CLEITON JOSÉ MANNES
SEGURANÇA E ACESSO À INFORMAÇÃO EM GED �
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS:
UMA ABORDAGEM ARQUIVÍSTICA
FLORIANÓPOLIS - SC
2006
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NIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA � UDESC
CENTRO DE CIÊNCIAS DA EDUCAÇÃO � CCE/FAED
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO
CLEITON JOSÉ MANNES
SEGURANÇA E ACESSO À INFORMAÇÃO EM GED �
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS:
UMA ABORDAGEM ARQUIVÍSTICA
Trabalho de Conclusão de Curso,
apresentado à disciplina de Projeto de TCC, do curso de Biblioteconomia � Gestão da Informação. Orientador: Profº. Divino Ignácio Ribeiro
Junior Co-orientadora: Noêmia Schoffen Prado
FLORIANÓPOLIS - SC
2006
FICHA CATALOGRÁFICA
M3151s Mannes, Cleiton José, 1983- Segurança e acesso à informação em GED � Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem Arquivística / Cleiton José
Mannes; Orientador: Divino Ignácio Ribeiro Júnior; Co-orientadora: Noêmia
Schoffen Prado. � Florianópolis, 2006.
38p. ; 29.7cm. Inclui Referências. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) � Universidade do
Estado de Santa Catarina, Centro de Ciências da Educação, Departamento de Biblioteconomia e Documentação.
1. Segurança e acesso à informação � GED; 2. Gerenciamento Eletrônico de Documentos; 3. Preservação de documentos digitais � Arquivo. I. Ribeiro Júnior, Divino Ignácio; II. Prado, Noêmia Schoffen; III. Título.
CDD: 025.84
CLEITON JOSÉ MANNES
SEGURANÇA E ACESSO À INFORMAÇÃO EM GED �
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS:
UMA ABORDAGEM ARQUIVÍSTICA
Trabalho de Conclusão de Curso aprovado como requisito parcial para
obtenção do grau de Bacharel em Biblioteconomia � Habilitação em Gestão da
Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina � UDESC.
Banca Examinadora
Orientador:
Co-orientador:
Membro:
FLORIANÓPOLIS 2006
Professor Dr. Divino Ignácio Ribeiro Júnior Universidade do Estado de Santa Catarina
Professora MSC. Maria de Lourdes Blatt Ohira Universidade do Estado de Santa Catarina
Professora MSC. Noêmia Schoffen Prado Universidade do Estado de Santa Catarina
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por me dar o dom da vida e da sabedoria
para enfrentar as dificuldades do dia-a-dia, permitindo assim, que todos os meus
projetos se realizem.
Agradeço também a minha família por me dar apoio durante toda a minha
vida e, principalmente durante a realização do curso de Biblioteconomia.
Agradeço ainda ao meu tio Juska e à minha prima Letícia por me apoiarem
durante os meus estudos, e, principalmente, durante a realização deste trabalho.
Eu não poderia deixar de agradecer também ao Professor Divino e à
Professora Noêmia, que foram meus orientadores e que contribuíram muito para a
realização deste trabalho.
Aproveito também para agradecer à todos os Professores do curso de
Biblioteconomia da UDESC pelos ensinamentos que nos passaram e que, sem
dúvida, serão de fundamental importância para mim e para os meus colegas de
turma no mercado de trabalho.
Agradeço também à todos aqueles funcionários da UDESC que foram meus
colegas de trabalho durante os quatro anos de curso e em especial aqueles que por
algumas vezes ajudaram na solução daqueles problemas de última hora, que
geralmente acontecem antes da entrega ou apresentação de um trabalho.
Agradeço ainda aos meus colegas de turma pelos quatro anos de
companheirismo e pela ajuda mútua para que possamos todos alcançar nossos
ideais.
RESUMO
Apresenta um estudo das principais metodologias e técnicas de segurança e preservação
de documentos digitais em sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documento � GED. O objetivo desta pesquisa foi fazer um levantamento e análise das técnicas de segurança e
preservação de documentos eletrônicos existentes, a fim de compilar uma proposta de
recomendações que possam servir como referência para novos projetos de GED, objetivos estes que foram alcançados através de pesquisa bibliográfica. Num primeiro momento apresenta a importância da segurança e preservação dos documentos eletrônicos,
apontando os principais conceitos envolvidos na área de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos, com base nos pontos de vista da Informática e da Arquivologia. Destaca algumas das principais técnicas e recomendações propostas atualmente por diversos
órgãos nacionais e internacionais. Com base nas informações obtidas através da pesquisa
bibliográfica, são propostas algumas recomendações que podem servir como ponto de
partida para futuros projetos de GED, garantindo assim, a integridade e o acesso amplo e seguro aos documentos eletrônicos por muitos anos.
PALAVRAS-CHAVE: Segurança e acesso à informação; Gerenciamento Eletrônico de
Documentos; preservação de documentos digitais
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
Backup Cópia de segurança
CD Compact Disk
CONARQ Conselho Nacional de Arquivo
GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GDE Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
TI Tecnologia de Informação
UI Unidade de Informação
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1: Instrumentos para a Gestão de Documentos ..................................19
Figura 2: Conceitos Básicos de Segurança da Informação ............................24
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 Elementos Característicos dos Documentos ...................................17
Tabela 2 Pontos Fortes e Fracos das Metodologias Atuais............................28
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO..........................................................................................................10
2 REVISÃO DE LITERATURA .................................................................................14
2.1 Segurança e acesso à informação em GED: uma abordagem Arquivística ........14
2.1.1 Arquivologia......................................................................................................15
2.1.2 Documento .......................................................................................................16
2.1.3 Gestão de Documentos....................................................................................18
2.1.3 Segurança e acesso à informação ...................................................................19
2.1.4 GED..................................................................................................................21
2.2 Preservação de documentos digitais...................................................................23
2.2.1 O papel do Bibliotecário e do Arquivista na segurança e preservação dos
documentos...............................................................................................................26
2.2.2 Custos de preservação.....................................................................................27
2.2.3 Pontos fortes e fracos das metodologias utilizadas atualmente .......................28
3 PROPOSTA DE RECOMENDAÇÕES PARA A SEGURANÇA E PRESERVAÇÃO
DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS EM GED......................................................30
3.1 Limitações do conjunto de recomendações ........................................................30
3.2 projeto de ged .....................................................................................................31
3.2.1 Definição das atividades...................................................................................31
3.2.2 Definição das responsabilidades ......................................................................32
3.2.3 Definição dos critérios de segurança ...............................................................33
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................36
REFERÊNCIAS.........................................................................................................38
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ..............................................................................40
10
1 INTRODUÇÃO
Com o surgimento de novas ferramentas de Tecnologia da Informação (TI) e
com o aumento considerável na quantidade de informações produzidas diariamente,
tanto em papel como em meio eletrônico é comum ouvir o discurso de que o GED �
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - é a solução para os problemas de
gerenciamento e segurança dos arquivos modernos.
