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XMediusFAX 8.1Guia do utilizador

XMediusFAX

Número de versão 8.1.0.153 – Maio 2019.

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Sumário

Capítulo 1 : Introdução.......................................................................................................1Objectivo deste documento.............................................................................................................................1Ferramentas Windows.....................................................................................................................................1Ferramentas Web..............................................................................................................................................2Ferramentas Externas......................................................................................................................................2

Capítulo 2 : Enviar faxes com SendFax............................................................................5Vista geral..........................................................................................................................................................5

Lançamento de SendFAX.....................................................................................................................................................5

Descrição da interface..........................................................................................................................................................5

Detalhes da barra de menus e ícones associados............................................................................................................6

Resultado do Envio de Fax em Função do Tipo de Destino.............................................................................................9

Parâmetros......................................................................................................................................................10Definições de Ligação.........................................................................................................................................................10

Definições de Utilizador com Implementação no Local................................................................................................................11

Definições do Utilizador com uma Solução Baseada na Nuvem.................................................................................................13

Parâmetros de e-mail..........................................................................................................................................................14

SendFAX Opções de Visualização da Interface................................................................................................................15

Definição da resolução predefinida do fax para a impressão........................................................................................16

Enviar um Fax.................................................................................................................................................16Utilização de folhas de rosto..............................................................................................................................................17

Gestão de Documentos de Fax..........................................................................................................................................17

Endereçamento de Transmissões.....................................................................................................................................18

Envio manual de uma transmissão.................................................................................................................................................18

Seleção de um destinatário a partir de uma agenda telefónica...................................................................................................19

Seleção de um destinatário quando a agenda telefónica não é apresentada.............................................................................19

Modificação da Lista de Destinatários............................................................................................................................................20

Alteração dos parâmetros de transmissão.......................................................................................................................21

Edição da informação do remetente ou da empresa.....................................................................................................................21

Mudança dos parâmetros de transmissão de fax..........................................................................................................................23

Enviar um fax com uma resolução específica..................................................................................................................24

Apresentação de agendas telefónicas.........................................................................................................24Apresentação de um fax com SendFAX através de uma linha de comando............................................25

XMediusFAX Guia do utilizador i

Sumário

Capítulo 3 : Gestão dos seus contactos (para SendFax)..............................................27Apresentação Geral........................................................................................................................................27Lançamento da agenda telefónica................................................................................................................27Detalhes da Barra de Menus e Ícones Associados.....................................................................................28Contactos da agenda telefónica....................................................................................................................29

Gestão de Agendas Telefónicas........................................................................................................................................31

Gestão das Listas de Contactos........................................................................................................................................31

Gestão dos Contactos........................................................................................................................................................32

Grupos de Agenda Telefónica............................................................................................................................................32

Compactagem da Base de dados ................................................................................................................33Pesquisas da Agenda Telefónica..................................................................................................................33

Procura de um contacto.....................................................................................................................................................33

Utilização da pesquisa avançada......................................................................................................................................34

Origens de dados externas............................................................................................................................35Importação de uma fonte de dados externa.....................................................................................................................35

Ligação a uma fonte de dados externa.............................................................................................................................36

Procedimento de ligação..................................................................................................................................................................36

Actualização de uma fonte externa ligada......................................................................................................................................37

Capítulo 4 : Visualização de faxes...................................................................................39Descrição Geral..............................................................................................................................................39Lançamento do Visualizador.........................................................................................................................39Detalhes da barra de menu e ícones associados........................................................................................40Utilização do Visualizador.............................................................................................................................41

Capítulo 5 : Utilizar anotações.........................................................................................43Panorâmica.....................................................................................................................................................43Tipos de Anotações........................................................................................................................................43Trabalho com Anotações...............................................................................................................................44

Capítulo 6 : Utilitários de fax para aplicações gerais....................................................47Panorâmica.....................................................................................................................................................47Transmissão de Fax a partir de Aplicações Windows Utilizando SendFAX.............................................47Envio de Fax a partir de Aplicações Windows, Utilizando o Controlador XMPrintToMail.......................48Transmissão de faxes a partir das aplicações Windows utilizando a impressora do Web Fax

Composer...................................................................................................................................................49Enviar um fax utilizando os add-in de fax do MS Word..............................................................................49

Enviar um Fax com a Funcionalidade de Enviar Fax do MS Word.................................................................................50

Funcionalidade de fusão de fax de MS Word...................................................................................................................50

Enviar um Fax a partir do MS Word Utilizando a Funcionalidade de Intercalar Faxes..............................................................50

Envio de fax utilizando macros de fax do escritor OpenOffice.org...........................................................52

ii XMediusFAX Guia do utilizador

Sumário

Envio de fax a partir do OpenOffice.org Writer com a funcionalidade SendFax..........................................................52

Funcionalidade de difusão de fax para o escritor OpenOffice.org................................................................................53

Criação de um Documento Inicial no OpenOffice.org Writer........................................................................................................53

Enviar Faxes a partir do OpenOffice.org Writer com a Funcionalidade de Difusão de Fax......................................................54

Enviar um Fax Utilizando a Funcionalidade de Serviço de Fax do Microsoft Office Internet.................55

Capítulo 7 : Transmissão de fax com clientes de e-mail:..............................................57Transmissão de faxes com Clientes e-mail: Panorâmica...........................................................................57Transmissão de fax com Clients e-mail utilizando SMTP...........................................................................57

Enviar um Fax com um Cliente de E-mail que Utilize SMTP...........................................................................................58

Receber faxes e notificações.............................................................................................................................................58

Alterar a Folha de Rosto.....................................................................................................................................................59

Alterar as Informações sobre o Remetente e as Opções de Fax...................................................................................59

Gestão de Destinatários.....................................................................................................................................................60

Adicionar Informações sobre o Destinatário através do Campo do Destinatário do E-mail.....................................................61

Adicionar Informações sobre o Destinatário através do Corpo da Mensagem do E-mail.........................................................63

Adicionar destinatários a partir do Livro de endereços de e-mail...............................................................................................63

Códigos de Corpo (referência)...........................................................................................................................................64

Transmissão de fax com Outlook utilizando Exchange e os formulários XMediusFAX .........................68Utilizar o add-in do XMediusFAX para o Outlook.............................................................................................................68

Envio de Fax com o Outlook Ligado a um Servidor Exchange......................................................................................69

Receber faxes e notificações com o Outlook...................................................................................................................70

Alterar a Folha de Rosto, as Informações sobre o Remetente e as Opções de Fax com o Outlook..........................71

Gestão de Destinatários com o Outlook...........................................................................................................................74

Adicionar Informações sobre o Destinatário com o Outlook.......................................................................................................75

Adição de destinatários a partir do Livro de endereços Outlook................................................................................................76

Transmissão de fax com o formulário XMediusFAX para IBM Notes........................................................77Enviar um Fax Utilizando o Formulário para IBM Notes.................................................................................................77

Alterar a folha de rosto, informações sobre o remetente e opções de fax com o formulário para IBM Notes..........79

Gestão de Destinatários com o IBM Notes.......................................................................................................................81

Conversão de números de fax.........................................................................................................................................................82

Adicionar destinatários do Livro de endereços IBM Notes..........................................................................................................82

Capítulo 8 : Edição de folhas de rosto............................................................................85Vista geral........................................................................................................................................................85Lançamento de Cover Sheet Editor..............................................................................................................85Detalhes da barra de menus e ícones associados......................................................................................86Criação de folhas de rosto.............................................................................................................................88

Adição e edição de itens.....................................................................................................................................................88

Variáveis da folha de rosto.................................................................................................................................................89

XMediusFAX Guia do utilizador iii

Sumário

Definição do formato da página.........................................................................................................................................90

Definição dos parâmetros locais da folha de rosto (Idioma e formato da data)...........................................................90

Definição da resolução da folha de rosto.........................................................................................................................91

Objectos compatíveis com OLE 2.0..............................................................................................................92Integração e ligação de objectos OLE 2.0........................................................................................................................92

Gestão de objectos OLE 2.0 na folha de rosto.................................................................................................................93

Capítulo 9 : Monitorização dos seus faxes e da sua conta...........................................95Monitorização dos Faxes e da Conta............................................................................................................95Ponto de Monitorização da Conta de Fax....................................................................................................95

Gestão de Definições..........................................................................................................................................................96

Capítulo 10 : Cliente Web..................................................................................................99Descrição Geral..............................................................................................................................................99

Iniciar Sessão no Cliente Web...........................................................................................................................................99

Descrição do Ambiente do Cliente Web..........................................................................................................................100

Opções do Cliente Web..................................................................................................................................................................101

Link para transferir o instalador de XMediusFAX para aplicações de cliente Windows..........................................................102

As Pastas de Faxes......................................................................................................................................102Pasta Histórico a Receber................................................................................................................................................103

Histórico a Receber - Vista de Pasta Atual...................................................................................................................................103

Histórico a Receber - Vista de Pasta Eliminados.........................................................................................................................104

Gestão dos seus Faxes a Receber................................................................................................................................................104

Visualizar as Informações do Fax a Receber...............................................................................................................................107

Pasta Histórico a Enviar...................................................................................................................................................112

Histórico a Enviar - Vista de Pasta Atual......................................................................................................................................112

Histórico a Enviar - Vista de Pasta Eliminados............................................................................................................................113

Gestão dos seus Faxes a Enviar...................................................................................................................................................114

Visualizar as Informações do Fax a Enviar...................................................................................................................................115

Pasta Fila a Enviar.............................................................................................................................................................117

Vista de Pasta Fila a Enviar............................................................................................................................................................118

Gestão dos Faxes em Espera........................................................................................................................................................118

Visualizar as Informações do Fax da Fila a Enviar......................................................................................................................119

Ordenar e Procurar Funcionalidades..............................................................................................................................121

Ordenar a Lista de Faxes................................................................................................................................................................121

Procurar a Lista de Faxes...............................................................................................................................................................122

A Funcionalidade de Compor......................................................................................................................125Descrição da Interface de Composição..........................................................................................................................125

O Separador Compor......................................................................................................................................................................125

O separador informações do remetente e da empresa...............................................................................................................127

iv XMediusFAX Guia do utilizador

Sumário

Separador Opções..........................................................................................................................................................................128

Criação e Envio de um Fax...............................................................................................................................................129

Inclusão de um ou mais destinatários de um fax........................................................................................................................130

Inclusão de um ou mais anexos num fax.....................................................................................................................................131

Delegação......................................................................................................................................................131Adicionar e gerir Delegados.............................................................................................................................................132

Aceder à Interface (de Outro Utilizador) como Delegado..............................................................................................134

Anexar Documentos a um Fax Utilizando a Impressora do Web Fax Composer..................................134Opções de carregamento.................................................................................................................................................136

Definições Gerais..............................................................................................................................................................136

Agenda Telefónica da Web..........................................................................................................................137Acesso e Navegação nas Agendas Telefónicas.............................................................................................................137

Gestão dos Contactos......................................................................................................................................................138

Criar um Contacto ou um Grupo...................................................................................................................................................138

Gestão de Contactos e Grupos......................................................................................................................................................139

Copiar contactos públicos na sua lista de contactos pessoais.................................................................................................140

Importar Contactos de uma fonte externa....................................................................................................................................140

Envio de Fax a partir de uma Agenda Telefónica...........................................................................................................141

Configuração da inclusão automática de Contactos.....................................................................................................141

Léxico............................................................................................................................................................142

Capítulo 11 : Enviar SMS por e-mail..............................................................................143Serviço de Reencaminhamento de SMS a Enviar.....................................................................................143Enviar uma SMS por E-mail.........................................................................................................................143

XMediusFAX Guia do utilizador v

Sumário

vi XMediusFAX Guia do utilizador

Sumário

IntroduçãoCapítulo 1

Objectivo deste documento

Este manual foi escrito para todas as pessoas que utilizam XMediusFAX para enviar, receber ou gerir faxes.

Nota: Ele não abrange a instalação do servidor XMediusFAX e a instalação do cliente (ver o Guia deinstalação e de manutenção), nem a configuração e gestão do servidor (ver o Administration Guide).

Ferramentas Windows

XMediusFAX oferece diversas ferramentas que podem ser instaladas e usadas no ambiente MicrosoftWindows

SendFAX

SendFAX é uma interface de fax que oferece aos utilizadores todas as funções referentes ao envio de umfax (ver o capítulo: Vista geral na página 5).

Agenda telefónica

A agenda telefónica permite-lhe gerir os seus contactos para uma fácil seleção em SendFAX. Pode ser criadoqualquer número de agendas telefónicas (ver o capítulo: Apresentação Geral na página 27).

Visualizador

O Visualizador permite aos utilizadores visualizar e ler os faxes. Trata-se, de facto, de um visualizador deficheiros TIFF que oferece algumas funcionalidades adicionais de edição (ver o capítulo: Descrição Geralna página 39).

Nota: Se o Visualizador não estiver instalado no seu computador, poderá usar a Pré-visualização deimagens do Windows para visualizar os seus faxes.

Utilitários de fax para aplicações gerais

XMediusFAX oferece diversos utilitários que lhe permitem enviar faxes diretamente a partir das suasaplicações gerais. Podem ser drivers de impressora - usados a partir de qualquer aplicação pela funcionalidadede impressão - ou funcionalidades de fax integradas - apenas para o MS Word e OpenOffice.org Writer -(ver o capítulo: Panorâmica na página 47).

XMediusFAX 8.1 | Guia do utilizador 1

Capítulo 1 Introdução

Utilitários de fax para Clientes e-mail

XMediusFAX permite-lhe enviar e receber faxes com o seu software de e-mail. Também possível se utilizaro Microsoft Outlook – conectado a um servidor Exchange -, ou IBM Notes (dependendo da sua licença,algumas ferramentas adicionais podem estar disponíveis para facilitar a gestão dos seus faxes (ver o capítulo:Transmissão de faxes com Clientes e-mail: Panorâmica na página 57).

Editor de folhas de rosto

O Editor de folhas de rosto permite-lhe criar folhas de rosto de fax ou modificar as disponibilizadas. A folhade rosto contém variáveis que são decididas no momento do envio – nome do remetente, nome da empresa,endereço, números de telefone e fax, etc. – (ver o capítulo: Vista geral na página 85).

Ponto de monitorização da conta de fax

O Ponto de monitorização é um ícone dinâmico de notificação, localizado na barra de tarefas do Windows,que lhe permite monitorizar a atividade da sua conta de fax (faxes pendentes/enviados/recebidos, falhas,estado de conexão da conta...). Constitui também um ponto de acesso rápido à sua Caixa de fax (WebAccess).

Ferramentas Web

XMediusFAX oferece diversas ferramentas à qual poderá aceder através de um Web browser. Todas elasestão disponíveis através da mesma interface Web. Para mais informações, consultar o capítulo concernido(Descrição Geral na página 99).

Fax Browser

A interface Web oferece um meio de visualização do estado dos seus faxes no Histórico de entrada, noHistórico de saída e na Fila de saída.

Web Compose

Web Compose faz parte da interface Web na qual você pode criar e enviar faxes.

Ferramentas Externas

Dependendo da implementação efetuada pelo administrador, poderá beneficiar de funcionalidadesXMediusFAX através de vários clientes externos (sem ser aqueles fornecidos juntamente com o instaladorde cliente XMediusFAX ).

Clientes de E-mail (para Faxes)

Poderá enviar faxes através XMediusFAX da utilização do cliente de e-mail; serão então enviados anexoscomo páginas de fax. Ver Transmissão de faxes com Clientes e-mail: Panorâmica na página 57.

Clientes de E-mail (para SMS)

Poderá beneficiar de uma funcionalidade que lhe permitirá enviar mensagens SMS através XMediusFAXda utilização do cliente de e-mail (para além do sistema de fax). Ver Serviço de Reencaminhamento de SMSa Enviar na página 143.

2 XMediusFAX 8.1 | Guia do utilizador


Aplicações para Dispositivos Multifunções

Poderá enviar um fax a partir da sua Impressora/Dispositivo Multifunções através de uma aplicação comtodas as funcionalidades (conector) concebidas para XMediusFAX .

Existem várias soluções para dispositivos compatíveis com tecnologias tais como eCopy ShareScan, FujiXerox Apeos iiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox ConnectKey e Xerox EIP. Para maisinformações, contate o administrador .

Aplicação Móvel

Um aplicativo " XMediusFAX " com todas as funções, para iOS et Android, está disponível gratuitamente(baixe a aplicação a partir do Apple Store / Google Play). Com esta aplicação, poderá rápida e facilmenteenviar documentos por fax em qualquer lugar e a qualquer momento através da sua conta XMediusFAXexistente.





Enviar faxes com SendFaxCapítulo 2

Vista geral

SendFAX é a interface de fax para os utilizadores com necessidades de avançadas. Se o Outlook tiver sidoconfigurado no seu aparelho local, SendFAX pode ser integrado com o Outlook.

Este capítulo inclui informações de configuração e utilização do SendFAX para o envio de faxes com opçõesvariadas.

Lançamento de SendFAX

Dentre as aplicações instaladas de XMediusFAX escolha SendFAX.

A interface SendFAX aparece.

Nota: Pode igualmente aceder ao SendFAX através de qualquer aplicação Windows que tenha umafunção de impressão (ver Transmissão de Fax a partir de Aplicações Windows Utilizando SendFAX napágina 47)ou através do Microsoft Outlook clicando no botão (se o add-in para Outlook estiverinstalado no seu PC).

Descrição da interface

Excetuando os menus e barras de ferramentas, após a instalação inicial, a interface SendFAX pré-definidaé dividida em quatro áreas principais:


Capítulo 2 Enviar faxes com SendFax

1. A secção dosCampos de EndereçamentoManual – Para,Empresa,Destino eAssunto – permitem-lheinserir diretamente informações sobre o destinatário. Geralmente, o campo Para recebe o nome dodestinatário. O campo Destino , o único obrigatório dos quatro, recebe ou o número de fax ou o endereçode e-mail.

2. A secção Destinatários apresenta os indivíduos e grupos que receberão a transmissão, que podem serselecionados numa agenda telefónica ou diretamente inseridos nos campos de endereçamento manual.

3. A secção Mostrar Miniaturas apresenta sucessivamente uma imagem reduzida de cada página do fax.Uma barra de rolagem permite-lhe visualizar cada página; a seleção de uma página com a opção MostrarMiniaturas faz aparecer esta página como Pré-visualização do Fax. A apresentação em Miniaturas tambémpermite reordenar e suprimir páginas do fax.

4. A secção Pré-visualização do Fax apresenta uma só página do fax de cada vez. É aqui que pode incluiranotações num fax antes de o enviar. Para mais detalhes sobre as anotações, consulte o capítulocorrespondente (Panorâmica na página 43).

Além disso, o SendFAX permite:

• selecionar uma das folhas de rosto disponíveis no servidor de fax;• apresentar uma lista de contactos de potenciais destinatários a partir de uma das várias agendas telefónicas

disponíveis;• alterar parâmetros de transmissão e mudar as suas informações de remetente e destinatário;• alterar a interface de acordo com as suas necessidades;• enviar faxes quer para números de fax quer para endereços de e-mail.

Detalhes da barra de menus e ícones associados

Descrição de todos os itens da barra de menus SendFAX.



Menu Ficheiro

cancela o fax atual, limpando a lista de destinatários de fax e iniciando uma nova.Nova

permite-lhe inserir um ficheiro no seu fax.Inserir

permite-lhe guardar o fax num diretório local ou de rede.Guardar como

imprime o fax e qualquer folha de rosto.Imprimir

envia o fax e fecha a interface SendFAX.Enviar

envia o fax mas mantém a interface SendFAX aberta, por exemplo, para lhepermitir enviar o mesmo fax para outros destinatários.

Enviar sem fechar

permite-lhe alterar o Nome do Servidor de Fax Hospedeiro e outros parâmetros.Para mais detalhes, consultar Definições de Ligação na página 10

Parâmetros de conexão

permite ao utilizador alterar o seu Nome de Utilizador e a Palavra-passe. Paramais detalhes, consultar Definições de Ligação na página 10 Esta opção só está

Parâmetros do Utilizador

disponível no modo nativo (quando os faxes são enviados através de um gatewayXML),

permite ao utilizador configurar os parâmetros SMTP e o conteúdo do e-mail(utilizado na funcionalidade de e-mail do SendFAX). Para mais detalhes, consultarParâmetros de e-mail na página 14

Parâmetros de e-mail

fecha o SendFAX.Sair

Menu Editar

apresenta uma janela com separadores em que introduz as informações doremetente ou da organização e especifica as definições do fax. Para mais

Propriedades de envio de fax

detalhes, consultarEdição da informação do remetente ou da empresa na página21 e Mudança dos parâmetros de transmissão de fax na página 23

permite-lhe modificar a informação sobre um destinatário de fax selecionado nalista de destinatários de fax.

Destinatário do fax

introduz um comentário na folha de rosto.Comentários na folha de rosto

permite-lhe configurar a impressora XMediusFAX .Propriedades da Impressora

Menu Visualizar

apresenta as barras de ferramentas SendFAX. Quando uma barra de ferramentas se encontravisível, aparece uma marca ao lado do respetivo nome. As quatro barras de ferramentas -Principal, Pré-visualização, Miniatura e Anotação - são apresentadas por defeito.

Barra deferramentas

apresenta ou oculta a barra de estado. Quando se encontra visível, aparece uma marca aolado.

Barra de estado

apresenta uma agenda telefónica à direita ou à esquerda da interface.AgendaTelefónica

apresenta apenas as miniaturas e a pré-visualização do fax. A apresentação dos campos deendereçamento manual, da lista de destinatários de fax e da informação dos contactos é

Pré-visualizaçãointegral

suspensa. Ao desmarcar Pré-visualização integral, essa informação volta a ser apresentadana janela SendFAX.



apresenta uma janela que permite:Opções

• selecionar as agendas telefónicas que pretende disponibilizar a partir de SendFAX (agendatelefónica XMediusFAX e/ou agenda telefónica MAPI, com separador de configuraçãoMAPI).

• selecionar a interface SendFAX por defeito a lançar através da impressora virtualXMediusFAX (para mais detalhes, ver SendFAX Opções de Visualização da Interface napágina 15)

define o idioma utilizado nas aplicações de cliente para o utilizador atual (Snap-in MMC,SendFAX, Visualizador TIFF, Agenda Telefónica e Editor de Folhas de Rosto). As alteraçõessão efetivas depois de reiniciar SendFAX.

Idiomas

Menu Miniaturas

remove do seu fax as páginas selecionadas na vista das miniaturas.Suprimir

move a página selecionada para a primeira página após a folha de rosto.Mover ➤ Primeira

move a página selecionada uma página para cimaMover ➤ Para cima

move a página selecionada uma página para baixoMover ➤ Para baixo

move a página selecionada para a última página do faxMover ➤ Última

dá indicação ao SendFAX para excluir a página selecionada da vista das miniaturasao transmitir o fax.

Marcar como ➤ Nãoenviar

restaura uma página excluída.Marcar como➤Enviar

aumenta ou diminui a ampliação das páginas na apresentação em miniaturas.Zoom

Menu Pré-visualização

permite-lhe visualizar a primeira página do seu fax.Primeira página

permite-lhe visualizar a página anterior do seu fax.Página anterior

permite-lhe visualizar a página seguinte do seu fax.Página seguinte

permite-lhe visualizar a última página do seu fax.Última página

apresenta a página da ampliação que melhor se ajusta à janela de pré-visualização.Melhor ajuste

apresenta a página com a largura máxima que se ajusta à janela de pré-visualização.Ajustar à largura

apresenta a página com a altura máxima que se ajusta à janela de pré-visualização.Ajustar à altura

permite-lhe selecionar um dos valores de ampliação pré-definidos.Zoom

Menu Anotações

As anotações são objetos que pode acrescentar para chamar a atenção para certas partes de um fax. Paramais informações sobre as anotações, consultar o capítulo correspondente (Panorâmica na página 43).

Nota: A função Anotações não pode ser utilizada em folhas de rosto ao compor um fax em SendFAX.



Menu Miniaturas

lança a janela da agenda telefónica, através da qual pode criar uma nova agenda telefónica,atualizar os contactos numa já existente e selecionar uma agenda telefónica e lista de

Agenda Telefónica

contactos para enviar faxes. Consultar Apresentação Geral na página 27 de Contactos parainformações mais detalhadas.

Menu Ajuda

abre a ajuda on-line, onde poderá obter mais informações sobre a utilização de XMediusFAX.

Tópicos de ajuda

apresenta a versão e a informação de copyright sobre o SendFAX.Sobre o SendFAX

Resultado do Envio de Fax em Função do Tipo de Destino

SendFAX permite-lhe enviar um fax para um destino que tanto pode ser um número de fax como um endereçode e-mail. Quando o destinatário for um número de fax, o seu comportamento será igual a qualquer outrofax. Quando o destinatário for um endereço de e-mail, o fax (bem como a folha de rosto, se disponível) seráenviado como anexo ao e-mail. As definições de e-mail, incluindo o formato dos anexos, podem serconfiguradas aqui: Parâmetros de e-mail na página 14.

Dependendo da configuração SendFAX para enviar faxes, haverá comportamentos diferentes para destinose registos de envio de faxes. Para mais informações sobre configurações, ver Parâmetros na página 10.

SendFAX Configurado para Envio de Fax através do Gateway XML do Servidor

Nesta configuração, os faxes normais são enviados diretamente para o servidor de fax (via Gateway XML)e os e-mails são enviados através de um servidor de e-mail separado.

Quando o destinatário for um número de fax, o registo do fax enviado estará disponível na pasta Históricoa Enviar do Cliente Web.

Quando o destinatário for um endereço de e-mail, o registo do fax enviado estará disponível num ficheiro.log: C:\Users\<user_name>\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log. Pode abriresse ficheiro de registo em qualquer editor de texto.

SendFAX Configurado para Envio de Fax através do Outlook

Nesta configuração, os faxes e os e-mails são enviados através do Outlook para o servidor respetivo(fax/e-mail).

Quando o destinatário for um número de fax, o registo do fax enviado estará disponível na pasta ItensEnviados do Outlook bem como na pasta Histórico a Enviar do Cliente Web.

Quando o destinatário for um endereço de e-mail, o registo do fax enviado apenas estará disponível na pastaItens Enviados do Outlook.

Comportamento do E-mail Com ou Sem Folha de Rosto

Quando um fax é enviado para vários números de fax, é sempre guardado um registo para cada destinatárioindependentemente de haver uma folha de rosto ou não. O comportamento é diferente ao enviar paraendereços de e-mail .

Quando um fax é enviado para vários endereços de e-mail sem folha de rosto, a opção SendFAX cria umúnico e-mail e envia-o a todos os destinatários. O campo Para: do e-mail recebido pelos destinatáriosapresentará os nomes de todos os destinatários.



Em contrapartida, se um fax é enviado com folha de rosto, a opção SendFAX cria um e-mail para cadadestinatário e o campo Para: apresentará apenas o endereço de e-mail do destinatário.

Ao enviar para vários endereços de e-mail não estando o SendFax configurado para o envio de faxes atravésdo Outlook, é sempre criado um registo para cada destinatário no ficheiro .log, independentemente de haveruma folha de rosto ou não. No Outlook, é guardado um registo apenas para cada e-mail que é enviado.

Parâmetros

Nesta secção, poderá encontrar os vários parâmetros que podem ser configurados em SendFAX. Geralmente,estes parâmetros são configurados pelo administrador do sistema não precisando o utilizador de configurá-losou alterá-los.

Definições de Ligação

A forma de ligar ao servidor de fax depende do ambiente no qual é implementado: como implementação nolocal ou como parte de uma solução baseada na nuvem.

Se precisar de alterar as suas definições de ligação configuradas durante a instalação inicial, proceda doseguinte modo:

1. A partir da barra de menus SendFAX , clique em Ficheiro ➤ Definições de Ligação.Aparece a caixa de diálogo Informação de Conta .

2. Na secção Definições de Ligação , indique o Nome do Sistema Anfitrião ou URL.

Atenção: Este valor deverá ter sido corretamente definido (ou comunicado) pelo seu administradorao instalar a função SendFAX; não deverá ter que o alterar.

• Configuração com implementação no local



O nome utilizado para alcançar o sistema anfitrião do Servidor de Fax no local.

Sintaxe aceitável: [{http|https}://] <ServerName_or_IP>[: <Port>]

Num contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> deverá ser o Nome Comum do Servidor de Fax (e nãoo seu endereço IP).

• Configuração com solução baseada na nuvem

O URL para ligação a uma solução baseada na nuvem. Este só pode ser introduzido numa soluçãobaseada na nuvem.

3. Na secçãoSendFAX enviará os seus faxes através de , selecione o botão que corresponder às definiçõespretendidas:

• Selecione Outlook se quiser utilizar SendFAX em integração com o Outlook. O Outlook deve já tersido configurado no computador local e o administrador já deve ter configurado devidamente o servidorMicrosoft Exchange da sua organização.

• Numa configuração com implementação no local: clicar em Concluir para finalizar a configuração.• Numa configuração com solução baseada na nuvem: clicar em Seguinte e continuar comDefinições

do Utilizador com uma Solução Baseada na Nuvem na página 13.

Nota: A possibilidade de enviar faxes a endereços de e-mail, não sendo necessárias configuraçõesde e-mail adicionais. O Outlook irá gerir automaticamente esta situação.

• Selecione Interface Gateway XML do servidor de fax para utilizar SendFAX em modo normal.

• Numa configuração com implementação no local: clicar em Seguinte e continuar com Definiçõesde Utilizador com Implementação no Local na página 11.

• Numa configuração com solução baseada na nuvem: clicar em Seguinte e continuar comDefiniçõesdo Utilizador com uma Solução Baseada na Nuvem na página 13.

Nota: Para poder enviar faxes para endereços de e-mail, tem de configurar as definições dee-mail específicas (ver Parâmetros de e-mail na página 14).

Definições de Utilizador com Implementação no Local

Continuação de Definições de Ligação na página 10 para uma configuração com implementação no local.



1. Na secção Autenticação, selecione o botão que corresponder às definições pretendidas:

• Selecione Utilizar o Início de Sessão Único Integrado do Windows para iniciar sessãoautomaticamente com a sua própria identidade NT.

Nota: A caixa de verificação Obter informações do remetente a partir do diretório ativo noarranque preenche as informações do remetente com informações do diretório ativo se o utilizadortiver selecionado a opção Utilizar Personalização do Remetente e Informação da Empresanas definições avançadas de transmissão. Para mais informações sobre estas, consultar a secçãoEdição da informação do remetente ou da empresa na página 21, que se encontra mais adianteneste capítulo.

• Selecione Utilizar Autenticação Básica e introduza o seu início de sessão de utilizador no campoNome do Utilizador e a palavra-passe no campo Palavra-passe. Se desejar que estes valores sejamutilizados sempre que iniciar sessão, marque a caixa Lembrar Palavra-passe.

2. Na secção As confirmações por e-mail devem ser enviadas para, selecione uma das opções para oendereço de e-mail para o qual devem ser enviadas as notificações de feedback:

DescriçãoOpção

Não receberá qualquer confirmação por e-mail.Não enviar confirmações por e-mail

Receberá confirmações através do endereço de e-mailassociado à conta definida no passo anterior.

Usar o endereço de e-mail associado àminha conta

Nota: Esta opção é selecionada por predefinição.

Receberá confirmações através do endereço de e-mailintroduzido manualmente no campo ao lado.

Usar este endereço de e-mail

3. Clicar em Terminar.



As sessões posteriores de SendFAX utilizarão as mesmas definições. Se a opção Lembrar a palavra-passenão tiver sido marcada, surgirá uma caixa de diálogo de palavra-passe ao enviar um fax, se necessário.

Nota: Se houver um problema com o sistema quando tentar iniciar sessão no SendFAX e surgir umamensagem de erro, consulte o administrador de sistema para se certificar de que possui a autorizaçãoadequada ou para saber quando é que o sistema voltará a funcionar.

Se a qualquer momento desejar mudar de gateway ou modificar as propriedades de conexão, executenovamente o procedimento de configuração dos parâmetros, como acima explicado.

Definições do Utilizador com uma Solução Baseada na Nuvem

Continuação de Definições de Ligação na página 10 para uma configuração com solução baseada na nuvem.

1. Na secção Autenticação, introduza o seu nome de utilizador.2. Na secçãoAs confirmações por e-mail devem ser enviadas, selecione uma das opções para o endereço

de e-mail para o qual devem ser enviadas as notificações de feedback:

Nota: Se tiver selecionado Outlook na caixa de diálogo Informação de Conta, esta secção não évisível. O envio de e-mails passa a ser automaticamente gerido pelo Outlook.

DescriçãoOpção

Não receberá qualquer confirmação por e-mail.Não enviar confirmações por e-mail

Receberá confirmações através do endereço de e-mailassociado à conta definida no passo anterior.

Usar o endereço de e-mail associado àminha conta

Nota: Esta opção é selecionada por predefinição.



DescriçãoOpção

Receberá confirmações através do endereço de e-mailintroduzido manualmente no campo ao lado.

Usar este endereço de e-mail

3. Clicar em Terminar e siga as instruções na tela Iniciar sessão a seguir.

As sessões posteriores de SendFAX utilizarão as mesmas definições.

