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Formadora : Ana Colao
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CURSO ACCESS 2010
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Contedos Programticos
1. Noes bsicas de Access- O que o MS Access 2010 - A aplicao
Access 2010 Fundamental:Enunciar conceitos utilizados em base de dados;Criar um projetode base de dados executando asdiversas fases;Utilizar o novo ambiente do Access 2010;Utilizar o objetotabela;Criar relaes entre tabelas;Criar e executar consultas;Criar formulrios;Criar relatrios.
2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais2.1 Conceo de uma base de dados
Curso Access 2010
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Contedos Programticos
3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dadosrelacionais
3.1 O ambiente geral de trabalho3.2 Os objetos doACCESS3.3 Abrir e fechar uma aplicao sobre uma base de dados
4. Construo de tabelas4.1 Vista de estrutura4.2 Definir campos e tipos de dados4.3 Propriedades dos campos4.4 ndices e chaves
5. Definir as relaes entre as tabelas5.1 Relaes de 1 para 15.2 Relaes de 1 para muitos
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Cont. Contedos Programticos
6. Criao de consultas de seleo6.1 Escolha das tabelas e os campos6.2 Definio de critrios6.3 Funes e expresses de clculo
7. Construo de Formulrios7.1 Criao de formulrios7.2 Otimizao dos formulrios
8. Criao de Relatrios8.1 Criao de relatrios8.2 Formatao dos relatrios8.3 Impresso dos relatrios
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1. Noes bsicas de Access
O que o MS Access 2010?
O Microsoft Access 2010 a verso do programa de base de dados do MS Office 2010.
Novidades: Nova interface e novas funes.
Com Microsoft Access 2010 podemos criar vrios tipos de banco de dados para
manter organizadas grandes quantidades de informaes. O programa contm
vrios modelos de base de dados mais comuns, o que facilita o processo de
criao.
Assim como as outras ferramentas do Office 2010, no Microsoft Access 2010
tambm possvel criar arquivos compartilhados que podem ser usados
simultaneamente por vrias pessoas. O programa est melhor integrado com
outras ferramentas. Importar ou exportar facilmente dados de arquivos do Excel
um bom exemplo.
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1. Noes bsicas de Access
Tambm possvel aplicar temas aos bancos de dados para uma apresentao
mais atraente. O novo Microsoft Access 2010 tambm tem vrias ferramentas
que facilitam o uso.
O Microsoft Access 2010 mantm os melhores recursos do Access, mas com o
visual mais bonito do Office 2010. mais prtico e flexvel que nas verses
anteriores.
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1. Noes bsicas de Access
- Os menus do MS Access 2010
Os vrios menus disponveis:
1 - Menu Ficheiro
2 - Menu Base
3 - Menu Criar
4 - Menu Dados Externos
5 - Menu Ferramentas de Base de Dados
6 - Menu Campos
7 - Menu Tabela
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1. Noes bsicas de Access - Os menus do MS Access 2010
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1 - Menu Ficheiro
2 - Menu Base
3 - Menu Criar
4 - Menu Dados Externos
5 - Menu Ferramentas de Base de Dados
6 - Menu Campos
7 - Menu Tabela
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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais
2.1 - Conceo de uma base de dados
A Conceo de uma base de dados implica uma planificao antecipada.
Deveremos ter em ateno:
- Para quem?- Para qu?- Com que finalidade?
- Quais os Campos da(s) tabela(s); quais os ID s, quais os Registos daBase de dados, a construo dos formulrios, etc.
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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionaisIntroduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados(SGBD)
Desde sempre o homem guardou de forma ordenada emarmrios, gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantesrelativos s suas diversas atividades com um qualquer tipo deorganizao.
Tambm no nossos quotidiano, recorremos frequentemente abases de dados no informticas, no entanto de uma formaconsciente.
Uma simples agenda telefnica, uma coleo de cromos ou umalista de livros, filmes ou CD s sendo colees de dadosorganizados, constituem-se como bases de dados.
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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionaisIntroduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados
(SGBD)
O conceito de Base de Dados em suporte informtico consolidou-se no incio da dcada de 60.
Numa primeira fase surgiram os Sistemas de Ficheiros e sposteriormente foram desenvolvidos os Sistemas de Base deDados.