É importante lembrar que tanto os documentos em papel (impressos ou
manuscritos), quanto em meios digitais (CD, discos rígidos, WORM, etc.) possuem
um ciclo de vida, ou seja, chegará um momento em que estes não poderão mais ser
acessados, seja pelo desgaste físico do suporte informacional ou pela obsolescência
das tecnologias empregadas na gravação de uma determinada informação.
Arellano (2004), afirma que:
[...] existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nível de poluição
do ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo uso indevido e o
uso regular; as catástrofes naturais e a obsolescência tecnológica.
Os arquivos são responsáveis pela custódia e preservação dos documentos
que fazem parte do seu acervo, independentemente do seu suporte informacional. A
preservação dos documentos eletrônicos é um dos desafios do século XXI, a fim de
garantir o acesso as informações no futuro, permitindo assim que os novos usuários
possam conhecer as tecnologias que foram empregadas na época em que foi
gerado um determinado documento eletrônico, preservando assim a sua história.
Percebe-se atualmente uma grande movimentação por parte das
organizações públicas e privadas para a implantação de sistemas de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos � GED. Mas, paralelo à esta movimentação, surgem
inúmeros questionamentos que, se não forem muito bem resolvidos, poderão
comprometer o funcionamento do sistema e causar a perda de informações. Tudo
isso se deve a escassez de técnicas e recomendações padronizadas para a
realização destas atividades. Outro fator que agrava ainda mais a situação no
momento da criação de um projeto de GED é que a maioria dos conjuntos de
técnicas disponíveis até o momento ainda estão em fase de desenvolvimento.
Desta forma, os problemas abordados nesta pesquisa podem ser
caracterizados a partir dos seguintes pontos:
11
Quais são os procedimentos que podem ser adotados para a segurança e
preservação dos suportes de armazenamento de arquivos eletrônicos?
Quais são as melhores técnicas e suportes para o armazenamento dos
documentos eletrônicos, a fim de garantir sua preservação e acesso no
futuro?
Para responder à estas questões, este trabalho pretendeu analisar as
políticas e técnicas de segurança e preservação da informação existentes na área
de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e propor alternativas para melhoria
das técnicas de preservação utilizadas atualmente. Desta forma, os objetivos
específicos desta pesquisa podem ser listados da seguinte forma:
Fazer um levantamento das técnicas existentes para a segurança da
informação em GED;
Analisar as técnicas de segurança utilizadas atualmente apontando seus
pontos fortes e fracos;
Compilar um conjunto consistente de técnicas para a segurança da
informação em GED, com base nos pontos fortes das técnicas utilizadas
atualmente e no ponto de vista da Ciência da Informação;
Disponibilizar um conjunto de recomendações para a segurança e
preservação de documentos eletrônicos, a fim de permitir que este possa ser
utilizado como uma referência pelos gestores da informação que estão em
fase de desenvolvimento e/ou implementação de um projeto de GED.
Nas últimas décadas temos vivido em meio a uma grande explosão
informacional, onde a todo momento ocorre uma espantosa evolução em todas as
áreas do conhecimento, principalmente na área das Tecnologias de Informação (TI).
Daí a importância do GED � Gerenciamento Eletrônico de Documentos � nas
instituições que lidam com grandes fluxos de informações, a fim de garantir seu
acesso de forma rápida e precisa.
Em meio ao grande desenvolvimento de novas tecnologias que garantam o
acesso e a preservação das informações eletrônicas, temos que levar em
consideração a durabilidade dos suportes de armazenamento de informação e o
12
surgimento de inúmeras técnicas que têm o objetivo de destruir ou capturar de forma
ilegal estas informações.
Partindo destes princípios, pretendeu-se estudar as técnicas existentes e,
com base nos seus pontos positivos, compilar um conjunto de recomendações para
a segurança e a preservação de documentos eletrônicos em projetos de GED.
Para alcançar os objetivos desta pesquisa lançou-se mão da metodologia de
pesquisa qualitativa e quantitativa.
A pesquisa qualitativa se preocupa com uma realidade que não pode ser
quantificada. Ela trabalha com o subjetivo dos sujeitos (crenças, valores,
atitudes, etc.). Esta abordagem também pode trabalhar com dados, porém o
tratamento não deve envolver estatística avançada. A pesquisa quantitativa
é aquela que tem como suporte medidas e cálculos mensurativos. A
abordagem qualitativa busca a compreensão e a quantitativa a explicação.
(COSTA; COSTA, 2001, p.25).
Sendo assim, foi realizada uma pesquisa bibliográfica das técnicas de
segurança e acesso a informação em GED utilizadas atualmente, a fim de apontar
seus pontos fortes e fracos, para que em seguida, seja possível propor melhorias
e/ou alternativas para a preservação e segurança da informação.
Cervo e Bervian (2006), afirmam que, �qualquer espécie de pesquisa, em
qualquer área, supõe e exige uma pesquisa bibliográfica prévia, quer para o
levantamento do estado da arte do tema, quer para a fundamentação teórica ou
ainda para justificar os limites e contribuições da própria pesquisa�.
As técnicas adotadas para a realização desta pesquisa foram a realização de
uma revisão bibliográfica e análise das recomendações existentes, propostas por
órgãos nacionais e internacionais, como, por exemplo as recomendações do
CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e a ISO 17799.
Através desta metodologia torna-se possível fazer um levantamento do que
vem sendo estudado e utilizado pelas Unidades de Informação para garantir a
segurança, o acesso e a preservação da informação em meio eletrônico.
Este trabalho está dividido em dois capítulos, sendo que no primeiro é
apresentada uma revisão de literatura, que teve como objetivo definir os principais
conceitos referentes à segurança e preservação de documentos. Além disso, este
capítulo mostra ainda o papel do Bibliotecário na segurança e preservação de
documentos em sistemas de GED.
No segundo capítulo é apresentada uma proposta de recomendações para a
segurança e preservação dos documentos eletrônicos em GED, a fim de que estas
13
possam servir como referência para o desenvolvimento de novos sistemas de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
14
2 REVISÃO DE LITERATURA
2.1 SEGURANÇA E ACESSO À INFORMAÇÃO EM GED: UMA ABORDAGEM
ARQUIVÍSTICA
No atual contexto da Sociedade da Informação e com as transformações
trazidas pelas novas tecnologias, surge uma grande preocupação por parte dos
Profissionais da Informação (bibliotecários, arquivistas e especialistas em Ciência da
Informação) no sentido de organizar todo este conteúdo informacional de forma
adequada, garantindo assim a sua preservação e recuperação. Os arquivos, de um
modo geral têm a finalidade de reunir, organizar e garantir a segurança e
preservação dos documentos que lhe foram confiados.
Implementar uma política de segurança da informação de forma adequada,
tem por objetivo atender a todos os requisitos de segurança (física, digital ou
tecnológica e cultural), fazendo com que a informação detenha os atributos
necessários à sua utilização de forma ampla, confiável e a qualquer tempo
(CÂMARA BRASILEIRA DE COMÉRCIO ELETRÔNICO apud LUZ, 2004).
