ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Satildeo Paulo 14 de setembro de 2018
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
MANIFESTACcedilAtildeO DA COMISSAtildeO DE AVALIACcedilAtildeO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS SOBRE PROJETO DE DIGITALIZACcedilAtildeO INSTITUCIONAL
A Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivos (CADA) criada pela Resoluccedilatildeo
nO 8772011 em face de suas atribuiccedilotildees definidas no Artigo 1deg deste diploma legal foi
procurada para se manifestar sobre os objetivos e encaminhamentos de projeto de digitalizaccedilatildeo
institucional atualmente em andamento nesta Casa
1 CONSIDERACcedilOtildeES BAacuteSICAS DE GESTAtildeO DOCUMENTAL
A Constituiccedilatildeo Federal determina para os oacutergatildeos puacuteblicos cuidados para com
documentos nos Artigo 23 inciso III e Artigo 216 paraacutegrafo 2deg Ainda a Lei nO81591991 que
dispotildee sobre a poliacutetica nacional de arquivos puacuteblicos e privados cita o zelo com documentos
em seu Artigo 1deg 4deg 5deg 9deg 10deg e 25 Considere-se tambeacutem a Lei nO96051998 que no seu
Artigo 62 dispotildee que eacute crime destruir inutilizar e deteriorar documentos de arquivo protegidos
por lei ato administrativo ou decisatildeo judicial e estabelece as sanccedilotildees penais dele decorrentes
Jaacute a Lei nO125272011 a Lei de Acesso agrave Informaccedilatildeo em seu Artigo 7deg garante o acesso agrave
informaccedilatildeo contida em registros ou documentos produzidos ou acumulados por seus oacutergatildeos ou
entidades recolhidos ou natildeo a arquivos puacuteblicos
Considerando a responsabilidade que esta legislaccedilatildeo impotildee a ALESP eacute responsaacutevel
pela custoacutedia de seus documentos devendo atender os preceitos da gestatildeo documental como
por exemplo a temporalidade dos documentos e a sua destinaccedil~ seja et~arda
I
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permanente ou eliminaccedilatildeo controlada Isto vale tanto para os documentos registrados em papel
bull como para aqueles em miacutedia eletrocircnica
Documentos arquiviacutesticos podem ser enquadrados em uma das trecircs fases da sua
existecircncia
bull Fase corrente documentos que se conservam junto agraves unidades administrativas em
razatildeo de sua vigecircncia e da frequecircncia com que satildeo por elas trabalhados
bull Fase intermediaacuteria documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos de
prescriccedilatildeo e precauccedilatildeo no Serviccedilo de Arquivo
bull Fase permanente documentos com valor histoacuterico probatoacuterio e informativo que
devem ser definitivamente preservados na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico
Conforme a Tabela de Temporalidade da ALESP disponiacutevel no Portal em
httpsUwwwalspgovbrrepositoriolegislacaoatodamesa2013compilacao-atodamesa-2-
01032013html temos na Assembleia 530 tipos de documentos tabelados sendo que destes
97 tipos satildeo de guarda permanente isto eacute devem ser preservados para sempre Aleacutem destes
documentos permanentes temos ainda documentos de guarda temporaacuteria que somente poderatildeo
ser eliminados segundo sua devida temporalidade que pode atingir a tempos de deacutecadas
2 CONSIDERACcedilOtildeES DA GESTAtildeO DOCUMENTAL NO PROJETO DE
DIGITALIZACcedilAtildeO INSTITUCIONAL
No bojo do projeto de digitalizaccedilatildeo encontra-se o Processo ALESP Digital nO4972018
solicitado pelo Departamento de Financcedilas em 18072018 Segundo o Memorial Descritivo
juntado neste Processo em 31082018 seu o objeto eacute a Contrataccedilatildeo de empresa especializada
para a prestaccedilatildeo de serviccedilos em gestatildeo inteligente e integrada de informaccedilotildees A contrataccedilatildeo
contempla serviccedilos teacutecnicos especializados em gestatildeo de documentos guarda temporaacuteria e
digitalizaccedilatildeo de documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Satildeo Paulo (ALESP)
Quanto agrave digitalizaccedilatildeo esta Comissatildeo recomenda a consideraccedilatildeo da Resoluccedilatildeo do iConselho Nacional de Arquivos - CONARQ nO312010 (CONARQ 2010a) no detalhamento
-) 2 ~
tW5J Yc ~~~ ~7
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do projeto de digitalizaccedilatildeo O CONARQ foi criado pela Lei federal nO81591991 no seu
~ Artigo 26 Esta resoluccedilatildeo destaca os motivos vaacutelidos para investimento em digitalizaccedilatildeo que
podem ser utilizados como criteacuterio para seleccedilatildeo de documentos a serem digitalizados a citar
bull Contribuir para o amplo acesso e disseminaccedilatildeo dos documentos
arquiviacutesticos por meio da Tecnologia da Informaccedilatildeo e Comunicaccedilatildeo
bull Permitir o intercacircmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de
pesquisa por meio de redes informatizadas
bull Promover a difusatildeo e reproduccedilatildeo dos acervos arquiviacutesticos natildeo digitais
em formatos e apresentaccedilotildees diferenciados do formato original
bull Incrementar a preservaccedilatildeo e seguranccedila dos documentos arquiviacutesticos
originais que estatildeo em outros suportes natildeo digitais por restringir seu
manuseio
Outros textos satildeo referecircncias valiosas para trabalhos de digitalizaccedilatildeo (AGU 2013) (MINFAZ
2017)
Importante considerar que no caso de documento arquiviacutestico originalmente em papel a
digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o documento ou processo original que deve ser preservado em
papel Isto se apoia na Lei nO126822012 que dispotildee sobre a elaboraccedilatildeo e o arquivamento de
documentos em meios eletromagneacuteticos e que no seu Artigo 6deg define
Art 6deg - Os registrs puacuteblicos originais ainda que digitalizados deveratildeo ser
preservados de acordo com o disposto na legislaccedilatildeo pertinente
No caso dos documentos da ALESP a sua preservaccedilatildeo ou possiacutevel eliminaccedilatildeo deve seguir a
temporal idade e a destinaccedilatildeo determinadas na Tabela de Temporalidade anexa ao Ato nO
22013 da Mesa Diretora e suas alteraccedilotildees
nesta Casa pela Divisatildeo de Desenvolvimento Organizacional (DDO) um Sistema
(5)) 9d~~ f7
Quanto agrave indexaccedilatildeo de documentos e aderecircncia ao padratildeo e-ARQ Brasil haacute textos
orientativos como as Resoluccedilotildees CONARQ nO 252007 (CONARQ 2007) e 322010
(CONARQ 2010b) O Arquivo Puacuteblico do Estado de Satildeo Paulo tambeacutem possui diversas
publicaccedilotildees sobre este tema Por uacuteltimo temos a lembrar de que estaacute em desenvolvimento
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Informatizado de Gestatildeo ArquivIacutestica de Documentos (SIGAD) por solicitaccedilatildeo da Comissatildeo
bull de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo desde 2017 Temos ainda a amentar que no caso de
documentos na fase permanente devido seu interesse histoacuterico devemos acrescentar
especiacuteficas formas de busca e pesquisa aleacutem daquelas que jaacute existiam nas suas fases corrente e
intermediaacuteria
o escopo deste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional tambeacutem contempla a higienizaccedilatildeo
dos documentos envolvidos providecircncia importante para preservaccedilatildeo destes objetos e de
realizaccedilatildeo oportuna junto com a digitalizaccedilatildeo visando racionalizar custos Por outro lado apoacutes
as operaccedilotildees de higienizaccedilatildeo riatildeo eacute recomendaacutevel o retorno dos documentos para locais que
natildeo possuem qualificaccedilatildeo de arquivamento Isto porque o retorno dos documentos
higienizados para locais inapropriados iria anular o tratamento realizado injustificando o
investimento Um local de guarda de documento de papel deve seguir requisitos especiacuteficos
para este fim Como referecircncia teacutecnica o CONARQ possui publicaccedilatildeo com recomendaccedilotildees
para a construccedilatildeo adaptaccedilatildeo e reforma de locais que atendam agraves funccedilotildees especiacuteficas de um
arquivo permanente (CONARQ 2000) Aleacutem da atenccedilatildeo com a infraestrutura para o local de
arquivamento eacute tambeacutem importante o treinamento das pessoas que iratildeo se responsabilizar por
cada conjunto de documentaccedilatildeo que retornar da digitalizaccedilatildeo visando manter a integridade e
disponibilidade do material Lembrando no caso de documento arquiviacutestico originalmente em
papel a digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o-documento ou processo original que deve ser preservado
em papel Desta forma apoacutes a digitalizaccedilatildeo eacute importante considerar o posterior local de
guarda do material jaacute digitalizado local este que deve garantir qualificaccedilatildeo adequada de
arquivamento
21 Sobre as caracteriacutesticas do acervo documental considerado no projeto
~registrar algumas ponderaccedilotildees
bull Considerando que o projeto de digitalizaccedilatildeo prevecirc guarda externa temporaacuteria por $dois anos para as proposituras posteriores a 1947 que estejam na fase inermediaacuteria _f r
Sobre o material arquivIacutestico existente na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico (DAR) cumpre
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ou permanente e considerando que pequena parte destes documentos encontra-se
sob a custoacutedia da DAR (a maior parte ainda permanece sob a responsabilidade do
Serviccedilo de Arquivo) fica a recomendaccedilatildeo de que para melhor gestatildeo de
arquivamento apoacutes a digitalizaccedilatildeo todo o conjunto destas proposituras poacutes 1947
seja direcionado para a guarda externa temporaacuteria que faz parte do processo de
contrataccedilatildeo
bull Embora haja espaccedilo para retorno ao DAR do material dali proveniente que seraacute
digitalizado eacute recomendaacutevel melhoria das condiccedilotildees de arquivamento das salas do
DAR visando atender a responsabilidade legal da ALESP pela preservaccedilatildeomiddot deste
acervo
bull No acervo documental do projeto de digitalizaccedilatildeo institucional natildeo foram
consideradas as fitas de som custodiadas na DAR e que atualmente estatildeo em
condiccedilotildees natildeo apropriadas de guarda Recomenda-se a consulta a Resoluccedilatildeo
CONARQ nO412014 que dispotildee sobre a inserccedilatildeo dos documentos audiovisuais
iconograacuteficos sonoros e musicais em programas de gestatildeo de documentos
arquiviacutesticos (CONARQ 2014)
22 Novos documehtos
O acervo documental a ser digitalizado envolve tipos de documentos tais como
Prontuaacuterios de Deputados (entre 1947 a 2018) Prontuaacuterios de Funcionaacuterios Prontuaacuterios
Meacutedicos Processos do Contencioso (entre 1950 a 2018) e outros Uma questatildeo a ser
