UTFPR_ApresentacaoGeral-15122014 v01.pdf

Profa. Ângela F. Brodbeck Escola de Administração

Reitoria – Pró-Reitoria de Planejamento – Escritório de Processos

Estabelecendo um Escritório de Processos

Reitoria UTFPRDiretoria de Tecnologia de Informação

Assessoria de Planejamento de Negócios

UFRGS – Escola de Administração – Professora AssociadaBrodbeck Consultores em Informática Ltda. – Diretora

Doutor em Administração de Empresas – Sistemas de Informação e Decisão

Coordenadora do Escritório de Processos –UFRGS/PROPLAN

Membro do Comitê Gestor de TI – CGTI/UFRGS

Áreas de Interesse e Expertise:• Planejamento e Alinhamento Estratégico da

Tecnologia da Informação• Business Intelligence (BI) e Balanced Scorecard (BSC)• Gestão da Informação e Conhecimento• E-Business, Sistemas Integrados de Gestão – ERP,

CRM, outros• Gestão dos Processos do Negócio (BPM)

Tel: 51-3308-4362 (Gabinete UFRGS)E-mail: [email protected]

Profa. Ângela F. Brodbeck

Profa. Ângela F. Brodbeck - 1

• Pressupostos Básicos• Elementos Conceituais

– Gestão de Processos de Negócio (BPM)

– Escritório de Processos (EP)

• Escritório de Processos na UFRGS

Sumário


Estratégia

Execução

Pressupostos Básicos


Gestão do Negócio + Tecnologia de Informação (TI)

Governança Corporativa + Governança de TI





MacroprocessosNegócio

Processos- Produtos - Serviços



Gestão de Processos de Negócio

Tipos de Produto de um Processo• serviços (ex.: ensino, transporte, assistência à saúde)• informações (ex.: divulgação de serviços assistenciais)• materiais e equipamentos (ex.: mesa, cadeira)• materiais processados (ex.: energia elétrica)

Processo


Produto : é o resultado de um processo e se apresenta na forma de quatro categorias genéricas

Ingresso

Matrícula Calouro

Abertura Histórico Escolar

Matrícula Semestral

Vida escolar do aluno (histórico

escolar)

Formando

DiplomaçãoS

N

Conjunto de atividades de trabalho, realizadas numa seqüência ordenada , com começo e fim, com entrada e saída , que identifica uma estruturação, cujo objetivo é produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de clientes.

(Davenport, 1994; Hammere Champy, 1994)

Conjunto de atividades de trabalho, realizadas numa seqüência ordenada , com começo e fim, com entrada e saída , que identifica uma estruturação, cujo objetivo é produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de clientes.

(Davenport, 1994; Hammere Champy, 1994)

Visão Departamental


Tarefas Repetidas

Fluxos

Impactos

Tarefas Repetidas

X

XX

XXA

XXA

XXAA

XXAA

Tráfego de Documentos

Informações Gerenciais

Visão por Processos


Fornecedores

Pensar o TodoFocar RelacionamentosEnxergar redes

Deve ser possível responder:• Quem são os Clientes e Mercado?• Quais são os Produtos e Serviços?• Como são os Fluxos de Trabalho?• Quais são as relações Cliente-Fornecedor?

Visão por Processos


ProdutosServiços

CLI

EN

TE

S

DE

MA

ND

AÁ

rea

1Á

rea

2Á

rea

3

Nesta visão podemos identificar perguntas como:• Porque a mesma demanda dá início em duas áreas dife rentes?

• Se for uma requisição de manutenção > OK, várias ár eas podem ativar• Se for um pedido de um produto > Será que devemos t er duas áreas de

recebimento de pedido do cliente; ou vamos transfor mar em uma única?

MACRO PROCESSOS

Benefícios da Visão por Processos


Gestão (Governança )• Visão integrada de ponta a ponta• Alinhamento entre estratégia e operação

Cliente (método, pessoas)• Foco no cliente• Orientação para serviços/produtos

Operação/execução (pessoas, método, sistemas/ferramentas)• Facilita a comunicação / integração entre as

áreas• Rapidez e agilidade para visualizar as falhas• Redução do tempo de resposta e da burocracia

Pessoas• Retenção e multiplicação de conhecimento• Aperfeiçoamento contínuo• Melhor e mais rápida integração de novos

colaboradores

Metodologia BPM


Modelar e Documentar o Processo Atual (as is)

Analisar o Processo

Atual

Modelar o Novo

Processo (to be)

Implantar o Novo

Processo

Padrão de Trabalho

� �

MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro

Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade

(a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo

automação das certidões negativas e verificação do estado

"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no

sistemaA

(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,

por tipo de processoA

(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A

Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela

UGRs

Revisão das especificações dos itens com as demandas das

UGRsA

(a) estudo dos itens que são comuns

A

(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

para gerenciar uma compra, contratação e controle de

contratos UFRGS

M

(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão

(a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento

existentes com as UGRs M

(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrãoM

(c) UGRs realizar processo de planejamento M

Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de

um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)

planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto

com o planejamento do orçamento

Múltiplos Sistemas em cada

Processo

Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e

da UFRGS

Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal,

verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma

única

Requisitar assistência e treinametno do SERPRO

A

Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,

disponibilidade do processo

Serviços Comuns (informática,

manutenção ar condicionado,

seguro de carros, etc.)

