#1
Microsoft Excel
InformáticaEngenharia das Ciências Agrárias
Informática AplicadaCiências e Tecnologia do Ambiente
Microsoft Excel #2
Características do Microsoft Excel
• O que é?▪ É um programa de folha de cálculo
• Para que serve?▪ Serve para facilitar a gestão de informação que envolva o cálculo
de dependências entre dados• Exemplo
Produto Quantiadade Preço Unitário Valor IVA (19%) TotalA 50 15.000,00 € 750.000,00 € 142.500,00 € 892.500,00 € B 50 100.000,00 € 5.000.000,00 € 950.000,00 € 5.950.000,00 € C 1000 2.500,00 € 2.500.000,00 € 475.000,00 € 2.975.000,00 €
Total 8.250.000,00 € 1.567.500,00 € 9.817.500,00 €
Microsoft Excel #3
Ambiente de trabalho
Barra de estado Folhas existentes no
livro e folha activa
Barra de menus
Barras deferramentas
Barras de deslocamento
Folha de cálculo
Célula activa
Linhas
Linha activa
Colunas
Coluna activa
Barra de fórmulas
Microsoft Excel #4
Manipular folhas
• Funcionalidade▪ Inserir, remover, renomear, copiar e mover folhas
• Utilizando menus▪ Menu “Editar”: remover, copiar e mover a folha actual▪ Menu “Inserir →Folha de cálculo”: inserir uma folha nova▪ Menu “Formatar→Folha”: renomear a folha actual
• Utilizando o menu contextual▪ Clicar com o botão direito do rato na
área de identificação de uma folha▪ Utilizar o menu contextual que aparece
para seleccionar a acção a realizar
Microsoft Excel #5
Visualizar dados
• Tipos de conteúdos das células▪ Rótulos (nomes para os dados)▪ Valores (dados)▪ Fórmulas (calculam valores dependentes)
• Conteúdo de uma célula▪ Conteúdo exacto na barra de fórmulas▪ Valor formatado na folha de cálculo
• Ferramentas de visualização▪ Barras de deslocamento e de divisão (menu “Janela”)▪ Fixação de painéis (menu “Janela”)
Valor IVA (19%)750.000,00 € 142.500,00 €
Microsoft Excel #6
Formatar células
• Funcionalidade▪ Permite formatar a
apresentação dos dados▪ Permite alterar o aspecto das
células (tamanho, limites, cor de fundo, alinhamento, etc.)
• Como?▪ Seleccionar células, linhas, colunas, ou a folha toda▪ Utilizar menus “Formatar→Células”, “Formatar→Linha” e
“Formatar→Coluna”▪ Ou utilizar barras de ferramentas▪ Ou invocar menu contextual com o botão direito do rato
Microsoft Excel #7
Formatar tipos de dados
• Funcionalidade▪ Indicar qual o tipo de dados contido em cada célula▪ Influencia a visualização do conteúdo das células na folha
de cálculo (o mesmo conteúdo pode ser apresentado de formas diversas)
▪ Exemplo: 0,5 como Número, Moeda,e Percentagem
• Como▪ Seleccionar célula (ou células)▪ Utilizar menu “Formatar→Formatar células→Número”▪ Ou invocar menu contextual (botão direito do rato)▪ Ou utilizar botões da barra de ferramentas (limitado)
0,50,50 €
50%
Microsoft Excel #8
Pincel de formatação
• Funcionalidade▪ Permite copiar a formatação entre células (não copia o
conteúdo)
• Como?▪ Cópia simples
• Seleccionar a célula com a formatação desejada• Clicar no pincel formatação (barra de ferramentas)• Clicar na célula a formatar
▪ Cópia múltipla• Seleccionar a célula com a formatação desejada• Clique duplo no pincel de formatação• Clicar nas diversas células a formatar• Clicar novamente no pincel para finalizar
Microsoft Excel #9
Formatação condicional
• Funcionalidade▪ Permite variar a
formatação de células de acordo com o seu conteúdo
▪ Exemplo: fundo a vermelho se a célula contiver um número negativo; a verde se for entre 0 e 10; senão formatação normal (a não condicional)
• Como?▪ Seleccionar a célula (ou células)▪ Utilizar o menu “Formatar→Formatação condicional”▪ Indicar as condições e a formatação correspondente a cada
uma
Microsoft Excel #10
Documentar dados
• Funcionalidade▪ Permite associar comentários a células
• Como?▪ Seleccionar a célula e utilizar o menu “Inserir→Comentário”▪ As células que contêm comentários aparecem com um
triangulo vermelho no canto superior direito▪ O comentário associado a uma célula aparece quando o
rato é colocado sobre a célula▪ Exemplo:
Microsoft Excel #11
Validar dados
• Funcionalidade▪ Permite definir regras para validar o conteúdo de células