considerada neste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional eacute o tratamento que seraacute dado a novos
documentos que naturalmente iratildeo surgir apoacutes a digitalizaccedilatildeo Isto porque a atividade
operacional da Assembleia iraacute gerar novos processos e prontuaacuterios bem como novos papeacuteis a
necessaacuterio prever um procedimento de agregaccedilatildeo da imagem de novos documentos ao banco
serem juntados nos processosprontuaacuterios que jaacute foram digitalizados neste projeto Eacute
de imagens resultante neste projeto
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23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
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completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
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REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
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Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
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permanente ou eliminaccedilatildeo controlada Isto vale tanto para os documentos registrados em papel
bull como para aqueles em miacutedia eletrocircnica
Documentos arquiviacutesticos podem ser enquadrados em uma das trecircs fases da sua
existecircncia
bull Fase corrente documentos que se conservam junto agraves unidades administrativas em
razatildeo de sua vigecircncia e da frequecircncia com que satildeo por elas trabalhados
bull Fase intermediaacuteria documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos de
prescriccedilatildeo e precauccedilatildeo no Serviccedilo de Arquivo
bull Fase permanente documentos com valor histoacuterico probatoacuterio e informativo que
devem ser definitivamente preservados na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico
Conforme a Tabela de Temporalidade da ALESP disponiacutevel no Portal em
httpsUwwwalspgovbrrepositoriolegislacaoatodamesa2013compilacao-atodamesa-2-
01032013html temos na Assembleia 530 tipos de documentos tabelados sendo que destes
97 tipos satildeo de guarda permanente isto eacute devem ser preservados para sempre Aleacutem destes
documentos permanentes temos ainda documentos de guarda temporaacuteria que somente poderatildeo
ser eliminados segundo sua devida temporalidade que pode atingir a tempos de deacutecadas
2 CONSIDERACcedilOtildeES DA GESTAtildeO DOCUMENTAL NO PROJETO DE
DIGITALIZACcedilAtildeO INSTITUCIONAL
No bojo do projeto de digitalizaccedilatildeo encontra-se o Processo ALESP Digital nO4972018
solicitado pelo Departamento de Financcedilas em 18072018 Segundo o Memorial Descritivo
juntado neste Processo em 31082018 seu o objeto eacute a Contrataccedilatildeo de empresa especializada
para a prestaccedilatildeo de serviccedilos em gestatildeo inteligente e integrada de informaccedilotildees A contrataccedilatildeo
contempla serviccedilos teacutecnicos especializados em gestatildeo de documentos guarda temporaacuteria e
digitalizaccedilatildeo de documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Satildeo Paulo (ALESP)
Quanto agrave digitalizaccedilatildeo esta Comissatildeo recomenda a consideraccedilatildeo da Resoluccedilatildeo do iConselho Nacional de Arquivos - CONARQ nO312010 (CONARQ 2010a) no detalhamento
-) 2 ~
tW5J Yc ~~~ ~7
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
do projeto de digitalizaccedilatildeo O CONARQ foi criado pela Lei federal nO81591991 no seu
~ Artigo 26 Esta resoluccedilatildeo destaca os motivos vaacutelidos para investimento em digitalizaccedilatildeo que
podem ser utilizados como criteacuterio para seleccedilatildeo de documentos a serem digitalizados a citar
bull Contribuir para o amplo acesso e disseminaccedilatildeo dos documentos
arquiviacutesticos por meio da Tecnologia da Informaccedilatildeo e Comunicaccedilatildeo
bull Permitir o intercacircmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de
pesquisa por meio de redes informatizadas
bull Promover a difusatildeo e reproduccedilatildeo dos acervos arquiviacutesticos natildeo digitais
em formatos e apresentaccedilotildees diferenciados do formato original
bull Incrementar a preservaccedilatildeo e seguranccedila dos documentos arquiviacutesticos
originais que estatildeo em outros suportes natildeo digitais por restringir seu
manuseio
Outros textos satildeo referecircncias valiosas para trabalhos de digitalizaccedilatildeo (AGU 2013) (MINFAZ
2017)
Importante considerar que no caso de documento arquiviacutestico originalmente em papel a
digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o documento ou processo original que deve ser preservado em
papel Isto se apoia na Lei nO126822012 que dispotildee sobre a elaboraccedilatildeo e o arquivamento de
documentos em meios eletromagneacuteticos e que no seu Artigo 6deg define
Art 6deg - Os registrs puacuteblicos originais ainda que digitalizados deveratildeo ser
preservados de acordo com o disposto na legislaccedilatildeo pertinente
No caso dos documentos da ALESP a sua preservaccedilatildeo ou possiacutevel eliminaccedilatildeo deve seguir a
temporal idade e a destinaccedilatildeo determinadas na Tabela de Temporalidade anexa ao Ato nO
22013 da Mesa Diretora e suas alteraccedilotildees
nesta Casa pela Divisatildeo de Desenvolvimento Organizacional (DDO) um Sistema
(5)) 9d~~ f7
Quanto agrave indexaccedilatildeo de documentos e aderecircncia ao padratildeo e-ARQ Brasil haacute textos
