Versión 3.0.0 ISAsoft 3.0.0.0.pdf · Requisitos de hardware y software Para poder instalar y ejecutar ISAsoft en su equipo, debe tener, mínimo, las siguientes características:

ISB SISTEMAS, C.A. GERENCIA DE SISTEMAS

División Farmacéutica

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MANUAL DE USUARIO

( ISAsoft) Sistema de Gestión de Compras para las Farmacias

Versión 3.0.0.0

Revisión: Abril-2017



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Gerencia de Sistemas Manual de Usuario del ISAsoft

Bienvenida ISB Sistemas, le da la bienvenida al Programa Fuera de Línea de Gestión de Compras, fue desarrollado por un grupo de excelentes profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. Nuestro norte consiste en proveer a la Farmacias y Hospitales, una herramienta versátil y completa que contribuya con sus éxitos en la compra de suministros médicos. ISAsoft le permite automatizar las operaciones de gestión de compras de los diferentes productos farmacéuticos que ofrece las diferentes droguerías a sus clientes, la cual se traducirá en disponibilidad oportuna de información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de su empresa. A través del ISAsoft, los clientes podrán visualizar el catálogo completo, ofertas y los productos que acaban de entrar recientemente. Y una vez creado el pedido este podrá ser enviado vía Internet al servidor de correspondiente de cada droguería que se encarga de gestionar la factura.

Documentación del ISBsoft La documentación del ISAsoft contempla el presente manual de usuario. Este manual contiene la información necesaria para poder instalar y configurar el ISAsoft de acuerdo a las características del cliente. Además, por medio de este manual, puede hacer un recorrido por las principales opciones del sistema.

Requisitos de hardware y software Para poder instalar y ejecutar ISAsoft en su equipo, debe tener, mínimo, las siguientes características: · Computador Pentium IV 2.8 MHZ o superior. · 256 MB de memoria RAM o superior. · Monitor SVGA color. · Unidad de CD-ROM o Puerto USB. · Espacio libre en el disco duro: 1 GB. · Microsoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP professional, Windows 7 o Superior. · Microsoft .NET Framework 3.5 o Superior instalado. · Acceso a Internet, sin restricciones de acceso al protocolo FTP. · Descargar instalador desde nuestro portal www.isbsistemas.com.ve

Ediciones del ISAsoft El sistema de gestión de compras ISAsoft, está disponible en (3) ediciones: Trial: es una licencia tipo demo funcional, que se puede bajar de nuestra página www.isbsistemas.com.ve el cual podrá fácilmente instalar y configurar el mismo cliente. Esta licencia funcionara sin ninguna restricción por 30 días continuos. Básica: Una vez vencida la licencia TRIAL, el cliente podrá autenticar la misma comunicándose con Isb sistemas. Profesional: Tiene los mismos privilegios que la Básica, pero el cliente podrá subir el pedido de fallas a nuestro servidor. Al igual cabe resaltar, que la aplicación ISAsoft hace uso del módulo de actualización automática de versión. Esto quiere decir que cada vez que se ejecuta la aplicación el ISAsoft verificara la última versión publicada en el servidor de Isb Sistemas. Si existe una publicación mayor, este le preguntara si desea actualizarla.

http://www.isbsistemas.com.ve/



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CAPITULO 1 Instalación del sistema ISAsoft, el cliente puede bajar el instalador directamente desde la página web www.isbsistemas.com.ve o solicitar el instalador por correo, comunicándose con nuestras oficinas. La instalación está hecha para que el mismo cliente pueda ejecutarla y configurarla, existe un teléfono de contacto que le podría asesorar en caso de dudas.

ISAsoft (Sistema de Gestión de Compras para las Farmacias)

El ISAsoft, es una herramienta que ofrecemos a nuestros clientes para poder realizar sus pedidos desde su farmacia, hospitales, hogar las 24 horas y los 365 días del año. Esta herramienta le ayuda a tomar las mejores decisiones a la hora de realizar las compras, considerando el criterio que el cliente haya configurado. Es una aplicación fácil de utilizar, ya que funciona como la mayorías de los fuera de líneas que poseen las principales droguería del país, pero este le hará su trabajo mucho más fácil ya que toda las información de las distintas droguerías estarán en una sola pantalla, y esta le servirá para poder tomar la mejor decisión a la hora de comprar.

