Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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Autor: Ibraim Lisboa
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MANUAL DE AUDITORIA INTERNA - CONCEITOS E
PRÁTICAS PARA IMPLEMENTAR A AUDITORIA
INTERNA©
Autor: Ibraim Lisboa
Distribuição: Portal de Auditoria (www.portaldeauditoria.com.br) e Maph
Editora (www.maph.com.br) todos os direitos reservados.
Atenção: esta obra é atualizável. Recomendamos baixá-la periodicamente em seu
computador, utilizando os mesmos dados de acesso ao site, no endereço
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SUMÁRIO: (clique no título para acessar o tema desejado)
Módulo I – Auditoria Interna
1. Origem da auditoria
2. Conceito e Importância da Auditoria Interna
3. Funções Básicas da Auditoria
4. Modalidades de Auditoria Interna
5. Diferenças Básicas entre Auditoria Interna e Auditoria Externa
6. Estrutura Interna e Funcional de um Departamento de Auditoria
7. Política e Desenvolvimento de Pessoal
8. Treinamento
9. Qualidades do Auditor Interno
10. Código de Ética do Auditor Interno
11. Relacionamento entre Auditor e Auditado
11.1 – Capacidade Técnica e Relações Humanas
11.2 – Barreiras na Comunicação
11.2.1 - O Medo do Auditado
11.2.2 – Atitude de Superioridade por parte do Auditor
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11.2.3 – Atitude de julgamento das Atividades e Informações dadas pelo Auditado
11.2.4 – Ar Dominador e de Certeza por parte do Auditor
11.2.5 – Ineficácia nas Habilidades de Comunicação Verbal e Não Verbal por parte
do Auditor
11.3 - O Que Ajuda a Comunicação entre o Auditor e o Auditado
11.3.1 – Sinceridade, Honestidade e Abertura
11.3.2 – Cortesia e Amabilidade
11.3.3 – Contribuição para a Área Auditada
11.3.4 – Habilidades de Comunicação Verbal
11.3.4.1 – Acusar o recebimento
11.3.4.2 - Refletir
11.3.4.3 – Parafrasear
11.3.4.4 – Perguntar
11.3.4.5 – Elogiar
11.3.5 – Habilidades de Comunicação Não Verbal
11.3.5.1 – Atenção
11.3.5.2 - Expressões Faciais
11.3.5.3 – Inflexão de Voz
11.4 – Estilos de Gerência e o Auditor
11.4.1 – O Estilo Autocrático
11.4.2 – O Estilo Paternalista
11.4.3 – O Estilo Apoiador
11.4.4 – O Estilo Cooperativo
12. Exercício da Auditoria Interna no plano Internacional
12.1 – Introdução
12.2 – Ética Profissional
12.3 – Atributos Profissionais
Propósito, Autoridade e Responsabilidade
Independência e Objetividade
Proficiência e Zelo Profissional Devido
Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria
12.4 – Desempenho Profissional
Gerenciamento da Atividade de Auditoria Interna
Natureza do trabalho
Planejamento dos Trabalhos de Auditoria
Execução do Trabalho de Auditoria
Comunicação de Resultados
Monitoração do Progresso
Resolução da Aceitação de Riscos pela Administração
12.5 - Questões
12.6 - Glossário
Módulo II – Controle Interno
1. Introdução
2. Auditoria Interna no Processo de Controle
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3. Conceitos Básicos de Controle Interno
4. Controles Internos em Algumas Áreas Operacionais
4.1 - Compras e Recebimentos de Materiais
4.2 - Vendas e Expedição de Mercadorias
4.3 - Contas a pagar
4.4 - Contas a Receber
4.5 - Pagamentos
4.6 - Recebimento
5. Questões
Módulo III – Técnicas e Procedimentos de Auditoria
1. Comprovação
2. Testes e Amostragens
3. Exemplos de Aplicação de Técnicas e Procedimentos de Auditoria
4. Questões
Módulo IV – Programas de Auditoria
1. Introdução
2. Conceito
3. Objetivos do Programa
4. O Que o Programa de Auditoria Proporciona
5. Fatores que Afetam o Programa
6. Elaboração do Programa
7. Planejamento do Programa
8. Estrutura do Programa
9. Utilização do Programa
10. Tipos de Programa
11. Vantagens do Programa
12. Desvantagens do Programa
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13. Considerações Gerais
14. Questões
Módulo V – Papéis de Trabalho
1. Conceito
2. Objetivos dos papéis de Trabalho
3. O Que Deve Conter os Papéis de Trabalho
4. Divisão e Arquivo dos Papéis de Trabalho
5. Referenciação dos Papéis de Trabalho
6. Utilização de Símbolos
7. Questões
Módulo VI – Planejamento de Auditoria e Fatores de Risco
1. Introdução
2. Relevância ou Materialidade
3. Natureza das Operações
4. Controle Interno
5. Tempo Decorrido da Última Auditoria
6. Alterações de Procedimentos
7. Mudanças de Supervisão
8. Novos Setores
9. Interesse da Administração
10. Tabela de Classes de Riscos
11. Conclusão
12. Controles Internos Segundo o Coso
1 - Introdução
2 - O Que é o COSO?
3 - O Trabalho do COSO
3.1- Definição
3.2- Processo de Controles Internos
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3.2.1 - Ambiente de Controle
3.2.2 - Avaliação e Gerenciamento dos Riscos
3.2.3 - Atividades de Controle
3.2.4 - Informação e Comunicação
3.2.5 - Monitoramento
4 - Proposta de Roteiro
4.1 - Objetivo
4.2 - Riscos
4.3 - Atividades de Controle
4.4 - Informação, Comunicação e Monitoramento
4.5 - O Papel de Trabalho
Módulo VII – Relatórios de Auditoria
1. Conceito
2. Importância
3. Tipos de Relatórios e Características Básicas
4. Pontos de Relatório – Estrutura
5. Conteúdo do Relatório
6. Preparação do Relatório – Etapas
7. Estilo da Redação
8. Técnicas para Redação
9. Redação de Relatórios - Problemas Básicos e Exemplos Práticos
10. Questões
APRESENTAÇÃO
O mundo dos negócios é dinâmico, as mudanças se processam em todos os setores sociais
e econômicos.
A globalização da economia e o surgimento de mercados comuns fazem com que a
Auditoria Interna deixe de ter uma função com conotação Policialesca e Repressiva para
ter uma função de assessoramento à Alta Administração e Gestores para o cumprimento da
missão empresarial e, para isso a Auditoria Interna precisa estar preparada e com suporte
adequado para que possa cumprir sua missão com eficácia e eficiência.
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Empregada como ferramenta de Controle e Gestão de Riscos Empresariais, a Auditoria
Interna estará contribuindo com seu trabalho de forma eficaz na condução dos negócios
pelos Gestores.
Neste cenário, a Auditoria Interna desempenha um papel de importância fundamental para
as empresas quando identifica Riscos e Falhas de Controles em seus trabalhos.
Os resultados do trabalho da Auditoria Interna, além de constituírem em algo precioso para
a tranquilização dos Gestores do alto comando, fornecem recomendações corretivas e
preventivas à exposição da organização face aos riscos empresariais que podem ser de
natureza: sistêmica, operacional, financeira, de tecnologia da informação, de recursos
humanos, mercadológica e de fatores externos que podem impactar os resultados e
estratégias globais da empresa.
Assim, adicionalmente, o trabalho eficaz da Auditoria Interna libera os Gestores para a
condução e o gerenciamento dos negócios, permitindo-lhes exercer com segurança o
processo decisório sobre as importantes transações empresariais.
A presente obra aborda de forma ampla e objetiva os conceitos, práticas, técnicas
fundamentais, metodologias e princípios que regem as atividades da Auditoria Interna.
Dirigida a auditores, contabilistas, controllers, empresários, consultores e demais
profissionais interessados em obter conhecimentos das atividades da Auditoria Interna,
bem como empresas em fase de implementação ou criação desta área.
Sobre o Autor
IBRAIM LISBOA é Administrador de Empresas, Auditor, Contabilista, Perito, Pós-
Graduado em Direito Empresarial e em Administração e Finanças, Mestre em Marketing,
Consultor em Gestão Empresarial com mais de 25 anos de experiência em Auditoria,
Perícias, Prevenção de Riscos Empresariais e Investigação de Fraudes Corporativas.
Ministra Cursos e Palestras nas áreas de Segurança Patrimonial e Corporativa, Auditoria,
Prevenção de Fraudes Corporativas e Riscos Empresariais, Redução de Riscos e Custos
com Passivo Trabalhista, Desenvolvimento e Gestão de Atividades Terceirizadas, dentre
outros. Forte atuação em Treinamentos Empresariais realizados em todo o Brasil.
MÓDULO I - AUDITORIA INTERNA
1 – ORIGEM
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A auditoria interna começou a vigorar em 1941, em New York, após a fundação do
Institute of Internal Auditors; mas, para chegar a este ponto, passou por fases bem mais
modestas.
A título de exemplo, citamos o caso da Worshiphul Pewters Co. como sendo uma
da mais remota das referências da prática de “Auditoria”.
Esta empresa, em 1854, portanto há 87 anos antes do surgimento do Institute,
nomeou 04 (quatro) de seus membros para examinar suas contas e o desempenho na
extração, transporte e venda de minério; logo, a atividade da auditoria interna estava sendo
praticada pelos membros nomeados:
Exame de contas → Auditoria Contábil
Análise do Desempenho da
Extração, Transporte e Venda → Auditoria Operacional
de minério.
Afora casos esporádicos como o da Worshiphul Pewters Co., o nível original onde
começou a atividade hoje em dia conhecida como Auditoria Interna se deu como parte da
própria evolução do Sistema Capitalista.
Desde o começo do século passado, as grandes organizações mundiais utilizavam
os serviços de firmas de Auditoria Pública, Independente; para assegurar aos seus
acionistas (e investidores) que seus balanços, resultantes de suas atividades industriais e
comerciais, representavam fielmente a escrituração contábil, dentro de sistemas
universalmente reconhecidos como válidos.
Com o desenvolvimento dos mercados internacionais, as administrações das
grandes organizações começaram a compreender, gradativamente, que as revisões anuais,
realizadas pela auditoria externa, eram e, ainda, são necessárias para assegurar aos
investidores e acionistas a correção dos balanços, e, consequentemente, o aumento da
confiança destes. Entretanto, não era possível que a Auditoria Externa acompanhasse
minuciosamente as operações, sem que isso incorresse em elevados custos financeiros.
Por outro lado, foi sentida também a necessidade de dar maior ênfase às normas e
procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador ou em alguns casos o
proprietário não poderia supervisionar pessoalmente todas as atividades. Entretanto, de
nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um
acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos
empregados da empresa.
Para atender estas necessidades, era necessário manter dentro das próprias
organizações um grupo de empregados “de confiança” para exercer as funções de
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“Auditores”, que, por pertencerem à própria organização, foram denominados de
“internos”.
Inicialmente os “auditores internos” os quais eram chamados de check-clerks
(auxiliares de verificação), tinham a responsabilidade de, quase que exclusiva a
conferência e verificação da documentação e consequentemente contabilização relativa às
transações realizadas. Posteriormente, nas grandes empresas de transporte ferroviário, foi
também criado um corpo de fiscais denominados Travelling Auditors (Auditores
Viajantes), aos quais competia visitar continuamente as estações, ao longo da rede
ferroviária, para assegurar que todo o produto da venda de passagens e de fretes de carga
estava sendo adequadamente arrecadado e contabilizado.
A mesma denominação (Auditores Viajantes) passou a ser usada por outro corpo de
“fiscais contábeis”, empregados de grandes companhias, que visitavam as suas filiais no
país e no exterior, com o objetivo de verificar se as operações realizadas pelas mesmas
estavam de acordo com as normas e procedimentos estabelecidas pela sede.
Todavia, com o desenvolvimento da Indústria e do Comércio verificou-se que os
auditores internos tinham na realidade funções mais amplas, além da conferência de
valores e documentos, transformando-se, de meros “conferentes e revisores”, em “olhos e
ouvidos” da Administração, com força atuante.
Assim, de um corpo de funcionários de linha, quase sempre, ligados à contadoria,
suas atribuições, paulatinamente, passaram a ter um enfoque de controle administrativo,
com o objetivo de medir e avaliar a eficácia e a efetiva aplicação dos outros controles
internos.
O seu campo de ação funcional, por outro lado, foi estendido para abranger todas as
áreas da empresa, e, para garantir a independência de suas atividades, esses profissionais
passaram a desempenhar funções de assessoria com subordinação direta à alta
administração.
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2 – CONCEITO E A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA
2.1 – Finalidade da Auditoria Interna
A Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a
organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada
para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o
objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização.
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2.2 – Objetivo e Alcance da Auditoria Interna
O objetivo geral da Auditoria Interna é avaliar e prestar ajuda a alta Administração e
desenvolver adequadamente suas atribuições, proporcionando-lhes análises,
recomendações e comentários objetivos, acerca das atividades examinadas.
O auditor interno deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das atividades da
empresa na qual possa ser de utilidade à Administração. Para conseguir o cumprimento
deste objetivo geral de serviços à administração, há necessidades de desempenhar
atividades tais como:
Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros
e operacionais.
Determinar a extensão do cumprimento das normas, dos planos e procedimentos
vigentes.
Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa e da sua
proteção contra todo tipo de perda.
Determinar o grau de confiança, das informações e dados contábeis e de outra natureza,
preparados dentro da empresa.
Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o
cumprimento das respectivas responsabilidades.
Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização.
2.3 – Autoridade e Responsabilidade
A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha.
Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da
organização, cujo trabalho revisa.
O Auditor Interno deve ter liberdade para revisar e avaliar as normas, os planos,
procedimentos e registros; mas seu trabalho de modo algum isenta os demais membros da
Organização das responsabilidades que lhes foram designadas.
2.4 – Independência
Independência é condição essencial para se obter resultados positivos nos trabalhos
desenvolvidos pela Auditoria Interna.
Esta independência tem 02 (dois) aspectos principais:
2.4.1 - A categoria de Auditor Interno dentro da Organização e o apoio que lhe delega a
administração são fatores determinantes do valor e da amplitude dos serviços que a
mesma obterá da função de Auditoria Interna.
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Por conseguinte, o Gerente da área de Auditoria Interna deverá atuar sob as ordens de
um administrador de grau suficiente dentro da empresa que lhe assegure um amplo
campo de ação e atenção adequada aos resultados de suas investigações e
recomendações, e a efetivação das medidas sugeridas pelo Auditor.
2.4.2 - Já que a mais completa objetividade é essencial à função de Auditoria, os
Auditores Internos não devem planejar nem implantar procedimentos, escriturar
registros, ou ter participação em atividades que, normalmente, devem revisar e avaliar.
3 – FUNÇÕES BÁSICAS DA AUDITORIA
Após termos a visão conceitual da natureza, do objetivo, responsabilidade/
autoridade e independência da auditoria interna, podemos dizer que a “função” de
Auditoria é um controle gerencial no âmbito de uma organização, que serve de elo
contributivo e de proteção para os níveis que determinam as políticas e os (níveis) que as
operacionalizam dentro da empresa.
Hoje podemos dizer com absoluta segurança que a atuação da Auditoria Interna é
irrestrita e pode estender-se à totalidade da empresa.
As funções básicas da Moderna Auditoria Interna poderiam ser assim sintetizadas:
AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS: – Compreendendo todas as diretrizes, normas, metas,
orçamentos e objetivos da empresa.
AVALIAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO: – Compreendendo a própria estrutura, grau de
delegações, controle interno e respectivamente para a consecução das metas, orçamentos e
objetivos.
AVALIAÇÃO DE REGISTROS E INFORMAÇÕES: – Que os demonstrativos contábeis,
financeiros e relatórios administrativos e de gestão. Sejam adequados e constantemente
apresentados aos responsáveis e/ou interessados.
TESTES DE AUDITORIA: - Aplicados em níveis e quantidades suficientes que
assegurem a exatidão, adequação, desempenho, eficiência e completabilidade tanto das
diretrizes e planos, como das operações e transações.
ASSESSORAMENTO: - Para simplificar procedimentos e, portanto otimizar os custos.
Melhoria da execução e aumento da eficiência das áreas;
Correção de problemas organizacionais, funcionais ou operacionais;
Otimização de aplicação da legislação fiscal e seus custos;
Melhor qualidade e velocidade para a tomada de decisões gerenciais;
Assegurar a exatidão, completabilidade, pontualidade e justeza dos demonstrativos
contábeis, financeiros, fiscais, estatísticos e operacionais da empresa.
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4 – MODALIDADES DE AUDITORIA INTERNA
A Auditoria Interna, visando adequar a essas novas necessidades desenvolveu
Modalidades de Auditorias, que sucintamente podemos assim catalogar:
4.1 – Auditoria Contábil e Financeira
Visa assegurar a autenticidade das demonstrações financeiras da empresa, através da
avaliação dos procedimentos e controles contábeis e respectiva aderência aos princípios
contábeis geralmente aceitos.
4. 2 – Auditoria Operacional
Visa melhorar a eficiência dos sistemas operacionais, bem como minimizar custos,
através da avaliação quanto aderência aos objetivos traçados pela Direção da empresa e
verificação dos controles e procedimentos aplicados.
4.3 – Auditoria Fiscal
Visa assegurar se os controles internos são eficientes para assegurar um bom
relacionamento entre fisco e o contribuinte, buscando a maior otimização na aplicação da
legislação fiscal, evitando-se possíveis contingências com passivos tributários, trabalhistas
e previdenciários.
4.4 – Auditoria Gestional
Trata-se da aplicação de procedimentos de auditoria onde o fator sistêmico assume
uma importância secundária, ficando concentrada nos resultados obtidos em cada sistema.
Nesta linha de atuação, a ação da auditoria gestional tem como enfoque
preponderante as análises sobre fatores como custo/ benefício, riscos e processo decisório
dos administradores.
4.5 – Auditoria em Sistemas e Processamento Eletrônico de Dados.
Convencionada como auditoria “através de computador”, sua sistemática vem sendo
orientada para avaliar a amplitude do controle interno contido no Sistema de PED,
aquilatar o grau de segurança quanto à completabilidade confidencialidade, qualidade e
eficiência dos dados processados e, ainda, a avaliação prévia de sistemas em fase de
implantação ou implantados.
4.6 – Auditoria Trabalhista
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Tem por objetivo prevenir irregularidades e possibilidades de desvios, erros e fraudes
na área trabalhista, evitando punições do fisco e os problemas gerados por ações propostas
tanto na Justiça do Trabalho quanto na Cível.
4.7 – Outras Auditorias
São todos os outros tipos de auditorias, que atendem particularidades das empresas,
como por exemplo, Auditoria Técnica, onde existem grandes obras; Auditoria de
Qualidade Industrial, onde haja necessidade de avaliar o conjunto geral das atividades da
qualidade a fim de preservar o Sistema de Qualidade, impedindo a sua degradação.
Como podemos notar, a auditoria interna, “dita moderna”, evolui consideravelmente
daquelas suas atividades básicas (finanças e administração), fundindo-as e explorando
outras atividades paralelas, com um evidente processo profissional. Essa crescente
profissionalização da carreira de auditor interno, a par da grande necessidade de se manter
controles internos adequados e de assegurar independência de julgamento fez com que a
moderna auditoria interna se tornasse um órgão de apoio e assessoria, não só da alta
administração, bem como das Diretorias Executivas e Gerências.
5 – DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE A AUDITORIA INTERNA E A AUDITORIA
EXTERNA
De forma global, o trabalho executado pela Auditoria Interna é idêntico aquele
executado pela Auditoria externa. Ambas realizam seus trabalhos utilizando-se das
mesmas técnicas de auditoria; ambas têm sua atenção voltada para o controle interno como
ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para as deficiências
encontradas, ambas modificam a extensão de seu trabalho de acordo com as suas
observações e a eficiência dos sistemas contábeis e de controles internos existentes.
Entretanto, os trabalhos executados pelos Auditores Internos e Externos têm suas
diferenças básicas caracterizadas por:
Auditoria Interna
Auditoria Externa
. A auditoria é realizada
por um funcionário da empresa
. A auditoria é realizada através de
contratação de um profissional
independente
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. O objetivo principal é
atender as necessidades
da administração
. O objetivo principal é atender as
necessidades de terceiros no que diz
respeito à fidedignidade das
informações financeiras
. A revisão das operações e do
controle interno é principalmente
realizado para desenvolver
aperfeiçoamento e para induzir ao
cumprimento de políticas e normas,
sem estar restrito aos assuntos
financeiros
. A revisão das operações e do
controle interno é principalmente
realizado para determinar a
extensão do exame e a
fidedignidade das demonstrações
financeiras
. O trabalho é subdividido em
relação às áreas operacionais e às
linhas de responsabilidade
administrativa
. O trabalho é subdividido em
relação às contas do balanço
patrimonial e da demonstração do
resultado
. O auditor diretamente se preocupa
com a detecção e prevenção de
fraude
. O auditor incidentalmente se
preocupa com a detecção e
prevenção fraudes, a não ser que
haja possibilidade de
substancialmente afetar as
demonstrações financeiras
. O auditor deve ser independente
em relação às pessoas cujo trabalho
ele examina, porém subordinado às
necessidades e desejos da alta
administração
. O auditor deve ser independente
em relação à administração, de fato
e de atitude mental
. A revisão das atividades da
empresa é contínua
. O exame das informações
comprobatórias das demonstrações
financeiras é periódica, geralmente
semestral ou anual.
6 – ESTRUTURA INTERNA E FUNCIONAL DE UM DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA
6.1 – Posicionamento Hierárquico
Em relação à organização do departamento, um ponto de maior relevância é a
autonomia e independência com que conta o departamento de Auditoria Interna da
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empresa. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode desde logo indicar
o grau de independência e autonomia dos auditores internos.
Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas,
torna-se necessário que a auditoria interna se reporte ao conselho da Direção ou a Diretoria
Máxima da empresa, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem
como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições. Por
outro lado, uma subordinação a grau menor pode criar situações, impossibilitando a
execução de seus trabalhos de forma independente.
Seria útil, entretanto, lembrar que o mero posicionamento hierárquico, diretamente
sob a direção maior da empresa, não é em si, apenas, uma adequada resposta à existência
de independência e autonomia através do suporte da direção.
A extensão em que esse suporte de fato existe somente pode ser apurada da
discussão franca com a direção de modo a verificar em que grau a direção considera sua
auditoria interna realmente autorizada a examinar vertical e horizontalmente a ações
empresariais.
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PRESIDÊNCIA
DIRETORIA TÉCNICA
DIRETORIA
FINANCEIRA
DIRETORIA
ADMINISTRATIVA
AUDITORIA
INTERNA
GERÊNCIA
GERÊNCIA
DIRETORIA
MARKETING
GERÊNCIA
GERÊNCIA
A Auditoria Interna, colocada dessa forma, em nível recomendável para efeito do
bom controle Interno, ficaria situada da seguinte forma em uma estrutura organizacional:
6.2 – Importância de um Manual de Procedimentos para a Área de Auditoria
Assim como há claras diretrizes quanto à extensão de autoridade e delegação dos
vários setores da empresa, o mesmo deve ser feito em relação à auditoria interna, do modo
que todos os níveis e todas as funções da empresa também fiquem formalmente
conhecedores dessa extensão e autoridade profissional, assim como ficarão sabendo o
ponto de vista da direção em termos de grau do suporte à auditoria interna.
Essas diretrizes, contudo, não abordam a metodologia do trabalho do auditor,
entretanto esclarece adequadamente os limites de sua responsabilidade, em termos das
áreas abrangidas. Ao assim proceder, fica imediatamente claro se, de fato, todas as áreas da
empresa estão ou não incluídas no campo de ação da auditoria interna.
Isso significa que ninguém na empresa teria o poder de vetar a ação da auditoria
interna em qualquer setor da empresa, nem, por outro lado obstruir sua ação por
desconhecimento de sua abrangência.
Não se pode esquecer ao final que o auditor interno é totalmente independente em
relação à organização em que trabalha. Essa maior independência é, portanto vital para que
seu trabalho possa ser realizado com sucesso.
Expomos a seguir uma proposta básica para o Manual de Procedimentos da Auditoria
Interna, subdividido em 08 (oito) partes:
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1ª. Parte
I- Estrutura Interna e Funcional
1 – Organograma
2 – Definição de Funções
3 – Identificação
II- Política de Pessoal
1 – Qualidade do Auditor Interno
2 – Recrutamento e Seleção
3 – Treinamento
4 – Avaliação e Desempenho
5 – Promoção
6 – Remuneração
7 – Viagens
III- Campos de Atuação
1 - Área Administrativa
2 - Área Financeira
3 - Área Industrial
4 - Área Comercial
5 – Área de Tecnologia da Informação
IV- Trabalhos de Auditoria
1 – Planejamento do Trabalho
2 – Pasta Permanente
3 – Programas de Auditoria
4 – Revisão dos Programas de Auditoria
5 – Papéis de Trabalho
5.1 – Identificação e Referenciação
5.2 – Símbolos
5.3 – Conclusão
5.4 – Revisão
6 – Confidencialidade dos Trabalhos
7 – Planilha de Horas
8 – Relatório de Auditoria
9 – Arquivo
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V- Acompanhamento dos Relatórios de Auditoria
VI- Cooperação e Relacionamento Técnico com Outros Auditores
VII- Controle de Qualidade dos Trabalhos de Auditoria
2ª. Parte
I- Avaliação de Desempenho
1 – Modelo
2 – Instruções
3ª. Parte
I- Programação dos Trabalhos
4ª. Parte
I- Orçamento Anual do Departamento
5ª. Parte
I- Pasta Permanente
1 – Dados Históricos
2 – Elementos Contábeis e de Controle Interno
3 – Procedimentos Contábeis e de Controle Interno
4 – Planos a Longo Prazo
6ª. Parte
I- Programas de Auditoria
7ª. Parte
I- Planilha de Horas
1 – Modelo
2 – Instruções
8ª. Parte
I- Acompanhamento dos relatórios de Auditoria
1 – Fluxograma de Distribuição e Follow-up
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6.3 – Descrição das Atribuições da Auditoria Interna
Em várias ocasiões, temos a oportunidade de ler descrições de atribuições de
auditores internos em pesquisas assinadas por entidades renomadas nesse ramo, utilizadas
por muitas empresas como subsídio à sua política pessoal.
A simples leitura dessas atribuições leva ao entendimento de que a atuação dos
auditores internos tem o enfoque ainda hoje, de policiamento de fraudes, fiscalização de
cumprimento de normas, conferência de despesas e verificação de documentos
comprobatórios. Ainda mais: em boa parte das descrições, o trabalho do auditor interno
parece restrito ao campo contábil.
A moderna postura da auditoria interna, qual seja a de ação a nível de assessoria
gerencial à alta administração das empresas, com atuação sistêmica nos incontáveis ramos
do fluxo de informações não é encontrado nas descrições que temos visto.
O objetivo final dos modernos auditores internos, que é a formação de opinião a
respeito de critérios, procedimentos, métodos de quantificação, tempo gasto nas operações,
etc.; não é destacado.
A procura de pontos de simplificação, de racionalização de custos de segurança nas
informações para fins decisórios, sequer são mencionados.
A busca de irregularidades, a constatação de divergências e a identificação e
apuração de fraudes e desvios aparecem, geralmente identificadas como objetivos
primeiros dos auditores internos.
Além destas distorções conceituais e de postura, a situação fica mais difícil quando
procuramos descrições das atribuições por níveis de auditores internos.
As atribuições de auditores internos juniores, plenos, seniores, supervisores ou
gerentes apresentam-se quase sempre incompletas.
Sem a pretensão de fixar lei, parece-nos oportunos apresentar a nossa versão das
atribuições dos níveis mais comuns de auditores internos:
6.3.1 – Auditor Junior
Executa passos mais simples do programa de trabalho;
Coleta e anota dados nos Papéis de Trabalho, conforme orientação e atribuição dos
Auditores Pleno e Sênior;
Procede ao levantamento de procedimentos simples e elabora Papel de Trabalho
descritivo ou fluxografado;
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Elabora sumário de volumes destinados à quantificação de amostras a serem
selecionadas nos testes do trabalho;
Executa testes simples com base em programa de ação desenvolvendo pelos auditores
pleno e sênior, realizando verificações em documentos, saldos de contas, bens e valores
em operações que estão sendo auditadas, etc.;
Obtém, e posteriormente devolve às áreas auditadas, documentos necessários à
realização dos testes de auditoria;
6.3.2 – Auditor Pleno
Recebe supervisão do Auditor sênior em suas atividades, seja de levantamento de
procedimentos, definição ou execução de testes de validação e transacionais;
Acompanha atuação do auditor Júnior, visando sincronia de atividade;
Auxilia auditor sênior na definição de programa de ação, a partir do que está
estabelecido no programa Anual de Auditoria Interna;
Elabora levantamento de procedimentos e confecciona Papel de Trabalho
correspondente, na forma descritiva ou fluxografada;
Executa testes de validação e de transação de acordo com programa de ação
estabelecido;
Emite pareceres intermediários a respeito de enfoques examinados;
Estabeleça a adoção de plano de amostragem, aplicada ao sumário de volume;
Observa o cumprimento de normas, procedimentos internos e determinações legais nos
enfoques examinados;
Formula recomendações a nível de Papel de Trabalho, com relação a pontos de
racionalização, simplificação, fortalecimento do controle interno, segurança das
informações, irregularidades ou divergências observadas nos enfoques examinados;
Auxilia auditor sênior na avaliação de desempenho do auditor júnior;
6.3.3 – Auditor Sênior
Recebe supervisão do gerente em suas atividades;
Programa e controla a execução dos trabalhos de campo;
Orienta, coordena as atividades, avalia o desempenho, identifica necessidades de
treinamento e treina auditores júnior e pleno;
Executa trabalhos especiais, de acordo com parâmetros estabelecidos pela gerência;
Elabora o programa de ação para cada trabalho;
Faz abertura dos trabalhos a nível de gerência dos órgãos auditado, apresentando os
objetivos e enfoques previstos;
Acompanha a situação da equipe de auditores e analisa o atendimento dos passos do
programa de ação, atentando para o apuro técnico dos procedimentos de auditoria e
revisando os papéis de trabalho;
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Identifica e define a extensão de exames ou a redução do escopo inicialmente definido;
Acompanha a evolução de tempo aplicado em cada atividade pela equipe de auditores;
Classifica os aspectos levantados quanto à relevância e a forma pelo qual deverão ser
relatados;
Elabora pareceres finais para cada enfoque examinado, com base nos pareceres
intermediários feitos pelo auditor pleno;
Elabora conclusão final do trabalho executado;
Faz encerramento dos trabalhos de auditoria a nível de gerência de órgãos auditado,
apresentando os enfoques e as constatações feitas, além das eventuais recomendações
já definidas;
Elabora a minuta do relatório de auditoria, formulando sugestões e recomendações de
adequação dos aspectos detectados;
Estuda e sugere novas técnicas a serem empregadas nos trabalhos de auditoria;
Atenta à observação e mantém atualizado o Manual de Auditoria;
Verifica a adequação dos gastos/ despesas efetuadas em viagens ou serviços externos
dos auditores internos;
Recebe, avalia e, se for o caso, encaminha à gerência reivindicações dos auditores
internos.
6.3.4 – Gerência de Auditoria
Gerencia a atividade de auditoria interna na empresa;
Analisa política e diretrizes estabelecidas pela alta administração da empresa quanto à
atuação, objetivos e anseios com relação à Auditoria Interna;
Determina políticas administrativas e técnicas do órgão de Auditoria Interna, fixando
padrões e normas;
Elabora Programa Anual de Auditoria Interna, estabelecendo tempo previsto a cada
trabalho, cronograma de atendimento e enfoques básicos previstos;
Acompanha as atividades dos auditores de campo e atua diretamente, quando
necessário;
Faz abertura de trabalhos a nível de Diretoria, apresentando os objetivos e enfoques
previstos;
Analisa os trabalhos executados, quando dados como encerrados pelo auditor sênior;
Revisa e, se for o caso, procede a alterações na minuta do relatório;
Faz encerramento dos trabalhos a nível de Diretoria, apresentando a minuta do
memorando de auditoria, detalhando os enfoques realizados, as constatações feitas e as
recomendações oferecidas;
Esclarece diretores e gerentes aspectos a respeito de trabalhos realizados e
recomendações oferecidas;
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Aprova e estabelece alterações de método de trabalho e normas de comportamento de
auditores;
Pesquisa, e se for o caso, implanta novas técnicas a serem empregadas nos trabalhos de
auditoria;
Determina e acompanha a atualização do Manual de Auditoria;
Elabora e acompanha o orçamento de pessoal, de despesas e de investimentos da
Auditoria Interna;
Admite, propõe aumentos e reajustes salariais e demite auditores internos;
Aprova despesas, compras e realizações de cursos de treinamento dos auditores
internos;
Avalia desempenho profissional dos auditores, em todos os níveis;
Avalia e, se for o caso, aprova ou, quando fora de sua competência gerencial,
encaminha aos níveis competentes reivindicações dos auditores internos.
