Sirlene CiampiSirlene Ciampi

Todo projeto de beneficiado com recursos públicos por meio de ações de fomento direto e/ou dos recursos incentivados está obrigado a prestar contas da alocação total dos recursos, incluindo a contrapartida obrigatória (Ancine e FNC) e os rendimentos de aplicações financeiras.

O pensamento de que a prestação de contas deve ser preparada somente após o término do projeto é um equívoco que induz a erros, inconsistências e retrabalhos.

É necessário entender a prestação de contas como um processo que começa no exato momento em que se inicia a realização do projeto, devendo ser prevista no planejamento de suas atividades.

A elaboração da prestação de contas deve ser iniciada no momento em que se começa a executar as despesas do projeto, sendo desenvolvida ao longo de sua execução, devendo ser finalizada e apresentada ao órgão logo após a conclusão do projeto ou no prazo previsto para entrega.

É importante definir fornecedores, valores e rubricas orçamentárias a serem alocadas, antes de iniciar os pagamentos.

Importante também que haja interação entre equipe de produção e financeira.

A partir do momento inicial do projeto, cerque-se de profissionais capacitados a lhe orientarem sobre a correta e regular execução do projeto e de suas despesas, pelo ponto de vista contábil e jurídico; além do domínio das normas expedidas pelo órgão;

Logo após a execução das despesas do projeto, cujos comprovantes já foram emitidos em nome da proponente, contendo o título do projeto, deverá ser fixado nesse documento fiscal a numeração do projeto cadastrado no órgão e o item orçamentário a que se refere à despesa;

Problemas que influenciem ou conduzam a mudanças nos parâmetros técnicos e/ou financeiros do projeto devem ser registrados no momento de sua ocorrência e comunicados ao órgão, a fim de evitar surpresas na análise posterior da execução financeira e do objeto;

Guarde apropriadamente, junto às demais documentações do projeto, as comunicações trocadas com o órgão, principalmente aquelas que registram a solicitação/aprovação de alterações nos

parâmetros técnicos ou financeiros de execução do projeto;

Inicie com o o orçamento aprovado e crie uma planilha de relação de pagamentos, e atualize mensalmente a planilha , a partir dos débitos dos extratos bancários, incluindo as informações dos comprovantes de despesas.

Neste momento, realize a associação dos pagamentos com os itens orçamentários e atualize o formulário com os valores já realizados, informados na planilha .

Vá monitorando se os itens executados estão alinhados com os valores aprovados. Caso verifique significativas divergências, pode ser necessário a solicitação de redimensionamento ou remanejamento interno dos itens.

Paralelamente, vá organizando e arquivando os documentos fiscais que comprovam as despesas dos projetos na ordem cronológica do débito na conta corrente.

Que cuidados a proponente deve ter ao receber uma nota fiscal?

- Antes de contratar um serviço ou efetuar uma compra, a proponente deve se certificar de que o fornecedor é pessoa jurídica ou física idônea e apto para prestar o serviço contratado (Atividade CNPJ, ou objeto social – contrato social)

- A data de emissão da nota deverá estar dentro do prazo de validade da mesma, a nota não poderá estar rasurada, rasgada ou com os dados ilegíveis.

- A data de emissão da NF e respectivo pagamento não poderá ser anterior, nem posterior a vigência do projeto publicado na imprensa oficial (MinC – Ancine ) ou no termo de compromisso (MinE)

- É importante que o emitente da nota forneça o comprovante de quitação do pagamento na mesma (não obrigatório)

- No corpo da nota deverá constar a descrição do serviço ou produto, quantidade (se for o caso) valor e o nome do projeto número do processo cadastrado no órgão incentivador. Ancine (incluir também o nº da rubrica orçamentaria e nome do técnico)

- As faturas, os recibos, as notas fiscais, os cheques emitidos e quaisquer outros documentos deverão conter a discriminação dos serviços contratados, ou dos produtos adquiridos.

- Validar notas manuais com contador.

- O proponente deve manter os documentos fiscais originais e cópia de todos os cheques emitidos (frente e verso, de forma que os beneficiários possam ser identificados, pelo prazo mínimo de 10 anos).

- O proponente deverá manter o salicweb atualizado, contemplando as etapas de execução do objeto (em fase de teste)

- A execução do projeto poderá ser fiscalizado por meio de auditorias, vistorias e demais diligências de acompanhamento, que serão realizadas diretamente pelo órgão, entidades vinculadas ou parcerias com órgãos federais, municipais, estaduais.

