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MANUAL PRTICO DE AUDITORIA GERENCIAL Autor: Paulo Henrique Teixeira Distribuio: Portal Tributrio Editora e Maph Editora Ateno: esta obra atualizvel. Recomendamos baix-la periodicamente em seu computador, utilizando a mesma senha, no endereo www.portaltributario.com.br/downloads INTRODUO Esta obra dirigida a auditores, contabilistas, controllers, empresrios, advogados, consultores e outros profissionais que lidam com organizao e tributao, buscando facilitar a aplicao prtica dos procedimentos de controles internos na gesto empresarial. Esta uma coletnea resultado da vivncia prtica do autor em empresas, cuja utilidade depende de uma gesto adequada dos procedimentos operacionais, de natureza contbil e fiscal. A obra traz procedimentos de Auditoria Gerencial visando evitar FRAUDES, ERROS, INEFICINCIAS E CRISES nas empresas mediante o fortalecimento e verificao dos: Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operaes envolvendo o ciclo de pagamentos: autorizaes, solicitaes de compras, ordens de compras, recebimentos das mercadorias, funes do contas a pagar e pagamentos (emisso de cheques, segregaes de funes, conferncias, etc.). Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operaes envolvendo o ciclo de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crdito e cobrana, expedio, contas a pagar, recebimento, contabilidade e auditoria. Controles internos envolvendo o ciclo de produo da empresa. Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliaes bancrias, Segurana, Seguros Servios administrativos e Sistemas. Controles e segurana de informao, medidas a serem tomadas objetivando evitar ataques de vrus, cdigos hostis, ameaas fsicas, tornando seguros os dados de informao, bem como medidas de segurana de rede, da WEB e de emails. Controles internos na rea tributria, DCTF, Declarao de Renda, Lucro Real e retenes de IRRF, INSS, ISS, PIS e Cofins. Controles internos na rea de Recursos Humanos: Admisso, documentao, carto ponto, horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, Frias, 13 salrio, Rescises, Segurana e Medicina do Trabalho, Laudos Tcnicos e outros. SOBRE O AUTOR E A OBRA Paulo Henrique Teixeira Contador e mora em Curitiba - PR. Auditor e Consultor Tributrio de vrias empresas no Estado do Paran e Santa Catarina, autor de vrias obras, entre as quais: Auditoria Tributria, Defesa do Contribuinte, Auditoria Contbil, Auditoria Gerencial, Controladoria Empresarial, Contabilidade Introdutria, Auditoria Trabalhista, Contabilidade Tributria e Gesto Tributria (as duas ltimas, em co-autoria com Jlio Csar Zanluca).www.portaldecontabilidade.com.br

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Em funo da dinmica dos assuntos tratados, o contedo desta obra poder ser alterado a qualquer momento, sem aviso prvio. Direitos autorais REGISTRADOS. A cpia, reproduo, distribuio ou comercializao por qualquer meio somente ser permitida mediante autorizao POR ESCRITO do detentor de direitos autorais. Permitida a reproduo de apenas 1 (uma) cpia para uso exclusivo e pessoal do adquirente. SIGLAS UTILIZADAS: CLT: Consolidao das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43) COFINS: Contribuio Social para o Financiamento da Seguridade Social (Lei Complementar 70/1991) CPMF: Contribuio Provisria sobre Movimentao Financeira (Lei 9311/1996) CSL ou CSLL: Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (Lei 7689/1988) DCFT: Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios DIPJ: Declarao integrada de informaes Econmico-Fiscais GPS: Guia da Previdncia Social ICMS: Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Prestao de Servios (Lei Complementar 87/1996) ICMS: Imposto Sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e Sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicao. IN: Instruo Normativa Inc.: Inciso INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados IR: Imposto de Renda IRF: Imposto de Renda na Fonte IRPF: Imposto de Renda Pessoa Fsica IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurdica IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte ISS: Imposto sobre Servios (Lei Complementar 116/2003) LALUR: Livro de Apurao do Lucro Real LC: Lei Complementar OS: Ordem de Servio PIS: Programa de Integrao Social (Lei Complementar 7/70) RIPI: Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (Decreto 4.544/2002) RIR/99: Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 3.000/1999) RPS: Regulamento da Previdncia Social (Decreto 3.048/1999) SRF: Secretaria da Receita Federal TIPI: Tabela de Incidncia do IPI TJLP: Taxa de Juros a Longo Prazo SUMRIO AUDITORIA GERENCIAL CONCEITO OBJETIVOS NATUREZA DA AUDITORIA GERENCIALwww.portaldecontabilidade.com.br

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RISCOS DA AUDITORIA TIPOS DE EVIDNCIAS( PROVAS) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA TABELA DE EVIDNCIAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS Espcies de fraudes mais freqentes Fraudes nas empresas Principais vtimas de fraudes Campos mais lesados para a prtica de fraudes Operaes atravs das quais se consolidam as fraudes Aparncias mais comuns de pessoas fraudadoras Prticas individuais que levam a suspeitar do fraudador Fraudes contra o fisco estadual Irregularidades com a Previdncia Social Sintomas das fraudes nas empresas Tcnicas mais usadas pelos fraudadores CRISES NAS EMPRESAS Crises de estrutura, de desempenho, econmica, financeira, administrativa de produo, de mercados, de recursos materiais de recursos humanos PARTE II CONTROLES INTERNOS Aspectos Gerais Tipos de Controles Internos Funo dos Gerentes e Administradores Fatores que contribuiro para o nvel de Controles Interno na empresa - Organizao da empresa quanto as funes - Normas para a estrutura organizacional - Polticas - Procedimentos Aspectos prticos dos controles internos PARTE III CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA Controles internos: requisio, ordem de compra, recepo, almoxarifado, contas a pagar, pagamentos, contabilidade e auditoria Objetivos dos controles internos de pagamento

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PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES Estoque geral - estoques - inventrios - compras - instrues para realizao de inventrio fsico Investimentos Imobilizado Diferido Contas a pagar - fornecedores - outras contas a pagar Patrimnio Lquido Controles internos pagamentos por caixa Controles internos pagamentos por banco PARTE IV CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS RELACIONADOS COM AS RECEITAS E CONTAS A RECEBER Controles: pedido, anlise de crdito, faturamento, expedio, portaria, contas a receber, contabilidade, auditoria Objetivos a serem alcanados com os controles internos relacionados com o recebimento PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES Vendas Faturamento Expedio Contas a Receber Outras Contas a Receber Outros direitos e valores Despesas de exerccio seguinte Recebimentos caixa e bancos PARTE V CONTROLES INTERNOS DE PRODUO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS Controles internos de produo: programao de produo, ordem de produo, requisio de materiais, controle de perdas, estoque de produtos acabados, auditoria Objetivos a serem alcanados com controles internos de produowww.portaldecontabilidade.com.br

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PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUO E DAS DESPESAS Custos: - Compras - Recebimento de mercadorias - sistemas de custo Despesas: - Despesas de viagens - Despesas de marketing - Controle oramentrio PARTE VI OUTROS PROCEDIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS A: Contabilidade Reconciliaes bancrias Segurana Seguros Servios administrativos Sistemas PARTE VII CONTROLES E SEGURANA DA INFORMAO Controles internos relacionados com a segurana de sistemas - Controles gerais controles organizacionais - Controle de planejamento, desenvolvimento, utilizao e manuteno de sistemas - Controles de padres de documentao - Controles operacionais CONTROLES DE SEGURANA FSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE INFORMAO Ameaas ao sistema de informao - Ameaas fsicas - Tecnolgicas - Vrus: de programa, de boot, de macro - Outras ameaas de vrus: worm, trap door, hoax, cavalo de tria - Cdigo Hostil: plug-ins, javascript, activex - Outras ameaas - Reduzindo os riscos de ameaas CONTROLE DE AUTENTICAO E ACESSO AO SISTEMA - Senha - PIN - Cookieswww.portaldecontabilidade.com.br

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- Smartcard - Criptografia - Autenticao Biomtrica - Certificado Digital SEGURANA DA INFORMAO - Segurana da rede - Segurana da WEB - Segurana de Email Pesquisa de segurana PARTEVIII CONTROLES INTERNOS NA REA TRIUTRIA PARA EVITAR INEFICINCIAS E PAGAMENTOS A MAIOR OU A MENOR DE TRIBUTOS DCTF DIPJ IRPJ e CSSL - Conciliao contbil e composio de saldo - outros procedimentos LALUR - Adies - Excluses RETENO DE TRIBUTOS - Pagamentos Pessoa Fsica - Pagamentos Pessoa Jurdica IRRF PIS, Cofins, CSLL INSS ISS PARTE IX CONTROLES INTERNOS DA REA DE RECURSOS HUMANOS CONTRATAO DE FUNCIONRIOS CONTROLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAES SALRIO, REAJUSTE SALRIO E AUMENTO SALARIAL FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS INSS, FGTS, IRRF, FRIAS, 13 SALRIO RESCISES SEGURANA E MEDICINA DO TRABALHO PPP E LAUDOS TCNICOS EXIGIDOS APOSENTADORIA ESPECIALwww.portaldecontabilidade.com.br

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PARTE X MODELOS DE PONTOS PARA RELATRIO DE AUDITORIA GERENCIAL DISPONIBILIDADES(caixa, bancos e aplicaes) CONTAS A RECEBER ADIANTAMENTOS E OUTROS CRDITOS ESTOQUES ATIVO IMOBILIZADO CONTAS A PAGAR CONTAS DIVERSAS NO CONCILIADAS DESPESAS OUTROS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS AOS PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS REA DE RECURSOS HUMANOS