7 – POLÍTICA E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL
7.1 – Critérios para Recrutamento e Seleção de Auditores
7.1.1 – Importância do Recrutamento
A admissão de um novo auditor na equipe é tarefa para ser conduzido com extremo
cuidado, por parte do Gerente de Auditoria Interna.
Deve-se sempre ter em mente, que a organização julga o Departamento de Auditoria
Interna, a partir de cada membro, de cada Auditor de campo com que está tendo contato, e
por isso, é preciso que todos os membros do Departamento gozem de prestígio e admiração
entre os auditados.
Há também que considerar-se o impacto que o novo membro causará na equipe já
existente: se o nível do recém admitido for bom, ele será visto pelos colegas, como fator de
revitalização e ajuda, mas se o recém admitido revelar-se inoperante e despreparado, ele
será um peso para os demais membros da equipe.
Tal é a importância da escolha de um novo Auditor, que não hesitamos em afirmar
que é melhor manter o Departamento de Auditoria com falta de pessoal, do que adicionar
um novo membro que seja inadequado.
Por outro lado, não deve o gerente descuidar-se quanto ao tamanho do Departamento,
já que, sem contar com adequada quantidade de auditores, não será possível produzir
trabalhos em tempo oportuno e em escala que atenda às necessidades da organização.
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Nunca será demais repetir, que o verdadeiro desafio para a Auditoria Interna, é
tornar-se confiável à Diretoria, ganhar o seu apoio, converter-se em órgão de efetiva
utilidade para a alta Administração da Empresa, e, é claro que essa confiança só será
conseguida, se a Auditoria Interna se mostrar à altura dos desafios. Parte do desafio
consiste em estar no lugar certo, e isto muitas vezes é uma questão de contar com adequada
dimensão quantitativa de seu quadro.
7.1.2 – Contratar pessoal de fora ou promover os que já fazem da equipe?
A execução de serviços da Auditoria Interna vem ao longo do tempo, evoluindo em
complexidade e dificuldade, em função da própria expansão física dos negócios das
empresas, e especialmente em função da introdução de novos e complexos subsistemas
operacionais e de controle dentro das mesmas.
O crescimento das empresas gera intensa especialização de seus empregados e de
seus equipamentos, segmentalizando fluxos operacionais e diluindo responsabilidade, tudo
isto se refere ao seu afã de obter uma “visão de conjunto”, como para o ordenamento de
exames detalhados.
Tão grande é a rapidez com que as coisas evoluem, tão denso é o teor das mudanças,
que a própria Auditoria Interna acaba por abrigar (e estimular) um processo de
especialização, empregando Auditores especializados em Sistemas Computadorizados, e
Auditores especializados em Legislação Tributária, por exemplo. Sendo essa a seqüência
dos fatos, e não superadas as dificuldades de treinamento interno, verifica-se que na maior
parte das vezes, não resta outra escolha ao Gerente de Auditoria, senão contratar elementos
de fora, que já estão “prontos”, atualizados e competentes nas novas técnicas e matérias
especializadas.
Se por um lado, a contratação de elementos de fora, nestas circunstâncias, não deve
representar nenhum desmérito para os membros da equipe já existente, por outro lado, este
processo não pode ser infinito e eterno.
Há que se pensar efetivamente em melhorar os níveis dos atuais membros da equipe,
através de intenso treinamento em campo, e treinamento por meio de cursos externos, para
que, num prazo médio, o preenchimento da vaga possa ser feito através de um processo de
promoção interna, limitando-se a contratação de elementos de fora aos casos da ampliação
do quadro.
7.1.3 - Onde buscar o profissional desejado
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Os Departamentos de Auditoria, geralmente congregam seus profissionais em 3
níveis: supervisor, sênior e júnior, de acordo com o grau de experiência e conhecimento
técnico de cada um.
Assim, se o Departamento está recrutando Auditores Juniores, cremos que a busca
deve ser iniciada dentro da própria empresa, porque assim procedendo, as seguintes
vantagens se apresentarão:
O caráter, a capacidade e habilidades operacionais do funcionário, já são conhecidos.
O funcionário já tem cultura e conhecimento sobre a empresa, em si.
O Departamento de Auditoria passa a ser visto como chance de progresso e
encarreiramento para os demais colaboradores da organização
O afluxo desses colaboradores para dentro do Departamento de Auditoria aumenta o
nível de integração com os demais colaboradores da organização.
Por outro lado, há casos em que é possível ou mesmo aconselhável admitir
colaboradores da organização. Deve-se, por exemplo, tomar muito cuidado para evitar
situações em que a transferência de um colaborador para o Departamento de Auditoria
venha a causar embaraços e dificuldades à chefia do órgão onde o colaborador estava
lotado. Há também situações em que a necessidade de momento impede a busca de um
Auditor já experiente, ou especializado, que prescinda de treinamento. Neste caso, será
forçoso recorrer à contratação no mercado, e aí então os esforços poderão ser dirigidos
para identificar profissionais que estejam trabalhando em:
Empresas de Auditoria Externa
Outros Departamentos de Auditoria
É desnecessário dizer que qualquer que seja a fonte escolhida, o processo deve ser
conduzido dentro de elevados padrões éticos, evitando-se situações incompatíveis com a
dignidade da função.
No que se refere às Empresas de Auditorias Externas, estas têm sido,
tradicionalmente, as maiores fornecedoras de profissionais para Auditoria Interna, em vista
da similitude de funções e da qualidade dos profissionais que forma.
De fato, o Auditor Externo, a par do conhecimento técnico que acumula, servirá bem
ao Departamento de Auditoria Interna por que:
Conhece as técnicas para desenvolver um trabalho eficazmente;
Conhece muitas empresas e muitos ramos de negócios;
Está acostumado a pressões de tempo e prazos.
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Um cuidado, no entanto deve ser tomado: ao contratar um Auditor Externo, procure
aquele que esteja à busca de novos desafios, pois a Auditoria Interna, eficiente, moderna, é
voltada para aspectos operacionais, certamente é muito diferente daquilo que alguns
Auditores Externos pensarão encontrar.
Finalmente, duas fontes poderão ser pesquisadas no processo de seleção acima
descrito:
O AUDIBRA – Instituto de Auditores Internos do Brasil mantém bolsa de empregos
organizada, que pode ser consultada.
Universidades e escolas técnicas (As escolas geralmente permitem que as firmas
afixem ofertas de emprego nos quadros de aviso)
7.1.4 – Como selecionar: natureza dos testes e entrevistas a serem aplicadas aos
candidatos
a) Seleção
Muitos gerentes de Auditoria realizam as suas contratações, baseados
exclusivamente numa entrevista pessoal com o candidato, evitando a aplicação de testes
mais elaborados, por julgá-los inúteis. Assim, estes Gerentes, confiando amplamente na
sua capacidade de avaliação subjetiva, conduzem todo o processo de seleção e comparação
dos vários candidatos, numa base empírica e sem maiores anotações ou cuidados. Não é
raro que estes Gerentes sejam bem sucedidos nestas maneiras de agir, mas sabemos que o
sucesso, no caso, é fruto maior mais de longa experiência do gerente do que da virtude do
método em si.
Não obstante este posicionamento de “Avaliação Subjetiva” ser largamente
difundido cremos que seja oportuna a discussão de um método, de como conduzir o
processo de seleção de Auditores.
b) Avaliação de Perfil
O método que julgamos aplicável consiste em avaliar tanto o perfil psicológico do
candidato, quanto seus conhecimentos técnicos, mediante a aplicação de testes e
entrevistas, abaixo comentados.
O Departamento de Recursos Humanos da Empresa pode prestar valiosa ajuda, pelo
que se recomenda discutir com o mesmo, em detalhes, o perfil do profissional desejado.
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As condições básicas em que o candidato deve ser avaliado são:
Inteligência;
Habilidades para tratar com pessoas de todos os níveis;
Competência Técnica (que é função da educação e experiência prática)
b. 1) No que se refere ao nível de inteligência do candidato, os testes psicotécnicos
aplicáveis devem ser orientados para avaliar qualidades básicas do Auditor como:
capacidade de julgamento e atenção, rapidez de raciocínio abstrato e lógico, habilidade
para lidar com séries numéricas, capacidade de memorização, alto volume de produção, e
finalmente, habilidade de expressão verbal e escrita.
b. 2) No que se refere à habilidade para tratar com pessoas, os testes psicotécnicos
deverão avaliar o nível de ajustamento da personalidade e do temperamento do candidato,
para apontar aquele que seja firme, sem ser agressivo, cordato sem ser submisso, agradável
sem ser bajulador, enfim, aquele que revele potencial para ser bem sucedido no trato com
pessoas. Sinais de impulsividade, emotividade e agressividade exagerada, serão também
detectadas pelos testes psicotécnicos.
b. 3) quanto a competência técnica do candidato, avaliá-la é uma tarefa mais do
Gerente de Auditoria Interna do que do departamento de Recursos Humanos.
Sem embargo, o Gerente de auditoria poderá preparar e fornecer ao Departamento
de Recursos Humanos, um teste sobre aspectos técnicos a que deseja submeter o candidato,
incluindo questões sobre Contabilidade, Teoria de Auditoria, Técnicas de Auditoria,
Matemática financeira, Estatística, Processamento de dados, Legislação Tributária, Teoria
da Administração e outras matérias, conforme pretenda seja o perfil do profissional
desejado.
É claro que o nível e o teor das questões assim como a ponderação da importância
atribuída a cada matéria poderão variar, de um Departamento ao seu próprio entendimento,
quanto ao tipo de conhecimento que o Auditor deve ter. Como guia e informação, julgamos
interessante lembrar o resultado de uma importante pesquisa levada a efeito nos EUA, com
o objetivo de identificar as áreas do conhecimento, nos quais o Auditor Interno deveria
estar familiarizado, e com que grau. Os resultados da pesquisa, realizada pelo “The
Institute of International Auditors” em escala internacional inclusive através de
questionários e consultas a inúmeras entidades, passou a constituir o chamado “Corpo de
Conhecimentos do Auditor Interno” (Common Body of Knowledge for International
Auditors), que se tornou a base para o exame da “C.I.A.” – Certified Internal Auditor.
A pesquisa revelou as seguintes áreas gerais como “Corpo de Conhecimento do
Auditor Interno”
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Contabilidade e Finanças
Auditoria
Ciências do Comportamento
Comunicações
Sistema Eletrônicos de Processamento de Dados
Economia
Aspectos Legais dos Negócios
O Processo Administrativo e as Atividades Gerenciais
Métodos Quantitativos
Sistemas e Métodos
c) Entrevistas
Em seguimento aos testes, o Gerente de Auditoria, submeterá o candidato à
entrevista pessoal.
Cremos que, de fato, as entrevistas podem revelar aspectos muito importantes da pessoa do
candidato, desde que, é claro, saibamos dirigir bem as perguntas e extrapolar
convenientemente as respostas. Assim, é recomendável a elaboração previa de uma lista de
perguntas a serem feitas, em torno, por exemplo, dos seguintes assuntos:
Que tipo de trabalho você realizou?
Qual foi o enfoque?
Que tipo de relatório você escreveu?
Como você mantém a sua educação escolar?
O que você acha da Auditoria Interna?
Que tipo de trabalho você mais gosta?
O que você faz nas horas de lazer?
Quais foram as suas conquistas profissionais?
Porque você quer mudar de emprego? O que desagrada no emprego atual?
Todas estas perguntas servirão para o entrevistador, mentalizar uma idéia do tipo de
pessoa que é o candidato; mas é necessário que os resultados sejam anotados, como meio
de forçar uma adequada avaliação do candidato, e também para serem comparados com os
de outros candidatos.
d) Características Específicas do Auditor
Não podemos deixar de ter em mente, que no momento da admissão, o que na realidade
fazemos é tentar visualizar o potencial do candidato, e nestes termos, por algumas
qualidades são de fato importantes para o Auditor.
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No entanto, é certo que o encarregado em avaliar o candidato, deverá se preocupar em
observar se estão presentes no candidato, qualidades que serão particularmente exigidas do
futuro Auditor. Brink, Cashin e Witt, ao comentarem as qualificações pessoais do Auditor
Interno, no capítulo 7 da importante obra “Modern Internal Auditing-na Operational
Aproach”, enumeram as seguintes características do Auditor Interno:
1) Curiosidade
2) Atitude Crítica
3) Atenção (no sentido de considerar todas as possíveis fontes de informação e todas as
inter-relações)
4) Persistência
5) Energia
6) Auto Confiança
7) Coragem
8) Habilidade para julgar corretamente
9) Integridade (qualidades que fazem os outros confiarem nas informações e conclusões
do Auditor)
Os mesmos autores, procurando verificar quais características que mais contribuem para o
Auditor Interno obter respeito e cooperação, sugerem as seguintes:
1) Honestidade e Integridade
2) Dedicação aos interesses da companhia
3) Humildade razoável
4) Porte profissional
5) Empatia
6) Conduta consistente à imagem
e) Conclusão
O conjunto dos resultados dos testes e entrevistas revelara ao Gerente de Auditoria,
o melhor entre o candidato, que deve ser admitido.
Isto feito, o Gerente ainda tem três tarefas muito importantes a realizar: promover a
integração do novo membro no Departamento, estudar com dedicação a maneira de
explorar seu potencial, exigindo a sua efetiva contribuição aos trabalhos, e por fim,
planejar a carreira deste.
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8 – TREINAMENTO
O treinamento é essencial em qualquer atividade. Para os Auditores Internos ele se
reveste de uma necessidade primordial, em razão de sua própria formação escolar
ineficiente e dada a infinita gama de conhecimento que ele é obrigado a acumular ao longo
de sua carreira.
Basicamente, os fatores determinantes do treinamento para o auditor interno são
decorrentes de:
Ampliação dos horizontes da Auditoria, abrangendo progressivamente a totalidade das
operações da empresa;
Complexidade das atividades empresariais gerando especialidades;
Plano de formação de auditores;
Sistema de ensino oficial inadequado e incompatível.
Um plano de treinamento para auditores poderia ser concretizado de três formas, a
saber:
a) Treinamento Formal
É o tipo de treinamento efetuado a nível de Cursos e Seminários. Esses poderiam
ser realizados a nível interno ou nível externo.
a.1) Em nível interno deveriam ser levado em consideração os seguintes aspectos:
Participação ativa da equipe de auditoria, criando-se uma mentalidade direcionada a
um auto-desenvolvimento.
Pesquisa junto às demais áreas da empresa, no sentido de obter treinamento específico
em áreas de interesse (Custos, Relações Humanas, Legislação Trabalhista, etc.)
a.2) Em nível externo deveriam ser levados em consideração os seguintes aspectos:
Estrutura interna da Auditoria e da Empresa não comporta auto-desenvolvimento.
A necessidade de especialização.
Sua execução deverá sempre ter como continuidade repasses a níveis internos.
b) Treinamento Contínuo
É o tipo de treinamento inserido no cotidiano dos trabalhos de forma que através
destes, aproveite-se ao máximo a possibilidade de experiências e esclarecimentos de:
A dosagem do treinamento deverá ser oferecida em uma ordem lógica de
importância e de experiência do titular treinado;
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O tempo a ser dedicado ao treinamento deverá fazer parte integrante da
Programação da Auditoria.
Como etapas de treinamento contínuo, temos:
Programação de trabalho
O auditor que está iniciando deve ser programado em trabalhos onde estará
permanentemente acompanhado de auditor mais experiente.
Pontos de Treinamento
A revisão dos trabalhos deve ser evidenciada em folhas de ponto, a fim de facilitar
a detecção das necessidades de treinamento e permitir a execução de "follow-up”.
Reuniões de Auditores
As reuniões de auditores permitem o intercâmbio profissional facilitando a
obtenção de consenso para fixação dos padrões de atuação.
Estas reuniões podem ser efetuadas de varias formas, a saber:
REUNIÕES EM NÍVEL DE EQUIPE, visando solucionar problemas dos trabalhos
em andamento.
REUNIÕES EM NÍVEL DE EXPERIÊNCIA, onde os auditores de uma mesma
categoria funcional assumam posições específicas, possibilitando decisões através de
consenso.
REUNIÕES ENTRE EQUIPES DE AUDITORIA, a fim de esclarecer pontos inter-
relacionados com os trabalhos em andamento.
REUNIÕES SOBRE AUDITORIAS REALIZADAS, preparadas pelos auditores
que executaram o trabalho com o objetivo de treinar os demais elementos do grupo de
auditoria.
c) Treinamento Mínimo
Numa abordagem geral dos seguintes assuntos, deveriam ser do conhecimento do
auditor:
Auditoria em todas as suas especificações, operacional, contábil, etc.;
Contabilidade;
Economia e Finanças;
Administração de Empresas;
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Matemática e Estatística;
Marketing;
Processamento de Dados;
Legislação Comercial e Fiscal;
Lei das Sociedades Anônimas;
Lei do Mercado de capitais;
IR, IPI, ICM e outros Impostos;
Legislação antitruste, em controle de preços e atividades objeto de regulamentação
especial;
Legislação Bancária;
Legislação em incentivos fiscais, créditos e outras de amparo e estimulo à atividade
econômica;
Legislação Trabalhista, Previdência Social, Fundo de Garantia, PIS, etc.;
Legislação sobre operações de câmbio, importação e exportação, royalties,
assistência técnica, etc.
9 – QUALIDADES DO AUDITOR INTERNO
O Auditor Interno deve ser exato na apuração dos detalhes para seu serviço. Não
deve aceitar informações vagas ou incompletas, ou que não possam ser comprovadas.
Além do preparo técnico e básico, mencionado anteriormente, deve manter-se “em
dia” com a legislação correspondente, ou pelo menos saber onde e com quem poderá obter
os detalhes necessários para o seu serviço.
É indispensável um “senso de proporção”, ou seja, achar-se habilitado a julgar se o
custo da revisão exige mais ou menos detalhes em proporção ao seu próprio salário. Não
compensa contar alfinetes, por exemplo.
No decorrer dos anos, no exercício de sua profissão, um bom Auditor Interno deve
ser suficientemente curioso para saber tudo sobre entidade na qual colabora, sobre os
sistemas de controle interno e seu funcionamento, e até conhecer mais sobre a empresa do
que os próprios administradores.
Deve ser persistente em acompanhar, junto às áreas revisadas, a solução ou
liquidação de anomalias constatadas. Esse follow up deve ser uma constante, respeitando-
se o tempo suficiente para as correções devidas.
Um Auditor Interno recebe, quando entrosado na empresa, informações (nem
sempre corretas) sobre falhas ou deslizes. Deve então saber separar as que dizem respeito
ao seu trabalho das provenientes de intrigas sem maior importância.
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Prevalecerá o senso de proporção ou julgamento pessoal, sempre evitando tomar
partido em quaisquer situações.
Na sua atuação, deve manter um espírito de independência, não se deixando
influenciar pelas áreas sob sua revisão, mas apurando fatos comprováveis e verídicas.
Voltar ao sumário
10 – CÓDIGO DE ÉTICA DO AUDITOR INTERNO
No desempenho de suas funções, o Auditor Interno deverá sempre se comportar
dentro de um código de ética dos mais rígidos, pois somente assim conseguirá os
resultados que dele espera (e exige) a administração da empresa à qual presta sua
colaboração.
Abaixo, fornecemos um quadro sinótico com as 06 (seis) exigências de ética de um
Auditor Interno e respectivos motivos.
Exigência Diz respeito a: Motivo
1º Subordinação
hierárquica
dentro da
empresa
Achando-se, como de praxe, responsável pelo seu
serviço, debaixo dos escalões mais altos da
administração (e só a ela prestando contas do seu
trabalho), deve respeitar também a ordem hierárquica
dos setores que esteja revisando, dirigindo-se sempre,
em primeiro lugar, aos chefes respectivos, que então o
encaminharão aos atuais executantes dos serviços.
2º Modo de
trabalho
O Auditor pede e não exige a colaboração do setor sob
revisão, e com modos que o tornem simpático ao
pessoal envolvido. As eventuais “exigências”,
necessárias, devem sempre ser formuladas
respeitando-se o trabalho alheio (fechamento de livros,
relatórios mensais à Matriz, etc.), embora nem sempre
isto seja possível.
3º Envolvimento
em Política
Interna
Em todas as organizações existem, infelizmente,
grupinhos e grupos que visam ao seu próprio
engrandecimento ou influência. Um bom Auditor pode
ouvir e sentir tais grupos, não participando nunca de
tal política, direta ou indiretamente, assegurando assim
sua função independente.
4º Discrição Tendo acesso (em geral) a documentos e informações
sigilosas, manterá sempre sigilo absoluto, não se
servindo de detalhes desta natureza para
engrandecimento pessoal ou de grupos.
Tratando-se de assuntos que possam afetar a empresa,
quando muito poderá ser discutido com seu superior,
porém sempre de forma discreta.
5º Observância e Pertencendo ao grupo (ou escalão) administrativo,
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cumprimento
dos
regulamentos
cabe ao Auditor Interno, talvez mais do que a qualquer
outro empregado, a estrita observância de regras
existente na empresa.
6º Comportamento
Pessoal
Um Auditor eficiente é afável (mas não subserviente),
saberá formular suas perguntas e fazer suas pesquisas,
com modos, e sem exigências descabidas.
Deve manter bons contatos humanos, sem coleguismo
exagerado, e saber “vender” a idéia básica que tem
também uma tarefa a cumprir.
11 – RELACIONAMENTO ENTRE AUDITOR E AUDITADO
11.1 – Capacidade Técnica e Relações Humanas
Existem duas dimensões básicas na execução do trabalho. Uma delas é a
preocupação com a produção, a outra é a preocupação com as pessoas.
A parte do trabalho relativa à produção depende do know-how técnico a respeito de
matérias como: contabilidade, matemática, auditoria, administração e outras. O Auditor
deve ser tecnicamente competente.
Porém quase tudo que fazemos exige que trabalhemos com outras pessoas. O
Auditor Interno lida muito com pessoas e precisa delas para executar um bom trabalho.
Um Auditor bem sucedido tecnicamente deve também ser competente para lidar com
pessoas nos mais variados níveis, desde Diretores até simples funcionários.
Não existe conflito entre essas duas preocupações. Pelo menos não deveria existir.
Mas algumas pessoas erroneamente acreditam que não é possível atingir um bom resultado
técnico sem pressionar alguém para obter resultados.
Essas pessoas tendem a pensar:
Executarei o meu trabalho mesmo que eu tenha que intimidar outras pessoas para fazê-
lo, ou:
Não permitirei que as exigências de apresentar certa produção interfiram no meu
relacionamento com as quais tenho que trabalhar, ou:
Manterei um acordo com as pessoas com as quais tenho que trabalhar: recuarei onde
for necessário para evitar ofendê-las.
Na verdade, nós devemos encontrar uma maneira de executar o trabalho dentro dos
prazos determinados apresentando um produto tecnicamente correto e principalmente
manter um bom relacionamento com as pessoas das áreas auditadas.
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Caso contrário teremos o trabalho frustrado por informações incorretas, irreais e
sem fundamento.
Alguns auditores podem obter esta cooperação dos auditados através da força da
própria personalidade ou através de uma postura de empatia que faz com que as pessoas
sintam vontade em prestar informações.
Mas, todos os auditores devem ter bem claro em suas mentes a arte e ciência da
comunicação, bem como a máxima “o que abre ou o que fecha os canais de comunicação”.
A verdade é que tudo o que fazemos o nosso comportamento, a nossa maneira de
vestir, a nossa aparência pessoal e nossos hábitos, sempre, comunicam alguma coisa.
Uma escolha infeliz de palavras, de se arrumar ou de se expressar, que seja
conflitiva com as expectativas do auditado pode ser interpretado por ele de uma maneira
completamente diferente daquilo que esperávamos, criando um obstáculo desnecessário à
execução do trabalho.
– Barreiras na Comunicação
Todo auditor naturalmente já sentiu na própria pele o desgaste causado por aquele
esforço em contornar situações embaraçosas encontradas durante o trabalho: o documento
pedido há duas semanas não é encontrado, o gerente que não tem tempo para atendê-lo,
informações incompletas, etc...
Mas qual será o motivo causador dessas situações? Quem será o responsável por
essas situações: o auditor ou o auditado?
A lista de motivos que podem atrapalhar o relacionamento entre o auditor e o
auditado é enorme:
11.2.1 - O Medo do Auditado
O auditor é frequentemente temido pelo auditado. Ele representa na mente de
muitos administradores e seu pessoal, um crítico, uma ameaça a sua segurança. É um
desconhecido que pode afetar negativamente seu status individual, o bem estar e seu
serviço.
Quando se encontra a primeira vez com o auditor, a idéia inicial do auditado é de
impressionar o auditor, evitando um ataque antecipado. O comportamento do auditado é
ficar na defensiva até que o auditor, deliberadamente, mas com discernimento, rompa a
barreira dessa defensiva.
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11.2.2 – Atitude de Superioridade por parte do Auditor
Isso pode levar o auditado a pensar que o auditor não precisa de ajuda de uma
pessoa franca, que o auditor veio para competir e não colaborar com a área auditada.
Nesse caso, o auditado bloqueia ou esquece a finalidade da auditoria e concentra
seu pensamento na competição com o auditor ao invés de lhe fornecer a informação
necessária ao seu trabalho.
11.2.3 – Atitude de julgamento das Atividades e Informações dadas pelo Auditado
Ao buscar informações, o auditor não deve fazer julgamentos com conotações
pessoais, posto que não está na função de juiz. Ele é um colega de trabalho em buscar fatos
e informações.
As atitudes de julgamento pessoal são facilmente detectadas pelo auditado e coloca-
o em defensiva. Perguntas como “Porque você fez isso?” colocam o auditado em posição
difícil e defensiva.
11.2.4 – Ar Dominador e de Certeza por parte do Auditor
O auditor que carrega um ar dominador e de certeza encontrará uma defesa rígida
no auditado. Isso porque ele sente que o auditor está contando (geralmente alguma
experiência que ele tenha vivenciado em outra área) e não perguntando alguma coisa do
auditado.
11.2.5 – Ineficácia nas Habilidades de Comunicação Verbal e Não Verbal por parte
do Auditor
Ser mau ouvinte, fazer uso ineficaz de perguntas e demonstrar sarcasmo em suas
perguntas ao auditado, colocam uma barreira difícil no relacionamento entre auditor e
auditado.
O uso de mensagens que trazem o adjetivo “imbecil” à mensagem. Por exemplo:
“Eu entendo.........(imbecil)”
“É claro............(imbecil)”
“O que você está dizendo não faz sentido....(imbecil)”
Essas mensagens com “imbecil” implícito são geralmente sutis e não intencionais.
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Mesmo assim, elas passam para os outros uma idéia de rebaixamento da outra
pessoa.
11.3 - O Que Ajuda a Comunicação entre o Auditor e o Auditado
Durante todo o relacionamento com o auditado, o auditor deve ter em mente as
atitudes e as palavras que bloqueiam a comunicação e aquelas que facilitam a
comunicação.
Embora haja diferenças óbvias entre o papel do auditor e do auditado, a criação de
um clima favorável fará com que essas diferenças se tornem irrelevantes.
Há passos que podem ser tomados e há qualidades que podem ser desenvolvidas
que certamente ajudarão a abrir a comunicação e mantê-la aberta. Vamos a elas:
11.3.1 – Sinceridade, Honestidade e Abertura
Exceto nos casos de suspeita de fraudes e nos trabalhos de conferência física de
valores, que devem ser realizados em caráter de surpresa, não há razão para não haver
sinceridade completa com o auditado.
Deixe o auditado saber o que espera. Servirá para suavizar o ambiente já carregado
pela mera menção da palavra “auditoria”.
Assim ao longo da auditoria o auditado terá a oportunidade de conferir os passos
dados e ira perceber que o seu receio não tinha fundamento. O auditado sentir-se-á seguro
em relação ao auditor e isso o fará sentir que o auditor não o atingirá pelas costas.
Uma atitude do auditor que diz claramente: “Eu sei que você tem serviço
importante”; “Eu sei que existem certas frustrações no seu serviço”; “Eu sei das
dificuldades que você deve sobrepujar”.
Conte-me sobre elas. Eu as entenderei. Talvez juntos nós possamos encontrar
algumas respostas. Não tenha receio. Eu quero apenas saber como as coisas são feitas, pois
assim eu posso ajudá-lo.
Se eu notar alguma coisa que precisa verificação, nós a discutiremos abertamente e
juntos.”.
Essa sinceridade de propósito do auditor pode ser evidenciada no decorrer da
auditoria. Ao responsável pela área auditada é lembrado que o trabalho que está sendo
iniciado faz parte de um processo normal da auditoria.
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11.3.2 – Cortesia e Amabilidade
Essas atitudes podem ser inatas, mas podem ser desenvolvidas se o auditor disser a
si mesmo:
“Eu não sou um policial”; “Eu não sou um investigador”; “Eu não sou um perito”.
“Sou um convidado nesta casa”; “Devo ser cortês”; “Devo tratar as pessoas com respeito e
devo conduzir meus trabalhos como um esforço comunitário para o bem da área auditada e
da empresa”. Quando o auditor estiver convencido de sua atitude, ele verá como tudo
ficará mais claro, até mesmo sua comunicação com as pessoas.
11.3.3 – Contribuição para a Área Auditada
Deixe o auditado perceber a sua contribuição para a área auditada, visando
solucionar problemas. Isso gera no auditado um sentimento de auto-estima. Nesse clima, o
auditado sente que o auditor deseja contribuir e ajudar na busca dos objetivos da empresa.
11.3.4 – Habilidades de Comunicação Verbal
A comunicação exige eficácia no envio e na recepção de mensagens. Abordaremos
05 (cinco) habilidades de comunicação verbal: acusar o recebimento, refletir, parafrasear,
perguntar e elogiar.
Todas elas são importantes para o envio de mensagens. Três delas, acusar
recebimento, refletir e parafrasear são provas de que estamos ouvindo e recebendo as
mensagens.
11.3.4.1 – Acusar o recebimento
Acusando o recebimento da mensagem você transmite à outra pessoa que está
ouvindo o que ela está dizendo que está entendendo a mensagem. Dessa maneira você
também estimula a outra continuar falando.
Dizer “eu estou ouvindo”, “Eu entendo”, “ok”, já está ajudando o diálogo.
Mas é ainda melhor dizer frases com: “Eu concordo com você”, “Esta é uma boa
idéia”, “Eu discordo de você”, “Por mim tudo bem”, pois estas denotam que além de ouvir
você está avaliando o que está sendo dito. Esta forma transmite à outra pessoa que você
respeita a opinião dela.
Estimular as pessoas a falar ajudar a obter as informações necessárias.
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11.3.4.2 - Refletir
Refletir é uma maneira de demonstrar que você entende os sentimentos da outra
pessoa. A troca de outra comunicação frequentemente envolve sentimentos e emoções.
Sempre que uma pessoa tem uma opinião firme-afirmativa ou negativa seus sentimentos
transparecem na comunicação. Para que possamos nos comunicar eficazmente com as
pessoas, é preciso que saibamos reconhecer e responder a estes sentimentos.
Nunca devemos dizer a uma pessoa que ela não deve se sentir desta ou daquela
maneira. Isto é uma maneira segura de cortar a comunicação. A reflexão é uma habilidade
que nos auxilia a desenvolver e a manter empatia com outras pessoas.
