Versão 3 abril de 2017

A Confederação Nacional das Empresas de Seguros Gerais, Previdência Privada e Vida, Saúde Suplementar e Capitalização – CNseg, tem como missão:

congregar as principais lideranças do mercado segu-rador brasileiro, coordenar ações políticas, ze lar pelas boas prát icas , elaborar o planejamento estratégico do setor e representar o segmento perante o Governo, a so-ciedade e as entidades nacionais e internacionais.

A CNseg, na condição de entidade de representação do mercado se-gurador no Brasil, congrega as federações associativas de Seguros Ge-rais – FenSeg, de Previdência Privada e Vida – FenaPrevi, de Saúde Suplementar – FenaSaúde e a de Capitalização – FenaCap.

Entre os objetivos da CNseg, podemos destacar a crescente participação do mercado segurador na economia brasileira; o incentivo e a adoção de práticas e condutas que distingam esse mercado; o incentivo à pesquisa e à criação de conhecimento no setor; a contribuição para o aprimoramento do marco regulatório, auxiliando os órgãos reguladores; e o fortalecimento do setor em todos os seus segmentos.

Para buscar o pleno exercício de sua missão e a consecução de seus objetivos, a CNseg conta com Comissões Temáticas, que desenvolvem estudos téc-nicos e análises do ordenamento jurídico e da regulamentação do setor, cu-jos resultados redundam em guias de boas práticas para as empresas do mercado segurador brasileiro, na consolidação de dados estatísticos para análises das distintas vertentes do negócio e, principalmente, em refe-rências para a orientação dos clientes de produtos de seguros. Entre as comissões constituídas está a Comissão de Recursos Humanos, de cujos esforços esta Cartilha sobre o eSocial é parte importante.

Introdução

Objetivo

Entenda um pouco mais!

Benefício para o Empregado

Saneamento de dados

O que muda?

Pontos de Atenção

Mudança de Cultura

Grupo de Trabalho eSocial - Participantes

Esta Cartilha é uma iniciativa da Comissão de Recursos Humanos da CNseg, a

qual contém importantes informações que visam apoiar as empresas do setor

segurador durante a fase de preparação para o novo cenário que o eSocial,

sistema que unificará todas as informações da vida profissional do emprega-

do, proporcionará a partir de sua implementação.

Este documento está disponível nos formatos .pdf e .doc no portal da CNseg,

de modo a permitir que as empresas do mercado segurador façam o download

e o customizem, permitindo a inserção de informações específicas e as suas

respectivas cores e logomarcas, de acordo com as suas identidades visuais,

possibilitando distribuí-lo internamente para seus empregados.

Finalmente, a CNseg deseja registrar seus agradecimentos aos membros da

Comissão de Recursos Humanos, em especial aos participantes do Grupo

de Trabalho Relações Trabalhistas com foco no eSocial, que se empenha-

ram e se dedicaram à tarefa de analisar os principais aspectos do projeto,

destacando os Pontos de Atenção, os quais foram transferidos a esta Carti-

lha, contribuindo, assim, para mitigar os impactos advindos deste novo sis-

tema de troca de informações entre as empresas e as distintas entidades do

Governo Federal.

Rio de Janeiro, 3 de abril de 2017

Patrícia Quirico Coimbra Presidente da Comissão de Recursos Humanos

CNseg

Marcio Serôa de Araujo Coriolano Presidente

CNseg

Esta Cartilha é destinada aos profissionais das empresas

do mercado segurador e tem como objetivo descre-

ver as principais alterações decorrentes da im-

plantação do eSocial, assim como reforçar a

necessidade de parceria das áreas envolvi-

das, permitindo uma tranquila transição

durante e após a implantação.

É de fundamental importância que estas

informações sejam compartilhadas, espe-

cialmente entre os responsáveis pela ges-

tão dos processos aqui mencionados, as

quais trarão impactos e benefícios, diretos

ou indiretos. Estamos atravessando um

momento de mudanças e os cronogramas

do Governo podem ser alterados, mas o

momento de regularizar, aprimorar processos

e compartilhar informações é agora!

