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fundec ISBN: 987 - 9225 - 01 - 5 – Hecho el depósito que marca la Ley 11.723 El editor se reserva todos los derechos sobre esta obra, la que no puede reproducirse total o parcialmente por ningún método gráfico, electrónico o mecánico, incluyendo los de fotocopiado, registro magnético o de almacenamiento de datos, sin su consentimiento. 1 Visualización de la información Estela Muelas (2016) Cuando la gente comprende, toman decisiones que conducen a acciones y crean resultados (Xplane, 2007) La sobrecarga de información demanda nuevas formas de organizarla y visualizarla de manera que aquello que es relevante para nosotros sea inmediatamente comprensible. La visualización de la información es la representación gráfica de grandes volúmenes de información así como de conceptos o procesos. Utiliza el diseño visual para favorecer la percepción, el procesamiento y la comprensión de la información teniendo en cuenta, entre otros, el sistema visual y la capacidad simbólica de nuestro cerebro. Es decir, convierte la información en un gráfico o imagen que representa de manera clara, sutiles relaciones entre diferentes nodos informativos, que de otro modo serían completamente imperceptibles. Si bien podemos pensar que el éxito de un buen gráfico se basa en dar el mayor número de ideas en la menor cantidad de tiempo y en el menor espacio posible, en realidad, no se trata sólo de optimizar la entrega de muchas ideas sino conseguir que se las comprenda. El proceso de Visualización de la Información incluye (Dürsteler, 2007): - la fase de percepción, que identifica la estructura gráfica más adecuada para representar la información de tal forma que los patrones y estructuras fundamentales emerjan y se puedan identificar fácilmente, - la fase de la comprensión, que si bien la ha de realizar el usuario, es responsabilidad del emisor tener en cuenta tanto las representaciones sensoriales como las representaciones convencionales junto con algunos aspectos de percepción visual, sicología cognitiva e incluso lingüística para desplegar un lenguaje visual con un esquema notacional que se ajuste a los esquemas notacionales que el usuario puede entender. Por esta razón el emisor ha de tener en cuenta los aspectos culturales, contextuales y cognitivos para que los esquemas notacionales –el del emisor y el del receptor– se conecten. De lo expresado se infiere que esta disciplina necesita entender los fundamentos teóricos basados en la psicología perceptual y cognitiva para comunicar la información en forma eficiente. Esta modalidad de acceso a la información cuenta con una larga tradición en el campo de las ciencias exactas y de la naturaleza, pero su aplicación al mundo de la documentación, biblioteca e información digital es algo más reciente. Es posible encontrar gran variedad de proyectos de visualización en la Web –políticos, artísticos, periodísticos, etc– que tienden a transformar la naturaleza del discurso “visual”.

Visualización de la información Estela Muelas (2016)...• Altos prerrequisitos para la interpretación de la representación visual: la eficacia depende de la experiencia anterior

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fundecISBN:987-9225-01-5–HechoeldepósitoquemarcalaLey11.723Eleditorsereservatodoslosderechossobreestaobra,laquenopuedereproducirsetotaloparcialmenteporningúnmétodográfico,electrónicoomecánico,incluyendolosdefotocopiado,registromagnéticoodealmacenamientodedatos,sinsuconsentimiento.

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Visualización de la información Estela Muelas (2016)

Cuando la gente comprende, toman decisiones que

conducen a acciones y crean resultados (Xplane, 2007)

La sobrecarga de información demanda nuevas formas de organizarla y visualizarla de manera que aquello que es relevante para nosotros sea inmediatamente comprensible.

La visualización de la información es la representación gráfica de grandes volúmenes de información así como de conceptos o procesos. Utiliza el diseño visual para favorecer la percepción, el procesamiento y la comprensión de la información teniendo en cuenta, entre otros, el sistema visual y la capacidad simbólica de nuestro cerebro. Es decir, convierte la información en un gráfico o imagen que representa de manera clara, sutiles relaciones entre diferentes nodos informativos, que de otro modo serían completamente imperceptibles. Si bien podemos pensar que el éxito de un buen gráfico se basa en dar el mayor número de ideas en la menor cantidad de tiempo y en el menor espacio posible, en realidad, no se trata sólo de optimizar la entrega de muchas ideas sino conseguir que se las comprenda.

