Falar da importância dos sistemas e polí-ticas internas para evitar fraudes e manter a salvo as informações corporati-vas já se tornou uma obviedade há algum tempo. Mas quem baixou a guarda por algum motivo neste campo delicado encontra na atual realidade fiscal e tribu-tária brasileira bons motivos para repen-sar seus conceitos.

Segurança digitalem tempos de SPED

Temos hoje, por exemplo, 4 bilhões de Notas Fiscais

eletrônicas mercantis já emitidas, por nada menos

de 750 mil empresas. Em 2012, cerca de 1,5 milhão

de pessoas jurídicas irão produzir, armazenar e

transmitir livros fiscais pela Escrituração Fiscal Digi-

tal, seja do ICMS/IPI ou das contribuições

PIS/Cofins.

Portanto, cedo ou tarde todas as empresas

estarão sujeitas a fraudes digitais, decorren-

tes de vulnerabilidades e ameaças inerentes a

este admirável mundo novo. As mais comuns,

em especial para as pequenas e médias em-

presas, são estas:

- Receber nota fiscal em papel de um fornecedor

que deveria emitir nota eletrônica.

- Receber mercadorias acompanhadas do Docu-

mento Auxiliar da NF-e (Danfe), mas sem o arquivo

digital da NF-e.

- Receber Danfe de NF-e não autorizada.

- Receber mercadoria acompanhada

do Danfe e o arquivo eletrônico da

NF-e com informações adulteradas.

Ou seja, as informações constantes

no papel diferem das digitais.

- Usar um serviço comum de e-mail

para transmitir os arquivos digitais da

NF-e aos clientes e transportadores, o

que não garante a entrega tampouco o

sigilo das informações.

- Receber NF-e com códigos, cálculos

tributários, classificação de mercadorias

e até mesmo dados cadastrais errados,

o que pode caracterizar o documento

como inidôneo.

- Não guardar os arquivos digitais da NF-e pelo prazo

legal.

-Armazenar os arquivos dos documentos fiscais

eletrônicos sem a devida segurança e organização.

- Divergência de informações entre as notas fiscais

eletrônicas e os arquivos fiscais digitais do SPED,

Sintegra e outros.

Algumas medidas preventivas podem ser tomadas, a

fim de evitar a ocorrência de incidentes como estes:

- Definir atribuições, bem como o principal responsá-

vel pela segurança da informação na empresa.

- Usar os tipos de certificados digitais condizentes às

necessidades da empresa, como forma de economizar

tempo e dinheiro.

- Usar sistemas para apoio à gestão empresarial

Segurança digital em tempos de SPED

(ERP) que tenham conformidade fiscal e possuam

características mínimas de gestão da segurança

da informação. Analisar o histórico da empresa

fornecedora do software também ajuda muito.

- Organizar a empresa. Não adianta informatizar

a bagunça. A implantação de documentos eletrô-

nicos e livros fiscais digitais é um processo inevi-

tável para todas as empresas brasileiras. O

quanto antes você começar a repensar sua

empresa, menos "surpresas" desagradáveis terá;

- Formalizar as responsabilidades quanto à segu-

rança da informação. O "Termo de Compromisso"

define quais recursos e quais informações cada

profissional deve utilizar para realizar seu trabalho.

- 123456, admin, senha, 1234567, 12345678,

qwerty, abc123, 1111111, 123123, 6543321,

qazwsx, nome. Se seus funcionários utilizam

estas senhas, sua segurança é zero!

- Crie políticas para cópias de segurança (backup)

e coloque-as em prática. Já vi muita empresa

cometer erros primários e perder todas as notas

eletrônicas emitidas.

- Defina políticas para uso de antivírus e

coloque-as em prática. Padronize. Não adianta

ter, em cada computador da empresa, um antiví-

rus diferente. Nem deixá-los desatualizados.

- Padronize o uso de correio eletrônico. Há infor-

mações que não devem ser transmitidas por este

tipo de serviço. Estabeleça limites para o uso

tanto no envio quanto no recebimento.

- Entenda as redes sociais. Use-as, mas não

seja usado por elas. Há muita gente enviando

arquivos do SPED e da NF-e para comunidades,

em busca de ajuda. Esse tiro pode sair pela

culatra, pois há perfis falsos que buscam infor-

mações sigilosas das empresas. Imagine se

alguém obtém o arquivo da sua contabilidade de

um ano todo?