Compras fracionadas - problemas legais e de custos

Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs,

pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e

outras não)

Oportunidades de Melhoria(Problemas)

�

Plano de Ação: 8-nov-12 v. 01

2

Plano de Implementação

Prazo: ago/13 Coordenação: CPD

Atividade Quando Envolvidos Onde Como Quanto Acompanhamento Obs

Levantar tipos de

formuláriosjan/13 EP EP

Entrevistas

c/usuários10 usuários

Definir campos do

formuláriojan/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários

Diagramar to be jan-fev/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários

Homologar to be fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários

Definir requisitos do

módulofev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários

Desenvolver módulo mar-jul/13 CPD CPD

Testar módulo jul-ago/13

Implementar módulo ago/13

Desenvolver módulo de RequisiçãoEscritório de Processos - PROPLAN

�

Metodologia BPM


Executar o Novo

Processo

Monitorar o Novo

Processo

Escritório de Processos (EP)

Unidade relacional • normativa e coordenadora• métodos e ferramentas • elo de comunicação entre os

diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados

OBJETIVO PRINCIPAL:Criar e Manter a

CULTURA de PROCESSOS

Instância organizacional • Institucionalização da Gestão de

Processos no escopo de atuação e na cultura da organização

• Disseminação da visão sistêmica, excelência operacional e inovação

Principais Serviços de um EP


Arquitetura dos ProcessosTutoria ou AssessoriaMetodologiaAuditoriaCapacitação Continuada


Gestão do Dia-a-Dia

Gestão de ProjetosAnálise de Processos, dos SI e dos DadosModelagemFacilitadorAgente de Mudanças


Gestão de Melhoria

Administração do Escritório de ProcessosAdministração dos SistemasGestão de Conhecimento e da Informação (KPIs)


Gestão de Apoio

Ges

tão

da E

stra

tégi

a de

BP

M




Melhoriade

Processos

ModelagemAnáliseRedesenho

DesdobrarEstratégia

em Processos

Coletar e Analisar

demandas de BPM

Definir portfólio

de projetos de BPM

Planejar Projetos de

BPM Priorizados

Gerenciar portfólio e projetos de

BPM

Divulgarresultados e cultura

BPM

Demandas Estratégicas

Demandas Operacionais

Demandas de BPM

Projetos de BPM

Resultados de BPM

Ges

tão

da E

stra

tégi

a de

BP

M

Gestão de Melhoria (dos Processos)Gestão de Melhoria (dos Processos)






Ges

tão

da E

stra

tégi

a de

BP

M Apoiar a conformidade e compliance

Apoiar gestão de riscos e controle

Apoiar gestão de custos

Mensurar maturidadedos processos

Serviços Complementares

Manter arquitetura e repositório de

processos

Educar e treinar em gestão de processos

Apoiar melhoriacontínua

Apoiar mediação de desempenho

Serviços Principais





Gestão de Melhoria

Ges

tão

da E

stra

tégi

a de

BP

M

Serviços ComplementaresServiços Principais

Executar análise quantitativa

Executar análise de inovação e criação de

valor

Realizar análise de riscos

Automatizar controle e execução de processos

(BPMs)

Definir visão de futuro e escopo de processo

Entender processos ( as is)

Analisar os processos

Redesenhar e padronizar processos ( to be)

Implementar processos e realizar operação

assistida

Especificação (auxílio), desenvolvimento e teste

dos SIs

Identificar e prover competências





Gestão de Apoio

Ges

tão

da E

stra

tégi

a de

BP

M

Administrar métodos e

ferramentas de BPM

Administrar papéis e responsabilidades

de BPM

Administrar portfólio de serviços de

BPM

Administrar recursos

humanos de BPM

Administrar orçamento de

BPM

O Escritório de Processos (EP) da UFRGS

Porque o EP na UFRGS


• Inexistência de documentação de como são realizadas as atividades

• Atividades estão na cabeça de poucas pessoas• Visão funcional/departamental• Processos ineficientes e sem controle

