Open Office
Calc
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OPEN OFFICE - PLANILHA
Sumário
Introdução - Opencalc ................................................................................ 4
Conhecendo Um Pouco Do Open Office ..........................................................4
A Função Do Open Office - Planilha ..............................................................4
Como Iniciar O Opencalc .............................................................................5
Barra De Títulos .........................................................................................6
Barra De Menu ...........................................................................................6
Barra De Funções .......................................................................................6
Linha De Entrada E Área Da Planilha .............................................................6
O Arquivo Com Planilhas..............................................................................6
A Guia Das Planilhas ...................................................................................6
As Barras De Rolagem.................................................................................6
A Barra De Status.......................................................................................6
Como Digitar Dados Nas Células ...................................................................7
Seleção De Células ..................................................................................... 8
Seleção De Uma Única Célula .......................................................................8
Seleção De Multiplas Células ........................................................................8
Mover E Copiar Conteúdo De Célula............................................................ 9
Como Mover Uma Célula: ............................................................................9
Como Copiar Uma Célula .............................................................................9
Autopreenchimento E Autoconclusão ....................................................... 10
Como Utilizar O Autopreenchimento ............................................................ 10
Como Utilizar A Autoconclusão ................................................................... 10
Renomeando A Planilha............................................................................ 11
Formatação .............................................................................................. 11
Mesclando Células .................................................................................... 13
Visualizar Página...................................................................................... 13
Visualizando Suas Planilhas........................................................................ 14
Entendendo A Tela Visualizar Página ........................................................... 14
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Barra De Objetos...................................................................................... 14
Imprimindo E Salvando Em Outro Formato................................................... 15
Configurando O Formato Da Página............................................................. 15
Guia Página ............................................................................................. 16
Guia Bordas............................................................................................. 18
Guia Plano De Fundo................................................................................. 19
Guia Cabeçalho ........................................................................................ 21
Opções Disponíveis Para O Cabeçalho.......................................................... 22
Rodapé ................................................................................................... 23
Guia Planilha............................................................................................ 23
Definir Intervalo De Impressão ................................................................ 25
Retirando O Intervalo De Impressão............................................................ 26
Imprimir................................................................................................... 26
Ordenar .................................................................................................... 28
Gráfico...................................................................................................... 30
Para Criar Um Gráfico ............................................................................... 30
Inserindo Uma Planilha Já Existente ............................................................ 31
Criando Um Gráfico................................................................................... 31
Fazendo Alterações No Gráfico.................................................................... 34
A Barra De Ferramentas Do Gráfico............................................................. 34
Alterando Componentes Do Gráfico ............................................................. 35
Funções E Fórmulas.................................................................................. 38
Conceitos Básicos Sobre Fórmulas .............................................................. 38
Recurso Soma.......................................................................................... 38
Compreendendo Os Operadores.................................................................. 39
Movimentando Planilhas ............................................................................ 40
Função Média........................................................................................... 40
Função Soma........................................................................................... 41
Calculando Com Células Não Adjacentes ...................................................... 41
Formatação Condicional ........................................................................... 42
Criando Formatação Condicional ................................................................. 42
Definindo Estilos Para A Formatação Condicional ........................................... 42
Criando A Formatação Condicional .............................................................. 44
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Inserir Função.......................................................................................... 45
Usando O Inserir Função ........................................................................... 45
Função Se ............................................................................................... 46
Função Procv ........................................................................................... 49
Fixar Célula .............................................................................................. 52
Fixando Células ........................................................................................ 52
Resolver ................................................................................................... 54
Utilizando O Recurso Resolver .................................................................... 54
Autofiltro.................................................................................................. 55
Como Utilizar O Autofiltro .......................................................................... 56
Utilizando Mais Critérios Para A Filtragem..................................................... 57
Para Retirar O Autofiltro ............................................................................ 58
Destacar Valores ...................................................................................... 58
Ativando O Destacar Valores ...................................................................... 58
Anotação .................................................................................................. 59
Inserindo Anotações ................................................................................. 59
Excluindo A Anotação................................................................................ 60
Conclusão................................................................................................. 61
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INTRODUÇÃO - OPENCALC CONHECENDO UM POUCO DO OPEN OFFICE
Antes de começar a aprender a trabalhar com o Open Office planilha (também conhecido como Opencalc), é fundamental que você entenda o que ele é, e o que é o Movimento de Software Livre, já que o Open Office é um Software Livre.
Normalmente, quando você compra um programa, você paga pelo seu uso, e geralmente estes programas têm regras contra violação do software onde está declarado que você não deverá comercializar o produto, e que não poderá ser feita nenhuma alteração na estrutura do software e por isto você não tem acesso ao código fonte.
Os Softwares Livres são programas que vem com o código fonte acessível. Isto permite que você modifique-o de acordo com sua necessidade e vontade e possa também distribuí-los livremente.
A idéia do software livre é muito interessante porque permite o compartilhamento do conhecimento, já que uma pessoa ao modificar o software, repassa para outras a sua modificação, criando assim, um ciclo de aprendizado.
A tradução ideológica do software livre (free software) é a de que os usuários têm a liberdade de utilizar o programa tanto como simples usuários, mas também para estudar, modificar e distribuí-lo. Ou seja, a palavra Free deste termo, não significa exatamente que o software é gratuito e sim, faz referência a liberdades dos usuários em poder melhorá-lo.
E o Open Office é um software livre. Ele é composto de uma série de programas como Editor de Texto, Programa de Apresentação, Planilha Eletrônica e outros. Você pode baixá-lo gratuitamente da Internet.
Este curso tem a função de ensinar você a trabalhar com o Open Office Planilha. Veja a seguir qual a aplicabilidade deste útil e interessante programa.
A FUNÇÃO DO OPEN OFFICE - PLANILHA
Utilizar uma planilha eletrônica pode facilitar bastante o nosso dia a dia. Nela você pode criar tabelas que ao terem seus dados modificados, são recalculadas automaticamente. Pode gerar gráficos; formatá-la para que fique com uma bonita aparência, além de muitos outros recursos que permitem que façamos tarefas em um tempo muito menor do que se fossemos utilizar apenas calculadora.
No Open Office - Planilha você insere seus dados nas células da planilha, podendo formatá-las como se estivesse utilizando um editor de textos. Os dados são inserido nas células de suas planilhas, os quais podem ser alterados a qualquer momento e com facilidade e a simples alteração de um dado afeta todas as células cujos cálculos estão baseados nesse dado.
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COMO INICIAR O OPENCALC
Para iniciar o Open Office a partir do Windows faça o seguinte:
1. Clique no botão Iniciar . Aponte para Programas.
2. No menu programas deve haver uma pasta do pacote Open Office. Clique sobre ele.
3. Você verá um menu que exibe os programas disponíveis. Escolha Planilha.
Ao ser aberto, a seguinte tela será colocada na área de trabalho. Vamos conhecer seus principais menus, barras e ícones.
Barra de Funções
Guias de Planilhas Barra de Status
Barra de Menu Caixa Área de Planilha
Barra de Títulos Barra de Objetos Linha de entrada
Barras de Rolagem
Barra de ferramentas
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BARRA DE TÍTULOS
Além de permitir que você saiba qual aplicativo e arquivo estão abertos, você ainda pode, através dos botões que se encontram na barra de títulos minimizar, restaurar ou maximizar e fechar o programa.
BARRA DE MENU
A barra de menu mostra os menus por meio dos quais você seleciona comandos para trabalhar com o Open Office- Planilha. Você usará a barra de menu constantemente para executar as opções na planilha.
BARRA DE FUNÇÕES
A Barra de Funções serve como um atalho para os recursos usados com mais frequência. Você simplesmente dará um clique no mouse para executar o recurso. Você pode posicionar o mouse sobre cada um dos ícones dessa barra e verá uma breve descrição do mesmo.
LINHA DE ENTRADA E ÁREA DA PLANILHA
Você usa a linha de entrada para introduzir informações na planilha. À medida que você se movimenta pela planilha, a linha de entrada mostra o conteúdo da célula ativa e a caixa Área de planilha mostra em que posição da planilha você se encontra.
O ARQUIVO COM PLANILHAS
Um arquivo do Planilha do Open Office contém uma série de planilhas nas quais você coloca dados em células. As células são organizadas em linhas identificadas por números e em colunas identificadas por letras. Você identifica uma célula através da intercessão de uma coluna com uma linha. Por exemplo, a célula do canto esquerdo superior da planilha é chamada de célula A1, porque está na coluna A e na linha 1. A célula à direita de A1 é a célula B1, e a célula abaixo de A1 é a A2.
A GUIA DAS PLANILHAS
Localizada antes da Barra de status, a guia de planilhas traz normalmente três planilhas em branco para serem utilizadas. Pode-se inserir ou excluir planilhas de acordo com a necessidade.
AS BARRAS DE ROLAGEM
As barras de rolagem tem a mesma função das barras de rolagem dos Editores de texto e de outros programas. São usadas para rolar a janela para que seja possível ler o que está escondido na tela.
A BARRA DE STATUS
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A Barra de Status está localizada ao longo da parte inferior da tela. Ela dá informações gerias sobre a planilha como por exemplo Planilha 1/3 que indica que há 3 planilhas sendo exibidas na guia de planilhas e que a planilha que está sendo visualizada é a 1, outro exemplo é o valor 100% que indica o valor do zoom que está sendo utilizado.
