ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS
NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS DO
DISTRITO FEDERAL
Versão 1.023 de setembro de 2011
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal
1. O PROJETO2. CONCEITOS BÁSICOS3. METODOLOGIA4. APLICAÇÃO NO NCP5. OFICINA PRÁTICA
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal
OBJETIVOImplementar no Grupo Diários Associados no Distrito Federal uma política de
gestão de documentos digitais por meio de instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem e racionalizem a produção, o acesso e a preservação
de documentos confiáveis em ambiente legal.
Visão geral do ProgramaPROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal
O PROJETO NO PROGRAMA MEMÓRIA DIÁRIOS ASSOCIADOS
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal
O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL
Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.
AS CONSEQUÊNCIAS
• Dificuldade de recuperação de dados, ocasionando perda de tempo e retrabalho;• Perda de documentos;• Documentos sem valor e/ou duplicados ocupando espaço nos servidores;• Retenção de documentos pelos colaboradores e• Perda da memória institucional.
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O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL
Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.Formou-se, portanto, uma massa documental digital acumulada que ocupa cerca de
em nossos servidores
*
Este valor encontra-se desatualizado, pois as estatísticas foram elaboradas na fase inicial do projeto.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Informação em suporte físico ou digital produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades.
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ATIVIDADE FIM
É aquela que está diretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO e COMPARTILHAMENTO E COMERCIALIZAÇÃO DE CONTEÚDO.
Estas atividades geram documentos como termos de uso de conteúdo, e-mails com solicitações de clientes, pedidos de parceria, etc.
ATIVIDADE MEIO
É aquela que está indiretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS.
Estas atividades geram documentos como currículos de candidatos a funcionários, manual de identidade visual da empresa, solicitação de compra de passagens aéreas, etc.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS
Arquivo PermanenteFazem parte deste arquivo, documentos preservados indefinidamente por conterem informações históricas e/ou de caráter vital para a instituição; também é conhecido como “arquivo histórico”. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.
Arquivo CorrenteNele, encontram-se documentos utilizados com frequência pela pessoa ou setor que o produziu ou recebeu. Devem ficar sob custódia do setor que o produziu.
Arquivo IntermediárioSão encontrados documentos com baixa frequência de uso, mas que necessitam ser guardados para fins probatórios. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
A planta-baixa do prédio de uma empresa foi fundamental no momento da construção do mesmo. Este documento, portanto, estava em sua fase corrente.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Após o término das obras, sua guarda é fundamental para eventuais reformas, reparos e vistorias prediais. Este documento, portanto, está em sua fase intermediária.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Supondo que a empresa mude-se para outro prédio, a guarda desta planta-baixa não terá nenhuma serventia prática, mas deverá ser guardada para preservar a história da instituição. Este documento não servirá mais para os fins em que foi criado. Estará portanto, em sua fase permanente.
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.
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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usado para captar, gerenciar e preservar informações não estruturadas (aquelas que não estão em banco de dados).
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METODOLOGIA
5. Aquisição e implantação de uma ferramenta de ECM:
métodos a definir.
3. Levantamento da produção documental: entrevistas e diagnóstico dos servidores.
4. Implementação de gestão arquivística de documentos
digitais: capacitação de funcionários e organização dos
acervos.
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2. Análise da Estrutura Organizacional, Funções,
Macroprocessos e Atividades.1. Criação de política de gestão
de documentos digitais
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METODOLOGIA
1. Criação de política de gestão de documentos digitais:
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METODOLOGIA
2. Análise das funções, estrutura organizacional, macroprocessos, processos e atividades executadas pelos D.A DF.
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METODOLOGIA
3. Levantamento da produção documental: entrevistas com os responsáveis por cada área, diagnóstico dos servidores e mapeamento de processos.
Capta as atividades e seus documentos e os organiza em um
fluxograma.
DOCUMENTO
MACROPROCESSO
FUNÇÃO
ATIVIDADE
PROCESSO
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METODOLOGIA
4. Desenvolvimento do Plano de Classificação;
instrumento de distribuição de documento em classes elaborado a partir do mapeamento de processos. No caso dos documentos digitais, a árvore de diretórios será um reflexo do mesmo.
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METODOLOGIA
5. Desenvolvimento da Tabela de Temporalidade e Destinação;
CÓDIGO CLASSIFICAÇÃOPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕESArquivo Corrente
Arquivo Intermediário Eliminação Guarda
Permanente
211.3 Contratos de parceria com veículos nacionais
Enquanto estiver em vigência
10 anos xDe acordo com a
política de Contratos dos Diários Associados
instrumento que compreende o documento de acordo com sua fundamentação jurídica ou administrativa e dá o parecer quanto à sua destinação: guarda permanente ou eliminação.