El proceso de Visualización de la Información incluye (Dürsteler, 2007): - la fase de percepción, que identifica la estructura gráfica más adecuada

para representar la información de tal forma que los patrones y estructuras fundamentales emerjan y se puedan identificar fácilmente,

- la fase de la comprensión, que si bien la ha de realizar el usuario, es responsabilidad del emisor tener en cuenta tanto las representaciones sensoriales como las representaciones convencionales junto con algunos aspectos de percepción visual, sicología cognitiva e incluso lingüística para desplegar un lenguaje visual con un esquema notacional que se ajuste a los esquemas notacionales que el usuario puede entender. Por esta razón el emisor ha de tener en cuenta los aspectos culturales, contextuales y cognitivos para que los esquemas notacionales –el del emisor y el del receptor– se conecten.

De lo expresado se infiere que esta disciplina necesita entender los fundamentos teóricos basados en la psicología perceptual y cognitiva para comunicar la información en forma eficiente.

Esta modalidad de acceso a la información cuenta con una larga tradición en el campo de las ciencias exactas y de la naturaleza, pero su aplicación al mundo de la documentación, biblioteca e información digital es algo más reciente. Es posible encontrar gran variedad de proyectos de visualización en la Web –políticos, artísticos, periodísticos, etc– que tienden a transformar la naturaleza del discurso “visual”.

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1. Dar forma a la información Comunicar con eficacia un mensaje por medio de un buen gráfico o imagen, no es

una tarea elemental, no hay recetas infalibles, hay más de una solución, y requiere cierto conocimiento global de lo que se quiere comunicar. Además se debe tener en cuenta que las percepciones –tanto del emisor como del receptor– son un terreno impreciso, variable e influenciable por valores culturales.

En el proceso informativo, las imágenes y gráficos pueden elaborarse por varias razones:

1. Presentar cierta cantidad de información.

2. Exponer relaciones de causa-efecto.

3. Mostrar la evolución de parámetros de forma periódica.

4. Conocer lo que pasa en determinada situación, etc.

Pero puede que (Cornellá, 2000): 1) sean demasiados los contenidos a resumir, 2) la información sea de difícil lectura –muchos datos y/o cifras–, 3) la información seleccionada presente núcleos dispersos, etc.

Por estas razones se han desarrollado formas de visualizar la información –presentarla mediante imágenes o gráficos– que faciliten su comprensión. Una imagen, o un gráfico, bien diseñado puede facilitar la captación y comprensión de cierta información en poco espacio y tiempo. Y decimos “puede”, porque tanto las imágenes como los gráficos poseen una elevada capacidad para transmitir “la ilusión” de creer que captamos alguna información bajo la apariencia de claridad que brindan: una imagen puede ayudar a transmitir información, si quien la diseña sabe condensar en ella la información, y quien la lee sabe cómo interpretarla. O sea, si tanto el emisor y el receptor disponen de la adecuada cultura gráfica.

Un gráfico puede considerarse bueno, o excelente, si es informacionalmente eficaz –si aporta información comprensible para quien la recibe, con pocos recursos–, y para ello no es preciso usar tecnologías muy sofisticadas. Tal como lo expresamos anteriormente, el diseño de un gráfico informacionalmente eficaz exige que se tengan en cuenta los factores de orden fisiológico como psicológico que dificultan la lectura visual a las personas.

Esta calidad informacional será, entonces, el resultado de: 1) comprensión: la información es entendible, 2) diseño: sirve para cumplir nuestros objetivos, 3) veracidad: la información no está distorsionada, sesgada o manipulada.

Para conseguir esta eficacia en la transmisión de información, es preciso ir más allá del equilibrio entre lo estético –imágenes “lindas”– y lo informacional –imágenes con densidad informativa–.

Por ello, para que un diseño permita una adecuada visualización de la información es necesario tener en cuenta:

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1) La organización de la información: su estructura, las relaciones entre los contenidos, las características del contenido. 2) El diseño de la información: eliminar la inadecuada percepción de fenómenos y procesos, presentar mensajes unívocos, transmitir conocimientos comprensibles (y útiles), utilizar los distintos sistemas simbólicos, priorizar el valor semántico y monosémico recordando que no siempre debe prevalecer lo estético.

De la representación visual a la comprensión Para que la representación pueda ser efectiva en la construcción de

conocimiento, la visualización tiene que producir un impacto perceptivo en el usuario/receptor. Además la correcta interpretación de un gráfico requiere que el receptor sea visualmente “competente”. Un mismo gráfico puede ser interpretado de manera diferente por personas con diferente formación, o en diferentes contextos. El diseño debe contemplar los aspectos culturales y cognitivos así como el contexto en el que el receptor leerá ese gráfico.