Nota: Se houver um problema com o sistema quando tentar iniciar sessão no SendFAX e surgir umamensagem de erro, consulte o administrador de sistema para se certificar de que possui a autorizaçãoadequada ou para saber quando é que o sistema voltará a funcionar.

Se a qualquer momento desejar mudar de gateway ou modificar as propriedades de conexão, executenovamente o procedimento de configuração, como acima explicado.

Parâmetros de e-mail

Para aceder à caixa de diálogo Parâmetros de e-mail, clique em Ficheiro ➤ Parâmetros de e-mail... nabarra de menus SendFAX.

Parâmetros SMTP

Se pretender enviar faxes para endereços de e-mail (além de números de fax), deve configurar os parâmetrosde e-mail. Se estiver configurado um envio de faxes através de Outlook (ver Definições de Ligação na página10), os parâmetros SMTP já estão configurados e não podem ser alterados nesta caixa de diálogo (a caixaParâmetros SMTP está desabilitada).

Se não utiliza o Outlook e deseja enviar faxes para endereços de e-mail através de um servidor de e-mail,deve configurar os parâmetros SMTP.



Atenção: Quando envia faxes para endereços de e-mail (ao contrário dos números de fax), os registosdo envio de faxes não são inscritos nas pastas Web Client. Ver Resultado do Envio de Fax em Funçãodo Tipo de Destino na página 9 para mais informações.

Especificar o Servidor de e-mail. O servidor de e-mail (SMTP) da sua organizaçãodeverá ter sido devidamente configurado pelo administrador.

Servidor de e-mail

Nota: Sintaxe aceitável: <MailServerName_or_IP>[:<Port>]

Por defeito, o número da porta é 25. Só precisa de introduzir um número deporta se utilizar uma porta diferente.

Selecione Usar o endereço de e-mail associado à minha conta se pretender queo SendFAX defina o seu endereço de e-mail principal como endereço de resposta.

Endereço do remetente

Se pretender que a resposta seja reencaminhada para um endereço de e-maildiferente, selecione Usar o seguinte endereço de e-mail e insira um endereço dee-mail válido no campo adequado.

Conteúdo dos e-mails

Nesta caixa de diálogo, pode selecionar o formato dos anexos e compor uma mensagem pré-definida.

Ao enviar um fax para um endereço de e-mail, o fax assume a forma de um anexo.Tem à sua escolha os formatos PDF ou TIFF. A predefinição é PDF.

Anexos

Redija a sua mensagem pré-definida. A mensagem apenas será apresentada nocorpo do e-mail quando não houver texto no campo de Comentários da folha derosto ou quando não houver folha de rosto.

Mensagem pré-definida

SendFAX Opções de Visualização da Interface

SendFAX pode ser utilizado para compor faxes de raiz, tal como se descreve neste capítulo, mas tambémpode ser lançado a partir de qualquer aplicação do Windows imprimindo numa impressora virtual específicadenominada XMediusFAX (ver Panorâmica na página 47).

Quando lançado através dessa impressora, SendFAX será apresentado por defeito com o tipo de interfaceselecionado em Visualizar ➤ Opções (menu SendFAX).

Poderá alterar esta pré-definição de acordo com as suas necessidades:

DescriçãoOpção

SendFAX será apresentado com a interface mínima necessária paraenvio rápido de faxes (ver detalhes abaixo).

Visualizar sempre a interface básica

SendFAX será apresentado com a interface integral descrita nestecapítulo (ver Lançamento de SendFAX na página 5).

Visualizar sempre a interface integral

Nota: Quando acedido através do menu Iniciar do Windows, SendFAX será sempre apresentado coma sua interface integral.



Vista geral da interface básica

A interface básica do SendFAX inclui um único campo para introduzir o número de fax do destinatário, queé a informação mínima necessária para enviar um fax.

Clicando em Enviar, o fax será imediatamente enviado para o destino especificado.

A Visualização avançada (interface integral) pode, no entanto, ser apresentada antes de enviar o fax, sequiser beneficiar de todas as outras funções do SendFAX.

Definição da resolução predefinida do fax para a impressão

Para mudar a resolução do piloto de impressão predefinida para os fax, proceder do seguinte modo:

1. Escolher Editar ➤ Propriedades da Impressora.2. Clicar no separador Papel/Qualidade.3. Clicar no botão Avançadas.4. Definir a resolução do piloto de impressão no campo Qualidade Gráfica da Impressão. As opções são

Baixa(200x100), Alta(200x200), Excelente(300x300) ou Ultra Excelente(400x400).Ao próximo logon em SendFAX, o programa validará a resolução do piloto de impressão. Se a resoluçãopredefinida do piloto de impressão for superior à resolução máxima autorizada pelo perfil do utilizador,SendFAX a definirá de acordo com este último.

5. Você também pode escolher diferentes algoritmos de trama através da opção Meios Tons. Se decidirutilizar um algoritmo de Difusão de Erro, poderá igualmente definir a intensidade de rendimento.Esta operação mudará a resolução da impressora para todo o sistema, e esta permanecerá válida atéque seja novamente modificada, utilizando o procedimento acima.

Enviar um Fax

Enviar um fax utilizando SendFAX:

1. Iniciar SendFAX.2. Se necessário, selecionar uma folha de rosto e escrever a mensagem nesta (ver Utilização de folhas de

rosto na página 17).3. Inserir um ou mais documentos a enviar, quer através da função anexo, arrastando e largando, quer

utilizando a impressora XMediusFAX (ver Gestão de Documentos de Fax na página 17).

Astúcia: Neste passo, poderá reordenar, cancelar ou eliminar páginas do fax conforme desejar.Também poderá acrescentar anotações no painel de pré-visualização do fax (ver AnotaçõesPanorâmica na página 43).

4. Endereçar a transmissão com um número de fax, um endereço de e-mail ou destinatários a partir dassuas listas de contactos (ver Endereçamento de Transmissões na página 18).

5. Se necessário, modifique a informação do remetente ou as definições de transmissão do fax (ver Alteraçãodos parâmetros de transmissão na página 21)



6. Se necessário, modifique a resolução do fax (ver Enviar um fax com uma resolução específica na página24)

7. Clique em Enviar para enviar o fax e fechar a aplicação SendFAX.

Astúcia: Pode selecionar Ficheiro > Enviar sem fechar se desejar compor outro fax.

Nota: No caso de uma solução baseada na nuvem (o servidor não é uma implementação no local),se a Autenticação de Dois Fatores estiver ativada na sua conta, terá de fornecer o Código deVerificação gerado pela Aplicação Authenticator.

Utilização de folhas de rosto

Seleção de uma folha de rosto

Para selecionar uma folha de rosto, utilize o menu suspenso Folhas de rosto da barra de ferramentas.

Nota: XMediusFAX disponibiliza folhas de rosto predefinidas. Além disso, pode recorrer ao editor defolhas de rosto para compor e guardar as suas próprias folhas de rosto. Consultar a Vista geral na página85 sobre Folhas de Rosto para mais informações.

Nota: O comportamento de um fax enviado para um endereço de e-mail difere se tiver uma folha derosto ou não. Ver Comportamento do E-mail Com ou Sem Folha de Rosto na página 9 para maisinformações.

Inclusão de um comentário numa folha de rosto

Para incluir um comentário na folha de rosto, selecione uma folha de rosto e clique em a Editar > Comentáriosde Folha de Rosto.

Nota: Ao enviar um fax para um endereço de e-mail, uma mensagem pré-definido pode ser utilizadaquando não tiverem sido inseridos comentários na folha de rosto. Ver Conteúdo dos e-mails na página15 para mais informações.

Gestão de Documentos de Fax

Apresentamos aqui uma lista de ações disponíveis para alterar o fax a ser enviado com SendFAX:

Inserção de um Documento

É possível adicionar páginas ao fax que estiver a elaborar, utilizando documentos existentes. Uma série detipos de ficheiros são compatíveis: pode inserir, por exemplo, um documento do Microsoft Office, um ficheirotexto básico, uma imagem, um ficheiro PDF, etc.

Para o efeito, clicar em e procurar o ficheiro a inserir.

Todas as páginas do documento selecionado são convertidas em formato TIFF e inseridas como páginasnovas a seguir à última página do seu fax.

Nota: Pode adicionar mais do que um documento ao mesmo fax.



Reordenamento das Páginas do Fax

As páginas do fax a ser enviado podem ser reordenadas através da apresentação em Miniaturas.

Basta selecionar uma página e utilizar os botões e para arrastá-la para cima ou para baixo.

Nota: Em alternativa, pode mover a página para a primeira ou última página do seu fax selecionandoMiniatura➤Mover e escolhendo Primeira ouÚltima. Note-se que “primeira” significa “a primeira páginaapós a folha de rosto”, se existir uma folha de rosto.

Uma outra maneira de mover as páginas consiste em arrastar e largar a página na apresentação em Miniaturas(o ponto de inserção será indicado por duas setas amarelas durante a fase de arrastamento).

Cancelamento da Transmissão de uma Página

Esta função pode ser útil quando quiser enviar apenas uma parte do seu fax sem ter de remover fisicamenteas páginas não desejadas.

Para marcar as páginas que não serão enviadas com o fax, selecione-as em Mostrar Miniaturas e clique em.

Todas as páginas canceladas são marcadas com um sinal vermelho. Se precisar de restaurar as páginascanceladas, basta selecioná-las e clicar novamente no botão .

Supressão de uma Página

Para remover fisicamente uma página do fax, selecione-a e clique em acima de Mostrar Miniaturas.

Guardar um Fax

Para guardar uma cópia do fax no seu PC, selecione Ficheiro ➤ Guardar como.

Nota: O fax é guardado no formato TIFF.

Imprimir um fax

Para imprimir o fax atual, selecione Ficheiro ➤ Imprimir.

Nota: Para pré-definir uma resolução de impressão específica, consultar Definição da resoluçãopredefinida do fax para a impressão na página 16.

Endereçamento de Transmissões

Você pode endereçar uma transmissão introduzindo manualmente um destinatário ou seleccionando umcontacto de uma das suas agendas telefónicas.

Mais de um destinatário pode ser incluído na lista de destinatários do fax a ser enviado. Da mesma forma,esta lista pode ser facilmente modificada.

Envio manual de uma transmissão

Como enviar manualmente um fax a partir de SendFAX.

1. Escreva um nome no campo Para.2. Se o desejar, escreva uma informação no campo Empresa.



3. Escreva um número de fax ou um endereço de e-mail no campo Destino. Apenas esta informação éobrigatória.

Astúcia: Pode adicionar um sinal "+" antes do código internacional do país para aplicar a formataçãocorreta em Para: número de fax na Folha de Rosto.No entanto, a funcionalidade do sinal "+" podenão ser suportada dependendo da sua operadora telefónica e/ou da configuração do servidor de faxefetuado pelo seu administrador.

Astúcia: Se necessitar de incluir um código DTMF (como um número de extensão ou um código delonga distância), pode introduzi-lo a seguir ao número de fax, precedido de uma ou várias pausas(vírgula ou letra p – não sensível às maiúsculas e minúsculas).

Por exemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

4. Se o desejar, escreva uma informação no campo Assunto.5. Clicar em .

O destinatário é incluído na lista Destinatários.

Nota: É possível acrescentar um destinatário a partir da lista de destinatários da sua Agenda Telefónica,mesmo que esta não seja visualizada: basta clicar com o botão direito do rato no destinatário e selecionarIncluir na Agenda Telefónica.

Seleção de um destinatário a partir de uma agenda telefónica

Como endereçar um fax selecionando um destinatário a partir de uma agenda telefónica em SendFAX.

1. Escolher Mostrar > Agenda Telefónica > Mostrar à Direita se a agenda telefónica não for apresentadaà direita da interface SendFAX.

2. Se necessário, utilizar Mostrar nomes a partir de para selecionar a lista de contactos correta.3. Escreva o nome de um destinatário ou selecione um grupo ou um destinatário individual da lista de

contactos.4. Clique em .

O destinatário é incluído na lista de Destinatários.

Nota: Se o Endereço Preferido do contacto for um endereço de e-mail, o fax será enviado para oendereço de e-mail e não para um número de fax. Ver Contactos da agenda telefónica na página 29.

Nota: Qualquer destinatário da lista deDestinatários também pode ser incluído na sua agenda telefónica,

clicando em .

Seleção de um destinatário quando a agenda telefónica não é apresentada

Como selecionar um destinatário a partir de uma agenda telefónica em SendFAX quando a agenda telefónicanão é visualizada na interface.

1. Em SendFAX, clique em ou no botão Para.SendFAX mostra a agenda telefónica numa janela separada.



2. Se necessário, utilize Mostrar nomes a partir de para selecionar a agenda telefónica e a lista de contactoapropriadas.

3. Escreva o nome ou selecione o destinatário na agenda telefónica.4. Clique em .

O destinatário é incluído na lista de Destinatários.

Nota: É possível incluir mais de um destinatário utilizando este processo.

Nota: Se o Endereço Preferido do contacto for um endereço de e-mail, o fax será enviado para oendereço de e-mail e não para um número de fax. Ver Contactos da agenda telefónica na página29.

5. Clicar em OK para fechar a agenda telefónica.

Modificação da Lista de Destinatários

Como modificar parâmetros da lista de destinatários em SendFAX.

Pode precisar de mudar alguma informação ou os parâmetros dos destinatários depois de tê-los incluído nalista de Destinatários.

Nota: Qualquer modificação aplicada desta forma aos destinatários não afetará a informação contidana agenda telefónica, mas apenas o fax a enviar.

As ações possíveis são as seguintes:

Edição da informação do destinatário de fax

Esta opção permite-lhe mudar certas informações sobre os destinatários, apenas para o fax que está a serenviado, sem nada alterar na agenda telefónica.

Para o efeito, selecione o destinatário na lista de Destinatários e clique em .

Mudança do destino do destinatário

Esta opção pode ser útil quando o contacto possuir mais de um número de fax ou endereço de e-mail e vocêquiser selecionar um número diferente do que foi predefinido para o envio do fax.

Para o efeito, efetue um clique direito sobre o destinatário na lista de Destinatários, selecione Destinos eescolha o número de fax ou endereço de e-mail a utilizar para a transmissão.



Filtragem da lista de destinatários para a transmissão

Esta opção permite-lhe desselecionar/selecionar destinatários da lista deDestinatários no sentido de enviarou não a esses destinatários o fax atual. Isto pode ser útil quando precisar de enviar duas versões ligeiramentediferentes do mesmo fax a grupos diferentes de destinatários que se encontram na mesma lista dedestinatários.

Para o efeito, marque ou desmarque a caixa ao lado do nome de cada destinatário em questão na lista deDestinatários.

Nota: Uma vez enviado o fax ao primeiro grupo de destinatários, a lista de destinatários e o fax aindaestão apresentados. Assim, pode modificar o fax e o enviar ao segundo grupo de destinatários bastandomarcar ou desmarcar as caixas.

Supressão de um destinatário da lista de destinatários

Esta opção simplesmente remove o destinatário da lista de Destinatários.

Nota: Esta ação não pode ser anulada.

Para o efeito, selecione o destinatário na lista de Destinatários e clique em .

Alteração dos parâmetros de transmissão

Edição da informação do remetente ou da empresa

Como modificar a informação que aparece num fax em SendFAX.

Você deve possuir os direitos de modificação correspondentes a este nível. Senão, queira contactar oadministrador.

Você pode precisar modificar a informação do remetente e da empresa que aparecerá no fax a enviar, semmodificar esta informação tal como se encontra registada na base de dados XMediusFAX . Por exemplo,pode ser necessário editar a informação do remetente quando você enviar um fax por conta de outro utilizador.

As mudanças referentes ao remetente e à empresa são aplicadas apenas ao fax em curso, e a próxima vezque você utilizar SendFAX, toda a informação será obtida novamente da base de dados do servidor de fax.

Nota: Você pode no entanto escolher a opção de lembrar as suas mudanças em todos os seus futurosenvios de fax através de SendFAX. De qualquer forma, isto não afectará a sua informação real registadana base de dados.

Para o efeito:

1. Clicar em .2. No separador Informação do Remetente, marque a caixa Utilizar Personalização do Remetente &

Informação da Empresa.



Você pode agora modificar os campos.

Nota: Se marcar a caixa Lembrar a minha informação, as mudanças serão utilizadas igualmentenas sessões futuras de SendFAX.

3. Para modificar a Informação da empresa, seleccione Informação da Empresa.

4. Clicar em OK para aplicar a informação à transmissão.



Mudança dos parâmetros de transmissão de fax

Como mudar os parâmetros de transmissão para o envio de fax em SendFAX.

Deve possuir os direitos de alteração correspondentes a este nível. Caso contrário, queira contactar oadministrador.

Os parâmetros de transmissão compreendem a prioridade do fax e o número de novas tentativas, assimcomo as opções de notificação.

1. Selecione Editar > Propriedades de envio de fax.2. Selecione o separador Parâmetros do Fax.

3. Marque a opção Utilizar Parâmetros de Fax Personalizados.

Nota: Desta forma, os parâmetros de fax personalizados serão aplicados a todas as futurastransmissões de fax. Se desejar mudar os parâmetros para uma transmissão apenas, deve regressarà mesma caixa de diálogo e desmarcar a opção Utilizar Parâmetros de Fax Personalizados.

4. Navegue na lista suspensa da caixa Prioridade para selecionar Alta, Normal ou Baixa.5. Escreva um Número de repetições.

O número máximo disponível é 99.

6. Para ativar ou desativar as notificações de fax, marque ou desmarque as opções Notificar se a operaçãofoi bem sucedida ou Notificar se a operação não foi bem sucedida.

7. Se pretender ativar ou desativar a receção de uma notificação simples (resumo) após a emissão de umfax de difusão, marque ou desmarque a opção Notificação de difusão.

Nota: O facto de autorizar este tipo de notificação não suspende as demais notificações de faxesenviados. Se deixar marcadas as opções Notificar se a operação foi bem sucedida e Notificar sea operação não foi bem sucedida, o perfil continua definido para a receção de notificações de todasas comunicações de fax no interior de uma área de difusão.



8. Se pretende adiar o envio do fax atual, marque a opção Adiar transmissão para: e defina a data e horade envio.

Nota: O adiamento da transmissão aplica-se apenas ao envio de faxes para números de fax. Astransmissões de fax para endereços de e-mail são imediatas.

9. Clicar em OK para aplicar os parâmetros à transmissão.

Enviar um fax com uma resolução específica

Antes de enviar um fax, pode alterar a sua resolução utilizando o procedimento em Definição da resoluçãopredefinida do fax para a impressão na página 16.

Apresentação de agendas telefónicas

Como inserir a agenda telefónica na interface SendFAX.

1. Selecionar a fonte dos seus contactos:a) Na barra de menus, selecione Mostrar > Opções.b) Selecione XMediusFAX Phone Book ou Livro de Endereços de MAPI.c) Clique em OK

2. SelecioneMostrar > Agenda Telefónica, de seguida escolhaMostrar à Direita ouMostrar à Esquerda,dependendo da apresentação que desejar obter.

Figura 1: Apresentação de “Mostrar à Direita”



Figura 2: Apresentação de “Mostrar à Esquerda”

Nota: Com a agenda telefónica apresentada, pode ocultar ou visualizar os campos de endereçamento

manual (Para, Empresa e Destino) utilizando o botão ou por cima da lista de Destinatários.

3. Se tiver mais de uma lista de contactos na sua Agenda Telefónica, pode visualizá-las alternadamenteutilizando a lista suspensa Mostrar nomes a partir de.

4. Se precisar de remover a Agenda Telefónica da interface SendFAX:a) Selecione Mostrar > Agenda Telefónica.

A seleção atualmente mostrada aparece marcada no submenu.b) Selecione este item marcado.A Agenda Telefónica desaparece da interface SendFAX.

Nota: Nesta documentação, as informações da agenda telefónica são mostradas à direita da interfaceSendFAX.

Apresentação de um fax com SendFAX através de uma linha decomando

Como enviar um fax em modo silencioso.

Nota: Esta secção destina-se a utilizadores avançados.

É possível acelerar o envio de um fax com SendFAX utilizando uma linha de comando em vez de abrir aaplicação.



A partir da pasta install_path\client, digite a seguinte linha de comando:SendFax.exe

Nota: Este comando abre a aplicação SendFAX.

Os argumentos disponíveis para a linha de comando são:

• -c: Para introduzir as informações sobre o destinatário;• -a: Para anexar um ficheiro ao fax;• -s: Para definir o assunto do fax;• -q: Para enviar o fax e sair automaticamente da aplicação. Quando ausente, SendFAX abre com todos

os destinos, sendo necessário clicar no botão Enviar para enviar os faxes.

Nota: Os hífens usados na frente dos argumentos podem ser substituídos por barras oblíquas.

Importante: As informações fax= ou email= devem estar presentes na informação do destinatário(/c), caso contrário o fax não será enviada. O número de fax ou endereço de e-mail devem estar válidos.Para enviar um endereço de e-mail, a informação fax= não deve estar presente na informação dodestinatário. Se tanto a informação fax= como email= aparecerem, será sempre o número de fax aprevalecer. Uma linha de informação de destinatário deve ser criada para cada número de fax ou cadaendereço de e-mail.

Por exemplo:SendFax.exe /s "This is the subject" /a "attach_file.tif" /c"fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c"fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c"[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

Neste exemplo, o fax teria:

• “Este é o assunto” para Assunto• “attach_file.tif” como ficheiro em anexo• Três destinatários:

• Jane Smith, 514.123.4567, MinhaOrganização, [email protected]• John Smith, 514.765.4321, MinhaEmpresa• Robert Pepper, [email protected], Exemplo Lda.

• Enviado silenciosamente (/q)

Os dois primeiros são enviados para números de fax e o terceiro é enviado para um endereço de e-mail.

Eis aqui a lista dos campos disponíveis para um fax enviado por linha de comando:

DescriçãoCampos

Informações básicas referentes ao destinatáriodear=, first= ou fn=, last= ou ln=

Informações sobre o endereço do destinatárioaddress=, city=, state=, zipcode=, country=

Informações para contactar o destinatáriophone=, pager=, cellular=, email=, fax=

Empresa e função do destinatáriocompany= ou co=, jobtitle=

Código de faturação e código de subfaturação dodestinatário

billingcode= ou bc=, subbillingcode= ou sbc=



Gestão dos seus contactos (paraSendFax)

Capítulo 3

Apresentação Geral

A agenda telefónica regista informações de contacto a respeito dos destinatários para SendFax. Estainformação pode incluir o nome de um contacto, o seu número de fax, endereço, empresa e endereçocomercial, etc. Pode haver qualquer número de contactos individuais. Você pode aceder à agenda telefónicaem SendFAX para enviar faxes aos contactos registados na agenda telefónica.

XMediusFAX fornece uma só agenda telefónica não preenchida. Esta se encontra na pasta<install_path>\Cliente. Você pode incluir outras agendas telefónicas nesta ou em outra pasta. Os ficheirosde agendas telefónicas tem a extensão .xmc.

Você pode criar todas as agendas telefónicas de que precisar. O conteúdo de uma agenda telefónica podeser:

• definido utilizando a XMediusFAX agenda telefónica,• importado para a agenda telefónica a partir de uma fonte de dados externa, ou• ligado na agenda telefónica a uma fonte de dados externa.

Nos dois primeiros casos, a informação reside realmente na agenda telefónica. Você pode modificá-la sempreque seja necessário. No terceiro caso, XMediusFAX ligação a uma fonte externa, a informação é apenasapresentada através da agenda telefónica. Se for preciso modificar ou actualizar a informação, você deveráactualizar a fonte externa utilizando o software que a criou.

Lançamento da agenda telefónica

Para lançar a agenda telefónica:

• Dentre as aplicações instaladas de XMediusFAX escolha Agenda telefónica; ou• Em SendFAX, seleccione Tools ➤ XMediusFAX Phone Book.

A agenda telefónica e a lista de contactos predefinidas, ou aquelas que foram abertas por último, sãoautomaticamente apresentadas. Um exemplo é mostrado na próxima vista de ecrã.


Capítulo 3 Gestão dos seus contactos (para SendFax)

Figura 3: Visualização da agenda telefónica

Por pré-definição, a agenda telefónica apresenta a informação dos contactos em quatro colunas: Apelido,Nome, Empresa, e Número de Fax. No entanto, você pode ajustar o título das colunas para apresentarqualquer um do campos de informação disponíveis na agenda telefónica.

Você pode seleccionar qualquer título de coluna como critério de classificação. Por exemplo, o critério declassificação predefinido éApelido pela ordem crescente. Se assim o desejar, você pode seleccionarNúmerode Fax, Empresa, ou qualquer outro título de coluna visualizado para ser o critério de classificação. A ordemda classificação pode ser ascendente ou descendente.

Para inserir ou suprimir uma coluna,efectue um clique direito sobre a barra de títulos e seleccione InserirColuna ou Remover esta Coluna.

Nota: Quando uma nova coluna é inserida, esta é automaticamente posicionada à esquerda do títulode coluna clicado.

Detalhes da Barra de Menus e Ícones Associados

Descrição de todos os itens do menu da Agenda Telefónica.

O Menu Ficheiro

permite-lhe criar uma nova agenda telefónica, uma nova lista de contactos no interior deuma agenda telefónica existente, um novo contacto numa lista de contactos, e um novogrupo de contactos.

Novo

permite-lhe abrir uma agenda telefónica existente, uma lista de contactos, ou uma agendatelefónica pública, se existente.

Abrir

regista a agenda telefónica nova que for criada.Salvar como

importa dados de uma fonte de dados externa.Importar

liga uma agenda telefónica a uma fonte de dados externa.Ligar

permite-lhe actualizar as ligações que associam os campos de uma fonte de dados externaaos campos internos de uma agenda telefónica.

Ligar Campos

fecha a agenda telefónica.Sair



O Menu Editar

apresenta as propriedades de um contacto ou de um grupo seleccionado.Propriedades

suprime um contacto, um grupo ou uma lista de contactos seleccionados.Supressão

selecciona todos os contactos da lista de contactos actualmente visualizada.Seleccionartodos

O MenuMostrar

comuta a ordem segundo a qual os nomes são visualizados.Apresentação do Nome

mostra ou oculta a a barra de ferramentas no topo da janela da agenda telefónica.Barra de Ferramentas

mostra ou oculta a barra de status no topo da janela da agenda telefónica.Barra de Status

permite seleccionar a língua.Línguas

O Menu Ferramentas

efectua uma pesquisa de contacto.Procurar Contactos

efectua uma pesquisa de contacto e permite utilizar critérios deprocura mais detalhados.

Pesquisa avançada

permite-lhe renomear, editar e suprimir as listas de contactos jápresentes na agenda telefónica.

Gestão da Lista de Contactos

compacta a base de dados da agenda telefónica.Compactar a Base de Dados

Contactos da agenda telefónica

Uma agenda telefónica é constituída por, no mínimo, uma lista de contactos. Uma lista de contactos é umalista de potenciais destinatários de fax que apresenta o nome próprio, apelido, empresa e morada, númerode fax, e-mails, etc. Uma agenda eletrónica pode ter um número ilimitado de listas de contactos. Contudo,só pode ser utilizado um número de cada vez. Uma lista de contactos predefinida e denominada Contactosé gerada quando cria uma nova agenda telefónica.

Na agenda telefónica, as listas de contactos são selecionadas a partir da lista pendente Apresentar Nomesde (ver a figura em Lançamento da agenda telefónica na página 27).

Para cada contacto, está disponível um amplo campo de informações. Estes campos estão acessíveis aoselecionar Editar ➤ Propriedades depois de ter selecionado um contacto ou, em alternativa, clicar com obotão direito do rato no contacto desejado entre os contactos da lista. Um exemplo de ecrã é apresentadomais abaixo:



Nota: Encontram-se disponíveis até três números de Fax e até três endereços de E-mail, clicando emdiante de cada um dos respetivos campos de informações. O campo Endereço Preferido permite-lhe

selecionar o endereço que SendFAX utilizará quando vários endereços tiverem sido indicados.

Se o Endereço Preferido for um endereço de e-mail, o fax será enviado para o endereço de e-mail enão para um número de fax.

Astúcia: Pode adicionar um sinal "+" antes do código internacional do país para aplicar a formataçãocorreta em Para: número de fax na Folha de Rosto.No entanto, a funcionalidade do sinal "+" pode nãoser suportada dependendo da sua operadora telefónica e/ou da configuração do servidor de fax efetuadopelo seu administrador.

Ao clicar em Nome Completo permitir-lhe-á introduzir um título (Dr., Sr., Sra. ou Prof.) juntamente com onome próprio e apelido, como indicado no ecrã seguinte. O título aparecerá como uma saudação no fax.

É possível introduzir informações adicionais, clicando no separador Definido pelo Utilizador . Por exemplo,depois de ter introduzido o endereço da empresa nos campos do endereço, poderá utilizar os camposDefinido pelo Utilizador para introduzir o endereço pessoal de um contacto. Encontram-se disponíveisquatro campos definidos pelo utilizador e um campo de comentários, como ilustrado no ecrã seguinte:



Gestão de Agendas Telefónicas

Abertura de uma Agenda Telefónica

Para abrir uma agenda telefónica, clicar em e seleccionar um ficheiro .xmc.

Inclusão de uma Agenda Telefónica

Para incluir uma agenda telefónica, clicar em e nomear a nova agenda telefónica, depois clicar em salvar.

Você pode então preencher a lista de contactos predefinida com os seus contactos e, opcionalmente, comgrupos.

Gestão das Listas de Contactos

Inclusão de uma Lista de Contactos

Para incluir uma lista de contactos, clicar em e dar o nome da nova lista de contactos.

Atribuição de novo nome e supressão de uma Lista de Contactos

É possível renomear ou suprimir uma lista de contactos através do menu de gestão das listas de contacto.Para o efeito, ir a Ferramentas > Gestão da Lista de Contactos e seleccionar uma lista de contactos.



Gestão dos Contactos

Inclusão de um Contacto

Para incluir um contacto, clicar em e preencher as informações do contacto.

Nota: Nenhum campo das informações do contacto é obrigatório. A agenda telefónica pede um apelidose nenhum tiver sido introduzido. No entanto, você não é obrigado a indicá-lo. Você pode até mesmocriar um contacto vazio para preenchimento ulterior.

Supressão de um Contacto

Para suprimir um contacto, seleccione o contacto e clique em .

Nota: Os contactos são listados como indivíduos e como membros de grupos. A supressão de umcontacto individual suprime este contacto de todos os grupos de que for membro.

Edição de um Contacto

Para mudar as propriedades de um contacto, seleccione o contacto e clique em .

Grupos de Agenda Telefónica

O grupo é constituído por um certo número de contactos individuais e, opcionalmente, por outros grupos.Seleccionando um grupo ao enviar um fax, você o enviará a todos os contactos desse grupo. A lista decontactos pode conter um número qualquer de grupos.

Os contactos que você colocar num grupo permanecem na lista como contactos independentes na lista decontactos. Se você suprimir o grupo, os seus membros continuam disponíveis como contactos independentes.No entanto, se você os suprimir como contactos individuais, eles serão igualmente suprimidos do grupo.

As secções imediatamente seguintes fornecem detalhes sobre a gestão dos grupos.

Inclusão de um Grupo

Para incluir um grupo, clicar em e dar um nome ao novo grupo.

Nota: É possível incluir contactos novos ou já existentes no grupo durante a criação deste.

Gestão de um Contacto ou de um Grupo num Grupo

Para incluir um contacto ou um grupo num grupo, ou para suprimir um contacto ou um grupo de um grupo,seleccione o grupo e então clique em .

Supressão de um Grupo

Para remover um grupo, clique em .

Nota: Os contactos são registados como contactos individuais e como membros de um grupo. Asupressão do grupo não suprime os respectivos contactos da lista individual.



Compactagem da Base de dados

Para recuperar o espaço dos campos inutilizados da informação dos contactos, é possível compactar a basede dados. Para o efeito, ir a Ferramentas > Compactar a Base de dados.

Pesquisas da Agenda Telefónica

A agenda telefónica oferece uma pesquisa básica e uma pesquisa avançada. A pesquisa básica procurauma única lista de contactos e especifica os ítens exactos que você pode encontrar em campos de informaçãotais como Nome, Apelido e Número de Fax.

A pesquisa avançada permite-lhe especificar uma gama mais ampla de critérios. Você pode seleccionarqualquer um dos campos de informação disponíveis e especificar vários critérios de pesquisa. Para mais, apesquisa avançada pode abranger mais de uma lista de contactos.

Ambos os tipos de pesquisa podem ser salvos e reutilizados posteriormente.

As secções imediatamente seguintes fornecem detalhes sobre como realizar pesquisas.

Procura de um contacto

1. Na agenda telefónica, seleccione Ferramentas > Procura de contactos.A agenda telefónica propõe Nome, Empresa, Número de Fax e Cidade como critérios de procura.

2. Escreva os dados apropriados.

Nota: Utilize para passar de Cidade para Estado/Província ou País.

3. Seleccione Salvar como e introduza um nome se a pesquisa deve ser salva.

Nota: As pesquisas salvas podem ser recuperadas e executadas utilizando a caixa de selecçãoMostrar Nomes no topo à direita da janela da agenda telefónica. Os nomes estão relacionados sobo título Visualizar.

