 324567-

Campo '1 7Deverá ser preenchido, da direita para a esquerda, com .o resultado da soma dos componentes do campo 32.

Campo 18 _Deverá ser preenchido da direita para a esquerda,com o valor do I.P.I.Caso esta entrada não envolva I.P.I., deixar este campo em branco.Campo 19Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com o valor do transporte referente aos materiais que estiverem dando entrada. -No caso de transporte próprio, deixar este campo em branco.Campo 20 .Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com outras despesas, que não as já previstas nos diver­sos campos. Caso não existam outras despesas, dei­

xar este campo em branco.Campo 21

Deverá ser preenchido da direita para a esquerda,com*o resultado da soma dos campos 17 + 18 + 19 + 2 0 . Campo 22

Deverá ser preenchido da direita para a esquerda,com o resultado da soma dos componentes do campo 30.Campo 23

Deverá ser preenchido da direita para a esquerda,com o;resultado da soma dos componentes do campo 31 , ob­servando-se os critérios fixados para o campo 31.Campo 24

Preencher com o numero da ordem de compra, se for o caso.

N-NCampo 25

Preencher com o número do documento de transporte-, se for. o caso.Campo 26

Deixar em branco.Campo 27

Preencher com o número da Relação de Materiais, se for o caso.Campo 28

Preencher com a data e série da Nota Fiscal, se for o caso.Campo 29

Deverá ser preenchido com o codigo do material, de acordo com o número constante do Manual de Códigos de Materiais.

SCampo 30- , Deverá ser preenchido com o Codigo do Centro de Custo.

Caso este tipo de entrada não envolva Centro de Custo, deixar este campo em branco.

Campo 31Deverã ser preenchido da direita para a esquerda, com a quantidade de material que estã sendo movi­mentada, observando-se a vírgula existente, mesmo que não seja número fracionário.

Campo 32Deve-rã ser preenchido da direita para a esquerda, observando-se a vírgula existente.0 valor preenchido neste campo deverã ser unicamen­te total (Cr$, kg, Pc, m, etc).Esta unidade deverã ser a Padrão que ê apresentada no Manual de Codigos de Materiais.

\Campo 34Deverá ser preenchido com uma especificação sumária, que permite a identificação do material que estã sen­do movimentado.Assinaturas:As pessoas envolvidas em Requisição, Emissão, Con­ferência, Aprovação e Recepção do Material deverão deixar suas assinaturas, tornando o documento váli­do.

TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL

Campo 1Deverã ser preenchido com o codigo do Almoxarifado emitente.Campo 2Deverã ser preenchido, da direita para a esquerda, com o número de ordem do documento, conforme Apên­dice 6.

Campo 3Prencher com o nome do Almoxarifado receptor.

Preencher com o nome do Almoxarifado emitente.

Campo 5 .Nome da firma que transporta os materiais. No caso de transporte proprio este campo deverá conter : "Via­tura da Empresa".

Campo 6

Preencher com o codigo de Movimento, de acordo com o tipo de transferência que estiver ocorrendo, con­forme Apêndice 7.

Campo 7Preencher com a data da transferência dos materiais. Campo 8

Preencher com a Conta Contábil do Almoxarifado re- \ceptor.Campo 9Preencher com o codigo do Almoxarifado receptor.

Campo. • 1 0Preencher com a Conta Contábil do Almoxarifado Emi­tente.Campo 11Preencher com o código do Almoxarifado. Emitente.

Campos 12', 13, 14 e 15 Deixar em branco.

Campo 16Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com o resultado da soma dos campos 1 + 2 + 6 + 7 + 8 +10 + 11 .Caso o resultado da soma tenha mais de 6 (seis) dí­gitos deverão ser desprezados os dígitos mais sig­nificativos.Exemplo: Se a sóma tem 1324567 o campo ficará pre­

enchido com 324567.

Campo 4

Campos 17, 18, 19, 20, 21 e 22Deixar em branco.

Campo 23Deverã ser preenchido da direita para a esquerda,com o resultado da soma dos componentes do campo 31 , ob- servando-se os critérios fixados para o campo 31.

Campo 24Deixar em branco.

Campo 25Preencher com o número do documento de transporte, se for o caso.Campos 26, 27, e 28Deixar em branco.

\ Campo 29^Deverã ser preenchido com o Código do Material, de acordo com o número constante no Manual de Códigos de Materiais.

