BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

PROPUESTA DISEÑO DEL SISTEMA

ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL

ELABORADO POR: ALEXANDER GARCÍA SANDÍ

ARCHIVO CENTRAL

SUPERVISOR: JUAN CARLOS VÁSQUEZ UREÑA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

SAN JOSÉ, 20 DE NOVIEMBRE DEL 2005

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Tabla de contenido

1. Introducción.................................................................................................................... 4 1.1 Objetivos del Diseño Sistema Archivístico Institucional.................................... 4 1.2 Objetivos específicos del diseño .............................................................................. 4 CAPÍTULO I ................................................................................................................................. 6

A. MARCO TEÓRICO ...............................................................................................6 1. JUSTIFICACIÓN PARA LA CREACIÓN DEL SAI...........................................6 2. VENTAJAS DE UN SAI ....................................................................................7 3. MARCO LEGAL QUE REGULA EL SAI ..........................................................8

Leyes conexas ................................................................................................................. 9 Otras normativas............................................................................................................ 11

CAPÍTULO II.............................................................................................................................. 12 B. PROPUESTA DE DISEÑO .................................................................................12

1. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL......12 1.1. Diseño del cuadro de clasificación. ............................................................... 12 Objetivos del sistema de clasificación:....................................................................... 12 Principios de la clasificación ........................................................................................ 12 Ventajas de un sistema de clasificación estándar.................................................... 13 Elementos y sistemas de la clasificación................................................................... 13 Sistema ORFUAS.......................................................................................................... 14 1.2. Métodos de ordenación ................................................................................... 14 1.3. Instrumentos automatizados descriptivos de control .................................. 15 1.4. Unidades de conservación .............................................................................. 15 1.5. Normalización de la producción documental................................................ 15 1.6. Procedimientos ................................................................................................. 16

2. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL...............................................................16 2.1. Aplicación de la Tecnología de Información y comunicación TIC............. 16 2.2. Almacenamiento de la documentación ......................................................... 16 2.3. Identificación de la documentación................................................................ 17 2.4. Creación del Comité Institucional................................................................... 17 2.5. Valoración- Tablas de Plazos ......................................................................... 17 2.6. Infraestructura-Local ........................................................................................ 17 2.7. Descripción ........................................................................................................ 18 2.8. Transferencia de documentos ........................................................................ 18 2.9. Servicios............................................................................................................. 19 2.10. Difusión .......................................................................................................... 19

CAPÍTULO III ............................................................................................................................ 20 C. ASPECTOS LOGÍSTICOS .................................................................................20

1. GRUPO ASESOR ...........................................................................................20 2. PROPUESTA DE ADSCRIPCIÓN DEL SAI...................................................20

Cumplimiento legal ........................................................................................................ 22 3. RECURSOS PARA EL DISEÑO DEL SAI .....................................................24

Recursos Humanos ....................................................................................................... 24 Económicos .................................................................................................................... 24 Recursos materiales...................................................................................................... 25 Tecnología ...................................................................................................................... 26

2. Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 27 2.1. Conclusión .................................................................................................................... 27 2.2. Recomendaciones....................................................................................................... 27 3. Anexos ........................................................................................................................... 28

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1. Introducción Para el Banco Central disponer de sistemas de información que garanticen la transparencia administrativa, la rendición de cuentas de los funcionarios y faciliten la toma de decisiones oportunas, el servicio a los clientes es sumamente importante, ya que como institución pública, debe cumplir con las diferentes normativas que regulan estos procesos. En ese sentido, basados en el diagnóstico archivístico realizado al Banco Central se propone, a continuación, un diseño de un sistema archivístico institucional acorde con las necesidades y normativas archivísticas vigentes. 1.1 Objetivos del Diseño Sistema Archivístico Institucional

Obtener un mejor control de la planeación, creación, recepción, almacenamiento, organización, selección y eliminación, difusión y utilización de los documentos en cualquier soporte.

Organizar los archivos de gestión aplicando correctamente los procesos y

procedimientos técnicos archivísticos que originan los documentos. Normalizar la producción documental en cuanto al diseño y formato.

Recuperar de modo adecuado la información producida o recibida por la

Institución con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.

Establecer un sistema informático integral para la gestión documental institucional, sobre una base interdisciplinaria que integre a la Archivística.

Establecer un sistema de manejo electrónico de documentos para solucionar

de manera eficiente la administración de la correspondencia interna y externa del BCCR

Establecer las condiciones necesarias para la gestión documental, en

beneficio de la Institución, en aspectos relacionados con la disminución de costos, eficiencia en la disponibilidad, acceso y conservación de la información que se genera, en todos sus formatos.

1.2 Objetivos específicos del diseño

Establecer las normas para la normalización y producción documental, en cuanto al formato y oficialidad de la información que circule en dicha configuración.

Organizar la información que se encuentra disponible en los diferentes comunes (nombre con que se designa a la redes) y servidores, de manera que los usuarios puedan buscar y examinar los documentos.

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Implementar las condiciones necesarias para la digitalización de la documentación oficial que ingresa o produce la Institución, optimizando así los archivos de gestión de las divisiones, departamentos y áreas.

Minimizar el tiempo de recepción y entrega de documentos oficiales que ingresen a través de Correos de Costa Rica o por ventanilla.

Dictar las normas que regulen y garanticen la conservación de los documentos que genera y recibe la Institución.

Implementar las condiciones necesarias para que las distintas dependencias de la Institución puedan disponer de una herramienta que les permita implementar sus propios sitios documentales, bajo un diseño apropiado.

Expedir y mantener actualizadas, conforme la legislación vigente en materia de archivos institucionales, las normas técnicas que establezcan las bases para la administración institucional y técnica de los documentos públicos y para el desarrollo de los servicios archivísticos.

