ARQUIVOLOGIA AULA 01 Prof. Pimenta ARQUIVOLOGIA AULA 01 Prof. Pimenta

INTRODUO A ARQUIVOLOGIA

ARQUVISTICA ou ARQUIVOLOGIA Disciplina que se relaciona com a cincia da informao.

Conjunto de princpios, conceitos e tcnicas a serem observados na produo, organizao, g arda, preservao e uso de documentos em arquivos.

Campo de conhecimento que estuda a informao arquivistica, isto , informao ligada a processos de trabalho Campo de conhecimento que estuda a informao arquivistica, is to , informao ligada a processos de trabalho

Objetivo da Arquivologia Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum even to ocorreu, dando assim acesso informao utilizando para isso, suas teorias, metodolog ias e aplicaes prticas.

Arquivo o conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao natural ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas e privadas.

BIBLIOTECA Conjunto de material , em sua maioria impresso e no produzido pela ins tituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo , pesquisa e consulta; MUSEU - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, est udar e colocar peas a disposio do pblico conjunto de valores culturais.

Princpios fundamentais da Arquivologia

1. Provenincia ou respeito aos fundos Visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competncia e s atividades da instituio ou pessoa produtora. Os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa.

2. Organicidade Qualidade dos arquivos refletindo a estrutura, funes e atividades da instituio. 2. Organicidade Qualidade dos arquivos refletindo a estrutura, funes e atividades da instituio.

3. Unicidade Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem.

4. Integridade Um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido 4. Integridade Um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido

5. Cumulatividade Formao progressiva, natural e orgnica. 5. Cumulatividade Formao progressiva, natural e orgnica.

6. Ordem original Leva-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a genese dos arquivos. 6. Ordem original Leva-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a genese dos arquivos.

7. Territorialidade Jurisdio a que pertence cada documento de acordo com a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo, onde foi produzido e recebido. (nacional, regional e institucional

Atribuies do conarq Atribuies do conarq

CONARQ -Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento; estimular a implantao de sistemas de arquivos nos trs poderes; estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados ; identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos; promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, manter intercmbio com outros conselhos e instituies, articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.

SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO

Atual SINAR

o SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ:o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judicirio Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

Documentos toda informao registrada em um suporte material (fsico). Ex. o livro, o manuscrito, a fotografia, a fita magntica, o disco, um quadro (obra de arte) etc. Entidade Administrao da prpria instituio Arquivstica, seus recursos humanos, financeiros materiais e documentais.

Entidade de arquivos Pblicos -Arquivo das instituies do Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judicirio nos nveis federal, estadual, distrital e municipal. Tambm podem ser classificados como arquivos pblicos os arquivos privados (institucionais, comerciais, familiais e pessoais) considerados de interesse pblico; Institucionais -Arquivo de instituies educacionais, igreja, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Comerciais -firmas, corporaes e companhias, Familiares ou pessoais.

Extenso de atuao Setoriais -so aqueles estabelecidos juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente; Gerais ou centrais -so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto as atividades de arquivo corrente.

Natureza do documento Arquivo Especial -aquele que tem sob sua guarda documentos de forma fsicas diversas fotografias, discos, fitas, disquetes etc. Arquivo especializado - o que tem sob sua custdias documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem. Exs. Arquivos mdicos, arquivos de engenharia

Identidade dos arquivos Gnero documental: textos, mapas, audiovisuais e eletrnicos; Documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais; Documentos no podem ser vistos como objetos de coleo; provm to somente das atividades pblicas ou privadas. Os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.

Significao orgnica entre os documentos; Trata-se a documentao referente a uma atividade, como um conjunto e no como unidades isoladas; Estabelece classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas particularidades; Exige conhecimento da relao entre as unidades, organizao e o funcionamento dos rgos.

Quanto ao gnero: Escritos ou textuais documentos construdos por textos manuscritos, datilografados ou impressoras; Cartogrficos documentos com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (plantas, cartas e mapas) Iconogrficos documentos contendo imagens estticas (fotografias, dispositivos, desenhos) Filmogrficos -documentos contendo imagens em movimento fitas VHS.

Sonoros documentos contendo registros fonogrficos (discos, fitas K7). Microgrficos documentos em suporte flmico devido a reproduo para imagens (microfilmes, microfichas); Informticos ou eletrnicos documentos produzidos tratados ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete).

Natureza do assunto: Ostensivos -documentos que no possuem restrio de acesso, cuja divulgao no prejudica a administrao; Sigilosos -documentos que devem ser de conhecimento restrito. Conforme Decreto 4.553/02 os documentos sigilosos so classificados quanto ao grau de sigilo em : Ultra-secretos assuntos relacionados a poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, que requerem excepcional grau de segurana

Secretos assuntos programas e medidas pode ser autorizado intimamente ligadas

referentes a planos, governamentais, o acesso a pessoas que no esto ao seu estudo e manuseio:

Confidenciais assuntos relacionados a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes. Reservados assuntos que no devam ser do conhecimento publico em geral

As categorias dos documentos Normativos -so os documentos de cumprimento obrigatrio emanam de autoridade superior e devem ser acatados por subordinados. Ex leis, regulamentos, estatutos, ordens de servio; Enunciativos -so os documentos opinativos. Ex. pareceres, relatrios e votos; De assentamento -so documentos que registram fatos ou ocorrncias. Ex. atas, termos, autos de infrao.

Comprobatrios -so os documentos que derivam dos de assentamento, comprovantes, Ex. certides, atestados. De ajuste -so documentos pactuais. Ex. contratos, acordos, convnios De correspondncia -so os documentos que, em geral, derivam de atos normativos, determinando-lhes a execuo. Ex. avisos, cartas, memorandos.

