UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO - FUNDAÇÃO VANZOLINI CEGP T 54 - Simulação de Um Projeto

10 - Plano de Gerenciamento das

Comunicações

PROJETO LAR SÃO JOSÉ

Alessandro Dias

André Gustavo Carvalho Borges

José Roberto Terada

Júlio Achcar

Luís Gustavo Campos

Otto Engler Tamm de Lima

Sílvia Martinuzzo

São Paulo, 1° Semestre de 2014

10. Plano de Gerenciamento das Comunicações

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1. OBJETIVO DESTE PLANO

Este plano tem como objetivo:

1. Definir as linhas gerais de comunicação;

2. Identificar os requisitos de comunicação das partes interessadas;

3. Responsabilidades para a coleta e distribuição das informações;

4. Canais e frequência de comunicação preferencial;

5. Método e formato de arquivo das informações e seus veículos

2. LINHAS GERAIS PARA A COMUNICAÇÃO EM PROJETO

Estão indicadas no documento de regras gerias (99.regras gerais.pdf) e listadas aqui em cópia:

6. Todas as reuniões de acompanhamento, dúvidas ou pendências serão realizadas

aos sábados, na Fundação Vanzolini, no intervalo da aula de Recursos Humanos;

7. Fica instituído que a ausentes perdem o poder de voto nas reuniões em que não

estiverem presentes, ficando assim as questões resolvidas preferencialmente em

aula;

8. Fica proibido o uso do e-mail coletivo (responder a todos, reply to all);

9. Questões pontuais podem ser resolvidas diretamente com o responsável pela

atividade ou informação, inclusive por e-mail, desde que endereçado diretamente

para a pessoa em questão;

10. Dúvidas emergenciais podem ser sanadas por telefone, caso necessário.

11. Outras questões ou dificuldades que necessitem de mais de 2 (duas) pessoas para

resolução podem ser agendadas por Skype, se necessário.

3. FORMATO DE COMUNICAÇÃO INTRAEQUIPE

4. O responsável pela postagem na internet é o Luís Gustavo;

5. Fica responsável pela supervisão das postagens o Terada;

6. Para que o Luís possa postar, será necessário que ele receba o material pronto e

finalizado, que estará disponível na pasta do dropbox da turma, que já está criada

(indicada na página 6);

7. O formato de postagem do blog está anexo “97.formatodopost.pdf” na pasta

“02.Formato da Postagem” e define os itens mínimos que deverão estar presentes

em cada post;

8. O número e frequência das postagens, assim como seu conteúdo está indicado no

documento 98.responsabilidades.pdf, anexo na pasta “01.Responsabilidades\” do

dropbox;

9. INSTRUÇÕES PARA REDAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PROJETO

1. Os documentos deverão ser elaborados pelos indicados na coluna “Responsável

pela Elaboração” do documento “98.responsabilidades.pdf”, que se encontra no

dropbox;

2. O formato dos documentos deve seguir o padrão também indicado no template

que está no dropbox na pasta “03.Templates dos Documentos\” como

“96.template.docx”, incluindo espaçamento, tipologia, fonte e recuos;

10. Plano de Gerenciamento das Comunicações

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3. O conteúdo dos documentos deve atender aos itens mínimos necessários

presentes no PMBoK 5th Edition;

4. O ponto focal para elaboração dos documentos será a Sílvia, cuja maior

responsabilidade neste projeto é elaborar e consolidar os documentos;

5. Como temos pouco tempo para este semestre, devemos ser tão concisos quanto

possível nos documentos descritivos (somente texto), limitando-se, sempre que

possível, a no máximo 2 (duas) páginas por documento;

6. Todos os documentos devem ser postados no formato PDF no blog;

7. Todos os documentos terão uma versão no formato “.docx” no dropbox, na pasta

“04. Arquivos do Projeto\”;

8. Os nomes dos arquivos devem obedecer ao padrão pré-estabelecido, indicado na

coluna “Documento Final para Postagem e Apresentação” do arquivo

98.responsabilidades.pdf, conforme exemplo abaixo:

Nome do Documento Nome do Arquivo 01 Business Case 01.Business_Case.pdf

9. Isto significa utilizar a sequência 00 até 99 para o número dos arquivos, conforme

coluna referente do documento, e substituir espaços por underline (_).

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10. REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS

NOME DEPTO/

EMPRESA

RESPONSÁVEL

COLETA/ DISTRIBUIÇÃO

CANAL FREQUÊNCIA

Jose Carlos de Almeida

Camargo/ Maria Helena

Lar São José André / Otto Sempre por telefonema

Somente para aprovação de marcos definidos no

termo de abertura

Nilton Toledo / João Arantes /

outros docentes

Fundação Vanzolini

André Pessoalmente

em aula

Sempre que houver dúvidas relativas à

estrutura do trabalho

Equipe de Projeto Alunos da Fundação Vanzolini

Pela plataforma online

(www.dropbox.com)

E-mail unidirecional (para quem é

necessário, conforme matriz de

responsabilidades),

presencialmente aos sábados

em aula

Quando houver dúvidas relativas ao

desenvolvimento do trabalho

Representante da Gráfica

Gráfica contratada

Júlio Presencial/Telef

onema Somente quando

solicitado

Designer de arte Gráfica

Gráfica contratada

André E-mail Somente quando

solicitado

Alunos Alunos da Vanzolini

Sílvia Pessoalmente ,

sempre na instituição

Somente quando necessário

Pais Sílvia Pessoalmente ,

sempre na instituição

Somente quando necessário

Patrocinadores Ivone

Por intermédio da

coordenadora do Lar São Jose

Somente quando necessário

Parceiros Atuais Ivone

Por intermédio da

coordenadora do Lar São Jose

Somente se necessário