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WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 03 de junho de 2009

WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais

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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP II – Mapeamento de Processos

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 03 de junho de 2009

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a

experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

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1) Feedback da Avaliação

Qualitativa

Apresentação em letras maiores

Antecipar o término em 10 min.

Mais tempo para reflexão/discussão

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1) Feedback da Avaliação

51%

38%7%

3%

OrganizaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

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46%

49%

4%1%

Desempenho do Expositor

Muito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

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53%

32% 9%

6%

MaterialMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

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29%

41%

29%

Auto-AvaliaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

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24%

76%

Avaliação Geral

Superaram as expec-tativasAtenderam as expec-tativasNão atenderam as expectativas

1) Feedback da Avaliação

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a

experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

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2) Apresentação, pelas unidades:

Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim

3 min para cada área

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a

experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

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MACROFLUXO DAS 4 FASES

Pla

ne

jam

en

toM

ap

ea

me

nto

de

Pro

ce

ss

os

An

ális

e e

me

lho

ria

de

pro

ce

ss

os

Imp

lem

en

taç

ão

da

s

me

lho

ria

s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

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FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Pág. 14 – Manual de Apoio

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3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos:É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).

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ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS

E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobreo processo priorizado

E2 - Lista dos 03processos críticos da área

Levantar as atividades

Ordenar as atividades

Levantar as normas

FIM

S1 - Processos identificados com suas atividades ordenadas.

S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho.

S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo.

S4 - Processo fluxogramado.

Legenda:1. Enº: Entrada, número da entrada.2.Snº: Saída, número da Saída

Priorizar o processo

Identificar os elementos e o

objetivo

Desenhar o fluxograma

atual

FASE 2 –Mapeamentode processos - Detalhamento(pág.15)

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3) Base conceitual

3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade.

(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

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3) Base conceitual

3.3) Entrada/Insumo - É ainformação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la.

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3) Base conceitual

3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade.

Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA)

Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005)

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3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É ainformação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho.

É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).

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3) Base conceitual

3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005)

Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtosfornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).

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3) Base conceitual

3.7) Requisitos do cliente – são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).

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ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)

GESTÃO

RECURSOS

ENTRADA SAÍDA

= SATISFAÇÃO DE CLIENTES

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a

experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

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Versão 01Versão 01

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Versão 01Versão 01

ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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Versão 01Versão 01

ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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Versão 01Versão 01

ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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Versão 01Versão 01

ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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Preparar o café

Preparar café dentro dos padrões estabelecidos

QuenteForteDoce

Copa CopeiraChefe da copa

Receita da Dona Benta

Manual garrafa térmica

Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras para o preparo do café

Nro 5 2008 Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica

Consultores internos, SuperintendentesPromotoresVisitantes

Versão 01Versão 01

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Ferver água

Colocar café no filtro

Adoçar a água

Coar o café

Água fervida

Filtro com caféÁgua fervida e adoçada

Café coado

Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc

Garrafa, colher,filtro de papel e café

Serviços Gerais

Colaboradores

Preparar a garrafa

Copeira

Copeira Água Garrafa preparada

Copeira

CopeiraÁgua fervida e açúcar

Garrafa, água fervida e adoçada

Copeira

CopeiraCopeira

Copeira

Produto do processo –

FINAL

Cliente doProcesso –

FINAL

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO

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3) Base conceitual

3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)

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3) Base conceitual

Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação – símbolos para fluxogramas)

Page 40: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais

Fluxograma - Simbologia:Fluxograma - Simbologia:

AtividadeInício/FimDecisão

ConectorConexão entre páginas

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P rocesso

Tarefa

S udprocesso

A tiv idade

M acroprocesso Relembrando a hierarquia entre os processos:

As atividades serão representadas no

fluxograma

As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou

procedimentos

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Hierarquia de processos

Gestão de pessoas

Provimento decargos

Nomeação

Publicar a listados nomeados

no DO Encaminhardocumentopara órgão

responsável pelo DO

Macroprocesso

Processo

Subprocesso

Atividade

Tarefa

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CO

PA

Início Ferver a água

A água está na

temperatura ideal?

Colocar o café no filtro

Colocar açúcar na água

Coar o caféColocar o café

na garrafa

Não

Sim Café pronto na garrafa

MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01

Exercício do Café

Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉObjetivo do Processo: PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO

Com açúcar?Não

Sim

Preparar a garrafa

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IMPORTANTEIMPORTANTE

- O fluxograma deve representar o processo O fluxograma deve representar o processo exatamenteexatamente como ele acontece (AS IS), e as como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhoriassugestões de melhorias levantadas nesse levantadas nesse passo deverão ser passo deverão ser ANOTADASANOTADAS, para posterior , para posterior utilização e desenho da situação desejada utilização e desenho da situação desejada (TO BE)(TO BE)

- A SUPLAN realizará a diagramação dos A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada – fluxogramas na ferramenta adequada – BizAgi – no padrão BPMN.BizAgi – no padrão BPMN.

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Experiência da SINFO

BPMN – Bussines Process Modeling Notation – Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. (Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a

experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

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5) Prática

Encaminhar para SUPLAN até Encaminhar para SUPLAN até 10/0610/06- Levantamento dos elementos do processo - - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03Formulário EPO 03- Fluxograma do processo (situação atual – As Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não utilizar alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.

Formulários disponíveis na: Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPOhttp//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO))

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Dia Dia 10/0610/06 - período da manhã – - período da manhã – Entrega dos formulários pelas Entrega dos formulários pelas unidadesunidades

WORKSHOP III – WORKSHOP III – 17/0617/06

Se você continuar a fazer sempre o que Se você continuar a fazer sempre o que fez,fez,

continuará obtendo sempre o que obteve.continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente Para conseguir um resultado diferente

vocêvocê terá de fazer algo diferente... terá de fazer algo diferente...

Autor desconhecido.Autor desconhecido.Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!