URP Sesion 4 - Gestion del Alcance 16-04-2106.pdf

7/25/2019 URP Sesion 4 - Gestion del Alcance 16-04-2106.pdf

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ireccin de Proyectos

Fundamentos en Direccin de Proyectos

Sesin 4 Gestin del Alcance


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Objetivos de la SesinAlcance del Proyecto y del Producto

5. Gestin del Alcance del Proyecto

5.1 Planificar la Gestin del Alcance

5.2 Recopilar Requisitos

5.3 Definir el Alcance

5.4 Crear la EDT

5.5 Validar el Alcance

5.6 Controlar el Alcance

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Agenda


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Objetivos de la Sesin

Los objetivos de la presente sesin son: Entender y aplicar los procesos de la Gestin del

Alcance.

El objetivo principal es definir y controlar qu se

incluye y qu no se incluye en el proyecto.

Tener en claro la diferencia entre alcance del

producto y alcance del proyecto.

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El alcance


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Objetivos de la Sesin Alcance del Proyecto y del Producto





5.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)



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Agenda


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Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto

El alcance del productose refiere a lascaractersticasy funciones del producto o servicio. Por ejemplo,

queremos producir una computadora porttil que pese

menos de 500 gramos, con 1000 TBytes de disco, 40

TBytes de memoria y batera con autonoma para un

ao.

Por su parte, el alcance del proyecto consiste endefinir todos losprocesos y el trabajo necesariopara

que el producto sea provisto con todas las

caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,

definir todo el trabajo y los procesos para tener esa

computadora en tiempo y forma.


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Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto

INICIO INTERMEDIO FIN

Entregable delproyecto

Entregablesde la gestindel proyecto

Ciclo de vida

del proyecto

Ciclo devida del

producto

BaselineProgreso

Aprobacin

Entrega

Producto

Plan denegocio

IDEA

Producto

Operacin

Retiro

Acta

Requerimientos

Especificaciones

PlanAceptacin


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reas deConocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y

Control

Cierre

Gestin deIntegracin

Desarrollar elActa de

Constitucin

del Proyecto

Desarrollar el Plan para laDireccin del Proyecto

Dirigir y gestionar laejecucin del proyecto

Monitorear ycontrolar el trabajo

del proyecto

Realizar el control

integrado de cambios

Cerrar elproyecto o

fase

Gestin de

Alcance

Planificar la Gestin del

Alcance

Recopilar Requisitos

Definir el alcance

Crear el EDT

Validar el alcance

Controlar el alcance

Gestin de

Tiempo

Planificar la Gestin del

Cronograma

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las

actividades

Estimar la duracin de las

actividades

Desarrollar el cronograma

Controlar el

cronograma

Gestin de

Costos

Planificar la Gestin de los

Costos

Estimar los costos

Determinar el presupuesto

Controlar los costos

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Procesos de gestin del alcance


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5.4 Crear la EDT



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Agenda


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Incluye los procesos necesarios para garantizar que elproyecto incluya todo el trabajo requerido y slo eltrabajorequerido, para completarlo con xito

Alcance del Producto: Propiedades y funciones quecaracterizan a un producto, servicio o resultado.

Alcance del Proyecto:Trabajo que se necesita realizarpara entregar un producto, servicio o resultado con laspropiedades y funciones especificadas.

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5. Gestin del Alcance


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Expectativas

Cliente

RequisitosEl equipo de proyecto define los

entregables necesarios para

cumplir con los requisitos

Entregables

El equipo de gestin del

proyecto traduce las

expectativas en requisitos

5. Gestin del Alcance


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5.4 Crear la EDT



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Agenda


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Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que

documenta cmo se definir el alcance del proyecto, validado ycontrolado.

La principal ventaja de este proceso es que proporcionaorientacin y direccin en la forma en que se gestiona el alcanceen todo el proyecto.

El plan de gestin del alcance es un componente del plan degestin del proyecto o programa que describe cmo se define elmbito de aplicacin, se desarrolla, supervisa, controla y verifica.

Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupcin del alcance del

proyecto.

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Si no p lan ific as, no lo podrs hacer !


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Para iniciar el plan de Gestin del Alcance, el Planpara la Direccin del Proyecto debe contener:

Fases o ciclo de vida del proyecto

Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el

proyectoCmo se realizar la gestin de la configuracin



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Juicio deexpertos

Plan de Gestin de

Requerimientos

FactoresAmbientales de laEmpresa

Activos de losProcesos de laOrganizacin

Acta de

Constitucin delProyecto

Plan de Direccindel Proyecto

Reuniones

Plan de Gestindel Alcance

5.1 Mapa del proceso


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5.1 Herramientas

Juicio de Expertos: experiencia proporcionadapor personas con conocimientos especializados.

