FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes
Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes
FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA
Trabalho monogrfico para cumprimento de crditos da disciplina de Projeto Supervisionado, do curso de bacharelado em Cincia da Computao sob a orientao do Prof. Dsc. G. A. R. Lima.
Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001
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SILVA, FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E IX, 70p. 29,7 cm (Depto. de Cincia da Computao, 2000.2) Trabalho Monogrfico - Universidade Federal de Mato Grosso, UFMT 1. Gerenciamento de Documentos 2. Processamento de Documentos 3. Gerenciamento de Sistemas de Informao 4. Processamento de Imagens
II
FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes
______________________________________________ Prof. Dsc. G.A.R. LimaPresidente da Banca Examinadora
______________________________________________ Prof. Evandro Csar Freiberger
__________________________________________ Prof. Dsc. Einstein Lemos de Aguiar
Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001
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Resumo do trabalho monogrfico apresentado para o Curso de Bacharelado em Cincia da Computao / UFMT como parte do requisitos necessrios para o cumprimento de crditos da disciplina de Projeto Supervisionado.
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e AplicaesCuiab, MT - Brasil Junho / 2001
Orientador: Prof. Dsc. G. A. R. Lima Departamento: Faculdade de Cincia e Tecnologia - FATEC Universidade de Cuiab - UNIC
Este trabalho aborda de uma maneira simples, porm clara, os princpios da tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) e tem como objetivo proporcionar uma compreenso dos conceitos bsicos e das principais questes relativas a captura e/ou criao, armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de documentos eletrnicos a partir de documentos na forma de papel. Acrescentamos ainda um resumo sobre aspectos legais de documentos microfilmados e eletrnicos. A nfase deste estudo se d em fornecer informaes bsicas para aqueles que gostariam de exercer atividades nesta rea, mas que no tm necessariamente experincia anterior.
IV
DEDICATRIA
Para Jocynel, um grande amigo.
V
AGRADECIMENTOS
Ao professor Dsc. G.A.R. Lima, pela ateno e pacincia despendida; professora Msc. Maria Eunice Lemos de Aguiar, pelos esforos no acompanhamento do desenvolvimento do trabalho; meu pai, por algumas dicas na elaborao deste trabalho; minha me, pelo suporte emocional e pelas xcaras de caf; Juliene, ausncia; Grande Fora Motriz Universal. meu amor, pelo carinho e
compreenso, apesar do meu estado de
VI
TABELASTABELA 1.1 FUNES E PROPSITOS ADICIONAIS AOS DOCUMENTOS 17
VII
FIGURASFIGURA 1.1 REPRESENTAO PICTRICA DE UM DOCUMENTO COMPOSTO NO CONTEXTO DO GED 15 FIGURA 1.2 PLANO DAS ORGANIZAES BRASILEIRAS EM RELAO AO GED AT 2001 24 FIGURA 4.1 ESQUEMA REPRESENTATIVO DO CONCEITO DE PROCESSO E SUAS SUBDIVISES 34 FIGURA 4.2(A) WORKFLOW INICIAL DE UMA ORGANIZAO 38 FIGURA 4.2(B) WORKFLOW REPROJETADO 39
VIII
SUMRIOPARA REALIZAR ESTE ESTUDO USAMOS COMO METODOLOGIA O LEVANTAMENTO BIBLIOGRFICO EM LIVROS, REVISTAS ESPECIALIZADAS E EM ALGUNS SITES NA INTERNET, OS QUAIS, JULGAMOS CONTER INFORMAES CONFIVEIS. ........13 NATUREZA DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS.....................................................................14FUNES...................................................................................................................................................18 EXEMPLOS................................................................................................................................................18 Principais Componentes do GED................................................................................................................26 2.1.Estaes de Trabalho: Capacidade de Processamento...........................................................................26 2.2.Mdias para armazenamento..................................................................................................................27 2.3.Redes de Computadores.........................................................................................................................28 2.4.Captura/Criao.....................................................................................................................................29 2.5.Organizao e Fluxo de Trabalho..........................................................................................................31 Vrias tecnologias esto envolvidas no armazenamento e a organizao dos documentos. ......................31 2.6.Transmisso e Endereamento...............................................................................................................32 2.7.Impresso/Visualizao.........................................................................................................................32 reas de Utilizao do GED........................................................................................................................42
EXISTEM INFORMAES QUE DEVEM SER BUSCADAS EM FONTES EXTERNAS EMPRESA , TAIS COMO AS PUBLICAES DE TEMPO CRTICO (JORNAIS), ARTIGOS DE PESQUISAS , REVISTAS , ANAIS DE CONFERNCIAS , ETC. ESSES DOCUMENTOS PODEMSER OBTIDOS DE FORMA EXTERNA E TAMBM ELETRNICA , ATRAVS DE CONEXES COM GRANDES BASES DE DADOS ON-LINE QUE SE UTILIZAM DE UMA REDE CLIENTE /SERVIDOR OU DA INTERNET .
PODEMOS CITAR COMO UM EXEMPLO DE UMA GRANDE BASE DE DADOS , UM CONSRCIO DE UNIVERSIDADES, AGNCIAS GOVERNAMENTAIS,INSTITUTOS DE PESQUISAS E OUTRAS ORGANIZAES QUE CRIARAM UM SERVIO CHAMADO DE
WAIS
(WIDE AREA INFORMATION SYSTEM SERVIO DE INFORMAO DE REA EXPANDIDA) QUEIX
DISPONIBILIZA UMA GRANDE VARIEDADE DE ARTIGOS , LIVROS , REFERNCIAS E RESUMOS (ABSTRACTS ) NA
INTERNET.....................................................45Quadro Comparativo de Discos pticos.....................................................................................................54 Quadros Ilustrativos de Scanners.................................................................................................................56
SCANNERS DE ALTO VOLUME............56 SCANNERS DE FORMATO LARGO......56
X
INTRODUOCada vez mais o mundo dos negcios e empreendimentos est gerando documentos em forma de papel. A rapidez na localizao das informaes contidas nos documentos hoje uma prioridade nas empresas e organizaes. O excesso de morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de documentos de registros funcionais e financeiros, bem como as obrigaes fiscais, no passam de falta de organizao e mtodos no armazenamento e recuperao de documentos (STARBIRD e VILHAUER, 1997). Organiz-los em pastas e arquivos fsicos dificulta a agilidade de recuperao, trazendo conseqncias para os processos representam. Alm disso, a informao contida em documentos em forma de papel tem uma menor flexibilidade e tende a gerar maiores gastos de manuteno para as empresas do que quando o armazenamento feito eletronicamente. Para que respostas a solicitaes possam ser dadas em tempo aceitveis possam agilizar processos para a satisfao de clientes e para as atividades decisrias da gerncia e da administrao de servios e produtos, recentemente tem sido usado um conjunto de novas tecnologias voltadas exclusivamente para o gerenciamento de documentos digitais, conhecido pelo acrnimo de GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos (SPRAGUE JR., 1995). A idia de converter documentos em forma de papel em formas alternativas de armazenamento, a princpio com o objetivo de conservao temporal, s se tornou possvel graas aos avanos das tecnologias de imagem. A converso para microfilme foi o primeiro recurso disponvel, e que agora cede parte de seu espao adquirido atravs dos tempos e da cultura empresarial, para o armazenamento eletrnico. At pouco tempo atrs, a tecnologia usada para processar documentos era restrita a melhorar os recursos para gerar, imprimir e transportar. O uso da tecnologia 11
de GED traz consigo algumas mudanas importantes no que diz respeito maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrnicos. Ela resultado da aplicao de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizaes assim como agilizar as comunicaes, e aumentar a produtividade de processos de negcios. De uma perspectiva mais ampla, uma expanso no domnio do gerenciamento de informaes, pois no processo administrativo, a tomada de deciso um elemento bsico e fundamental. Para atender a essa complexidade o administrador necessita de uma documentao eficaz a qual implica em um aumento concomitante de suas responsabilidades. A atualizao tecnolgica, o conhecimento e aprimoramento das melhores prticas do prprio negcio tm sido a estratgia das empresas de sucesso. Nesse contexto, o GED, tem sido a base para o gerenciamento do conhecimento (KM Knowledge Management), eBusiness, CRM (Costumer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) e suporte documental para ERP (Enterprise Resource Planning). O Gerenciamento Eletrnico de Documentos toma como base a tecnologia de Document Imaging (tecnologia de documentos digitais composta por uma srie de operaes, comeando com a captura, passando pela correo e resultando na converso de originais em papel, ou microfilme, em documentos eletrnicos editveis), que permite que todos os tradicionais arquivos de documentos em papel sejam convertidos para o meio digital. Eles passam a ser disponibilizados localmente ou via rede de computadores, sendo rapidamente localizados e melhor gerenciados. Como conseqncia obtm-se a agilidade no suporte a tomada de decises, fundamental na velocidade exigida no mundo dos negcios globalizados. Este estudo aborda os princpios do gerenciamento eletrnico de documentos, os conceitos envolvidos, as caractersticas principais, algumas aplicaes e ainda aspectos legais de utilizao de sistemas eletrnicos de documentos no Brasil. O presente trabalho encontra-se organizado da seguinte maneira: No Captulo I Natureza do Gerenciamento Eletrnico de Documentos, apresentamos o conceito de documento e os principais aspectos envolvidos na tecnologia. No Captulo II Principais Tecnologias Utilizadas no GED, apresentamos quais so os elementos bsicos para a implantao de um sistema de documentos eletrnicos e os fatores mais importantes das tecnologias utilizadas em tal sistema. No Captulo III - Fluxo de Trabalho (Workflow), definem-se: como os documentos so 12
utilizados nas organizaes, processos e
o workflow, diferenciando-o de outras
tecnologias e apresentando sua relao com o Gerenciamento Eletrnico de Documentos. No Captulo IV - Aspectos Legais Sobre Documentos Eletrnicos, apresentamos alguns aspectos da legislao brasileira para critrios de converso de documentos, alm de relacionar alguns objetos legais que os favorecem. Para realizar este estudo usamos como metodologia o levantamento bibliogrfico em livros, revistas especializadas e em alguns sites na Internet, os quais, julgamos conter informaes confiveis.
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CAPTULO INatureza do Gerenciamento Eletrnico de Documentos
Para podermos discorrer sobre GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos, devemos ter alguns conceitos bsicos inseridos. A gerncia de documentos possui algumas particularidades, que devem pertencer a sistemas de documentao gerenciados eletronicamente. Em muitas destas gerncias, os erros de localizao e manuteno podem ser facilmente identificados, tais como a duplicidade de documentos, o armazenamento por tempo demasiado, a perda, a indexao errada e o arquivamento incorreto. O conceito de documento tambm necessita ser definido no escopo desta ferramenta tecnolgica.