orientativos como as Resoluccedilotildees CONARQ nO 252007 (CONARQ 2007) e 322010
(CONARQ 2010b) O Arquivo Puacuteblico do Estado de Satildeo Paulo tambeacutem possui diversas
publicaccedilotildees sobre este tema Por uacuteltimo temos a lembrar de que estaacute em desenvolvimento
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Informatizado de Gestatildeo ArquivIacutestica de Documentos (SIGAD) por solicitaccedilatildeo da Comissatildeo
bull de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo desde 2017 Temos ainda a amentar que no caso de
documentos na fase permanente devido seu interesse histoacuterico devemos acrescentar
especiacuteficas formas de busca e pesquisa aleacutem daquelas que jaacute existiam nas suas fases corrente e
intermediaacuteria
o escopo deste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional tambeacutem contempla a higienizaccedilatildeo
dos documentos envolvidos providecircncia importante para preservaccedilatildeo destes objetos e de
realizaccedilatildeo oportuna junto com a digitalizaccedilatildeo visando racionalizar custos Por outro lado apoacutes
as operaccedilotildees de higienizaccedilatildeo riatildeo eacute recomendaacutevel o retorno dos documentos para locais que
natildeo possuem qualificaccedilatildeo de arquivamento Isto porque o retorno dos documentos
higienizados para locais inapropriados iria anular o tratamento realizado injustificando o
investimento Um local de guarda de documento de papel deve seguir requisitos especiacuteficos
para este fim Como referecircncia teacutecnica o CONARQ possui publicaccedilatildeo com recomendaccedilotildees
para a construccedilatildeo adaptaccedilatildeo e reforma de locais que atendam agraves funccedilotildees especiacuteficas de um
arquivo permanente (CONARQ 2000) Aleacutem da atenccedilatildeo com a infraestrutura para o local de
arquivamento eacute tambeacutem importante o treinamento das pessoas que iratildeo se responsabilizar por
cada conjunto de documentaccedilatildeo que retornar da digitalizaccedilatildeo visando manter a integridade e
disponibilidade do material Lembrando no caso de documento arquiviacutestico originalmente em
papel a digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o-documento ou processo original que deve ser preservado
em papel Desta forma apoacutes a digitalizaccedilatildeo eacute importante considerar o posterior local de
guarda do material jaacute digitalizado local este que deve garantir qualificaccedilatildeo adequada de
arquivamento
21 Sobre as caracteriacutesticas do acervo documental considerado no projeto
~registrar algumas ponderaccedilotildees
bull Considerando que o projeto de digitalizaccedilatildeo prevecirc guarda externa temporaacuteria por $dois anos para as proposituras posteriores a 1947 que estejam na fase inermediaacuteria _f r
Sobre o material arquivIacutestico existente na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico (DAR) cumpre
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
ou permanente e considerando que pequena parte destes documentos encontra-se
sob a custoacutedia da DAR (a maior parte ainda permanece sob a responsabilidade do
Serviccedilo de Arquivo) fica a recomendaccedilatildeo de que para melhor gestatildeo de
arquivamento apoacutes a digitalizaccedilatildeo todo o conjunto destas proposituras poacutes 1947
seja direcionado para a guarda externa temporaacuteria que faz parte do processo de
contrataccedilatildeo
bull Embora haja espaccedilo para retorno ao DAR do material dali proveniente que seraacute
digitalizado eacute recomendaacutevel melhoria das condiccedilotildees de arquivamento das salas do
DAR visando atender a responsabilidade legal da ALESP pela preservaccedilatildeomiddot deste
acervo
bull No acervo documental do projeto de digitalizaccedilatildeo institucional natildeo foram
consideradas as fitas de som custodiadas na DAR e que atualmente estatildeo em
condiccedilotildees natildeo apropriadas de guarda Recomenda-se a consulta a Resoluccedilatildeo
CONARQ nO412014 que dispotildee sobre a inserccedilatildeo dos documentos audiovisuais
iconograacuteficos sonoros e musicais em programas de gestatildeo de documentos
arquiviacutesticos (CONARQ 2014)
22 Novos documehtos
O acervo documental a ser digitalizado envolve tipos de documentos tais como
Prontuaacuterios de Deputados (entre 1947 a 2018) Prontuaacuterios de Funcionaacuterios Prontuaacuterios
Meacutedicos Processos do Contencioso (entre 1950 a 2018) e outros Uma questatildeo a ser
considerada neste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional eacute o tratamento que seraacute dado a novos
documentos que naturalmente iratildeo surgir apoacutes a digitalizaccedilatildeo Isto porque a atividade
operacional da Assembleia iraacute gerar novos processos e prontuaacuterios bem como novos papeacuteis a
necessaacuterio prever um procedimento de agregaccedilatildeo da imagem de novos documentos ao banco
serem juntados nos processosprontuaacuterios que jaacute foram digitalizados neste projeto Eacute
de imagens resultante neste projeto
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
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do projeto de digitalizaccedilatildeo O CONARQ foi criado pela Lei federal nO81591991 no seu
~ Artigo 26 Esta resoluccedilatildeo destaca os motivos vaacutelidos para investimento em digitalizaccedilatildeo que