11.3.4.3 – Parafrasear
Parafrasear significa colocar em suas próprias palavras o que você pensa que a
outra pessoa disse. Você parafraseia para testar a sua compreensão ou confirmar a sua
interpretação do que a outra pessoa disse. As paráfrases geralmente iniciam-se com as
seguintes sentenças:
“Então você está dizendo...”
“Se eu entendi bem...”
“Em outras palavras...”
A paráfrase é uma maneira eficaz de dizer à outra pessoa que você a está ouvindo. É
também uma maneira muito eficaz de assegurar a compreensão.
11.3.4.4 – Perguntar
A quarta habilidade de comunicação verbal é a pergunta. É através das perguntas
que você obtém as informações necessárias para a execução de seu trabalho.
As perguntas também podem ser utilizadas como outra maneira de testar a
compreensão. Nós utilizamos dois tipos de perguntas – perguntas com o final aberto e
perguntas com o final fechado.
Perguntas com o final aberto são aquelas que não podem ser respondidas com
um “sim ou não” e, portanto são muito eficazes para obter informações, especialmente
quando você quiser dar bastante liberdade à outra pessoa para determinar a resposta.
Perguntas com final aberto geralmente iniciam-se com as seguintes palavras:
O que?
Quando?
Onde?
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Por quê?
Como?
Perguntas com final fechado geralmente são utilizadas para confirmar a nossa
compreensão.
A paráfrase, quando usada para confirmar a compreensão, frequentemente
assume a forma de uma pergunta com final fechado.
11.3.4.5 – Elogiar
A quinta habilidade de comunicação verbal é a de dar crédito às pessoas. É uma
maneira de elogiar – dar crédito à pessoa por alguma coisa que ela tenha feito bem.
Pode também ser utilizada como forma de agradecimento ou como forma de
concordar com o que a outra pessoa disse.
O elogio obedece 02 (duas) etapas:
A primeira é identificar a performance ou o comportamento que você deseja
elogiar. A segunda é explicar porque aquela performance ou aquele comportamento lhe é
valioso. Exemplo:
“Obrigado por ter-me conseguido estas fichas cadastrais tão rapidamente.
Você me ajudou a executar o meu trabalho dentro do prazo
determinado”.
Elogiar é uma maneira de obter e continuar recebendo a cooperação de outras
pessoas.
11.3.5 – Habilidades de Comunicação Não Verbal
Tudo o que você faz está sujeito a ser interpretado pelas pessoas que o rodeiam.
É a interpretação da outra pessoa que causa o impacto não a sua intenção.
Na verdade, uma grande parcela de todas as comunicações são não verbais.
Portanto, a sua meta será controlar o seu comportamento não verbal de tal
maneira que o auditado o interprete da forma que você quer que ele o faça. Os seguintes
fatores podem influenciar a forma como os auditados reagem a você:
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11.3.5.1 – Atenção
As pessoas frequentemente julgam se você está ouvindo ou não pelo contato
ocular.
Se você olhar pela janela enquanto as outras pessoas falam com você, elas
concluirão que você não está ouvindo. Se você olhá-las nos olhos, elas concluirão que você
está ouvindo e isso as incentivará a expressarem melhor os seus pensamentos com
palavras.
11.3.5.2 - Expressões Faciais
Muita coisa é comunicada pela expressão facial. O estudo deste tipo de
comunicação é complexa, mas uma coisa simples como estar sempre com uma cara
sombria e séria pode levar os outros a pensar que você é rabugento.
Criar uma imagem de pessoa amigável e acessível é parte do dever de trabalhar
eficazmente com os outros.
Mesmo as suas expressões faciais cotidianas contribuem para essa imagem, que
pode facilitar a execução de suas tarefas aumentando a cooperação que os funcionários da
área auditada lhe darão.
11.3.5.3 – Inflexão de Voz
O tom de voz afeta a maneira como os outros interpretam o que se diz.
Você provavelmente se recorda de experiências pessoais onde alguém falou
sarcasticamente com você – e como você se sentiu quando isto aconteceu. Não foram as
palavras, mas talvez o tom que lhe indicou que a outra pessoa estava comunicando algum
tipo de desaprovação.
11.4 – Estilos de Gerência e o Auditor
O auditor deve procurar compreender que quase sempre o estilo de gerência
adotado pela área auditada condiciona o funcionamento das suas atividades, enfatizando
qualidades e defeitos. Ao entender os vários estilos existentes, o auditor saberá que tipo de
atuação deve ser esperado e como os próprios funcionários da área reagem a eles.
De certa forma, os estilos gerenciais podem ser encontrados ao mesmo tempo em
uma empresa, dependendo das características dos gerentes e das necessidades e motivação
dos empregados.
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Os nomes dados a esses estilos por alguns psicólogos são:
Autocrático
Paternalista
Apoiador
Cooperativo
11.4.1 – O Estilo Autocrático
Esse estilo está fundamentado na autoridade total do gerente e obediência
inquestionável do seu pessoal. Nesse estilo os funcionários tornam-se dependentes da
gerência e raramente pensam sozinhos. A gerência assume que os empregados trabalham
unicamente porque eles são obrigados e que eles devem ser dirigidos para cumprir seu
papel.
A performance dos empregados é normalmente mínima e é considerada atingida se
o empregado concorda incontinente com as ordens da gerência.
Quando o auditor se defronta com um gerente que tem esse estilo, ele deve estar
preparado para encontrar falta de independência nos subordinados já que o temor de tomar
alguma iniciativa pode conflitar com as posições do gerente. Na área desse gerente haverá
instruções claras, controles firmes e um rígido sistema de aprovação; mas na sua ausência é
improvável performance efetiva, pois os funcionários não saberão tomar qualquer atitude a
nível decisório. O auditor deve estar preparado para esclarecer todos os seus achados
exclusivamente com os autocratas.
11.4.2 – O Estilo Paternalista
Esse estilo é uma derivação do estilo autocrático. Pretende melhorar a
produtividade através de premiações (benefícios adicionais e planos de seguro de vida em
grupo) aos empregados e para uma maior dependência por parte do empregado.
Originou-se principalmente durante a depressão de 1930 e durante e após a 2º
Guerra Mundial quando os benefícios tornaram-se as metas dos empregados, sindicatos e
do governo. A premiação financeira e o seguro coletivo foram oferecidos em contrapartida
à gratidão do funcionário e expectativa do aumento da produtividade.
Nesse estilo, o empregado fica mais contente que quando está sob o estilo
autocrático, mas não há nada que o inspire para maior perfeição.
O estilo paternalista dá-lhe subsistência e segurança, mas não motivação ou auto-
realização.
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Ao defrontar com as gerências que adotam esse estilo o auditor deverá prevenir a
gerência de que para se conseguir alta produtividade não é necessário um espírito de clube
esportivo entre os seus funcionários. A gerência, em comum acordo com os funcionários,
precisa fixar metas realistas e confrontá-las com os resultados obtidos ao final de um
período para avaliação.
11.4.3 – O Estilo Apoiador
O empregado começa a identificar suas próprias metas com aquelas da organização.
Ele percebe que seu caminho, sua realização e seu trabalho são partes importantes de sua
vida, mas que uma mera fonte de sustento ou segurança.
Neste clima, o auditor deve ser cauteloso para obter a confiança tanto dos
empregados como da Gerência durante seu trabalho.
Ele pode vender suas recomendações de auditoria mostrando que elas podem
melhorar a produtividade e ajudar a organização a atingir suas metas.
11.4.4 – O Estilo Cooperativo
Nesse estilo cada profissional é um colaborador, respeitado pelas suas
contribuições. A gerência, em vez de ser autocrática, exigindo obediência; ou
protecionista, proporcionando segurança; ou apoiadora, provocando lideranças é somente
um dos colaboradores, sendo respeitado, como um companheiro, pelas suas contribuições.
A função da Gerência está mais na integração que no comando ou liderança. O
empregado responde a este clima com o sentimento de responsabilidade.
O resultado é realização pessoal mais do que a motivação manipulada pelo líder.
Ou seja, o real entusiasmo pelo trabalho, em senso de desempenho e reconhecimento.
A reação do auditor a esse estilo é adaptar-se a ele. Deve estar presente como mais
um colaborador.
Ele deve apresentar suas recomendações e sugestões para assim contribuir com o
crescimento da organização. De fato, nesse clima de dedicação e cooperação o auditor
provavelmente se encontrará com o mesmo entusiasmo do auditado.
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12 – EXERCÍCIO PROFISSIONAL DA AUDITORIA INTERNA NO PLANO
INTERNACIONAL
12.1 – INTRODUÇÃO
A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva que presta serviços de
avaliação e de consultoria com o objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma
organização. A auditoria auxilia a organização a alcançar seus objetivos através de uma
abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos
processos de gerenciamento de risco, controle e governança corporativa.
As atividades da auditoria interna são realizadas nos mais diversos ambientes culturais e
legais; em organizações que possuem os mais variados objetivos, porte, complexidade e
estruturas, e por pessoas de dentro ou de fora da organização. Uma vez que as diferenças
podem afetar a prática da auditoria interna em cada ambiente, a adesão às Normas
Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna é essencial para um
adequado desempenho das responsabilidades por parte dos auditores internos. Se os
auditores internos auditores estão proibidos, em virtude de leis ou regulamentações, de
aderir a determinadas regras estabelecidas nas Normas, devem então cumprir todas as
demais regras das Normas e apresentar as justificativas necessárias.
Os serviços de avaliação (assurance) compreendem uma avaliação objetiva da evidência
por parte do auditor interno com o objetivo de apresentar uma opinião ou conclusões
independentes sobre um processo ou outra matéria correlata. A natureza e o escopo do
trabalho de avaliação são determinados pelo auditor interno. Normalmente, três partes
participam dos serviços de avaliação: (1) a pessoa ou grupo diretamente responsável pelo
processo, sistema ou outro assunto correlato – o proprietário do processo, (2) a pessoa ou
grupo que faz a avaliação – o auditor interno, e (3) a pessoa ou grupo que faz uso da
avaliação – o usuário.
Os serviços de consultoria são aqueles relacionados à assessoria e, normalmente, são
prestados por solicitação específica de um cliente de auditoria. A natureza e o escopo dos
trabalhos de consultoria estão sujeitos a um acordo mútuo com o cliente do trabalho. Os
serviços de consultoria, normalmente, compreendem dois participantes: (1) a pessoa ou
grupo que oferece a consultoria – o auditor interno, e (2) a pessoa ou grupo que necessita
e recebe a consultoria – o cliente do trabalho. Ao realizar serviços de consultoria o auditor
interno deve manter a objetividade e não assumir responsabilidades gerenciais.
O propósito das Normas é:
1. Estabelecer princípios básicos que representam a prática da auditoria interna na forma
em que esta deveria ser.
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2. Fornecer um modelo para a execução e promoção de um amplo leque de atividades de
auditoria interna que representem valor agregado.
3. Servir de base para a avaliação da auditoria interna.
4. Incentivar a melhoria dos processos e operações da organização.
As Normas compreendem as Normas de Atributos (série 1000), as Normas de
Desempenho (série 2000) e as Normas Implantação. As Normas de Atributos tratam das
características de organizações e indivíduos que realizam atividades de auditoria. As
Normas de Desempenho descrevem a natureza das atividades da auditoria interna e
apresentam critérios de qualidade contra os quais o desempenho desses serviços é
avaliado. Enquanto as Normas de Atributos e de Desempenho aplicam-se a todos os
serviços de auditoria interna, as Normas de Implantação aplicam-se a tipos específicos de
trabalhos de auditoria.
Existe apenas um conjunto de Normas de Atributos e de Normas de Desempenho,
entretanto, existem variados conjuntos de Normas de Implantação, ou seja, um conjunto
para cada tipo importante de atividade de auditoria interna.
As Normas de Implantação foram estabelecidas para as atividades de: Avaliação
(Assurance) (A) e de Consultoria (C).
As Normas são parte integrante da Estrutura de Práticas Profissionais de Auditoria
Interna. A Estrutura de Práticas Profissionais de Auditoria Interna inclui a definição de
Auditoria Interna, o Código de Ética, as Normas e outras orientações. Orientações quanto
à forma como as Normas podem ser aplicadas estão incluídas nas Orientações para a
Prática emitidas pelo Comitê de Assuntos Profissionais do IIA.
As Normas empregam termos aos quais foram atribuídos significados específicos e que
foram incluídos no Glossário.
O desenvolvimento e a publicação das Normas é um processo contínuo. O Comitê de
Normas de Auditoria Interna realiza uma extensiva consulta e análise antes da publicação
das Normas. Isto inclui a solicitação de comentários da parte do público de todas as partes
do mundo, através de um processo de apresentação de versão preliminar.
Fonte: AUDIBRA – Instituto dos Auditores Internos do Brasil (www.audibra.org.br)
12.2 – CÓDIGO DE ÉTICA
O propósito do Código de Ética do IIA é promover uma cultura ética na profissão de
Auditoria Interna.
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A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva, que presta
serviços de avaliação e de consultoria e tem como objetivo adicionar valor
e melhorar as operações de uma organização. A auditoria auxilia a
organização a alcançar seus objetivos através de uma abordagem
sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos
processos de gestão de risco, controle e governança corporativa.
Um código de ética é apropriado e necessário para profissão de auditoria interna,
fundamentada como está na confiança colocada em assegurar o objetivo sobre
gerenciamento de risco, controle e governança corporativa. O Código de Ética do IIA vai
além da definição de auditoria interna para incluir dois componentes essenciais:
1. Princípios relevantes para a profissão e prática da auditoria interna;
2. Regras de Conduta que descrevem normas do comportamento esperado de
auditores internos. Estas regras são uma ajuda na interpretação dos Princípios em
aplicações práticas e tem o objetivo de orientar a conduta ética de auditores
internos.
O Código de Ética associado ao Manual de Práticas Profissionais e outros relevantes
pronunciamentos do IIIA proporcionam orientação aos auditores internos sobre “servir
aos outros”. “Auditores Internos” se refere aos membros do IIA/AUDIBRA, profissionais
certificados ou candidatos à Certificação profissional e aqueles que prestam serviços de
auditoria interna conforme a definição de auditoria interna.
Aplicabilidade e Exigência de Conformidade
Este Código de Ética se aplica tanto a indivíduos como a entidades que prestam
serviços de auditoria interna.
Para membros do IIA e candidatos ou profissionais certificados, violações do Código de
Ética serão avaliadas e gerenciadas de acordo com os estatutos do IIA e as Políticas
Administrativas. O fato de que uma conduta em particular não seja mencionada nas
Regras de Conduta não evita que esta não seja inaceitável ou sem credibilidade e,
portanto, o membro, detentor de certificação, ou candidato pode estar a uma ação
profissional.
Princípios
Os auditores Internos são exigidos a aplicar e manter os seguintes princípios:
Integridade
A integridade dos auditores internos exige confiança e assim, representa a base para a
confiabilidade em seu julgamento.
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Objetividade
Auditores internos apresentam o mais alto grau de objetividade profissional na coleta,
avaliação, comunicação de informações sobre a atividade ou processo em exame.
Auditores internos geram uma avaliação equilibrada de todas as circunstâncias relevantes
e não são influenciados de forma indevida pelos seus próprios interesses ou por outros, na
formulação de julgamentos (opiniões).
Confidencialidade
Os auditores internos respeitam o valor e a propriedade das informações a que têm acesso
e não as divulgam sem a autorização apropriada a não ser em caso de obrigação legal ou
profissional.
Competência
Auditores internos aplicam o conhecimento, habilidades e experiência necessários na
realização de serviços de auditoria interna.
Regras de Conduta
1. Integridade
Auditores Internos:
1.1. Devem realizar seus trabalhos com honestidade, diligência e responsabilidade.
1.2. Devem observar a lei e divulgar informações exigidas pela lei e pela profissão.
1.3. Não devem, quando de conhecimento, fazer parte de qualquer atividade ilegal, ou se
envolver em atos que resultem em descrédito para a profissão de auditor interno ou para a
organização.
1.4. Devem respeitar e contribuir para os legítimos e éticos objetivos da organização.
2. Objetividade
Auditores internos:
2.1. Não devem participar de qualquer atividade ou relação que possa prejudicar ou que,
presumivelmente, prejudicaria sua avaliação imparcial. Esta participação inclui aquelas
atividades ou relações que podem envolver conflitos de interesses da organização.
2.2. Não devem aceitar qualquer coisa que possa prejudicar ou que, presumivelmente,
prejudicaria seu julgamento profissional.
2.3. Devem divulgar todos os fatos materiais de seu conhecimento que, se não divulgados,
podem distorcer relatórios das atividades sob sua revisão.
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3. Confidencialidade
Auditores internos:
3.1. Devem ser prudentes no uso e proteção das informações obtidas no desempenho de
suas funções.
3.2. Não devem utilizar informações para qualquer vantagem pessoal ou de qualquer
outra maneira contrária à lei ou em detrimento dos objetivos legítimos e éticos da
organização.
4. Competência
Auditores internos:
4.1. Devem realizar somente aqueles serviços para os quais possuam o conhecimento,
habilidades e experiência necessárias.
4.2. Devem realizar serviços de auditoria interna em conformidade com as Normas para a
Prática Profissional da Auditoria Interna.
4.3. Devem continuamente melhorar seu conhecimento técnico e a eficácia e qualidade de
seus serviços.
12.3 – ATRIBUTOS PROFISSIONAIS
Propósito, Autoridade e Responsabilidade
O propósito, a autoridade e a responsabilidade da atividade de auditoria interna devem ser
formalmente definidos em um regulamento ou estatuto (charter), consistente com as
Normas e aprovado pelo Conselho de Administração.
– A natureza dos serviços de avaliação (assurance) prestados à organização deve
ser formalmente definida no regulamento ou estatuto da Auditoria. Se tais serviços
forem prestados a terceiros, externos à organização, a natureza desses serviços
deve também ser definida no regulamento ou estatuto.
– A natureza dos serviços de consultoria deve ser definida no estatuto ou
regulamento da Auditoria.
Independência e Objetividade
A atividade de auditoria interna deve ser independente e os auditores internos devem ser
objetivos na execução de seu trabalho.
Independência Organizacional
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O diretor executivo de auditoria deve estar subordinado a um nível dentro da organização,
que permita à atividade de auditoria interna cumprir suas responsabilidades.
– A atividade de auditoria interna deve ser livre de interferências na determinação
do escopo da auditoria interna, na execução do trabalho e na comunicação de
resultados.
Objetividade individual
Os auditores internos devem ter atitude imparcial e isenta e evitar conflitos de interesses.
Prejuízos à Independência ou Objetividade
Se a independência ou objetividade forem prejudicadas de fato ou na aparência, os
detalhes de tal prejuízo devem.
ser informados às partes apropriadas. A natureza da comunicação dependerá do prejuízo.
– Os auditores internos devem abster-se de avaliar operações específicas pelas
quais tenham sido responsáveis anteriormente. Presume-se prejudicada a
objetividade, se um auditor prestar serviços de avaliação para uma atividade pela
qual tenha sido responsável no ano anterior.
– Trabalhos de auditoria de avaliação relacionados a funções que estejam sob a
responsabilidade do diretor executivo de auditoria devem ser supervisionadas por
alguém externo à atividade de auditoria.
– Os auditores internos podem prestar serviços de consultoria relacionados às
operações pelas quais tenham sido responsáveis anteriormente.
– Caso os auditores internos constatem potenciais prejuízos à independência ou
objetividade relacionados a serviços de consultoria propostos, o cliente do trabalho
deve ser informado antes que a execução do mesmo seja aceita.
Proficiência e Zelo Profissional Devido
Os trabalhos de auditoria devem ser realizados com a proficiência e o cuidado
profissional devidos.
Proficiência
Os auditores internos devem possuir conhecimentos, habilidades e outras
competências necessárias à execução de suas responsabilidades individuais. A
atividade de auditoria interna, de forma coletiva, deve possuir ou obter o
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conhecimento, habilidades e outras competências necessárias para o desempenho
de suas responsabilidades.
– O diretor executivo de auditoria deve obter assessoria competente e
assistência, se a equipe de auditoria interna não dispuser de conhecimentos,
habilidades ou outras competências necessárias à execução do todo ou parte
do trabalho de auditoria.
– O auditor interno deve possuir suficiente conhecimento para identificar
indicadores de fraude, mas não se espera que tenha a especialidade de uma
pessoa cuja responsabilidade principal seja detectar e investigar fraudes.
– Os auditores internos devem possuir conhecimento dos riscos e controles
chaves relacionados à tecnologia da informação bem como das técnicas de
auditoria baseadas em tecnologia para a execução dos trabalhos sob sua
responsabilidade. Entretanto, nem todos os auditores internos são obrigados
a possuir o conhecimento técnico que se espera de um auditor cuja principal
responsabilidade seja auditar a tecnologia da informação.
– O diretor executivo de auditoria deve declinar de realizar trabalhos de
consultoria, ou obter a competente orientação e assistência caso o pessoal
da auditoria interna não possua o conhecimento, habilidades ou outras
competências necessárias para desenvolver o todo ou parte do trabalho.
Zelo Profissional Devido
Os auditores internos devem aplicar cuidados e habilidades esperados de um
profissional razoavelmente prudente e competente. Zelo profissional devido não
implica infalibilidade.
– O auditor interno deve exercer o Zelo profissional devido, considerando:
• A necessária extensão do trabalho para alcançar os objetivos do trabalho
de auditoria.
• A relativa complexidade, materialidade ou importância dos assuntos sobre
os quais os procedimentos de auditoria são aplicados.
• A adequação e eficácia dos processos de gerenciamento de risco, de
controle e de governança corporativa.
• A probabilidade de erros significativos, irregularidades, ou
desconformidades.
• Custo do trabalho de avaliação em relação a benefícios potenciais.
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– No exercício do zelo profissional devido, o auditor interno deve considerar a
utilização de ferramentas de auditoria auxiliadas por computador bem como outras
técnicas de análise de dados.
– O auditor interno deve estar alerta aos riscos significativos que poderiam afetar
os objetivos, operações ou recursos. Entretanto, procedimentos de auditoria, por si
só, mesmo quando desenvolvidos com o cuidado profissional devido, não
garantem que todos os riscos significativos serão identificados.
– O auditor interno deve exercer o cuidado profissional devido durante um trabalho
de consultoria, considerando:
• As necessidades e expectativas dos clientes, incluindo a natureza, o prazo
e a comunicação dos resultados do trabalho.
• A relativa complexidade e extensão requeridos pelo trabalho para alcançar
os objetivos do trabalho de auditoria.
• O custo do trabalho de consultoria em relação aos potenciais benefícios.
– Desenvolvimento Profissional Contínuo
Os auditores internos devem aperfeiçoar seus conhecimentos, habilidades e outras
competências através do desenvolvimento profissional contínuo.
Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria
O diretor executivo de auditoria deve desenvolver e manter um programa de garantia da
qualidade e de melhoria que inclua todos os aspectos da atividade de auditoria interna e
monitore de forma contínua sua eficácia. Este programa inclui avaliações periódicas,
internas e externas, da qualidade e a monitoração interna contínua. Cada parte do
programa deve ser desenvolvida para auxiliar a atividade de auditoria interna a adicionar
valor e melhorar as operações da organização, bem como proporcionar razoável certeza
de que a atividade de auditoria interna está em conformidade com as Normas e o Código
de Ética.
– Avaliações do Programa de Qualidade
A atividade da auditoria interna deve adotar um projeto para monitorar e avaliar a
eficácia geral do programa
de qualidade. O processo deve incluir tanto avaliações internas como externas.
- Avaliações Internas
As avaliações internas devem incluir:
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• Revisões contínuas do desempenho da atividade de auditoria interna; e
• Revisões periódicas executadas através de auto – avaliação ou por outras
pessoas da organização, com conhecimento das práticas internas de
auditoria e das Normas.
– Avaliações Externas
As avaliações externas, tais como revisões de qualidade do trabalho de
auditoria, devem ser conduzidas ao menos uma vez a cada cinco anos por
revisor qualificado e independente ou por equipe de revisão externa à
organização.
Relatórios sobre o Programa de Qualidade
O diretor executivo de auditoria deve informar ao Conselho os resultados de avaliações
externas.
Uso da expressão “Realizado em Conformidade com as Normas”
Os auditores internos são estimulados a relatar que suas atividades são “conduzidas em
conformidade com as Normas para o Exercício Profissional de Auditoria Interna”.
Entretanto, os auditores internos somente podem utilizar a afirmação, se avaliações do
programa de desenvolvimento de qualidade demonstrarem que a atividade de auditoria
interna está em conformidade com as Normas.
Comunicação de Não Conformidade
Embora a atividade de auditoria interna deva manter total conformidade com as Normas
e, os auditores internos, com o Código de Ética, pode haver ocasiões em que a total
conformidade não seja atingida. Quando a falta de conformidade afetar o escopo geral ou
a operação da atividade de auditoria interna, uma comunicação deve ser feita à alta
administração e ao Conselho.
12.4 – DESEMPENHO PROFISSIONAL
Gerenciamento da Atividade de Auditoria Interna
O diretor executivo de auditoria deve gerenciar de forma eficaz, a atividade de auditoria
interna para assegurar que adicione valor à organização.
– Planejamento
O diretor executivo de auditoria deve estabelecer planos com base em análise de
riscos para determinar as prioridades da atividade de auditoria interna, consistentes
com as metas da organização.
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- O plano de trabalhos de auditoria da auditoria interna deve ser baseado na
avaliação de risco e realizado pelo menos uma vez ao ano. Informações
apresentadas pela alta gerência e o conselho de administração devem ser
consideradas nesse processo.
– O diretor executivo de auditoria deve considerar a aceitação de trabalho
de auditorias propostos para consultoria baseado no potencial destes para
melhorar o gerenciamento de riscos, adicionar valor e melhorar as
operações. Os trabalhos de auditoria aceitos devem ser incluídos no plano.
Comunicação e Aprovação
O diretor executivo de auditoria deve comunicar à alta administração e ao
Conselho para revisão e aprovação, os planos de atividades da auditoria e
necessidades de recursos, incluindo mudanças temporárias significativas. Deve
também comunicar o impacto de limitações de recursos.
Gerenciamento de Recursos
O diretor executivo de auditoria deve assegurar que os recursos de auditoria interna
sejam apropriados, suficientes e efetivamente utilizados para cumprimento do
plano aprovado.
Políticas e Procedimentos
O diretor executivo de auditoria deve estabelecer políticas e procedimentos para
orientar a atividade de auditoria interna.
Coordenação
O diretor executivo de auditoria deve compartilhar informações e coordenar
atividades com outros fornecedores internos e externos de serviços relevantes de
auditoria e de serviços de consultoria para assegurar apropriada cobertura e
minimizar a duplicação de esforços.
Comunicação com o Conselho e a Alta Administração
O diretor executivo de auditoria deve apresentar relatórios periódicos ao Conselho
e à alta administração sobre o propósito, autoridade, responsabilidade e
desempenho em relação a seus planos. Tais relatórios devem também incluir a
exposição a riscos significativos e matérias sobre controle, governança corporativa
e outras matérias necessárias ou solicitadas pelo Conselho ou pela alta
administração.
Natureza do trabalho
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A atividade de auditoria interna deve avaliar e contribuir para a melhoria dos processos de
gerenciamento de riscos, de controle e de governança corporativa aplicando uma
abordagem sistemática de disciplinada.
Gerenciamento de Riscos
A atividade de auditoria interna deve assistir à organização através da identificação
e avaliação de exposições significativas a riscos e da contribuição para a melhoria
dos sistemas de gerenciamento de riscos e de controle.
– A atividade de auditoria interna deve monitorar e avaliar a efetividade do
sistema de gerenciamento de risco da organização.
– A atividade de auditoria interna deve avaliar os riscos de exposição no
que diz respeito à governança corporativa da organização, operações e
sistemas de informação relativos a:
• Confiabilidade e integridade das informações financeiras e operacionais.
• Efetividade e eficiência das operações.
• Salvaguarda do patrimônio.
• Obediência às leis, regulamentos e contratos.
– Durante o trabalho de consultorias, os auditores internos devem remeter-
se ao risco consistente com os objetivos do trabalho de auditoria e estar
alertas à existência de outros riscos significativos.
– Os auditores internos devem incorporar o conhecimento sobre riscos
obtido em trabalhos de consultorias, ao processo de identificar e avaliar
exposições significativas de riscos da organização.
Controle
A atividade de auditoria interna deve assistir a organização na manutenção de controles
efetivos, avaliando sua efetividade e eficiência e promovendo contínuas melhorias.
– Com base nos resultados das avaliações de riscos, a atividade de auditoria interna
deve avaliar a adequação e a eficácia dos controles, abrangendo a governança, as
operações e os sistemas de informação. Isto deve incluir:
• A confiabilidade e integridade das informações financeiras e operacionais.
• A eficácia e eficiência de operações.
• A salvaguarda dos ativos.
• A conformidade às leis, regulamentos e contratos.
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– Os auditores internos devem avaliar a extensão em que as operações e os
objetivos dos programas foram estabelecidos, em conformidade com os da
organização.
– Os auditores internos devem rever operações e programas para avaliar a extensão
em que os resultados são consistentes com as metas e os objetivos estabelecidos,
para determinar se as operações e programas estão sendo implementados ou
desenvolvidos como pretendidos.
– São necessários critérios adequados para avaliar os controles. Os auditores
internos devem avaliar a extensão em que as gerências estabeleceram critérios
adequados, para determinar se objetivos e metas foram atingidos. Se adequados, os
auditores internos devem usar tais critérios na sua avaliação. Se inadequados, os
auditores internos devem trabalhar com as gerências para desenvolver critérios
apropriados de avaliação.
– Durante trabalhos de consultoria, os auditores internos devem avaliar os
controles de forma consistente com os objetivos do trabalho e manter-se alertas
para a existência de deficiências de controle.
– Os auditores internos devem incorporar o conhecimento de controles obtido em
trabalhos de consultoria, ao processo de identificação e avaliação de exposições
significativas da organização a riscos.
Governança Corporativa
A atividade de auditoria interna deve avaliar e fazer recomendações apropriadas para a
melhoria do processo de governança corporativa no cumprimento dos seguintes objetivos:
• Promoção a ética e valores apropriados dentro da organização.
• Assegurar a gestão do desempenho eficaz da organização e a responsabilidade
por prestação de contas.
• Comunicar de forma eficaz às área apropriadas da organização, as informações
relacionadas a risco e controle.
• Coordenar de forma eficaz as atividades e comunicar a informação entre o
conselho, os auditores externos e internos e administração.
– A atividade de auditoria interna deve avaliar o desenho,a implantação e a eficácia
dos objetivos, programas e atividades da organização relacionados à ética.
– Os objetivos do trabalho de consultoria deve ser consistente com a totalidade dos
valores e das metas da organização.
Planejamento dos Trabalhos de Auditoria
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Os auditores internos devem desenvolver e registrar um plano para cada trabalho de
auditoria, incluindo o escopo, objetivos, prazo e alocação de recursos.
Considerações de Planejamento
No planejamento do trabalho de auditoria, os auditores internos devem considerar:
• Os objetivos da atividade objeto da revisão e os meios pelos quais esta controla
seu desempenho.
• Os riscos significativos para a atividade, seus objetivos, recursos, e operações e
os meios pelos quais o impacto potencial de risco é mantido a nível aceitável.
• A suficiência e a efetividade do gerenciamento de risco e dos sistemas de
controle da atividade comparados a uma estruturação de controle pertinente ou
modelo.
• As oportunidades para fazer melhorias significativas no gerenciamento de risco e
nos sistemas de controle da atividade.
– Ao planejar um trabalho de auditoria a ser executado por prestadores de
serviço (externos à organização), os auditores internos devem estabelecer
com estes um acordo escrito sobre os objetivos, o escopo, respectivas
responsabilidades e outras expectativas, incluindo-se restrições para a
distribuição dos resultados do trabalho e o acesso aos respectivos registros.
- Os auditores internos devem estabelecer um entendimento com os clientes
do trabalho de consultoria, em relação aos objetivos, escopo, respectivas
responsabilidades e outras expectativas do cliente. Para trabalhos de grande
importância, esse entendimento deve ser documentado.