Quando nos referimos a arquivos em meio eletrônico, o problema em relação
a sua segurança e preservação é ainda maior, visto que este tipo de informação
depende muito do tipo do suporte onde está armazenada, ou seja, não basta apenas
a preocupação em tratar a informação como informação em papel, por exemplo. É
preciso ir além disso, pois deve-se considerar o tipo de suporte onde a informação
está armazenada e a plataforma tecnológica necessária para a sua recuperação no
futuro.
Como o foco deste trabalho é fazer um estudo das técnicas de segurança e
acesso à informação em GED, com enfoque voltado para a Arquivologia, torna-se
necessário o estudo de alguns conceitos chave para o desenvolvimento deste
trabalho, como: arquivologia, segurança, acesso à informação e GED.
15
2.1.1 Arquivologia
Partindo da Arquivovlogia como a ciência que estuda os arquivos e procura
desenvolver técnicas para serem adotadas nos diversos setores onde estes podem
ser encontrados, garantindo assim a sua segurança, preservação e acesso.
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), Arquivologia
é a �disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e da arquivística�.
Já o termo arquivística, ainda de acordo com o Dicionário de Terminologia
Arquivística, são os �princípios e técnicas a serem observadas na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos�.
Na literatura existem diversos conceitos para a palavra arquivo, variando de
acordo com as áreas onde estão sendo estudados, como por exemplo, arquivos
públicos, arquivos empresariais, arquivos particulares, etc.
A Lei Nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 que trata de arquivos afirma que:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Independentemente do tipo de arquivo, fica evidente algumas funções que
podem ser encontradas em praticamente todos os tipos de arquivos, tais como a
produção, recebimento, organização, tratamento e preservação dos documentos,
independente do suporte em que estes estejam armazenados.
Paes (1996) afirma que �a principal finalidade do arquivo é servir à
administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base de conhecimento da
história. As funções básicas dos arquivos são a guarda e a preservação dos
documentos, visando a sua utilização�.
Com base no exposto acima, torna-se indispensável a realização de estudos
na área de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, visto que este estará lidando
com documentos que deverão ser recuperados no futuro e que para isso seja
possível precisam de um bom tratamento, armazenamento e manutenção.
Como o foco principal do trabalho são os documentos eletrônicos, precisamos
entender alguns conceitos que variam um pouco em relação aos propostos pela
arquivologia tradicional.
16
Na área das Tecnologias da Informação (TI), também há uma grande
preocupação quanto a preservação dos arquivos em meio eletrônico, desta forma
eles também trabalham com alguns conceitos semelhantes em alguns pontos com a
Arquivologia, a começar pelo próprio termo arquivo que, de acordo com o Dicionário
de Informática (1999, p.15) é:
Uma coleção completa de informações identificadas por um nome próprio,
como um programa, um conjunto de dados usado por um programa ou um documento criado pelo usuário. O arquivo é a unidade básica de
armazenamento que permite ao computador diferenciar um conjunto de informações de outro. Os arquivos podem ser gravados em um formato
legível pelas pessoas ou não, ainda assim eles são o elo que une um
aglomerado de instruções, números, palavras ou imagens em uma unidade
que o usuário pode recuperar, modificar, eliminar, gravar ou enviar a um
dispositivo de saída.
Como o assunto a ser tratado é o gerenciamento eletrônico de documentos,
adotamos o conceito de arquivo para definir o local de armazenamento e tratamento
dos documentos e arquivo eletrônico, para definir o conjunto de informações sobre
documentos eletrônicos.
O conceito de arquivo para a TI aproxima-se mais do conceito de documento
para a arquivologia, conforme será apresentado na próxima sessão.
Feita a definição dos conceitos de arquivo, é necessário entender os diversos
conceitos de documentos, de cordo com as abordagens arquivísticas e de TI.
2.1.2 Documento
Na arquivologia, os documentos são a essência dos arquivos, pois reunem
todas as informações que são guardadas, organizadas e preservadas por eles. Sem
documentos não haveria a necessidade de existirem arquivos. Partindo destes
princípios, apresentamos a seguir alguns conceitos sobre o termo documento.
De acordo com o Arquivo Nacional (2006),
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível
de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem em uma
determinada época ou lugar.
É importante lembrar que existem diversos tipos de documentos, dos quais
podemos citar os documentos de arquivo, os documentos eletrônicos e os
documentos arquivísticos eletrônicos.
17
O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo) define bem em seu site estes
três tipos de documentos:
Documento Arquivistico: é a informação registrada, independente da
forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos
constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
Documento Eletrônico: É o documento em meio eletrônico, com um
formato digital, processado por computador.
Documento Arquivistico Eletrônico: É o documento arquivístico
processado por um computador. (Grifo nosso).
Todos os conceitos apresentados acima possuem uma visão arquivística. No
entanto, é necessário observar algumas diferenças e semelhanças entre estes
conceitos em relação à TI, visto que esta lida exclusivamente com documentos
eletrônicos, foco principal do trabalho.
De acordo com o Dicionário de Informática (1999), documento é:
[...] qualquer trabalho criado com um programa aplicativo e gravado em disco, recebendo um nome de arquivo específico através do qual pode ser
recuperado. As pessoas tendem a imaginar que documentos são apenas os
arquivos gerados pelos processadores de textos. Para o computador, porém, os dados são apenas grupos de caracteres e, assim, uma planilha e um gráfico podem ser considerados documentos, tanto quanto qualquer
carta ou relatório.
Para o desenvolvimento deste trabalho adotaremos o conceito acima, quando
nos referir-mos à documento eletrônico, em detrimento aos conceitos genéricos, que
na maioria das vezes não englobam os documentos em meio eletrônico.
Gonçalves (1998, p.18), afirma que, �por mais variados que sejam, os
documentos costumam apresentar elementos característicos comuns: suporte,
forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção�. Para entender melhor
estas características é apresentada a tabela abaixo:
TABELA 1: ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS
Definição Técnica Exemplos
Suporte Material sobre o qual as informações são registradas
Fita magnética, filme de nitrato, papel
Forma Estágio de preparação de
transmissão de documentos Original, cópia, minuta,
rascunho
Formato
Configuração física de um
suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado
Caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme
Gênero
Configuração que assume um
documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo
Documentação audiovisual,
documentação fotográfica,
documentação iconográfica,
documentação textual
18
Espécie
Configuração que assume um
documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nelas contidas
Boletim, certidão, declaração,
relatório
Tipo
Configuração que assume uma
espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou
Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento
escolar, certidão de
nascimento, certidão de óbito,
declaração de bens, declaração
de imposto de renda, relatório
de atividades, relatório de
fiscalização Fonte: Gonçalves (1998, p.19)
2.1.3 Gestão de Documentos
A partir dos conceitos acima, torna-se fácil entender por que os arquivos
constituem-se, segundo Carvalho e Longo apud Ohira et all (2004, p.9),
[...] em um centro ativo de informações que, precisam estar devidamente
organizados e estruturados para atingirem seus objetivos, que são atender
à administração, evitar erros e repetições desnecessárias, produzir
conhecimento para assessorar as tomadas de decisão e dar continuidade
aos trabalhos das instituições.