COMO DIGITAR DADOS NAS CÉLULAS
Para ativar uma célula, basta clicar sobre ela com o ponteiro do mouse no formato de uma seta branca. Suas coordenadas aparecem do lado esquerdo da Linha de entrada, na caixa Área da planilha indicando o endereço da célula ativa.
Você pode digitar textos ou números numa célula do Open Office - Planilha e por padrão os textos ficam alinhados à esquerda e os números à direita
Repare na figura abaixo que o texto digitado é mostrado na célula selecionada e na Linha de entrada.
Observe que o conteúdo da célula A1 está “invadindo” a célula B1. Mas se você selecionar a célula B1 (clicando com o mouse em forma de seta branca sobre ela), verá pela Linha de entrada que ela continua completamente vazia.
Sendo assim deve-se então aumentar a largura da coluna A, para que o texto Open Office Planilha caiba dentro da célula A1. Para isso, posicione o mouse sobre a divisão entre as colunas A e B e quando ele virar uma seta apontando para os dois lados, clique, mantenha o clique pressionado e arraste de forma que aumente a largura da coluna A, de maneira que o texto caiba em A1. Observe que enquanto você vai aumentando a largura da coluna, é exibida uma caixa que mostra a sua largura.
Se você tem o domínio do duplo clique do mouse, pode dar um duplo clique ao
invés de clicar e arrastar. Nesse caso o Open Calc irá ajustar a coluna de maneira que ela tenha a largura mínima necessária para que o texto caiba na célula.
Endereço da Célula Ativa
Linha de entrada
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SELEÇÃO DE CÉLULAS É de grande importância que você saiba como selecionar as células do Open Office -
Planilha. Você sempre precisará selecionar uma ou várias células para poder inserir dados, formatar, alterar dados, etc.
SELEÇÃO DE UMA ÚNICA CÉLULA
Para selecionar uma célula, basta clicar nela com o mouse em forma de seta branca e ela estará selecionada. Agora é só digitar ali o conteúdo que desejar.
SELEÇÃO DE MULTIPLAS CÉLULAS
Existem duas formas de seleção, a que serve para uma sequência de células e a que serve para células alternadas.
No primeiro caso, para selecionar, por exemplo, de B2 até B4, selecione normalmente a primeira célula (B2), mantenha a tecla SHIFT do teclado pressionada e selecione a célula B4. Você perceberá que serão selecionadas as células B2, B3 e B4, ou seja, a sequência das células..
Suponha agora que você queira selecionar as células B2 e B4, sem selecionar a célula B3. Nesse caso, você deseja fazer uma seleção alternada e se usar a tecla SHIFT da forma como aprendeu anteriormente, a sequência de células será selecionada, ou seja, a célula B3 também fará parte da seleção.
Para selecionar células não adjacentes faça o seguinte:
1. Pressione a tecla SHIFT e depois clique na primeira célula que deseja selecionar;
2. Agora pressione a tecla CTRL e então vá clicando no restante das células a serem selecionadas.
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MOVER E COPIAR CONTEÚDO DE CÉLULA
Você pode inserir a informação na célula errada e precisar mover ou copiar essa informação para outro local, sem a necessidade de digitar novamente. Quando você move a informação ela é retirada da célula original e levada para a célula destino. Quando você copia a informação ela é mantida na célula original e uma cópia da mesma inserida na célula destino.
COMO MOVER UMA CÉLULA:
1. Clique sobre a célula que deseja mover.
2. Agora clique com o botão direito do mouse sobre ela.
3. Na janela que é exibida escolha Cortar.
4. Agora clique na célula para onde deseja que o conteúdo seja movido.
5. Clique com o botão direito do mouse e escolha Colar.
COMO COPIAR UMA CÉLULA
1. Clique sobre a célula que deseja copiar.
2. Agora clique com o botão direito do mouse sobre ela.
3. Na janela que é exibida escolha Copiar.
4. Agora clique na célula para onde deseja que o conteúdo seja copiado.
5. Clique com o botão direito do mouse e escolha Colar.
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AUTOPREENCHIMENTO E AUTOCONCLUSÃO
Os dois recursos são muito parecidos e servem para ajudá-lo a agilizar e facilitar o trabalho de digitação dos dados nas células.
O autopreenchimento permite que você digite o início de uma série contínua e o Open Office - Planilha continuará essa série.
A autoconclusão serve para incluir valores iguais em uma mesma coluna, sem a necessidade de digitá-los novamente. Basta digitar o texto em uma célula e quando for digitar na mesma coluna você precisará digitar apenas as iniciais do texto e quando perceber que o Open Office - Planilha completou o texto restante, basta teclar ENTER e a entrada de dados será concluída para você.
COMO UTILIZAR O AUTOPREENCHIMENTO
1. Digite o primeiro valor.
2. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da célula até que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha (Alça de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o botão esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse até a última célula desejada e solte.
3. Observe que à medida que você vai arrastando o mouse um quadradinho é colocado ao lado da seleção, indicando qual será o conteúdo daquela célula.
COMO UTILIZAR A AUTOCONCLUSÃO
Suponha que você está digitando uma lista de nomes e que na célual B6 você digitou o nome Patrícia. Imagine que você vá digitar nesta mesma lista novamente o nome Patrícia. Ao digitar a letra P o Open Office- Planilha entende que você deseja digitar um nome igual ao que já foi digitado naquela mesma coluna e completa o nome para você. Basta então teclar ENTER e o nome será colocado na célula.
Mas agora supondo que na célula B8 o nome a ser digitado é Paulo, ao digitar Pa, o programa irá sugerir que o nome é Patrícia, nesse caso, não tecle ENTER e continue digitando o nome normalmente. A partir da primeira letra diferente entre os dois nomes, o Open Office - Planilha desconsidera o nome sugerido e aceita exatamente aquele que você está digitando no momento.
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RENOMEANDO A PLANILHA Um arquivo pode possuir várias planilhas. As mesmas vêm com o nome de
planilha1, planilha 2, planilha 3, etc. Você pode deixá-las com esses nomes, mas o melhor seria renomeá-las, mantendo assim uma maior organização no arquivo.
Se você der um nome a sua planilha capaz de identificar o assunto do qual ela trata, mesmo após vários dias, quando você abrir o arquivo será possível identificar a planilha que está precisando simplesmente visualizando seu nome.
Clique com o botão direito do mouse sobre o nome Planilha1 que fica na parte inferior da tela.
Escolha a opção Renomear. A janela abaixo será mostrada:
Na caixa Nome digite o nome que deseja dar à planilha. Clique no botão OK.
FORMATAÇÃO A formatação dá uma melhor aparência a planilha. Ela funciona como a
maquiagem, ou o complemento de uma arrumação.
Você pode formatar sua planilha colocando fontes, cores, tamanhos e bordas a seu gosto de forma que ela fique mais interessante e visualmente agradável.
Veja a barra de objetos do OpenCalc e conheça suas principais ferramentas:
- Caixa Nome da Fonte: Lista as fontes disponíveis e permite a escolha de uma delas.
- Caixa Tamanho da Fonte: Lista os tamanhos de fonte disponíveis para a fonte selecionada na caixa Nome da Fonte.
- Negrito: Aplica o formato negrito aos caracteres contidos na célula selecionada (clique novamente sobre ele para remover o negrito).
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- Itálico: Aplica o formato itálico aos caracteres contidos nas células selecionadas (clique novamente sobre ele para remover o itálico).
- Sublinhado: Aplica um sublinhado simples aos caracteres contidos nas células selecionadas (clique novamente sobre ele para remover o sublinhado).
- Cor da fonte: Muda a cor do conteúdo da célula. Se você clicar diretamente no ícone, ele aplica a cor que está sendo usada para sublinhar o botão. Você pode ainda clicar na setinha que fica ao lado do ícone e selecionar a cor que mais lhe agradar.
- Alinhar à esquerda: Alinha à esquerda o conteúdo das células selecionadas.
- Centralizar horizontalmente: Centraliza o conteúdo das células selecionadas.
- Alinhar à direita: Alinha à direita o conteúdo das células selecionadas.
- Justificar: Alinha o conteúdo do texto tanto à direita quanto à esquerda.
- Formato Numérico: Moeda: Aplica o formato de moeda atualmente definido na célula selecionada. O símbolo da moeda varia de acordo com aquele que foi definido na caixa de configurações regionais acessada a partir do Painel de Controle do Windows. Este formato, se aplicado antes da digitação, dá a impressão de que nada aconteceu na célula, mas assim que algum valor for digitado, aparecerá com formato monetário.
- Formato Numérico: Porcentagem: Se selecionado antes de digitar o conteúdo da célula, quando um valor for digitado aparecerá com o formato porcentagem. Se selecionado após o valor da célula ser digitado, irá multiplicar esse valor por 100 e acrescentar o formato porcentagem logo após o número.
- Formato Numérico: Padrão: Formata a célula com a formatação padrão e simples. Sem formato de porcentagens, moeda ou casas decimais que contenham apenas zero. Você pode usar este ícone para retirar por exemplo uma célula do formato de porcentagem ou outro formato qualquer.