Objetivos do Trabalho de Auditoria
Devem ser estabelecidos objetivos para cada trabalho de auditoria
– Os auditores internos devem realizar uma avaliação preliminar dos riscos
relevantes relacionados à atividade objeto de auditoria. Os objetivos do
trabalho de auditoria devem refletir os resultados dessa avaliação.
- O auditor interno deve considerar a probabilidade de erros,
irregularidades, descumprimentos, e outras exposições significativas
quando estiver desenvolvendo os objetivos do trabalho de auditoria.
- Os objetivos do trabalho de auditoria de consultoria deve discutir riscos,
controles e processos de governança corporativa na extensão acordada com
o cliente.
Escopo do Trabalho de auditoria
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O escopo estabelecido deve ser suficiente para satisfazer os objetivos do trabalho
de auditoria.
- O ambiente do trabalho de auditoria deve incluir a consideração de
sistemas relevantes, registros, pessoal e propriedades físicas, incluindo
aquelas sob controle de terceiros.
– Caso, durante um trabalho de auditoria de avaliação (assurance),
apareçam importantes oportunidades de consultoria um acordo específico e
escrito deve ser estabelecido sobre os objetivos, escopo, respectivas
responsabilidades e outras expectativas e, os resultados do trabalho de
consultoria divulgados em conformidade com as normas de consultoria.
– Ao executar as tarefas de consultoria agendadas, os auditores internos
devem assegurar que o ambiente do trabalho consultoria seja suficiente para
discutir os objetivos combinados. Se os auditores internos criarem reservas
sobre o ambiente durante a execução do trabalho de consultoria, estas
devem ser discutidas com o cliente para determinar se deve ser dada
continuidade à execução das tarefas agendadas.
Alocação de Recursos ao Trabalho de Auditoria
Os auditores internos devem determinar os recursos apropriados para alcançar os
objetivos do trabalho de auditoria. A formação da equipe deve ser baseada na
avaliação da natureza e da complexidade de cada trabalho de auditoria, das
limitações de tempo e de recursos disponíveis.
Programa de Trabalho de Auditoria
Os auditores internos devem desenvolver programas de trabalho que alcancem os
objetivos do trabalho. Estes programas de trabalho devem ser registrados.
– Os programas de trabalho devem estabelecer os procedimentos para
identificar, analisar, avaliar, e registrar informações durante o
desenvolvimento do trabalho de auditoria. O programa de trabalho deve ser
aprovado antes de seu início e quaisquer ajustes devem ser prontamente
aprovados.
– Os programas de auditoria para trabalhos de consultoria podem variar na
forma e conteúdo dependendo da natureza do trabalho.
Execução do Trabalho de Auditoria
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Os auditores internos devem identificar, analisar, avaliar, e registrar informações
suficientes para alcançar os objetivos do trabalho de auditoria.
Coleta de informações
Os auditores internos devem coletar informações suficientes, fidedignas,
pertinentes e úteis para o alcance dos objetivos do trabalho de auditoria.
Análise e Avaliação
Os auditores internos devem basear as conclusões e os resultados da execução dos
trabalhos em análises e avaliações apropriadas.
Registro das Informações
Os auditores internos devem registrar informações relevantes como suporte das
conclusões e dos resultados da execução dos trabalhos.
- O diretor executivo-chefe de auditoria deve controlar o acesso aos
registros dos trabalhos. Para tanto, ele deve obter aprovação da alta
administração sênior e/ou conselho legal, antes de liberar tais registros a
terceiros, quando requisitado.
- O Diretor executivo de auditoria deve desenvolver requisitos de guarda
dos registros do trabalhos de auditoria. Estes requisitos devem ser
consistentes com as orientações da organização, quaisquer regulamentações
pertinentes ou outros requisitos.
– O diretor executivo de auditoria deve desenvolver políticas de
administração da custodia e guarda dos registros dos trabalhos de
consultoria, bem como sua liberação interna e externamente. Estas políticas
devem ser consistentes com as diretrizes da organização, quaisquer
regulamentações pertinentes ou outros requisitos.
Supervisão do Trabalho de Auditoria
Os trabalho de auditorias devem ser apropriadamente supervisionados para
assegurar que os objetivos sejam atingidos, a qualidade seja assegurada e as
equipes se desenvolvam.
Comunicação de Resultados
Os auditores internos devem comunicar os resultados dos trabalhos de auditorias com
oportunidade.
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Critérios para Comunicações
As comunicações devem incluir os objetivos e o ambiente do trabalho de auditoria,
bem como as conclusões aplicáveis, recomendações e planos de ação.
– A comunicação final dos resultados deve, onde apropriado, conter a
opinião geral ou conclusões do auditor interno.
– Os auditores internos são incentivados a reconhecer o desempenho
satisfatório nas comunicações de resultados.
– Ao divulgar os resultados de trabalhos de auditoria para terceiros, fora da
organização, a comunicação deve conter limitações sobre a distribuição e o
uso dos resultados do trabalho.
– A comunicação sobre o progresso e os resultados de um trabalho de
consultoria irão variar em forma e conteúdo, dependendo da natureza do
trabalho e das necessidades do cliente.
Qualidade das Comunicações
As comunicações devem ser precisas, objetivas, claras, concisas, construtivas,
completas e oportunas.
Erros e Omissões
Se uma comunicação final contiver erro significativo ou omissão, o diretor
executivo de auditoria deve comunicar a informação correta a todas as pessoas que
tenham recebido a comunicação original.
Divulgação da Não Conformidade com as Normas
Quando a falta de conformidade das Normas tiver impacto em um trabalho de
auditoria específico, a comunicação dos resultados deve divulgar:
• Norma (s) cuja conformidade total não foi atingida,
• Razão (ões) para a falta de conformidade e
• Impacto da não conformidade sobre o trabalho de auditoria
Disseminação de Resultados
O diretor executivo de auditoria deve divulgar os resultados às pessoas
apropriadas.
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– O diretor executivo de auditoria interna é responsável por comunicar os
resultados finais às pessoas que possam assegurar que aos resultados sejam
dadas a devida consideração.
– O diretor executivo de auditoria é responsável por comunicar os
resultados finais às partes que podem assegurar que os resultados recebam a
devida consideração.
– O diretor executivo de auditoria é responsável por comunicar os
resultados finais dos trabalhos de consultoria aos clientes.
– Durante a execução de trabalhos de auditoria, gerenciamento de riscos,
controle e assuntos de governança corporativa devem ser identificados.
Toda vez que os assuntos sejam significativos para a organização, eles
devem ser comunicados à alta gerência e ao Conselho.
Monitoração do Progresso
O diretor executivo de auditoria deve estabelecer e manter um sistema para monitorar o
estágio das ações decorrentes dos resultados apresentados à administração.
– O diretor executivo de auditoria deve estabelecer um processo de
acompanhamento para monitorar e assegurar que as ações gerenciais tenham sido
efetivamente implementadas ou que a alta gerência tenham aceitado o risco de não
haver implementado.
– A atividade de auditoria interna deve monitorar a liberação dos resultados dos
trabalho de auditorias de consultoria na extensão combinada com o cliente.
Resolução da Aceitação de Riscos pela Administração
Quando o diretor executivo de auditoria considerar que o nível de risco residual assumido
pela alta administração não deveria ser aceito pela organização, este deve revisar o
assunto. Caso a decisão relativa aos níveis de risco residual não seja consensada, o diretor
executivo de auditoria juntamente com a alta administração devem apresentar a matéria
ao Conselho para solução e deliberação.
12.5- QUESTÕES
1- Qual a importância e necessidade da auditoria interna para as empresas?
2- Quais as diferenças entre auditoria interna e auditoria externa?
3- Quais são os objetivos e alcance de atuação da auditoria interna?
4- O que você entende por autoridade e responsabilidade da auditoria interna?
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5- O que significa independência da auditoria interna?
6- Quais os princípios básicos éticos que o auditor deve praticar no exercício de sua
função?
7- Qual o perfil apropriado (habilidades técnicas e comportamentais) para um profissional
de auditoria?
8- A função da auditoria interna é fiscalizar ou atuar com consultoria?
9- Quais os pontos e cuidados importantes que os auditores devem observar no
relacionamento com os auditados?
10- Quais as barreiras na comunicação que impedem um bom relacionamento entre auditor
e auditado?
11- O que ajuda a comunicação entre auditor e o auditado?
12- O que você entende por habilidades de comunicação verbal e não verbal?
13- Como os estilos de gestão podem interferir no relacionamento entre auditor e auditado?
12.6 – GLOSSÁRIO
Adicionar Valor – As organizações existem para criar valor ou benefício para seus
proprietários, consumidores e clientes. Este conceito provê sentido para suas existências.
O valor é fornecido através do desenvolvimento de seus produtos e serviços e o uso de
seus recursos para promover aqueles produtos e serviços. No processo de reunir dados
para entender e avaliar o risco, os auditores internos desenvolvem significativa percepção
das operações e oportunidades para melhoria, que pode ser extremamente benéfica às suas
organizações. Estas informações valiosas podem ser na forma de consulta,
aconselhamento, comunicações escritas ou através de outros produtos que, em sua
totalidade devem ser adequadamente comunicados às gerencias apropriadas ou pessoal
operacional.
Controle Adequado – Torna presente se o gerenciamento planejou sua concepção de tal
maneira que forneça razoável segurança de que os riscos da organização tenham sido
administrados efetivamente e que as metas da organização tenham sido atingidas eficiente
e economicamente.
Trabalho de Avaliação – Um exame objetivo da evidência para o propósito de prover
avaliação independente sobre os processos de gerenciamento de riscos, de controle e
governança corporativa para a organização. Exemplos podem incluir trabalhos de
auditoria financeira, de desempenho, de conformidade, de segurança de sistemas e de
“due diligence”.
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Conselho de Administração – Conselho de administração representa o corpo regulador
da organização, o conselho de supervisão, o responsável por uma agência ou corpo
legislativo, o conselho de diretores ou tutores de uma organização sem fins lucrativos, ou
qualquer outro corpos dirigente, incluindo o comitê de auditoria, a que pode estar
funcionalmente subordinado o diretor executivo de auditoria.
Regulamento ou Estatuto – O regulamento ou estatuto é um documento formal e escrito
que define o propósito, autoridade e responsabilidade da auditoria interna. O regulamento
deve: (a) definir a posição da atividade de auditoria interna dentro da organização; (b)
autorizar acesso a registros, pessoas e propriedades físicas relevantes ao desempenho dos
trabalhos de auditoria; e (c) definir o escopo das atividades da auditoria interna.
Diretor Executivo de Auditoria – Posição de cúpula dentro da organização, responsável
pelas atividades de auditoria interna. Em uma atividade interna tradicional de auditoria,
esta seria a do diretor de auditoria interna. No caso em que as atividades de auditoria
interna sejam desenvolvidas a partir de fornecedores externos, o diretor executivo de
auditoria é a pessoa responsável pela supervisão dos serviços contratados e pela totalidade
da qualidade dos trabalhos de auditoria, subordinado à alta administração e ao Conselho
em relação às atividades de auditoria interna e acompanhamento dos resultados dos
trabalhos de auditoria. O termo também inclui títulos tais como auditor geral, auditor
interno chefe e inspetor geral.
Código de Ética – O propósito do Código de Ética do Instituto de Auditores Internos
(IIA) é promover cultura ética na profissão global de auditoria interna. É necessário e
apropriado um código de ética para a profissão de auditoria interna, fundada, como ela é,
na verdade colocada em sua objetiva avaliação sobre risco, controle e governança
corporativa. O Código de Ética aplica-se a ambos, indivíduos e entidades que forneçam
serviços de auditoria interna.
Conformidade – A habilidade para assegurar, razoavelmente, conformidade e aderência
às políticas organizacionais, planos, procedimentos, leis, regulamentos e contratos.
Conflito de interesses – Qualquer relacionamento que não seja ou não pareça ser o de
melhor interesse para a organização. O conflito de interesse prejudicaria a habilidade do
indivíduo para desempenhar objetivamente seus deveres e responsabilidades.
Serviços de Consultoria – Atividade de aconselhamento e serviços relacionados ao
cliente, cuja natureza e amplitude sejam com ele acordados e que se destinem a adicionar
valor e melhorar as operações da organização.
Exemplos incluem aconselhamento, assessoramento, facilitação, desenho de processos e
treinamento.
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Controle – Qualquer ação executada pelas gerências, diretoria e outros para aperfeiçoar o
gerenciamento de risco e incrementar a probabilidade de que os objetivos estabelecidos e
as metas hão de ser atingidos. A equipe de gerentes planeja, organiza e dirige o
desempenho de ações suficientes para prover razoável segurança de que objetivos e metas
sejam atingidos.
Ambiente de controle – A atitude e as ações da Diretoria e das Gerências relativamente
ao significado do controle dentro da organização. O ambiente de controle provê a
disciplina e a estrutura para consecução dos objetivos primários do sistema de controle
interno. O ambiente de controle inclui os seguintes elementos:
• Integridade e valores éticos.
• Filosofia de gerenciamento e estilo operacional
• Estrutura organizacional.
• Atribuição de autoridade e responsabilidade.
• Políticas e práticas de recursos humanos.
• Competência do pessoal.
Processos de Controle – As políticas, procedimentos e atividades que são parte da
estruturação do controle, concebidos para assegurar que os riscos sejam contidos dentro
das tolerâncias estabelecidas pelo processo de gerenciamento de riscos.
Trabalhos de Auditoria – Designação específica de auditoria interna, tarefa ou atividade
de revisão, tais como auditoria interna, revisão de Auto Avaliação de Controle, exame de
fraudes ou consultoria. Um trabalho de auditoria pode incluir múltiplas tarefas ou
atividades concebidas para atingir um grupo específico de objetivos a ele relacionados.
Objetivos do Trabalho de Auditoria – Declarações gerais desenvolvidas pelos auditores
internos, que definem as finalidades pretendidas pelos trabalhos de auditoria.
Programa de Trabalho de Auditoria – Um documento que lista os procedimentos a
serem seguidos durante a execução de um trabalho de auditoria, desenhado para atingir o
plano respectivo.
Fornecedores de Serviços Externos – Pessoa ou empresa, independente da organização,
que tem especial conhecimento, perícia e experiência em uma disciplina em particular. Os
fornecedores de serviços externos incluem, entre outros, atuários, contadores, avaliadores,
especialistas ambientais, investigadores de fraudes, advogados, engenheiros, geólogos,
especialistas em seguros, estatísticos, especialistas em tecnologia da informação,
auditores externos e outras organizações de auditoria. O Conselho de Administração, a
alta administração, ou o diretor executivo de auditoria podem contratar fornecedores de
serviços externos.
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Fraude – Quaisquer atos ilegais caracterizados por engano, dissimulação ou violação da
verdade. Estes atos não dependem da aplicação de ameaça de violência ou força física. As
fraudes são perpetradas por indivíduos e organizações para obtenção de dinheiro,
propriedades ou serviços; para evitar o pagamento ou perda de serviços; ou para assegurar
vantagem pessoal ou nos negócios.
Processo de Governança corporativa – Procedimentos utilizados pelos representantes
dos proprietários (por exemplo, acionistas etc.) para atribuir responsabilidades sobre
riscos e processos de controle administrados pelas gerências.
Deficiências – Deficiências na objetividade individual e na independência organizacional
podem incluir conflitos de interesse pessoal, limitações de ambiente, restrições no acesso
a registros, pessoal e propriedades e limitações na disponibilidade de recursos (funding).
Atividade de Auditoria Interna – Departamento, divisão, equipe de consultores ou
outros profissionais que prestem serviços de avaliação independente e objetiva e serviços
de consultoria, destinados a adicionar valor e melhorar as operações da organização. A
atividade de auditoria interna auxilia a organização a atingir seus objetivos, pela aplicação
de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos
processos de gerenciamento de riscos, de controle e governança corporativa.
Objetividade – Atitude mental não tendenciosa, que é exigida aos auditores internos no
desempenho de seus trabalhos de auditorias, de tal maneira que eles tenham honesta
crença no produto de seu trabalho e que não sejam feitas significativas concessões de
qualidade, A objetividade requer que os auditores internos não subordinem seu
julgamento sobre as matérias por eles julgadas aos julgamentos de outros.
Risco – A incerteza de um evento superveniente que possa ter impacto na consecução dos
objetivos. O risco é medido em termos de conseqüências e de probabilidades.
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MÓDULO II – CONTROLE INTERNO
1 – INTRODUÇÃO
O controle interno foi definido pelo “AICP – Instituto Americano de Contadores
Públicos Certificados” como o plano de organização e todos os métodos e medidas,
coordenados e adotados numa empresa com o objetivo de:
Salvaguardar os ativos de prejuízos decorrentes de fraudes ou de erros não
intencionais;
Assegurar a validade e integridade dos dados contábeis que serão utilizados pela
gerência para a tomada de decisões;
Incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas estabelecidas
pela administração.
O controle interno, em sentido amplo, abrange controles que podem ser caracterizados
como administrativos e operacionais.
Controles Administrativos:
Esses controles, também chamados de controles gerenciais, compreendem os métodos
e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional e obediência às
diretrizes administrativas. Em geral, incluem controles como analises estatísticas,
relatórios de desempenho, orçamentos, estudos de tempo e movimento, programas de
desenvolvimento de pessoal, etc.
Controles Operacionais:
São aqueles destinados a assegurar o cumprimento dos objetivos específicos de uma
operação ou transação. Abrangem os chamados controles gerenciais e incluem
relatórios, registros, formulários, sistema de autorização e aprovação, segregação de
funções e muitos outros.
2 - A AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE CONTROLE
A Auditoria Interna pode ser conceituada como um elemento de controle, que tem
como um de seus objetivos, a avaliação dos controles internos da empresa. O auditor se
vale do levantamento do sistema, que compreende o plano de organização e a política de
procedimentos, com a finalidade de verificar se este oferece proteção aos ativos da
companhia e confiabilidade nas informações e dados de natureza gerencial. Numa segunda
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etapa cabe ao auditor, através de aplicação de testes de auditoria, avaliar a eficiência
operacional do sistema e verificar se está havendo adesão às diretrizes estabelecidas pela
administração.
As informações necessárias à avaliação do sistema são obtidas pelo auditor através de
entrevistas como colaboradores da empresa, manuais de procedimentos, registros ou
documentos etc., sendo evidenciados em organogramas, fluxogramas, manuais de controle
interno e questionários de avaliação, que devem ser periodicamente revistos e atualizados.
A extensão e a natureza dos testes de auditoria a serem adotados para avaliação da
eficiência operacional do sistema é substancialmente influenciada pelos procedimentos
adotados pela empresa. Nos aspectos específicos em que os controles são considerados
fracos o auditor deveria efetuar exames de auditoria mais profundos e ou ampliar a
extensão dos mesmos.
Cabe à administração a responsabilidade pela criação e manutenção de controles
internos, limitando-se a responsabilidade do auditor a:
avaliar os procedimentos em vigor e determinar se os mesmos oferecem um grau de
confiança razoável;
verificar se o sistema está sendo corretamente aplicado;
reportar as falhas observadas, oferecendo recomendações para saná-las.
O estudo e avaliação, assim como as recomendações feitas pela Auditoria, não isentam
nem diminuem a responsabilidade dos administradores de uma atividade. A ação corretiva
sugerida pela Auditoria, mesmo quando essa ação seja explicitamente a modificação de um
procedimento de controle, não implica na transferência da responsabilidade dos
administradores para o auditor.
3 – CONCEITOS BÁSICOS DE CONTROLE INTERNO
Apresentamos, a seguir, alguns conceitos básicos que contribuem para um bom sistema
de controle interno, devendo ser considerados pelo auditor, no desenvolvimento de seus
trabalhos, ressaltaram que existem limitações inerentes que devem ser reconhecidas ao se
considerar eficácia de qualquer meio de controle, tendo em vista a possibilidade de
ocorrência da falha humana, como interpretação errônea de instruções, negligência,
conluio, etc.
Aspectos de Controle Interno:
a) Relação Custo-Benefício;
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b) Definição de Responsabilidades e Autoridade;
c) Segregação de Funções;
d) Acesso aos Ativos;
e) Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes;
f) Métodos de Processamento de Dados;
g) Pessoal.
a) Relação Custo-Benefício
O beneficio de um controle consiste na redução do risco de falhas quanto ao
cumprimento dos objetivos e metas de uma atividade. O conceito de custo-benefício
reconhece que custo de um controle não deve exceder os benefícios que ele possa
proporcionar. Embora a determinação da relação custo-benefício em alguns casos não seja
de fácil avaliação, o administrador deve, na medida do possível, efetuar estimativas e/ ou
exercer um julgamento próprio a respeito.
b) Definição de Responsabilidades e Autoridade
O dever de todo pessoal dentro de uma organização deve ser fixado e limitados de
forma precisa, bem como a autoridade decorrente, atribuída a cada uma das funções. Assim
sendo, deve haver:
- procedimentos claramente determinados que levem em conta as funções de todos os
setores da organização, propiciando a integração das informações dentro do sistema;
- um organograma adequado onde a linha de autoridade e a conseqüente
responsabilidade sejam definidas entre os diversos departamentos, chefes, encarregados
de setores, etc.
A delineação de funções ou atividades embora possa ser informal, deve
preferivelmente ser definida em manuais de procedimentos, visto que estes propiciam a
eficiência do sistema e evitam erros.
c) Segregação de Funções
Um sistema de controle adequado é aquele que elimina a possibilidade de dissimulação
de erros ou irregularidades. Assim sendo, os procedimentos destinados a detectar tais erros
ou irregularidades, devem ser executados por pessoas que não estejam em posição de
praticá-los, isto é, deve haver uma adequada segregação de funções. De uma maneira geral,
o sistema de controle interno, deve prever segregação entre as funções de aprovação de
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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operações, execução e controle das mesmas, de modo que nenhuma pessoa possa ter
completa autoridade sobre uma parcela significativa de qualquer transação.
d) Acesso aos Ativos
Para atingir um grau de segurança adequado, o acesso aos ativos de uma unidade deve
ser limitado ao pessoal autorizado. O termo “acesso aos ativos”, aqui utilizado, inclui
acesso físico direto e acesso indireto através de preparação ou processamento de
documentos que autorizem o uso ou disposição desses ativos.
Logicamente, o acesso aos ativos é indispensável durante o curso normal das operações
de uma unidade. A limitação desse acesso pessoal autorizado constitui, no entanto, um
meio de controle eficaz para a segurança dos mesmos. O numero e o nível das pessoas a
quem o acesso deve ser autorizado depende da natureza do ativo e de sua suscetibilidade a
perdas através de erros e irregularidades. A limitação ao acesso indireto requer
procedimentos de controle onde o conceito de separação de funções, já discutido
anteriormente, seja aplicado.
e) Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes
Os procedimentos referentes a determinada atividade, devem prever processos de
comprovações rotineiras e obtenção independente de informações de controle. Os diversos
registros preparados por um órgão para informar sobre o resultado de suas atividades, em
geral constituem meios de controle eficazes somente quando produzidos por um sistema
adequado, considerando como tal, aquele que permite assegurar a fidedignidade das
informações através de registros produzidos por fontes independentes que podem ser
comparados/ conciliados. As divergências porventura detectadas evidenciam as falhas nos
registros de transações.
Exemplos:
Comparação/ conciliação de registros analíticos preparados por um setor independente
da contabilidade, com a posição do razão geral.
Comparação do relatório sobre os resultados de um setor de produção com o relatório
do setor de controle de qualidade.
Comparação entre o resultado do levantamento físico de um ativo e o correspondente
registro preparado por setor independente das funções de custódia desse ativo.
f) Métodos de Processamento de Dados
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Devido ao fato de que os meios de controle são estabelecidos para assegurar o
cumprimento dos objetivos de uma atividade, a sua eficácia independe dos métodos de
processamento de dados, que podem ser manuais, mecânicos ou eletrônicos. No entanto, na
medida do possível, devem-se utilizar equipamentos (mecânicos ou eletrônicos) no
processamento de dados, visto que estes, embora não evitem a possibilidade de erros e
manipulações, fomentam a divisão dos trabalhos, propiciando o reforço dos controles
internos.
g) Pessoal
A eficácia dos meios de controle estabelecidos depende da competência e integridade
do pessoal de exercer as funções relacionadas com os mesmos.
Assim sendo, é conveniente que a política de pessoal da companhia leve em
consideração os seguintes aspectos:
- Seleção e treinamento cuidadoso dos colaboradores. Um bom plano de treinamento
resulta em melhor rendimento, redução de custos e colaboradores mais ativos e atentos;
- Se possível, deve haver rodízio de funções. O rodízio reduz as possibilidades de
fraudes, indica a capacidade de adaptação do colaborador e frequentemente resulta em
novas idéias para a organização.
- Obrigatoriedade de colaboradores que ocupam cargos de confiança desfrutarem férias
regularmente, como forma de evitar a dissimulação de irregularidades;
- Necessidade dos funcionários que lidam com valores possuírem seguro fidelidade ou
carta de fiança, como forma de proteção aos ativos da empresa.
4 – CONTROLES INTERNOS EM ALGUMAS ÁREAS OPERACIONAIS
Apresentamos a seguir, a título ilustrativo, alguns aspectos de controle relacionados
com os procedimentos de diversas áreas da empresa.
4.1 - Compras e Recebimentos de Materiais
Para obter-se um controle interno eficiente com relação aos procedimentos de
compras, é fundamental que estas estejam segregadas das funções de recepção de
mercadorias, contabilização e pagamento. Alguns dos aspectos a serem observados nesta
área são os seguintes:
- Existência de cadastro de fornecedores, contendo indicações dos respectivos
produtos, desempenhos em fornecimentos anteriores e outras informações julgadas
convenientes;
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- Um “Manual de Procedimentos de Compras” em que constam todos os
procedimentos básicos do departamento;
- Uma definição de quem pode autorizar compras, tendo em vista o valor e a natureza
das mesmas;
- Proibição do departamento de compras efetuar compras, sem que tenha havido uma
solicitação de outro departamento;
- Processamento de compras exclusivamente pelo departamento de compras;
_ Obtenção de um numero pré-fixado de cotações para cada material, escolhendo-se
o fornecedor que ofereça melhores condições, dentro de critérios pré-determinados
(preço, qualidade, condições de pagamento, etc.);
- Rodízio de compradores;
- Processamento de compras pré-numeradas tipograficamente, mantendo-se controle
seqüencial dos mesmos;
- Emissão dos “Pedidos de Compra” com cópia fornecendo-se vias ao órgão
controlador dos pagamentos (para conferência e aprovação da fatura), à unidade
requisitante (para informação de que sua solicitação foi providenciada), à área de
recepção de materiais (para conferências por ocasião do recebimento), etc.;
- Obtenção do “aceite” do fornecedor no pedido de compra, após o mesmo ter sido
devidamente autorizado;
- Controle de “Pedidos de Compra” pendentes, visando acionar os fornecedores no
caso de atrasos, bem como para o acompanhamento de entregas parciais;
- Conferências por ocasião do recebimento do material ao que se referem a preços,
especificações, quantidades, cálculos e somas da Nota Fiscal (Nota Fiscal x Pedido
de Compra x Material), etc.;
- Emissão de Relatórios de recebimento de Matérias, pré-numerados
tipograficamente, em numero adequado de vias (órgão financeiro, contabilidade,
almoxarifado, etc.), devidamente assinados pelo responsável pelo recebimento;
- Encaminhamento do material ao almoxarifado imediatamente após a emissão do
“Relatório de Recebimento de Matérias” ou da inspeção pelo controle de qualidade,
caso este esteja previsto;
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- Fluxo de informações que assegurem a contabilização da obrigação, inclusão nos
registros fiscais, etc.
4.2 - Vendas e Expedição de Mercadorias
É desejável nesta área, uma segregação entre as funções de venda, faturamento e
expedição de mercadorias.
Alguns aspectos de controle que devem ser observados são os seguintes:
- Uma política definida para fixação do credito por classe de clientes;
- Aprovação por um funcionário autorizado, do limite individual de credito de cada
cliente, dentro da política comercial estabelecida;
- Aprovação dos pedidos de clientes pelo departamento de vendas e pelo setor de
crédito e cobrança;
- Emissão de “Pedidos de Venda” internos em números de vias definido pelo sistema
adotado, fornecendo-se vias ao almaxarifado (para separação do material), ao setor de
faturamento (para emissão da Nota Fiscal) etc.;
- Conferências independentes das notas fiscais emitidas quanto a preços, cálculos,
soma, etc.;
- Conferências independentes do material a ser expedido;
- Anexação dos canhotos, comprovantes de entrega de mercadorias, ao bloco de notas
fiscais;
- Sistemática definida de conferência e aprovação de devoluções de clientes, bem
como de reincorporarão do material ao estoque;
- Fluxo de informações que assegure os lançamentos contábeis, correspondentes à
venda, inclusão nos registros ficais, etc.
4.3 - Contas a pagar
Na área de contas a pagar, devem estar segregadas as funções de aprovação, registro
e pagamento de obrigações. Alguns aspectos de controle interno a serem considerados são
os seguintes:
- Atribuição de numeração consecutiva às faturas e registros em controle específico;
- Controle de duplicatas ou outras obrigações por data de vencimento;
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- Revisão dos documentos comprobatórios no que se refere a cálculos, somas, etc.,
- Critérios definidos para formação de um processo de pagamento, o qual deverá ser
revisado antes de seu encaminhamento para aprovação;
- Aprovação do processo de pagamento por funcionário autorizado;
- Controle numérico das Notas de Débito, decorrentes de ajustes ou devoluções, e
autorização das mesmas à vista de documentos comprobatórios, por elemento não
relacionado com o processamento das faturas, compras ou recepção de mercadorias;
- Confronto periódico entre o razão analítico de contas a pagar e o razão geral, por
elemento independente do processamento das faturas;
- Conciliação de extratos de fornecedores por elemento independente e análise das
pendências.
4.4 - Contas a Receber
É conveniente, uma segregação entre as funções de escrituração de contas a receber,
controles de duplicatas e recebimentos por caixa. Alguns aspectos que devem ser
considerados nesta área são os seguintes:
- Existência de um controle de duplicatas quanto a sua localização física (em carteira,
em bancos, com cobradores, etc.);
- Controles das duplicatas em poder de cobradores por meio de borderôs;
- Prestação de contas diárias, se possível, por parte dos cobradores externos;
- Confronto periódico entre o razão analítico de contas a receber e o razão social, e
com a existência física de duplicatas;
- Envio de extratos de contas aos clientes por elemento não relacionado com
recebimento de valores; conciliação e analise das divergências, no caso de
manifestações do cliente;
- Controle numérico das Notas de Crédito e aprovação das mesmas por elemento
autorizado não relacionado com vendas ou recebimentos, à vista de documentos
comprobatórios que assegurem a procedência de sua emissão;
- Contabilização de adiantamentos recebidos de clientes, para entrega futura de
mercadorias em contas distintas das de contas a receber;
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- Preparação periódica de relação de contas a receber por idade, investigando-se os
valores em atraso;
- Baixa de valores considerados incobráveis mediante aprovação por escrito de
funcionário autorizado pela diretoria.
4.5 - Pagamentos
Alguns aspectos de controle interno que devem ser considerados nesta área são:
- Existência de uma política definida de aproveitamento de descontos;
- Pagamentos por cheques nominais, excetuando-se valores de pequena monta que
devem ser pagos em dinheiro, por meio do fundo fixo e caixa;
- Controle da seqüência numérica dos cheques emitidos, bem como dos cheques
cancelados;
- Emissão dos cheques somente após aprovação dos processos de pagamento por
funcionário autorizado;
- Envio dos cheques para assinatura, acompanhados dos processos de pagamentos;
- Assinatura dos cheques por dois funcionários autorizados independentes,
examinando e rubricando cada um deles os documentos comprobatórios, por ocasião
da assinatura;
- Proibição de pagamentos sem fornecimento de recibo ou quitação pelo favorecido;
- Emissão de resumo de pagamentos para conferência com os comprovantes e
cheques emitidos no dia, e posterior contabilização;
- Manutenção de conta bancária específica para deposito do valor liquido da folha de
pagamento e pagamento aos funcionários.