1.1. Conceitos de DocumentoA informao vem sendo registrada em papel h sculos. Nos ltimos 70 anos, muitos documentos tm sido registrados em microfilmes, e h aproximadamente 40 anos vem sendo utilizada a mdia magntica (fitas e discos). Em cada um destes casos, a nova mdia forneceu mais um mtodo de armazenamento de informao, sem, no entanto, substituir a anterior (SPRAGUE JR., 1995). Desde o tempo da escrita cuneiforme1 um documento descrito como uma unidade de registro estruturado de informaes para consumo humano (SPRAGUE JR., 1995). Ao longo do tempo, o que mudou foram as maneiras que as informaesescrita cuneiforme: um tipo de escrita utilizada principalmente na antiguidade, constituda por pedras e tbuas de barro cozido cujos caracteres tinham a forma de cunha.1
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contidas em documentos agora so representadas, processadas e armazenadas. Esta definio usada para uma grande variedade de documentos usados em empresas e organizaes. Podemos citar como exemplo os seguintes tipos: Contratos e Acordos Relatrios Manuais e Livretos Formulrios de Negcios Correspondncia Memorandos Itens e artigos de jornais Desenhos, plantas e fotografias Mensagens de e-mail e voz Vdeo-clipes Apresentaes Transcries de encontros
Com a tecnologia do processamento de documentos digitais (ou eletrnicos), as informaes que eram antes representadas por texto podem hoje ser tambm representadas por smbolos grficos, imagens, fotografias, udio, vdeo e animaes. Estes novos tipos de representao sugerem que um documento a unidade de registro de informao conceitual, ou seja, um documento contm a informao necessria para representar um conceito ou idia. Porm pela primeira vez na histria o advento da tecnologia de documentos eletrnicos elucida um novo conceito de documento, que de acordo com (MICHALSKI apud SPRAGUE JR., 1995), uma imagem de um grupo de informaes que podem incorporar vrios tipos complexos de informaes, existir em vrios lugares atravs de uma rede, depender de outros documentos, mudar constantemente (como se documentos subordinados fossem atualizados), conter tipos de dados complexos como vdeos e anotaes de voz (informaes geradas de forma verbal), e ser acessado e modificado por vrias pessoas ao mesmo tempo (se elas possurem permisso para tanto). Em contradio velha e dominante definio de documento estruturado de forma textual e impresso em papel, o escopo da tecnologia de GED lidar com documentos em papel e seus equivalentes eletrnicos, porm enfatizando os eletrnicos e seu gerenciamento. Em adio s tradicionais letras e nmeros, um documento eletrnico pode conter smbolos grficos, fotografias e outras imagens, voz, clipes de vdeo e animao. Cada vez mais informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo importncia no mundo dos negcios. Podemos por exemplo, realizar transaes bancrias por telefone. J as informaes em forma de texto vo de cartas a contratos, planilhas, manuais, etc. Imagens so um tipo especial de informaes que no podem ser representadas nas formas anteriores (mapas, 15
fotografias, assinaturas, etc.). Por exemplo, um relatrio interno de aprimoramento de um produto pode apresentar, na tela do computador, o texto contendo caractersticas do produto, uma fotografia do produto, um diagrama de engenharia, uma anotao de voz do projetista e um vdeo-clipe do uso do produto. Ou seja, para implementao de um sistema de gerenciamento de documentos eletrnicos necessrio unir novos recursos aos j existentes nos tradicionais sistemas de processamento de dados. Mostramos na Figura 1.1 uma representao da estrutura conceitual de um documento composto. Esta uma rica definio do que tradicionalmente chamamos de documento, e necessria uma expanso em nossas mentes da conotao desta velha palavra.
Ttulo1. INTRODUO O crescimento e o avano tecnolgico acelerados da Internet vm possibilitando o desenvolvimento de sist emas com possibilidades impensveis h at pouco tempo atrs. As caractersticas que tornam esse ambiente t o important e so, resumidamente [1]: a maturidade do sist ema, a arquitetura dist ribuda para desenvolvimento de sistemas portveis, o alcance mundial e o acesso a baixo custo. Outra caracterstica important e e inerente Internet o seu aspecto hipertexto/ hipermdia, representado pela navegao do usurio entre pginas HTML atravs de programas navegadores, que so a interface dos SI construdos sobre a rede.Rendimento Resumido 2000/1 Fulano da Silva10 9
Texto
Vdeo Clipe
Anotao de Voz
Grfico
8 7 6 5 4 3 2 1 0 1 Av aliao 2 Avaliao 3 Av aliao TP e Redes IA I I Tpic os I
HORRIODEAULAS SEGTERQUAQUISEX IA IA PSPEPSPE PSTP TP
4m
An Cmar tea
Planilha de Clculo
CPD
Imu o e a l o a n h m to gi
So l g ro o ia
Hemato g lo ia
Objeto CAD/ CAM
Coredo r r
5m
4m
5m
2, m 4
10 ,4m
14 m ,3
9, m 5
Figura 1.1 - Representao pictrica de um documento composto no contexto de GED, adaptado de (SPRAGUE JR., 1995).
Ainda podemos considerar que os documentos podem ser fontes de rendimentos em negcios de duas formas (SPRAGUE JR., 1995). Na primeira, eles so objetos do negcio, so a fonte direta de rendimentos para uma empresa e/ou organizao. Na segunda, daro suporte com informaes necessrias para gerenciar, controlar e operar uma empresa e/ou organizao.
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Na primeira categoria de documentos, podemos verificar a existncia de tais em companhias de publicao (editoras), que produzem livros, revistas e outros documentos formais como produtos. Outra faco da rea de negcios que utiliza-os como fonte direta so os advogados, empresas de consultoria, agncias governamentais entre outras, que tm nos documentos a primeira manifestao de seu produto. O GED tem como finalidade nesses casos aprimorar a qualidade e reduzir os custos para sua produo, circulao e manuteno. Na segunda categoria, os documentos do suporte de informaes para o controle, gerenciamento e tomadas de decises, fazendo com que as empresas e/ou organizaes obtenham melhores rendimentos com seus processos otimizados. Nesta categoria, os valores dos documentos para dar suporte performance organizacional podem ser agrupado em trs sub-categorias (SPRAGUE JR, 1995):
Mecanismo de Comunicao Organizacional. O GED pode melhorar a eficcia e eficincia dos documentos neste contexto. Uma das funes de um documento prover um mecanismo para distribuir conceitos e idias dentro e entre empresas e/ou organizaes. A tecnologia de rede de computadores a ferramenta usada para dar suporte esta sub-categoria.
Mecanismo para processos bsicos de negcios. A maioria das empresas e organizaes possuem um conjunto substancial de sistemas de trabalho onde grande parte das transaes so mais representadas por documentos do que por registros de dados. Com o uso da tecnologia do gernciamento eletrnico, as transaes de uma empresa ou organizao desta natureza podem ser otimizadas e automatizadas e assim agregar valor empresa. Porm cabe aqui ressaltar que a melhoria nos processos um fator que depende muito mais de uma mudana de filosofia com relao ao conceito de documento imposto pelo novo sistema de gerenciamento.
Memria Organizacional. Como os documentos formam uma grande e importante parte da memria organizacional, o uso da tecnologia de GED pode aperfeioar a utilizao deles na organizao. Em longo prazo, prover os meios para acessar e analisar a memria organizacional para melhorar a produtividade e performance da empresa.
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Estas trs sub-categorias de uso e valor dos documentos ilustram porque eles so to importantes e fundamentais para uma organizao. Mostramos na Tabela 1.1, algumas funes e propsitos adicionais, ilustrando com um exemplo para cada.Tabela 1.1 - Funes e propsitos adicionais aos documentos
FUNES Registrar ou documentar contratos e acordos Registrar polticas, padres e procedimentos.
EXEMPLOS Contratos de emprego, acordos de manuteno, contratos de consultoria, acordos de aquisio, arrendamentos, hipotecas, emprstimos, etc. Manuais de procedimentos, especificaes de padres, livros de instrues, memorandos e cartas executivas que determinam as polticas da corporao, etc. Relatrios de posio, anlises de problemas, relatrios operacionais, recomendaes equipe, oramentos, planejamentos estratgicos, etc. Relatrios anuais, portfolios comerciais de rdio ou TV, etc. de marketing,
Representar uma viso da realidade em um momento (relatrios e planos de ao) Criar uma imagem ou impresso Gerar rendimentos como um produto
Um livro a venda por um editor, um relatrio de uma firma de consultoria vendido a um cliente, uma notcia sobre um servio de redes, etc. Um manual do usurio para um carro ou eletrodomstico ou software, um formulrio de garantia, um catlogo, um cupom de desconto para a prxima compra, etc. Memorandos, cartas, apresentaes, mensagens, minutas de encontros, etc. e-mail,
Gerar rendimentos adicionando valor a um produto
Agir como um mecanismo para comunicao de interao entre pessoas e grupos Atuar como um veculo para processos organizacionais Prover uma disciplina para capturar e articular idias e conceitos Fonte: Extrado de (SPRAGUE JR., 1995)
Ordens, faturas, cartas de aprovao, a maioria dos formulrios de negcios, etc. Praticamente todos os documentos carregam conceitos e idias.
1.2.
Gerncia de DocumentosOs documentos so a memria de uma organizao. Os objetivos de um bom
programa de gerncia de documentos englobam o atendimento s necessidade operacionais e funcionais da organizao, a preservao da histria da organizao, a proteo de interesses vitais e a proteo da organizao frente a processos jurdicos. Se a organizao consegue fazer com que seus documentos desempenhem todos os papis citados acima, pode-se dizer que ela demonstra um bom controle quanto sua 18
manipulao (STARBIRD e VILHAUER, 1997). O workflow, ou fluxo de trabalho, definido como movimento e processamento organizado da informao para o desempenho de funes especficas. Ele est diretamente ligado ao melhor desempenho de processos. O gerenciamento eficiente dos processos de trabalho nas empresas um componente essencial para que essas respondam de forma mais gil s necessidades do mercado. O fluxo de trabalho permite analisar, modelar, implementar e revisar os processos de trabalho de uma forma simples e interativa, reduzindo tempos de execuo e custos totais. Ele se refere ao processamento dos documentos dentro da empresa, que so analisados, integrados e distribudos automaticamente. Nos sistemas de controle de processos, quando integrados ao sistema de GED, os documentos e arquivos no so simplesmente armazenados e localizados, mas usados para conduzir as etapas dos negcios. O workflow vem sendo utilizado dentro das solues de ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) e de e-commerce. De acordo com os processos e tipos de documentos ele permite dar solues reais maioria dos problemas encontrados nos projetos de melhoria de processos. Quando falamos de fluxo de trabalho, dentro do contexto desta monografia, estamos nos referindo a um software que automatiza e controla os processos de negcios de uma empresa.