Promover la modernización del archivo central, archivos intermedios y archivos de gestión, impulsando su desarrollo a través de la dirección y coordinación del sistema nacional de archivos. (Archivos Intermedios: Se denominan archivos intermedios a los archivos principales o fondos documentales de los Órganos Desconcentrados que reúnen la documentación de todos los archivos de gestión existentes en la SUPEN, SUGEF y SUGEVAL)

Actualizar y dinamizar el programa de gestión documental del archivo central, mediante el empleo de nuevas tecnologías. Sensibilizar y concientizar a los servidores del Banco Central y sus Órganos Desconcentrados, sobre el valor del patrimonio documental, y en especial el que se custodia en el archivo central y profundizar, mediante diversas estrategias en la función del archivo como centro de investigación, conocimiento y cultura.

Dotar de infraestructura adecuada al Archivo Central para el desarrollo del programa de capacitación archivística.

Utilizar el control y la evaluación como medida del éxito.

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CAPÍTULO I

A. MARCO TEÓRICO

1. JUSTIFICACIÓN PARA LA CREACIÓN DEL SAI Un sistema es un conjunto de elementos independientes que se relacionan entre sí y con el medio que los rodea con el fin de apoyar las actividades administrativas y técnicas de una institución para la consecución de los objetivos y metas planteados. Los archivos son las unidades donde se producen, reciben, custodian, organizan y facilitan los documentos. Los documentos son producidos por legislación y en función de las actividades de una institución, se custodian con una finalidad administrativa, jurídica o científica cultural. Nos sirven para conservar información que permite el trámite de los asuntos de la oficina y sobre todo para la toma de decisiones. Funcionan también como memoria de las acciones ejecutadas, como elemento de control y prueba de derechos. Permiten conocer el origen histórico y la situación social, económica, política, cultural, etc. de una época, una región, una institución. En resumen, el documento es el producto esencial para la administración eficiente y eficaz, constituyéndose en el factor indispensable de un sistema administrativo y por ende los archivos son parte esencial de los nuevos procesos de transformación de las instituciones públicas: modernización, transparencia y buena gestión. En el Banco Central existen normas y políticas archivísticas, igualmente variados sistemas de información electrónicos, así como un sistema de archivos conformado por el archivo central, los archivos de gestión de las diferentes dependencias de la Institución (divisiones, departamentos, secciones, áreas, etc.), los archivos intermedios de los Órganos Desconcentrados (SUPEN, SUGEVAL y SUGEF) y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Sin embargo, las normas no son utilizadas oportunamente por los funcionarios y los sistemas no están relacionados entre sí. Por lo tanto, es fundamental establecer un Sistema Archivístico Institucional (SAI), para integrar y organizar la información archivística, conservarla y colocarla al servicio de los clientes internos y externos. El SAI se encargará de administrar los documentos, tanto físicos como electrónicos desde el momento que se producen o reciben, hasta su salida una vez concluido el trámite.

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2. VENTAJAS DE UN SAI

Integra los diferentes sistemas de información para apoyar más eficazmente las actividades administrativas y técnicos de una institución para la consecución de los objetivos, proyectos y metas trazadas.

Organiza sistemáticamente la documentación e información. Integración del sistema de archivos del BCCR y sus Órganos

Desconcentrados. En las Normas Técnicas, decretadas por la Gerencia, establece el Sistema de Archivos del Banco Central de Costa Rica y sus Órganos Desconcentrados, sin embargo, en la práctica los elementos que lo conforman; a saber: archivo central, archivos de gestión e intermedios y Comité Institucional no se relacionan entre sí y con el medio que los rodea.

Permite a los jerarcas enterarse y dar seguimiento a los documentos concernientes que se producen, reciben y tramitan.

Posibilita obtener reportes de los asuntos pendientes y el funcionario responsable.

Garantiza una mayor certeza y seguridad en el momento de conformar expedientes administrativos solicitados por las entidades competentes.

Proporciona una herramienta para medir el grado de eficiencia y eficacia de las direcciones generales, en el trámite de los asuntos encomendados.

Posibilita establecer responsabilidades específicas para los funcionarios responsables del trámite de la correspondencia, incluyendo la finalización de los asuntos.

Establece controles de calidad para el manejo de la correspondencia interna y externa que se tramita.

Posibilita el conocimiento por parte de todas las instancias jerárquicas, en cuanto a la correspondencia interna y externa que se tramita

Permite una mayor coordinación entre las Jefaturas. Reduce los costos operativos, (fotocopiado, mensajería, archivo, impresión)

etc., conduciendo a un uso eficiente de los recursos de la Institución. Facilita la digitalización o microfilmación de los documentos, así como la

utilización de sistemas de información electrónicos. Además se obtendrá a corto y mediano plazo los siguientes beneficios para la Institución:

Con la digitalización de los documentos que se encuentran en custodia en el Archivo Central se permitirá una consulta más ágil y oportuna dado que muchos usuarios podrán acceder simultáneamente la misma información en el sistema de manejo electrónico de documentos.

Se podrá normalizar y controlar eficientemente la producción documental en la institución.

Se logrará una reducción significativa de la utilización de papel en la elaboración de documentos, así como del espacio físico que requiere para su conservación.

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La agilidad del flujo y distribución que se lograría con la utilización de medios electrónicos, beneficiaría directamente todas las actividades de la institución por la factibilidad de obtener resultados más oportunos.

