UNIVERSIDADE ESTADUAL VALE DO ACARAÚCENTRO DE CIÊNCIAS APLICADAS

UNIDADE CRATO – CECURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

O PROCESSO DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO COMO MEIO FACILITADOR PARA TOMADA DE DECISÃO

Rosa de Jesus Dantas

CRATO- CEOut/2010

Rosa de Jesus Dantas

O PROCESSO DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO COMO MEIO FACILITADOR PARA TOMADA DE DECISÃO

Monografia apresentada ao curso de graduação em Administração de Empresas da Universidade Estadual Vale do Acaraú, Centro de Ciências Aplicadas, Unidade Crato-CE, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel.

Orientador: Prof. Esp. Piedley Macedo Saraiva

CRATO - CEOut/2010

Monografia apresentada ao curso de graduação em Administração de Empresas da Universidade Estadual Vale do Acaraú, Centro de Ciências Aplicadas, Unidade Crato-CE, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel.

Data de aprovação: ____/____/____

BANCA EXAMINADORA

____________________________________________________Profº. Especialista Piedley Macedo Saraiva (Orientador)

Universidade Vale do Acaraú

____________________________________________________Prof. Dr..........................................................................

Universidade Vale do Acaraú

____________________________________________________Prof. Dr..........................................................................

Universidade Vale do Acaraú

DEDICATÓRIA

Aos meus pais, irmãos, familiares, e amigos que de muitas formas me

incentivaram e ajudaram para que fosse possível a concretização deste curso.

À minha amiga Marcela Plácido Teles que esteve presente em todos os

momentos de minha vida acadêmica, pelo apoio e amizade.

AGRADECIMENTOS

A Deus pelas oportunidades que me foram dadas na vida, principalmente por

ter conhecido pessoas e lugares interessantes, mas também por ter vivido fases

difíceis, que serviram de alicerce para o meu aprendizado.

A todas as pessoas do meu convívio que acreditaram e contribuíram, mesmo

que indiretamente, para a conclusão deste curso.

Não posso deixar de agradecer a todos os meus colegas da turma 300620 em

especial a minha equipe, pelo apoio e companheirismo.

A todos os meus amigos que sempre me apoiaram na minha vida acadêmica.

Aos meus queridos professores, pelo incentivo e dedicação, especialmente ao

professor João Airto.

Agradeço de coração ao professor Piedley Macedo Saraiva por ter me

orientado durante todo o processo desse trabalho.

Enfim, aos profissionais da Uva/IDJ e a todos que me ajudaram.

A nova fonte de poder não é o dinheiro nas mãos de poucos, mas informação nas mãos de muitos. (John Naisbitt)

RESUMO

Em um mercado cada vez mais competitivo a informação se tornou uma ferramenta fundamental na evolução das organizações. Hoje o departamento de informática é um dos principais setores de uma organização, por ser responsável por todos os relatórios operacionais e gerenciais. É através do setor de TI (Tecnologia da Informação) que é controlada toda movimentação, desde entrada e saída dos produtos, clientes, fornecedores, contas a pagar, contas a receber fluxo de caixa e todo o estoque da empresa. Hoje encontramos computadores em todos os escritórios e em quase todos os setores de uma empresa. È difícil imaginar como seria o mundo sem eles, uma vez que tudo gira em torno dessas máquinas, é impossível não exagerar a importância dessa ferramenta tão essencial, que permite as empresas sobreviverem aos constantes ataques desse mercado tão competitivo. A Informação é vital e tem mudado significativamente o cenário organizacional. No entanto, nenhuma mudança é possível sem que exista primeiro um bom gerenciamento de Informação, ela é fundamental no que se refere ao apoio estratégico e aos processos de tomadas de decisão, assim como no controle das operações empresariais. Sua utilização interfere diretamente no processo de gestão provocando uma mudança organizacional. O maior desafio dessa ferramenta é o de habilitar os gestores a alcançar os objetivos traçados pela organização, através do uso eficiente dos recursos disponíveis que essa tecnologia oferece.

Palavras-Chave: Informação. Ferramenta. Tecnologia. Gerenciamento e organização.

ABSTRACT

In an increasingly competitive market information has become a fundamental tool in the evolution of organizations. Today the IT department is one of the main sectors of an organization, being responsible for all operational and management reports. It is through the IT industry (Information Technology) which is controlled every movement, from entry and exit of products, customers, suppliers, accounts payable, accounts receivable, cash flow and the entire stock of the company. Today we found all the computers in offices and in nearly all sectors of a company. It's hard to imagine how the world would be without them, since everything revolves around these machines, I can not overstate the importance of this tool as essential, which allows companies to survive the constant attacks of this very competitive market. The information is vital and has significantly changed the organizational setting. However, no change is possible without first a good management information, it is crucial with regard to the strategic support and the processes of decision making, as well as in the control of business operations. Their use directly interferes in the management process leading organizational change. The biggest challenge of this tool is to enable managers to achieve the goals set by the organization through the efficient use of available resources that technology offers.

Keywords: Information. Tool. Technology. Management and organization.