Figura 1: Proceso de Visualización de Información (Engelhardt y Dürsteler, 2007)

Al representar gráficamente, tengamos presente que:

1) Visualizar información no es agregar gráficos al contenido, sino elaborar un mensaje. 2) Un gráfico o imagen informacionalmente eficaz debe aportar información clara y comprensible con la menor cantidad de recursos. 3) Los lenguajes visuales deben basarse en convenciones habituales para nuestra audiencia, de manera que la información no necesite explicación. 4) Las convenciones empleadas para construir lenguajes visuales tienen componentes culturales que no se puede obviar. 5) Un mapa, un diagrama, un esquema, una imagen son documentos a los cuales se les interroga.

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Definiéndola visualmente

La visualización de la información es una multidisciplina que comunica los datos mediante una interface, transformándolos en información semántica a través de medios gráficos, combinando su funcionalidad y su estética y estimulando la participación de los usuarios (Blasco, 2011).

Figura 2: Dimensión multidisciplinar de la Visualización de Información (Blasco, 2011)

El esquema pretende señalar la compleja dimensión multidisciplinar de la visualización que necesita la integración de aportes de dominios como:

- Área de la Comunicación: las visualizaciones son portadores de un mensaje, por lo que es necesario aplicar conocimientos de narrativa, literatura, percepción, cognición, pedagogía, periodismo, modos de comunicación, etc.

- Área del Diseño Gráfico: aquí se ponen en juego las variables visuales, la gramática y sintaxis del lenguaje gráfico (reglas de composición, metáforas, etc.). Será necesario para construir visualizaciones efectivas conocimientos de lenguaje visual, metodología de diseño, percepción visual, arte y creatividad.

- Ciencias de la Información: son necesarios conocimientos de análisis de datos, estadística, programación y tecnología informática/digital.

La información se comunica al usuario mediante un diseño visual, pensado para que se desarrolle la interacción sobre él. Es por ello que también el diseño centrado en el usuario y los aspectos de usabilidad adquieren importancia.

Por otra parte es importante considerar las potenciales desventajas y riesgos asociados a visualizar la información, y que pueden provocar el rechazo por algunos usuarios en la aplicación de herramientas específicas. Se identifican como problemas esenciales:

• Percepción potencialmente engañosa de la fiabilidad de una visualización: pueden parecer más convincentes y legítimas de lo que en realidad son.

• Múltiples significados implícitos inherentes a las visualizaciones (ambigüedad en las interpretaciones).

• Altos prerrequisitos para la interpretación de la representación visual: la eficacia depende de la experiencia anterior del usuario y de su alfabetización visual.

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Para Edward Tufte las visualizaciones deben inducir al espectador a reflexionar sobre la contenido, estimular la visión para comparar diferentes trozos de información, mostrar los datos en distintos niveles de detalle, se trata entonces de comunicar mediante gráficos ideas complejas con claridad, precisión, y eficiencia. è Visualizar es “hacer visibles y comprensibles al ser humano aspectos y fenómenos de la realidad que no son accesibles al ojo, y muchos de ellos ni siquiera son de naturaleza visual” (Joan Costa en Cairo, 2012) 2. Información visual y aprendizaje.

En la actualidad se recurre a las representaciones visuales en forma permanente como modo de comunicación en los diferentes ámbitos sociales, por lo que se hace necesario el ser competentes en su procesamiento para lograr un desempeño profesional, social y culturalmente adecuado.

“La utilización efectiva de gráficos como medios de representación y transmisión de información requiere no sólo la adquisición de un conocimiento sobre los principios y convenciones que subyacen a la representación visual de información (qué formato gráfico es más apropiado para representar determinado tipo de información, qué elementos debe incluir un gráfico para que pueda entenderse el mensaje transmitido, etc.), sino también el desarrollo de estrategias de control de los procesos implicados en la producción de gráficos (decidir qué información se quiere representar o transmitir, planificar cómo representarla, representarla visualmente y revisar y evaluar lo representado hasta el momento para corregir posibles errores y mejorar el producto gráfico)” (Barquero, Schnotz, y Reuter, 2000)

Para Postigo y Pozo (2000) la información que puede ser representada visualmente se divide en tres niveles:

