MUNICIPIO DE PIÚMA – ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
CONTROLADORIA GERAL MUNICIPAL
Avenida Aníbal de Souza Gonçalves, n.º 18, Acaiaca, 3º andar, Ed. Millar Piúma-ES – CEP. 29.285-000
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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 31, DE 20 DE ABRIL DE 2015
Dispõe sobre procedimentos a serem
observados no Pedido de Aquisição de Bens ou
Contratação de Serviços comuns por meio de
Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema
de Registro de Preços.
A Controladoria Geral do Município de Piúma, Estado do Espírito Santo, no uso de
suas atribuições que lhe são conferidas pela Constituição Federal e Estadual, pela Lei
Federal 101/2000, Lei 8666/1993, Lei Orgânica do TCE/ES e a Lei Municipal nº
1.807/2011, pela Resolução TCE/ES nº 227/2011 e pela IN-CGM 001/2013, alterada pela
IN-CGM 009/2013;
Considerando a necessidade de dar forma e celeridade aos processos
administrativos de Pedido de Aquisição de Bens ou Contratação de Serviços comuns por
meio de Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema de Registro de Preços;
Considerando a necessidade de orientar o fiscal de contrato e demais servidores,
RESOLVE:
Art. 1º - O processo de Pedido de Aquisição de Bens ou Contratação de Serviços
comuns por meio de Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema de Registro de Preços
deve ser protocolizado depois de instruído com os seguintes documentos:
I – Documentos da Administração Municipal
a) Requerimento padrão Pedido Inicial de Aquisição de Produtos ou de
Contratação de Serviços comuns preenchido corretamente
(Formulário_0113_PI-V.2.0);
b) Tabela de itens a serem adquiridos ou contratados (Anexo I);
c) Cotação de preços (Modelo Anexo I – IN-CGM 024/2014);
d) Termo de Justificativa da Urgência/Emergência (Anexo II);
e) Portaria de designação do responsável pela Instrução Processual;
f) Portaria de designação do Fiscal de Contrato;
g) Cópia da ATA/SRP a aderir assinada.
§ 1º – É facultado o atendimento da alínea “c”, por decisão do Secretário
Requerente, observando a conveniência e a oportunidade, para fins de verificação do
princípio da economicidade, devendo constar da Justificativa (alínea “d”) quando decidir
pelo não atendimento da referida alínea.
§ 2º – Formalizado o processo será encaminhado ao Protocolo para autuação.
Art. 2º - O setor de PROTOCOLO só receberá o processo verificando se (Anexo
III):
I – No Pedido Inicial se todos os quadros estão preenchidos, especialmente se
contém assinaturas com identificação;
II – Na Tabela de Itens constam todas as informações requeridas;
III – Consta Termo de Justificativa da urgência/emergência;
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IV – Se há cópia da ATA/SRP;
V – Se há cópia da portaria que designou o Fiscal do Contrato, se for o caso;
VI – Se há cópia da portaria que designou o responsável pela instrução
processual.
Parágrafo único – Se não atendidos os requisitos dos incisos acima, o
procedimento será rejeitado e devolvido à Secretaria de origem.
Art. 3º - Autuado o processo seguirá ao Gabinete do Prefeito, quando o chefe do
executivo, observando os valores e demais informações do processo, poderá autorizar ou
não o prosseguimento pelo princípio da conveniência e da oportunidade (Anexo IV).
§ 1º - Não autorizada a contratação o presente seguirá à Secretaria Requerente
para as providência que melhor lhe aprouver.
§ 2º - Autorizada a contratação ou aquisição, o Gabinete do Prefeito enviará
oficio ao responsável pelo Órgão gestor da ATA/SRP, requerendo autorização de adesão
nos quantitativos indicados no Anexo I.
Art.4º - O Gabinete do Prefeito juntará aos autos, cópia do oficio enviado e cópia
do oficio resposta, que se não autorizada a Adesão o feito será remetido a Secretaria
Requerente para arquivamento ou outras medidas que aprouver (Anexo V).
Art. 5º - Autorizada contratação ou aquisição, pelo órgão gestor da ATA/SRP, o
processo seguirá à SEMAD/CPL para solicitação, certificação e juntada dos seguintes
documentos:
I – Documentos do órgão gestor da ATA/SRP:
a) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação;
b) Cópia do Parecer Jurídico emitido pela Procuradoria Geral;
c) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação;
d) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação;
e) Cópia do email ou documento que requereu os documentos elencados
acima, bem como, da resposta enviada.
II – Documentos da Empresa fornecedora.
a) Contrato Social;
b) CNPJ;
c) Certidões de Regularidade Fiscal;
d) Certidão de Juntada e Verificação (Anexo VI).
Art. 6º - Certificado o processo seguirá à SEMFA para ratificação da Dotação
Orçamentária, que se correta o procedimento será enviado a SEMAD, caso contrário será
devolvido para o saneamento.
Art. 7º - A SEMAD emitirá a Certidão de Verificação (Anexo VII) e elaborará o
Contrato e colherá as assinaturas. Posteriormente seguir-se-á a IN-CGM 018/2014.