- Formato Numérico: Adicionar casa decimal: Adiciona uma casa decimal ao número cada vez que você clicar sobre o ícone.
- Formato Numérico: Excluir casa decimal: Diminui uma casa decimal ao número cada vez que você clicar sobre o ícone.
- Reduzir recuo: Diminui o recuo do conteúdo de uma célula, afastando seu conteúdo para a esquerda.
- Aumentar recuo: aumenta o recuo do conteúdo de uma célula, afastando seu conteúdo para a direita.
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- Bordas: Exibe uma paleta de estilos de bordas para que você aplique nas células selecionadas. Veja a figura:
- Cor do Plano de Fundo: Muda a cor do preenchimento da célula. Se você clicar diretamente no ícone, ele aplica a cor que está sendo usada para sublinhar o botão. Você pode ainda clicar na setinha verde do ícone e selecionar a cor que mais lhe agradar.
- Alinhar em cima: Alinha o conteúdo na parte superior da célula.
- Centralizar Verticalmente: Alinha o conteúdo no centro da célula.
- Alinhar em baixo: Alinha o conteúdo na parte inferior da célula.
MESCLANDO CÉLULAS
Mesclar células significa transformar várias células em uma só. Para isto faça o seguinte:
1. Selecione as células que deseja mesclar.
2. Clique no menu Formatar / Mesclar Células / Definir.
3. As células serão mescladas se transformando em apenas uma.
VISUALIZAR PÁGINA Quando construímos uma planilha, não temos a idéia exata de como ela está
ficando em relação à sua posição na página e nem como ela ficará ao ser impressa. Seria improdutivo e dispendioso imprimir para ver como está a planilha, fazer as alterações necessárias e depois imprimir novamente. É um bom hábito sempre visualizar a página ao finalizar um trabalho ou antes de imprimir uma planilha.
Conforme dito acima, o Visualizar Página permite que você veja como está seu texto em relação à página e como a planilha será impressa. Ele possui ainda recursos que possibilitam configurar o layout da página.
Você deve utilizar o Visualizar Página sempre que desejar ver como está sua planilha em relação à página ou antes de imprimir uma planilha para ter uma visão geral de como ela ficará depois de impressa. É através dele que você pode verificar se as margens estão de
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acordo com o que você deseja, se a planilha está centralizada corretamente, se o conteúdo do cabeçalho e rodapé está de acordo com o que você precisa, além de diversos outros recursos que você terá oportunidade de ver a seguir.
VISUALIZANDO SUAS PLANILHAS
A maneira em que as páginas são exibidas na janela de visualização depende das fontes disponíveis, da resolução da impressora e das cores disponíveis. Para visualizar planilhas faça o seguinte:
Clique no menu Arquivo / Visualizar Página e surgirá uma tela conforme a figura a seguir.
ENTENDENDO A TELA VISUALIZAR PÁGINA
BARRA DE OBJETOS
A barra de objetos fica acima da visualização da página. É através dela que você poderá navegar através das páginas, aumentar ou diminuir o zoom para visualização, configurar o formato da página, etc. Veja a figura abaixo e conheça a seguir cada um de seus itens.
O Open Office Planilha considera cada planilha como parte de um todo na visualização da página e conta como uma página cada planilha existente. Entenda melhor como isto funciona a seguir:
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Página Anterior: Clicando em página anterior você exibirá a página anterior da planilha ativa caso ela tenham mais de uma página. Se a planilha ativa não tiver página anterior para ser exibida, ele exibirá a planilha anterior.
Próxima Página: Clicando em próxima página você exibirá a página seguinte da planilha ativa caso ela tenham mais de uma página. Se a planilha ativa não tiver página seguinte para ser exibida, ele exibirá a planilha seguinte.
Primeira Página: Exibe a primeira planilha do arquivo.
Última página: Exibe a última planilha do arquivo.
Aproximar: Há medida que você for clicando no ícone Aproximar, a página da planilha ativa vai sendo mostrada em um tamanho maior.
Afastar: Ao contrário do ícone Aproxima, cada vez que você clica no ícone Afastar, a página da planilha vai sendo mostrada em um tamanho menor.
Tela Inteira: Retira da tela todos os ícones e barras e exibe a apenas a página com a planilha na tela e um único botão que ao ser clicado volta ao modo normal de visualização da página.
: Este botão exibe uma janela onde é possível fazer várias configurações como tamanho do Papel, margens, cores de fundo, bordas, etc.
: Fecha o modo de visualização de página e volta ao modo de visualização normal da planilha.
IMPRIMINDO E SALVANDO EM OUTRO FORMATO
Imprimir arquivo diretamente: Clicando neste ícone, seu arquivo será impresso sem que apareça nenhuma tela de configuração ou confirmação da impressão.
Exportar como PDF: Você pode facilmente salvar seu arquivo em formato PDF apenas clicando neste ícone e escolhendo um nome para o arquivo na janela que é exibida.
CONFIGURANDO O FORMATO DA PÁGINA
Clicando em Formato da página na barra de objetos da Visualização de página a janela abaixo será exibida:
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Esta janela tem várias guias, então, pode ser que a janela que está aparecendo quando você clicou em Formato da Página esteja sendo exibida em outra guia.
GUIA PÁGINA
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Grupo Formato do papel:
Formato: Clicando na caixa de combinação desta opção, uma lista com os formatos é exibida para que você escolha o formato do papel que deseja utilizar.
Largura: A largura que é exibida é a largura do papel que foi escolhido, porém você pode alterar a largura do papel clicando nas setas ou clicando dentro da caixa e digitando um valor. Ao personalizar uma largura, a caixa Formato mudará para um formato chamado “Do usuário” pois o formato estará sendo personalizado.
Altura: Semelhante à caixa Largura, a altura que é exibida é a altura do papel que foi escolhido, porém você pode alterá-la clicando nas setas ou clicando dentro da caixa e digitando um valor. Ao personalizar uma altura, a caixa Formato mudará para um formato chamado “Do usuário” pois o formato estará sendo personalizado.
Orientação: Determina a orientação do papel para retrato (vertical) ou paisagem (horizontal). Na figura a seguir na planilha “Telefones” você pode perceber melhor a diferença entre as duas formas de orientação.
Grupo Margens:
• Esquerda: Permite definir o tamanho da margem esquerda.
• Direita: Permite definir o tamanho da margem direita.
• Superior: Permite definir o tamanho da margem superior.
• Inferior: Permite definir o tamanho da margem inferior.
• Grupo Configurações do Layout
Retrato
Paisagem
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• Formato: Exibe uma lista onde você pode escolher o formato de numeração das páginas da visualização. Então por exemplo se você escolhe o formato A,B,C, no rodapé da página aparecerá Página A.
• Alinhamento da tabela:
• Horizontal: Centraliza a planilha horizontalmente na página.
• Vertical: Centraliza a planilha verticalmente na página.
GUIA BORDAS
Você pode colocar bordas na sua planilha.
Grupo Disposição das linhas:
Você pode colocar uma borda em volta da página. As configurações de borda definidas se aplicarão à página da planilha que está sendo exibida. Vamos colocar borda na planilha de telefones, portanto use os ícones Próxima Página ou Página anterior para que você possa chegar até ela caso a mesma não seja a planilha exibida na visualização.
Lembre-se, você está colocando borda na página, não na planilha. Como colocar borda na planilha você verá posteriormente.
Padrão: Há cinco opções já prontas para que você escolha. Clicando em cada opção uma legenda exibe a descrição da opção e você consegue ver na janela “Definido pelo usuário” qual será o resultado. Escolha a opção Somente borda externa.
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OPEN OFFICE - PLANILHA
Estilo: Você pode escolher um modelo e espessura para a borda da página. Faça o teste. Vá clicando em cada um dos estilos e verificando o resultado na caixa Definido pelo usuário. Escolha um estilo a seu gosto.
Cor: Na caixa Cor você escolhe a cor da borda.
Grupo Estilo de Sombra
Você pode colocar um efeito de sombra para a borda da página.
Caixa Posição: Existem 5 opções de sombra para serem aplicadas à página sendo que a primeira é sem sombra.
Caixa Distância: Permite aumentar ou diminuir o tamanho da sombra. Quanto maior a distância, maior será o efeito da sombra.
Caixa Cor: Permite que você escolha a cor da sombra.
O melhor neste caso é ir clicando em cada opção e clicar no botão OK. Verificar o resultado e depois clicar novamente no botão Formato da página para escolher outras opções.
Clique no botão OK e veja o resultado.
GUIA PLANO DE FUNDO
Clique na guia Plano de fundo.
Caixa Como: Aqui você pode escolher duas opções: Cor e Figura.
Clicando na caixa Como e escolhendo Figura a janela será exibida da seguinte maneira:
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Clicando no botão Navegar a janela Localizar figura é exibida para que se escolha a figura.
Grupo Tipo:
Marcando a caixa Visualizar você pode ver a figura escolhida.
• Posição: Exibe um quadro com pontos. Cada ponto é uma opção de posição onde a figura poderá ser exibida. Basta clicar no ponto desejado
A figura é maximizada e aparece em toda a página
• Lado a lado: A figura é exibida em seu tamanho original, uma ao lado da outra, preenchendo toda a página.
