Utilizando a Automação de processos na melhoria da gestão ... · A Automação de Processos refere-se ao processo de racionalização, otimização e automação dos processos-chave

Utilizando a Automação de processos na melhoria da gestão e

controle de documentos: Um estudo de Caso

Antônio Rodrigues Viana Junior (LATEC/UFF)

Resumo: Este artigo enfoca a gestão e o controle de documentos de uma organização que atua

no setor de petróleo e gás. Buscando propor melhorias para a gestão e controle dos documentos

através da automação de processos.

Palavras-chaves: Automação, processo, gestão, documentos, otimização.

ISSN 1984-9354

X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014

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1. Introdução

Com o crescimento das operações no Brasil e com a aquisição de novos contratos para o

serviço de perfuração e intervenção em poços de petróleo e/ou gás, a organização viu-se

impulsionada a ampliar e melhorar seu processo de gestão e controle de documentos, buscando

garantir sua eficiência no atendimento as normas aplicáveis e à melhoria contínua do seu sistema

de gestão integrado - SGI. Este processo teve como ponto de partida a padronização, o controle

mais efetivo e a descentralização das informações, substituindo processos manuais e acelerando o

tempo de resposta, possibilitando um acesso mais rápido e em tempo real, além de permitir as

partes envolvidas e interessadas o acesso a sua documentação, procedimentos e normas, o que

otimiza o tempo de resposta na elaboração, revisão e aprovação de documentos e sua

disponibilização em seu sistema de gestão integrado - SGI.

Visando este crescimento a organização precisa cada vez mais melhorar o fluxo e o

controle de seus documentos de forma a garantir estes requisitos. Isto consiste em fazer com que

cada documento eletrônico seja responsável pelo gerenciamento de suas próprias informações.

Assim, cada ação a ser tomada partiria do próprio documento e os usuários interessados em suas

informações teriam rápido acesso a elas. O documento eletrônico deixaria de ser estático e

passaria a agir dinamicamente a cada mudança que ocorresse em seu ambiente, tendo condições de

identificar o seu proprietário e impor regras sobre a sua utilização.

Esta pesquisa tem como objetivo ser exploratória, conforme declara GIL (1994): “Este tipo

de pesquisa proporciona uma maior familiaridade com o problema investigado pela proximidade

do pesquisador com o local e com as pessoas envolvidas”. A pesquisa foi realizada na organização

in loco do pesquisador durante aproximadamente doze meses. A observação diária do trabalho foi

a forma de coleta de dados inicial. Simultaneamente, o levantamento teórico sobre os principais

temas abordados no trabalho estava sendo realizado.

A pesquisa foi feita no setor de qualidade, segurança, meio ambiente e saúde - QSMS da

organização, cujo principal objetivo é atuar na manutenção do sistema de gestão integrado - SGI.

Foi pesquisado o processo de gestão e controle dos documentos do SGI, que tinha toda a sua

gestão controlada manualmente através de planilhas e pastas eletrônicas disponibilizadas em rede

interna da organização. Com isso este trabalho propõe melhorias para a gestão e controle de

documentos do SGI, através da automação do processo, permitindo o desenvolvimento e


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implementação de documentos eletrônicos inteligentes e auto gerenciáveis, a fim de auxiliar os

usuários nas trocas de informações via Internet.

Esta pesquisa procurou aprofundar-se neste tema através de revisões na literatura dos

principais autores do tema. Para que a proposta de automação dos processos de controle dos

documentos do SGI fosse bem definida, foi necessário o aprofundamento em outros temas

relacionados ao tema principal como o mapeamento dos processos. Além do mapeamento de

processos, ainda foi realizado uma análise documental de procedimentos utilizados na realização

da atividade.

Os objetivos específicos deste trabalho são: Realizar pesquisas que localizem projetos e

propostas para suprir os problemas encontrados na gestão dos documentos, propor melhorias no

processo de gerenciamento dos documentos; Determinar as vantagens da automação do processo

de gestão dos documentos.