Campo 30Deixar em branco.

Campo 31Deverã ser preenchido da direita para a esquerda, com a quantidade de material que estã sendo movimentada, observando-se a vírgula existente, mesmo que não se­ja número fracionário. .

Campo 32Deixar em branco.

Campo 33Deverã ser preenchido com a abreviatura da Unidade do Material (kg, P c , m, etc.). i

Esta unidade deverá ser a Padrão que ê apresentada no Manual de Códigos de Materiais.

Devera ser preenchido com uma especificação sumaria, que permita a identificação do material que esta sendo movimentado.Assinaturas

As pessoas envolvidas em requisição, emissão, con­ferência, aprovação e recepção do material deverão deixar suas assinaturas, tornando o documento váli­do.

SAÍDA DE MATERIAL Campo 1

Deverá ser preenchido com o Codigo do Almoxarifado Emitente.Campo 2

^Deverá ser preenchido, da direita para a esquerda, com o número de ordem do documento conforme Apêndi­ce 6.Campo 3

Preencher com o nome da Pessoa ou Õrgão a quem será debitado o Material.Campo 4

Preencher com o nome do Almoxarifado Emitente.Campo 5

Nome da firma que transporta os Materiais. No caso de transporte próprio este campo deverá conter: "Via­tura da Empresa". •Campo 6 .

Preencher com o código de Movimento de acordo com o tipo de saída que estivér ocorrendo.Campo 7

Preencher com a data da Saída dos Materiais.

_ Campo 34

Preencher- com a Conta Contalbiil de acordo com os Có­digos de Movimento. *Campo 9

Preencher com o. Código de Mesntif icação de acordo com a natureza da saída.

Exemplo: Código de Propriedade,, de Localidade, de Fornecedores, de IJewedores Diversos, Códi­go de Obra, etc.

Observação: ,0s campos 8 e 9 são complementos do Cam- po 3.

Campo 10

Preencher com a Conta Contábil do Almoxarifado Emi­tente .

N^ampo 1 1 -

Preencher com o Codigo de Propriedade do Almoxari­fado Emitente.Campos. 12, 13, 14 e 15Deixar em branco.Campo 16

Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com o resultado da soma dos cámpos 1 + 2 + 6 + 7 + 8 + 1 0 + 1 1 .Caso o resultado da soma tenha mais de 6 (seis) nú­meros deverão ser desprezados os que excederem, con- tando-se da direita para a esquerda.Exemplo: Se. a soma tem 1324567 o campo ficará pre­

enchido com 324567.Campos 17, 18, 19, 20 e 21

Deixar em branco.Campo 2 2

Deverá ser preenchido da direita para a esquerda. com o resultado da soma de componentes do campo 30.

Campo 8

207

Devera ser preenchido da direita para a esquerda , com o resultado da soma Vertical do campo 31, observan- do-sè os critérios fixados para o campo 31 .

Campo 24Preencher com o número da ordem de compra, se for o caso.

Campo 25Preencher com o número do documento de transporte, se for o caso.

Campo 26Preencher com o número da requisição ou ordem de serviços dependendo do caso.

Campos 27 e 28 \Deixar em branco.

Campo.29Devera ser preenchido com o Codigo do Material, de acordo com o número constante no Manual de Codigos de Materiais.

Campo 30Devera ser preenchido com o Codigo do Centro de Custo. Caso este tipo de saída não envolva Centro de Custo, deixar este campo em branco.

Campo 31Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com a quantidade de material que esta sendo movimentada, observando-se a vírgula existente, mesmo que não se­ja número fracionário.

Campo 32 jDeixar em branco. ^

Campo 33Deverá ser preenchido com a abreviatura da Unidade do Material (kg, P c , m, etc.).

Campo 23

Esta unidade deverã ser a Padrão que é apresentada no Manual de.Codigos de Materiais.

Campo 34 *Deverã ser preenchido com uma especificação numéri­ca, que permita a identificação do material que es­tã sendo movimentado.Assinaturas:As pessoas envolvidas em requisição, Emissão, Con­ferência, Aprovação e Recepção do material deverão deixar suas assinaturas, tornando o documento váli­do.