INTRODUO AUDITORIA GERENCIAL I - CONCEITO Auditoria Gerencial consiste em avaliar as aes gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional das empresas, com a finalidade de emitir uma opinio sobre a gesto quanto aos aspectos da eficincia, eficcia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administrao na gerncia e nos resultados, por meio de recomendaes que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial. uma reviso sistemtica das atividades de uma organizao ou de um segmento em relao aos objetivos especficos, para avaliar desempenho; identificar oportunidades com vistas a melhoria; e desenvolver recomendaes, para melhorar ou promover o desempenho. II - OBJETIVOS 1. Comprovar a conformidade s diretrizes, polticas, estratgias e ao universo normativo; 2. Avaliar os controles internos; 3. Identificar procedimentos desnecessrios ou em duplicidade e recomendar sua correo; 4. Identificar as reas crticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua soluo; 5. Melhorar o desempenho e aumentar o xito das organizaes por meio de recomendaes oportunas e factveis; 6. Avaliar as medidas adotadas para a preservao dos ativos e do patrimnio e para evitar o desperdcio de recursos;www.portaldecontabilidade.com.br

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7. Aferir a confiabilidade, segurana, fidedignidade e a consistncia dos sistemas administrativos, gerenciais e de informaes; 8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu atingimento, quando houver; 9. Identificar reas que concorrem para aumento e/ou diminuio de custos e/ou receitas; 10. Recomendar e assessorar a implantao de mudanas. III. NATUREZA DA AUDITORIA A auditoria no usurpa as funes administrativas de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Mesmo a funo administrativa Controle permanece sob a responsabilidade do gestor, em face de disponibilidade da auditoria. Cabe ao administrador verificar o andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tem em vista: objetivos, metas, oramentos, etc. Detectados resultados inadequados ou menos favorveis ao alcance daqueles objetivos, caber sempre ao administrador a tomada de medidas corretivas atuais e futuras. O controle normalmente se faz mediante avaliao, comparao e extrapolaes para a verificao de tendncias. de se supor que uma atividade de fluxo contnuo, por exemplo o consumo de energia eltrica, ocorra proporcionalmente a um duodcimo do oramento anual a cada ms do exerccio contbil. Disparidades observadas por comparao podero ser corrigidas caso existam controles formais. Cabe ao auditor apontar a inexistncia desses controles, alertando para a impossibilidade de correo quando do esgotamento do exerccio. A auditoria por natureza uma funo de assessoramento, aponta independentemente uma falha no sistema, sugestiona, mas no interfere nas decises e atos da empresa. No pode, portanto ser responsabilizada pelas falhas e erros, salvo se no tiver cumprido sua funo de alertar sobre a inexistncia de controle especfico. A auditoria no tem poder de mando ou de deciso. Expe, orienta, aconselha, emite parecer e opinio abalizada, exclusivamente, sobre o objeto de seu trabalho. A Auditoria Gerencial, quer seja exercida por integrantes da organizao, sem vnculo de subordinao com a rea auditada, ou terceirizada, desde que a empresa de auditoria no seja economicamente dependente de sua cliente, um instrumento de assessoria ao administrador. A auditoria trabalha totalmente baseada em amostragens estatsticas, mediante as quais o exame e a anlise de determinado nmero de transaes so suficientes para auferir um ndice de certeza de correo. A auditoria gerencial adianta a tendncia de se alcanar ou no os objetivos a despeito da correo formal. Leva em conta fatores como desperdcio, ausncia de controle, ofensas a princpios contbeis, tais como o da segregao de funes. O Controle Interno exercido por rgo da estrutura interna, ou mediante contratao, com objetivos transcendentes ao cumprimento da lei. Almeja "proteger os bens, conferir a exatidowww.portaldecontabilidade.com.br

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e a fidelidade dos dados contbeis, promover a eficincia e estimular a obedincia s diretrizes administrativas estabelecidas", conforme preceitua o AICPA. Assegurada a existncia de controle e a obedincia lei, a Auditoria Gerencial concentra-se na economicidade em busca da eficincia e da eficcia. Como requisitos da Auditoria Gerencial incluem-se o planejamento adequado, a seleo das reas, setores ou atividades a serem examinados, a escolha correta dos indicadores que so formas de representao quantificvel de caractersticas de produtos e processos, utilizados para acompanhar e melhorar resultados ao longo do tempo. IV RISCOS DA AUDITORIA Risco de auditoria a possibilidade da existncia de deficincias materiais no controle e que no so detectadas pelo auditor durante a auditoria. Essencialmente a confiana do auditor gerencial na validade das concluses do relatrio derivada da avaliao da possibilidade de erro indicada pelo risco de auditoria. O risco de falha nos procedimentos de auditoria quanto deteco de deficincias materiais no controle pode advir de diferentes reas: - avaliao imprpria do risco relativo que resultou em modelo e escopo de procedimentos de auditoria deficientes (uma forma especfica de erro de amostragem deficiente); - possvel impropriedade do processo de avaliao do auditor como resultado de suposies errneas, desvios observacionais e concluses ilgicas (formas gerais de erros de amostragem deficiente); - problemas estatsticos do uso de amostra para concluso geral sobre um sistema como um todo (o risco que a amostra escolhida no seja representativa da populao - uma forma de amostragem deficiente); e - limitaes inerentes eficcia dos procedimentos de auditoria escolhidos (um procedimento de auditoria pode ser incapaz de detectar um certo tipo de deficincia por causa de procedimentos errneos ou porque o sistema destacado no suscetvel verificao). FATORES DE RISCO 1. Aspectos conhecidos referentes ao modelo e performance anterior do sistema de controle; 2. Competncia da administrao - Quanto menor a competncia maior o risco de deficincias no controle; 3. Tamanho da unidade - Maior a unidade sob exame, maior a magnitude de danos potenciais; alm disso, maior a demanda por controle com estreito limite de erro; 4. Mudanas recentes - Probabilidade das deficincias do controle serem maiores durante perodos de parada; 5. Complexidade de operaes - Probabilidade de erro incrementada; 6. Liquidez de Ativos - Possvel alvo de desfalques que pem o sistema de controle sob presso;www.portaldecontabilidade.com.br

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7. Condies econmicas da unidade - O risco de quebras no controle freqentemente maior em unidades que esto sob significante arrocho econmico. 8. Rpido crescimento - Rpido crescimento amplia o sistema de controle pessoal e gerencial de uma operao. 9. Extenso de operaes computadorizadas - O grau para o qual os controles so construdos dentro das funes do processo de um computador pode reduzir visibilidade e ateno dada adequao do controle. 10. Tempo desde a ltima auditoria - Efeitos de uma auditoria diminuem com o tempo. 11. Presses sobre a administrao para alcanar os objetivos - Essencialmente as mesmas razes anotadas no item 7. 12. Extenso da Agncia Central ou outros regulamentos - Maior nvel de controle pode reduzir a probabilidade total de deficincias de controle de baixo nvel. 13. Nvel de motivao dos funcionrios - Baixa motivao pode ser indicativo de situaes de alto risco para os controles. 14. Exposio de polticas. 15. Trabalho de auditores externos. Essas fontes de risco em auditoria podem nunca ser eliminadas, mas uma especfica conscincia delas permite aos auditores reconsiderar as medidas que eles tm tomado para minimizar a existncia de erro em seus comentrios. Amostragens estatsticas fornecem ao auditor uma medida quantificada de erro amostral. O controle sobre outras formas de risco em auditoria, entretanto, largamente dependente da competncia da equipe de auditoria que deve assegurar que a auditoria est sendo realizada de acordo com o mais alto padro de cuidado. ORIENTAES PARA MATERIALIDADE DOS EXAMES A relao a seguir representa os fatores que o auditor deve considerar na determinao da materialidade de itens sob exame. O auditor, com apropriadas informaes dos usurios, deve revisar os itens e verificar se eles envolvem: - sabida ou provvel ordem ou interesse da administrao; - reas de particular e contnuo interesse identificadas em auditorias prvias; - questes de no cumprimento de regras financeiras, fraude ou outras irregularidades; - reas antieconmicas ou com operao ineficiente; - dvidas concernentes ao conhecimento da entidade sobre a eficcia dos seus programas e deficincias nos procedimentos da entidade em avaliar a eficcia; - um programa ou atividade de interesse particular por causa da sua natureza ou relativa dimenso e sua importncia ou impacto; - atividades ou programas importantes, novos ou ampliados; - caractersticas no usuais dos programas da administrao, como restries ou liberdades em conduzir funes; e - recursos financeiros, humanos e fsicos de particular interesse por causa de sua natureza e importncia; provvel que quando um item envolve no mnimo um desses fatores, ele ser material para o usurio do relatrio de auditoria. As estratgias de coleta de evidncias devem serwww.portaldecontabilidade.com.br

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estabelecidas de modo que os controles relacionados a todos os itens materiais sejam avaliados. V TIPOS DE EVIDNCIAS DE AUDITORIA GERENCIAL (PROVAS) Em suma, evidncia algo que contribui para o estabelecimento de prova. Em auditoria, evidncia inclui aquelas coisas que ajudam na formao da opinio do auditor ou na convico sobre as reais condies existentes na rea sob exame. Adicionalmente, evidncia classificada de trs diferentes maneiras: por forma, por fonte e pelo tipo de prova fornecida. Evidncias por forma - Presena fsica de objetos: prova usada para verificar a existncia de um objeto, assegurar suas qualidades ou mensurar sua quantidade. - Observao de aes do pessoal auditado: representa prova gerada pelo auditor, tipicamente utilizado para verificar a performance de uma atividade ou procedimento e se ela est sendo realizada como planejado, alm disso, a observao de aes propicia um importante conhecimento dos sistemas e controles do auditado e pode ajudar o auditor a identificar circunstncias duvidosas; - Declaraes e apresentaes orais ou escritas: conhecida tambm como evidncia testemunhal, so informaes recebidas de outros; a evidncia testemunhal coletada das entrevistas pessoais ou solicitaes de declaraes escritas e cartas de confirmao realizadas pela auditoria interna; - Informaes contidas em documentos: a prova derivada de registros escritos diversos como manuais de procedimentos, registros contbeis, contratos e documentos de todos os tipos; - Evidncias de reexames: utilizada para verificar a exatido das medidas e avaliaes, como conferncia de preos, extenses ou outros dados so exemplos de procedimentos usados nesse tipo de prova; - Consistncia mtua entre amostras de dados: a consistncia mtua entre amostras de dados de evidncias, por si mesma, no representa uma nova forma de evidncia, mas tem meramente um efeito confirmatrio. Evidncias por Fonte Evidncia em auditoria pode ser classificada de acordo com a fonte da qual derivada, suprindo o auditor com perspectivas adicionais para observar a natureza da evidncia. Isso deve realar o entendimento do auditor com relao a que evidncia est disponvel e, por meio disso, aumentar a flexibilidade do auditor quando da determinao das estratgias de coleta de evidncias. A referncia das fontes de evidncias tambm um meio pelo qual o auditor pode avaliar a confiabilidade das provas obtidas. H quatro principais fontes de evidncias as quais sero consideradas: - conhecimento pessoal do auditor - Conhecimentos pessoais diretos so normalmente derivados do exame fsico do auditor e da observao das atividades. Este tipo de evidncia tende a ser a mais confivel;www.portaldecontabilidade.com.br