1.3. Organizao dos DocumentosOs documentos devem ser agrupados de forma homognea, cujo modo de classificao atenda a pelo menos uma de suas caractersticas em comum, como por exemplo a sua funo, processo ou atividade. A organizao seguir uma ordem hierrquica, partindo de um grupo para subgrupos. Geralmente os ramos primrios das atividades da organizao encabeam os grupos (administrao, contabilidade, marketing, finanas e etc.). Tais classificaes geram os grupos documentais, que a partir da podem ser classificados a partir de sua funo ou assunto. O grupo contbil, por exemplo, pode ser subdividido em contas a pagar, ttulos a receber, faturas, etc. (STARBIRD e VILHAUER, 1997). Uma atividade deve ser representada por apenas um grupo documental, e este necessita ser totalmente distinto de todos os outros. 19
1.4. Ciclo de Vida dos DocumentosOs documentos, por fazer parte de um processo organizacional qualquer, herdam o ciclo de vida de tais processos. As pessoas, a medida em que novos fatos e necessidades vo surgindo, geram documentos referentes a estes fatos e necessidades. Estes possuem uma durao prpria, que dependendo de seu escopo, vem a ser mais longa ou mais efmera. Tomaremos por exemplo os documentos referentes uma nova campanha de publicidade de uma empresa qualquer. Os documentos publicitrios, sob a tica histrica da empresa, passam a no ter muito valor aps algum tempo.
1.5. Meios para o registro documentalHoje, possumos trs meios de registrar nossos documentos, que possuem vantagens e desvantagens acerca de sua utilizao como meio de armazenamento. O papel, que uma mdia bastante popular, de baixo custo e que proporciona maior conforto s leituras e modificaes dos usurios, pode obter bom desempenho quando as consultas a seus acervos forem de baixa freqncia e for tolerada uma resposta lenta. Em suas desvantagens, podemos afirmar que o papel causa um excesso de volume nos arquivos, pois sua estocagem requer um bom espao fsico, pode ser facilmente extraviado, pode ser arquivado de maneira errnea e o gerenciamento de arquivos necessita de um grande nmero de pessoas envolvidas. J os microfilmes, que so pequenas fotografias de um documento existente em papel, possuem por natureza um espao de armazenamento menor que o do original, mas em contrapartida so muito menos comuns que o papel, pois necessitam de equipamentos especiais para a sua leitura e gerao, e que podem ser incompatveis entre si. Isso deixa o custo dos microfilmes bem mais alto que o do papel, mas seus documentos podero ser reproduzidos com muito mais facilidade, e sero sempre autnticos, j que no possvel modificar os microfilmes j gerados. Os microfilmes tm acesso e controle mais fceis de serem realizados. O sistema de controle de microfilmes j se encarregam de index-los, e podem, muitas vezes, associ-los 20
bases de dados e a outros sistemas de processamento. A microfilmagem desponta na frente do papel em maior velocidade de resposta a consultas a acervos, quando a freqncia de consultas alta e quando o nmero de usurios dos arquivos pequeno. Finalmente, o terceiro o armazenamento de documentos em mdias eletrnicas. Esta a mdia que apresenta o menor tempo de resultados em consultas, e podem abranger um grande nmero de usurios. As mdias eletrnicas necessitam de uma estrutura de equipamentos especiais para manipular, armazenar e localizar as informaes, que as deixam em bastante desvantagem em relao ao papel e microfilmagem. As mdias eletrnicas possuem um custo bastante alto, e por isso, importante saber o que deve ser convertido em arquivos digitais ou o que ser mantido em formas tradicionais. s vezes mais vivel para a organizao manter uma estrutura mista do que converter todos os seus documentos para a mdia eletrnica.Os documentos de baixa atividade ou aqueles que no requerem acesso simultneo podem ser mantidos em papel por mais de 100 anos com pequena ou nenhuma manuteno. As microformas proporcionam um meio econmico de armazenamento para documentos que requerem guarda por mais de 10 anos (menos tempo se o espao for limitado e caro). Os dados eletrnicos tambm podem ser armazenados por grandes perodos de tempo. Mas aqueles registrados em mdia magntica precisam ser regravados com freqncia. preciso notar que mudanas no sistema operacional ou software aplicativo representam despesas e trabalhos significativos durante os ciclos de atualizao e regravao. (STARBIRD et al., 1997:78-79)
1.6. O Conceito de Gerenciamento Eletrnico de DocumentosAs necessidades de economizar espao fsico e manter cpias de documentos existem h algum tempo nas organizaes, visto que o volume de papel, mdia de documentos ainda mais usada no mundo, vem crescendo exponencialmente. A humanidade gerou a mesma quantidade de informao nos ltimos 50 anos que nos 5 mil anteriores (SPRAGUE JR., 1995). Somado s necessidades anteriormente citadas, existe tambm o trabalho dispendioso em tempo de procurar documentos em grandes arquivos de papel, armrios e/ou fichrios, que produzir processos de baixa produtividade e lentos. A chegada da microfilmagem resolveu em partes alguns dos problemas encontrados 21
nos arquivos de papel, pois o espao requerido para se estocar os microfilmes expressivamente menor que o utilizado com o papel. Mas ainda assim, uma questo pairava nas cabeas de gerentes: como tornar os processos mais geis ? Como fazer com que a localizao e manipulao de documentos no seja a parte mais demorada de todo um processo ? Estas questes s seriam respondidas a partir do momento em que a tecnologia estivesse a favor da reproduo eletrnica de documentos.
1.6.1. Definio - GEDO Gerenciamento Eletrnico de Documentos uma soluo que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informaes, e tornar os processos de negcios mais rpidos (SPRAGUE JR., 1995). O GED bastante vantajoso em relao s outras formas de gerenciar documentos existentes atualmente. Gerenciar documentos, como j foi dito anteriormente, no significa apenas gerar um acervo sem ter nenhum controle sobre seu contedo, e um bom sistema deve englobar todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos. Segundo Ralph Sprague Jr. (1995), a definio apresenta-se como a seguir:
Gerenciamento:
criao, armazenamento, organizao,
transmisso,
consultas, manipulao, atualizao, e eventual disposio de documentos para preencher um propsito organizacional.
Eletrnico: uso de tecnologias de informao. Documento: um conjunto de informaes pertinentes a um tpico, estruturado para a compreenso humana, representado por uma variedade de smbolos, armazenado e manuseado como uma unidade.
Dentre as vantagens do GED, esto: A economia de papel, j que os documentos estaro disponveis em mdia eletrnica-digital, fazendo mnimo o uso do papel; A economia de espao fsico, pois um arquivo metlico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado em 1GB de espao de disco. Um equipamento com 22
capacidade para 186GB, ou 4 milhes de documentos, pode ser acomodado no mesmo espao do arquivo metlico;-
A facilidade ao efetuar alguma consulta e reduo do tempo de localizao em grandes acervos, pois as consultas so feitas a partir de algumas palavras-chave, retornando vrios documentos referentes ao assunto desejado, evitando contedo sem ligao com o contexto da busca. Com o auxlio de um software de workflow (fluxo de trabalho, que ser assunto do Captulo III), uma consulta muito pesada pode ter sua execuo agendada para um perodo do dia em que o trfego da rede no muito grande, por exemplo;
-
O aumento na integridade de arquivos, j que redundncias seriam facilmente localizadas e tratadas; A alterao de qualquer documento s seria possvel mediante a autorizao do gerente do sistema dada ao usurio, que pode ser implementada de vrias maneiras, como por exemplo, com o uso de senhas;
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A
disponibilidade
de
um
documento
para
vrios
usurios
simultaneamente, que com o uso da tecnologia de redes, podero fazer uso de um documento no mesmo momento; A fcil manuteno do acervo, pois o sistema assegura a organizao do acervo em tempo integral, as revises de documentos ficam muito mais fceis e os gerentes de sistema podero ter informaes do estado de seu acervo a qualquer momento, sem ter realizar pesquisas demoradas ou especficas; A diminuio de perdas por arquivamento errado, j que os documentos, antes de serem inseridos no acervo eletrnico, passam por uma classificao (indexao) que se baseia em vrios aspectos do contedo do documento; A correo de erros e aumento de legibilidade de documentos. Alguns documentos de papel, podem j estar na forma de cpias fotogrficas ou em deteriorao. Os sistemas dispem de software de correo de imagens, tornando documentos de m qualidade melhores depois de digitalizados e tratados.
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Todas essas caractersticas favorveis ao GED fazem parte da mais relevante caracterstica aos Gerentes de Negcios: a agilizao de processos. A agilizao de processos traz a reduo de custos, a melhoria organizacional da empresa, e a melhoria financeira da organizao. Porm esta soluo possui algumas desvantagens. Os equipamentos tem um custo alto em relao aos outros sistemas de gerncia de documentos, e se o sistema for mal planejado, ele poder nunca chegar a funcionar da maneira desejada. Existe ainda o problema da mudana constante das tecnologias empregadas, que implica em se classificar, num contexto atual, sistemas com cinco anos de existncia obsoletos. Um estudo de viabilidade do de seu uso deve ser realizado em situaes em que existem: a alta atividade de pesquisa em documentos; o uso simultneo de documentos; a necessidade de melhora de qualidade de documentos com importncia histrica; um ambiente de negcios competitivo, onde um tempo baixo em buscas relevante; a gerao de receita da organizao depende da localizao de documentos. No necessria a existncia de todas essas situaes em uma possvel organizao usuria do sistema, mas quanto mais ocorrncias dessas situaes existirem, mais eficiente o sistema de gerenciamento de documentos pode pode vir a ser. A converso de um documento comum para o meio digital uma atividade que pode custar caro, pois somente vale a pena converter os documentos que possuem uma freqncia de consulta bastante ou moderadamente elevada. Por isso, necessrio saber o que vai ser convertido antes da implantao do sistema. A composio de um sistema de GED se d com o uso de equipamentos de captura/edio de imagens, um ou vrias tecnologias de armazenamento, que variam de acordo com a quantidade de documentos a ser convertidos, e de dispositivos de consulta/impresso. Para gerenciar e manter os documentos, se faz necessrio o uso de sistemas operacionais e de banco de dados cliente/servidor, softwares de workflow, softwares de tratamento e recuperao de imagens, alm de implementaes de segurana no acesso e backups (cpias de segurana). A Figura 1.2 traz o planejamento das organizaes brasileiras com relao implantao de um sistema de GED at o ano de 2001.
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24,70% 23,20%Pretende ter Sistema em uso Com mltiplos sistemas em uso
18,30%
18,10%
Pensando sobre o assunto Com projeto piloto Pretende terceirizar No preocupada
10,30%
3,60% 1,80%
Figura 1.2 Plano das organizaes brasileiras em relao ao GED at 2001. Fonte: Pesquisa de Mercado CENADEM, 1999. (http://www.cenadem.com.br)
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CAPTULO IIPrincipais Componentes do GED
A crescente expanso de implementao de sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos so parte do resultado dos avanos na tecnologia de sua infra-estrutura bsica. Tais tecnologias de sustentao, melhoram a manipulao da informao no gerenciamento e processamento de documentos. A infra-estrutura do GED deve ser capaz de operar todas as suas tecnologias envolvidas de forma integrada. O uso de seus componentes de forma conjunta e concisa o fator relevante no significado da existncia desta soluo.