El Instalador de la aplicación ISAsoft, lo pueden bajar de la página www.isbsistemas.com.ve o solicitarlo al representante de ventas. Una vez que ya tengan el instalador, solo deben ejecutarlo.

Ejecutamos el instalador y le damos click al boton siguiente.

Dejamos todo igual y le damos click al botón siguiente nuevamente.





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Confirmamos la Instalación dándole click al botón siguiente.

Barra de proceso de la instalación, solo tardara pocos minutos.



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Click en el botón Cerrar, para terminar la Instalación.

Instalación completada Satisfactoriamente.



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CAPITULO 2 Configuración de la Aplicación Una vez terminada la instalación, El instalador creara automáticamente el icono en el escritorio. Se recomienda antes de ejecutar la aplicación por primera vez tener a la mano la siguiente información:

Datos de la farmacia:

- Rif

- Nombre Fiscal

- Dirección Fiscal

- Teléfonos de contacto de la Farmacia

- Persona de contacto

- Zona geografía (Estado o Ciudad)

- Correo electrónico (Importante ya que por esta vía recibirá la autenticación de la licencia).

Datos de los Proveedores:

- Código asignado por las droguerías a su farmacia. Ejemplo: (5595 Dronena, 16493 Drolanca, etc.)

- Descuentos comerciales medicinas y misceláneos. Ejemplo: (6.00)

- Descuento pronto pago (5.00)

- Descuento internet (1.00)

- Días de crédito

- Monto límite de crédito

- Día de corte

Nota 1: Para COBECA se necesita que conozca el Usuario y Clave que utiliza para entrar a la página web.

Nota 2: Para DROLANCA es necesario que este configurado como cliente Internet. Esto se solicita con el representante de ventas

de Drolanca.

Nota 3: Para Farvenca es lo mismo hay que solicitar un Usuario y Clave, que se necesita para configurar la aplicación.

La Aplicación detectara automáticamente cuando es una instalación nueva,



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Y ejecutará la rutina de configuración de los datos del cliente. Como puede observar en la pantalla siguiente:

Nota: es obligatorio colocar todos los campos requeridos,

Existen ciertas validaciones:

- Los campos no pueden ir en blanco

- Debe agregar por lo menos una droguería

- El correo debe ser válido, ya que el por esta vía recibirá la autenticación de la licencia.

- El código rif debe ser un código valido.

- La licencia otorgada es de tipo TRIAL, solo funcionara por 30 días, después de esta fecha la aplicación dejara de actualizar y

menos enviar pedidos

- Si desea autenticar una licencia FUNCIONAL (ILIMITADA), debe comunicarse a ISB SISTEMAS, C.A.



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Pantalla de configuración de los datos por Droguerías:

Las Droguerías que actualmente funcionan con nuestra aplicación son:

- DN-Dronena (Droguería Nena)

- CB-Cobeca (Comercial Belloso)

- DL-Drolanca (Droguería de los Andes)

- FV-Farvenca (Farmacéutica Venezolana)

- DS-Droguesur (Droguería Medica del Sur)

- DO-Drolago (Droguería del Lago)

- DP-Pulso (Droguería Pulso)

- MM-Metromedica (Corporación Metromedica)

- SA-Drosalud (Droguería Salud)

Existen otras más, que serán agregadas en un corto plazo.

Es importante tener a la mano la información de cada una de las droguerías, tales como Código, Dias, Monto crédito, Corte,

Descuentos comerciales, Descuento pronto pago, Descuento Internet.

Existen drogueras nacionales (Dronena, Cobeca, Drolanca, Farvenca) que tienen centro de distribución a nivel nacional, es necesario

que conozca cual es el centro de distribución para su caso.



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Si tiene alguna duda en el momento puede contactar nuestro soporte a través de teléfono: 0414-645.49.65 o enviarnos un correo

[email protected] y con gusto lo atenderemos.

Una vez configurada todas las droguerías que estén o formen parte del ISAsoft, el instalador enviara la Solicitud de licencia a nuestro

servidor, y en un breve plazo será autenticada la licencia recibiendo un correo con el Usuario y Clave, para entrar a la aplicación.