Na caixa Como escolhendo a opção Cor você pode colocar uma cor de fundo da página da planilha.
Basta escolher uma cor de plano de fundo e clicar em OK.
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GUIA CABEÇALHO
O que você configura aqui será exibido na parte superior da planilha ativa.
Margem esquerda: Desloca o lado esquerdo do cabeçalho, levando-o para a
direita
Margem direita: Desloca o lado direito do cabeçalho, levando-o para a esquerda.
Afastamento: Afasta o cabeçalho do restante da planilha, dando um espaçamento entre eles.
Altura: Altera na altura do espaço reservado para o cabeçalho.
Clicando no botão Editar a janela a seguir será exibida:
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Área esquerda: Tudo que for inserido ou digitado na seção esquerda fica na margem superior esquerda.
Área central: Tudo que for inserido ou digitado na seção central fica na margem superior central.
Área direita: Tudo que for inserido ou digitado na seção direita fica na margem superior direita.
OPÇÕES DISPONÍVEIS PARA O CABEÇALHO.
Ao ser clicado abre a janela Atributos de texto para que você possa modificar a formatação do texto do cabeçalho. Selecione antes o texto que deseja formatar.
Insere o nome do arquivo que contém a planilha.
Insere o nome da guia da planilha (aquele que você digitou no lugar de planilha...).
Inserir o número da página corrente. Significa que na planilha com 3 páginas, o número 1 será inserido na página 1, 2 na página 2 e 3 na página 3.
Inserir o total de páginas do documento.
Insere a data corrente do sistema operacional no local onde cursor estiver piscando quando você clicar no ícone. A vantagem de inserir a data do sistema operacional é que toda vez que você for imprimir o arquivo ele irá atualizar a data, independente de quando tenha sido feito. Mas atenção, se você deseja que a data da impressão seja sempre a mesma, aquela na qual a planilha foi construída, você deve digitar a data e não inserir.
Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando quando você clicar no ícone. Da mesma forma que a data, ao inserir a hora do sistema operacional, toda vez que você for imprimir o arquivo ele irá atualizar a hora, independente de quando tenha sido feito. A atualização da hora é feita no momento da impressão, significa que você não verá as horas correrem na tela. Se você deseja que a hora da impressão seja sempre a mesma, aquela na qual a planilha foi construída, você deve digitá-la e não inseri-la.
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RODAPÉ
Esta janela é bastante semelhante à janela de Cabeçalho. Veja que a janela Rodapé é idêntica à janela Cabeçalho. Os ícones têm a mesma função.
GUIA PLANILHA
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Grupo Ordem da página:
De cima para baixo, depois à direita: A impressão e a numeração começam na primeira página, seguindo para a que está imediatamente abaixo dela. Quando completar a primeira coluna de páginas passa para a Segunda. Veja a figura a seguir:
Da esquerda para a direita, depois para baixo: A impressão e a numeração começam na primeira página, seguindo para a que está do lado direito dela, até completar a linha, quando passa para a Segunda linha. Veja a figura a seguir:
Número da primeira página: Permite que você determine um número diferente de 1 para iniciar a numeração de páginas da planilha. Esse número aparecerá na primeira página e nas páginas seguintes a numeração será seqüencial.
Grupo Escala
Permite ajustar a planilha de maneira a reduzir ou ampliar seu tamanho. É muito utilizado quando você tem uma planilha que ocupa mais de uma página e na última página fica apenas uma pequena, por exemplo, uma coluna ou duas colunas ou uma ou pouco mais linhas a serem impressas. Nesse caso, você pode marcar a opção que reduz a porcentagem, diminuir e ir fazendo testes ou ainda marcar a opção que permite determinar qual a quantidade máxima de páginas a serem impressas na largura (refere-se ao caso de colunas sobrando) e qual a quantidade máxima das páginas a serem impressas na altura (refere-se ao caso de linhas sobrando).
Ampliar/Diminuir impressão: O tamanho atual vem sempre como 100%. Você pode diminuir a porcentagem para diminuir também a tamanho da planilha.
Ajustar impressão ao número de página: Use esta opção quando apenas uma pequena parte da planilha estiver ocupando uma outra página. Ele a diminuirá de forma a caber tudo na quantidade de páginas indicada.
Observação: Você pode acessar esta janela sem a necessidade de primeiro Visualizar a página. Para isto clique em Formatar / Página.
Página 1
Página 2
Página 3
Página 4
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DEFINIR INTERVALO DE IMPRESSÃO
Definir Intervalo de Impressão permite que você defina na planilha apenas uma área para que a mesma seja impressa. Assim, os dados da planilha que não fizerem parte daquela área não aparecerão no momento da impressão.
Muitas vezes você possui uma planilha, mas não deseja imprimir todos os dados da mesma. Para que não seja necessário criar outra planilha ou apagar alguns dados da planilha, basta definir a área que deverá aparecer quando a planilha for impressa. Durante a impressão os dados que fazem parte dessa área serão impressos, mantendo toda a sua formatação.
Veja como definir o intervalo:
1. Clique em Formatar/Intervalos de Impressão/Editar. A janela abaixo será exibida:
2. Na caixa Intervalo de impressão clique em nenhum para limpar possíveis
intervalos.
3. Clique na caixa em branco que tem em frente a caixa nenhum. Veja a indicação da seta vermelha.
Depois de clicar na caixa em branco, selecione os dados da planilha que deseja definir. O intervalo será mostrado na caixa:
Se a planilha tem vários nomes e os dados selecionados ultrapassam mais de uma página, é interessante que na segunda página, seja impresso novamente a linha de cabeçalho. Para isto existem os campos Linhas a repetir e Colunas a repetir.
O intervalo de células que for selecionado no campo Linhas a repetir será repetido como primeira linha em cada página.
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Da mesma forma, o intervalo de células que for selecionado no campo Colunas a repetir será repetido como primeira coluna em cada página.
RETIRANDO O INTERVALO DE IMPRESSÃO
Após imprimir a planilha você deve retirar o Intervalo de Impressão para que possa visualizar a página de todas as planilhas quando necessário. Para isto faça o seguinte:
Clique em Formatar / Intervalo de Impressão / Remover.
Visualize novamente a página e poderá constatar que após limpar o Intervalo de Impressão, toda a planilha volta a ser visualizada, o que significa que será totalmente impressa.
OBS: Se você quiser definir um cabeçalho para apenas uma planilha, deve usar o intervalo de impressão para definir a planilha e depois criar o cabeçalho conforme aprendeu anteriormente. Desta forma, apenas a planilha com definição de impressão receberá o cabeçalho, porém, se depois de criar o cabeçalho para uma planilha específica você quiser criar um outro cabeçalho para outra planilha, o primeiro cabeçalho será substituído, ou seja, não é possível manter simultaneamente cabeçalhos diferentes para duas ou mais planilhas.
IMPRIMIR Muitas vezes queremos passar para o papel os dados que criamos na planilha.
Neste caso você deverá usar o recurso Imprimir e poderá pedir para imprimir quantas cópias desejar, escolhendo também se deseja imprimir todas as páginas ou apenas algumas.
Clique em Arquivo/Imprimir. Surge uma janela com opções que permitem configurar a impressão da planilha. Veja a figura:
Nome: permite que você selecione a impressora com a qual deseja imprimir (no caso de ter mais de um drive de impressora instalado). Abaixo desta caixa você tem informações
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sobre o status (estado) da impressora (se está pronta para imprimir), o tipo da impressora (sua descrição) e o local (a porta utilizada)
Intervalo de impressão: Especifica o que deverá ser impresso em seu arquivo.
Tudo: Imprime todas as páginas de todas as planilhas.
Páginas: Imprime o intervalo de páginas especificado nas caixas "De" e "Até". Os números de páginas selecionados nas caixas "De" e "Até" afetam a determinação de quais células serão impressas e não a numeração das páginas em que serão impressas.
Seleção: Imprime apenas as planilhas selecionadas. Para selecionar planilhas, clique na guia de cada uma pressionando a tecla CTRL ou a tecla SHIFT. A figura a seguir mostra que as duas primeiras planilhas estão selecionadas. A terceira não está.
Se você não selecionar nada, será considerada selecionada a planilha ativa (aquela que está sendo exibida).
Para selecionar apenas parte de uma planilha use o menu Formatar / Intervalos de impressão que você já viu anteriormente.
Cópias:
Número de cópias: Permite que você determine quantas cópias deseja imprimir.
Agrupar: Permite agrupar a impressão para planilhas que tenham mais de uma página. Imagine que uma determinada planilha tenha tantos nomes que possui 10 páginas. Você precisa imprimir 5 cópias dessa planilha. Se a opção agrupar estiver desmarcada, ao mandar imprimir você verá que serão impressas 10 cópias da página 1, em seguida 10 cópias da página 2, e assim por diante. Com essa opção marcada, será impressa uma cópia completa da planilha, da página 1 até 10, depois uma segunda cópia completa da planilha e assim por diante, o que facilitará muito no momento que você for separar essas cópias.
Botão Opções:
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Não imprimir páginas em branco: Se houverem páginas que não contenham dados, estas não serão impressas.
