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Planejamento da 6ª edição do Madrugadão Feevale.
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Planejamento do 6º Madrugadão Feevale1
Fernanda HAUBERT2
Raona NUNES3
Caroline Delevati COLPO4
Rosana Vaz SILVEIRA5
Christine Bahia de OLIVEIRA6
Donesca CALLIGARO7
Universidade Feevale, Novo Hamburgo, RS
RESUMO
O Madrugadão Feevale é organizado pelos cursos de Comunicação da Universidade
Feevale - Publicidade e Propaganda, Jornalismo e Relações Públicas. Os acadêmicos da
Agência Experimental de Comunicação (AGECOM) fazem o planejamento e execução do
projeto, com orientação dos professores. O evento chegou a sua 6º edição em 2012 e desde
o início visa proporcionar aos estudantes de comunicação a experiência do mercado de
trabalho, através de uma competição na qual as equipes criam uma campanha publicitária
para um cliente real durante uma madrugada.
PALAVRAS-CHAVE: Madrugadão; Feevale; Evento; Publicidade; Comunicação.
1 INTRODUÇÃO
Um evento consiste em um acontecimento onde uma organização tem a
oportunidade de atrair e se comunicar com seu público. Giácomo (1993, p. 45) analisa
evento como “componente do ‘mix’ da comunicação, que tem por objetivo minimizar
esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo, no intuito
de engajar pessoas numa ideia ou ação”.
1 Trabalho submetido ao XX Prêmio Expocom 2013, na Categoria Relações Públicas, modalidade Organização de Evento. 2 Aluno líder do grupo e estudante do 2º. Semestre do Curso de Relações Públicas, email: [email protected]. 3 Estudante do 3º. Semestre do Curso de Jornalismo, email: [email protected]. 4 Orientador do trabalho. Professor do Curso de Relações Públicas, email: [email protected]. 5 Professora e Coordenadora do Núcleo de Publicidade e Propaganda, email: [email protected].
6 Professora e Coordenadora do Núcleo de Jornalismo, email: [email protected].
7 Professora e Coordenadora do Núcleo de Jornalismo, email: [email protected].
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O 6º Madrugadão Feevale foi organizado pelos alunos e professores da Agência
Experimental de Comunicação – AGECOM e realizado através do Instituto de Ciências
Sociais e Aplicadas – ICSA. O evento é caracterizado como um concurso, no qual
acadêmicos dos cursos de Comunicação de diversas Universidades inscrevem suas equipes
para competir.
A 6a edição do evento aconteceu nos dias 9 e 10 de novembro de 2012, na
Universidade Feevale, com o intuito de integrar os acadêmicos dos cursos de Jornalismo,
Publicidade e Propaganda e Relações Públicas de diversas Universidades do Rio Grande do
Sul. Paralelamente ao Madrugadão aconteceram o Art Show, uma série de atividades
criativas, e o 3º Mídia Experience, um concurso para os alunos de jornalismo fazerem a
assessoria de imprensa e cobertura jornalística das equipes participantes do 6o Madrugadão.
A competição teve como principal finalidade criar uma campanha publicitária para
um cliente real durante uma madrugada, proporcionando aos alunos participantes das
equipes a integração com as áreas de atuação da futura profissão e a experiência do
mercado de trabalho.
2 OBJETIVO
O principal objetivo foi proporcionar aos integrantes das equipes a troca de
experiências e a simulação da atuação do profissional no mercado de trabalho. Além do
envolvimento com todo o processo para a criação da campanha – interpretação do briefing,
criação de peças gráficas e audiovisuais, apresentação da campanha –, os estudantes
tiveram um curto prazo para finalizar o trabalho, mais um aspecto que é encontrado no
mercado atual da comunicação.
Outro objetivo que pode ser citado é a experiência proporcionada aos alunos da
AGECOM, que desenvolveram o planejamento de um evento de grande porte. Com auxílio
dos professores que coordenam a agência, os estudantes se envolvem com todos os
processos de planejamento, organização e execução do evento.