1. Referencial Teórico

Conforme a definição do dicionário Aulete (1994) , “Automação é uso de máquinas para

controlar e executar suas tarefas quase sem interferência humana, empregando instruções

previamente programadas e nelas registradas, e servomecanismos, que detectam e interpretam

situações para, de acordo com esses programas, dar novas instruções, adequando a ação às

situações detectadas”.

Os Estados Unidos são considerados os pioneiros desde os anos 1940, na elaboração do

conceito de gestão de documentos cuja ótica, inicialmente, era nitidamente mais administrativa e

econômica do que arquivística, uma vez que se tratava, essencialmente, de otimizar o

funcionamento da administração, limitando a quantidade de documentos produzidos e o prazo de

guarda, o que se confirma na própria definição do conceito na legislação americana.

Segundo Fonseca (2004) [gestão de documentos é] “o planejamento, o controle, a direção,

a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação,

manutenção, uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e

apropriado das ações e transações do Governo Federal bem como efetiva e econômica gestão das

operações dos agências”.

O norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer

referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de


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gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários, pois segundo Duranti (1994)

ele reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos

registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementação

de melhores procedimentos de guarda e a formulação das políticas necessárias a uma gestão

responsável de documentos.

Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet (JARDIM, 1987), “a gestão de

documentos é uma operação arquivística o processo de reduzir seletivamente a proporções

manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a

conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade

substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa”.

Segundo Thomassem (2006) Os arquivos servem, em uma primeira instância, para apoiar o

gerenciamento operacional. Sem arquivos, nem as ações e transações que formam os processos e

nem os processos de trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculados uns aos outros. Arquivos

devem não só assegurar que o trabalho seja feito de modo eficiente e efetivo, mas também

possibilitar que terceiros chequem se, e como, foi executado. Arquivos também servem para

garantir responsabilidade e evidência. Arquivos confiáveis contêm evidência confiável a respeito

de decisões tomadas, direitos adquiridos e compromissos assumidos. Arquivos confiáveis tornam

pessoas e organizações responsáveis umas com as outras, com fornecedores e clientes, e com a

sociedade em geral.

A Automação de Processos refere-se ao processo de racionalização, otimização e

automação dos processos-chave que impulsionam o negócio. O objetivo principal de qualquer

organização para a aplicação deste modelo é cortar custos através da integração de aplicações,

reduzindo o trabalho e substituindo processos manuais por aplicações de software.

Heeman (1994) em seu trabalho sobre mudança de hábito ocasionada pela automação,

alerta que, na sociedade informatizada, a informação passa a fluir livremente, fugindo do controle

dos catálogos e acervos, para dentro dos arquivos dos computadores, circulando globalmente de

usuário para usuário, sem que possa ser coletada, armazenada e disseminada. Altera-se, assim, o

processo de transferência da informação, desde o ciclo produtor/emissor, os suportes, até o

destino/receptor.

Entre várias vantagens, a automação de processos permite o aumento da produtividade e da

qualidade dos serviços, com redução de tempo e de custos. Segundo Avenport (1998), constituem-

se de um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as organizações produzem,


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obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento, tendo nos recursos tecnológicos o

instrumento facilitador deste processo.

Uma das vantagens da automação de processos é que ela assegura o registro de todas as

ocorrências e todos os problemas, assim como das soluções encaminhadas, levando a uma

monitoração mais eficiente dos processos internos. Também permite um acompanhamento

rotineiro, evitando os prejuízos e a perda de produtividade causada pelas falhas no sistema.

Conforme Silvestre e Cardoso (2009) é fundamental que as empresas, ao investirem na

automação de seus processos, não deixem de lado a área de Tecnologia da Informação - TI, pois se

esquecida ou preterida há o risco de esse setor, tão importante para assegurar o bom

funcionamento das demais áreas, não atuar em todo o seu potencial como indutor ou facilitador do

crescimento da organização.

Figueiredo (1998), ao analisar a situação da automação identificou, entre outros aspectos,

que o maior benefício com a implantação do processo de informatização é a rapidez, agilidade e

eficiência no atendimento e prestação de serviços, isto é, a otimização das atividades não só com

relação aos usuários, como também no que diz respeito ao controle e formação do acervo,

levantamentos bibliográficos, catalogação, empréstimos, comutação, reclamação de obras em

atraso e processamento técnico.