Com ambos, a informao armazenada em ficheiros o queproporciona maior rapidez de acesso mesma, maior segurana,introduo de dados muito mais verstil e economia no espao dearmazenamento.
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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais
Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados(SGBD)
Por exemplo, um CD ou DVD substitui vrios armrios deinformao em papel.
OS SGBD dividem-se em 2 grandesgrupos:- SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL Server)- SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft
Access)
De uma forma genrica pode dizer-se que uma base de dados uma coleo organizada de dados relacionados entre si e relativosao mesmo assunto. Essa organizao permite que o contedopossa facilmente ser consultado, organizado e atualizado.
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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais
Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados
(SGBD)
Exemplos de utilizao de SGBD:
- Numa farmcia, o funcionrio digita o cdigo do medicamentopara verificar a quantidade existente em Stock na Base de Dadosde Medicamentos.
- Numa escola, o funcionrio, ao digitar o nmero do processo deum aluno, pode visualizar todo o histrico de notas do mesmo.
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A aplicao permite manipular bases de dados de diversos tipos;
Permite a interatividade com outros produtos do Microsoft Office;
Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador);
Os ficheiros criados pelo Access possuem a extenso MDB ouACCDB (MicrosoftDataBase ex.: BDLivros.mdb).
2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais
2.1 - Conceo de uma base de dados
Caratersticas especficas do Microsoft Access:
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Qualquer coleo de dados deve estar catalogada;
Qualquer catlogo deve permitir pesquisas;
Um catlogo no mais que uma coleo de registos;
Podemos ver uma base de dados como sendo um catlogoinformatizado e com mtodos otimizados de pesquisa earmazenamento.
2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais
2.1 - Conceo de uma base de dados
Outros pontos a considerar:
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Noo de Base de Dados
Qualquer conjunto de registos pode ser visto como uma base de dados;
Um conjunto de registos com a mesma estrutura denominado portabela.
Exemplo de uma Tabela
Turma Nmero Nome Rua Localidade
A 1 Antnio Martins Sousa Pires Barcelos
A 2 Maria Irene Joana d'Arc BarcelosB 1 Joo Francisco Pires Viegas Pousa
C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos
Campos
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Noo de Base de Dados
No Microsoft Access podemos criar essencialmente Tabelas, Consultas,Formulrios, Relatrios, Pginas:
Tabelas so os armazns dos dados.Trata-se de listas de registos.
O desenho de tabelasconsiste na definiodos campos necessriospara
armazenarcorretamente a informaoda base de dados.
Consultas so utilizadas para filtrar a informao existente nas tabelas. Nas
consultas tambm possvel realizar clculos e utilizar funes (soma, media,
etc.).
Formulrios so janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de
dadosparaque tenham um acesso amigvel aos dadose operaes.
Permitem visualizar a informao de outra forma e, tambm, adicionar, removerou alterar informaes da Base de Dados.
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Noo de Base de Dados
Relatrios so formatos de apresentao dos dados para gerar cpias
impressasda informao registradana base de dados.
Mas tambm podem ser utilizados para construir por exemplo grficos,
etiquetasou envelopesem srie.
Pginas utiliza-se para aceder a pginas Web que, a partir de um browser,
permitem a visualizao, edio e manipulao dos dados armazenados
numa base de dados.
Macros ferramentas para automatizar a realizao das tarefas que
pretendemosa realizar.
Mdulos conjunto de declaraes, instrues e procedimentos do Visual
Basic guardados em conjunto e que nos permitem efetuar alguns
procedimentosespecficos (validaes,c lculos,etc.).
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Noo de Base de Dados Noes Gerais
Noode dado
o resultado da recolha de informaes, um acontecimento ou fatosobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional.
Um dado, quando isolado, no tem significado.
Num SGBD podemos utilizar vrios tipos de dados, nomeadamente:Numricos, Data/Hora,Alfanumricos e Lgicos.
Ex. 16, Miguel Jernimo, 5, F, 10
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Noo de Base de Dados Noes Gerais
Noode campo
Os dados inserem-se nos campos.
Elemento constituinte de uma tabela.
utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, emque dividimos a informao que pretendemos utilizar.
Ex.: Nmero, Nome, Ano, Turma, Idade
Noode registo
Conjunto de campos relacionados.
Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.