4. Clicar em Procurar agora.5. Se necessário, clicar em Avançada para passar a uma procura avançada. Para mais detalhes sobre a

realização de procuras avançadas, consultar a próxima secção, Utilização da pesquisa avançada napágina 34.



Utilização da pesquisa avançada

1. Na agenda telefónica, seleccione Ferramentas > Pesquisa Avançada.

Nota: Por pré-definição, a lista de contactos em curso de utilização é seleccionada. Utilize Procurarpara seleccionar ou desseleccionar listas de contactos.

2. Sob Novos Critérios, utilize Campo para seleccionar uma categoria de informação.3. UtilizeCondição para seleccionar uma condição. As condições incluem: contém, é exactamente, começa

por, não contém, está vazio, e não está vazio.4. Sob Valor, escreva uma informação que represente os resultados esperados. As condições está vazio

e não está vazio não exigem a informação de Valor.5. Clicar em Incluir na Lista.

Nota: Você pode especificar um ou mais critérios. UtilizeRemover para efectuar qualquer correcção.

6. Sob Opções, seleccione Corresponder a qualquer critério quando houver dois ou mais critérios equalquer um deles responder às condições da pesquisa.

Nota: Para aplicar todos os critérios à pesquisa, seleccione Corresponder a todos os critérios.

7. Seleccione Salvar como e introduza um nome se desejar registar a pesquisa.

Nota: As pesquisas salvas podem ser seleccionadas e activadas utilizando Mostrar Nomes a partirde. Elas são relacionadas sob o título Mostrar.

8. Clicar em Procurar agora.9. Se necessário, clicar em Nova Pesquisa para criar outra pesquisa.



Origens de dados externas

Origens de dados externas podem ser importadas para uma agenda telefónica, quer numa nova lista decontactos quer numa lista de contactos já existente. Uma vez inseridos na agenda telefónica, os contactospodem ser atualizados como qualquer outro contacto. As possíveis fontes externas de dados são:

• XMediusFAX Agenda Telefónica• Um ficheiro de texto com valores separados por vírgula (.csv).• Microsoft Excel• Microsoft Access• Uma origem de dados ODBC (Open DataBase Connectivity)• Borland dBASE III, IV e 5• Symantec ACT!

As fontes externas podem ser uma folha de cálculo ou uma tabela de uma base de dados contendo umalista de nomes e números de fax. Ao importar a fonte, importará os nomes e os números de fax para a listade contactos atual.

A origem de dados externa deve ser devidamente organizada, com nomes de campos que correspondamem sentido, senão em termos exatos, aos campos de informação utilizados pela agenda telefónica. Porexemplo, um campo denominado Nome numa origem de dados externa pode incluir tanto o nome própriocomo o apelido. No entanto, Nome Próprio e Apelido são dois campos distintos na agenda telefónica.Poderá querer atualizar a fonte externa antes de a importar.

Poderá precisar de atribuir campos a serem importados para os campos correspondentes oferecidos pelaagenda telefónica. Se os nomes de campos corresponderem exatamente ou de forma aproximada aos nomesdos campos da agenda telefónica, XMediusFAX ligará automaticamente o campo da fonte externa ao campocorrespondente da agenda telefónica. Quando os nomes de campo não correspondem, terá a possibilidadede efetuar manualmente a ligação entre eles.

Importação de uma fonte de dados externa

Embora outras fontes externas sejam utilizáveis, este exemplo mostra como importar informações a partirde uma folha de cálculos Microsoft Excel.

1. Na agenda telefónica, seleccione Ficheiro > Abrir para seleccionar a agenda apropriada.

Nota: Se necessário, utilize Mostrar Nomes de para seleccionar a lista de contactos correcta.

2. Seleccione Ficheiro > Importar.3. Usar Seleccionar o formato da sua base de dados para seleccionar Excel.

Nota: Clicar em Primeira linha contém o Nome do Campo se a primeira linha da folha de cálculosrepresentar os nomes dos campos ou títulos das colunas.

4. Escreva o caminho e o nome do ficheiro no campo previsto. Alternativamente, clique em Procura paralocalizar o ficheiro, seleccione-o e clique em OK.

5. Clique em Seguinte.6. Seleccione a folha de cálculos que contém as informações de contactos.7. Clique em OK.

A agenda telefónica tenta associar os campos correspondentes. No entanto, caso os nomes da fonteexterna não sejam idênticos, você pode efectuar você mesmo as ligações clicando na coluna da direita



onde a fraseNo Link aparecer. Uma lista suspensa apresenta os campos disponíveis da agenda telefónica.Utilize Associação automática para indicar à agenda telefónica que deve aplicar a associação maisprovável. Utilize Reset para apagar todas as associações e começar novamente.


Ligação a uma fonte de dados externa

Fontes de dados externas podem ser ligadas a uma agenda telefónica. A fonte externa ligada é sempretratada como uma lista de contactos nova e distinta. XMediusFAX utiliza o nome da tabela ou da folha decálculos como nome da nova lista de contactos. O nome, que deve ser exclusivo, pode ser mudado tantodurante a operação de ligação como posteriormente, através de Editar > Renomear. Este nome serásubsequentemente apresentado no campo Lista de Contactos.

Você não pode ligar uma lista de contactos externa a uma lista de contactos já existente.

Os contactos de uma lista de contactos ligada não podem ser editados ou actualizados através deXMediusFAX . A lista telefónica apresenta esta informação em formato apenas para leitura. Se for precisoalterar a informação de contactos de uma lista de contactos ligada, você deverá actualizar a própria fonte.Os contactos da lista de contactos ligada não podem ser atribuídos a um grupo. Contactos adicionais nãopodem ser incluídos, e contactos individuais não podem ser suprimidos directamente através de XMediusFAXAgenda Telefónica.

Visto que a ligação é dinâmica, as alterações que você efectuar no conteúdo da fonte serão reflectidas nalista de contactos ligada.

Você pode actualizar os campos numa lista de contactos ligada. Por exemplo, se incluir um novo campo nafonte, ou mudar o nome de um campo existente na fonte, pode ser necessário ligá-lo a um campo específicoda agenda telefónica.

Um exemplo é fornecido na próxima secção.

Procedimento de ligação

Embora outros formatos sejam utilizáveis, este exemplo mostra como ligar a informação proveniente de umafolha de cálculos Microsoft Excel.

1. Na agenda telefónica, seleccione Ficheiro > Ligar.2. Utilize Seleccionar o formato da sua base de dados para seleccionar Excel.3. Clicar emA primeira linha contém oNome doCampo se a primeira linha da folha de cálculos representar

os nomes de campos ou títulos de colunas.4. Escreva o caminho e o nome do ficheiro no campo previsto. Alternativamente, clique em Procurar para

localizar o ficheiro, seleccione-o, e clique em OK.5. Clicar em Seguinte.6. Seleccione a folha de cálculos que contém a informação de contactos.7. Clicar em OK.

A agenda telefónica tentará associar os campos correspondentes. No entanto, se os nomes de camposda fonte externa não corresponderem, você deverá efectuar você mesmo a ligação, clicando na colunada direita onde aparece a fraseNo Link. Uma lista suspensa apresenta os campos disponíveis da agendatelefónica. UtilizeAssociação automática para indicar à agenda telefónica que deve aplicar a associaçãomais provável. Utilize Reset para apagar todas as associações e recomeçar.




Actualização de uma fonte externa ligada

1. Na agenda telefónica, utilize o menu suspenso para seleccionar a lista de contactos ligada.2. Seleccione Ficheiro > Campos ligados.

A janela Definir Ligação aparece.3. Utilize a lista suspensa efectuando um clique direito na coluna da direita para seleccionar o campo

apropriado.4. Seleccione o campo da agenda telefónica que melhor corresponder ao nome do campo externo.5. Clique em Terminar.

Nota: Reset coloca todos os campos da agenda telefónica em No Link. O Reset deve ser utilizadoquando uma fonte externa ligada tiver sido muito modificada e um grande número de campos precisarser ligado manualmente.





Visualização de faxesCapítulo 4

Descrição Geral

Pode visualizar um fax numa série de softwares, independentemente se o formato do ficheiro de imagemdo fax for TIFF ou PDF.

Se preferir um formato TIFF, pode utilizar o XMediusFAX Viewer como a sua aplicação predefinida paravisualizar faxes. Se o Viewer estiver instalado no seu computador, abre automaticamente ao selecionar afuncionalidade de visualização de um fax a partir da sua lista de fax.

Através do Viewer, pode:

• obter uma vista global das páginas do fax através de vistas em miniatura de todas as páginas• fazer rodar as páginas de fax e utilizar uma ferramenta de zoom para uma melhor visualização

Mas também:

• anotar o fax• imprimir o fax• enviar o fax por e-mail• guardar uma cópia local do fax

Lançamento do Visualizador

Dentre as aplicações instaladas de XMediusFAX escolha Visualizador TIFF.

Nota: Ao seleccionar a visualização de um fax a partir da sua lista de faxes, o fax é abertoautomaticamente no Visualizador.

O visualizador apresenta-se como mostrado na vista de ecrã seguinte (com um exemplo de fax):


Capítulo 4 Visualização de faxes

No topo, diversas ferramentas de visualização e de anotações encontram-se disponíveis (listadas na secção:Detalhes da barra de menu e ícones associados na página 40). À esquerda aparecem as vistas em miniatura,onde pode ver todas as páginas do fax, e à direita está a vista principal, onde pode ver a página seleccionadanas vistas em miniatura.

Detalhes da barra de menu e ícones associados

Menu Ficheiro

Abre um ficheiro TIFF existente. O formato de ficheiro TIFF é utilizado para osfaxes.

Abrir

Envia o fax a uma impressora.Imprimir fax

Lança o software de e-mail por defeito e coloca o fax como um anexo de e-mail.Enviar ao ➤ destinoMail

Salva uma cópia do fax (ou apenas uma parte) sob um novo nome.Salvar como

Menu Visualizar

O separador de menuVisualizar apresenta as opçõesBarra de ferramentas principal eBarra de anotações,permitindo activar/desactivar os ícones das respectivas ferramentas.

Menu Página

Mostra a primeira página do fax na vista principal do visualizador.Primeira

Mostra na vista principal a página imediatamente anterior à que éactualmente visualizada.

Anterior



Mostra na vista principal a página imediatamente seguinte à que éactualmente visualizada.

Seguinte

Mostra a última página do fax na vista principal.Última

Faz rodar de 90 graus à esquerda a página atualmente mostrada na vistaprincipal.

Rodar à esquerda

Faz rodar de 180 graus a página actuamente mostrada na vista principal.Inverter

Faz rodar de 90 graus à direita a página atualmente mostrada na vistaprincipal.

Rodar à direita

Faz rodar de 90 graus à esquerda todas as páginas.Rodar todas à esquerda

Faz rodar de 180 graus todas as páginas.Inverter todas

Faz rodar de 90 graus à direita todas as páginas.Rodar todas à direita

Apresenta as propriedades da página, o método de compressão, assimcomo a resolução e o tamanho da imagem.

Propriedades

Menu Zoom

Selecciona o próximo valor da escala.Zoom para trás

Selecciona o valor anterior da escala.Zoom para a frente

Reajusta a altura da página à vista.Ajustar à altura

Reajusta a largura da página à vista.Ajustar à largura

Selecciona a melhor escala para ajustar a página à vista.Melhor ajuste

Estas são as escalas predefinidas.25% a 200%

A escala por defeito (tamanho real).100%

Apresenta uma janela através da qual pode introduzir uma percentagemde zoom.

Personalizar

Menu Anotações

Anotações são notas e objectos adicionados ao documento através de outras aplicações, tais como SendFAXe o Visualizador.

Para mais informações sobre as anotações, consultar o capítulo correspondente (Panorâmica na página43).

Menu Miniaturas

O menu Miniaturas oferece três tamanhos de imagem para a visualização da imagem principal, numa vistade miniaturas do lado esquerdo do Visualizador.

Utilização do Visualizador

Abertura de um fax no visualizador

Para visualizar um fax no visualizador a partir de um ficheiro, seleccionar Ficheiro ➤ Abrir e procurar oficheiro.



Nota: O ficheiro deve ser um ficheiro TIFF criado pelo Servidor de Fax. Ele pode conter mais de umapágina.

Abertura de um fax a partir da lista de fax

É possível visualizar um fax directamente a partir da sua lista de faxes (recebidos ou enviados), seleccionandoa funcionalidade de visualização para o fax concernido. O visualizador abre-se então automaticamente.

Nota: Os faxes abertos a partir da sua lista de fax são armazenados no suporte de arquivamento doservidor e não podem ser modificados. No entanto, você pode salvar uma cópia local do fax se quiserconservar as modificações aplicadas com o Visualizador (ver Salvar uma cópia local de um fax na página42).

Gestão dos parâmetros de apresentação do visualizador

O visualizador permite-lhe mudar a apresentação das páginas do fax de diferentes maneiras, ao utilizar asferramentas de apresentação e de zoom (ver Menu Página na página 40 e Menu Zoom na página 41).

Para mais, as vistas em miniatura (à esquerda) permitem-lhe obter uma visão global do fax se este contivermais de uma página, e navegar facilmente nessas páginas (ver Menu Miniaturas na página 41).

Nota: Por defeito, as páginas são apresentadas na vertical, mas você pode estender a vista dasminiaturas para a direita, de maneira a vê-las lado a lado em fileiras, se o fax contiver um grande númerode páginas.

Adição de anotações

Para adicionar anotações no seu fax, queira consultar o capítulo correspondente: Panorâmica na página 43.

Salvar uma cópia local de um fax

Se tiver feito modificações num fax, por exemplo, adicionando anotações, pode querer guardar uma cópialocal no disco duro do seu computador, deixando o original sem alterações. Para salvar uma cópia local,seleccionar Ficheiro ➤ Salvar como, procurar a localização desejada e introduzir o nome do novo ficheiro.A extensão .tif é automaticamente aplicada.

Nota: Se o fax já tinha sido aberto a partir de um ficheiro local, pode igualmente seleccionar Ficheiro➤ Salvar se quiser actualizar o ficheiro sem fazer uma cópia.

Se quiser salvar parcialmente o fax (apenas certas páginas), seleccionar a opção Ordem das páginas eindicar as páginas concernidas no campo. Por exemplo:

• 1-5, se quiser salvar as páginas de 1 a 5.• 1,5, se quiser salvar a página 1 e a página 5.• 1,3-5 se quiser copiar as páginas 1, 3, 4 e 5.

Nota: Pode fazer uma combinação;

Impressão de um fax a partir do visualizador

Para imprimir um fax com o visualizador, seleccionar Ficheiro ➤ Imprimir Fax.

Envio de um fax por e-mail através do visualizador

Para enviar um fax por e-mail com o visualizador, seleccionar Ficheiro ➤ Enviar para ➤ Destinatárioe-mail.



Utilizar anotaçõesCapítulo 5

Panorâmica

Anotações são notas e objetos incluídos num fax em SendFAX ou no Viewer. Existem cinco tipos de anotações:texto, linha, retângulo, estampa e colocação em realce.

A inclusão de anotações é efetuada através da seleção do tipo de anotação, desenho e da inclusão de texto,se necessário. Todas as anotações podem ser redimensionadas e deslocadas sobre a página. As anotaçõestambém podem ser formatadas. Podem ser atribuídas cores e espessuras às linhas e aos retângulos; podemser atribuídas cores, fontes e dimensões ao texto.

As anotações adicionadas não são permanentes. Elas serão sobrepostas à página no ecrã de Pré-visualizaçãodo Fax e incorporadas no ficheiro TIFF criado quando transmitir o documento. A fonte ou o documento originalpermanecem inalterados.

Nota: A função Anotações não pode ser utilizada em folhas de rosto ao compor um fax em SendFAX.

Tipos de Anotações

Existem cinco tipos de anotações disponíveis através do Menu Anotações ou dos ícones da Barra deferramentas:

insere uma caixa de texto na página actualmente visualizada. Escreva o texto imediatamentedepois de inserida a caixa. As caixas de texto podem ser redimensionadas clicando sobreestas e puxando as pegas.

Texto

insere uma linha na página.Linha

insere um rectângulo na página.Rectângulo

apresenta uma janela através da qual você pode seleccionar um ficheiro bitmap (.bmp).Seleccione o ficheiro bitmap que quiser e puxe o cursor para formar um rectângulo. O gráficobitmap seleccionado é inscrito na página.

Selo

Nota: Como todas as anotações, as estampas bitmap podem ser seleccionadas eredimensionadas.

insere uma banda rectangular, de cor amarela. Utilize-a para realçar textos importantes.Colocação emrealce


Capítulo 5 Utilizar anotações

Trabalho com Anotações

Existem diferentes acções que podem ser executadas com as anotações:

Inclusão de uma Anotação

Para incluir uma anotação, seleccione um dos tipos de anotação na barra de ferramentas de anotação,depois insira o desenho clicando e puxando o cursor até à página.

Nota:

• No caso de uma anotação bitmap, você deve primeiro seleccionar uma imagem (apenas ficheiroscom a extensão .bmp) através de uma janela Aberta.

• No caso de uma anotação sob a forma de texto, pode escrever directamente o texto na caixa depoisde criar esta última.

Todas as anotações são objectos modificáveis que são colocados na página no lugar onde você os inserir.No entanto, você os pode mover, redimensionar ou reformatar posteriormente (consultar as secções seguintes).

Selecção de uma Anotação

Para poder seleccionar uma anotação que já foi incluída, você deve accionar o botão para activar oapontador. Pode então clicar numa anotação para a seleccionar.

Nota: Também é possível seleccionar ou desseleccionar todas as anotações de uma páginaseleccionando Anotações ➤ Seleccionar tudo ou Anotações ➤ Desseleccionar tudo.

Deslocar uma Anotação

Para deslocar uma anotação, basta arrastá-la e largá-la na sua nova localização na página.

Redimensionamento de uma Anotação

Para redimensionar uma anotação, seleccione-a, depois utilize as pegas que aparecem (quadradinhos pretosem torno da anotação) para dar-lhe as novas dimensões.

Formatagem de uma Anotação

É possível modificar as propriedades visuais da linha, do rectângulo e das anotações de texto.

Para o efeito, seleccione a anotação e clique em na barra de ferramentas das anotações:

• Nas anotações sob a forma de linha e rectângulo, você pode mudar a cor e a espessura das linhas.• Nas anotações sob a forma de texto, você pode mudar todas as propriedades da fonte e a cor do fundo.

Edição de uma Anotação de Texto

Para editar o texto de uma anotação texto, basta seleccioná-lo e escrever o novo texto.

Nota: É possível editar o texto acedendo às propriedades da anotação de texto (consultar a secçãoanterior).

Supressão de uma Anotação

Para suprimir uma anotação, seleccioná-la e clicar em na barra de ferramentas de Anotações.



Ocultação ou Apresentação de Anotações

Se precisar ocultar ou mostrar as anotações que efectuou, seleccione Anotação ➤ Mostrar Anotação.





Utilitários de fax para aplicações geraisCapítulo 6

Panorâmica

XMediusFAX oferece diversos utilitários que lhe permitem enviar faxes diretamente a partir das suasaplicações gerais. Estes utilitários são de dois tipos:

• Drivers de impressoras, utilizados como impressoras normais, que convertem o seu documento atualnum ficheiro TIFF que é anexado a um fax a enviar através de:

• SendFax (ver Transmissão de Fax a partir de Aplicações Windows Utilizando SendFAX na página 47)• E-mail (ver Envio de Fax a partir de Aplicações Windows, Utilizando o Controlador XMPrintToMail na

página 48)• Web Fax Composer (ver Transmissão de faxes a partir das aplicaçõesWindows utilizando a impressora

do Web Fax Composer na página 49)

• Funcionalidades de fax integradas:

• Macros de fax utilizáveis no MS Word ou no OpenOffice.org Writer (ver Enviar um fax utilizando osadd-in de fax do MS Word na página 49 e Envio de fax utilizando macros de fax do escritorOpenOffice.org na página 52).

Nota: As macros de fax utilizam SendFAX para finalizar o envio.

• Serviço de fax da Internet do Microsoft Office (ver Enviar um Fax Utilizando a Funcionalidade deServiço de Fax do Microsoft Office Internet na página 55).

Transmissão de Fax a partir de Aplicações Windows UtilizandoSendFAX

Se SendFAX estiver instalado no seu computador, poderá enviar faxes a partir de qualquer aplicação Windowsinstalada no seu sistema que tenha funcionalidades de impressão. Pode executar estas operações de faxutilizando qualquer aplicação Windows.

1. Abra o documento a enviar por fax com a aplicação apropriada.

Nota: Por exemplo, pode ser um documento MS Word que acaba de escrever e guardar.

2. Aceda às opções de impressão da aplicação (por ex. Imprimir... para MS Word).3. Selecione a impressora XMediusFAX na lista das impressoras disponíveis.


Capítulo 6 Utilitários de fax para aplicações gerais

Nota: Se precisar de configurar uma resolução específica para o fax, clique em Propriedades ➤Papel/Qualidade➤Avançadas. O campoQualidadeGráfica da Impressão permite-lhe selecionara qualidade Baixa(200x100), Alta(200x200), Excelente(300x300) ou Ultra Excelente(400x400).Uma vez validados, os novos ajustes da resolução permanecem válidos até que sejam novamentealterados. Se a resolução predefinida do controlador da impressora for superior à resolução máximaautorizada pelo perfil do utilizador, SendFAX rejeita o ficheiro rasterizado, surge um alerta ao utilizadore permanece aberto.

4. Clique em OK.SendFAX é iniciado – com a interface integral ou básica, dependendo das definições do seu SendFAX(ver SendFAX Opções de Visualização da Interface na página 15).

Nota: Poderá imprimir documentos adicionais ao fax a enviar, repetindo os passos anteriores (apartir da mesma aplicação ou de qualquer outra).

5. Endereçar o fax.

Nota: O mínimo requerido é um número de fax; a interface integral do SendFAX permite-lhe beneficiarde outras funções de endereçamento (por ex. assunto, vários destinatários, agenda telefónica, etc.).Para mais informações, verVista geral na página 5.


6. Clique em Enviar

Envio de Fax a partir de Aplicações Windows, Utilizando oControlador XMPrintToMail

O controlador de impressão XMPrintToMail permite-lhe enviar faxes a partir de qualquer aplicação Windows,como se estivesse a imprimir o documento a partir desta aplicação. Este controlador converte o documentono formato TIFF e o coloca-o como anexo num e-mail.

Nota: Para poder utilizar o XMPrintToMail, o servidor de fax deve estar conectado a um sistema dee-mail.

Para enviar um fax a partir de uma aplicação Windows:

1. Abra o documento a enviar por fax com a aplicação apropriada .

Nota: Por exemplo, pode ser um documento MS Word que acaba de escrever e guardar.

2. Aceda às opções de impressão da aplicação (por ex. Imprimir... para MS Word).3. Selecione a impressora XMPrintToMail na lista das impressoras disponíveis.4. Se precisar de configurar uma resolução específica para o fax, clique emPropriedades➤Papel/Qualidade

➤ Avançadas.O campo Qualidade Gráfica da Impressão permite-lhe selecionar uma qualidade Baixa(200x100) ouAlta(200x200) para o ficheiro TIFF a ser criado.

Nota: Uma vez validados, os novos ajustes da resolução permanecem válidos até que sejamnovamente alterados.



Nota: Ao utilizar XMPrintToMail, se a resolução predefinida da impressora for superior à resoluçãomáxima autorizada pelo perfil do utilizador, receberá uma notificação de falha.

5. Imprima o documento.O software de e-mail predefinido abre-se e é criado um novo e-mail, tendo o documento como anexo(ficheiro TIFF).

6. Enderece o e-mail conforme o software de e-mail para o envio de um fax. Pode selecionar um contactona lista de contactos (este contacto deve ter um número de fax) ou escrever um número de fax com asintaxe apropriada no campo do endereço.

Nota: Por exemplo:

• No MS Outlook, escreva:[FAX:1234567890]

• No IBM Notes, escreva:[email protected]


7. Termine a composição do fax e a seleção dos ajustes.8. Envie a mensagem.

Transmissão de faxes a partir das aplicaçõesWindows utilizandoa impressora do Web Fax Composer

O driver da impressora do Web Fax Composer permite-lhe enviar faxes através da interface Web Access,imprimindo documentos a partir de qualquer aplicação do Windows. Este driver de impressora converte odocumento num ficheiro TIFF e carrega-o como anexo na interface de composição Web Fax. Ver AnexarDocumentos a um Fax Utilizando a Impressora do Web Fax Composer na página 134

Enviar um fax utilizando os add-in de fax do MS Word

Foram implementadas duas funcionalidades para enviar faxes com o XMediusFAX a partir do MS Word:

• A funcionalidade Enviar fax, que permite enviar simplesmente o documento actual como um fax.• A funcionalidade Juntar fax, que permite a transmissão de um fax com um conteúdo dinâmico utilizando

a funcionalidade Juntar fax do MS Word.

Nota: Ambas as funcionalidades utilizam a aplicação SendFAX para finalizar o envio de faxes. Logo,o SendFAX deve estar instalado no seu computador. Se o Add-in de fax para Microsoft Word e/ouSendFAX não estiver instalado no seu computador, contacte o seu administrador.



Enviar um Fax com a Funcionalidade de Enviar Fax do MS Word

Antes de iniciar, sair de SendFAX se este estiver em execução.

A funcionalidade de Enviar Fax permite-lhe enviar qualquer documento por fax diretamente a partir daaplicação do MS Word (através da impressora virtual XMediusFAX). Para o efeito:

1. Abra o Microsoft Word.2. Elabore o documento que será utilizado como mensagem de fax e guarde-o.3.

Clique no botão Enviar Fax (por baixo do separador Fax).SendFAX é iniciado – com a interface integral ou básica, dependendo das definições do seu SendFAX(ver SendFAX Opções de Visualização da Interface na página 15).

4. Endereça o fax.

Nota: O mínimo requerido é um número de fax; a interface integral do SendFAX permite-lhe beneficiarde outras funções de endereçamento (p. ex. assunto, vários destinatários, agenda telefónica, etc.).Para mais informações, ver Vista geral na página 5.

5. Clique em Enviar

Funcionalidade de fusão de fax de MS Word

A funcionalidade de fusão de fax de Microsoft Word permite-lhe difundir um fax com partes do conteúdo damensagem dependentes do destinatário (saudação ou outras informações pessoais). Para o efeito, camposdinâmicos são inseridos num documento inicial com a utilização da funcionalidade de fusão de mail de MSWord. Estes campos são ligados a uma fonte de dados externa como um ficheiro Excel ou Access, o seulivro de contactos de Outlook, etc.

A totalidade do processo pode ser resumida do seguinte modo:

1. Criar ou identificar uma fonte de dados. Os elementos introduzidos na fonte de dados são as informaçõesque aparecerão nos campos de fusão de MS Word.

Nota: A fonte de dados deve conter uma coluna com todos os números de fax dos destinatários.Esta é a informação mínima exigida para a difusão de um fax.

2. Criar um documento inicial, que é a própria mensagem do fax, introduzindo os campos de fusão de MSWord que receberão as informações introduzidas na fonte de dados.

3. Abrir o documento inicial, relacionar os campos de fusão de XMediusFAX aos campos da fonte de dadosexterna, e enviar o fax com SendFAX (ver Enviar um Fax a partir do MSWord Utilizando a Funcionalidadede Intercalar Faxes na página 50).

Enviar um Fax a partir do MS Word Utilizando a Funcionalidade de Intercalar Faxes

Antes de iniciar este procedimento, deverá ter acesso a uma origem de dados existente com uma lista dedestinatários (por exemplo, um ficheiro Excel ou Access, ou até o seu livro de contactos do Outlook).

Importante: Esta origem de dados deverá incluir uma coluna com todos os números de fax dosdestinatários, sendo esta a informação mínima exigida para o envio de faxes.



Os primeiros passos do procedimento que se segue apresentam as principais ações a tomar para prepararum documento para a utilização da função Intercalar Faxes. Para obter informações específicas sobre autilização da funcionalidade de Impressão em Série do Microsoft, consulte a ajuda online do MS Word.

Para enviar um fax com a funcionalidade de Faxes do MS Word:

1. Feche o SendFAX se este estiver em execução.2. Abra o MS Word e inicie um processo de Correio/Impressão em Série com os seguintes atributos:

• O tipo de documento deve ser Cartas.• O documento inicial deve ser o documento atual.

3. Selecione uma base de dados de origem contendo a sua lista de destinatários.4. Elabore o conteúdo da sua mensagem de fax, incluindo todos os campos de intercalação que necessita

de inserir e guarde o documento.

Importante: Recomenda-se visualisar os resultados com informações reais de destinatários, parapoder-se ajustar o formato do documento principal e prevenir a quebra indesejável de páginas : seo número de páginas não é o mesmo para todos os destinários, SendFAX irá falhar ao processar osfaxes. Isto pode acontecer devido à variação significativa do comprimento do conteúdo de algunscampos, de un destinatário a outro.

5. Interrompa aqui o processo habitual de impressão em série (não conclua a intercalação) e prossigaseguindo as instruções dadas para este procedimento.

Atenção: Se prosseguir com uma das opções finais de Impressão em Série predefinidas, nãoconseguirá enviar os documentos intercalados como faxes separados.

6.Clique no botão Intercalar Faxes (por baixo do separador Fax).A janela Mapeamento de Campos aparece.

7. Associe os campos XMediusFAX aos campos correspondentes da sua origem de dados.

Nota: Esta etapa é necessária para que o fax seja enviado corretamente. Por exemplo, se o campodo XMediusFAX Número de Fax for associado a um campo que não contém um número de fax,ocorrerá uma falha no envio.

8. Clique em OK.Os seus documentos são convertidos por impressão virtual e, de seguida, o SendFAX é iniciado, mostrandoo fax correspondente ao primeiro registo da sua origem de dados; todos os outros registos tambémaparecem na lista de destinatários de fax.

9. Nesta etapa, poderá efetuar modificações no fax, tais como (se necessário):



Introduzir um Assunto.•• Selecionar uma folha de rosto.• Anexar documentos adicionais (que serão comuns a todos os faxes da difusão).• Eliminar destinatários da lista.

Restrição: Não pode adicionar novos destinatários à lista.

10. Clique em Enviar.

Todos os faxes da intercalação são enviados separadamente para cada destinatário da lista.

Nota: A associação utilizada para enviar este documento não é guardada. Logo, da próxima vez queenviar um documento principal por fax, deverá associar novamente os campos XMediusFAX e oscampos da origem de dados utilizada.

Envio de fax utilizandomacros de fax do escritor OpenOffice.org

Duas macros foram implementadas para o envio de faxes com XMediusFAX a partir do escritorOpenOffice.org:

• A funcionalidade SendFax, que permite simplesmente enviar o seu documento actual como um fax.• A funcionalidade FaxBroadcast, que permite difundir um fax com um conteúdo dinâmico ao utilizar a

funcionalidade de fusão de mail de OpenOffice.

Nota: Ambas as funcionalidades usam a aplicação SendFAX para finalizar o envio dos faxes. Portanto,SendFAX precisa estar instalado no seu computador. Se as macros de fax do escritor OpenOffice.orge/ou SendFAX não tiverem sido instalados no seu computador, queira contactar o seu administrador.

Envio de fax a partir do OpenOffice.org Writer com a funcionalidadeSendFax

Antes de iniciar, sair de SendFAX se este estiver em funcionamento.

A funcionalidade SendFax permite-lhe enviar qualquer documento por fax diretamente a partir da aplicaçãoOpenOffice.org Writer (através da impressora virtual XMediusFAX). Para o efeito:

1. Lançar o OpenOffice.org Writer.2. Compor o documento que será utilizado como mensagem de fax e guardá-lo.3. Selecionar Fax ➤ SendFax no menu.

SendFAXé lançado – com a interface integral ou básica, dependendo das definições do seu SendFAX(ver SendFAX Opções de Visualização da Interface na página 15).

4. Endereçar o fax.

Nota: O mínimo requerido é o número de fax; a interface integral do SendFAX permite-lhe beneficiarde outras funções de endereçamento (p. ex. assunto, vários destinatários, agenda telefónica...). Paramais informações, ver Vista geral na página 5.

5. Clicar em Enviar



Funcionalidade de difusão de fax para o escritor OpenOffice.org

A funcionalidade de difusão de fax para o Escritor OpenOffice.org permite-lhe difundir um fax com partes doconteúdo da mensagem dependentes do destinatário (saudação ou outras informações pessoais). Para oefeito, campos dinâmicos são inseridos num documento inicial com a utilização da funcionalidade de fusãode mail do Escritor OpenOffice.org. Estes campos são ligados a uma fonte de dados externa criada com aaplicação OpenOffice.org.

A totalidade do processo pode ser resumida do seguinte modo:

1. Criar ou identificar uma fonte de dados. Os elementos introduzidos na fonte de dados são as informaçõesque aparecerão nos campos de fusão do escritor OpenOffice.org.

Nota: A fonte de dados deve conter uma coluna com todos os números de fax dos destinatários.Esta é a informação mínima exigida para a difusão de um fax.

