Manual de Utilizacion de OpenOffice.org Calc 2.0
Projeto Libertas-BR
http://www.libertasbr.org.br
19 de abril de 2007
Sumario
1 Vision General de OpenOffice.org 4
2 Openoffice.org Calc 2.0 5
2.1 Primeiros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1.1 Iniciar el OpenOffice.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1.2 La Pantalla de OpenOffice.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3 Trabajando con el OpenOffice.org Calc 11
3.1 Crear una nueva hoja de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.2 Guardar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2.1 Guardando un documento por la primera vez . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2.2 Guardando un documento en un nuevo formato . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.2.3 Solamente guardando un documento alterado . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.2.4 Utilizando contrasenas en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.3 Documentos existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.4 Cerrar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.5 Trabajando con mas que una hoja de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4 Entradas de datos en las hojas de calculo 22
4.1 Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.2 Insertando datos en una hoja de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.2.1 Entrada de textos y numeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5 Formulas 28
5.1 Concepto de formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
5.2 Formulas y calculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.2.1 Signo de igual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.2.2 Adicion, sustraccion, multiplicacion y division . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.2.3 Formulas entre hojas de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.2.4 Trabajando con porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.3 Utilizando funciones logicas y matematicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.3.1 Funcion SUMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.3.2 Funcion MEDIANA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.3.3 Funcion MIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2
5.3.4 Funcion MAX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
6 Editando documentos 49
6.1 Deshacer, restaurar o repetir tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496.2 Seleccionar celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496.3 Copiar, Cortar y Pegar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506.4 Buscar y reemplazar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566.5 Encabezamiento y pies de pagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576.6 Eliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
7 Formateando hojas de calculo 60
7.1 Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607.1.1 Combinar celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.2 Cambiando la altura de las filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697.3 Cambiando el ancho de las columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697.4 Hoja de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707.5 Formateando la Pagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
8 Insertar 79
8.1 Insertando saltos en una hoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798.2 Insertando celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798.3 Insertando filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798.4 Insertando columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798.5 Insertando hojas de calculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 808.6 Vincular con datos externos... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 808.7 Insertando sımbolos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 808.8 Hiperlance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 818.9 Insertar Funcion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
8.9.1 Utilizando el Asistente: Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 828.9.2 Utilizando la ‘Lista de funciones’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
8.10 Insertando nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848.11 Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868.12 Insertar imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878.13 Insertar Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878.14 Insertando Diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
9 Hierramentas 91
9.1 Revison ortografica... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
10 Imprimiendo documentos 93
10.1 Definiendo el area de impresion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9310.2 Vista preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
A Creditos 96
3
Capıtulo 1
Vision General de OpenOffice.org
El OpenOffice.org es un conjunto de software para oficina, disponible en mas de 30 idiomas. Libre yde codigo fuente abierto, es desarrollado por una comunidad de programadores y simpatizantes deltodo mundo. El OpenOffice.org funciona en las principales plataformas disponibles en el mercado,tales como:
� Microsoft Windows;
� Mac OS X X11;
� Solaris;
� Las distribuciones corrientes GNU/Linux;
� entre otras.
La version de OpenOffice.org en la lengua inglesa puede ser bajada del sıtio www.openoffice.
org/, las versiones mas ultimas en espanol pueden ser bajadas www.es.openoffice.org/, sincualquieres impuestos de la licencia o del upgrade.
La version de OpenOffice.org 2.0 (en espanol), cual este manual se basa, fue instalada de losbackports del Debian (disponibles en el sıtio www.backports.org).
El OpenOffice.org es muy versatil y trabaja, inclusive, con documentos de MS Office. Eldispone de las siguientes herramientas:
� Procesador de textos;
� Hoja de calculo;
� Editor de graficos de vectores;
� Creador de presentacion;
� Editor HTML;
� Editor de formulas matematicas;
� Editor de acceso a datos (en desarrollo).
Este manual trata exclusivamente de la utilizacion de OpenOffice.org Calc, version 2.0.
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Capıtulo 2
Openoffice.org Calc 2.0
El OpenOffice.org Calc 2.0 es una hoja de calculo electronica que permite el usuario cree relatorios,hojas de cuentas, calculos, graficos, etc.