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- evidncia externa - obtida de terceiros que so organizacionalmente independentes do auditado, tambm tida como sendo mais persuasiva que a evidncia criada dentro da organizao auditada.; - evidncia interna - originada na organizao auditada, em uma auditoria, este o mais prevalente e econmico tipo de evidncia a obter, tende tambm a ser a menos confivel ( com a evidncia oral sendo menos confivel que a documental ) - evidncias justapostas - derivada da consistncia mtua entre diferentes partes de uma informao pertencente a uma declarao de controle. A confiabilidade das evidncias depende do grau de consistncia encontrado entre partes separadas da informao, da persuaso da consistncia e da habilidade do auditor em avaliar a relao entre partes distintas da evidncia. Evidncia por Tipo de Prova Fornecida O reconhecimento de que as evidncias podem fornecer diferentes tipos de prova til para os auditores quando esto desenvolvendo sua estratgia de coleta de evidncias. A procura por amostras de evidncias, as quais fornecem diferentes tipos de prova, contribui para o aspecto persuasivo das concluses do auditor. Nesta parte, o tipo de prova fornecido visto sob duas perspectivas. Primeiro, a evidncia coletada fornece prova negativa ou positiva. Segundo, a evidncia coletada representa prova primria, confirmativa ou contraditria. Positivo X Negativo Evidncia que fornece prova positiva aquela que diretamente d suporte a uma proposio que est sendo verificada. Por exemplo, se um auditor est pretendendo verificar que um controle adequado, a evidncia que gera prova positiva fornece segurana de que o controle, neste caso, adequado. Evidncia que fornece prova negativa realmente a ausncia de evidncia, aps uma razovel procura, a qual contradiz a proposio que est sendo verificada. Por exemplo, na verificao da adequao de um controle, o auditor determinaria primeiro as condies que provavelmente existiriam se o controle fosse inadequado. Evidncia que fornece prova positiva inerentemente mais confivel que aquela que gera prova negativa. Encontrar certa condio existente mais seguro que no encontrar algo errado. Testes para estabelecer a efetividade dos controles, entretanto, freqentemente empregam verificao de procedimentos envolvendo a procura por provas negativas. Procurar por efeitos indesejveis s vezes mais fcil que provar que um controle est de fato operando com eficcia. Primria, Confirmativa e Contraditria Evidncia pode ser classificada como sendo primria, confirmativa ou contraditria. Primria, como o nome sugere, a evidncia sobre a qual o auditor coloca confiabilidade primria relevncia quando do estabelecimento das provas das concluses do relatrio de auditoria.

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Dependendo de quo convincente a evidncia primria seja, pode haver ou no a necessidade de evidncias adicionais. Quando a evidncia adicional coletada pode ser considerada confirmativa ou contraditria. Evidncia confirmativa d suporte ao tipo de prova fornecido pela evidncia primria, enquanto que evidncia contraditria o rejeita. Quando a evidncia adicional coletada contraditria, ser necessrio ao auditor estender os exames para confirmar ou refutar a aparente contradio. A classificao de evidncia apresentada: o reconhecimento das formas, fontes e provas das evidncias deve colaborar na flexibilidade das estratgias de coleta de evidncias do auditor e reduzir o risco de uma indevida relevncia de uma evidncia qualquer. VI - PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA GERENCIAL Exame Fsico Exame fsico geralmente envolve a medio da quantidade de um ativo ou a determinao de sua qualidade comparada com um padro pr-determinado. A tcnica pode ser utilizada na procura de provas negativas como o exame de evidncias de falta ou avaria de bens. Exame fsico freqentemente usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos segurana de quantidades fsicas ou qualidade de bens tangveis. A evidncia coletada sobre itens tangveis. Materiais, por exemplo, so freqentemente um objeto desta forma de teste de auditoria. A confiabilidade da evidncia obtida por este mtodo depender da habilidade do auditor em evitar erros de observao. OBSERVAO Os elementos da observao so: - identificao da atividade especfica a ser observada; - observao da sua execuo; - comparao do comportamento observado com os padres; e - avaliao e concluso. Normalmente, a observao serve a objetivos como a verificao da performance de vrios procedimentos de controle. Na profundidade que o auditor pode observar atividades suspeitas na entidade auditada, o exame deve ser aproveitado tambm como um teste da eficcia dos procedimentos de controle. Usualmente, a observao importante quando ela pode ser economicamente empregada. Alm disso, a confiabilidade da evidncia derivada deste mtodo depende do conhecimento especializado do auditor dada a complexidade das atividades sob exame. Entrevista ENTREVISTA ORAL COM O AUDITADOwww.portaldecontabilidade.com.br

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Este tipo de evidncia a mais fcil de ser obtida, porm tende a ser a de menor confiabilidade. Em geral, todas as declaraes do auditado relacionadas aos itens materiais devem ser corroboradas com outras evidncias. A entrevista pode ser usada de diferentes maneiras: -como significado da determinao da natureza do sistema de controle sob exame; -para obter explanaes sobre itens no usuais descobertos durante a coleta de outras evidncias; e -para extrair informaes que de outra maneira no seria possvel. A confiabilidade da entrevista oral depende da objetividade e do conhecimento do funcionrio que fornece a informao. Adicionalmente, a competncia do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso) crucial para a relevncia desta tcnica. ENTREVISTA ESCRITA COM O AUDITADO Tipicamente, esta tcnica usada no contexto da auditoria no estgio escrito do relatrio, quando o auditado requisitado a comentar, por escrito, sobre a validade de fato das declaraes do relatrio de auditoria. til para assegurar que cada evidncia obtida: - para servir como uma conferncia final em defesa da interpretao dos fatos pelo auditor; - para assegurar que o auditado compreendeu as concluses do auditor; e - para ajudar na nfase da responsabilidade do auditado de tomar providncias sobre os achados. ENTREVISTA COM TERCEIROS Neste, terceiros incluem todas as pessoas de fora da organizao auditada. Podem ser includos: - funcionrios do mesmo rgo, mas de fora da unidade auditada ( desde que provado que so realmente independentes do auditado ); - funcionrios de outros rgos; e - especialistas no includos nos grupos acima descritos. A evidncia proveniente de terceiros geralmente considerada mais confivel que a evidncia gerada pelo auditado. Confiabilidade, entretanto, depende da integridade, competncia e independncia do terceiro e da retido e eficcia da comunicao do auditor. Auditores internos devem ser particularmente cuidadosos com o possvel conflito de interesses entre o auditado e os terceiros, j que essa situao diminuiria a utilidade da entrevista com terceiros. Entrevistas feitas diretamente com usurios dos servios do auditado ou com especialistas freqentemente so meios teis de coleta de evidncia confirmativa. Na utilizao de especialistas, entretanto, o auditor deve: - estabelecer a competncia do especialista referente qualificao e reputao;www.portaldecontabilidade.com.br

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- assegurar que a comunicao com o especialista seja efetiva, estabelecendo de forma clara o escopo do trabalho requerido; - assegurar que o especialista explique hipteses e mtodos; e - rever o trabalho do especialista uma vez terminado e testar a sua razoabilidade. Exame minucioso/Atestao Exame minucioso a verificao de uma determinada ao pelo exame de documentos fontes correlatas que fornecem a prova necessitada. Esta tcnica pode ser usada para comparar a ao sob considerao com fatos documentados e para investigar as diferenas. Atestao envolve a pesquisa de dados para determinar itens importantes que requeiram investigao adicional. Geralmente, essa tcnica usada para fornecer a segurana de que os controles esto operando eficazmente, como, amparado pela ausncia de circunstncias duvidosas que sugeririam possveis deficincias. A relevncia deste tipo de evidncia largamente dependente do conhecimento e experincia do observador. Anlise Neste documento, relaciona-se reviso analtica anlise do sistema sob controle para a obteno de evidncia eficcia do sistema de controle ou como um modo para identificao de causas e efeitos de controles deficientes. Geralmente, a reviso analtica envolve a comparao de tendncias normais na entidade sob exame com resultados esperados. A relao advinda desta comparao deve ser razoavelmente explanada, de outra maneira haver provavelmente a necessidade de coletar evidncias adicionais para clarear ilgicas ou inesperadas relaes que parecem existir. Correlao Esta tcnica procura a consistncia mtua entre diferentes amostras de evidncia. usada para fornecer evidncia confirmativa a qual incrementa a persuaso da prova do auditor.