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Noo de Base de Dados Noes Gerais
Noode tabela
Parte integrante de uma base de dados, utilizada para guardarinformao relativa a um assunto especfico, como, por exemplo, alunos,livros, autores, pases, cdigos postais, etc.
A informao guardada numa tabela deve ser coerente com os critriosutilizados para a sua criao conter apenas os dados que digamrespeito ao assunto, a que se d o nome de entidade.
Ex.: A Tabela Alunos deve c onter unicamente dados relativos aos alunos.A entidade Alunos.
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Noo de Base de Dados Noes Gerais
Noo de tabela
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Noo de Base de Dados (2)
A uma linha da tabela chama-se registo;
A cada elemento do registo chama-se campoou atributo;
Chama-se chavea um campo (ou conjunto de campos) que nunca serepete em toda a tabela;
Da tabela seguinte, que chave poderamos escolher?
Turma Nmero Nome Rua Localidade
A 1 Antnio Martins Sousa Pires Barcelos
A 2 Maria Irene Joana d'Arc Barcelos
B 1 Joo Francisco Pires Viegas Pousa
C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos
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Diviso de Tabelas
Vamos ento a um caso prtico:
Construir uma base de dados referente aos dados de Formao com 2tabelas:
TB_CURSOS
Nome do Curso campo CURSO - Texto
N de funcionrio campo N_FUNCIONARIO - Nmero
Nome prprio campo NOME - Texto
Data de incio do curso campo DATA_INICIO - Data
Data de fim do curso campo DATA_FIM - Data
Durao do curso/Horas campo DURAAO - Data
Entidade formadora campo ENTIDADE - Texto
Morada da entidade formadora MORADA - Texto
Cdigo postal COD_POSTAL - Nmero
Localidade LOCALIDADE - Texto
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Diviso de Tabelas
TB_FORMANDOS
Nome prprio campo NOME Texto
Nome do Curso campo CURSO Texto
Idade do Formando campo IDADE - Nmero
Habilitaes Literrias HABILITAOES - Texto
N Telefone/telemvel TEL/TM - Nmero
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Diviso de Tabelas (2)
Solues:
Criar vrios campos de texto, onde se introduzir todos os
nomes (tipo de dados Texto) CURSO, NOME, ENTIDADE,MORADA, LOCALIDADE,H ABILITAOES
Criar um campo com o N de funcionrio (N_FUNCIONARIO),um campo com a Durao/Horas do curso (DURAAO), umcampo com o cdigo postal (COD_POSTAL), um campo com aIdade do Formando (IDADE), um campo com o n detelefone/telemvel (TEL/TM)
Criar um campo com a data de incio do curso(DATA_INICIO),um campo com a data de fim do curso (DATA_FIM).
O campo chave (PRIMARY KEY) ser o campo NOME.
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Relacionamentos Noo de relao
Associao estabelecida entre campos comuns (colunas) de duastabelas, permitindo que a consistncia da informao seja garantida.
O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permitegarantir que a consistncia da informao no seja colocada em causae tambm associar os dados de duas ou mais tabelas para avisualizao, edio ou impresso da informao.
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Relacionamentos Noo de chave
A chave de uma tabela constituda por um ou mais campos quepossam ser utilizados como identificadoresde cada registo.
Os campos-chave devem permitir identificar um registo de formaunvoca.
O campo ou o conjunto de campos selecionados para chave de umatabela no pode conter informao repetida.
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Relacionamentos
Os relacionamentos entre tabelas podem ser de tiposdiferentes:
1 n
1 1
m n
Estes valores correspondem ao nmero de elementos deuma tabela a que podem corresponder a elementos de outratabela;
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Relacionamentos (1-n)
Uma turma tem nformandos
Neste caso, a tabela de relacionamento associa a cadaformando apenas um curso;
Ou seja, um formando no pode pertencer a dois cursos;
Neste caso, o relacionamento feito na tabelaformandos em que se adiciona uma chave estrangeirarelativa ao curso (chaveda tabela de cursos).
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados
relacionais
3.1 - O ambiente geral de trabalho Nova base de dados Modelosdisponveis
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais
3.1 - O ambiente geral de trabalho Nova base de dados Modelosdisponveis
Ao abrir o MS Access 2010, poderemos criar ou abrir uma nova base de dados e
optar por um determinado modelo disponvel:
- Base de dados em branco- Base de dados Web em branco- Modelos recentes- Modelos de exemplo- Os meus modelos
Se a base de dados ainda no tenha sido criada, teremos que clicar no botoCriar.