LISTA DE SIGLAS

TI - Tecnologia da Informação

SIG - Sistema de Informação Gerencial

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO................................................................................................... 11

INFORMAÇÃO................................................................................................... 13

2.1 O poder da informação................................................................................ 15

3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS............................................. 16

3.1 Gerenciamento de informação..................................................................... 18

3.2 Elementos do gerenciamento de informação............................................... 19

3.2.1 Banco de dados....................................................................................... 20

3.2.2 Profissionais responsáveis pelo banco de dados e pela tecnologia de informática.......................................................................................................... 20

3.2.3 Áreas usuárias da informação.................................................................. 20

3.2.4 Rede informal de informações.................................................................. 21

4 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NAS ORGANIZAÇÕES........................... 22

5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO............................................................................................................ 23

6 PLANEJAMENTO DA INFORMAÇÃO EM EMPRESAS............................... 24

7 TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO.............................................................. 26

7.1 Uso de Tecnologia de Informação............................................................... 27

7.2 Evolução da Tecnologia de Informação....................................................... 28

7.3 Benefícios trazidos pelas tecnologias de informação.................................. 29

8 CONCLUSÃO................................................................................................. 31

9 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................... 32

10 BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS............................................................. 34

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 - Fluxo de Informação ..............................................................................13

FIGURA 2 - Fatos competitivo ..................................................................................16

FIGURA 3 - Avaliação de desempenho ....................................................................22

FIGURA 4 – Planejamento organizacional................................................................24

FIGURA 5 – Visão geral............................................................................................26

INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como objetivo mostrar o processo de gerenciamento da informação como meio facilitador para a tomada de decisão em todas áreas organizacionais, pois a TI (Tecnologia de Informação), é ponto pacífico no que se refere ao desenvolvimento, aceleração e êxito em todo o âmbito empresarial e na sociedade.

Esta pesquisa apresenta doze capítulos que se subdividem em: 1 Informação- Ferramenta essencial nesse mundo globalizado. 2 Poder da informação- O sucesso de uma organização está agregado ao conhecimento quanto mais se tem informações eficientes, rápidas e atualizadas, mais eficaz será a tomada de decisão. As empresas devem ter a informação como uma grande aliada para obter as metas desejadas. 3 Sistemas de informações gerenciais- Conjunto de funções integradas que por meio de coleta de dados, processam, armazenam e distribuem informações que apóiam a tomada de decisões. 4 Gerenciamento de informação- Atividades desenvolvidas com base em informação. 5 Elementos do gerenciamento da informação- (Banco de dados, Profissionais responsáveis pelo banco de dados e pela tecnologia de informática, Rede informal de informações e as áreas usuárias desse processo tecnológico. 6 Avaliação de desempenho nas organizações- Parâmetro para comparação, contra qual o desempenho será confrontado, e este poderá ser expresso tanto em termos físicos ou financeiros. 7 Sistemas de Informação gerencial como instrumento de gestão- Quando bem controlado, é hoje um elemento indispensável para apoiar as operações e a tomada de decisões nas empresas modernas. 8 Planejamento da Informação na empresa- Avaliação de forma rigorosa em todas as metas traçadas, deve ser feita uma revisão ou reestudo periódico em toda a empresa de uma forma estratégica eficiente e eficaz. 9 Tecnologia de Informação- Conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de informação. 10 Uso de Tecnologia de Informação- Fator que determina o sucesso e o bom desempenho de uma organização.

11. Evolução da tecnologia de Informação- Impacto causado pela TI, que transformou o mundo dos negócios e revolucionou o mercado e a vida das pessoas de forma dominante. 12 Benefícios trazidos pela Tecnologia da Informação- A capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para clientes e fornecedores.

Para a realização deste trabalho foi utilizada a metodologia de pesquisas, em

livros, revistas e sites, como também em pesquisas realizadas em algumas empresas da região do cariri.

Portanto, através desta coletânea de informações posso concluir que a tecnologia da informação desempenha um papel importantíssimo nas organizações e na sociedade de um modo geral, ela está cada vez mais ocupando espaço na vida das pessoas, seja por meio de fontes do trabalho, educação, saúde ou entretenimento, e para isso é necessário o conhecimento eficiente para gerenciar esse facilitador como uma forma eficaz na tomada de decisão.

2 INFORMAÇÃO

Figura 1- Fluxo de informação

Fonte: http://www.digimaxinfo.com.br

A informação é uma ferramenta essencial nesse mundo globalizado, ela

provém de dados que estão armazenados e são explorados de forma que estimula o

processo de gestão contribuindo com eficiência e eficácia a tomada de decisão,

desde que sejam informações corretas, rápidas e objetivas. Por ser um dos recursos

mais importantes de uma organização, ela gera grande transformação para

sociedade.

As organizações cada vez mais necessitam de informações precisas, por que

é através delas que se tem o controle das atividades e organiza-se a empresa, ou

seja, uma informação bem estruturada faz com que o gestor analise claramente

como está o andamento dos processos organizacionais, identifique o que está bom,

falho ou que precisa ser melhorado e tomar as melhores decisões.

O avanço tecnológico que cresce a todo instante nesse mundo tão globalizado,

faz com que as empresas corram atrás da competitividade, do diferencial e

principalmente da qualidade no atendimento ao cliente. E a ferramenta mais

importante nesse processo de informação são essas máquinas brilhantes chamadas

de computadores, os mesmos são tão importantes para a sociedade globalizada

que, sem eles, nossa economia ficaria paralisada.