podem ser utilizados como criteacuterio para seleccedilatildeo de documentos a serem digitalizados a citar
bull Contribuir para o amplo acesso e disseminaccedilatildeo dos documentos
arquiviacutesticos por meio da Tecnologia da Informaccedilatildeo e Comunicaccedilatildeo
bull Permitir o intercacircmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de
pesquisa por meio de redes informatizadas
bull Promover a difusatildeo e reproduccedilatildeo dos acervos arquiviacutesticos natildeo digitais
em formatos e apresentaccedilotildees diferenciados do formato original
bull Incrementar a preservaccedilatildeo e seguranccedila dos documentos arquiviacutesticos
originais que estatildeo em outros suportes natildeo digitais por restringir seu
manuseio
Outros textos satildeo referecircncias valiosas para trabalhos de digitalizaccedilatildeo (AGU 2013) (MINFAZ
2017)
Importante considerar que no caso de documento arquiviacutestico originalmente em papel a
digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o documento ou processo original que deve ser preservado em
papel Isto se apoia na Lei nO126822012 que dispotildee sobre a elaboraccedilatildeo e o arquivamento de
documentos em meios eletromagneacuteticos e que no seu Artigo 6deg define
Art 6deg - Os registrs puacuteblicos originais ainda que digitalizados deveratildeo ser
preservados de acordo com o disposto na legislaccedilatildeo pertinente
No caso dos documentos da ALESP a sua preservaccedilatildeo ou possiacutevel eliminaccedilatildeo deve seguir a
temporal idade e a destinaccedilatildeo determinadas na Tabela de Temporalidade anexa ao Ato nO
22013 da Mesa Diretora e suas alteraccedilotildees
nesta Casa pela Divisatildeo de Desenvolvimento Organizacional (DDO) um Sistema
(5)) 9d~~ f7
Quanto agrave indexaccedilatildeo de documentos e aderecircncia ao padratildeo e-ARQ Brasil haacute textos
orientativos como as Resoluccedilotildees CONARQ nO 252007 (CONARQ 2007) e 322010
(CONARQ 2010b) O Arquivo Puacuteblico do Estado de Satildeo Paulo tambeacutem possui diversas
publicaccedilotildees sobre este tema Por uacuteltimo temos a lembrar de que estaacute em desenvolvimento
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Informatizado de Gestatildeo ArquivIacutestica de Documentos (SIGAD) por solicitaccedilatildeo da Comissatildeo
bull de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo desde 2017 Temos ainda a amentar que no caso de
documentos na fase permanente devido seu interesse histoacuterico devemos acrescentar
especiacuteficas formas de busca e pesquisa aleacutem daquelas que jaacute existiam nas suas fases corrente e
intermediaacuteria
o escopo deste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional tambeacutem contempla a higienizaccedilatildeo
dos documentos envolvidos providecircncia importante para preservaccedilatildeo destes objetos e de
realizaccedilatildeo oportuna junto com a digitalizaccedilatildeo visando racionalizar custos Por outro lado apoacutes
as operaccedilotildees de higienizaccedilatildeo riatildeo eacute recomendaacutevel o retorno dos documentos para locais que
natildeo possuem qualificaccedilatildeo de arquivamento Isto porque o retorno dos documentos
higienizados para locais inapropriados iria anular o tratamento realizado injustificando o
investimento Um local de guarda de documento de papel deve seguir requisitos especiacuteficos
para este fim Como referecircncia teacutecnica o CONARQ possui publicaccedilatildeo com recomendaccedilotildees
para a construccedilatildeo adaptaccedilatildeo e reforma de locais que atendam agraves funccedilotildees especiacuteficas de um
arquivo permanente (CONARQ 2000) Aleacutem da atenccedilatildeo com a infraestrutura para o local de
arquivamento eacute tambeacutem importante o treinamento das pessoas que iratildeo se responsabilizar por
cada conjunto de documentaccedilatildeo que retornar da digitalizaccedilatildeo visando manter a integridade e
disponibilidade do material Lembrando no caso de documento arquiviacutestico originalmente em
papel a digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o-documento ou processo original que deve ser preservado
em papel Desta forma apoacutes a digitalizaccedilatildeo eacute importante considerar o posterior local de
guarda do material jaacute digitalizado local este que deve garantir qualificaccedilatildeo adequada de
arquivamento
21 Sobre as caracteriacutesticas do acervo documental considerado no projeto
~registrar algumas ponderaccedilotildees
bull Considerando que o projeto de digitalizaccedilatildeo prevecirc guarda externa temporaacuteria por $dois anos para as proposituras posteriores a 1947 que estejam na fase inermediaacuteria _f r
Sobre o material arquivIacutestico existente na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico (DAR) cumpre
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
ou permanente e considerando que pequena parte destes documentos encontra-se
sob a custoacutedia da DAR (a maior parte ainda permanece sob a responsabilidade do
Serviccedilo de Arquivo) fica a recomendaccedilatildeo de que para melhor gestatildeo de
arquivamento apoacutes a digitalizaccedilatildeo todo o conjunto destas proposituras poacutes 1947
seja direcionado para a guarda externa temporaacuteria que faz parte do processo de
contrataccedilatildeo
bull Embora haja espaccedilo para retorno ao DAR do material dali proveniente que seraacute
digitalizado eacute recomendaacutevel melhoria das condiccedilotildees de arquivamento das salas do