Reuniones: el DP y los miembros de su equipo serenen para intercambiar informacin, evaluar

alternativas y tomar decisiones.

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5.1 Salidas Plan de gestin del alcance del proyecto:

El plan de gestin del alcance es un documento donde se

definen los procedimientos que se llevarn a cabo para:

Preparar el enunciado o declaracin del alcance

Crear y aprobar la EDT

Realizar la validacin del alcance

Procesar y aprobar los cambios en el alcance

Los responsables de implementar las tareas deberan

participar en la elaboracin del plan del alcance.

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5.1 Salidas

Plan de gestin de Requerimientos

El plan de gestin de requisitos es un componente del

plan de gestin del proyecto que describe cmo seanalizarn los requisitos, documentados, y administrados.

Cmo se documentarn e informarn los requisitos?,

Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los

requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en losrequisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos?

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Ejemplo de formato Plan de Gestin de Alcance

Ejemplo de formato Plan de Gestin de Requisitos
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20PLAN%20DE%20GESTI%C3%93N%20DE%20REQUISITOS.docxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_1/03%20FORMATO%20DEL%20PLAN%20DE%20GESTION%20DE%20ALCANCE.docx


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5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance

5.4 Crear la EDT



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Agenda


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Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesariodefinir y documentar todas las necesidades y expectativas de losinteresados (patrocinador, cliente, etc.).

El xito del proyecto depende directamente del cuidado que setenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y delproducto.

El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de lasexpectativas del cliente y son la base para la EDT.

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Entrevistas

Acta deConstitucin delProyecto

TalleresFacilitados

Plan de Gestin deRequerimientos


Plan de Gestinde Interesados

Registro deInteresados

Grupos deOpinin

Tcnicasgrupales decreatividad

Tcnicas grupales detoma de decisiones

Cuestionarios

y encuestasObservaciones

Prototipos Benchmarking Diagramasde contexto

Anlisis deDocumentos

Documentacinde Requisitos

Matriz deRastreabilidad deRequisitos


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5.2 Entradas Plan de Gestin de Interesados

Se utiliza para comprender las necesidades decomunicacin y el nivel de participacin de losinteresados, afin de evaluar y adaptar su participacin enlas actividades de los requisitos.

Registro de Interesados El registro de interesados seutiliza para identificar a los

interesados quepueden proporcionar informacin sobrelos requisitos.

El registro de interesados tambincaptura las principales

necesidades y expectativas de los principales grupos deinters puede tener para el proyecto.

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5.2 Herramientas y Tcnicas Entrevistas Se obtiene informacin de los interesados a travs de un

dilogo directo

Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontneasy registrando las respuestas

Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas yfunciones de los entregables esperados del proyecto

Grupos de Opinin Renen a los interesados y expertos para conocer su

expectativas con respecto al producto o resultado

propuesto Un moderador gua al grupo a travs de un discusin

interactiva diseada para ser ms conversacional que unaentrevista individual

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5.2 Herramientas y Tcnicas Talleres Facilitados

Sesiones donde se rene a los interesadosinterfuncionales clave, para definir los requisitos delproducto

Tcnica primordial para definir rpidamente los requisitos

de funcionalidad compartida y conciliar las diferenciasentre los interesados

Permite desarrollar la confianza, fomentar las relacionesy mejorar las comunicaciones entre los interesados

Dependiendo de la industria se denominan: Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint

Application Development) Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality

Function Deployment)

Cliente: Opinin del cliente (Voice of Client VOC)

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5.2 Herramientas y Tcnicas

Tcnicas grupales de creatividad Lluvia de ideas

Tcnicas de grupo nominal

Mapa Conceptual/Mental

Diagrama de afinidad

Anlisis de decisin multicriterio

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Proceso de votacin Jerarquizar

Se clasifican en un esquema nico

para reflejar los puntos en comn y lasdiferencias de entendimiento

Clasificacin de un grupo de ideas parasu revisin y anlisis

Una tcnica que utiliza una matriz dedecisin para proporcionar un enfoque

analtico sistemtico para elestablecimiento de criterios, como el nivelde riesgo, la incertidumbre y la valoracin,para evaluar y clasificar muchas ideas.