2. Criar um documento inicial, que é a própria mensagem de fax, introduzindo os campos de fusão do escritorOpenOffice.org que receberão as informações introduzidas na fonte de dados (ver Criação de umDocumento Inicial no OpenOffice.org Writer na página 53).

3. Abrir o documento inicial, relacionar os campos de fusão de XMediusFAX aos campos da fonte de dadosexterna, e enviar o fax com SendFAX (ver Enviar Faxes a partir do OpenOffice.org Writer com aFuncionalidade de Difusão de Fax na página 54).

Criação de um Documento Inicial no OpenOffice.org Writer

Como criar um documento inicial com a funcionalidade de Impressão em Série do OpenOffice.org Writer,para enviar um fax de difusão.

Antes de iniciar este procedimento, deve aceder a uma origem de dados existente que contenha uma listade destinatários.

Nota: Esta origem de dados deve ter sido criada com a aplicação OpenOffice.org Base e deve serregistada. Deve igualmente conter uma coluna com todos os números de fax dos destinatários, sendoesta a informação mínima exigida para a difusão de um fax.

Para mais informações sobre operações específicas, consultar a ajuda online do OpenOffice.org.

Criar um documento inicial utilizando a funcionalidade de Impressão em Série do OpenOffice.org Writer:

1. No OpenOffice.org Writer seleccionar Inserir ➤ Campos ➤ Outro.A janela Campos abre-se.

2. Selecionar o separador Base de Dados.3. Selecionar Campos de impressão em série na lista Tipo, à esquerda da janela.4. Na lista Seleção da base de dados à direita, procurar a base de dados a ser utilizada como lista de

destinatários.

Nota: Se o ficheiro OpenOffice.org Base que criou previamente não aparecer na lista, pode dever-seao facto de a base de dados não ter sido registada. Antes de continuar, consulte a ajuda online doOpenOffice.org Base para registar a base de dados.

5. Desenvolva a árvore abaixo do nome da base de dados e clique duas vezes em cada campo que deveinserir no documento.Cada campo inserido aparece com um fundo acinzentado, na posição atual do cursor.

6. Depois de terminar, clique em Fechar.



Importante: Recomenda-se visualisar os resultados com informações reais de destinatários, parapoder-se ajustar o formato do documento principal e prevenir a quebra indesejável de páginas : seo número de páginas não é o mesmo para todos os destinários, SendFAX irá falhar ao processar osfaxes. Isto pode acontecer devido à variação significativa do comprimento do conteúdo de algunscampos, de un destinatário a outro.

7. Guarde o documento.

O documento inicial está pronto para ser usado através da funcionalidade de Difusão de Fax.

Para enviar o documento inicial criado como fax de difusão, ver Enviar Faxes a partir do OpenOffice.orgWriter com a Funcionalidade de Difusão de Fax na página 54.

Enviar Faxes a partir do OpenOffice.org Writer com a Funcionalidade de Difusão de Fax

Antes de iniciar, sair de SendFAX se este estiver em execução.

Um documento inicial deve ter sido previamente criado com a funcionalidade de Impressão em Série noOpenOffice.org Writer. Este documento será o fax usado para o envio de difusão. Para mais informações,consultar Criação de um Documento Inicial no OpenOffice.org Writer na página 53.

Importante: Para poder finalizar a transmissão do fax, primeiro desative a seguinte configuração noOpenOffice.org Writer: Ferramentas ➤ Opções ➤ OpenOffice.org Writer ➤ Imprimir ➤ Imprimirpáginas em branco inseridas automaticamente (desmarque a opção).

Para enviar um fax com a funcionalidade de Difusão de Fax no OpenOffice.org Writer:

1. Abra um documento inicial no OpenOffice.org Writer.2. Selecione Fax ➤ Difusão de Fax.

A caixa de diálogo Assistente da Origem de Dados abre-se.

3. Selecionar a mesma origem de dados que foi utilizada para criar o documento inicial, nas listas pendentesSelecionar a Origem de Dados e Selecionar Tabela, a seguir clicar em OK.A janela Mapeamento de Campos aparece.



4. Associe os campos XMediusFAX aos campos correspondentes à sua origem de dados.

Nota: Esta etapa é necessária para que o fax seja enviado corretamente. Por exemplo, se o campoXMediusFAXNúmero de fax for associado a um campo que não contém um número de fax, ocorreráuma falha no envio. Assim, a origem de dados deve conter uma coluna com todos os números defax dos destinatários. Esta é a informação mínima exigida para a difusão de um fax.

5. Clique em OK.SendFAX é iniciado e é convidado a iniciar sessão. O fax é apresentado em SendFAX com o primeiroregisto na origem de dados como destinatário. Todos os destinatários de fax da sua origem de dadosaparecem na lista dos destinatários de fax.

6. Nesta etapa, poderá efetuar modificações no fax, tais como (se necessário):

• Introduzir um Assunto.• Selecionar uma folha de rosto.• Anexar documentos adicionais (que serão comuns a todos os faxes da difusão).• Eliminar destinatários da lista.

Restrição: Não pode adicionar novos destinatários à lista.

7. Clicar em Enviar

Todos os faxes da difusão são enviados.

Nota: A associação que efetuou para enviar este documento não é guardada. Assim, da próxima vezque enviar um documento inicial por fax, deverá estabelecer novamente a associação entre os camposXMediusFAX e os campos da origem de dados utilizada no documento inicial.

Enviar um Fax Utilizando a Funcionalidade de Serviço de Faxdo Microsoft Office Internet

Os programas do MS Office incluem uma funcionalidade de Serviço de Fax por Internet incorporada quelhes permite ligarem-se diretamente a um prestador de serviços de fax que enviará o fax por si. Sendo umutilizador do XMediusFAX , pode enviar faxes através de XMediusFAX ao selecionar esta funcionalidade.

Nota: Para ativar esta funcionalidade, o seu administrador deverá ter efetuado uma configuraçãoespecífica.

O procedimento que se segue mostra como utilizar a funcionalidade a partir do Microsoft Word, embora opossa fazer a partir de outras aplicações do Office, como o Excel ou o PowerPoint.

Nota: O Microsoft Outlook deverá estar instalado no seu computador.

1. Abra o Microsoft Word.2. Escreva ou abra o documento que irá ser enviado como fax.3. Selecione a funcionalidade de Fax da Internet:

Dependendo da sua versão do Microsoft Office:

• Office 2007: Botão do Office ➤ Enviar ➤ Fax por Internet• Office 2010: Ficheiro ➤ Guardar e Enviar ➤ Enviar Utilizando o E-mail ➤ Enviar como Fax por

Internet• Office 2013+: Ficheiro ➤ Partilhar ➤ E-mail ➤ Enviar como Fax por Internet

Abre-se a interface do Serviço de Fax por Internet do Office. Exemplo:



Nota: O documento original é agora um anexo de imagem TIFF.

4. Enderece o seu fax de acordo com os campos e opções disponíveis da funcionalidade de Serviço deFax.Habitualmente, pode introduzir:

• O nome do Destinatário do Fax• O Número de Fax• Uma mensagem no campo do corpo principal (que aparecerá na folha de rosto do fax)

Nota: A opção Utilizar folha de rosto, aqui disponível, deve permanecer desmarcada (tal como seencontra predefinida): XMediusFAX está configurada para juntar ao fax a folha de rosto predefinidado seu perfil. Se marcar esta caixa, o seu fax terá desnecessariamente uma segunda folha de rosto.

Para mais informações sobre as restantes opções da funcionalidade de Serviço de Fax do Office,veja a ajuda online do Microsoft Office.

5. Clique em Enviar.A mensagem é enviada para ser processada como fax pelo XMediusFAX utilizando as suas informaçõesde conta e perfil.

Nota: A mensagem é igualmente colocada na pasta Itens Enviados do Outlook.



Transmissão de fax com clientes dee-mail:

Capítulo 7

Transmissão de faxes com Clientes e-mail: Panorâmica

Nota: Dependendo da sua licença, parte ou a totalidade das funções de E-mail aqui descritas poderãonão estar disponíveis. Consulte o seu administrador.

XMediusFAX permite-lhe enviar faxes e receber notificações através do seu cliente e-mail, dependendo daconfiguração definida pelo administrador no Servidor de Fax.

Dependendo da configuração do seu servidor de e-mail e da sua licença, também é possível beneficiar defuncionalidades especiais disponíveis:

• em Microsoft Outlook (com Exchange e formulários XMediusFAX para Outlook)• em IBM Notes (com Domino e formulários de composição XMediusFAX para IBM Notes)

Transmissão de fax com Clients e-mail utilizando SMTP

Nota: Os softwares de e-mail que utilizam SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) compreendem produtoscomo Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, IBM Notes...

Composição do fax

Com XMediusFAX , poderá enviar faxes através de qualquer software de e-mail desse tipo. A única exigênciaé que o seu administrador tenha instalado o gateway XMediusFAX para SMTP.

Nota: Esta secção aplica-se a qualquer cliente e-mail que utilize SMTP; no entanto, caso utilize MicrosoftOutlook ligado a um servidor Exchange, poderá aceder a certas funcionalidades mais flexíveis, como éexplicado na secção: Transmissão de fax comOutlook utilizando Exchange e os formulários XMediusFAXna página 68. Da mesma forma, se utilizar IBM Notes com os formulários de composição XMediusFAX(disponíveis dependendo da sua licença), ver a secção: Transmissão de fax com o formulário XMediusFAXpara IBM Notes na página 77.

Recepção de fax

Finalmente, se a sua conta XMediusFAX tiver sido definida para o efeito, poderá gerir os seus faxes ementrada e as suas notificações de faxes enviados directamente no seu cliente e-mail (ver Receber faxes enotificações na página 58).


Capítulo 7 Transmissão de fax com clientes de e-mail:

Enviar um Fax com um Cliente de E-mail que Utilize SMTP

Enviar um fax com o seu cliente de e-mail:

1. Criar um novo e-mail.2. Introduzir um assunto e tipo de mensagem, como faria para um e-mail.

Estes serão visualizados na folha de rosto do seu fax.

Nota: Os formatos texto simples e HTML são suportados no corpo da mensagem para os faxes aenviar. XMediusFAX suporta imagens incorporadas no corpo da mensagem HTML.

3. Se necessário, adicionar os anexos que constituirão as páginas do fax.4. No campo dos destinatários (Para), introduzir o número de fax com a seguinte sintaxe:

fax=fax_number@domain_name

onde:

• fax_number é o número de fax completo do destinatário ao qual deseja enviar o fax.• domain_name é o nome de domínio usado para encaminhar a mensagem ao servidor de fax da sua

empresa.

Nota: O seu administrador deverá fornecer este nome de domínio.

Astúcia: Pode adicionar um sinal "+" antes do código internacional do país para aplicar aformatação correta em Para: número de fax na Folha de Rosto.No entanto, a funcionalidade dosinal "+" pode não ser suportada dependendo da sua operadora telefónica e/ou da configuraçãodo servidor de fax efetuado pelo seu administrador.

Por exemplo:[email protected]

Nota: Para saber como gerir o conteúdo do campo dos destinatários para combinações maiscomplexas, ver Gestão de Destinatários na página 60.

5. Se necessário, poderá mudar a folha de rosto, as informações do remetente e as opções de fax para ofax a ser enviado (ver Alterar a Folha de Rosto na página 59 e Alterar as Informações sobre o Remetentee as Opções de Fax na página 59).

6. Enviar o fax como o faria para um e-mail.

O fax é enviado e uma notificação de fax é-lhe enviada por e-mail se a sua conta XMediusFAX tiver sidoconfigurada para o efeito.

Nota: Para mais informações sobre a gestão das notificações com o seu cliente de e-mail, ver Receberfaxes e notificações na página 58.

Receber faxes e notificações

Se a sua conta XMediusFAX tiver sido definida para o efeito, deverá receber os faxes a receber e asnotificações relativas aos faxes enviados directamente por e-mail no seu cliente de e-mail.



Nota: Se tiver configurado o cliente de e-mail com um endereço Responder para (um endereço dee-mail diferente do que é utilizado para enviar faxes), todas as notificações de faxes a enviar serãoenviadas para esse endereço.

Todas estas notificações aparecerão como mensagens de e-mail com anexos. Por exemplo:

Nota: Os anexos recebidos com as notificações de e-mail têm a extensão .tif ou .pdf.

Também pode visualizar uma lista dos faxes de entrada e saída utilizando um navegador web (ver DescriçãoGeral na página 99).

Alterar a Folha de Rosto

Quando o seu fax está a ser enviado, a folha de rosto predefinida utilizada depende do seu perfil XMediusFAX. No entanto, se tiver os direitos necessários, poderá substitui-la pela sua própria folha de rosto ou porqualquer outra disponível no Servidor de Fax.

• Se quiser utilizar uma folha de rosto localizada no seu computador, basta anexá-la à mensagem a serenviada, como qualquer outro anexo.

Nota: A extensão do ficheiro é: .cse. É possível criar ou modificar folhas de rosto com o CoverSheet Editor (ver Vista geral na página 85).

• Se quiser utilizar uma folha de rosto diferente das que estão disponíveis no Servidor de Fax, deverá inserirum código de corpo no corpo da mensagem a enviar (ver Códigos de Corpo (referência) na página 64).

Alterar as Informações sobre o Remetente e as Opções de Fax

Normalmente:

• As informações sobre o remetente (nome, empresa...) podem ser visualizadas na folha de rosto do fax.• As Opções de Fax definem a forma como deseja enviar o fax e receber notificações.

Quando o seu fax está a ser enviado, as informações sobre o remetente e as opções de fax são recuperadasa partir da sua conta XMediusFAX .



No entanto, pode substitui-las ou completá-las – se possuir os direitos necessários para tal – utilizandocódigos de corpo do remetente inseridos no corpo da mensagem. Para mais informações sobre o conceitode código de corpo e sobre a lista de códigos de corpo disponíveis, ver Códigos de Corpo (referência) napágina 64.

Nota: Todas estas alterações apenas serão aplicadas ao fax atual e não afetarão os dados arquivadosna sua conta XMediusFAX e no perfil do Servidor de Fax.

Gestão de Destinatários

Ao compor um fax com o seu cliente de e-mail, pode precisar de saber como gerir adequadamente asinformações que irá introduzir sobre os destinatários. Esta secção ajudá-lo-á nesse sentido.

Adicionar um Código DTMF (Número de Extensão ou Código de Longa Distância)

Se necessitar de incluir um código DTMF (como um número de extensão ou um código de longa distância),pode introduzi-lo a seguir ao número de fax, precedido de uma ou várias pausas (letra p – não sensível àsmaiúsculas e minúsculas).

Restrição: A vírgula, geralmente utilizada para inserir uma pausa na maioria dos ambientes, não ésuportada aqui.

Por exemplo:[email protected]

Adicionar Informações sobre o Destinatário

As informações sobre os destinatários podem ser definidas quando enviar faxes através de clientes dee-mails. Estas informações (por exemplo, nome, empresa, cargo...) podem ser úteis por dois motivos:

• Podem aparecer na folha de rosto do fax.• São guardadas com o fax na base de dados XMediusFAX .

Nota: A operação de adicionar informações sobre o destinatário é opcional. Apenas o número de faxé obrigatório aquando do envio do fax.

Pode definir as informações do destinatário de duas formas:

• utilizando uma sintaxe específica diretamente no campo do destinatário (ou seja, no campo "Para"): verAdicionar Informações sobre o Destinatário através do Campo do Destinatário do E-mail na página 61,ou

• adicionando códigos de corpo do destinatário no corpo da mensagem do e-mail: ver Adicionar Informaçõessobre o Destinatário através do Corpo da Mensagem do E-mail na página 63.

Adicionar Mais Destinatários

É possível adicionar mais de um destinatário ao seu fax:

• Para introduzir manualmente vários destinatários, deve separá-los por ponto e vírgula. Por exemplo:[email protected]; [email protected]

• Também pode adicionar endereços de e-mail reais se desejar enviar a mesma mensagem por e-mail aoutros destinatários. Por exemplo:[email protected]; [email protected]

• Finalmente, pode adicionar destinatários a partir do livro de endereços do cliente de e-mail. Para maisinformações, ver Adicionar destinatários a partir do Livro de endereços de e-mail na página 63.



Adicionar Informações sobre o Destinatário através do Campo do Destinatário do E-mail

Pode especificar informações sobre o destinatário diretamente através do campo do destinatário ("Para")do e-mail. Para o fazer, precisa de respeitar uma sintaxe específica, como descrito nesta secção.

Nota: Se estiver a enviar o e-mail para vários números de fax (vários destinatários), pode especificarinformações do destinatário em cada número de fax introduzido.

Adicionar Apenas o Nome do Destinatário

Se precisar de adicionar apenas o nome do destinatário, pode simplesmente introduzi-lo, utilizando a seguintesintaxe smtp:"recipient_name"<fax=fax_number@domain_name>

Por exemplo:"John Smith"<[email protected]>

Como resultado, todas as palavras entre aspas serão consideradas pelo sistema como sendo o nome própriodo destinatário e o fax será endereçado de acordo com o endereço de e-mail entre parêntesis < >.

Nota: Nesta sintaxe, as aspas duplas definem aquilo a que se chama Nome Apresentado do endereçode e-mail. Dependendo do cliente de e-mail, poderá conseguir aceder novamente ao valor NomeApresentado fazendo duplo clique ou clicando com o botão direito do rato (propriedades do e-mail), sepretender modificá-lo assim que o endereço de e-mail tiver sido convertido no campo do destinatário.

Adicionar Outras Informações sobre o Destinatário

Em geral, as informações adicionais são inseridas diretamente através de variáveis no endereço de e-mail(de um determinado destinatário), utilizando a seguinte sintaxe:fax=fax_number/variable_name=value/variable_name=value@domain_name

As regras são as seguintes:

• As variáveis adicionais devem ser introduzidas imediatamente após o número de fax e antes do nomede domínio.

• Cada variável adicional deve ser precedida de uma barra (/).• O valor de cada variável deve ser indicado após o nome da variável, com um sinal de igual (=).

Importante: Todos os valores das informações dos destinatários introduzidos directamente no endereçode e-mail só podem conter caracteres ASCII básicos. Os caracteres internacionais/especiais (comoletras acentuadas ou caracteres não latinos) não são permitidos nestes valores. No entanto, existe umasolução: ver Informações sobre o Destinatário Contendo Carateres Internacionais na página 61.

Por exemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Nota: O nome próprio e o apelido podem ser introduzidos utilizando esta sintaxe. No entanto, podeainda associar as sintaxes para introduzir o nome como simples Nome Apresentado:"John Smith"<fax=5141234567/[email protected]>

Informações sobre o Destinatário Contendo Carateres Internacionais

Quando as informações sobre o destinatário incluem carateres internacionais (de um modo geral, qualquercarater que não pertença ao conjunto de carateres ASCII básico), terá de introduzi-los no Nome Apresentado



do destinatário, em vez de os introduzir diretamente no endereço de e-mail, onde estes carateres não sãopermitidos.

Eis alguns exemplos construídos de acordo com as sintaxes autorizadas:

• Se pretende indicar apenas o nome do destinatário:"François Légaré"<[email protected]>

• Se pretende indicar o nome do destinatário e outras informações sobre o destinatário:"/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"<[email protected]>

Nota: Apesar de não ser recomendado, pode acontecer que defina as informações no NomeApresentado e no endereço de e-mail. Em caso de conflito (a mesma variável definida em amboscom um valor diferente), o valor será retirado do Nome apresentado para substituir o que se encontrano endereço de e-mail.

Por exemplo:

• Nome Apresentado:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal• Endereço de e-mail: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

Nesse caso, o sistema utilizará as informações fn=François, ln=Légaré, co=MyCompany ecity=Montréal.

Variáveis disponíveis do destinatário

Todas as variáveis disponíveis para adicionar informações sobre o destinatário estão relacionadas na tabelaabaixo. Cada uma delas corresponde a um placeholder da folha de rosto,que é igualmente indicado.

Placeholder da folha de rostoExemploVariável

Ruaaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaçãobc=Conta 9876bc, ou billingcode

Telemóvelcellular=5149876543cellular

Cidadecity=Montrealcity

Empresaco=A minha empresaco, ou company

Paíscountry=Canadácountry

Títulodear=Sr.dear,

endereço [email protected]

Nomefn=Johnfn, ou first , ou firstname

Apelidoln=Smithln, ou last , ou laststname

Funçãojobtitle=Presidentejobtitle

Telefonephone=5149876542phone

Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate

Código subfacturaçãosbc=6543sbc, ou subbillingcode

Código postalzipcode=H1J 2K3zipcode



As variáveis introduzidasdevem corresponder aos placeholders da folha de rosto que está a utilizar. Porexemplo, se introduzir a variável cellular, mas o modelo folha de rosto não contiver o placeholdercorrespondente, o número do telemóvel do destinatário não aparecerá na folha de rosto. No entanto, estainformação será registada com o fax na base de dados XMediusFAX .

Nota: Se quiser criar as suas próprias folhas de rosto ou modificar as existentes, queira consultar ocapítulo correspondente (Vista geral na página 85).

Adicionar Informações sobre o Destinatário através do Corpo da Mensagem do E-mail

Pode especificar informações sobre o destinatário utilizando códigos de corpo do destinatário inseridos nocorpo da mensagem. Para mais informações sobre o conceito de códigos de corpo e sobre a lista de códigosde corpo disponíveis, ver Códigos de Corpo (referência) na página 64.

Restrição: Se estiver a enviar um e-mail para vários números de fax (vários destinatários), todos osdestinatários do fax irão receber as mesmas informações sobre os destinatários.

Nota: É possível especificar informações sobre o destinatário em simultâneo, através de códigos decorpo e do campo do destinatário ("Para"). No entanto, se a mesma propriedade do destinatário estiverespecificada em ambos os locais, o valor no campo do destinatário irá substituir o do código de corpo.

Adicionar destinatários a partir do Livro de endereços de e-mail

Contactos específicos

Se pretender utilizar o seu livro de endereços de cliente de e-mail para adicionar destinatários aos seusfaxes, deve criar contactos adicionais específicos cujo endereço de e-mail predefinido seja construído deacordo com a mesma sintaxe do endereçamento manual (ver Enviar um Fax com um Cliente de E-mail queUtilize SMTP na página 58):fax=número_fax@nome_domínio

Nota: Chama-se a atenção para o facto de que nome_domínio se refere ao domínio utilizado paraencaminhar os faxes ao Servidor de fax da sua empresa. Assim, todos os contactos do seu livro deendereços utilizados para enviar faxes devem possuir um endereço e-mail com a mesma terminação(termo).

Por exemplo:

[email protected] 1

[email protected] 2

[email protected] 3

E-mail e Fax: dois contactos

Se pretender atribuir um endereço de e-mail e um número de fax para a mesma pessoa, terá de criar doiscontactos separados e identificá-los de acordo com o seu tipo.

Por exemplo:

[email protected] Smith (e-mail)Contacto 1

[email protected] Smith (fax)Contacto 2



Nota: É possível adicionar destinatários de e-mail e destinatários de fax para o mesmo fax a partir dolivro de endereços.

Informações sobre o destinatário

As informações sobre o destinatário não podem ser retiradas dos campos de informações normais do seulivro de endereços, excepto o conteúdo do Nome apresentado do contacto, que será automaticamenteinterpretado pelo sistema como o nome próprio do destinatário.

No entanto, pode indicar quaisquer informações do destinatário, dentro do endereço de e-mail, utilizando amesma sintaxe do endereçamento manual (ver Adicionar Informações sobre o Destinatário através do Campodo Destinatário do E-mail na página 61).

Assim, o campo de e-mail predefinido do contacto poderá incluir, por exemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]


Códigos de Corpo (referência)

Os códigos de corpo são expressões de texto que pode introduzir no corpo escrito da mensagem do e-mailcom vista a especificar várias propriedades de fax (ou substituir as predefinidas existentes se tiver autorizaçãopara tal).

Depois de enviado o fax, os códigos de corpo introduzidos são interpretados pelo Servidor de fax (cada valorespecificado está incluído nos metadados de fax correspondentes) e desaparecem do corpo da mensagem.

Restrição: Com o Microsoft Outlook ligado a um servidor Microsoft Exchange, o corpo do e-mail ondeos códigos de corpo são introduzidos tem de estar no formato de Texto Simples (não HTML).

Esta secção é uma referência que fornece:

• A sintaxe a utilizar ao incluir códigos de corpo no corpo do e-mail.• Todos os códigos de corpo disponíveis, reagrupados por contexto:

• Informações sobre o remetente• Opções de Fax• Autenticação• Informações sobre o destinatário

Sintaxe dos Códigos de Corpo

Os códigos de corpo devem ser introduzidos de acordo com a seguinte sintaxe:@@body_code=value

Nota: Se o termo value contiver espaços ou o carater <, ou se for composto por carateres Unicode,deverá introduzir a totalidade da cadeia de carateres entre aspas duplas, para que todos os carateresdo valor sejam interpretados corretamente pelo sistema. Por exemplo, se a cidade for Montreal, podeescrever @@sendercity=Montreal, mas se a cidade for Nova Iorque, deverá escrever@@sendercity="Nova Iorque".



Códigos de Corpo para Informações sobre o Remetente

Nota: Para utilizar estes códigos de corpo, tem de ter direitos para substituir as informações sobre oremetente. Contacte o seu administrador para conhecer os seus direitos de utilização do fax.

DescriçãoCódigo de Corpo

Indica o ID da Estação de Chamada.@@csid

Indica o seu endereço.@@senderaddress

Indica o seu código de faturação.@@senderbillingcode

Indica o seu número de telemóvel.@@sendercellular

Indica a sua cidade.@@sendercity

Indica o nome da sua empresa.@@sendercompany

Indica o seu país.@@sendercountry

Indica o seu endereço de e-mail.@@senderemail

Indica o seu número de fax.@@senderfax

Indica o seu nome próprio.@@senderfirstname

Indica o seu apelido.@@senderlastname

Indica o seu número de pager.@@senderpager

Indica o seu número de telefone.@@senderphone

Indica um título como Sr., Sra. ou Prof.@@sendersalutation

Indica o seu estado ou província.@@senderstate

Indica o seu código de subfaturação.@@sendersubbillingcode

Indica o seu cargo.@@sendertitle

Indica o seu código postal.@@senderzipcode

Códigos de Corpo do Remetente: Grupos Atómicos

Alguns códigos de corpo de remetente são aquilo a que chamamos “grupos atómicos”. Existem apenas doisgrupos atómicos de códigos de corpo:

• O grupo atómico informações do endereço é composto por:

• @@sendercompany

• @@senderaddress

• @@sendercity

• @@senderstate

• @@sendercountry

• @@senderzipcode

• O grupo atómico informações do telefone é composto por:

• @@senderphone

• @@senderfax



Mesmo que apenas uma propriedade de um grupo seja especificada com um código de corpo, todas aspropriedades pertencentes a este grupo serão retiradas do corpo da mensagem e não da sua XMediusFAXconta. Assim, as propriedades em falta serão substituídas por cadeias de carateres vazias.

Por exemplo, se @@sendercompany=company_name estiver incluído no corpo da mensagem, então nenhumdos outros elementos que faz parte do grupo atómico informações do endereço será retirado da sua contaXMediusFAX . Se os respetivos códigos de corpo não estiverem presentes na mensagem, os seus valorespermanecerão vazios.

Se, pelo contrário, nenhum dos elementos de um grupo atómico for indicado no corpo da mensagem, entãoserão utilizados os valores definidos na sua conta XMediusFAX .

Nota: Os demais códigos de corpo não fazem parte de qualquer grupo atómico. Assim, a sua inclusãono corpo da mensagem não exerce qualquer impacto nas outras propriedades.

Códigos de Corpo para as Opções de Fax

Nota: Para utilizar estes códigos de corpo, tem de ter direitos para substituir as opções de fax. Contacteo seu administrador para conhecer os seus direitos de utilização do fax.

Valores AceitesDescriçãoCódigo de Corpo

Nenhum oucs_name.cse

Indica a folha de rosto XMediusFAX que deseja utilizar.@@coversheetname

Importante: Esta folha de rosto deve ser uma das folhasde rosto adicionais autorizadas para o seu Perfil (seexistirem).

Restrição: A folha de rosto predefinida do seu Perfil nãoserá aceite aqui; caso pretenda utilizá-la, não insira estecódigo de corpo.

Qualquer valorformatado de data/hora:AAAA-MM-DDThh:mm:ss

Permite um adiamento para o envio do fax atual e define a datae a hora para este adiamento.

@@delayuntil

Sim ou NãoIndica se deve ser notificado por e-mail sobre a transmissão dedifusão (sumário de todas as comunicações).

@@notifybroadcast

Nota: O facto de autorizar este tipo de notificação nãosuspende as restantes notificações de faxes enviados. Seestiver a utilizar os códigos de corpo @@notifysuccesse @@notifyfailed, continuará a receber notificações detodas as comunicações de fax incluídas na transmissão.

Sim ou NãoIndica se deve ser notificado por e-mail quando a transmissãofalhar.

@@notifyfailed

Sim ou NãoIndica se deve receber uma pré-visualização do fax por e-mailantes de o enviar.

@@notifypreview

Nota: Se este parâmetro for usado ao enviar o fax,receberá uma pré-visualização do fax por e-mail, mas o faxnão será enviado ao(s) destinatário(s). Para enviarefetivamente o fax ao(s) destinatário(s) indicado(s) depoisde ter recebido a pré-visualização, deve remover esteparâmetro e enviar novamente o fax (deverá reabrir o seufax original na pasta de itens enviados).



Valores AceitesDescriçãoCódigo de Corpo

Sim ou NãoIndica se deve ser notificado por e-mail quando a transmissãofor bem sucedida.

@@notifysuccess

Baixa, Alta,Excelente ou UltraExcelente

Indica a resolução padrão com a qual os anexos do fax serãotransmitidos.

@@resolution

Nota: A resolução máxima disponível é definida peloadministrador.

Alta, Normal ouBaixa

Indica a prioridade do fax.@@sendpriority

1 a 99Especifica o número de novas tentativas de execução (quandoocorrer um erro, por exemplo sinal de ocupado).

@@sendretries

Nota: Não poderá exceder o número máximo de tentativasespecificado pelo administrador.

Sim ou NãoIndica se o corpo da mensagem deve ser enviado com o fax.@@usebody

Nota: Este parâmetro prevalece sobre qualquer restriçãode perfil.

Códigos de Corpo para Autenticação

Se o administrador tiver definido a sua conta XMediusFAX para autenticação SMTP, precisará de introduzira sua palavra-passe no corpo da mensagem utilizando o código de corpo @@password.

Nota: Contacte o seu administrador para conhecer os seus direitos de utilização do fax.

Por exemplo: @@password=MyPw1234

Códigos de Corpo para Informações sobre o Destinatário


Indica o endereço do destinatário.@@recipientaddress

Indica o código de faturação do destinatário.@@recipientbillingcode

Indica o número de telemóvel do destinatário.@@recipientcellular

Indica a cidade do destinatário.@@recipientcity

Indica a empresa do destinatário.@@recipientcompany

Indica o país do destinatário.@@recipientcountry

Indica o endereço de e-mail do destinatário.@@recipientemail

Indica o nome próprio do destinatário.@@recipientfirstname

Indica o apelido do destinatário.@@recipientlastname

Indica o número de pager do destinatário.@@recipientpager

Indica o número de telefone do destinatário.@@recipientphone

Indica um título (como Sr., Sra. ou Prof.) do destinatário.@@recipientsalutation




Indica o estado ou província do destinatário.@@recipientstate

Indica o código de subfaturação do destinatário.@@recipientsubbillingcode

Indica o cargo do destinatário.@@recipienttitle

Indica o código postal do destinatário.@@recipientzipcode

Transmissão de fax com Outlook utilizando Exchange e osformulários XMediusFAX

Se estiver a utilizar SMTP, a gestão de fax com Outlook é a mesma que para qualquer outro cliente e-mail(ver Transmissão de fax com Clients e-mail utilizando SMTP na página 57). No entanto, se o seu Outlookestiver conectado a um servidor Microsoft Exchange e se o seu administrador tiver configurado o servidorExchange para o efeito, um outro protocolo (MAPI) pode ser utilizado para uma melhor gestão dos seusfaxes.

Composição do fax

Adicionalmente, certas ferramentas estão disponíveis para facilitar a composição do fax: se estivereminstalados, poderá usar os formulários XMediusFAX para Outlook, ou mesmo o software SendFax. Paramais, o add-in XMediusFAX para Outlook oferece-lhe um acesso rápido a essas ferramentas de composição.

Recepção de fax

Os formulários XMediusFAX para Outlook incluem um formulário de composição de fax, mas igualmenteum formulário de pré-visualização e formulários de notificação para uma melhor visualização das notificaçõesde fax recebidas (faxes enviados e recebidos; ver Receber faxes e notificações com o Outlook na página70).

Utilizar o add-in do XMediusFAX para o Outlook

Se o administrador tiver instalado o add-in do XMediusFAX para o MS Outlook, deverá agora ver um novobotão na interface do MS Outlook:

na barra de ferramentas.com o MS Outlook 2007 (ouversões anteriores):

sob o separador Fax da barra do Outlook.com o MS Outlook 2010 (ouversões mais recentes):

Este botão oferece um acesso rápido à interface com a qual compõe habitualmente os seus faxes.