2.1. Estaes de Trabalho: Capacidade de ProcessamentoNos sistemas de documentos eletrnicos mais antigos (incio da dcada de 90) a tecnologia RISC (Reduced Instruction Set Computer Computador com Conjunto de Instrues Reduzida), era a mais utilizada. Essa tecnologia permitia a visualizao dos documentos (que podem conter voz, vdeos e animaes) de forma rpida e eficiente naquela poca. Atualmente, com a melhoria da capacidade de processamento dos computadores pessoais, que utilizam tecnologia CISC (Complex Instruction Set Computer Computador com Conjunto de Instrues Complexas), eles passaram a ser utilizados como estaes de trabalho. Seu custo muito inferior, porm com a mesma e em muitas vezes com capacidade de processamento superior das antigas estaes de trabalho. As melhorias encontram-se na construo de melhores placas-
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mes (com barramentos de sistema de clock2 superior a 200 MHz3), no avanos das tecnologias de memrias volteis (RAM Random Access Memory) e tambm no melhor desempenho dos microprocessadores CISC (que atualmente contam com algumas caractersticas da tecnologia de instrues reduzidas e com clock de at 1,5 GHz). Podemos citar tambm a existncia de placas aceleradoras de vdeo, que aumentam tambm a velocidade na visualizao de documentos. No entraremos em detalhes de configurao de hardware das estaes de trabalho, pois estaramos fugindo do escopo deste trabalho.
2.2. Mdias para armazenamentoOs documentos eletrnicos podem ser armazenados em diversas mdias que existem no mercado. As mdias podem ser divididas em magnticas, ticas e magneto-ticas (ou ticas regravveis). As magnticas so os discos fixos (hardrives) e as fitas magnticas. Estes meios de arquivamento no so usados com muita freqncia, pois as mdias magnticas so as que possuem a menor vida til dentre todas. Quando so utilizadas, a necessidade de regravao peridica fato. Entre outras implicaes, os discos fixos so um tipo de mdia muito cara e que de acordo com as necessidades da organizao, aumentaro muito os oramentos para o desenvolvimento do sistema de gerenciamento de documentos. J as fitas magnticas, apesar de alguns avanos tecnolgicos, tm o problema de possuir os dados armazenados de maneira contnua, que proporcionam atraso na busca de dados. Os meios de armazenamento mais comuns nos sistemas de GED so os pticos, e dentre eles, o mais usado o disco WORM (Write Once, Read Many Escreva uma vez e Leia muitas). Tais discos so bastante parecidos com os CDROMs (Compact Disc Read Only Memory Disco Compacto s para Leitura) na sua forma de gravao e leitura, mas diferem em tamanho e capacidade. Eles so fabricados geralmente nos tamanhos de 14, 12 e 5 polegadas, e seu tamanho varia de 650MB a 25GB. O grande problema desses discos que os fabricantes no possuem uma norma padronizadora de tecnologia, onde a maior parte dos equipamentos de leitura/gravao e discos sejam de tecnologia proprietria, fazendo a2 3
clock: ocilador principal da Unidade Central de Processamento (CPU) MHz: Um milho de Hertz por segundo
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capacidade dos discos mudar de acordo com fabricantes e com o seu tamanho. Os discos WORM so bastante utilizados, pois como no so regravveis, podem ser utilizados como mdia confivel de documentos que podem ter um propsito judicial na organizao. J existem sistemas de que fazem uso do DVD (Digital Versatile Disc Disco Verstil Digital, que um disco ptico de capacidade muito alta, usado primariamente no armazenamento de filmes) para armazenar seus acervos, mas esta uma tecnologia ainda em desenvolvimento, e seu uso ainda restrito a poucas corporaes. Um disco desse tipo possui o mesmo dimetro de um CD, com a diferena de capacidade, que pode chegar a at 17 GB de dados. Os discos magneto-pticos so tambm utilizados em GED, e possuem um funcionamento interessante. Eles so disco refletores, como os CDs (Compact Discs Discos Compactos), mas sua superfcie possui propriedades magnticas. Quando necessrio gravar algum dado, a polaridade de uma rea de sua superfcie mudada, e essa mudana causa um desvio no feixe laser de leitura, identificando-a. Para desgravar o disco, s voltar as polaridades anteriormente alteradas para seu estado inicial. Os campos magnticos no tm influncia sobre esta mdia de A armazenamento, pois sua gravao feita atravs da combinao de energia magntica e laser, fazendo dela mais eficiente que os discos magnticos. capacidade de tais discos pode chegar a 2,6 GB encontrados em 3 e 5 polegadas de tamanho. O ANEXO 1 traz um quadro comparativo dos discos pticos, com relao a capacidade de armazenamento, tempo de pesquisa, e outras caractersticas. As mdias ticas e magneto-ticas podem ser lidas em dispositivos de leitura simples, ou disponibilizadas em conjunto em jukeboxes, que so grandes mquinas que podem abrigar vrios discos. Elas automatizam o processo de procura de informaes, e fazem as trocas de discos automaticamente. Esse processo de troca de discos influencia no tempo final de uma consulta, e os tempos de acesso a dados em tais dispositivos devem ser analisados antes de sua aquisio, pois alguns sistemas podem possuir atividades mais crticas que outras, necessitando de consultas velozes. por unidade, e podem ser
2.3. Redes de Computadores28
As redes de computadores sero amplamente utilizadas em sistemas de documentos eletrnicos onde existem vrios usurios e a informao deve ser compartilhada. O uso de redes com estratgias cliente/servidor a mais indicada para sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, j que o grande volume de dados existentes no sistema resultaria em baixa performance em redes peer-to-peer4. Os servidores de arquivos distribudos, por exemplo, contribuem para o aumento da capacidade de armazenamento e queda dos custos de implantao do sistema. Quando a implementao do GED feita sem a utilizao de redes (situao muito rara de se encontrar) a caractersticas de simultaneidade de consultas a um mesmo documento ou a aplicao de mtodos de fluxo de trabalho so perdidos. No entraremos em detalhes de topologia ou protocolos utilizados no uso das redes, mas apenas mencionaremos que topologias de vrios tipos e protocolos diferentes podem ser utilizados. importante que um gerente de redes esteja presente durante o planejamento e projeto do sistema, pois ele poder planejar (se a rede no existir) ou modificar o projeto de rede da organizao de acordo com o trfego que ser gerado pelo sistema de documentos (STARBIRD e VILHAUER, 1997). A largura de banda um critrio importante a ser avaliada durante o projeto de um sistema de que utilize tecnologias de rede. Tecnologias como a ATM (Asynchronous Transfer Mode Modo de Transferncia Assncrono) e o ISDN (Integrated Services Digital Network Rede Digital de Servios Integrados) possuem uma boa largura de banda, permitindo que sistemas possuidores de grande trfego de dados (principalmente imagens), sejam planejados e tenham um bom desempenho nas funes que fazem uso da rede.
2.4. Captura/CriaoOs documentos possuem duas maneiras de serem incorporados ao acervo digital de um sistema de GED. Teremos que converter documentos do meio analgico para o digital (captura), ou simplesmente associar documentos j criados no meio digital ao nosso novo sistema.
Peer-to-peer: tipo de rede de computador que permite que qualquer entidade solicite e fornea servios de rede.4
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A captura de imagens executada por scanners de alta preciso5 e de grande volume6. A qualidade da imagem capturada tem a ver com a finalidade do documento. Plantas de construes, fotografias e desenhos devem possuir qualidade de captura razovel, pois podem ser constitudas de detalhes de cores e traos que no podem ser perdidos nem ignorados. J documentos do tipo texto, permitem uma captura de qualidade inferior de outros tipos de documento. O que vai caracterizar a qualidade de captura de documentos de texto puro a sua qualidade material (deteriorao), para a execuo do OCR (Optical Character Recognition Reconhecimento ptico de Caracteres), ou ICR (Intelligent Character Recognition Reconhecimento Inteligente de Caracteres). O OCR consiste na transformao de um arquivo de imagem (bitmap, ou mapa de bits) em um arquivo texto eletrnico (formado apenas pelos bits de caracteres). Isso ocasiona uma reduo relevante no espao necessrio para o armazenamento do documento, e tem a finalidade principal de automatizar a indexao da base de dados do acervo. J o ICR formado de tcnicas mais elaboradas para o reconhecimento de caracteres, pois geralmente documentos manuscritos so alvos de sua atuao. So utilizadas tcnicas de Inteligncia Artificial (IA), para que os caracteres do documento sejam convertidos, para posterior indexao na base de dados. Tais servios so oferecidos pela parte de Gerenciamento de Imagens (Document Imaging), e ele quem cuida da aquisio, reconhecimento, arquivamento e recuperao das imagens. Poderemos precisar capturar som e imagens, pois vrios documentos podem estar nesta forma de apresentao, e assim, necessitaremos dos equipamentos destinados captura e converso de udio e vdeo, de acordo com as necessidades do sistema GED a ser implementado. Cmeras digitais, placas de captura de som e sistemas de computao grfica que produzem animaes so utilizados para a digitalizao das informaes que no esto na forma textual. A segunda forma de incorporarmos informaes ao sistema de GED associar documentos j existentes na corporao, tais como textos eletrnicos, e-mails, planilhas eletrnicas, e at mesmo microfilmes base de dados indexada. A captura de microfilmes feita com a utilizao de scanners especiais, e a partir da, a entrada no sistema se d de maneira semelhante ao das imagens, com o diferencial da escolha do armazenamento em disco paralelo ao do microfilme. Cabe ao sistema gerenciar a localizao dos documentos, sejam eles imagens, texto ou animaes, ou5 6
alta preciso: capacidade de resoluo acima de 400 dpi (dot per inch - pontos por polegadas). grande volume: capacidade para cpias com velocidade superior a 50 pginas por minuto.
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microfilmes, e disponibilizar tudo numa s interface, para que no haja confuso na hora de fazer consultas ao acervo. O ANEXO 2 traz dois quadros ilustrativos de scanners (dos tipos alto volume e formato largo) utilizados na captura de imagens para gerenciamento eletrnico.