01-(ESAF/Analista/MPU/2004) Corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvolvidos nos sculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a autenticidade e a fidedignidade dos documentos. Essa definio corresponde ao conceito de a)paleografia. b)sigilografia. d) filologia. c) arquivologia. e) diplomtica

02 -Cespe Min. Meio Ambiente/2003) . Julgue os itens a seguir em certos ou errados. 1 Os arquivos , so constitudos apenas por documentos em suporte papel. 2 Os arquivos , assim como as bibliotecas, so formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. 3-Os documentos de arquivos so produzidos em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. 4-A principal finalidade dos arquivos servir administrao . Eles constituem se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. 5-A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 6-Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao.

3-(CESPE-UNB/STM/2004) A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que; 1-possuam um mesmo tipo de suporte fsico; 2-devem ser preservados em funo de seu valor; 3-sejam acumulados por pessoas fsicas jurdicas, pblicas ou privadas. 4-constituam colees temticas 5-obedeam a um mtodo de arquivamento nico.

04 -(Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2007) O principal elemento a ser considerado para a identificao de documentos arquivsticos : a)sua originalidade. b)sua origem administrativa. d)seu valor informativo. c) seu valor histrico. e)sua antiguidade.

05 -(ESAF/Analista/MPU/2004) O Sistema Nacional de Arquivos -SINAR tem como uma de suas competncias a) promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos. b) recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados. c) implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental. d) estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal. e) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos.

06-(CESGRANRIO/Analista/ANP/2008) Nos arquivos, as informaes ou dados cujo conhecimento ou divulgao de forma ampla e irrestrita acarrete risco segurana do Estado e da sociedade, como tambm aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da honra e da imagem das pessoas e da intimidade da vida privada, so considerados a)sigilosos. b)disponveis. d) circunstanciais. c) averiguveis. e) desclassificados

07 -(Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2007) Na rede de instituies arquivsticas brasileiras, o Arquivo Nacional responsvel pelo recolhimento de arquivos produzidos pela administrao: a)estadual. b)federal. c) nacional. d)privada. e)municipal

08-NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2007) Quanto ao gnero, os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao em diferentes suportes e identificados como: a) manuscritos, fotogrficos e opinativos; b) manuscritos, fotogrficos e fonogrficos; c) normativos, textuais e fonogrficos; d) normativos, textuais e sonoros; e) manuscritos, normativos e opinativos.

09-(Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2007) O princpio da provenincia estabelece o respeito : a) indivisibilidade, historicidade e originalidade dos arquivos. b) organicidade, historicidade, e unicidade dos arquivos. c) historicidade, unicidade, e indivisibilidade dos arquivos. d) originalidade, historicidade e unicidade dos arquivos. e) unicidade, indivisibilidade e organicidade dos arquivos.

10-(CESGRANRIO/Analista/ANP/2008) Uma empresa pblica est desenvolvendo atividades de sistematizao de conjuntos documentais arquivsticos, diferenciando-os das colees caractersticas das bibliotecas. A partir das especificidades acima apontadas, o fator que melhor esclarece a referida diferenciao a a) originalidade. b) ordenacidade. c) funcionalidade. d) organicidade. e) descricionalidade

11-(NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2007) De acordo com a natureza da entidade produtora, o arquivo de uma instituio eclesistica deve ser considerado um arquivo: a) estadual. b) federal. d) privado. c) pblico. e) pessoal.

12 -Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo a)as entidades mantenedoras. b)a tipologia documental. c) os estgios de sua evoluo. d)a extenso de sua atuao. e)a natureza dos documentos.

13) (CESGRANRIO/Prof. Bsico/BNDES/2006) As planilhas eletrnicas, as mensagens de correio eletrnico, os stios na Internet, as bases de dados e textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras so considerados documentos arquivsticos: a) especializados. b) especiais. c) digitais. d) operativos. e) funcionais.

14-(ESAF/Analista/MPU/2004) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo no corresponde a uma de suas definies. a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, ao longo de sua existncia. b) Acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus objetivos polticos, legais e culturais. c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que so parte constituinte. d) Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos. e) Edifcio onde so guardados os arquivos

ARQUIVOLOGIA PROF. GERALDO PIMENTA AULA 02 ARQUIVOLOGIA PROF. GERALDO PIMENTA AULA 02

DIAGNSTICO Identificar problemas ou falhas como nos procedimentos administrativos que resultam na falta de eficincia do arquivo e propor mudanas necessrias para a melhoria das falhas apresentadas.

-Nas instalaes fsicas infiltraes, goteiras -Condies ambientais temperatura, umidade e luminosidade. -Condies de armazenamento -Estado de conservao do documento -Espao fsico ocupado -Volume documental -Controle de emprstimos -Recursos humanos

-Acesso a informao -Gnero dos documentos ( escritos ou textuais, audio-visuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); -Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); -Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados etc.) .

De posse desses , o arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo , e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso a serem adotadas no sistema a ser implantado

GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo ( do documento), tramitao , uso avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei n.8159/1991. Fases bsicas Primeira Fase Segunda Fase Terceira Fase da gesto: -Produo Utilizao -Destinao

Primeira Fase -Produo Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao.

Elementos da fase de produo: 1 Elaborar e administrar a produo de fichas formulrios e correspondncia; 2 -Controlar a produo e a difuso de documentos de carter normativo. 3 -Utilizar os processadores de palavras e textos.

Segunda Fase

Utilizao

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como uma guarda do seu trmite. Bsico dessa fase o controle relacionado ao protocolo e as tcnicas especficas para a classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao.

Terceira Fase

Destinao

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Relevncia da gesto de documentos 1 Assegurar de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos. 2 Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados. 3 Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica.

4 Assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao . 5 Impedir que existam eliminao e inseres indevidas no acervo. 6 otimizar recursos humanos e materiais

7 Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientfico.

Observao: Na gesto documental um dos objetivos a eliminao de documentos; nesse sentido a sistemtica de gesto de documentos s se aplica nos arquivos correntes e intermedirio.