Se a base de dados j existir, teremos que a selecionar na opo "Modelosrecentes ou Os meus modelos.
Poderemos tambm selecionar a opo de Abrir e escolher a base de dadosque pretendemos abrir.
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados
relacionais
3.2 -Os objetos do ACCESS
Depois de aberta a base de dados, verificamos que nela existem vriosTipos de objetos do Access:
- Navegar por categoria- Personalizado- Tabelas e Vistas Relacionadas- Data de Criao- Filtrar Por Grupo- Tabelas- Consultas- Formulrios- Relatrios
Numa nova base de dados aberta uma janela da Tabela1 ondepoderemos inserir os registos.
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados
relacionais
3.2 -Os objetos do ACCESS
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados
relacionais
3.3 - Abrir e fechar uma aplicao sobre uma base de dados
Para fechar uma aplicao sobre a base de dados teremos que selecionaro menu Ficheiro e escolher a opo Fechar Base de Dados e depoisopo Sair.
Se tiver efetuado alteraes importantes que pretenda guardar, no deveesquecer de Guardar Objeto Como ou Guardar Base de Dados Como.
Poder tambm escolher a opo Guardar e Publicar.35
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4. Construo de tabelas
4.1 - Vista de estrutura
Selecionando o menu Criar, poderemos aceder Estrutura da Tabela,
Estrutura da Consulta, Estrutura do Relatrio ou Estrutura de
Formulrio.
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Tipos de vista:
- Vista de Folha de Dados
- Vista de Tabela Dinmica
- Vista de Grfico Dinmico
- Vista de Estrutura
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Folha de dados
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Tabela dinmica
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Grfico Dinmico
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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
Na vista de folha de dados so criados os campos e tipos de dados.
Tipos de dados que podem ser criados:- Texto- Memo- Nmero- Data/hora- Moeda- Sim/No- Objeto OLE- Numerao Automtica- Hiperligao- Anexo Calculado- Assistente de Pesquisa
Propriedades do campo43
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dadosNa vista de folha de dados so criados os campos e tipos de dados.
- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
TEXTO
Este tipo de campo permite uma sequncia de caracteres de tamanho limitado.O limite mximo de 255 carateres e define-senas propriedades do campo.
Por predefinio o tamanho de um campo de texto de 50 caracteres.
MEMO
Este campo permite uma sequncia de caracteres de tamanho 65 535.Uma das vantagens a de se poder utilizar este tipo campo de dados para irarmazenando informaespertinentes ou importantes.
Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto no permitirAlgumas operaes, como por exemplo (ordenao, agrupamento).
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
NMERO
Este campo permite um nmero inteiro ou real.
Usado normalmente para clculos matemticos.
Por predefinio este campo do tipo Nmero inteiro longo.
Existem diversos tamanhos e precises: Byte, Inteiro, Inteiro longo,Simples, Duplo, ID de replicao e Decimal.
So definidos nas Propriedades do campo, opo Formatar.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
DATA/HORA
Este campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos.
Existem diversosformatos de data e hora que podem ser definidos comoAtributo.
So definidos nas Propriedades do campo, opo Formatar.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
MOEDA
Este campo permite um nmero com formato monetrio.
Trata-se de um valor numrico real com formatoespecializado para a manipulaode valores monetrios.
Utiliza o separador de milhares; mostra os nmeros negativos entre parnteses;O valor predefinido da propriedade de 2 casas decimais e ().
O formato desejado definido nas Propriedades do campo, opo Formatar.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
NUMERAO AUTOMTICA
Este tipo de campo um contador automtico sequencial (com incremento deuma unidade).
Trata-se de um valor numrico que o sistema gera automaticamente para cadaregisto de maneira que nunca existiro dois registos na mesma tabela com omesmo valor num campo deste tipo.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
SIM/NO
Neste tipo de campo valida-se um valor lgico.
O campo pode ter um de dois valores: Sim/No; Verdadeiro/Falso;Ligado/Desligado.
A expresso de validao definida nas Propriedades do campo, opoFormatar.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
OBJETO OLE (Object Linked Embebed)
Este campo permite um objeto de outra aplicao.