Atualmente o mundo vive na era tecnológica, o que exige das empresas uma

gestão estratégica e competente, a qual pode ser facilitada pelos recursos que a

tecnologia oferece como os sistemas de informação. Esses recursos computacionais

geram informações cada vez mais sofisticadas que muda os processos e as

estratégias organizacionais, exigindo dos gestores um aperfeiçoamento contínuo

para suas empresas. Em menos de uma geração, a tecnologia da computação revolucionou os negócios ao redor do mundo. Virtualmente, todas as companhias, grandes ou pequenas, agora dependem de equipamentos para o processamento de informações para automatizar ou auxiliar virtualmente todos os aspectos do comércio. Os computadores são essenciais para enfrentar o desafio da concorrência global, na qual as empresas precisam ser eficientes e ágeis e têm de produzir produtos e serviços de alta qualidade a um custo sempre menor. Sem os computadores para fornecer as informações acuradas e ultra-recentes, necessárias às decisões estratégicas e ao gerenciamento dos processos produtivos, seria impossível para muitas companhias sobreviver. (NORTON, 1996, p. 39).

Os computadores tornaram-se muito importantes para o ambiente empresarial,

que está mudando continuamente, tornando-se cada vez mais complicado, mais

dependente de informações e de infra-estrutura tecnológica para obter um

gerenciamento de qualidade. O mundo tecnológico exige das organizações,

conhecimento, inovação e principalmente velocidade nas informações, o que

garante a estabilidade no mercado de trabalho que é bastante competitivo. O

sucesso das organizações está vinculado à rapidez em que são tomadas as

decisões, por isso é fundamental que as informações sejam rápidas e eficientes.

Segundo Norton (1996, p. 45), afirma que, “As companhias sempre usaram

informações, é claro, mas hoje é mais importante do que nunca dispor de

informações acuradas e atualizadas [...].” O que reforça ainda mais o quanto uma

organização precisar está bem informada para garantir seu espaço no mercado de

trabalho.

2.1 O poder da Informação

Hoje encontramos computadores em todos os escritórios e em quase todos

os setores de uma empresa. È difícil imaginar como seria o mundo sem eles, uma

vez que tudo gira em torno dessas máquinas, é impossível não exagerar a

importância dessa ferramenta tão essencial, que permite as empresas sobreviver

aos constantes ataques desse mercado tão competitivo.Depois que uma empresa identifica o tipo de informação que precisa gerenciar e as maneiras como essa informação interage como parte do processo de transação, um plano pode ser desenvolvido para automatizar o seu processamento. Os computadores têm capacidade para processar informações rapidamente, o que permite que uma empresa tome uma atitude prontamente e use mais informações como base para o processo decisório. (NORTON, 1996, p. 51).

Embora a tecnologia facilite as pessoas a gerenciar informações, é preciso

avaliá-las e fazer escolhas, já que os seres humanos dependem delas para tomar

decisões. É de suma importância o gestor determinar o que guardar o que descartar

e descobrir a melhor maneira de organizar e controlar o acesso das pessoas

envolvidas nesse processo, com o intuito de garantir a segurança das informações e

tornar o gerenciamento da empresa, mas eficaz.

O sucesso de uma organização está agregado ao conhecimento, quanto mais

se têm informações eficientes, rápidas e atualizadas, mas eficaz será a tomada de

decisão. Os produtos e serviços terão melhores qualidades e vantagens

competitivas cada vez maiores. Uma informação bem gerenciada viabiliza o

processo produtivo, aumenta a qualidade dos produtos e garante a satisfação do

mercado. Do contrario, uma informação distorcida, provoca sérios danos que

prejudica a empresa e conseqüentemente atinge os clientes.

Nesse contexto, as empresas têm a informação como uma grande aliada para

se obter as metas desejadas. Por isso, é importante o gestor, avaliar e controlar todo

o processo informacional da organização, já que as tomadas de decisões são

baseadas na clareza, rapidez e na eficácia dessas informações. O que contribui para

que as empresas alcancem o sucesso, e garantam seu espaço nesse mundo

globalizado e tão competitivo.

3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

Figura 2- Fator competitivo

Fonte: http://isa-sistemasdeinformacao.blogspot.com

Sistemas de informação é um conjunto de funções integradas que por meio

de coletas de dados, processam, armazenam e distribuem informações que apóiam

a tomada de decisões e auxiliam os gestores e colaboradores a identificar os

problemas, analisar, e criar novos produtos e serviços. Esses sistemas contêm

informações significativas, sobre pessoas, locais e itens que são importantes para a

organização. Sistemas de informação são muito mais do que computadores. Para usar os sistemas de informação com eficiência é preciso entender as dimensões organizacional, humana e tecnológica que os formam. Um sistema de informação oferece soluções para importantes problemas ou desafios organizacionais que a empresa enfrenta. (LAUDON; LAUDON, 2007, p. 11).

Os sistemas de informação desempenham um papel fundamental dentro das

organizações, eles são responsáveis pelo processamento rápido e eficaz das

informações, como também fornece soluções para os problemas organizacionais,

através de relatórios precisos, o que facilita a tomada de decisão por parte dos

gestores.

A empresa pode ser tão boa quanto às pessoas que a formam e que o mesmo

se aplica aos sistemas de informação, ou seja, de nada adianta ter o software mais

moderno do mercado, se as pessoas que o operam não são capacitadas para

desenvolvê-los e mantê-los. Quando isso acontece os sistemas gerencias passam a

ser inúteis e prejudicando os objetivos organizacionais (LAUDON; LAUDON, 2007).