2.5. Organizao e Fluxo de TrabalhoVrias tecnologias esto envolvidas no armazenamento e a organizao dos documentos. No caso dos documentos compostos, como suas informaes devem ser manipuladas de maneira simultnea e independente de fonte de dados, so utilizados ponteiros para indicar qual aplicao responsvel por cada parte de sua composio. Os documentos podem tambm estar armazenados de maneira distribuda (discos rgidos, servidores, mainframes e grandes repositrios, como as jukeboxes). importante que o software de GED seja capaz de prover organizao e acesso tais recursos, de forma que todos eles sejam disponibilizados para utilizao no sistema eletrnico. tambm necessria uma integrao das bases de dados comuns (registros de dados num banco de dados relacional, por exemplo), com a base de dados de dos documentos eletrnicos. Existem a integrao centrada na base de dados e a integrao baseada no documento. Na primeira, uma coluna BLOB (Binary Large Object Objeto Binrio Grande) de um banco de dados relacional pode ser destinada a armazenar um documento de forma binria. A outra, permite registros de dados sejam referenciados nos documentos, atravs de ligaes e cruzamentos. Estas duas maneiras de integrao so bastante utilizveis, mas elas permitem apenas a ligao de registros de dados com documentos ou vice-versa. necessria uma integrao do contedo de documentos com os registros de dados (GILBANE apud SPRAGUE JR., 1995) . Existem ainda uma forma de organizao bastante utilizada na Internet e que pode ser inserida nos sistemas de GED. Esta forma o hipertexto, que consiste em mltiplas referncias cruzadas entre documentos (SPRAGUE JR., 1995). Ela permite o acesso no linear a documentos. No deve-se confundir o hipertexto com os 31
documentos compostos, pois um documento composto considerado um nico documento.
2.6. Transmisso e EndereamentoA transmisso de documentos eletrnicos requer algumas funcionalidades. A autorizao uma delas, e consiste na segurana de se ter o usurio correto utilizando um documento ou estao de trabalho. A autenticao tambm necessria, pois as assinaturas digitais dos usurios podem ser validadas. A criptografia tambm pode ser utilizada, para que documentos possam ser lidos apenas pelas pessoas que possuem a chave de leitura, impossibilitando sua interceptao. Se for desejado, os filtros de endereamento podem ser aplicados, fazendo com que eles sejam enviados aos destinos de acordo com seu contedo. O software de GED pode tambm fazer o endereamento automtico com o auxlio do workflow.
2.7. Impresso/VisualizaoOs usurios do acervo de documentos do sistema podem ter a necessidade de imprimi-los. A impresso, na maioria dos sistemas, realizada por impressoras a laser, pois elas conseguem reproduzir com preciso e com uma boa velocidade, os documentos textuais/grficos que o usurio requisitar, e ainda diminuir a necessidade de formulrios pr-impressos em grficas ou semelhantes. As impressoras monocromticas so as mais utilizadas, mas novamente, de acordo com as necessidades do sistema, podem ser adicionadas impressoras a laser coloridas, plotters ou outros equipamentos de impresso. Na utilizao de armazenamento hbrido, onde a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm Sada de Computador em Microfilme) se faz presente, necessria a existncia de leitoras de muicrofilmes, que faro o elo entre eles e o sistema digital. A visualizao se d nos prprios terminais de consulta, nos monitores de vdeo, que necessitam de alta resoluo para conseguir reproduzir os documentos com fidelidade. Geralmente, os sistemas de GED conseguem reproduzir at duas folhas de um documento em um mesmo espao de tela. Para documentos que no precisam ou 32
que no podem ser impressos, a visualizao eletrnica substitui a impresso. Quando documentos utilizarem som e imagem, dispositivos multimdia acoplados aos terminais se faro necessrios.
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CAPTULO IIIO Fluxo de Trabalho (Workflow)O workflow ou fluxo de trabalho, tambm chamado de processamento de transaes, integra automaticamente o fluxo de documentos dentro de uma empresa e/ou organizao, em forma eletrnica, de uma estao de trabalho para outra. Neste tipo de sistema, o trabalho processado rapidamente numa LAN (Local Area Network), onde todos aqueles que tem permisso de acesso podem compartilhar arquivos e documentos. No fluxo de trabalho em sistemas de imagem eletrnica, os documentos no so simplesmente armazenados, localizados e manipulados (como os so em sistemas de informao tradicional), mas usados para conduzir etapas de negcios. Quando um documento transformado numa imagem eletrnica em um sistema de GED, ele poder ser distribudo instantaneamente para diferentes partes da empresa e/ou organizao. Nesta etapa podem ser evitadas as perdas por extravio e por mau arquivamento, aumentando a produtividade e a eficincia de um processo.
3.1.
Os Processos e o WorkflowAs empresas possuem maneiras diferenciadas de gerenciar suas informaes.
O trfego desses documentos (que podem estar registradas ou documentadas de diferentes formas, tais como documentos em papel, registros de bancos de dados, relatrios oriundos de consultas, gravaes de reunies, etc.) dentro de uma organizao, e o trabalho envolvido na utilizao e/ou gerao de tais documentos, fazem parte dos processos de uma empresa. Processo uma srie de atividades que consomem recursos e produzem um 34
bem ou servio (HRONEC apud CRUZ, 2000:35). Por esta definio, as empresas, na sua grande maioria, possuem no mais que um processo, e isto acaba sendo bastante confuso para gerentes e diretores mal informados, que utilizam a palavra processo para definir um procedimento ou at mesmo uma simples tarefa. Na Figura 4.1 apresentamos de forma pictrica a idia de um processo.
PROCESSOSUBPROCESSOATIVIDADE ATIVIDADEPROCEDIMENTOS TAREFAS
Figura 4.1 - Esquema representativo do conceito de processos e suas divises. Adaptado de (CRUZ, 2000)
A figura mostra que a definio de processo um pouco mais complexa em relao ao conceito que usamos no dia a dia. Um processo composto por subprocessos, atividades, procedimentos e tarefas. Subprocesso: uma parte especfica do processo, formada por atividades correlacionadas; Atividade: qualquer ao ou trabalho especfico, formado por um conjunto de procedimentos, para produzir um determinado resultado; Procedimento: uma forma especfica de executar uma atividade. Tarefa: a decomposio de um procedimento. Os procedimentos so compostos por tarefas ordenadas. A pesquisa operacional e a simplificao de tarefas, por exemplo, so duas metodologias antigas de otimizao de processos, mas que no fazem uso da tecnologia de computadores. As duas so implementadas em departamentos, criando ilhas de reformulao de atividades. De maneira contrria s antigas metodologias, o 35
fluxo de trabalho automatizado visa racionalizar todos os processos da empresa e/ou organizao, formando um continente de reformulao, objetivando otimizar o fluxo da informao atravs da organizao.Uma das principais causas da desorganizao, ignorncia e ineficincia de processos o entendimento errado do que seja um processo. As pessoas tm a mania de chamar de processos tudo o que realizam. Assim, procedimentos de vendas viram, levianamente, processos de vendas, procedimentos de compras viram processo de compras. A confuso que advm do uso errado da terminologia impede que cada elemento seja tratado dentro das caractersticas de sua prpria natureza. Isso, em termos de organizao pssimo, atrasa todo o trabalho de levantamento, documentao e melhoria do verdadeiro processo. (CRUZ, 2000:40)
Atravs da combinao do processamento eletrnico de imagem de documentos e outras ferramentas de processamento da informao, as empresas e organizaes podem construir fluxos de trabalho automatizados que fornecem uma vasta gama de benefcios estratgicos. Em sua forma bsica, o workflow automatizado envolve o uso de imagens eletrnicas de documentos para conduzir funes empresariais. Ao invs de contar apenas com a comunicao baseada em papel, no contexto de GED e em seu relacionamento com fluxo de trabalho automatizado, as empresas e/ou organizaes fazem uso de imagens eletrnicas de dados como mtodo de comunicao. O workflow automatizado envolve tambm o uso integrado de diferentes tecnologias, utilizadas para atender compromissos de trabalho e tomada de decises. O que o torna to interessante que ele permite que empresas e organizaes usem a tecnologia de forma coordenada, para executar um servio. Em resumo, seu objetivo fazer a organizao da sucesso de atividades em processos e fazer com que tais processos aconteam de forma otimizada, reduzindo custos e aumentando a produtividade organizacional (DALLEYRAND, 1995).
3.2. A Estrutura do FluxoO fluxo de trabalho possui uma estrutura que convm ser abordada para seu melhor entendimento. Tal estrutura possui uma denominao internacional e usual, definida 3Rs (trs erres), que vem das palavras em ingls roles (funes), rules (regras) e routes (rotas). As funes possuem significado no conjunto de caractersticas e habilidades necessrias para a execuo de determinada tarefa ou 36
tarefas pertencentes atividades, onde seria desempenhado um papel, de maneira anloga ao sentido teatral da palavra. As regras so caractersticas atribudas aos dados que trafegam no fluxo de trabalho, e que definem a forma de processamento, roteamento e controle do sistema de workflow. As rotas so os caminhos definidos para dados correlatos em suas regras, e que definem a transferncia de informao dentro do processo. (CRUZ, 2000)
3.3. Documentos InteligentesO conceito de documento inteligente surge a partir da estrutura dos 3Rs (roles, rules and routes). Eles possuem mecanismos para perceber quem os recebeu e em que forma eles devem ser apresentados a cada usurio, ou grupo de usurios. Um documento composto, por exemplo, com estruturas de som, imagem e texto, poder avaliar a sua disponibilidade a um usurio, deixando suas trs caractersticas serem visualizadas ou apenas algumas delas, utilizando as rotas, regras e funes (SPRAGUE JR. 1995).
3.4. Internet e Equipes VirtuaisNo estado da arte do GED os softwares de fluxo de trabalho interagem com usurios ou clientes da organizao atravs da Internet (CRUZ, 2000). Os clientes de um servio podem se beneficiar atravs da agilizao do fornecimento de informaes pertinentes sua transao comercial. O tracking7 uma das aplicaes do fluxo de trabalho na Internet, onde usurios do e-commerce (comrcio eletrnico) podem visualizar as etapas percorridas por sua compra eletrnica, desde a efetuao, passando pelos vrios estados de despacho, at chegar na entrega. As equipes virtuais, so equipes de trabalho formadas por usurios (ou funcionrios) que se encontram distantes uns dos outros, e que trabalham numa mesma atividade. Os dados referentes s tarefas devem ser disponibilizados e atualizados7
tracking: termo do comrcio eletrnico, referente ao acompanhamento do despacho de uma compra e/ou transao.
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remotamente, para que o fluxo possa dar continuidade sequncia de atividades do processo. Os usurios pertencentes s equipes virtuais podem se manter atualizadas graas sincronizao dos dados atravs do fluxo de trabalho. Este fluxo de trabalho, que s diferenciado devido s distancias encontradas entre seus usurios, possui implementao fcil e possvel atualmente graas Internet.
3.5.