Similar al MS-Excel, el OpenOffice.org Calc tambien permite que el usuario calcule, analicee comunique visualmente sus datos rapidamente y facilmente, el aun permite la lectura de docu-mentos hechos en otros aplicativos.
El Calc puede ser considerado un aplicativo sofisticado y de gran uso, especialmente por susfunciones y decisiones avanzadas de hoja de calculo, tales como las herramientas de graficos utili-zadas para generar los graficos 2D y 3D y las herramientas para proporcionar sofisticadas analisisde datos.
El OpenOffice.org 2.0 permite guardar hojas de calculo en formato OpenDocument, el nuevopatron internacional para documentos de oficina. Es un formato basado en el lenguage XMLque permite al usuario abrir sus hojas de calculo en qualquier otro programa compatible conOpenDocument, sin sujetarlos al Calc.
El tambien permite abrir hojas de calculo antiguas de MS-Excel o guardar nuevas hojas decalculo en formato XLS para enviar a aquellos que todavia utilizan los productos de Microsoft.
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2.1 Primeiros pasos
2.1.1 Iniciar el OpenOffice.org Calc 2.0
Haga clic en el icono de OpenOffice.org Calc a traves del menu K→ Oficina→ OpenOffice.org
Calc (tal como demuestra la figura abajo).
Figura 2.1: Abriendo el OpenOffice.org Calc a traves del menu K
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Figura 2.2: OpenOffice.org 2.0
Al hacerlo, el OpenOffice.org Calc sera abierto:
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2.1.2 La Pantalla de OpenOffice.org Calc 2.0
La ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0, visualizada en la figura abajo, es similar a laventana de otros editor de planillas existentes en el mercado.
Figura 2.3: La Pantalla del Openoffice.org Calc 2.0
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Componentes de la ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0 El area de trabajo deOpenOffice.org Calc 2.0 es configurada de la siguinte manera:
� Barra de Tıtulos:Muestra el nombre del aplicativo y los botones para minimizar, maximizar, restaurar y cerrarel aplicativo.
� Barra de Menus:Presenta los nombres de los menus para acceder al ındice de comandos y de las funciones deOpenOffice.org Calc 2.0.
� Barra de Herramientas:Presenta los botones para acceder los comandos basicos de OpenOffice.org Calc 2.0, talescomo: abrir, guardar, cortar, copiar, pegar, etc.
� Lınea de entrada:Presenta las informaciones de una celda especıfica, tal como formulas, etc.
� Barras de Rolaje:Son usadas para mover y visualizar trozos de tu hoja de calculo.
� Celda:Una celda es una unidad donde puedes rellenar valores en tu hoja de calculo. Las celdas sonidentificadas por numeros de columnas y filas. Las celdas seran explicadas en detalles en laseccion ??.
� Hoja activa:Es la hoja de calculo con la cual el usuario esta trabajando. Cuando abres un nuevo docu-mento en el OpenOffice.org Calc, ası como en el MS-Excel, aparecen tres hojas. El usuariopuede, si desea, trabajar con las tres, o mas, hojas en conjunto.
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� Caja del nombre:Informa en que celda el cursor esta. En la figura abajo, por ejemplo, la caja del nombreindica que la celda A1 (columna A, fila 1) esta activa.
� Barra de Estado:Presenta el numero de pagina, zoom, tipo de texto, etc.
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Capıtulo 3
Trabajando con el OpenOffice.org
Calc
3.1 Crear una nueva hoja de calculo
Haga clic en el boton en la barra de herramientas para crear una hoja en blanco en elOpenOffice.org Calc. O seleccione la opcion Archivo → Nuevo en la barra de menu. Despues,seleccione el tipo de documento que desea crear en el menu secundario (como muestra la figuraabajo).
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Figura 3.1: Menu Archivo → Nuevo → Hoja de calculo
Despues de seleccionar una de las opciones para crear un nuevo documento, sera abierto unanueva hoja de calculo que podras editar y utilizar como deseas.
La seccion siguiente es sobre un aspecto importante de la edicion de documentos: guardaralteraciones. Seran descritos los procedimientos para guardar documentos por la primera vez,guardar alteraciones en documentos antiguos, utilizar contrasenas, etc.