Temos hoje, por exemplo, 4 bilhões de Notas Fiscais

eletrônicas mercantis já emitidas, por nada menos

de 750 mil empresas. Em 2012, cerca de 1,5 milhão

de pessoas jurídicas irão produzir, armazenar e

transmitir livros fiscais pela Escrituração Fiscal Digi-

tal, seja do ICMS/IPI ou das contribuições

PIS/Cofins.

Portanto, cedo ou tarde todas as empresas

estarão sujeitas a fraudes digitais, decorren-

tes de vulnerabilidades e ameaças inerentes a

este admirável mundo novo. As mais comuns,

em especial para as pequenas e médias em-

presas, são estas:

- Receber nota fiscal em papel de um fornecedor

que deveria emitir nota eletrônica.

- Receber mercadorias acompanhadas do Docu-

mento Auxiliar da NF-e (Danfe), mas sem o arquivo

digital da NF-e.

- Receber Danfe de NF-e não autorizada.

- Receber mercadoria acompanhada

do Danfe e o arquivo eletrônico da

NF-e com informações adulteradas.

Ou seja, as informações constantes

no papel diferem das digitais.

- Usar um serviço comum de e-mail

para transmitir os arquivos digitais da

NF-e aos clientes e transportadores, o

que não garante a entrega tampouco o

sigilo das informações.

- Receber NF-e com códigos, cálculos

tributários, classificação de mercadorias

e até mesmo dados cadastrais errados,

o que pode caracterizar o documento

como inidôneo.

- Não guardar os arquivos digitais da NF-e pelo prazo

legal.

-Armazenar os arquivos dos documentos fiscais

eletrônicos sem a devida segurança e organização.

- Divergência de informações entre as notas fiscais

eletrônicas e os arquivos fiscais digitais do SPED,

Sintegra e outros.

Algumas medidas preventivas podem ser tomadas, a

fim de evitar a ocorrência de incidentes como estes:

- Definir atribuições, bem como o principal responsá-

vel pela segurança da informação na empresa.

- Usar os tipos de certificados digitais condizentes às

necessidades da empresa, como forma de economizar

tempo e dinheiro.

- Usar sistemas para apoio à gestão empresarial

Segurança digital em tempos de SPED

(ERP) que tenham conformidade fiscal e possuam

características mínimas de gestão da segurança

da informação. Analisar o histórico da empresa

fornecedora do software também ajuda muito.

- Organizar a empresa. Não adianta informatizar

a bagunça. A implantação de documentos eletrô-

nicos e livros fiscais digitais é um processo inevi-

tável para todas as empresas brasileiras. O

quanto antes você começar a repensar sua

empresa, menos "surpresas" desagradáveis terá;

- Formalizar as responsabilidades quanto à segu-

rança da informação. O "Termo de Compromisso"

define quais recursos e quais informações cada

profissional deve utilizar para realizar seu trabalho.

- 123456, admin, senha, 1234567, 12345678,

qwerty, abc123, 1111111, 123123, 6543321,

qazwsx, nome. Se seus funcionários utilizam

estas senhas, sua segurança é zero!

- Crie políticas para cópias de segurança (backup)

e coloque-as em prática. Já vi muita empresa

cometer erros primários e perder todas as notas

eletrônicas emitidas.

- Defina políticas para uso de antivírus e

coloque-as em prática. Padronize. Não adianta

ter, em cada computador da empresa, um antiví-

rus diferente. Nem deixá-los desatualizados.

- Padronize o uso de correio eletrônico. Há infor-

mações que não devem ser transmitidas por este

tipo de serviço. Estabeleça limites para o uso

tanto no envio quanto no recebimento.

- Entenda as redes sociais. Use-as, mas não

seja usado por elas. Há muita gente enviando

arquivos do SPED e da NF-e para comunidades,

em busca de ajuda. Esse tiro pode sair pela

culatra, pois há perfis falsos que buscam infor-

mações sigilosas das empresas. Imagine se

alguém obtém o arquivo da sua contabilidade de

um ano todo?

Autor: Roberto Dias Duarte Palestrante, escritor, blogger, professor, administrador de empresas com MBA pelo Ibmec, membro do Conselho Consultivo da Mastermaq Software, Diretor Acadêmico da Escola de Negócios Contábeis (ENC) e especialista em Tecnologia da Infor-mação, Certificação Digital, Redes Sociais, SPED e NF-e, com mais de 23 anos em projetos de gestão e tecnologia