Gesto de documentos correntes O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia os procedimentos realizados para a sua classificao devem facilitar o acesso ao acervo. 1) Inspeo 2) Anlise 3) Ordenao 4) Arquivamento 5) Emprstimo ou consulta

Gesto de documentos intermedirios Assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela Administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. Obs. Aplicar a tabela de temporalidade

Os arquivos intermedirios: 1 Atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes. 2 -Coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos. 3 procedem aplicao da tabela de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento ; 4 Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para arquivo de terceira idade.

Observaes 1-Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo , o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. 2 Os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido.

3 -A construo e os equipamentos so simples , mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental contra elementos que possam danific-los como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. 4 A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei n.8159/1991

Questes -Diagnsticos e Gesto de documentos. 1-(Cespe-UNB/Infraero/1997) As trs fases bsicas da gesto de documentos arquivsiticos so: a)Armazenamento, recuperao e descarte. b) Elaborao, controle e difuso c) Anlise , classificao e destinao d) Produo, utilizao e destinao e) Ordenao, tratamento e eliminao.

2 -(Cespe-UNB/STJ/1999) A legislao arquivstica brasileira estabelece os fundamentos legais acerca dos arquivos pblicos e privados. De acordo com tal legislao, gesto de documentos a) Um dos princpios bsicos da arquivsitica. b) Um conjunto de procedimentos visando guarda permanente dos documentos. c) Um conjunto de normas internas expedidas pela instituio, visando ao controle da produo documental. d) Uma etapa arquivstica que corresponde aos procedimentos adotados na avaliao de documentos. e) Um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou a seu recolhimento para guarda permanente.

3 -(CESPE-UnB-CREA/DF/2003) Com relao a gesto de documentos, correto afirmar que ela (itens certos e errados) 1-Assegura , de forma eficiente, a produo, a administrao, a manuteno e a destinao de documentos. 2 assegura somente a eliminao dos documentos que tenham valor administrativo fiscal. 3 contribui para o acesso e a preservao dos documentos que devem ser guardados permanentemente por seus valores histricos ou cientficos.

4 -(Cespe-UNB/TST/2003) A gesto de documentos inclui o(a) itens certos ou errados. -(Cespe-UNB/TST/2003) A gesto de documentos inclui o(a) itens certos ou errados. (1) (2) (3) (4) (5) Produo de documentos Avaliao de documentos Permuta de documentos Reproduo de documentos Arquivamento de documentos

5 -(ESAF-MPU/Arquivista/2004) Assinale a opo que no se caracteriza como atividade de gesto de documentos. a) Inspeo b) Avaliao c) Arquivamento d) Eliminao e) Difuso

6 -(CESPE-UNB/SGA Arquivista/2004) Julgue os itens a seguir. Gesto de documentos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, a tramitao , ao uso, avaliao eao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento para guarda permanente.

7 -(Cespe-UNB/STJ/2004) Julgue os itens a seguir a)Para que a produo documental se d de forma racionalizada, recomendvel evitar a repoduodesncessria de documentos . b) Documentos que formam conjuntos, como processos, no devem ser desmembrados dos mesmos. 8 -(Cespe-UNB/Pol.Federal Papilocopista/2004)Julgue os itens a seguir . -A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos , desde a sua criao at a sua eliminao ou guarda permanente, passando pelos estgios corrente e intermedirio. 9-(Cespe-UNB/Terracap/2004) Julgue os itens a seguir A gesto de documentos compreende fundamentalmente as atividades tpicas desenvolvidas nos arquivos correntes.

10-(Cespe-UNB-TER-TO/2005) Assinale a opo que apresenta as fases bsicas da gesto de documentos. a) Produo, avaliao e recolhimento. b) Tramitao, avaliao e divulgao. c) Produo, utilizao e destinao d) Tramitao, uso e divulgao e) Produo, valorao e controle 11 -(Cespe-IBAMA/2005) Julgue os itens a seguir em certo ou errado. Uma das fases bsicas da gesto de documentos a destinao.

12 -As atividades de anlise, seleo e fixao dos prazos de guarda dos documentos caracterizam a fase de a) Destinao de documentos b) Utilizao de documentos c) Produo de documentos d) Criao de documentos e) Fluxo de documentos 13 -Julgue os itens seguinte em certo ou errado. 1-A gesto de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente. 2-A produo de documentos corresponde ao momento da elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor.

14-(CESPE-CLDF/2006) -Julgue o item seguinte em certo ou errado. Gesto documentos o conjunto de medidas e rotinas relativas aplicao de tcnicas e prticas arquivsticas para racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso e avaliao de documentos de arquivo. 15-(CESPE-Cesipan/2006) Julgue o item seguinte em certo ou errado. Gesto de documentos o nome dado, de modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas instituies .

AULA 03 AULA 03

AVALIAO DE DOCUMENTOS o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente. Na prtica o ato de se criar a TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

Sobre a Avaliao: A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.

Na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: 1) Arquivista ou responsvel pela guarda de documentos; 2) Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos 3) Profissionais da rea jurdica 4) Profissional da rea financeira 5) Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc. ).

Vantagens da avaliao para a instituio: 1) Possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio. 2) Diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis 3) Facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo uma vez que o volume dos documentos guardados ser menor , facilitando a busca.

VALORAO DOS DOCUMENTOS ( Administrativo ou histrico) Administrativo -( primrio ) refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. Histrico -(secundrio) refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados.

Valor Administrativo Valor pelo qual foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo). um valor temporrio,ou seja, todo documento,em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio.(valor funcional)

VALOR HISTRICO O documento ao perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Obs. Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele ser arquivado em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades nas fases correntes ou intermedirias.(Jamais ser eliminado ou destrudo).

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTO Perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirios Fatores bsicos -Freqncia de uso das informaes contidas nos documentos -Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos -Existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos ); Necessidade de guarda dos documentos por precauo.

OBSERVAO O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o perodo definitivo para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda intermediria. No h que se falar em prazo de guarda permanente, uma vez que na terceira fase no h prazo de guarda, o documento guardado de forma definitiva.

TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento resultada da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos. TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento resultada da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos.