Visão Integradaponta-a-ponta

Visão FragmentadaIlhas

Entregas e Soluções do EP -UFRGS


Documentação Otimização

Automação MelhoriaContínua

Forma de Atuação do EP -UFRGS


PROCESSOS CRÍTICOS PROCESSOS NÃO CRÍTICOS

Portfólio de Projetos

Capacitação

Diagramação pelo Usuário

Publicação no Portal

(padrão)

OrientaçãoValidaçãoIntegração com demais áreas e processos

• Órgão independente, reportando-se direto ao Reitor e Vice-Reitor

• PatrocinadoresÁreas de Negócio– PROPLAN (Pró-Reitoria de Planejamento)– PROGESP (Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas)

Área de TI– CPD (Centro de Processamento de dados)

• Engenheiros de Processos• Replicadores (pessoas das áreas de

negócio)

Gabinete e PROPLANComitê de Gestão / Comitê de Gestão de TI

Estruturação do EP -UFRGS

Divisão de Planejamento Institucional

Divisão de Informação e

Conhecimento

Estrutura Organizacional

D G IDepartamento de Gestão Integrada


Coordenador de Projeto 2

Processo 1 Processo 2 Processo 3



Processo n Processo n Processo n

Coordenador de Projeto 1

BO

LSIS

TA

S

Macroprocessos das áreas de negócio

Estrutura de Trabalho

Executar o Novo Processo

e Monitorar

Implantar o Novo

Processo

Modelar o Novo

Processo (to be)

Analisar o Processo

Atual


Metodologia do EP -UFRGS


Etapa 3: IMPLEMENTAÇÃO

Etapa 4: EXECUÇÃO MONITORAÇÂO

Etapa 1:CONTEXTO ESTRATÉGICO

Etapa 2: MODELAGEM E ANÁLISE

Diagrama de Contexto UFRGSMacroProcessosFinalísticos e de

ApoioPadrões,

Metodologia, Ferramentas,

Etc.

Por Processo Crítico

CAPACITAÇÃO CONTÍNUA

Metodologia Completa


Entidades Relacionadas


Rel

atór

io T

CU

Macro Processos


Rel

atór

io T

CU

Rel

atór

io T

CU

Macro Processos Finalísticos


Macro Processos de Apoio


Rel

atór

io T

CU

Inventário de Processos


FINANCEIROCONTABILI-DADE

� Contas a pagar� Conta a receber� Tesouraria (caixa e bancos)� Aplicações financeiras e empréstimos� Fluxo de caixa

� Contabilidade fiscal e societária� Contabilidade gerencial� Gestão de ativo imobilizado� Apropriação de impostos� Geração de obrigação fiscais� Encerramento de período e exercício� Recebimento de notas fiscais

FINANCEIRO

CONTABILIDADE

Pressupostos para Processos Críticos:• Contemplam exigências do TCU e CGU –

órgãos auditores– Todos que envolvem pagamentos

• Contemplam Projeto “Esplanada Sustentável”– Redução de custos administrativos

Identificação dos Processos Críticos– Compras– Convênios (Interações Acadêmicas)– Contratos– Bolsas

Processos Críticos


Tipos de Melhorias


• Melhorias Pontuais : uma passagem desnecessária do processo por um setor (reconferências, assinaturas de controle a mais, etc.)

• Automação : necessita alteração ou confecção/adaptação/aquisição de um sistema de informação OU ainda integrações entre sistemas internos e externos, outros

• Estratégicas/Políticas : envolve mudança cultural e do modelo de gestão em geral (centralização de compras, comitês especialistas para licitação, etc.)

Capacitação Continuada


Consultoria Individual às Áreas de Negócio

Diagramação de Processos com o software Bizagi (modalidade presencial)• Turmas mensais, 40 horas, 20 vagas• Projeto individual com sua atividade direta

com consultoria do EP-UFRGS

Modelagem de Processos de Negócio (modalidade semi-presencial)• Turma Anual, 150 horas, 40 vagas• Utiliza as 40 horas da capacitação Bizagi• Projeto grupo com o processo de uma área de

negócio

Em desenvolvimento• Especialização em Gestão Pública (360

horas) utilizando carga horária módulos acima (modalidade presencial e EAD)

• Mestrado Profissional em Gestão Pública (modalidade EAD)

Metodologia – Uso


Análise Inicial (Diagramação

do as is)

Análise do Processo atual

Modelagem do novo processo

(to be)

Implantação do novo processo

Gerenciamento do Processo

Seleção do

Processo

AS IS

Validação

MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro

Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade

(a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo

automação das certidões negativas e verificação do estado

"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no

sistemaA

(b) estudar a possibi lidade de tornar o processo eletrônico,

por tipo de processoA

(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A

Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela

UGRs

Revisão das especificações dos itens com as demandas das

UGRsA

(a) estudo dos itens que são comuns

A

(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

para gerenciar uma compra, contratação e controle de

contratos UFRGS

M

(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão

(a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento

existentes com as UGRs M

(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrãoM

(c) UGRs realizar processo de planejamento M

Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de

um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)

planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto

com o planejamento do orçamento

Múltiplos Sistemas em cada

Processo

Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e

da UFRGS

Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal,

verificando que funcionalidades podem ser util izadas de forma

única

Requisitar assistência e treinametno do SERPRO

A

Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,

disponibilidade do processo

Serviços Comuns (informática,

manutenção ar condicionado,

seguro de carros, etc.)