Cada vez mais, torna-se necessário a adoção de programas de gestão de
documentos, como o GED, por exemplo, amparado pela Lei nº 8.159 de 8 de janeiro
de 1991 que, no Art. 3º, considera gestão de documentos como
[...] o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente (BRASIL, 1991).
Com a utilização de ferramentas específicas para a gestão de documentos,
torna-se possível obter uma boa organização dos arquivos, garantindo assim que a
segurança, o acesso e a preservação dos documentos, independente do seu
suporte de armazenamento.
Para que o gerenciamento de documentos seja possível, Ohira apud Ohira et
all (2004) apresenta alguns dos principais instrumento que podem ser utilizados para
a gestão de documentos. Estes instrumentos podem ser observados na Figura 1.
19
Figura 1: Instrumentos para a Gestão de Documentos Fonte: Ohira apud Ohira et all (2004, p.10)
2.1.3 Segurança e acesso à informação
Com o constante aumento nas produções tecnológicas, existe uma tendência
à adoção das novas tecnologias, com vistas a usufruir dos benefícios adicionais
trazidos por elas, esquecendo-se de preservar as já existentes, pondo assim em
risco toda a produção de informações geradas até o momento.
Arellano (2004, p.15), afirma que:
A natureza dos documentos digitais está permitindo ampla produção e
disseminação de informação no mundo atual. É fato que na era da
informação digital se está dando muita ênfase à geração e/ou aquisição de
material digital, em vez de manter a preservação e o acesso a longo prazo
aos acervos eletrônicos existentes. O suporte físico da informação, o papel
e a superfície metálica magnetizada se desintegram ou podem se tornar
irrecuperáveis. Existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nível
de poluição do ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo uso
indevido e o uso regular; as catástrofes naturais e a obsolescência
tecnológica.
Já existe por parte da Arquivologia uma série de medidas que podem ser
adotadas para a preservação de documentos. O problema é que estas técnicas, na
sua maioria não compreendem os documentos eletrônicos, estando voltadas
20
somente para os meios mais tradicionais de arquivamento como em papel e em
microfilme.
Percebe-se na literatura uma importante preocupação por parte dos
estudiosos, tanto da área de Arquivologia, como da Ciência da Informação e das TIs.
Inúmeros estudos vem sendo realizados na área de segurança e preservação da
informação eletrônica em todo o mundo, dentre os quais ARELLANO (2004),
destaca a Carta para a Preservação do patrimônio Arquivístico, produzida pela
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Arquivo Nacional (CONARq), além
de projetos internacionais como o InterPARES I e II, o projeto Pittsburgh Functional
and Requirements for Evidence in Recording, o modelo de requisitos para a gestão
de arquivos eletrônicos � MoReq, o United States Department of Defense Records �
DOD e o DIRKS.
Fazendo um cruzamento entre as definições de Arquivo e segurança da
Informação, temos delimitado o objeto da política de segurança da informação a ser
estudada no âmbito dos sistemas de arquivos: a Informação Social contida nos
sistemas de informação (Arquivo, Biblioteca e Novas Tecnologias).
Luz (2004, p.28), destaca alguns aspectos de segurança contidos na ISO
17799 � Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação:
Proteção de dados e privacidade de informações pessoais [como
por exemplo no Prontuário de Paciente];
Promover análise crítica e avaliação da política implementação;
Convém que hardware e software utilizados sejam verificados para
garantir compatíveis com outros componentes do sistema, quando
necessário;
Controle de acesso físico e acesso lógico, com a definição de
razões para níveis específicos de acesso;
Classificação da informação segundo a importância, a prioridade e o
nível de proteção;
Assegurar que os ativos de informação recebam um nível adequado
de proteção;
Rotular e tratar a informação de acordo com a classificação
adotada;
Procedimentos de tratamento da informação devem abranger os
seguintes tipos de atividades de processamento da informação:
cópia [analógicas ou digitais], armazenamento [e empréstimo],
transmissão [qualquer via: correio, fax ou e-mail], transmissão pela fala [telefonia móvel, correio de voz ou secretárias eletrônicas] e
destruição;
Procurar reduzir os riscos de erro humano, roubo, fraude ou uso indevido das instalações;
21
Documentar as regras e responsabilidades de segurança, incluindo
as tais em fases de recrutamento e treinamento de usuários;
Um adequado sistema de segurança deve permitir ao administrador do
sistema controlar que pastas e documentos os usuários podem visualizar, que ações
podem executar nesses documentos (editar, copiar, apagar etc). Esse sistema deve
controlar acesso às pastas, aos documentos e até às imagens com tarjas e textos de
uma maneira simples. A habilidade de desenvolver GED para uma grande variedade
de usuários requer um robusto sistema de segurança combinado com a interface do
usuário (LASERFICHE apud MACEDO, 2003).
Agora que já conhecemos os principais conceitos relativos a segurança e
acesso a informação, devemos voltar nossa atenção para o GED � Gerenciamento
Eletrônico de Documentos.
2.1.4 GED
O GED � Gerenciamento Eletrônico de Documentos oferece uma série de
ferramentas modernas para o gerenciamento e acesso às informações disponíveis
tanto em papel como em meio eletrônico. O gerenciamento eletrônico de
informações em papel pode ser feito através da criação de bases de dados onde
estarão contidas todas as informações sobre determinados documentos, a fim de
agilizar a sua recuperação.
Neste trabalho abordamos apenas o Gerenciamento de Documentos
Eletrônicos, também conhecido como GDE, isso porque os documentos em papel ou
outros formatos já fazem parte da rotina de preservação dos arquivos, enquanto que
os arquivos eletrônicos ainda não possuem políticas claramente definidas para
garantir a sua preservação. Esta situação se agrava ainda mais se pensar-mos na
fragilidade e no auto grau de volaticidade das informações eletrônicas.
A diferença entre o GED e o GDE é que o GED trabalha tanto com
documentos eletrônicos, quanto com documentos em papel ou outros suportes,
enquanto que o GDE trabalha exclusivamente com documentos eletrônicos.
De acordo com o CENADEM (2006):
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são
simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois
ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade,
ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a
manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.
22
A definição de Avedon apud Macedo (2003), sobre gerenciamento eletrônico
de documentos (GED) é de uma configuração de equipamento, software e de
recursos de telecomunicações baseada em computador e automatizada, que
armazena e gerencia imagens de documentos e seus índices codificados, que
podem ser lidos por máquinas e processados por computador para recuperação
quando solicitados. Para KOCH (1998), GED é a somatória de todas as tecnologias
e produtos, isoladamente ou em conjunto, que visam a gerenciar informações de
forma eletrônica, podendo se apresentar na forma de voz, texto ou imagem.
Com base nos conceitos apresentados acima, pode-se afirmar que o GED
objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu
arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias
analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e
softwares específicos e usa a tecnologia da informática para captar, armazenar,
localizar e gerenciar documentos.
O conceito de GED é como um leque que está em constante abertura devido
ao grande número de tecnologias que estão relacionadas à ele. Isso pode ser
verificado durante a sua evolução, pois no princípio a tecnologia de GED enfatizava
basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um
scanner, permitindo assim a sua visualização na tela do computador, inclusive em
rede, ou seja, ainda não tratavam de GDE.