DAR visando atender a responsabilidade legal da ALESP pela preservaccedilatildeomiddot deste
acervo
bull No acervo documental do projeto de digitalizaccedilatildeo institucional natildeo foram
consideradas as fitas de som custodiadas na DAR e que atualmente estatildeo em
condiccedilotildees natildeo apropriadas de guarda Recomenda-se a consulta a Resoluccedilatildeo
CONARQ nO412014 que dispotildee sobre a inserccedilatildeo dos documentos audiovisuais
iconograacuteficos sonoros e musicais em programas de gestatildeo de documentos
arquiviacutesticos (CONARQ 2014)
22 Novos documehtos
O acervo documental a ser digitalizado envolve tipos de documentos tais como
Prontuaacuterios de Deputados (entre 1947 a 2018) Prontuaacuterios de Funcionaacuterios Prontuaacuterios
Meacutedicos Processos do Contencioso (entre 1950 a 2018) e outros Uma questatildeo a ser
considerada neste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional eacute o tratamento que seraacute dado a novos
documentos que naturalmente iratildeo surgir apoacutes a digitalizaccedilatildeo Isto porque a atividade
operacional da Assembleia iraacute gerar novos processos e prontuaacuterios bem como novos papeacuteis a
necessaacuterio prever um procedimento de agregaccedilatildeo da imagem de novos documentos ao banco
serem juntados nos processosprontuaacuterios que jaacute foram digitalizados neste projeto Eacute
de imagens resultante neste projeto
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Informatizado de Gestatildeo ArquivIacutestica de Documentos (SIGAD) por solicitaccedilatildeo da Comissatildeo
bull de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo desde 2017 Temos ainda a amentar que no caso de
documentos na fase permanente devido seu interesse histoacuterico devemos acrescentar
especiacuteficas formas de busca e pesquisa aleacutem daquelas que jaacute existiam nas suas fases corrente e
intermediaacuteria
o escopo deste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional tambeacutem contempla a higienizaccedilatildeo
dos documentos envolvidos providecircncia importante para preservaccedilatildeo destes objetos e de
realizaccedilatildeo oportuna junto com a digitalizaccedilatildeo visando racionalizar custos Por outro lado apoacutes
as operaccedilotildees de higienizaccedilatildeo riatildeo eacute recomendaacutevel o retorno dos documentos para locais que
natildeo possuem qualificaccedilatildeo de arquivamento Isto porque o retorno dos documentos
higienizados para locais inapropriados iria anular o tratamento realizado injustificando o
investimento Um local de guarda de documento de papel deve seguir requisitos especiacuteficos
para este fim Como referecircncia teacutecnica o CONARQ possui publicaccedilatildeo com recomendaccedilotildees
para a construccedilatildeo adaptaccedilatildeo e reforma de locais que atendam agraves funccedilotildees especiacuteficas de um
arquivo permanente (CONARQ 2000) Aleacutem da atenccedilatildeo com a infraestrutura para o local de
arquivamento eacute tambeacutem importante o treinamento das pessoas que iratildeo se responsabilizar por
cada conjunto de documentaccedilatildeo que retornar da digitalizaccedilatildeo visando manter a integridade e
disponibilidade do material Lembrando no caso de documento arquiviacutestico originalmente em
papel a digitalizaccedilatildeo natildeo substitui o-documento ou processo original que deve ser preservado
em papel Desta forma apoacutes a digitalizaccedilatildeo eacute importante considerar o posterior local de
guarda do material jaacute digitalizado local este que deve garantir qualificaccedilatildeo adequada de
arquivamento
21 Sobre as caracteriacutesticas do acervo documental considerado no projeto
~registrar algumas ponderaccedilotildees
bull Considerando que o projeto de digitalizaccedilatildeo prevecirc guarda externa temporaacuteria por $dois anos para as proposituras posteriores a 1947 que estejam na fase inermediaacuteria _f r
Sobre o material arquivIacutestico existente na Divisatildeo de Acervo Histoacuterico (DAR) cumpre
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
ou permanente e considerando que pequena parte destes documentos encontra-se
sob a custoacutedia da DAR (a maior parte ainda permanece sob a responsabilidade do
Serviccedilo de Arquivo) fica a recomendaccedilatildeo de que para melhor gestatildeo de
arquivamento apoacutes a digitalizaccedilatildeo todo o conjunto destas proposituras poacutes 1947
seja direcionado para a guarda externa temporaacuteria que faz parte do processo de
contrataccedilatildeo
bull Embora haja espaccedilo para retorno ao DAR do material dali proveniente que seraacute
digitalizado eacute recomendaacutevel melhoria das condiccedilotildees de arquivamento das salas do
DAR visando atender a responsabilidade legal da ALESP pela preservaccedilatildeomiddot deste
acervo
bull No acervo documental do projeto de digitalizaccedilatildeo institucional natildeo foram
consideradas as fitas de som custodiadas na DAR e que atualmente estatildeo em
condiccedilotildees natildeo apropriadas de guarda Recomenda-se a consulta a Resoluccedilatildeo
CONARQ nO412014 que dispotildee sobre a inserccedilatildeo dos documentos audiovisuais
iconograacuteficos sonoros e musicais em programas de gestatildeo de documentos
arquiviacutesticos (CONARQ 2014)
22 Novos documehtos
O acervo documental a ser digitalizado envolve tipos de documentos tais como