3.2 Guardar documentos
Despues de hacer alteraciones en un del OpenOffice.org Calc, sera necesario guardarlas de modoque puedas recuperarlas posteriormente.
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3.2.1 Guardando un documento por la primera vez
Haga clic en Archivo - Guardar como... en la barra de Menu.
Figura 3.2: Menu Archivo - Guardar como...
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Aparecera, entonces, la siguiente caja de dialogo:
Figura 3.3: Guardando un documento
En ella, deben ser informados: el nombre del nuevo documento (hoja de calculo), el lugar (ocarpeta) donde lo archivo debe ser guardado, y el formato (o tipo de archivo) que tendra el nuevoarchivo.
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3.2.2 Guardando un documento en un nuevo formato
Siguiendo el mismo procedimiento que fue utilizado para guardar un archivo por la primera vez,cambie la especificacion del formato en “Tipo de archivo”.
Figura 3.4: Guardando un documento en un nuevo formato
El formato patron (en que son guardadas las hojas de calculo en el OpenOffice.org Calc 2.0)es el formato ODS o, “Hoja de calculo en OpenDocument (.ods)”, como muestra la figura arriba.
El recurso de cambiar el formato en que los documentos seran guardados es importante puespermite la portabilidad de los archivos guardados en el OpenOffice.org Calc 2.0. Con este re-curso, es posible guardar archivos en formatos utilizados por otras hojas de calculo electronicasdisponibles en el mercado (como el MS-Excel, por ejemplo).
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3.2.3 Solamente guardando un documento alterado
Caso quiera solamente guardar el documento, sin alterar el formato, nombre o carpeta, haga clic en
el boton Guardar , en la barra de herramientas, o haga clic en la opcion Archivo→ Guardar,como muestra la figura abajo:
Figura 3.5: Menu Archivo - Guardar
Con eso, las alteraciones hechas en un documento seran guardadas (y podran ser recuperadasposteriormente). El nombre previamente dado al documento (cuando fue utilizada la opcion“Guardar como...”) sera mantenido, ası como su localizacion en el sistema de carpetas y el tipo(o formato) del archivo.
3.2.4 Utilizando contrasenas en documentos
Un recurso importante de OpenOffice.org Calc es la opcion de guardar archivos utilizando con-trasena. Basta seleccionar la opcion “Guardar con contrasena”en la caja “Guardar como”.
La figura a seguir muestra esta opcion seleccionada (en la parte inferior izquierda de la ventana):
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Figura 3.6: Guardando un archivo con contrasena
En seguida, haga clic en el boton “Guardar”. Aparecera la ventana siguiente:
Figura 3.7: Protegiendo un documento con contrasena
Teclee una contrasena 1 para el archivo, confirmas la contrasena, y en seguida haga clic en“Aceptar”.
1No olvida la contrasena del archivo. Sin ella sera imposible abrir el documento en el futuro.
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3.3 Documentos existentes
Abriendo un documento existente:
1. En la barra de Menu, haga clic en “Archivo”y seleccione la opcion “Abrir”.
Figura 3.8: Menu Archivo → Abrir
2. O a traves del boton , en la barra de herramientas.
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3. Ejecutando cualquier una de las opciones arriba, sera abierta la siguiente ventana solicitandola localizacion del documento:
Figura 3.9: Abriendo documentos
Si el documento no esta disponible en la carpeta en uso, sera necesario localizarlo en laestructura de directorios.
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3.4 Cerrar un documento
Haga clic en “Archivo”, por la barra de Menu, y selecciona la opcion “Cerrar”para cerrar undocumento sin terminar el OpenOffice.org Calc (como muestra la figura abajo).
Figura 3.10: Cerrando documentos
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Si el documento no esta guardado, antes de cerrarlo sera abierta una ventana con las opci-ones: guardar el documento (Guardar), no guardar (Rechazar), o cancelar la accion de cerrarlo(Cancelar). Tal como muestra la figura:
Figura 3.11: Ventana de confirmacion
Haga clic en Archivo → Terminar, por la barra de Menu, o pulse la combinacion de teclas<Ctrl> + <Q> para cerrar el documento y terminar el OpenOffice.org Calc.
Tambien en esto caso sera abierta la caja de confirmacion para guardar el documento, si el nofue guardado de antemano.