Atualmente a maioria das empresas têm uma imensa quantidade de
documentos que já são produzidos eletronicamente, como textos, tabelas, gráficos,
planilhas, desenhos de engenharia, e-mails, etc. Por meio destas facilidades de
geração de documentos surgem inúmeras duplicações e perdas de documentos,
exigindo assim que sejam tomadas medidas urgentes para organizar este verdadeiro
caos informacional. Todo o processo histórico de desenvolvimento de GED pode ser
visto com detalhes no site do CENADEM, no endereço: www.cenadem.com.br.
Com base no que foi dito acima, pode-se observar que existem diversas
semelhanças entre as abordagens arquivísticas e de GED, principalmente no que
diz respeito a organização dos documentos e a sua temporalidade. O que nos resta
agora é analisar, comparar e compilar as técnicas de preservação previstas pela
arquivologia e pela informática, a fim de garantir a segurança e o acesso à
informação por um longo período de tempo nos ambientes voltados para o GED.
23
2.2 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
O volume de informação produzida em formatos digitais tem crescido
consideravelmente ao longo das últimas décadas. Entretanto, os meios utilizados
para transportar e armazenar essa informação são instáveis e a tecnologia
necessária para seu acesso tem sido rapidamente substituída por novas gerações
mais poderosas que, ao final, se tornam incompatíveis com suas precursores.
De acordo com Arellano (2004, p.15):
É preciso chamar a atenção para a importância de informar o contexto do objeto digital a ser registrado (e preservado) para que, dessa maneira, futuros usuários possam entender o ambiente tecnológico no qual ele foi
criado. A preservação dos documentos continua a ser determinada pela
capacidade de o objeto informacional servir às utilizações que lhe são
imputadas, às suas atribuições que garantem que ele continue a ser
satisfatório às utilizações posteriores. Mas, no caso específico dos
documentos em formato digital, a preservação dependerá principalmente da
solução tecnológica adotada e dos custos que ela envolve.
A informação aliada à crescente complexidade do mercado, à forte
concorrência e a velocidade imposta pela modernização das relações corporativas,
elevou seu nível na pirâmide estratégica das organizações, passando assim a ser
um fator delimitador do seu sucesso ou fracasso no mercado.
A Carta Para a Preservação do Patrimônio Arquivístico (2004, p.2), diz que:
A eficácia de um documento arquivístico depende da qualidade e do rigor
dos procedimentos de produção e manutenção realizados pelas
organizações produtoras de documentos. Entretanto, como a informação
em formato digital é extremamente suscetível à degradação física e à
obsolescência tecnológica � de hardware, software e formatos �, essas novas facilidades trazem conseqüências e desafios importantes para
assegurar sua integridade e acessibilidade. A preservação dos documentos
arquivísticos digitais requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em
todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que
não haja perda nem adulteração dos registros. Somente desta forma se
garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e
compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário (CONARQ, 2444 p.2).
Segundo Caciato (2004), a segurança da informação, conforme mostrado na
figura 1, tem como objetivo a preservação de três princípios básicos pelos quais se
norteia a implementação desta prática: confiabilidade � toda informação deve ser
protegida de acordo com o grau de sigilo de seu conteúdo, visando à limitação de
seu acesso e uso apenas às pessoas para quem elas são destinadas; integridade �
toda a Informação deve ser mantida na mesma condição em que foi disponibilizada
24
pelo seu proprietário, visando protegê-las contra alterações indevidas, intencionais
ou acidentais; disponibilidade � toda a informação gerada ou adquirida por um
individuo ou instituição deve estar disponível aos seus usuários no momento em que
os mesmos delas necessitem para qualquer finalidade.
Figura 2: Conceitos Básicos de Segurança da Informação Fonte: Caciato (2004)
Internacionalmente vêm sendo tomadas diversas iniciativas tentando
estabelecer metodologias e estratégias que incluam técnicas de preservação
capazes de responder às necessidades de garantir a longevidade das informações
disponíveis nos documentos digitais.
Para Hedstrom apud Boeres e Arellano (2005, p.2),
a preservação digital é um processo distribuído que envolve o
planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias
para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça
acessível e utilizável.
As primeiras considerações a respeito da preservação digital partiram da
Arquivologia. Fatores como tempo e custo de armazenamento a longo prazo foram
adicionados a decisões sobre o volume e o formato do material a ser preservado.
Também foram os arquivistas que propuseram algumas das características das
ferramentas necessárias para a proteção, cuidado e manutenção de coleções
digitais (BOERES e ARELLANO, 2006).
A Arquivologia também contribuiu com o conceito de que nem tudo que é
produzido ou recebido pela organização precisa ser preservado. Daí a importância
25
da criação de uma tabela de temporalidade para o gerenciamento dos documentos
eletrônicos, a fim de delimitar quais documentos devem ser arquivados ou excluídos,
e ainda, determina os setores do arquivo onde estes deverão ser armazenados, ou
seja, se farão parte do arquivo corrente, intermediário ou permanente, apontando
também o tempo que cada documento deve ficar arquivado, para que possa ser
excluído definitivamente ou transferido para o arquivo permanente.
Quanto ao ciclo de vida dos documentos digitais, JSC/NPO apud Boeres e
Arellano (2005), afirma que o ciclo de vida dos documentos digitais é dividido em
cinco partes: data creation (criação de dados), collection management and
preservation (gerenciamento e preservação da coleção), acquisition (aquisição),
retention and disposal (guarda e disposição); data management (administração de
dados); e data use (uso de dados).
Com base nestes princípios começaram a ser desenvolvidos guias
estratégicos para os responsáveis por cada um dos estágios do ciclo de vida dos
documentos digitais. Neles existem recomendações sobre a valorização de um
estágio do ciclo em particular, assim como a relação entre eles e, como as decisões
podem afetar as tarefas dos outros responsáveis.
Em geral as tarefas relacionadas com a preservação digital seriam: os
procedimentos de manuseio e armazenamento da mídia digital, a cópia da
informação contida e migração para novas mídias e a preservação da
integridade da informação digital (BOERES E ARELLANO, 2005, p.4).
Toda organização para obter segurança das suas informações deve seguir as
recomendações propostas pela ISO/IEC 17799 que, segundo Caciato (2004, p.12),
pode ser dividida em três fontes principais:
A primeira fonte é derivada da avaliação de risco dos ativos da organização.