Como valores agregados que se tendría con el desarrollo del proyecto se pueden mencionar:

La regulación de medios de comunicación moderando la cantidad de copias y circulares, el uso correcto del fax, del correo electrónico, y otros medios de comunicación, además de la definición de lineamientos generales de cómo elaborar una carta, un informe, una circular, etc. Como resultado la estandarización generada por el nuevo sistema de gestión de documentos. Esto permitiría mejorar la imagen institucional.

El mejoramiento del acceso a la información para toma de decisiones, pues con el nuevo sistema de gestión electrónica de documentos se dispondría de la información de una manera ágil y oportuna.

3. MARCO LEGAL QUE REGULA EL SAI El diseño y la implementación del SAI están basados en la legislación vinculante, así como, en leyes conexas que complementan la legislación archivística costarricense. La legislación archivística brinda un marco jurídico adecuado para la organización y funcionamiento óptimo de un Sistema Nacional de Archivos además, regula no sólo la conservación y organización de los archivos, sino también todos los aspectos de su utilización, lo que significa que el campo que norma, es sumamente amplio y delicado, si se recuerda que los archivos son “las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan, clasifican, describen, seleccionan, administran, y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades, y que son utilizados por parte de la administración y para la investigación”.

Ley N° 7202 Con la promulgación de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos publicada el 24 de octubre del 1990 la cual otorga mayores facultades a la Dirección General de Archivo Nacional para actuar no solo en caso de destrucción indebida de documentos sino que se cumplan las disposiciones que tiene las instituciones de contar con un Archivo Central. Esta ley establece al Archivo Nacional como ente rector del Sistema y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano colegiado que determina el valor científico-cultural de los documentos y autoriza la eliminación cuando proceda y de igual forma, entre otros aspectos importantes, la ley 7202, normaliza la creación de Archivos Central en las Instituciones Públicas la cual otorga facultades para actuar como rectores y

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asesores de los archivos de gestión y al Comité Institucional como órgano autónomo de la Institución encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos de acuerdo con su valor administrativo y legal y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos. El reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, viene a complementar y desarrollar aspectos técnicos de la ley, el cual ha servido como herramienta para los archivistas en el desarrollo de sus funciones. Este marco jurídico fortalece la existencia de archivos y archivistas, prevenir y evitar la pérdida del patrimonio documental costarricense; regular el funcionamiento y organización de todos los archivos del Sistema y promover y mejorar la facilitación y el acceso a los documentos e información. Leyes conexas

Ley sobre Microfilmación de Documentos Nº 4278 Respaldar la información que se encuentra en soporte papel a soporte micrográfico (película fotográfica), para preservar los documentos que por su información deban conservarse por tiempo indefinido; de igual forma, para agilizar los requerimientos de información en los procesos administrativos.

Ley 8220 Con la Ley 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativo”, los archivos han adquirido un valor agregado, ya que las instituciones públicas se encuentran obligadas, doblemente, a administrar adecuadamente sus archivos por cuanto no podrán requerir nuevamente los documentos a los usuarios.

Ley Nº 8292 Por otra parte, la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, complementa la Ley del Sistema Nacional de Archivos, señala en el artículo 16 que cada institución debe implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo en cuanto a la obligación de mantener en la Institución sistemas de información. “Artículo 16. — Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.”

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Uno de los principales objetivos del control interno es la posibilidad de “Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.” (Ley de Control Interno, Art. 8°, b). En este sentido, es fundamental que los documentos que soportan la información estén asegurados mediante las técnicas archivísticas de administración, conservación y custodia. Los jerarcas de la Institución están obligados a documentar tanto las políticas y procedimientos para el desempeño de la Administración, por lo tanto, se deben diseñar y confeccionar los documentos y registros, lo cuales “…deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.” (Ley de Control Interno, Art., 15, b, iii) Aquí, el orden y disciplina en el manejo de los archivos de gestión son fundamentales para cumplir este mandamiento, pues no hay control sin documentos ni documentos sin control.

Manual de Normas Generales de Control Interno Además, en el punto 5.6 del Capítulo V “Normas generales relativas a información y comunicación” del “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización”, publicado en La Gaceta No.107 del 5 de junio del 2002, se establece “la importancia del mantenimiento de archivos institucionales”. El Banco Central de Costa Rica representado en su jerarca, titulares subordinados y funcionarios en general tiene una responsabilidad ineludible otorgada por la ley General de Control Interno que al efecto reza: Artículo 1.- Contenido y ámbito de aplicación Esta Ley establece los criterios mínimos que deberán observar la Contraloría General de la República y los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control interno. (El destacado no es del original) Aún más, el artículo 14 de la mencionada Ley, establece: Artículo 14.- Valoración del riesgo En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.

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d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. (El destacado no es del original)

Al referir la valoración del riesgo, se consignan una serie de deberes que deben cumplirse específicamente, identificar y analizar los riesgos asociados al logro de los objetivos y metas institucionales, analizar su efecto, la importancia y la probabilidad de que ocurran, adoptar las medidas necesarias y por último, establecer los mecanismos pertinentes para minimizar los riesgos.

Ley N° 8454 Con la propuesta de ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos se pretende equiparar la validez de una firma manuscrita con una digital, mediante documentos electrónicos cuya utilización disminuiría los plazos y costos de las transacciones públicas y privadas. Otras normativas Directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y las normas internas de cada institución.

Directriz sobre uso de Papel y Tinta – Gaceta Nº 65-Jueves 1° de abril del 2004.

Velar por la producción y mantener la integridad de los documentos con valor científico-cultural.

Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la Administración de los Documentos producidos por medios automáticos - Gaceta Nº 221 -.Jueves 11 de noviembre del 2004.