1. el inicial que corresponde a la identificación de la información explícita presente en el gráfico (títulos, valores, etc.);

2. el segundo nivel es el de lectura de la información implícita para el reconocimiento de patrones y relaciones entre variables y

3. el nivel de la información conceptual –el más complejo– que consiste en ir más allá de la información contenida de modo explícito e implícito y recuperar otros conocimientos relacionados con el contenido representado para realizar interpretaciones, explicaciones o predicciones sobre el fenómeno representado. Este último nivel resulta una instancia de reconstrucción intrínseca de la representación de manera de resignificarla. La capacidades relacionadas con los dos primeros niveles de procesamiento

suelen alcanzarse en la escuela secundaria (Núñez, y col., 2009) y quedaría para la universidad, la tarea de alcanzar las competencias que posibiliten un procesamiento al nivel de la información conceptual. Algunas investigaciones han demostrado la falta de competencias básicas en la elaboración e interpretación de información visual por parte de los alumnos de diversos niveles, observándose una enseñanza más orientada a los aspectos explícitos e implícitos. Por lo que resulta necesario un proceso de alfabetización visual que complemente la alfabetización lingüística y garantice la adquisición de competencias específicas para la producción y utilización de gráficos como medios de comunicación de conocimientos.

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3. Interfaces Visuales de Recuperación de Información -VIRIs-

La visualización se basa en la creación de herramientas visuales (estáticas o interactivas) que un usuario pueda usar para explorar, analizar y estudiar conjuntos complejos de datos. Entre ellas se encuentran las que proveen de un medio específico para realizar exploraciones gráficas –browsing- a través de las denominadas Interfaces Visuales de Recuperación de Información o VIRIs.

Los VIRIs no sólo tienen el objetivo de ayudar al usuario a navegar y recuperar información, sino también el de ofrecer una visión global del conjunto documental. A través de esta vista global el usuario podrá predecir qué puede encontrar, e incluso adquirir nuevo conocimiento mediante la interiorización de la visualización. Estos sistemas permiten a los usuarios interactuar con las representaciones de forma que puedan modificar sobre la marcha la organización de los datos, derivar nuevos datos o nuevas estructuras y manipular los parámetros de la representación para seleccionar lo que quieren ver y con que vista o perspectiva. La interacción permite al usuario realizar el zoom físico (agrandando físicamente la vista) y el semántico (viendo mayor o menor significado), viendo simultáneamente el foco de su interés y el contexto (sin perder de vista el resto de la visualización).

Las 4 funciones básicas –RRRR- esperadas de un VIRI son (Hassan Montero, 2006):

• Resumir la información: con el objetivo de poder ofrecer vistas globales del conjunto documental.

• Resaltar la información más relevante: con el objetivo de facilitar al usuario ‘ojear’ la interfaz, y permitirle discernir el interés o la relevancia potencial de la información.

• Relacionar la información semejante o similar: con el objetivo de permitir al usuario comprender y adquirir nuevo conocimiento a partir de las relaciones representadas entre los elementos visuales del VIRI.

• Recuperar la información: con el objetivo de que el usuario pueda finalmente satisfacer sus necesidades de información.

Analizaremos a continuación algunos sistemas visuales de representación de la información que han servido de base para la implementación de VIRIs.

3.1 TreeMaps Los treemaps son un tipo de visualización ideada a principios de los años 90 por

Ben Shneiderman que permite representar jerarquías de forma que se optimiza el llenado del espacio y, además, se pueden observar los atributos e identificar patrones anómalos o propiedades de la jerarquía usando colores.

Habitualmente las jerarquías se representan a través de la estructura en árbol (por ejemplo como lo hace el explorador de Windows), pero esta representación ocupa mucho espacio y no indican de forma compacta y efectiva las propiedades de las "ramas" y "hojas" del árbol (Figura 3)

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Figura 3: Usuarios de Internet, representación en árbol (E. Muelas, 2011)

Shneiderman decidió convertir el clásico árbol en una representación plana, en el

que cada variable se convierte en un rectángulo de área proporcional a su tamaño. Los rectángulos se anidan unos dentro de otros en función del nivel al que descendemos en la jerarquía. Por otro lado, los nodos y "hojas" del árbol pueden colorearse, asignando a cada color un significado concreto (Figura 3 y 4).

