Gerenciamento de Aquisições em ProjetosGerenciamento de Aquisições em Projetos
São PauloT FGVSP00 GEEP T41Turma: FGVSP00-GEEP-T41
A nossa empresa é de consultoria nós prestaremos a consultoria para aA nossa empresa é de consultoria, nós prestaremos a consultoria para a elaboração de um food truck para dois sócios.
O nome do projeto é Brunch Truck
EquipeAlberto Toshio Yamaguchi Raphael Moreira BuenoAlberto Toshio Yamaguchi p
Carlos Alberto de Oliveira Samuel Ribeiro
Eduardo Pan Maiani Balloni Márcia Tanaka
INTRODUÇÃO
T d i d d l ó i d f d k B hTendo em vista a crescente demanda pelo negócio de food trucks, o BrunchTruck traz um novo conceito em food truck, que busca através da combinação de opçõesde cafés, sucos, pães, lanches leves, doces e sobremesas geladas, atender as pessoasque buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.que buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.
O estabelecimento está estrategicamente localizado na região do Butantã,onde há grande fluxo de pessoas que trabalham e estudam na região, podendo servir até80 refeições ao dia, sem contabilizar a possibilidade de realização de eventos
t di á i T t d i b i t d i ti t j ãextraordinários. Trata-se de um negocio com baixo custo de investimento, com projeçãode retorno de aproximadamente 3,5 anos, com faturamento anual em torno de R$330.000,00.
OBJETIVOS
M t f d t k d l h á id dá i ti “B h” éMontar um food truck de lanches rápidos e saudáveis tipo “Brunch” que é umarefeição que combina café-da manhã com o almoço, em um veículo tipo Van (FiatDucato), com uma área de 4 m2, com prazo de implantação e suporte totalizandoaproximadamente 12 (doze) meses a partir da aprovação do projeto.p ( ) p p ç p j
WBS originalMontagem e
entrega de food truck operacionaltruck operacional
1. Aquisição do veículo
2. Customização do veículo
3. Gestão de Estoque
4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte6. Contratação de serviços
0. Gerenciamento do Projeto 8. Encerramento
1.1. Seleção do veículo
1.2. Compra do veículo
2.1. Seleção da empresa
2.2. Definição dos equipamentos
3.1. Seleção de fornecedores
3.2. Elaboração de plano de
abastecimento
4.2. Aquisição de cartões
4.1. Definição da pintura do veículo
5.1. Abertura de empresa
5.2. Obtenção de licença da vigilância
sanitária
6.1. Contratação de contador
6.2. Abertura de conta bancária de PJ
8.2. Lições aprendidas
8.1. Termo de Encerramento do
projeto
0.2 Monitoramento e controle
0.1 Planejamento
0.1.1. Plano de gerenciamento do
projeto
0.2.1. Relatórios de acompanhamento
7.2. Suporte a operação
7.1. Teste de pré‐operação e ajustes
1.3. Licenciamento e emplacamento do
veículo
2.4. Montagem do veículo
2.3. Definição do layout
3.3. Compra de estoque
3.4. Controle de qualidade
3.3. Compra de estoque
3.4. Controle de qualidade
4.3. Propaganda em redes sociais
4.4. Cadastro em aplicativos
5.3. Obtenção de licença do corpo de
bombeiros
5.4. Obtenção da TPU
6.3. Aluguel de máquina de cartão
6.4. Aluguel de food park
0.1.2. Declaração de escopo
0.1.3. Matriz de rastreabilidade de
requisitos
0.2.2. Planilha de controle de custos
0.2.3. Relatórios de controle de qualidade
2.5. Compra de utensílios
2.6. Pintura do veículo
0.1.4. Orçamento
0.1.5. Cronograma
0.1.6. Plano de gerenciamento de
aquisições
0.1.7. Plano de gerenciamento de
qualidade
WBS revisadaMontagem e entrega de food truck operacional
1 A i i ã d 2 C t i ã d 3 G tã d 6 C t t ã d0 Gerenciamento do 1. Aquisição do veículo
2. Customização do veículo
3. Gestão de Estoque
4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte
1.1. Seleção do veículo
6. Contratação de serviços
2.1. Seleção da empresa
3.1. Seleção de fornecedores
4.1. Definição da pintura do veículo
5.1. Abertura de empresa
6.1. Contratação de contador
0. Gerenciamento do Projeto 8. Encerramento
8.1. Termo de Encerramento do
projeto
0.2 Monitoramento e controle
0.1 Planejamento7.1. Teste de pré‐operação e ajustes
1.2. Compra do veículo
1.3. Licenciamento e emplacamento do
veículo
2.2. Definição dos equipamentos
2.3. Definição do layout
3.2. Elaboração de plano de