Implementar las regulaciones y disposiciones que contemplen los requerimientos archivísticos, informáticos, de conservación y legales para una adecuada gestión de los documentos en soporte electrónico con el fin de garantizar la transparencia administrativa, los trabajos de investigación, estudios, localización y el acceso de los ciudadanos a la información así como la permanencia del patrimonio documental.

Normas Técnicas para la Administración, custodia y conservación de los documentos en poder del Sistema de Archivos del Banco Central de Costa Rica y sus Órganos de Desconcentrados.

Las normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos producidos y recibidos por el sistema de archivos del Banco y sus Órganos Desconcentrados.

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CAPÍTULO II

B. PROPUESTA DE DISEÑO

1. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL Con el fin de responder a los objetivos estratégicos de la Institución, el Archivo Central unidad técnico-administrativa que actúa, conforme a la Ley 7202 y a las Normas Técnicas, como órgano rector y asesor de los archivos de gestión y de los archivos intermedios propone integrar el sistema de archivos del Banco Central de Costa Rica para administrar eficiente y económicamente los documentos producidos y recibidos por la entidad durante todo su ciclo de vida. Dado que la propuesta es de trascendencia institucional, consideramos pertinente que para el logro del proyecto es necesario organizar los archivos e integrar el sistema estableciendo los siguientes requerimientos archivísticos: 1.1. Diseño del cuadro de clasificación. Para desarrollar un Sistema Archivístico Institucional es básico normalizar el sistema de clasificación en la institución. Clasificar: Técnica archivística encargada de dividir un fondo o una sección documental de manera que los documentos reflejen la estructura orgánica, las funciones, las actividades y las relaciones internas y externas que se dan en la producción de documentos. En un archivo de gestión, clasificar es determinar en cual carpeta se va a colocar un documento, según su relación con otros documentos. (Art. 79, Reglamento a la Ley 7202) Esta técnica, también nos ayuda a archivar, siguiendo algún criterio, por tanto los documentos no se deben almacenar conforme se van produciendo. Objetivos del sistema de clasificación:

Rescatar la organicidad de los documentos Tener acceso rápidamente a la información Simplificar los procesos de ordenación, descripción y valoración documental Facilitar la transferencia documental. Respeto al Principio de Procedencia.

Principios de la clasificación

La mayoría de los documentos deben ser clasificados de acuerdo con su origen orgánico y funcional.

Los documentos deben ser clasificados por asuntos sólo en casos excepcionales.

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Deben evitarse los encabezados como “general” o “miscelánea” Debe evitarse la creación excesiva de divisiones que dificulten la localización

de los documentos. En lo posible deben separarse los documentos que reflejen las funciones

sustantivas de las facilitativas. Los sistemas de clasificación deben actualizarse periódicamente.

Ventajas de un sistema de clasificación estándar

Todos los archivos pueden funcionar armoniosamente bajo un mismo sistema.

Refleja la organización, actividades y relaciones de los entes productores de documentos.

Se respeta la procedencia y el origen de los documentos. Los documentos se seleccionan automáticamente. Existe un mayor control sobre los documentos originales y copias. Se ajusta a las necesidades y a los recursos disponibles. Se puede adaptar a un fondo cuyos documentos son el resultado de

actividades técnicas, administrativas o ambas. No necesita cambiar las unidades documentales cada inicio de año. Las secretarias podrán trabajar sin dificultad en cualquier archivo, sin tener

que amoldarse a esquemas o métodos personalistas o subjetivos. Lo más importante es que facilita el desarrollo de las otras labores.

Elementos y sistemas de la clasificación. De acuerdo con los elementos que se escojan para establecer un sistema de clasificación, este puede ser funcional, orgánico o por asunto. Estos sistemas de clasificación presentan fortalezas y debilidades. Por ejemplo; el sistema de clasificación funcional es objetivo, exacto y fácil, pero rompe la unidad de los trámites y de las funciones tornando lento la búsqueda de los documentos y la toma de decisiones, pues hay que buscar en muchas carpetas. En el sistema orgánico la respuesta es rápida, haciendo rápida la toma de decisiones administrativas. Sin embargo, requiere conocer la organización y de entrenamiento, el proceso de archivar es lento. El sistema por asuntos presenta un alto grado de subjetividad, perdiéndose el contexto de producción documental y su relación con otros. En el caso del Banco Central lo recomendable es aprovechar las fortalezas de cada sistema de clasificación, mediante el sistema llamado orfuas (orgánico, funcional y por asuntos) Gracias a las características comunes que presentan los documentos y la conformación estructural del Banco es posible lograr que en corto tiempo tengamos operando adecuadamente el sistema en los archivos de gestión.

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Sistema ORFUAS La clasificación se va a definir en el siguiente orden: Primer elemento. Estructura OR-gánica Segundo elemento. FU-nciones Tercer elemento. AS-untos 1) Véanse en anexos el sistema de clasificación de la Presidencia 1.2. Métodos de ordenación Una vez clasificados los documentos, es importante ordenar apropiadamente la documentación. Ordenar: Unir los documentos (previamente clasificados) de un grupo utilizando el método cronológico, alfabético, o numérico, dándoles luego, un lugar en el depósito, según sean las normas establecidas por el Archivo Central. Este ordenamiento puede ser de unidades o piezas documentales y por caja. (Art. 82 y 83, Reglamento a la Ley 7202) Los objetivos del proceso de ordenación es ubicar y localizar los documentos. La ubicación de los documentos se manifiesta en los instrumentos descriptivos (inventarios, hojas de remisión, índices, etc.) y su localización en archivadores y estantería en caso de los depósitos, en el caso de los propios documentos en la unidad documental y en la pieza documental. Establecer un método sencillo y que contemple el crecimiento de los documentos y las necesidades presentes y futuras de la organización. Además, que posea cierto grado de elasticidad, para poder adaptarlo a las dificultades que se encontrarán en el futuro. Sin embargo, una vez escogido el método, no es conveniente hacer modificaciones posteriores. Se respetará el orden original de los documentos, esto implica un análisis de los documentos para evitar que se le aplique en forma incorrecta un método de ordenación o para evitar que se cambien los métodos utilizados sin ningún fundamento teórico o práctico. Una vez determinado el método inicia la fase física. Los documentos se colocan en las unidades de conservación, se identifican con etiquetas, se rotulan con el contenido y se ubican en la gaveta del archivador o en el estante del depósito. Según diagnóstico los métodos de ordenación de documentos utilizados en el Banco Central son el: Cronológico, numérico y alfabético, que se aplican tanto en los archivos de Gestión como en el archivo central.