O eSocial é uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, do Instituto Na-

cional do Seguro Social, do Ministério da Previdência, do Ministério do Traba-

lho e da Receita Federal do Brasil, com o objetivo de unificar todas as

informações da vida profissional do empregado. Por isso é importante que o

assunto seja bem compreendido e que todos permaneçam atentos às mu-

danças decorrentes de sua implantação. A partir de agora, você profissional,

terá um papel importante no alinhamento das informações junto à área de Re-

cursos Humanos.

A partir do lançamento do eSocial pelo Governo, empregados e gestores de

todas as empresas devem estar totalmente alinhados com as ocorrências e

reportá-las imediatamente para área de Recursos Humanos, que terá um

cronograma a seguir junto ao Governo.

Estima-se que o eSocial entre em vigor em janeiro de 2018 para as empresas

que faturam mais de R$ 78 milhões e a partir de julho de 2018 para as demais,

conforme a Resolução nº 7, de 16 de março de 2016, do Comitê Diretivo do

eSocial.

Afinal, o que é o eSocial? A proposta do governo brasileiro por meio do eSocial é unificar a prestação das

informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados, padronizan-

do a transmissão, validação, armazenamento e distribuição aos órgãos e entida-

des, assim como melhorar o controle do recolhimento dos tributos.

O novo sistema também tem como objetivo viabilizar e garantir os direitos

previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações e

aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciá-

rias e dos empregados.

O eSocial reunirá todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos

da relação trabalhista e previdenciária, e demais informações relevantes sobre o

contrato de trabalho. A centralização trará ganhos tanto para quem envia — por

meio da redução da burocracia envolvida — quanto para o Fisco. Para o Governo,

a entrega única facilitará sobremaneira a busca e crítica de irregularidades, tais

como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

Todas as informações, desde o momento da contratação até a rescisão con-

tratual do empregado, serão reportadas ao Governo via o sistema eSocial.

Entre as informações que deverão ser enviadas estão incluídas as referentes

ao registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, horas extras,

pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, os

afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimentos de con-

tribuições previdenciárias, os depósitos de FGTS, as retenções, os exames

médicos etc.

Será exercido também maior controle sobre a saúde e segurança do trabalha-

dor, bem como os afastamentos e doenças laborais, que deverão ser decla-

rados quase de maneira instantânea quando a empresa tomar conhecimento

de tal fato.

Além disso, o eSocial também incluirá a transmissão das informações refe-

rentes a trabalhadores sem vínculos empregatícios, tais como, estagiários,

autônomos e diretores estatutários. Com o eSocial, todo e qualquer tipo de

serviço contratado entre pessoa jurídica e física será formalizado pelo siste-

ma, o que inclui das grandes organizações ao empregador doméstico.

São classificadas em três tipos:

TIPO 1 Eventos iniciais e de tabelas

Carga inicial dos dados da empresa e dos seus

empregados.

TIPO 2

Eventos não periódicos

Os arquivos serão gerados e transmitidos na medi-

da em que ocorrerem os eventos, observando os

prazos legais, ou seja, é uma ação ou situação ad-

vinda da relação entre empregador e empregado,

como por exemplo, admissão, alteração de salário,

exposição a agentes nocivos etc.

TIPO 3

Eventos periódicos

Detalhamento das informações constantes na folha

de pagamento e outras informações tributárias,

trabalhistas e previdenciárias dos empregados, por-

tanto, o envio dos dados será composto de diver-

sos arquivos, variando de acordo com o conteúdo

de cada empregador.

O eSocial é uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas. To-

dos os eventos da vida profissional de um cidadão devem ser registrados.

