OCL-VOLUX Copyright OCL 1996-2011 Todos os direitos reservados. Reproduo permitida conforme contrato. 1
OCL-VOLUX
Mdulos Gerncia de A&B
(Verso 1.0)
Julho de 2012
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Introduo
O mdulo Gerncia de A&B responsvel pelo cadastro de todos os itens de venda
comercializados pelo Hotel.
Ao longo deste guia, sero descritas as principais funes destes mdulos:
Cadastro Onde so feitos todos os cadastros bsicos que iro auxiliar as
demais funes desse mdulo.
Relatrios/Consultas Relatrios gerencias.
Manuteno Definio de parmetros e algumas funes gerenciais.
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Teclas de Atalho (Ger. A&B)
F5 - Cadastro de Item
F6 - Previso de Check-in
F7 - Previso de Check-out
F8 - Previso de Ocupao
CTRL+B - Baixa Automtica
CTRL+C - Cadastro de clientes
CTRL+F - Ficha Tcnica
CTRL+P - Consumo de Itens por PDV
CTRL+F6 - Previso Check-in (Pref/Restr)
CTRL+F8 - Previso X Histrico
CTRL+Shift+F4 - Troca Usurio
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Cadastro de Clientes
Sero apresentados a seguir os procedimentos para pesquisa, cadastro e excluso de
clientes no OCL-VOLUX.
Adicionalmente, apresentaremos a descrio dos principais campos contidos em cada uma
das guias que compe a janela principal do cadastro de clientes no sistema. Quando
pertinente, descreveremos quais so as informaes relacionadas ao campo (por exemplo,
no caso de cadastro de comisses das agncias, que vo alimentar os relatrios de contas a
pagar e os relatrios gerenciais do cliente).
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Pesquisa de Cliente
Para evitar duplicidade de cadastro, antes de incluir um novo cliente, importante que seja
feita uma pesquisa no banco de dados para verificar se o cliente j foi anteriormente
cadastrado. A janela de consulta e cadastro de clientes est disponvel em todos os mdulos
do sistema e pode ser acessada pela tecla de atalho .
Para iniciar uma pesquisa ou incluso de cliente basta digitar ?? e pressionar o boto de
pesquisa.
Neste instante, o sistema apresenta a tela abaixo que proporciona algumas formas de
pesquisa: por nome, sobrenome ou CNPJ/CPF.
Alm desta tela de pesquisa, o sistema OCL-VOLUX possui a opo de pesquisa rpida
utilizando o caractere "%", na tela inicial de consulta.
Esse smbolo indica "qualquer letra ou nmero a partir deste ponto". Assim, caso desejemos
procurar os clientes com o sobrenome "Moraes" e que tenham o "J" como a primeira letra
do nome, pode-se digitar:
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Uma vez digitado o nome deve-se pressionar o boto de procura (representado pela lupa) e
o sistema trar todos os clientes que tiverem seus nomes dentro do padro estipulado. O
nmero de clientes recuperado mostrado no retngulo existente direita dos botes.
A lista de nomes recuperada pode ser vista teclando-se o sistema mostrar os
clientes localizados para a sua pesquisa.
Outras Formas de Pesquisa:
Posicionando o cursor na primeira posio do campo indicado, diversas formas de pesquisa
podem ser feitas:
Pelo CPF/CNPJ do cliente: basta digitar o numero do CPF ou CNPJ do cliente e pressionar o
botao de pesquisa. O CPF/CNPJ podem ser digitados com ou sem os pontos, barras ou
traos.
Pelo Cdigo do cliente: mesmo procedimento anterior.
Pelo cdigo Fidelidade do cliente: Digitar a letra F seguida do cdigo de fidelidade
(Exemplo: F1235)
Pelo numero do Telefone do cliente: Digitar a letra T seguida do nmero de telefone
(sem o DDD) (Exemplo: T32412828). possivel nesse caso digitar uma parte do numero de
telefone, seguido do caractere de pesquisa especial %
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Incluso de Cliente
Para realizar a insero de um cliente, dever ser feita a pesquisa ou digitao do nome do
cliente e pressionado o boto de pesquisa. Somente se o cliente digitado no for encontrado
na base de dados do hotel, que o boto de insero ficar habilitado.
Na opo de pesquisa digitando ?? no campo Cliente tambm temos a opo de inserir novo
cadastro.
O sistema mostrar a janela abaixo e os dados cadastrais do cliente podero ser
informados.
Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:
1. Informaes Bsicas - Idioma, status, qtde ocupaes, data da ltima estada,
etc.