A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso permanente de Avaliao de Documentos ou Comnisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade competente do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Destinao final dos documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente. 1 Eliminao quando o documento no tiver valor histrico 2 -Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

Convm destacar que, na eliminao , os processos mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O processo de incinerao, por no ser ecologicamente correto, dever ser evitado. natural que o candidato, a essa altura , ciente de tais informaes se pergunte: 1-Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? 2-Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? 3-Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

Eliminao de documentos -A atividade de eliminao de documentos requer antecipadamente a avaliao documental e controles especficos tais como: listagem de eliminao e termo de eliminao. Ex. Documentos obsoletos e ou de pura formalidade ( convites, cartas de agradecimentos) .

Avaliao e valorao 1-(CESPE-UNB/STM/2004) A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que; 1-possuam um mesmo tipo de suporte fsico; 2-devem ser preservados em funo de seu valor; 3-sejam acumulados por pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas. 4-constituam colees temticas 5-obedeam a um mtodo de arquivamento nico.

2 (Cespe-MI/2006) De acordo com a ABNT, no grupo de documentos de guarda permanente devero estar inseridos os documentos de valor probatrio, relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas, como da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas , fatos ou fenmenos, cuja memria, do ponto de vista histrico, seja considerado relevante. A propsito desse tema, julgue os itens subsequentes, a respeito da guarda permanente em relao s instituies pblicas e privadas. .

A-Atos de criao, atos constitutivos e documentos relativos a direitos patrimoniais no pertencem ao grupo de documentos permanentes por prevalecer o interesse administrativo para determinar o valor das informaes. B-A guarda permanente deve abranger documentos concernentes administrao de pessoal, como, por exemplo, acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos etc. C-Os documentos relativos s instituies pblicas que mesmo originais, detenham interesse admiistrativo apenas por determinado perodo, tm a sua guarda permanente

3 -(Cespe-UNB/TER-AL/2004) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subsequentes; A) de acordo com a teoria arquivstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primrio e secundrio. B) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. C) Os documentos que refletem a origem e os objetivos das instituio possuem valor secundrio e, na terceira fase do ciclo vital, so de guarda permanente.

3-(Cespe-UNB/FuncapPA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados, de acordo com a valorao e avaliao dos documentos. A) Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, sejam objeto de consultas freqentes. B) So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico. C) Os arquivos so formados apenas por correspondncias e processos D) Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso.

4 -Cespe-UNB/PRG-DF/2005 ou errados.

Julgue os itens em certos

1 Os documentos da PRG-DF que integram a fase intermediria sero recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes. 2 Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de 2 fases. 3 O valor primrio atribudo aos documentos ultimados. 4 Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundrio. 5 Considerando que a PRG-DF, enquanto rgo acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos e por questes de liberao do espao fsico indicada a incinerao dos documentos obsoletos .

5 -(Cespe-UNB/TER/MT2005)-Assinale a questo que contm uma das diretrizes a ser obedecida no estabelecimento dos documentos de cunho arquivstico a serem arquivados em carter permanente. A) A freqncia de utilizao dos dados e informaes registrados nos documentos. B) O fato de determinados documentos conterem a assinatura dos agentes e diretores das instituies pblicas. C) A preservao dos documentos de valor unicamente primrio. D) Os documentos definidos pelos acionistas da instituio como sendo de valor histrico. E) Todo e qualquer documentos com produo anterior ao sculo XIX.

6-(Cespe-UNB/M/EC/2003) O ciclo vital dos documentos compreende trs idades: corrente, intermediria e permanente. Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens seguintes em certos ou errados. 1) So constitudos basicamente por documentos de valor histrico. 2) So mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou os produziram bem como em dependncias prximas e de fcil acesso. 3) Aps cinco anos, os documentos dessa fase devem ser completamente eliminados. 4) Normalmente, pouco freqente a consulta aos documentos dos arquivos correntes.

7-(ESAF-Aneel/2006) As atividades realizadas nos arquivos correntes so as seguintes, exceto: a) b) C) D) e) Preservao de documentos histricos Expedio de documentos. Emprstimo e consulta. Arquivamento Protocolo.

8 -(CESPE-UNB/Antaq/2005) Julgue os itens seguintes em Certos ou Errados. A) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria. B) O Plano de classifico o instrumento que determina prazos para transferncias, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos.

9 -Cespe-UNB/TER-PA-2005) Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, assinale a opo correta. A) O processo de transferncia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. B) Documentos que esgotam seus prazo de vigncia devem ser descartados de imediato. C) Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo. D) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. E) Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o emprstimo de documentos para o usurio externo.

10 -Ao implantar um programa de gesto de documentos , o arquivo do STJ far uso de instrumentos auxiliares. Com referncia a esses instrumentos e s prticas arquivsticas, julgue os itens subseqentes. A) A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade. B) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos. C) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. D) As minutas de documentos devem receber classificaes individualizadas em funo do prazo de guarda a elas atribudo. E) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que no forem descartados devem ser recolhidos a fase intermediria.l

11-A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento tcnico de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem. 1) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 2) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. 3) A aplicao dos critrios de avaliao posssibilita ganho de espao fsico. 4) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada.

12-(ESAF-Aneel/2004)A atividade de avaliao documental tem por finalidade: I Orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu interesse. II permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio. III distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificao. IV otimizar recursos humanos e materiais.

A quantidade de itens certos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

13-O instrumento auxiliar das atividades de gesto de documentos que tem por finalidade facular o arquivamento correto dos documentos das instituies pblicas e privadas denomina-se a) b) c) d) e) Tabela de temporalidade Plano de classificao Quadro de classificao Tabela de classificao Plano de arquivamento

14 -Na gesto de documentos, existem critrios alm dos definidos em lei, que regulam a reteno e eliminao de documentos. De modo geral, podem ser eliminados os documentos I comprobatrios do modo de organizao e funcionamento da instituio. II reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade. III sem valor histrico para a organizao, como convites e cartas de agradecimento. IV relativos a questes tcnicas operacionais da organizao.