Por meio do eSocial, esses eventos serão guardados de uma forma mais

segura pelo Estado, assegurando seus efeitos jurídicos. Por este processo, a empresa realizará o saneamento de dados por meio

de um sistema específico e será verificado se existe alguma inconsistên-

cia na documentação do empregado (CPF, PIS, nome, data de nasci-

mento). Por exemplo, se a pessoa se casou e alterou o nome e, não

informou ao RH da empresa, este será um motivo de inconsistência de

dados. Para os empregados ativos, caso haja alguma inconsistência nos dados, a

empresa deverá verificar o procedimento para a regulariza- ção, de modo a

que a transmissão dos dados não gere inconsistências. Por isso, a partir do momento em que o eSocial estiver vigente, no pro-

cesso de admissão do empregado será verificado se a documentação es-

tá regular, pois somente desta forma a contratação poderá ser efetivada

e reportada corretamente para o eSocial.

Estes foram alguns aspectos que foram considerados importantes. Em

breve você poderá receber mais informações.

A importância de ter sua documentação em dia!

Desde já é importante que as empresas realizem um trabalho de sanea-

mento dos cadastros de seus trabalhadores, ou seja, uma retificação das

informações que constam nos arquivos da empresa.

Caso um trabalhador tenha informado o

PIS, o CPF e seus dados cadastrais de

forma incorreta, no momento em que es-

tes dados forem enviados via eSocial, os

mesmos serão criticados e gerarão er-

ros, impedindo o envio destas informa-

ções e consequentemente trazendo

riscos trabalhistas e legais ao empre-

gador. Sendo assim, torna-se crucial que

as empresas realizem o saneamento

dos seus cadastros e os mantenha

permanentemente atualizados e corre-

tos.

Já está disponível no sítio do eSocial

(http://www.esocial.gov.br/QualificacaoCadastral.aspx) a consulta da Quali-

ficação cadastral on-line ou em lote.

Admissão de Empregados

Foi criado pelo Governo a pré-admissão onde o empregador

deverá enviar o nome, o CPF e a data de admissão com até 30

dias de antecedência e 24 horas antes da data de admissão.

Para concluir o processo de contratação de novos empre-

gados, será necessário que a área de recrutamento e sele-

ção envie a documentação do candidato e o seu atesta-

do de saúde ocupacional – ASO, classificado como apto, e

seus dados trabalhistas para o ambiente do eSocial até o

início do envio da folha de pagamento.

Folha de Pagamento

O procedimento atual para a Folha de Pagamento não

sofrerá mudanças, pois a entrega das informações conti-

nuará a ser feita com antecedência, respeitando o crono-

grama mensal já praticado pelas empresas.

Fazer o “ de /para” da tabela de rubricas com a tabela

de eventos /verbas da empresa , pois possíveis mudan-

ças acarretarão aumento da carga tributária.

O envio da folha de pagamento deverá ser feito até o sé-

timo dia do mês subsequente.

Alterações Salariais

Para alterações salariais, as informações deverão ser antes do

início do novo salário, atentar para os exames de troca de

função no caso de ser obrigado a fazer novo ASO. Não serão

efetuados pagamentos retroativos aos empregados em ne-

nhuma circunstância, evitando, assim, a formação de passivo

trabalhista.

Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT

Em caso de Acidentes de Trabalho, as informações do

empregado deverão ser transmitidas pelo eSocial, no dia

da ocorrência, de modo a poder cumprir a obrigação le-

gal de 24 horas para a sua comunicação.

Prestadores de Serviço

Será necessário o cadastro no eSocial para trabalha-

dores sem vínculo empregatício, como é o caso dos

autônomos. As informações deverão ser enviadas ao

setor responsável no ato da emissão do Recibo de

Pagamento de Autônomo – RPA.