Outras vantagens da automação de processos:

Unir os bancos de dados separados de vários departamentos em um sistema de informação

comum. O que reduz o número de erros e aumenta a velocidade de processamento de

dados;

Definir, configurar e padronizar indicadores de performance do seu negócio;

Monitorar e controlar seus resultados constantemente, tanto em nível global como de

forma detalhada, auxiliando a tomada de decisões;

Identificar pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação de recursos;

Otimização do processo de produção: encurtando o ciclo de produção, otimizando a carga

do equipamento, minimizando os recursos das ações.

Obter relatórios consolidados em tempo real e um manancial enorme de indicadores

(documentados) extremamente úteis para a gestão;

Reduzir os requisitos de controle através de uma ferramenta automatizada;


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Maior consistência na aplicação das regras de negócio;

Eliminação dos custos com impressões e papel;

Implementação do “workflow” (Fluxo de trabalho), permitindo o estabelecimento de fases

manuais e automáticas nos processos, para a passagem de fases, eliminando erros e

inconsistências de processo.

Sendo assim, a automação de processos permite que as empresas possam projetar, executar,

observar, monitorar e melhorar constantemente os processos de negócio que abrangem todas

fronteiras organizacionais. Os processos de negócio perfeitamente alinhados podem se tornar a

mais poderosa vantagem competitiva de uma organização.

2. Estudo de Caso

Caracterizações da Organização

A pesquisa do presente trabalho tem como base a sede de uma grande organização nacional

do ramo de petróleo e/ou gás que realiza serviços de perfuração e intervenção de poços terrestres e

marítimos a mais de 30 anos no Brasil, localizada no centro da cidade do Rio de Janeiro. A

organização atua com 09 (nove) sondas de perfuração e intervenção em poços terrestres e 08 (oito)

sondas de perfuração e intervenção em poços marítimas, sendo 03 (três) sondas ancoradas, 03

(três) sondas de posicionamento dinâmico e 02 (dois) navios.

Atualmente atuando nos estados do Amazonas, Minas Gerais, Mato Grosso, Rio de

Janeiro, Santos, Espirito Santo e Maranhão, a organização foi certificada no ano 2000 no código

ISO 9001, recebeu em novembro/2008 a recertificação da ISO 9001, a certificação na ISO 14001

e OHSAS 18001, já no ano de 2010 recebeu a certificação nos códigos internacionais ISM CODE

e ISPS CODE.

Mapeamento dos Processos

Controle das revisões dos documentos:


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LINGUAGEM PE Nº TIPO NOME DO PROCEDIMENTO SITUAÇÃO RevisãoData

Revisão

Validade

(anos)Vencimento Revalidar?

Periodo de

Revalidação

06 meses

Vencimento Revalidar?

PT PE 01 MARLogística de Embarque e Desembarque de Pessoal - Unidades Operacionais Marítimas Publicado 2 17-set-10 2 16-set-12 Sim 0,5 17-mar-13 Sim

EN PE 01 MAR Personnel Logistics Maritime Operational Unities 2 17-set-10 2 16-set-12 Sim 0,5 17-mar-13 Sim

PT PE 01 TERLogística de Embarque e Desembarque de Pessoal - Unidades Operacionais Terrestres Publicado 2 28-nov-11 2 27-nov-13 Sim 0,5 28-mai-14 Não

PT PE 02 CORPIdentificação e Inspeção de Elementos da Coluna de Perfuração Publicado 5 20-set-11 2 19-set-13 Sim 0,5 20-mar-14 Não

O processo era realizado de forma manual e controlado em planilha de Excel denominado

Lista Mestre de Documentos do SGI. Era armazenado em um diretório de rede interno da

organização e controlado diariamente por um analista que verificava na planilha o período de

revalidação dos documentos.

