Gerenciamento de Projetos

Metodologias e Práticas deMetodologias e Práticas deGerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos

Visão Histórica

• Gerenciamento de Projetos não é uma disciplina nova.• As pirâmides e os aquedutos da antiguidade certamente necessitaram

das habilidades de planejamento e coordenação de um gerente de projetos.

• Enquanto supervisionava a construção da Basílica de São Pedro em Roma, Michelângelo experimentou todos os tormentos de um gerente de projetos:▫Especificações incompletas▫Mão-de-obra insuficiente▫Orçamento inadequado▫Cliente poderoso.

Gestão de Projetos no Mundo Contemporâneo

• Muito das modernas técnicas de gestão de projetos:

▫Foram definidas na décadas de 40 e 50

▫Muitas delas aprendidas do governo americano em seus programas de defesa durante a guerra fria.

▫Porque eles se defrontaram com uma série de atividades que normalmente não seriam alcançáveis através do uso de técnicas tradicionais de gestão.

O que é um Projeto•Um projeto é um empreendimento com

características próprias, tendo princípio e fim, conduzido por pessoas, para atingir metas estabelecidas dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade

Objetivos de um Projeto

Performance(qualidade)

Custo

Tempo(cronograma)

data desejada

orçamento

performance desejada

Expectativas dos clientes são consideradas como parte integrante

das especificações do projeto.

Escopo

Satisfação do cliente

Projetos e Operações (tarefas rotineiras/comuns)

•Características comuns▫Realizados por pessoas▫Limitados pelos recursos▫Planejados, executados e controlados

•Diferenças básicas▫Operações são permanentes e repetitivas

▫Projetos são temporários e únicos

O que é um Projeto•Um projeto é um empreendimento

temporário cujo objetivo é criar um produto ou serviço distinto e único

Temporário – um projeto tem um ponto definido de início e de fim

Único – no sentido de que o produto do projeto pode ser diferenciado de outros

Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos

O que é Gerenciamento de Projetos

• É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em projetos com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto. [PMBOK]

Projetos envolvem decisões ...

-Escopo, Tempo, Custo e Qualidade

-Diferentes necessidades e expectativas

dos clientes e partes interessadas

-Requisitos identificados (necessidades) e

não identificados (expectativas)

Quando é importante gerenciar projetos

•Quando temos que desenvolver um produto complexo

•Quando é necessário controlar prazos e custos

•Quando é necessário compartilhar recursos especiais

Problemas típicos de projetos• Atrasos no cronograma• Custos acima do previsto• Falta de recursos de pessoal • Mudanças de requisitos e especificações • Qualidade abaixo da esperada• Complexidade acima da capacidade• Produtos mal projetados• Produtos que não funcionam• Projetos que são cancelados

Processos da Gerência de Projetos

Processos deINICIALIZAÇÃO

Reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometercom a sua execução.

Processos dePLANEJAMENTO

Planejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aquelesobjetivos de negócio que determinaram a existência do projeto.

Processos deEXECUÇÃO

Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi planejado.

Processos deCONTROLE

Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias.

Processos deFINALIZAÇÃO

Formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer o seu encerramento de forma organizada.

Relacionamentos entre Grupos de Processos

Processos deInicialização

Processos deControle

Processos deExecução

Processos deFinalização

Processos dePlanejamento

As flechas representamos fluxos de entradas e saídas entre os gruposde processos.