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METODOLOGIA
6. Criação de política de instalação de comissões:
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METODOLOGIA
7. Capacitação de comissões setoriais que formarão multiplicadores para a gestão arquivística de documentos;
Criação da Comissão Central
Criação das Comissões SetoriaisCapacitação das Comissões Setoriais
Multiplicação do conhecimento
Funcionários da D.A Press envolvidos no projeto
Representante de cada empresa ou diretoria dos D.A DF
Representantes de cada área, diretoria ou empresa dos D.A DF
Demais colaboradores
ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÃO CENTRAL
• Indicar representantes das Comissões Setoriais da área que representa;
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais elaborados pelas Comissões Setoriais junto ao Arquivo Central.
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ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÕES SETORIAIS
• Multiplicar o conhecimento adquirido nas oficinas para os demais colaboradores;
• Participar da entrevista de levantamento de produção documental da sua área;
• Propor critérios para auxiliar o Arquivo Central na elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais;
• Acompanhar os trabalhos de organização dos documentos digitais de sua área;
• Transferir o arquivo intermediário e permanente para o Arquivo Central.
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4. A APLICAÇÃO NO NCP
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PROCESSOFUNÇÃO MACROPROCESSO
APLICAÇÃO NO NCP
1. Análise da estrutura organizacional, funções, macroprocessos e processos da D.A Press:
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APLICAÇÃO NO NCP
2. Construção do Plano de Classificação do NCP:
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antigo novo
APLICAÇÃO NO NCP
3. Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:
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Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data desta oficina devem ser salvos neste diretório obedecendo a esta estrutura.
APLICAÇÃO NO NCP
4. Criação da nova árvore de diretórios do NCP no novo servidor:
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APLICAÇÃO NO NCP
PROCESSOFUNÇÃO MACROPROCESSO
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APLICAÇÃO NO NCP
5. Construção da Tabela de Temporalidade do NCP:
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CRIAÇÃO OU RECEBIMENTO
RECUPERAÇÃO
ACESSO
EXCLUSÃO
SALVAMENTO
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SOBRE O ACESSO A DOCUMENTOS
Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:
Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.
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SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Todos os documentos digitais devem a identidade visual da D.A Press e dos Diários Associados. Consulte o Manual de Identidade Visual da D.A Press e veja os padrões dos Diários Associados na intranet:
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SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS
Os documentos devem obedecer à seguinte nomenclatura:
sigla_espécie_assunto_data
É permitido o uso de:-Caracteres minúsculos;-Siglas institucionais;-Underline (_)
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Exemplo:dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11
Se necessitar atualizar o documento no mesmo dia, utilize a terminação “_v2”, “_v3”, etc., por exemplo:
dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11_v2
SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS
Não é permitido o uso de:-Caracteres especiais (.?“/>\<*|’º;:{}@&[]);-Acento, espaço, cedilha, abreviatura e algarismo romano-Caracteres maiúsculos
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SOBRE O SALVAMENTO DOS DOCUMENTOS
Nos diretórios do servidor, os três primeiros níveis das pastas serão estáticos, ou seja, não devem sofrer alteração. Os três posteriores são dinâmicos e podem sofrer alteração de acordo com a demanda.
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SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS
A navegação nas pastas será intuitiva e de acordo com as funções e atividades da área. Se mesmo assim, não encontrar o documento, basta utilizar o sistema de busca do próprio Windows.
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SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS
Os funcionários que possuírem perfis de administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação da massa documental acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade.
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MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA DO NCP NO SERVIDOR
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A MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NO SERVIDOR DO NCP
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir desta oficina devem ser salvos (ou migrados) para o novo servidor. Todo o legado já produzido deverá ser migrado conforme o cronograma abaixo.
1ª: 24 de outubro
2ª: 23 de novembro
3ª: 23 de dezembro
3 vistorias serão realizadas para verificar o cumprimento dos prazos.
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EXERCÍCIO
Renomeie os seguintes documentos:
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EXERCÍCIO
Agora salve-os no lugar correto de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade:
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INSTRUMENTOS
No primeiro nível do novo servidor, estará armazenado o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos:
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INSTRUMENTOS
Você receberá por Outlook:
-o endereço eletrônico do Guia de Gestão de Documentos Digitais:
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INSTRUMENTOS
Você receberá por Outlook:
-o endereço eletrônico para acesso a esta apresentação de slides:
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INSTRUMENTOS
Você receberá por Outlook:
-um link com o endereço eletrônico do questionário. Basta responder as perguntas e clicar no botão de enviar. É muito importante a participação e as sugestões de cada um, pois, a partir disto podemos aprimorar um projeto de grande importância para a empresa.