Comprovantes de Despesas - PF

ReciboRecibo de pagamento de autônomo – RPA, nos seguintes termos: de pagamento de autônomo – RPA, nos seguintes termos:

- Com data a partir da publicação de aprovação na Imprensa Oficial (data de emissão legível);- Nome de dados do Tomador (proponente)- Nome completo do Prestador;- Documento de identificação;- Endereço;- Guia de Recolhimento de pagamento sobre serviço – GRPS (INSS);- Documento de Arrecadação da Receita Federal – DARF (IRPF);- Recolhimento da alíquota de 20% de INSS (parte do empregador) sobre pagamento de Pessoa Física;- Imposto sobre serviço (prefeitura) ISS (se for o caso);- Especificar os serviços prestados;- Especificar os valores.

Toda despesa deverá ser paga mediante apresentação de Documento Fiscal original (Nota Toda despesa deverá ser paga mediante apresentação de Documento Fiscal original (Nota Fiscal, Fatura, Recibos e quaisquer documentos comprobatórios), nos seguintes termos:Fiscal, Fatura, Recibos e quaisquer documentos comprobatórios), nos seguintes termos:

- Com data posterior à publicação de aprovação na Imprensa Oficial (data de emissão legível);

-Dados do Tomador Completo (empresa proponente);

-Dados do Prestador Completo;

-Constar o número de cadastro do projeto e nome do projeto;

-Com especificação do material adquirido ou serviço prestado;

-Valor do bem ou serviço adquirido

-Verificar sempre a data de validade da NF.

-Ancine – incluir nº da rubrica orçamentária e nome do técnico

Comprovantes de Despesas – Cupons Fiscais

O cupom fiscal só tem validade quando a mercadoria estiver discriminada, conter CNPJ, Inscrição Estadual e endereço do estabelecimento.

Comprovantes de Despesas – Táxi

Utilizar recibos de táxis preenchendo data, descrição do percurso, número da placa do veículo, assinatura do motorista e nome completo do motorista.

-Ancine – 5% - depósito na conta do projeto ou Nfs que demonstrem os serviços. Poderá solicitar redução do valor aprovado no caso de captação menor que o valor aprovado)Esta solicitação de redução do valor global aprovado aplica-se exclusivamente aos projetos de recursos incentivados, e deve ser formalizada apenas no momento da apresentação da prestação de contas final, por meio de correspondência firmada pela proponente e assinada por seu representante legal. O deferimento da solicitação de redução do valor global implica na redução de todas as rubricas orçamentárias que são fixadas em proporções percentuais sobre o valor global aprovado para o projeto. E será avaliada e deferida (ou não) apenas no final da análise da prestação de contas do projeto.

Quando a opção for bens ou serviços é importante fazer uma pesquisa de mercado para comprovar os valores de contrapartida, acerca do bem ou produto adquirido pelo projeto.

Locação de equipamentos da proponente pode ser utilizada a título de contrapartida. A proponente deverá apresentar três (3) orçamentos do mercado para comprovação de custo da locação e uma declaração discriminando o equipamento, período de utilização e o valor. O valor praticado deverá ser menor que o dos orçamentos apresentados e que a despesa deverá estar prevista no orçamento aprovado. Não será aceito recibo de locação de equipamentos de Pessoa Física

AQUISIÇÃO DE MATERIAIS PERMANENTES:

MinC- somente será permitido quando comprovadamente representar a opção de maior economicidade, em detrimento da locação, devendo o proponente em qualquer caso realizar cotação prévia de preços do mercado. O bem deverá ser doado a uma Instituição sem fins lucrativos no final da execução do projeto.

DESCONCENTRAÇÃO DE DESPESASMINC - a execução de itens orçamentários com recursos incentivados será desconcentrada, somente sendo permitida a aquisição de mais de cinco produtos ou serviços do mesmo fornecedor quando demonstre ser a opção de maior economicidade, comprovada na prestação de contas mediante declaração do proponente, acompanhada de cotação de preços de pelo menos dois outros fornecedores.Ancine – executar as despesas do projeto com concentração de pagamentos entre 25% (vinte e cinco por cento) e 50% (cinqüenta por cento) do valor total executado a um mesmo fornecedor, ou grupos de empresas vinculadas a um mesmo sócio, exceto para projeto específico de : a) desenvolvimento de projetos;b) construção, reforma ou atualização tecnológica da sala de exibição;c) aquisição de ações;d) finalização;e) comercialização; e f) animação.