Relacionamento entre Grupos de Processos

Sobreposição dos Grupos de Processos

Nível de Atividad

e Processo dePlanejamento

Processo deExecução

Fase Inicial Tempo Fase

Final

Processos de Controle

Processos deFinalizaçãoProcessos de

Inicialização

Sobreposição dos Grupos de Processos

Processos de Gerenciamento de Projetos

Processos deProcessos deGerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos

Processos de Gerenciamento de Projetos• O PMBOK é organizado em 9 áreas de conhecimento,

onde cada uma destas áreas é descrita através de processosGGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO EESCOPO DO SCOPO DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO TTEMPO DO EMPO DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO CCUSTO DO USTO DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DA ERÊNCIA DA QQUALIDADE DO UALIDADE DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DOS ERÊNCIA DOS RRECURSOS ECURSOS HHUMANOS DO UMANOS DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DAS ERÊNCIA DAS CCOMUNICAÇÕES DO OMUNICAÇÕES DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DOS ERÊNCIA DOS RRISCOS DO ISCOS DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DAS ERÊNCIA DAS AAQUISIÇÕES DO QUISIÇÕES DO PPROJETOROJETOGGERÊNCIA DA ERÊNCIA DA IINTEGRAÇÃO DO NTEGRAÇÃO DO PPROJETOROJETO

O modelo de Gerenciamento

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

Áreas essenciais do gerenciamento

GGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO EESCOPO DO SCOPO DO PPROJETOROJETO

Planejamento do EscopoPlanejamento do Escopo

Criar EAPCriar EAP

Verificação do EscopoVerificação do Escopo

Controle do EscopoControle do Escopo

Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o

trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o

projeto com sucesso.

Desenvolver plano de gerenciamento do escopo.

Subdividir os principais subprodutos do projeto em

componentes menores e mais manejáveis.

Formalização e aprovação do escopo do projeto.

Controlar as mudanças de escopo, envolvendo escopo

do produto e escopo do projeto.

Definição do EscopoDefinição do Escopo Desenvolver uma declaração escrita do escopo como base

para decisões futuras do projeto.

Work Breakdown Structure

•Mais que um elemento do plano do projeto, é a estrutura na qual o projeto é construído

•É resultado de uma técnica para decompor um projeto em seus elementos componentes

•Técnica da decomposição: Subdivide o projeto em partes menores, mais gerenciáveis

Estrutura Analítica Projeto Estrutura Analítica Projeto (EAP)(EAP)

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.

GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO

EESCOPOSCOPO

TTEMPOEMPO

Por que os Projetos Atrasam?1. Planejamento Insuficiente2. Plano não realista3. Escopo do projeto subestimado4. Alterações dos requisitos pelos clientes5. Incapacidade de acompanhar o progresso

(revisões, etc)6. Incapacidade de detectar problemas c/

antecedência7. Número insuficiente de verificações

Definição das AtividadesDefinição das Atividades

GGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO TTEMPO DO EMPO DO PPROJETOROJETO

Seqüenciamento das AtividadesSeqüenciamento das Atividades

Estimativa de Duração das AtividadesEstimativa de Duração das Atividades

Desenvolvimento do CronogramaDesenvolvimento do Cronograma

Controle do CronogramaControle do Cronograma

Processos necessários para assegurar que o projeto termine

dentro do prazo previsto.

Identificar as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os

diversos subprodutos do projeto.

Identificar e documentar as relações de dependência entre

as atividades.

Estimar recursos e quantidade de períodos de trabalho que serão necessários para a implementação

De cada atividade.Analisar a seqüência e as

durações das atividades, e os requisitos de recursos para criar

o cronograma do projeto.Controlar as mudanças no

cronograma do projeto.

Estimativa de Recursos da AtividadeEstimativa de Recursos da Atividade

Áreas de Conhecimento

Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO

EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

GGERÊNCIA DO ERÊNCIA DO CCUSTO DO USTO DO PPROJETOROJETO

Estimativa de CustosEstimativa de Custos

Orçamentação dos CustosOrçamentação dos Custos

Controle dos CustosControle dos Custos

Processos necessários para assegurar que o projeto termine

dentro do orçamento aprovado.

Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos

necessários à implementação das atividades do projeto.

Alocar as estimativas dos custosdo projeto aos itens individuais

de trabalho.Controlar as mudanças no

orçamento do projeto.

Faça Rápido, Faça Bem, Faça Barato

Escolha Dois

Faça Barato e ...