Tabela de Evidncias e Procedimentos de Auditoria Fonte de Evidncia Forma da Evidncia Procedimento relacionado

A. Conhecimento Pessoal

1. Evidncia Fsica 2. Conformidade de Reexame

1. Exame Fsico 2. Reexame

3. Observao de Aes do 3. Observao Pessoal do Auditado

B. Evidncia Externa

4. Declaraes de Terceiros

4. Entrevista

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5. Evidncia Externa

Documental 5. Exame minucioso, anlise e atestao

C. Evidncia Interna

6. Registros e Relatrios de Contabilidade 7. Evidncia Interna

6. Exame minucioso, anlise e atestao

Documental 7. Exame minucioso, anlise e atestao

8. Declaraes da gerncia e 8. Entrevista empregados

D. Evidncias Justapostas

9. Consistncia com outras 9. Correlao com informaes Evidncias relatadas ANDERSON, Rodney J., The External Audit 1 - Concepts and Techniques, Toronto, 1997 PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS 1. Espcies de FRAUDES mais freqentes: 1- Furto; - Apropriao de coisa alheia mvel, de maneira disfarada, para ficar como se sua fosse. - Ato criminoso: apropriao de uma coisa alheia mvel ficando o agente com esta coisa com a inteno de us-lo como sua propriedade. O indivduo age disfaradamente. Ex. um empregado leva uma mquina da empresa para casa. 2- Roubo; - Apropriao de coisa alheia mvel, o indivduo obtm por fora (violncia fsica ou moral), para ficar como se sua fosse. Ex. Violncia Fsica: uma empresa tem sua tesouraria e deixa certa quantia de dinheiro, o qual roubado. Ex: Violncia Moral: funcionrio descobre algo importe sobre seu diretor e ameaa contar se no lhe der aumento ou emprstimo (chantagem). 3- Apropriao indbita; - Apropriao de coisa alheia mvel da qual o agente tem a posse em razo de confiana que lhe foi conferida. Ex. Tesoureiro da empresa. 4- Sabotagem; - Ocorre quando algum planeja dar um prejuzo empresa, sem tirar nada para si, a finalidade apenas de prejudicar. Crime doloso, subversivo. Algum pratica uma ao ouwww.portaldecontabilidade.com.br

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omisso para dar prejuzo a empresa. Ex. deixar frouxo o parafuso de uma mquina com o intuito de quebr-la. 5- Desperdcio voluntrio; - Na empresa nada deve ser desperdiado, tudo deve ser usado economicamente. Exemplo: desperdcio de alimentos, gua, energia, a sobra de matria prima. 6- Desvio de valores; - mudar a destinao da verba pblica a privada. Tanto pode ser dinheiro, como qualquer coisa material. Ex. caixa, na tesouraria. 7- Pagamento a menor e sonegao de tributos - Descobertos tem que se pagar os tributos sonegados com juros e correo monetria, e o prejuzo grande. As perdas devem ser combatidas plos controles internos. 2 - FRAUDES NAS EMPRESAS 1 - A fraude uma ao ou omisso cometida propositadamente, com a finalidade do agente beneficiar-se e prejudicar algum: Pessoa fsica ou Pessoa jurdica; 2 - Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, um conhecimento necessrio para evit-la; 3 - S os CONTROLES INTERNOS, constantes, adequados e eficazes podem tomar difcil a ocorrncia de fraudes nas empresas; 4 - A fraude, dificilmente, tem um s responsvel, quer ativa, quer passivamente; 5 - O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada; 6 - Um expressivo nmero de fraudes, cometido por pessoas DE CONFIANA, investidas de uma frao do poder administrativo ou responsveis por funes importantes acumuladas; 7 - Principais vtimas de fraudes (destinao das fraudes): - A EMPRESA; - ACIONISTAS OU SCIOS; - A ADMINISTRAO; - OS FORNECEDORES; - OS CLIENTES (nas vendas - entrega de mercadoria estragadas); - OS BANCOS (assinaturas falsas); - O GOVERNO (sonegao fiscal); - OS EMPREGADOS (fornecimento de refeio com materiais de baixa qualidade); - OS PRESTADORES DE SERVIOS; - ETC..www.portaldecontabilidade.com.br

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8 - Campos mais lesados para a prtica de fraudes: - Moeda Corrente Nacional ou Estrangeiras; - Documentos, Ttulos de Crditos, Cheques; - Bens de uso (mveis, imveis e semoventes); - Matrias-Primas, materiais diversos, produtos em processo (em curso de fabricao), produtos acabados, mercadorias);; - Balanos, balancetes e outras demonstraes contbeis; - Contas e subcontas de qualquer grau; - Registros contbeis (principais auxiliares e para contbeis); - Boletins, Relatrios, fichas de controles; - Demonstraes contbeis de encerramento do exerccio; - Extratos de conta internos e externos; - Declaraes, atestados, certides; - Contratos, distratos e alteraes contratuais; - Correspondncia (Recebida e Expedida); - Guias de quitao de tributos e de contribuies outras; - Documentos fiscais; - Instrumentos, outros diversos ligados vida da empresa (aplices de seguros, certificados de inveno, documentos de registros de marcas e patentes); 9 - Operaes atravs das quais se consolidam as fraudes nas empresas: - Falsa titulao de documentos e de contas; - Falsa classificao contbil; - Falsa variao de Bens (mveis e imveis) e direitos e obrigaes; - Falsos histricos nos lanamentos contbeis; - Falsa apurao de dbitos e/ou de crditos; - Falsa transposio de valores nos registros; - Falsidades ou falsificaes aritmtica, e/ou matemticas; - Composio falsa ou falsificada; - Duplo lanamento contbil de uma mesma operao; - Omisso de lanamentos contbeis nos registros; - Lanamentos parciais (registros incompletos); - Lanamentos contbeis fora de tempo; - Falsas evidncias nas demonstraes contbeis; - Falsidade e falsificaes diversas; - Infidelidade pessoal de dirigentes ou dirigidos; 10 - Aparncias mais comuns da pessoa dos fraudadores: - Desprendidos de interesses materiais; - Extremamente solcito; - Extremamente interessados em divulgar a sua eficincia pessoal; - Minuciosos (alm do normal) ao prestar contas; - Bajuladores e/ou aduladores dos seus chefes; - Subservientes; - Vibradores excessivos ante os sucessos dos seus superiores hierrquicos; - Procuram afastar-se dos ambientes onde se ventilam assuntos sobre fraudes;www.portaldecontabilidade.com.br

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- Chantagistas emocionais; - Exageradamente gratos; - Negam-se com tentativa de justificao a gozar frias legais; - Recusam-se inexplicavelmente a acatar promoes funcionais; - Excessivamente introvertidos. 11 - Prticas individuais que levam a empresa a suspeitar do dirigente ou do empregado, A PRTICA DE FRAUDES: - Ser viciado no uso imoderado das bebidas alcolicas; - Ter prticas atuais de consumo de drogas; - Ser viciado nos jogos de azar; - Freqentar nos dias teis casas noturnas de diverses; - Conviver e manter diversos homens (sendo mulheres). Conviver e manter diversas mulheres (sendo homens); - Adquirir bens de alto valor monetrio, incompatveis com a sua renda salarial; - Promover festas familiares dispendiosos e freqentes; - Levar vida social onerosa e incompatvel com o seu (STATUS) financeiro; - Pretender enriquecimento ilcito. 12 - Finalidades para as quais o indivduo (homem ou mulher) apela para a prtica de fraudes: - Para cobrir dbitos gerados pelo vcio do alcoolismo; - Para cobrir dbitos decorrentes do uso de drogas; - Cobrir dbitos originados da prtica dos jogos de azar; - Para cobrir gastos com mulheres (sendo homens); - Para cobrir gastos com homens (sendo mulheres); - Levar padro de vida mais elevado do que as suas finanas permitem; - Para cobrir, rapidamente infortnio da sua vida; - Promover enriquecimento ilcito; - Pagar emprstimos vultosos; - Pagar dbitos cobrados em juzo. 13 - O que cria campo aberto para a prtica das fraudes nas empresas: - Conceder excesso de confiana a dirigente e dirigido na empresa; - Cumular funes sobre um s dirigente ou sobre um s dirigido; - Informatizao da empresa sem o cuidado de uma auditoria contbil. FONTE: A.Lopes de S - In. Fraudes Contbeis. 3. FRAUDES CONTRA O FISCO ESTADUAL - Nota Fiscal Fria - o emitente da Nota Fiscal no existe ou a Nota Fiscal tirada a sua revelia. O vendedor cobra o ICMS da Nota Fiscal mas no recolhe Fazenda; - Nota Fiscal Inidnea - a Nota Fiscal no atende as exigncias fiscais. As informaes da Nota Fiscal no so dadas ao fisco. Sem essas informaes a Fazenda no tem condies de arrecadar o tributo dado ao consumidor; - Mercadorias em Circulao Irregular - o produto circula sem o recolhimento do ICMS;www.portaldecontabilidade.com.br

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- Receitas no Comprovadas - milhares de contribuintes no declaram corretamente as reais receitas que obtiveram. Somente atravs de auditoria ou cruzamento de dados financeiros/bancrios ser possvel localizar esta fraude; - Operaes e Prestaes desacompanhadas de documento Fiscal - ocorre quando os Servios so prestados sem recolhimento dos impostos. Fraude muito usada pelos profissionais liberais; - Nota Fiscal Calada - a 1 via da Nota Fiscal entregue ao comprador (consumidor), nas vias da Nota Fiscal que seguem para Fazenda, os valores so reduzidos; - Nota Fiscal Paralela - so emitidas vrias notas fiscais do mesmo nmero e srie, s uma vai para Fazenda. O imposto cobrado nas demais sonegado; - Aquisio no Escriturada - o comprador compra mercadoria com Nota Fiscal s para atender as exigncias Fiscais no Trnsito; - Valor cobrado a Ttulo de Tributo - o vendedor no aumenta o preo, mas no clculo do Tributo aumentado; - Irresponsabilidade Tributria do Scio - o scio comea a tirar dinheiro da empresa e depois surge o estado Falimentar a decretao de Falncia; - Estabelecimento constitudo em nome de terceiro - faz uma firma em nome de terceiros e esse faz a sonegao; - Estabelecimento constitudo em nome de terceiro com procurao - diferente da anterior, que esta por procurao (sonegao de impostos); - Cadastro com declaraes inexatas: cadastro fraudulento; - No Recolhimento de Tributos (no se recolhe). FONTE: Auditoria Fiscal do Estado - In. Jornal do Comrcio 10.10.1994 4. ALGUMAS IRREGULARIDADES RELACIONADAS COM A PREVIDNCIA SOCIAL E CONSIGNADAS NA LEI FEDERAL N.8.212/91 E SUAS ALTERAES POSTERIORES. - Deixar a empresa de matricular-se no INSS dentro de 30 dias do incio de suas atividades. Art. 49, II; - Deixar a empresa de descontar da remunerao dos seus empregados da parcela INSS. Art. 91.; - Deixar de matricular no INSS obra de Construo Civil dentro de 30 dias do incio da obra. Art. 49, I, b; - Deixar a empresa de lanar na sua contabilidade mensalmente nas contas prprias os fatos geradores e as contribuies do INSS. Art. 32, II.; - Deixar a empresa de emprestar ao INSS todas as informaes cadastrais, financeiras e contbeis do interesse do mesmo INSS. Art. 32, III.; - Deixar a empresa de exibir ao INSS documentos e/ou registros relacionados com a seguridade social. Art. 33, II; - Deixar de exigir CND (certido negativa de dbito) com o INSS de pessoas jurdicas com a qual mantiver transaes. Art. 47, I, a; - Deixar de exigir apresentao de CND as transaes sobre imveis. Art. 47, I, b; - Deixar de exigir a CND nas operaes de alienao, aquisio de bens mveis pela empresa. Art. 47, I, c; - Deixar de exigir CND - INSS das empresas nos atos de arquivamento, transformao, extino, aumento e reduo de Capital Social. Art. 47, II / Art. 50; - Deixar de exigir CND - INSS no momento da concesso de dbito. Art. 50;www.portaldecontabilidade.com.br