Imprimir somente as planilhas selecionadas: Imprime apenas as planilhas que foram selecionadas por você. Esta opção tem função semelhante à opção Seleção da janela Imprimir. Para selecionar planilhas, clique na guia de cada uma pressionando a tecla CTRL ou a tecla SHIFT. Se você não selecionar nada, será considerada selecionada a planilha ativa (aquela que está sendo exibida)
ORDENAR Este recurso permite colocar em uma ordem determinada por você os dados da
planilha. O OpenCalc possui uma ordenação em ordem ascendente ou descendente, permitindo que você escolha por qual coluna deseja que os dados sejam ordenados, além de permitir uma ordenação dentro de outra.
Se você tem uma planilha, por exemplo de Telefones e deseja exibir esses dados em ordem alfabética, será necessário fazer primeiro uma ordenação dos dados.
4. Para ordenar os dados selecione os dados que deseja ordenar.
5. Clique em Dados / Ordenar. Veja na figura abaixo as células selecionadas e a janela que é exibida:
As opções são:
Ordenar por
Permite que você escolha a coluna segundo a qual deseja ordenar os dados, e que selecione as opções Ascendente ou Descendente para a ordenação.
Em seguida por
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Duas caixas adicionais permitem que você especifique a ordem de classificação das linhas, caso haja itens repetidos na coluna especificada anteriormente.
Guia Opções.
Exibe opções de configuração da ordenação. Veja a figura a seguir:
Diferenciar maiúsculas/minúscula: Marcando esta opção, caso hajam palavras escritas com letras minúsculas, na ordenação ascendente, elas aparecerão primeiro.
Intervalo contém cabeçalhos de colunas: Quando você selecionar além dos dados que deseja ordenar, também o cabeçalho, marque esta opção para que o cabeçalho não entre na ordenação. Se esta opção fica desmarcada, a primeira linha da seleção é também ordenada.
Incluir formatos: esta opção, por padrão fica selecionada. Isto significa que quando você ordenar dados, a formatação que aquele dado tem continuará com ele, mesmo a célula tendo mudado de lugar. Se esta opção estiver desmarcada, quando a célula for movida, ela receberá o formato que a célula de destino tem. Veja o exemplo:
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Observe que na ordenação em que a opção Incluir formatos está selecionada, os nomes foram ordenados, poderem mantiveram a sua formatação, por exemplo, o nome Ana Carla continuou com a mesma fonte e o sublinhado.
Já na ordenação em que a opção Incluir formatos está desmarcada, os dados foram ordenados mas mudaram de formatação, recebendo a formatação que continha na célula para onde foram destinados, por exemplo: Ana Maria tinha fonte azul, ao ser movida para última célula, recebeu a formatação vermelha que continha o dado antes da ordenação.
Copiar resultados da ordenação para: Com esta opção, você mantém os dados no local original da forma como estão, e eles são copiados de forma ordenada para outro ponto da planilha. Veja a figura a seguir:
No exemplo da figura, os dados ordenados aparecerão a partir da célula A10.
Veja como fazer:
Para que o resultado da ordenação apareça em outro ponto da planilha preservando a ordenação original basta marcar a opção Copiar resultados da ordenação para, clicar na caixa em branco (destacada em vermelho na figura) e digitar a célula a partir de onde os dados devem ser ordenados.
GRÁFICO O gráfico permite que você visualize mais claramente dados da planilha, afinal,
sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O gráfico gera uma imagem permitindo comparação entre valores através de visualização gráfica, como o próprio nome diz.
Imagine que você está fazendo um curso de informática dividido em quatro módulos e precisa atingir uma média de 70 pontos em cada módulo. Você já concluiu o curso e foram divulgadas suas notas em forma de planilha e de gráfico, nesse caso representado por barras verticais. No gráfico foi destacada uma linha no valor da média. Fica visualmente mais fácil para você visualizar seu rendimento através da representação gráfica.
Além disso, ao construir um gráfico na Planilha do Open Office, o mesmo é originado a partir de uma planilha previamente construída e fica de certa forma “ligado” a ela. Isso significa que qualquer alteração feita na planilha será automaticamente atualizada no gráfico.
PARA CRIAR UM GRÁFICO
Clique no menu Inserir e selecione a opção Planilha. A janela abaixo será exibida:
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Veja as opções desta janela:
Grupo Posição:
Antes da planilha atual: Selecionando esta opção, a planilha será inserida antes da planilha que está ativa.
Após a planilha selecionada: Selecionando esta opção, a planilha será inserida depois da planilha que está ativa.
Grupo Planilha:
Nova planilha: Você deve selecionar esta opção quando deseja inserir uma nova planilha em branco. Neste caso, você deve informar também:
Número de planilhas: o número de planilhas que deseja inserir.
Nome: Se você estiver inserindo apenas uma planilha, esta opção ficará ativa para que você digite o nome da planilha inserida.
INSERINDO UMA PLANILHA JÁ EXISTENTE
Você poderia, ao invés de inserir uma nova planilha, importar uma planilha já existente. Neste caso, você deveria marcar a opção Do arquivo e clicar no botão Navegar para selecionar o arquivo que deseja inserir.
Você poderia por exemplo inserir uma antiga planilha do Microsoft Excel. A opção Vínculo quando marcada cria um vínculo entre a planilha inserida e a planilha de origem de tal forma que quando a planilha de origem é alterada, a planilha inserida no Open Office também sofre a alteração.
CRIANDO UM GRÁFICO
Antes de qualquer coisa, você precisa selecionar a área de planilha que será necessária para a confecção do gráfico. Para isso é sempre bom idealizar antes como você deseja
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que o gráfico fique. Nas primeiras vezes, faça até mesmo um esboço do gráfico e veja exatamente quais dados da planilha você precisou consultar para fazer seu esboço. Esses serão os dados selecionados.
Faça então essa seleção e em seguida clique no menu Inserir/Gráfico. A janela abaixo será exibida:
Na caixa Intervalo é mostrado o que foi selecionado para a confecção da planilha.
Primeira linha como rótulo e Primeira coluna como rótulo: Para entender esta opção você precisar analisar o que contém na primeira linha dos dados que selecionou.
Você precisa pensar se estes dados serão utilizados para identificação dos dados que aparecerão no gráfico ou se eles deverão aparecer como dados, da mesma forma que os valores de quantidade vendida.
Clicando no botão Próximo a janela abaixo será exibida:
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Esta janela exibe os tipos de gráficos disponíveis. Clique em cada tipo e veja que na caixa à esquerda é dada uma amostra de como o gráfico ficará com o tipo escolhido.
A escolha do tipo é muito importante. Não basta escolher um tipo que você acha bonito ou interessante. O gráfico tem que ficar o mais fácil de entender possível, afinal é para isto que ele existe, para mostrar de forma fácil alguma informação, sem que seja necessário nem mesmo ler dados de uma tabela ou texto.
Clicando no botão Próximo a janela abaixo será exibida:
Esta janela mostra variações do gráfico escolhido.
Linhas de grade: Você pode inserir ou ocultar linhas de grade no gráfico. Elas têm a função de facilitar a visualização dos valores no gráfico. Para este tipo de gráfico, duas opções estão disponíveis: Eixo X e Eixo Y. Marque e desmarque estas opções e verifique o resultado na caixa de exemplo.
Clicando no botão Próximo a janela abaixo será exibida:
Título do gráfico: deixe selecionada esta opção para que você possa digitar um título para o gráfico.
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Você pode exibir ou ocultar a legenda selecionando ou não a caixa Legenda. O ideal é verificar se a legenda fará falta para o entendimento do gráfico.
Você pode ainda colocar título para os eixos X e Y. Basta marcar a opção e a caixa em frente ficará ativa para que você digite os títulos. Veja na figura abaixo onde apareceriam os títulos dos eixos X e Y:
Bombom trufado
Tortinha Floresta Negra
Bomba de chocolate
Brigadeiro Especial
Doce Português
050
100150
200250
300350400
450500
550600
Título do eixo X
Títu
lo d
o ei
xo Y
Após configurar o gráfico, clique no botão Criar. O gráfico será inserido na planilha.
Você irá aprender agora como trabalhar com a planilha que inseriu. Veja:
Qualquer alteração que você fizer em sua tabela refletirá em seu gráfico.
FAZENDO ALTERAÇÕES NO GRÁFICO
A BARRA DE FERRAMENTAS DO GRÁFICO
Como já dito, com esta forma de seleção você poderá modificar o gráfico. Veja agora as opções da barra de ferramentas do gráfico:
A barra de ferramentas do gráfico é exibida apenas se o gráfico está selecionado (com a borda cinza em volta). Ele aparece no canto esquerdo da tela. Veja agora a função de seus ícones e vá testando em seu arquivo:
Exibe e Oculta o título quando clicado.
Exibe e Oculta a legenda quando clicado.
Exibe e Oculta o título dos eixos X e Y quando clicado.
Exibe e Oculta a descrição dos eixos X e Y.
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Exibe e Oculta a grade horizontal.
Exibe e Oculta a grade vertical.
Exibe a janela Tipo de Gráfico para que você possa escolher outro tipo.
Exibe a janela Autoformatar gráfico (aquela usada na geração do gráfico).
Modifica o gráfico de forma que os dados sejam exibidos como quando se escolhe a opção Série de dados em linhas na janela de construção do gráfico.