Parágrafo único - Não sendo necessária a elaboração do contrato, por análise da
SEMAD, esta enviará, por memorando (Anexo VIII), todas as informações necessárias
ao cumprimento da IN-CGM 018/2014, devendo constar no procedimento de contratação
a respectiva cópia do memorando.
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Art. 8º – Cumprida a IN-CGM 018/2014, a SEMAD encaminhará o procedimento à
SEMFA para as providências quanto ao arquivamento, e esta informará ao protocolo e
arquivará o feito junto ao Setor de Contabilidade, cumpridos os procedimentos para o
Empenho prévio, se for o caso.
Art. 9º - Esta IN-CGM não se aplica aos casos de SRP onde o município é
participante da ATA, como nos casos dos consórcios públicos entre municípios ou com o
Estado.
Art. 10º - O descumprimento desta IN-CGM implica na apuração de
responsabilidade, pela Comissão de Sindicância ou pela própria Controladoria, a critério
da auditoria, com sanções previstas no Estatuto do Servidor Municipal ou nas legislações
correlatas.
Art. 11 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir de sua publicação,
revogando-se as disposições em contrário.
Piúma/ES, 20 de Abril de 2015. 51º Aniversário da Emancipação Política
Samuel Zuqui
Prefeito Municipal
Ricardo Rios do Sacramento
Controlador Geral Municipal
Anexos:
1 – Anexo I – Tabela de Itens
2 – Anexo II – Termo de Justificativa da Urgência/Emergência
3 – Anexo III – Certidão de Autuação
4 – Anexo IV – Análise para Autorização
5 – Anexo V – Certidão de Juntada I
6 – Anexo VI – Certidão de Juntada II
7 – Anexo VIII - Memorando
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8 – Fluxograma
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ANEXO I TABELA DE ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL/SERVIÇOS
Dotação Orçamentária: Data: _____/_____/_____
Tabela I – Especificação: Material Permanente/Material de Consumo
ORD MATERIAL/SERVIÇO (Especificação Técnica) OU PROFISSIONAIS UND QUANT VALOR
UNITÁRIO
VALOR
TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
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ANEXO II
TERMO DE JUSTIFICATIVA DE URGÊNCIA/EMERGÊNCIA PARA AQUISIÇÃO POR ATA DE EXTERNA DO SRP
Objeto: No da ATA/SRP: No da Licitação: No do Processo Administrativo: Valor total da ATA/SRP: Valor da Contratação:
Considerando que esta Secretaria ............................ Pelo exposto, justifico a urgência/emergência dessa aquisição/contratação
quando requeiro a autorização para tanto.
E por ser a expressão da verdade firmo o presente.
Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.
_________________________________________________ Nome do Secretário/Assinatura
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ANEXO III
SECRETARIA MUNICIPAL ADMINISTRAÇÃO PROTOCOLO GERAL MUNICIPAL
CERTIDÃO DE AUTUAÇÃO
E ENCAMINHAMENTO
Ao Gabinete do Prefeito
Certifico que autuei o presente, após verificação do que se estabelece no art. 2º da IN-CGM 031/2015. Portanto, em atendimento ao Art. 3º, da referida IN, remeto os autos ao Gabinete do Prefeito.
E por ser a expressão da verdade firmo o presente.
Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.
_________________________________________________ Nome do Servidor do protocolo/Assinatura/ nº matrícula
CHEKLIST Art.2º, IN-CGM 031/2015
[ ] No Pedido Inicial todos os quadros estão preenchidos, especialmente o que contém
assinatura com identificação [ ] Há Tabela de itens a ser adquiridos ou contratados [ ] Há Termo de Justificativa da Urgência/Emergência [ ] Há cópia da portaria que designou o Fiscal do Contrato, se for o caso [ ] Há cópia da portaria que designou o responsável pela instrução processual [ ] Há cópia da ATA/SRP e está assinada
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ANEXO IV
GABINETE DO PREFEITO
ANÁLISE QUANTO À CONTRATAÇÃO
A Secretaria Requisitante ou, A CPL – Comissão Permanente de Licitação
Depois de analisar os autos, em respeito ao Principio da Conveniência e Oportunidade, AUTORIZO/NÃO AUTORIZO a contratação requerida.
Assim, encaminho o presente feito à SECRETARIA REQUERENTE/CPL para as
demais providências. E por ser a expressão da verdade firmo o presente.
Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.
_________________________________________________ Samuel Zuqui
Prefeito
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ANEXO V
GABINETE DO PREFEITO
CERTIDÃO DE JUNTADA E ENCAMINHAMENTO
A SEMAD/CPL A SECRETARIA MUNICIPAL DE ........................
Em atendimento a IN-CGM 031/2015, em seu artigo 4º, CERTIFICO que juntei o Oficio de número _______, encaminhado à _____________________________________, bem como, o oficio resposta de número ___________, que AUTORIZOU/NÃO AUTORIZOU a adesão a ATA/SRP. Assim, encaminho o presente procedimento para as providências seguintes.
E por ser a expressão da verdade firmo o presente.
Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.
_________________________________________________ Nome do Servidor da SEMFA/Assinatura/ nº matrícula
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ANEXO VI
SECRETARIA MUNICIPAL ADMINISTRAÇÃO COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO/PREGÃO
CERTIDÃO DE VERIFICAÇÃO, JUNTADA E ENCAMINHAMENTO - I
A SEMFA – Secretaria Municipal de Fazenda
Certifico, na forma do que se estabelece no art. 5º da IN-CGM 031/2015, que: I – Verifiquei o procedimento conforme indicado abaixo:
a) [ ] Há autorização da despesa exarada pelo chefe do executivo, fls_______; b) [ ] Há cópia do oficio enviado ao órgão gestor da ATA/SRP, fls________; c) [ ] Há cópia do oficio resposta autorizando a Adesão, expedido pelo órgão gestor da ATA/SRP, fls______;
II - Juntei os seguintes documentos, enviados do órgão gestor da ATA/SRP:
a) [ ] Cópia do Edital de Licitação; b) [ ] Cópia do Parecer Jurídico emitido pela Procuradoria Geral; c) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação; d) [ ] Cópia da Ata da Sessão de julgamento das propostas; e) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação; f) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação; g) [ ] Contrato Social da empresa fornecedora; h) [ ] CNPJ da empresa fornecedora; i) [ ] Certidões de Regularidade Fiscal da empresa fornecedora; j) [ ]Cópia do email ou documento que requereu os documentos elencados acima, bem
como, da resposta enviada. III – [ ] Ante a verificação e juntada dos documentos acima, encaminho o presente procedimento para Ratificação da Dotação Orçamentária, e prosseguimento. IV – [ ] Ante a verificação e juntada dos documentos acima, encaminho o presente ao Gabinete do Prefeito para saneamento do feito na forma da IN-CGM 031/2015.
E por ser a expressão da verdade firmo o presente.
Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.
_________________________________________________ Nome do Servidor do protocolo/Assinatura/ nº matrícula
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Fls.: __________ Rúbrica:
ANEXO VII
CERTIDÃO DE VERIFICAÇÃO - II
1 Cópia do Edital de Licitação fls.
2
Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação
fls.
3 Cópia da Ata da Sessão de julgamento das propostas; fls.
4
Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação
fls.
5
Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação
fls.
6
Cópia do email ou documento que requereu os documentos, bem como, da resposta enviada
fls.
7
Consta nos autos a Certidão de Verificação, juntada e encaminhamento emitida pela CPL/PREGÃO (Anexo VI)
fls.
A
Secretaria Requisitante
Em atendimento ao art.7º, da IN-CGM 031/2015, certifico que nesta data verifiquei, no presente processo, os dados acima enumerados e
que os mesmos estão corretos, portanto, encaminho o feito para as providências ulteriores.
Piuma/ES, ___ de Abril de 2015.
SEMFA/SECONT
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ANEXO VIII
Piuma-ES, _______ de ________________de 2015.
Memorando Nº _______/2015 DA: SEMAD - Secretaria Municipal de Administração PARA: SEMPLA – Secretaria Municipal de Planejamento Assunto: Remessa de informações sobre a finalização do Processo Administrativo No: 000/2015 Ilmo. Senhor Secretário,
Atendendo o que expressa o art. 7º, da IN-CGM 031/2015, encaminho a V.Sa.
informações sobre a finalização do Processo Administrativo No 000/2015, desta Administração
Municipal, para as providências seguintes quanto a emissão e expedição da OF/OS.
---------------------------- DO PROCESSO ADMINISTRATIVO -----------------------
Licitação na Modalidade:
Data da Finalização: ____/____/____
Objeto: . A descrição ou detalhamento do objeto segue em anexo.
Valor Mensal/ou.....: - Valor Total:
Vigência Estipulada:
---------------------------- DA EMPRESA DA ATA/SRP ADERIDA -----------------------
Identificação:
CNPJ: Representante:
Endereço:
Email: Tel: ( )
Aproveito a oportunidade e renovo minhas altas e sinceras considerações.
Respeitosamente,
............................................................... Secretário Municipal de Administração
SECRETARIA - REQUERENTE SEMAD/PROTOCOLO GABINETE DO PREFEITO SEMAD/CPL/PREGÃO/GECCON SEMFA
AQUISIÇÃO OU CONTRATAÇÃO POR ADESÃO EXTERNA A ATA PELO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS
FLUXOGRAMA
INSTRUÇÃO PROCESSUALArt 1o
ELABORAÇÃO DO CONTRATO E IN-CGM 018/2014
PROTOCOLOAUTUAÇÃO E
CERTIFICAÇÃO DA INSTRUÇÃO
EMPENHO E ARQUIVAMENTO CUMPRIDA A IN-CGM 018/2014
ANÁLISE DA CONVENIÊNCIA E OPORTUNIDADE -PROCEDIMENTOS
CERTIFICAÇÃO E VERIFICAÇÃO
RATIFICAÇÃO DA DOTAÇÃO
ORÇAMENTÁRIA