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- Deixar de comunicar bitos ao INSS (bitos de contribuintes). Art. 68; - Distribuir a S/A. bonificao ou dividendo aos seus acionistas, se estiverem em dbito com a Seguridade Social. Art. 52, I.; - Distribuir lucros a scios ou gratificaes a dirigentes ou dirigidos, estando em dbito com o INSS. Art. 52, I; - Deixar de comunicar acidente de trabalho ao INSS dentro do prazo legal. Art. 22 da Lei Federal N 8.213, de 24.07.91; - Deixar a empresa ou sindicato de inscrever o INSS segurado o empregado ou trabalhador avulso. A Resoluo 637/98 do INSS determina que a indicao do nmero da inscrio no INSS ou PIS, dos prestadores de servios autnomos, na GFIP, obrigatria. A obrigatoriedade da inscrio do INSS dos autnomos est disposta no artigo 60 IN SRP 3/2005. - Deixar a Federao ou a Confederao esportiva de exigir dos clubes registrados, comprovao de recolhimento devido ao INSS. Lei Federal N 8.641, de 31.03.93, Art. 1,I.; - Deixar de comunicar bitos ao INSS ou fornecer ao mesmo informaes inexatas. Art. 68; - Deixar a empresa descontar contribuies de INSS dos seus empregados ou avulsos a seu servio. Art. 30, I, a; - Deixar as empresas de fornecer aos sindicatos cpias das GPS. Lei Federal N 8.870/94, Art. 6, III; - Deixar as empresas de afixar cpias da GPS no quadro de Horrio dos empregados. Lei Federal N. 8.870/94, Art. 4; - Divergncia entre valores informados pela empresa ao INSS em comparao com as guias de Recolhimento. Lei Federal N 8.870/94, Art. 6, II ; - Deixar as Instituies Financeiras de exigir CND, das pessoas jurdicas por ela equiparadas quando com estas mantiverem relaes. - Deixar as Instituies Financeiras de fornecer mensalmente ao INSS relao das pessoas jurdicas com as quais operou. - Outras circulaes referncias legais. 5.SINTOMAS DAS FRAUDES NAS EMPRESAS 1 - Pedir emprstimo de pequenas somas em dinheiro aos colegas de trabalho; 2 - Colocar cheques pessoais no caixa, trocando-os por dinheiro e pedindo ao caixa que os retenha; 3 - Cheques pessoais descontados e devolvidos pelo Banco, por algum motivo anormal. (cheque devolvido por algum engano: data errada, assinatura); 4 - Presena permanente de cobradores e credores ou diretores na empresa e contnuos telefonemas; 5 - Emitir vales para reembolso posterior descontando-os na caixa pequena para pag-los quando receber salrios, ou 13 salrio; 6 - Tendncia manifesta para omitir faltas praticadas por outros e encobrir erros de colegas ou de chefes; 7 - Constantes crticas negativas a terceiros pretendendo evitar suspeitas sobre si mesmo. 8 - Ter procedimento excntrico e peculiar e dar respostas evasivas quando submetidos a interrogatrios; 9 - Ser praticante de qualquer tipo de jogo de azar sem possibilidade de arcar com os respectivos prejuzos 10 - Ser amante da bebida alcolica em excesso, do consumo de drogas, da vida noturna e de amigos duvidosos;www.portaldecontabilidade.com.br

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11 - Comprar automveis e outros objetos de alto valor (em relao ao nvel financeiro da pessoa); 12 - Tentar explicar, sem justificativas o nvel de vida que est levando; 13 - Elevar-se diante de perguntas embaraosas ou mostrar-se tranqilo inclusive em interrogatrios imprevistos; 14 - Sendo contador recusar-se a mostrar a terceiros livros e documentos; 15 - Negar-se a tirar frias com medo que se descubram suas fraudes. No aceitar promoes; 16 - Manter familiaridade com fornecedores; 17 - Manter contas bancrias de saldo elevado e realizar continuamente compra de grande vulto (valor); FONTE: Instituto Americano de Contadores Pblicos Juramentados. 6. AS TCNICAS MAIS USADAS PELOS FRAUDADORES 1 - Furtar selo de correio; 2 - Furtar mercadorias, produtos acabados, produtos em processo e ferramentas, peas de maquinaria, matrias primas, materiais diversos, etc.; 3 - Apropriar-se das pequenas importncias de dinheiro em caixa; 4 - Colocar na caixa pequena, cheque sem data, com datas atrasadas ou com datas antecipadas; 5 - Deixar de registrar vendas a vista em mercadorias embolsando o produto dessas vendas; 6 - Criar saldos falsos nos fundos de caixa ou das registradoras, no registrando ou registrando a menor o valor das vendas ou prestaes de servios; 7 - Superfaturar as Notas de despesas da empresa com gastos fictcios (combustveis gastos de refeies coletivas, etc.); 8 - Malversar pagamentos recebidos de um cliente e substitu-lo por pagamento posterior desse mesmo cliente ou de outro; 9 - Emitir, embolsar pagamentos feitos por um cliente e emitir recibos em pedao de papel comum; 10- Cobrar uma conta vencida, embolsar o dinheiro e registrar como conta incobrvel; 11- Cobrar uma conta incobrvel e no contabilizar; 12- Dar crdito as reclamaes inverdicas contra clientes com devoluo simulada de mercadorias; 13- Deixar de depositar diariamente nos bancos o apurado das vendas do dia, depositar apenas parte das vendas ou no depositar nada; 14- Alterar as datas das folhas nos estoques para cobrir apropriaes indbitas: Pode Provocar Falta de Controle interno; Apropriaes Indbitas Falta de Inspeo; Falta de auditoria interna. 15- Depositar pelos totais arredondados, tratando de depositar o restante no final do ms; 16- Apresentar pessoal imaginao nas folhas de pagamento; 17- Conservar empregados ou funcionrio nas folhas de pagamento; 18- Falsificar clculos e totais na folha de pagamento; 19- Destruir faturas de vendas de valor significativo para no serem dedicadas ao comprador; 20- Alterar faturas de vendas depois de entregar a guia do cliente; 21- Anular fatura de vendas para creditar o cliente pelo valor delas mediante falsas explicaes; 22- Reter dinheiro proveniente de vendas a vista usando uma falsa conta devedora;www.portaldecontabilidade.com.br

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OBS.: Nenhuma despesa deve ser para com dinheiro e sim com cheques. 23- Registrar supostos descontos; Ex.: a empresa est em promoo, o comprador paga a mercadoria sem o desconto e o vendedor fica com a diferena do dinheiro; 24- Aumentar o total das despesas por ocasio da contabilizao (proveniente de sua contabilidade). 25- Usar cpias de documentos ou faturas j pagas. Ex.: Quando a firma pedir as vias, deve-se fazer o seguinte: 2 e 3 via sem valor como quitao (recibo). Se houver controles internos ele ir verificar a fraude. 26- Usar documentos de gastos pessoais para cobrir com valores do caixa de numerrios. -no fraude de milhes, mas fraude de pequeno e mdio valor. 27- Usar novamente documento do ano anterior tirando a nota como duplicatas; 28- Usar faturas falsas e falsificar apropriaes - faturas falsas com seus anexos; 29- Pagar faturas falsas em conluio com os fornecedores (para faturar) - vendedor muito amigo de fornecedor; 30- Aumentar totais de faturas em conluio com fornecedores. - aumentar no total ou no parcial. No existindo os controles internos.; 31- Carregar o dbito da empresa ou entidade em compras pessoais utilizando indevidamente as ordens de compras.; 32- Faturar mercadorias para beneficiar pessoal, debitando contas fictcias; 33- Despachar mercadorias para casas de um funcionrio ou parente para seu prprio benefcio; 34- Falsificar inventrios para cobrir apropriaes indbitas; 35- Utilizar adiantamentos para gastos da entidade em benefcio prprio; 36- Cobrar cheques emitidos em favor da empresa. Ex.: pessoal da cobrana com o tesoureiro combinam para fraudar a empresa.; 37- Falsificar o endosso do cheque para pagamento dos fornecedores.; 38- Inserir nos registros contbeis, fichas ou fichas contendo contas ou quantidades fictcias.; 39- Atrasos nas conciliaes de fichas dos clientes; 40- Apresentar dados incorretos nos registros de entradas e sadas de caixa.; - dados incorretos podendo ser para mais ou para menos; 41- Lanar deliberadamente informaes incorretas em quaisquer contas para disso tirar proveito; 42- Falsificar pginas de livros contbeis, de fichas ou de formulrios contnuos para evitar descobertas de incorrees.(fraudes); 43- No encerrar o livro de entrada de caixa (livro, ficha ou formulrio contnuo) no tempo devido.; 44- Vender materiais inservveis ou sucata e embolsar o dinheiro; 45- Vender o uso das chaves; 46- Vender o segredo do caixa forte (banco). II. CRISES Crises enfrentadas pelas empresas ocorrem pela inexistncia de controles internos: PLANEJAMENTOS, ORAMENTOS, FLUXO DE CAIXA, PROGRAMAO DE PRODUO, CONTROLE DE QUALIDADE, CONTROLE DE CRDITO, CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS E CONTBEIS. 1- de Estruturawww.portaldecontabilidade.com.br