4.6 - Recebimento
O sistema de controle interno para recebimento de numerários deve estabelecer
procedimentos que garantam que todos os valores recebidos são contabilizados. O
numerário desviado antes da contabilização é muito mais difícil de ser detectado do que
aquele que é registrado e posteriormente sonegado. Alguns aspectos de controle nesta área
são:
- Política de recebimento através de bancos, sempre que possível;
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- Prática de cruzar os cheques recebidos e apor nos mesmos carimbo de endosso
restritivo;
- Proibição de receber cheques para desconto com data pré-determinada de
apresentação;
- Depósitos intactos dos valores recebidos, não se utilizando valores recebidos para
efetuar pagamentos;
- Atendimento de clientes pelo setor de crédito e cobrança, o qual envia as duplicatas
ou recibos ao caixa com protocolo, com o objetivo de dar baixa no controle de
duplicatas em carteira e possibilitar posterior confronto, por elemento independente,
do total de baixas com o valor do depósito bancário do dia;
- Envio dos cheques recebidos pelo correio ao caixa através de relação,
possibilitando, confronto com o valor do depósito bancário dos recebimentos do dia;
- Comparação do valor do depósito dos recebimentos do dia com o valor das notas
fiscais emitidas ou fita totalizadora de maquina registradora, no caso de vendas a
vista;
- Envio da guia original do depósito bancário, devidamente autenticada pelo banco,
junto com a documentação ao contador, para conferência e contabilização;
- Contabilização dos cheques recebidos de outras praças, como numerário de transito.
5- QUESTÕES
1. O que é controle interno?
2. Quais medidas fortalecem o controle interno e inibem fraudes?
3. O que significa salvaguarda dos ativos e segregações de funções?
4. Qual a importância e a influência dos controles internos para o trabalho do auditor?
5. Quais seriam os procedimentos do auditor nas hipóteses ?
5.1 Controle interno satisfatório,
5.2 Controle interno insatisfatório,
6. Como o auditor estuda e avalia os controles internos de uma organização?
7. Que instrumentos o auditor interno se utiliza para levantar e avaliar os controles
internos?
8. Como o auditor deve proceder se houver uma resposta”não” no questionário de
avaliação do controle interno de um processo?
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9. Explique o ciclo operacional de um processo de compras/pagamentos e identifique as
contas que são afetadas.
10. Explique o ciclo operacional de um processo de vendas/recebimentos e identifique as
contas que são afetadas.
11. Os riscos que estão presentes ou circundam as operações de uma empresa devem ser
avaliados pelos auditores internos?
12. É responsabilidade da auditoria interna descobrir fraudes?
13. Qual a diferença de fraude e erro?
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MÓDULO III – TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
O cumprimento da etapa de formulação da opinião do Auditor Interno sobre a
eficiência da gestão requer:
1) Reconhecer os procedimentos, políticas e planos estabelecidos pela Administração;
2) Determinar a extensão dos exames e selecionar os procedimentos a serem aplicados (os
procedimentos de auditoria são as tarefas que dão cumprimento às normas de auditoria
relacionadas ao trabalho);
3) Determinar se as evidências obtidas são suficientes para a formulação da conclusão ou
do aspecto a ser comentado em relatório.
Por técnicas entende-se o conjunto de procedimentos e recursos requeridos para o
desenvolvimento de um exame.
A obtenção dos elementos de prova deve ser executada mediante a aplicação de
procedimentos de auditoria, que compreenderão pelo menos:
Levantamento do fluxo operacional e contábil das transações;
Comparação dos estados contábeis com registro da contabilidade;
Revisões de registros entre si e com a correspondente documentação hábil;
Inspeções físicas;
Obtenção de confirmações diretas de terceiro (circularização);
Provas matemática;
Revisões de conceitos;
Indagação oral;
Observação das atividades e condições;
Corte das operações (“cut-off”).
1 - COMPROVAÇÃO
1.1 - Fluxo Operacional e Contábil das Transações
Consiste no levantamento de procedimentos e operações de uma determinada área,
com o objetivo de avaliação de controle interno e de riscos, que irá determinar a extensão
dos exames e técnicas de auditoria a serem aplicadas nas circunstâncias.
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Esse levantamento pode ser de forma descritiva, obtido através de indagações orais,
pesquisas de instrumentos normativos e de documentos pertinentes. Deve ser formalizado
através de memorandos, juntamente com os anexos necessários (cópias de formulários
utilizados, etc.) o qual constituir-se-á em papel de trabalho de auditoria caracterizado como
“Permanente”.
Outra técnica utilizada é o levantamento dos procedimentos através de representação
gráfica, ou seja, de fluxogramas, facilitando a compreensão visual. Não entraremos nesta
obra em detalhes das técnicas de elaboração de fluxogramas.
1.2 - Comparação dos Estados Contábeis com os Registros
Técnica de auditoria mais aplicável a Auditores Externos, onde a partir das
demonstrações Financeiras (Balanço Patrimonial e demonstrações de Resultados do
exercício, dos Lucros e Prejuízos Acumulados e das Origens e Aplicações de Recursos) o
Auditor se utilizará dos registros contábeis e fiscais que se constituem a principal base para
avaliação e opinião sobre a situação patrimonial da Companhia e as mutações ocorridas no
período.
1.3 - Registros com Documentação Hábil
Comparar os dados registrados com o(s) respectivo(s) documento(s) que
originou(aram) o assentamento.
As operações de compra e venda, obrigam à emissão de uma Nota Fiscal.
Desta forma, a Nota Fiscal é uma das provas disponíveis que o auditor tem para
comprovar a autenticidade de uma compra.
Na diversidade de documento existente, encontramos: notas fiscais, recibos,
contratos, duplicatas, guias de recolhimento de impostos, escrituras (publicas e privadas),
apólices de seguros, etc.
Neste campo, devemos reconhecer, com maior ou menor importância, como prova de
auditoria os documentos:
Emitidos por terceiros ou emitidos pela própria empresa;
Originais ou cópias;
Existência ou não de vistos de aprovação;
Conferidos ou sem conferência (através da evidência de conferência).
É obvio que os documentos mais seguros como prova em auditoria são aqueles de emissão
de terceiros, contendo vistos se aprovação, revisão e conferência por setores
independentes.
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Para se satisfazer sobre a autenticidade de uma determinada operação, o auditor deve
exigir o conjunto dos documentos que compõem todas as fases da operação. Ex.: o auditor
pode constatar a autenticidade de uma compra examinando a Nota Fiscal de emissão do
fornecedor, onde encontrará vários elementos para sua conclusão, como: descrição do
material, valor da operação, etc.. Todavia, se examinar de uma mesma compra: a
requisição do material emitida pelo setor interessado; o pedido de compra emitido pelo
fornecedor ou pelo setor de compras; a nota fiscal, a fatura e a duplicata emitida pelo
fornecedor e o respectivo recibo, fatalmente suas conclusões estarão muito mais bem
fundamentadas.
Ainda, o exame de documento exige que o auditor certifique:
Se o documento apresentado é coerente com a transação registrada. (uma Nota Fiscal
dificilmente comprovará a aquisição de um terreno);
Se está em nome da empresa;
Se apresenta emendas ou rasuras;
Se está devidamente aprovado, de acordo com a política da empresa;
Se é hábil do ponto de vista fiscal, etc.
1.4 - Inspeções Físicas
Constatar a existência física do “bem” indicado nos livros e documentos contábeis.
O Auditor vendo pessoalmente o “bem” pode acreditar em sua existência. Esta prova,
todavia, encontra serias limitações na vida prática, senão vejamos:
Uma inspeção física nos itens de estoque de uma determinada empresa implica no
conhecimento técnico do material objeto de exame. O rotulo, por exemplo, colocado numa
garrafa indicando se tratar de vinho não prova que, efetivamente, dentro daquela garrafa
exista vinho. Em outras palavras, a embalagem não prova nada. Constatar a existência
física vai um pouco mais longe do que simplesmente ler as especificações contidas nas
embalagens.
Além disso, quantos itens de estoque são encontrados normalmente nas dependências
das empresas sem qualquer embalagem? Como identificá-los sem um conhecimento
técnico? E os produtos semi-acabados? Qual o estágio de acabamento de determinado
produto inspecionado? O Auditor, na verdade, possui formação contábil e não técnica.
Quantas vezes poderá ser induzido a acreditar que determinado bem inspecionado era
aquele que buscava sem conduto ter encontrado a verdade?
Por outro lado, convém ressaltar que inspecionar um determinado bem significa
comprovar a detenção de posse pela empresa ou setor. A comprovação da propriedade,
quando necessária, exigirá fatalmente a aplicação de outras técnicas de auditoria.
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Os aspectos acima abordados não significam que devemos desprezar esta técnica. Ao
contrario, é uma das técnicas mais validas à disposição do auditor, desde que utilizada com
a merecida cautela e complementada com outras necessárias nas circunstâncias.
Através da inspeção física, o auditor deverá também chegar a conclusões quanto à
condição de uso e qualidade dos itens examinados, bem como constatar indícios de
morosidade e obsolescência, quanto aparentes.
Por último, a aplicação destes procedimentos de auditoria obriga, em determinadas
ocasiões, preparativos antecipados, de modo a possibilitar o reconhecimento quantitativo e
qualitativo dos bens. Esta situação se aplica, na maioria dos casos, as contagens físicas de
estoques.
1.5 - Confirmações de Terceiros (Circularização)
Há que se fazer uma perfeita distinção entre as informações internas e as informações
externas, não somente do ponto de vista de sua diferenciação básica (fonte de obtenção),
mas principalmente daquele referente à efetividade de um exame estribado numa e noutra
fonte. Se é bem verdade que o exame de todas as apólices de seguro em poder da empresa
leva o auditor a conclusão sobre a adequação da cobertura de seguros (informação interna),
melhor seria se o auditor obtivesse diretamente do corretor de seguros (fonte
independente), uma demonstração desta é imediata e diz respeito à economia de tempo que
o auditor se propicia por não ter que efetuar o exame de todas as apólices, e a segunda que
diz respeito à própria conclusão que o auditor está se propondo a chegar a respeito da
adequação da cobertura dos seguros, melhor conhecida pelo corretor que é um profissional
especializado na matéria.
As confirmações mais usuais referem-se à:
- Saldo de operações com bancos e outras entidades financeiras;
- Contas a receber (clientes e outros);
- Contas a pagar (fornecedores e outras);
- Estoques e bens de uso em poder de terceiros;
- Existência de reclamação a favor ou contra a empresa;
- Inscrições de bens ou direitos em registros públicos;
- Apólices de seguro em vigor;
- Aplicações financeiras, respectivos rendimentos e valor patrimonial em
determinada data base;
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- Certidões de Órgãos Arrecadadores de Encargos e Tributos
1.6 - Provas Aritméticas
A conferência de cálculos é, ao mesmo tempo, a mais simples e a mais válida técnica
de verificação. Ela é completa por si mesmo. Uma vez que uma soma ou multiplicação
sejam conferidas pelo auditor, por seus próprios cálculos, ele pode aceitar a exatidão
aritmética do resultado sem indagações adicionais.
Auditores inexperientes podem, às vezes, subestimar a necessidade desse tipo de
verificação. Até que nos acostumemos à idéia de qualquer total ou resultado de qualquer
combinação de algarismos possa estar incorreto, é difícil lembrar que esses resultados
exigem verificação.
1.7 - Revisões de Conceitos
São aquelas em que o auditor aplica toda sua experiência e sentido crítico. Não são
dirigidas as provas de aspectos específicos, assim como não constituem um fim em si
mesmas, senão uma forma para detectar áreas, operações ou lançamentos contábeis que
exigem análises mais profundas.
1.8 - Indagação Oral
A fim de dar andamento ao seu trabalho, o auditor necessita formular perguntas aos
administradores e funcionários do setor em exame. Constitui-se até num guia para o
trabalho a ser desenvolvido.
Esclarecimentos de políticas, posições tomadas pelos administradores dos setores,
explicações de variações, etc., são obtidas através desta técnica. É natural que a maioria
das informações obtidas devam ser, posteriormente, comprovadas por outros meios
disponíveis.
Respostas coerentes a um conjunto de perguntas relacionadas, fornecem prova
satisfatória em auditoria. A aplicação desta técnica obriga cuidados nas formulações de
perguntas. O auditor não deve cair no ridículo de fazer perguntas tolas.
Além disso, perguntas cujas respostas não possam ser posteriormente verificados,
tem pouco significado como prova.
A pessoa ser inquirida deve ser a mais próxima do assunto. O contador, por exemplo,
não é o mais indicado para responder sobre especificações técnicas de um produto, muito
menos para explicar variações de vendas, muito embora, pela sua vivência dentro da
empresa, poderia responder com eficiência às perguntas desses assuntos.
1.9 - Corte das Operações (“Cut-off”)
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O exame de auditoria ocorre em um determinado momento e pode abranger as
operações acontecidas até então, ou ter como objetivo a análise de um determinado
período. O auditor deve ter certeza de que todas as operações ou documentos que estão
sendo examinados estão sendo considerados naquele universo previamente definido. Para
tanto, é adotado como técnica, se efetuar o “cut-off” das operações, que consiste em
assegurar que todos os documentos pertinentes à aquelas operações, tenham sido
devidamente considerados.
2 - TESTES E AMOSTRAGENS
Os exames são efetuados a base de testes e amostragens, tendo-se sempre em mente:
controle interno forte, e implica em redução na extensão do exame e vice-versa.
Como exemplo, podemos citar os seguintes exames efetuados em base de testes:
– Conferência dos apontamentos de horas trabalhadas que deram origem à Folha de
Pagamento;
– Obtenção de conciliações bancárias numa determinada data, efetuando exame
crítico das mesmas;
– Exame de contratos de Empréstimos e Financiamentos;
– Exame documental referente às Ordens de Imobilização;
– Exame de processos de pagamentos.
Em auditoria interna, entre outros processos de seleção, está sendo amplamente
utilizado à amostragem estatística.
3 – Exemplos de Aplicação de Técnicas e Procedimentos de Auditoria
Técnicas e Procedimentos Áreas de Aplicação
Fluxo operacional e contábil das
transações
Todas – levantamento detalhado numa 1º
auditoria e revisões nas subseqüentes
Comparação dos estados contábeis com os
registros
Exame das demonstrações financeiras
(auditoria externa). Nas áreas cujo ponto
de partida dos exames sejam os registros
contábeis
Registros com documentação hábil Fundo Fixo
Bancos
Pagamentos
Ordem de Compra
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Contratações
Ordens de Imobilização
Movimentação de Estoque
Inspeções Físicas Caixa
Estoques
Ações
Obras
Imobilizado
Confirmações de terceiros
(Circularização)
Bancos
Contas a Receber
Fornecedores
Investimentos
Estoques em Poder de Terceiros
Provas Aritméticas Basicamente aplicadas a todas as áreas de
exame
Revisões de Conceitos A todas as áreas, com objetivos de
melhores resultados.
Exemplo: Gestão Financeira E Gestão de
Materiais
Indagação Oral A todas as áreas e a qualquer tempo
Corte das Operações (“Cut-off”) Caixa (Recibos)
Pagamentos (Cheques)
Estoques (Documentos de Movimentação)
Faturamento (Contas Eventuais)
4- QUESTÕES
1- O que é amostragem em auditoria, como o auditor determina a seleção dos itens a
serem examinados em um processo?
2- Que tipos de confirmação(circularização) o auditor utiliza em seus trabalhos de
auditoria?
3- Em quais trabalhos de auditoria você aplica “inspeções físicas”?
4- Em que exames o auditor aplica o corte das operações ( cut-off) para certifiacar-se que
todas as operações do período examinado foram computadas?
5- Investigação minuciosa de informações e documentos faz parte dos trabalhos do
auditor?
6- O que é fluxo operacional e contábil das transações de uma empresa?
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MÓDULO IV – PROGRAMAS DE AUDITORIA
1 - INTRODUÇÃO
Este módulo tem por objetivo:
– Definir os objetivos do Programa de Auditoria e a sua importância no trabalho do
Auditor.
– Definir formas e tipos de Programas de Auditoria.
– Definir as fontes (base) que permitem a sua elaboração.
– Definir conteúdo mínimo para elaboração de um Programa de Auditoria eficaz.
2 - CONCEITO
Programa de Auditoria é um plano de ação ordenado, que permite ao auditor
controlar a execução de seu trabalho e ao mesmo tempo habilitá-lo a expressar uma
opinião sobre os controles internos da Cia.
3 – OBJETIVOS DO PROGRAMA
– Estabelecer um plano de ação em relação ao serviço.
– Avaliar o grau de eficácia dos controles internos.
– Dirigir a execução dos serviços.
– Registrar o trabalho efetuado.
4 - O QUE O PROGRAMA DE AUDITORIA PROPORCIONA
– Visão antecipada dos exames a serem efetuados.
– Otimizar o tempo de execução sem perda da eficácia.
– Dimensionar esforços para alcance dos objetivos.
– Determinar pessoal e composição de equipes de trabalho.
– Distribuir adequadamente os serviços à equipe designada.
5 – FATORES QUE AFETAM O PROGRAMA
O Programa de Auditoria variará, dependendo:
1. Tipos de Auditoria (Contábil, Operacional, Sistemas, Fiscal, Gestional).
2. Parâmetros de controle interno (eficácia, eficiência, atendimento a legislação,
instrumentos normativos, políticas da Alta Administração).
3. Técnicas a serem utilizadas (testes de procedimentos, comprovação independente,
apreciação de cifras, etc.).
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4. Características da área ou da atividade a ser auditada (riscos físicos ou financeiros,
tempo, materialidade, grau de controle existente).
6 – ELABORAÇÃO DO PROGRAMA
6. 1 - Preparação
Todos os testes detalhados requerem elaboração de um programa independente do
tamanho ou da extensão do serviço a ser executado.
A base para elaboração do programa é constituída de levantamento de
procedimentos (manuscrito ou fluxografado), legislação em vigor, instrumentos
normativos internos, manuais, etc.
O programa deve ser redigido de forma clara e detalhado, permitindo o perfeito
entendimento de seu executor.
A melhor época para a sua elaboração é logo após o término do levantamento de
procedimentos, quando os detalhes do mesmo estão claros na mente do Auditor.
6.2 - Atualização
A mesma base utilizada para elaboração do programa é utilizada para a sua
atualização, entretanto, a mesma requer revisão dos levantamentos de
procedimentos e controles, com vista às alterações ocorridas no período.
Nas atualizações de Programas, as informações obtidas nos exames anteriores
constituem-se como importante base de consulta.
6.3 - Responsabilidade
O supervisor do serviço tem a responsabilidade primária pela elaboração do
Programa.
O Sênior ou Encarregada da Equipe de Auditoria tem a responsabilidade pela sua
atualização, podendo este, delegar ao Assistente o preparo de seções para fins de
treinamento.
Em ambas as circunstâncias, o supervisor do serviço tem a responsabilidade final
pelo Programa de Auditoria, sendo este submetido à aprovação do Gerente de
Auditoria.
7 – PLANEJAMENTO DO PROGRAMA
Algumas considerações devem ser lembradas e sua importância levada em conta:
1. É responsabilidade do Auditor qualquer erro que afete os dados sob exame.
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2. Flexibilidade quanto às formas que o Programa pode assumir, em virtude das variações
do controle interno.
3. A escolha e a amplitude dos testes de Auditoria.
8 – ESTRUTURAÇÃO DO PROGRAMA
As divisões usuais do Programa de Auditoria são as seguintes:
8.1 - Introdução
Breve explanação da atividade sob exame e um sumário dos procedimentos e
controles. Ressaltam-se também nesta divisão, os motivos considerados na determinação
da extensão da Auditoria a ser efetuada.
8.2 - Objetivos
Fixados com base nos parâmetros que assegurem a legitimidade e normalidade das
operações.
8.3 - Procedimentos
Compreende uma série de procedimentos ordenados que, através de sua aplicação,
permite ao Auditor emitir um parecer sobre a área ou atividade auditada.
Vários fatores influenciam a seleção dos procedimentos, a saber:
a) Permanecer dentro dos objetivos do trabalho;
b) Possibilitar o registro das melhores provas razoavelmente possíveis;
c) Aplicar somente os procedimentos que sejam úteis para alcançar os objetivos;
d) Prever todas as possibilidades de erro.
OBS.: A revisão do levantamento de procedimentos, a leitura dos relatórios anteriores e
seleção da amostra constituem-se em passos iniciais dos Procedimentos de
Auditoria, portanto, devem ser incluídos como passos de Programa.
8.4 - Administração da Auditoria
Tem como objetivo principal alocar horas que não estejam ligadas diretamente com
os procedimentos do programa, que somadas ao tempo de execução, formam uma base de
tempo para auditoria futura. Consiste nos seguintes itens:
Segurança (Check-List);
Locomoção
Reuniões com a área;
Supervisão aos assistentes;
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Supervisão do coordenador;
Liquidação dos pontos;
Conclusão da área, atendendo aos objetivos de auditoria;
Preparação do relatório de Auditoria;
Controle de horas.
9 – UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA
Duplicar o programa, mantendo-se sempre a cópia original (atualizado) na Pasta de
Programas de Auditoria.
A cópia do Programa utilizada na Auditoria é parte dos papéis de trabalho, portanto,
deve ser arquivada na Pasta de Papéis Temporários/ Correntes.
O programa deve ser totalmente executado, salvo explicações por escrito.
Cada passo do Programa deve conter visto, data, tempo de execução, bem como
referência cruzada com os respectivos papéis de exames.
10 – TIPOS DE PROGRAMAS
10.1 - Específicos
São Programas pré-estabelecidos com finalidades especificas para os quais foram
criados. Apresentam-se de forma bastante detalhada, uniformes e dependendo da
circunstância, pré-impresso (cheking-list).
10.2 – Genéricos
São Programas flexíveis e adaptáveis para testes similares. Não apresentam
detalhamento. A sua utilização depende de conhecimentos das técnicas de auditoria e da
própria experiência do auditor. Permitem interrupções ou desvios durante a sua execução.
11 – VANTAGENS DO PROGRAMA
Guia objetivo de execução dos trabalhos, evitando que o Auditor derive para serviços
menos importantes.
Economia de tempo; dirige esforços para objetivos comuns.
Permite distribuição eficiente dos serviços à equipe designada.
Facilita revisão dos responsáveis das equipes.
Delimita responsabilidades.
Constitui base para planejamento de auditorias futuras.
12 – DESVANTAGENS DO PROGRAMA
Tendências a tolher a criatividade do auditor. No transcorrer da execução da
Auditoria surge, constantemente, necessidade de novos exames, não previstos no
Programa, mas que a sua execução auxiliam no atingimento dos objetivos do trabalho.
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Caso o Auditor deixe de realizá-los, apenas por não estarem previstos, estará evidenciando-
se a referida influência negativa do Programa.
Procedimentos mecânicos e impessoais. Faz-se necessário que o Auditor não fique
restrito simplesmente a cumprir os passos do Programa, sob pena de realizar um trabalho
mecânico e impessoal, que obviamente tem um valor bem relativo.
Desencoraja iniciativas construtivas. A limitação e mecanização imposta pelo
Programa, sem dúvida, restringem o poder de iniciativa e de pesquisa do executante,
requisitos estes importantíssimos para o desenvolvimento do Auditor.
13 – CONSIDERAÇÕES GERAIS
O uso de um Programa de Auditoria bem preparado resulta numa auditoria mais
eficiente, objetivando a concentração de esforços nos pontos mais importantes da
atividade.
Entretanto, chamamos a atenção para o fato do Programa, ter uma característica
dinâmica e que deverá ser sempre encarado como um roteiro, mas que deverá ser
modificado e melhorado sempre que for possível.
Por outro lado, a elaboração de um Guia de Execução anexo ao programa, facilitará
de forma ímpar, os trabalhos do auditor, permitindo, assim ao executante, detectar com
brevidade os passos mais importantes do programa, bem como elaborar várias etapas
concomitantemente.
14- QUESTÕES
1- Quais os objetivos e importância dos programas de auditoria?
2- O que um programa de auditoria proporciona ao trabalho da auditoria?
3- Que fatores podem afetar um programa de auditoria?
4- Quais aspectos devem ser observados na elaboração de um programa de auditoria?
5- Que tipos de programas são mais utilizados pela auditoria?
6- Quais as vantagens e desvantagens na utilização de programas de auditoria?
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MÓDULO V – PAPÉIS DE TRABALHO
1 - CONCEITUAÇÃO
Os Papéis de Trabalho de auditoria constituem um registro permanente do trabalho
efetuado pelo auditor, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões
sobre os exames. É com base nos Papéis de Trabalho que o auditor irá relatar suas
opiniões, criticas e sugestões.
2 – OBJETIVOS DOS PAPÉIS DE TRABALHO
Auxiliar na execução de exames;
Evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas;
Servir de suporte aos relatórios;
Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter
detalhes relacionados com a auditoria;
Fornecer um meio de revisão por Supervisores;
Determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar
sobre a solidez das conclusões emitidas;
Considerar possíveis modificações nos procedimentos de auditoria adotados, bem
como no programa de trabalho para o exame subseqüente.
3 - O QUE DEVEM CONTER OS PAPÉIS DE TRABALHO
Os papéis de Trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes
importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar
despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita dos papéis. Por isso, os Papéis de
Trabalho devem ser completos quanto a:
Informações e fatos importantes;
Escopo do trabalho efetuado;
Fonte das informações obtidas;
Suas opiniões e conclusões.
Os Papéis de Trabalho devem ser preparados tendo-se em mente seu completo
entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a
consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou
informações sobre algum aspecto a área auditada.
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Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda
vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com
relação ao conteúdo:
a) Os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem
distribuídos?
b) Todas as informações contidas nos Papéis são importantes para a formação de uma
opinião sobre a área?
c) Todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do
exame efetuado?
d) Na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou do exame,
foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento?
e) Todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho?
f) A omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma conseqüência a
curto, médio ou longo prazo?
4 – DIVISÃO E ARQUIVO DOS PAPÉIS DE TRABALHO
Os registros dos Papéis de Trabalho, para cada serviço, compreendem duas seções
principais:
1. Arquivo Permanente, que contém informações úteis para um período de anos.
Cada seção é parte necessária e integrante dos Papéis de Trabalho referentes a
qualquer ano. Os arquivos Correntes são incompletos sem os Permanentes, visto que
estes contêm trabalhos de auditoria e dados aplicáveis tanto ao ano corrente como a
anos anteriores.
2. Arquivo Corrente, para cada período coberto pela auditoria;
4.1 - Arquivo Permanente
De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse
para consulta sempre que se quiserem dados sobre o sistema, área ou unidade objeto da
auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos
Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados
somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo
Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias.
Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de
Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material
obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente
separada, para fins de registro.
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Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente
pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de materiais
geralmente nele incluído:
Pontos de “pré-auditoria” a liquidar;
Pontos de “pré-auditoria” liquidados;
Organograma da área;
Atas de reunião da diretoria;
Atas importantes de reunião dos dirigentes locais;
Memorando de procedimentos;
Modelos de impressos e registros importantes;
Fluxograma;
Manuais;
Dentre outros
4.2 – Arquivos Correntes de Auditoria
Os arquivos correntes de Papéis de Trabalho contêm o programa de auditoria, o
registro dos exames feitos e as conclusões resultantes do trabalho de auditoria. Juntamente
com o arquivo Permanente, os Papéis de Trabalho Correntes devem constituir um registro
claro e preciso do serviço executado. Com exceção de certos casos, não é prática usar
modelos padronizados de Papéis de Trabalho, nem prescrever as informações que devem
constar nos papéis.
Os Papéis de Trabalho devem ser delineados e elaborados de forma que apresentem
detalhes importantes à atenção de quem os use ou examine. Uma auditoria envolve tantos
detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos como resultado da elaboração
insatisfatória de Papéis de Trabalho.
Os papéis devem ser organizados de forma que facilitem o confronto de dados
relacionados entre si. Para tanto, a estrutura em que são enquadrados é, em linhas gerais, a
seguinte:
a) Folhas Índices
São papéis que apenas listam as várias áreas alvo dos exames de auditoria e a
referência do papel de trabalho onde podem ser encontradas as evidencia dos exames e dos
levantamentos executados.
b) Folhas Mestras de Trabalho
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Usualmente há uma folha mestra separada para cada área importante dos exames.
Essas folhas mestras resumem as áreas individuais de exames e dão informações gerais.
Por exemplo, a folha mestra para exame na área de trabalho pode indicar apenas os saldos
contábeis por natureza de contas (movimento, arrecadação, pagamentos, etc.).
c) Folhas Subsidiárias
Usualmente, há uma ou mais folhas de detalhe em apoio de cada mestra, na qual é
registrado o trabalho de auditoria e documentam as informações obtidas. Essas folhas
contêm o registro da análise e testes efetuados, e devem trazer a opinião do auditor quanto
ao resultado alcançado. Subfolhas de detalhes devem ser preparadas quando necessárias
para testes dos dados que comprovam as transações ou para efetuar outros trabalhos de
auditoria necessários.
d) Organização
Para arquivamento dos Papéis de Trabalho Correntes é aconselhável que as pastas
individuais sejam de pequeno volume, de modo a facilitar o manuseio. Por conseguinte, os
papéis devem ser distribuídos em tantas pastas quanto forem necessárias, dependendo do
vulto do trabalho. A seqüência dos papéis, não obstante o número das pastas individuais
deve ser relativamente uniforme para todos os trabalhos. Sugere-se a seguinte ordem
lógica:
1. Relação de pontos de auditoria identificados;
2. Rascunho de Relatórios;
3. Registro das horas aplicadas (Controle das Horas);
4. Folhas de revisão do trabalho, com os pontos levantados a completar/
completados;
5. Folhas Índices;
6. Folhas Mestras;
7. Folhas Subsidiárias.
e) Considerações Gerais
Cada Papel de Trabalho deve ter um cabeçalho mencionando o nome da área ou
sistema, o tipo de exame objeto, a denominação do Papel de Trabalho e a data do exame. É
colocado no canto superior direito da folha, o número do índice adequado. Se o papel
consistir de mias de uma página, isto é indicado numerando-se cada página “1 de 3”, “2 de
3”, etc. Cada papel deve ser assinado e datado pelo auditor, de tal maneira que fique
identificado o seu trabalho.
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Os Seniores de auditoria assumem a responsabilidade pelos Papéis de Trabalho
preparados pelos Assistentes sob sua orientação e devem indicar seu exame e aprovação do
trabalho, apondo seu visto em cada papel.
Nitidez e exatidão são requisitos essências no preparo de todos os Papéis de
Trabalho, visando que sejam facilmente examináveis e que proporcionem um registro claro
do trabalho efetuado. É preferível usar espaços duplos em memorandos e usar várias folhas
de papel, a aglomerar muitas informações em uma só folha. Folhas mestras e subsidiárias
devem da mesma forma e preferivelmente, ser elaboradas usando-se espaço duplo; devem-
se tomar cuidados para não escrever informações entre as linhas e nas margens. A fim de
facilitar a reprodução fotográfica, não se devem fazer quaisquer anotações no verso dos
Papéis de Trabalho, visto que podem ser omitidas no processo de reprodução.
5 – REFERENCIAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO
5.1 – Uso e Utilidade
Como meio de assegurar ordem no arquivamento e facilitar o manuseio dos papéis de
trabalho, cada anexo é marcado a lápis vermelho, no canto superior direito, com um
número, ou letra, os combinação de ambos.
5.2 – Referência Cruzada
Toda vez que um valor aparecer em mais de um papel de trabalho, em todos eles
deve ser anotada essa particularidade. A esse processo dá-se o nome de “Referência
Cruzada”.
5.3 – Exemplos de Alguns Métodos Utilizados
MÉTODOS DE REFERENCIAÇÃO
1 2 3
1 A AA
2 B BB
3 C CC
3-1 D CC-1
3-2 D1 CC-2
4 D2 DD
5 E EE
5-1 F EE-1
6 G FF
7 G2 FF-1
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8 H FF-2
9 I GG
9-1 J HH
9-2 J1 HH-1
10 K HH-2
Considerando que um Serviço de Auditoria tem vários desdobramentos em diversos níveis
de exames, sugerimos o método 2 ou 3, que possibilitam maior nível de desdobramento,
conforme exemplificamos, tomando por base a letra A:
Exames Principais
(Folha Mestra)
Exames
Subsidiários
Exames
Complementares
A A A..............A A1 A2...............A n
1 2 n
A1.......................A1
1 n
A....................A A1.......................A1
1-1 1-n 1- 1-n
A1-1...................A1-n
A1-1...................A1-1
1 n
A1-1...................A1-1
1-1 n
Obs.: A letra “n” nesta tabela indica quantidade infinita de folhas complementares
necessárias aos exames efetuados.