ESTORNO DE ENTRADA

Campo 1\ Deverã ser preenchido com o codigo do Almoxarifado Emitente.Campo 2Somar 1 ao número de ordem do M.M. original que es­tã sendo estornado, e preencher o resultado da di­reita para a esquerda.Exemplo: 0 M.M. original tem número de ordem igual

a 5340 j então o M.M. de estorno terã nume­ração 5341 .

Observação: Vide Apêndice 6.

Campo 3Copiar o conteúdo do campo 4 do documento original.

Campo 4Copiar o conteúdo do campo 3 do documento original.

Campo 5Nome da firma que transportou o material por ocas ião da entrada normal. Consultar o M.M. original que estã sendo estornado.

Preencher com o codigo de movimento para estorno de acordo com o tipo de «estoque envolvido na entrada original, e que foi mostrado no Apêndice 8 .Campo 7

Data de preenchimento do M.M. de estorno.Campo 8

Preencher com a Conta Contábil que estã no campo (10) do M.M. original.Campo 9 •

Preencher com o codigo de Identificação que estã no campo (11) do M.M. original.Campo 10

v Preencher com a Conta Contãbil de Almoxarifados, que ^ s t a r ã no campo (8) do M.M. original.Campo 11

Preencher com o Codigo do Almoxarifado que estarã _no ..c-ampo (9) do M.M. original.Campos 12, 13, 14 e 15Copiar do M.M. original.

Campo 16Deverã ser preenchido da direita para a esquerda com o resultado da soma dos campos 1 + 2 + 6 + 7 + 8 + 1 0 + + 1 1 + 1 2 + 1 3 + 1 4 + 1 5 .Caso o resultado da soma tenha mais de 6 (seis) n ú ­meros deverão ser desprezados os que excederem, con­tando-se da direita para a esquerda.Exemplo: Se a soma tem 1324567 o campo ficara pre­

enchido com 324567.Campos 17, 18, 19 e 20

Copiar do M.M. original.

Campo 6

Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com o resultado da soma dos campos 1 7 + 1 8 + 1 9 + 2 0 .Campo 2 2

Devera ser preenchido da direita para a esquerda, como.resultado da soma dos componentes do campo 30.Campo 25

Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com o resultado da soma dos componentes do campo 31.Campos 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33 e 34Copiar do M.M. original.

Assinaturas: .

As pessoas envolvidas em emissão, conferência e aprovação deverão deixar suas assinaturas, tornan-

\ ^ o o documento valido.

ESTORNO DE TRANSFERENCIA Campo 1Devera ser preenchido com o codigo de Álmoxarifado emitente que devera ser o mesmo código existente no M.M. de Transferência que esta sendo estornado.Campo 2

Somar 1 ao numero de ordem do M.M. original que es­ta sendo estornado e preencher o resultado da di­reita para a esquerda.Exemplo: 0 M.M. original tem número de ordem igual

a 5340; então o M.M. de estorno terã nume­ração 5341 .

Observação: Vide Apêndice 6.Campo 3--- ---- .fCopiar o conteúdo do campo 4 do, documento original.

Campo 4Copiar o conteúdo do campo 3 do documento original.

Campo 21

Campo 5 .Nome da firma que transportou* o material por ocasião da transferência normal. .Consultar o M.M. original que esta sendo estornado.

Campo 6

Preencher com o codigo de Movimento para estorno de acordo com o tipo de estoque envolvido na transfe­rência original, e que foi mostrado no Apêndice 8 .

Campo 7Data de preenchimento do M.M. de estorno.

Campo 8

Preencher com a Conta Contábil que está no campo 0 0) do M.M. original.

X ^Campo 9Preencher com o codigo de Identificaçao que está no campo,(11) do M.M. original.

Campo 10Preencher com a conta contábil que está no campo (8) do M.M. original.

Campo 11Preencher com o codigo de Identificação que está no campo (9) do M.M. original.Campos 12, 13, 14 e 15 -Deixar em branco.^ '

Campo 16Deverá ser preenchido da direita para a esquerda com o resultado da soma dos campos 1 + 2 + 6 + 7 + 8 + 10 + 11.

Caso o resultado da soma tenha mais de 6 (seis) dí­gitos deverão ser desprezados os que excederem, con­tando-se da direita para a esquerda.Exemplo: Se a soma tem 1324567 o campo ficará pre­

enchido com 324567.

Devera ser preenchido, da direita para a esquerda com o resultado da soma vertical do campo 32.