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- Toda empresa deve ser organizada, um organismo estruturado. - Se a empresa funciona com base em uma PREVISO e um PLANEJAMENTO difcil que ocorra uma CRISE, ela suporta tudo que vier do mercado. - Exemplo: O cliente faz um pedido e a empresa no tem condies de retribuir o pedido quando desejado, a ento vem a CRISE de estrutura na empresa, esta se chama CRISE DE ESTRUTURA NA PRODUO. - CRISE DE ESTRUTURA FINANCEIRA: no ter o dinheiro para comprar mquinas novas, comprar imveis para aumentar a empresa, etc. - Portanto, devemos evitar a CRISE na estrutura devemos ter habilidade e capitais para no levar a empresa para a involuo. 2- de Desempenho - Com administradores irresponsveis o desempenho na atividade administrativa leva a empresa a um mau desempenho. - desempenho na entrega - desempenho na produo: operrios incapazes e relapsos - desempenho financeiro. O indivduo deve ter capacidade na empresa com desempenho integral. O mau desempenho provoca CRISES. 3- Econmica - Toda empresa possui um patrimnio, esse um patrimnio econmico de um lado o Ativo (Bens e Direitos) do outro o Passivo (Haveres e Obrigaes). O patrimnio deve estar sempre equilibrado: maior que zero. Se a soma dos valores do ativo for menor que as obrigaes, comea a CRISE, pode abalar a estrutura econmica da empresa. - CRISE ECONMICA a crise de bens que constituem o patrimnio da empresa, quando em crise financeira a empresa vende um bem para suprir as suas necessidades, gerando assim uma crise econmica: a empresa no produzir um determinado produto ou produzir em quantidade que no atenda o mercado. 4- Financeira - representada pela indisponibilidade de dinheiro. Para que no ocorra a crise financeira o importante manter a poltica financeira da empresa equilibrada. Exemplo: oramento, fluxo de caixa, planejamento, etc. 5- Administrativa - Quando se fala em administrao, se fala em: previso, planejamento, organizao, comando, coordenao, controle. - Ocorre CRISE administrativa quando h falhas em alguns dos segmentos da administrao, como num organismo vivo. 6- de Produo - Toda produo da empresa deve ser programada. A produo deve ter elementos para previso da produo de maneira cientfica:www.portaldecontabilidade.com.br

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a) disponibilidade de matria prima; b) estoque suficiente para atender a procura; c) pedidos que viro para ser despachados; d) concorrncia do mercado; e) fluxo dos pedidos dos consumidores. 7- de Mercados - Mercado a rea onde esto presentes vendedores e compradores. No mercado a empresa dificilmente no ter concorrncia, na disputa pela preferncia vence quem tiver melhores condies de venda, de qualidade, etc.. - Ocorre Crise de Mercado: - pela concorrncia; - por falta de qualidade - o consumidor sente que o produto decai de qualidade e o substitui por outro; - em decorrncia da empresa inadimplente: a empresa deixa de produzir para outro. - Controle de Qualidade sempre existiu, e o que faz gerar : -1 causa - a concorrncia; -2 causa - manter o produto com qualidade estvel. 8- de Recursos Materiais - Recursos Materiais: so formados de todos os equipamentos que so necessrios a empresa para executar suas funes: equipamentos modernos; mveis e utenslios; espao fsico; computadores; instalaes; veculos. - A empresa deve estar equipada materialmente para funcionar sem apresentar falhas. Os recursos devem ser de ltima gerao e com o passar do tempo deve fazer oportunamente a substituio dos obsoletos, para mant-las em dia. Se a empresa no tiver condies de atualizar seus recursos materiais porque algo no anda bem. Portanto, a filosofia empresarial na rea de recursos materiais manter-se atualizada. - A administrao da empresa deve estar atualizada. Quando os recursos materiais no acompanham o desenvolvimento da empresa passam a ficar deficientes. - A empresa deve ser administrada de modo que tenha sempre mudanas nos seus recursos materiais. 9- de Recursos Humanos - CRISE DE RECURSOS HUMANOS: alm de recursos materiais, a empresa necessita de recursos humanos atualizados e capazes. Do mesmo jeito que os recursos materiais os recursos humanos devem ser renovados, no com uma demisso, pelo contrrio, a empresa deve manter o empregado especializado (atualizado) no seu setor, e para isso de acordo com a necessidade e a formao de cada um, manda o indivduo fazer um curso, para se reciclar. - Os recursos humanos devem ser da melhor qualidade do ponto de vista tico e tcnico. PARTE II CONTROLES INTERNOSwww.portaldecontabilidade.com.br

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Definio Planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICINCIAS e CRISES nas empresas. A Auditoria Gerencial avalia o nvel de segurana dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementao ou melhoramento de mecanismos internos de preveno. Tambm, funciona assessorando a administrao da empresa ao identificar a inexistncia, deficincia, falha ou no cumprimento do controle interno, para isso o Auditor dever ter conhecimento da funcionabilidade e aplicao desses mecanismos na empresa. Esta obra visa abrir o raciocnio do Auditor para avaliar a segurana dos controles internos na organizao. Aspectos Gerais 1. Devem ser: a) teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; b) Prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao; c) Econmicos quando o benefcio de mant-lo maior que o seus custo (custo/benefcio). 2. Importncia a) Salvaguardar o ativo proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); b) Desenvolvimento do negcio sistema de controle interno que permita a administrao agir com a maior rapidez e segurana possvel nas tomadas de decises. c) Resultado das operaes fornecer administrao, em tempo hbil, informaes que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negcios, reduo de custo e aumento do nvel de confiana dos clientes e funcionrios da empresa. e) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mnimo, trs grandes fins: - cumprir com seu objetivo social lucro, bem-estar da comunidade, formao poltica, etc; - atender s necessidades e expectativas de seus clientes; - proporcionar um ambiente rico e saudvel para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condies para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades tcnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prmios ou promoes). As pessoas devem saber como so avaliadas e participar desse processo. 3. Ambiente propcio para existir um bom controle interno inclui: Princpios ticos e retido e integridade dos funcionrios e da empresa;www.portaldecontabilidade.com.br

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Estrutura organizacional adequada; Comprometimento com a competncia e a eficincia; Formao de uma cultura organizacional; Estilo e atitude exemplar dos administradores; Polticas e prticas adequadas de RH; Sistemas adequados.

4. O controle exercido por meio de cinco atividades bsicas: 1. 2. 3. 4. 5. Segurana e proteo dos ativos e arquivos de informao. Documentao e registros adequados. Segregao de funes. Procedimentos adequados de autorizaes para o processamento das transaes. Verificaes independentes.

5. Tipos de controles internos A Exposio de Normas de Auditoria n 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompe em dois grupos de controle: os de natureza contbil e os de natureza administrativa. Os controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os sistemas, mtodos e procedimentos relativos a: - salvaguarda dos bens, direitos e obrigaes; - fidedignidade dos registros financeiros. Exemplos: sistema de autorizao e aprovao de transaes princpios de segregao de tarefas controles fsicos sobre os bens e informaes custdia de bens e direitos.

Os controles administrativos compreendem o plano de organizao, os sistemas, mtodos e procedimentos pela direo com a finalidade de contribuir para: eficincia e eficcia operacional; obedincia a diretrizes, polticas, normas e instrues da administrao.

Exemplos: programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal; mtodos de programao e controle de atividades sistemas de avaliao e desempenho estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erroswww.portaldecontabilidade.com.br

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durante a execuo de suas funes, colaborando para maior qualidade do fluxo de transaes da empresa. 6. Funes dos Gerentes/Administradores Para o bom andamento de uma poltica de controles internos na empresa imprescindvel que os gerentes e administradores, alm de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funes: a) Estabelecer objetivos/metas o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessrios e suas estimativas de valores). Sistemtica para o estabelecimento de objetivos/metas: - obter a participao das pessoas que, ao seu ver, estaro envolvidas; - expor as idias e estar aberto a receber crticas, ponderaes, sugestes. Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Sero os objetivos de todos e no os seus, e tero maiores possibilidades de xito. - formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir; - definir em quanto tempo; - estabelecer como sero conduzidas as aes, deixando claro quem ser responsvel por quais aes e onde e quando elas devero ter lugar; - indicar o custo que est disposto a incorrer para atingir o objetivo ( por exemplo deixar de sair de frias); - criar uma sistemtica de controle que permita a voc e aos demais saber, em momentos oportunos, como se esto saindo, possibilitando correes de rumo, sempre que necessrio; - deixar claro o que dar em troca quando atingir o seu objetivo. b) Planejar que a determinao, o claro possvel, de como iremos agir para viabilizar a consecuo daqueles objetivos/metas. Planejar , portanto, estabelecer as diretrizes, estratgias e polticas que nortearo o desempenho de todos na empresa, responsveis pelo atingimento dos objetivos/metas. c) Organizar a colocao, a disposio dos recursos, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas. Organizar colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como. Compete funo de organizar deixar claro: - o que deve ser feito; - quem responsvel pela execuo; - quando e onde dever ser executado; e - como fazer, como devem ser executados os procedimentos. d) Comandar sem ao nada realiza. Assim, o comando o meio de nos assegurarmos de que cada um cumprir com o quanto lhe tenha sido designado. fazer cumprir ordens dadas. e) Coordenar o aspecto mais humano do conjunto de funes. saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessrio, punir. a harmonizao do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o lder possuir for capaz de exercer adequada coordenao. Controlar a verificao do andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tnhamos em vista (nossos objetivos, metas, oramentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menoswww.portaldecontabilidade.com.br