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1.3. Instrumentos automatizados descriptivos de control En el Archivo Central se utilizan los siguientes instrumentos de control: • Hojas de remisión. • Inventarios en excel. • Formularios de préstamo de documentos. • Tablas de plazos de conservación de documentos. • Control en excel de entrada y salida de expedientes.

En los Archivos de Gestión se utilizan: • Hojas de remisión. • Control electrónico de entrada y salida de correspondencia

Solo algunas oficinas utilizan el control de préstamos de documentos, por lo que se debe insistir en que se aplique esta medida en todos los departamentos. Los diferentes instrumentos utilizados tanto por el Archivo Central como en los archivos de gestión son manuales o se encuentran en los discos locales de las computadoras por lo cual constantemente son alterados por las personas, además no generan estadísticas, en este caso es necesario establecer formularios electrónicos que nos sirvan de registro, control, alarmas, alertas, auto delegaciones, notificaciones y se pueda realizar análisis estadísticos de los procesos. 2) Véase en anexos los instrumentos tanto de control como descriptivos 1.4. Unidades de conservación En las oficinas administrativas y técnicas se utilizan los libros, las carpetas y el portafolio (ampos). En el Archivo Central se utiliza las carpetas, los libros y las cajas. 1.5. Normalización de la producción documental Se debe impulsar mediante cursos y manuales de procedimientos la normalización en la producción de los documentos. Por ejemplo; Incluir en el Manual de Procedimientos que se elaborará para el Sistema Archivístico Institucional un capítulo de normalización de la producción documental, para regular los siguientes aspectos:

Establecer para la producción de los documentos el papel de tamaño carta. Definir la distribución de la información en los oficios. En este punto hay que

regular que el sello y la firma se ubique siempre en un mismo lugar. Además que el encabezado de los oficios sea uniforme y la utilización de una misma técnica secretarial.

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Uniformar el uso del papel membretado en todas las oficinas. Generalizar el uso de un mismo membrete y la correcta identificación de los

oficios, mediante el uso un mismo membrete, el empleo obligatorio de la sigla, número y año.

3) Véase en anexos un modelo de carta. 1.6. Procedimientos Es necesario que se elabore un manual de los procedimientos de cada una de las funciones archivísticas, ya que será el instrumento que permitirá la continuidad de las labores en ausencia o sustitución de un funcionario. Será la guía que les permitirá a los funcionarios del Archivo Central y de los archivos de gestión realizar sus funciones en forma correcta y ordenada. 4) Ver Manual del Archivo Nacional

2. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL 2.1. Aplicación de la Tecnología de Información y comunicación TIC • Modernizar el software y hardware que dispone el Archivo Central para la

realización de los diferentes procesos administrativos y técnicos. • Dar contenido presupuestario al Archivo Central para materializar el proyecto

de digitalización de documentos. • Establecer un sistema de manejo electrónico de documentos para controlar,

almacenar y recuperar los documentos producidos y recibidos por la Institución.

2.2. Almacenamiento de la documentación Todos los documentos físicos están clasificados por procedencia, ordenados alfabética, cronológica y numéricamente, asimismo los estantes están debidamente ordenados por filas y numerados, lo que permite ubicar los documentos fácilmente, el acceso a la consulta es rápido, oportuno y diligente. Sin embargo, el Archivo Central no cuenta con un servidor para almacenar la documentación e información que se procesa.

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2.3. Identificación de la documentación Los tipos documentales que se encuentran en el Archivo Central y en los archivos de gestión son: Actas y sus expedientes, correspondencia, informes, licitaciones, libros contables: mayor, diario y balances, expedientes laborales, académicos, procesos administrativos, convenios, planillas, fotografías, recortes de periódicos, etc. Sin embargo, no se tiene claro la identificación total de la documentación institucional por lo que es necesario levantar un inventario de los tipos documentales que produce u recibe la Institución. 2.4. Creación del Comité Institucional El Comité Institucional de Selección y Eliminación del BCCR Fue creado el 28 de mayo de 1996. Se reúne una y dos veces al año. Sus actuales miembros son: Alexander García Sandí, encargado del Archivo Central; Jorge Murillo Soto, representante del Director Administrativo y falta por designar al representante del asesor legal, ya que el titular renunció de la Institución. 2.5. Valoración- Tablas de Plazos El Banco Central dispone de dos tablas parciales de plazos. Informes de Selección 3-99 y 18-2001. Igualmente, para la selección documental cuenta con la tabla parcial de plazos de documentos bancarios. Informe de Estudio 89-2002. Sin embargo, hay que confeccionar la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Institucional. Respecto a las tablas de plazos de la Presidencia, se examinó si los plazos de conservación de los documentos son aún validos, así como determinar si los criterios están acordes a la vigencia del documento. Determinándose que no es necesario cambiar los plazos establecidos, sin embargo, se actualizó la información y se elaboró la tabla de plazos de los nuevos tipos documentales. 2.6. Infraestructura-Local