A interface de composição de fax que se abre ao clicar neste botão depende das ferramentas às quais oseu administrador lhe facultou acesso. Poderá ser (por ordem decrescente de prioridade):

1. A interface SendFax (se SendFax tiver sido instalado no seu computador)2. O formulário de composição do XMediusFAX para Outlook (se os formulários tiverem sido publicados

pelo administrador e se o SendFax não tiver sido instalado)3. A interface normal de composição de e-mail do Outlook (se nenhuma das duas ferramentas anteriores

tiver sido instalada)



Nota: Para mais informações sobre a composição de faxes com SendFax, ver Vista geral na página5. Para mais informações sobre a composição de faxes com MS Outlook (com ou sem os formulários),ver Envio de Fax com o Outlook Ligado a um Servidor Exchange na página 69.

Envio de Fax com o Outlook Ligado a um Servidor Exchange

Astúcia: Se o suplemento para Outlook tiver sido instalado, poderá clicar no botão correspondentepara aceder diretamente à interface habitual de composição de fax (e-mail clássico ou formulário defax). Ver Utilizar o add-in do XMediusFAX para o Outlook na página 68 para mais informações.

Iniciar Sem os Formulários para Outlook

Pode compor um fax como se fosse um e-mail clássico, mas o endereçamento deve respeitar a sintaxeindicada na secção: Sintaxe de Endereçamento de Fax para Outlook na página 70.

Iniciar Com os Formulários para Outlook

Se o seu administrador tiver instalado os formulários XMediusFAX para Outlook, pode aceder a uma interfaceespecífica (em vez da interface clássica de composição de e-mail) selecionando:

• Para Outlook 2007: Ferramentas ➤ Formulário ➤ Escolher Formulário• Para Outlook 2010+: Início ➤ Novos Itens ➤ Mais Itens ➤ Escolher Formulário

O formulário a abrir é o denominado Composição, em Biblioteca de Formulários Organizacionais(biblioteca selecionada na lista pendente Ver em), que aparece da seguinte forma:

Poderá então compor o seu fax.

Nota: O endereçamento deve respeitar a sintaxe indicada na próxima secção.



Sintaxe de Endereçamento de Fax para Outlook

Quer os formulários para Outlook sejam usados ou não, a preparação do fax é sempre idêntica à da utilizaçãode qualquer outro cliente de e-mail. A única - e importante - diferença reside na sintaxe utilizada para oendereço do fax no campo dos destinatários (Para), que é a seguinte:[FAX:fax_number]

Por exemplo:[FAX:5141234567]

Nota: Os parênteses retos são obrigatórios.


Funcionalidades Opcionais de Fax

Tal como para qualquer fax enviado com um cliente de e-mail, pode (com ou sem os formulários):

• Introduzir um assunto e uma mensagem.

Nota: Os formatos texto simples, RTF e HTML são suportados no corpo da mensagem para os faxesa enviar. XMediusFAX suporta imagens incorporadas no corpo da mensagemRTF/ e HTML.

• Anexar documentos que constituirão as páginas do fax.• Adicionar entradas mais complexas no campo dos destinatários (ver Gestão de Destinatários com o

Outlook na página 74).• Alterar a folha de rosto, as informações sobre o remetente e as opções de fax.

Nota: Se utilizar os formulários para o Outlook, poderá beneficiar de interfaces específicas para oefeito (ver Alterar a Folha de Rosto, as Informações sobre o Remetente e as Opções de Fax com oOutlook na página 71). Caso contrário, deverá consultar as secções: Alterar a Folha de Rosto napágina 59 e Alterar as Informações sobre o Remetente e as Opções de Fax na página 59.

Autenticação

Se o administrador tiver definido a sua conta XMediusFAX para a autenticação SMTP, precisará de introduzira sua palavra-passe no corpo da mensagem, utilizando o código de corpo @@password (ver Alterar asInformações sobre o Remetente e as Opções de Fax na página 59).


Receber faxes e notificações com o Outlook

Sem os formulários do Outlook

Se os formulários XMediusFAX do Outlook não tiverem sido instalados, os seus faxes recebidos e asnotificações relativas aos faxes enviados serão apresentados na interface clássica de e-mail, como paraqualquer cliente de e-mail que utilize SMTP (ver Receber faxes e notificações na página 58).



Com os formulários do Outlook

Se o administrador tiver instalado os formulários XMediusFAX do Outlook, os seus faxes recebidos e asnotificações relativas aos faxes enviados serão apresentados em formulários concebidos particularmentepara o efeito.

Nota: Se tiver configurado o Outlook com um endereço Responder para (outro endereço de e-maildiferente do utilizado para enviar faxes), todas as notificações de faxes a enviar serão enviadas paraesse endereço.

Para cada tipo e estado das notificações que receber, o formulário é diferente, devido à natureza dasinformações a apresentar. Logo, poderá receber notificações com os seguintes formulários:

• Notificação de falha na entrada• Notificação de entrada concluída• Notificação de falha na saída• Notificação de saída concluída• Notificação de transmissão• Pré-visualização (quando recebe uma pré-visualização antes do envio efectivo do fax; ver Receber uma

Pré-visualização na página 72).

Nota: Todos estes formulários incluem separadores onde poderá visualizar as informações relativasao fax e à comunicação.

Além disso, quando receber um fax ou uma notificação, um ícone específico destacará o respectivo estadona lista, entre todos os seus e-mails (se o administrador tiver activado esta funcionalidade na sua contaXMediusFAX ):

NotificaçãoÍcone

Fax de entrada concluído

Falha no fax de entrada

Fax de saída concluído (ou sumário de transmissão)

Falha no fax de saída

Pré-visualização de fax

Alterar a Folha de Rosto, as Informações sobre o Remetente e as Opçõesde Fax com o Outlook

Normalmente:

• As informações sobre o remetente (nome, empresa...) podem ser visualizadas na folha de rosto do fax.• As Opções de Fax definem a forma como deseja enviar o fax e receber notificações.

Se possuir os direitos necessários, pode modificar a sua folha de rosto, as suas informações sobre o remetentee as opções de fax, para substituir as predefinidas (ou completá-las) para o fax que está a ser enviado.

Nota: Todas estas alterações serão aplicadas apenas ao fax que está a enviar e não afetarão os dadosque estão arquivados na sua conta XMediusFAX e no seu perfil no Servidor de Fax.



Sem os Formulários para Outlook

Se estiver a utilizar o Outlook sem os XMediusFAX formulários, a Folha de Rosto, as Informações sobre oRemetente e as Opções de Fax têm de ser geridas como para qualquer outro cliente de e-mail que utilizeSMTP (com as mesmas restrições):

• Pode substituir a folha de rosto selecionada pela sua própria, ao adicionar um ficheiro .cse aos anexosda mensagem.

• Pode utilizar os códigos de corpo para substituir as informações sobre o remetente e as opções de fax(incluindo a folha de rosto). Para mais informações, ver: Códigos de Corpo (referência) na página 64

Com os Formulários para Outlook

Se o seu administrador instalou os formulários XMediusFAX para Outlook, pode aceder aos separadoresdisponíveis do formulário de composição para executar as mesmas alterações (ver as próximas secções).


No separador Mensagem (ver Iniciar Com os Formulários para Outlook na página 69), pode selecionar umadas folhas de rosto disponíveis do Servidor de Fax, na lista pendente Folha de Rosto. Se deixar <Default>,será utilizada a folha de rosto predefinida associada ao seu perfil.

Nota: No entanto, pode substituir a folha de rosto selecionada pela sua própria, ao adicionar um ficheiro.cse aos anexos da mensagem (se possuir os direitos necessários).

Receber uma Pré-visualização

Ainda no separador Mensagem, pode marcar a caixa Enviar-me um e-mail de pré-visualização parareceber uma pré-visualização do seu fax.

Nota: Se esta caixa estiver marcada quando enviar o fax, receberá uma pré-visualização do fax pore-mail, mas o fax não será enviado ao(s) destinatário(s). Para enviar efetivamente o fax ao(s)destinatário(s) indicado(s) depois de ter recebido a pré-visualização, deve desmarcar esta caixa e enviarnovamente o fax (para o permitir, o cliente de e-mail copiou e reabriu o seu fax original).

Alterar as Informações sobre o Remetente

O separador Informações Sobre o Remetente permite-lhe modificar as suas informações pessoaispredefinidas. Basta marcar a caixa Usar estas informações e modificar os valores dos campos.

Nota: Por predefinição, esta caixa está desmarcada e as informações são recuperadas a partir da suaconta no Servidor de Fax.



Alterar as Opções de Fax

O separador Opções de entrega permite-lhe modificar as opções de fax. Basta marcar a caixa Usar estasopções e modificar as opções mais abaixo.

Nota: Por predefinição, esta caixa está desmarcada e as definições são recuperadas a partir do seuperfil no Servidor de Fax.



Segue-se uma descrição das opções disponíveis:

DescriçãoOpção

Indica a prioridade do fax.Prioritário

Indica o número de novas tentativas de execução (quando ocorre um erro, por exemplo, sinalde ocupado).

Tentativas

Nota: Não poderá exceder o número máximo de tentativas definido pelo administrador.

Indica a resolução padrão com a qual os anexos do fax serão transmitidos.Resolução

Nota: A resolução máxima disponível é definida pelo administrador.

Indica se deverá ser notificado por e-mail quando a transmissão é efectuada com sucesso.Notificação deentrega

Indica se deve ser notificado por e-mail se a transmissão falhar.Notificação de falha

Indica se deve ser notificado por e-mail sobre as transmissões (sumário de todas ascomunicações).

Notificação detransmissão

Nota: O facto de autorizar este tipo de notificação não anula as demais notificações defaxes enviados. Se deixar assinaladas as caixas Notificação de entrega e Notificaçãode falha, continuará a receber notificações de todas as comunicações de envio de fax nointerior da zona de transmissão.

Permite um adiamento para o envio do fax actual e define a data e a hora para o adiamento.Adiar a transmissãoaté:

Gestão de Destinatários com o Outlook

Ao compor um fax com o Outlook, pode precisar de saber como gerir adequadamente as informações queirá introduzir no campo dos destinatários. Esta secção ajudá-lo-á nesse sentido.




Por exemplo:[FAX:5141234567p9876]


Pode adicionar informações sobre o destinatário e associá-las ao número de fax introduzido, usando umasintaxe específica. Para mais informações, ver Adicionar Informações sobre o Destinatário com o Outlookna página 75.

Nota: A operação de adicionar informações sobre o destinatário é opcional. Apenas o número de faxé obrigatório aquando do envio do fax.



Astúcia: As informações sobre o destinatário também podem ser definidas através de códigos de corpocomo para qualquer outro cliente de e-mail que utilize SMTP (com as mesmas restrições). Ver AdicionarInformações sobre o Destinatário através do Corpo da Mensagem do E-mail na página 63.



• Para introduzir manualmente vários destinatários, deve separá-los por ponto e vírgula. Por exemplo:[FAX:5141234567]; [FAX:5149876543]

• Também pode adicionar endereços de e-mail reais se desejar enviar a mesma mensagem por e-mail aoutros destinatários. Por exemplo:[FAX:5141234567]; [email protected]

• Finalmente, pode adicionar destinatários a partir do livro de endereços do Outlook. Para mais informações,ver Adição de destinatários a partir do Livro de endereços Outlook na página 76.

Adicionar Informações sobre o Destinatário com o Outlook

À semelhança de outros clientes de e-mail, é possível adicionar informações sobre o destinatário ao númerode fax de um determinado destinatário através do campo do destinatário (isto é, o campo "Para"), de maneiraa torná-las acessíveis para o Servidor de Fax e, eventualmente, na folha de rosto do fax. As variáveisutilizáveis do destinatário são as mesmas que para SMTP, mas a sintaxe geral é um pouco diferente.

Adicionar Apenas o Nome do Destinatário

Se precisar de adicionar apenas o nome do destinatário, pode simplesmente introduzi-lo utilizando a seguintesintaxe:[Fax:recipient_name@fax_number]

Nota: Tudo o que for colocado entre a palavra Fax: e o símbolo @ é considerado como sendo o nomepróprio do destinatário. O símbolo @ é obrigatório quando o nome do destinatário for especificado.

Por exemplo:[Fax:John Smith@5141234567]

Adicionar Outras Informações sobre o Destinatário

Se, para um determinado destinatário, precisar de adicionar outras informações além do nome, deverá utilizara seguinte sintaxe:[Fax:/variable_name=value/variable_name=value@fax_number]

As regras são as seguintes:

• Todas as variáveis devem ser introduzidas entre a palavra Fax: e o símbolo @ .• Cada variável deve ser precedida de uma barra (/), até a primeira.• O valor de cada variável deve ser indicado após o nome da variável, com um sinal de igual (=).

Importante: Se inserir o nome do destinatário com outra informação, deverá indicá-lo com a variávelcorrespondente; o caso descrito na secção anterior (Adicionar Apenas o Nome do Destinatário na página75) deixa de ser aplicável.

Por exemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]



Variáveis disponíveis do destinatário

Todas as variáveis disponíveis para adicionar informações sobre o destinatário estão relacionadas na tabelaabaixo. Cada uma delas corresponde a um placeholder da folha de rosto,que é igualmente indicado.

Placeholder da folha de rostoExemploVariável

Ruaaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaçãobc=Conta 9876bc, ou billingcode

Telemóvelcellular=5149876543cellular

Cidadecity=Montrealcity

Empresaco=A minha empresaco, ou company

Paíscountry=Canadácountry

Títulodear=Sr.dear,

endereço [email protected]

Nomefn=Johnfn, ou first , ou firstname

Apelidoln=Smithln, ou last , ou laststname

Funçãojobtitle=Presidentejobtitle

Telefonephone=5149876542phone

Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate

Código subfacturaçãosbc=6543sbc, ou subbillingcode

Código postalzipcode=H1J 2K3zipcode

As variáveis introduzidasdevem corresponder aos placeholders da folha de rosto que está a utilizar. Porexemplo, se introduzir a variável cellular, mas o modelo folha de rosto não contiver o placeholdercorrespondente, o número do telemóvel do destinatário não aparecerá na folha de rosto. No entanto, estainformação será registada com o fax na base de dados XMediusFAX .

Nota: Se quiser criar as suas próprias folhas de rosto ou modificar as existentes, queira consultar ocapítulo correspondente (Vista geral na página 85).

Adição de destinatários a partir do Livro de endereços Outlook

Você pode adicionar aos destinatários do seu fax qualquer contacto da lista dos seus contactos pessoaisdo livros de endereços de Outlook cujo Tipo E-mail é FAX. Estes são considerados como contactos de faxe receberão automaticamente a mensagem como um fax.

Nota: No livro de endereços de Outlook, o mesmo contacto pode ter vários endereços e-mail e númerosde fax definidos. Para cada um destes itens, o contacto aparecerá várias vezes na sua lista de contactospessoais – alguns para e-mail, do tipo SMTP, outros para faxes, do tipo FAX. Portanto, não é precisocriar vários contactos (e-mail e fax) para a mesma pessoa. Note também que é possível adicionardestinatários de e-mail e destinatários de fax no mesmo fax, a partir do livro de endereços.

Dependendo das suas necessidades, existem duas maneiras de obter contactos de fax:



Utilizando um campo de fax (Número de fax apenas)

Se alguns dos seus contactos pessoais tiverem um número de fax num dos seus campos intitulados “Fax”(Fax trabalho, Fax casa ou Outro fax), estes serão automaticamente apresentados como contactos de faxna lista dos contactos disponíveis (na sua lista de contactos pessoais).

Nota: Num campo de fax, nenhuma sintaxe específica é necessária para o número de fax.

Utilizando um campo de e-mail (Número de fax com informação sobre o destinatário)

As informações sobre o destinatário não podem ser recuperadas a partir dos campos de informações dosseus contactos Outlook. No entanto, é possível usar um dos campos de e-mail do contacto (em vez de umcampo de fax) para incluir informações sobre o destinatário com o número de fax.

Para o efeito, deve usar a mesma sintaxe que para o endereçamento manual (ver Adicionar Informaçõessobre o Destinatário com o Outlook na página 75). Então, o segundo campo de e-mail do seu contacto podeconter por exemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Nota: Uma vez introduzido este tipo de informação no campo, os parênteses quadrados e a palavraFax: desaparecem. Isto significa que Outlook interpretou correctamente o endereço e-mail como umainformação de fax. Você pode aceder às propriedades do campo (e modificar o seu conteúdo senecessário) com um clique direito sobre este: o Tipo e-mail deve ser FAX.

Transmissão de fax com o formulário XMediusFAX para IBMNotes

A gestão de fax com IBM Notes é globalmente a mesma que para qualquer outro cliente e-mail utilizandoSMTP (ver Transmissão de fax com Clients e-mail utilizando SMTP na página 57). No entanto, a composiçãodo fax pode ser simplificada.

Nota: Dependendo da sua licença, o formulário para IBM Notes pode não estar disponível.

Composição do fax

Se o seu administrador configurou o servidor IBM Domino para o efeito, algumas funcionalidades específicaspodem ser utilizadas para simplificar a composição do fax através de um formulário específico (Fax Memo).

Recepção de fax

Para receber os seus faxes em entrada e as notificações referentes aos seus faxes enviados, IBM Notesfunciona como qualquer outro cliente e-mail utilizando SMTP (ver Receber faxes e notificações na página58).

Enviar um Fax Utilizando o Formulário para IBM Notes

Se o seu administrador tiver instalado o formulário XMediusFAX para IBM Notes, poderá aceder diretamentea uma interface específica (em vez da interface clássica de composição de e-mail) ao selecionar Vistas ➤Fax.



Para abrir o formulário de composição de fax, basta clicar no botão Novo Fax.

Poderá, então, compor o seu fax.

Nota: O endereçamento deve respeitar a sintaxe indicada na próxima secção.

Sintaxe de Endereçamento de Fax com o Formulário para IBM Notes

Com o uso do formulário para IBM Notes, o modo de preparar um fax é o mesmo que para qualquer outrocliente de e-mail. A única diferença é que poderá introduzir o número de fax diretamente no campo dosdestinatários (Para) sem respeitar qualquer sintaxe em particular.

Por exemplo:5141234567


Funcionalidades Opcionais de Fax

Como para qualquer fax enviado com um cliente de e-mail, pode:

• Introduzir um assunto e uma mensagem.• Anexar documentos que constituirão as páginas do fax.• Adicionar entradas mais complexas no campo dos destinatários (ver Gestão de Destinatários com o IBM

Notes na página 81).• Alterar a folha de rosto, as informações sobre o remetente e as opções de fax (ver Alterar a folha de rosto,

informações sobre o remetente e opções de fax com o formulário para IBM Notes na página 79).



Autenticação

Se o administrador tiver definido a sua conta XMediusFAX para a autenticação SMTP, precisará de introduzira sua palavra-passe no campoPalavra-passe. Caso contrário, este campo não deve aparecer no formulário.


Alterar a folha de rosto, informações sobre o remetente e opções de faxcom o formulário para IBM Notes

Normalmente:

• As informações sobre o remetente (nome, empresa...) podem ser visualizadas na folha de rosto do fax.• As Opções de fax definem a forma como deseja enviar o fax e receber notificações.

Se possuir os direitos necessários, pode modificar a sua folha de rosto, as suas informações sobre o remetentee as opções de fax, para substituir as predefinidas (ou completá-las) para o fax que está a ser enviado.

Nota: Todas estas mudanças serão aplicadas apenas ao fax que está a enviar e não afetarão os dadosque estão arquivados na sua conta XMediusFAX e no seu perfil no Servidor de Fax.


No separador Mensagem (ver Enviar um Fax Utilizando o Formulário para IBM Notes na página 77), podeselecionar uma das folhas de rosto disponíveis do Servidor de Fax, na lista pendente Folha de Rosto. Sedeixar <Default>, será utilizada a folha de rosto predefinida associada ao seu perfil.

Nota: No entanto, pode substituir a folha de rosto selecionada pela sua própria, ao adicionar um ficheiro.cse aos anexos da mensagem (se possuir os direitos necessários).

Alterar as Informações sobre o Remetente

O separador Informações sobre o Remetente permite-lhe modificar as suas informações pessoaispredefinidas. Basta marcar a caixa Usar estas informações e modificar os valores dos campos.

Nota: Por predefinição, esta caixa está desmarcada e as informações são recuperadas a partir da suaconta no Servidor de Fax.



Alterar as Opções de Fax

O separador Opções de Entrega permite-lhe modificar as opções de fax. Basta marcar a caixa Usar estasopções e modificar as opções mais abaixo.

Nota: Por predefinição, esta caixa está desmarcada e as definições são recuperadas a partir do seuperfil no Servidor de Fax.

Segue-se uma descrição das opções disponíveis:

DescriçãoOpção

Indica a prioridade do fax.Prioritário

Indica o número de novas tentativas de execução (quando ocorre um erro, por exemplo, sinalde ocupado).

Tentativas

Nota: Não poderá exceder o número máximo de tentativas definido pelo administrador.

Indica a resolução padrão com a qual os anexos do fax serão transmitidos.Resolução

Nota: A resolução máxima disponível é definida pelo administrador.

Indica se deverá ser notificado por e-mail quando a transmissão é efectuada com sucesso.Notificação deentrega

Indica se deve ser notificado por e-mail se a transmissão falhar.Notificação de falha

Indica se deve ser notificado por e-mail sobre as transmissões (sumário de todas ascomunicações).

Notificação detransmissão

Nota: O facto de autorizar este tipo de notificação não anula as demais notificações defaxes enviados. Se deixar assinaladas as caixas Notificação de entrega e Notificaçãode falha, continuará a receber notificações de todas as comunicações de envio de fax nointerior da zona de transmissão.

Permite um adiamento para o envio do fax actual e define a data e a hora para o adiamento.Adiar a transmissãoaté:

Alternativa: Códigos de Corpo

Também pode utilizar os códigos de corpo para substituir as informações sobre o remetente e opções defax (incluindo a folha de rosto). Para mais informações, ver: Códigos de Corpo (referência) na página 64



Gestão de Destinatários com o IBM Notes

Ao compor um fax com o formulário para IBM Notes, pode precisar de saber como gerir adequadamente asinformações que irá introduzir no campo dos destinatários. Esta secção ajudá-lo-á nesse sentido.

Nota: A maneira de introduzir os números de fax foi simplificada, especialmente para o formulário decomposição para o IBM Notes. No entanto, quando o fax é enviado, a sintaxe que é finalmente utilizadapara os números de fax é exatamente a mesma que para qualquer cliente SMTP. Durante a composiçãodo fax, pode aplicar prévia e automaticamente esta sintaxe aos números de fax introduzidos através deum botão específico (ver Conversão de números de fax na página 82).




Por exemplo:5141234567p9876


Pode incluir informações sobre o destinatário e associá-las ao número de fax introduzido, utilizando umasintaxe específica, que é exatamente a mesma que os clientes de e-mail que usam SMTP utilizam (verAdicionar Informações sobre o Destinatário através do Campo do Destinatário do E-mail na página 61).

No entanto, tal como para um simples número de fax, o formulário para IBM Notes permite-lhe introduzir ainformação sem precisar de introduzir a palavra fax= e o nome de domínio do Servidor de Fax (com o símbolo@).

Por exemplo:5141234567/fn=john/ln=smith


Astúcia: As informações sobre o destinatário também podem ser definidas através de códigos de corpocomo para qualquer outro cliente de e-mail que utilize SMTP (com as mesmas restrições). Ver AdicionarInformações sobre o Destinatário através do Corpo da Mensagem do E-mail na página 63.



• Para introduzir manualmente vários destinatários, deve separá-los por uma vírgula. Por exemplo:5141234567, 5149876543

• Também pode adicionar endereços de e-mail reais se desejar enviar a mesma mensagem por e-mail aoutros destinatários. Por exemplo:5141234567, [email protected]



• Finalmente, pode adicionar destinatários a partir do livro de endereços do IBM Notes. Para maisinformações, ver Adicionar destinatários do Livro de endereços IBM Notes na página 82.

Conversão de números de fax

Quando o fax é enviado, a sintaxe que é finalmente utilizada para os números de fax é exactamente a mesmaque para qualquer cliente SMTP:fax=número_fax@nome_domínio

O formulário converterá automaticamente os números de fax com a sintaxe correcta, incluindo o nome dedomínio usado para o seu servidor de fax. Para verificar se o número de fax será correctamente convertido,pode usar o botão .

Por exemplo:5141234567,5149876543

será convertido em<[email protected]>,<[email protected]>

Adicionar destinatários do Livro de endereços IBM Notes

Adicionar destinatários de fax

Para adicionar destinatários de fax do livro de endereços, apenas terá de clicar no botão Endereço de faxe seleccionar os destinatários na sua lista de contactos.

Depois de ter validado a sua selecção de destinatários, o formulário de composição tenta recuperar asinformações nos campos Fax de escritório e Fax de casa (números de fax), mas também nos camposNome eApelido (nomes) e no campoEmpresa do contacto, para criar e converter uma entrada de destinatáriocom a sintaxe correcta. O processo varia dependendo do que for encontrado:

• Se todos os destinatários tiverem, pelo menos, um número de fax no campo Fax de escritório ou nocampo Fax de casa, todas as informações são convertidas no campo dos destinatários do formulário.

• Se um destinatário não tiver um número de fax, surgirá uma caixa de diálogo, pedindo-lhe que introduzaum número para este contacto.

• Se um destinatário possuir diversos números de fax (Fax de escritório e Fax de casa), surgirá uma caixade diálogo, pedindo-lhe que seleccione o número de fax a utilizar.



Nota: Pode assinalar ou desmarcar qualquer um desses números de fax; por defeito, todos sãoseleccionados.

Adicionar destinatários de fax com mais informações

O formulário de IBM Notes não permite recuperar outras informações além do número de fax e do nome eapelido dos campos do contacto do livro de endereços. No entanto, existem duas maneiras de adicionarmais informações sobre um contacto:

• Pode adicionar estas informações manualmente no campo Destinatários do formulário, depois de teradicionado o contacto a partir do livro de endereços.

• Pode adicionar estas informações na interface do contacto no livro de endereços: no campo de fax, depoisdo número de fax. Por exemplo, o campo Fax de escritório do contacto pode ter o seguinte valor:5141234567/jobtitle=Director

Ao adicionar o contacto do livro de endereços, a sua função profissional também será adicionada.

Nota: Em ambos os casos, deve respeitar a sintaxe apresentada na secção: Adicionar Informaçõessobre o Destinatário através do Campo do Destinatário do E-mail na página 61.


Adicionar de destinatários de e-mail

É possível adicionar destinatários de e-mail a partir do livro de endereços, se desejar enviar o mesmo faxcomo e-mail a determinados destinatários. Para tal, apenas terá de clicar no botão Endereço de e-mail eseleccionar os destinatários na sua lista de contactos.

Nota: Depois de ter sido validado, o endereço de e-mail de cada destinatário é adicionado no campoCc do formulário.





Edição de folhas de rostoCapítulo 8

Vista geral

O Editor de folhas de rosto oferece-lhe a possibilidade de criar as suas próprias folhas de rosto paraXMediusFAX , e de modificar as folhas de rosto existentes, fornecidas com o Servidor de Fax.

Com o editor de folhas de rosto, é possível:

• desenhar formas geométricas• adicionar texto e imagens bitmap• incluir variáveis para inserir automaticamente informações tais como nome e empresa do remetente, etc.• criar, importar, e ligar objectos compatíveis com OLE 2.0 (Object Linking and Embedding) no editor de

folhas de rosto• definir diversos parâmetros como a resolução, o formato da página e dados locais (idioma e formato de

data/hora).

Nota: Os administradores podem decidir de não instalar o editor de folhas de rosto no computador deum usuário. É possível portanto que certos usuários não tenham acesso a este módulo.

Lançamento de Cover Sheet Editor

Dentre as aplicações instaladas de XMediusFAX escolha Cover Sheet Editor.

O editor de folhas de rosto é apresentado, como mostrado na seguinte vista de ecrã:


Capítulo 8 Edição de folhas de rosto

Detalhes da barra de menus e ícones associados

Menu Ficheiro

Permite-lhe criar uma nova folha de rosto.Nova

Abre uma folha de rosto previamente gravada.Abrir

Salva a folha de rosto actual.Salvar

Salva a sua folha de rosto actual sob um nome diferente ou numa localização diferente.Salvar como

Imprime a folha de rosto actual.Imprimir

Apresenta a folha de rosto tal como aparecerá quando impressa.Pré-visualizaçãodaimpressão

Define as opções de impressão.Definir aimpressão

Apresenta os nomes dos ficheiros de folhas de rosto a que teve acesso recentemente.Ficheirorecente

Fecha o editor de folhas de rosto.Sair

Menu Editar

Apaga a última acção.Anular

Corta (remove) os objetos seleccionados e os coloca no Clipboard, para serem coladosem outro lugar.

Cortar



Copia os objectos seleccionados no Clipboard.Copiar

Cola o conteúdo do clipboard na sua folha de rosto.Colar

Suprime os objectos seleccionados.Suprimir

Permite-lhe criar, importar e estabelecer links com gráficos, texto, folhas de cálculos,etc., criados com outras aplicações (ver Integração e ligação de objectos OLE 2.0 napágina 92).

Inserir novoObjecto

Permite-lhe editar e actualizar links (apenas para objectos ligados; ver Gestão de objectosOLE 2.0 na folha de rosto na página 93).

Links

Permite-lhe gerir o objecto OLE 2.0 seleccionado (ver Objectos compatíveis com OLE2.0 na página 92).

Objecto

Menu Visualizar

Apresenta a barra de ferramentas principal, a barra de ferramentas de desenho ea barra de ferramentas de atributos do texto.

Barra de ferramentas

Activa ou desactiva a barra de estado na parte inferior da janela do editor de folhasde rosto.

Barra de estado

Activa/desactiva a visualização dos pontos da grelha na página.Grelha

Permite-lhe seleccionar um parâmetro de ampliação diferente para visualizar aspáginas. Por defeito, a página é visualizada a 100% (tamanho real).

Parâmetros de zoom

Permite a selecção do idioma.Idiomas

Menu Variáveis

Existem três categorias de variáveis usadas nas folhas de rosto:

• Geral• Remetente• Destinatário

Estas variáveis são preenchidas automaticamente por XMediusFAX no momento da transmissão do seufax.

Nota: Para mais informações, ver Variáveis da folha de rosto na página 89.

Menu Parâmetros

Permite-lhe escolher o tamanho de página da folha de rosto (Carta, Legal, A3,B3 ou A4) ou visualizar as dimensões em polegadas, píxeis ou milímetros (verDefinição do formato da página na página 90).

Definição da página

Permite-lhe definir os parâmetros locais que determinam o formato da data e dahora que aparecerão na folha de rosto (ver Definição dos parâmetros locais dafolha de rosto (Idioma e formato da data) na página 90).

Locais

Função Actualizar

O botão Actualizar do menu permite actualizar a visualização actual da folha de rosto.



Criação de folhas de rosto

1. Abrir o editor de folhas de rosto.2. Se necessário, ajustar o formato da página e os parâmetros locais para a página actual (ver Definição

do formato da página na página 90 e Definição dos parâmetros locais da folha de rosto (Idioma e formatoda data) na página 90).

3. Adicionar e organizar os itens que deseja fazer aparecer na folha de rosto:

• Para as formas geométricas, bitmaps e variáveis, ver Adição e edição de itens na página 88.• Para objectos compatíveis com OLE 2.0, ver Objectos compatíveis com OLE 2.0 na página 92.

4. Seleccionar Salvar como e escrever o nome da sua folha de rosto.A extensão .cse é automaticamente aplicada.

Nota: Pode salvar a sua folha de rosto com uma resolução específica. Para mais informações, verDefinição da resolução da folha de rosto na página 91.

A folha de rosto pode agora ser utilizada pelo Servidor de Fax.

Nota: A sua integração é da responsabilidade do administrador (ver XMediusFAX Guia deAdministração).

Adição e edição de itens

É possível personalizar uma folha de rosto através da inclusão e edição de itens, como texto, linhas, formase variáveis, utilizando a barra de ferramentas:

Desenha uma caixa de texto na página actualmente visualizada. Escrever otexto imediatamente após ter desenhado a caixa. Para redimensionar a caixade texto, clicar sobre esta e puxar pelas pegas.

Texto

Desenha uma linha na página.Linha

Desenha um rectângulo ou um quadrado na página.Rectângulo ou quadrado

Desenha um rectângulo ou quadrado com ângulos arredondados na página.Rectângulo ou quadrado comângulos arredondados

Desenha um círculo ou uma elipse na páginaCírculo ou elipse

Adiciona uma variável à página. Escolher uma variável Geral, Remetente, ouDestinatário.

Variável

Nota: Para mais informações, ver Variáveis da folha de rosto na página89.

Adiciona um polígono. Clicar uma vez e mover o cursor até ao ângulo seguinte.Polígono

Nota: Clicar duas vezes para cancelar a introdução de um polígono.

Insere, cria ou liga um objecto à página. Para mais informações, consultarObjectos compatíveis com OLE 2.0 na página 92.