(para evitar a introdução de dados inválidos)
• Como?▪ Seleccionar célula e utilizar o menu “Dados→Validação”
(ou o menu contextual)▪ É possível indicar uma
mensagem que aparece quando a célula é seleccionada, e outra que aparece quando se introduzem dados inválidos
Microsoft Excel #12
Preenchimento automático
• Funcionalidade▪ Permite preencher automaticamente um conjunto de células
• Como?▪ Utilizando a alça de preenchimento
• Listas personalizadas: preencher e seleccionar a célula inicial e depois arrastar a alça de preenchimento (quadrado preto no canto inferior direito das células seleccionadas)
• Números separados por intervalos regulares: Preencher e seleccionar pelo menos duas células e depois arrastar a alça de preenchimento (exemplo: 1, 3, 5, 7, 9)
• Valores repetidos: preencher e seleccionar uma célula e depois arrastar a alça de preenchimento (exemplo: 1, 1, 1, 1, 1)
• Visualizar e manipular as listas personalizadas (criar, alterar, etc.): menu “Ferramentas→Opções→Listas personalizadas”
▪ Utilizando o menu “Editar→Preencher”• Preencher e seleccionar a célula inicial e depois invocar o menu
Microsoft Excel #13
Copiar e mover dados
• Utilizando menus▪ Sub-menus do menu “Editar”
• Utilizando a barra de ferramentas▪ Cortar, Copiar e Colar
• Utilizando o rato▪ Seleccionar as células e arrastar uma das extremidades
(menos o canto inferior direito)▪ Por defeito os dados são movidos▪ Para copiar premir a tecla CONTROL
• Fórmulas▪ Atenção à actualização das referências nas fórmulas
(referências absolutas/relativas)
Microsoft Excel #14
Exemplo de folha de cálculo
• Nome do livro (‘Exemplo Teóricas.xls’)
• Nome da folha (‘Horário’)• Célula activa (A3)• Rótulos (B1:F13)• Valores (A3:A13)• Formatação básica• Formatação tipo hora
(A3:A13)• Formatação condicional
(B3:F13 – se não vazio mudar cor preenchimento)
• Pincel de formatação• Comentário (B1–F1)• Listas personalizadas
(Seg–Sex e 8:00–18:00)• Copiar e colar (professores)
Microsoft Excel #15
Fórmulas
• O que são?▪ As fórmulas são equações que efectuam cálculos em valores da
folha de cálculo (calculam valores com base noutros valores)▪ Uma fórmula começa com um sinal de igual (=)▪ Exemplo: =5+2*3 (devolve o valor 11)
• Uma fórmula pode conter:▪ Funções: fórmulas pré-definidas (exemplos: MÉDIA, MÁXIMO);
para inserir uma função utilizar o menu “Inserir→função” ou o botão corresponde da barra de fórmulas
▪ Referências a outras células (para utilizar o valor dessas células em cálculos); exemplo (=A2+A3)
▪ Operadores: sinais ou símbolos que especificam o tipo de cálculo a executar numa expressão (exemplos: +, -, *, >, >=).
▪ Valores constantes (exemplos: 210; “Rendimento trimestral”)
Microsoft Excel #16
Operadores
• Operadores aritméticos▪ Executam as operação matemáticas básicas▪ Adição (+); subtracção (-); multiplicação (*); divisão (/);
percentagem (%); exponenciação(^)
• Operadores de comparação▪ Comparam valores lógicos▪ Igual a (=); maior que (>); menor que (<); maior ou igual (>=);
menor ou igual (<=); diferente de (<>)
• Operadores de texto▪ Combinam valores de texto▪ União (&)
Microsoft Excel #17
Referências
• Funcionalidade▪ Permitem referenciar os valores contidos em células
• Referências simples▪ Referenciar uma célula: A2
• Outras referencias▪ Intervalo de células
• Operador: dois pontos (:)• Exemplo: B1:C3
▪ Combinação de células• Operador: ponto e vírgula (;)• Exemplo: A2;B2:C3
▪ Intersecção de células• Operador: espaço ( )• Exemplo: A4:B5 B4:C5
Microsoft Excel #18
Referências relativas
• O que são?▪ São as referências utilizadas por defeito em fórmulas
(exemplo: =A1*3)▪ Referenciam células não pela sua posição absoluta na folha
de cálculo, mas pela sua posição relativamente à célula que contém a referência
• Exemplo▪ Na primeira imagem apresentada, a fórmula da célula A2
contém uma referência relativa à célula A1▪ Como a referência é relativa, quando a fórmula é copiada
para A3, passa a referenciar a célula A2 (sempre a célula uma linha acima)