Campos 18, 19 e 20

Deixar em branco.

Campo 21Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o mesmo conteúdo do campo 17.

Campo 22Deixar em branco.

Campo 23Devera ser preenchido da direita para à esquerda, com o resultado da soma dos componentes do campo 31.

\ Campo 24—

Deixar em branco.

Campo 25Copiar do M.M. original.

Campos 2 6 , 2 7 e 28

Deixar em branco.

Campo 29Copiar do M.M. original.

Campo 30Deixar em branco.Campo 31Copiar do M.M. original.

Campo 32Devera ser preenchido da direita para a esquerda jpom o valor calculado pelo computador por ocasião do processamento do M.M. original de transferência.Para determinar este valor deve-se subtrair o "va­lor" constante no último campo da linha referente ao

Campo 17

213

M.M. original no Slip de Gomtrole, do "Valor” cons­tante no mesmo campo da limfaa anterior.

" Campos 33 e 34Copiar do M.M. original.

Assinaturas:As pessoas envolvidas em emissão, conferência e aprovação devera deixar suas assinaturas, tornando o documento valido.

ESTORNO DE SAÍDA

Campo 1Devera ser preenchido com o codigo do Almoxarifado emitente.Campo 2

\ o m a r 1 ao número de ordem do M.M. original que es­ta sendo estornado a preencher o resultado da di­reita para a esquerda.Exemplo: 0 M.M. original tem número de ordem igual

a 5340; então o M.M. de estorno terã nume­ração 5341.

Observação: Vide Apêndice 6.

Campo 3Copiar o conteúdo do campo 4 do documento original.

Campo 4Copiar o conteúdo do campo 3 do documento original.

Campo 5Nome da firma que transportou o material por ocasião da saída normal. Consultar o M.M. original que es­ta sendo estornado.

Campo 6

Preencher com o codigo do Movimento para estorno de acordo com o tipo de estoque envolvido na saída ori­ginal, e que foi mostrado no Apêndice 8.

Campo 7 .Data de preenchimento do M.M- de estorno.

Campo 8 • ' ’ •Preencher com a Conta Contábil que esta no campo (10) do M.M. original.

Campo 9Preencher com o código d e ■Identificação que estã no campo (11) do M.M. original.

Campo 11Preencher com o codigo de Identificaçao que estã no campo (9) do M.M. original.Campos 1 2 , 1 3 , 14 e 15

Deixar em branco.

\ Campo 16V

Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o resultado da soma dos campos 1 + 2 + 6 + 7 + 8 + 10 + 1 1 .

Caso o resultado da soma tenha mais de 6 (seis) dí- “ gitos deverão ser desprezados os que excederem,con­

tando-se da direita para a esquerda.Exemplo: Se a soma tem 1324567 o campo ficarã pre­

enchido com 324567.

Campo 17Deverã ser p r e e n c h i d o , da direita para a esquerda,com o resultado da soma dos componentes do campo 32.

Campos 18, 19 e 20Deixar em branco.

Campo 21Deverã ser preenchido da direita para a esquerda com o mesmo conteúdo do campo 17.

Campo 22Deverã ser preenchido da direita para a esquerda , com o resultado da soma dos componentes do campo 30.

Campo 23Devera ser preenchido da direita para a esquerda, com ,o resultado da soma dos componentes do campo 31.

Campos 24, 25 e 26Copiar do M.M. original.

Campos 27 e 28Deixar em branco.

Campos 29, 30 e 31Copiar do M.M. original.

Çampo 32Devera ser preenchido da direita para a esquerda com o valor calculado pelo computador por ocasião do pro­cessamento do M.M. original de saída.

'\Para determinar este valor deve-se subtrair o "Va­lor” constante no último campo da linha referente ao M.M. original no Slip de Controle, do "Valor" constante no mesmo campo da linha anterior.

Campos 33 e 34Copiar do M.M. original.Assinaturas:As pessoas envolvidas em emissão, conferencia e aprovaçao deverão deixar suas assinaturas, tornando o documento valido;

b) MODELO: MTR138 (Figura 34)Relatorio de Ocorrências nas Atualizações Através de M.M.