Esta planilha continha as seguintes informações:

1) Linguagem (em qual idioma estava escrito o documento);

2) Modelo (qual modelo do documento, exemplo Procedimento de Execução - PE,

Procedimento de Suporte - PS, Documento - DOC, Modelo e Formulário - MF e Procedimento de

Gestão - PG);

3) Numeração (qual é o número do documento);

4) Tipo (onde será aplicado o documento, exemplo Marítimo - MAR, Terrestre - TER);

5) Nome do Documento;

6) Situação (se o documento estava vigente ou obsoleto);

7) Revisão (qual é a revisão do documento);

8) Data da Revisão;

9) Validade (período de vigência do documento);

10) Vencimento (quando expirava o documento);

11) Revalidar? (se o documento necessita de revalidação);

12) Período de Revalidação 06 meses;

13) Vencimento (se o período de revalidação de seis meses do documento expirou);

Conforme modelo abaixo:

Modelo de planilha de controle de documentos do SGI – FONTE Planilha utilizada pela organização

Comunicação para início das revisões:

Quando identificada a necessidade de revalidação, o analista enviava um e-mail para os

responsáveis do documento informando que o período de revalidação iniciou-se. Diariamente o

analista, monitorava as respostas, realizava a mediação entre os responsáveis e verificava a


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formatação do documento, para que após o consenso dos responsáveis e o "OK" de aprovação dos

aprovadores, que deveria ser emitido e registrado por e-mail, o documento era disponibilizado na

rede interna da empresa para consulta.

Comunicação para início das revisões:

Como relatado anteriormente, a gestão dos documentos era feita através de planilha de

Excel verificada periodicamente pelo analista. Por meio do quadro de gestão de documentos do

SGI era possível visualizar quantos documentos estavam para revalidação, válidos e

procedimentos que estavam publicados.

Procedimentos

para revalidar

Procedimento

válidos

Número de

procedimento

publicados

204 175 379 Modelo de quadro de Gestão de Documentos do SGI– FONTE Planilha utilizada pela organização

O controle dos e-mails de aprovação ou reprovação dos documentos:

O controle era realizado através de uma pasta eletrônica disponível no diretório interno do

setor de QSMS Corporativo da organização. Quando era necessário identificar quem aprovou ou

reprovou o documento, a parte interessada enviava um e-mail para o analista que deveria verificar

e disponibilizar a informação.

Controle dos documentos obsoletos:

Os documentos obsoletos eram armazenados em pasta eletrônica denominada

"Documentos Obsoletos" disponibilizados em rede interna da organização, disponível para acesso

no setor de QSMS Corporativo. Quando era necessário consultar as versões anteriores do

documento, a parte interessada enviava um e-mail para o analista solicitando a disponibilização do

mesmo.


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Criação de novos documentos:

Para criação dos novos documentos a parte interessada solicitava ao analista, via e-mail ou

por telefone, um número / aplicação / código disponível, conforme identificado na Planilha

denominada “Lista Mestre de Documentos do SGI”.

Comunicação de uma nova revisão para as partes interessadas:

O analista, após a aprovação, enviava um e-mail comunicando a todas as partes

interessadas (conforme relacionadas ou descritas no documento) que havia uma nova revisão

disponível para acesso e consulta na intranet.

É de responsabilidade do analista o controle de todo fluxo de aprovação e revisão do

documento, controlando e armazenando todo o processo desse fluxo em pastas digitais no

diretório interno do setor de QSMS.

Pontos frágeis deste processo:

1) O processo era centralizado em uma única pessoa;

2) A gestão do processo era fundamentada em planilha de Excel, que fica disponível em pasta

eletrônica, no diretório de rede, do setor de QSMS Corporativo, podendo ser acessado por

qualquer pessoa de dentro ou fora do setor;

3) As colunas e linhas da planilha eram facilmente apagadas, sem que constasse qualquer registro;

4) A planilha, por ser uma versão 2007 do Excel, quando compartilhada em outro computador que

não possuía a mesma configuração, apresentava diversos erros de formatação;

5) A planilha rotineiramente apresentava erros nas fórmulas, sendo necessário reorganizar e

restaurar as fórmulas com frequência;

6) Havendo a necessidade de gerar um novo documento era solicitado ao analista que verificasse

na planilha os números disponíveis;

7) O campo “Nome do Procedimento” era discrepante com o nome descrito no documento;

8) Não constava na planilha os históricos das revisões anteriores, não sendo possível verificar

informações obsoletas.