Prestadores de Serviço (continuação)

No caso dos corretores de seguros que sejam enquadrados pelas seguradoras como autônomos, deverão ser informados os seguintes dados:

Nome do Trabalhador Data de nascimento nº do CPF nº do PIS CBO Quantidade de dias trabalhados

Afastamentos de Empregados

Os afastamentos por motivo de doença devem ser

reportados, inclusive aqueles inferiores a 15 dias,

portanto é importante informar imediatamente à

área de RH quaisquer casos de afastamento da

sua área. Atestado de até dois dias de afasta-

mento terá seu envio opcional, mas caso use para

afastamento ao INSS terá que fazer o envio.

Desligamentos

Para desligamentos, o envio das informações

(documentação devidamente assinada pela em-

presa e pelo empregado e ASO como apto)

deverá ser realizado em até 10 dias da ocorrência.

Já nos casos de aviso prévio trabalhado e término

de contrato por prazo determinado, as informa-

ções devem ser enviadas no dia seguinte à data

de desligamento.

Cargo e Atividade Desempenhada

Os dados dos empregados que trabalham na empresa

deverão ser complementados. A partir da implantação

do eSocial, o cargo, a função e as atividades desempe-

nhadas deverão ser descritas conforme o exemplo indi-

cado a seguir:

Analista Pleno

de Marketing e

Comunicação

O

Analista Pleno de Marketing e Comunica-

ção é o responsável em atuar no plano de

comunicação mercadológica da compa-

nhia, abrangendo produção

de campanhas publicitárias, materiais

promocionais, a fim de dar visibilidade às

marcas e apoiar ações de venda aprovadas

pela diretoria como prioritárias para a es-

tratégia do negócio.

Pontos de Atenção

De acordo com a legislação em vigor, no caso de férias, tanto individuais,

quanto coletivas, o envio de informações deverá ser feito com 30 dias de

antecedência ao período de gozo de férias. No entanto, sugere-se que os

profissionais antecipem a informação sobre a programação de férias com até

45 dias, de modo a possibilitar à área de RH prestar as informações necessá-

rias aos órgãos competentes.

Mencionar que 80% das informações provêm da folha de pagamento.

Definir o responsável pelo envio das informações de cada área; definir um

responsável geral na empresa pelo “Projeto eSocial”.

As empresas devem levantar e avaliar a questão das multas e juros caso os

processos sejam descumpridos.

Avaliar os atuais cronogramas da área (admissão, férias, folha de pagamen-

to, demissão etc.).

Avaliar se os formulários (admissionais, declaração de encargos de família

para fins de imposto de renda etc.), atendem às necessidades do eSocial.

Alterar o fluxo do processo de conferência de documentos de candidatos

que normalmente ficam com a equipe de Administração de Pessoal para

equipe de Seleção, pois o candidato que não tiver qualificação cadastral não

poderá ser aprovado.

Avaliar na empresa quem será(ão) o(s) responsável(eis) por enviar os arqui-

vos no formato .xml e solicitar a compra ou liberação do certificado digital

(e-CPF) – processo que pode e deve ser feito com antecedência.

Criar novos procedimentos de conferências internas (folha de pagamento,

férias, alterações salariais etc.), pois além das conferências de rotina deve-se

realizar a conferência dos processos de eSocial (envio de arquivo no formato

.xml, retornos etc.).

Verificar como ficarão as particularidades das empresas: adiantamentos an-

tes do fechamento da folha de pagamento, desoneração etc.

Envolver as áreas de Comunicação e/ou Marketing, Compliance e de Controles

Internos no processo de implementação do eSocial. A participação desses profis-

sionais é importante no processo de avaliação dos riscos envolvidos, bem como

na análise de possibilidades de mitigação dos mesmos. Também contribuirão de

forma a assegurar o cumprimento dos requerimentos legais.

Também devem ser envolvidas as áreas diretamente relacionadas, isto é,

todas as áreas de RH, Tributos, Segurança da Informação, TI, Suporte e Jurídico.

Questionar as áreas de TI para avaliarem se a atual estrutura de servidores

irá suportar o sistema de mensageria (por exemplo: será gerado, no mínimo,

um (1) arquivo .xml para cada CPF).