Prontuaacuterios de Deputados (entre 1947 a 2018) Prontuaacuterios de Funcionaacuterios Prontuaacuterios
Meacutedicos Processos do Contencioso (entre 1950 a 2018) e outros Uma questatildeo a ser
considerada neste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional eacute o tratamento que seraacute dado a novos
documentos que naturalmente iratildeo surgir apoacutes a digitalizaccedilatildeo Isto porque a atividade
operacional da Assembleia iraacute gerar novos processos e prontuaacuterios bem como novos papeacuteis a
necessaacuterio prever um procedimento de agregaccedilatildeo da imagem de novos documentos ao banco
serem juntados nos processosprontuaacuterios que jaacute foram digitalizados neste projeto Eacute
de imagens resultante neste projeto
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
ou permanente e considerando que pequena parte destes documentos encontra-se
sob a custoacutedia da DAR (a maior parte ainda permanece sob a responsabilidade do
Serviccedilo de Arquivo) fica a recomendaccedilatildeo de que para melhor gestatildeo de
arquivamento apoacutes a digitalizaccedilatildeo todo o conjunto destas proposituras poacutes 1947
seja direcionado para a guarda externa temporaacuteria que faz parte do processo de
contrataccedilatildeo
bull Embora haja espaccedilo para retorno ao DAR do material dali proveniente que seraacute
digitalizado eacute recomendaacutevel melhoria das condiccedilotildees de arquivamento das salas do
DAR visando atender a responsabilidade legal da ALESP pela preservaccedilatildeomiddot deste
acervo
bull No acervo documental do projeto de digitalizaccedilatildeo institucional natildeo foram
consideradas as fitas de som custodiadas na DAR e que atualmente estatildeo em
condiccedilotildees natildeo apropriadas de guarda Recomenda-se a consulta a Resoluccedilatildeo
CONARQ nO412014 que dispotildee sobre a inserccedilatildeo dos documentos audiovisuais
iconograacuteficos sonoros e musicais em programas de gestatildeo de documentos
arquiviacutesticos (CONARQ 2014)
22 Novos documehtos
O acervo documental a ser digitalizado envolve tipos de documentos tais como
Prontuaacuterios de Deputados (entre 1947 a 2018) Prontuaacuterios de Funcionaacuterios Prontuaacuterios
Meacutedicos Processos do Contencioso (entre 1950 a 2018) e outros Uma questatildeo a ser
considerada neste projeto de digitalizaccedilatildeo institucional eacute o tratamento que seraacute dado a novos
documentos que naturalmente iratildeo surgir apoacutes a digitalizaccedilatildeo Isto porque a atividade
operacional da Assembleia iraacute gerar novos processos e prontuaacuterios bem como novos papeacuteis a
necessaacuterio prever um procedimento de agregaccedilatildeo da imagem de novos documentos ao banco
serem juntados nos processosprontuaacuterios que jaacute foram digitalizados neste projeto Eacute
de imagens resultante neste projeto
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
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23 Guarda e armazenamento de documentos
O Processo ALESP Digital nO 4972018 prevecirc a contrataccedilatildeo de guarda e
armazenamento por dois anos de cerca de nove mil caixas de proposituras na fase
intermediaacuteria ou permanente Como citado anteriormente a maior parte deste material
documental (7711 caixas) encontra-se sob a custoacutedia do Serviccedilo de Arquivo nas salas S38 e
S57 no subsolo da Assembleia em precaacuterias condiccedilotildees de arquivamento Considerando a
responsabilidade da ALESP sobre estes documentos eacute mandatoacuterio corrigir esta situaccedilatildeo Por
outro lado considerando que no projeto de digitalizaccedilatildeo estes documentos seratildeo higienizados
natildeo faz sentido retornaacute-los para-o ambiente em que se encontram no momento pois o trabalho
de limpeza seria perdido A motivaccedilatildeo da contrataccedilatildeo de guarda externa deste material por dois
anos se justifica por utilizar este intervalo de tempo para estabelecer um adequado ambiente de
custoacutedia para receber os documentos no seu regresso para a ALESP Uma soluccedilatildeo seria a
adequaccedilatildeo das salas S38 e S57 para a funcionalidade de arquivo Como referecircncia para este
trabalho temos o Processo ALESP Digital nO4362016 para adequaccedilatildeo de salas para arquivo e
o Processo nO4492016 para aquisiccedilatildeo de arquivos deslizantes
Com relaccedilatildeo agrave guarda externa temos a considerar a Resoluccedilatildeo CONARQ nO61997
que reza em seus Artigos 2deg e 3deg (CONARQ 1997)
Art 2deg A guarda dos documentos puacuteblicos eacute exclusiva dos oacutergatildeos e
entidades do Poder-Puacuteblico visando garantir o acesso e a democratizaccedilatildeo da
informaccedilatildeo sem ocircnus para a administraccedilatildeo e para o cidadatildeo
Art 3deg Poderatildeo ser contratados serviccedilos para a execuccedilatildeo de atividades
teacutecnicas auxiliares desde que planejados supervisionados e controlados por
agentes puacuteblicos pertencentes aos oacutergatildeos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos
Para registro o serviccedilo de Arquivo ainda custodia documentos em outra sala a sala
S45 que possui tanto proposituras legislativas eliminaacuteveis como tambeacutem papeacuteis referente agraves
atividades-meio da Assembleia (recursos humanos gestatildeo financeira tecnologia de
informaccedilatildeo etc) Jaacute considerando possiacuteveis