Modifica o gráfico de forma que os dados sejam exibidos como quando se escolhe a opção Série de dados em colunas na janela de construção do gráfico.
Se você modificou a posição de títulos ou a legenda, ao clicar neste ícone, os itens movidos voltarão ao seu lugar de origem.
ALTERANDO COMPONENTES DO GRÁFICO
Selecione o gráfico
Clique sobre uma das barras do gráfico até que suas barras fiquem selecionadas. Veja a figura abaixo:
Clique no menu Formatar e no menu que é exibido escolha Linha de dados/Ponto.
A janela abaixo será exibida:
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Esta janela tem várias guias. Na figura mostrada, a guia selecionada é a Área.
No grupo Preencher é possível escolher vários tipos de preenchimento para as barras. O melhor neste caso é clicar em cada uma e testar suas opções, por isto, clique em Gradiente. Teste o campo incremento. Veja que na própria janela você tem uma área onde é mostrado como está ficando a configuração.
Você deve estar se perguntando se é possível colorir cada coluna de uma cor, não é? A resposta é sim! Para isto, você deverá clicar sobre a coluna que deseja colorir. Todas as colunas ficarão selecionadas como você acabou de ver, então clique novamente na mesma coluna e apenas a coluna clicada ficará selecionada. Veja a figura abaixo:
Agora repita o mesmo processo: Clique em Formatar e escolha Linha de
dados/Ponto. Clique na guia Área e escolha o preenchimento desejado. Somente o ponto selecionado será alterado.
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Você pode, e muitas vezes se faz necessário, formatar a fonte dos eixos X e Y e
também do título ou legenda. Vejamos como fazer:
Se o gráfico não estiver selecionado, dê um clique duplo sobre ele.
Clique em Formatar / Título / Título Principal. A janela abaixo será exibida:
Esta janela tem várias guias. Clique na guia Caracteres.
Caixa Fonte: Escolha uma fonte. Veja que existe uma caixa de exemplo que mostra como fica a opção escolhida.
Caixa Estilo: Escolha um estilo. Os estilos variam de acordo com a fonte escolhida. Ou seja, nem todas as fontes têm o estilo Itálico, etc.
Caixa Tamanho: Escolha um tamanho.
Clique no botão OK e veja o resultado.
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Da mesma forma que você formatou o título principal, você pode fazê-lo com a legenda e os eixos X e Y. Basta selecionar a tabela com clique duplo e clicar no menu Formatar e escolher o que deseja modificar.
FUNÇÕES E FÓRMULAS Para tornar os dados realmente úteis você precisa criar fórmulas. Elas podem
desempenhar tarefas simples como somar valores de duas ou mais células ou tarefas mais complexas.
A Planilha do Open Office possui, previamente definidas, uma série de funções comumente utilizadas para facilitar o uso.
O uso de fórmulas pode ajudá-lo a analisar os dados de uma planilha. Através de fórmulas, você pode executar operações tais como adição, multiplicação e comparação de valores da planilha. Toda vez que desejar incluir valores calculados em uma planilha o melhor recurso a utilizar será fórmula.
CONCEITOS BÁSICOS SOBRE FÓRMULAS
Antes de começar a fazer os cálculos efetivamente na sua planilha, é importante conhecer alguns conceitos do OpenCalc:
Uma Fórmula sempre inicia com o sinal de “=”, para visualizar a fórmula basta clicar duas vezes sobre a célula que a contém ou clicar uma vez e visualizar o conteúdo da célula na linha de entrada.
Se você digita uma fórmula sem o sinal de “=”, o programa entenderá que o que foi digitado é apenas um texto.
RECURSO SOMA
Este ícone fica do lado esquerdo da Linha de entrada. Veja na figura abaixo o ícone Soma destacado em vermelho.
Na figura a seguir, clicou-se na célula G3 e depois clicou-se no ícone Soma.
Veja que o próprio OpenCalc criou a fórmula para somar as notas do aluno.
Observe que o sinal de “=” vem antes do restante da fórmula. Veja também que entre os parênteses está o intervalo de células que serão usados para a soma.
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A fórmula é mostrada tanto na própria célula quanto na linha de entrada. A fórmula =SOMA(C3:F3) indica que: a função utilizada é a SOMA e que os dados somados serão os contidas nas células C3, D3, E3 e F3. Ou seja, o “:” indica que serão usadas de C3 até F3.
No lugar onde estava o símbolo da função Soma, agora aparecem dois ícones: Aceitar e Cancelar.
Ao verificar a fórmula, você pode clicar no ícone Aceitar para concluir a
fórmula, ou pode desfazê-la clicando em Cancelar. Se você pressionar a tecla Enter também estará aceitando a fórmula.
O resultado aparece na célula onde foi criada a fórmula .É importante perceber que o que se vê na célula com o resultado é o valor da soma, porém, se você clicar nesta célula e olhar para a linha de entrada, verá que lá, é mostrada a fórmula utilizada para a soma. Esta fórmula pode ser construída por você sem a utilização do Soma, como veremos mais a diante. Porém, este recurso é bastante conveniente para executar soma para dados que estão em seqüência e cujo resultado aparecerá logo após os dados.
COMPREENDENDO OS OPERADORES
Os Operadores são usados para especificar a operação, como adição, subtração ou multiplicação, a ser executada nos elementos de uma fórmula.
Operadores Aritméticos:
+ adição
- subtração
/ divisão
* multiplicação
% porcentagem
^ exponenciação
Por exemplo, a fórmula: =20^2*15% eleva 20 ao quadrado e multiplica o resultado por 0,15, gerando o resultado 60. Experimente fazer o teste em uma célula da Planilha do Open Office, mas lembre-se, você só verá o resultado na célula depois que teclar ENTER ou clicar em Aceitar.
Operadores de comparação:
= igual
> maior que
< menor que
>= maior ou igual a
<= menor ou igual a
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<> diferente
MOVIMENTANDO PLANILHAS
Para movimentar a guia de planilhas, observe que do lado esquerdo da mesma tem um conjunto de setas. Veja como utilizar cada uma delas:
É importante que você se lembre que as setas da figura anterior servem apenas para visualizar as guias das planilhas, para selecionar a planilha é necessário clicar na guia após visualizá-la.
FUNÇÃO MÉDIA
Para fazer a média, você pode utilizar a mesma fórmula da matemática, onde soma a nota de cada aluno no bimestre e divide pela quantidade de alunos mas o OpenCalc traz um facilitador, ele já possui a função média pré-definida. Veja a seguir a sintaxe da função, ou seja, a função em sua essência, bastando ser adaptada a cada caso.:
MÉDIA(CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL), onde CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL é o intervalo de células para as quais você deseja calcular a média.
A função média não precisa ser escrita em maiúsculo, mas você precisa acentuá-la ou a fórmula gerará o resultado: #NOME?.
As células inicial e final também podem ser escritas em letras minúsculas. Após digitar a função, tecle ENTER ou clique em Aceitar, o OpenCalc automaticamente converte para maiúsculo o que for necessário.
Veja na figura a seguir um exemplo para cálculo das notas do 1 bimestre. Observe também na planilha que a célula C8 está selecionada e que a função média pode ser visualizada pela linha de entrada.
Movimenta uma a uma as guias das planilhas para a esquerda e para a direita, respectivamente.
Posiciona na primeira e na última guia das planilhas, respectivamente.
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FUNÇÃO SOMA
A sintaxe da função soma é:
SOMA(CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL), onde CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL é o intervalo de células para as quais você deseja calcular a soma. Veja o exemplo a seguir:
=SOMA(B3:B9): nesta fórmula estão sendo somandos os valores B3,B4,B5,B6,B7,B8 E B9.
Uma das grandes vantagens quando você trabalha com fórmulas e funções, é que ele atualiza os valores onde existe fórmula, toda vez que uma célula que foi utilizada para o cálculo for alterada.
CALCULANDO COM CÉLULAS NÃO ADJACENTES
Pode ser que você precise fazer operações onde as células não sejam adjacentes, ou seja, não estejam próximas.
Veja no exemplo abaixo o que fazer para somar células não adjacentes: o total de bombons da matriz e filial.
Veja na figura abaixo o destaque em vermelho das células que deverão ser somadas:
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Para informar um intervalo de células você deverá usar o símbolo “:”. Da mesma forma, você deverá usar um outro símbolo para soma de células não adjacentes, no caso o “;”. Veja o exemplo:
Você deseja somar as células A7 + C2 + C3 + C4 + C5 + D10. Neste caso a fórmula ficará da seguinte maneira:
=SOMA(A7;C2:C5;D10). Ou seja, você usou ; para células não adjacentes e : para o intervalo entre C2 e C5. Veja agora como deverá ficar a fórmula:
=SOMA(B4:C4;B9:C9). Clique em Aceitar ou tecle Enter. O resultado será 1420. De fato, somando-se 520+400+250+250 o resultado será esse.
FORMATAÇÃO CONDICIONAL A formatação condicional realça dados que atendam a condições especificadas. De
acordo com condições estabelecidas por você, o programa pode formatar as células, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.
CRIANDO FORMATAÇÃO CONDICIONAL
No exemplo abaixo será criada uma formatação condicional para destacar as células que tiveram um valor de venda abaixo do esperado e outra para valores vendidos acima do esperado.
