FCAD – Faculdade de Comunicação, Artes e Design

Centro Universitário Nossa Senhora do Patrocínio - CEUNSP

Coaching

PRODUTO 03

Zen To Done

CAPIVARI-SP

2014

FCAD – Faculdade de Comunicação, Artes e Design – Salto - SP

Trabalho referente à AECA - Coaching ao

desenvolvimento da técnica de produtividade ZTD

(Zen to Done).

Professor: Edson Cortez, desenvolvido pelo aluno:

Carlos Alberto Contesa Filho do curso de Música

CAPIVARI-SP

2014

Introdução

Neste Trabalho, vou falar sobre uma das técnicas mais simples de produtividade. Na verdade ela nada mais é que uma variação simplificada e mais objetiva ao seu foco de uma das técnicas mais utilizadas no mundo a GTD (Get things done).

Você poderá utilizá-la pra muitas coisas em sua vida, para organizar a vida pessoal e profissional, para as tarefas do hoje, para as tarefas do dia-a-dia e para as tarefas que pretende concluir e alcançar um dia. Seguindo as idéias do ZTD você vai manter sempre a cabeça limpa, focando apenas no necessário que precisa terminar agora, anotar e processar todo o resto.

“Muito do estresse que as pessoas sentem não vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de não terminarem o que começaram.”David Allen

CAPIVARI-SP

2014

O que é ZTD?

Zen To Done (ZTD) é um sistema de uma só vez simples e poderoso, e vai te ajudar a desenvolver os hábitos pra manter todas as suas tarefas e projetivos organizados, manter seu dia de trabalho simples e estruturado, e manter você fazendo o que precisa fazer, sem nenhuma distração. É um conjunto de 10 hábitos, esses hábitos devem ser aprendidos e praticados um por vez, ou no máximo de 2 a 3. Focar nessa mudança de habito por 30 dias e então partir para o próximo. Parece fácil, mas funciona melhor se você focar neles um por vez do que pegar todos e tentar aplicar tudo de uma só vez.

Os 10 hábitos são:

1. Capture

Hábito: captura onipresente. Em todos os momentos devemos ter uma caixa de entrada que nos permita capturar idéias, tarefas, pensamentos, tudo o que nos venha à cabeça e seja importante não esquecer. É aconselhável um pequeno caderninho ou um bloco de notas. Quando você voltar pra casa ou pro escritório, transfira suas anotações pra sua lista de tarefas.

2. Processe

Hábito: decida rápido sobre as coisas na sua caixa de entrada, não deixe que acumulem. Processar é pegar em cada informação que foi capturada para as caixas de entrada e tomar decisões rápidas. Este processamento deve ser feito todos os dias para não deixar acumular informação. As decisões a tomar sobre as informações são: fazer logo (se demorar menos de 2 minutos), deixar de fora (se não interessar), arquivar, colocar no calendário ou na lista de coisas para fazer mais tarde.

3. Planeje

Hábito: defina TMI’s pra semana e pro dia. Estabeleça para cada semana 1-3 TMI’s (Grandes Rochas), que são as tarefas mais importantes para completar nessa semana. Em cada dia devemos também estabelecer 3 tarefas mais importantes, que são as 3 coisas que têm mesmo que ser feitas nesse dia e estão geralmente relacionadas com os 3 TMI’s dessa semana. As 3 TMI’s devem ser feitas logo no início do dia de trabalho, pois se forem deixadas para o fim, o mais provável é não serem feitas. Faça suas TMI’s cedo para tirá-las do caminho.

4. Faça

Hábito: faça uma tarefa por vez, sem distrações. Esta é a parte mais importante e mais complicada. As tarefas devem ser feitas uma de cada vez, sem distrações. Primeiro devemos escolher uma tarefa (de preferência TMI’s) depois, eliminamos todas as distrações (desligar a internet, colocar o celular no silêncio e trancar a porta, se possível). Concentre-se na sua tarefa pelo maior tempo possível. Não se deixe distrair dela.

5. Sistema confiável simples

Hábito: mantenha lista simples, cheque diariamente. Você pode usar listas de contexto como: @trabalho, @telefone, @casa, etc. É aconselhável que você mantenha suas listas o mais simples possível. Não crie sistemas complicados. Use apenas um caderno, um bloquinho, ou um sistema mais simples possível, use apenas uma lista para cada contexto e listas de projetos para rever diariamente ou semanalmente. Mantenha a simplicidade, e concentre-se só no que você tem que fazer agora.