El Archivo Central dispone de 870 metros cuadrados distribuido porcentualmente en las siguientes áreas: 1. El área administrativa, proceso y consulta dispone del un 11% 2. Los depósitos disponen de un 69 %. 3. El área carga y descarga dispone de un 11% 4. El área de microfilmación dispone de un 6% 5. El área de consulta de las micropelículas dispone de un 3%

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Se necesita más espacio físico para los depósitos de los documentos Al respecto, debe considerarse que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos está evaluando más tipos documentales con valor científico-cultural, por lo que nos obligaría a contar con más espacio físico con el ambiente antes indicado. Igualmente, con la implementación del SAI los archivos de gestión y los intermedios se verán obligados a transferir sus documentos al Archivo Central. 2.7. Descripción Para la descripción de los documentos se elaboraron los siguientes instrumentos descriptivos: hojas (listas de) de remisión, tablas de plazos de conservación e inventarios, lo que permite localizar los documentos para facilitarlos y controlarlos. Igualmente se podría utilizar cualquier otro instrumento que facilite el trabajo (actas o listas de eliminación). Estas listas se encuentran impresas e igualmente se lleva un control en hoja Excel. No obstante, el archivo central tiene 11.695 documentos de valor científico cultural sin clasificar, ordenar y describir. Asimismo el Banco Central dispone de bases de datos sin la debida descripción. 2.8. Transferencia de documentos Para la transferencia de documentos las “Normas técnicas para la administración, custodia y conservación de los documentos en poder del sistema de archivos del Banco Central de Costa Rica y sus Órganos Desconcentrados” define en sus artículos 10, 11 y 12 las pautas que se deben seguir para la correcta transferencia de los documentos al Archivo Central de la Institución. Normas técnicas “De las transferencias de documentos al Archivo Central Artículo 10 El Archivo Central recibirá debidamente organizada toda la documentación dispersa que ha sido producida y recibida por las dependencias de la Institución, de acuerdo con los plazos de conservación y requisitos establecidos. Artículo 11 La remisión de los documentos de los archivos de gestión al Archivo Central, debe hacerse con las siguientes indicaciones: 1. Que su trámite administrativo haya terminado.

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2. La documentación debe estar, debidamente clasificada, ordenada, foliada y en su respectivo file formalmente rotulado, indicando su contenido.

3. No incluir copias del mismo documento. 4. Toda documentación debe enviarse con su respectiva hoja de remisión,

detallada en orden organizacional y fecha de la emisión del documento. 5. Enviar al Archivo Central por correo electrónico borrador de la tabla de plazos

y hoja de remisión para corregir errores y deficiencias que note. 6. El Archivo Central reenviará por el mismo medio la tabla de plazos y la hoja

de remisión analizada y corregida. Igualmente facultará a los archivos del sistema para que efectúen la transferencia de los documentos de conformidad con lo descrito en la hoja de remisión.

7. Los funcionarios del Archivo Central, Archivos de Gestión y Archivos Intermedios confrontarán los documentos con sus respectivas hojas de remisión.

8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes mencionados, no será admitida.

Artículo 12 En caso de que alguna dependencia de la Institución desaparezca por reestructuración organizacional, toda su documentación deberá ser remitida al Archivo Central.” 2.9. Servicios Las condiciones para brindar los servicios de préstamo de documentos, consulta de los documentos conservados, asesorías, valoración de documentos y reciclaje son óptimas. No así los servicios de capacitación, inspecciones y microfilmación de documentos. Es necesario establecer un programa formal de capacitación, de inspección en los archivos de gestión y microfilmación de documentos. 2.10. Difusión Como se expresó en el diagnóstico, el Archivo Central diseño su página Web, actualmente se encuentra en los últimos ajustes. La finalidad de esta herramienta es divulgar las funciones, competencias y responsabilidades del Archivo Central, así como las del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, y toda información que se considere de interés formativo institucional. (Circulares, boletines, folletos, etc.) También, se hará exposiciones virtuales de fotografías antiguas sobre acontecimientos del Banco, igualmente se comunicará los servicios recientes. Por Ejemplo, la capacitación y asesoramiento técnico.

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CAPÍTULO III

C. ASPECTOS LOGÍSTICOS

1. GRUPO ASESOR Dado que la propuesta sugerida es de trascendencia para el Banco Central de Costa Rica y reviste características que requieren competencias archivísticas, informáticas, de control interno, legales y de planeamiento consideramos pertinente conformar un grupo asesor para que se encargue del proyecto en sus aspectos logístico y administrativo y sirva de enlace entre la máxima autoridad administrativa y el proyecto. De igual forma competente para apoyar a la gerencia, legitimar el proyecto, ejecutar las recomendaciones y afirmar la implementación del SAI. Es nuestro criterio, que el grupo asesor esté integrado por un profesional de la Auditoría Interna, División de Tecnologías de Información, División Asesoría Jurídica, Departamento Desarrollo Institucional, Proceso Archivo Central y Director Administrativo de la Institución o representante y un asesor de la Dirección General del Archivo Nacional. El grupo asesor tendrá las siguientes funciones: controlar, supervisar, aportar criterios técnicos y coordinar las fases del proyecto, determinar el cumplimiento de los objetivos, recomendar y apoyar acciones, motivar al personal, buscar los diversos recursos y sugerir la ubicación del SAI dentro de la estructura orgánica.