Esta relao pode existir atravs de uma ligao a:
Um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de udio, umaimagem, um vdeo, um grfico, um documento de texto, uma folha de Excel,etc
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
HIPERLIGAO
Este tipo de campo permite por exemplo, uma ligao a um documento daInternet.
Isto , um caminho para um destino, tal como um objeto, um documento, oupgina Web.
Um endereo para este tipo de campo, Hiperligao,pode ser um caminho deRede, um endereo para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL(endereo para um site da Internet ou da Intranet).
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS
ASSISTENTE DE PESQUISA
- Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabelaou construir uma listagem.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- PROPRIEDADES DOS CAMPOS NO ACCESS
Exibe-se em seguida o aspeto do separador e respetivos itens daspropriedades de cada campo.
O aspeto deste separador modifica-se em funo do tipo de campo escolhido(texto, nmero, memo, etc.)
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- FORMATAR formato numrico
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- FORMATAR formato de campos Texto e Memo
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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- FORMATAR formato de Data/Hora
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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Legenda
- A legenda corresponde ao ttulo que o campo assume.
Por predefinio assume como legenda o nome definido parao campo.
Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda N deAluno.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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Valor predefinido
- Valor introduzido automaticamente ao inserir-se um novoregisto.
Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido2006.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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Texto de validao
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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NecessrioEste Campo se estiver com a expresso No um campo de introduo facultativa. Casocontrrio um campo de introduo obrigatria.
Permitir Comprimento ZeroSe este campo estiver com a indicao de Sim pode ficar vazio.
IndexadoA indexao permite a pesquisa mais rpida dos registos dentro da base de dados.
Compresso UnicodeA compresso Unicode corresponde a um padro internacional de codificao adotadono Microsoft Office. No caso da compresso estar ativa o contedo dos campos de ti poMemo e Texto podem ser comprimidos ocupando menos espao mas garantindo acorreta apresentao do respetivo contedo.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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Modo IMEUm IME (Input Method Editor) um editor que permite introduzir texto asitico emprogramas, atravs da converso dos batimentos de teclas em carateres asiticos. O IMEinterpreta os batimentos de teclas como carateres e, a seguir, d-lhe a oportunidade deinserir a interpretao correta no programa no qual est a trabalhar.
Etiquetas inteligentesA Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar com oMicrosoft Office Access 2003.
Nesta aplicao esto disponveis aes relacionadas com Datas e Nomes e Respetivaassociao ao Microsoft Outlook.
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
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4.3 - Propriedades dos campos
Propriedades dos campos:
- Tamanho do campo- Formatar- Casas decimais- Mscara de introduo- Legenda- Valor predefinido- Regra de validao- Texto de validao- Necessrio- Indexado- Etiquetas inteligentes- Alinhamento do texto 65
4. Construo de tabelas
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Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Se pesquisamos frequentemente uma tabela ou ordenarmos os respetivosregistos por um determinado campo, podemos acelerar estas operaes criandoum ndice para o campo.
O Microsoft Office Access utiliza ndices numa tabela tal como utilizado umndice num livro: para localizar dados, o Access procura a localizao dos dadosno ndice. Em certos casos, por exemplo, para uma chave primria, o Access criaautomaticamente um ndice. Noutros casos, o utilizador poder querer cri-lomanualmente.
Podemos utilizar um ndice para ajudar o Access a localizar e ordenar maisrapidamente os registos.
Um ndice armazena a localizao dos registos com base no campo ou camposque fazem parte do ndice. Consoante o nmero de valores exclusivos doscampos indexados, um ndice pode ser mais pequeno do que a tabela quedescreve, o que permite ao Access uma leitura mais eficiente.
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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
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Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Os ndices socomoos ndices delivros
Considere o ndice de um livro: uma lista de palavras que aparecem nolivro. Cada entrada da lista tambm mostra os nmeros das pginas quecontm a palavra. Se quiser localizar uma determinada palavra num livro,um ndice torna muito mais fcil a pesquisa do que se tivesse de folhearo livro todo.No Access, um ndice como uma lista de valores que aparecem numatabela. Cada entrada da lista tambm mostra as localizaes dos registosque contm os valores dos campos. Se pretender localizar umdeterminado valor de um campo, um ndice torna muito mais fcil apesquisa do que se tivesse de ler toda a tabela.
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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
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Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Os ndices tornam mais rpida a localizao de valores de campos
raros.