Objecto



Variáveis da folha de rosto

Existem três categorias de variáveis utilizadas nas folhas de rosto:

• Geral• Remetente• Destinatário

Estas variáveis são preenchidas automaticamente por XMediusFAX no momento da transmissão do seufax.

Variáveis gerais

As variáveis gerais incluem:

• Hora , Data• Número de páginas• Assunto• Comentário• Etiqueta API , Etiqueta API 2

Variáveis do remetente

As informações do remetente são definidas nas propriedades de informação do remetente do fax. As variáveisdo remetente incluem:

• Título, Nome apresentado, Nome, Apelido• Empresa, Função• Rua, Cidade, Estado, País, Código postal• Telefone, Fax, Telemóvel, Pager, e-mail• Código de Facturação, Código de subfacturação

Variáveis do destinatário

As variáveis do destinatário, ou seja, variáveis referentes ao destinatário do fax, incluem quatro categorias:

• Nome• Endereço• Destino• Outros

A tabela abaixo apresenta as variáveis propostas em cada categoria. Note que as informações do destinatáriosão definidas na agenda telefónica.

OutrosDestinoEndereçoNome

TelefoneDestinoRuaTítulo

ExtensãoFaxCidadeNome

TelemóvelFax 2EstadoApelido

PagerFax 3Código postalNome

Código de facturaçãoe-mailPaísEmpresa

Código de subfacturaçãoe-mail 2Função



OutrosDestinoEndereçoNome

Comentário da Agendae-mail 3

Usuário 1

Usuário 2

Usuário 3

Usuário 4

Nota: A selecção do menu Título recebe o conteúdo introduzido no campo Saudação da agendatelefónica.

Definição do formato da página

Para aceder ao diálogo de definição do formato da página, basta seleccionar Parâmetros ➤ Definição dapágina.

Aqui, poderá mudar:

• O formato de página da sua folha de rosto, através da lista suspensa Tamanho do papel.

Nota: As duas dimensões do tamanho seleccionado são apresentadas à direita da caixa de diálogo(na unidade de medida abaixo seleccionada).

• A unidade de medida utilizada para a folha de rosto (Polegadas, Píxeis ou Milímetros).

Nota: As coordenadas do cursor (na barra de estado do editor) serão visualizadas nessa unidade.

Definição dos parâmetros locais da folha de rosto (Idioma e formato dadata)

Pode escolher os parâmetros locais que serão implementados na definição da folha de rosto.

Para aceder ao diálogo dos parâmetros locais, seleccionar Parâmetros ➤ Locais.



Aqui, poderá mudar:

• O idioma (e o país, com os respectivos parâmetros locais usuais) utilizados para a folha de rosto actual,na lista suspensa Locais.

• Os formatos de Hora e Data que deseja utilizar nas variáveis de hora e data que pode ter incluido na suafolha de rosto.

Nota: Pode aceder a diversos formatos predefinidos e os testar ao seleccioná-los: a secçãoAmostraspermite-lhe simular o formato real da emissão com a hora e a data actuais.

Para mais, o formato personalizado permite-lhe introduzir (no campo ao lado da lista suspensa) oseu próprio formato, construído segundo a sintaxe ICU 4.0 (para mais detalhes, queira consultar apágina Web: http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html, na secção Descriçãodetalhada).

Definição da resolução da folha de rosto

As máquinas de fax autónomas tem em geral uma resolução inferior à das impressoras a laser. As suasfolhas de rosto podem apresentar uma aparência ligeiramente grosseira quando impressas por uma máquinade fax.

Pode aplicar uma resolução específica à sua folha de rosto quando a salvar pela primeira vez (ou selecionarFicheiro ➤ Savar como se o ficheiro já existir).

Poderá então escolher uma resolução na caixa suspensa Resolução na parte inferior. As opções disponíveissão:

• Baixa resolução (200 x 100)• Alta resolução (200 x 200), seleccionada por defeito• Resolução excelente (300 x 300)• Resolução ultra excelente (400 x 400)

Nota: Uma vez salvo o ficheiro, a resolução é integrada na definição da folha de rosto. No entanto, sequiser usar uma mesma folha de rosto com diferentes níveis de resolução, deve salvar cada um delessob um nome diferente. Mas se quiser apenas mudar a resolução de uma folha de rosto existente, deveutilizar a opção Salvar como e substituir o ficheiro utilizando o mesmo nome.



http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html

Objectos compatíveis com OLE 2.0

Como o Editor de folhas de rosto é compatível com OLE 2.0, você pode criar, integrar ou ligar qualquerobjecto compatível com OLE 2.0 criado com uma grande número de aplicações de terceiros.

Como funciona

Quando for criar um novo objecto, a aplicação utilizada para o criar é lançada no interior do editor de folhasde rosto. Uma janela de aplicação permite-lhe executar as operações necessárias e os menus, as barrasde ferramentas e a barra de estado da aplicação são integrados na janela do editor de folhas de rosto. Clicarfora da janela, mas no interior da folha de rosto, para fechar a aplicação.

Exemplos de aplicações

Entre muitos outros, os objectos inseridos numa folha de rosto podem ser gráficos CorelDraw e CorelPhotoPaint, gráficos Microsoft Paint, slides Microsoft PowerPoint, documentos Word e WordPerfect, etc.

Nota: A aplicação a utilizar para criar o tipo de objecto desejado deve estar acessível no computadorque utiliza o editor de folhas de rosto.

Integração e ligação de objectos OLE 2.0

Com o Editor de folhas de rosto, um objecto OLE 2.0 pode ser integrado (fisicamente) na folha de rosto, ouligado a esta através da indicação do caminho até à localização física do objecto.

Em ambos os casos, deve clicar no botão para iniciar a adição de um objecto.

Adição de um objecto integrado

Quando um objecto é integrado, este pode ser considerado como qualquer outro elemento, tal como umtexto, uma forma geométrica, uma imagem bitmap ou uma variável. No entanto, o objecto integrado podeser actualizado no editor de folhas de rosto: a aplicação original que foi utilizada para criar o objecto é lançadano interior do editor de folhas de rosto.

Quando aparecer o diálogo Inserir objecto, terá duas opções:

• Se quiser criar um objecto a partir de um esboço e criá-lo directamente no Editor de folhas de rosto:

1. Seleccionar a opção Criar agora.2. Seleccionar o tipo de objecto que pretende criar e clicar em OK.

A aplicação associada ao tipo de objecto seleccionado abre-se, e a criação do objecto pode começar.

Nota: Uma vez terminado o seu objecto, basta clicar na folha de rosto, fora do objecto.

• Se quiser integrar um objecto já existente:

1. Selecccionar a opção Criar a partir do ficheiro.2. Procurar o ficheiro desejado e clicar em OK.

O objecto é adicionado (integrado) na folha de rosto.

Nota: O objecto integrado é emoldurado por linhas contínuas.



Adição de um objecto ligado

Quando um objecto é ligado, o respectivo caminho de localização e o nome do ficheiro são apenasreferenciados a partir da folha de rosto, mas o objecto não é fisicamente integrado. As mudanças efectuadasno objecto ligado – fora do Editor de folhas de rosto, utilizando a aplicação que o criou – são automaticamentetransmitidas à folha de rosto.

Quando aparecer o diálogo Inserir objecto:

1. Seleccionar a opção Criar a partir do ficheiro.2. Marcar a caixa Link.3. Procurar o ficheiro desejado e clicar em OK.

O objecto é adicionado (ligado) à folha de rosto.

Nota: O objecto ligado é emoldurado por linhas pontilhadas.

Gestão de objectos OLE 2.0 na folha de rosto

Edição de um objecto numa folha de rosto

É possível editar objectos directamente a partir da folha de rosto, com apenas um duplo clique sobre estes.No entanto, o processo é ligeiramente diferente dependendo do estado (integrado ou ligado) do objecto:

• Se o objecto for integrado:

1. a aplicação que o criou abre-se no interior do Editor de folhas de rosto;2. uma vez efectuada a sua modificação, basta apenas clicar na folha de rosto, fora do objecto.

• Se o objecto for ligado:

1. a aplicação que o criou abre-se de forma independente, fora do Editor de folhas de rosto;2. uma vez efectuada a sua modificação, deve salvar o objecto antes de fechar a aplicação.

Nota: Neste caso, ter cuidado para que a modificação seja feita no ficheiro fonte indicado pelolink (e não na folha de rosto).

Conversão de um objecto

Dependendo dos formatos suportados, pode converter um objecto a um outro formato.

Uma vez seleccionado um objecto, basta seleccionar Editar ➤ Tipo_de_objecto Objecto ➤ Converter, eescolher o formato pretendido para a conversão.

Nota: Tipo_de_objecto é o tipo do objecto seleccionado. As conversões possíveis dependem deste tipode objecto.

Gestão de links (apenas objectos ligados)

Para aceder à interface de gestão dos links, seleccionar Editar ➤ Links.



Todos os objectos ligados da folha de rosto em curso são relacionados nessa interface.

Nota: Se um objecto ligado estiver seleccionado ao abrir a interface, este será seleccionado por defeitona lista. No entanto, uma vez aberta a interface, poderá seleccionar qualquer outro objecto da lista egerir os seus parâmetros de ligação.

Por defeito, os objectos ligados a uma folha de rosto são actualizados automaticamente (opção:Automática).Quando o objecto for modificado através da aplicação que o criou, estas alterações são transmitidas imediatae automaticamente à folha de rosto.

No entanto, esta actualização pode ser efectuada manualmente (opção: Manual). Se a actualização manualfor seleccionada, o objecto permanece tal como era ao ser ligado originalmente. As mudanças são aplicadasapenas ao objecto original, e não ao objecto da folha de rosto. Se quiser actualizar esta última, poderá utilizara opção Actualizar agora.

Por exemplo, um logotipo já utilizado como objecto ligado numa folha de rosto deve ser modificado. Vocêpode passar a actualização de automática para manual enquanto essas mudanças estiverem a ser efectuadas.Uma vez terminadas as modificações, poderá voltar ao modo automático de actualização, ou continuar emactualização manual na previsão de futuras mudanças.

Através da mesma interface, pode também:

• Lançar a aplicação para editar o objecto ligado (Abrir fonte)• Transformar o objecto ligado num objecto integrado, rompendo o link (Romper link)• Mudar o link para apontar um outro objecto (Mudar fonte)



Monitorização dos seus faxes e da suaconta

Capítulo 9

Monitorização dos Faxes e da Conta

Para ver todo o conteúdo da sua Caixa de Fax e conhecer o estado de todos os faxes enviados ou recebidos,deve utilizar por defeito o Cliente Web (ver Descrição Geral na página 99).

O seu perfil de fax também pode ter sido definido pelo administrador de modo a que receba na sua Caixade Fax notificações sobre a atividade de fax (ver Transmissão de faxes com Clientes e-mail: Panorâmica napágina 57).

Para além disso, pode monitorizar em tempo real o estado atual e a atividade mais recente do seu fax atravésde um ícone dinâmico localizado na barra de tarefas do Windows (ver Ponto de Monitorização da Conta deFax na página 95).

Restrição: Esta função não é suportada no contexto de uma solução baseada na nuvem.

Ponto de Monitorização da Conta de Fax

Quando instalada, esta função proporciona um meio de monitorizar continuamente a atividade da sua contade fax (isto é, conectividade e eventos de fax relacionados com a sua conta de fax). Constitui também umponto de acesso rápido à sua Caixa de Fax baseada na Web.

Restrição: Esta função não é suportada no contexto de uma solução baseada na nuvem.

A função é representada por um ícone dinâmico e interativo localizado na barra de tarefas do Windows:

Compreender o Estado do Ícone

Permanece válido até...DescriçãoEstado

—Não existe erro de fax.Está conectadoao sistema de faxe... Remove os faxes com erros da sua Caixa

de Fax.Existe, no mínimo, um fax a receber ou umfax a enviar com erros nas suas pastas dohistórico de faxes.


Capítulo 9 Monitorização dos seus faxes e da sua conta

Permanece válido até...DescriçãoEstado

Leu todos os faxes recebidos e todos osfaxes pendentes são enviados (ou falham).

Existe, no mínimo, um fax que ainda não foilido (Histórico a Receber) ou um fax que estáa ser enviado (Fila a Enviar).

ouintermitente

O sistema passa a estar acessível.O sistema de fax não está acessível (devido a um problemado servidor ou a definições de conta incorretas – ver Gestãode Definições na página 96).

Nota: O estado do ícone é atualizado a cada 5 minutos.

Interatividade Adicional

EfeitosAção

O estado do ícone é instantaneamente atualizado e aparece uma descrição com informaçõesrelacionadas (conta de utilizador conectado, mensagem de estado, número de faxes abrangidospelo estado...).

Ao passar com orato

A sua Caixa de Fax abre através do seu browser (ver Descrição Geral na página 99).Ao fazer duploclique

Pode gerir a função definições (ver Gestão de Definições na página 96).Ao clicar com obotão direito dorato

Gestão de Definições

Definições de Idioma

Para ajustar o idioma da função, clique com o botão direito do rato no ícone de monitorização, na barra detarefas do Windows, e selecione o seu Idioma.

Definições de Conta

Para gerir as definições de ligação utilizadas pelo ícone de monitorização, clique com o botão direito do ratono ícone da barra de tarefas do Windows e selecione Definições de conta.



Todas as definições de ligação e de início de sessão descritas abaixo são obrigatórias para se poder utilizara função:

• Definições de Ligação do Servidor de Fax:

Atenção: Este valor deverá ter sido corretamente definido (ou comunicado) pelo seu administradorao instalar a função; não deverá ter que o alterar.

DescriçãoCampo

O nome utilizado para alcançar o sistema anfitrião do Servidor de Fax no local.Nome do SistemaAnfitrião ou URL


Num contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> deverá ser o Nome Comum do Servidorde Fax (e não o seu endereço IP).

• Autenticação:

DescriçãoOpção

Se pretender iniciar sessão automaticamente com a sua Conta Windows atual.Utilizar o Início deSessão Único Integradodo Windows

Se pretender iniciar sessão utilizando a conta de fax registada pelo Servidor de Fax(Nome do Utilizador e Palavra-passe).

Utilizar a AutenticaçãoBásica





Cliente WebCapítulo 10

Descrição Geral

XMediusFAX oferece uma interface de browser para enviar e receber faxes, e apresentar o estado dos faxesenviados, recebidos ou em fila de espera. Esta interface é referida pelo termo Cliente Web.

Terminologia

A interface do Cliente Web utiliza terminologia e acrónimos bem conhecidos na indústria do fax mas que sãodesconhecidos pela maioria dos utilizadores. Pode consultar o léxico no final deste capítulo para saber maissobre estes termos (ver Léxico na página 142).

Iniciar Sessão no Cliente Web

Nota: No caso de uma solução baseada na nuvem (o servidor não é uma implementação no local), oinício de sessão é gerido pela solução baseada na nuvem e este procedimento não se aplica.

1. Inicie o browser utilizando a ligação ou o endereço que lhe foi comunicado pelo administrador.Normalmente: http://<ServerName_or_IP>/fax

Nota: Num contexto HTTPS, a sintaxe passa a ser: https://<ServerName>/fax

sendo que <ServerName_or_IP> deverá ser o Nome Comum do Servidor de Fax (e não o seuendereço IP).

Aparece o ecrã de início de sessão no Cliente Web, tal como apresentado no ecrã seguinte:


Capítulo 10 Cliente Web

Nota: Se o administrador do sistema tiver ativado o acesso com a sua conta de NT atual, terá acessoautomático ao ecrã de Estado do Fax.

2. Introduza o Endereço de e-mail (ou endereço SMTP), atribuído pelo administrador do sistema.3. Introduza a Palavra-passe.4. Se necessário, assinale a caixaManter sessão iniciada para aceder mais rapidamente à interface sempre

que tiver de iniciar a sessão.5. Clique em Iniciar sessão.

Nota: Por motivos de segurança, poderá ocasionalmente ser convidado a alterar a palavra-passeantes de aceder à interface do Cliente Web. A política de palavra-passe predefinida é a seguinte: Nomínimo 8 carateres, incluindo 1 em letra maiúscula e 1 número (exceto se o administrador tiver sidodefinido outra política).

Assim que tiver iniciado a sessão, aparece a página do Cliente Web Histórico a Receber.

Nota: Se pretender aceder à caixa de fax de outro utilizador como Delegado (caso esta funcionalidadeesteja disponível), ver: Aceder à Interface (de Outro Utilizador) como Delegado na página 134.

Descrição do Ambiente do Cliente Web

Barra de Navegação Superior

A barra de navegação superior inclui os seguintes itens:

DescriçãoItem de Menu

Permite aceder à vista de Menu da Pasta (ver As Pastas de Faxes na página 102).Faxes

Permite aceder à vista de Contatos que contém as agendas telefónicas (ver AgendaTelefónica da Web na página 137).

Contactos

Indica o nome de utilizador XMediusFAX correspondente ao utilizador da sessão atual.Nome de utilizador(endereço de e-mail)

Abre-se uma caixa de diálogo onde é possível alterar diversas opções da interface (verOpções do Cliente Web na página 101).

Opções

Abre uma ajuda online sobre o Cliente Web.Ajuda

Termina a sessão do utilizador atual na aplicação.Terminar sessão



Painel de Navegação Esquerdo

Os conteúdos do painel de navegação esquerdo variam em função do contexto, como descrito abaixo:

DescriçãoItem de Menu

Esta lista pendente aparece apenas se atualmente for um Delegado para outro utilizadorXMediusFAX e permite-lhe alternar entre a sua caixa de fax e a(s) caixa(s) de fax do(s)

Caixa de Fax

utilizador(es) para os quais é um Delegado. Para mais informações, ver Aceder à Interface(de Outro Utilizador) como Delegado na página 134.

O botão Compor Fax localizado no lado esquerdo da interface de utilizador web abre umapágina a partir da qual é possível configurar, compor e enviar faxes, diretamente a partirde um browser. Para mais informações, consultar a secção seguinte: A Funcionalidadede Compor na página 125.

Nota: Pode não ter acesso ao botão Compor Fax, dependendo dos seus direitosde utilização do fax.

Quando seleciona Faxes na barra de navegação superior, surgem as pastas Histórico aReceber, Histórico a Enviar e Fila a Enviar, permitindo-lhe aceder a todos os faxes dacaixa de faxes atual (ver As Pastas de Faxes na página 102).

Pastas de Faxes

Quando seleciona Contactos na barra de navegação superior, estas pastas permitem-lheprocurar e gerir os contactos na agenda telefónica (ver Agenda Telefónica da Web napágina 137).

Agendas Telefónicas eGrupos

Opções do Cliente Web

A ligação Opções permite aceder aos dois separadores de opções descritos abaixo.

Nota: Estes dois separadores só são apresentados se o seu administrador tiver ativado a funcionalidadede Delegação. Caso contrário, só aparecerá a secção Opções (aqui descrita no separador Geral).

Geral



PredefiniçãoDescriçãoOpção

Para mudar o idioma da interface.Idioma

PDFPara alterar o formato de visualização dos faxes (TIF ou PDF).Ver faxes como

Perguntar se queroincluir nos meusContactos pessoais

Para configurar a inclusão automática de contactos na sua agendatelefónica.

Para mais informações, consultar Configuração da inclusãoautomática de Contactos na página 141.

Ao enviar um fax paranovos contactos

DesmarcadoPara desativar a seleção automática de contactos da agendatelefónica ao escrever um nome ou número de fax nos campos doseparador Compor.

Desativar ConclusãoAutomática

Para alterar a palavra-passe da sua conta XMediusFAX .Alterar palavra-passe

Nota: A política de palavra-passe predefinida é a seguinte: Nomínimo 8 carateres, incluindo 1 em letra maiúscula e 1 número(exceto se o administrador tiver sido definido outra política).

Delegação

Este separador permite-lhe:

1. Adicionar outros utilizadores XMediusFAX como Delegados.2. Configurar as autorizações que lhes dão acesso à sua caixa de fax.

Para mais informações, ver: Adicionar e gerir Delegados na página 132.

Link para transferir o instalador de XMediusFAX para aplicações de cliente Windows

Implementação no Local: O link no canto inferior direito do ecrã da interface Web Access permitirá transferiro instalador de aplicações de cliente XMediusFAX .

Solução Baseada na Nuvem: O link para download está disponível através do Centro de ajuda: TechnicalSupport ➤ Software and Tools (https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826).

Entre as aplicações, poderá instalar a impressora do Web Fax Composer que pode ser útil ao utilizar doWeb Access. Ver Anexar Documentos a um Fax Utilizando a Impressora do Web Fax Composer na página134 para mais informações sobre esta funcionalidade.

As Pastas de Faxes

Na janela Faxes, são apresentadas as seguintes pastas no Painel de Navegação:

• A pastaHistórico a Receber: Contém todos os faxes recebidos. (Ver Pasta Histórico a Receber na página103).

• A pasta Histórico a Enviar: Contém todos os faxes enviados (ver Pasta Histórico a Enviar na página112).

• A pasta Fila a Enviar: Contém todos os faxes que se encontram no processo de serem enviados (verPasta Fila a Enviar na página 117).



https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826

Para aceder à pasta que pretende consultar, clique na ligação da pasta no Painel de Navegação.

Pasta Histórico a Receber

A pasta Histórico a Receber contém duas listas de faxes: uma com os faxes atuais (Vista de Pasta Atual)e outra com os faxes eliminados (Vista da Pasta Eliminados).

Histórico a Receber - Vista de Pasta Atual

Na pasta Histórico a Receber, pode selecionar entre a vista das pastas Atual ou Eliminados.

A vista de pasta Atual apresenta o estado dos faxes que recebeu. Para mais informações sobre a lista defaxes Eliminados, consultar Histórico a Receber - Vista de Pasta Eliminados na página 104.

A pasta de faxes Histórico a Receber tem os seguintes controlos:

• Funcionalidade de Procurar: Acima das ligações Atual | Eliminados irá encontrar os campos e osbotões Procurar. Ver Procurar Registos de Histórico a Receber na página 122 para mais informaçõessobre esta funcionalidade.

• Funcionalidade de Ordenar: À direita da pasta está a funcionalidade de Ordenar. Ver Ordenar a Listade Faxes na página 121 para mais informações sobre esta funcionalidade.

• Botões Gestão de faxes: Mesmo acima da lista de faxes estão três botões: Avançar, Eliminar e MaisAções. Estes botões permitem-lhe gerir os faxes. Ver Gestão dos seus Faxes a Receber na página 104.

• Lista de Faxes: A lista de faxes contém todos os faxes recebidos. As informações básicas sãoapresentadas para cada fax:

• O estado de fax recebido;• A informação De: ou o CSID Remoto;• A informação Para: ou número de fax do destinatário;• O número de páginas contidas no fax, e;• A data de receção (ou a hora se recebido no próprio dia).

Ao clicar em qualquer fax irá apresentar as informações sobre o fax. Ver Visualizar as Informações doFax a Receber na página 107 para obter uma descrição desta função.



Nota: Sempre que um fax é visualizado (salvo se for feito várias vezes num curto espaço de tempopela mesma pessoa), a ação é registada no Registo de Eventos do fax (ver Registo de Eventos aReceber na página 111).

Histórico a Receber - Vista de Pasta Eliminados

A vista da pasta do Histórico a Receber Eliminados apresenta o estado de todos os faxes a recebereliminados.

A vista da pasta do Histórico a Receber Eliminados tem as mesmas funcionalidades que o Histórico aReceber - Vista de Pasta Atual, mas com mais o botão de Restaurar. Ver Gestão dos seus Faxes a Receberna página 104.

Gestão dos seus Faxes a Receber

A vista da pasta Histórico a Receber Atual oferece ao utilizador várias opções de gestão dos faxes.

DescriçãoBotão

Este botão permite-lhe reencaminhar um ou vários faxes recebidos para um ou váriosdestinatários posteriores.

É, na realidade, uma funcionalidade completa que inclui opções fáceis de utilizar, comodestinos recentemente utilizados ou favoritos, e a função arrastar e largar de faxes parareencaminhamento rápido (ver Reencaminhar faxes na página 105).

Reencaminhar

Nota: Os faxes podem ser reencaminhados através das vistas Atual ou Eliminadosdo Histórico a Receber.

Nota: Quando um fax foi reencaminhado, aparece um ícone ao lado da caixa deverificação.

Na Vista de Pasta Atual: Ao clicar no botão Eliminar elimina o(s) fax(es) selecionados.Os faxes eliminados podem ser visualizados na vista da pasta eliminados.

Na Vista de Pasta Eliminados: Ao clicar no botão Eliminar elimina definitivamente o(s)fax(es) selecionados.

Eliminar

APENAS na Vista de Pasta Eliminados: Ao clicar no botãoRestaurar devolve o(s) fax(es)selecionado(s) ao Histórico a Receber - Pasta Atual .

Restaurar

Quando um fax não foi lido, é assinalado como texto a negrito. Assim que tiver sidovisualizado, é assinalado como texto normal (sem negrito). O utilizador pode selecionar

Mais ações > Marcarcomo visto



DescriçãoBotão

Mais Ações > Marcarcomo não visualizado

um fax assinalado como visto ou não visto sem abrir o(s) fax(es), clicando simplesmenteno botão Marcar como visualizado ou Marcar como não visualizado.

Ao marcar a caixa de verificação abaixo dos botões irá selecionar todos os faxesapresentados na pasta.

Caixa de VerificaçãoSelecionar Tudo

O processo é simples, basta selecionar um ou mais fax(es), marcando a(s) caixa(s) correspondente(s) àesquerda de todos os itens da lista de faxes na janela do Histórico a Receber e, a seguir, clicar no botãoapropriado segundo a ação pretendida.

Nota: Sempre que é executada uma ação da tabela acima, fica registada no Registo de Eventos dofax (ver Registo de Eventos a Receber na página 111).

Reencaminhar faxes

Os faxes podem ser reencaminhados a partir do Histórico a receber (na visualização Atual ou Eliminado):

Iniciar o reencaminhamento

Antes de selecionar os destinatários, tem duas opções para iniciar a ação de reencaminhamento:

• Marque a caixa à direita da linha (de um ou vários faxes), clique depois em Reencaminhar, ou• Arraste diretamente o fax (ou uma seleção múltipla de faxes) para o botão Reencaminhar utilizando a

alça ( ) à esquerda da linha.

Botão/Menu Reencaminhar

Em qualquer dos casos, o botão Reencaminhar abre um menu a partir do qual poderá selecionar destinospara:

• Reencaminhamento rápido (ver Reencaminhamento rápido na página 105).• Reencaminhamento avançado (ver Reencaminhamento Avançado na página 106).

Reencaminhamento rápido

Pode beneficiar de várias funcionalidades e opções que lhe permitem reencaminhar faxes rapidamente paraos seus destinos mais utilizados.

No entanto, como estas funcionalidades dependem da sua atividade efetiva de reencaminhamento de faxes,poderá necessitar primeiro de passar várias vezes pela janela de reencaminhamento avançado antes deobter um ambiente eficaz de reencaminhamento rápido (ver Reencaminhamento Avançado na página 106).

Destinos rapidamente disponíveis

O menu Reencaminhar contém – entre outras opções – uma lista dos destinos mais recentes que pode terutilizado para reencaminhar faxes, e uma lista de destinos que poderá ter assinalado como favoritos (verGestão dos favoritos na página 106).



Ao selecionar um destino numa dessas listas (clicando no fax selecionado ou arrastando e largando o fax)os faxes abrangidos serão instantaneamente reencaminhados para esse destino.

Nota: Se pretender reencaminhar o mesmo fax para vários destinos, tem de repetir a mesma ação paratodos os destinos abrangidos, ou poderá fazê-lo numa única ação selecionando Mais.

Gestão dos favoritos

Sempre que um destino seja enumerado na interface através da funcionalidade Reencaminhar (no menuReencaminhar ou na janela de reencaminhamento avançado), é apresentada uma estrela clicável à suaesquerda para permitir acrescentá-lo como Favorito ou retirá-lo da lista de Favoritos.

A lista completa de Favoritos é apresentada no menu Reencaminhar, por cima da lista de destinosRecentemente Utilizados.

Reencaminhamento repetitivo para vários destinos

Se necessitar de reencaminhar repetidamente faxes para vários destinos, por exemplo se estiver encarregadode distribuir faxes recebidos através de um único número de fax para vários destinatários internos da suaempresa, esta operação pode ser facilitada selecionando Reencaminhar ➤ Separar antes de começar areencaminhar os faxes.

Desta forma, tem todo o conteúdo do menu Reencaminhar permanentemente disponível numa janelaseparada, que lhe permitirá arrastar e largar rapidamente faxes para qualquer dos seus destinos recentesou favoritos.

Reencaminhamento Avançado

Ao selecionar Reencaminhar ➤ Mais, acederá a uma janela a partir da qual poderão ser executadas váriasações mais específicas e avançadas.



Reencaminhar o Fax Selecionado para Vários Destinos

Assim que aceder a este ecrã, só necessita de clicar nos destinos disponíveis da lista à esquerda para osacrescentar à direita – com vista a elaborar uma lista de destinos para os quais o fax selecionado seráreencaminhado – e, a seguir, clicar em Reencaminhar.

Nota: Se tiver selecionado um destino por engano, clique sobre ele na lista à direita para o remover daseleção.

Procurar Destinos Disponíveis

Poderá procurar destinos introduzindo carateres no campo Procurar: a lista abaixo será atualizadainstantaneamente para apresentar apenas os destinos cujos nomes contenham (algures) a sequência decarateres introduzida.

Filtrar os Destinos Disponíveis

Os destinos disponíveis podem ser de diversos tipos (utilizadores de fax, pastas, impressoras, etc.). Podefiltrá-los por nome, utilizando a lista pendente à direita do campo Procurar. Todos os tipos são apresentadospor predefinição.

Visualizar as Informações do Fax a Receber

Para visualizar as informações de um fax recebido, basta clicar na entrada do respetivo fax no Histórico aReceber.

As informações do fax a receber estão divididas em quatro separadores:

• Fax (ver Separador Fax a Receber na página 108)• Propriedades (ver Separador Propriedades a Receber na página 109)• Histórico de Encaminhamento (ver Separador Histórico de Encaminhamento a Receber na página 110)• Nota (ver Separador Nota a Receber na página 110)• Registo de Eventos (ver Registo de Eventos a Receber na página 111)



Os seguintes controlos estão disponíveis na Vista de Informações do Fax:

• Ligação Anterior Regressa à vista da pasta;• Botão Descarregar: Descarrega o ficheiro TIFF do fax para a sua unidade local;

Nota: Este botão ficará desativado salvo se o administrador ativar a funcionalidade de Descarregar.Se a funcionalidade estiver ativada enquanto está na sessão da sua conta, poderá ter de sair e voltara entrar na sessão para o botão funcionar.

• Botão Avançar: A mesma funcionalidade que o botão Avançar na vista de pasta (ver Gestão dos seusFaxes a Receber na página 104);

• Botão Eliminar: A mesma funcionalidade que o botão Eliminar na vista de pasta (ver Gestão dos seusFaxes a Receber na página 104);

• BotãoRestaurar (APENAS em Histórico a Receber - Vista de Pasta Eliminados): A mesma funcionalidadeque o botão Restaurar na vista de pasta (ver Gestão dos seus Faxes a Receber na página 104);

• Botão Mais Ações > Imprimir Informações do Fax: Abre a caixa de diálogo de impressão do browserpara imprimir em conjunto as Propriedades, o Histórico de Encaminhamento e as Notas do fax;

• Botão Mais Ações > Marcar como não visualizado: Assim que o fax for visualizado, é assinalado comotexto normal (sem negrito). Ao usar este botão, o utilizador pode voltar a colocar o fax no estado de nãovisualizado (texto a negrito).

Nota: Sempre que é executada uma ação da lista acima, fica registada no Registo de Eventos do fax(ver Registo de Eventos a Receber na página 111).

Restrição: Pode não ter acesso aos botões Descarregar e/ou Imprimir Informações do Faxdependendo dos seus direitos de utilização do fax.

Separador Fax a Receber

O separador Fax apresenta o conteúdo de um fax recebido. Os conteúdos do fax não podem ser editados.



Estão disponíveis os seguintes controlos :

•Ícones do Esquema da Página : Ao clicar nestes ícones pode ocorrer o seguinte (da esquerdapara a direita):

• Visualizar fax em modo de página (para leitura)• Visualizar fax em modo miniatura (para vista geral e seleção de página)

•Controlos da Seleção de Página : Em faxes com várias páginas, seleciona o númerode página com as setas ou através de campo de texto.

•Ícones Rotação de Página : Ao clicar nestes ícones pode ocorrer o seguinte (da esquerdapara a direita):

• Roda todas as páginas em 180 graus (de cabeça para baixo)• Roda a página atual em 180 graus (de cabeça para baixo)

•Controlos Zoom da Página :

• Ajusta horizontalmente na janela• Ajusta verticalmente na janela• Faz zoom à(s) página(s) com um controlo deslizante ou com a introdução da percentagem no campo

Separador Propriedades a Receber

O separador Propriedades apresenta as informações do fax Ver Léxico na página 142 para conhecer aterminologia e os acrónimos específicos para fax.