Através da avaliação de risco são identificadas as ameaças aos ativos, as
vulnerabilidades e sua probabilidade de ocorrência é avaliada, bem como o
impacto potencial é estimado. A segunda fonte é a legislação vigente, os
estatutos, a regulamentação e as cláusulas contratuais que a organização,
seus parceiros, contratados e prestadores de serviço têm que atender. A
terceira fonte são as particularidades da organização, objetivos e requisitos
para o processamento da informação que uma organização tem que se
desenvolver para apoiar suas operações
A preservação digital não depende apenas de técnicas de preservação das
mídias de armazenamento das informações ou de técnicas de recuperação em caso
de perdas acidentais ou propositais, causadas por invasões no sistema, por
exemplo. Antes de tudo isso, é preciso pensar na acessibilidade e autenticidade dos
documentos através do tempo, exigindo assim o desenvolvimento de um projeto,
26
onde serão contempladas as questões referentes aos documentos que serão
arquivados e preservados, a tabela de temporalidade dos documentos digitais, e, as
técnicas de preservação das informações e de suas mídias de armazenamento. Em
todas estas etapas de desenvolvimento do projeto, deve-se pensar sempre no
usuário final da informação e do sistema onde esta será disponibilizada, buscando
sempre otimizar seu tempo na busca por informações.
2.2.1 O papel do Bibliotecário e do Arquivista na segurança e preservação dos
documentos
Devido à grande explosão informacional vivida nos últimos anos, torna-se
impossível o armazenamento de todos os documentos e informações produzidas no
mundo, ou mesmo, por uma organização.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos surgiu com o objetivo de auxiliar
no processo de organização dos documentos produzidos por uma ou mais
instituições. Ele oferece uma série de recursos tecnológicos para o gerenciamento
de documentos eletrônicos, podendo ir desde a sua criação até o momento do seu
descarte ou arquivamento no arquivo permanente da organização.
Mas qual é o papel do profissional Bibliotecário e do Arquivista neste
processo? Estes profissionais têm um papel fundamental para o sucesso de um
projeto de GED, pois é ele quem deve fazer a seleção dos documentos que devem
ser arquivados ou descartados (baseado nas normas arquivísticas e nos
instrumentos de gestão documental, como a tabela de temporalidade e a legislação
Arquivística), com base nas necessidades do seu usuário final, que não deve ser
perdido de vista em nenhuma das etapas do projeto.
Duranti apud Boeres e Arellano (2005, p.25), afirma que:
qualquer estratégia bem sucedida de preservação precisa repetir os passos
do processo de seleção, com a documentação apropriada, como parte de
um ciclo de longo prazo das ações para manter o acesso nos novos
ambientes tecnológicos. A avaliação dos documentos para definição do que
deve ser preservado pode ser considerada uma das tarefas fundamentais na gestão dos documentos de uma organização. A avaliação deve ser
imparcial, objetiva e profissional.
Boeres e Arellano (2005) seguem ainda apontando algumas questões que
devem ser levadas em consideração, principalmente, pelo profissional que será o
responsável pela seleção dos documentos. �O que preservar? Para quê? Por quanto
27
tempo?� Não podemos esquecer ainda do usuário: para quem estes documentos
devem ser preservados.
Um projeto de GED não deve ser feito por apenas uma única pessoa, seja ela
um Bibliotecário, um Arquivista ou outro profissional. Esta atividade deve sempre ser
desenvolvida por um grupo de pessoas, de preferência, composto por membros de
cada um dos setores da organização, a fim de ter-se uma visão geral da
organização e do seu fluxo de informação. Um sistema de GED jamais deve ser
implantado sem que tenha sido realizado um projeto, pois isso poderia trazer sérios
problemas para a organização, podendo levá-la até mesmo à falência.
2.2.2 Custos de preservação
Em meio as constantes transformações do mercado, a agilidade na tomada
de decisões torna-se um fator de extrema importância para as organizações, pois
está diretamente relacionada com o seu sucesso no mercado.
A informação, por sua vez, passou a ser peça fundamental no
desenvolvimento de estratégias de mercado, agregando assim, grande valor
financeiro e intelectual. Sendo assim, o desenvolvimento de políticas de preservação
e garantia de acesso à informação torna-se imprescindível, a fim de evitar perdas
informacionais e, conseqüentemente, grandes prejuízos financeiros.
O valor gasto para a implantação de uma política de segurança de
documentos eletrônicos varia de acordo com o contexto de cada organização, ou
seja, depende da quantidade de documentos gerenciados, as formas de
armazenamento e disponibilização e o valor agregado da informação que cada
documento contém. Por este motivo, torna-se inviável a apresentação de valores
reais, ou seja, os custos para o desenvolvimento e implementação de políticas de
segurança e preservação de documentos digitais utilizados pelos sistemas de GED.
A perda ou roubo de informações pode trazer prejuízos muito maiores para a
organização, se comparados com os gastos necessários para a implantação de uma
política de segurança e preservação dos documentos eletrônicos. Caciato (2004),
afirma que os controles de segurança da informação são consideravelmente mais
baratos e mais eficientes se forem incorporados nos estágios do projeto e da
especificação dos requisitos de segurança.
28
É comum algumas organizações implantarem sistemas de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos com o objetivo de reduzir custos com o armazenamento e
gerenciamento de documentos. Por um lado, esta afirmação pode ser considerada
verdadeira, pois o GED diminui os gastos com o local onde são guardados os
documentos, com a contratação de funcionários para manter a organização e
limpeza dos documentos e a diminuição nos gastos com a impressão de cópias de
documentos, em caso de processos, por exemplo, que geram diversas cópias
duplicadas do mesmo documento.
Por outro lado, reduzir custos com o armazenamento de documentos e com a
contratação de profissionais responsáveis pela guarda dos mesmos, não significa
que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos não necessite de grandes
investimentos financeiros. Com a constante atualização das tecnologias e a
produção acelerada de informações, faz-se necessário um investimento contínuo na
aquisição de novos equipamentos para o tratamento e armazenamento dos
documentos eletrônicos, além de investimentos em treinamento de funcionários para
estarem aptos a trabalhar com as tecnologias mais recentes no mercado,
aumentando assim o poder competitivo da organização e consequentemente,
ampliando sua lucratividade.
2.2.3 Pontos fortes e fracos das metodologias utilizadas atualmente
Com base nos estudos realizados sobre as técnicas de segurança e
preservação utilizadas atualmente pelos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos, são apresentados a seguir alguns pontos fortes e fracos que devem
ser levados em conta no momento do desenvolvimento de novos sistemas de GED.
TABELA 2: PONTOS FORTES E FRACOS DAS METODOLOGIAS ATUAIS
PONTOS FORTES PONTOS FRACOS
Definição clara das atividades de cada membro da organização ligado ao
sistema de GED.
Não estabelecem claramente que
profissionais devem estar envolvidos no desenvolvimento do projeto de GED e durante a sua implementação e
utilização. Preocupação com a segurança e a
integridade dos documentos, principalmente em relação aos
documentos disponíveis em rede.
Não existem normas padronizadas para
a implementação de sistemas de GED.
Existe uma série de recomendações,
desenvolvidas por diversas instituições.
29
Preocupação com a garantia de acesso no futuro, independentemente do suporte de armazenamento dos documentos, através do
desenvolvimentos de técnicas de
migração de suporte e emulação.
Ainda há um pouco de dificuldade de
relacionamento entre a área da
Arquivologia e a Informática, impedindo assim o desenvolvimento de uma proposta mais consistente para o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos. Estabelecimento de critérios rígidos para
o controle de acesso aos documentos originais e/ou sigilosos.