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Figura 4: Usuarios de Internet, representación en TreeMap (E. Muelas, 2011)

En la Web Newsmap1 es una representación visual que refleja las noticias que

más se distinguen en un momento dado, así como sus cambios, en los distintos periódicos digitales. Estas noticias son extraídas automáticamente por Google News, y representadas visualmente por Newsmap utilizando el algoritmo de visualización treemaps. Newsmap codifica visualmente cada noticia utilizando diversos indicadores visuales:

- Color: distintas secciones de noticias utilizan colores básicos diferentes. Así, el verde se reserva para negocios y el azul para deportes. Las noticias más recientes exhiben tonalidades de color más vivas que las menos recientes, de tonos más oscuros. - Forma: cada noticia se muestra encerrada en un rectángulo. - Tamaño: El tamaño del rectángulo es proporcional a la relevancia de la noticia. - Finalmente cada noticia se expresa textualmente, como un titular claramente legible, especialmente si la noticia es importante y reciente en la cual los caracteres son de tamaño grande, ya que el rectángulo en el que están inscritos así lo permite, y el color es brillante si la noticia es reciente (Dürsteler, 2007). Análisis RRRR de Newsmap: • Resumir: en un solo ‘pantallazo’ obtenemos una vista global de las últimas

noticias publicadas, agrupadas por categorías.

1 http://newsmap.jp Revisado agosto de 2016 2 http://duoc.aquabrowser.com Revisado agosto 2016

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• Resaltar: se enfatizan los titulares más populares -los que mayor número de artículos tratan en los medios de comunicación- frente a los menos populares. Consecuentemente se resaltan las categorías -sobre las que se publican más noticias-, también por tamaño. Además, mediante la tonalidad del color, se enfatizan aquellos titulares de más actualidad.

• Relacionar: se pueden observar relaciones de agrupación (todos los titulares de una misma categoría se encuentran agrupados) y relaciones de importancia (cuando dos titulares -o dos categorías- son vecinos, nos indica que tienen un tratamiento similar en los medios, y por tanto una relevancia similar).

• Recuperar: haciendo clic sobre un titular, se abre una nueva ventana del navegador con la noticia publicada.

Newsmap permite localizar las noticias de interés personal sin perder de vista el contexto, además de revelar las relaciones y los patrones subyacentes en las noticias que se divulgan a través de los diferentes medios de masa en varios países. Su objetivo es “simplemente demostrar visualmente las relaciones entre datos y patrones no vistos en los medios de comunicación. No está pensado para mostrar una vista imparcial de las noticias, por el contrario, irónicamente está pensado para acentuar la parcialidad de las mismas” (Newsmap, 2008).

Newsmap es un ejemplo de la potencia de la visualización y muestra cómo una tecnología relativamente sencilla como treemap puede contribuir a simplificar la sobrecarga de información, si bien “la información, trabajo de periodista, no es simplemente un montón de noticias organizadas por un algoritmo en función de lo que está disponible en la Web […] la objetividad tampoco está garantizada por la automatización” (Cassin, 2008).

3.2 Grafos

Un grafo es un conjunto de nodos con relaciones explícitas entre ellos. Los grafos permiten expresar de una forma visualmente muy sencilla y efectiva las relaciones que se dan entre elementos de muy diversa índole (Dürsteler; 2004), y resultan especialmente útiles en la representación visual de estructuras de datos en red y jerárquicas.

Una interface que se basa en ellos para estructurar la información y presentarla en forma de una red semántica es Aquabrowser Library. Es una interface visual que se utiliza para consultar OPACs. A partir de un término de búsqueda se genera un mapa semántico desde el que se puede visualizar, rápida y organizadamente, un conjunto de términos relacionados conceptualmente con los propuestos por el usuario. Esta red semántica dinámica permite al usuario seleccionar entre las asociaciones para ampliar o refinar su consulta.

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Figura 5: Aquabrowser Sistema de Bibliotecas DuocUC2

3.3 Nube de Palabras -Tag Clouds-

Una nube de palabras o nube de etiquetas es una representación visual de las palabras que conforman un texto, en donde el tamaño es mayor para las palabras que aparecen con más frecuencia.

Uno de sus usos principales es la visualización de las etiquetas de un sitio web, de modo que los temas más populares en el sitio se muestren con mayor prominencia, son un sencillo modelo de VIRI en el que cuando se hace clic sobre el rótulo de un etiqueta, se obtiene una lista ordenada de recursos descritos por ese etiqueta, así como una lista de etiquetas relacionados con los que poder continuar su búsqueda.

