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Guia de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos

(GED)Elaborado por Kelli de Araújo

Acadêmica do Curso de Secretariado Executivo da PUCPR

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Apresentação O Guia de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) tem

por objetivo contribuir para que os servidores do IFPR tenham acesso à informações básicas da base de dados OwnCloud.

O Guia apresenta informações sobre o conceito de armazenamento de documentos Online e está dividido em etapas, desde as instruções sobre solicitação de acesso, desenvolvimento do sistema como: compartilhamento, inclusão e exclusão de documentos, assim como as vantagens da utilização e boas práticas a serem aplicadas.

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Sumário1. O que é a Owncloud? 42. Solicitação de acesso à base de dados Owncloud

53. Acesso ao Sistema 144. Alteração de Senha Inicial

155. Conhecendo o Sistema

176. O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

187. Gerenciando os Documentos Eletrônicos (GED): Inserir Documentos

198. Gerenciando os Documentos Eletrônicos (GED): Excluir Documentos

219. Consultando à base de dados 2310. Compartilhando documentos 2411. Vantagens da utilização do Owncloud

2612. Boas práticas

2713. Referências 2813. Informações Gerais 29

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1. O que é o OwnCloud?O conceito nuvem vem da ideia de algo alocado

à rede mundial de computadores a internet.

Seus documentos são salvos em uma base de dados Online.

Para o acesso, o servidor deve ter um usuário e senha e, por meio do navegador, poderá acessar seus dados de onde quer que você esteja, desde que com acesso à internet.

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2. Solicitação de acesso à base de dados OwnCloud

Acesse o site da Instituição: www.ifpr.edu.br.

Desça até a parte inferior do site e clique na aba sistemas.

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Após acessar a aba sistemas na parte inferior do site, clique no link Help Desk.

Ao abrir a nova janela, que possui varias opções, acesse o item “Abrir Chamado”.

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Este item abrirá outra janela da qual dispões de várias opções de solicitação.

Selecione a opção “IFPR OwnCloud - Armazenamento e Compartilhamento de arquivos”.

Após selecionar o item desejado desça até a aba inferior e clique a opção na “Próximo”.

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Preencha os campos obrigatórios como: Nome, e-mail, setor, telefone, assunto/ título. Mensagem, grau de prioridade.

Após o preenchimento dos dados, clique na opção “Criar Chamado”.

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Após o preenchimento dos dados, clique na opção “Criar Chamado”.

Sua solicitação será encaminhada a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC).

Posteriormente receberá a confirmação do cadastro e a senha provisória no e-mail Institucional.

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3. Acesso ao Sistema

Acesse o link:http://200.17.98.83/owncloud/index.php

Para fazer o login digite o usuário e a senha fornecidos pela DTIC;

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4. Alterando a senha inicial de acesso Lembre-se: Para maior segurança de seus documentos altere sua

senha após o primeiro acesso.

Clique no usuário que se encontra no canto superior da tela, e selecione a opção “Pessoal”.

Nesta opção clique no item “alterar senha”.

Preencha o campo: senha atual com a senha fornecida pela DTIC, e ao lado colocar sua senha de acesso pessoal.

Após o preenchimento clique em “Alterar senha”.

Sua senha será alterada.

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5. Conhecendo o Sistema

Quando clicar em qualquer guia, as informações podem ser visualizadas.

Após passar o mouse sobre os itens, também é possível visualizar as informações, e localizar o que deseja.

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6. O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

É o conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos em forma digital.

A implantação da Gestão de Documentos associada ao uso adequado das tecnologias visa garantir o processo de atualização dos documentos de forma rápida, a interrupção do processo de deterioração dos documentos e a eliminação dos riscos de perda de documentos do arquivo, através de back-up.

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7. Gerenciando os Documentos Eletrônicos: Inserir Documentos Para inserir documentos no OwnCloud, clique na opção “Novo”, pós selecione qual tipo de arquivo irá inserir.

Digite o nome do arquivo, tecle Enter.

Poderá também busque o arquivo a ser inserido na base de dados e clicar em “Abrir”.

Após clique na opção “Salvar”.

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8. Gerenciando os Documentos Eletrônicos : Excluir Documentos

Para excluir algo da base de dados, basta clicar no item “X”.

Desta forma o arquivo será excluído, e encaminhado para os documentos excluídos (semelhante a lixeiro do Desktop).

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9. Consultando à base de dados

Para consultar os arquivos salvos basta ter acesso a internet, que é o suporte necessário para o acesso.

Inserir login e senha, e poderá consultar seus documentos, bem como fazer download dos documentos.

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10. Compartilhando DocumentosPara fazer o compartilhamento de pastas

ou documentos, você deverá clicar no item “Compartilhar”.

Esse item disponibilizará uma janela, nela digite o nome do setor/servidor, do qual deseja compartilhar seus arquivos. Desta forma, a pasta ou documento será compartilhado com um ou mais servidores conforme desejado.

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11.Vantagens Acesso a dados e arquivos: possibilita acessar

dados, arquivos de qualquer lugar, utilizando apenas a conexão com a internet.

Segurança no acesso: funcionamento a partir de usuário e senhas pessoais.

Acesso público ou restrito: o acesso a seus arquivos somente será feito por outro usuário, desde que os documentos estejam compartilhados.

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12. Boas PráticasSeja organizado: nomeie arquivos com

assunto e data, tornando a busca mais rápida e objetiva.

Não agrupe informações importantes em uma mesma pasta, crie pastas individuais.

Mantenha sua base de dados atualizada, salvando seus documentos diariamente.

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Referências ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 6. ed. São Paulo: Atlas S.A, 2011. 674 p.BOND, Maria Thereza; OLIVEIRA, Marlene de. Manual do Profissional de Secretariado: Conhecendo as técnicas secretariais. 2. ed. Curitiba: Ibpex, 2001. 158 p.CONARQ, Legislação Arquivística Brasileira. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacionalgov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm> Acessado em: 25.02.2014.GRION, Laurinda da Silva. Dicas e estratégias para o desenvolvimento da Secretária. São Paulo: Érica, 1996. 156 p.LINKEMER, Bobbi. Secretaria Eficiente. São Paulo: Nobel, 1999. 140 p.NEIVA, Edméa Garcia, D´ELIA; Maria Elizabete Silva. As novas competências do profissional de Secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. 281 p.PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. Rio de Janeiro. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997. 224 p.RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 158 p.

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Guia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

   Ano de Criação: 2014

Coleta de Dados: IFPR – ReitoriaEdição, Projeto Gráfico: Kelli de Araújo

Informações: 

DTIC (041) 3595-7670AUDIN(041) 3595-7626