Compras fracionadas - problemas legais e de custos

Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs,

pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e

outras não)

Oportunidades de Melhoria(Problemas)

Gerenciar Desempenho

Plano de Ação: 8-nov-12 v. 01

2

Plano de Implementação

Prazo: ago/13 Coordenação: CPD

Atividade Quando Envolvidos Onde Como Quanto Acompanhamento Obs

Levantar tipos de

formuláriosjan/13 EP EP

Entrevistas

c/usuários10 usuários

Definir campos do

formuláriojan/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários

Diagramar to be jan-fev/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários

Homologar to be fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários

Definir requisitos do

módulofev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários

Desenvolver módulo mar-jul/13 CPD CPD

Testar módulo jul-ago/13

Implementar módulo ago/13

Desenvolver módulo de RequisiçãoEscritório de Processos - PROPLAN

Ações

TO BE

Treinamento

Gestão do Projeto

Ações de Melhoria

Reuniões

Metodologia – Ferramentas


Portal de Processos

Mapa Conceitual

Quadro branco

Análise do comportamento do processo (indicadores)


Analisar o Processo

Atual

Modelar o Novo

Processo (to be)

Implantar o Novo

Processo

Reuniões

Observação in loco

Reuniões

Processo da Etapa

Padrões de Mapeamento

Profa. Ângela F. Brodbeck – 37

MACRO PROCESSO – Etapas

Sub Processo do Processo

Template da Atividades de Processos

Validação e Análise dos Processos


• Disponibilização no Portal de Processos

• Formulário de análise

• Reuniões com os atores por processo

Publicação dos Processos


Intranet, Interno e com permissões de acesso específicas

Implementação do Processo


Gestão de Projetos

Painel de Monitoramento dos Projetos


Painel de Projetos de Processos Integrado com Ações do Plano de Gestão


PDI Plano de

Desenvolvimento Institucional

PG Plano de Gestão

IDE

NT

IDA

DE

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

AN

ÁLI

SE

DE

AM

BIE

NT

E

PU Plano de Unidades



PR

OJE

TO

S E

ST

RA

TÉ

GIC

OS

, A

ÇÔ

ES

e M

ET

AS

Planejamento (LP)Planejamento (LP) Execução (CP)Execução (CP)

PO

RT

FÓ

LIO

DE

PR

OJE

TO

S

10%

Avaliação (CP)Avaliação (CP)

Site Institucional do EP -UFRGS


Projeto “Marketing” do EP - UFRGS


PROTOCOLO: processo atual, com problema



PROTOCOLO: processo com implementação intermediária

Algumas Unidades resolveram escanear processo mais simples e mandavam por e-mail “o processo” e entravam com o andamento no sistema de Protocolo Web



PROTOCOLO: processo com automação total, melhorado

Fatores Determinantes


• Identificação dos patrocinadores e definição dos papéis• Identificação da metodologia de desenho de processos mais

adequada• Desenvolvimento de capacitação (disseminação da visão de

processos)• Identificação do escopo de atuação , desenho dos macro

processos, matriz de processos e dos processos críticos em conformidade com as estratégias direcionadoras

• Identificação do nível de detalhe a ser diagramado e dos instrumentos de levantamento de processos

• Identificação dos tipos de melhorias• Desenho da metodologia para implementação da gestão de

processos e dos padrões de regras de negócio e de requisitos de sistemas para entrega para a área de TI

• Desenho do layout dos sites do Escritório de Processos , do formato de publicação dos processos, da área de publicação interativa dos processos

• Definição de metodologia para gestão do portfólio de projetos de processos

• Definição dos indicadores de processos e do modelo de painel de controle

• Definição de um Projeto de um Processo “Marketing” para o EP – implementação rápida

Profa. Ângela F. Brodbeck Escola de Administração

Reitoria – Pró-Reitoria de Planejamento – Escritório de Processos

Estabelecendo um Escritório de Processos

Reitoria UTFPRDiretoria de Tecnologia de Informação

Assessoria de Planejamento de Negócios

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