Tabela 2: Pontos fortes e fracos das metodologias atuais
Existem diversas tecnologias para o arquivamento e gerenciamento de
documentos, variando de acordo com as necessidades de cada organização. São
apresentadas a seguir algumas vantagens e desvantagens das principais
tecnologias de arquivamento disponíveis atualmente:
A afirmativa de que os documentos digitais não possuem valor legal não é
verdadeira, pois já existe no Brasil a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto
de 2001,
30
3 PROPOSTA DE RECOMENDAÇÕES PARA A SEGURANÇA E
PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS EM GED
Conforme apresentado no capítulo anterior, pode-se perceber o importante
papel da informação na Sociedade atual, também chamada �Sociedade da
Informação�. Neste contexto, a informação aparece como uma importante
ferramenta estratégica, capaz de determinar o sucesso ou fracasso de uma
organização. Sendo assim, é de fundamental importância que estas informações
sejam muito bem gerenciadas e preservadas, a fim de garantir a sua longevidade.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos � GED, aparece como uma
importante ferramenta para o gerenciamento e disponibilização dos documentos
eletrônicos, podendo ir desde o momento da sua criação até o seu descarte ou
armazenamento no arquivo permanente da organização (obedecendo aos critérios
propostos pela tabela de temporalidade).
A presença de um Bibliotecário ou Arquivista no projeto de implantação de um
sistema de GED é de grande importância, pois, este possui conhecimentos sobre as
técnicas de gerenciamento de documentos e dos instrumentos de gestão
documental, independentemente do seu suporte de armazenamento. Sendo assim,
estes profissionais podem auxiliar no processo de desenvolvimento da tabela de
temporalidade dos documentos, na seleção dos documentos que serão tratados e
na aplicação das técnicas arquivísticas durante a realização das atividades de GED.
3.1 LIMITAÇÕES DO CONJUNTO DE RECOMENDAÇÕES
Devido à grande variedade de organizações existentes atualmente, seria
pouco eficaz a produção de requisitos padrões que pudessem ser adotados por
qualquer tipo de organização, independente do seu segmento de atuação. Isto se
deve ao fato de que durante a execução do projeto de implantação do sistema de
GED devem ser observadas todas as peculiaridades de cada organização.
A política interna das organizações também é um fator importante que varia
de acordo com cada instituição, exercendo influências na tomada de decisões e na
liberação de recursos para aquisição de materiais e contratação de profissionais.
31
Outro fator limitador da proposta de recomendações de segurança e
preservação de documentos eletrônicos é a constante atualização das tecnologias,
aumentando assim o índice de obsolescência dos suportes de armazenamento dos
documentos eletrônicos. Por este motivo algumas das recomendações propostas
por este trabalho podem sofrer futuras alterações, ou até mesmo, deixar de existir.
Desta forma, são propostas abaixo algumas recomendações genéricas que
devem ser adaptadas às necessidades de cada organização. Estes itens pretendem
servir como um norte para o desenvolvimento de projetos de GED.
3.2 PROJETO DE GED
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documento jamais deve ser
implantado sem a realização de um projeto detalhado de todas as suas atividades
de implementação, alimentação e manutenção.
Para o desenvolvimento de um projeto de GED, deve ser formada uma equipe
que conte com profissionais Bibliotecários, Arquivistas, especialistas em informática
e membros representantes de cada um dos setores da organização, a fim de
garantir o atendimento das suas necessidades de informação.
Normalmente os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos são
implantados por empresas terceirizadas, aumentando ainda mais a importância da
realização de um bom projeto de implantação, a fim de evitar prejuízos para a
organização, visto que a implantação destes tipos de sistemas, normalmente,
possuem custos elevados, além da importância que as informações contidas nos
documentos têm para a organização.
3.2.1 Definição das atividades
O projeto de Implantação de GED deve especificar claramente todas as
atividades relacionadas à implementação do sistema de gerenciamento de
documentos e a sua manutenção.
Nesta etapa de definição das atividades de implementação do sistema,
também devem ser levados em conta os critérios de preservação dos documentos
eletrônicos, devendo estes estarem incluídos nos critérios de manutenção do
sistema, como a realização de backups e/ou a realização de cópias dos arquivos em
32
diferentes tipos de suporte de armazenamento, além de prever alternativas de
migração dos documentos digitais para outros suportes de armazenamento ou o
desenvolvimento de emuladores, que simulam o ambiente original em que o
documento foi criado, garantindo assim a sua acessibilidade no futuro, independente
das tecnologias adotadas na época.
3.2.2 Definição das responsabilidades
Além da previsão das atividades envolvidas na implantação do sistema de
GED, também se deve definir claramente as pessoas responsáveis por cada uma
destas etapas.
O projeto também deve estabelecer as responsabilidades pelas atividades,
principalmente, após a implantação do sistema de gerenciamento, a fim de garantir o
seu perfeito funcionamento e permitir a tomada de decisões corretoras, caso haja a
detecção de falhas no gerenciamento de documentos de algum dos setores da
organização.
A equipe responsável pelo desenvolvimento do projeto de implantação de um
sistema de GED deve ser formada por membros dos diversos setores da
organização, a fim de garantir que todos os documentos sejam devidamente
gerenciados e preservados, além de facilitar o acesso aos mesmos no momento em
que estes forem necessários no dia-a-dia da organização.
As atividades referentes à segurança e preservação dos documentos
eletrônicos devem contar com o apoio de pelo menos um profissional Bibliotecário
ou Arquivista, pois, estes possuem conhecimentos referentes às técnicas de
gerenciamento dos documentos, independente do seu suporte de armazenamento.
A parceria entre o profissional Bibliotecário, Arquivista e os profissionais de
informática responsáveis pela implantação e desenvolvimento do sistema de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer inúmeros benefícios para a
segurança da informação.
O profissional Bibliotecário ou Arquivista, por sua vez, deve possuir
habilidades para lidar com as tecnologias e estar atento ao surgimento de novas
técnicas de gerenciamento de documentos eletrônicos. Além disso, estes
profissionais devem conhecer detalhadamente as necessidades da organização, a
fim de solicitar os aprimoramentos no sistema de GED junto à empresa responsável
33
pela manutenção do sistema, já que na maioria dos casos estas atividades são
feitas por empresas terceirizadas pela organização.
Uma outra atividade que normalmente é feita pelo profissional Bibliotecário ou
Arquivista é a seleção e tratamento dos documentos que deverão ser gerenciados
pelo sistema de GED, pois, nem tudo o que é produzido pela organização
necessariamente precisa ser armazenado.
Já os profissionais de informática envolvidos no desenvolvimento e
manutenção do sistema devem estar atentos ao surgimento de novas técnicas e
ferramentas de gerenciamento de documentos eletrônicos, buscando oferecer
melhorias nos serviços. Com o surgimento de novas tecnologias, surgem também
novas ameaças para os documentos eletrônicos. Desta forma os profissionais de
informática devem estar atentos para o surgimento destas novas ameaças e
encontrar novas técnicas que diminuam os riscos à integridade dos documentos
eletrônicos.