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2. Informaes Adicionais Janela disponvel para clientes cadastrados com
campo Status diferente de Temporrio. Esta guia importante para o
Departamento Financeiro, pois contm o endereo de cobrana do cliente que
utilizado na impresso de boletas e etiquetas a partir da janela Gerncia de
Contas a Receber. Uma rotina fcil para preench-lo, igualando-o ao endereo
residencial/comercial, pode ser acionada clicando no cone existente na guia
ao lado do cone .
3. Preferncias/Restries - Informaes disponveis para clientes cadastrados
com campo Status diferente de Temporrio. Sero visualizadas em todos os
pontos de venda e listas de check-in para maior personalizao do
atendimento ao cliente;
4. Ocupaes do Hspede - Contendo para cada uma: data/hora do check-in e
check-out, apartamento ocupado, diria lanada, tarifa utilizada, responsveis
pelo pagamento das contas;
5. Reservas feitas pelo Cliente / Produtividade - Room-nights produzidas pelas
reservas do cliente;
6. Tarifas - Tarifas que estiverem associadas a este cliente;
7. Eventos - Podem ser aqueles realizados pelo cliente ou em que o cliente
apenas participou;
8. Fidelidade - Mostra a participao do cliente no plano de fidelidade do hotel,
as pontuaes geradas e j utilizadas;
9. Familiares - Permite que seja criado o relacionamento entre um determinado
cliente e seus familiares no sistema;
Histrico/Atividade
Registra no sistema qualquer interao Hotel X cliente. Esta informao ser utilizada para
cadastro em vrios mdulos do OCL-VOLUX para futuras pesquisas gerenciais. Exemplo:
Visita ao cliente, Sales Britz, Vinda ao Hotel, Ps Venda, envio de tarifrio, etc.
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As atividades podem ser registras para:
Cliente Quando se refere a uma atividade geral.
Contato Atividades que envolvem um contato do cliente.
Booking Atividades inerentes para acompanhamento do evento.
Para inserir uma nova atividade, na Guia clique em novo e ir ser visualizada a
janela abaixo:
Para qual usurio ser criada a atividade.
Qual ser a atividade cadastrada (Os itens deste
campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).
Quando a atividade criada atravs de um evento o
sistema insere o nmero do booking automtico.
Indica se o sistema ir visualizar a atividade automaticamente
para o Usurio no momento do login. A atividade visualizada a partir da data
agendada para a sua execuo e tambm pode ser acessada atravs do CTRL L.
Nesta janela as atividades em atraso so visualizadas em vermelho.
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Informa se a atividade ser visualizada por outros usurios atravs
do CTRL+ L na guia .
Data prevista para execuo da atividade.
Data da execuo da atividade. Para agilizar, este campo
preenchido automaticamente quando o usurio clica no cone Marca como
concludo o lembrete.
Para excluir uma atividade basta clicar na borracha. Somente o usurio que criou
a atividade tem permisso para exclu-la.
Relatrios de atividades Os relatrios das atividades podem ser gerados pelos
mdulos:
a. Gerncia MKT/Vendas Relatrios/Consultas Atividades Por
Representante no Perodo.
b. Gerncia de Eventos - Relatrios/Consultas Eventos Atividades
Por Representante no Perodo (CTRL+A)
Este relatrio oferece vrias opes de pesquisa, que podem ser preenchidas de acordo com
o desejado. Para selecionar mais de um tipo de atividade clique na mozinha e selecione os
tipos com a tecla pressionada.
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No Mdulo Financeiro, as seguintes opes esto disponveis na janela do cadastro do Clinte
CTRL+C:
1. Info Financ Guia disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos
Financeiro, Fiscal e Contbil. Importantes para a rea financeira, a guia de
Informaes Financeiras permite consultar o CPF/CNPJ e controlar o faturamento
do cliente. A fim de auxiliar na anlise de aprovao de faturamento, possvel
consultar, atravs do boto de lupa, se o CNPJ/CPF do cliente selecionado possui
algum cheque devolvido no hotel ou se ele est no cadastro dos sistemas de
consulta de CNPJ/CPF de empresas comerciais que possuem integrao com o
OCL-VOLUX. O faturamento do cliente pode ser controlado atravs das
informaes de faturamento, determinando se est autorizado, pendente ou no
autorizado, do valor limite e dos dias de crdito concedidos. A data de validade do
faturamento calculada automaticamente considerando-se a data corrente mais o
nmero de dias de crdito informado. Essas informaes relativas a faturamento
so determinantes na autorizao de faturamento e no total de crdito concedido
durante o cadastro de uma reserva a ser faturada. O campo 'Dias para
Faturamento' utilizado para o clculo do vencimento das contas a receber
geradas a partir de notas fiscais faturadas para o cliente.