Desta maneira entende-se que os sistemas de informação gerenciais, são

desenvolvidos não só por elementos tecnológicos, como também por pessoas que

coletam os dados e os transformam em informações que auxiliam os

administradores na escolha da melhor decisão estratégica para atingir as metas. De

acordo com Laudon e Laudon (2007, p. 12), “[...] a tecnologia hoje é relativamente

barata, mas os recursos humanos são muito caros”. O que reforça que a tecnologia

sozinha não resolve os problemas organizacionais, apenas o ser humano é capaz

de transformar – lá em soluções eficazes, o que aumenta consideravelmente o custo

operacional.O primeiro passo no processo de resolução de problemas é descobrir qual é o tipo de problema. Ao contrário da crença popular, os problemas não são como uma bola de futebol no campo esperando ser chutada por algum solucionador de problemas. Para que eles sejam resolvidos, deve haver consenso sobre a existência de um problema, sobre qual é o problema, quais suas causas e o que pode ser feito sobre ele, dados os recursos limitados de que se dispõe. De fato, os problemas devem ser adequadamente definidos pelas pessoas em uma organização antes de ser resolvidos. (LAUDON; LAUDON, 2007, p. 15).

As três dimensões mais comuns dos problemas organizacionais são:

organizações, tecnologias e pessoas. Quanto aos conflitos organizacionais em geral

são herdados do passado, como cultura pouco colaborativa e mudanças no

ambiente que geram conflitos internos. Os problemas tecnológicos mais comuns são

hardwares antigos, softwares ultrapassados, informações inadequadas, e

incompatibilidade de sistemas velhos com tecnologia de ponta. Já entre as falhas

humanas estão à falta de treinamento dos funcionários, avaliação do desempenho,

má administração, muitas exigências e pouco apoio aos colaboradores (LAUDON;

LAUDON, 2007).

Hoje em dia é comum, organizações adquirir um sistema gerencial de grande

porte, investir em tecnologia de ponta com os melhores hardwares do mercado e

não treinar os funcionários, que são a peça fundamental para que o processo

funcione adequadamente e surta o efeito desejado. O que acontece é que alguns

gestores têm a visão de modernização apenas no sentido de estrutura física, e

esquecem que ser uma empresa moderna requer muito mais do que equipamentos

de ultima geração, o que precisa realmente é de pessoas capacitadas e que

desenvolvam o processo de TI (tecnologia da informação), de forma eficiente e

eficaz.

Quando um gestor tem uma visão ampla, ou seja, conhece todo o processo

tecnológico que o cerca, ele consegue identificar os problemas, traçar o objetivo e

definir as pessoas responsáveis pela execução da tarefa. E com isso resolve todos

os obstáculos que comprometem o ambiente organizacional e o sucesso da

empresa.

3.1 Gerenciamento de informação

Nos tempos atuais o fluxo de informações disponíveis está cada vez mais

avançado, devemos considerar que a sofisticação tecnológica na área de informática

e na comunicação vem crescendo de tal forma, que hoje todo individuo busca

aprimorar suas capacidades profissionais e pessoais, pois é preciso ser ágil e

flexível às mudanças que são constantes nesse mundo globalizado.

O processo do gerenciamento de informações diz respeito às atividades

desenvolvidas com base em informação. Os processos de gerenciamento de

informações são os seguintes: identificação de necessidades de informação,

aquisição, organização, armazenamento, desenvolvimento de produtos e serviços,

distribuição e uso da informação (BEUREN, 2007).

A informação é fundamental no que se refere ao apoio estratégico e aos

processos de tomadas de decisão, assim como no controle das operações

empresariais. Sua utilização interfere diretamente no processo de gestão

provocando uma mudança organizacional. O maior desafio dessa ferramenta é o de

habilitar os gestores a alcançar os objetivos traçados pela organização, através do

uso eficiente dos recursos disponíveis que essa tecnologia oferece.Para alimentar esse processo de gestão, especialmente na definição da estratégia, as informações precisam ser principalmente, extrovertidas, prospectivas e qualitativas. Por isso, não raras vezes, elas se constituem

apenas de sinais fracos, incertos e incompletos. Em outras palavras, o conjunto de informações que se impõe está mais orientado ao futuro e para o ambiente externo, a partir do conhecimento das capacidades e potencialidades internas da organização. (BEUREN, 2007, p. 44).

Observa-se que a informação nasce através de dados que são organizados de

acordo com um contexto delimitado, ou seja, na necessidade inicial do problema, o

que serve de base para selecionar as informações existentes na empresa, ou

quando não existe, procurar no ambiente externo coletar dados e transformá-lo em

informação útil para a estratégia da empresa. Assim, sendo o gerenciamento da

informação leva os administradores a buscarem o aperfeiçoamento.

Na verdade os gestores precisam de informações sobre a organização e o

ambiente externo da empresa, para identificar as ameaças e oportunidades e obter

resposta eficazes e competitivas, com intuito de resolver os problemas que afeta o

desenvolvimento organizacional. A informação funciona como um recurso essencial

na definição da estratégia empresarial, ou seja, a empresa quando bem gerenciada

facilita a produção de trabalho, tornando o processo de desenvolvimento da mesma

mais acelerada, obtendo bons resultados.

3.2 Elementos do gerenciamento da informação

Atualmente sabe-se que cada vez mais a informação e a tecnologia da

informação desempenham um papel fundamental não só na elaboração da

estratégia empresarial, mas também, na execução da mesma, com a finalidade de

assegurar que haja maior sincronia entre essas duas etapas do processo de gestão

(BEUREN, 2007).