abastecimento
3.3. Compra de estoque
3.3. Compra de estoque
4.2. Aquisição de cartões
4.3. Propaganda em redes sociais
5.2. Obtenção de licença da vigilância
sanitária
5.3. Obtenção de licença do corpo de
bombeiros
6.3. Aluguel de máquina de cartão
6.2. Abertura de conta bancária de PJ
8.2. Lições aprendidas
0.1.1. Plano de gerenciamento do
projeto
0.1.2. Declaração de escopo
0.2.1. Relatórios de acompanhamento
0.2.2. Planilha de controle de custos
7.2. Suporte a operação
8.3. Encerrar contratos
2.4. Montagem do veículo
2.5. Compra de
3.4. Controle de qualidade
3.4. Controle de qualidade
4.4. Cadastro em aplicativos
bombeiros
5.4. Obtenção da TPU
6.4. Aluguel de food park
0.1.4. Orçamento
0.1.3. Matriz de rastreabilidade de
requisitos
0.2.3. Relatórios de controle de qualidade
0.2.4. Administrar contratos utensílios
2.6. Pintura do veículo
0.1.6. Plano de d
ç
0.1.5. Cronograma
contratos
Legenda
gerenciamento de aquisições
0.1.7. Plano de gerenciamento de
qualidade
MakeBuy
Legenda
Critérios Make or Buy
1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe• Capacidade da equipe de absorver as atividades do pacote de trabalho
em um prazo razoável e com um mínimo de qualidade2 N id d d f i t i li d2. Necessidade de fornecimento especializado
• Necessidade de um fornecimento especializado devido a restrições de tecnologia, conhecimento e capacidade produtiva
3 Restrições de custo3. Restrições de custo• Restrição de custo, caso a atividade tenha um custo menor se for
executada por fornecedor ao invés da equipe4 Restrições de prazo4. Restrições de prazo
• Restrição de prazo do projeto, caso a atividade seja executada por um fornecedor em um tempo muito menor do que a equipe de projeto e isso seja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazoseja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazo planejado.
5. O core business da empresa• Verifica se as atividades fogem muito do core business da empresaVerifica se as atividades fogem muito do core business da empresa
Critérios Make or Buy
6. Compartilhamentos de riscos• Compartilhamento de riscos com outros fornecedores e diminuição do
risco do projeto como um todo7 P bl l i d d i f ã7. Problemas legais ou de segurança da informação
• Impedimento das execuções das atividades por parte da empresa por motivos legais ou de segurança da informação
8 Maior qualidade para o produto/serviço8. Maior qualidade para o produto/serviço• Caso a atividade possa ser executada pela equipe mas ao contratar um
fornecedor a qualidade seja muito superior sem impactos consideráveis em custoem custo
9. Necessidade de fornecimento pós-projeto• Caso as atividades sejam requeridas continuamente pelo cliente mesmo
após o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviçoapós o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviço continuamente
10.Necessidade de suporte de longo prazo a operação• Necessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do clienteNecessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do cliente
Mapa das Aquisições do projetoMapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck
Documento de Meio denº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado Documento de Aquisição
Meio de Divulgação
1 Compra do Veiculo 1.2. Fiat R$ 104.277,00 5dias
2 . Necessidade de Fornecimento Especializado / 5. O core business da
empresa/ 10. Necessidade de suporte de longo RFQ Solicitação via
email e tel, / p gprazo a operação
2 Licenciamento e Emplacamento 1.3. Despachante R$
512,00 5 dias 5. O core business da empresa RFQ Solicitação via email e tel
3 Montagem do Veiculo 2 4 Empresa X R$ 45 dias 2 . Necessidade de Fornecimento RFQ Solicitação via 3 Montagem do Veiculo 2.4. Empresa X 84.849,33 45 dias Especializado / RFQ email e tel
4 Compra de Utensílios 2.5.
Elvi Cozinhas Profissionais /
Mega Decoração /Loja do
R$ 4.658,50
imediato ou até 5 dias
8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ
Solicitação via email e tel
/Loja do Churrasco/Am
ericanas
dias
5 Pintura do Veiculo 2.6. Empresa de Customização
+ pintura e adesivagem
5 dias (Cust.)
