GED
2010
Camada Pré GEDGestão Arquivística - Tratamento Documental
Ciclo de Vida Documental
Classificação e Temporalidade
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
GED 2010
Matriz de Classificação Documental
Tipo ou Espécie
Documental
é analisada
a exaustão
quanto a função
no processo.
GED 2010
Matriz de Classificação Documental
Segundo o Formato:
Analógico - Digital
Segundo a Estrutura Organizacional:
Administrativo – Técnico – Produção
– Normativo
- Mercadológico - Histórico
Segundo o Workflow:
Estruturado – Não estruturado
Segundo a Indexação:
Gênero - Espécie
Segundo a Funcionalidade:
Comunicação - Registro
Segundo a Escala Organizacional:
Operacional – Tático - Estratégico
Segundo o Fluxo de Armazenamento:
Corrente – Intermediário – Permanente
Operacional – Setorial – Inativo
Ativo - Inativo
Segundo a Legislação:
Legal - Validação
Segundo a Atualização:
Hardware - Software
Segundo o Atendimento:
Venda - Pós venda
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Matriz de Classificação Documental
Histórico Estratégico
Legal
Digital
Fotográfico
Operacional
Documentos Pessoais
LixoAuditoria
Engenharia / Técnico
GED 2010
TTL
TVDTVD TRDTRD
TAD
Matriz de Utilidade Documental
Tecnologia + Metodologia
Legal
Atualização
ValidaçãoResponsabilidade
TMS
HW &
SW
Matriz Temporal
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Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
GED 2010
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
GED 2010
Para elaborar e aplicar a Temporalidade Documental,
não podemos esquecer:
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
Bancen – Instituições Financeiras.
Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
Empresas de capital estrangeiro
Tabela de Temporalidade - Aplicação
GED 2010
Tabela de Temporalidade - Aplicação
A TABELA DE UTILIDADE DOCUMENTAL Age
sobre o acervo documental evitando seu
crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE
Observação: quando do prazo para descarte,
retornar a área produtora da informação para
verificar se os documentos podem ser eliminados
e colher assinatura para descarte.
CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA
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COMERCIAL CLIENTE
JURÍDICOFINANCEIRO
CONTABILIDADE
AUDITORIADIRETORIA
CÓPIA
CÓPIA
CÓPIA
ORIGINAL
CÓPIA
ORIGINAL ORIGINAL
ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça
temos
como resultado o caos!
Gestão Documental – Fim da Duplicidade
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Tabela de Temporalidade - Expurgo
Área de Descarte = Porta da Esperança!
Vídeo Borboleta!
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Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
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Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório
/ Imagem
CDI 1 ABR 2009 A1 220
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Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11
anos
CC
Nome
Período
Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO
_MEDICO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11
anos
CC
Fornecedor
CNPJ
Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE
RIODO
02
anos
Nome
Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per
man
ente
CRM
Empregado
Período
Silva & Silva S.A
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Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Campos Indexadores
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos
indexadores universais:
Toda Espécie Documental possui campos indexadores
específicos. Como exemplificado abaixo:
Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
Abertura:
DOCUMENTO DATA DE
ESPURGO
CONFIRMA
EXPURGO
NOVA DATA
PARA
EXPURGO
JUSTIFICATIVA PARA NOVA
DATA DE EXPURGO
[nome do
documento]
__/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Nome:
UNO:
Nome:
UNO
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Encerramento:
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow = Solution Flow
Formada por duas camadas informacionais:
Pro
po
sta
Re
lató
rio
Wo
rk F
low
Pla
no
de
tra
bal
ho
Mat
riz
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ação
Mé
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en
ário
Levantamento Preliminar de Dados
Diagnóstico + Matriz do Projeto Informacional
Processo (BPM) integrado
do GED / ECM
Gestão Documental
Classificadores.
Gestão Documental –
Ciclo de Vida Documental
Soluções Aplicadas
ao Processo Documental
Produtos Resultado
GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
Gestão Documental – Classificadores.
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
Painel Prático – Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Digitalização Microfilmagem Guarda
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Formada por duas camadas informacionais:
Levantamento Preliminar de Dados
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Terceirizada
CDI
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