Quanto maior for o nmero de valores de campo diferentes numa tabela,melhor ser o desempenho da consulta selecionar e de pesquisa.
Quanto mais frequentemente um valor de campo aparecer numa tabela,menos utilidade ter um ndice. Pense nas palavras de um livro: a palavra "o"aparece, provavelmente, com tanta frequncia que ler o respetivo item de listalevaria quase tanto tempo como ler todo o livro! Da mesma forma, um campoapenas com alguns valores no beneficia tanto da indexao, uma vez que cadavalor aparece demasiadas vezes.
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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
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Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Depois do Access obter a localizao dos registos a partir do ndice, pode
obter os dados desses registos passando diretamente para a localizao
correta. Desta forma, a utilizao de um ndice poder ser muito mais
rpida do que pesquisar todos os registos da tabela para encontrar os
dados.
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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Os ndices tornama alterao dos dadosmais demorada
Quando anexa, elimina ou atualiza dados, todos os ndices nas tabelas
afetadas tm de ser atualizados para refletir as alteraes. Isto pode
dificultar o desempenho. Mais uma vez, pense num livro: se fizer
alteraes, o ndice tambm ter de ser alterado ou ficar incorreto. A
alterao do ndice demora alguma tempo e tempo que no perderia
se no existisse o ndice. O Access funciona da mesma maneira: os
ndices fazem com que a alterao dos dados demore mais tempo.
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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus71
FIM
Vamos aos exerccios
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
5. Definir as relaes entre as tabelas
5.1 - Relaes de 1 para 1
Criar, editar ou eliminaruma relao
Uma relao uma forma de reunir dados de duas tabelas diferentes. Uma
relao composta por dois campos, um de cada tabela.
Quando utiliza as tabelas numa consulta, a relao permite que o Access
determine os registos de cada tabela que esto associados.
Por exemplo, pode ter um campo ID do Produto numa tabela Produtos e numa
tabela Detalhes da Encomenda.
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5. Definir as relaes entre as tabelas
5.1 - Relaes de 1 para 1 cont.
Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda tem um ID de Produto
correspondente a um registo na tabela Produtos com o mesmo ID de Produto.
Uma relao tambm pode ajudar a evitar a perda de dados, impedindo a
dessincronizao dos dados eliminados.
73Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
5. Definir as relaes entre as tabelas
5.1 - Relaes de 1 para 15.2 - Relaes de 1 para muitos
Guia para relaes de tabela
Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em
remover redundncia de dados (dados duplicados). Para alcanar esse
objetivo, dever dividir os dados em muitas tabelas baseadas em
assunto, para que cada facto seja representado apenas uma vez.
Dever depois fornecer ao Access os meios para reunir novamente as
informaes divididas: para tal, dever colocar campos comuns em
tabelas relacionadas.
Contudo, para efetuar corretamente este passo, ter primeiro de
compreender as relaes entre as tabelas e especificar depois essas
relaes na base de dados.
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Curso Access 2010 - Relacionamentos.pptx
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus75
RESUMO :
Relaes
Consultas
Formulrios
Relatrios
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Relaes
Relacionamento entre tabelasbase de dados
numa
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Relaes
STAND DE VENDAS FORD
FACTURA
MODELO
CLIENTE
nome_cliente morada_cliente nif_cliente
nome_modelo cilindrada potncia
num_factura data nome_cliente morada_cliente nif_cliente nome_modelo cilindrada potncia total_factura
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Aulas anteriores
STAND DE VENDAS FORD
FACTURA
MODELO
CLIENTE
nome_cliente morada_cliente nif_cliente
nome_modelo cilindrada potncia
num_factura data total_factura
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Objectivos da aula
Conhecer os diferentesrelacionamento
tipos de
Identificar a(s) chave(s)numa tabela
estrangeira(s)
Criar e eliminartabelas
relacionamentos entre
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
De 1 para 1
De 1 para N (ou 1 para(ou 1 para
muitos))
De N para N (ou muitos para muitos)
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
De 1 para 1
MARIDO ESPOSA
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
De 1 para N
LIVRO REQUISICAO
EQUIPA JOGADOR
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
De N para N
LIVRO AUTOR
ALUNO DISCIPLINA
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
Dois relacionamentosDe N para NDe 1 para N
1 N N 1
ALUNO ALUNO_DISCIPLINA DISCIPLINA
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Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Tipos de relacionamentos
STAND DE VENDAS FORD
CLIENTE 1 N FACTURA N N MODELO
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Chave estrangeira
um campo de uma tabela que uma chave primria de outra tabela
1
N
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Criao de relacionamentos
Fazer clique sobre o boto (relaes)
Ferramentas
que se encontra nada base de dados
Barra de
Ou
No menu FerramentasseleccionarRelaes
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Criao de relacionamentos
Impor integridade referencial
Impede que sejam criadosregistos na tabela FACTURA
com referncia a clientes queno existam.