Vale salientar que não existe um procedimento padrão nas organizações, no

que diz respeito à fase da execução da estratégia, mas que existem alguns

elementos em comuns no processo de gestão da informação, dentre eles se

destacam: banco de dados, profissionais responsáveis pela criação e manutenção

do banco de dados e pela tecnologia de informática, rede informal de informações e

as áreas usuárias desse processo tecnológico.

3.2.1 Banco de dados

É uma coleção de dados inter-relacionados representando informações sobre

um domínio especifico. Ele é usual, nas empresas e seu objetivo principal é

possibilitar um ambiente que seja adequado e eficiente para recuperação e

armazenamento de informações.

3.2.2 Profissionais responsáveis pelo banco de dados e pela tecnologia de informática

Esses profissionais são responsáveis pelo desenvolvimento, implementação e

manutenção do banco de dados. Eles organizam as informações e ajudam os

usuários na busca do conhecimento que eles precisam. As empresas que

disponibilizam esse tipo de serviço têm um investimento altíssimo com esses

profissionais. Assim, se a empresa deseja ser impulsionada em direção aos seus

objetivos estratégicos ela precisa investir recursos e esforços, para unir o

conhecimento em todas as áreas relacionadas a produção de serviços e produtos

de informação (BEUREN, 2007).

3.2.3 Áreas usuárias da informação

Os principais usuários de informações são: os gestores dos mais diversos

níveis, assessores de executivos, profissionais de pesquisa, de desenvolvimento, de

marketing, acionistas, investidores, instituições financeiras, clientes, concorrentes,

fornecedores, analistas de mercado etc. Todos esses profissionais necessitam de

informações variadas e que não podem ser atendidas apenas pelos responsáveis

pelo banco de dados e a área de informática. Pois as mudanças são continuas, e

ocorrem com muita velocidade e é preciso estruturar os dados com os recursos

disponíveis para que não haja nenhuma impossibilidade nas informações (BEUREN,

2007).

3.2.4 Rede informal de informações

Quando não há um atendimento satisfatório nas diversas áreas usuárias da

informação, são criadas suas próprias redes de fornecedores de informação. Elas

por sua vez utilizam o banco de dados e área de informática para trabalhar

informação adequada às necessidades dos usuários. Nesse processo os dados de

outras fontes podem ser úteis para ampliar as informações.

As áreas usuárias também podem criar suas próprias redes formais de

fornecedores de informação, fazendo com estes sirvam de instrumentos para

resolução de problemas imprevistos. Esse fato pode ser considerado como um dos

responsáveis pelo sucesso das organizações seja em nível de sobrevivência ou no

estabelecimento de maior competitividade. A cada dia, descobre-se que o

conhecimento é hoje mais do que nunca, a base fundamental para alavancar o

sucesso corporativo, e que o capital intelectual vem dominando o mundo dos

negócios e substituindo o capital industrial.

4 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NAS ORGANIZAÇÕES

O processo de evolução está cada vez mais acelerado, a competitividade é a

palavra chave nos dias atuais, as empresas precisam e devem está antenada ao

que acontece no mundo e procurar acompanhar essa tecnologia que envolve tudo e

todos. Isso sugere a existência de um sistema de informações que contemple o processo de gestão da organização. Nesse sentido, a tecnologia da informação pode viabilizar a agilização necessária, trazendo a informação, imediatamente, dos diversos setores da empresa aos gestores. Estes por sua vez, de posse da informação, podem analisar e corrigir processos críticos da organização, em que não há conformidade no elo entre a estratégia definida e sua execução. (BEUREN, 2007, p. 77).

As informações quando são processadas de forma rápida e eficiente resulta

num importante potencial para o administrador tomar decisões eficazes, ou seja,

muito mais corretas do que aquele que se baseia apenas nas suas experiências e

conhecimento. Estamos na era das idéias, não há mais distância entre as

informações, devido ao avanço tecnológico, existem milhões de recursos disponíveis

que facilitam os desafios organizacionais.

a) a avaliação de desempenho pressupõe um referencial ou um parâmetro para comparação, contra qual o desempenho será confrontado – este parâmetro poderá ser expresso tanto em termos físicos ou financeiros, ou ambos, e:b) é necessário o estabelecimento de um intervalo de tempo para que a avaliação de desempenho possa ser feita – este intervalo permitirá operacionalizar tal avaliação, e não necessariamente significa que as atividades sejam paralisadas para que tal avaliação ocorra. (PELEIAS, 1992, p. 114).

Figura 3- Avaliação de desempenho

Fonte: http://www.euveo.pt/home/servicos/consultoria.php

5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

As informações e o conhecimento compõem ferramentas que são essenciais

para o sucesso de qualquer organização. Entender como funciona o mercado a sua

volta é vital para a empresa que pretende se manter competitiva nesse novo cenário.

A estrutura das empresas tem, então, entre suas principais funções, a ligação

produtos-distribuição, isto é, fazer circular a informação, ou seja, não existe

gerenciamento possível sem que haja informações. A informação transformou-se em recurso fundamental em qualquer organização. Esta afirmação é declarada por diferentes administradores ao analisarem profundamente essa questão: - A empresa moderna fabrica menos produtos e mais e primeiro informação. Como exemplo podemos destacar o caso de um industrial que fabrica móveis. O problema essencial dele não é produzir os móveis, mas sim vendê-los em tempo real sem criar estoques. A estrutura das empresas tem, então, entre suas principais funções, a ligação produtos-distribuição, isto é, fazer circular a informação. Resumindo, não existe gerenciamento possível sem informação. As empresas que ganharão a guerra econômica são aquelas que terão vencido a guerra da informação. (MAÑAS, 1999, p. 47).