DESCRIÇÃO *Os dados dos Boletins de Movimentação de Materiaíis, passam por uma consistência inicial onde sao dete- tados erros de preenchimento. Serão glosados os do­cumentos que tiverem um dos seguintes erros:

Foram enviados M.Ms. com m m e r a ç õ e s iguais dentro da mesma semana. Neste caso nenhum dos documen­tos serã processado.Correção: 0 usuário deverá corrigir a numeração sequencial e enviar os. documentos para que sejam processados na próxima seaana.Foi detetado código de material errado. Neste ca­so o documento terã uma aaotação e indicação no código errado.Correção: 0 usuário devera corrigir o documento e enviar ao Centro de Processamento de Dados para que seja processado na semana seguinte.Foi detetado valor do material ou total do valor do material igual a zero em ura M.M. de entrada. Neste caso o documento terá uma anotação e indi­cação do erro.Correção: 0 usuário deverá corrigir o documento e enviar ao Centro de Processamento de Dados, p a ­ra que seja processado na semana seguinte.Os dados que passaram na consistência inicial são levados ã atualização do Cadastro de Materiais e durante o processo passam.por uma nova consistên­cia. 0 Relatório de Ocorrências nas atualizações através de M.M. descreve as movimentações inváli­das, indicando o erro através de Uma mensagem ge­ral, quando a ocorrência invalide todo o documen­to, ou mensagens particulares, quando os erros no mesmo documento surgirem por motivos diferentes.0 Relatório apresenta, no cabeçalho, o código do Almoxarifado que emitiu o documento e nos detalhes, apresenta os movimentos que não forem aceitos, acompanhados de uma mensagem de erro.

Estão previstas as seguintes mensagens:- *'Cod. movimento inexistente":

Este tipo de mensagem invalida todos os movi­mentos existentes neste M.M. já que, sem um có-

digo de movimento correto, não existe possibi­lidade de processamento.Para este caso ê ‘necessário preencher todo o Boletim novamente, colocando o codigo de movi­mento correto e enviar ao Centro de Processamen­to de Dados, para que seja processado na semana seguinte."Almox. emissor não cadastr.":Este tipo de mensagem invalida todo os movimen­tos existentes neste M . M . , já que o almoxarifa­do emitente do documento não está cadastrado ou poderá estar, mas o cSdigo foi preenchido de m a ­neira errada. Para este caso ê necessário pre­encher todo o Boletim novamente, e na hipótese de que o almoxarifado na realidade não esteja cadastrado, solicita-se.cadastramento à Divisão de Estoques do Departamento de Materiais.

"Almox. receptor não cadastr.":Este tipo de mensagem invalida todos os movimen­tos existentes neste M . M . , já qüe o almoxarifa­do receptor da transferência não está cadastra­do, ou poderá estar, mas o codigo foi preenchi­do de maneira errada. Para este caso ê neces­sário preencher todo o Boletim novamente e na hipótese de que o almoxarifado receptor na rea­lidade não'esteja cadastrado, solicita-se ca­dastramento à Divisão de Estoques do Departa­mento de Materiais."Transf. p/material, s/saldo":Foi realizada uma transferência para um mate­rial cujo saldo cadastrado é zero, ou não está cadastrado. (Ver observação geral).

"Transf. maior que o saldo":Foi realizada uma transferência para um mate­rial cujo saldo cadastrado ê menor do que a saí­da requerida pela transferência. (Ver observa­

t* I o

ção geral).

- "Saída maior que o saldo":

Foi realizada uma saída para um material cujo saldo cadastrado 5 menor que a saída requerida.

Observação geral:

As ocorrências descritas nos quatro últimos itens da mensagem, invalidam apenas o movimento do m a ­terial em questão. Os outros materiais deste M.M. são processados normalmente e o lançamento contá­bil é realizado com base nos movimentos aceitos.

Se este for o único movimento do M . M . , logicamen­te todo o documento será anulado e consequentemen­te o lançamento contábil não existirá.

Estas ocorrências requerem uma análise mais pro­funda no sentido de determinar a causa do movi­mento inválido.

Possíveis causas:

- 0 Código do Material está preenchido de maneira errada no documento em questão.

Correção: Preencher um novo documento (M.M.) contendo apenas a movimentação para este mate­rial, a fim de completar o lançamento contábil.

- 0 Código do Material estava errado em um do­cumento que daria entrada neste material (M.M. de entrada ou de transferência desta semana ou de uma outra semana anterior).Correção: Preencher M.M. de estorno para o do­cumento que estava errado e um novo M.M. para este material, a fim de completar o lançamento contábil.

