Download pdf - GED - Primedoc

Transcript
Page 1: GED - Primedoc

Conheça o GED

Page 2: GED - Primedoc

O que é GED?

Os sistemas GED permitem acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via um navegador Web, local ou via Internet.

É uma tecnologia que provê um meio fácil de gerar, controlar, arma-zenar, compar lhar e recuperar informações em documentos.

Page 3: GED - Primedoc

Porque utilizar? Para usuários e clientes

Elimina o manuseio de papel no arquivo sico.

Acesso imediato à qualquer documento.

Melhor atendimento ao cliente, com respostas instantâneas!

Para proteção da empresa Reduz custos com novos escritórios/depósitos de arquivos.

Protege o acervo contra catástrofes naturais (incêndio, enchente).

Proteção contra processos (trabalhistas, fiscais).

Para a gestão documental

Reduz espaço sico de armazenagem.

Possibilita implantar Tabela de Temporalidade.

Minimiza perda e extravio de documentos importantes.

Para o setor de TI Possibilidade de integração com outros sistemas

e tecnologias (CRM, ERP).

Criação de Workflows, automa zando processos complexos.

Page 4: GED - Primedoc

Redução de custos

Gera 19 cópias de cada documento.

Gasta 32 reais com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento.

Perde 1 em cada 20 documentos .

Demora 25 hrs recuperando cada documento perdido.

Gasta 400 hrs/ano procurando documentos perdidos.

UMA EMPRESA EM MÉDIA

7,5% de todos os documentos são perdidos.

3% são arquivados de forma errada .

Profissionais gastam até 15% de seu tempo lendo documentos, porém gastam 50% dele procurando-os.

+ DESPERDÍCIOS

Page 5: GED - Primedoc

Ganho de espaço físico O GED fornece uma maneira mais inteligente de armazenar seus documentos

Já que a maioria dos documentos passa a ser tratado em meios digitais, via GED, armários e arquivos sicos não são mais necessários dentro do

escritório. Tudo fica nos servidores para consulta imediata.

Algumas empresas, depois que implantam o GED, optam inclusive por remover os documentos sicos de sua sede, deixando para que sejam armazenados em locais especializados para isto.

Page 6: GED - Primedoc

+ RAPIDEZ E AGILIDADE: localizar e compar lhar documentos rapida-mente no ambiente de trabalho traz um valor ines mável para qual-quer empresa. O GED permite manipular documentos em uma fração de tempo do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel.

PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA: O tempo gasto na procura de documentos em arquivos sicos é eliminado! Todos os docu-mentos ficam disponíveis instantaneamente, a um clique do mouse. A produ vidade do pessoal fica visível com o GED.

Benefícios

Page 7: GED - Primedoc

+ SEGURANÇA: Elimina o risco de extravio de documentos; protege o acervo contra catástrofes (enchentes, incêndios).

FÁCIL ACESSO: com o GED não é preciso recorrer ao arquivo -sico a todo momento, basta fazer uma pesquisa no sistema e a

imagem do documento fica disponível em segundos!

Benefícios

REDUZ CUSTO COM PAPEL: de acordo com o RegisteredRep.com, em-presas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60 mil por ano através da u lização do GED!

Page 8: GED - Primedoc

+ DOCUMENTOS ACESSÍVEIS A QUALQUER HORA OU LUGAR: é impossível transportar pilhas de documentos em viagens de negócios ou para fora do escritório. Com o GED, o acesso aos documentos pode ser feito de qualquer lugar!

Benefícios

O GED pode dar um fim ao caos documental na sua empresa.

Page 9: GED - Primedoc

As etapas envolvidas em um projeto de GED Como funciona?

Page 10: GED - Primedoc

Quem pode usar? Pequenas, médias ou grandes empresas.

Em médias e grandes empresas, pode ser aplicado por setores:

Recursos Humanos.

Contabilidade.

Financeiro.

Importação/Exportação.

Jurídico.

Ao implantar o GED, avalia-se as necessidades específicas do cliente, o que possibilita a implantação grada va do sistema.

Cada cliente possui uma pificação diferente de

documentos, e o sistema é implantado para tratar TODAS as par cularidades.

Page 11: GED - Primedoc

Quem pode usar? Segmentos de mercado específicos

CONSTRUÇÃO CIVIL - Construtoras - Incorporadoras - Escritórios Engenharia

CONTÁBIL - Escritórios contabilidade - Deptos contábeis

JURÍDICO - Escritórios advocacia - Dptos jurídicos

EDUCAÇÃO - Escolas - Universidades - Centros de ensino

IMÓVEIS - Imobiliárias

Segmentos!

+13

Page 12: GED - Primedoc

Inúmeros fatores mostram que é a melhor solução Porque terceirizar?

Falta de recursos internos.

Trabalho realizado com maior transparência.

Foco nas competências-chave, e não nas periféricas.

Custos reduzidos: economia de escala com mão-de-obra.

Menor inves mento em infraestrutura interna.

Ajudamos você a sair do caos documental!

Page 13: GED - Primedoc

Meio ambiente 6 RAZÕES SUSTENTÁVEIS PARA ADOTAR O GED

1. Economia de dinheiro com consumo de papel e transporte:

com o GED, é visível es mar o quanto de economia os processos geram em apenas alguns meses.

2. Aumento da eficácia dos processos: o GED permite que processos que geram um grande consumo de papel, sejam cortados em até 10 vezes.

3. Integrar pontos: a captura distribuída de documentos, aliada ao armazenamento remoto, se pagam apenas com a economia feita nos custos de transporte e logís ca.

4. Reduz custos com espaço: menos papel significa menos área de depósitos, que significa liberar espaço dentro da empresa.

5. Melhorar a produ vidade: ao digitalizar o máximo de documentos, evita-se deslocamentos desnecessários e facilita a busca por documentos.

6. Reduz custos com armazenamento: armazenamento representa despesa! Coma digitalização, elimina-se um ônus significa vo sobre o que não é necessário guardar.

Page 14: GED - Primedoc

Estratégia de mercado 6 RAZÕES ESTRATÉGICAS PARA ADOTAR O GED

1. A onda de informação: estamos vivendo a era de sobrecarga de informações.

2. Computação onipresente: computadores e smartphones estão por toda parte! Logo, informação instantânea torna-se necessária.

3. A era da agilidade: o pessoal não quer somente soluções inteligentes, quer também agilidade!

4. O tempo da sustentabilidade já chegou: as empresas devem tomar ações que diminuam o impacto ambiental.

5. Você não pode fazer isso manualmente: é preciso soluções inteligentes e automa zadas.

6. A falta de gerenciamento gera riscos: é preciso mudar antes que seja tarde.

Page 15: GED - Primedoc

Menos papel, mais produ vidade. www.primedoc.com.br