3.5 Trabajando con mas que una hoja de calculo
Un de los recursos mas importantes del OpenOffice.org Calc es la posibilidad de se trabajar conmas que una hoja de calculo simultaneamente, permitiendo la creacion de formulas matematicasque vinculan las celdas de diferentes hojas de calculo (el recurso de crear vınculos entre celdas seraabordado en detalles en el capıtulo 5).
Cuando se abre un nuevo documento en el OpenOffice.org Calc, el poseera (normalmente) treshojas de calculo. Es posible aumentar o disminuir el numero de hojas. La figura abajo muestralas solapas de acceso a las hojas de calculo.
Figura 3.12: Solapas de acceso a las hojas de calculo
Este recurso es muy util cuando se hace necesario vincular trabajos, aumentando ası la veloci-dad, precision y calidad del trabajo en ejecucion.
Como mencionado, algunos ejemplos de utilizacion de hojas de calculo vinculadas seran pro-vistos despues en este manual.
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Capıtulo 4
Entradas de datos en las hojas de
calculo
4.1 Celdas
Las celdas, como mencionado, son las unidades donde los datos seran insertados. Es a travesdel rellenamiento de las celdas que el usuario puede utilizar los textos, numeros, formulas o lasfunciones de sus hojas de calculo. La figura abajo muestra un conjunto de celdas del OpenOffice.orgCalc.
Figura 4.1: Celdas del OpenOffice.org Calc
Celda activa - Cualquier celda seleccionada o en edicion, eso es, donde pueden ser tecleadosnuevos datos, o donde seran corregidos datos ya tecleados.
Ella aparece en realce, como en la figura siguiente:
Columnas y filas - Son las coordenadas utilizadas para localizar celdas. Las columnas estanpresentadas en la vertical y son nombradas por letras de A hasta Z, y de AA hasta IV, en un totalde 256 columnas. Ya las filas estan presentadas en la horizontal y son numeradas, en un total de32.000 filas.
Entender las coordenadas es fundamental para trabajar con una hoja de calculo, sea ella delOpenOffice.org Calc, del Lotus 123, o del MS-Excel, pues es con ellas que el usuario puede localizarel contenido de las celdas, bien como crear formulas y funciones.
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Figura 4.2: Celda activa
Haga clic, con el boton izquierdo del raton, sobre una celda para seleccionarla. Al hacerlo lacelda estara activa, como muestra la figura ??.
Percibe que, en la figura, la letra “B- que indica la columna - aparece realzada en lo referentea las otras columnas, ası como la fila “1”que aparece en realce en lo referente a las otras filas.
Las coordenadas de la celda activa tambien son exhibidas en la caja de nombre (la figura arribamuestra las coordenadas ’B1’ de la celda activa).
Moviendose entre las celdas - Hay tres formas de moverse entre las celdas:
1. Usando el raton:Haga clic en una celda con el boton izquierdo del raton para seleccionarla. Utilice las barrasde rolaje, que estan en la parte inferior y a la derecha de la hoja de calculo, para moverse aotras partes de la hoja de calculo. Haga clic en las flechas de la barra de rolaje para llegardonde desea.
2. Usando el teclado:Usar el teclado puede ser mas practico que usar el raton cuando se mueve entre celdas.Utilice las siguientes teclas:
Teclas Posicion del cursor
Seta → Mueve una celda a la derecha.
Seta ← Mueve una celda a la izquierda.
Seta ↑ Mueve una celda a arriba.
Seta ↓ Mueve una celda a abajo.
<Enter> Mueve para la celda abajo.
<Tab> Mueve para la celda a derecha.
<Ctrl> + → Mueve para la ultima columna de la fila actual.
<Ctrl> + ← Mueve para la primera columna de la fila actual.
<Ctrl> + <Home> Mueve a la celda A1.
<End> Mueve a el fin de la fila.
<Home> Mueve a el inicio de la fila.
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3. Usando la caja de nombre:
Haga clic en la caja de nombre y pulse las coordenadasde la celda a cual desee moverse y en seguida pulse <Enter>. El cursor ira a la celda deseadaautomaticamente.
4.2 Insertando datos en una hoja de calculo
Barra de formulas Este recurso es de grande importancia al OpenOffice.org Calc, pues cadavez que se incluye un valor o un texto en una celda los datos tecleados apareceran atomaticamente.Es por esta barra que se puede visualizar y corregir los valores o textos insertados en una celda.