Indiscutivelmente a informação só vem acrescentar ganho de capital, que por

sua vez varia de acordo com a estratégia adotada pela empresa. A dinâmica do

ambiente de negócios colocou as empresas diante de um novo cenário de

competição acirrada, em que as exigências de prazo, custo, frente a riscos,

qualidade e desempenho dos produtos e serviços oferecidos aumentam cada vez

mais. Portanto dominar a informação é determinante para o sucesso de uma

organização, desde que seja com qualidade, só assim a empresa consegue ganhar

espaço no mercado competitivo. Quando esse processo não é utilizado

corretamente, torna-se difícil alcançar a eficácia numa organização.A informação é que nos conduz ao controle. O controle é, na prática, a possibilidade, a partir de um acompanhamento, nos levar ao

redirecionamento correto, É a informação que nos permite saber onde estamos gastando energia ou materiais desnecessariamente e é ela que nos ajuda a coordenar esforços e produzir efeitos. (MAÑAS, 1999, p. 63)

No entanto o sistema de informação bem controlado é hoje um elemento

indispensável para apoiar às operações e à tomada de decisão nas empresas

modernas. Mais importante que a quantidade é a qualidade das informações.

6 O PLANEJAMENTO DA INFORMAÇÃO EM EMPRESAS

Figura 4- Planejamento organizacional

Fonte: http://www.apeti.org.br

Atualmente as organizações exigem por parte de seus administradores a

tomada antecipada de decisões, que determinem os objetivos gerais da empresa

que devem ser cumpridos. Para isso é preciso um planejamento estratégico para

que sejam traçadas todas as metas da organização. E nesse aspecto a tecnologia

contribui de forma bastante positiva e eficaz, facilitando o processo de decisão.Este caráter dinâmico do planejamento surge como algo que é inerente ao próprio processo de planejamento, de maneira que não se pode conceber um planejamento eficaz se não carrega consigo a revisão ou reestudo periódico de si mesmo. (MAÑAS, 1999, P. 87).

O planejamento estratégico é fundamental para as organizações, mas para

que ele funcione e tudo aconteça de forma eficiente e eficaz, é preciso que haja um

controle, uma avaliação rigorosa em todas as metas traçadas. Através desse

acompanhamento é possível identificar falhas e eliminá-las, para que tudo ocorra

dentro do que foi planejado, e assim obter um resultado positivo que facilite a

tomada de decisão.

O mundo hoje é dominado pela era da informática, todos os dias as novas

tecnologias batem a nossa porta, e cada vez mais a velocidade de informação nos

surpreende, é uma mudança constate, e por isso é preciso está preparado para

enfrentar os desafios, acompanhar a globalização, e o mais importante se manter no

mercado competitivo.As organizações, como partes integrantes de um sistema mais amplo, vêm crescendo em grau de complexidade na medida das evoluções tecnológicas, sociais e políticas. Os teóricos da administração, por sua vez, têm tentado acompanhar essa evolução ou mesmo antecipar-se a ela sugerindo enfoques e formas diferentes de lidar com os problemas e conflitos organizacionais e as relações humanas no trabalho. Ao mesmo tempo em que a teoria administrativa busca propor alternativas para o desenvolvimento das organizações, das pessoas que nela trabalham e da sociedade de forma mais ampla, ela se forma e se desenvolve com os mesmos elementos dessa sociedade, refletindo seus valores e a visão de mundo e de homem em cada período determinado. (AUDY, 2005 p, 80).

Diversos fatores levam as organizações a se preocuparem com os avanços

tecnológicos e como isso se reflete nas pessoas, nos produtos e serviços. Por isso é

preciso um planejamento que integre de forma coerente os objetivos da empresa,

que estimule o conhecimento das pessoas, para que essas tenham uma visão ampla

de tudo que acontece no mundo globalizado, e que possam acompanhar essa

evolução visando adaptabilidade, flexibilidade, pro atividade e inovação. O que

exerce hoje um forte impacto no mundo globalizado.

É por meio do sistema de informações gerenciais que fluem as informações

que permite e aperfeiçoa o funcionamento da empresa. Esse processo é muito

importante para o sucesso da organização, pois a sobrevivência da mesma depende

de como administrador usa essas informações, tem que ser na hora certa, com

rapidez e muita responsabilidade.

Diante de tanta informação, os gestores enfrentam os desafios da

competitividade, que são cada vez mais acirrados. As empresas precisam está

atentas as mudanças, e procurar inovar seus serviços e produtos, e o mais

importante treinar seus colaboradores, para que estes possam acompanhar a

evolução da informação de forma positiva, isso agrega valor profissional e contribui

diretamente com o sucesso da organização.

7 TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO

Figura 4- Visão geral

Fonte: http://www.globaldesk.com.br/globaldesk.php

A tecnologia da informação (TI) desempenha um papel importantíssimo nas

organizações e na sociedade de um modo geral, ela está cada vez mais ocupando

espaço na vida das pessoas, seja por meio de fontes do trabalho, educação ou

entretenimento. Estamos vivendo uma época brilhante onde a velocidade da

informação é incrível, nada é constante tudo muda e a toda hora.