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Tcnicas grupales de toma de decisiones Proceso de evaluacin de mltiples alternativas con

relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdopara acciones futuras

Utilizadas para clasificar y dar prioridades a losrequisitos del producto

Los mtodos para llegar a una decisin:Unanimidad

Mayora

Pluralidad

Dictadura

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Prototipos Mtodo para obtener retroalimentacin rpida de los

requisitos, generando un modelo operativo del productoesperado antes de construirlo realmente.

Permiten a los interesados experimentar con un modelo desu producto final

Sustentan el concepto de elaboracin gradual debido a quese usan en ciclos iterativos para construir maquetasmodelos.

Estudios comparativos (benchmarking): comparar losresultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado.

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5.2 Herramientas y Tcnicas Diagramas de contexto: grfico que representa los

interesados fuera del sistema y su interrelacin con elmismo.


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5.2 Salidas Documentacin de Requisitos

Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y serprogresivamente ms detallada informacin sobre losrequisitos que se conoce.

Antes de formar la lnea base, los requisitos deben ser

claros (medibles y comprobables), rastreables, completos,coherentes y aceptables para los interesados clave.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Es una tabla que vincula los requisitos del producto desde

su origen hasta que los productos que las satisfagan.

Contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor parael negocio mediante la vinculacin a los objetivos de laempresa y del proyecto.

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Alcance del Proyecto y del Producto



5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance

5.4 Crear la EDT



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Agenda


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Proceso que consiste en desarrollar unadescripcin detallada del proyecto y delproducto.

Preparar el enunciado detallado delalcance del proyecto esfundamentalparasu xito.

Durante el proceso de planificacin, elalcance del proyecto se define y seanalizan los riesgos, supuestos y

restricciones existentes.

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El enunciado del alcance del proyecto se elaboraa partir de:

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Entregables principales

Supuestos

Restricciones

Enunciado delAlcance del

Proyecto


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Juicio deexpertos

Activos de los

Procesos de laOrganizacin

Acta deConstitucin delProyecto



TalleresFacilitadosAnlisis del

producto

Generacin dealternativas

Enunciado(Declaracin) delalcance delproyecto

ACTUALIZACIONES

Documentosdel Proyecto



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5.3 Salidas

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Enunciado del alcancedel proyecto

Supuestos delproyecto

Entregablesdel proyecto

Restriccionesdel proyectoDescripcin del

alcance delproducto

Criterios de

aceptacin del

producto

Exclusiones delproyecto

PRODUCTO

PROYECTO


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5.4 Crear la EDT



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Agenda


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Proceso que consiste ensubdividirlos entregables delproyecto y el trabajo del proyecto en componentes mspequeos y manejables.

La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), esunadescomposicinjerrquica, basada en entregables

del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto yrepresenta el trabajo especificado en el enunciado delalcance del proyectoaprobadoy vigente.

WBS = Work Breakdown Structure

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5.4 Crear la EDT


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A cada componente de la EDT

incluidos los paquetes de trabajo se

les asigna una cuenta de control.

El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de

la EDT, denominados paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,

controlado y su costo puede ser estimado

Por lo general, muchas

organizaciones cometen el error de

saltearse este proceso al momento

de planificar sus proyectos. En su

lugar, comienzan a descomponer el

proyecto a nivel de tareas y esto nofavorece para un proyecto exitoso.


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Juicio deexpertos




Enunciado delalcance delproyecto

ACTUALIZACIONES


FactoresAmbientales de laEmpresa

Descomposicin

Lnea Basedel Alcance



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Descomposicin Es la subdivisin del proyecto en componentes ms pequeos

y manejables.

Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a nivelde Paquetes de Trabajo

El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo de la EDTy aqu el costo y duracin de las actividades puede estimarse

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El todo Las partes


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Descomposicinjerrquica

Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los

objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT no se incluyen

tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.

Est orientado hacia

los entregables

Entregables que no estn en la

EDT, estn fuera del Alcance delproyecto

Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de cada

sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el cronograma

para el trabajo pueden estimarse de forma fiable. El nivel de detalle

para los paquetes de trabajo variar segn el tamao y la

complejidad del proyecto.

La EDT


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5.4 Salidas

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Lnea base delalcance

Declaracin del alcancedel proyecto

EDT

Diccionario de la EDT

La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs de losprocedimientos de control de cambios formales y que se utilizacomo base para la comparacin.