O Workflow com o GEDO fluxo de trabalho pode ser fato presente em muitas empresas e sua
existncia independe do GED. Este ser inserido em sua reformulao, tornando-o ainda mais gil e produtivo. Vale ressaltar que seu enfoque gerenciar processos, e no documentos. Assim, necessria uma vinculao forte entre o Gerenciamento Eletrnico de Documentos e o fluxo de trabalho, j que este depender dos contedos documentais. O workflow reformulado ao se combinar com a tecnologia de documentos digitais. As Figuras 4.2(a) e 4.2(b) expressam o que acontece ao fluxo de trabalho quando elementos de GED so associados a ele. Um bom sistema de documentos eletrnicos dever trazer consigo o mdulo de gerenciamento do fluxo de trabalho. Quando um formulrio eletrnico utilizado, por exemplo, podemos associar seus campos a aes de fontes especficas. Por exemplo, um primeiro campo pode ser associado a dados em uma base de dados, um segundo campo vem de uma planilha eletrnica, e um terceiro campo de um sistema de terceiros; quando o formulrio preenchido completamente, ele ser enviado via fax a algum. Uma outra funcionalidade do workflow num sistema de GED por exemplo, a identificao de um horrio onde o trfego da rede ocioso e neste horrio, realizar uma tarefa pesada de impresso.
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Figura 4.2(a) - Workflow inicial de uma organizao, adaptado de (DALLEYRAND, 1995)
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Figura 4.2(b) - Workflow reprojetado, Adaptado de (DALLEYRAND, 1995)
3.6.
Workflow, Workgroup e GroupwareConvm distinguir o workflow de outros modelos de trabalho em grupo. Ele uma
evoluo do workgroup, que um modelo baseado na informao. A diferena que o 40
foco deste modelo a informao que ser processada, no importando a organizao e estruturao do processo. Os grupos de trabalho trabalharo com base na informao que receberem, processarem e enviarem, num fluxo de trabalho s vezes catico. Quando temos a Tecnologia de Informao em sistemas de trabalho em grupo, chegamos ao conceito de groupware, que um sistema computadorizado que permite que grupos de pessoas trabalhem de modo cooperativo, com um objetivo comum. Os sistemas baseados em tal conceito tm natureza em arquiteturas cliente-servidor, onde podemos dispor de informaes simultneas atravs de uma rede de computadores. Entre algumas tarefas bsicas de um sistema de caractersticas, temos por exemplo o agendamento automtico de reunies, de acordo com a disponibilidade das pessoas do grupo de interesse, j que seus compromissos tambm devem estar agendados no sistema. Um sistema computadorizado de workflow pode suportar as caractersticas do groupware, e ir mais adiante, j que necessita agilizar processos. Geralmente, o sistema de fluxo de trabalho disponibilizar ao usurio um modo de visualizar as atividades de um processo e relacion-las graficamente, alm de poder trabalhar com o conceito de documento. Estas so suas grandes diferenas.
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CAPTULO IVreas de Utilizao do GEDAssim como as atividades organizacionais se desenvolvem em vrias reas, o GED tambm ser desenvolvido em diversas reas e com diversos propsitos. As reas de utilizao aqui abordadas so algumas reas comuns de uma empresa, em que suas tarefas fazem uso de documentos, e portanto, so suscetveis ao sistema de gerenciamento eletrnico. Podemos exemplificar tais reas em funes genricas da organizao que dependem de documentos como mecanismo primrio para realizar e finalizar uma tarefa, ou em que suas atividades fazem uso das tecnologias de documentos (SPRAGUE JR. 1995). As atividades podem ser bastante diferentes em estrutura e propsito, mas elas possuem em comum o uso da tecnologia de documentos. Uma classificao das reas pode ser feita dividindo-as em sete categorias genricas: Aprimoramento do processo de publicao; Suporte a processos organizacionais; Suporte comunicao entre pessoas e grupos na organizao; Aperfeioamento do acesso informaes externas; Criao, manuteno e distribuio da documentao; Sustentao dos registros da corporao; Promoo de Treinamentos e Educao.
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4.1. Aprimoramento do processo de publicaoPara as organizaes que possuem documentos como produtos, ou como suporte a produtos (manuais, guias, etc.), a tecnologia pode reestruturar as atividades de publicar e distribuir os documentos de papel (ou mesmo eletrnicos, no caso de guias de software, por exemplo). O maior problema dessa organizaes so os dispndios com o transporte e o armazenamento de seus produtos. No processo normal de publicao, os documentos so geralmente criados com o uso de ferramentas eletrnicas (softwares de editorao eletrnica e diagramao, por exemplo), e um fotolito (placa de metal, com imagem fotogrfica para impresso) criado para a impresso. Esse tipo de impresso, que tem um custo elevado, indicado para grandes quantidades de exemplares, pois assim se consegue aumentar a relao custo/benefcio do trabalho. Assim, uma grande quantidade de documentos so impressos e estocados, e distribudos para seus destinos quando necessrio. A impresso no-freqente, devido aos onerosos custos, torna os documentos bastante obsoletos entre uma impresso e outra. O transporte dos documentos tambm pesa bastante no custo final da produo dos documentos, pois se utilizam de meios comuns de transporte, j que os documentos aps a impresso encontram-se na forma de papel. Com a utilizao do GED, os documentos sero criados, armazenados, distribudos e impressos com a utilizao de tecnologias da informao. Sero criados num meio eletrnico, distribudos atravs de uma rede de computadores e impressos quando for necessrio. Com o armazenamento da verso digital do documento, o trabalho de reviso pode ser feito de maneira mais freqente, e assim, o tempo entre verses se torna menor. Assim, a quantidade de documentos obsoletos diminui, os custos com depsitos so eliminados e o tempo de entrega reduzido.
4.2. Suporte a processos organizacionaisA grande parte das atividades de uma organizao fazem uso basicamente de formulrios, que trazem informaes variadas e acumulam a aprovao de uma 43
seqncia de pessoas. Alguns exemplos tpicos de atividade incluem a contratao de um novo funcionrio, a requisio de verba para uma despesa, etc. Com o GED, podemos diminuir o volume de tais documentos transitando dentro da empresa, gerenciar e acompanhar seu fluxo e conseguir fazer com que os documentos tenham um destino certo e rpido ao encaminh-los. Como os documentos so importantes para o gerenciamento de atividades de relatrios, controle, tomadas de deciso e resoluo de problemas, a ferramenta gerencial eletrnica vem de encontro a tais atividades, gerando um suporte de informaes mais rpido, organizado e confivel para a execuo de cada uma delas.
4.3. Suporte comunicao entre pessoas e grupos na organizaoA comunicao entre pessoas e grupos pode se dar sem a utilizao de documentos, como por exemplo, numa conversa de telefone, numa vdeo-conferncia, numa apresentao, etc. Um evento comunicativo no requer necessariamente de um documento, mas conceitos, idias e informaes que se formam ao longo do tempo devem estar registradas (SPRAGUE JR., 1995). Se tais informaes, conceitos e idias precisarem ser transmitidas, ser necessrio um documento. O principal valor do GED nesta aplicao tornar estruturas como os documentos compostos, ricos em comunicao, disponveis para todas as pessoas e grupos interessadas da organizao e que estejam envolvidas nas atividades que fazem uso de tais informaes. O compartilhamento de documentos para os grupos, melhora a interao das pessoas na atividade e reduz o tempo necessrio para respostas do grupo.
4.4. Aperfeioamento do acesso informaes externas
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Existem informaes que devem ser buscadas em fontes externas empresa, tais como as publicaes de tempo crtico (jornais), artigos de pesquisas, revistas, anais de conferncias, etc. Esses documentos podem ser obtidos de forma externa e tambm eletrnica, atravs de conexes com grandes bases de dados on-line que se utilizam de uma rede cliente/servidor ou da Internet. Podemos citar como um exemplo de uma grande base de dados, um consrcio de Universidades, agncias governamentais, institutos de pesquisas e outras organizaes que criaram um servio chamado de WAIS (Wide Area Information System Servio de Informao de rea Expandida) que disponibiliza uma grande variedade de artigos, livros, referncias e resumos (abstracts) na Internet.
4.5. Criao, manuteno e distribuio da documentaoA criao e manuteno de documentos que so materiais de referncia (polticas, procedimentos, descrio de produtos, etc.) realizada de maneira diferenciada dos documentos que possuem baixa rotatividade. Como tais documentos podem ser modificados num perodo curto de tempo, responsabilidade do sistema de controle de verses de documentos informar ao usurio qual o estado do arquivo no tempo de acesso ao mesmo. Como exemplo para tais documentos, temos os Manuais de Procedimentos e Padres de uma organizao, diagramas e plantas de engenharia, documentao de sistemas de computadores e manuais de produtos. J os documentos de baixa rotatividade, como por exemplo, o planejamento estratgico da organizao de cinco anos atrs, no necessita de atualizaes, por ser uma informao histrica. O acesso aos documentos pode se dar de diversas formas. Para usurios internos da organizao, o acesso atravs de uma rede e uma estao de trabalho a mais comum. Para usurios externos (consumidores), por exemplo, o acesso poder ser feito pelos usurios internos, que utilizar-se-o de documentos que servem de referncia para um servio de atendimento ao consumidor, que com o uso do GED, tero a localizao e a resoluo de problemas agilizadas. A aplicao nessa rea 45
trar acesso mais rpido aos documentos, reviso e gerncia tambm mais rpida, alm de acesso simultneo muitas pessoas de sua verso mais atual.
4.6. Sustentao dos registros da corporaoNesta rea, o GED estar lidando com documentos de histria, performance financeira, acordos, deveres, contratos e outros tipos que do suporte legal para a organizao. Sua funo se concentrar no controle deste conjunto de registros oficiais corporativos, com o armazenamento e consultas ocasionais a tais documentos. Nesta rea de aplicao, os meios de armazenamento devem obedecer todas as regras existentes em legislao vigente para tais. No muito interessante manter documentos em meio eletrnico que no possuam ainda uma legislao especfica, sem dispor de sua cpia original em papel.
4.7. Promoo de Treinamentos e EducaoOs documentos que se destinam para o treinamento curricular ou que so materiais de referncia, podem ser convertidos para documentos compostos multimdia, com a estrutura de hipertexto. A eficincia de tais documentos na rea de treinamento e ensino na organizao extrema (SPRAGUE JR., 1995). A aplicao do GED nesta rea dispor de infra-estrutura para que eles possam ser visualizados, e possibilitar a interao do usurio no processo de aprendizado, seguindo a natureza do documento utilizado. Isso significa que a interao deve ser possibilitada pelo documento, que deve estar estruturado para tal.