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Da maneira que era realizada a gestão destes documentos tornava-se frágil e insegura,

dificultando a veracidade das informações, não sendo possível assegurar a fidedignidade das

informações disponíveis na planilha de controle dos documentos.

Durante a realização desta pesquisa foi observado que era grande o índice de retrabalho na

verificação da planilha a fim de confirmar se o que estava disponível para acesso na rede interna

correspondia ao que estava na planilha.

Proposta de Melhoria:

A proposta consiste em desenvolver a automação da gestão e controle dos documentos a

fim de descentralizar e possibilitar aos responsáveis a gestão dos próprios documentos com total

independência no processo, permitindo que os documentos que estão em processo de elaboração,

revisão e aprovação fiquem armazenadas em local seguro e de acesso restrito aos seus

responsáveis, podendo ser visto em qualquer lugar e em qualquer hora, bastando apenas estar

conectado a uma rede de internet. E ainda garantir a integridade das informações e a

rastreabilidade dos históricos, permitindo o fácil acesso a todo fluxo existente e as observações

que foram apontadas por cada responsável durante dota vida do documento. Além de viabilizar a

melhora no fluxo de comunicação através de workflows padronizados, com clareza e

rastreabilidade.

Processo de Automação

Para início do processo de automação foram definidos critérios específicos para

contratação e implantação do sistema de Gerenciamento dos documentos. Os critérios foram

definidos em etapas, buscando maior eficiência na definição e implantação do sistema. Foram

realizadas pesquisas em empresas do mesmo ramo, empresas especializadas em Gerenciamento

Eletrônico de Documentos - GED e bibliografias que tratavam do assunto.

A Metodologia obedeceu aos seguintes critérios

1) A observância tecnológica às diretrizes organizacionais;

2) Capacidade tecnológica e parque computacional existente na organização;


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3) Observação de tecnologias na área de automação de gerenciamento de documentos;

4) Análise de outras empresas com experiências semelhantes;

5) Contatos com fabricantes de software;

6) Visitas a outras empresas para verificar o grau de satisfação, bem como os problemas

detectados quando da implantação, acompanhamento e manutenção dos serviços;

7) Troca de informações com outras empresas do mesmo grupo da organização;

8) Análise da idoneidade das instituições detentoras dos produtos, procurando evitar a contratação

de uma empresa sem histórico e credibilidade no mercado.

Cumprido as etapas anteriores, elaborou-se um instrumento de coleta de dados

encaminhado aos fornecedores de softwares, que contemplava: informações técnicas, capacidade

institucional, capacidade tecnológica, bem como os responsáveis técnicos pelo projeto.

Obtidas as respostas, foram agendadas as visitas técnicas para demonstração com as

empresas e seus produtos. Assim, foram mantidos contatos com duas (02) empresas e analisadas

duas 02 propostas diferentes. Após a realização das visitas técnicas e demonstração dos produtos,

passou-se para as análises técnicas na identificação dos requisitos imprescindíveis e desejáveis que

os produtos deveriam contemplar para atender as necessidades da organização.

Requisitos utilizados na avaliação técnica

1) Acesso simultâneo de usuários as bases de dados;

2) Armazenamento, recuperação e a classificação correta dos caracteres da língua portuguesa:

maiúscula, minúscula, cedilha e caracteres especiais;

3) Arquitetura da rede cliente/servidor;

4) Auditoria no sistema;

5) Capacidade de atualização dos documentos em tempo real;

6) Capacidade de suportar acima de 05 milhões de registros;

7) Compatibilidade com software Microsoft Windows NT;

8) Compatibilidade com banco de dados ORACLE;

9) Disponibilidade de atendimento help desck;

10) Garantia de manutenção e atualização de novas versões;

11) Gestão de base de dados com diferentes documentos;


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12) Gestão de base de dados com diferentes idiomas;

13) Interface amigável e de fácil entendimento;

14) Níveis diferentes de acesso aos documentos;

15) Padrão ISO 9001:2008;

16) Recuperação da base de dados;

17) Segurança dos registros e do gerenciamento dos dados;

18) Senha e login de acesso;

19) Acesso a base de dados via browser Internet/Intranet.