2 http://duoc.aquabrowser.com Revisado agosto 2016

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Figura 6: Nube de etiquetas del Blog “Por las nubes”

La nube de palabras puede ser utilizada también para ver que palabras se han utilizado en mayor cantidad en la elaboración de un texto o en un discurso. Muestra más el metalenguaje y “lo inapreciable” que hay detrás del texto, que el contenido del mismo.

Pero las nubes de etiquetas combinan tanto buenos como malos elementos de visualización (Hearst y Rosner , 2008).

Aspectos positivos: representación compacta, captación de la atención sobre los elementos mas importantes, representación de tres dimensiones -las palabras, su peso y su ordenación-.

Aspectos negativos: es difícil comparar palabras de tamaño similar, las palabras son objetos bidimensionales y la única dimensión que se codifica es el tamaño de la fuente, por tanto entre dos palabras con igual peso la que tenga más letras se percibe como más relevante porque ocupa más área, términos con significado similar pueden aparecer apartados entre sí o junto a otros que no tienen nada que ver lo que puede inducir a confusión.

Evaluemos las funciones básicas esperadas –RRRR- de este tipo de VIRI (Hassan Montero, 2006):

Resumir: La selección de etiquetas pretende servir al usuario de resumen global sobre las palabras más populares, sin embargo su utilidad se ve mermada por el método empleado para determinar qué etiquetas presentar, basado en la frecuencia de uso.

Resaltar: El tamaño de la fuente de cada etiqueta indica su relevancia, determinada por su popularidad o capacidad representativa.

Relacionar: Las implementaciones de Tag Clouds más extendidas no posibilitan la percepción de relaciones entre etiquetas, y por tanto la inferencia de conocimiento semántico a partir de la interface. Esto se debe a que en la mayoría de los casos las etiquetas se encuentran distribuidas visualmente de forma lineal y por orden alfabético (a veces se pueden ordenar por frecuencia, pero esta opción no soluciona el problema). Por tanto, la ‘vecindad visual’ entre dos etiquetas no proporciona información alguna al usuario.

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Recuperar: Una vez que el usuario hace clic sobre un etiqueta, se muestra una lista ordenada de recursos descritos mediante dicha etiqueta.

Pero, un inconveniente importante de las nubes de etiquetas es que la visualización atiende normalmente a un criterio de diseño (uso de colores y posición) y no indican cuáles de ellas se encuentran “juntas” en el texto, mostrando así el contexto de uso.

Actualmente existen varias propuestas para mejorar las nubes de etiquetas en cuanto a la posibilidad de relacionar la información. Basándose en el análisis del texto y aplicando técnicas de procesamiento automático del lenguaje y de clustering3 se pueden controlar algunos de los problemas lingüísticos y semánticos que presentan las nubes de etiquetas. Por ejemplo, el tagcluster (Figura 7) propone una mejor visualización y comprensión de la nube de etiquetas al agruparlas en grupos semánticos. La distancia visual y el color representan la similitud semántica entre las etiquetas, de este modo, etiquetas o grupos de etiquetas más alejadas y de diferente color tendrán menos relación semántica entre ellas, esta visualización ofrece una mejor comprensión semántica de las etiquetas.

Figura 7: Tweet Topic Explorer4 de @InstCervantes

3 Clustering: conjunto de datos o individuos agrupados por la similitud que ellos poseen en ciertas variables. 4 http://tweettopicexplorer.neoformix.com Revisado agosto 2016

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4. Sobre los organigramas Un organigrama representa en forma gráfica la estructura de una organización, en

nuestro caso un establecimiento educativo. Este recurso permite visualizar los equipos de trabajos, los cargos y los distintos

recursos humanos que integran la organización así como su posición, niveles y conexiones. Debe representar también el tipo de relación que se da, si es de tipo vertical (de jerarquía y dependencia), horizontal (entre pares) o transversal (de responsabilidad compartida).

Su misión es ofrecer información fácil de comprender y sencilla de utilizar. A partir de este modo “visual” la comunidad educativa puede conocer el rol y función que corresponde a cada cargo y equipo de trabajo, permitiendo el ordenamiento de la organización.

Figura 8: Organigrama de un establecimiento educativo “genérico”

Completar la información de este apartado con la lectura del documento “organigramas.pdf” disponible en el sitio del curso.

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5. Sobre los diagramas de flujo de información Entendemos por Flujo de Información al movimiento de información entre

departamentos, áreas y/o individuos dentro de una organización y entre una organización y su entorno.