Segundo Luiz Carlos Zanella (2012) um evento afeta de alguma forma todos os
participantes que convivem com as suas atividades.
Para quem participa, evento significa congraçamento e integração,
gerando e consolidando vínculos e relações de caráter profissional e
pessoal. Para quem organiza, significa muito trabalho, iniciativa,
criatividade, competência e resultados (ZANELLA, 2012, p. 1).
3 JUSTIFICATIVA
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A temática escolhida para o evento foi “zumbi” e trabalhando isso como mote
principal do evento, todos os materiais foram produzidos baseados nos mortos vivos e no
fim do mundo. Motivo que se relaciona com a vida da madrugada e com a criatividade do
zumbi de “sobreviver”, além de estar em alta na época do evento, sendo um assunto
abordado por diversas mídias.
O evento visa explorar o lado criativo dos estudantes, possibilitando-os colocar em
prática a teoria aprendida nos cursos de graduação. Além de desenvolver o trabalho em
equipe, a competição incentiva os acadêmicos a apostarem nas suas ideias, interpretando o
briefing de um cliente real.
A proposta de o evento acontecer durante a madrugada e trazer outras atividades
criativas busca atingir o público alvo, que são, na sua maioria, jovens entre 17 e 24 anos.
Com as ações que aconteceram paralelamente ao evento principal, o Madrugadão atingiu
alunos de outros cursos afins, além dos estudantes de comunicação que participaram das
equipes.
4 MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS
O planejamento do 6º Madrugadão Feevale começou assim que a 5º edição do
evento terminou, em 2011. Com os resultados obtidos nas avaliações e perspectivas do ano
anterior, pode-se começar a pensar nas estratégias para o planejamento e elaboração do
projeto para a próxima edição do evento.
Juntamente com a construção do projeto de planejamento e execução do evento, foi
desenvolvido um cronograma para a realização das atividades e uma previsão orçamentária,
de acordo com as necessidades identificadas. A partir destas definições, as atividades foram
divididas entre os núcleos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda e Relações Públicas da
Agecom, conforme a área de atuação de cada uma das habilitações.
Para auxílio no dia do evento a Comissão Organizadora contou com os alunos dos
cursos de comunicação da Feevale, que atuaram como Staff – ajudando nas tarefas de
organização, e como Monitores – auxiliando as equipes nas salas durante a madrugada.
Além dos acadêmicos, o Núcleo de Eventos de Extensão da Feevale fez as inscrições e o
credenciamento das equipes.
A avaliação da equipe vencedora do Madrugadão ficou por parte do cliente da
edição, que analisou a melhor campanha. Para o Mídia Experience foram escolhidos três
profissionais da área de assessoria de imprensa para serem jurados da competição.
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No Art Show, uma série de atividades criativas foram desenvolvidas, visando a
integração dos alunos que não estavam nas equipes. Para proporcionar a participação de
outros cursos da Universidade, algumas atividades foram destinadas às áreas de interesse
dos cursos de Moda, Design, Jogos Digitais, Artes Visuais e Fotografia.
5 DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU PROCESSO
Pré- evento:
Com base nas edições anteriores do evento foi desenvolvido um projeto para o
evento, com todas as etapas para o planejamento, organização e execução. A Comissão
Organizadora, composta por membros do setor de Eventos de Extensão da Universidade
Feevale, Coordenadoras dos Núcleos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda e Relações
Públicas, estagiários, voluntários e setor administrativo da AGECOM, ficou responsável
pelo planejamento e organização do evento. Foi definida a data para a realização – 9 e 10 de
novembro de 2012 – e foram elaborados também o regulamento do concurso, a ficha e taxa
de inscrição para os participantes. O Núcleo de Cursos e Eventos de Extensão da
Universidade Feevale controlou as inscrições dos participantes pelo site da instituição, tanto
do Madrugadão quanto do Mídia Experience.