Como a alternativa pode-se utilizar a letra básica como índice do Exame na área e as
referências complementares para cada exame especifico, como o exemplo abaixo:
A- Índice do Exame na Área de
Fundo de caixa
A1- Contagem do Fundo Fixo
A2- Exame de Reposição
A3- Exame de Adiantamento de
Despesas de Viagem
A4- Exame de Recebimentos
Diversos
6 - UTILIZAÇÃO DE SÍMBOLOS
6.1 – Definição e Utilidade
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Para economia de espaço e tempo, geralmente são utilizados símbolos (tiques) nos
PT‟s, indicando, por exemplo, parte de dados, conferências ou exames efetuados, os
quais devem ter uma explicação resumida nos próprios papéis em que forem apostas.
Devem ser apostas a lápis de cor para facilitar o exame e visualização dos PT‟s.
Em geral devem ser simples e inconfundíveis. Deve ser evitado o uso de muitos
símbolos nos PT‟s.
Para exames em que os mesmos símbolos (tiques) forem utilizados em diversos
papéis de trabalho de mesma referência, pode-se adotar a técnica de mencioná-los em
uma única folha, capeando aquele conjunto de papéis.
6.2 – Símbolos e Referências Padrões
Considerando que alguns símbolos (tiques) e referências são comumente
utilizados, convenciona-se chamá-los de “PADRÕES” e, portanto sua colocação no
Papel de Trabalho dispensa a explicação.
Indicamos, a seguir, como exemplo, um método de símbolos e referências
padrões:
a) Tiques ou Símbolos padrões
Soma conferida
Cálculo conferido
b) Referências (exemplos)
Uma referência do tipo “X” é usada sempre que um aspecto observado foi
julgado como ponto de relatório, devendo esse aspecto ser transcrito para uma folha
resumo que indicará, ao final do serviço, todos os aspectos passíveis de serem relatados
no exame.
c) Outras Referências Padrões
Números circulados: , , são utilizados para Referências Cruzadas
Internas de números ou valores.
Letras minúsculas circuladas: , , ... colocadas na frente de um valor ou
título, são utilizadas para explicações ou comentários adicionadas ou para referenciar
exceções constatadas que deverão fazer parte do relatório.
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Não é aconselhável a utilização de:
NOTA (S) ou OBSERVAÇÃO (ÕES)
Seu uso deve ser substituído por letras circuladas, quando se referir a
explicações ou comentários de exceções, ou por Papéis de Trabalho subsidiários.
EXEMPLOS DE SÍMBOLOS MAIS COMUNS
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EXEMPLO DE PAPEL DE TRABALHO
Nome da unidade Referência
Área sob exame Data
Conteúdo Visto
ÁREA DESTINADA A DETALHAR OS ITENS SELECIONADOS PARA EXAME.
APLICA-SE A MAIORIA DOS PAPÉIS DE TRABALHO.
ÁREA DESTINADA A EXPLICAÇÕES DOS
SÍMBOLOS REFERENTES AOS EXAMES
EFETUADOS
ÁREA DESTINADA A EXPLICAÇÕES
NECESSÁRIAS PARA:
1. ESCLARECER ASPECTOS
REFERENTES AOS EXAMES;
2. EVIDENCIAR ASPECTOS QUE
PAREÇAM ESTRANHOS;
3. EVIDENCIAR ASPECTOS A SEREM
RELATADOS
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7- QUESTÕES
1- Que são papéis de trabalho do auditor?
2- Qual a importância dos papéis de trabalho em auditoria?
3- De quem é a responsabilidade pela organização e controle e a guarda dos papéis de
trabalho?
4- Quais técnicas são utilizadas para elaboração de papéis de trabalho?
5- O que é arquivo corrente em auditoria?
6- O que é arquivo permanente em auditoria?
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MÓDULO VI – PLANEJAMENTO DE AUDITORIA E FATORES DE RISCO
1 - INTRODUÇÃO
O planejamento de auditoria compreende um conjunto sistemático de decisões,
devidamente integradas, que expressam os propósitos a serem atingidos e condiciona os
meios de alcançá-los.
Para tanto, no planejamento devem fixar-se os seguintes objetivos:
Definir prioridade de trabalho em função da análise de parâmetros adequados e
sustentáveis;
Definir, com critério, os recursos necessários para o desenvolvimento dos
trabalhos planejados; e,
Definir técnicas de acompanhamentos dos trabalhos, de forma a permitir plena
consecução dos propósitos estabelecidos.
Dados os objetivos acima mencionados, a definição de prioridade nos parece o
item de maior grau de dificuldade para a auditoria. Comumente, usa-se experiência
passada, para de forma subjetiva, definir os segmentos com maior grau de risco e
consequentemente, sujeitos a maior atenção por parte da auditoria interna, o que
realmente, deixa a desejar.
Para reduzir a subjetividade na definição dos segmentos com maior grau de risco.
É que desenvolvemos este sistema o qual , considera como premissa básica, dois fatores
para a definição das prioridades de trabalho, o risco e o interesse, da administração.
Como risco, entende-se o conjunto de fatores que possam influenciar na
determinação de prioridade pela auditoria tais como: valor monetário, natureza das
operações, controle interno, tempo decorrido da ultima auditoria, mudança de
procedimentos, mudanças de chefia e novos setores.
Como interesse da administração, entende-se todos os aspectos que demonstrem
tal propósito, independentemente do valor e natureza das operações.
2 - RELEVÂNCIA OU MATERIALIDADE
Por relevância ou materialidade, entende-se a maior importância de um fato ou de
um elemento em particular, em relação ao objetivo do exame a ser realizado pela
auditoria interna.
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Por conseguinte, esse valor se baseia na combinação de dois parâmetros básicos,
quais sejam o valor relativo e a importância estratégica do segmento, de forma não
acumulativa.
Em se tratando de fator preponderante para a definição áreas de risco de auditoria,
as seguintes pontuações lhe foram atribuídas:
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 3.25 Quando o segmento representar um percentual
igual ou maior que 15% do total do sistema, ou
seja, de vital importância para a empresa.
2 2.50 Quando o segmento representar um percentual
igual ou maior que 11% e inferior a 15% ou
provoque impacto em médio prazo nas atividades
da empresa.
3 1.75 Quando o segmento representar um percentual
igual ou maior que 6% e inferior a 11% ou
provoque impacto a parte das atividades da
empresa.
4 1.00 Quando o segmento representar um percentual
inferior a 6% do sistema e não tenha reflexos
significativos sobre as atividades da empresa.
3 - NATUREZA DAS OPERAÇÕES
Por natureza das operações, entende-se o grau de liquidez e o nível de atratividade
dos ativos, os quais refletirão no grau de risco, associados aos trabalhos de auditoria
(ex.: dinheiro em caixa, fichas para TP‟s, etc.).
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 3.25 Quando o segmento representar alto grau de
convertibilidade financeira, liquidez (ex.: ações ao
portador, fichas para TP‟s, etc.).
2 2.50 Quando o segmento representar liquidez e
atratividade, porém necessita do envolvimento de
outras pessoas para a convertibilidade financeira
(ex.: contas a receber, estoques, etc.).
3 1.75 Quando o segmento representa liquidez normal e
pouca atratividade, ou seja, além de envolver outras
pessoas, é de difícil locomoção (ex. móveis e
utensílios).
4 1.00 Quando o segmento representa baixa liquidez e
atratividade (ex.: bens imóveis).
4 - CONTROLE INTERNO
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Por controle interno, entende-se o plano de organização e todos os métodos e
procedimentos referentes e relacionados coma salvaguarda dos ativos, fidedignidade
dos registros financeiros, eficiência operacional e obediência às diretrizes
administrativas.
Por conseguinte, o controle interno é fator de relevância para a determinação do
grau de risco dos segmentos auditáveis, quanto maiores às deficiências de controle,
maior é a possibilidade de ocorrência de erros e irregularidades.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 3.25 Na última auditoria ficou evidenciado falhas de
controle, com efeitos financeiros para a empresa
ou existem controles significativos executados por
terceiros.
2 2.50 Na última auditoria ficou evidenciado algumas
falhas de controle sem efeitos financeiros
significativos
3 1.75 Na última auditoria ficou evidenciado algumas
falhas de controle sem efeito financeiro, cujas
recomendações foram aceitas e atendidas em sua
maior parte.
4 1.00 Nenhuma falha grave de controle foi identificada e
ou o segmento foi coberto por auditores externos
sem reporte de deficiências.
5 - TEMPO DECORRIDO DA ÚLTIMA AUDITORIA
A auditoria interna exerce um efeito psicológico inibido para com as pessoas
predispostas a cometer erros e irregularidades, consequentemente, influenciando no
maior ou menor grau de risco das operações a depender de sua atuação profissional.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 2.50 Quando o segmento não foi auditado por mais de
três anos.
2 2.00 Quando o segmento não foi auditado entre 25 e 36
meses.
3 1.50 Quando o segmento não foi auditado entre 13 e 24
meses.
4 1.00 Quando o segmento não foi auditado entre 1 e 12
meses.
6 - MUDANÇAS DE PROCEDIMENTOS
Qualquer mudança de procedimentos operacionais, terem efeito no funcionamento
dos controles internos, com maior ou menor trauma, a depender da dimensão da
mudança. Por essa razão é que se incluem esses fatos como um dos elementos
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quantificáveis para a determinação dos segmentos com maior grau de risco para a
auditoria, porém com uma menor pontuação em relação aos fatores anteriores.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 1.50 Quando a mudança de procedimento implica na
alteração da forma de processamento dos dados (ex.:
manual para mecanizada “Batch” para “on-line”,
etc.)
2 1.25 Quando a mudança afeta a estrutura e não muda a
forma de processar os dados (ex.: mudança na
estrutura de arquivos mestres).
3 1.00 Quando a mudança não afeta a estrutura do
segmento, ou seja, pequenas modificações em saídas
secundárias.
4 0.75 Não houve qualquer mudança de procedimento
desde a última auditoria. Esta faixa só deverá ser
utilizada quando se tiver absoluta certeza de que
nenhuma modificação foi introduzida no segmento
7 - MUDANÇAS DE SUPERVISÃO
A mesma forma que as mudanças de procedimentos afetam os controles internos,
as mudanças de supervisores (chefias também o fazem) mesmo quando a pessoa é
originária da mesma área. Desta forma, algum tempo é necessário para que o novo
supervisor se familiarize com os procedimentos e controles, consequentemente,
aumentando o risco de ocorrência de erros e irregularidades no processamento das
operações.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 1.50 Houve mudança de supervisão nos últimos 12
meses.
2 1.25 Houve mudança de supervisão no período de 13 a 47
meses.
3 1.00 Houve mudança de supervisão entre 48 e 96 meses.
4 0.75 Não houve mudança de supervisão nos últimos 96
meses.
8 - NOVOS SETORES
Um outro fator incluído como parâmetro de determinação de riscos, é a criação de
novos setores, por entende-se que durante a instalação de novas estruturas ainda não se
tem uma definição clara de autoridades e responsabilidades, consequentemente,
requerendo maior atenção por parte da auditoria.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 1.50 Criação de novos setores, nos últimos 12 meses.
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2 1.25 Criação de novos setores entre 13 e 47 meses.
3 1.00 Criação de novos setores entre 48 e 96 meses.
4 0.75 Estrutura existente a mais de 96 meses.
9 - INTERESSE DA ADMINISTRAÇÃO
Por interesse da administração, entende-se a maior ou menor importância de um
segmento auditável em relação aos anseios da alta direção da empresa. Este fator não
deve ser considerado para determinar grau de risco e tão somente para permitir a
prioridade em que os trabalhos deverão ser desenvolvidos.
FAIXA PONTOS FUNDAMENTOS
1 3.00 Alto interesse corrente; exigência anual e solicitação
da gerência.
2 2.00 Acima da média de interesse, porém não mandatória;
ocasionalmente, solicitado pela gerência.
3 1.00 Conceito normal no presente exercício ou trabalho.
10 - TABELA DE CLASSES DE RISCOS
A tabulação dos pesos atribuídos a cada segmento, gera um intervalo de 0.42 a
223 pontos, sobre o qual se define a curva ABC de riscos potenciais de auditoria.
CLASSE
A De 56 a 223 pontos
B De 15 a 56 pontos
C De 01 a 15 pontos
11 - CONCLUSÃO
Após a identificação dos sistemas, dos subsistemas e dos correspondentes
segmentos auditáveis, estabelecem-se os pesos para cada segmento e obtém-se o total de
pontos (multiplicando-se todos os pesos) para efeito de classificação da curva ABC de
riscos e, consequentemente, a alocação dos recursos humanos disponíveis. Para efeito
de determinação das prioridades de trabalho, adiciona-se aos fatores de risco a avaliação
de interesse da administração (fatores de risco x interesse da administração) e obtêm-se
a curva ABC de prioridades, a qual servirá de base para o planejamento de auditoria.
Com a utilização desta metodologia, deixa-se de lado a subjetividade e encara-se o
planejamento como algo quantificável e defensável, perante a alta administração da
empresa, inclusive permitindo a negociação de novos recursos e direcionamento dos
trabalhos de auditoria.
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12- CONTROLES INTERNOS SEGUNDO O COSO (Commitee Of Sponsoring
Organizations)
1 - Introdução
A Auditoria Interna vem passando por mudanças bastante profundas, que envolvem não
só alterações no instrumental e na metodologia, como também na sua própria função
nas empresas.
2 - O Que é o COSO?
Muito se tem falado sobre controles internos. O que é um controle interno? É um
normativo? É um sistema? Afinal, para que serve um controle interno? É uma
ferramenta para auxiliar as operações de uma empresa ou para atrapalhar? É um
instrumento que só é útil à auditoria ou a toda empresa?
Estas perguntas eram respondidas de diferentes maneiras, conforme a quem se
perguntava. Gerentes tinham uma opinião sobre controle interno que não era a mesma
dos auditores internos, que por sua vez tinham uma visão diferente dos funcionários da
controladoria. A falta de um denominador comum ajudava a aumentar a confusão sobre
o papel e significado dos controles internos para a empresa.
3 - O Trabalho do COSO
3.1 - Definição
Para os integrantes do COSO, o ponto de partida é a definição de controle interno. O
que é e para que servem os controles internos? O grupo chegou à seguinte definição:
"Controle Interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza,
que sejam atingidos os objetivos da empresa, nas seguintes categorias:
Eficiência e efetividade operacional (objetivos de desempenho ou estratégia): esta
categoria está relacionada com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como da segurança e qualidade
dos ativos;
Confiança nos registros contábeis/financeiros (objetivos de informação): todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais,
consignadas pelos valores e enquadramentos corretos;
Conformidade (objetivos de conformidade) com leis e normativos aplicáveis à entidade
e sua área de atuação.
De acordo com a definição acima, o objetivo principal dos controles internos é auxiliar
a entidade atingir seus objetivos. Controle interno é um elemento que compõe o
processo de gestão.
O controle interno é responsabilidade de todos.
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Controle interno proporciona uma garantia razoável, nunca uma garantia absoluta.
Controle interno efetivo auxilia a entidade na consecução de seus objetivos, mas não
garante que eles serão atingidos. E por que? Por vários motivos:
custo/benefício: todo controle tem um custo, que deve ser inferior à perda decorrente
da consumação do risco controlado;
conluio entre empregados: da mesma maneira que as pessoas são responsáveis pelos controles, estas pessoas podem valer-se de seus conhecimentos e competências para
burlar os controles, com objetivos ilícitos.
eventos externos: eventos externos estão além do controle de qualquer organização. Exemplo disso, foram os acontecimentos do dia 11/09/2001, nos Estados Unidos. Quem
poderia prever ou controlar os fatos ocorridos?
3.2 - Processo de Controles Internos
Como vimos, controle interno é um processo. Este processo é constituído de 5
elementos, que estão interrelacionados entre si, e presentes em todos o controle interno.
Os 5 elementos são:
Ambiente de Controle
Avaliação e Gerenciamento dos Riscos Atividade de Controle
Informação e Comunicação
Monitoramento
3.2.1 - Ambiente de Controle
Ambiente de controle é a consciência de controle da entidade, sua cultura de controle.
Ambiente de controle é efetivo quando as pessoas da entidade sabem quais são suas
responsabilidades, os limites de sua autoridade e se têm a consciência, competência e o
comprometimento de fazerem o que é correto da maneira correta. Ou seja: os
funcionários sabem o que deve ser feito? Se sim, eles sabem como fazê-lo? Se sim, eles
querem fazê-lo? A resposta não a quaisquer dessas perguntas é um indicativo de
comprometimento do ambiente de controle.
Ambiente de controle envolve competência técnica e compromisso ético; é um fator
intangível, essencial à efetividade dos controles internos.
A postura da alta administração desempenha papel determinante neste componente. Ela
deve deixar claro para seus comandados quais são as políticas, procedimentos, Código
de Ética e Código de Conduta a serem adotados. Estas definições podem ser feitas de
maneira formal ou informal, o importante é que sejam claras aos funcionários da
organização. O exemplo "vem de cima": quem dá o tom de controle da entidade são
seus principais administradores.
Dicas
O ambiente de controle é mais efetivo na medida em que as pessoas tenham a sensação
que estão sendo controladas;
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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Certifique-se que os funcionários conhecem suas responsabilidades e a função de seus
serviços;
Verifique se há um plano adequado de treinamento;
Verifique se os funcionários sabem qual o padrão de conduta e ética a serem seguidos; Verifique se são tomadas as ações corretivas disciplinares devidas, quando o
funcionário não agir de acordo com os padrões de conduta e comportamento esperados
ou de acordo com as políticas e procedimentos recomendados.
3.2.2 - Avaliação e Gerenciamento dos Riscos
As funções principiais do controle interno, como vimos, estão relacionadas ao
cumprimento dos objetivos da entidade. Portanto, a existência de objetivos e metas é
condição "sine qua non" para a existência dos controles internos. Se a entidade não tem
objetivos e metas claros, não há necessidade de controles internos.
Uma vez estabelecidos e clarificados os objetivos, deve-se:
identificar os riscos que ameacem o seu cumprimento; e
tomar as ações necessárias para o gerenciamento dos riscos identificados.
Avaliação de riscos é a identificação e análise dos riscos associados ao não
cumprimento das metas e objetivos operacionais, de informação e de conformidade.
Este conjunto forma a base para definir como estes riscos serão gerenciados.
Os administradores devem definir os níveis de riscos operacionais, de informação e
conformidade que estão dispostos a assumir. A avaliação de riscos é uma
responsabilidade da administração, mas cabe à Auditoria Interna fazer uma avaliação
própria dos riscos, confrontando-a com a avaliação feita pelos administradores. A
identificação e gerenciamento dos riscos é uma ação proativa, que permite evitar
surpresas desagradáveis.
Identificação dos riscos
Risco é a probabilidade de perda ou incerteza associada ao cumprimento de um
objetivo. Para cada objetivo proposto deve ser feito um processo de identificação dos
riscos.
Como auxílio neste processo de identificação dos riscos, sugerimos que o auditor
responda as perguntas abaixo, para cada objetivo elencado, anotando as respostas que
representarem uma ameaça possível:
O que pode dar errado?
Como e onde podemos falhar? O que deve dar certo ?
Onde somos vulneráveis?
Quais ativos devemos proteger?
Temos algum ativo líquido ou de uso alternativo? Como podemos ser roubados ou furtados?
Como poderiam interromper nossas operações?
Como sabemos se nossos objetivos foram (ou não) alcançados?
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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Quais informações são as mais importantes ?
Onde gastamos mais dinheiro?
Como faturamos e cobramos nossas vendas?
Quais decisões requerem mais análise? Quais atividades são mais complexas?
Quais atividades são mais regulamentadas?
Quais são nossas maiores exposição ao risco legal?
Análise dos Riscos
Uma vez identificados os riscos, devemos avaliá-los, levando em conta os seguintes
aspectos:
qual a probabilidade (freqüência) dos riscos ocorrerem?
em caso de ocorrer, qual seria o impacto nas operações, considerando os aspectos quantitativos e qualitativos?
verifique, em sua opinião, quais ações seriam necessárias para administrar os riscos
identificados.
Dicas
Certifique-se que a entidade tenha uma missão clara, e que as metas e objetivos estejam formalizados
Avalie os riscos a nível de dependência e setor
Avalie os riscos a nível de processo Elabore um papel de trabalho para cada atividade relevante, priorize as atividades e
processos mais críticos e aquelas que podem ser melhoradas.
3.2.3 - Atividades de Controle
São aquelas atividades que, quando executadas a tempo e maneira adequados, permitem
a redução ou administração dos riscos. As atividades de controle compreendem o que,
na sistemática de trabalho anterior à do COSO, era tratado como controle interno.
Podem ser de duas naturezas: atividades de prevenção ou de detecção. As principais
atividades de controle, e suas respectivas naturezas, são:
a) - Alçadas (prevenção): são os limites determinados a um funcionário, quanto a
possibilidade deste aprovar valores ou assumir posições em nome da instituição.
Exemplos:
Estabelecimento de valor máximo para um caixa pagar um cheque Estabelecimento dos tetos assumidos por um operador de mercado para cada horizonte
de investimento
Estabelecimento de alçada operacional para o Comitê de Crédito de uma agência.
b) - Autorizações (prevenção): a administração determina as atividades e transações
que necessitam de aprovação de um supervisor para que sejam efetivadas. A aprovação
de um supervisor, de forma manual ou eletrônica, implica que ele (ou ela) verificou e
validou a atividade ou transação, e assegurou que a mesma está em conformidade com
as políticas e procedimentos estabelecidos. Os responsáveis pela autorização devem
verificar a documentação pertinente, questionar itens pouco usuais, e assegurarem-se de
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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que as informações necessárias à transação foram checadas, antes de darem sua
autorização. Jamais devem assinar em branco ou fornecerem sua senha eletrônica
c) - Conciliação (detecção): é a confrontação da mesma informação com dados vindos
de bases diferentes, adotando as ações corretivas, quando necessário
d) - Revisões de Desempenho (detecção): Acompanhamento de uma atividade ou
processo, para avaliação de sua adequação e/ou desempenho, em relação às metas, aos
objetivos traçados e aos benchmarks, assim como acompanhamento contínuo do
mercado financeiro (no caso de bancos), de forma a antecipar mudanças que possam
impactar negativamente a entidade. Exemplos:
monitoração do comportamento de usuários de cartões de crédito (lugares inusitados,
produtos diferentes etc.) monitoração e questionamento de flutuações abruptas nos resultados de agências,
produtos, carteiras próprias e de terceiros
monitoração de valores realizados e orçados em unidades, com o objetivo de identificar dificuldades/problemas
acompanhamento da concorrência, visando o lançamento de novos produtos
e) - Segurança Física (prevenção e detecção): os valores de uma entidade devem ser
protegidos contra uso, compra ou venda não-autorizados. Um dos melhores controles
para proteger estes ativos é a segurança física, que compreende controle de acessos,
controle da entrada e saída de funcionários e materiais, senhas para arquivos
eletrônicos, „call-back‟ para acessos remotos, criptografia e outros. Incluem-se neste
controle os processos de inventário dos itens mais valiosos para a entidade (p.ex.,
conferência de numerário)
f) - Segregação de Funções (prevenção): a segregação é essencial para a efetividade
dos controles internos. Ela reduz tanto o risco de erros humanos quanto o risco de ações
indesejadas. Contabilidade e conciliação, informação e autorização, custódia e
inventário, contratação e pagamento, administração de recursos próprios e de terceiros,
normatização (gerenciamento de riscos) e fiscalização (auditoria) devem estar
segregadas entre os funcionários
g) - Sistemas Informatizados (prevenção e detecção): controles feitos através de
sistemas informatizados dividem-se em dois tipos:
controles gerais: pressupõe os controles nos centros de processamentos de dados e controles na aquisição, desenvolvimento e manutenção de programas e sistemas.
Exemplos: organização e manutenção dos arquivos de back-up, arquivo de log do
sistema, plano de contingência; controles de aplicativos: são os controles existentes nos aplicativos corporativos, que
têm a finalidade de garantir a integridade e veracidade dos dados e transações.
Exemplos: validação de informações (checagem das informações com registros
armazenados em banco de dados).
h) - Normatização Interna (prevenção): é a definição, de maneira formal, das regras
internas necessárias ao funcionamento da entidade. As normas devem ser de fácil acesso
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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para os funcionários da organização, e devem definir responsabilidades, políticas
corporativas, fluxos operacionais, funções e procedimentos.
As atividades de controle devem ser implementadas de maneira ponderada, consciente e
consistente. Nada adianta implementar um procedimento de controle, se este for
executado de maneira mecânica, sem foco nas condições e problemas que motivaram à
sua implantação. Também é essencial que as situações adversas identificadas pelas
atividades de controles sejam investigadas, adotando-se tempestivamente as ações
corretivas apropriadas.
3.2.4 - Informação e Comunicação
A comunicação é o fluxo de informações dentro de uma organização, entendendo que
este fluxo ocorre em todas as direções - dos níveis hierárquicos superiores aos níveis
hierárquicos inferiores, dos níveis inferiores aos superiores, e comunicação horizontal,
entre níveis hierárquicos equivalentes.
A comunicação é essencial para o bom funcionamento dos controles. Informações sobre
planos, ambiente de controle, riscos, atividades de controle e desempenho devem ser
transmitidas à toda entidade. Por outro lado, as informações recebidas, de maneira
formal ou informal, de fontes externas ou internas, devem ser identificadas, capturadas,
verificadas quanto à sua confiabilidade e relevância, processadas e comunicadas às
pessoas que as necessitam, tempestivamente e de maneira adequada.
O processo de comunicação pode ser formal ou informal. O processo formal acontece
através dos sistemas internos de comunicação - que podem variar desde complexo
sistemas computacionais a simples reuniões de equipes de trabalho - e são importantes
para obtenção das informações necessárias ao acompanhamento dos objetivos
operacionais, de informação e de conformidade. O processo informal, que ocorre em
conversas e encontros com clientes, fornecedores, autoridades e empregados é
importante para obtenção das informações necessárias à identificação de riscos e
oportunidades.
A informação é o combustível que move as organizações.
Dicas
Informação e comunicação são conceitos simples. No entanto, comunicar e conseguir
informações com as pessoas, de maneira prática e tempestiva, é sempre um desafio.
Quando o auditor estiver preenchendo um PT sobre uma atividade ou processo, é
importante avaliar a qualidade dos sistemas e fluxos das informação pertinentes na
dependência auditada. Uma maneira de fazer esta avaliação é responder às seguintes
perguntas:
A dependência consegue a informação que necessita de maneira prática e tempestiva? A dependência tem conseguido obter as informações importantes para avaliação dos
riscos internos e externos?
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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A dependência tem conseguido obter informações de desempenho - i.e., informações
que permitem saber se os objetivos operacionais, de informação e conformidade estão
sendo atingidos?
A dependência identifica, captura, processa e comunica as informações necessárias a
seus clientes e fornecedores em tempo hábil e de maneira prática?
3.2.5 - Monitoramento
O monitoramento é a avaliação dos controles internos ao longo do tempo. Ele é o
melhor indicador para saber se os controles internos estão sendo efetivos ou não.
O monitoramento é feito tanto através do acompanhamento contínuo das atividades
quanto por avaliações pontuais, tais como auto-avaliação, revisões eventuais e auditoria
interna.
A função do monitoramento é verificar se os controles internos são adequados e
efetivos. Controles adequados são aqueles em que os cinco elementos do controle
(ambiente, avaliação de riscos, atividade de controle, informação & comunicação e
monitoramento) estão presentes e funcionando conforme planejado. Controles são
eficientes quando a alta administração tem uma razoável certeza:
Do grau de atingimento dos objetivos operacionais propostos;
De que as informações fornecidas pelos relatórios e sistemas corporativos são confiáveis; e
Leis, regulamentos e normas pertinentes estão sendo cumpridos.
4 - Proposta de Roteiro
Um dos grandes dificultadores das novas tecnologias é conciliar a teoria com a prática.
É comum ser tortuoso e sofrido o caminho que leva o profissional a entender, como os
novos conceitos são aplicados em sua atividade. O presente roteiro não tem a pretensão
de eliminar este caminho, pretende apenas torná-lo menos "sofrido".
4.1 - Objetivo
O primeiro passo é definir qual o objetivo que vamos auditar. No caso do Banco, já
temos os riscos pré-definidos, mas na maioria dos casos esta definição deve ser mais
aprofundada. Os riscos definidos pressupõem uma atividade, com os respectivos
objetivos pré-estabelecidos. Levante o maior número de informações sobre os seguintes
pontos:
Quais são as metas traçadas para o objetivo que vai ser auditado. Levante números que
permitam uma medição clara e objetiva (valores, quantidade, etc...). Quais são os sistemas e relatórios que permitirão o acompanhamento das metas
traçadas.
Quais as leis e normativos que regem o objetivo que vai ser auditado.
4.2 - Riscos
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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Passo 2: Verifique os riscos ao cumprimento de cada objetivo. Faça as perguntas do
item "Identificação dos Riscos" para cada objetivo, registrando as respostas que você
considera importantes. Selecione os riscos com maior probabilidade de ocorrência e que
causem perdas, no caso de sua consumação. Anote os riscos no quadro, para cada
objetivo.
4.3 - Atividades de Controle
Passo 3: Para cada risco elencado, verifique quais são, em sua opinião, as atividades de
controle que, se conduzidas de maneira adequada, podem mitigar ou permitir o
gerenciamento do risco. Como auxílio, utilize as atividades de controle do subtítulo
"Atividades de Controle" - veja quais, dos controles elencados, podem ser usados, e
quais, em sua opinião, são os mais recomendados para o risco em análise.
4.4 - Informação, Comunicação e Monitoramento
Passo 4: Verifique, para cada atividade de controle apontada, quais as que já estão
sendo cumpridas e estão sendo efetivas (estão efetivamente permitindo a
mitigação/gerenciamento do risco). Esta também é a ocasião para identificar as fontes
de informações, métodos de comunicação e atividades de monitoramento. Assinale S
para os casos em que os controles estão sendo efetivos e N para os casos em que não
estão.
4.5 - O Papel de Trabalho
Passo 5: Elaboração do PT. Para os assinalamentos „N‟, elabore as perguntas para
avaliar as ocorrências: as perdas estão acontecendo? A probabilidade do risco ocorrer é
grande? Os gestores estão cientes destes riscos?
Também é na fase da elaboração do PT que vamos incluir as verificações necessárias
para avaliação dos elementos ambiente de controle, informação & comunicação e
monitoramento. Uma dica é verificar os pontos das "Dicas" dos subtítulos que
abordaram cada elemento.
Voltar ao sumário
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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MÓDULO VII – RELATÓRIOS DE AUDITORIA
1 - CONCEITO
O Relatório de Auditoria é um instrumento formal e técnico, através do qual os
auditores comunicam: a execução de determinado trabalho, o resultado obtido,
avaliação, opiniões e recomendações de melhoria à administração da empresa.
2 - IMPORTÂNCIA
a) Para o Auditado
É uma avaliação sobre suas atividades.
Indica a necessidade de ações corretivas ou preventivas.
b) Para a Administração
É um indicador de avaliação do desempenho dos profissionais em suas funções.
c) Para a Auditoria
Objetivamente, é o meio pelo qual a alta administração julga e avalia a qualidade e
utilidade da auditoria.
3 – TIPOS DE RELATÓRIOS DE CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
a) Relatórios Preliminares
Relatórios periódicos emitidos durante o andamento de uma auditoria.
Apresentar maior simplicidade na formulação.
É mais ágil na colocação dos pontos junto ao auditado.
b) Relatórios Finais
São completos e abrangentes.
Incluem informações quanto a: natureza dos assuntos; escopo do trabalho e índices
de pontos.
Incluem, além dos pontos e recomendações, uma opinião geral sobre a área auditada.
c) Relatórios Especiais
Trabalho de natureza especial.
Assuntos convenientes de não serem tratados em relatórios normais.