Recomendamos no entrar a la aplicación hasta no haber recibido el correo de autenticación de la licencia ISAsoft.

mailto:[email protected]



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CAPITULO 3 Manual de Uso de la Aplicación El módulo de verificación de versión le permite al usuario gozar de las mejoras que constantemente se le está haciendo la aplicación en pro de mejorar cada vez nuestro servicio hacia nuestros clientes. Este utilitario se ejecuta antes de correr la aplicación y verifica si existen publicaciones de versiones nuevas. Esto se hace para mantener actualizados a todos nuestros clientes con la ultima version.

Cada cliente tiene asignada un Usuario y una Clave, que será asignada por ISB Sistemas, Debemos entrar con estos parámetros, para luego descarga los catálogos de las droguerías, Cabe resaltar que esta licencia TRIAL solo funciona en la PC donde se envio la solictud, Cada licencia es unica por computadora. Si desea instalarla en ota PC, debe realizar todos los pasos nuevamente. Cada vez que entramos la Apicación ISAsoft, Valida el Usuario y Clave mas el Serial del Disco Duro que deben existir en nuestra base de datos y debe estar vigente su licencia. En el caso de que no exista no te permite entrar, para el caso de que exista pero esta vencida la licencia, solo te deja actualizar la base de datos de ISB Sistemas.



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Pantalla Principal de la Aplicación La pantalla principal del ISAsoft, está conformada por las opciones básicas de toda aplicación Fuera de

Línea (Actualizar, Crear Pedidos, Enviarlos y Descargar Facturas), entre otras funciones.

Los beneficios de la aplicación: - Concentrar los diferentes catálogos en una sola aplicación - Visualización de inventarios y comparación de precios entre droguerías - Monto en ahorro por cada pedidos enviados a las droguerías - Facilidad de visualización de catálogos maestros e incluso solo de droguerías especificas - Criterios de selección de escogencias de productos

o Precios o Inventario o Días de crédito o Preferencias o Preferencia y luego pecios

- Redondeo de unidad solicitadas a la unidad de manejo del bulto. - Consulta de precio con o sin IVA. - Envió de pedidos total o parcial a las droguerías - Módulo de seguimientos de pedidos enviados a las droguerías - Módulo de descarga de la facturas de las droguerías



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- Visualización de las facturas descargados e incluso se pueden imprimir antes de recibirlas - Módulo de envió de correo con las entradas de los productos en línea con las droguerías. - Módulo de generación de envió de fallas automática a las droguerías. - Carrito de compra en la web adaptado a cada uno de nuestros clientes (Desarrollo). - Módulo de Reclamos para algunas droguerías tales como (Droguesur, Drolago, Drosalud, Metromedica,

Pulso). - Integración 100% con la Aplicación Profit Plus. - También realizamos integraciones con las aplicaciones que el cliente lo necesite.

1.- Actualizar Catálogos

La actualización debe hacerse obligatoriamente, ya que así nos aseguramos de que la base de datos está actualizada.

En estos momentos bajamos el catálogo completo, las ofertas y las entradas recientes de los productos de cada una de

las droguerías configuradas.

Una vez finalizada, este dará un mensaje de “Catálogos Actualizado Satisfactoriamente”.



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2.- Sugeridos Una de las principales funciones de la aplicación es la realización de pedidos sugeridos a través de las

estadísticas de ventas. El procedimiento es el siguiente hace un análisis de todos los productos y calcula su VMD (Venta Media Diaria). Una vez calculada la VMD lo multiplica por la cantidad de días de reposición de inventario y así podemos obtener la cantidad de unidades sugeridas.

1.- Directo: Se conecta directamente con su sistema administrativo para realizar el sugerido.

2.- Especifico: Carga del sugerido en distintos formatos

Este tipo de importación presenta 3 tipos de variantes:

2.1.- Importación desde archivo plano con estructura o formato fijo:

- Fila de Inicio: Valor de la primera fila. - Barra: Posición donde inicia y el ancho (normalmente son 13 dígitos). - Descripción: Posición donde inicia y el ancho (No es prescindible). - Cantidad: Posición de inicio de la cantidad a solicitar. - Cantidad punto de Pedido, o si el cliente tiene una traza con la existencia del inventario, el sistema

puede procesar solo las cantidades igual a cero o menor a una cantidad específica y solicitar inicialmente una cantidad especificada por el cliente.