A temática escolhida foi “zumbi”, pois remete a madrugada e também estava tendo
grande repercussão no momento em diversas mídias. Com o tema definido, começou o
desenvolvimento das peças gráficas com motivos sobre mortos vivos e o fim do mundo. A
logo do evento foi adaptada à temática e transformada em zumbi.
Logo do evento: Coruja original e a transformada em zumbi para a 6º edição do evento
Um cronograma com ações de divulgação do Madrugadão foi criado. O Núcleo de
Publicidade e Propaganda desenvolveu ações publicitárias, cartazes de divulgação, um Guia
de Sobrevivência para os participantes e demais peças gráficas. Já o Núcleo de Jornalismo
fez postagens no blog, Fanpage e Twitter do evento, divulgando os seus preparativos.
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Através de e-mail marketing enviado com base nos mailings das edições anteriores, o
Núcleo de Relações Públicas também fez a divulgação da edição e uma proposta de
patrocínio para a busca por patrocinadores e apoiadores para o Madrugadão, apresentando o
evento, a sua repercussão nas edições anteriores e quais os públicos afetados por ele. Os
patrocinadores e apoiadores que participaram foram: Vulgo, Subway, Pony, Cravo e
Canela, West Coast, Vitrine do Pão e o Diretório Central de Estudantes (DCE) da Feevale.
Os recursos de infraestrutura necessários para o dia do evento como Auditório, salas
e espaços para atividades paralelas foram reservados de acordo com o número esperado de
participantes. Já os materiais foram solicitados conforme o cronograma e previsão
orçamentária: compra de troféus, camisetas para staff e monitores, materiais para
decoração.
Uma semana antes do evento foi feita uma capacitação para os acadêmicos de
comunicação da Feevale interessados em participar da organização do evento. Foi
apresentado aos alunos o que é o Madrugadão, a programação e as tarefas a serem feitas. Os
Staff foram divididos entre monitorar as atividades do Art Show e auxiliar na execução do
evento durante a madrugada. Já os monitores auxiliam as equipes, como conduzir até a sala,
reservar laboratórios, buscar materiais e tirar dúvidas gerais.
Durante o evento:
No dia do evento o credenciamento das equipes foi feito pelo Núcleo de Cursos e
Eventos de Extensão da Feevale, a partir das 18h, na qual recebiam um crachá de
identificação e um kit. Os monitores, já com a equipe que iria monitorar definida
anteriormente, recepcionaram os participantes, indicando informações básicas sobre o
evento e a instituição.
As atividades do Art Show começaram a partir das 18h, como a customização de
camisetas feita pelos alunos do curso da Moda. Durante a madrugada houve também um
concurso de customização de tênis pelos alunos do curso de Design; pintura em painéis
pelos alunos do curso de Artes Visuais; disputa de games, organizada pelos alunos do curso
de Jogos Digitais; maquiadoras para quem quisesse se transformar em zumbi; oficina sobre
os mortos vivos ministrada pelo game designer Rodrigo Oliveira; e Pocket shows com
bandas. Além destas atividades, foram montados espaços para as pessoas descansarem,
como uma Tenda Zen com puffs e sofás.
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Atividades que foram feitas no Art Show durante a madrugada.
Antes da abertura do evento as equipes do Mídia Experience já começavam a
cobertura jornalística, assessorando as equipes das suas universidades até o final da manhã
seguinte. A Agecom e os alunos de jornalismo da Feevale também fizeram a cobertura pelo
blog e fanpage do evento; pela TV Zumbi, uma webtv criada para transmitir ao vivo; e pela
Rádio Coruja, onde os alunos utilizaram o estúdio de rádio para fazer uma transmissão
online. A cobertura fotográfica foi feita pelos alunos do curso de Fotografia da Feevale.
As 21h as equipes se dirigiram ao Salão de Atos da Universidade Feevale, onde
aconteceu o cerimonial de abertura do evento. O Núcleo de Relações Públicas elaborou o
protocolo, apresentando as equipes participantes, como seria a criação e avaliação das
campanhas, alguns avisos gerais e a leitura do briefing.