Montar plano de comunicação às áreas / gestores.

Envolver a TI e a área de Segurança da Informação em relação às liberações

de firewall etc., para envio dos arquivos .xml.

Cadastros diferenciados: diretor estatutário, estagiário, sócios e proprie-

tários etc.

Penalidades: a não observância do disposto na norma que tratará do

eSocial, implicará aplicação de penalidades, definidas por ocasião de

sua publicação.

Durante o ano de 2016, a Comissão de Recursos Humanos identificou e anali-

sou os aspectos culturais das companhias que mais sofrerão impacto após

entrada em vigor do eSocial.

Qualificação Cadastral

Realizar checagem de Qualificação Cadastral pela própria empresa, mesmo

que realizada por consultoria externa

Promover censo para que os empregados possam retificar espontanea-

mente seus dados - Ao realizar o censo, evita-se o encaminhamento dos dados aos órgãos

públicos (CEF, Correios e RFB) sem necessidade.

Intensificar a divulgação dentro da companhia a fim de vencer o obstáculo

cultural para implementação do eSocial

Qualificar novos empregados na admissão - Caso o novo empregado não seja

qualificado antes da admissão, deverá sê-lo até o envio da folha (o evento s-1200), cujo prazo

é o dia 07 do mês seguinte.

Pode-se avaliar também a transmissão da obrigação da qualificação ao empregado, po-

rém é necessária a conscientização de que não se trata de um empecilho do RH, mas de uma

necessidade da empresa em virtude do eSocial.

Qualificar os prestadores antes da prestação do serviço - Os prestadores não

têm convívio diário com a empresa, sendo mais difícil coletar suas informações.

CBO

Utilizar títulos diferenciados para os cargos – É importante não utilizar o mesmo

título para vários cargos, discriminando com maior precisão a função exercida

FÉRIAS

Planejamento de Férias - O planejamento não é indispensável, entretanto, deve-se le-

var em consideração que o empregado deve ser informado do período das férias com, no mí-

nimo, 30 dias de antecedência.

O eSocial não impedirá que a movimentação seja feita fora do prazo (com menos de 30 di-

as), mas este descumprimento de prazo será registrado e poderá gerar implicações.

Aprovação de Férias fora do prazo – Sugere-se que o responsável pela aprovação

seja o executivo da área, já que ele poderá avaliar o passivo no descumprimento do prazo.

Fracionamento de férias – É importante atentar para o fato de que a previsão legal é

de que o fracionamento seja excepcional, sem, entretanto, definir os limites desta excepcionali-

dade.

HORAS EXTRAS

Descumprimento do limite mensal – Entende-se que o total de horas extras mensais

enviadas ao eSocial pode ocasionar fiscalização pelo descumprimento do limite de 2 horas ex-

tras diárias, devendo ser monitorado o respeito a este limite.

AFASTAMENTO E SAÚDE OCUPACIONAL

Terceirização do serviço de saúde ocupacional e Responsabilidade pelo en-

vio de informações - Deve-se atentar para como será feita a transmissão do XML para o

eSocial no caso de terceirização. Há a discussão no GT Confederativo se é possível que a terceira

receba a subprocuração e envie diretamente ao eSocial, ou deve enviar para a empresa tomado-

ra, que encaminhará ao sistema. É necessário manter relação estreita com o prestador.

Atendimento das demandas de saúde ocupacional em meio eletrônico – É

necessário que a companhia esteja preparada para atender as demandas no meio eletrônico, ou

seja, se os processos estão devidamente automatizados.

Objetivo da função e saúde ocupacional – Deve-se atentar para que haja relação

entre a descrição de cargos e o sistema de saúde ocupacional.

Coerência de informações de saúde com o sistema de folha de pagamento

- com o eSocial em vigência não será possível o envio de informações incompatíveis, razão pela

qual é importante a integração dos sistemas de folha e de saúde.