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CAPTULO VAspectos Legais Sobre Documentos EletrnicosComo os documentos envolvidos no GED podem estar armazenados em microfilmes ou em meios eletrnicos (mdias ticas, magnticas e magneto-ticas), necessrio que exista um amparo legal para que a validade dos documentos armazenada no seja prejudicada. No Brasil, devido ao pouco tempo de existncia e uso da tecnologia de documentos eletrnicos, no existem leis que regem todos os tipos existentes. Existem leis e decretos para vrias reas que fazem uso de microfilmes e documentos digitais. O enfoque de leis para documentos microfilmados deve ser dado neste captulo pois os sistemas de GED podem gerar microfilmes atravs do COM (Computer Output to Microfilm Sada de Computador em Microfilme). O Governo Brasileiro, atravs da Casa Civil, publicou uma consulta pblica, para o envio de sugestes para um projeto de lei que dispe sobre a autenticidade e o valor jurdico de documentos produzidos, emitidos ou recebidos por rgos pblicos federais, estaduais e municipais, por meio eletrnico. Esta lei, se aprovada, entra em vigor permitindo o trnsito de documentos digitais nos rgos pblicos. Este projeto de lei pode ser visto como um pontap inicial na generalizao da legislao brasileira referente aos documentos eletrnicos. conveniente enfatizar algumas precaues ao microfilmar ou digitalizar documentos: 1) Digitalizar e guardar o original. Assim, estaremos utilizando documentos importantes no nosso fluxo de documentos e estaremos preservando o original em local seguro, e que oferea um custo mais baixo do que os espaos da organizao. 47
2) Digitalizar e microfilmar. Existem leis que amparam os documentos em microfilme e que no amparam documentos digitais. Assim, ao digitalizar, podemos conservar uma cpia do documento microfilmada para uso posterior, se necessrio. Assim, economizaremos uma boa quantidade de espao de armazenamento, j que os microfilmes so menos espaosos que o papel. 3) Digitalizar e destruir o original. Se existem leis que amparam a cpia digital de um documento, ou se o documento no possui nenhum valor legal, pode-se destruir o original, se for de vontade da organizao. Alguns documentos que no possuem valor legal podem ser digitalizados ou microfilmado para sua conservao. Logo, a legalidade de um documento no o nico fator relevante na converso de um documento. No faremos uma abordagem de todas as leis brasileiras existentes para microfilmes e documentos eletrnicos, mas listaremos algumas delas com suas disposies e regulamentaes. necessria uma distino, para fins legais, de documentos oficiais e documentos particulares:Documentos Oficiais so todos aqueles, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive os da administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios. Documentos Particulares so todos os documentos emitidos por Pessoas Naturais e Jurdicas de Direito Privado. Ex. Notas Fiscais, Faturas, Duplicatas etc. (STRINGHER, 2000:6)
As leis, portarias e similares listadas nos dois prximos itens foram extradas de (STRINGHER, 2000). Maiores detalhes sobre o aspecto jurdico com relao a implementao e uso de sistemas de GED podero ser encontrados em (STRINGHER, 1996).
5.1. Alguns objetos legais para para Microfilme Lei N. 5.433, de 08 de maio de 1968. Diploma Legal que regula a microfilmagem de documentos oficiais e particulares e d outras providncias. 48
Decreto Federal N. 51.658/63, determina que os microfilmes, sob forma de negativos sensibilizados e revelados ou sob forma de positivos sensibilizados e revelados, tm o valor educativo, cientfico e cultural dos originais. Processo N. 015376/75, do Ministrio da Justia Diviso Especializada, diz que a destruio dos originais, autorizada por lei, fica a critrio da autoridade competente que, no caso dos documentos particulares est configurada no seu detentor, firma ou indivduo. Portaria MPAS N. 768, de 26 de junho de 1977, do Ministrio da Previdncia e Assistncia Social admite a microfilmagem da documentao comprobatria dos lanamentos efetuados para serem reembolsados pelos Servios Mdicos Hospitalares ou Ambulatoriais. Ordem de Servio N. 22.26-SAF-INSS de 12 de setembro de 1977, Servio de Arrecadao e Fiscalizao do INSS, que estabeleceu o procedimento para aceitao dos documentos microfilmados, para fins de fiscalizao, bem como, disciplinou as normas a serem seguidas pelos fiscais junto s empresas. Regulamentos do ICMS e do IPI, nos termos dos seus Artigos 517 e 254, regulamentam que as Notas Fiscais produzidas mecanograficamente podero ser substitudas pelo Microfilme. Cdigo do Processo Civil, Lei N. 5.869/73, estabelece que a reproduo fotogrfica faz prova dos fatos desde que no impugnada a sua autenticidade, em cujo caso o juiz determinar a realizao de exame pericial. O Artigo 384, no entanto, prescreve que: "As reprodues fotogrficas ou obtidas por outros processos de repetio dos documentos particulares, valem como certido sempre que o escrivo portar por f a sua conformidade com o original; Decreto N. 1.799/96, de 30 de janeiro de 1996, regulamentou a Lei do Microfilme N. 5.433/68, o qual autorizou o uso do microfilme convencional e tambm daqueles produzidos atravs do Processamento Eletrnico de Imagens com o 49
COM - Computer Output to Microfilm.
5.2. Alguns objetos legais para mdia eletrnica Decreto N. 660/92, de 25 de setembro de 1992, que implantou o "SISCOMEX", autorizou os importadores/exportadores a utilizarem a emisso da documentao atravs do Processamento Eletrnico de Dados, e Imagens na Internet e Meio Magntico. Lei N. 8.934, de 18.11.94, publicada no DOU do dia 21 de novembro de 1994,que preceituou no seu Artigo 57 que os atos de empresas, aps microfilmados ou preservada a sua imagem por meios tecnolgicos mais avanados, podero ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o regulamento. Lei N. 8.935, de 18 de novembro de 1994, que dispe que nos Servios Notariais e de Registro, os Notrios e Oficiais de Registro podero se utilizar dos Sistemas de: computao, microfilmagem, discos pticos e outros meios de reproduo, independentemente de autorizao. Portaria do Ministrio do Trabalho, N. 1.121/95, de 08 de novembro de 1995, publicada no DOU do dia 09 de novembro de 1995, autorizou as empresas em geral a efetuarem registro de empregados, em observncia s exigncias legais relativas ao contrato de trabalho, atravs do sistema informatizado que utilize meio magntico ou ptico. Lei N. 9.430, de 27 de dezembro de 1996, que determina que as pessoas jurdicas que utilizam sistema por processamento eletrnico de dados na produo da sua documentao fiscal e contbil, devero possuir arquivos magnticos ou assemelhados dessa documentao tcnica. Comunicado DECEX N. 24/97, do Departamento de Comrcio Exterior, publicado no DOU do dia 14 de agosto de 1998, autoriza as empresas em geral a produzirem o "Cadastro do Comrcio Exterior" por intermdio da Internet ou por Disquete. 50
Lei N. 9.503, de 23 de setembro de 1997, que instituiu o "Cdigo de Trnsito Brasileiro", determina que as reparties de trnsito devero manter em arquivo por cinco anos os documentos referentes a Habilitao, Registro e Licenciamento de Veculos. Podero as reparties, no entanto, utilizarem da tecnologia da microfilmagem, meio magntico ou discos pticos, para essa manuteno. Instruo Normativa SRF N. 77, da Secretaria da Receita Federal, de 30 de setembro de1997, publicada no DOU do dia 1 de outubro de 1997, autoriza a produo da "Ficha Cadastral da Pessoa Jurdica e quadro societrio por disquete. Instruo Normativa SRF N. 15, da Secretaria da Receita Federal, de 11 de fevereiro de 1998, publicada no DOU do dia 13 de fevereiro de 1998, autoriza as pessoas fsicas e jurdicas em geral a apresentarem suas "Declaraes de Renda" do exerccio de 1998 por meio magntico ou atravs da Internet. Instruo Normativa SRF N. 132, da Secretaria da Receita Federal, de 13 de novembro 1998, publicada no DOU determina que a "Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios Federais" - DCTF, a "Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscais da Pessoa Jurdica"- DIPS; a "Declarao de Imposto de Renda na Fonte"- DIRF e demais declaraes peridicas exigidas da Pessoa Jurdica pela Secretaria da Receita Federal - SRF, a serem entregues a partir de 1 de janeiro de 1999, devero ser apresentadas, exclusivamente, em meio magntico ou transmitidos pela Internet.
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CONCLUSOA aplicao da tecnologia de Processamento de Imagens em documentos fez surgir uma nova ferramenta chamada Gerenciamento Eletrnico de Documentos. Com ela, torna-se possvel manipular informaes contidas nas organizaes que antes no tinham uma maneira organizada de serem armazenadas e consultadas, graas ao conceito complexo de documento definido nesta nova tecnologia. Torna-se possvel ainda o armazenamento seguro e de menor espao. No que diz respeito ao impacto desta tecnologia, os principais pontos que devem ser levados em considerao so: i) O GED modifica o conceito de documento. A palavra documento tem seu escopo de significado expandido com o surgimento do GED. Documentos textuais tornam-se apenas um dos vrios tipos de documentos. ii) O GED modifica a maneira de administrar. Com a agilizao de processos, workflow muito mais dinmico, e informaes muito mais acessveis, o GED obriga administradores a serem mais rpidos nas tomadas de deciso. iii) Sendo ferramenta fundamental do Gerenciamento de Conhecimento (KM Knowledge Management), o GED permite este novo paradigma de administrao empresarial um suporte total com relao ao conhecimento documentado. Apesar de ser uma soluo que ainda bastante onerosa para ser implantada em uma organizao, seus custos tm reduzido com o avano das tecnologias, pois tecnologias novas e utilizveis (no sentido de ser aplicvel soluo) so caras, 52
enquanto tecnologias que possuem um tempo de vida um pouco mais avanado (no significando tecnologias ultrapassadas e inviveis) e que tambm so utilizveis barateiam os custos de implantao. Cabe aqui ressaltar que este trabalho poderia ser expandido, englobando as etapas de um projeto de implantao de um sistema de GED, e realizando um Estudo de Caso. Tais tpicos no foram abordados devido ao tempo disponvel para a realizao e falta de recursos de software e hardware. De qualquer forma, este trabalho teve seu mrito no que diz respeito aquisio de conhecimentos com relao ao Gerenciamento Eletrnico de Documentos e possvel disponibilizao de tais conhecimentos a outrem.
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ANEXO IQuadro Comparativo de Discos pticos
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Padre s
ISO 9660, ISO 10149 , Yellow Book
IS O 1 1 5 6 0
N e n h u m
I S O 1 0 8 8 5 7 0 0
IS O 96 60 , Or an ge B oo k 37 5
Tempo de busca (ms)
300
1 1 5
9 0
C ar ac te r st ic as d o s Di sc o s pt ic o s
Taxa de transf. Mxim a (Mbps) P g s . * G B
4,9
2, 2
5 , 6
8 , 0
4, 8
Ca pa ci da de
13.60 0
1 0 0. 0 0 0 5, 2
0,68
3 0 0 . 0 0 0 1 5 , 0
5 0 0 . 0 0 0 2 5 , 0
* Sup e uma image m de bitma p tpica de 50 KB e taxa de comp acta o de 10:1. Extra do de (STA RBIR D e VILH AUER , 1997).