O evento contou com a participação das seguintes equipes: B.R.A.I.N (Unisinos);
Eureka (UniRitter); Agex UniRitter (UniRitter); Pantone (Unisinos); Na Madruga Boladona
(Unisinos e Feevale); Cool (Unisinos e PUC); ESPM Sul (ESPM); Viva la Resolucion
(UCS); Fritz Zombie (Unisc); Equipe Unifra (Unifra); Uno por Todos (IPA); Riders on the
Brainstorm (Unisc); Stalkers (Unisc); Mad (Ulbra); Super Liga UFCPel (UCPel); A moda
da casa (Unisinos); Ziriguidum (Feevale e Unisinos); Gato Gordo (Faccat); Woodoo
(Feevale, UCS, ESPM, UniRitter); Bonde da Haas (Feevale).
No momento da apresentação do cliente foi exibido um teaser, revelando que a
empresa de energéticos Red Bull era o cliente da 6º edição do Madrugadão. Samuel
Barreto, Field Marketing Manager da marca, explicou o briefing para as equipes: a criação
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e desenvolvimento de um evento universitário que mantenha o conceito da Red Bull, que
seja acessível e motive o público para participar e se envolver com a marca.
Após a leitura do briefing e o tempo para esclarecer as dúvidas, os monitores
encaminharam suas equipes até as salas de aula determinadas para cada uma. Em torno das
23h os competidores já estavam em seus QG’s para começar a desenvolver as campanhas.
Foram disponibilizados horários nos laboratórios de rádio, TV e foto para auxílio na criação
das peças. O agendamento para usar os espaços era feito pelos monitores de cada equipe.
No início da madrugada foram distribuídos sanduíches Subway nas salas para o
lanche dos participantes. Mais tarde uma pessoa caracterizada como zumbi passou nas salas
entregando Red Bull para as equipes.
O prazo para finalização das campanhas e entrega dos pendrives com as mesmas
era até às 7h. Pouco antes disso já começou a movimentação dos monitores das equipes
para fazer a entrega para a organização do evento. Com todos os pendrives recebidos até o
horário determinado, foi servido um café da manhã para os participantes, enquanto era feita
a conferência dos arquivos entregues.
A apresentação das campanhas começou às 8h, no Salão de Atos da Universidade
Feevale. Cada equipe escolheu um integrante para ser o Atendimento e defender a sua ideia,
no tempo máximo de 5 minutos. A ordem de apresentação foi definida por sorteio feito na
abertura do evento pela organização.
Após as apresentações das campanhas, aconteceu a premiação do 3º Mídia
Experience, que teve como vencedor a equipe Frispit, da Universidade de Caxias do Sul,
UCS. Em seguida, foram premiadas as melhores categorias: a equipe Woodoo recebeu o
prêmio de Menção Honrosa; Martin Meier, da equipe Na Madruga Boladona, recebeu o
prêmio de melhor redator; Carlos Viegas, da B.R.A.I.N, Melhor Atendimento; Marlise
Silva, da Woodoo, Melhor Diretora de Arte; Marina Lopes, da Woodoo, Melhor
Planejamento.
A avaliação da melhor campanha foi feita por Samuel Barreto, Field Marketing
Manager da Red Bull, que escolheu a equipe Eureka, da UniRitter, como vencedora do 6º
Madrugadão Feevale. A campanha criada pela equipe foi a “Red Bull Creative Motion”,
que tinha como ideia um evento baseado na arte Light Painting, que consiste em bater uma
sequência de fotos em movimentos feitos com uma lanterna em um ambiente sem
iluminação, a fim de criar desenhos ou palavras com os rastros feitos com a luz.