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2.2.- Importación desde archivo plano con estructura o formato variable con carácter delimitador: 2.3.- Importación desde archivo Excel: Este tipo de importación es una de la más utilizadas ya que la mayoría de las aplicaciones administrativas generan reportes que se pueden exportar a formato Excel. Lo que se necesita es un reporte con los siguientes campos (Barra, Descripción, Cantidad)

- Fila Inicio: Indica la Fila de Inicio. - Barra: Numero de la columna barra. - Descripción: Numero de la columna de descripción del producto. - Cantidad: Numero de la columna cantidad. Este valor puede ser el punto de pedido o el inventario real

del cliente. Si es el inventario podemos decirle o parametrizar para que le asigne una cantidad a pedir de un valor asignado por el cliente.

3.-Pedido Exportado: Podemos Importar un pedido previamente exportado desde la misma aplicación, la finalidad de poder hacer

una exportación y luego una importación, es que podemos manipular de una manera mucho más fácil y cómoda el pedido desde Excel, En Excel podemos eliminar renglones, agregar y modificar las cantidades a solicitar. Grabamos el pedido en formato Excel y luego lo importamos al ISAsoft.



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3.- Fallas Cada vez que se realiza un pedido desde un sugerido el ISAsoft crea automáticamente un archivo de

fallas (estos son los productos no encontrados en la lista de proveedores). Este archivo de fallas se puede convertir en cualquier momento en pedido. Y este a su vez generara otro archivo de fallas de las fallas.

Al igual que el módulo de sugerido y pedidos las fallas pueden ser editadas y ser modificados. Cabe

resaltar que las fallas pueden ser subidos al internet a nuestro servidor de ISB para procesarlas en forma automática, cada vez que encuentra algún producto que este dentro de esta falla generará una pedido automático.



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4.- Pedidos Este es el corazón de la aplicación, ya que aquí es donde se generan los pedidos, se pueden generar todos los pedidos que el cliente desee, y estos se colocaran en la bandeja de salida que es donde

luego se enviaran a cada una de las droguerías.

Pantalla principal del módulo de pedidos

Los pedidos se pueden realizar en forma manual, esto quiere decir buscando los productos bien sea por descripción o referencia. También podemos buscar de la tabla de productos general, tabla de ofertas o de entradas. Los pedidos se pueden grabar y modificar todas las veces que se deseen antes de enviarlos a sus respectivos proveedores. Los pedidos enviados también son respaldados y guardados para análisis de estadísticas de productos pedidos, en esta pantalla podemos modificar, eliminar, consultar y enviar los pedidos. - La búsqueda de los productos es por descripción, una vez de terminar de teclear presionamos <ENTER> y el

sistema ISAsoft, lo buscara en la base de datos. El criterio de búsqueda es de forma que contenga la palabra (por defecto, también se puede cambiar que comience, e incluso buscar por barra y se desea por principio activo).



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- Otra forma de búsqueda es invocando los catálogos (Completo, Entradas, Ofertas), Se puede buscar por el catalogo Maestro, o por cada una de las droguerías configuradas.

- En esta pantalla podemos observar el monto en bolívares del ahorro del pedido.

- También podemos observar el monto total del pedido, e incluso por droguerías Una vez encontrada todas las descripciones que contenga la palabra a buscar. El ISAsoft mostrara una tabla como la siguiente:

En esta pantalla, podemos seleccionar un producto al presionar <ENTER> o Presionar el Botón de Aceptar, para cancelar presionamos el de Cancelar. Selección múltiple, presionando las tecla <CTRL> o <SHIFT> con las flechas de desplazamiento se marcan varios productos con la particularidad de pedir la misma cantidad de unidades para distintos productos seleccionados.