Mais importante que reduzir o custo é aumentar o valor de um projeto

Envolve o cálculo de 3 valores-chave para cada atividadePlanned Value (PV) = Custo PlanejadoCusto Orçado para o Cronograma de Trabalho = Orçamento

Actual Cost (AC)Custo Atual do Trabalho Realizado = Custo atual (real)

Earned Value (EV) – Quanto vale o trabalho feito?Custo Orçado para o Trabalho Realizado = Earned Value

Áreas de Conhecimento

Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.

GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

Planejamento da QualidadePlanejamento da Qualidade

GGERÊNCIA DA ERÊNCIA DA QQUALIDADE DO UALIDADE DO PPROJETOROJETO

Realizar a Garantia da QualidadeRealizar a Garantia da Qualidade

Realizar o Controle da QualidadeRealizar o Controle da Qualidade

Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram

o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.

Identificar quais padrões de qualidade são relevantes

para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los.

Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto

buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de

qualidade.

Monitorar os resultados doprojeto para determinar se estão

de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios.

Áreas de ConhecimentoRRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

AAQUISIÇÕESQUISIÇÕES CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPORRISCOSISCOS

Áreas de ConhecimentoRRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOSQQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoasenvolvidas no projeto.

GERÊNCIA DOS RECUSOS HUMANOS DO PROJETO

Planejamento de Recursos HumanosPlanejamento de Recursos Humanos

GGERÊNCIA DOS ERÊNCIA DOS RRECURSOS ECURSOS HHUMANOS DO UMANOS DO PPROJETOROJETO

Contratar ou Mobilizar a Equipe do ProjetoContratar ou Mobilizar a Equipe do Projeto

Desenvolver a Equipe do ProjetoDesenvolver a Equipe do Projeto

Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas

envolvidas no projeto.

Identificar, documentar e designaras funções, responsabilidades e

relacionamentos do projeto.

Conseguir que os recursos humanos necessários sejam

designados e alocados ao projeto.

Desenvolver habilidadesindividuais e do grupo

para aumentar o desempenho do projeto.

Gerenciar a Equipe do ProjetoGerenciar a Equipe do Projeto

Áreas de Conhecimento

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPORRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações

do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Planejamento das ComunicaçõesPlanejamento das Comunicações

GGERÊNCIA DAS ERÊNCIA DAS CCOMUNICAÇÕES DO OMUNICAÇÕES DO PPROJETOROJETO

Distribuição das InformaçõesDistribuição das Informações

Relato de DesempenhoRelato de Desempenho

Gerenciar as Partes InteressadasGerenciar as Partes Interessadas

Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento

e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem,

qual, quando e como ela será fornecida.

Disponibilizar as informaçõesnecessárias para as partes

interessadas de uma maneira conveniente.

Coletar e disseminar as informações de desempenho,

incluindo relatórios de situação,medição de progresso e previsões.

De acordo com o PMI, De acordo com o PMI, gerentes de projeto gerentes de projeto

consomem 90% de seu consomem 90% de seu tempo adquirindo e tempo adquirindo e

comunicando informaçãocomunicando informação

Áreas de Conhecimento do PMBOK

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPORRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPORRISCOSISCOS

Processos necessários para aidentificação, análise e resposta a riscos do projeto.

GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO

Planejamento da Gerência dos RiscosPlanejamento da Gerência dos Riscos

GGERÊNCIA DOS ERÊNCIA DOS RRISCOS DO ISCOS DO PPROJETOROJETO

Análise Quantitativa dos RiscosAnálise Quantitativa dos Riscos

Planejamento das Respostas aos RiscosPlanejamento das Respostas aos Riscos

Monitoramento e Controle dos RiscosMonitoramento e Controle dos Riscos

Processos necessários para aidentificação, análise e resposta a riscos

do projeto.

Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar

suas características.