2. PROPUESTA DE ADSCRIPCIÓN DEL SAI Para garantizar el logro del SAI es pertinente disponer del apoyo decisorio de las autoridades administrativas, de igual forma estas autoridades deben considerar la ubicación del Archivo Central dentro de la Institución. Recordemos que el Archivo Central es la unidad técnica-administrativa que actúa como órgano rector y asesor de los archivos de gestión. En la directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos electrónicos, puntualiza a los responsables de la gestión documental en los siguientes términos: “a1. De conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestión documental dentro de cada institución, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta producción y organización de los documentos y así asegurar que se cumpla con su ciclo vital.”

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“a2. Los responsables en materia de gestión documental deben establecer las políticas y los procedimientos institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos en cualquier soporte, y estas deben ser de acatamiento obligatorio para todos los miembros de la organización.”

El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) hace una recomendación sobre la ubicación del Archivo Central dentro de las Instituciones Públicas. Se transcribe la recomendación e inserta gráfico del organigrama. “En relación con los centros de informática o de sistemas es criterio del Ministerio de Planificación que la ubicación adecuada se encuentre fuera de la estructura organizativa del área administrativa financiera, ya que aunque su función también es de apoyo logístico, la experiencia presenta importantes sesgos, pues generalmente termina concentrada en planillas o contabilidad. En este sentido se busca garantizar que las instituciones cuenten con centros de apoyo de sistemas que les garantice una visión de las áreas sustantivas. Se debe garantizar la custodia de los documentos del Estado, formulando políticas y estableciendo prácticas administrativas racionales y sanas, con el fin de facilitar al ciudadano el acceso a la información, sustentar la toma de decisiones y conservar la memoria institucional del Estado. Las instituciones están obligadas a diseñar los instrumentos, políticas y medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, en donde se establece la responsabilidad institucional del adecuado manejo y protección de los documentos públicos. Se recomienda que en la estructura organizacional exista una unidad administrativa denominada Archivo Administrativo o Central. Que efectúe las funciones que le son asignadas en dicha ley y que cumpla con el siguiente objetivo central: "Reunir, conservar, organizar y facilitar la consulta de la documentación con valor administrativo y legal, producida y recibida por la institución, cualquiera que sea su soporte (manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales, informáticos, etc.), cumpliendo con los artículos 40 y 46 de la Ley 7202 y 61 a 65 del reglamento de dicha ley". Los documentos se pueden ir eliminando, a los 2, 5, 10 o más años, si carecen de valor para la institución y para la Dirección General de Archivo Nacional".

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Cumplimiento legal Artículos 41 de la Ley 7202 El Banco Central dispone de un archivo central para la debida conservación y organización de los documentos Artículos 42 de la Ley 7202 Respecto al cumplimiento de las funciones el Archivo Central del Banco Central de Costa Rica ha realizado sus funciones de una manera perseverante, para lo cual hace un esfuerzo por desarrollar sus actividades de acuerdo con las normativas vigentes, sin embargo, ha sido difícil cumplir a cabalidad con lo estipulado.

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Artículo 16, capítulo III de la Ley 8292 de Control Interno El Banco Central dispone de sistemas de información tanto de documentos físicos como electrónicos, sin embargo, no están relacionados, circunstancia que no permite a la administración tener una gestión documental institucional centralizada. “Artículo 16. — Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.”

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a. Contar con procesos que permitan identificar y registrar información

confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c. Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico. (Ley del Sistema Nacional de Archivos)”

Artículo 5.6, capítulo V del Manual de Normas Generales de Control Interno Respecto al cumplimiento del artículo, no se ha hecho un estudio sobre el mantenimiento en los archivos de gestión. En lo que afecta al Archivo Central no hay un apropiado mantenimiento. Artículo 5.6 del Capítulo V “Normas generales relativas a información y comunicación” del “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización”, publicado en La Gaceta No.107 del 5 de junio del 2002, establece “la importancia del mantenimiento de archivos institucionales”.

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3. RECURSOS PARA EL DISEÑO DEL SAI Recursos Humanos Actualmente en el Archivo Central trabajan, a tiempo completo, dos funcionarios. Sin embargo, para desarrollar y lograr los objetivos del SAI se requiere mínimo dos funcionarios más. Justificación. La Gestión Documental se constituye en un factor decisorio, que interviene en todos los planos: tecnológico, político, económico, científico, administrativo, y otros, razón por la cual los archivos están obligados a asumir en forma íntegra su doble misión, por un lado como custodios y promotores de las fuentes de identidad cultural y por otro, como eficientes colaboradores en el esfuerzo por lograr mayores niveles de desarrollo institucional y nacional. Los objetivos y funciones del Archivo Central van más allá de custodiar documentos, lo es también, disponer documentos e información veraz y oportuna para toda la Administración. Asimismo, tener mayor control sobre la gestación y producción documental, lograr la agilización de los procesos, reducir costos operativos, desarrollar una mayor seguridad en su funcionamiento y la oportunidad de obtener documentos e información sobre otros sistemas que operan en la Institución para efecto de investigación o toma de decisiones. Es evidente que para continuar con la labor archivística, es sumamente necesaria la presencia de los archivistas en el manejo de las fuentes primarias, en ese sentido se hace necesario dotar al Archivo Central de más personal idóneo pues no se puede desatender las funciones administrativas y técnicas-operativas reglamentadas descritas en las leyes y procedimientos del Archivo Central que demandan mucho tiempo. Si observamos en el diagnóstico las labores que no se están atendiendo o desarrollando, el recurso humano es fundamental para hacer muchas de estas tareas (operativas), permitiendo a los funcionarios del Archivo Central incursionar en otras sustantivas como la capacitación, organización, normalización e inspección de los archivos. Económicos Es sumamente importante para el SAI disponer de contenido presupuestario conforme.