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favorveis esto sendo alcanados, tomar as necessrias medidas de correo de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliao, comparao de nmeros ( quantidades, valores, percentagens, etc.). Existem trs formas de controles: a) prvio controle exercido a partir da projeo dos dados reais e a comparao dos resultados provveis contra aquele que pretendemos atingir; b) durante o fato, o controle exercido no momento da ocorrncia de desvios, fraudes ou falhas; e c) aps o fato, o mximo que podemos fazer tomar medidas para que o fato semelhante no venha a ocorrer. 7. Fatores que contribuiro para o nvel de controles internos da empresa a) Organizao da empresa quanto s funes: As responsabilidades e funes devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transao ou processo crtico. Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ao corretiva necessria de acordo com suas responsabilidades. Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas. Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificao para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas. Os subordinados a quem so delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem superviso. Mas devem tambm trazer aos superiores quaisquer excees significativas. As pessoas devem reportar a seus superiores a maneira pela qual tm exercido suas responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde so necessrias melhorias no desempenho. A organizao deve ser suficientemente flexvel para permitir mudanas em sua estrutura. Nada ser imutvel. Sem h espao para melhorias nos processos. As organizaes so vivas, dinmicas, e muitas vezes preciso mudar para no ficar para trs. Tudo deve ser questionvel. A estrutura organizacional deve ser to simples quanto possvel. Se a empresa fosse comear novamente do ponto zero, seria necessria uma estrutura idntica existente? Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanas, e fornecer um melhor entendimento da forma da organizao, interligao de autoridades e distribuio de responsabilidadeswww.portaldecontabilidade.com.br

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b) Normas b1) Normas para a estrutura organizacional As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de: Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descrio de suas funes. Preparo do pessoal e proviso de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribudas. Atribuio de responsabilidade e delegao de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funes operacionais, forma de organizao, estilo administrativo, exigncias legais e fiscais. Oramentos e relatrios financeiros para definir e quantificar o desempenho das responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os nveis da estrutura organizacional.

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b2) Normas para o desenvolvimento do pessoal: A integridade e competncia do pessoal so fundamentais para atividade de controle exercida pela Administrao, devendo ser considerados procedimentos adequados para: contratao, avaliao, remunerao e treinamento. As normas para o aperfeioamento do pessoal devem ter como objetivo principal a motivao para a cooperao na sua ao de trabalho.

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b3) Normas para Oramentos Avaliao de desempenhos. Comparao do desempenho real com os objetivos e padres. Anlise dos desvios dos objetivos padres. Tomada de ao corretiva provocada pelas anlises efetuadas. Acompanhamento para avaliar a eficincia da ao de natureza competitiva. Adio de informaes ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros da atividade administrativa.

c) Polticas Uma poltica uma regra que requer, guia, ou restringe a ao. As polticas devem seguir certos princpios: Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais. Devem ser sistematicamente comunicadas e acessveis a todo pessoal da organizao. Devem estar de acordo com as leis aplicveis, e consistentes com os objetivos e diretrizes prescritos em nveis superiores.

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Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um nvel satisfatrio de certeza de que os recursos da empresa so resguardados. Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contnuas, ou quando as circunstncias mudam. d) Procedimentos Procedimentos so mtodos usados para exercer atividades de acordo com as polticas prescritas. Os mesmos princpios aplicados a polticas aplicam-se aos procedimentos, e mais: Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, os procedimentos devem ser coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extenso em que verificaes internas automticas so inseridas no sistema de controle, fatores como nveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados. Para operaes mecnicas, onde o exerccio de julgamento necessrio, os procedimentos prescritos no devem ser to detalhados que possam restringir o poder de julgamento das pessoas. Lembremos tambm que a existncia de procedimentos por escrito pode ser usada maliciosamente ao p da letra, em detrimento dos objetivos da organizao. Para promover a mxima eficincia e economia, os procedimentos devem ser simples e baratos tanto quanto possvel. Procedimentos no devem ser conflitantes entre sim, ou duplos. Os procedimentos devem ser periodicamente revisados e continuamente melhorados assim que necessrio. ASPECTOS PRTICOS DE CONTROLE INTERNO Definio das responsabilidades e funes departamentais deve ser expressa na forma de um organograma, suportado por adequadas descries de funes. Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte s polticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistncia no processamento das transaes dirias. Sempre que aplicveis, as polticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes. Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas. Um sistema eficiente de relatrios gerenciais deve existir para fornecer dados consistentes administrao. Esses relatrios devem incluir o Balancete Mensal, Fluxo de Caixa, alm dos relatrios operacionais.

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A elaborao de instrues por escrito, e fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., til para trazer luz ineficincias no processamento e deficincias nos controles internos. As prticas e controles adotados sero mais bem mantidos se definidos por escrito. Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crdito e Cobrana; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas; Expedio; Planejamento de Produo, e deve haver adequada segregao de funes. O encaminhamento de documentos e valores diretamente s pessoas autorizadas e receb-los importante para a proteo dos controles internos. Controles adequados devem ser exercidos na definio e delegao de responsabilidades na manuteno de numerrios e ativos da empresa, quando da admisso de pessoal para exercer tais funes. Os funcionrios exercendo estas responsabilidades devem gozar suas frias anualmente, enquanto suas obrigaes so exercidas por outra pessoa. Adequada segurana fsica deve ser exercida sobre as dependncias da empresa. Registros contbeis de importncia devem ser protegidos contra incndios, inundaes e deterioraes por outras causas. Qualquer ocorrncia de desvios de bens da empresa ou operaes fraudulentas deve ser de imediato reportada Controladoria. Nenhum funcionrio dever liberar informaes ou dar entrevistas a rgos de mdia sem antes consultar os nveis superiores. No dever existir dentro dos departamentos funes e controles exercidos em duplicidade. O departamento jurdico deve controlar, conforme as determinaes da Controladoria, quais as relaes da empresa com terceiros devem ser objeto de instrumento contratual. Os contratos, antes de formalizados, devem ser analisados pelo Departamento Jurdico. Um procedimento adequado deve existir quanto reviso da expirao destes contratos e sua renovao. O uso de veculos departamentais deve restringir-se aos interesses da empresa. As gerncias departamentais devero adotar controles adequados sobre seu uso. Os veculos devero ser mantidos nas dependncias da empresa sempre que no estejam sendo usados. Nas relaes interdepartamentais, a cooperao e a comunicao efetiva so essenciais ao bom funcionamento da organizao. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais. A empresa espera de seus funcionrios uma conduta profissional no relacionamento com o ambiente interno e externo da empresa. PARTE IIIwww.portaldecontabilidade.com.br

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1. CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINICAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA 1. Controles Internos dos Pagamentos 1.1 Estoque - Almoxarifado O almoxarifado constitudo pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, leo, material de limpeza, material de escritrio, etc. A empresa tem definida quantidade mnima e mxima de estoque de cada produto. Estoque atinge quantidade mnima: necessidade de compra. O responsvel pelo estoque emite diariamente um relatrio dos produtos que atingiram a quantidade mnima. Esse relatrio repassado ao responsvel de cada setor, o qual emite uma requisio para compra dos materiais necessrios ( o responsvel pelo estoque no poder fazer requisio sem a autorizao do responsvel do setor, pois pode existir materiais que no sero mais utilizados ou sero substitudo por outra marca, se comprados nessas condies, a empresa estar dispendendo recursos desnecessrios com a aquisio de bens em desuso). O sistema dever criar um bloqueio dos materiais no mais utilizados para que no estejam constantemente na lista dos estoques mnimos. 1.1A - Estoque de Matrias-primas O estoque de matrias-primas, normalmente prximo da produo e separado do estoque do almoxarifado. Deve manter estoque mnimo, mdio (ideal) e mximo. Tambm, quando atinge o estoque mnimo, emitir relatrio com a necessidade da compra, o qual ser encaminhado para o setor de produo. O setor de produo, de acordo com a programao de produo do ms, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administrao, emite requisio para compra de matrias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas. 1.2 Requisies de Compras Deve conter os seguintes dados: controle numrico data constar a quantidade e as especificaes detalhadas de cada produto Identificado o setor assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsvel pelo setor assinatura do estoque de produo, Engenheiro de Produo, responsvel pelo setor de produowww.portaldecontabilidade.com.br

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O comprador da empresa, mediante a requisio, abre a Ordem de Compra 1.3 A Ordem de compra Deve conter:

data numerao quantidade e especificaes dos produtos identificao do Setor cotao de Preos, condies de pagamento, etc. em anexo, no mnimo trs cotaes, quando forem valores pequenos, deixar anotado o nmero do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados. o valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa assinatura do Engenheiro de produo ou responsvel assinatura do Diretor de Produo ( a empresa deve ter poltica determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite) assinatura do Responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasio assinatura do Comprador.