- A quantidade foi preenchida de maneira errada no documento em questão (válido para as mensagens: "Transf. maior que o saldo" e "Saída maior que o saldo").

Correção: Preencher um w r n r o documento (M.M.) contendo apenas a movimentação para este mate­rial, a £im de completar ® lançamento contábil.

A quantidade foi preenchidla de maneira errada em um documento que deu «ejiDtrada ou transferência ou saída deste material, mesta semana ou em uma outra semana anterior.Correção; Preencher M.M.. de estorno para o do­cumento que estava errado* e novo M.M. para es­te material a fim de completar o lançamento con­tábil.0 Material não foi cadastrado na implantação.Correção: Cadastrar o material, através do Bo­letim de Cadastramento e preencher um novo do­cumento (M.M.) contendo apenas a movimentação para este material, a fim de completar o lança­mento contábil.0 movimento de entrada oh transferência que da­ria entrada neste material foi glosado.Correção: Preencher corretamente os M.Ms. que foram glosados e um novo M . M . , contendo apenas a movimentação para este material, a fim de com- Pl etar o lançamento contábil.Não foi enviado M.M. de entrada ou transferên­cia, que daria entrada neste material.Correção: Enviar M.M. faltante e um novo M . M . , contendo apenas a movimentação para este mate­rial, a fim de completar o.lançamento contábil.0 movimento de entrada o h transferência que da­ria entrada neste material não foi aceito por se enquadrar em uma das três primeiras mensa­gens, na semana atual ou nas semanas anteriores.Correção: Fazer as correções descritas para os três tipos de mensagens e preencher um novoM.M. , contendo apenas a movimentação para este mate­rial, a fim de completar o lançamento contábil.

- Uma movimentação de transferência que daria en­trada neste material n-ão ff©'i aceita por se en­quadrar nas mensagens "Trâmsf. p/material s/sal­do" e "Transf. maior que © saldo".Correção: Neste caso deveremos diagnosticar a ocorrência de acordo com as possíveis causas, fazer uma das correções previstas neste item, e em seguida preencher ?am ia©vo M.M. , contendo ape­nas a movimentação para este material, a fim de completar o lançamento constãbil.

) MODELO: MTREP01 (Figura 35)

Slip de Controle.

DESCRIÇÃO:C a b e ç a l h o : 0 Relatõrio apresenta no cabeçalho os seguintes campos: Cõdigo e Noste do Setor, Código e Nome do Almoxarifa d o , Cõdigo, Unidade e Especifica­ção do Material.Se o material não tem especificação cadastrada, o campo de unidade ficará em_branco e aparecerá a men­sagem: "MATERIAL NÃO ESPECIFICADO".

Primeira Linha de Detalhe:A 1? linha de detalhe a p r e s e n t a os seguintes campos:- Data: Durante a implantação significa a data do

cadastramento ou alteração.Durante a movimentação poderá ter dois significa­dos:1. Quando o material está entrando pela primeira

vez no almoxarifado por um M.M. de entrada, esta será a data de início do trimestre, uti­lizada para efeito de calculo do saldo mêdio.

2. Quando o material já tem uma movimentação nor­mal, esta será a data da ultima movimentaçao realizada na semana anterior.

- Histórico: Terá a mensagem "SALDO ANTERIOR".- Os campos de Número do Documento, Código de Movi­

mento e Quantidade 'ficarão em branco.

- Saldo.- Valor.Linhas de Detalhe seguintes:Às linhas de Detalhe seguintes apresentam os seguin­tes campos:- Data: Será a data da movimentação realizada.- Histórico: E uma tradução do código de movimento.

No caso de recebimento de uma transferência o his­tórico conterã também o código do almoxarifado emissor.

- Número do Documento: Ê o número sequencial atri-'\\ buído’ ao M.M. responsável por este lançamento.

- Código de Movimento.- Quantidade Movimentada.-- Saldo após a Movimentação.- Valor após a Movimentação.

Rodapé do Relatório:0 Rodapé apresenta os seguintes campos:- Uso específico: Ê o saldo físico destinado à

Obras.- Estoque Mínimo:

Visa manter ininterrupto o fluxo do Consumo quan- . do ocorrem situações anormais de suprimento e/ou de consumo.