A evolução da TI é cada vez mais acelerada, e através dela surgem novas

oportunidades de negócios como o e-commerce (comercio eletrônico), que é uma

das formas mais avançada de vender produtos e serviços. Essa evolução

tecnológica explodiu junto com a internet que é uma ferramenta essencial na vida

das organizações. Hoje é impossível sobreviver sem tecnologia, ela está presente

em quase tudo que fazemos a internet já domina o mundo e as pessoas estão cada

vez mais dependentes dessa modernidade.A TI atualmente faz parte do dia-a-dia das pessoas em suas mais diversas tarefas. Nos anos 70, nos Estados Unidos, e nos anos 80, no Brasil, vimos uma verdadeira explosão da utilização de microcomputadores pessoais, o que possibilitou que essa tecnologia saísse do ambiente fechado e muitas vezes obscuro dos centros de processamento de dados. A partir daí, as aplicações de TI passaram a incorporar não só os ambientes de trabalho, como também os aspectos ligados a serviços e mais tarde educação. O contato maior da sociedade com essas tecnologias passa acontecer por meio de serviços bancários, mais especificamente com os cartões de bancos. (ALBERTIN; MOURA, 2007, pg. 19).

A partir do momento em que as pessoas se envolvem com a TI, o processo

torna-se cada vez mais irreversível e acelerado. Até as crianças utilizam a tecnologia

da informação, a maioria dos brinquedos são eletrônicos e os jogos virtuais. Enfim

todos nos tornamos escravos dessa era digital, é difícil vê o mundo de outra forma, o

acesso rápido a informação é um fato extraordinário e jamais pode ser dispensado

ou ignorado.

A TI continuará fornecendo inovações nas mais diversas áreas da sociedade a

uma velocidade cada vez maior, isso está relacionado aos avanços na medicina,

novos equipamentos e dispositivos e comercialização de produtos e serviços e uma

vasta utilização dessas tecnologias nos negócios, na vida das pessoas e no mundo.

Albertin e Moura, (2007).

7.1 Uso de Tecnologia de Informação

Atualmente vive-se a mais importante revolução tecnológica, a era digital, a

tecnologia é uma ferramenta que desenvolve e objetiva a evolução da sociedade.

Portanto no mundo de hoje, a TI é um dos mais importantes fatores de

competitividade.

As empresas devem está sempre atentas as necessidades estratégicas e

operacionais da organização, pois dessa forma contribui com o desempenho

organizacional e conquista os objetivos almejados. A Tecnologia de Informação

agrega valor aos negócios, facilita a vida das pessoas e aumenta a competitividade,

o que é bom para o consumidor. Ele tem mais opções, preços e facilidades na hora

de comprar um produto ou serviço.

O uso de TI por si só não determina o sucesso e o bom desempenho de uma

organização, existem direcionadores a serem considerados. Dentre eles as

características de mercado em que as organizações atuam, a definição do uso de TI

como parte de suas estratégias e operacionalização, os modelos, culturas, políticas

e estrutura do processo organizacional. Albertin e Moura (2007).

O que foi supracitado, como também as habilidades, capacitações e o

comportamento dos colaboradores, influenciam o valor que a tecnologia de

Informação agrega aos negócios, ou seja, é preciso conhecer, planejar, treinar os

indivíduos que compõem a empresa e acima de tudo acompanhar as novidades do

mercado, que muda a cada instante. A competitividade cresce de maneira acelerada

e é preciso está preparado para as mudanças.As estratégias e operações das empresas devem atender às pressões de negócio, oferecendo as respostas organizacionais necessárias para o seu sucesso, ou pelo menos a sobrevivência no novo ambiente empresarial. As pressões de mercado, concorrência, clientes, tecnologia, entre outras, exigem respostas das organizações, melhoria de processos, alianças, sistemas estratégicos, entre outras. As respostas, por sua vez, também mudam o mercado, alterando as pressões, regulamentação, responsabilidade social, aspectos éticos, entre outras. (ALBERTIN; MOURA, 2007, pg. 49).

Essa pressão que acontece através da tecnologia, faz com que as pessoas

tornem-se mais exigentes em relação ao uso de TI, ou seja, a sociedade se sente

pressionada a participar dessa evolução já que tudo hoje é relacionado com a era

digital, e a tecnologia está presente em todos os processos do dia a dia.

7.2 Evolução da Tecnologia de Informação

A tecnologia da informação transformou o mundo dos negócios, revolucionou o

mercado e a vida das pessoas de forma dominante. O impacto causado pela TI

mudou o conceito que as organizações tinham de administração, ou seja, as

empresas passaram a ter uma visão mais ampla e competitiva.

A TI fornece inovações nas mais diversas áreas da sociedade em uma

velocidade assustadora. Ela está presente na educação, na saúde, no lazer, no

trabalho, nas ruas, enfim em tudo que fazemos. A todo instante nos deparamos com

equipamentos novos, softwares avançados, computadores de ultima geração, e o

mais surpreendente o avanço na medicina. Sem tecnologia jamais o homem

conquistaria o mundo.A aplicação e utilização de TI parecem cada vez mais uma decisão sem volta, ou seja, nem é possível imaginar o mundo sem o uso de TI. E quando falamos nisso, não estamos nos referindo apenas a aplicações de negócios, mas também em áreas como saúde, educação, governo e entretenimento. A realidade é que essa interação com a tecnologia precisa cada vez mais ser construída de forma que o indivíduo e, por conseqüência, todos os envolvidos consigam perceber seus benefícios reais e principalmente tenham o conhecimento necessário para lidar com ela. (ALBERTIN; MOURA, 2007 pg. 22).