Antes de usar a formatação Condicional, será necessário definir o estilo que as células que receberem a formatação com condição terá.
DEFININDO ESTILOS PARA A FORMATAÇÃO CONDICIONAL
Clique em Formatar / Catálogo de Estilos.
A janela a seguir será exibida:
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Clique em Novo. A janela a seguir será exibida:
A janela Estilo da célula tem várias guias.
Clique na guia Gerenciador.
Na caixa Nome digite: o nome que deseja para o estilo criado.
Clique na guia Fonte. Você agora deverá indicar qual será o formato da fonte para os valores abaixo do esperado.
Clique no botão OK.
Veja que na janela Catálogo de estilos aparece o estilo criado.
CRIANDO A FORMATAÇÃO CONDICIONAL
Clique em Formatar / Formatação condicional.
A janela abaixo será exibida:
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A janela permite que você inclua até 3 condições diferentes para a mesma célula ou
intervalo de células.
A caixa Condição 1 deve estar selecionada.
A primeira e a segunda caixa de texto devem ser configuradas de acordo com o que deseja que a condição faça.
Na terceira caixa de texto digite o valor da condição.
Na caixa Estilo da célula você deve escolher o estilo que os dados que obedecerem a condição receberá.
Por exemplo: Se deseja que todos os valores menores que 50,00 recebam um determinado estilo que você criou, a janela deve ter a seguinte configuração:
1ª caixa: O valor é
2ª caixa: menor que
3ª caixa: 50,00
Caixa Estilo da célula: escolha o estilo que deseja aplicar aos dados.
Você pode criar uma formatação que contenha mais de uma condição. Para isto poderá usar as condições 2 e 3 desta janela. Veja:
6. Marque a caixa Condição 2.
7. Repita a operação da condição 1 porém com os dados da nova condição.
INSERIR FUNÇÃO Para usar funções além da Soma, você precisa digitá-las na célula. Ficaria
impossível você saber de cabeça a sintaxe de todas as funções do OpenCalc, mas ele traz um
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grande auxiliar, o recurso Inserir função que substitui a digitação da função por uma janela de diálogo passo a passo.
O Inserir função permite que você construa a função na célula sem a necessidade de digitá-la, pois ele traz um auxiliar que vai te ajudando passo a passo na construção da função. Ao final do Inserir função a mesma estará construída na célula anteriormente selecionada, sem a necessidade de ter sido digitada e até o sinal de igual que deve vir antes da função é inserido automaticamente.
Além da vantagem de facilidade de utilização, o OpenCalc possui várias funções que atingem quase todas as áreas de trabalho que podem ser manipuladas com uma planilha eletrônica.
O Inserir função possibilita que você conheça detalhadamente e entenda o funcionamento, inclusive trazendo exemplos de cada função para uma melhor compreensão.
Através do Inserir função, você perceberá que existem várias funções, mas vamos detalhar duas delas, as que irão atender exatamente a esses casos, e a partir daí você será capaz de pesquisar outras quando isso se fizer necessário.
USANDO O INSERIR FUNÇÃO
Quando você opta por inserir uma função utilizando o Inserir função, deve clicar no menu Inserir / Função. A janela a seguir é mostrada:
Nesta janela, você pode localizar a função na caixa Função. As funções que aparecem nesta caixa dependem da categoria que está ativa na caixa Categoria. Por exemplo, a função Soma faz parte da categoria Matemáticas, a função Média faz parte da categoria Estatísticas.
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Observe as categorias As últimas usadas, que traz as últimas funções que foram utilizadas pelo OpenCalc e Todas, que traz todas as funções existentes no OpenCalc, independente de qual categoria ela pertença.
FUNÇÃO SE
A função SE retorna um valor se o teste lógico for avaliado como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO.
Vamos tentar entender melhor essa função que simplesmente traduz para o OpenCalc exatamente aquilo que desejamos que ele faça.
Imagine uma planilha de notas de alunos:
Quem obtiver nota final maior ou igual a 60 estará aprovado, se for menor que 60 será reprovado. Escrevendo em português o que desejamos que o OpenCalc faça, ficaria da seguinte maneira:
Se a nota do aluno for maior ou igual a 60, escreva Aprovado, se não, escreva Reprovado.
Suponha que o valor a ser comparado com 60 já foi calculado e se encontra na coluna G da planilha, na linha respectiva de cada aluno. E o aprovado ou reprovado deve ser escrito na coluna H, também na respectiva linha.
Transportando isso para o OpenCalc, posicione primeiro na célula onde você vai inserir o resultado para o primeiro aluno
Em seguida clique no menu Inserir / Função.
Esta janela tem duas guias: Funções e Estrutura.
A função SE normalmente se encontra na categoria As últimas usadas, mas ainda pode ser encontrada nas categorias Todas e Lógicas.
Clique duas vezes sobre a função SE. A janela mostrada será a seguinte:
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Veja que uma breve descrição da função é mostrada. Clique no campo Teste, você verá que também é exibida uma pequena descrição sobre o mesmo. Clique também nos campos Valor-se-verdadeiro e Valor-se-falso e observe suas descrições. É importante ler a descrição de cada campo da função que estiver usando.
Na primeira caixa de texto, Teste, você deve digitar o teste que deseja fazer.
Para o exemplo em questão, o teste que deve ser feito é se a nota do aluno é maior ou igual a 60. Para isso, é necessário escrever a referência da célula onde está a nota do aluno, visto que é esse valor que será comparado com 60.
Observe pela Linha de entrada que a função SE começa a ser construída para você. Após clicar na célula G3 ela será exibida na caixa Teste. Em seguida, sem deixar nenhum espaço, digite >=, representando maior ou igual e digite, ainda sem dar nenhum espaço o valor 60. Veja na figura a seguir como ficou a primeira caixa de texto da função:
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Observe que a palavra FALSO foi colocada na caixa Resultado. Significa, que o teste
já foi feito para a nota do aluno e que o resultado foi FALSO. Isto porque o valor que se encontra na célula G3 no momento é 54,5. O OpenCalc fez o seguinte teste: 54,5 é >= 60? e obviamente encontrou como resultado o valor FALSO.
Clique em seguida na segunda caixa de texto, Valor_se_verdadeiro. Cuidado para não pressionar o ENTER, pois o mesmo acionaria o botão OK e concluiria a função exatamente no ponto em que ela se encontra.
Em Valor_se_verdadeiro você deve escrever exatamente aquilo que deseja ver escrito na célula de destino no caso do OpenCalc ter encontrado um valor verdadeiro para a condição especificada. Se você for digitar texto, é necessário colocá-lo entre aspas (“ “), caso o valor seja numérico as aspas não são necessárias. Digite então “APROVADO” (não se esqueça das aspas) nessa caixa de texto.
Clique na caixa de texto Valor_se_falso e digite exatamente o que você deseja ver escrito na célula de destino no caso do OpenCalc ter encontrado um valor falso para a condição especificada. Digite “REPROVADO” (não se esqueça das aspas) nessa caixa de texto. Um exemplo disso é caso a nota do aluno fosse 60. O OpenCalc teria feito o teste lógico: 60>=60 e encontrado o valor VERDADEIRO e escreveria na célula destino o texto APROVADO.
Veja na figura a seguir como ficou a janela Inserir função SE após terem sido digitados todos os campos:
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Veja a função montada na caixa Fórmula. Observe que ela também aparece na
linha de entrada.
Clique no botão OK para concluir a construção da função e observe o resultado na célula H3.
Arraste esse resultado, usando para isso a cruz preta fina até a célula H7.
FUNÇÃO PROCV
A função PROCV procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.
Vamos tentar entender o que o OpenCalc faz quando usamos a função PROCV.
Imagine que você precisa criar uma planilha para controlar as vendas de uma loja de forma que o caixa apenas digite o código do produto e seu nome e preço sejam exibidos.
Para isto será necessário criar uma tabela auxiliar que contenha o nome e preço de cada produto de forma que quando o caixa digitar o código do produto, o programa vá até esta planilha e busque o nome e preço automaticamente. Veja a seguir as duas planilhas já prontas e a explicação de seu funcionamento:
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Como você viu no esquema da figura anterior, o caixa não terá o trabalho de digitar
o nome do produto nem seu preço. Quando ele digitar o código, o OpenCalc irá até a planilha auxiliar e procurará pelo nome e preço do produto através do código, mas para isto você precisa criar primeiramente a planilha auxiliar.
Construa a planilha que conterá os dados a serem buscados.
Depois de construída a tabela auxiliar, você precisa dar um nome a ela, de maneira que o OpenCalc identifique a área da tabela toda vez que for feita uma referência a esse nome. Para nomear a tabela, selecione o intervalo de células e clique no menu Inserir / Nomes e escolha a opção Definir.
Surgirá a seguinte janela:
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Digite em Nome o nome que você deseja dar para a tabela auxiliar. É importante saber que o nome da tabela auxiliar não pode ter espaço em branco. Clique no botão Adicionar e em seguida clique no botão OK.
Você deverá agora criar a tabela principal.
Agora você já possui tudo que é necessário para criar a função PROCV. Veja a seguir como fazer:
Clique na célula que conterá a fórmula.