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Criao de relacionamentos
Propagar actualizao doscampos relacionados
Qualquer alterao no nmero deum cliente, da tabela CLIENTE,provoca alteraes em todas asocorrncias desse nmero de
cliente na tabela FACTURA.
Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
Criao de relacionamentos
Propagar eliminao dos registosrelacionados
Qualquer eliminao de umregisto de um cliente, na tabelaCLIENTE, provoca a eliminao
dena
todos os registos desse clientetabelaFACTURA.
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Sntese dos Slides
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6. Criao de consultas de seleo
6.1 - Escolha das tabelas e os campos
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Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
6. Criao de consultas de seleo6.1 - Escolha das tabelas e os campos
Selecionar campos a consultar e Executar consulta Sem a utilizao do Assistente de Consulta
Dar duplo clique no campo selecionado para queconste. Depois clicar no boto Executar para
efetuar a consulta
93Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
6. Criao de consultas de seleo6.1 - Escolha das tabelas e os campos Selecionar campos a
consultar e Executar consulta
Aps executar consulta, aparecer uma janela com o resultado daconsulta efetuada.
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6. Criao de consultas de seleo- Selecionar campos a consultar e
executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta
Poderemos chamar o Assistente de Consultas para efetuar vriosConsultas, com os vrios Assistentes de Consultas:
- Assistente de Consultas Simples- Assistente de Consultas Cruzadas- Assistente de Consultas Localizar Duplicados- Assistente de Consultas Localizar No Correspondentes.
S teremos que selecionar o que queremos utilizar. 95 Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
6. Criao de consultas de seleo- Selecionar campos a consultar e
executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta
Exemplo de consulta com assistente deconsultas simples
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6. Criao de consultas de seleo- Selecionar campos a consultar e
executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta
Foi feita com o assistente uma consulta somentecom dois campos:
- Nome- Morada
Poderemos gravar as consultas efetuadas,guardando-as.
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6. Criao de consultas de seleo
6.2 - Definio de critrios
Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acrscimo
Uma consulta de acrscimo utilizada quando necessrios adicionar novos
registos a uma tabela existente utilizando dados de outras origens.
Se necessitarmos de alterar dados num conjunto existente de registos, tal
como atualizar o valor de um campo, podemos utilizar uma consulta
atualizao. Se necessitarmos de criar uma nova tabela a partir de uma
seleo de dados, ou de intercalar duas tabelas numa nova tabela, podemos
utilizar uma consulta criar tabela.
Nota: No podemos executar uma consulta de acrscimo num browser.Se pretendermos executar uma consulta de acrscimo numa base de dados Web,primeiro temos de abrir a base de dados Web utilizando o Access.
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6. Criao de consultas de seleo
6.3 - Funes e expresses de clculo
Uma expresso uma combinao de alguns ou
de todos os seguintes elementos: funes,
identificadores, operadores e constantes
incorporados ou definidos pelo utilizador.
Cada expresso devolveum nico valor.
Por exemplo, a seguinte expresso contm
estes quatro elementos:
=Soma([Preode Compra])*0,08
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6. Criao de consultas de seleo
6.3 - Funes e expresses de clculo
No Access, as expresses so utilizadas em muitos locais para efetuar clculos,
manipular caracteres ou testar dados. As tabelas, consultas, formulrios,
relatrios e macros tm todos propriedades que aceitam uma expresso. Por
exemplo, possvel utilizar expresses nas propriedades Origem do Controlo e
ValorPredefinido de um controlo.
Tambm possvel utilizar expresses na propriedade Regra de Validao num
campo de tabela. Alm disso, ao escrever cdigo VBA (Microsoft Visual Basic for
Applications) para um procedimento de evento ou para um mdulo, utilizam-se
frequentemente expresses semelhantes s expresses que so utilizadas num
objeto do Access, como, por exemplo, uma tabela ou consulta.