AGENCIAMENTO:

ANCINE – O serviço poderá ser efetuado por PF e PJ , no limite máximo de 10% (dez por cento) do valor autorizado para captação de recursos incentivados, para os projetos a serem autorizados pelos mecanismos previstos na Lei nº 8.313/91 e no Art. 1º-A da Lei nº 8.685/93, limitado o seu pagamento ao montante efetivamente captado.

MINISTERIO DA CULTURA - A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim ou pelo próprio proponente, sendo, neste último caso, no limite de dez por cento do valor previsto para o projeto, até o teto de R$ 100.000,00 (cem mil reais).

MINISTERIO DO ESPORTE- A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim ,nos limite 10% ( desporto educacional) 7% (desporto de participação) e 5% (desporto de rendimento ) do valor do projeto e ou captação parcial.

RESSARCIMENTO DE DESPESAS:

MinC / ANCINE: é possível o ressarcimento das despesas realizadas depois da publicação de aprovação

MinE : É vedado.

SAQUES: MINC: é permitido saques para pagamentos de despesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem

reais), devendo as demais despesas ser realizadas por meio de transferência bancária identificada, cheque nominal ou qualquer outro meio eletrônico de pagamento que assegure a identificação do fornecedor

ANCINE : Sim. (não há limite). No entanto, é importante que todos os documentos fiscais referentes às despesas sejam anexados à cópia do cheque e lançados individualmente na relação de pagamentos do projeto. Lembramos que todas as despesas deverão estar previstas no orçamento aprovado pela ANCINE.

MinE: É vedado

APLICAÇÃO FINANCEIRA

MINC: Os recursos depositados nas contas, enquanto não empregados em sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados em: I - caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; ou

II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.

Os rendimentos da aplicação financeira serão obrigatoriamente aplicados no próprio projeto cultural, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas dos recursos captados (MINE – NÃO PODEM SER UTILIZADOS EM CUSTOS ADM, AGENCIMENTO E CUSTOS COM DIVULGAÇÃO) ANCINE /MINE: Aplicação do Mercado Financeiro (sem risco).

Ancine• Formulários ;• Comprovante(s) de recolhimento(s) do(s) saldo(s) da(s) conta(s)-corrente(s) de

movimentação e• de aplicação de recursos, quando houver, através da Guia de Recolhimento da União –

GRU,• conforme instruído em Manual de Prestação de Contas;• Comprovante(s) de encerramento(s) da(s) conta(s)-corrente(s) de movimentação de

recursos;• Extrato das contas bancárias do projeto, inclusive as contas de aplicação financeira,

compreendendo o período da abertura até seu encerramento;• Solicitação de redução do valor global aprovado, para o valor efetivamente executado, na

hipótese deste ser inferior ao valor global aprovado, para os projetos de recursos incentivados, quando do interesse da proponente;

• Material comprobatório de cumprimento do objeto.• Protocolo de depósito legal (documentos base) – cada tipo de produto exigirá documentos diferentes para comprovar o

objeto.

MinC• Formulários ; • Comprovante(s) de recolhimento(s) do(s) saldo(s) da(s) conta(s)-corrente(s) de

movimentação e de aplicação de recursos, quando houver, através da Guia de Recolhimento da União – GRU,conforme instruído em Manual de Prestação de Contas;

• Comprovante(s) de encerramento(s) da(s) conta(s)-corrente(s) de movimentação de recursos;

• Extrato das contas bancárias do projeto, inclusive as contas de aplicação financeira, compreendendo o período da abertura até seu encerramento;

• Material comprobatório de cumprimento do objeto.• Comprovante de contrapartida• Comprovante de distribuição• Materiais de Divulgação (documentos base) – cada tipo de produto exigirá documentos diferentes para

comprovar o objeto.

MinE• Relatório de cumprimento do objeto, em que serão discriminados os resultados

esperados e atingidos, os objetivos previstos e alcançados, os custos estimados e reais e a repercussão da iniciativa na comunidade e no desenvolvimento do esporte;

• Formulários;• cópia do extrato da conta bancária específica, desde o dia do recebimento dos

recursos até a data do último pagamento;• relação de cheques emitidos (conforme formulário específico);• relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da Lei de

Incentivo ao Esporte;• cópia dos documentos comprobatórios das despesas da prestação de contas;• comprovante de recolhimento dos recursos não utilizados;• cópia de ofício endereçado ao Gerente da Agência, solicitando em caráter irrevogável

o bloqueio de depósitos na conta bloqueada e de livre movimentação;• fotografias e reportagens que comprovem a execução do projeto.