Analisar qualitativamente os riscose as condições para priorizar seusefeitos nos objetivos do projeto.

Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliara efetividade por todo o projeto.

Decidir como abordar e planejaras atividades de gerência dos

riscos do projeto.Identificação dos RiscosIdentificação dos Riscos

Análise Qualitativa dos RiscosAnálise Qualitativa dos Riscos

Medir a probabilidade e asconseqüências dos riscos e estimar as implicações nos

objetivos do projeto.

Desenvolver processos e técnicaspara aumentar as oportunidadese reduzir as ameaças dos riscos.Diz respeito às ameaças, Diz respeito às ameaças,

mas também às mas também às oportunidades.oportunidades.

Áreas de Conhecimento

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPORRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

AAQUISIÇÕESQUISIÇÕES CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPORRISCOSISCOS

Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.

GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

Planejar Compras e AquisiçõesPlanejar Compras e Aquisições

GGERÊNCIA DAS ERÊNCIA DAS AAQUISIÇÕES DO QUISIÇÕES DO PPROJETOROJETO

Planejar ContrataçõesPlanejar Contratações

Solicitar Respostas de FornecedoresSolicitar Respostas de Fornecedores

Selecionar FornecedoresSelecionar Fornecedores

Administração de ContratosAdministração de Contratos

Encerramento de ContratosEncerramento de Contratos

Processos necessários para aaquisição de bens e serviços

fora da organização que desenvolve o projeto.

Determinar o que contratar e quando.

Documentar as necessidades de produtos ou serviços e

identificar possíveis fornecedores.

Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso

(cotações de preço, cartas-convite, licitação).

Escolher entre os possíveisfornecedores.

Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.

Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.

Áreas de Conhecimento

INTEGRAÇÃOINTEGRAÇÃO

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPO

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPO

RRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

AAQUISIÇÕESQUISIÇÕES CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

RRISCOSISCOS

Áreas de Conhecimento do PMBOK

QQUALIDADEUALIDADE EESCOPOSCOPORRECURSOS ECURSOS HHUMANOSUMANOS

INTEGRAÇÃOINTEGRAÇÃOAAQUISIÇÕESQUISIÇÕES CCOMUNICAÇÕESOMUNICAÇÕES

CCUSTOUSTO TTEMPOEMPORRISCOSISCOS

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetossejam adequadamente coordenados.

GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO

Desenvolver o Plano do ProjetoDesenvolver o Plano do Projeto

GGERÊNCIA DA ERÊNCIA DA IINTEGRAÇÃO DO NTEGRAÇÃO DO PPROJETOROJETO

Orientar e Gerenciar a Execução do ProjetoOrientar e Gerenciar a Execução do Projeto

Controle Integrado de MudançasControle Integrado de Mudanças

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetossejam adequadamente coordenados.

Construir um documentocoerente e consistente.

Levar a cabo o projeto atravésdas atividades nele incluídas.

Coordenar as mudançasatravés de todo o projeto.

Desenvolver o Termo de AberturaDesenvolver o Termo de Abertura Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase.

Desenvolver Declaração Escopo PreliminarDesenvolver Declaração Escopo PreliminarDocumenta as caracteristicas e limites do projeto.

Monitorar e Controlar o TrabalhoMonitorar e Controlar o Trabalho Monitoração dos processos de controle do projeto.

Encerrar o ProjetoEncerrar o Projeto Processo que finalizar a etapa ou projeto.

PROCESSOSDE INÍCIO

Encerrament. dos Contratos

Verificação do Escopo

Desenvolvim.da Equipe

Garantia daQualidade

Distribuição Informações

Execução doPlano doProjeto

ControleQualidade

Encerrament.Administrat.