El enunciado del alcance del proyecto, ascomo su EDT y el diccionario de la EDT, unavez aprobados constituyen la Lnea Base delalcance del proyecto.


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5.4 Salidas

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Personal

EstimacionesLista de actividades

Cronograma

Control del Proyecto

EDT

Presupuesto

Diagrama de redGestin de Riesgos


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La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!

EDT

ALCANCE

CRONOGRAMA

COSTO

GERENCIA DE PROYECTOS

Ej l d EDT


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Ejemplo de EDT

Ej l d EDT


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EDT - Sistema de aeronave militar

Ejemplo de EDT

Ej l d EDT


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Ejemplo de EDT

Ejemplo de EDT


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Ejemplo de EDT

EDT Desarrollo de Software

5 4 Crear la EDT


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Algunas ventajas de utilizar la EDT son: Herramienta de trabajo en equipo que involucra con

sentido de pertenencia a los miembros claves

Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajocomprenda rpidamente su lugar en el proyecto

Servir como base para la estimacin de tiempos, costos,personas y riesgos.

Facilitar la comunicacin

Facilitar el control integrado de cambios

5.4 Crear la EDT


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5.4 Salidas

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Se trata de un documento que

respalda y acompaa al EDT


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Agenda


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5.4 Crear la EDT



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Agenda

5 5 Validar el Alcance


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Es el proceso que formaliza la aceptacin de los

entregables del proyecto que se han completado.

Incluye revisar los entregables con el cliente opatrocinador, para asegurarse que se han completadosatisfactoriamentey obtener su aceptacin formal.

Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antesde la verificacin del alcance, sin embargo ambos puedenejecutarse en paralelo.

El principal objetivo de validar el alcance es asegurarque cada entregable se est completando en formaapropiada.

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5 5 Mapa del proceso


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InspeccinDocumentacinde Requisitos

ACTUALIZACIONES




Tcnicasgrupales de tomade decisiones

Entregablesaceptados

Solicitudesde Cambio

Datos deldesempeo detrabajo

Informacinsobre eldesempeodel trabajo

EntregablesVerificados



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5.5 Entradas

Entregables Verificados: Son los resultados delproyecto que se han completado y verificado sucorreccin a travs del proceso de Control de Calidad.

Datos de desempeo del trabajo: Grado decumplimiento del entregable en relacin a la mtricasde calidad, cantidad y severidad de no conformidades,etc.

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La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para

determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios

de aceptacin del producto.


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5.5 Salidas

Entregables aceptados por el cliente o patrocinador

Informacin de desempeo del trabajo: estado de

avance de los entregables

Solicitudes de cambio

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Agenda


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5.4 Crear la EDT



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Agenda



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Proceso que monitorea el estado del alcance del proyecto

y el producto y gestiona cambios a la Lnea Base delAlcance.

Asegura que todos los cambios solicitados o las accionespreventivas o correctivas recomendadas se procesen a

travs Realizar el control integrado de cambios.

Tambin se utiliza para gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los otros procesos decontrol.

Los cambios no controlados se denominan Corrupcin delAlcance.

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A diferencia de validar el alcance donde se revisa

que se estn completando los entregables

satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el

alcance consiste en revisar que se estn

realizando los entregables definidos en el proyecto,ni ms ni menos.

Reco rdar!

5 6 Co t o a e ca ce



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Anlisis deVariacin


ACTUALIZACIONES




Solicitudesde Cambio

Datos deldesempeode trabajo

Informacin sobreel desempeo deltrabajo




p p


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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS


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IDEA

PRE-INVERSION

INVERSION

OPERACION

Ciclo del Proyecto


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Analizar antes de desembolsar Recursos Pblicos.

IDEA

Secuencia de pasos que todo PIP, por Ley, debe cumplir; o mejor dicho,la forma cmo el pas ha decidido hacer inversin


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Retroalimentacin

Fin

Operacin

y Mantenimiento

Estudios

Definitivos

Expediente

Tcnico

Ejecucin

Perfil

Factibilidad *

*La declaracin de VIABILIDAD es un requisito para pasar de lafase de preinversin a la fase de inversin.

Evaluacin

Ex post

FASE I:PREINVERSIN

FASE II:INVERSIN

FASE III:POSTINVERSIN

Obligatorio

IDEA


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C l i c k t o e d i t c o m p a n y s l o g a n .

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https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY
https://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aYhttps://www.youtube.com/watch?v=c3QSGKtu4aY

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