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Page 1: GED Web - Gestão eletrônica de Documentos

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

DE DOCUMENTOS VIA WEB

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1 As necessidades

• Armazenar com segurança e integridade as centenas de milhares de documentos distribuídos entre os departamentos de cada singular e federação, evitando extravios e perdas dos originais;

• Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o conteúdo de informações;

• Reduzir tempo e custos com processos que causam redundância e ampliação geométrica no volume de documentos em papel (ex: Fotocópias);

• Organizar tais documentos de forma eficiente e inteligente de modo que sua localização se faça no menor tempo possível;

• Compartilhar documentos entre departamentos e até entre Empresas de forma segura e concisa, evitando a proliferação de fotocópias;

• Permitir o acesso a documentos pertinentes à empresas clientes para consultas e conferências com menor custo possível de distribuição.

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2 O equipamento indicado

i1220

Algumas características;

• Volume de 1500 páginas por dia;

• Resolução óptica: 600 dpi’s;

• Tamanho máximo de documentos: 215 x 863 mm;

• Alimentador: até 75 folhas de 75g, aceita documentos pequenos;

• Conexão: USB 2.0;

• Formato de Saída: JPEG, TIFF, PDF e RTF;

• Velocidade: 30 ppm;

• Garantia: 1 ano;

• Entre outras: veja PDF em anexo.

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3 O Sistema GED WEB

• Desenvolvida para ambiente WEB;

• Possui recursos de segurança que administram o acesso de usuários por meio de perfis personalizados, gerenciando o acesso a documentos e informações públicas e confidenciais;

• Auditoria completa. Registra todas as operações. Desde o acesso à ferramenta até o download de arquivos, permitindo futura auditoria, possibilitando assim encontrar em tempo real quem a está utilizando, em que áreas está acessando e quais documentos está “baixando”, registrando os logins e endereços IPS originários;

• Possui sistema de classificação e organização de documentos de origem digitalizadas, ou de documentos originariamente eletrônicos como e-mails, apresentações, arquivos do Word, planilhas Excel, etc;

• Solução que permita o arquivamento de documentos diversos (contratos, NFs, boletos, recibos, etc) através de folha de rosto padrão e de documentos específicos de Contas Médicas com folha de rosto própria (Índice), desenhada exclusivamente para este fim;

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4 O Sistema GED WEB

• Possui um amplo cadastro de dicionário para classificação dos documentos, que permite ao administrador do sistema criar Tipos de Documentos, Grupos, Departamentos, Categorias, etc;

• Permitir a classificação dos documentos por:

• Tipo de Documento

Ex: Contratos, Recibos, Notas Fiscais, Cópias de Cheques, Boletos, Prestação de contas, etc;

• Departamentos

Ex: Financeiro, Jurídico, Recursos Humanos, Diretoria, Intercâmbio, Contas Médicas, Faturamento, etc;

• Grupos

Ex: Clientes, Fornecedores, Contas a Pagar, Contas a Receber, etc;

• Categorias

Ex: Clientes Internos, Clientes Externos, Auditores, etc;

• Além de outras informações que ajudam na organização

Ex: Título do Documento, Versão, Data de Criação, Data da Digitalização, Síntese, Informações Adicionais, etc;

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5 O Sistema GED WEB

• Com a ferramenta GED WEB, os documentos e arquivos indexados podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar, mediante senha de acesso e perfil previamente configurados pelo administrador do sistema;

• Permite a captura automática de e-mails enviados para contas específicas da ferramenta, indexando automaticamente inclusive os anexos correspondentes, mantendo e-mails importantes arquivados e organizados e ainda podendo ser compartilhado a outros membros de departamentos;

• Permite o relacionamento de arquivos entre documentos indexados, facilitando ainda mais a navegação e a localização de informações;

• Ex: Contratos podem ser relacionados a Notas Fiscais que por sua vez, podem ser relacionadas a boletos bancários, que ainda podem se relacionar com cheques usados para pagamentos;

• Notifica as pessoas dos departamentos configurados sobre inclusão de documentos, ou alterações de versões, históricos e modificações em arquivos armazenados;

• Permite a indexação automática de lote de arquivos digitalizados, efetuando o lançamento automático dentro do sistema GED WEB.

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• Preservar e disseminar o conhecimento de uma forma eficiente;

• Melhorar a organização documental;

• Aprimorar os processos de trabalho;

• Integrar eletronicamente as etapas de geração de documentos;

• Dispor de uma ferramenta de controle de revisão para documentos eletrônicos;

• Compartilhar documentos de interesse corporativo;

• Reduzir a área de armazenamento de documentos;

• Diminuir o tempo de recuperação e de distribuição dos documentos;

• Eliminar geração de cópias desnecessárias;

• Diminuir uso de papel.

6 As principais motivações para se implantar o GED WEB

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7 Vantagens da solução GED WEB

• Melhor relação CUSTO x BENEFÍCIO;

• Ferramentas de alta-produtividade;

• Armazena automaticamente e-mails importantes;

• Mantém um controle de versionamento de arquivos, controlando o histórico de evoluções de versão;

• Redução no tempo de localização de documentos;

• Segurança no arquivamento de documentos;

• Não há desgastes ou perda de informações com o passar do tempo;

• Compartilhamento de documentos entre unimeds e empresas;

• Classificação de documentos como público ou confidencial;

• Organização de documentos por Tipo, Grupos, Departamentos e Categorias;

• Possui uma interface simples, facilitando o acesso às opções existentes;

• Pode ser acessado de qualquer computador no mundo com acesso à internet;

• Agiliza processos burocráticos como liberações, aprovações que demandam consulta a diversos documentos arquivados em papel.

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8 GED WEB – Modelos de interface

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8 GED WEB – Modelos de interface

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9 GED WEB – Tecnologia empregada

• Análise, Projeto e Desenvolvimento

• MS Visual Stúdio 2003 e 2005

• Linguagens: C#, VB.net e Borland Delphi™

• SGDB – Banco de Dados

• Microsoft SQL Server

• Ferramentas de alto desempenho e capacidade de armazenamento;

• Agilidade no processo de implementações e estruturação de lógicas, gerando produtividade aos desenvolvedores e redução no custo de desenvolvimento;

• Permite integração com outras linguagens de desenvolvimento no ambiente MS .net.

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10 GED WEB – Estrutura de servidor sugerida

• Micro-Computador PC 2.2 GHZ de processador;

• 1 GB de memória RAM;

• Unidade Gravadora de DVD;

• 2 HDs de 200 GB SATA ou SATAII (espelhamento);

o A capacidade dos HD’s podem variar de acordo com o volume de documentos armazenados;

• Windows 2003 Server;

• MS SQL Server

• Internet dedicada com IP Válido (para acesso externo);

Abaixo segue detalhamento do servidor para hospedagem do Sistema GED WEB sugerido para cada EMPRESA do GRUPO:

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“O Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz oportunidades e mudanças significativas tanto para o

presente, como para o futuro das organizações, evidenciando e exaltando o documento como repositório de

informações e conhecimentos que deve não apenas ser controlado, mas administrado em favor do bem da

organização à qual pertence.”

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Agradecemos a oportunidade.

Plano Bê Desenvolvimento de Sistemas Ltda

www.planobe.com.br

[email protected]

(16)3722-3154


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