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2. Hist. Financ - Disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos
Financeiro, Fiscal e Contbil. Auxilia concesso de crdito, o sistema mostra,
atravs da guia de Histrico Financeiro, as contas em aberto e as j baixadas do
cliente selecionado, e os detalhes de cada uma delas atravs de um duplo clique
na linha que estiver selecionada.
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Informaes principais para Pessoa "Fsica"
1. - (Masculino, Feminino) Permite ao sistema sinalizar a
alocao de hspedes do mesmo sexo em quartos com apenas cama de
casal;
2. - (Sim / No) Permite ao sistema sinalizar, dentro da janela
de rooming-list, a alocao de hspedes fumantes em apartamentos
no fumantes;
3. - (Sim / No) Por ocasio do check-out permite verificar
se para o hspede em questo pode ser dado o voto de confiana ou
no (utilizado em conjunto com os comandos VC ou "VS" nos pontos
de venda);
4. - Quando o hspede for uma criana cuja idade indica que ser
cobrado um valor de diria, o sistema lana automaticamente o valor
correspondente diria para CHD definida no cadastro de tarifas no
Mdulo Gerncia de Vendas;
5. - (Temporrio, Comum, VIP, Residente, e outras
classificaes definidas pelo hotel) Permite ao hotel estabelecer polticas
diversificadas de atendimento. Apenas o cliente "temporrio" no possui
as chamadas "informaes adicionais";
6. - (portugus, ingls e outros idiomas definidos pelo hotel) Em
funo do tipo de PABX que o hotel possui, caso exista uma interface
com o OCL-VOLUX, as mensagens de boas vindas e de despertar
podem ser comandadas no idioma aqui cadastrado;
7. - Caso sejam cadastradas informaes neste campo, ao
efetuar uma reserva para este cliente, sero visualizadas para o usurio
as informaes contidas neste campo nas janelas de Cadastro de
Rooming-list e Check-in de Reservas.
8. - No caso de clientes pessoa fsica, quando a
nacionalidade for brasileira, o sistema exige o CPF na impresso das
notas fiscais.
9. - Forma de tratamento a ser utilizada pelo sistema
quando da criao dos DOCs.
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Informaes principais para Pessoa "Jurdica"
Na Guia de Informaes Bsicas:
1. - (cadastrado de acordo com o desejo do hotel) Permite ao
hotel segmentar seus clientes e alimenta os relatrios do tipo "Perfil de
Reservas" detalhem a origem das reservas conforme as categorias
cadastradas pelo hotel. As categorias so cadastradas atravs do
mdulo de Gerncia de Vendas. Podem ser Particular, Agncia,
Empresa, Operadora, Promotor ou Representante. Normalmente, o
"Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes).
2. Conta Principal - Este campo responsvel por definir se
o cliente em questo uma conta principal ou no. No caso em que o
cliente no for conta principal, deve ser definido na guia de Informaes
Adicionais qual o cliente que representa a conta principal;
3. - No caso de clientes pessoa jurdica, quando a
classificao for diferente de ESTRANGEIRA, o sistema exige o CNPJ na
impresso das notas fiscais.
Na Guia de Informaes Adicionais:
1. Informa ao sistema qual o executivo de
vendas responsvel por esse cliente. Durante a criao de uma reserva,
o usurio aqui definido copiado para o campo de mesmo nome
existente na janela de cadastro de reservas.
No caso do relatrio de produtividade de um executivo de vendas, com
base em sua CARTEIRA, a partir deste campo que o relatrio
construdo.
2. - Define quais os percentuais de comisso a serem
pagos para o cliente. Este campo preenchido automaticamente pelo
sistema, a partir de um parmetro existente no Modulo de
MKT/Clientes, quando tipo do cliente for AGENCIA ou REPRESENTANTE e
tenha um CNPJ vlido.
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3. - O cliente cadastrado neste
campo ter o seu CNPJ utilizado na gerao das notas fiscais quando o
cliente no tiver CNPJ cadastrado. De maneira similar, o cliente conta
principal ser aquele que receber as comisses geradas pelo sistema
quando o cliente atual no possuir CNPJ ou percentuais de comisso.
4. - Endereo a ser utilizado pelo sistema para
impresso dos documentos de cobrana (fatura).
5. - Informao utilizada pelos relatrios disponveis na Modulo
de MKT/Clientes, permitindo o sistema agrupar as informaes dos
clientes em funo dos roteiros de visita utilizados pelos executivos de
venda.