No entanto é preciso que as organizações e a sociedade num modo geral

estejam preparadas e aprendam a lidar com a essa evolução tecnológica, que

cresce de maneira desenfreada. Os avanços constantes e a concorrência cada vez

mais acirrada fazem da TI uma ferramenta que pode ser manipulada tanto para o

sucesso, como para o fracasso de uma organização, tudo depende de como é ela é

utilizada.

Não se pode atribuir as responsabilidades de uma má utilização das palavras à

linguagem e sim a quem pronuncias as palavras. Na TI é da mesma forma, ela pode

oferecer formas mais justas e eficientes que permite igualdade a toda sociedade,

mas para que isso aconteça é preciso que as pessoas que manipulam a TI queiram

e tenham consciência do caminho mais viável e interessante para todos. Albertin e

Moura (2007),

Atualmente considera-se que a TI é fundamental para o crescimento

econômico, social, ambiental e organizacional. Ela é arma mais poderosa que a

sociedade e as organizações dispõem para alcançar o sucesso. Mas para que isso

aconteça com eficácia é preciso administradores que tenham um conhecimento

amplo, e estejam constantemente atualizados, e estabeleçam estratégias eficientes,

como contratar pessoas capacitadas para operacionalizar os processos, e

acompanhar as mudanças.

7.3 Benefícios trazidos pela Tecnologia da Informação

Nessa era digital em que estamos vivendo as organizações para obter sucesso

depende da criatividade, da inovação de produtos e serviços, para acompanhar a

concorrência. E a TI é a principal fonte desse processo, com ela as organizações

têm maior facilidade de mudar, de inovar, criar e expandir essas inovações até o

mercado.

Os benefícios de TI podem ser definidos como custos, produtividade,

flexibilidade, qualidade e inovação. Não há duvida que as organizações precisem

reduzir os custos, aumentar a produtividade, ser mais flexível e inovar com

qualidade, para garantir o lugar no mercado e se manter competitiva. O campo da

Tecnologia oferece essas vantagens de forma rápida e segura. Albertin e Moura

(2002).Cada vez mais as organizações estão preocupadas em ter um conhecimento mais detalhado dos benefícios que a TI tem oferecido em relação a desempenho financeiro e não financeiro, como por exemplo satisfação do cliente, participação no mercado, inovação de produtos, entre outros. Os principais benefícios oferecidos pela TI acompanham a evolução destas perspectivas e as diferentes visões que se tem da TI. As organizações começam a perceber que a TI precisa estar alinhada ao negócio para que os benefícios possam ser obtidos e o desempenho empresarial seja satisfatório. (ALBERTIN; MOURA, 2007, pg. 50).

As empresas estão mais preocupadas com o uso correto da TI, do que o

investimento usado com a Tecnologia. O que realmente faz a diferença são a

satisfação do cliente e a manutenção do mesmo, uma vez que a concorrência é

cruel e desleal, é preciso encontrar melhores estratégias de sobrevivência e se

manter com qualidade no mercado globalizado, atendendo todas as necessidades

dos clientes.

A capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e

conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores é

considerado um dos principais benefícios que a tecnologia da informação traz para

as organizações. Esse processo é fruto dos sistemas de informação mais modernos

que oferecem às empresas oportunidades para a melhoria dos processos internos e

dos serviços prestados ao consumidor final.

Atualmente o sucesso das empresas passou a depender de sua capacidade

de inovar, modificar-se e levar essas inovações até o mercado com rapidez e

qualidade. Essa necessidade competitiva faz com que as organizações procurem

cada vez mais operar num ambiente dinâmico e eficiente com a finalidade de

adquirir excelência operacional, o que exige disponibilidade de sistemas de

informação integrados, confiáveis e de alta velocidade.

CONCLUSÃO

Em virtude dos fatos mencionados nesta monografia, somos levados a crer

que o processo de gerenciamento da informação é, sem dúvida, um meio facilitador

para a tomada de decisão em qualquer área organizacional.

Nesse contexto, a tecnologia da informação assume um papel crítico,

permitindo às organizações modificar-se rapidamente e levar essas inovações até o

mercado. A necessidade de operar num ambiente dinâmico faz com que as

empresas precisem concentrar-se em adquirir excelência operacional, o que exige,

entre outros requisitos, a disponibilidade de sistemas de informação integrados,

confiáveis e de alta velocidade, além de outras tecnologias, a fim de obter maior

eficiência e controle operacional. Independente do tamanho, cada vez mais as

organizações necessitam do sistema de informação para reagir aos problemas e

oportunidade do ambiente de negócios globais de hoje.

E assim, os computadores tornaram-se muito importantes para o ambiente

empresarial, que está mudando continuamente tornando-se cada vez mais

complicado, mais dependente de informações e de infra-estrutura tecnológica para

obter um gerenciamento de qualidade. O mundo tecnológico exige das

organizações, conhecimento, inovação e principalmente velocidade nas

informações, o que garante a estabilidade no mercado de trabalho que é bastante

competitivo.

Portanto não é possível imaginar o mundo sem a tecnologia, pois a realidade é

que ela está inserida em todas as áreas e precisa cada vez mais ser construída de

forma que o individuo perceba os seus benefícios reais e, principalmente o

conhecimento necessário para lidar com a mesma.

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