Administraç.Contratos

Seleção deFornecedores

Pedido de Propostas

Controle Integrado deMudanças

Controle Mudanças doEscopo

Relato deDesempenho

Controle e Monitoração dos Riscos

ControleCustos

Controle Cronograma

PROCESSOS DE PLANEJAMENTO PROCESSOSDE EXECUÇÃO

PROCESSOS DE CONTROLE

(Principais)

(Auxiliares)

$

Iniciação

PROCESSOS DE FECHAMENTO

Planejam.Qualidade

Planejam.Comunic.

Montagem de Equipe

Planejam.dasAquisições

Preparaçãodas Aquisições

IdentificaçãoRiscos

AnáliseQuantitativ.Riscos

Desenv.RespostasRiscos

Planejam.Organizacional

AnáliseQualitativaRiscos

$

Planej. Escopo

Detalham.Escopo

DefiniçãoAtividades

Planej.Recursos

Sequenc.Atividades

Estim.DuraçãoAtividades

EstimativaCustos

Desenv.Cronograma

OrçamentoCustos

Desenvolv.PlanoProjeto

PlanejamentoRisco

$$

$

(Principais)

(Principais)

(Auxiliares)

(Auxiliares)

(Principais)

Áreas da Gerência de Projetos

PMIPMBOK

Gerente de Projeto

Responsabilidades doResponsabilidades doGerente de ProjetoGerente de Projeto

Gerente de Projeto• Planejar o trabalho a ser realizado para atender às necessidades do

projeto.• Coordenar pessoas e recursos de acordo com os planos estabelecidos.• Garantir que os objetivos do projeto sejam atendidos, através do

acompanhamento e medição do progresso do projeto, e da tomada de ações corretivas quando necessárias.

• Assegurar que os requisitos do cliente estão sendo atendidos.• Assegurar que os prazos e custos estão sendo mantidos dentro do

planejado.• Assegurar que os produtos do projeto atendam aos critérios de

qualidade e que estejam de acordo com os padrões estabelecidos.

Gerente de Projeto• Coordenar o trabalho das equipes do projeto e avaliar as

tarefas e atividades realizadas.• Formalizar a aceitação dos produtos de fases ou etapas do

projeto.• Realizar a prospecção de tecnologias e avaliar a viabilidade

de sua implementação.• Facilitar e coordenar o contato com clientes, fornecedores e

pessoal do projeto.• Elaborar relatórios de avaliação e de acompanhamento da

situação do projeto.• Participar de reuniões de acompanhamento e de revisão do

projeto.

Gerenciar Projetos é ...

• Gerenciar o ESCOPO do projeto para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que o projeto possa ser completado com sucesso.

• Gerenciar o TEMPO do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro dos prazos estabelecidos.

• Gerenciar os CUSTOS do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro do orçamento aprovado.

• Gerenciar a QUALIDADE do projeto para garantir que o projeto atenderá às necessidades para as quais foi empreendido.

Gerenciar Projetos é ...• Gerenciar os RECURSOS HUMANOS do projeto para

fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.

• Gerenciar as COMUNICAÇÕES do projeto para assegurar a coleta e disseminação apropriada de todas as informações do projeto.

• Gerenciar os RISCOS do projeto para garantir a identificação, análise e tomada de ações necessárias aos riscos do projeto, maximizando os resultados de eventos positivos e minimizando as conseqüências de eventos adversos.

• Gerenciar as AQUISIÇÕES de bens e serviços externos a organização necessários ao andamento do projeto.

Gerenciar Projetos é ...

• Gerenciar a INTEGRAÇÃO do projeto para garantir que os vários elementos do projeto sejam coordenados de forma apropriada, realizando as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas do projeto com a finalidade de atingir ou mesmo exceder as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.

Concluindo ...• Não existe uma forma genérica de aplicar todos os

conhecimentos e práticas de gerenciamento de maneira uniforme em todos os projetos de uma empresa ou departamento.

• A equipe de gerenciamento do projeto é responsável pela determinação do que é aplicável a cada projeto em questão.

• O gerenciamento no dia-a-dia das atividades do projeto é necessário para o seu sucesso, mas não o suficiente.