Manter controle das Ordens de Compras em Aberto Constar na nota fiscal de aquisio o nmero da Ordem de Compras Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor especfico: RECEPO. 1.4 RECEPO Antes da recepo, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual anota os dados: data, hora, modelo do veculo, placa do veculo, motorista, nome da transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeo do contedo das mercadorias que esto entrando na empresa. O setor de RECEPO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matrias-Primas. Pela ordem de compra os funcionrios da Recepo conferem: - a quantidade - as especificaes - o acondicionamento e a qualidade dos produtos - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidncia que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida; 1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATRIAS-PRIMAS Conduzem os produtos at o responsvel pelo Controle de Estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matrias-primas).www.portaldecontabilidade.com.br

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O Almoxarifado (ou Estoque de matrias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispe no estoque. As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as sadas atravs das requisies para industrializao devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independente da que controla o estoque, para evitar manipulaes das quantidades. O responsvel ter acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relao de estoque, no podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados ( seno fica fcil acertar o estoque). Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, at que o Contas a Pagar analise o processo. 1.6 CONTAS A PAGAR A nota fiscal encaminhada ao Contas a Pagar que: Mediante a Ordem de compra e requisio confere o preo unitrio, o preo total, os descontos e os prazos de pagamentos, etc. (qualquer divergncia entrar em contato com o fornecedor). Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel Aps verificado que todo o procedimento foi efetuado e est em ordem, libera no Sistema de Contas a Pagar, o lanamento anteriormente feito pelo outro setor autoriza-se o pagamento. O Setor de Contas a Pagar no pode efetuar lanamentos no sistema, somente pode liberar lanamentos efetuados por outros setores. As baixas tambm, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este setor somente a conferncia e autorizao para o pagamento. Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel pelo pagamento

1.7 PAGAMENTO O Contas a Pagar emite espelho (relatrio) dos fornecedores que esto autorizados o pagamento, o qual segue para a Tesouraria. Tesouraria no implanta dados no sistema de Contas a Pagar. Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor. Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas Diretores/Procuradores no envolvidos em processo anterior de autorizao). de

Para a assinatura dos cheques, a nosso ver, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a nota fiscal (acompanhada da Ordem de Compra, assinatura da Recepo, do Contas a Pagar ) e/ou duplicata, at mesmo para evitar a reapresentao. A seu critrio poder adotar controle para a assinatura de cheques, que julgar conveniente, conforme fluxo de documentos.

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Cabe alertar, que assinar um cheque sem ter conhecimento ou certeza de que realmente est se pagando a mercadoria ou servio adquiridos, assinar uma duplicata ou cheque em branco. 1.8 CONTABILIDADE A contabilidade por sua vez, alm de conferir se os cdigos, despesas e custos foram apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada), deve conciliar as diferenas existentes entre o relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis. Divergncias no esclarecidas ou contas contbeis no conciliadas podem esconder erros e fraudes. 1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificao se os procedimentos esto sendo realizados como estipulados e sem a ocorrncia de erros e fraudes. 2. OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS DE PAGAMENTO Objetivos Manter sistema de requisio de compras e aprovao das requisies de compras por pessoas responsveis pela rea de custo e que tenham conhecimento sobre o setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situaes: a) quem requisita no aprova, quem aprova no paga e quem requisita ou aprova no recebe ( no confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de aquisio dos bens e servios, evitando, assim, compras desnecessrias que resultam em custos excessivos de manuteno de estoques, alta obsolescncia e sacrifcio desnecessrio do capital da empresa. Estabelecer nveis mnimos e mximos de estoque para solicitar novo pedido, bem como negociao de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das condies do mercado e da empresa. Visando determinar o nvel ideal para quantidade de compras, prazos de recebimento das mesmas e prazos de pagamentos e impedir custos excessivos por: a) parada de produo; b) vendas perdidas; c) estocagem; d) capital de giro parado; e) obsolescncia. Cotaes de preos, seleo de fornecedor com produto ou servio de melhor qualidade com melhor preo, a cargo do departamento de compras, com o intuito de obter preos competitivos e melhor valor nas compras efetuadas, bem como poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e servios adquiridos o que prejudica sua competitividade. Avaliao e investigao, pelo setor de compras, da situao financeira e do conceito dos produtos do fornecedor perante sua clientela ( produtos de qualidade, no atrasa na entrega, cumpre seus compromissos, Serasa, Procon, etc.). Estabelecer relaes com fornecedores qualificados que possam fornecer servios e bens em alto padro de qualidade, o que evita possveis paradas na produo decorrentes de m qualidade do produto, perda de materiais, clientes desapontados e vendas menores.

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Estabelecer na ordem de compra especificaes claras sobre o produto, qualidade, alternativas, prazos para aquisio para que o departamento de compra tenha condies propicias para um bom negcio e se assegurar de que os fornecedores consigam atingir as especificaes de qualidade e comprometimento na soluo de possveis problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos produtos fornecidos e possveis paradas na produo devido aos problemas de especificaes e qualidade dos produtos.

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Cobertura de Seguro sobre os produtos, objetivando minimizar possveis contingncias em contratos com os fornecedores. Verificao fsica das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, que deve ser independente das funes de compras e de contas a pagar. Assegurar que a quantidade e a qualidade dos materiais entregues ou servios prestados esto em conformidade com as especificaes negociadas, objetivando evitar pagamentos efetivamente por produtos e bens no entregues. Superviso nos contratos de servios, visando assegurar que produtos com defeito, qualidade inferior e incorretos sejam prontamente identificados no seu recebimento, evitando assim, paradas na linha de produo ou perdas nas vendas, em decorrncia de no poder utilizar os bens ou produtos solicitados. Manter portaria para inspeo na entrada e na sada de veculos, registrando as mesmas; realizar contagens peridicas na portaria; estabelecer controles de inspeo que avalie a qualidade do produto , para diminuir perdas por bens ou servios abaixo dos padres de qualidade exigidos. Definir rea para estocagem dos produtos recebidos e assegurar que sero disponibilizados imediatamente ao setor do requisitante, impedindo uso no autorizado, desvios e parada da linha de produo. Verificao e checagem da recebimento pelo Contas a qualidade e condies de convencionado, pagamentos exemplo: frete). nota fiscal/fatura do fornecedor com os documentos de Pagar, quanto a preos, quantidades, especificaes de compra, impedindo pagamentos a maior do que o de encargos que so de responsabilidade do fornecedor (

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Verificaes independentes de que os preos e quantidades tenham sido aprovados pelo departamento de compra e se realmente foram recebidos os produtos descritos nas notas fiscais, assegurado que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores representam corretamente os preos e quantidades solicitados. Evitando-se, assim, compras no autorizadas, pagamentos a maior devido a preos errados e por bens e servios no recebidos. Concentrao de funes propicia oportunidades para ocorrncia de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo mesmo indivduo que aprovou a compra). Programa de qualidade estabelecendo claramente a responsabilidade do fornecedor. Assegurar que a empresa receba efetivamente todos os crditos por diferenas dewww.portaldecontabilidade.com.br

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quantidade, rejeio por qualidade ou especificaes de bens e servios, evitando futuros problemas de qualidade. Reviso das ordens de compras ou nota fiscal do fornecedor pela contabilidade, segregando as funes entre o Contas a Pagar e os registros contbeis, para assegurar que todos os pagamentos so registrados devidamente, evitando classificao errada e contas e pagamentos no autorizados. Critrios estabelecidos por escrito sobre as fontes de financiamento a serem usadas. Poltica clara quanto ao grau de endividamento e estabelecimento de tcnicas de mensurao de retorno de investimento, condies de emprstimos devem ser autorizadas pela administrao, para a empresa no incorrer no excesso de endividamento e estrutura de capital inadequada. Manuais de polticas e procedimentos claros de treinamento do pessoal e documentao suporte adequada, para que o processamento das transaes seja executado conforme o estabelecido pela administrao da empresa, evitando assim ineficincia operacional com o aumento nos custos. Reconciliao contbil dos valores tomados de terceiros para que estes expressem a realidade. Acesso restrito e controles de chaves aos valores e caixa da empresa para evitar roubo e desvios de valores. 3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 ESTOQUES (GERAL) a) Estoques A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilncia permanente de seus estoques, quanto guarda e movimentao. Os estoques mantidos pela empresa esto sob controle e responsabilidade de pessoal adequado. Os locais de armazenagem ou estocagem so adequados quanto a: - roubo, fogo, perdas, extravios, etc. - inacessibilidade de terceiros, no autorizados. Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as sadas de estoques sem documentao suficiente e aprovada. So adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas: - so utilizados para indicao de mximos e mnimos de estoques - registram movimentao e saldos em quantidades e valores (controle fsico e financeiro)www.portaldecontabilidade.com.br

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- registram custo unitrio e em conformidade com a legislao - tm sua movimentao integrada contabilidade. Os registros ou fichas mencionados so escriturados por pessoal: - que no tem acesso s existncias - que no autoriza movimentao dos estoques - que no tem acesso aos controles e registros contbeis e de custos. O responsvel por revises e aprovaes de ajuste ou correes de erros nos registros ou fichas de estoques independente das funes de: - custdia das existncias - registros da movimentao das mesmas As existncias indicadas pelos registros ou fichas de estoques so balanceadas mensalmente com as contas da contabilidade: - as diferenas so investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contm aprovao do contador os lanamentos dos ajustes - os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, so efetuados vista de documentao aprovada como acima descrito. Quanto aos estoques imprestveis, deteriorados, obsoletos, etc: - so baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorizao de pessoal responsvel, no ligado custdia e registros dos mesmos - so sucateados para venda e, recuperveis ou no, so controlados fisicamente. As posies dos estoques so revisadas , periodicamente, no sentido de: - determinar existncias excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotao (em funo de mximos e mnimos, nveis de produo ou outras medidas) - conferncia contra posies de levantamentos fsicos, fora das pocas do inventrio anual. Existem registros adequados para controle dos estoques prprios ou de terceiros: - transferidos para industrializao, consignao, etc. - recebidos para industrializao, consignao, etc. - em trnsito. Os referidos estoques em poder de terceiros so verificados periodicamente, bem como so devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergncias, fora das pocas do inventrio anual, por meio de : - contagens nos estabelecimentos de terceiros - pedidos de confirmao emitidos aos estabelecimentos de terceiros - outros procedimentos alternativos Quanto s entradas de materiais, produtos ou mercadorias: - so registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatrios ou boletins de recepo, numerados tipograficamente - os relatrios ou boletins de recepo so controlados quanto seqncia numrica e indicam quantidades e aprovao do controle de qualidade - os relatrios ou boletins de recepo que acusem devolues de vendas so conferidos e aprovados por pessoal qualificado da rea de vendaswww.portaldecontabilidade.com.br

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- os produtos prontos so lanados nos registros ou fichas de estoque com base em relatrios de produo numerados tipograficamente, controlados quanto seqncia numrica e aprovados por pessoal qualificado da rea de produo. Quanto s sadas de materiais, produtos ou mercadorias: - as entregas so feitas somente com base em requisies ou ordens de expedio autorizadas e numeradas tipograficamente - controlada a seqncia numrica dos referidos docume


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