Clique em Inserir / Função. Na caixa Categoria escolha Planilha e na caixa Função dê um duplo clique sobre Procv. A janela será exibida da seguinte maneira:
Nome da tabela
Intervalo de dados selecionado
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Na caixa de texto Critério de Pesquisa digite o valor que será digitado e usado para buscar outro valor na tabela auxiliar.
Matriz: digite o nome da tabela auxiliar que você criou, pois é nela que contém os dados que serão buscados.
Índice: digite o numéro referente à coluna que contém os dados que serão buscados na tabela auxiliar.
Ordem de ordenação: Dois valores são aceitos para esta caixa de texto: VERDADEIRO ou FALSO. Para que o OpenCalc procure o valor idêntico, você deve digitar FALSO na caixa de texto, assim quando o valor procurado não for idêntico ao da tabela auxiliar, o OpenCalc retornará um código de erro na célula de destino. Se você digitar VERDADEIRO e não existir um valor idêntico na tabela auxiliar, o OpenCalc trará o valor mais próximo. É importante avaliar o que se deseja toda vez que for usar o PROCV, pois haverá casos em que o que se deseja é exatamente que seja procurado o valor mais próximo.
FIXAR CÉLULA O Fixar Células permite criar uma referência absoluta. Uma referência absoluta
deve ser usada sempre que houver a necessidade de uma célula específica ser a base de cálculo em várias fórmulas. Quando você estiver construindo a fórmula que irá usar a célula em questão, deverá então, nesse momento, fixar a célula que contém o valor a ser utilizado no cálculo.
Quando você copia uma fórmula sabe que as células são modificadas. Para que uma determinada célula ao ser copiada não tenha sua referência alterada, você deverá fixar a célula em questão.
FIXANDO CÉLULAS
Para criar uma referência absoluta, coloque antes do índice da coluna e/ou do índice da linha da célula que deseja que seja absoluta, no local onde você estiver construindo a fórmula, um cifrão ($).
Veja no quadro a seguir um exemplo de como fixar a referência absoluta à célula B2:
REFERÊNCIA DAS CÉLULAS QUANDO COPIADAS
B2 A coluna e a linha mudarão.
$B$2 A coluna e linha não mudarão.
$B2 A coluna B não mudará, mas a linha 2 mudará.
B$2 A linha 2 não mudará, mas a coluna B mudará.
Observe a planilha abaixo:
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Para calcular o valor em real, você deve multiplicar o valor da cotação do dólar pelo valor em dólar do equipamento. Mas você não poderá fazer a fórmula para a célula C4 e depois usar o preenchimento para copiá-la. Esse é um caso em que você deve utilizar a referência absoluta para que a Planilha do Open Office, independente de você copiar multiplique sempre por B2, local onde está inserido o valor da cotação do dólar. Para isto:
Insira um $ antes de B e outro antes de 2. Veja a figura:
Desta forma, ao copiar a fórmula, a célula B2 não será modificada.
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RESOLVER O Resolver permite que se você tem em mente um resultado específico, o
OpenCalc encontre automaticamente o valor de uma variável para você.
Imagine que em uma planilha você tem uma coluna onde inseriu a quantidade de equipamentos que precisa comprar e em outra coluna o quanto vai precisar gastar com cada um e o total dos gastos em dólar. Suponha ainda que você possui uma certa quantia em dólar e precisa saber qual deve ser o valor máximo da cotação do dólar para que possa comprar as mercadorias.
Você sabe que não pode controlar a cotação do dólar, mas pode esperar que ele atinja aquele valor para que possa finalmente comprar suas mercadorias. Você poderia ficar tentando alterar o valor do dólar, de maneira a ver o resultado, mas isso tomaria muito tempo e esforço. Seria muito mais eficiente utilizar o recurso Resolver.
UTILIZANDO O RECURSO RESOLVER
Veja a figura a seguir:
Você possui 20.800,00 reais e gostaria de saber qual pode ser a cotação máxima do dólar para que possa comprar os equipamentos. Para isso, pode clicar na célula B2 e ficar digitando valores para ver o resultado na célula E9 e saber se poderia ou não efetuar a compra. No entanto, isto daria muito trabalho. O melhor neste caso é utilizar o recurso Resolver.
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Para utilizá-lo siga os seguintes passos:
1. Selecione a célula que conterá o valor a atingir, no exemplo, a célula E9.
2. Clique no menu Ferramentas e escolha a opção Resolver. Surge a janela Resolver, conforme a figura a seguir. Preencha os campos como representado e clique em OK.
3. A janela abaixo será exibida mostrando o valor que foi encontrado e pedindo confirmação. Clique em Sim.
E importante saber que para utilizar o recurso Resolver é necessário:
• Que a célula destino contenha uma fórmula que esteja relacionada com a célula onde você irá variar o valor.
• A célula onde você irá variar o valor não pode conter uma fórmula.
AUTOFILTRO O recurso AutoFiltro permite a seleção de dados de maneira rápida e prática em
sua planilha, através de critérios previamente estabelecidos por você.
Como o nome diz, ele filtra os dados e quando você precisar imprimir, serão impressos somente os dados filtrados. Além disso, o filtro pode ser facilmente removido.
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COMO UTILIZAR O AUTOFILTRO
Com a planilha selecionada, clique no menu Dados / Filtro / AutoFiltro. Veja a figura a seguir:
Aparecerá uma setinha apontando para baixo ao lado de cada célula considerada como célula de cabeçalho.
OBS: Quando a planilha não tiver linha de título, já começando com linha de cabeçalho, não será necessário selecionar as células antes de clicar em Dados/Filtro/AutoFiltro. Basta clicar em qualquer célula da planilha.
Veja a figura de uma planilha após ter sido inserido o Auto Filtro.
Clique na seta relativa a coluna que contém o que será filtrado. Escolha a opção Filtro Padrão.
Surge a janela Filtro Padrão.
Na caixa Nome do campo, escolha o campo que será filtrado.
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Na caixa Condição escolha o símbolo de acordo com a condição para o filtro..
Na caixa Valor digite o valor da condição
A figura abaixo mostra um exemplo em que deverão ser mostrados apenas dados que contenham valores maiores que 0,50 na coluna Lucro sobre o preço unitário. Veja a figura a seguir:
UTILIZANDO MAIS CRITÉRIOS PARA A FILTRAGEM
Antes da caixa Nome do campo, existe a caixa Operador. Nela existem 2 opções: “E” e “OU”. Significa que você pode fazer duas filtragens de dados no mesmo campo, relacionando as duas.
A opção “E” associada a uma segunda condição, significa que você deseja que as duas condições devam ser atendidas na filtragem ao mesmo tempo.
A opção “OU” associada a uma segunda condição, significa que você deseja que uma condição ou a outra seja atendida.
Veja o exemplo da figura a seguir:
Esta janela está configurada para que o autofiltro mostre os produtos que tenham Lucro sobre o preço unitário maior que 0,50 E que o Valor unitário seja maior que 3,00.
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PARA RETIRAR O AUTOFILTRO
A linha de cabeçalho e os produtos que estão sendo exibidos devem estar selecionados.
Clique na setinha da coluna que deseja retirar o filtro e escolha Todos.
As setinhas ainda continuam a ser mostradas para o caso de você desejar criar outro filtro.
Com os dados ainda selecionados clique em Dados/Filtro/Autofiltro. O Autofiltro será desativado.
DESTACAR VALORES O recurso destacar valores permite que você veja facilmente em sua planilha quais
dados são resultados de fórmulas e quais são dados digitados. Imagine que você tenha uma enorme planilha e precisa saber quais valores foram digitados e quais foram calculados. Sem este recurso seria necessário que você clicasse sobre as células e olhasse para a linha de entrada para verificar se ali havia uma fórmula.
ATIVANDO O DESTACAR VALORES
Clique em Ver e escolha Destacar Valores.
Veja que a planilha mostra dados na cor azul e na cor verde. Os dados na cor azul foram dados digitados. Os dados na cor verde foram dados calculados.
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ANOTAÇÃO Você pode criar pequenas anotações para células de sua planilha de forma que elas
só sejam exibidas quando você desejar.
INSERINDO ANOTAÇÕES
Abra seu arquivo e clique na planilha Controle de Notas.
Clique na célula que deseja inserir a anotação e clique em Inserir / Anotação.
Aparecerá uma pequena janelinha amarela onde você deverá digitar a anotação.
Veja a figura:
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Clique em qualquer célula da planilha para encerrar a anotação. Observe que a célula que recebeu a anotação agora tem um pequeno ponto vermelho no canto direito superior.
Posicione o mouse sobre a célula e veja que o comentário é exibido.
EXCLUINDO A ANOTAÇÃO
Clique sobre a célula que contém o comentário.
Pressione a tecla Delete.
A janela abaixo será exibida:
Faça como na figura. Desmarque todos os itens deixando marcada somente a opção Anotações. Clique no botão OK.
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CONCLUSÃO
Esperamos que o conteúdo desta apostila tenha servido de suporte para as suas
aulas. Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.
A informática sofre mudanças bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lançamento de novos aplicativos e versões.
A Zargon Computação estará sempre ao seu dispor para solucionar dúvidas quando necessário.
Atenciosamente,
Diretoria de Treinamento Zargon Tecnologia em Informática
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