A quantidade de itens certos igual a A) 1 B) 2 C)3 D)4

15 -O ciclo vital dos documentos compreende trs idades os arquivos correntes , que mantm os documentos durante seu uso funcional , administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios, que guardam os documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdicoadministrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor, e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto , os arquivos de primeira e segunda idade esto localizados normalmente: A) fora da cidade, arquivo nacional . B) prximo ao corrente, lugar descentralizado. C) acima da estrutura,rea de segurana D) em torno da capital, perto do centro E) junto ao produtor, local afastado.

16-Julgue os itens a seguir, acerca do processo de avaliao de documentos de arquivo. 1) Conhecer o funcionamento da instituio a que est subordinado o arquivo e conhecer as atividades tpicas referentes s vrias fases de arquivamento so requisitos para o processo de avaliao. 2) H inmeras possibilidades de serem inventadas tcnicas que reduzam o trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a um operao mecnica. 3) A avaliao de documentos no fornece subsdios fixao de prazos para guarda ou eliminao de documentos.

17 -Os resultados esperados de um processo de avaliao de arquivo incluem o(a) (1) Aumento do ndice de recuperao da informao (2) Conquista de espao fsico e reduo de peso. 18 -A principal diferena entre os arquivos correntes e os intermedirios : a) O valor dos documentos b) A classificao dos documentos c) A organicidade dos documentos d) A freqncia de uso dos documentos 19 a) b) c) d) -O Do De Da Do processo de avaliao de documentos resulta na elaborao quadro de arranjo instrumento de pesquisa tabela de temporalidade cdigo de classificao

20 -Sobre arquivos correto afirmar que: I o arquivo de primeira idade mantm documentos e papis de consulta e referncia correntes; II O arquivo permanente contm obras que so objeto de consulta constante. III-O arquivo intermedirio deve ser organizado do mesmo modo que o arquivo ativo; IV O arquivo morto guarda documentos que podem ser

descartados. . So corretas, somente, as afirmaes a) IeII b) IeIII c) IIeIII d) IIeIV e) IIIeIV

AULA 4 AULA 4

PROTOCOLO Conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. Obs .: A atividade de protocolo tpica da fase corrente pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

O PROTOCOLO realiza as seguintes atividades: 1) Recebimento 2) Registro e autuao 3) Classificao 4) Expedio / Distribuio 5) Controle / Movimentao O PROTOCOLO realiza as seguintes atividades: 1) Recebimento 2) Registro e autuao 3) Classificao 4) Expedio / Distribuio 5) Controle / Movimentao

RECEBIMENTO Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas .

REGISTRO E AUTUAO o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

CLASSIFICAO -Identificar os assuntos dos documentos -classificar de acordo com o Plano de Classificao da instituio. -quando no recebimento de envelope abri-lo no protocolo ( no sigilosos e particulares).

IMPORTANTE CLASSIFICAR significa agrupar os semelhantes separar os desiguais, partindo sempre do geral para o particular. Esse procedimento : -facilita a recuperao das informaes contidas, -maximiza a gesto -fornece as bases de uma metodologia de trabalho elimina toda e qualquer possibilidade de disperso dos arquivos ativos, semi-ativos e definitivos.

EXPEDIO / DISTRIBUIO a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

CONTROLE TRAMITAO / MOVIMENTAO a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper lo com rapidez quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.

Cabe ainda ao protocolo: Verificar se no houve erro na numerao das pginas dos processos que derem entrada no mesmo,devolvendo-os para correo, se necessrio. Tal numerao importante, pois no se admite a retirada de folhas de processos, devendo as mesmas ser corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

Indexao e inventrio de acervos Indexao -Processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou palavraschaves que permitem a recuperao posterior do contedo de documentos e informaes . Ex. Documento : relatrio sobre viagens e dirias de funcionrios da empresa no ano de 2007. Palavras-chave utilizadas : viagens, dirias, 2007

Inventrio Em se tratando de arquivos histricos, comum a necessidade de se identificar e relacionar todos os documentos do acervo, de forma a fornecer ao usurio uma idia clara daquilo que est sua disposio. O instrumento utilizado pelo arquivo para esta finalidade o que descrever os documentos do arquivo de forma sucinta( inventrio sumrio) ou com detalhes (inventrio anlitico).

AULA 5 AULA 5

ARQUIVAMENTO o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os documetnos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: 1) Direto 2) Indireto

Sistema direto - aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes: 1) Mtodo alfabtico nomes organizar a partir de

2) Mtodo numrico, que se divide em : numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico ( organiza por data) ou dgito terminal. 3) Mtodo geogrfico 4) Mtodo ideogrfico documento pelo local de produo pelo assunto do

Regras de alfabetao 1 Nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome Ex. Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Ex.: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Arquivam-se Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo

3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo ou um substantivo Ex. Ricardo Santa Rita Joo do Santo Cristo Arquivam-se Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do

4 As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex. E. Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo

5 Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um , uma, no so considerados Ex. Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia de Cmara Arquivam-se Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrate do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Ex. Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam se Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Ex. Ministro Jorge Cardoso Prof. Carlos Fernandes Coronel Emrson Pontes Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emrson (Coronel)

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Ex. George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

9 Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de La Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

10 Os nome orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam Ex. LiYutang -(chins) Osama Bin Laden (rabe) SasazakiYonoyama ( japons) Arquivam-se LiYutang Osama Bin Laden SasazakiYonoyama

11 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. 12 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies , assemblias os nmeros arbicos ou romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Ex. II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia Arquivam-se Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Mtodo Numrico Cronolgico Os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, mas no necessariamente , a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere.

Mtodo Numrico Dgito Terminal Este mtodo consiste em decompor o nmero do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos dgitos. Ex. Nmero de documento : 834695 Para fins de arquivamento teremos 83-46-95. Mtodo Geogrfico Os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia).