Trabalhos específicos como: apreciação de atuação de executivo, suposições de
fraudes, etc.
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4 – PONTOS DE RELATÓRIO - ESTRUTURA
a) Título do Ponto
– Sintético;
– Resume o conteúdo do ponto;
– Evitar o duplo sentido.
b) Breve Descrição da Situação
– Comenta a situação examinada;
– Indica a existência ou não de rotinas.
c) Comentários sobre a falha
– Resume a falha encontrada;
– Indica área ou áreas responsáveis pela ocorrência.
d) Exemplos
– Melhoram o entendimento;
– Evitar se for desnecessário.
e) Implicações
Avaliação das conseqüências.
f) Sugestão
Indica as providências corretivas ou preventivas;
Sugere, não manda.
5 – CONTEÚDO DO RELATÓRIO
a) Relatório por Exceção
– Similares com a administração por exceção;
– Relata operações fora das normas;
– Presume como bom ou normal o que não é relatado;
– Evitar ser, apenas, negativo; quando conveniente comentar, também, os itens
excepcionalmente bem geridos.
b) Informações Introdutórias
– Indicam a natureza dos assuntos do relatório:
– Destinatário;
– Título do relatório;
Auditoria Interna – Conceitos e práticas
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– Componente organizacional auditado;
– Período auditado;
– Data da última auditoria;
– Índices das seções e pontos do relatório.
– Síntese das modificações operacionais ocorridas desde a última auditoria ou
histórico no caso da primeira auditoria.
– Objetivos, quantidade de empregados e gastos da área auditada.
c) Escopo dos Exames
– Natureza e objetivo do trabalho de auditoria.
– Breve resumo da extensão dos exames;
– Não detalhe os exames ou descreva os procedimentos de auditoria. A administração
não conhece os princípios e não está em posição de julgar a adequação destes.
6 – PREPARAÇÃO DO RELATÓRIO (ETAPAS)
a) Comece a prepará-lo no campo, durante a execução da auditoria.
b) Ao encontrar uma exceção, formule sua recomendação. Anote-as em folha resumo.
c) No final do serviço, revise as exceções e recomendações. Cuide que estejam
completas.
d) Assegure-se da exatidão dos fatos.
e) Discuta-os com o auditado/ administração local. Seja receptivo, elogie quando for o
caso, aceite recomendações do auditado, se houver. Se aceitá-las, dê-lhes crédito no
relatório.
f) A discussão com a administração local pode revelar imperfeições em suas opiniões
ou contribuir com fatos adicionais.
g) Registre nos Papéis de Trabalho os resultados da discussão.
7 – ESTILO DA REDAÇÃO
7.1 - Conceito
É a escolha de palavras, tamanho das sentenças e parágrafos. É a maneira pela
qual estas são colocadas no relatório.
7.2 - Fatores que prejudicam a eficiência da redação:
a) Repetição e/ ou ordem inadequada de palavras.
b) Excesso de adjetivos e advérbios.
c) Verbos fracos.
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d) Sentenças e parágrafos longos.
e) Uso da voz passiva.
f) Termos contábeis técnicos de conhecimento restrito.
7.3 - Fatores que contribuem para uma redação eficiente:
a) Linguagem simples e entendível.
b) Sentenças curtas.
c) Palavras pessoais e ativas.
d) Tato. Reconheça e pense como o leitor. Adapte sua relação a ele.
8 – TÉCNICAS PARA A REDAÇÃO
8.1 - Pense
a) Quem é o leitor?
b) Quantos detalhes ele precisa?
c) Que tipo de linguagem ele entenderá?
8.2 - Organize
a) Delineie o relatório
b) Distribua os títulos.
c) Sob cada título, coloque uma breve descrição de cada idéia a ser incluída.
8.3 - Reescreva
a) O primeiro rascunho raramente é o melhor relatório.
b) Reescreva tantas vezes quantas forem necessárias, até se convencer da versão
melhor.
c) Esteja atento para os cinco “c‟s” da boa redação: Correção, Conclusão, Clareza,
Concisa e Cortesia.
8.4 - Edição
a) Submeta o rascunho ao supervisor
b) Aceite e atente para as sugestões de modificação.
8.5 - Revisão Final
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Assegure-se da existência de erros de digitação. Estes distraem a atenção do leitor
e, dependendo da gravidade, invalidam o conteúdo do relatório.
8.6 - Apresentação
a) O relatório é o produto da auditoria.
b) Utilize digitação correta e papel de boa qualidade.
c). Cuide do visual: adote pasta para os relatórios mais extensos.
8.7 - Rapidez
a) Entregue o relatório o mais rápido possível.
b) Force a ação do leitor.
c) A demora no envio do relatório pode torná-lo desatualizado ou perder o interesse.
d) Relate o fato tão logo seja constatado.
8.8 - Destinação
a) À pessoa mais indicada entre os níveis da administração.
b) Se enviado a um nível muito elevado, em relação ao problema, o leitor não se
interessará. Se a um nível muito baixo, o leitor não terá condições de decisão.
c) À pessoa em linha de autoridade acima da que providenciará as recomendações.
d) À área de sistemas, se o assunto for procedimentos e controles.
e) À pessoa responsável pela auditoria interna.
f) Ao arquivo da auditoria interna.
g) Sumários periódicos das auditorias, pontos e recomendações, à alta administração,
caso esta não receba cópia de todos os relatórios.
9 – REDAÇÃO DE RELATÓRIOS - PROBLEMAS BÁSICOS E EXEMPLOS
PRÁTICOS
9.1 – Estilos e Técnicas para Redação
Problemas básicos de Redação
Sentenças Longas
Linguagem Floreada
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Versos Passivos
Substantivando o Verbo
Forma Impessoal
Palavras Desnecessárias
9.2 - Sentenças Longas
Use sentenças curtas sempre que possível.
A função da sentença é expressar um pensamento completo.
Dois pensamentos completos geralmente pertencem a duas sentenças.
As sentenças longas podem ser encurtadas dividindo-se em duas ou mais
sentenças curtas, ou eliminando palavras desnecessárias.
Exemplos de redução de sentença, através da eliminação se palavras desnecessárias.
LEVANDO EM CONSIDERAÇÃO OS
EFEITOS DELETÉRIOS DA
INFLAÇÃO, HOUVEMOS POR BEM
RESOLVER:
12
PALAVRAS
DEVIDO AOS EFEITOS DA
INFLAÇÃO RESOLVEMOS:
06
PALAVRAS
Redução de 06 palavras
NUMEROSOS OUTROS ITENS
PRODUZIDOS OU PROCESSADOS
EM ADIÇÃO AOS ITENS ACIMA.
12
PALAVRAS
NUMEROSOS OUTROS ITENS SÃO
PRODUZIDOS OU PROCESSADOS..
07
PALAVRAS
Redução de 05 palavras
Exemplo de divisão em sentenças curtas:
ERRADO
A eliminação das deficiências de controle interno pode ser feita com a adoção do
sistema de fundo fixo de caixa, bem como com a segregação das funções executadas
pelo caixa e conciliando-se mensalmente as contas bancárias.
CERTO
A eliminação das deficiências de controle interno pode ser feita:
a) Com a adoção do sistema de fundo fixo de caixa;
b) Com a segregação das funções executadas pelo caixa;
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c) Conciliando-se mensalmente as contas bancárias.
9.3 – Linguagem Floreada
Assim como a extensão da sentença afeta a sua leitura, o mesmo sucede com a
escolha das palavras. Mesmo uma sentença curta pode se tornar de difícil interpretação,
se contiver palavras confusas. A utilização de uma linguagem afetada distrai a atenção
do leitor e não contribui para que ele tenha melhor impressão sobre o conteúdo do
relatório.
Exemplos de Linguagem Floreada:
ERRADO
ESTÁ CONSUBSTANCIADO NO MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nº 9874, QUE
A RESPECTIVA COMPRA DE CIMENTO, QUANDO NECESSÁRIA, DEVE SER
ANALISADA E EFETIVAMENTE CONCRETIZADA PELO DEPARTAMENTO
“Z”.
CERTO
DE ACORDO COM O MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nº 9874, COMPRA DE
CIMENTO DEVE SER EFETUADA PELO DEPARTAMENTO “Z”.
9.4 – Verbos Passivos
Use os verbos na forma “ativa”, o uso excessivo da forma “passiva” tira a
objetividade do relatório, cansa o leitor e pode dificultar a leitura.
Sendo objetivo você mostrará mais segurança e impressionará o leitor,
obrigando-o a tomar providências imediatas.
A forma “passiva” pode distorcer o sentido da frase, ou obscurecê-lo.
Exemplos em que o aspecto importante é relegado a segundo plano:
AS DEVIDAS PROVIDÊNCIAS FORAM TOMADAS PELA
PASSIVA GERÊNCIA REGIONAL.
PASSIVA
A GERÊNCIA TOMOU AS DEVIDAS PROVIDÊNCIAS. ATIVA
NENHUM INVENTARIO FISICO COMPLETO TEM SIDO
EFETUADO PELA COMPANHIA
PASSIVA
A COMPANHIA NÃO EFETUOU INVENTÁRIOS FÍSICOS
COMPLETOS
ATIVA
Exemplos em que as duas formas aparecem na mesma sentença:
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EFETUAMOS OS EXAMES DE ORDENS DE
IMOBILIZAÇAO COM BASE EM TESTES.
ATIVA
E, QUANDO APLICÁVEL, OS CÁLCULOS DE
PARTICIPAÇÃO FINACEIRA FORAM CONFERIDOS.
PASSIVA
EFETUAMOS OS EXAMES DE ORDENS DE
IMOBILIZAÇAO COM BASE EM TESTES E, QUANDO
APLICÁVEL, CONFERIMOS OS CÁLCULOS DE
PARTICIPAÇÃO FINACEIRA.
TOTALMENTE
ATIVA
9.5 – Substantivando o Verbo
Devemos evitar o uso de substantivo quando um verbo define melhor o que
queremos dizer.
Exemplos de verbos transformados em substantivos:
As CONCILIAÇÕES DAS contas foram efetuadas NÃO USE
AS CONTAS FORAM CONCILIADAS USE
A liquidação do saldo foi EFETUADA por NÃO USE
O saldo foi LIQUIDADO por USE
9.6 - Forma Impessoal
Não relute em ser específico. Não deixe que a utilização de uma “forma
impessoal” evidencie insegurança nas suas afirmações. Define as responsabilidades para
que o leitor não tenha dúvidas sobre a ação a ser tomada e sobre o responsável pela sua
execução.
Exemplos em que o sentido torna-se obscuro:
OBSCURO
MAIOR ATUAÇÃO DEVE SER EXERCIDA JUNTO AOS BANCOS,
AGILIZANDO-SE AS TRASFERÊNCIAS DE NUMERÁRIO ARRECADADO.
CLARO
O ESCRITÓRIO LOCAL DEVE EXERCER MAIOR ATUAÇÃO JUNTO AOS
BANCOS, AGILIZANDO AS TRANSFERÊNCIAS DE NUMERÁRIO
ARRECADADO.
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Exemplos de como assumir a Responsabilidade:
AO INVÉS DE ESCREVER
FOI NOTADO QUE...
ESCREVA
NOTAMOS...
FOI SUGERIDO QUE... SUGERIMOS...
É NOSSO ENTENDIMENTO QUE... ENTENDEMOS...
Exemplo de como definir de quem é a responsabilidade:
FORMA IMPESSOAL
É RECOMENDÁVEL QUE SEJA TOMADA UMA ATITUDE IMEDIATA PARA
RESOLVER OS PROBLEMAS.
DEFININDO RESPONSABILIDADE
RECOMENDAMOS QUE O SETOR “Y” PASSE A CONFERIR
REGULARMENTE A DOCUMENTAÇÃO RECEBIDA.
9.7 – Palavras Desnecessárias
Termos técnicos não devem ser empregados em relatórios. Também palavras tais
como, ”outrossim,”, “não obstante”, etc., devem ser evitadas quando possível.
Não adicione à frase palavras que em nada contribuam para o entendimento da
matéria. As palavras desnecessárias podem se transformar em referências impróprias.
Também tornam a leitura monótona.
REFERÊNCIA IMPRÓPRIA
A contagem DOS VALORES QUE SE ENCONTAVAM NO caixa foi efetuada
no inicio dos trabalhos.
CORRETO
A contagem de caixa foi efetuada no inicio dos trabalhos.
Exemplos de eliminação de palavras desnecessárias:
AO INVÉS DE USE
EM MUITOS CASOS, OS EMPRÉSTIMOS
FORAM LIQUIDADOS.
VÁRIOS EMPRÉSTIMOS
FORAM LIQUIDADOS.
AS CONTAS NÃO TÊM SIDO PAGAS EM
TODOS OS CASOS.
NEM TODAS AS CONTAS
FORAM PAGAS.
MANTER ESTES ARQUIVOS DE FORMA
QUE ESTEJAM ATUALIZADOS.
MANTER ESTES ARQUIVOS
ATUALIZADOS.
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O EXERCÍCIO DESTA FUNÇÃO EM BASE
SATISFATÓRIA.
O EXERCÍCIO
SATISFATÓRIO DESTA
FUNÇÃO.
O FUNDO FOI CRIADO COM O
PROPÓSITO DE PROPORCIONAR.
O FUNDO FOI CRIADO
PARA PROPORCIONAR.
TAL PROCEDIMENTO DIFICULTA
SOBREMANEIRA O CONTROLE SOBRE
A MOVIMENTAÇÃO DE AMBOS OS
CAIXAS.
TAL PROCEDIMENTO
DIFICULTA O CONTROLE
SOBRE A MOVIMENTAÇÃO
DOS CAIXAS.
CONSIDERANDO O CARÁTER DE
CONFIDENCIALIDADE.
CONSIDERANDO A
CONFIDENCIALIDADE
ARRECADAÇÃO NO MONTANTE DE
5.000,00.
ARRECADAÇÃO DE
5.000,00.
VERIFICAMOS QUE O ALMOXARIFADO
EFETUA.
O ALMOXARIFADO
EFETUA.
9.8 – Exemplos Práticos de Relatórios de Auditoria Interna
9.8.1 – Modelo de Relatório de Auditoria Interna – COOPERATIVA
(Cidade), ___ de ______ de 2.00_.
À
XPTO Co.
Att.: Presidência
Ref.: RELATÓRIO FINAL XPTO-003/08
Relatamos a seguir a conclusão do PROJETO COOP 100%, realizado na XPTO em
conjunto com a Diretoria, corpo gerencial e de encarregados, entre os meses de Janeiro
a Abril. Os trabalhos desenvolvidos nesse período foram divididos em duas partes para
efeito de apresentação, como segue:
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1 - PROJETO COOP 100% / Revisão de Procedimentos
a) Escopo do Relatório XPTO 002/08
2 - Pontos da Avaliação levantados
a) Recomendações, Sugestões e Fundamentações (quando cabíveis)
b) Observações quanto aos Procedimentos adotados no andamento do Projeto COOP
100% pelos diversos Deptos./Equipes
Em atenção à solicitação e contratação da prestação de serviços de Auditoria no
Segmento Cooperativista (Projeto COOP 100%), encaminhamos o presente Relatório
constando os exames e análises dos procedimentos que envolvem a Sociedade
Cooperativa, seus Associados e Tomadores de Serviços, considerando os aspectos
operacionais, administrativos e legais, pautados, principalmente pela Lei nº 5.764/71 e
demais legislações de regência, passando a informar e /ou apresentar os resultados desta
Avaliação, cujas constatações e recomendações são as que seguem:
1 - PROJETO COOP 100% / Revisão de Procedimentos
- Avaliação dos Instrumentos Constitutivos da Cooperativa, de Adesão de Cooperados,
e demais documentações e controles da sua constituição e existência, composta de
Relatórios contendo:
a) Identificação e indicação das possíveis irregularidades, e/ou situações que
possibilitem riscos e/ou prejuízos à Cooperativa;
b) Recomendação de soluções legais e administrativas para as situações
diagnosticadas, com alterações e melhorias para a adequação dos procedimentos
da Cooperativa em relação aos regramentos da legislação de regência; e
c) Novas Minutas de instrumentos legais, quando necessárias.
- ITEM 1 - RELATÓRIO XPTO-002/08
Documentação de Sócios Cooperados - Processos de Adesão e Encerramento de
Contrato
- ITEM 2 - RELATÓRIO XPTO-002/08
Contratos da Cooperativa com os Tomadores
- ITEM 3 - RELATÓRIO XPTO-002/08
Avaliação - Núcleo RM - Relacionamento com o Mercado / Comercial
- Abordagem/Venda - Apresentação Verbal e Documentação Técnica
- Telemarketing - Ação e Controles
- ITEM 4 - RELATÓRIO XPTO-002/08
Avaliação - Núcleo RM - Relacionamento com o Mercado / Pós-Venda
- ITEM 5 - RELATÓRIO XPTO-002/08
Avaliação - Núcleo de Integração
Os itens acima encontram-se, na seqüência, e separados de forma modulada.
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Era o que tínhamos a informar e/ou comentar para o momento, afora demais análises
ainda em andamento e que demandarão maiores subsídios fornecidos em reuniões que
se estabelecerão, bem como da entrega de outras documentações, ainda pendentes.
Atenciosamente,
AUDITOR
1 - DOCUMENTAÇÃO DE SÓCIOS COOPERADOS
1.1 - ADESÕES DE COOPERADOS / RETIRADAS
a) PROPOSTA DE ADESÃO:
Verificamos em várias propostas ausência de assinaturas, principalmente do
Proponente (futuro Cooperado)
b) DECLARAÇÃO
No referido documento entitulado por "DECLARAÇÃO", constamos que o mesmo
serve para documentar a subscrição e integralização de quotas do capital social da
Cooperativa.
c) DECLARAÇÃO DE ADESÃO DO ASSOCIADO
Primeiramente, recomendamos a alteração da denominação do documento para
"DECLARAÇÃO DE ADESÃO DO SÓCIO COOPERADO" e, em segunda análise
recomendamos a revisão da redação dos "itens de 5 a 7", dos itens "11, 12 e 14" e,
ainda quanto às "OBS."
d) "MANUAL DO COOPERADO"
Verificamos, em pré-análise, o documento "MANUAL DO COOPERADO", sendo
que o mesmo será objeto de Relatório da 2ª. Fase de Avaliação.
1.2 - REQUISIÇÃO DE SERVIÇOS DE ASSOCIADO
Observamos, nos referidos documentos, os seguintes pontos:
a) falta de assinatura do Tomador dos Serviços no tópico "Requisitos do
Associado" (requisitos técnicos e/ou habilitações do cooperado prestador de
serviços);
b) menção do "Horário de Trabalho" ou "Expediente da Prestação de Serviços";
c) menção de "Gozo e Pagamento de Férias" (Descanso Remunerado de 30
dias após 12 meses trabalhados - Regra de vínculo empregatício)
Da análise pudemos constatar que todo o processo de Adesão e Encerramento de
Contrato com o Cooperado está a cargo da área de Integração da XPTO, sob a
responsabilidade da Sra. T.S., e segundo informações desta, revisado pela Sra. W.X.,
periodicamente.
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Recomendações:
Sugerimos a alteração da denominação do documento "DECLARAÇÃO", em
virtude de não ser o termo mais adequado para tanto, podendo, por exemplo,
passar a denominar-se "TERMO DE SUBSCRIÇÃO E INTEGRALIZAÇÃO DE
QUOTAS DO CAPITAL SOCIAL COOPERATIVISTA".
Recomendamos, ainda, a revisão da redação deste documento, em especial quanto
ao termo "desconto de minha remuneração".
Como sugestão de redação, referente à letra "c" do item 1.1 (Declaração de
Adesão de Sócio Cooperado), acima, temos o que segue:
A) "item 5" - No decorrer de nossos trabalhos, foram feitas recomendações e/ou
alertas quanto à terminologia utilizada, já foram acatadas e alteradas, sendo o
reflexo dessas orientações a nova redação contida no item 5, ou seja
Onde se lia: "pagamento de remuneração mensal do associado referente a
serviços prestados"
Lê-se atualmente: "pagamento da produção mensal do associado referente a
serviços prestados"
B) "item 6" - A redação do referido item necessita ser alterada, em função de
denotar-se "prática celetista", vejam:
Onde se lê: "6 - Que a prestação de serviços poderá ser interrompida por
rescisão ou desligamento à qualquer tempo, tanto por parte
da Empresa Tomadora de Serviços, como por vontade do
próprio associado prestando serviços."
Deve-se Alterar para: "6 - Que a prestação de serviços contratados pelo
Tomador, poderá ser interrompida, à qualquer
tempo, por quaisquer das partes envolvidas, sempre
respeitados os limites legais e aqueles acordados
contratualmente.
C) "item 7" - Sugerimos a seguinte alteração de redação:
Onde se lê: "7- Que a minha relação de trabalho com a empresa Tomadora de
Serviços é sem qualquer vínculo empregatício na qualidade
de autônomo na condição de sócio da cooperativa, conforme
legislação acima mencionada."
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Deve-se Alterar para: "7- Que a prestação de serviços, por mim realizada, não
se caracteriza pela relação de trabalho com a
empresa Tomadora de Serviços, portanto não
abrangida pela legislação trabalhista em vigor,
sendo a prestação dos serviços exercida na
qualidade de autônomo e na condição de sócio da
cooperativa."
D) "item 11" - Recomendamos sejam observadas as seguintes alterações de
redação, a fim de serem evitados riscos trabalhistas:
Onde se lê: "11- Que, à partir desta data, sei como sócio da Cooperativa, que
me reserva o direito de poder à qualquer momento utilizá-
la para prestar-me informações e esclarecimentos sobre
eventuais dúvidas; tanto pessoalmente na sede da
Cooperativa, como por e-mail ou por telefone."
Deve-se Alterar para: "11 - Que, a partir desta data, como sócio da
Cooperativa, reservo-me ao direito de poder, à
qualquer momento, utilizá-la para a prestação de
informações e esclarecimentos sobre eventuais
dúvidas, de forma pessoal na sede da Cooperativa,
ou mesmo por meio de comunicações realizadas
via correio eletrônico ou telefônica"
E) "item 12" - Recomendamos a seguinte alteração de redação:
Onde se lê: "12- Que através do sistema de prestação de trabalho através de
Cooperativa não existe registro em carteira de Trabalho,
uma vez que passo a fazer parte dela como sócio e não
empregado."
Deve-se Alterar para: "12- Que, pelo sistema de prestação de serviços, por
meio de Cooperativa de Trabalho, dada a
inexistência do vínculo empregatício, não há
qualquer registro em CTPS, pois integro o quadro
societário da Sociedade Cooperativa, como sócio
cooperado."
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F) "item 14" - Recomendamos sejam observadas as seguintes alterações
Lia-se em 1ª.Versão (Item 10): "C - Não existe FGTS (Fundo de Garantia por
Tempo de Serviço), Férias e 13º Salário,
podendo existir livre negociação, entre
cooperado e Tomador de Serviços."
Alterada por Recomendação: "14 - Por ser sócio e não empregado não existe
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de
Serviço) Férias e 13° Salário."
Convém Alterar para: "14- Que, dada à minha integração no quadro social da
Cooperativa, me equiparo a empregador, assim,
não amparado pelo instituto do FGTS-Fundo de
Garantia do Tempo de Serviço, bem como dos
institutos das Férias Anuais e da Gratificação
Natalina (13º salário), por exclusão e
incompatibilidade."
Em relação ao caso específico do "MANUAL DO COOPERADO",
recomendamos, sempre, que no momento da Integração e entrega do referido
manual, o Cooperado comprove o recebimento, mediante assinatura em
documento específico, ou contra-capa do Manual. Ou seja, por analogia, mesmo
tratamento dado a um Regulamento Interno de uma Empresa (sociedade
convencional).
Quanto ao item 1.2, acima, recomendamos sejam analisadas as observações
contidas no corpo do mencionado item, e as competentes alterações, quando for o
caso.
1.3 - ENCERRAMENTOS DE CONTRATOS DOS COOPERADOS
Pudemos diagnosticar, em análise ao documento "ENCERRAMENTO DE
CONTRATO", a utilização de terminologias e certo tratamento que pode denotar uma
tipificação com a relação laboral celetista, bem como a menção do nome do Tomador de
Serviços, destacada no corpo do documento (após a data), que entendemos por inócua,
ou quando muito podendo sugerir que o referido destaque seja um local para "apor a
assinatura" deste Tomador.
Ressaltamos, ainda, que, o presente documento necessita ser revisto, quanto à redação,
pois da forma que se encontra denota "desligamento" (terminologia da CLT para
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rescisão trabalhista) do Tomador de Serviços, com menção de haver "saldo de serviços"
(saldo de salários) com quitação por meio da XPTO.
Recomendações:
Recomendamos como sugestão de redação, o modelo que segue:
ENCERRAMENTO DE CONTRATO
Na qualidade de sócio cooperado da XPTO-Cooperativa de Trabalho,
declaro, para os devidos fins que nesta data estou me retirando da prestação
de serviços, contratados por ________________________ (Nome do
Tomador), junto à XPTO (Contrato de Prestação de Serviços nº ______ , de
__/__/____).
Declaro, também, estar ciente de que quaisquer diferenças a serem pagas
pelo Tomador dos Serviços, por conta da prestação de serviços havida em
nome da Cooperativa, quanto aos valores até então não recebidos, que estes
me serão pagos pela XPTO-Cooperativa de trabalho, em data oportuna e de
acordo com o convencionado contratualmente com o Tomador, momento
em que darei plena e rasa quitação.
São Paulo, ___ de _________ de 200_.
____________________
Nome do COOPERADO
R.G. nº
Matrícula nº ______
1.4 - "ENTREVISTA DE DESLIGAMENTO"
Tal qual o item 1.3, acima, a terminologia utilizada no presente controle encontra-se
equivocada, gerando confusão quanto à prestação de serviços cooperativista e sugerindo
uma rescisão contratual de relação laboral com o Tomador (motivada pelo Cooperado -
"demissão", ou pelo Tomador -"rescisão imotivada ou não".
Outro ponto que consideramos é a utilização desse documento tanto no que se refere à
saída do Cooperado da relação de prestação de serviços com o Tomador, quanto para a
retirada do mesmo da Sociedade Cooperativista (XPTO).
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Recomendações:
Recomendamos, neste tocante, um desdobramento do referido controle, ou seja
um em relação ao Tomador e outro em relação à Cooperativa, se assim
entenderem.
Recomendamos, ainda, que, a nomenclatura do Gestor seja mantida, porém não
permitindo-se qualquer outra nominação do Gestor, como por exemplo
Supervisor, Coordenador ou Gerente, por sugerir conotação de cargo e/ou
atribuição de função de relações laborais (CLT).
Caso sejam estabelecidos dois formulários distintos, sugerimos que,a
denominação dos documentos passem a ser: "ENTREVISTA DE TÉRMINO DA
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS" (em relação ao Tomador) e "ENTREVISTA DE
RETIRADA DA SOCIEDADE COOPERATIVA" (em relação à XPTO).
Alterações que entendemos ser convenientes, dada às terminologias trabalhistas
utilizadas:
1) Substituir "DESLIGAMENTO DA EMPRESA" por "TÉRMINO DA
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO TOMADOR";
2) Motivos: - "Por iniciativa e/ou interesse do Cooperado
- "Por encerramento contratual do Tomador com a XPTO"
- "Por substituição do Cooperado"
3) "Item III" - Retirar a palavra "SUPERVISOR", deixando somente
"GESTOR";
4) "Item V" - O referido item do formulário original serve somente para o
formulário nomeado por "ENTREVISTA DE RETIRADA DA SOCIEDADE
COOPERATIVA" acaso seja implantado.
2 - CONTRATOS DA COOPERATIVA COM OS TOMADORES
Em razão da análise dos Contratos firmados entre a Cooperativa e os Tomadores de
Serviços, fazemos os seguintes apontamentos:
CONTRATOS COM TOMADORES ANALISADOS (Exemplo para apontamentos de
cláusulas: PADRÃO "SMT")
a) Na letra "c" do item 3.2 sugerimos convencionar prazo menor do que 30 (trinta)
dias, dada sua similaridade com o prazo do Aviso Prévio Trabalhado da legislação
trabalhista (CLT, art. 487).
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b) As Cláusulas 5.1, 5.2 e 6.4 tratam do prazo contratual, porém com algumas nuances
diferentes nas redações. Sugerimos o aglutinamento dessas em uma única cláusula,
adequando-a pelos conteúdos de redação e intenções.
c) Cláusula 7.3 - Nenhum pagamento quer seja de serviços, vantagens, benefícios,
reembolsos, dentre outros poderão ser pagos diretamente ao Cooperado, ou seja
qualquer pagamento aos Cooperados à serviço do Tomador deverá ser efetuado para
a Cooperativa, cabendo a esta o repasse aos Cooperados. Portanto, a Cooperativa
(Contratada) não poderá se eximir da intermediação.
Recomendações:
Revisão da redação da respectiva cláusula, dado ao fato de que a mesma, da forma
como está redigida, além de contrariar os princípios legais e operacionais do
cooperativismo, poderá ser interpretada como "mascaramento" de relação laboral,
o que descaracterizará a prestação de serviços, dificultando o êxito das alegações
em contrário feitas no Juízo Trabalhista.
Cláusula 8.1 (caput) - Sugerimos alteração da data estabelecida para pagamento,
em função da mesma estar, exatamente, vinculada à regra de pagamento de
salários de empregados regidos pela CLT.
3 - AVALIAÇÃO - NÚCLEO DE RELACIONAMENTO COM O MERCADO -
RM / COMERCIAL
Em __/__/_____ foi realizada apresentação pelo Núcleo RM-Comercial, pelas
integrantes L.C. e G.D., de uma abordagem a clientes/prospects, sendo que transmitimos
abaixo um breve relato:
a) XPTO possui três frentes de atuação - Comercial (Modelo Cooperativista),
Pós-Venda e Telemarketing;
b) Apresentação dos Serviços Advocatícios com Escritório Externo, como
suporte na prestação dos serviços cooperados - a apresentação é feita
estando presente ou não o representante do escritório de advogados,
salientando-se a expressividade e capacitação dos serviços jurídicos
ofertados pelo escritório terceirizado;
c) Redução de Custos com encargos - Sugestão de:
- Seleção do Profissional pela Empresa e repasse do mesmo à Cooperativa;
- Banco de Talentos da XPTO;
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- Tomadores com Empregados - Transformação do 13º em "Bônus Anual"
e Férias em "Descanso Remunerado"
d) Triagem / Pesquisa de Cooperado para avaliação quanto à possibilidade de
impetração de Reclamações Trabalhistas na Justiça do Trabalho;
e) Objeções do Tomador - Risco Trabalhista, Taxa Administração e
Restrição à contratação de Cooperativas.
Constatamos que os profissionais das Equipes do Núcleo de Relacionamento com o
Mercado (Comercial e Pós-Venda), são capacitados para as suas atribuições, contudo
não possuem material de suporte comercial condizente com a objetividade e
apresentação visual. Ou seja, o material atual é bastante preciso e contém informações
seguras, mas extremamente detalhista, quando não necessessitaria ser, principalmente
em uma abordagem de negócios, sendo que os "detalhes" devem ser citados
verbalmente.
Quanto aos trabalhos desenvolvidos pelo Telemarketing, sob a condução de Adriana
Cunha, temos a informar que durante nossos trabalhos e visitações desenvolvemos
material contendo informações e sugestão de SCRIPT para a adaptação, se necessária,
quanto à abordagem até então realizada, bem como a orientação quanto à adoção de
controles (Banco de Dados) de forma mais adequada e eficiente,. Quanto ao Banco de
Dados, temos a informar que o mesmo já foi desenvolvido pela Adriana, sendo que o
mesmo se encontra em uso e atendendo às expectativas de sua aplicabilidade.
Recomendações:
Recomendamos, seja desenvolvido material designado de "folder" ou "portfólio"
objetivo, contudo contendo informações claras e consistentes, tendo um visual
mais atraente.