2 . Necessidade de Fornecimento Especializado / RFQ Solicitação via
email e telAssaí
6 Compra de Estoque 3.3.
AtacadistaMakro
AtacadãoExtra
R$ 5.149,46 30 dias
8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via
email e tel
7 Aquisição de Cartões 4.2.Agencia de Marketing e Publicidade
R$ 500,00 30 dias
9. Necessidade de fornecimento pós‐projeto RFQ Solicitação via
email e tel
Mapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck
Mapa das Aquisições do projeto
nº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado Documento de Aquisição
Meio de Divulgação
8 Abertura de Empresa 5.1. Despachante R$ 800,00 5 dias 5 .O core business da Empresa / 8. Maior
qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via email e tel
9 Obtenção da Licença de Vi ilâ i S i á i 5.2. Despachante R$ 500,00 35 dias 5 .O core business da Empresa / 8. Maior
lid d d / i RFQ Solicitação via il l9 Vigilância Sanitária 5.2. Despachante R$ 500,00 35 dias qualidade para o produto/serviço RFQ email e tel
10 Obtenção da Licença de Corpo de Bombeiros 5.3. Despachante R$ 270,00 35 dias 5 .O core business da Empresa 8. Maior
qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via email e tel
11 Obtenção da TPU 5.4. Despachante R$ 800,00 30 dias 5 .O core business da Empresa /8. Maior
qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via email e tel
$ O b i d /8 i S li i ã i12 Contratação de Contador 6.1. Contador R$ 800,00 a hora 5 .O core business da Empresa /8. Maior
qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via email e tel
13 Abertura de Conta Bancaria PJ 6.2. Banco R$
57,00 ao mês 5 .O core business da Empresa /8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via
email e tel
14 Aluguel de Maquina de 6 3 Redecard R$ mensal10. Necessidade de suporte de longo
prazo a operação RFQ Solicitação via 14 Cartão 6.3. Redecard 114,00 mensal prazo a operação RFQ email e tel
15 Aluguel de Food Park 6.4 Food Park Butantã
R$ 3.000,00 mensal 9. Necessidade de fornecimento pós‐
projeto RFQ Solicitação via email e tel
RR - Registro de RiscosMomento de resposta ao
Evento de Risco Resposta ao RiscoMomento de resposta ao
risco
Não entrega do veículo no prazo combinado
Verificar disponibilidade com a concessionáriaPlanejar tempo adicional para compra acima do combinadoTentar iniciar o processo de compra o quanto antes possível
PLANPQSEL
Nã di ibilid d d i t E ifi i t lt tiNão disponibilidade dos equipamentos especificados
Especificar equipamentos alternativosPreferência por equipamentos largamente utilizados ESP
Atraso na obtenção de licenças
Planejar um tempo maior para a obtençãoPlanejar solicitação para ser executada o quanto antes possível PLAN
PQAtraso na obtenção de licenças Buscar auxílio especializado de despachantes/contadorRevisar os documentos necessários afim de evitar atrasos por solicitação de mais informações
PQADM
Planejar um tempo maior do que o tempo disponibilizado aos fornecedores PLAN
Atraso na customização do veículo
aos fornecedoresVerificar a disponibilidade de entrega com os fornecedoresIncluir cláusulas de multa por atraso na entregaBuscar projetos com menos complexidadeEfetuar acompanhamento quinzenal do andamento da
t i ã
PLANPQSELCONTADM
customização
Aumento do custo devido a inflação
Incluir critério de seleção de fornecedores por forma de pagamentoRevisar o orçamento e incluir impactos de inflaçãoRevisar cláusulas contratuais e condições de pagamento
PLANSELCONT
Dar preferência a contratos de preço global
DT – Declaração de TrabalhoProjeto: food truck (tipo brunch truck)Projeto: food truck (tipo brunch truck)Pacote de Trabalho Buy: item 2.4 – Montagem do veículoEscopo: montagem do baú do veículo, com instalação elétrica, hidráulica, montagem dos equipamentos de cozinha, armários, painéis solares e g q p pequipamentos de segurança contra incêndio.
1- Funções Requeridas Quantidade de equipamentos de cozinha; Layout do veículo; Quantidade de mobília utilizada; Equipamentos de fornecimento de energia elétrica, armazenamento de
água e dispositivos de segurança;
2 I ã Q lid d2 - Inspeção e Qualidade A contratante deverá ter acesso ao veículo durante a montagem do
mesmo mediante agendamento com no mínimo 1 semana de antecedência Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento daantecedência. Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento da montagem a qualidade e a conformidade do serviço.