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Recursos materiales El Archivo Central tiene los siguientes recursos materiales:

Seis mesas de trabajo, dos mesas para atender a los clientes, tres escritorios, catorce sillas, cuatro carritos, doscientos estantes de metal, siete archivadores para rollos de microfilm, 200 cajas libres de ácido, carpetas, guantes, gabachas, mascarillas, etc.

Igualmente,

Un scanner sencillo, una impresora láser, una fotocopiadora en mal estado. Una microfilmadora antigua, dos lectores, dos impresoras modernas y dos

reveladoras. Tres acondicionadores sencillos de aire y un deshumificador.

Sin embargo, para impulsar el Sistema Archivístico Institucional se requiere de:

Una fotocopiadora moderna. La actual no funciona. Una microfilmadora moderna. La actual no cuenta con contrato de

mantenimiento y los repuestos ya no los fabrican. Escáner de alta resolución. Para digitalizar los documentos que se

encuentran en custodia en el Archivo Central para reducir el tiempo de la consulta y conservar y salvaguardar el documento original.

Extractor de aire. Para extraer del cuarto de revelado los gases de lo químicos.

Ascensor. El Archivo Central se encuentra en el segundo piso del edificio, las gradas de acceso son muy angostas por lo que hace difícil subir las cajas grandes de documentos, además son muy pesadas.

Igualmente, para establecer las condiciones óptimas para la conservación de los documentos, se requiere: 1. Acondicionador de aire para los depósitos de documentos o en su efecto un

sistema de ventilación mecánica, o 20 ventiladores 2. 10 deshumificadores de aire 3. Aspiradora industrial 4. Un plan de prevención de desastres 5. Un plan de documentos esenciales 6. Salida de emergencia 7. 6 lámparas de emergencia 8. Alarmas (robo, incendio, humo, fuego ) 9. Cámaras de seguridad 10. 5.000 cajas para guardar los documentos 11. 30 estantes convencionales y estantes especiales para la custodia de los

CDS, disquetes, cintas, planos, etc.

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Tecnología Actualmente, el Archivo Central dispone de tres equipos de cómputo. Dos de clase C y uno A. por lo que imposibilita abrir o correr los programas por incompatibilidad, limitado las labores. Para estar acorde a las necesidades del sistema de archivos y clientes en general se requiere de:

Tres equipos de cómputo clase A Ampliación de espacio asignado en la red Software. Contar con sistemas automatizados para la indexación de la

documentación, que permita hacer búsquedas retrospectivas por temas, de acuerdo con las necesidades de los clientes agilizar los procesos archivísticos y la obtención oportuna de la información.

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2. Conclusiones y recomendaciones

2.1. Conclusión En los últimos años, el Archivo Central ha visto con gran preocupación el distanciamiento y desconocimiento que han venido mostrando las dependencias de la Institución en la aplicación de políticas y procedimientos pertenecientes a la gestión documental. Consecuente, tanto el Archivo Central como el Comité Institucional y la Auditoría Interna han preparado y enviado a los directores una infinidad de documentos donde se detallan los asuntos más delicados e importantes que requieren un análisis urgente de atender por parte de las autoridades administrativas. Los documentos enviados y la producción de normativas legales que vienen, en buena medida, a complementar y desarrollar aspectos técnicos y legales de la ley 7202, han concienciado a las autoridades del Banco Central sobre la importancia que tiene la gestión documental, igualmente han servido al personal del archivo central facilitar y fortalecer las tareas. En ese sentido la Gerencia ha solicitado al Archivo Central impulsar una propuesta que permita la implementación de un sistema automatizado de gestión documental para controlar, almacenar y recuperar los documentos físicos y electrónicos recibidos y elaborados por las distintas dependencias del Banco.

2.2. Recomendaciones 1. Es importante para el Archivo Central contar con el apoyo de los superiores

jerárquicos, igualmente con el conocimiento técnico y experiencia de la Dirección General del Archivo Nacional en este campo, para que la propuesta se materialice y poder disponer de archivos debidamente organizados para que contribuyan en la transparencia administrativa, la rendición de cuentas de los funcionarios, faciliten la toma de decisiones oportunas y de un servicio eficiente y eficaz.

2. Establecer programas de capacitación continuas para formar archivística e

integral a los funcionarios encargados de los archivos de gestión. 3. Dotar al Archivo Central de personal idóneo para que los técnicos

profesionales titulares puedan atender y desarrollar las funciones sustantivas como la capacitación, organización, normalización e inspección de los archivos. Igualmente puedan dar seguimiento dentro de la Institución, al cumplimiento de las normativas archivísticas.

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4. Incluir los procedimientos archivísticos en los procesos administrativos y técnicos de la Institución para concientizar y educar a los funcionarios que producen y reciben documentos de la Institución.

5. Formalizar la compra o desarrollar un Sistema Automatizado de Gestión

Documental e Información Institucional, que permita a la administración activa tener una herramienta tecnológica capaz de administrar automáticamente la gestión documental.

6. Implementar un Sistema de Manejo de Documentos Electrónicos de la

correspondencia Institucional 7. Integrar el proceso de Correspondencia al Archivo Central para establecer un

trámite único de requisitos (documentos) y trámites administrativos 8. Dotar al Archivo Central de equipo, material e implementos y medidas de

seguridad. 3. Anexos 1) Sistema de clasificación de la Presidencia 2) Instrumentos tanto de control como descriptivos 3) Modelo de carta 4) Manual del Archivo Nacional 5) Respuesta de la Gerencia G/N° 583-2005 6) Solicitud de la División Administrativa DA-452-2005 7) Respuesta de la Gerencia G/N° 938-2005