Quanto à abordagem verbal, que nos foi apresentada, temos as seguintes
impressões:
- No tocante à Seleção do Profissional pela Empresa e repasse do mesmo para
fazer sua adesão à Cooperativa, entendemos ser necessária uma revisão da
abordagem, posto que tal prática sugere "Recrutamento" de Cooperados, o que
não ocorre na citação do Banco de Talentos da XPTO, por ser esta uma
abordagem mais apropriada e eficaz para ofertar serviços Cooperados;
- Em relação à sugestão dos Tomadores com Empregados, transformarem estes
em Cooperados e, assim, pagarem menores encargos, transformando, inclusive,
13º Salário em "Bônus Anual" e Férias em "Descanso Remunerado" (verbas de
titularidade trabalhista), não nos parece, salvo melhor juízo, a melhor estratégia
negocial, principalmente na possibilidade da conotação de "Cessão de Mão-de-
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Obra" e/ou "Locação de Mão-de-Obra", que além de desvirtuar o sistema
cooperativista, não podemos descartar o aparecimento e/ou crescimento de
Passivos Trabalhistas, inclusive envolvendo a XPTO.
Recomendamos, ainda, que, os profissionais do Núcleo RM, sejam treinados e
tenham uma supervisão mais adequada quanto aos aspectos jurídicos, os quais são
questionados em reuniões de prospects e pós-vendas.
Como estratégia de marketing, e nas hipóteses mais específicas, poderá a XPTO,
como já acontece, "lançar mão" da participação do suporte jurídico
externo/terceirizado, contudo não sendo recomendada tal prática de forma
intensiva ou habitual para fechamento de negócios.
Uma supervisão efetiva e experiente no suporte e nas estratégias cooperativistas
ou empresariais, garantirá a indepedência da XPTO, no trato e condução do Core
Business.
4 - AVALIAÇÃO - NÚCLEO RELACIONAMENTO MERCADO / PÓS VENDA
Em reunião com profissionais integrantes do Núcleo RM-Pós Vendas, realizada com
R.R. e M.Z. em __/__/_____, temos a comentar as constatações das próprias
profissionais no que tange ao suporte técnico, assim entendidos materiais e informações
que são enviadas, ou entregues aos clientes, por meio eletrônico ou entregues em visitas
ao mesmo (folhetos, etc).
Os mencionados materiais, acima, contém informações satisfatórias, entretanto deixam
a desejar em sua praticidade, bem como quanto ao tratamento visual dado aos mesmos.
Tal fato acarreta, muitas das vezes, falta de interesse ou atenção, por parte do cliente,
fazendo gerar contatos rotineiros para a elucidação de dúvidas quanto ao contrato e seus
procedimentos.
Recomendações:
Recomendamos o desenvolvimento de uma "CARTILHA DE PROCEDIMENTOS DO
TOMADOR", que poderá ser entregue após a assinatura do contrato, inclusive pelas
profissionais do RM-Pós-Venda.
5 - AVALIAÇÃO - NÚCLEO INTEGRAÇÃO - ADESÃO COOPERADOS
Quanto às observações pertinentes ao Núcleo Integração, representado por T.S., as
mesmas já foram objeto de ampla análise da documentação e informações transmitidas
aos Cooperados, sendo as Recomendações feitas nos itens anteriores.
É de se ressaltar que o Núcleo Integração vêm adaptando algumas informações
utilizadas pela XPTO, de forma bastante proveitosa, para a elucidação dos Cooperados
no momento da integração.
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Recomendações:
Além das recomendações feitas anteriormente, por meio verbal e nos itens
anteriores deste Relatório, temos a sugerir, conforme já estabelecido pela XPTO, a
implantação dos seguintes instrumentos, objeto da 2ª. Fase da Avaliação, e em
andamento: "MANUAL DO COOPERADO" e “REGIMENTO INTERNO”.
6 - AVALIAÇÃO GLOBAL DOS SETORES ADMINISTRATIVOS E
OPERACIONAIS
Finalmente, apresentamos nossa avaliação global dos setores que julgamos mais
sensíveis, retratando desta forma o status organizacional da XPTO.
ÁREA COMERCIAL
No momento em que efetuamos nossos trabalhos, não havia uma área Comercial
estruturada.
Os negócios eram obtidos, mais pelo prestigio do nome XPTO e o bom relacionamento
dos diretores do que pelo mérito e agressividade da área de vendas.
Não existiam:
- Metas, Objetivos e Políticas bem definidas para a área de Vendas.
- Treinamento e gerenciamento das atividades comerciais
- Sistemas de incentivos, que estimulem a produtividade e incremento de novos clientes.
- Um sistema de remuneração e incentivos comissionados
- Indicadores de Gestão e Administração de Vendas.
Portanto é necessária a criação de um Departamento de Vendas bem estruturado, com
determinação de Política Comercial bem definida aliadas a técnicas de vendas e pós-
venda de serviços embasadas em controles que mensurem a efetiva produtividade da
área comercial.
Devemos montar o tripé PLANEJAMENTO, METAS E AÇÃO, alicerçados em uma
política comercial moderna, treinamento específico e controles de gestão comercial,
para que a empresa possa aumentar gradativamente sua FORÇA DE VENDAS,
PODENDO alavancar substancialmente seu faturamento atual.
CUSTOS E FORMAÇAO DOS PREÇOS DE SERVIÇOS
Custos e a determinação dos preços dos Serviços atualmente é o maior e mais
importante instrumento gerencial, principalmente para uma atividade em fase de grande
crescimento, como é o caso da XPTO.
Numa rápida análise de alguns contratos com tomadores, a relação valor cobrado e
custo operacional pode estar deixando uma margem de contribuição líquida muito
pequena, senão negativa.
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É necessário o desenvolvimento de instrumentos de controles para conhecimento dos
Custos em todos os níveis de composição com a finalidade de se determinar exatamente
o preço dos serviços, proporcionado uma margem de contribuição mais eficaz.
INFORMÁTICA - TI
O sistema tem uma boa base estrutural que permite as implementações necessárias,
principalmente as informações de gestão empresarial para os dirigentes da XPTO.
O sistema, apesar de ter boa base, como já dissemos, necessita de ajustes e criação de
relatórios gerenciais. O ESS implantado há pouco mais de um ano e que integra os
setores de Cadastro, Benefícios, Folha de Pagamento e Financeiro ainda exige controles
paralelos (Planilhas Excel) para que a integração das informações ocorra com eficiência
e ausência de erros em função do grande volume de dados que são processados. Isso
tem causado retrabalho de algumas operações principalmente financeiras, folha de
pagamento, recuperação de benefícios e aplicação das taxas administrativas e controles
dos encargos sociais (INSS).
Os erros acontecem por falhas do sistema ESS que exige controles paralelos com
dissemos acima e pela grande quantidade de retrabalho executado. Essa checagem
integrada reduz significativamente a ocorrência de erros que são prontamente detectados
pela equipe de profissionais do Cadastro, Benefícios, Folha de Pagamento e Financeiro
pela atuação proativa e comprometida com os resultados.
Temos que elogiar o desempenho dessas áreas, pois pelo porte e volume das operações
processadas o risco de erros é controlado satisfatoriamente.
Um fato específico e importante em relação ao Núcleo de Informática no sentido de
melhorar sua eficiência é o desenvolvimento de Políticas e Procedimentos de
Contingência e Segurança, até então inexistentes.
COMUNICAÇAO E INTEGRAÇAO CORPORATIVA
Por não ter um organograma hierárquico e funcional de seus Recursos Humanos. Faltam
definições de áreas de autoridade e responsabilidade entre os responsáveis.
Não existem os Manuais de Funções, que além de definir as tarefas básicas que se exige
de cada ocupante, servem para o superior hierárquico avaliar cada um de seus
subordinados. Aliás, a grande maioria das pessoas entrevistadas não distingue
subordinação hierárquica de subordinação funcional.
Comentando do corpo de profissionais internos da XPTO, quando alguns trabalham
soltos e sem coordenação definida, cada um cumprindo com a sua obrigação da melhor
forma possível .
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Mesmo se tratando de uma sociedade cooperativa, os princípios básicos de
coordenação, subordinação hierárquica, funcional, integração e comunicação devem
existir para que o sucesso dos objetivos comuns seja alcançado.
O mesmo acontece com a relação Cooperativa/ Cooperados/ Tomadores onde o fluxo da
comunicação é muito frágil trazendo conseqüências negativas e desgastes pelo volume
de retrabalho que é executado desnecessariamente devido ao processo de comunicação
corporativa ser falho.
A cultura da comunicação e integração corporativa deve ser desenvolvida e exercida por
todos os profissionais da XPTO baseada inclusive nos ideais da filosofia Cooperativista.
NÚCLEO JURÍDICO INTERNO
O grande número de ações trabalhistas existente exige uma coordenação efetiva e
comprometida com acompanhamento e controles eficientes com o objetivo de prevenir
e minimizar riscos e custos com o passivo trabalhista, independente da Assessoria
Jurídica externa contratada.
É necessário desenvolver controles e procedimentos para:
- Controle quantitativo e financeiro de ações impetradas contra a empresa;
- Controle e acompanhamento dos processos em todas as suas fases, juntamente com a
Assessoria Jurídica Contratada;
- Controle dos acordos Judiciais e Extrajudiciais;
- Controle dos Recursos;
- Controle e acompanhamento de perícias/ cálculos trabalhistas/ penhora e artigos de
liquidação, quando ocorrerem;
- Avaliação dos motivos das reclamações com foco preventivo;
- Desenvolvimento e Treinamento de Prepostos.
O relacionamento do Núcleo Jurídico Interno com a Assessoria Jurídica Externa deve
ser muito forte no sentido de um subsidiar o outro na resolução dos processos
trabalhistas em andamento e na prevenção de casos futuros.
A coordenação do Jurídico Interno deverá ter profundos conhecimentos dos
procedimentos judiciais e trâmites advindos destes, tanto para subsidiar todos os
integrantes deste Núcleo Jurídico, das Diretorias e Gestores da Sociedade Cooperativa,
quanto para bem realizar a interface com a Assessoria Jurídica Externa.
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RISCOS TRABALHISTAS
O volume de Reclamações Trabalhistas existente é grande e, vem aumentando,
consideravelmente, nos últimos meses, sendo um fator preocupante em função do alto
custo financeiro, tanto dos Passivos conhecidos, quanto dos passivos em formação, ou
os chamados Passivos Ocultos. Em nossa opinião, este é um dado de extrema relevância
no atual momento da XPTO, que deve ser observado com rigor e prioridade.
Alguns fatos constatados por nós durante o desenvolvimento dos trabalhos e, também,
comentados por algumas pessoas entrevistadas, é que não se dá a devida importância ao
processo de Integração de cooperados que passam a integrar o quadro associativo da
Cooperativa, quando estes deveriam tomar conhecimento de todas as características de
uma sociedade Cooperativa, seus direitos e responsabilidades.
Outro aspecto também observado é a falta de maior relacionamento da Cooperativa com
seus Tomadores, no sentido de se elucidar quaisquer dúvidas sobre o fornecimento de
serviços pela Cooperativa.
Deve-se consolidar a real figura do Gestor o qual deve ser um cooperado a serviço da
Cooperativa junto ao Tomador, para isso precisa estar habilitado e capacitado para
representar e resolver todos os problemas oriundos da relação Cooperativa/ Cooperado/
Tomador.
Certamente, as falhas comentadas acima contribuem fortemente para o aumento das
Reclamações Trabalhistas, aumentando, assim, o Passivo Trabalhista.
Medidas corretivas e preventivas, para essa falhas, precisam ser implementadas com
prioridade, no sentido de minimizar os riscos trabalhistas.
7- SUGESTÃO DE MODELO DE REGIMENTO PARA COOPERATIVAS DA
XPTO
Elaboramos a Minuta/Modelo de Regimento Interno para as Cooperativas da XPTO,
lembrando que adaptações devem ser efetuadas para ajustes das características de cada
Cooperativa (ANEXO II).
Nesta oportunidade, queremos agradecer a todos os colaboradores da XPTO,
particularmente seus dirigentes e gestores, pelo apoio e atenção com que fomos
distinguidos, o que muito nos honrou.
Era o que tínhamos a apresentar e comentar, diante das análises a que nos propusemos.
Atenciosamente,
AUDITOR
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9.8.2 – Modelo de Relatório Especial de Auditoria Interna
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
4YZ - 001/2008 – Data: __/ __/ ____
EMPRESA : 4YZ SOLUTIONS
ATT.: CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO / PRESIDÊNCIA
No período de __ a __ de _____ de 200_, realizamos auditoria, especificamente, quanto
ao ponto que denominamos por “cartões REF-VALE”, sendo que examinamos os
procedimentos ao referido ponto, passamos a informar e/ou apresentar os resultados
desta, cujos apontamentos, constatações e recomendações são as que seguem:
1. CONTROLE DE PROCEDIMENTOS “cartões REF-VALE”
Na oportunidade das constatações in loco procedemos à aplicação do Programa de
Trabalho específico sobre o Convênio do Benefício REF-VALE, bem como demais
questionamentos pertinentes à remessa/recepção de cartões e senhas, sendo que as
entrevistas foram aplicadas ao Sr. A.G. (Dir. Administrativo), Sra. L.D.
(Gestora/contato), Sr. J.R. (responsável Setor Correspondências do Cond. Edifício
“Balança Mais não Cai”) e Sr. L.V. (Gerencia do Condomínio “Balança Mais não Cai”).
Constatamos que a 4YZ em meados de junho do corrente ano, mudou-se para o mesmo
Condomínio (“Balança Mais Não Cai”), mudança ocorrida do 11º andar- salas
1103/1104, para o 30º andar-salas 3003/3004.
A mudança de unidade condominial, segundo alegações da Sra. L.D. da 4YZ, fora
comunicada/solicitada à Administração do Condomínio, a quem competiu a
regularização das informações junto ao setor de Correspondências (andar térreo) e ao
Setor de Recepção de Pessoas (andar térreo).
Pudemos verificar falhas de comunicação na referida informação/regularização da
mudança de unidades, tendo em vista os transtornos que sofremos até final localização
da empresa 4YZ, naquela data, somente tendo obtido êxito em terceira tentativa de
acesso (3 passagens pela Recepção de Pessoas).
Ressalte-se, ainda, que, a Empresa REF-VALE encaminhou todas as correspondências
para o antigo endereço (11º andar do Cond. Edif. “Balança Mais Não Cai”-salas
1103/1104).
Os transtornos em relação à troca de endereços demandaram maiores apurações da
circulação das referidas e questionadas correspondências, a fim de ser apurado algum
tipo de desvio/falha na recepção das mesmas.
2 – POLÍTICA DE PROCEDIMENTOS DE ROTINA “REF-VALE” PELA 4YZ
Verificamos que a 4YZ não tem por procedimento interno de confirmação de
recebimento de correspondências enviadas pela Empresa REF-VALE, tendo apenas
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notificado, via telefone, o não recebimento de alguns cartões/senhas por conta dessas
irregularidades.
Constatações:
2.1 - Responsável pela retirada das correspondências no Setor de Recepção/Distribuição
do Condomínio = L.D. ou P.P.:
2.2 - Correspondências enviadas pela Empresa REF-VALE, sendo 2 (dois) envelopes
contendo, separadamente, 10 (dez) envelopes de senhas lacrados e 10 (dez)
envelopes de cartões magnéticos REF-VALE lacrados;
2.3 - Recebimento de correspondência da Empresa REF-VALE, posterior às
mencionadas no item 2.2 acima, sendo 1 (um) envelope contendo 3 (três)
envelopes de cartões REF-VALE e 3 (três) envelopes lacrados de senhas
grampeados nos envelopes dos respectivos cartões dos seguintes empregados:
a) Um Dois Três de Oliveira Quatro;
b) Pepeu de Abreu
c) Cibalena Anador
NOTA: Os créditos referentes aos empregados relacionados neste subitem,
mesmo tendo sido encaminhado de forma irregular (cartões e senhas
grampeadas) não encontram quaisquer irregularidades, principalmente quanto
aos créditos de valores nos respectivos cartões.
2.4 - Correspondências da Empresa REF-VALE enviadas via SEDEX, em envelopes de
papel pardo (envelope plástico com lacre – padrão SEDEX-ECT não é utilizado);
2.5 - Alegado por L.D. que não pode verificar vestígios de violação das
correspondências recebidas. Não pudemos fazer verificações visuais quanto a
possíveis violações, tendo em vista os envelopes terem sido descartados após a
sua abertura.
2.6 - Comprovantes de recebimento dos Cartões (protocolo com assinatura dos
Empregados), permanecendo em posse da Sra. L.D., sendo que os mesmos não
foram disponibilizados para confirmações.
2.7 - 4YZ, segundo informações do Sr. A.G. procedeu à entrega dos valores dos
Benefícios em dinheiro aos empregados, aguardando futuro reembolso por parte
da REF-VALE.
3 - PROCEDIMENTOS RECEPÇÃO E DISTRIBUIÇÃO SETOR DE
CORRESPONDÊNCIAS DO CONDOMÍNIO EDIFÍCIO “BALANÇA
MAIS NÃO CAI”
As verificações foram realizadas por entrevistas e análise de documentações/registros
com os Srs. J.R. (responsável SETOR DE CORRESPONDÊNCIAS DO COND. EFIF.
“BALANÇA MAIS NÃO CAI”) e Sr. L.V. (GERÊNCIA COND. EDIF. “BALANÇA
MAIS NÃO CAI”)
Observamos que, existem no andar térreo duas Recepções distintas e separadas
fisicamente (ambientes opostos), sendo uma para recepção e distribuição de
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correspondências destinadas aos condôminos do “Balança Mais Não Cai” e, outra para
recepção e acesso de pessoas às unidades condominiais.
Constatações:
3.1 – Quando questionamos aonde estava lotada a empresa 4YZ, foi-nos informado a
sala 1103 no 11º andar, para posteriormente ser informada a sala 3004 no 30º
andar;
3.2 - Verificamos o Livro de Protocolo Geral de Correspondências Recebidas e
Entregues às Empresas Condôminas, e pudemos constatar que as
correspondências enviadas pela REF-VALE, realmente só foram retiradas por
L.D. em 01/08/200_ (segunda-feira), embora tenham sido recepcionadas e
registradas em 29/07/200_ (sexta-feira).
3.2.1 – Os registros foram efetuados na sala 1103/1104 (11º andar), onde
encontra-se lotada a empresa “ABC” – verificamos a possibilidade das
correspondências terem sido entregues ou retiradas em nome desta, fato não
ocorrido e, portanto, descartado extravio anterior à retirada por L.D.
3.3 – Em verificações junto à Administração-Gerência do Condomínio, na pessoa do Sr.
L.V., constatamos falhas de comunicação quanto à alteração/mudança de unidade
condominial da 4YZ.
3.4 – Constatamos, ainda, que, das três passagens pela Recepção/Acesso às unidades do
Condomínio, realizadas na pessoa do Auditor, naquela data, somente o último
acesso consta cadastrado, sendo que o Sr. L.V. alegou que todas deveriam estar
assinaladas, até em razão de constar em nome do Auditor acesso realizado em
outra empresa na data de __/__/200_ (Visita na empresa “DFG” e na própria
4YZ).
4 – APONTAMENTOS QUANTO ÀS UTILIZAÇÕES DE CRÉDITOS DOS
“Cartões REF-VALE”
4.1 –CARTÕES e SENHAS RECEBIDAS – SAQUES OCORRIDOS
Relação de empregados que receberam Senhas e Cartões em 01.08.__ e tiveram saques
de créditos anteriores ao recebimento:
Empregado Crédito (R$) Saque (R$) Data / Local
FNS 275,00 275,00 30/07 – Sushi sushi
HS 275,00 275,00 30/07 – Sushi sushi
PP 275,00 275,00 30/07 – Sushi sushi
PZ 287,50 275,00 30/07 – Sushi sushi 02/08
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12,50 – La Mole
ACM 287,50 7,90
275,00
30/07 – Vento Forte
30/07 – Sushi sushi
LCS 275,00 3,00
272,00
30/07 – Vereda 66
30/07 – Sushi sushi
4.2 –CARTÕES e SENHAS NÃO RECEBIDAS – SAQUES OCORRIDOS
Relação de Empregados que NÃO receberam Senhas e Cartões em 01.08.__ e tiveram
saques de créditos em 01.08.__:
Empregado Crédito (R$) Saque (R$) Data / Local
AL 275,00 275,00 01/08 – Sushi sushi
AT 287,50 275,00 01/08 – Sushi sushi
BN 275,00 275,00 01/08 – Sushi sushi
SB 275,00 275,00 01/08 – Sushi sushi
APSP 137,50 137,00 01/08 – Sushi sushi
RRS 275,00 275,00 01/08 – Sushi sushi
CCS 275,00 275,00 01/08 – Sushi sushi
4.3 –CARTÕES e SENHAS RECEBIDAS – CRÉDITOS/UTILIZAÇÃO
NORMAL DOS USUÁRIOS
Relação de empregados que receberam Senhas e Cartões em 01.08.__, SEM
QUAISQUER SAQUES IRREGULARES e tiveram saques de créditos anteriores a
01.08.__:
Empregado Crédito (R$) Saque (R$) Data / Local
ME 275,00 16,52 02/08 – Restaurante BR
EF 275,00 ===== ========
OPA 275,00 ===== ========
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LJS 287,50 ===== ========
GN 287,50 ===== ========
PA 287,50 ===== ========
4.4 –CARTÕES e SENHAS NÃO RECEBIDOS – CRÉDITOS NÃO
UTILIZADOS
Empregado Crédito (R$) Saque (R$) Data / Local
PCF 275,00 ====== ===========
5 – CONSTATAÇÕES – OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
5.1 – As correspondências recebidas na Portaria do Condomínio (Setor de
Recepção/Distribuição de Correspondências aos Condôminos) e registradas para
posterior encaminhamento/retirada em nome da 4YZ, nos dias 28 e 29/07/__,
permaneceram neste local até o dia 01/08/__ (2ª feira), quando foram,
efetivamente, retiradas por L.D.;
5.2 – Cartões em que tiveram saques irregulares de créditos:
- Saques ocorridos em 30/07/__ (sábado): Cartões em posse dos Empregados;
- Saques ocorridos em 01/08/__ (2ª feira): Cartões não encontram-se em posse
dos Empregados.
5.3 - Dia 30/07 foi um SÁBADO.
5.4 - Os restaurantes “VENTO FORTE”, “RESTAURANTE BR” e “VEREDA 66”
ficam na mesma Torre do Condomínio (“Balança Mais Não Cai” – Piso
Alimentação);
5.5 – Ocorreram duas utilizações de créditos em 30/07/__, mesma data em que o saldo
dos créditos/saques se deram no Restaurante Sushi Sushi (Bairro Gororoba), e em
restaurantes lotados no SHOPPING MELHOR (mesmo edifício dos conjuntos de
escritórios onde se encontra a 4YZ), quais sejam o “VENTO FORTE” e o
“VEREDA 66”;
5.6 - Saques ocorridos com irregularidades foram efetuados no Restaurante SUSHI
SUSHI – Bairro Gororoba), em data de 30/07/__ e 01/08/__;
5.7 – A REF-VALE alegou que a 4YZ não tinha por costume operar, normalmente, aos
sábados. A Gerência do Condomínio “Balança Mais Não Cai” informou que o
expediente da Portaria do Condomínio se deu até às 14 horas do dia 30/07/__,
como de costume aos sábados;
5.8 – Em data de 02/08/__, as empregadas A.L.C e P.Z. notaram e relataram a
ocorrência da utilização dos créditos para a Sra. L.D., comunicando a REF-VALE
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via telefone, tendo esta solicitado o “rastreamento” dos créditos/utilização pela
Administradora dos Cartões/Benefícios (“REF-VALE”).
Comentários Finais:
Nesta fase, o presente trabalho não teve por escopo a avaliação de controles internos e
demais procedimentos administrativos fundados em legislações pertinentes ou não,
sendo que do mesmo não há que emergir “Recomendações” específicas para ações
corretivas e/ou ações preventivas, nesse sentido.
Diante dos fatos relatados, principalmente nos itens 5.2 a 5.6, e nestas circunstâncias,
podemos presumir que a movimentação/saques ocorridos de forma irregular não
tiveram a participação direta e/ou efetiva da Administradora dos Cartões/Benefícios
REF-VALE.
Dado os fatos acontecidos, não podemos descartar a hipótese de pessoas físicas, naquele
Município, terem praticado os referidos eventos.
Recomendamos, naquilo que nos cabe, atenção especial quanto aos apontamentos do
presente relatório, principalmente no que se refere ao item 2.4 c/c 2.5 e, sugerimos que a
REF-VALE leve a efeito a adoção dos serviços próprios da ECT, de modo que os
envios desses tipos de correspondências sejam em envelopes plásticos de “SEDEX”
com lacre e declaração de valores (serviço disponível nas agências da ECT/Correios), a
fim de evitar prejuízos com desvios e/ou violações de correspondências.
Esclarecemos, apenas, em face de presunção ou hipótese da violação das
correspondências, que tal evento pode ser caracterizado por ilícito penal, sendo crime
tipificado em nosso Código Penal (arts. 151 e 152 podendo ser c/c art. 155), com
previsão de sanções, cuja decisão pelas medidas legais de apurações do evento, do(s)
agente(s) e demais providências de estilo para o caso em tela, caberá ao Conselho de
Administração da REF-VALE e da empresa 4YZ, de forma isolada ou conjugada.
Era o que tínhamos a relatar, no momento.
Atenciosamente,
AUDITOR
9.8.3 – Modelo de Relatório de Auditoria Interna - Recursos Humanos
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 001/07 – Data 01/02/07
Empresa: CALHAMBEQUE Empresa de Alimentos S.A.
Att.: Presidência – Sr. Osmar Tellos / Gerência de RH – Sr. João Cobrão
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1. Introdução
Apresentamos o resultado da Auditoria realizada nos Processos de Admissões,
Registros, Folha de Pagamentos e Demissões ocorridas no período de Setembro a
dezembro de 2006.
2. Objetivo
Avaliar se a área de Administração de Pessoal atende as exigências da legislação
trabalhista e se observa as normas, políticas e procedimentos internos da Cia. para os
processos de admissões, registros de empregados, elaboração da folha de pagamento e
demissões.
3. Áreas de Responsabilidade
Gerência de Recursos Humanos: Sr, João Cobrão
Chefia de Administração de Pessoal: Sr. Roberto Fraqueza
4. Desenvolvimento
Admissões e registros de Empregados
Detectamos falhas de controles internos no que se refere às normas e políticas da
empresa:
a) documentação de admissões inadequadas, faltando aprovação dos superiores,
campos de documentos não preenchidos corretamente e rasuras
b) falta de documentos complementares nos Prontuários dos empregados, por exemplo:
requisição de pessoal aprovada, solicitação de emprego;
c) documentos obrigatórios, exigidos por lei inexistentes, quando existentes
apresentam-se incompletos, faltando dados, rasurados; como por exemplo: fichas de
registro, contratos de trabalho, recibos de férias
Recomendação 1:
Recomendamos ao Setor de Administração de Pessoal maiores atenções às normas,
políticas e procedimentos da Cia. quanto aos processos de admissões e registros e à
aplicação correta da legislação trabalhista pertinente.
Os problemas de atualizações e falta de documentos devem ser corrigidos
imediatamente, conforme já discutido com o responsável da área.
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ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO
Detectamos inúmeras falhas no processo de elaboração da Folha de Pagamento pondo
em risco os controles internos e os aspectos fiscais trabalhistas:
a) folha confeccionada manualmente, contendo erros de somas e cálculos
b) base de cálculos dos encargos errados por utilização incorreta das tabelas oficiais de
encargos sociais
c) líquido dos salários não conferem com os recibos e com a listagem de créditos da
conta corrente
d) salários constantes da folha não conferem com os registros de empregados
e) pagamento da folha efetuado fora do prazo estipulado por lei.
Recomendação 2:
Recomendamos ao Setor de Folha de pagamentos maior atenção na elaboração da folha
evitando-se os erros básicos detectados.
Ao responsável pela área Sr. Roberto Fraqueza recomendamos:
a) estudar a possibilidade de processar a folha através de meios informatizados
b) reciclar seu pessoal através de treinamento para que possam executar suas tarefas
eficientemente
c) substituir aqueles empregados que não tiverem condições de aproveitamento
d) corrigir imediatamente as falas apontadas, minimizando problemas futuros
PROCESSOS DE DEMISSÕES
Detectamos inúmeras falhas nos processos de demissões examinados:
a) não atendimento e/ou observação às obrigações constantes da legislação trabalhista
b) pagamentos de verbas rescisórias a maior, como por exemplo no caso de empregado
que fora dispensado por justa causa, quando contava com menos de um ano de
trabalho na empresa
c) falta de documentação comprobatória para caracterização de justa causa quando
aplicada
d) Dispensa do trabalho no período do Aviso Prévio Trabalhado, ou seja dando-se uma
caracterização inexistente ao mesmo, pois Aviso Prévio Cumprido em casa não
existe perante a legislação e passível de descaracterização e outros agravantes
e) Permanência de empregados demitidos em Folhas de Pagamentos em meses
subseqüentes à demissão
f) Não execução de Exame Médico Demissional
g) Não observação quanto à exigência de registro no Ministério do Trabalho para o
exercício das funções de secretária
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Recomendação 3:
Recomendamos maior observação à legislação pertinente evitando-se Passivos
Trabalhistas.
Ademais, ainda recomenda-se que sejam efetuadas as correções imediatas das
irregularidades apontadas.
5. Conclusão
Com base em nossos trabalhos concluímos ser necessária a reestruturação geral da área
de Administração de Pessoal em razão das situações encontradas que poderão acarretar
futuros transtornos para a Cia., como nas autuações da ação fiscalizadora trabalhista e
previdenciária.
Alertamos, ainda, quanto aos riscos e respectivos ônus pelos descumprimentos de
normas, políticas, procedimentos de controles internos da Cia., e em especial quanto à
legislação trabalhista, que não vem sendo observada com o rigor e critérios necessários.
6. Comentários da Gerência de Recursos Humanos
O responsável pela Gerência da área de Recursos Humanos, o Sr. João Cobrão, tomou
ciência das irregularidades apontadas pela Auditoria efetuada, em Relatórios próprios.
Quando da oportunidade em que obteve as informações teceu seus comentários e
justificativas, alegando que seu pessoal está desmotivado em razão dos baixos salários
que a empresa oferece e com a falta de uma política de benefícios para os empregados.
Alegou, também, que a empresa não aprova nenhum treinamento para a reciclagem e
atualização de seu pessoal.
Em razão dos motivos apresentados pelo Sr. João Cobrão, e ainda sob a ótica deste, o
turn-over é alto, não possibilitando a formação de uma equipe eficiente, integrada e
estável.
CINCERO DO NASCIMENTO
Gerente de Auditoria
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10- QUESTÕES
1-Qual o produto final do trabalho do auditor?
2- Qual a finalidade e importância do relatório de auditoria?
3- Qual deve ser a estrutura de um relatório de auditoria?
4- Quando o relatório deve ser preparado?
5- O relatório deve conter comentários do auditado, porque?
6-Quais as principais características de um relatório de auditoria?
Bibliografia
Atie, William – Auditoria Interna – Ed. Atlas;
Comer, Price e Ardis - Fraude, Corrupção e Desonestidade nos Negócios – Ed.
Macgraw-Hill;
Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo - Curso Básico de Auditoria – Ed.
Atlas
Coopers & Lybrand – Los Nuevos Conceptos Del Control Interno – Ed. Díaz de Santos;
Franco, Hilário e Marra, Ernesto - Auditoria Contábil, Ed. Atlas;
González, Juan Ramón Santillana – Auditoría Interna Integral – Ed. Thomson;
Mautz, R.K. - Princípios de Auditoria – Ed. Atlas;
Nery, Clovis Rosa - Comunicação Intrapessoal & Interpessoal – Ed.Florêncio
Paula, Maria Goreth Miranda Almeida – Auditoria Interna, Embasamento Conceitual e
Suporte Tecnológico – Ed. Atlas;
Rosmussem, U.W. - Desvios, Desfalques e Fraudes nas Transações – Ed. Aduaneiras;
Rusenas, Rúben Oscar – Auditoría Interna y Operativa, Fraude y Corrupción – Ed. La
Ley
Sá, A. Lopes de - Curso de Auditoria – Ed. Atlas;
Waddeil, Haroldo R. - Manual de Auditoria – Ed. Atlas.
Internal Control - Integrated Framework- http://www.coso.org;/
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