Separador Histórico de Encaminhamento a Receber

O separador Histórico de Encaminhamento lista as informações de encaminhamento e o histórico deste fax

Nota: O fax pode ter sido reencaminhado várias vezes ou para vários destinos; em todos os casos, asinformações reencaminhadas serão todas listadas abaixo deste separador.

Separador Nota a Receber

O separador Nota do fax permite aos utilizadores adicionar notas de texto pessoais nos faxes Recebidos ea Enviar.

Nota: Por exemplo, o utilizador pode usar a Nota do fax como lembrete do conteúdo ou comopalavras-chave para consultas de pesquisa. A janela pode conter no máximo 2500 caracteres por notado fax.



Clique no botãoGuardar para guardar o texto. O texto introduzido nas notas do fax acompanha o fax quandoeste é reenviado para outros utilizadores XMediusFAX .

Nota: Sempre que uma nota de fax é guardada, a ação é registada no fax Registo de Eventos (verRegisto de Eventos a Receber na página 111). O conteúdo da nota guardada irá surgir nas informaçõesregistadas, visível apenas para o autor da nota e por administradores autorizados.

Registo de Eventos a Receber

O separador Registo de Eventos apresenta todos os eventos ocorridos e todas as ações realizadas no faxatual.

Nota: Este separador poderá estar indisponível dependendo dos seus direitos de perfil de utilizaçãode fax mas permanecerá sempre disponível a administradores autorizados.



Um registo de eventos de fax a receber inclui o seguinte:

1. Todos os eventos de falha e sucesso do sistema relacionados com:

• Receção do fax (pelo sistema)• Encaminhamento e notificações do fax (para o destinatário e outros destinos)

2. Qualquer ação realizada pelos utilizadores (incluindo delegados) e administradores, tais como:

• Fax visualizado ou descarregado

Nota: Se o mesmo utilizador/administrador visualiza o fax várias vezes num curto espaço detempo, a ação pode não ser registada várias vezes (devido a um processo de colocação em cachetemporário).

• Fax marcado como visualizado ou não visualizado• Fax reencaminhado ou redirecionado• Fax eliminado ou restaurado• Fax não guardado

Cada evento/ação é registado(a) juntamente com a data, sumário e nome de origem. Poderão estar disponíveisinformações adicionais abaixo do separador quando selecionar um evento/ação específico(a).

Exportar o Registo de Eventos do Fax

O registo de eventos do fax pode ser exportado/descarregado através de um ficheiro do Microsoft Excel(cujo nome é atribuído após a ID da transação do fax .xlsx). Este ficheiro contém todas as informações detodos os eventos/ações do fax atual.

Pasta Histórico a Enviar

A pasta Histórico a Enviar contém duas listas de faxes: uma com os faxes atuais (Vista de Pasta Atual) eoutra com os faxes eliminados (Vista de Pasta Eliminados).

Histórico a Enviar - Vista de Pasta Atual

Na pasta Histórico a Enviar, pode selecionar entre a vista das pastas Atual ou Eliminados.

A vista do separador Atual apresenta o estado dos faxes que enviou. Para mais informações sobre a vistaEliminados, consultar Histórico a Enviar - Vista de Pasta Eliminados na página 113.



A pasta de faxes Histórico a Enviar tem os seguintes controlos:

• Funcionalidade de Procurar: Acima das ligações Atual | Eliminados irá encontrar os campos e osbotõesProcurar. ConsultarProcurar Registos de Histórico a Receber na página 122 para mais informaçõessobre esta funcionalidade.

• Funcionalidade de Ordenar: À direita da pasta está a funcionalidade de Ordenar. Ver Ordenar a Listade Faxes na página 121 para mais informações sobre esta funcionalidade.

• Botões Gestão de faxes:Mesmo acima da lista de faxes estão três botões: Eliminar,Reenviar eMais.... Estes botões permitem-lhe gerir os faxes. Ver Gestão dos seus Faxes a Enviar na página 114.

• Lista de Faxes:A lista de faxes contém todos os faxes enviados. As informações básicas são apresentadaspara cada fax:

• O estado de fax enviado;• O assunto do fax;• A informação Para: ou número de fax do destinatário;• O número de páginas contidas no fax, e;• A data de envio (ou a hora se enviado no próprio dia).

Ao clicar em qualquer fax irá apresentar as informações sobre o fax. Ver Visualizar as Informações doFax a Enviar na página 115 para obter uma descrição desta função.

Nota: Sempre que um fax é visualizado (salvo se for feito várias vezes num curto espaço de tempopela mesma pessoa), a ação é registada no Registo de Eventos do fax (ver Registo de Eventos aEnviar na página 116).

Histórico a Enviar - Vista de Pasta Eliminados

A vista da pasta Histórico a Enviar Eliminados apresenta o estado do fax de todos os faxes a enviareliminados.

A vista da pasta do Histórico a receber Eliminados tem as mesmas funcionalidades que o Histórico a Receber- Vista de Pasta Atual, mas com mais o botão de Restaurar. Ver Gestão dos seus Faxes a Enviar na página114.



Gestão dos seus Faxes a Enviar

A vista da pasta Histórico a Enviar Atual oferece ao utilizador várias opções de gestão dos faxes.

DescriçãoBotão

Clique no botão Reenviar para reenviar faxes:Reenviar

• Para os mesmos números (predefinido), sem introduzir um novo número.• Ou para números diferente, introduzindo-os no campo específico.• Possivelmente com um (novo) adiamento de transmissão – introduzindo uma Data e

Hora depois de assinalar a funcionalidade de Adiar a Transmissão Até.

Após a validação, o(s) fax(es) selecionado(s) será(ão) enviado(s) para a Fila a Enviar paraprocessamento.

Na Vista de Pasta Atual: Ao clicar no botão Eliminar elimina o(s) fax(es) selecionados.Os faxes eliminados podem ser visualizados na vista da pasta eliminados.

Na Vista de Pasta Eliminados: Ao clicar no botão Eliminar elimina definitivamente o(s)fax(es) selecionados.

Eliminar

APENAS na Vista de Pasta Eliminados: Ao clicar no botãoRestaurar devolve o(s) fax(es)selecionado(s) ao Histórico a Enviar- Pasta Atual .

Restaurar

Quando um fax não foi lido, é assinalado como texto a negrito. Assim que tiver sidovisualizado, é assinalado como texto normal (sem negrito). O utilizador pode selecionar

Mais ações > Marcarcomo visto

um fax assinalado como visto ou não visto sem abrir o(s) fax(es), clicando simplesmenteno botão Marcar como visualizado ou Marcar como não visualizado.Mais Ações > Marcar

como não visualizado



Nota: Sempre que é executada uma ação da tabela acima, fica registada no Registo de Eventos dofax (ver Registo de Eventos a Enviar na página 116).

Restrição: Pode não ter acesso ao botão Reenviar, dependendo dos seus direitos de utilização dofax.



Visualizar as Informações do Fax a Enviar

Para visualizar as informações de um fax enviado, basta clicar na entrada do respetivo fax no Histórico aEnviar.

As informações do fax a enviar estão divididas em três separadores:

• Fax (ver Separador Fax a Enviar na página 116)• Propriedades (ver Separador Propriedades a Enviar na página 116)• Nota (ver Separador Nota a Enviar na página 116)• Registo de Eventos (ver Registo de Eventos a Enviar na página 116)


• Ligação Anterior: Regressa à vista da pasta;• Botão Descarregar: Descarrega o ficheiro TIFF do fax para a sua unidade local;


• Botão Reenviar: A mesma funcionalidade que o botão Reenviar na vista de pasta (ver Gestão dos seusFaxes a Enviar na página 114);

• Botão Eliminar: A mesma funcionalidade que o botão Eliminar na vista de pasta (ver Gestão dos seusFaxes a Enviar na página 114);

• Botão Restaurar (APENAS em Histórico a Enviar - Vista de Pasta Eliminados): A mesma funcionalidadeque o botão Restaurar na vista de pasta (ver Gestão dos seus Faxes a Enviar na página 114);

• Botão Mais Ações > Imprimir Informações do Fax: Abre a caixa de diálogo de impressão do browserpara imprimir em conjunto as Propriedades e as Notas do fax;

• Botão Mais Ações > Marcar como não visualizado: Quando um fax é visualizado, é assinalado comotexto normal (sem negrito). Ao usar este botão, o utilizador pode voltar a colocar o fax no estado de nãovisualizado (texto a negrito).

Nota: Sempre que é executada uma ação da lista acima, fica registada no Registo de Eventos do fax(ver Registo de Eventos a Enviar na página 116).

Restrição: Pode não ter acesso aos botõesDescarregar, Imprimir Informações do Fax e/ouReenviardependendo dos seus direitos de utilização do fax.



Separador Fax a Enviar

O procedimento para apresentar o conteúdo de um fax a enviar numa janela do browser é o mesmo quepara um fax recebido. Para mais informações, consultar a secção Separador Fax a Receber na página 108.

Separador Propriedades a Enviar

O separador Propriedades apresenta as informações do fax. Ver Léxico na página 142 para conhecer aterminologia e os acrónimos específicos para fax.

Separador Nota a Enviar

O separador Nota do fax permite aos utilizadores adicionar notas de texto pessoais nos faxes recebidos ea enviar. Para mais informações, consultar Separador Nota a Receber na página 110.

Registo de Eventos a Enviar

O separador Registo de Eventos apresenta todos os eventos ocorridos e todas as ações realizadas no faxatual.

Nota: Este separador poderá estar indisponível dependendo dos seus direitos de perfil de utilizaçãode fax mas permanecerá sempre disponível a administradores autorizados.



Um registo de eventos de fax a enviar inclui o seguinte:

1. Todos os eventos de falha e sucesso do sistema relacionados com:

• Envio do fax (ao sistema)• Transmissão do fax (ao destinatário)• Notificações do fax (feedback)

2. Qualquer ação realizada pelos utilizadores (incluindo delegados) e administradores, tais como:

• Transmissão de fax cancelada ou repetida• Fax visualizado ou descarregado

Nota: Se o mesmo utilizador/administrador visualiza o fax várias vezes num curto espaço detempo, a ação pode não ser registada várias vezes (devido a um processo de colocação em cachetemporário).

• Fax marcado como visualizado ou não visualizado• Fax reenviado• Fax eliminado ou restaurado• Fax não guardado

Cada evento/ação é registado(a) juntamente com a data, sumário e nome de origem. Poderão estar disponíveisinformações adicionais abaixo do separador quando selecionar um evento/ação específico(a).

Exportar o Registo de Eventos do Fax

O registo de eventos do fax pode ser exportado/descarregado através de um ficheiro do Microsoft Excel(cujo nome é atribuído após o ID da transação do fax .xlsx). Este ficheiro contém todas as informações detodos os eventos/ações do fax atual.

Pasta Fila a Enviar

A pasta Fila a Enviar contém apenas uma lista de faxes. Os faxes permanecerão nesta pasta até o processode envio estar concluído.



Vista de Pasta Fila a Enviar

A pasta Fila a Enviar apresenta o estado dos faxes que atualmente estão a ser enviados ou a aguardarenvio.

A pasta de faxes Fila a Enviar tem os seguintes controlos:

• Funcionalidade de Procurar:No topo da janela irá encontrar os campos e os botões Procurar. ConsultarProcurar Registos de Histórico a Receber na página 122 para mais informações sobre estafuncionalidade.

• Botões Gestão de Faxes: Mesmo acima da lista de faxes estão dois botões: Cancelar e Repetir agora.Estes botões permitem-lhe gerir os faxes. Ver Gestão dos Faxes em Espera na página 118.

• Lista de Faxes:A lista de faxes contém todos os faxes enviados. As informações básicas são apresentadaspara cada fax:

• O estado do fax em espera;• O assunto do fax;• A informação Para: ou número de fax do destinatário;• O número de páginas contidas no fax, e;• A hora de envio ou, se enviado com atraso, a hora (se no mesmo dia) ou a data em que será enviado.

Nota: Terá de atualizar a página para ver o progresso de um fax a ser enviado.

Qualquer fax para o qual o destino tenha emitido um sinal de ocupado: o fax permanece na fila atéXMediusFAX emitir uma repetição.

Qualquer fax para o qual tenha introduzido um adiamento de transmissão (para faxes programados): ofax permanece na fila com o estado Adiado até à data programada.

Ao clicar em qualquer fax irá apresentar as informações sobre o fax. Consultar Visualizar as Informaçõesdo Fax da Fila a Enviar na página 119 para obter uma descrição desta função.


Gestão dos Faxes em Espera

A vista de Fila a Enviar oferece ao utilizador várias opções para gestão de faxes, utilizando botões, tais como:Cancelar, Cancelar Transmissão e Repetir agora. Consulte o ecrã seguinte, assim como a tabela, parauma descrição geral.



DescriçãoBotão

Quando um fax (ou mais) se encontra no modo de estado Aguardar Repetição, poderádever-se a um erro temporário (linha de fax ocupada) ou permanente (problemas de

Repetir agora

hardware ou software) detetados pelo XMFaxDriver. Assim que o erro é corrigido, o sistemaaltera o modo de estado para Pronto a Enviar. Quando o utilizador clica no botão Repetiragora, o sistema executa de imediato e ignora o modo de intervalo entre repetições.

Clique em Cancelar para cancelar a transmissão do(s) fax(es) selecionado(s).Cancelar

Assinale a caixa à esquerda de qualquer entrada de fax na janela da Fila a Enviar que fazparte da transmissão que deseja cancelar e, a seguir, clique no botão Cancelartransmissão.

Cancelar transmissão

Nota: Uma transmissão de fax ocorre quando um utilizador de XMediusFAX endereçao mesmo fax a dois ou mais destinatários. Cada fax na transmissão é listadoindividualmente na fila a enviar. Pode cancelar um ou vários destes faxes, tal comodescrito, ou cancelar a totalidade da transmissão.



Nota: Sempre que é executada uma ação da tabela acima, fica registada no Registo de Eventos dofax (ver Registo de Eventos a Enviar na página 116).

Astúcia: A única forma de alterar a programação de data/hora de um fax adiado é cancelando este faxna Fila a Enviar e reenviando-o a partir do Histórico a Enviar (ver Gestão dos seus Faxes a Enviar napágina 114).

Visualizar as Informações do Fax da Fila a Enviar

Para visualizar as informações de um fax em espera, basta clicar na entrada do respetivo fax na Fila aEnviar.


As informações do fax a receber estão divididas em dois separadores:

• Fax (ver Separador Fax a Enviar na página 120);• Propriedades (ver Separador Propriedades a Enviar na página 120);




• Ligação Anterior: Regressa à vista da pasta.• Botão Descarregar: Descarrega o ficheiro TIFF do fax para a sua unidade local;


• Botão Repetir Agora: A mesma funcionalidade que o botão Repetir Agora na vista de pasta (ver Gestãodos Faxes em Espera na página 118);

• Botão Mais Ações > Imprimir Informações do Fax: Abre a caixa de diálogo de impressão do browserpara imprimir as Propriedades do fax;

• Botão Mais Ações > Cancelar / Cancelar Transmissão: A mesma funcionalidade que o botão Cancelar/ Cancelar Transmissão na vista de pasta (ver Gestão dos Faxes em Espera na página 118);

Nota: Sempre que é executada uma ação da lista acima, fica registada no Registo de Eventos do fax(ver Registo de Eventos a Enviar na página 116).

Restrição: Pode não ter acesso aos botões Descarregar e/ou Imprimir Informações do Faxdependendo dos seus direitos de utilização do fax.

Separador Fax a Enviar

O procedimento para apresentar o conteúdo de um fax a enviar numa janela do browser é o mesmo quepara um fax recebido. Para mais informações, consultar a secção Separador Fax a Receber na página 108.

Separador Propriedades a Enviar

O separador Propriedades apresenta as informações do fax. Ver Léxico na página 142 para conhecer aterminologia e os acrónimos específicos para fax.



Ordenar e Procurar Funcionalidades

Estas duas ferramentas irão ajudá-lo a organizar e a procurar nos seus faxes.

Pode ordenar os faxes por vários valores predefinidos e a procurar entre os mesmos utilizando variáveisdiferentes.

Ordenar a Lista de Faxes

A funcionalidade de Ordenar permite-lhe ordenar a lista de faxes de acordo com os valores predefinidos.Quando o cursor está acima do texto a negrito e sublinhado, é apresentada a lista de valores. Selecione ovalor pretendido para ordenar a lista. Se clicar na seta triangular, a ordem será invertida.

A lista dos valores apresentados na figura é para a pasta do Histórico a Receber. A pasta do Histórico aEnviar tem os seguintes valores disponíveis:

• Estado• Assunto• Hora• Para

Nota: A pasta Fila a Enviar não tem esta funcionalidade.



Procurar a Lista de Faxes

É possível visualizar todos, ou uma seleção específica de faxes, em qualquer uma das três pastas, utilizandoa barra de procura no topo do browser.

Procurar Registos de Histórico a Receber

Procura Simples de Histórico a Receber

A barra de ferramentas de procura simples (que se vê abaixo) contém um campo de pesquisa e duas listaspendentes.

Procura de texto

O campo permite-lhe introduzir uma palavra-chave que consiga localizar um conjunto específico de faxesno arquivo histórico a receber. A procura é efetuada em todos os campos de propriedade das Informaçõesdo Fax (exceto no separador Fax).

Nota: A procura não é sensível às maiúsculas e minúsculas.

Na procura, o utilizador pode incluir ou excluir palavras-chave específicas numa expressão de procura àsemelhança de um motor de busca. A tabela seguinte fornece mais informações na procura de parâmetrosque podem ser utilizados neste campo.

DescriçãoOperador

Os operadores + e - indicam que é necessário que a palavra esteja presente ou ausente, respetivamente,para que surja uma correspondência. Os operadores têm de ser colocados antes (sem espaço) da palavra,por ex.: +xxx -yyy.

+ -

O asterisco funciona como operador de truncagem (ou carater variável). Deve ser anexado à palavra aafetar. Existe correspondência se as palavras começarem por aquela que antecede o operador *.

*

Uma frase colocada entre aspas (‘"’) apenas corresponde a sequências que contenham a frase, no seusentido literal, tal como introduzida. O motor de texto completo divide a frase em palavras e executa uma

"

procura para as palavras. Os carateres não alfabéticos não têm de corresponder exatamente. A procurade frase apenas requer que as correspondências contenham exatamente as mesmas palavras que a frasee estejam pela mesma ordem. Por exemplo, "frase teste" corresponde a "frase, teste".

Nota: A procura simples está concebida para ignorar palavras "genéricas" específicas, as chamadaspalavras de Paragem, tais como o/a, ou, outra vez, etc. Estas palavras de Paragem podem sermodificadas para acrescentar ou eliminar palavras específicas que possam interferir na natureza daprocura. Consulte o administrador do sistema para obter mais informações.

Nota: Na procura simples, uma palavra é definida como qualquer sequência de letras, dígitos,underscores (carater de sublinhado), mas apenas 1 apóstrofe em linha. Por exemplo:

• aaa’666 é considerado 1 palavra• a’b’c65 é considerado 1 palavra• a’’abcd6 é considerado 2 palavras



Uma vez selecionados todos os critérios, clique no botão Procurar. Ao deixar o campo de procura vazio eas listas pendentes em Tudo resultará na apresentação de todos os faxes (ver listas pendentes Data eEstado abaixo).

Nota: Se tiver feito uma seleção nas listas pendentes, a funcionalidade de procurar irá pesquisar apenasentre os faxes filtrados. Para procurar em todos os faxes, selecione Tudo em ambas as listas pendentes.

Filtragem por Data

A lista pendente Data permite-lhe filtrar os faxes com base no seguinte critério: o fax foi recebido em qualquermomento ou num determinado intervalo de tempo.

Clique no intervalo de tempo pretendido. Ao selecionar Personalização abre o Menu intervalo de dataspersonalizado onde pode especificar outros intervalos de datas. Pode restringi-lo ainda mais, especificandouma hora de início na data de início e uma hora de fim na data de fim. É possível selecionar as horas emintervalos de 15 minutos.

A filtragem é implementada assim que é selecionado um item da lista pendente ou quando se clica no botãoOK no Menu Intervalo de Datas Personalizado.

Filtragem por Estado

A lista pendente Estado permite-lhe ver todos os faxes atuais, ou filtrar os faxes para ver apenas os faxesrecebidos ou os faxes parciais/falhados. Assim que a seleção é feita, é implementada a filtragem dos faxes.

Procura Avançada de Histórico a Receber

Para uma pesquisa relacionada com um campo específico do fax, clique na ligação Avançada.

Nota: A ligação Avançada não está disponível no caso de uma solução baseada na nuvem.

Introduza os valores de procura nos campos à sua escolha.



Na procura avançada, o valor da procura tem de corresponder ao conteúdo completo do campo relacionado.Se procurar no campo De, introduziria, por exemplo, 5142221111 como o número de fax em vez de apenas2221111, visto que o último não produziria resultados.

Nota: A procura não é sensível às maiúsculas e minúsculas.

O operador OR (em maiúsculas) pode ser utilizado nestes campos para procurar um critério alternativo.

As listas pendentes Data e Estado funcionam de modo semelhante à de uma procura simples.

Nota: Consulte o Léxico na página 142 para conhecer a terminologia e os acrónimos específicos parafax utilizados na procura avançada.

Procura de Registos de Histórico a Enviar

Procura Simples de Histórico a Enviar

A procura simples do Histórico a Enviar funciona de modo semelhante à procura simples do Histórico aReceber. Ver Procura Simples de Histórico a Receber na página 122.

Procura Avançada de Histórico a Enviar

A procura avançada do Histórico a Enviar funciona de modo semelhante à Procura Avançada de Históricoa Receber na página 123, mas os campos de procura são diferentes.


Procurar Registos da Fila a Enviar

Procura Simples

A procura simples da Fila a Enviar funciona de modo semelhante à procura simples do Histórico a Receber.Ver Procura Simples de Histórico a Receber na página 122. A barra de ferramentas de procura é diferentedo Histórico a Receber e a Enviar.

A lista pendente Estado é substituída pela lista pendente Prioridade. Permite-lhe indicar se pretendevisualizar todos os faxes enviados ou apenas os faxes com prioridade Alta, Normal ou Baixa.



Procura Avançada

A procura avançada da Fila a Enviar funciona de modo semelhante à Procura Avançada de Histórico aReceber na página 123, mas os campos de procura são diferentes.


A Funcionalidade de Compor

O botão Compor Fax abre uma página a partir da qual é possível configurar, compor e enviar faxes,diretamente a partir de um browser.

Descrição da Interface de Composição

A página Compor contém três separadores: Compor (predefinição), Informações do Remetente e daEmpresa e Opções. São utilizados em Criação e Envio de um Fax na página 129.

O botão Submeter localizado acima dos separadores transmite o fax.

Nota: Ao clicar no botão Compor Fax apaga todos os campos dos separadores da função Compor.

Nota: Pode não ter acesso ao botão Submeter, dependendo dos seus direitos de utilização do fax.

O Separador Compor

Na caixa de diálogo do separador Compor, os utilizadores podem especificar o(s) destinatário(s), modificara folha de rosto e incluir anexos.



Na secção Destinatários, estão disponíveis os seguintes campos:

Nome do(s) destinatário(s).Nome

Organização onde o(s) destinatário(s) trabalha(m).Empresa

Número de fax do destinatário.Fax

Astúcia: Pode adicionar um sinal "+" antes do código internacional do país para aplicara formatação correta em Para: número de fax na Folha de Rosto.No entanto, afuncionalidade do sinal "+" pode não ser suportada dependendo da sua operadoratelefónica e/ou da configuração do servidor de fax efetuado pelo seu administrador.

Nota: Para incluir (e gerir) um ou mais destinatários, consultar Inclusão de um ou mais destinatáriosde um fax na página 130.

Na secção Folha de rosto, estão disponíveis os seguintes campos:

Selecione uma folha de rosto a anexar ao memorando (a folha de rosto predefinida éBasic01.cse). Se não quiser anexar uma folha de rosto, selecione Nenhuma.

Estilo

Assunto do memorando do fax.Assunto

Mensagem de texto principal do fax.Comentário

Na secção Anexos, os utilizadores podem anexar um ou mais ficheiros ao fax. Para mais informações,consultar Inclusão de um ou mais anexos num fax na página 131.

Poderá também incluir anexos utilizando o Web Fax Composer Printer. Ver Anexar Documentos a um FaxUtilizando a Impressora do Web Fax Composer na página 134.



Nota: Embora o Web Fax Composer Printer abra a funcionalidade de Web Client Compose, pode serutilizado com o cliente Web já aberto e incluirá anexos no fax atual. Fá-lo-á mesmo que já haja anexosno fax atual.

O separador informações do remetente e da empresa

A caixa de diálogo do separador de Informações do remetente e da empresa é o local onde se especificamas informações pessoais, de facturação e da empresa. É possível utilizar as informações fornecidas noperfil associado à sua conta de utilizador ou especificar directamente informações personalizadas.

Seleccione a opção Utilizar o remetente predefinido e as informações da empresa para utilizar asinformações de facturação e da empresa especificadas no perfil associado à sua conta de utilizador. Asinformações pessoais permanecem vazias, excepto o endereço de e-mail.

Seleccione a opção Utilizar o remetente personalizado e as informações da empresa para personalizaras informações pessoais, de facturação e da empresa, para este fax. Os campos abaixo desta selecção sãoeditáveis:

Saudação padrão. Por exemplo: Sr., Mna., Sr.ª.Saudaçã:

Primeiro nome do remetente.Nome:

Último nome do remetente.Apelido:

Cargo do remetente.Cargo:

Endereço de e-mail do remetente.E-Mail:

Número de telemóvel do remetente (voz).Telemóvel:

Número de pager do remetente.Pager:



Código de facturação do remetente.Código de facturação:

Código de subfacturação do remetente.Código de subfacturação:

Nome da empresa do remetente.Empresa:

Endereço da empresa do remetente (número e rua).Endereço:

Cidade onde está localizada a empresa do remetente.Cidade:

Localidade onde está localizada a empresa do remetente.Localidade:

País onde está localizada a empresa do remetente.País:

Código postal da empresa do remetente.Código postal:

Número de telefone da empresa do remetente (voz).Telefone:

Número de fax da empresa do remetente.Fax:

Ao clicar no botão Restaurar predefinições, é possível restaurar os valores retirados do perfil do utilizadornos respectivos campos. Se não for especificado qualquer valor no perfil ou se o campo fizer parte da secçãode Informação pessoal (excepto para o e-mail), o campo é limpo.

Separador Opções

Pode configurar as definições de fax e também se pretende receber notificações na caixa de diálogo doseparador Opções. Consultar a seguinte vista de ecrã para uma descrição.

Seleccione a opção Utilizar opções predefinidas para utilizar as definições de fax configuradas no perfilassociado à sua conta de utilizador.

Seleccione a opção Utilizar opções personalizadas para personalizar as definições de fax. Se seleccionaresta opção, poderá introduzir dados nos seguintes campos:

Indica a prioridade do fax (Baixa ou Normal). A predefinição é Normal.Prioridade:



Indica o número máximo de vezes que a porta tenta transmitir o fax, antesde falhar. A predefinição é 3; o número máximo é 99.

Número de repetições:

Indica a resolução do fax (Alta ou Baixa). A predefinição é Alta.Resolução:

Assinale esta caixa para emitir uma notificação após o envio de um fax tersido efectuado com sucesso.

Notificação de entrega:

Assinale esta caixa para emitir uma notificação em caso de falha no enviode um fax.

Notificação de falha:

Assinale esta caixa para permitir a recepção de uma notificação simples(resumo) após a transmissão de uma emissão de fax.

Notificação de transmissão:

Nota: O facto de autorizar este tipo de notificação não anula as demaisnotificações de faxes enviados. Se assinalar as caixas Notificação deentrega e Notificação de falha, continuará a receber notificações detodas as comunicações de envio de fax no interior da zona de difusão.

Assinale esta caixa se pretender adiar o envio do fax actual e, de seguida,introduza uma data e hora para cada adiamento.

Adiar a transmissão até:

Ao clicar no botão Repor predefinições, é possível repor os campos para os valores retirados do perfil doutilizador. Se não estiver definido qualquer valor no perfil, o campo fica limpo.

Criação e Envio de um Fax

Para utilizar esta funcionalidade, tem de ter os direitos de utilização do fax.

Para criar e enviar um fax utilizando a funcionalidade de Compor do Cliente Web, execute os seguintespassos:

1. Clique em Compor Fax.2. No separador Compor, introduza o Nome, Empresa e o Número de Fax de um destinatário.

Astúcia: Se necessitar de incluir um código DTMF (como um número de extensão ou um código delonga distância), pode introduzi-lo a seguir ao número de fax, precedido de uma ou várias pausas(vírgula ou letra p – não sensível às maiúsculas e minúsculas).

Por exemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

Nota: Se precisar de incluir (e gerir) mais de um destinatário, consultar Inclusão de um ou maisdestinatários de um fax na página 130.

Os campos Nome, Empresae Número de Fax oferecem entradas automáticas a partir da AgendaTelefónica Web quando começa a introduzir um valor.

3. Introduzir o Assunto do fax.4. Introduza o próprio texto da mensagem na secção Comentário.5. Se precisar de utilizar uma folha de rosto específica, selecione uma folha de rosto na lista pendente Folha

de Rosto ou selecione Nenhuma se não quiser incluir uma folha de rosto no fax.6. Se quiser juntar um anexo ao fax, consulte Inclusão de um ou mais anexos num fax na página 131.7. Se precisar de modificar informações sobre o remetente e a empresa ou as definições para o presente

fax, consulte O separador informações do remetente e da empresa na página 127 e Separador Opçõesna página 128.

8. Clique no botão Submeter, localizado acima dos separadores da função Compor.



Ao submeter um fax, o Cliente Web confirma o estado do envio com uma confirmação do ID de Difusãosemelhante ao seguinte:

Nota: Pode adicionar um contacto à sua agenda telefónica pessoal ao enviar um fax. No entanto, estaação pode ser previamente configurada. Para mais informações, verConfiguração da inclusão automáticade Contactos na página 141

Inclusão de um ou mais destinatários de um fax

Como incluir um ou mais destinatários num fax a ser enviado, e como gerir a lista de destinatários.

Este procedimento considera que você está a preparar um fax antes de o enviar. Para mais informaçõessobre o envio de um fax, consultar Criação e Envio de um Fax na página 129.

Para incluir um ou mais destinatários no seu fax:

1. No separador Compor, introduzir o Nome, a Empresa e o Número de Fax de um destinatário.2. Se precisar incluir mais de um destinatário, clicar no botão Mais destinatários.

Uma nova secção aparece à direita dos campos Destinatários.

3. Introduzir as informações relativas ao destinatário nos campos de informações e clicar em Incluir quandotiver terminado.

4. Repetir esta operação para cada destinatário do fax.5. Se precisar modificar informações relativas a um destinatário que já se encontra na lista:

a) Seleccionar o destinatário na lista e clicar em Editar.

Nota: Se os campos já contiverem informações, ao clicar em Editar estas informações sãoapagadas.

As informações relativas ao destinatário seleccionado aparecem nos campos correspondentes àesquerda e o destinatário desaparece da lista.

b) Modificar as informações nos campos e clicar em Incluir para validar.O destinatário modificado aparece novamente na lista.

6. Se precisar suprimir um destinatário da lista, seleccionar este destinatário e clicar em Remover.



Inclusão de um ou mais anexos num fax

Como incluir um ou mais anexos num fax a enviar.

Este procedimento considera que você está a preparar um fax antes de o enviar. Para mais informaçõessobre o envio de um fax, consultar Criação e Envio de um Fax na página 129.

Para incluir um ou mais anexos no seu fax:

1. Clicar em Procurar e selecionar um ficheiro a ser carregado no fax.2. Se precisar de incluir mais de um anexo, clique no botão Mais anexos.

Abre-se uma nova secção abaixo do campo Procurar.

3. Clicar em Procurar e selecionar o ficheiro que deseja carregar no fax e depois clicar em Incluir.4. Repetir esta operação para cada anexo do fax.5. Utilizar os botões Mover para cima e Mover para baixo para modificar a ordem dos anexos.6. Se precisar de suprimir um anexo da lista, selecione o anexo e clique em Remover.

Nota: Poderá também incluir anexos utilizando a impressora do Web Fax Composer. Ver AnexarDocumentos a um Fax Utilizando a Impressora do Web Fax Composer na página 134.

Embora a impressora do Web Fax Composer abra a funcionalidade Web Access Compose, podeser utilizada com o Web Access já aberto e incluirá anexos no fax atual. Fá-lo-á mesmo que já hajaanexos no fax atual.

Delegação

XMediusFAX disponibiliza aos utilizadores a possibilidade de delegarem a outros utilizadores XMediusFAXo acesso à sua caixa de fax, por exemplo, enquanto se encontram de férias.

Desde que o Administrador tenha activado a funcionalidade de Delegação (caso esta não se encontreactivada, consultar o administrador do respectivo Servidor de fax), podem ser definidos dois tipos de funçõesde utilizadores no contexto da Delegação: o Proprietário e os Delegados.