DT – Declaração de Trabalho3 - Treinamento No momento da entrega, a empresa montadora deverá prover uma sessão
de no mínimo 1 hora com algum funcionário experiente para explicar o funcionamento de todos os equipamentos instalados.
4 - Suporte A contratada deverá ter serviço de manutenção disponível para a
contratante e o contrato deste serviço será opcional após transcorrido o período de garantia;
5 G ti5 - Garantia Os equipamentos deverão ter garantia de no mínimo 1 ano a contar a partir
da retirada do veículo.
6 - Prazo e local de entrega O trabalho da montagem deverá ser concluído em até 6 meses após a
entrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante noentrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante no mesmo local onde o veículo foi entregue.
Critérios Eliminatórios
1. Histórico de reclamações (Procon, Reclame Aqui, Serasa);
2. Certidão negativa de débitos;
3. Execução do serviço estar dentro da Grande São Paulo;
4. Habilitação jurídica;
5. Estar apto a entregar o serviço no prazo máximo de 6 meses;
6. Ter realizado no mínimo 6 projetos com sucesso nos últimos 2 anos.
Critérios Classificatórios
1. Preço (total e a composição de valores) e/ou condições de pagamento;
2. Prazo para entrega do serviço;p g ç
3. Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos;
4. Referências de outros clientes;
5. Certificações;
6. Porte da empresa;
7. Sustentabilidade;
8. Disponibilidade para início da execução da atividade;
9. Qualificação do corpo técnico do fornecedor.
Sistema de Pontuação
ID CRITÉRIOS PESO(%)
1 Preço e/ou condições de pagamento 202
3
Prazo para entrega do serviço
Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos15
204
5
Referências de outros clientes
Certificações10
56
7
Porte da empresa
Sustentabilidade5
58
9
Disponibilidade para início da execução da atividade
Qualificação do corpo técnico do fornecedor15
5
Total da Pontuação 100
Divulgar ou não divulgar?
Na fase inicial, os critérios não serão divulgados para evitarmos que as propostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serempropostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serem classificadas no processo. Todas as propostas serão analisadas em vista de buscar o melhor de cada uma delas e solicitar modificações dos fornecedores, nivelando as propostasnivelando as propostas.
Após a seleção, classificação e aprovação da proposta final e firmado o t t O ité i lhid ã di l d f d (contrato. Os critérios escolhidos serão divulgados aos fornecedores (o
ganhador e os perdedores) de maneira a dar transparência aos fornecedores em relação aos critérios utilizados e manter um bom relacionamento ao dar satisfações com todos elessatisfações com todos eles.
Documentos de aquisição adotadosRFP composta por:RFP composta por:
Carta introdutória – Esse não será bem um documento formal, será
apenas o conteúdo do corpo do email que será enviado aos fornecedores
no qual será anexado a declaração de trabalho.
Declaração de trabalho – Conterá os requerimentos principais tais como
dimensão, modelo do veículo, equipamentos mínimos esperados, etc.
Esse documento será a base para os fornecedores prepararem as
propostas técnicas comerciais.
RFI composta por:Emails solicitando informações específicas como detalhes de projetos passados,
certidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos Não terá um templatecertidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos. Não terá um template
específico.
Meio adotado para envio de convite
Primeiramente será feito um contato telefônico com os fornecedores para
entender a disponibilidade dos mesmos e já aplicar alguns critérios de
eliminação.
Após o contato telefônico, serão enviados emails com a carta introdutória (não
será um documento separado, o conteúdo da mesma irá dentro do corpo do
)email) e a declaração de trabalho anexas, solicitandos as propostas técnicas
comerciais.
Tipos de contratos escolhidosO tipo de contrato escolhido é um misto de preço global e custo por administração p p ç g p ç
(Contrato de Preço Fixo com Remuneração de Incentivo):
Preço global - devido a complexidade do contrato, existem serviços e produtos ç g p ç p
inclusos no contrato. Além do mais, existe um risco inflacionário alto no atual
momento que pode ser mitigado ao transferi-lo ao fornecedor.
Custo por administração - devido a grande preocupação com o cronograma e
a criticidade deste pacote de trabalho, será combinado com o fornecedor uma
recompensa (adiantamento de pagamento ou uma porcentagem adicional)
caso o fornecedor adiante a entrega do veículo e uma multa por dia de atraso.