Após a avaliação técnica, definimos os critérios de treinamento e conscientização dos

usuários, instalação e homologação, suporte técnico e manutenção do sistema, inclusão de

documentos obsoletos para atendimento de rastreabilidade da documentação.

Treinamentos e Conscientização

O processo de automação da gestão de controle de documentos possui certa complexidade,

que com a utilização de treinamentos adequados para os usuários poderão ser mitigadas. Não se

trata apenas da implantação de um sistema de gestão e controle, mas de uma mudança de cultura

na organização, que reflete em todas as atividades que envolva o ciclo documental. O treinamento

é um quesito importante no processo de automação, pois habilitará o usuário na utilização do

sistema. Os treinamentos foram definidos por etapas, que são: Cadastro do documento,

Verificação, Aprovação de documentos e Criação de novas revisões.

1) Cadastro do Documento: Possibilita aos usuários a perfeita compreensão da sistemática de

funcionamento do sistema. Capacitando-o a efetuar de forma parametrizada o cadastro da

documentação e a disponibilização para os responsáveis;

2) Verificação e Aprovação de documentos: Possibilita aos responsáveis a perfeita

compreensão de como realizar as verificações e aprovações dos documentos, permitindo

interação entre os responsáveis;


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3) Criação de novas revisões: Possibilita aos usuários o cadastro de novas revisões de forma

padronizada, capacitando-o na criação e descentralização da criação de novas revisões;

Instalação e homologação

Tal qual o treinamento e conscientização, esta etapa é de grande importância. A etapa de

instalação e homologação garantirá a agilidade e segurança na implementação das rotinas, bem

como o acompanhamento, verificação, a validação dos doados e os ajustes conforme parâmetros

estabelecidos nas fases anteriores.

A transmissão de conhecimento é indispensável para o perfeito uso do sistema, para tanto,

deve-se exigir o acompanhamento dos técnicos da instituição para que se evite maiores problemas

técnicos, e dificuldades na instalação do sistema.

Suporte Técnico e Manutenção

É importante firmar contrato de suporte técnico e manutenção preventiva e corretiva do

sistema, se possível contendo os seguintes serviços: correção de erros no software,

disponibilização e atualização de novas versões, e apoio técnico. A manutenção deverá ser feita de

forma a facilitar e reduzir ao máximo o tempo de entregas de identificação dos problemas

técnicos.

Inclusão de documentos obsoletos para manutenção das rastreabilidades

Para esta fase é importante definir critérios para inclusão dos documentos, podendo ser por

meio magnético ou digitação. É importante destacar que esta definição deve estar no escopo do

projeto de implantação do sistema.

3. Conclusão

Após a realização do projeto de automação verificou-se a melhoria significativa da gestão

e controle de documentos. Foi possível observar a melhoria no controle através da diminuição de


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documentos expirados disponíveis para acesso das partes interessadas, a agilidade para criação, o

aumento da comunicação entre os envolvidos na revisão e aprovação.

Verificou-se também um aumento no fluxo de informação circulando em toda organização.

Com a descentralização observou-se o envolvimento de diversas áreas na criação de novos

documentos, possibilitando um grande crescimento na estrutura documental.

Assim concluímos que o processo de automação trouxe para organização ganho

significativo na gestão e controle dos documentos disponibilizados para consulta em seu sistema

de gestão integrado – SGI, contribuindo com a redução de retrabalho, redução de custos, redução

do uso incorreto de informações obsoletas, possibilitando maior agilidade das informações.

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ROMÃO, Luiz - Uma Proposta de Utilização de Sistemas Holônicos em Documentos

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FIGUEIREDO, Nice. Situação da automação nas bibliotecas universitárias. IN: SEMINÁRIO

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SILVESTRE, Guilherme - CARDOS, André REDE de GESTÃO

http://www.informazione4.com.br/cms/opencms/desafio21/artigos/gestao/organizando/0004.html

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