Mtodo Ideogrfico (por assunto) aquele que separa os documentos por assunto. Ex. FINANCEIRO -Contas a pagar -Contas a receber MATERIAL -Compra de material -Compra de estoque PESSOAL -Abono -Demisso de pessoal -Frias -Salrios

No exemplo em questo, poderamos exemplificar a utilizao do mtodo duplex: 1-Financeiro 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2 Material 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque 3 3-2 3-3 3-4 Pessoal 3-1 Abono Demisso de pessoal Frias Salrios

Como determinar o Mtodo a ser aplicado No possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. O melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo.

QUESTES -PROTOCOLO E GRAUS DE SIGILO 1-(Cespe-UNB/FEDF/1996)-Recebimento e classificao, registro, autuao e controle de tramitao e expedio de documentos so atividades inerentes ao setor de a) expedio b) recebimento c) registro d) consulta e) protocolo

2-Na gesto de documentos correntes o conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso informao refere se em arquivstica, s atividades de a) Seleo b) Tratamento c) Arquivamento d) Avaliao e) Protocolo

2-Na gesto de documentos correntes o conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso informao refere se em arquivstica, s atividades de a) Seleo b) Tratamento c) Arquivamento d) Avaliao e) Protocolo

3-Assinale a opo que no contm uma das atividades realizadas por um setor de protocolo. a) b) c) d) e) Avaliao Classificao Registro Expedio Recebimento

4-Um setor de protocolo, de acordo com a natureza do assunto, a) Somente os documentos contendo a informao de reservado ou de confidencial so classificveis b) Somente os documentos de carter particular so classificveis. c) Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatrios d) Os documentos de natureza sigilosa podero ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatrios. e) Os documentos de natureza ostensiva devero conter um carimbo com a indicao de confidencial.

5 -Com relao ao protocolo e ao grau de sigilo , julgue os itens seguintes. 1) O registro e a expedio de correspondncias so atividades do arquivo geral, no fazendo parte do protocolo. 2) Quando o envelope contiver as indicaes de confidencial, reservado,particular ou equivalente, a correspondncia oficial dever ser aberta estritamente pelo destinatrio. 3) Quanto a natureza do assunto, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Ostensivos so os documentos cuja divulgao no prejudica a administrao; sigilosos so os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

6 -Em toda organizao pblica brasileira, possvel encontrar um setor responsvel pelo registro e distribuio das correspondncias produzidas e recebidas, e pela protocolizao dos processos e sua tramitao. Na tradio administrativa, apesar da variedade de expresses, esse setor ou atividade reconhecido como protocolo. Acerca desse tema, julgue os itens que se seguem. 1) A atividade de protocolo responsabilidade tpica do arquivo permanente. 2) As correspondncias de carter particular recebidas pelas unidades de protocolo devero ser encaminhadas diretamente ao destinatrio 3) Alm das rotinas de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio, cabe tambm ao protocolo fazer a avaliao e eliminao dos documentos. 4) No necessrio manter o controle da expedio de correspondncias.

7 -Constituem atividades de protocolo, exceto: A) Receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular. B)Eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio C) Controlar o trmite dos documentos na organizao D) Receber a correspondncia para expedio E) Ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.

8-Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo. a) b) c) d) e) Registro Avaliao Autuao Expedio Recebimento

9-Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prtica de Marilena Leite Paes, receber de vrios setores documentos a serem redistribudos uma rotina caractersitca de: a) Protocolo b) Arquivo corrente c) Arquivo intermedirio d) Arquivo permanente e) Sala de consulta

10-Julgue os itens a seguir em certos ou errados. 1) Os documentos com caractersticas de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados. 2) Todas as folhas dos processos que tramitam na PRG/DF devem ser corretamente enumeradas. 3) de competncia do setor de protocolo o emprstimo de documentos. 11-Julgue o item a seguir em certo ou errado. -No setor de Protocolo, os documentos de natureza sigilosa devem ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.

12 -(CESPE-UNB/ Infraero/1997) Os mtodos bsicos de arquivamento de documentos, mais comumente utilizados em arquivstica, so: a) numrico, cronolgico, histrico e classificatrio. b) Decimal, por assunto, ideogrfico e alfabtico. c) Enciclopdico, cronolgico, indexatrio e numrico. d) Analtico, geogrfico, numrico e cronolgico. e) Alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

13 Os mtodos bsicos de arquivamento de documentos, mais comumente utilizados em arquivistica, so: a) Numrico, cronolgico, histrico e classificatrio b) Decimal, por assunto, ideogrfico e alfabtico c) Enciclopdico, cronolgico, indexatrio e numrico d) Analtico, geogrfico, numrico e cronolgico e) Alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico

14-No arquivamento da correspondncia, processos e documentos, vrios critrios podem ser adotados: alfabtico, por assunto, numrico, geogrfico, cronolgico. A forma mais eficiente a)Adotar um ou mais critrios, combinados entre si, de acordo com o tipo dos documentos e a estrutura da organizao. b) Utilizar unicamente, um dos critrios, de preferncia, o mais simples. c) Experimentar , em cada ocasio diferente, os critrios do arquivamento, variando de funcionrio para funcionrio encarregado do servio. d) Determinar a escolha do critrio na ocasio do arquivamento, variando de funcionrio para funcionrio encarregado do servio. e) adotar, simultaneamente, todos os critrios procurando aparentar maior eficincia da organizao.

15-Julgue os itens a seguir em certo ou errado. 1) O mtodo alfabtico de arquivamento adota a primeira letra do nome como o principal elemento a ser considerado na recuperao da informao. 2) O assunto o elemento preponderante para a recuperao da informao nos arquivos que utilizam o mtodo onomstico. 3) No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao nmero atribudo ao documento.

16 -As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao . I II Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa. XX Congresso de Biblioteconomia e Cincia da Informao.

III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina. IV V Dcimo Stimo Encontro de Indexadores de Peridicos. 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica.