Microsoft Excel #19
Referências absolutas
• O que são?▪ São referências que não variam quando as fórmulas que as
contêm são copiadas para outro local▪ Referenciam células pela sua posição absoluta na folha de cálculo
(exemplo: =$A$1*3)▪ O que faz a diferença é a utilização de cifrões ($)▪ Para fixar a coluna coloca-se um $ antes da letra (exemplo: $A1)▪ Para fixar a linha coloca-se um $ antes do número (exemplo: A$1)▪ Referência mista: só a linha ou a coluna é absoluta
• Exemplo▪ A fórmula da célula A2 permanece inalterada quando é copiada
para A3
Microsoft Excel #20
Valores de erro
• O que são?▪ São valores que assinalam erros
• Exemplos▪ #####: o valor numérico não cabe na célula (aumentar largura)▪ #DIV/0!: divisão por zero numa fórmula▪ #NULO!: intersecção de dois intervalos que não se intersectam▪ #REF!: fórmula referencia células que já não existem (foram
eliminadas)▪ #NOME?: o texto numa fórmula não é reconhecido (nome, rótulo
ou nome de uma função mal escrito ou não existente)▪ #NÚM!: há um problema com um argumento numérico numa
fórmula (número demasiado grande ou não é número)▪ #VALOR!: fórmula com argumentos inválidos (argumentos de um
dado tipo usados em expressões que requerem outro tipo)▪ #N/D: fórmula referencia células com valores não disponíveis
(utiliza-se #N/D nas células cujos dados ainda não se conhecem)
Microsoft Excel #21
Funções
• Inserir função▪ Utilizar o menu “Inserir→função” ou
o botão corresponde da barra de fórmulas
• Categorias▪ As funções estão organizadas
em categorias▪ Exemplos: “Financeiras”,
“Texto”, “Lógica”▪ Categorias especiais:
“Todas” e “Recém-utilizadas”
• Argumentos▪ Cada função recebe
um conjunto de argumentos
Microsoft Excel #22
Cálculo automático
• Funcionalidade▪ Forma simplificada de introduzir funções
• Como?▪ Seleccionar os valores a serem utilizadas pela função▪ Escolher a função a utilizar utilizando o botão somatório da
barra de ferramentas e respectiva lista)▪ A fórmula criada é introduzida abaixo
ou à direita dos valores seleccionados (conforme os dados estejam em linhas ou colunas)
Microsoft Excel #23
Funções mais utilizadas
• Matemática e Estatística▪ MÁXIMO, MÍNIMO, MAIOR, MENOR, MÉDIA, CONTAR,
CONTAR.SE, PRODUTO, FACTORIAL, ABS, ARRED, TRUNCAR, PI
• Lógica▪ NÃO, E, OU, SE
• Texto▪ CONCATENAR, SUBS, NÚM.CARACT
• Data e Hora▪ HOJE, AGORA, DATA, TEMPO, MÊS, MINUTO, DIA.SEMANA
• Consulta e Referência▪ PROC, PROCV, PROCH
Microsoft Excel #24
Gráficos I
• Funcionalidade▪ Permite criar gráficos▪ Os gráficos facilitam a compreensão
do significado de certos tipos de dados▪ As alterações na folha de cálculo
reflectem-se imediatamente nos gráficos
• Como?▪ Seleccionar os dados e criar o gráfico (menu
“Inserir→Gráfico” ou utilizando o botão da barra de ferramentas)
▪ Ou criar o gráfico e indicar depois quais são os dados (arrastando os dados da folha de cálculo para o gráfico, ou utilizando o menu “Gráfico→Dados de origem”)
0
2
4
6
8
10
12
14
16
An a Luis Rui
Not a
Falt as
Microsoft Excel #25
Gráficos II
• Formatação (menu “Gráfico”)▪ Tipo e subtipo de gráficos com possibilidade de pré-
visualização▪ Opções do gráfico:
• Títulos• Eixos• Legendas• Rótulos
▪ Localização como nova folha ou como objecto na folha actual
▪ Série em coluna ou em linha▪ Nome e valores de cada série
Microsoft Excel #26
Ordenar e filtrar dados
• Ordenar dados▪ Seleccionar os dados e utilizar o
menu “Dados→Ordenar”▪ Escolher as opções de ordenação
(colunas, ascendente/descendente)▪ Atenção: seleccionar dados
correctamente (exemplo: não seleccionar notas sem os nomes, senão trocam-se as notas aos alunos)
• Filtrar dados▪ Seleccionar dados e utilizar o menu
“Dados→Filtro”▪ Opções: “Filtro automático” ou “Filtro avançado”
Microsoft Excel #27
Configurar página
• Funcionalidade▪ Permite configurar a forma como as folhas serão impressas
• Como▪ Utilizar o menu
“Ficheiro→Áreade impressão”para seleccionar a área a imprimir
▪ Utilizar o menu “Ficheiro→Configurarpágina” para seleccionar as opções a utilizar