Alterações no escopo do contrato deverão ser tratados por aditivos que serão negociados separadamente mas que implicarão da revisão do contrato principal
l ã lt lt t d d t d tem relação as recompensas e multas resultantes da data de entrega.
Atitudes e Fiscalização
Atitudes
Cumprimento das cláusulas contratuais pela Contratante;p p
Realização de reuniões periódicas para garantir o cumprimento das cláusulas
contratuais pela Contratada;
Fiscalização
Realizar visita de inspeção na Contratada (com o Sponsor quando possível);
Exigir emissão de Relatório de Andamento (para os serviços que se fazem
necessário), com atualização de Status Report da atividade contratada;
Relatórios de controle de aquisiçãoAs Aquisições são controladas por meio dos relatório abaixo:q ç p
- RPS - Relatório de Progresso Semanal (por e-mail);
- Reuniões quinzenais presencial (Com referencia no RPS);q p ( )
O Relatório de Progresso contendo os seguinte campos:
- Situação Geral do Projeto;
- Avanço Físico (Realizado, Previsto, Status);
- Avanço Financeiro (Previsto, Realizado, IDC, Status);
- Trabalho planejado para o determinado período;
- Trabalho reportado/realizado;
- Trabalho planejado para o próximo período;
- Riscos e Problemas
- Participante e Assinatura de todos os participantes da reunião.
Relatórios de controle de aquisiçãoModelo Relatório de Progresso Semanal
Fluxograma de execução e controle de aquisiçõesGerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck
Monitoramento e controleExecução
PGP Aprovado
Envio de RFP aos fornecedores
Recebimento das propostas Contrato ok?
Solicitar mudança do contrato
S
N
Assinatura do contrato com sponsor e fornecedor
Conferir DT contras as propostas
Propostas ok?Envio de email ao
ganhador
Envio de email aos perdedores
informando que não serão contratados
Revisão do contratoReuniões/visita de acompanhamento no fornecedor
Solicitação de d
Solicitar aditivo de SSValidar e
documentar a l d
p
Reunião de esclarecimento de dúvidas com os fornecedores
Proposta aprovada?
N
gsolicitando contrato
S
mudança?
Entrega parcial concluída?
Efetuar pagamento referente a entrega
parcial
contrato
N
N
S Entrega total concluída?
N
S
N
Elaborar o boletim de medição e validar entrega
Entrega aceitaS
N
solicitação de mudança
Formalizar por email resultados das
reuniões
Revisar propostas?
Classificação das propostas
Aprovar proposta com o sponsor
NS
Elaboração e atualização de status report no
sharepoint
Reunião de apresentação de status com os sponsors
Processo de encerramento de
contrato
sponsors
Fluxograma de encerramento de aquisiçõesGerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck
Encerramento
Entrega total concluída
Elaboração de Escanear todas as documentações e
Validar entrega
Arquivamento do N
Emissão de termo de recebimento
definitivo junto ao
documento de lições aprendidas
documentações e guardar arquivos na
empresa
contrato em local combinado com
sponsor
Entrega ok? Solicitar correçõesN
S
Liberação de pagamento final
sponsor
‐ ContratoCronograma
Tirar fotos dos produto entregue
Revisão de documentação
Reunião de encerramento
‐ Cronograma‐ Atas de reunião
‐ Solicitações de mudança‐ Lições aprendidas
‐ Boletins de mediçãoRelatórios de acompanhamento‐ Fotos do produto entregue
produto entregue
Entrega aceita
Há alguma pendência?
N
Solicitar correções
SEncerramento do
contrato
PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições1. Objetivo
2. Premissas
3. Restrições
4. Critérios Make or Buy
5. WBS Revisada
6. Dicionário da WBS Revisada
7. Mapa de Aquisições
8. Matriz de Responsabilidades
9. Critérios de Escolha
1 Eli i tó i1. Eliminatórios
2. Classificatórios
3 Sistema de Pontuação3. Sistema de Pontuação
10.Tipos de Contrato
PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições11.Riscos
1. Avaliação Qualitativa
2. Registro dos Riscos
3. Estratégia de Repostas
12.Modelos de Documentos de Aquisições
1. Carta Introdutória
2. DT – Declaração de Trabalho
3. Contratos
4. RPS – Relatório de Progresso Semanal
13 Fl d P13.Fluxograma de Processos
1. Execução e Controle
2 Encerramento2. Encerramento