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7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente
101Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente
Atravs do Assistente de formulrios poderemos escolher os campos quedesejamos Incluir no formulrio (campos de uma ou mais do que uma tabela ouconsulta.
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7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente
Atravs do assistente de formulrios, podemos escolher um determinado tipode esquema:
- Colunas- Tabela- Folha de dados- Justificado
103Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente
Esquema de formulrio em colunas.
Poderemos visualizaro formulrio que foi criado e guard-lo comum determinado nome.
Os registos do formulrio poder ser alterado sempre que frnecessrio.
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7. Construo de Formulrios
- Criao de formulrios sem o assistente
Registo: ID 1
105Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.2 - Optimizao dos formulrios
Um formulrio um objeto de base de dados que pode ser utilizado para
criar uma interface de utilizador uma aplicao de base de dados.
Um formulrio "vinculado" o que est diretamente ligado a uma origem
de dados, tal como uma tabela ou consulta, e pode ser utilizado para
introduzir, editar ou apresentar dados dessa origem. Em alternativa, pode
criar um formulrio "desvinculado" sem qualquer ligao direta a uma
origem de dados, mas que no deixa de ter botes de comando, rtulos
ou outros controlos que so necessrios para trabalhar com a aplicao.
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Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios cont.
Disponibilizar a esses utilizadores um formulrio que contm apenas
esses campos, torna a utilizao da base de dados muito mais fcil para
eles. Tambm pode adicionar botes de comando e outras
funcionalidades a um formulrio para automatizar as aes mais
utilizadas.
Encare os formulrios vinculados como janelas, atravs das quais os
utilizadores visualizam e acedem base de dados. Um formulrio eficaz
torna a utilizao da base de dados mais rpida, porque os utilizadores
no tm de procurar o que precisam. Um formulrio visualmente atrativo
torna a utilizao da base de dados mais agradvel e mais eficaz, alm de
poder evitar a introduo de dados incorretos.
107Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Otimizaro formulriona vistade estrutura
Em bases de dados do ambiente de trabalho pode otimizar a estrutura do
formulrio trabalhando na vista de Estrutura. Poderemos adicionar novos
controlos e campos ao formulrio, adicionando-os grelha de estrutura. A
folha de propriedades fornece-lhe acesso a muitas propriedades que poder
definir para personalizar o seu formulrio.
Para mudar para a vista de estrutura, clique com o boto direito do rato no
nome do formulrio no Painel de Navegaoe clique em Vista de Estrutura.
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7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Otimizaro formulriona vistade estrutura
Nota: A vista de Estrutura no est disponvel quando est a trabalhar numa
base de dados Web. O Access mostra o formulrio na vista de Estrutura.
possvel utilizar a folha de propriedades para alterar as propriedades do
formulrio e respetivoscontrolos e seces.
Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.
109Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Cont. Otimizaro formulrio na vista de estrutura
Poder depois arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o
formulrio.
Para adicionar um nico campo, faa duplo clique sobre ele ou arraste-o a
partir do painel Lista de Campos para a seco no formulrio onde pretende
que seja apresentado.
Para adicionar vrios campos de uma s vez, mantenha a tecla CTRL premida e
clique nos campos que pretende adicionar. Em seguida, arraste os campos
selecionados para o formulrio.
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8. Criao de Relatrios
8.1 - Criao de relatrios atravs do assistente
Campos disponveis inseridose campos selecionados
111Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
8. Criao de Relatrios
8.1 - Criao de relatrios atravs do assistente
Relatrio efetuadocom as sistente vista de colunas
Este relatrio apresentaOs campos: Nome eMorada e respetivosRegistos inseridos
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8. Criao de Relatrios
8.2 - Formatao dos relatrios
Poderemos criar relatrios com diversos esquemas:
- Em Colunas (na vertical ou na horizontal)- Em Tabela (na vertical ou na horizontal)- Justificado (na vertical ou na horizontal)
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8. Criao de Relatrios
8.3 - Impresso dos relatrios
A Impresso dos relatrios efetuadaclicando no boto Imprimir.
Se s pretendermos apenas imprimir osdados, termos que selecionar o visto emApenas Imprimir Dados.
Poderemos igualmente configurar a pginae definir as configuraes para posteriormenteimprimir o relatrio.
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FIM
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