13 .6 00
0, 68
Lados gravv eis M m
1
2
2
2
1
120 Ta m an ho P o l
1 3 0
3 0 0
3 5 6
12 0
4
5 W O R M
1 2 W O R M
1 4 W O R M
4
Tipo do disco
CDROM
C DR
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ANEXO IIQuadros Ilustrativos de ScannersSCANNERS DE ALTO VOLUMEMARCA Bell & Howell Fujitsu Fujitsu Fujitsu Fujitsu Fujitsu Fujitsu Ricoh MODELO 4000F ScanPartner 300C ScanPartner 600C M3093GX M3093DG M3097DG M3099G IS410 TMP* RESOLUO A3 A4 A4 A4 A4 A3 A3 A4 400dpi 300dpi 600dpi 600dpi 600dpi 400dpi 400dpi 400dpi CAA* 50 50 50 50 50 100 1000 50 VELOCIDADE 20 ppm 06 ppm 14 ppm 27 ppm 27 ppm 36 ppm 60 ppm 30 ppm SADA P/B, escala de cinza P/B, escala de cinza, cores P/B, escala de cinza, cores P/B, escala de cinza P/B, escala de cinza P/B, escala de cinza P/B, escala de cinza P/B, escala de cinza LADOS 1 1 1 1 2 2 2 1
* TMP - Tamanho Mximo de Papel (Formatos da Engenharia) ** CAA Capacidade de Alimentao Automtica (folhas) Fonte: ADVENT IMAGING CORP., 1999 (http://www.advent.co.uk/)
SCANNERS DE FORMATO LARGOMARCA Contex Contex Contex Contex Colortrac Colortrac Colortrac Colortrac Oce MODELO FSS 4300DSP FSS 8300DSP FSS 18300DSP FSC 8010COPY DSP 340 Gx+ 360 Gx+ 380 Gx+ CT400 Series 2 4770 LM* 101,6cm 101,6cm 101,6cm 91,4cm 102cm 102cm 102cm 104cm 101,6cm CM* Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado Ilimitado RESOLUO 400dpi 800dpi 1800dpi 800dpi 200dpi 600dpi 800dpi 400dpi 1200dpi SADA Escala de cinza Escala de cinza Escala de cinza Escala de cinza, cores Escala de cinza, cores Escala de cinza, cores Escala de cinza, cores Escala de cinza, cores Escala de cinza, cores
* LM Largura Mxima ** CM Comprimento Mximo Fonte: ADVENT IMAGING CORP., 1999 (http://www.advent.co.uk/)
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GLOSSRIOEste glossrio pretende contribuir para o entendimento do texto desta monografia e tambm de outros textos da literatura de GED. Vale ressaltar que nem todas as palavras encontradas neste glossrio encontram-se no texto, justificadas pela segunda pretenso deste. As palavras, acrnimos e expresses esto organizadas em ordem alfabtica, e quando possvel, na lngua portuguesa. Este glossrio surgiu da recompilao do existente em (CRUZ, 2000). Ad Hoc Modelo de processo de Workflow de uso espordico e temporrio. Como em todos os outros de Workflow, tambm no tipo ad hoc existem regras de processamento. Entretanto, neste tipo elas so temporrias, no podem ser estabelecidas com antecedncia e nem ser reutilizadas. Agente (Agent) Na plataforma cliente-servidor, parte do sistema que prepara as informaes e as transporta entre as duas classes de equipamentos. Na tecnologia Workflow, aps ter sido criado, o agente executa automaticamente uma tarefa, ou processo prprogramado, sem interveno humana. AM (Automated Mapping - Mapeamento Automatizado) Mapeamento a base de computador usado exclusivamente para entrada de dados e edies de mapas e dados geogrficos. Os dados computadorizados resultantes contm um mnimo de recursos para codificao ou atribuio. Ampliao (Zoom) a apresentao em tamanho aumentado (como textos ou imagens) expostos em um monitor de uma estao de trabalho) ANSI (American National Standard Institute Instituto Nacional Americano de Padronizao) Instituto que define, gerencia e controla padres nos Estados Unidos. 57
Armazenamento ptico (Optical Storage) Tecnologias, equipamentos e meios que utilizam a luz especificamente a luz gerada por laseres para e/ou recuperar informaes. Arquitetura Encadeada (Pipelined Architecture) Arquitetura de computador mais veloz. Arquivamento (Archiving) Transferncia de arquivos de documentos de um volume on-line para um meio de estocagem off-line. ASCII (American Standard Code for Information Interchange Cdigo Americano Padro para Troca de Informaes) Mtodo padronizado de codificao usado para converter letras, nmeros, pontuao, caracteres especiais e cdigos de controle de hardware em formato digital. ATM (Asynchronous Transfer Mode Modo de Transmisso Assncrona) Tecnologia de empacotamento para troca de mensagem usando blocos de tamanho fixo na transmisso. Autenticao (Authentication) Verificao da identidade do usurio por um sistema eletrnico. Backbone Veja Espinha Dorsal. Banda (Band) Uma medida de fluxo da dados em bits por segundo. Bitmap Veja Mapa de Bits. 58 na qual as operaes so processadas simultaneamente, em lugar de seqencialmente, de modo que o processo pode ser
Busca Preliminar (Prefetching) Processo de montar uma seqncia ou fila de imagens para posterior processamento. CAD (Computer-Aided Design Projeto Assistido por Computador) Um software utilizado para desenhar projeto, plantas em engenharia e arquitetura. Captura de Imagem (Image Capture) Uma srie de operaes necessrias para codificar documentos em forma legvel por computador em forma digital. Carto-Janela (Aperture Card) um carto de processamento eletrnico de dados com uma ou vrias aberturas nas quais pode-se inserir uma imagem ou fotogramas de microfilmes de 35mm ou 16 mm. O carto pode ser perfurado a fim de facilitar a localizao de uma imagem. CD (Compact Disc - Disco Compacto) Disco de leitura ptica disponvel em formatos para udio, dados e outras informaes. O tamanho mais comum de um CD 120 mm de dimetro. CD-ROM (Compact Disc-Read-Only Memory - Disco Compacto s para Leitura) Disco compacto formatado para dados em computador, geralmente usado para armazenar dados ou imagens permanentes. Cliente (Client) Software ou programa que requisita servio de um mdulo ou programa separado conhecido como servidor. Cliente-Servidor (Client-Server) Tecnologia de programao que possibilita dividir uma aplicao em mdulos capazes de operar em diferentes computadores, conectados atravs de redes de computadores. 59
COLD (Computer Output to Laser Disc Sada de Computador em Disco ptico) Sistema usado para controlar a transferncia de dados produzidos por computador, para disco ptico, para armazenamento on-line ou off-line. COM (Computer Output Microfilm Sada de Computador em Microfilme) o processo de microfilmagem no qual a informao gerada em um computador, armazenada eletrnica ou magneticamente e convertida em sinais gravados em filme atravs de uma microfilmadora COM. Compresso (Compression) Remoo de bits redundantes, ou de informaes, de um sinal a fim de tornar mais eficiente seu arquivamento em meios eletrnicos ou sua transmisso atravs de uma rede de comunicao de dados. CRM (Costumer Relationship Management Gerenciamento do Relacionamento com Cliente) Termo utilizado para descrever a as ferramentas sofisticadas de personalizao que as companhias esto desenvolvendo para a definio de grupos e fidelizao de consumidores, e oferecer produtos e servios direcionados. Descompresso (Decompression) Reconstruo de uma imagem comprimida para exposio ou impresso. Oposto de compresso. Digitalizador (Scanner) Aparelho que converte imagens de documentos (em papel ou microfilme) em um fluxo de bits representando variaes de tons dos sucessivos pontos ou elementos da imagem. Estes dispositivos passam o documento original sob um sensor de imagem. Um scanner interpreta a luz refletida do documento original e converte a informao em dados rastreados digitais. Disco Magntico (Magnetic Disc) Disco com superfcie magntica no qual podem ser armazenados dados pela magnetizao de reas de sua superfcie. 60
Disco ptico (Optical Disc) Disco coberto com uma camada que permite gravao ptica. Disco ptico Regravvel (Erasable Optical Discs) Um tipo de disco ptico que permite apagar informaes e usar novamente as mesmas reas deste disco, anteriormente j gravadas. Documento (Document) Conjunto de informaes disponibilizado e autorizado para uso de um ou vrios usurios finais. O que diferencia um documento de outros tipos de dados encontrados em Tecnologia da Informao o fato de ter sido necessrio algum ter investido capacidade intelectual em sua criao. Alm disto, um documento a reunio de informaes e instrues de processamento num nico elemento. Documento Composto (Compound Document) Documento que combina texto, imagens que tenham sido capturadas por um scanner, desenhos em formato bitmap, voz digitalizadas, arquivos de programas em formato binrio e outros objetos eletrnicos, preservando a integridade do documento original. DPI (Dots Per Inch Pontos por Polegadas) uma medida de resoluo. Ex.: o nmero de pixels por polegadas na tela de um monitor em uma estao de trabalho. E-Business a conduo dos negcios atravs da Internet, no apenas nas atividades de compra e venda, mas no atendimento a consumidores e na colaborao com parceiros de negcios. EDAC (Error Detection and Correction Deteco e Correo de Erros) Uma operao que inclui todas as fases de identificao e procedimento em relao aos erros de dados, incluindo leitura aps gravao e cdigos de correo de erros. ERP (Enterprise Resource Planning Planejamento de Recursos da Empresa) 61
Inclui todos os aspectos e recursos computadorizados necessrios ao planejamento e administrao eficiente da empresa. Escala de Cinza (Gray Scale) Srie de tons acromticos, com propores variadas de branco e preto com ampla faixa de tons de cinza, variando do branco ao preto. Em sistemas grficos computadorizados, com monitor monocromtico, variaes de cinza e de brilho so empregados para melhorar o contraste entre os vrios elementos da imagem ou desenho. Espinha Dorsal (Backbone) Cabeamento principal de uma rede de telecomunicaes. Mecanismo primrio de conexo de um sistema distribudo de forma hierrquica. Estao de Controle (Control Console) Terminal, ou estao de trabalho, que permite a visualizao dos objetos, papis (roles), tarefas ou qualquer outro componente do processo envolvidos num sistema de Workflow. As estaes de controle so usadas para identificar o andamento de um trabalho dentro do processo. Isso inclui medidas de produtividade, gargalos, demandas e previso de atraso. Por sua prpria natureza, a estao de controle fica com o gerente, supervisor ou dono do processo. Evento (Event) Termo muito usado para designar uma tarefa ou uma rota. Alguns eventos podem existir sem durao especificada, mas geralmente usa-se o termo como sinnimo de elemento desencadeador ou de incio de uma rotina ou processo. Execuo do Processo (Process Execution) Durao (tempo) da execuo
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