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En la columna de pedidos, podemos colocar la cantidad que de desea solicitar por cada producto, En la casilla de descripción podemos hacer una búsqueda dentro de la tabla que comience o contenga la descripción, también podemos hacer un filtro en la tabla por laboratorios. Una vez indicadas las cantidades, el ISAsoft buscara la mejor opción según el criterio de selección configurado y lo agregara al pedido maestro. Pantalla de búsqueda por catálogo (Completo, Entradas, Ofertas)

Trabaja al igual que la pantalla anterior, podemos marcar selección simple, múltiple o colocar la cantidad directamente en la columna cantidad. El ISAsoft se encargara de buscar la mejor opción según el criterio de selección configurado. Cabe resaltar que la aplicación ISAsoft trabaja en 2 modalidades en esta pantalla 1.- Modalidad Maestro, compara y busca mejor precio entre los proveedores. La ventaja consultar o buscar en esta modalidad es que busca en el consolidado de todos los proveedores e inclusive compara y sugiere el mejor precio de la consulta.



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2.- Modalidad Individual por droguerías, si estamos dentro de una carpeta de una droguería el ISAsoft buscará el producto en esa pantalla sin comparar ni buscar mejor precio. En este caso se dice que estamos forzando el pedido a un proveedor específico.

Guardar: Esta opción le permite guardar el pedidos, este pedidos es guardado en la carpeta de la aplicación Cabe resaltar que creara un pedido maestro, y uno por cada proveedor en el formato especial que le corresponde. Catálogos: Por medio de esta opción el cliente podrá ver el listado completo de los productos de la tabla maestra o si se desea un de una droguería especifica. Ofertas: Solo podrá ver los productos que gozan de algún tipo de descuentos adicional, pre-empaque, etc. De la tabla maestra o si se desea de una droguería especifica. Entradas: Esta opción es muy importante ya que le indica a los clientes los productos que acaban de entrar al inventario. Muestra en la tabla maestra o si se desea en una droguería especifica. Exportar: Esta opción le permite exportar el pedido a un archivo Excel, para poderlo manipular y volverlo a cargar si se desea.



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Consulta: Esta opción muestra el cálculo completo del precio del producto mostrando el precio mayor y menor e incluso el ahorro.

Modificar: Por medio de esta opción es posible modificar la selección de las droguerías e incluso la distribución de las unidades a solicitar.



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Distribución: Por medio de esta opción es posible consultar el inventario del producto por proveedor, código interno, descripción al igual que indica el precio. Calculando el costo promedio más la suma total del producto Entre los proveedores.

Estadísticas: Por medio de esta opción nos permite ver el comportamiento por mes en unidades de las compras y ventas del producto. Al igual de información importante que nos ayudara para la toma de decisión. En la casilla de días podemos colocar la cantidad de días de reposición y este nos dirá las unidades de sugerencias para el pedido.



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5.- Descargas: Esta opcion tambien le permite mostrar las factura por rango de fechas, esto hace que podamos filtrar y descargar solo las facturas que se desea. Las descargas es por proveedor, solo para aquellos proveedores que publican sus facturas en internet. Seleccionamos el proveedor: Seleccionamos el rango de fecha y nos mostrara un listado de facturas podemos visualizar y descargar la factura. Para procesarla posteriormente.



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Ver factura: Podemos ver una copia de la factura e incluso imprimirla. 6.- Facturas: Una vez descargada las facturas la podemos visualizar y verificar antes de procesarlas y colocar en la modulo de compras de su sistema administrativo.



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Esta opcion es muy util y hara muy facil y rapida la carga de las facturas al modulo de compras, una vez de cargada las facturas este llenara el lote y fecha de vencimiento de cada una de los productos. Una vez de procesada la factura el ISAsoft, cambiara el estado de los productos que estaban en enviados pasarian a recibidos estos es importante para el analisis de estadisticas de los productos enviados a los proveedores. Cabe resaltar que si no se descarga y procesa las facturas, los productos que estan en estado de enviados seran liberados automaticamente a los dias que se haya configurado la aplicación por defecto es a los 7 dias.

Una vez que seleccionamos la factura descargada, existe la opción de revisar este nos indicara los productos de la factura que no estan registrados en nuestro sistema administrativo. Modificar: no permite buscar los productos que no estan registrados y verificar si en verdad no existen. Puede darse el caso que si exista pero no tiene referencia. F2 ->Modificar referencia: Es util para cambiar la referencia desde el ISAsoft y no tener que ir su sistema administrativo para hacerlo. Atraves de esta opcion podemos depurar nuestra base de datos y colocarle la referencia a cada una de los productos de la facturas.