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Equipe Eureka, da UniRitter, vencedora do 6º Madrugadão
Cartaz da campanha vencedora, “Creative Emotion”
Com o fim das premiações ocorreu o encerramento do evento, com o protocolo
elaborado pelo Núcleo de Relações Públicas da AGECOM. O evento foi encerrado no
horário previsto no planejamento.
Pós-evento:
O 6º Madrugadão Feevale contou com a participação de 20 equipes de 12
universidades diferentes, totalizando 261 participantes. Também participaram do evento: 14
acadêmicos no 3º Mídia Experience; 40 monitores e staffs; 50 acadêmicos na gravação de
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um vídeo LipDub; 30 alunos de cursos parceiros no Art Show; 05 professores de outras
instituições e 15 pessoas entre funcionários e professores da Universidade Feevale. Com
isto o evento contou com mais de 400 pessoas.
Os participantes responderam um questionário ao final do evento que continha
questões de caráter quantitativo e qualitativo para que os alunos pudessem dar sugestões de
melhoria ao evento. Maria Cecília Giacaglia (2003) mostra o valor de se usar das duas
técnicas para a avaliação:
O retorno quantitativo do evento pode ser mais fácil e rápido de obterem
informações necessárias, com variáveis mais fáceis de se medir. Todavia
aquelas que também buscam uma avaliação qualitativa são recompensadas
por resultados mais abrangentes e fiéis do evento (GIACAGLIA, 2003, p.
224).
O Núcleo de Relações Públicas enviou releases para os veículos de comunicação
sobre a repercussão do evento. Também encaminhou e-mail de agradecimentos para todos
os envolvidos, entre eles apoiadores e funcionários, e realizou a clippagem do evento.
Foram enviadas aos apoiadores fotos da integração do público com a sua marca. Todos os
participantes receberam um certificado de participação.
Também foi feito um relatório geral do evento, contendo o processo de organização,
divulgação e execução. Além do número de participantes, repercussão da mídia, metragem
de postagens no blog e redes sociais do evento.
6 CONSIDERAÇÕES
O evento tem grande importância para a comunidade acadêmica e também para a
universidade que sedia a competição. Além de promover a integração dos estudantes de
diferentes cursos e instituições, ainda desenvolve o indivíduo que trabalha a partir da sua
criatividade, iniciativa e trabalho em equipe.
O 6º Madrugadão Feevale foi executado dentro da proposta do evento,
possibilitando aos alunos que fizeram parte da Comissão Organizadora, aplicar na prática a
teoria exposta em sala de aula. Além disso, proporcionou aos alunos participantes nas
equipes uma experiência dinâmica e criativa, explorando também os conhecimentos
adquiridos nos cursos de graduação.
O andamento do evento ocorreu conforme o planejamento, seguindo os horários da
programação e as atividades previstas.
Para a realização do Madrugadão, os membros da equipe organizadora tiveram a
oportunidade de aplicar na prática todas as etapas estabelecidas por Fortes e Silva (2011)
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que envolvem o processo de planejamento e organização de eventos como: Levantamento
de Dados; Elaboração do Projeto; Captação de Recursos (projeto para apoiadores);
Planejamento e organização; Execução; Avaliação e Providências Finais; Avaliação
qualitativa e quantitativa durante toda sua realização, bem como a elaboração do relatório
final.
O evento contou com a participação de cerca de 400 pessoas, o maior público já
registrado de todas as edições e buscou explorar novos caminhos com a parceria com outros
cursos e incentivar a diversidade com atividades criativas e artísticas de áreas afins.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos, Teoria e Prática. São Paulo: Ed.
Cengage Learning, 2003.
FORTES, Waldyr Gutierrez; SILVA, Mariângela Benine Ramos. Eventos: Estratégias de
Planejamento e Execução. São Paulo: Summus, 2011.
ZANELLA, Luis Carlos. Manual de Organização de Eventos: Planejamento e
Operacionalização. São Paulo: Ed. Atlas S.A., 2012.
GIÁCOMO, Cristina. Tudo Acaba em Festa. São Paulo: Página Aberta, 1993.