Exame de mudança de função - o exame deve ser feito até um dia antes da troca, ou

seja, na grande maioria dos casos no mês anterior à mudança, e o prazo para lançamento no

eSocial se esgota no dia 07 de cada mês.

Registro dos documentos de condições ambientais em sistema integrado –

é importante automatizar o processo de exportação/importação das informações dos documen-

tos obrigatórios de condições ambientais de trabalho.

Prazo para notificação de acidentes de trabalho – as companhias devem se aten-

tar ao cumprimento do prazo de 24h previsto na legislação para notificação de acidentes de

trabalho.

Prazo para entrega de atestado médico – entende-se que a determinação de prazo

para apresentação do atestado por meio de norma pode isentar a empresa de retificação de

pagamentos que teriam reflexos no eSocial.

Importação de atestado - O leiaute do eSocial pede informações do atestado. Por isso

é importante que seus dados sejam cadastrados em sistema que permita importação para o

eSocial

Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização)

Nome Empresa

Ana Beatriz Zão Zurich Brasil Seguros Andréia

Angelo Bessa Liberty Seguros

Antonio Teles de Medeiros Bradesco Seguros

Edson Pereira Martins Allianz Seguros

Eliana Bolonhezi Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais

Eliane Brandão SulAmérica Seguros

Eliza Tieme Tamayose Hagiwara Tokio Marine Seguradora

João Paulo Noronha Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre

Joselia Silva Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais

Luciana Varandas Azul Seguros

Marcelo Soares Seguradora Líder-DPVAT

Marcos Aguieiras SulAmérica Seguros

Mauri Junior Tokio Marine Seguradora

Olimpio Fregonezi Jr. Virginia Surety Cia. de Seguros do Brasil

Selma Xavier dos Santos Bradesco Seguros

Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização)

Nome Empresa

Adriana Santini Metropolitan Life Seguros e Previdência Privada

Ana Beatriz Zão Zurich Brasil Seguros

Andréia Angelo Bessa Liberty Seguros

Antonio Fernando Vilela Pedroso Bradesco Seguros

Daniela Negreiros Icatu Seguros

Edson Pereira Martins Allianz Seguros

Eliane Brandão SulAmérica Seguros

Fábio Nascimento Capemisa Seguradora

Flavia Oliveira Gomes Azul Seguros

Josélia Silva Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais

Luiz Alexandre Dutra AIG Seguros

Luiz Gustavo Simão Chubb Seguros

Marcelo Marçal Soares Seguradora Líder-DPVAT

Marcia Veloso Goulart Mongeral Aegon Seguros e Previdência

Marcos Antonio Andrade da Silva Unimed Seguradora

Mauri Lima dos Santos Junior Tokio Marine Seguradora

Priscila Gosler Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre

Selma Xavier dos Santos Bradesco Seguros

Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização)

Nome Empresa

Ana Lucia Sant’Anna Generali Brasil Seguros

Andréia Angelo Bessa Liberty Seguros

Antonio Fernando Vilela Pedroso Brasilprev Seguros e Previdência

Eliane Brandão SulAmérica Seguros

Fábio Nascimento Capemisa Seguradora

Isabella Silva AIG Seguros

Josélia Silva Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais

Juliana Begnami Argo Seguros

Kaleb Machado GRUPO SEGURADOR BANCO DO BRASIL E MAPFRE

Luiz Alexandre Dutra AIG Seguros

Marcelo Marçal Soares Seguradora Líder DPVAT

Marcelo Santos Pan Seguros

Mauri Lima dos Santos Junior Tokio Marine Seguradora

Nilton Sales Itaú-Unibanco

Ralfe Fernandes SulAmérica Seguros

Sandro da Costa Moreira Brasilcap Capitalização

Selma Xavier dos Santos Bradesco Seguros

Caso haja alguma dúvida sobre o eSocial, visite

www.cnseg.org.br/eSocial