Figura 4.3: La barra de formulas exhibe el contenido de una celda
La ‘Lınea de entrada’ presenta dos estados diferentes, que dependen de la celda seleccionadaestar, o no, en edicion. Cuando se teclea un texto o formula en una celda, la ‘Lınea de entrada’ sepresenta de la siguiente manera:
Figura 4.4: Lınea de entrada
� Lınea de entrada:Es donde se visualiza, y/o se edita, el contenido de una celda;
� Asistente: Funciones:
Representado por el boton , que permite al usuario crear formulas a traves de unasistente de funciones;
� Rechazar:
Representado por el boton , el permite rechazar un texto, o formula, que esta siendotecleado o corregido. Tambien se puede utilizar la tecla <Esc> del teclado.
� Aplicar:
Representado por el boton , el permite aplicar un texto, o formula, que esta siendotecleado o corregido. Tambien se puede utilizar las teclas <Enter> o <Tab> 1, ⇀↽.
Cuando un texto o formula no esta siendo tecleado aparecera la siguiente lınea de entrada:1En algunos teclados esta tecla es simbolizada por dos flechas sobrepuestas que apuntan a lados opuestos
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Figura 4.5: Lınea de entrada
Como se observa por la figura arriba, en el local donde aparece el sımbolo de rechazar y aplicaraparecen ahora otros dos sımbolos, el de Suma y el de Funcion.
� Suma:
Es representada por el boton . Esta funcion facilita la utilizacion de las funciones desuma en la hoja de calculo.
� Funcion:
Es representada por el boton , Este recurso facilita la operacion de formulas.
Estes dos recursos seran mejor explicados en el capıtulo siguiente Formulas y funciones.
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4.2.1 Entrada de textos y numeros
En la area de trabajo, podran ser tecleados caracteres, numeros, tıtulos, etc., observando algunosdetalles:
� Antes de insertar cualquier texto o formula, active la celda donde desea insertar el valor;
� Despues de activar la celda, inserte el texto o formula, pero, preste atencion al tamano deltexto. Caso el excede la anchura de la celda, el parecera ocupar el espacio de la celda aderecha (si no haber ningun texto o valor).
Ejemplo:
Figura 4.6: Insertando datos en una hoja de calculo
En el ejemplo arriba, el texto “Exemplo de digitacao”excedio el espacio de exhibicion de lacelda A2 y ’invadio’ el espacio de la celda B2. Con todo, el texto esta enteramente localizadoen la celda A2, y no ocupa la celda B2.
Caso la celda B2 este rellenada, el texto “Exemplo de digitacao”no sera enteramente exhibidoen la pantalla, pero continuara ocupando la celda A2 - como se observa en la lınea de entrada.
Figura 4.7: Insertando datos en una hoja de calculo
En la figura arriba, es posible percibir por la lınea de entrada que el texto contenido en lacelda A2 continua siendo “Exemplo de digitacao”, pero es exhibido solamente como “Exem-plo de dig”en la pantalla (con una pequena flecha roja al lado del texto 2).
Aumente la anchura de la columna A para poder visualizarlo enteramente (consulte elcapıtulo sobre formateo para saber como hacerlo).
2Esta flecha roja indica que el texto de la celda no esta siendo enteramente exhibido.
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Es importante resaltar que si hay un numero, en vez de lo texto “Exemplo de digitacao”, enla celda A2 y que si el numero excediese los lımites de la celda, y si hay un texto cualquieren la celda B2, el numero no serıa exhibido en parte de la celda A2. En su lugar serıanexhibidas secuencias de ### . . . (como muestra la figura abajo):
Figura 4.8: Insertando datos en una hoja de calculo
Este es un mecanismo del OpenOffice.org Calc que evita errores en relacion a los numerosdebido al tamano de la celda.
� Caso sea necesario corregir un texto o valor que tenga sido tecleado en una celda, pulse latecla <F2> o doble clic con el boton izquierdo del raton en la celda.
En seguida el texto, o valor, rellenado sera reeditado en la lınea de entrada. Utilice latecla <Backspace>, las flechas de encaminamiento o <Delete>. Despues la correccion pulse<Enter> para aplicar, o <Esc> para rechazar, la correccion.