- Ponto de Reposição: E o nível do estoque no qual • se deve proceder a um pedido de material, a fim deque o estoque não caia abaixo do estoque mínimp.

_• Estoque Máximo: E a soma do ’estoque mínimo com o lote de suprimento.

- Saldo M é dio: Média obtida por critério de ponde­ração baseado no número de dias de permanência de quantidades como Saldo T o ta 1•

d) MODELO: MTRE150 (Figura 36)Relatorio de Materiais sem Especificação.

DESCRIÇÃO:A emissão deste Relatério se dã durante uma prepa­ração de dados para emissão do Extrato de Estoque.Neste Relatério são listados os cédigos dos mate­riais que não têm especificação cadastrada.Deve-se preencher Boletins de Cadastramento de Es­pecificação para estes materiais e enviar ao Centro

'\de Processamento de Dados paxa que sejam processa­dos.0 Relatorio apresenta 8 colunas com codigos de m a ­teriais que não foram especificados.0 r Rodapé apresenta o número de materiais sem espe­cificação e um contador de registros que serã uti­lizado pela Seção de Controle de Qualidade do Cen­tro de Processamento de Dados.-

e) MODELO: MTR158 (Figura- 37)Movimento Global dos Almoxarifados.

DESCRIÇÃO:0 Relatério apresenta: Cédigo do Almoxarifado, Nome do Almoxarifado, Saldo Contãbil do Mês Anterior, Dé­bito Total Mensal, Crédito Total Mensale Saldo Con­tãbil Atual.No final da listagem existe uma totalização de todos os campos que mostra o movimento geral dos Almoxa- rifados Cadastrados.

DESCRIÇÃO:Este Relatório mostra a posição atual do estoque por material, em todos os almoxarif. ados.Para cada material, o Relatório apresenta um cabe­çalho contendo: Código do Material, Unidade e Espe­cificação.Nos detalhes apresenta: Código do Almoxarifado, No­me do Almoxarifado, Saldo para Manutenção, Saldo pa­ra Obras, Saldo Total, Valor Cr$ e o Custo Medio do Material no Almoxarifado que consta na linha.Quando todos os almoxarifados que possuem este ma-

, terial forem listados, ê impressa uma linha de to- N:ais , que mostra a soma dos seguintes campos de De­talhe: Saldo de Manutenção, Saldo para Obra, Saldo Total e Valor (Cr$).0 Custo Medio que aparece na linha de totais ê o re-

~suítado do quociente da totalização de valor (Cr$) pela totalização do Saldo Físico.

Observações:- Os Campos de Saldo para Manutenção ou Saldo para

Obra poderão aparecer com valor negativo porem a soma destes dois estoques serã sempre igual ao Saldo Total.

- Poderã aparecer a mensagem: "MATERIAL NÃO ESPECI­FICADO" quando o material não tem sua especifica­ção cadastrada.

£) MODELO: MTR157/1 (Figura. 3«)'Extrato Semanal do Estoque,

DESCRIÇÃO:Este Relatório mostra a posição atual do estoque por material, em todos os almoxarifados.Para cada material, o Relatório apresenta um cabe­çalho contendo: Cõdigo do Material, Unidade e Espe­cificação.Nos detalhes apresenta: Código do Almoxarifado, Nome do Almoxarifado, Saldo para Manutenção, Saldo para Obras, Saldo Total, Valor Cr$ e o Custo Médio do M a ­terial no Almoxarifado que consta na linha.Quando todos os almoxarifados que possuem este m a ­terial forem listados, ê impressa uma linha de to­

stais, que mostra a soma dos seguintes campos de De­talhes: Saldo de Manutenção, Saldo para Obra,. Saldo Total e Valor (Cr$).0 Custo Médio que aparece na linha de totais ê o re­sultado do quociente da totalização de valor (Cr$) pela totalização do Saldo Físico.

Observações:- Os Campos de Saldo para Manutenção ou Saldo para

Obra poderão ■ aparecer com valor negativo, porém a soma destes dois estoques serã sempre igual ao Saldo Total.

- Poderá aparecer a mensagem: "MATERIAL NÃO ESPECI­FICADO" quando o material não tem sua especifica­ção cadastrada.

MODELO: MTR157/2 (Figura 39)Extrato.Mensal do Estoque.

h) MODELO: MTR157/3 (Figura 40)Extrato Trimestral do Estoque.