Proprietário

Este termo define todos os utilizadores XMediusFAX que têm acesso à sua própria caixa de fax através dainterface do Web Client. Na qualidade de Proprietários, podem aceder a todas as funcionalidades autorizadaspelo Administrador (ver Descrição Geral na página 99).

Um Proprietário pode delegar a um ou vários utilizadores XMediusFAX (aqui designados Delegados) oacesso à respectiva caixa de fax. O acesso dos Delegados é configurável (várias opções, desde o acessototal até ao acesso muito restrito) e pode diferir de um Delegado para outro.



Para mais informações sobre a gestão de Delegados, ver: Adicionar e gerir Delegados na página 132.

Delegados

Este termo define todos os utilizadores XMediusFAX que possuem acesso à sua própria caixa de fax atravésda interface Web Client e que foram seleccionados por outro utilizador XMediusFAX (aqui designadoProprietário) para acederem precisamente à caixa de fax deste utilizador, num contexto de Delegação.

Dependendo das permissões específicas que o Proprietário atribuiu a um Delegado, este Delegado podeter acesso total ou acesso restrito à caixa de fax do Proprietário e às respectivas funcionalidades.

Nota: Os utilizadores XMediusFAX podem ser delegados de vários proprietários.

Para mais informações sobre o acesso à interface na qualidade de Delegado, ver: Aceder à Interface (deOutro Utilizador) como Delegado na página 134.

Adicionar e gerir Delegados

De acordo com o procedimento que se segue pressupõe-se que:

• Já tem sessão iniciada na interface do Cliente Web, na sua própria caixa de fax.• A funcionalidade de Delegação foi ativada pelo seu Administrador.

Adicionar um Delegado e configurar as permissões de acesso à sua caixa de fax:

1. Clique na ligação Opções no canto superior direito da interface.Aparece o ecrã Opções.

2. Selecione o separador Delegação.

3. Clique em Adicionar.



4. No campo E-mail do Utilizador, comece a introduzir o nome da conta de utilizador da pessoa que desejaadicionar como Delegado e clique em Verificar E-mail.Em função das primeiras letras introduzidas, o sistema poderá completar o nome no campo ou permitir-lheque selecione um item da lista de utilizadores disponíveis cujo nome da conta inicia com essas letras.

Importante: Recomenda-se que utilize o botão Verificar E-mail para verificar se o nome da contade utilizador que introduziu existe, caso contrário, não obterá a delegação pretendida.

Astúcia: Caso não consiga encontrar ou lembrar-se dos nomes de conta de utilizador existentes,pode deixar o campo E-mail do Utilizador em branco e clicar apenas em Verificar E-mail paraaceder à lista de utilizadores disponíveis.

5. Configure as permissões de delegação que pretende atribuir a este Delegado específico:

PredefiniçãoDescriçãoNome da Opção

DesactivadoLimita a visualização do Delegado à primeira página de todos os faxes dasua caixa.

Mostrar apenas aprimeira página

AtivadoPermite que o Delegado componha faxes a partir da sua caixa.Tem acesso pararedigir

AtivadoAutoriza o Delegado a eliminar faxes nas vistas Eliminados da sua caixa.Tem acesso paraapagarpermanentemente

AtivadoAutoriza o Delegado a reenviar faxes a partir do seu Histórico a enviar.Tem acesso parasubmeter novamente

AtivadoAutoriza o Delegado a reencaminhar faxes a partir do seu Histórico aReceber.

Tem acesso parareencaminhar

Nota: Todas as operações de reencaminhamento ficarão etiquetadascom o nome do Delegado no Histórico de Encaminhamento do fax emquestão (ver Visualizar as Informações do Fax a Receber na página 107).

Nota: Todas as ações efetuadas num fax por um delegado estão registadas no Registo de Eventosdo fax (ver Registo de Eventos a Receber na página 111 ou Registo de Eventos a Enviar na página116).

6. Clique em Adicionar.O novo Delegado surge agora na lista de Delegados e o utilizador selecionado pode agora aceder à suacaixa de fax de acordo com as permissões que selecionou.

Pode agora adicionar e configurar outros Delegados, se necessário, ou gerir a lista de Delegados existentesutilizando os botões Editar e Remover.



Aceder à Interface (de Outro Utilizador) como Delegado

De acordo com o procedimento que se segue pressupõe-se que:

• A funcionalidade de Delegação foi ativada pelo seu Administrador.• Pelo menos outro utilizador do XMediusFAX o adicionou como Delegado.

Para aceder à caixa de fax de outro utilizador como Delegado:

1. Inicie a sessão na interface do Cliente Web com a sua própria conta:No canto superior direito da interface, deverá ver a lista pendente Caixa de Fax que lhe permite alternarentre a sua caixa de fax (no topo da lista) e as caixas de fax de todos os utilizadores que o adicionaramcomo Delegado.

2. Selecione um utilizador na lista pendente.Encontra-se agora na caixa de fax do utilizador selecionado e poderá proceder de acordo com aspermissões específicas que este utilizador lhe atribuiu como Delegado.

Restrição: As permissões de delegação de que possa dispor destinam-se apenas às funcionalidadesde fax (consultar a lista de opções na secção: Adicionar e gerir Delegados na página 132). Nuncapoderá aceder à secção Opções de outra caixa de fax que não a sua.

Nota: Todas as ações efetuadas num fax por um delegado estão registadas no Registo de Eventosdo fax (ver Registo de Eventos a Receber na página 111 ou Registo de Eventos a Enviar na página116).

Astúcia: Para voltar à sua própria caixa de fax, basta selecionar o nome da sua conta na lista pendenteCaixa de Fax.

Anexar Documentos a um Fax Utilizando a Impressora do WebFax Composer

Se a impressora do Web Fax Composer estiver instalada no seu computador, pode enviar faxes através dainterface Cliente Web imprimindo documentos a partir de qualquer aplicação do Windows.

Nota: A impressora do Web Fax Composer pode ser instalada através do Pacote de Instalação doCliente. Ver Link para transferir o instalador de XMediusFAX para aplicações de cliente Windows napágina 102.

Ao utilizar a impressora do Web Fax Composer, o documento é convertido num ficheiro TIFF e anexado aum fax na funcionalidade de Compor do Cliente Web.

1. Abra com a aplicação apropriada o documento a enviar por fax.2. Aceda à opção de impressão da aplicação.3. Selecione a impressora do Web Fax Composer na lista das impressoras disponíveis.4. Imprima o documento.



O documento é convertido num ficheiro TIFF e a janela Preparação do Anexo abre-se. O ficheiro TIFFé visível na caixa Progressão .

5. Introduza os seus parâmetros de conexão e autenticação (se estes não tiverem já sido definidos).Para mais informações, ver Definições de Ligação e Autenticação na página 136.

6. Clique em Carregar.É aberta uma sessão da interface Cliente Web no modo de composição com o seu ficheiro TIFF incluídocomo anexo.

Nota: No caso de uma solução baseada na nuvem (o servidor não é uma implementação no local),se a Autenticação de Dois Fatores estiver ativada na sua conta, terá de fornecer o Código deVerificação gerado pela Aplicação Authenticator.

Nota: Se já houver um fax em preparação na interface Web, o ficheiro TIFF é anexado a este fax.

Nota: Para carregar mais do que um anexo de cada vez e para automatização de carregamento,ver Opções de carregamento na página 136

7. Para concluir a composição do fax e enviá-lo em Cliente Web, ver .



Opções de carregamento

Opção de auto-carregamento

Se geralmente só carrega um anexo de cada vez para o Web Fax Composer, pode marcar a caixaAuto-carregamento. Ao imprimir a partir da aplicação do Windows, a janela Preparação do anexo abrir-se-áe iniciará imediatamente o carregamento.

O botãoCancelar converter-se-á num botão Fechar que incluirá uma contagem decrescente de 10 segundosassim que o anexo TIFF tiver sido carregado. Poderá clicar em Fechar a qualquer momento para fechar ajanela.

Nota: Quando a opçãoAuto-carregamento é ativada, isto impede o utilizador de modificar os parâmetros(conexão, autenticação, idioma). Para a desativar, desmarcar a caixa durante o intervalo de 10 segundos,na próxima vez que utilizar a impressora do Web Fax Composer.

Carregamento de mais do que um anexo

Nota: A caixa Auto-carregamento tem que ser desmarcada para utilizar este método.

Depois de um ficheiro ter sido convertido num ficheiro TIFF na janela Preparação do anexo, não clique emCarregar neste momento. Regresse à sua aplicação do Windows ou utilize qualquer outra aplicação doWindows para imprimir outro ficheiro através da impressora do Web Fax Composer. O ficheiro TIFF seráincluído na caixa Progressão da janela Preparação do anexo.

Repetir este passo tantas vezes quantas as necessárias até todos os anexos pretendidos se encontraremna caixa Progressão, e carregar seguidamente para o Web Fax Composer. Todos os anexos estarãopresentes na funcionalidade Compor do Web Access.

Nota: Se quiser carregar um anexo adicional após o carregamento, imprima e carregue o ficheiro eeste será simplesmente incluído na lista de anexos da funcionalidade Compor do Web Access.

Definições Gerais

Seleção do Idioma da Interface

Utilize a lista pendente para alterar instantaneamente o idioma utilizado na janela Preparação do Anexo .

Nota: A configuração predefinida é Utilizar as Minhas definições Regionais.

Definições de Ligação e Autenticação

As definições de ligação e início de sessão são obrigatórias para se poder utilizar a função.

Definições de Ligação do Servidor de Fax:

A forma de ligar ao servidor de fax depende do ambiente no qual é implementado: como implementação nolocal ou como parte de uma solução baseada na nuvem.

Atenção: Este Nome do Sistema Anfitrião ou URL deverá ter sido corretamente definido (oucomunicado) pelo seu administrador ao instalar a função; não deverá ter que o alterar.



DescriçãoCampo

Configuração com implementação no local

O nome utilizado para alcançar o sistema anfitrião do Servidor de Fax no local.

Nome do SistemaAnfitrião ou URL


Num contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> deverá ser o Nome Comum do Servidor deFax (e não o seu endereço IP).

Configuração com solução baseada na nuvem

O URL para ligação a uma solução baseada na nuvem. Este só pode ser introduzido numasolução baseada na nuvem.

Autenticação

DescriçãoOpção

Se pretender iniciar sessão automaticamente com a sua Conta Windows atual.Utilizar o Início de SessãoÚnico Integrado doWindows

Nota: Não disponível (desativado) para uma solução baseada na nuvem.

Se pretender iniciar sessão utilizando a conta de fax registada pelo Servidor de Fax (Nomedo Utilizador e Palavra-passe - com a opção de lembrar a palavra-passe).

Utilizar a AutenticaçãoBásica

Agenda Telefónica da Web

Uma Agenda Telefónica da Web armazena as informações de contactos referentes aos destinatários aosquais você envia faxes. Estas informações podem incluir o nome de um contacto, o número de fax, o endereço,a empresa e o endereço comercial, etc.

Existem dois tipos de Agendas Telefónicas:

• Agenda Telefónica pública (da empresa): é-lhe atribuída através do seu perfil (acessível a todos osusuários que tem este perfil), e gerida apenas pelos administradores.

• Agenda Telefónica pessoal (privada): acessível e gerida unicamente por você mesmo.

Este capítulo explica como:

• Aceder e navegar nas Agendas Telefónicas.• Gerir contactos e grupos na sua Agenda Telefónica pessoal.• Enviar faxes a partir das Agendas Telefónicas.

Acesso e Navegação nas Agendas Telefónicas

Para aceder à interface de gestão das Agendas Telefónicas, inicie sessão na interface Web (ver IniciarSessão no Cliente Web na página 99) e clique na ligação Contactos situada no topo da página.



A interface está dividida em três secções. A coluna da esquerda apresenta a lista das Agendas Telefónicasdisponíveis (e os seus grupos) enquanto a coluna central permite navegar pelos contactos de um gruposelecionado. A coluna da direita permite visualizar as informações de um item selecionado.

Nota: Na secção direita é apresentada uma versão condensada das informações. Ao clicar em Mostrarinformações completas serão disponibilizadas as informações completas do item selecionado.

Ferramenta de Pesquisa da Agenda Telefónica Web

Pode procurar itens através da barra de procura localizada abaixo da barra de opções, introduzindo letrasno campo Procurar membros. Pode filtrar-se uma pesquisa, selecionando um valor na lista pendenteMostrar.

Ferramenta de Seleção Rápida da Agenda Telefónica Web

Se precisar de selecionar rapidamente diversos itens, utilize as ligações disponíveis na barra Selecionar.

Gestão dos Contactos

No interior da sua Agenda Telefónica pessoal, você pode:

• Criar e gerir os seus próprios contactos e grupos• Copiar contactos de uma Agenda Telefónica pública na sua Agenda Telefónica pessoal• Importar contactos a partir de fontes externas• Configurar a inclusão automática de contactos

Esta secção indica-lhe como realizar estas acções.

Criar um Contacto ou um Grupo

Criar um Contacto

Para criar um contacto, clique em .



Nota: Apenas o Nome Apresentado e o número de FAX são obrigatórios. Se quiser adicionar maisinformações para o contacto criado, deverá aceder a um formulário de entrada mais completo, clicandoem Mostrar Detalhes >>:


Clique em Aplicar para validar.

Criar um Grupo

Para criar um grupo, selecionar Grupo utilizando a seta situada ao lado do botão .

Introduzir um Nome para o grupo e clicar em Aplicar para validar.

Gestão de Contactos e Grupos

Eis aqui uma lista das opções disponíveis para a gestão de contactos e grupos na sua Agenda Telefónicapessoal:

DescriçãoBotão

Editar detalhes do item.

Suprimir o item seleccionado.



DescriçãoBotão

Incluir o item seleccionado num grupo.

Nota: Você pode incluir um grupo num outro grupo.

Remover o item seleccionado de um grupo.

Nota: Todas as acções acima podem ser efectuadas com selecções múltiplas (excepto Editar). Noentanto, elas não estão disponíveis para os itens da Agenda pública, já que você só pode gerir os seuspróprios contactos.

Copiar contactos públicos na sua lista de contactos pessoais

Não é possível modificar um contacto numa Agenda Telefónica pública. No entanto, você pode copiarcontactos a partir de uma Agenda Telefónica pública na sua Agenda Telefónica pessoal de maneira a podergeri-los como os demais contactos pessoais.

Para o efeito, seleccionar um item, clicar em e seleccionar Contactos pessoais.

Nota: Esta acção pode ser executada com selecções múltiplas.

Importar Contactos de uma fonte externa

Você pode importar uma lista de contactos externa para a sua Agenda Telefónica pessoal utilizando umficheiro CSV.

1. Seleccionar – na sua Agenda Telefónica pessoal – o nó Todos os membros ou um grupo para o qualdeseja importar a lista de contactos externa.

2.Clicar em .

3. Seleccionar o tipo de aplicação a partir da qual a lista de contactos a importar foi exportada como ficheiroCSV (MS Outlook, Outlook Express ou IBM Notes).

Nota: Para usar a opção IBM Notes (utilizando CSV), o ficheiro CSV precisa ter sido exportado deIBM Notes versão 8.5+, com os parâmetros por defeito: todas as propriedades, com cabeçalhos.



4. Procurar o ficheiro a importar.

Nota: O ficheiro a importar deve ser um ficheiro CSV exportado pelo tipo de aplicação acimaseleccionado.

5. Seleccionar a opção para os contactos do ficheiro CSV que já existam na Agenda Telefónica:

• Fusionar: A informação contida no contacto importado substituirá o contacto existente.• Incluir: Um novo contacto será criado.• Ignorar: O contacto importado será ignorado.

6. Clicar em Importar.

Os contactos foram agora incluídos na sua Agenda Telefónica.

Envio de Fax a partir de uma Agenda Telefónica

Para enviar um fax directamente a partir de uma Agenda Telefónica:

1. Seleccionar um contacto ou um grupo.

Nota: Você pode utilizar selecções múltiplas.

2.Clicar em .O ecrã Compor aparece e os contactos seleccionados são automaticamente incluídos na secçãoDestinatários.

3. Compor o fax seguindo o procedimento habitual: Criação e Envio de um Fax na página 129

Configuração da inclusão automática de Contactos

Uma funcionalidade permite-lhe incluir novos destinatários de fax na sua Agenda Telefónica após o enviode um fax. O modo de acção desta funcionalidade pode ser configurado.

1. No ecrã principal da Interface Web, clicar em Opções.

2. Seleccionar uma opção de inclusão, Ao enviar um fax a novos contactos:



Perguntar se quero os incluir nos meus Contactos pessoais•• Inclui-los nos meus Contactos pessoais• Não os incluir nos meus Contactos pessoais

3. Clicar em Aplicar.

Léxico

ANI: Acrónimo de Identificação Automática de Número Este é o número de fax do remetente (o campo DE:).

ID de transmissão: Ao enviar para vários destinatários, XMediusFAX cria um ID de Transmissão que seráidêntico em todos os faxes dos remetentes (ao contrário do ID de Transação, que é diferente para cada fax).

Destino:O número de fax do destino (para onde um fax é enviado). Aparece nas Propriedades de Informaçãodas pastas Histórico a Enviar e Fila a Enviar.

DID: Acrónimo de Número de Marcação Direta. Este é o número de fax do destinatário (o campo PARA: napasta Histórico a Receber).

Extensão: Surgirá após o número de fax no campo PARA: nas propriedade do fax do Histórico a Receberquando utilizado.

ID do Fax: Representa o ID de Transação ou o ID de Transmissão.

CSID remoto: Ver CSID do Identificador de Fax Remoto.

CSID do Identificador de Fax Remoto: CSID é o acrónimo do ID da Estação de Chamada. Num fax areceber, o CSID remoto é o identificador do remetente. Normalmente, é um número de fax mas tambémpode ser uma cadeia de carateres.

Código de Faturação do Remetente Um código utilizado pelo remetente para atribuir o custo da transaçãodo fax para um projeto ou conta específicos.

ID de Transação Identificador único para cada fax enviado e recebido por XMediusFAX .



Enviar SMS por e-mailCapítulo 11

Serviço de Reencaminhamento de SMS a Enviar

Dependendo da implementação efetuada pelo administrador, poderá beneficiar de uma funcionalidade quelhe permita enviar mensagens SMS utilizando o cliente de e-mail XMediusFAX .

Nota: Esta capacidade surge juntamente com as funcionalidades do sistema de fax atuais. Do pontode vista técnico, o fluxo do serviço de fax e o fluxo de envio de SMS não estão interligados.

Detalhes do Serviço SMS

O serviço fornecido por XMediusFAX inclui apenas reencaminhamento de e-mails convertidos em mensagensSMS para entrega em destinos de telefone (através de um fornecedor de SMS externo).

Apenas os utilizadores reconhecidos por XMediusFAX (através do endereço de e-mail do remetente)poderão enviar mensagens SMS através deste serviço – quando configurado.

As mensagens SMS não são guardadas por XMediusFAX . Assim, não terá acesso a qualquer histórico dasmensagens SMS enviadas a não ser sob a forma de e-mails enviados no cliente de e-mail.

Enviar uma SMS por E-mail

1. Crie um novo e-mail a partir da conta de e-mail.2. Introduza o número de telefone do destinatário no campo Para, de acordo com a seguinte sintaxe:

sms=<phone_number>@<any_domain>

Por exemplo se o número for 555 123-4567, introduza: [email protected].

Nota: Esta é a sintaxe predefinida utlizada por XMediusFAX . É possível que lhe tenham sidofornecidas outras informações específicas se o seu administrador tiver configurado a funcionalidadede SMS de modo diferente.

Astúcia: Suporta uma mistura de destinatários (ou seja, destinatários de SMS / fax / e-mail), desdeque introduzida a sintaxe completa e apropriada a cada caso e separada por ponto e vírgula. O e-mailserá devidamente processado de acordo com as especificidades e restrições relacionadas com cadatipo de destino.

3. Escreva o texto a enviar como SMS no corpo do e-mail.

Nota: Os anexos serão ignorados para destinos SMS: todos os textos SMS devem ser escritos nocorpo do e-mail. Se o texto for demasiado comprido para uma única SMS (de acordo com os padrõesde SMS), irá automaticamente dividir-se em várias SMS.


Capítulo 11 Enviar SMS por e-mail

4. Envie o e-mail.

O e-mail será reencaminhado por XMediusFAX a enviar como SMS para o(s) número(s) de telefonepretendido(s).

Nota: As notificações de entrega sem sucesso serão emitidas por XMediusFAX . No entanto, se amensagem for rejeitada receberá uma notificação de falha na entrega (NDR).


Capítulo 11 Enviar SMS por e-mail

Índice

Aa iniciar SendFAX

pela primeira vez 10add-in para o Outlook 68adição de destinatários a partir do livro de endereços

Outlook 76adicionar destinatário a partir do livro de endereços

cliente de e-mail (SMTP) 63adicionar destinatários do livro de endereços

IBM Notes (formulário) 82adicionar informações sobre o destinatário

cliente de e-mail (SMTP) 60Outlook 75

agendas telefónicas 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 137, 138

abertura 31campos de informações

adicionais 30Cliente Web

aceder, navegar 137gestão dos contactos

criar um contacto 138compactagem da base de dados 33contactos

edição 32inclusão 32listas de contactos 29supressão 32

conteúdo 27fontes de dados externas

importaçãoexemplo 35

ligaçãoexemplo 36

ligadasactualização 36, 37dinâmicas 36limitações 36tratadas como listas de contactos 36

gruposinclusão 32inclusão ou supressão

contactos ou grupos 32supressão 32

inclusão 31lançamento

a partir de SendFAX 27listas de contactos

inclusão 31supressão e atribuição de novo nome 31

menusEditar 29Ferramentas 29Ficheiro 28Mostrar 29

agendas telefónicas (continua)origens de dados externas

importaçãoatribuir campos 35

organização 35pesquisas

avançadas 33pesquisa avançada

utilização 34pesquisa básica 33

predefinidalocalização 27

predefinidas 27searches

procura de um contacto 33visualização

column headings 28título das colunas

seleccionar como critério de classificação 28títulos de colunas

inclusão e supressão 28alterar a folha de rosto

cliente de e-mail (SMTP) 59formulários para Outlook 72IBM Notes (formulário) 79

alterar a folha de rosto, as informações sobre o remetente eas opções de fax

Outlook 71alterar a folha de rosto, informações sobre o remetente e

opções de faxIBM Notes (formulário) 79

alterar as informações sobre o remetentecliente de e-mail (SMTP) 59formulários para Outlook 72IBM Notes (formulário) 79

alterar as opções de faxcliente de e-mail (SMTP) 59formulários para Outlook 73IBM Notes (formulário) 80

anotações 43, 44adicionar 43tipos 43trabalho com anotações 44

Aplicações Windowsenviar fax utilizando o XMPrintToMail 48transmissão de fax utilizando o SendFAX 47

apresentação de anotações 45Autenticação SMTP

com códigos de corpo 67

Ccancelamento da transmissão de uma página com SendFAX18cliente de e-mail (SMTP)

adicionar destinatário a partir do livro de endereços 63

XMediusFAX Guia do utilizador Índice - 1

cliente de e-mail (SMTP) (continua)adicionar informações sobre o destinatário 60alterar a folha de rosto 59alterar as Informações sobre o remetente e as opções defax 59enviar um fax 58gestão de destinatários 60nome apresentado 61receber faxes 58receber uma pré-visualização 66

cliente e-mail (SMTP) 57usado para transmissão de fax 57

Cliente Web 99, 100, 101, 102, 103, 104, 107, 108, 109, 110, 112, 113, 114, 115, 116, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 129, 142

alterar palavra-passe 102barra de navegação superior 100compor 101, 125compor fax

anexos 126criação e envio de um fax 129destinatários 126separadores

Compor 125fila a enviar

gerir faxes 118informações do fax 119, 120propriedades do fax 120vista de fax 120

formato para visualização de faxes 102histórico a enviar

faxes atuais 112faxes eliminados 113gerir faxes 114informações do fax 115, 116notas do fax 116propriedades do fax 116visualizar faxes 116

histórico a receberfaxes atuais 103faxes eliminados 104gerir faxes 104histórico de encaminhamento do fax 110informações do fax 107, 108, 109, 110nota do fax 110propriedades do fax 109vista de fax 108

iniciar sessão em 99léxico 142mudar o idioma 102opções 101ordenar e procurar

função ordenar 121função procurar

Fila a Enviarprocura avançada 125

Histórico a Enviarprocura avançada 124procura simples 124

histórico a receberprocura simples 122

Cliente Web (continua)ordenar e procurar (continua)

função procurar (continua)Histórico a Receber

procura avançada 123painel de navegação esquerdo 101pastas de faxes 102

código de longa distânciano cliente de e-mail (SMTP) 60no Cliente Web 129no IBM Notes (formulário) 81no Outlook 74no SendFAX 19

códigos de corpogrupos atómicos 65para as opções de fax 66para autenticação SMTP 67para informações sobre o destinatário 67para informações sobre o remetente 65sintaxe 64

conversão de números de faxIBM Notes (formulário) 82

Ddelegação 131, 133

opções 133delegados

aceder a outra caixa de fax 134adicionar/gerir 132definição 132

Eeditor de folha de rosto

menusActualizar 87

editor de folhas de rosto 85, 86, 87, 88, 90, 91folhas de rosto

criação 88definição da resolução 91definição do formato da página 90definição dos parâmetros locais 90

lançamento 85menus

Editar 86Ficheiro 86Parâmetros 87Variáveis 87Visualizar 87

endereçar um faxem SendFAX

a partir de uma agenda telefónica 19a partir de uma agenda telefónica (não visualizada)19

enviar faxesa partir do SendFAX

com uma resolução específica 24com a funcionalidade de Difusão de Fax 54com a funcionalidade de Intercalar Faxes 51com a funcionalidade SendFax 52

Índice -2 XMediusFAX Guia do utilizador

enviar um faxcliente de e-mail (SMTP) 58IBM Notes (formulário) 77no SendFAX

manualmente 18Outlook 69

envio e recepção de faxes 1escritor OpenOffice.org

Fusão de fax 53

Ffavoritos

para reencaminhamento 106fax

em SendFAXimpressão 16

faxesenviar

a partir do MS Word com a funcionalidade de EnviarFax 50através de uma linha de comando 25com a funcionalidade de Difusão de Fax 54com a funcionalidade de Intercalar Faxes 51com a funcionalidade SendFax 52com SendFAX

com uma resolução específica 24envio e recepção 1monitorização 95visualização 39

faxes programadosalterar a programação de um fax adiado 119

ferramentaspara a Web 2para Windows 1

ferramentas Web 2Ferramentas Windows 1ficheiros .cse 88folhas de rosto 85, 88, 89, 90, 91, 92, 93

objectos compatíveis OLE 2.0edição 93

criação 88definição da resolução 91definição do formato da página 90definição dos parâmetros locais 90objectos compatíveis OLE 2.0

conversão 93gestão de objectos ligados 93integração 92ligação 93ligados

edição 93variáveis 89

formulários para Outlookalterar a folha de rosto 72receber uma pré-visualização 72

Funcionalidade de Enviar Fax do Microsoft Word 50Funcionalidade de Intercalar Faxes do Microsoft Word

enviar um fax 51Fusão de fax de Microsoft Word 50

Ggateways

para XMLdefinições de ligação em SendFax 10

gestão de destinatárioscliente de e-mail (SMTP) 60IBM Notes (formulário) 81Outlook 74

gestão de documentos de fax em SendFAX 16, 17grupos atómicos (códigos de corpo) 65guardar um fax com SendFAX 18

IIBM Notes

usado para a transmissão de fax 77IBM Notes (formulário)

adicionar destinatários do livro de endereços 82alterar a folha de rosto 79alterar a folha de rosto, informações sobre o remetente eopções de fax 79conversão de números de fax 82enviar um fax 77gestão de destinatários 81

Ícone da barra de tarefas do Windows 95imagens bmp 85impressão de fax em SendFAX 16Impressão em Série para o OpenOffice.org Writer

documento inicialcriação 53

origem de dadoscriação 53

imprimir um fax com SendFAX 18informação da empresa

editar em SendFAX 21informação do remetente

editar em SendFAX 21informações sobre o destinatário

adição com códigos de corpo 67informações sobre o remetente

alteração com códigos de corpo 65iniciar sessão em

no cliente Web 99SendFAX

sem sucesso 13, 14utilizando

uma conta de domínio NT 12uma conta de site 12uma conta na nuvem 13

inserção de um documento com SendFAX 17

Llançamento de SendFAX

pela primeira vez 14lista de destinatários

em SendFAXModificar parâmetros 20

listas de contactos 25, 27, 29, 30, 31, 32campos de informações

adicionais 30


listas de contactos (continua)contactos

edição 32inclusão 32supressão 32

inclusãonuma agenda telefónica 31

predefinição 29predefinidas 27selecionar 29supressão da agenda telefónica 31

MMacro de Difusão de Fax do OpenOffice.org Writer

enviar um fax 54Macro de difusão de fax para o escritor OpenOffice.org 53Macro de SendFax para OpenOffice.org Writer

envio de um fax 52macros de fax

do escritor OpenOffice.org 52para MS Word 49

Microsoft Excelfonte de dados externa

exemplo de importação para uma agenda telefónica35exemplo de ligação a uma agenda telefónica 36

Microsoft Exchangedefinições de ligação em SendFax 10

Microsoft WordFusão de fax 50utilizar a funcionalidade de Enviar Fax 50

monitorizaçãofaxes e conta 95ponto de monitorização da conta de fax 95

Nnome apresentado

cliente de e-mail (SMTP) 61número de extensão

no cliente de e-mail (SMTP) 60no Cliente Web 129no IBM Notes (formulário) 81no Outlook 74no SendFAX 19

Oocultação de anotações 45opções de fax

alteração com códigos de corpo 66Outlook

add-in 68adição de destinatários a partir do livro de endereços 76adicionar informações sobre o destinatário 75alterar a folha de rosto, as informações sobre o remetentee as opções de fax 71enviar um fax 69gestão de destinatários 74receber faxes 70

Outlook (continua)usado para transmissão de fax 68

Pparâmetros de notificação

mudança em SendFAX 23parâmetros de prioridade

mudança em SendFAX 23parâmetros de transmissão

mudança em SendFAX 23parâmetros do número de novas tentativas

mudança em SendFAX 23pausa

Cliente Web 129no cliente de e-mail (SMTP) 60no IBM Notes (formulário) 81no Outlook 74no SendFAX 19

phone bookspesquisas 33

ponto de monitorização da conta de faxdefinições 96descrição 95

proprietárioadicionar/gerir delegados 132definição 131

Rreceber faxes

cliente de e-mail (SMTP) 58Outlook 70

receber uma pré-visualizaçãocliente de e-mail (SMTP) 66formulários para Outlook 72

reencaminhardestinos rápidos 105favoritos 106Opção "Separar" para tarefas repetitivas 106panorâmica 105procurar e filtrar 107vários destinos 107

reordenamento das páginas com SendFAX 18restauração da transmissão de uma página com SendFAX 18

SSendFAX 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19,

24, 25, 27, 43, 47a iniciar

pela primeira vez 10acedido através da impressora virtual do servidor de fax

selecionando a interface de abertura por defeito 15agendas telefónicas

apresentação 24anotações 43apresentação de pré-visualização do fax

anotações 43definições de ligação

gateway para XML 10


SendFAX (continua)definições de ligação (continua)

Microsoft Exchange 10descrição da interface 5endereçar um fax

a partir de uma agenda telefónica 19a partir de uma agenda telefónica (não visualizada)19

enviar um faxmanualmente 18

envio de um faxatravés de uma linha de comando 25com uma resolução específica 24

faximpressão 16

folhas de rostoincluir um comentário 17seleção 17

gestão de documentos de fax 16iniciar sessão

sem sucesso 13, 14utilizando

uma conta de domínio NT 12uma conta de site 12uma conta na nuvem 13

lançamentopela primeira vez 14

listas de contactosseleção 25

menusAjuda 9Anotação 8Editar 7Ferramentas 9Ficheiro 7Miniatura 8Pré-visualização 8Visualizar 7

parâmetros de conexãoSMTP 14

parâmetros de e-mail 14SMTP 14

Ver também cliente e-mail (SMTP)parâmetros de conexão em SendFax 14

SMTP (continua)Ver também cliente e-mail (SMTP)

supressão de uma página com SendFAX 18

Ttransmissão de faxes com clientes e-mail 57

Vvisualizador

apresentaçãogestão 42

faxesabertura

a partir do cliente web 42adição de anotações 42e-mail 42impressão 42salvar uma cópia local 42

lançamento 39menus e ícones 40utilitário 39

visualizar faxes 39

Wweb access

compor faxseparadores

Informação do remetenteinformação de facturação 128informação pessoal 127informações da empresa 128

composição de faxseparadores

Opções de fax 128

XXMPrintToMail 48



Guia do utilizadorDocumento não contratual

*253673815*XMedius Solutions Inc.

3400, boul. de Maisonneuve Ouest - Bureau 1135Montréal, Québec H3Z 3B8 - Canada

www.xmedius.com

Documents

XMediusFAX8...Definiçãodoformatodapágina 90 Definiçãodosparâmetroslocaisdafolhaderosto(Idiomaeformatodadata) 90