Na Guia de Informaes Financeiras:
Informaes para Faturamento
1. - Permite definir se ser possvel faturar para o cliente (Sim/No). O
valor Pendente indica que a autorizao de faturamento venceu, o sistema
passou-a de Sim para Pendente ao executar as rotinas de auditoria e o usurio
dever revalidar esta autorizao.
2. - Valor total das contas a receber que o sistema permitir que fiquem
em aberto antes de bloquear a venda faturada.
3. - Nmero de dias da validade de faturamento. Uma vez
ultrapassado esse nmero de dias, o sistema marca como Pendente sua
autorizao de faturamento. A data base para clculo a existente no campo
Data Aut.
4. - Data base utilizada para clculo da validade da autorizao de
faturamento. Esse valor alterado em funo da modificao do campo
.
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5. - Para clientes que no possuem nota fiscal eletrnica de
servios, esse campo informa ao sistema se, ao imprimir a nota fiscal para o
cliente, os itens sero agrupados ou no.
6. - Se definido o parmetro por conta da instalao do
sistema, esses campos indicam qual foi a maior data e quantos dias de atraso o
cliente levou para quitar sua fatura em atraso.
7. - Indica o nmero de dias que o sistema ir considerar aps a
emisso da nota para gerar a cobrana de faturamento.
8. - Para clientes que efetuam o faturamento em dois
perodos fixos no ms, indica quais os dias o sistema utilizar para criar as
faturas na composio do contas a receber
Retenes na Fonte e Repasse
Indicam para esse cliente se haver reteno ou repasse dos impostos durante
a criao das notas fiscais/contas a receber.
A reteno de ISS, caso o endereo do cliente for a mesma cidade do hotel,
esse campo passa a ser obrigatrio.
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Comissionamento
1. - Permite informar o percentual de comisso para o
cliente quando ele for cadastrado como origem de uma reserva.
2. - Permite informar o percentual de comisso para o
cliente quando ele for cadastrado como solicitante de uma reserva.
3. (Sim/No) - Permite informar se a comisso gerada para
esse cliente ser descontada no boleto ou no.
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Informaes para Cobrana/Faturamento:
1. (Cobrana Bancria / Em Carteira / Deposito
Bancrio): Indica qual a forma de cobrana a ser utilizada neste cliente. Esta
informao impressa na Fatura gerada para o cliente
2. - Endereo eletrnico a ser utilizado no envio das
cobranas para o cliente.
3. - Instrues que devero ser observadas pelos
clientes e que sero impressas na capa de fatura gerada pelo sistema a partir
do Modulo de Contas a Receber.
4. - Instrues que devero ser observadas pelos
usurios do sistema no momento da impresso das notas fiscais no momento
do check-out. Estas informaes so apresentadas na janela de check-out.
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Excluso de Cliente
Um cliente cadastrado no OCL-VOLUX pode ser excludo desde que no tenha
nenhuma reserva, ocupao (hospedagem efetivada) ou nota fiscal emitida em
seu nome.
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Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C
1. Clientes - Homnimos e Similares e Data cadastro/Alterao- Nesta opo
pode ser efetuada uma pesquisa por nome/sobrenome ou razo social e o sistema
visualize a data que o cliente foi cadastrado, o nmero de vezes que se hospedou no
hotel, alm de endereo, telefone de contato e e-mail.
2. Pesquisas Podem ser efetuadas vrias formas de pesquisa.
Para acessar o cadastro do cliente bata clicar duas vezes no cliente selecionado.
Para excluir um cliente da pesquisa clique na borrachinha
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Cadastro
Classe de Cardpio
A classe de cardpio tem por objetivo organizar o cadastro os itens de venda e servio do hotel,
separando-os de acordo com a descrio definida para cada uma delas.
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Cadastro de Item (F5)
a janela principal desse mdulo onde so inseridas todas as informaes dos produtos, que sero
comercializados no hotel.
Codigo do Item:
Para se cadastrar um novo item no sistema deve-se informar o codigo do item, este codigo criado
pelo proprio usuario, ele composto da sigla da classe de cardapio (ex.: agua AG) e um numero
sequencial (01, 02, 03 etc), para questoes de apresentacao nos relatorios gerenciais, sugerimos
que os codigos criados tenham 4 digitos (ex.: AG06).