A ordem correta de arquivamento : a) b) c) d) e) I III V I IV II II IV V II V IV IV V II IV V I I III II III III III -I

. AULA 6 . AULA 6

ARQUIVOS PERMANENTES Conjunto de documentos preservados por possurem valor secundrio. Utilizados para pesquisa histrica, podendo ser teis para a administrao.

Extremamente necessrio para um bom funcionamento de um arquivo permanente: 1 -Arranjo Extremamente necessrio para um bom funcionamento de um arquivo permanente: 1 -Arranjo

2 -Descrio 2 -Descrio

3 -Difuso 3 -Difuso

ARRANJO Processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento , relao significativa, de tais unidades entre si. O conceito de arranjo o reflexo do princpio da organicidade . Arranjo uma terminologia usada exclusivamente nos arquivos permanentes para designar a mesma atividade de classificao na gesto documental.

IMPORTANTE: O arranjo ao mesmo tempo uma atividade intelectual, conforme explicitada anteriormente, e uma atividade de materiais, deve-se organizar os documentos internamente uns em relao aos outros, coloc-los em caixas ou pastas e orden-los em estantes.

DESCRIO A descrio a atividade tambm exclusiva de arquivo permanente, sendo substituda nos arquivos correntes e intermedirios por planos de classificao, vocabulrios controlados que servem de recuperao da informao.

As tarefas de descrio levam elaborao dos chamados instrumentos de pesquisas: As tarefas de descrio levam elaborao dos chamados instrumentos de pesquisas:

Guia

permite uma viso do acervo Guia

permite uma viso do acervo

Inventrio

descrio sumria Inventrio

descrio sumria

Catlogo

descrio unitria Catlogo

descrio unitria

Catlogo seletivo

descrio minuciosa Catlogo seletivo

descrio minuciosa

ndices

apresentao de nomes, locais etc. ndices

apresentao de nomes, locais etc.

Edio de fontes Edio de fontes

DIFUSO Nesta fase que se completam as funes do arquivista: aproximar o arquivo da comunidade , com atividades voltadas para as reas social, educativa e cultural. Cabem duas aes na difuso: 1) Lanar os elementos de dentro para fora. 2) Promover atrativos no recinto do arquivo.

Tipos de difuso documental Tipos de difuso documental

Exemplos de atividades difusora em um arquivo: -Visitas nos arquivos -Exposies -Trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos Devem sempre servir as necessidades das administraes a que servem.

AULA 7 AULA 7

AUTOMAO DE DOCUMENTOS AUTOMAO DE DOCUMENTOS

MICROFILMAGEM um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico, sendo juridicamente amparado MICROFILMAGEM um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico, sendo juridicamente amparado

Benefcios -Validade legal -Reduo de espao -Acesso fcil e rpido -Segurana -Confidencialidade -Durabilidade Benefcios -Validade legal -Reduo de espao -Acesso fcil e rpido -Segurana -Confidencialidade -Durabilidade

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas e a baixo custo.

O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem.

MICROFILME A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.

Importante sobre microfilmagem: Eventualmente, h a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As principais tcnicas de atualizao de arquivos (MUDANA DE SUPORTE) SO :

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

DIGITALIZAO DIGITALIZAO

DIGITALIZAO Consiste na utilizao de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documentos em meio digital. DIGITALIZAO Consiste na utilizao de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documentos em meio digital.

Esta tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso s informaes , pois os documentos podero ser disponibilizados na Intranet ou mesmo na Internet , e serem acessados simultaneamente por diversos usurios, sem a necessidade de se buscar documento original no local em que est arquivado.

TECNOLOGIA DE AUTOMAO APLICADAS ARQUIVOLOGIA Com o advento da informtica, cada vez mais os arquivos tm se utilizado das novas tecnologias e forma a implementar solues que busquem a otimizao do trabalho realizado. Dentre as modernas tcnicas de informatizao de arquivos, podemos destacar o Workflow e o GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos)

Situao das informaes nas empresas Situao das informaes nas empresas

Workflow - um sistema que permite dizer exatamente onde est cada documento que tramita dentro da sua organizao. Consiste em um gerenciamento eletrnico de qualquer processo de informao de uma empresa, gerando ao usurio rotinas e aes prdefinidas, de forma organizada e com monitoramento automtico dos fluxos dos documentos atravs dos diferentes departamentos das organizao.

GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos. o processo de converte documentos em suporte de papel ou microfilme para um formato eletrnico representado pela figura de uma pgina e o seu gerenciamento por meio de um software permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados.

Gerenciamento eletrnico de documentos (GED) uma tecnologia que ainda pode prov um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em documentos.

Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de forma gil e segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet coorporativa. A capacidade de gerenciar documentos uma ferramenta indispensvel para a Gesto do Conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimnio e organizar eletronicamente a documentao, para assegurar a informao necessria, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentao.

Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, como por exemplo: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios; empresas de recrutamento; escritrios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicao; e consultorias.

Nas mdias e grandes empresas, o GED poder ser aplicado para setores especficos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informtica). Este servio avalia as necessidades especficas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

a tecnologia do GED que alicera todas as informaes referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negcio. Gerenciar documentos cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos no so simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED mais, pois ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana. vital para a manuteno das bases de informao e conhecimento das empresas.

OBSERVAO A implantao do GED no assegura instituio a eliminao completa de seus arquivos em suporte papel, pois muitos documentos devem ter seus originais arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo seu valor histrico.

AULA 8 AULA 8

CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Ex. -desinfestao -limpeza -alisamento -restaurao

Agentes exteriores que danifica os documentos: 1) Luminosidade a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos documentos a luz natural e reproduo pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. 2) Temperatura -temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradaao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 graus sua temperatura ideal 3) Umidade o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribuem para a acelerao do porocesso de envelhecimento do documento.