Relatórios de Cumprimento do Objeto. Objetivos e Metas:Descreva os objetivos e metas realizadas , No caso de não ter conseguido atingir na sua totalidade os objetivos propostos, enumere as dificuldades e/ou soluções encontradas O Relatório Final do projeto deve ser elaborado; não basta complementar as informações nesta folha, ou, dizer que ocorreu conforme o planejado

Estratégias de Ação -Descreva as etapas realizadas e, no caso de divergências com as propostas, justifique enumerando as soluções encontradas. Cronograma FísicoEspecifique o período de realização do projeto e no caso de divergências com as datas anteriormente previstas, justifique as alterações. Custos do Projeto

-Avalie os custos finais do projeto e justifique possíveis alterações relativas às despesas previstas.- Detalhar os recursos por fonte. Lei Federal de Incentivo à Cultura, Recursos Próprios,Outras Fontes Total - Especificar receitas de bilheteria e outras provenientes de vendas de produtos advindas da realização do projeto. Captação de Recursos- Descreva as dificuldades encontradas na captação de recursos e as soluções encontradas.

Aspectos do relatório que o MinC irá avaliar:Art. 69. O parecer de avaliação técnica abordará, no mínimo, os seguintes aspectos:I – confirmação da apresentação dos documentos referentes à análise da execução do objeto e dos objetivos do projeto;II – consistência das informações prestadas quanto à execução do objeto e dos objetivos do projeto;III – comparação entre os resultados esperados e os atingidos pelo projeto cultural;IV – avaliação de economicidade entre os custos estimados e os efetivamente realizados;V – aferimento da repercussão do projeto junto à sociedade;VI – cumprimento das medidas de acessibilidade e democratização do acesso, nos termos da portaria de aprovação;VII – cumprimento do previsto no Plano Básico de Divulgação e no Plano Básico de Distribuição dos produtos resultantes do projeto cultural; eVIII – outros aspectos considerados relevantes pelo analista.

Execução Física

No caso de captação e execução financeira todas as metas e produtos deverão ser comprovadas e entregues ao órgão.

Estudar e avaliar se irá executar o projeto em caso de captação parcial – livros, CDs, DVDs deverão ser entregues.

Envio de 06 (seis) cópias para o Ministério da Cultura não deve ser contabilizado como exemplares doados para fins de democratização do projeto.

Ancine - Deposito legal – ato de depósito na CINEMATECA BRASILEIRA, de copia nova da obra audiovisual produzida com recursos públicos, que deverá ser entregue no mesmo formato audiovisual pactuado e aprovado pela Ancine, e que servirá para fins exclusivos de conservação e preservação;

   Produtos do Projeto

- A maioria das leis solicitam o envio de produtos resultantes do projeto, como é o caso de CD’s, DVD’s, livros, revistas, cópias dos filmes, dentre outros.

- Algumas solicitam ainda o envio dos materiais de divulgação (folder, cartazes, convites e outros) que comprovam a logomarca da lei utilizada que beneficiou o projeto cultural.

- O proponente deverá cumprir o objetivo proposto total em caso de captação total de recursos ou parcial em caso de captação parcial , exceto livros, DVD, CD, revistas, Filmes, (...)

RouanetRouanet – Mecenato -30 dias após o término da vigência;

ConvênioConvênio – 30 dias após o término da vigência;

AncineAncine – Até 120 dias a partir do término do período de captação;

MineMine – No prazo de 30 dias (prazo da portaria 120) , contados do fim da execução do objeto previsto no Termo de Compromisso;

Decreto - 60 dias (norma superior)

MINE: Para a aquisição de bens e contratação de serviços é obrigatório a cotação prévia de preços, mediante pesquisa de preços no mercado, comprovada por, no mínimo, três orçamentos, que deverão ser juntados em todas as prestações de contas.

Contratos com prestador de serviços essenciais.

- A Lei Rouanet e lei do Audiovisual (Ancine), Lei de Incentivo ao Esporte, possuem formulários próprios de prestação de contas, inclusive com resumos explicativos disponíveis no seu site:

Projetos de Mecenato: www.cultura.gov.br

Projetos na Ancine: www.ancine.gov.br

Projetos Esportes – www.esporte.gov.br

Animus Consultoria em Projetos Culturais Esportivos e AmbientaisAnimus Consultoria em Projetos Culturais Esportivos e Ambientais

Av Paulista, 1776 – 18º andarAv Paulista, 1776 – 18º andar

São Paulo – SP São Paulo – SP

Tel 011 3660 28 38 - 3660 28 28Tel 011 3660 28 38 - 3660 28 28