6. Organize

Hábito: um lugar pra tudo. Organizar é ter um lugar para tudo. Toda a informação deve ir para uma caixa de entrada e daí vai para o arquivo, para o calendário, para uma lista de coisas a fazer ou para o lixo. Nada fica por processar ou organizar. Tal como os livros, a roupa ou os sapatos, a informação deve ser sempre arrumada no devido lugar. Coloque as coisas onde elas pertencem, de cara, em vez de empilhá-las pra organizar depois.

7. Revise

Hábito: revise seu sistema e metas semanalmente. Revisar todo o seu sistema e todos os seus objetivos cumpridos semanalmente. Nessa revisão você deve ir além, verificar seus objetivos anuais e verificar qual foi o seu progresso na sua ultima semana. E quais as ações que você deve tomar para a próxima semana. Uma vez por mês reserve um tempo extra para rever seus objetivos mensais e anuais, revise os objetivos alcançados no mês, no ano e em sua vida.

8. Simplifique

Hábito: reduza suas metas e tarefas pro essencial. Este é talvez um dos hábitos mais importantes, simplificar, reduza as tarefas para fazer, recuse projetos que não interessam e foque no mais importante.

9. Rotina

Hábito: defina e mantenha rotinas. Estabeleça e mantenha rotinas. Crie rotinas para você, como por exemplo. A rotina da manhã você poderá verificar seu calendário, ir para as listas de contexto, estabelecer seus TMI’s para o dia atual, se exercitar, processar os e-mails e caixas de entradas e fazer seu primeiro TMI do dia. A rotina da noite você pode processar seu e-mail novamente, revisar as tarefas do dia, e se preparar para o próximo dia. Semanalmente você pode definir uma rotina de um dia para dar um feedback em suas coisas, outro para arrumar sua casa ou por seu escritório em ordem, outro dia para se dedicar a família, um dia para a revisão semanal e assim por diante. É com você, defina suas próprias rotinas, faça com que elas funcionem.

10. Encontre sua paixão

Hábito: procure o trabalho pelo qual você é apaixonado. Se gostarmos mesmo daquilo que fazemos, torna-se muito mais fácil não procrastinar e fazer as tarefas. A motivação é, claro, muito maior. Faça com que seu trabalho seja uma paixão, e não uma coisa que você tem pavor de fazer, e suas tarefas vão parecer mais com recompensas.

ZTD Mínimo – A alternativa mais simples

São só quatro hábitos. E ele só usa duas ferramentas: um caderninho e uma caneta.

1. Capture: leve sempre com você um caderninho e uma caneta para anotar quaisquer tarefas, idéias, projetos ou outras informações que possam surgir.

2. Processe: decida rápido sobre as coisas na sua caixa de entrada, não deixe que acumulem. Processe suas caixas de entrada pelo menos uma vez por dia.

3. Planeje: defina suas TMI’s pra cada semana e pra cada dia. Cumpra-as de manhã pra tirá-las do caminho e ter certeza que serão feitas.

4. Faça: Remova todas as distrações, e então se concentre na sua tarefa pelo maior tempo possível. Não tente ser multitarefa.

TMI’s: As grandes rochas são as coisas realmente importantes que precisamos completar, preencha seu dia primeiro com elas e todas as demais coisas menos importantes e urgentes vão caber no seu dia

Como Encontrar a minha paixão?

O segredo é começara buscar, e continuar procurando sem medo até encontrar. O que você gosta de fazer? Sobre o que você se interessa e passa horas lendo? Essas são algumas perguntas básicas que podem te ajudar e muito. No meu caso essa paixão é a Música.

Como posso chegar lá?

Primeiramente um dos grandes passos para chegar lá é encontrar a sua paixão, é o maior passo ao caminho da felicidade e seu sucesso, mas ainda você não chegou lá. Fazendo aquilo que você é completamente apaixonado, nunca mais terá que se motivar para ser produtivo. Não largue tudo de uma vez, pesquise, quais são os obstáculos ao seu caminho? Planeje, aja, seja persistente. Pratique, pratique, e pratique cada vez mais e mais.

“A simplicidade é a sofisticação máxima.”Leonardo da Vinci