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Procesar: Envia o carga la factura a su modulo de compra de su sistema administrativo.



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7.- Análisis: El analisis nos permite comparar nuestros precios de ventas con respecto a los costos de nuestros proveedores y asi mostrarnos un semafaro, para sugerirnos cambios de nuestros precios de ventas y hacer mas rentable la utilidad de los productos. 8.- Seguimientos: Cada pedido creado coloca los productos en estado pendiente, una vez enviados el estado cambia a enviados, si la factura es procesada por el ISAsoft los produtos cambiaran su estado a recibidos. Si por el contrario el produto no fuer recibido o la factura no e proceso por el ISAsoft estos productos pasaran a ser liberados automaticamente a los que cumplan los dias configurados de liberacion de productos.



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9.- ISAfallas: Debido a la excases de medicamentos que existen hoy en dia en nuestro pais, esta opción es muy util debido a que podemos subir un archivo de fallas al servidor de ISB y generar pedidos automaticos cuando algunos de estos productos entren al inventario de los proveedores, Cabe resaltar que esta opción solo esta disponible para versión profesional. Sincronizar: Descarga el pedido de fallas que este en el servidor de ISB. Subir: Sube el pedido de fallas al servidor, si existiera un pedido este sería reemplazado. Borrar: Elimina el pedido de fallas, si no hay ninguno no para nada. Agregar: Útil para agregar un renglón al pedido, es importante colocar la referencia correcta, la descripción es solo referencial. Importar: Es ideal para carga masiva desde los pedidos de fallas que tengamos en el momento. Catálogo: Búsqueda directa desde el catálogo de productos.



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10.- Parámetros generales: Es importante saber muy bien cada una de las opciones que aparecen a continuación. Ya que el comportamiento puede variar si no se configura adecuadamente. Si tiene alguna duda recomendamos comunicarse con un soporte de la aplicación. Existen 2 opciones relevantes en esta pantalla, una es la clave de la página web de Dronena que por seguridad cambia cada cierto tiempo, cada vez que eso ocurra tienes que entrar en esta opción y cambiarla y darle al botón de probar y luego grabamos. La otra opción es la activación de la notificación de entradas de productos, y la frecuencia de verificación de entradas por defecto es 1 minuto.

Una de las mejora de esta versión es que puede trabajar con tablas Access o Tablas Sql. Por defecto trabaja con tablas Access. Para realizar el cambio debe hacerlo por esta opción, pero debe primero conocer o crear el usuario de conexión para que la aplicación pueda crear las base de datos en SQL.



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11.- Configuración: Está compuesta por la configuración general, configuración de los proveedores y configuración de licencias. Cabe resaltar que esta configuración no se puede modificar en el cliente ya que está centralizada en nuestro servidor. Si desea incorporar o realizar algún cambio debe ser notificado a ISB Sistemas. 12.- Inventario: Es ideal para ver el listado de productos de nuestro inventario, para realizar toma de inventario. Este reporte se pueder llevar a excel y e incluso se puede modificar el campo de area del producto directamente desde el ISAsoft al igual de los valores minimo y maximo



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Habladores: Es este mismo listado marcamos los productos para generar su hablador. Estos son generados en un archivo escel como se muestra en la siguiente pantalla. 13.- Preferencia: Podemos seleccionar el orden de preferencias de nuestros proveedores, si deseamos utilizar la carga de las facturas al modulo de compras debe configurar el codigo del proveedor asociandolo al proveedor. Pimero debe seleccionar el proveedor y luego buscamos en la tabla de proveedores en el boton de buscar.



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Realizado por:

ISB Sistemas, C.A.

J-404024212

Copyright © 2013-2017

Desarrollado: Ing. Mauricio Blanco.

Mail: [email protected] – [email protected]

Web: www.isbsistemas.com.ve

Teléfono: (0261)211.85.09 – (0414)645.49.65

Fecha: Abril-2017

mailto:[email protected]

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