Fatores qumicos : 1) Poluio atmosfrica poeira e fumaa

2) Tintas utilizadas para escrever nos documentos 3) Gordura e oleosidade documentos manuseio dos

4) Objetos metlicos uso de grampos, clips e colchetes pois enferrujam o material

Fatores biolgicos 1) Insetos Vrios so os insetos que atacam como baratas, traas e brocas. 2) Microorganismos 3) Roedores 4) Homem ratos fungos

utilizao constante.

Fotografias 1 Devem receber proteo individual de boa qualidade; 2 -Devem ser manuseadas cm luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; 3 No forar a separao de uma fotografia da outra; 4 -Escrever o necessrio somento no verso, com lpis macio.

Microfilmes 1) Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios a prova de fogo, vedadas a umidades 2) Devem ser feitas duplicatas 3) A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecidos com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-Rom -Usar os disquetes de boa qualidade -Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador -Usar programas antivrus -Proteger CD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo 1 Utilizar caixas de papelo ao invs das de plsticos, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. 2 Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando o uso de canetas hidrogrficas ou esfereogrficas.

Limpeza do assoalho: 1) No utilizar gua no arquivo,e sim panos midos ou aspirador de p. 2) Remover a poeira depositada no assoalho com cuidado. 3) Nunca utilizar panos molhados que respinguem pelo ambiente.

Restaurao Restaurao

Conservao Conservao

1-(Cespe-UNB/TRT 2004) Julgue os itens seguintes relativos a microfilmagem (1) -Os recursos tcnicos de microfilmagem so contra-indicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais. (2) -Concludo o processo de microfilmagem, o filme original e o filme cpia sero armazenados no mesmo local, devido classificao que recebem.

-(CESPE Coab/Bauru/2004) Para uma organizao moderna e informatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrnico de documentos (GED). O GED elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel. -(CESPE Anatel/2004) O gerenciamento eletrnico de documentos (GED) bastante eficaz em uma organizao moderna e informatizada, j que elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em suporte papel.

2--(Cespe-Anatel/2004) Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica ou em outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel. 3-(Cespe-UNB/CREA/DF2003) -A preservao de documentos pressupe a adoo de determinadas medidas buscando a integridade dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos. Julgue os itens a seguir, que se referem s medidas preventivas adotadas nos acervos arquivsticos. 1) -Ao manusear os negativos e as fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo . 2) -O papel que se tem revelado como o suporte documental de maior durabilidade, deve estar isento de objetos metlicos, como clipes e grampos . 3) -A higienizao dos documentos deve ser realizada somente na fase permanente.

4-(Cespe-UNB/Crea/DF/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados. (1)-A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta a conservao dos documentos, podendo provocar o enfraquecimento do papel. (2) A reproduo de documentos deve ser evitada. 5-(Cespe-UNB/Pol.Federal/2004) Julgue o item a seguir em certo ou errado, de acordo com os princpios que norteiam a preservao e a conservao de documentos. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira e deve-se utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar.

6-Com relao ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas. I Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado. II No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas hidrogrficas e esferogrficas. III Deve-se utilizar , nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invs de auto-adesivas. IV Deve se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas. Assinale a quantidade de itens corretos. a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

7-Julgue os itens seguintes relativos a preservao de documentos arquivsticos. 1) A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao do arquivo em ambientes que receberam a luz direta do Sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. 2) Quanto as instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco.

8-Julgue os itens seguintes relativos a preservao de documentos arquivisticos. 1) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero frequente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 2) A luz e a temperatura so alguns dos principais agentes de deteiorao dos documentos de cunho arquivstico.

9-CESPE

UNB/STM/2004 -CESPE UNB/STM/2004

1) -No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos documentos , indicado o uso de clipe plstico. 2) -No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 3) -Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STMm deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel. 4) -As embalagens devem se de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos. 5) -O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. 6) -O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro afim de se evitar as aes de agentes nocivos.

10-Julgue o item seguinte em Certo ou Errado. 1 -Para identificao da caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrogrficas e esferogrficas,pois esmaecem com rapidez. 2 O local para instalao de unidade de arquivo no deve receber luz direta do sol.

11-Leia as afirmaes abaixo, que dizem respeito conservao dos documentos. I A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. II A luz artificial deve ser abolida na rea de armazenamento, por acelerar o desaparecimento das tintas. III A desinfestao e a restaurao incluem-se entre as principais operaes de conservao de documentos. IV A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado, mantendo a temperatura muito baixa, destri as fibras do papel. So corretas as afirmaes: a) I e III apenas. b) III e IV apenas. c) I, II, e III apenas d) I, II e IV apenas e) II, III e IV apenas.

12 -Assinale a opo que contm medida preventiva correta que deve ser adotada nos acervos arquivsticos, visando a sua preservao . a) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. b) No manuseio de documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. c) Na preservao de documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. d) Deve-se proteger os documentos da incidncia da luz solar , que provoca o enfraquecimento do papel . e) Deve se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivsitico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos.

13 -Avalie os seguintes itens relativos conservao e preservao de documentos arquivsticos. I Nas reas de depsito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que no empreguem substncias lquidas. II A higienizao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos. III As reas de depsito de documentos do arquivo devem ser integradas s reas de trabalho administrativo. IV A exposio dos documentos luz natural deve ser reduzida, por acelerar sua deteriorao. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

Aula 10 Aula 10

DIPLOMTICA E TIPOLOGIA DOCUMENTAL Entender o documento desde o seu nascedouro a compreender o porque e o como ele estruturado no momento de sua produo. Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e ou/notorial, sendo portanto, fundamental para a compreenso das relaes Estado/Cidado.

Caractersticas dos documentos diplomticos 1) um documento escrito 2) A natureza jurdico-administrativa de seu contedo exclui outro documento 3)Sua forma de redao obedece a normas precisas

TIPOLOGIA DOCUMENTAL Configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Alguns conceitos de espcies de documentais a que na tipologia as funes devem estar ligadas: Exemplos Ata documento que relata os acontecimentos de uma reunio ou sesso. Atestado declarao de autoridade competente Aviso -correspondncia usada nos ministrios militares, do oficial superior para o subordinado.