Os outros profissionais de um modo geral, que estão envolvidos no projeto de
implantação do sistema de GED devem estar atentos às novas tendências do
mercado e apresentá-las ao resto do grupo, a fim de propor melhorias no sistema de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
3.2.3 Definição dos critérios de segurança
Como a informação é uma importante ferramenta estratégica para as
organizações, é de fundamental importância que sejam tomadas medidas de
segurança e preservação da integridade dos documentos eletrônicos.
O próprio conceito de segurança da informação é muito amplo, pois, pode
referir-se tanto à segurança física do ambiente e das mídias de armazenamento (no
caso dos documentos eletrônicos) contra incêndio, roubo, catástrofes naturais etc.,
como à segurança dos documentos disponíveis em rede, evitando o acesso não
autorizado às informações e garantindo a sua integridade.
Um projeto de GED jamais deve deixar de incluir critérios relativos à
segurança da informação em todos os sentidos, ou seja, durante toda a vida do
documento.
Este trabalho aponta para um aspecto muito importante para a segurança dos
documentos eletrônicos, que é a preservação dos seus suportes de
34
armazenamento. Outro ponto importante que não deve ficar fora de um projeto de
GED é a definição de critérios que garantam a acessibilidade das informações no
futuro, independente das tecnologias disponíveis, ou seja, devem ser definidos os
melhores suportes de armazenamento dos documentos eletrônicos, prevendo a sua
garantia de acesso no futuro, seja por meio da mudança de suporte de
armazenamento para uma mídia mais recente, ou por meio do desenvolvimento de
programas emuladores, que simulam o ambiente em que o documento foi gerado,
permitindo assim o acesso ao seu conteúdo.
A ISO 17799 apresenta alguns critérios de segurança da informação
eletrônica que devem ser observados no momento do desenvolvimento de um
projeto de GED. São destacadas abaixo algumas destas recomendações, citadas
por Luz (2004, p.28):
Proteção de dados e privacidade de informações pessoais [como por exemplo, no Prontuário de Paciente];
Promover análise crítica e avaliação da política implementação;
Convém que hardware e software utilizados sejam verificados para
garantir compatíveis com outros componentes do sistema, quando
necessário;
Controle de acesso físico e acesso lógico, com a definição de
razões para níveis específicos de acesso;
Classificação da informação segundo a importância, a prioridade e o
nível de proteção;
Assegurar que os ativos de informação recebam um nível adequado
de proteção;
Rotular e tratar a informação de acordo com a classificação
adotada;
Procedimentos de tratamento da informação devem abranger os
seguintes tipos de atividades de processamento da informação:
cópia [analógicas ou digitais], armazenamento [e empréstimo],
transmissão [qualquer via: correio, fax ou e-mail], transmissão pela
fala [telefonia móvel, correio de voz ou secretárias eletrônicas] e
destruição;
Procurar reduzir os riscos de erro humano, roubo, fraude ou uso indevido das instalações;
Documentar as regras e responsabilidades de segurança, incluindo
as tais em fases de recrutamento e treinamento de usuários.
Um sistema adequado de gerenciamento eletrônico de documentos deve
garantir ao administrador o controle de acesso aos documentos, ou seja, devem ser
definidas políticas de acesso às informações, delimitando quem pode acessar e qual
a permissão que cada pessoa possui (editar, copiar, apagar etc.).
35
Além de prever os critérios de segurança da informação, o projeto de GED
também deve prever a revisão das políticas adotadas, a fim de adequá-las às novas
tendências do mercado e às novas tecnologias, além de adequar-se às novas
ameaças que afetam diretamente ou indiretamente os documentos eletrônicos.
36
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com o constante aperfeiçoamento das ferramentas de Tecnologia da
Informação (TI) e com a grande quantidade de informações produzidas diariamente
no mundo, tanto em papel, como em meio eletrônico, o GED � Gerenciamento
Eletrônico de Documentos � é apontado muitas vezes como a solução para o
problema de gerenciamento dos documentos eletrônicos.
De fato, o GED pode ser apontado como uma das possíveis soluções para o
gerenciamento de documentos eletrônicos, desde que bem planejado, ou seja,
desde que sejam observando as recomendações da Arquivologia e da Informática
para a segurança, preservação e acesso à informação.
Os arquivos são responsáveis pela custódia e preservação dos documentos
que fazem parte do seu acervo, independentemente do seu suporte informacional. A
preservação dos documentos eletrônicos é um dos desafios do século XXI, a fim de
garantir o acesso às informações no futuro, permitindo que os novos usuários
possam conhecer as tecnologias que foram empregadas na época em que foi
gerado um determinado documento eletrônico, preservando assim a sua história.
Um dos principais objetivos deste trabalho foi a elaboração de uma proposta
de recomendações para a segurança, preservação e acesso aos documentos
eletrônicos, com base nos levantamentos bibliográficos e nas recomendações
nacionais e internacionais. Sendo assim, um dos principais requisitos verificados foi
a formação de uma equipe heterogênea, ou seja, com profissionais de cada um dos
setores da organização, com o objetivo de atender melhor as necessidades dos
usuários e garantir a preservação de todos os documentos que são importantes para
cada setor.
A participação de um profissional Bibliotecário ou Arquivista é de fundamental
importância em todo o processo de gerenciamento dos documentos, pois este fará a
seleção dos documentos que deverão ser tratados e armazenados, com base nas
técnicas arquivísticas, na tabela de temporalidade da organização e nos demais
instrumentos de gestão documental.
Normalmente os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documento são
implementados por empresas terceirizadas. Daí a importância de se desenvolver um
37
bom projeto para a implementação do GED, a fim de evitar futuros prejuízos
financeiros, pois os custos com a implantação do sistema normalmente são
elevados, e, principalmente, evitar prejuízos informacionais, com a perda de
documentos importantes para a organização.
Durante a elaboração do projeto, deve-se estabelecer claramente as
atividades que cada um dos profissionais envolvidos no processo de gerenciamento
eletrônico de documentos deve realizar, facilitando assim o desenvolvimento das
atividades e agilizando a tomada de decisões corretoras, em caso de verificação de
falhas em algum setor, possibilitando também a punição dos responsáveis, caso
esta falha tenha sido causada por negligência humana.
Recomenda-se ainda a definição dos critérios de segurança que deverão ser
adotados pela organização, com o objetivo de garantir a integridade dos
documentos. Estes critérios deverão prever tanto a segurança física dos
documentos (contra roubo, incêndio, catástrofes naturais etc.), como a segurança da
integridade em caso de transmissões em rede.
Estas propostas de recomendações para a segurança, preservação e acesso
aos documentos eletrônicos possuem algumas limitações, tais como: a grande
variedade de organizações que atuam em diversos seguimentos, a política interna
de cada organização e a grande obsolescência tecnológica. Desta forma, seria
pouco eficaz a produção de uma proposta padrão para todos os tipos de
organizações.
Devido à brevidade desta pesquisa, recomenda-se a realização de estudos
mais detalhados sobre cada um dos aspectos apontados no conjunto de
recomendações: segurança, preservação e acesso à informação.
38
REFERÊNCIAS
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