*

DESCRIÇÃO:Para cada material, o Relatório apresenta um cabe­çalho contendo: Código do Material, Unidade e Espe­cificação.Nos detalhes apresenta: Código:do Almoxarifado, No­me do Almoxarifado, Saldo para Manutenção, Saldo pa- ra Obra, Custo Medio, Consumo Trimestral de Manu­tenção, Estoque Mínimo, Ponto de Reposição, Estoque Mãximo e índice de Rotação.Quando todos os Almoxarifados que possuem este m a ­terial forem listados, é impressa uma linha de to­tais que mostra a soma dos seguintes: Saldo para M a ­

n u t e n ç ã o , Saldo para Obras e Consumo de Manutençao.

0 Custo Medio que aparece na linha de totais e o resultado do quociente da totalização de valor (Cr$) pela totalização do Saldo Físico.

Observação:- Poderão aparecer asteriscos na posição do índice

de Rotação, indicando que o saldo medio de manu­tenção ê igual a zero ou bem próximo de zero, o que daria um índice de Rotação infinito ou muitogrande.

i) MODELO: MTR163 (Figura 41)Demonstrativo de Inventário.

DESCRIÇÃO: " 'No cabeçalho,, apresenta os dados que serão forneci­dos pela Divisão de Estoques por ocasião da solici­tação para Emissão.Estes dados são os seguintes: Data de Emissão, Ano de Exercício, Número do Semestre e Data do Bloqueio.

0 cabeçalho ainda apresenta .© Codigo e Nome do Al­moxarifado. As linhas de detailhe apresentam os se­guintes campos: Codigo do Material, Linhas de Es­pecificação, Quantidade existente no Cadastro, V a ­lor (Cr$j existente no cadastro.A linha de detalhe reserva campos para anotação da quantidade inventariada, diferenças a mais ou a m e ­nos em relação ao inventário, e observações.No final do relatório de cada Almoxarifado existe uma linha que apresenta o Saldo Contábil do Almoxa­rifado, seguido por uma linha de assinaturas para o Almoxarife, o Fiscal, o Crede®ciado da Sede Central e o Gerente de Materiais. Nesta linha de assinatu­ras também deverá ser preenchida a data de encerra­mento do inventário.

) MODELO: ' MTR185 (Figura 42)Relação dos M.Ms Processados.

~D E S C R I Ç Ã O

0 Relatório estará classificado por Almoxarifado, Data, Código de Movimento e número do M.M.Para cada novo Almoxarifado, a listagem será ini­ciada em nova página, sendo que a numeração das pá­ginas será referencial crescente do' início ao final da emissão.Cada linha corresponde a um M.M. emitido, e contém os seguintes dados: Código do Almoxarifado, Data do M . M . , Código do Movimento, Histórico, Classificação Contábil e Valor de Débito, Crédito e Transportado­ra, e Indicador de Débito ou Crédito no lançamento contábil referente à transportadora.0 Indicador 'D' aparecerá no c a s o de Estorno de M.Ms de entrada.

IL!

1) MODELO: MTR187_ (Figura 43.)Relação-Analítica dos M.Ms.

*

DESCRIÇÃO:O Relatório apresenta-se classificado pelo Código de Movimento.Cada linha corresponde a um M.M. emitido e contêm: Código de Movimento, Histórico, Código, de Proprie­dade do Almoxarifado emitente, Classificação Contá­bil de Débito, Classificação Contábil de Crédito e Valor Global.

m) MODELO: MTR200 (Figura 44)Listagem para Tombamento Físico de Obras.

DESCRIÇÃO; .0 Relatório apresenta: Classificação Contábil, Nome da Obra, Centro de Custo, Código do Material, Espe- cificaçao e Unidade do Material, Quantidade Aplica­da.Existe totalização para cada obra, sendo que ainda para cada obra havera sub-tot.ais para os diversos. Centros de Custo. Estas totalizações serão apenas para o campo de valor.

Observações:- Quando o Nome da Obra estiver em branco, signifi­

ca que para o código em questão não existe nome cadastrado.

- A mensagem "MATERIAL NÃO ESPECIFICADO" no campo destinado ã especificação do material, da .mejsraa forma, indica que pa.ra aquele material não exipte especificação cadastrada.