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
completamente esgotado em 2022 Portanto em alguns poucos anos a Assembleia teraacute que
solucionar novos problemas relacionados agrave custoacutedia de documentos Por enquanto podemos
apontar questotildees a serem consideradas nesta problemaacutetica
bull Disponibilidade de espaccedilo para arquivo
bull Adaptaccedilatildeo deste espaccedilo para a funcionalidade de arquivo incluindo aquisiccedilatildeo de
equipamentos como armaacuterios deslizantes sistema de climatizaccedilatildeo etc
bull Interesse estrateacutegico em manter alguns tipos de documentos em guarda interna
bull Determinaccedilatildeo de quais tipos de documentos devam ser mantidos proacuteximos devido
maior frequecircncia de necessidade de acesso direto
bull Disponibilidade financeira para custear a custoacutedia externa
bull Investimento em Tecnologia da Informaccedilatildeo resultando em implantaccedilatildeo de sistemas
que produzam documentos nato-digitais isto eacute documentos originalmente digitais
fazendo com que diminua a ocorrecircncia de novos documentos em papel
bull Eliminaccedilatildeo dos documentos em papel que atingirem a devida temporalidade
segundo a Tabela de Temporalidade da ALESP
24 Estruturaccedilatildeo deste projeto de digitalizaccedilatildeo no modelo PMBOK
O PMBOK eacute um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos mantido pelo
Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) uma das maiores
associaccedilotildees para profissionais de gerenciamento de projetos Desde 2007 a ALESP possui
uma estrutura que disponibiliza suporte ao uso deste guia em projetos Sendo o PMBOK um
conjunto consagrado internacionalmente de melhores praacuteticas em gestatildeo de projeto sua
utilizaccedilatildeo agrega eficiecircncia e eficaacutecia principalmente a projetos de certa complexidade
Isto posto este projeto de digitalizaccedilatildeo institucional certamente teria ganhos caso
passasse a ter sua gestatildeo baseada no Guia PMBOK
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
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OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
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REFEREcircNCIAS
AGU Manual de Procedimentos da Digitalizaccedilatildeo na Advocacia-Geral da Uniatildeo [51] 2013
wwwagugovbrpage down loadi ndexid38202 678
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 61997 Conselho Nacional de Arquivos [51] 1997httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-cona rq248- reso IuC3A7C3A3o-n-6-d e-15-de-ma io-de-1997 htm I
CONARQ Recomendaccedilotildees para a Construccedilatildeo de Arquivos Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
2000 Disponivel em lthttpconarqgovbrindexphppublicacoes-tecnicas37-publicacoes301-recomendacoes-construcao-de-arquivosgt Acesso em set 2018
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 252007 Conselho Nacional de Arquivos [51]2007
httpconarqarquivonacionalgov br reso Iucoes-d o-con arq2 67-reso Iuca0-n-25-d e-27-de-a bri I-de-
2007html
CONARQ Recomendaccedilotildees para Digitalizaccedilatildeo de Documentos Arquiviacutesticos Permanentes - Resoluccedilatildeo
nordm 312010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010ahttpconarqarquivonacionalgovbrimagespublicacoes_textosRecomendacoes_digitalizacao_com
pletapdf
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 322010 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2010b
httpconarqarquivonacionalgov brresolucoes-do-cona rq2 74-resolucao-n- 32-de-17 -de-maio-de-
2010html
CONARQ Resoluccedilatildeo nordm 4i2014 Conselho Nacional de Arquivos [51] 2014httpconarqarquivonacionalgovbrresolucoes-do-conarq283-resolucao-n-41-de-9-de-dezembro-
de-2014html
MINFAZ Procedimentos para Digitalizaccedilatildeo de Documentos e Processos Ministeacuterio da Fazenda [51]
2017 httpwwwfazendagovbrseipu blicacoes cartil ha-digitalizacao-de-docu mentos
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Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
OBSERVACcedilOtildeES GERAIS
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
Manifestaccedilatildeo CADA nO032018
Concorda com a C AssinaturaNome do membro da CADA Matriacuteculamanifestaccedilatildeo
1 ALEXANDRE SCHULZ PINTO 24521 (s() SIM ( ) NAtildeO~
2 ANA PAULA HIRAMA 13884 ( ) SIM ( ) NAtildeO
3 CILSO JORGE MESSIAS 5473 Yf-SIM ( ) NAtildeO jltIgt4 CLAacuteUDIO ADOLFO MARTINS HAASE 21520 tx) SIM (~iJL~(j()5 DENIS HOSHIKAWA 21199 ( ) SIM ( ) NAtildeO
6 FABIO BORDIN DE SALES 23827 ( ) SIM ( ) NAtildeO
7 JOSEacute CAVALLI JUNIOR 4395 ( ) SIM ( ) NAtildeO ~- )8 LUIS CARLOS FONSECA DIAS 22237 oq SIM ( ) NAtildeO (_ t---~9 LUIZ FELIPE LOUREIRO FORESTI 23052 ~SIM ( ) NAtildeO o7Z10 MAacuteRCIA KAWAKAME 23973 (X) SIM ( ) NAtildeO V-n~_L~
TI -11 MARGARETH DE LIMA GRILO 15359 Oltf SIM ( ) NAtildeO (j
v 7lt1-
( ) NAtildeO
12 MONICA CRISTINA ARAUacuteJO LIMA HORTA 12357 ( ) SIM --~~SIM
A~13 ROBERTO DA SILVA 16457 ( ) NfO I
14 SILMARA DE OLIVEIRA LAUAR - 9902 ~SIM ()N~ ~lIau~-
15 SILNEI DOOMACIL GRACIANO DE OLIVEIRA 6678 ( ) SIM ( ) NAtildeO
16 SOLANGE BASSO FERNANDES COURA 8661 (X) SIM ( ) NAtildeO ~IJ~ I
As discordacircncias deveratildeo ser justificadas abaixo
Nome do membro da CADA Justificativa
9
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SAtildeO PAULOPalaacutecio 9 de Julho
Comissatildeo de Avaliaccedilatildeo de Documentos de Arquivo
OBSERVACcedilOtildeES GERAIS