Los diagramas de flujo de información son la representación gráfica de los pasos de un proceso de gestión de información. La línea de flujo de información debe coordinar las funciones de la organización de tal forma que una decisión de un área específica –ante un evento, situación, contingencia, etc–, afecte adecuadamente a otras áreas de la organización y para que, en dichas situaciones, sirva de ayuda en la toma de decisiones.

El diagrama de flujo horizontal –ver los ejemplos en el Anexo– destaca a las personas, áreas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento y grafica el movimiento de información que se produce entre ellos. Un diagrama de flujo de información permite:

• conocer a las personas o áreas que participan,

• visualizar la parte del proceso que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas, así como los roles y funciones en dicho proceso,

• establecer los pasos donde se requiere información –interna o externa– y dónde se produce información,

• visualizar y/o establecer los niveles de verificación y seguridad,

• visualizar la existencia de “nichos informativos” personales,

• alcanzar una visión global de los procesos informacionales, ayudando a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, y

• gestionar una mayor utilización de las fuentes de información existentes. Según Gómez Cejas (1997) el diagrama de flujo debe ser:

• Sintético: La representación que se haga de un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

• Simbolizado: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

• De forma visible a un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.

Para crear un diagrama claro y comprensible se deberá utilizar los símbolos estándar normalizados, los más frecuentes son5:

5 Para una mayor simplificación en la realización de los diagramas, sólo listamos aquí los símbolos más comunes

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Frecuentemente los sistemas de gestión de la información son complejos, confusos, amplios y con múltiples puntos de contacto entre sí y con muchas áreas, departamentos y/o personas implicadas. Por ello los diagramas de flujo de información se transforman en un instrumento adecuado para mejorar la comprensión de los procesos mediante el empleo de un lenguaje común, aunque se hace precisa la capacitación en el uso del mismo.

Flecha. Indica el sentido y trayectoria del flujo de información.

Punteada: canal informal. Completa: canal formal

Rectángulo redondeado. Representa el inicio o fin del proceso.

Rectángulo. Representa un evento o proceso determinado.

Rombo. Formula una pregunta –toma de decisión–.

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6. Concretando Según Cornellá (2000):

1) Para informar hay que captar la atención del receptor: es necesario aportar al proceso cognitivo del usuario, actuando tanto a nivel de información, como a nivel de presentación.

2) La sobrecarga de información requiere formas claras de visualización –cómo organizarla y presentarla–.

3) Disponemos de tecnologías para condensar información, y para transmitirla, pero transformar esa información en conocimientos es un proceso personal.

4) Hay que adoptar procesos de comunicación que permitan aumentar la comprensión de la información por parte del receptor

5) La relación entre lo estético y la densidad informativa necesita de un diseño inteligente: el diseño de la información debe transformar datos no organizados ni estructurados, en información comprensible y utilizable.

Las tendencias en el campo de la visualización están reflejando la necesidad de transitar hacia la simplicidad moderada por sobre la complejidad seductora y la visualización dinámica por sobre la estática.

Recordemos que las representaciones visuales interactivas deberán permitir una rápida asimilación y comprensión cualitativa de grandes volúmenes de información, buscando optimizar la carga cognitiva en la representación visual de las estructuras, relaciones y patrones de información para así obtener visiones analíticas diferentes.

El significado de “visualizar”, en la visualización de la información, no se corresponde con la acción de “ver” asociada a percibir algo a través de los sentidos y la comprensión, sino con hacer perceptible a la visión lo que no es naturalmente visible (Hassan Montero, 2006).

Por ello, al iniciar un proceso de visualización de la información se ha de preguntar:

1. ¿Visualizar qué? Dada la abundancia de datos e información, ¿en qué clases de datos se ha de enfocar y porqué? 2. ¿Visualizar para quién? ¿Para quién se está construyendo la visualización? ¿Quiénes son los interesados? 3. ¿Visualizar cómo? ¿Cómo se hace? ¿Cómo se facilita la interpretación? Cabe remarcar que la importancia de la visualización de la información reside en

la posibilidad de establecer conceptos, detectar patrones y analizar de mejor manera las diferentes relaciones entre los datos. Por lo que, entendemos, es necesario la adquisición de competencias para la alfabetización visual y más aún para las habilidades informacionales.

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Anexo: ejemplos de diagramas de flujo horizontal de información

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