Nome do Item:
O nome o que sera impresso na nota fiscal (DANFE), ou no cupom fiscal, vale lembrar que se
tratando de cupom fiscal no devero ser informados caracteres especiais no nome do produtos
(~, etc) pois, os mesmos no serao impressos pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
Descrio do Item:
Descrio detalhada do item, ela ser apresentada na janela do Ponto de Venda, e tambm caso o
hotel possua o mdulo de eventos, ela impressa na ordem de servio.
Classe de servio:
Define a classe de servio do item, esta deve ser a mesma informada no cdigo.
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Classe Gerencial:
Define a classe que receber a receita proveniente da venda do item. As classes gerenciais so
cadastradas no mdulo Financeiro.
Cd NCM/Fiscal (nomenclatura Comum do MERCOSUL):
o cdigo que indica a natureza da mercadoria.
Classe de Faturamento:
Cada item deve ser associado a uma classe de faturamento (classe faturamento so as divises das
despesas do cliente dentro da conta da UH, para o momento da emissao da nota fiscal)
Preo Negociado:
Indica se o item poder ter o seu valor alterado nos pontos de venda ou se possui um preo fixo.
Comisso:
Se na venda do item o sistema ira contabilizar pagamento de comisso para agencia, Operadora e
representante.
Aps cadastrar todas as informaes do item, se faz necessrio informar os pontos de venda que
iro comercializar este produto e qual o preo praticado. Estas informaes so digitadas a partir da
janela .
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Ponto de Venda: Definir os pontos de venda que comercializaram o produto. Definio de Preos: Informar o preo de custo e o fator multiplicador para o clculo do preo venda sugerido, podendo ainda o usurio definir o preo venda final. Controle de Visualizao: Mostra PDV (se o item ser mostrado no cardapio do PDV ou no) com isso um item que esta em falta no mercado, no ser vendido inadivertidamente Disponivel WEB (se o item estara disponivel para venda na WEB, quando o hotel trabalhar com reservas na internet) Opes de Impresso: Impressora: define em qual impressora o pedido ser impresso ao ser comandado. Monitor: caso o cliente possua monitor touch screen no PDV, indica qual a posio a foto ir aparecer. Alteracao Programada: Esta opo possibilita programar a alterao de preo dos produtos de venda nos PDVs. Dever ser informado o novo preo, a data vigente e se esta alterao ser copiada em todos os PDVs. Baixa Automtica Permite cadastrar os itens que compem o custo do prato e qual item de estoque ser baixado automaticamente. A baixa feita no almoxarifado que estiver associado ao cadastro do PDV no momento em que o item for comandado (Clientes que utilizam novo consolidado) ou no momento da quitao da nota (clientes que utilizam consolidado antigo).
Existem produtos que esto presente na composio da ficha tcnica de um determinado produto, mas no entram na composio do seu custo e no tero baixa automtica nesta janela possvel controlar esta situao.
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Foto Nesta janela possvel associar a foto de cada item de venda. Para que as fotos sejam visualizadas se faz necessrio:
No menu manuteno => parmetros informar qual diretrio sero gravadas as fotos.
O nome do arquivo que contm a figura dever ser o cdigo do item ao qual a foto se refere acrescido de .32.bmp. Exemplo: Item cdigo AV01 => Foto deve ter o nome AV01.32.bmp
Detalhes da empresa Nesta opo possvel cadastrar o imposto que ir incidir sobre o item na emisso de documento fiscal e cdigo de natureza da receita para gerao do SPED Fiscal. O cadastro dos dados da tributao efetuado no mdulo Fiscal e de responsabilidade do Departamento Contabil/Fiscal da empresa.
Ficha Tcnica
Nesta janela possvel cadastrar a ficha tcnica dos pratos incluindo dentre outros campos quantidade de pores, tempo e modo de preparo.
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Usurio X Comanda
Permite associar os usurios a um bloco de comandas numeradas, possibilitando assim a emisso de relatrios de comandas por usurio.
Abreviaturas
Ao comandar os pedidos no ponto de venda, o usurio tem a possibilidade de digitar uma srie de observaes a fim de personalizar o pedido do hspede. Estas observaes so impressas na comanda do pedido.
Justificativas Permite cadastrar justificativas padres de cancelamento de uma comanda. No PDV basta digitar o cdigo que o sistema completa com o texto cadastrado.
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Relatrios/Consultas
Esta opo permite emitir vrios relatrios gerncias conforme figura abaixo:
Manuteno
- Copia item de PDV - Disponibiliza a copia de itens de um PDV para outro PDV. - Parmetros - Permite alterar parmetros do sistema. - Exporta Lista de produtos ECF Para clientes que utilizam Cupom Fiscal, permite exportar os itens com seus respectivos cdigos.