� Caso sea necesario excluir todo el contenido de una celda, pulse la tecla <Delete> con lacelda seleccionada.
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Capıtulo 5
Formulas
5.1 Concepto de formulas
Una formula permite al usuario hacer una correlacion entre las celdas, posibilitando ası la reali-zacion de operaciones logicas, matematicas, etc.
El proceso para introducir una formula en una celda es lo mismo utilizado en la insercion detextos, con todo, hay una diferencia entre lo que es exhibido en la celda y lo que es exhibido en laLınea de entrada: mientras en la celda el usuario vera lo resultado de la formula, en la
Lınea de entrada el vera la formula per se.Toda formula debe comenzar con el signo ‘=’ (o ‘+’ en algunos casos); si el signo fue omitido,
el OpenOffice.org Calc interpretara la formula como un texto. Vea abajo un ejemplo de formula:
=A1+A2
En la hoja de calculo:
Figura 5.1: Utilizando formulas
En este caso, se puede observar que la formula fue tecleada en la celda B1. Asi el valor contenidoen la celda A1 sera sumado al valor contenido en la celda A2, y el resultado sera presentado enla celda B1. En la creacion de la formula se puede utilizar letras minusculas y mayusculas parareferirse a las celdas.
Ventaja: Una grande ventaja por se trabajar con formulas es porque existe la actualizacionautomatica cuando se altera algun valor de una celda que pertence a una formula, esto es, si haalterado el valor de la celda A2, el valor de B1 sera alterado automaticamente, pues este poseeuna formula con referencia a A2. Vea abajo:
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Figura 5.2: Utilizando formulas
5.2 Formulas y calculos
5.2.1 Signo de igual
Este signo (=) es de fundamental importancia para la creacion de formulas. Como fue dicho, paracrear una formula es necesario teclear el sımbolo de igual antes de teclear la formula.
El signo de igual tambien posibilita la creacion de un link entre las celdas. Si el usuario teclear,por ejemplo, =A1 en la celda A2 y clicar en <Enter> el copiara el valor de la celda A1 a la celdaA2, como muestra la figura:
Figura 5.3: Utilizando formulas
Perciba que el valor mostrado en la celda A2 es lo mismo de la celda A1, aunque aparece laformula utilizada en la lınea de entrada. Este recurso puede ser muy util cuando el trabajo envolvediferentes hojas de calculo (como sera mostrado adelante), o cuando ha necesidad de mostrar unvalor en varios puntos de una hoja de calculo (vale decir que este recurso funciona tanto paravalores numericos cuanto para entradas de texto).
5.2.2 Adicion, sustraccion, multiplicacion y division
El OpenOffice.org Calc posibilita la creacion de formulas utilizando varios operadores numericos:adicion, sustraccion, multiplicacion, division y exponenciacion. Ahora vea como utilizar cada unde los operadores:
Adicion Este operador posibilita la suma de valores entre las celdas. El sımbolo que se debeutilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘+’. Por ejemplo:
=B5+B9+B15
Tambien es posible hacer operaciones de suma utilizando varias celdas, a traves del recurso deAutoSuma.
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La AutoSuma es caracterizada por el boton . Siga los pasos para accionar la AutoSuma:
1. Posicione el cursor en la celda en que desea ver el resultado de la suma.
2. Haga clic en el boton de AutoSuma. Aparecera la ventana:
Figura 5.4: Utilizando la funcion AutoSuma
Perciba que el OpenOffice.org Calc crea la formula, marca la area abarcada por la formula,y exhibe la formula en la lınea de entrada.
3. En seguida, pulse <Enter> y el resultado de la sumatoria aparecera en la celda.
4. Tambien es posible hacer sumas utilizando la formula =SUMA() . En ella debe ser tecleado,entre los parentesis, las referencias de las celdas que seran sumadas.
En esta formula, utilice el separador ‘:’ (dos puntos) para indicar un intervalo de suma.Como en la figura abajo:
=SUMA(A1:A5)
Asi serıan sumadas las celdas A1, A2, A3, A4 y A5.
Sustraccion Este operador posibilita la sustraccion de valores entre las celdas. El sımbolo quese debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘-’. Ejemplo:
=B5-C5
Multiplicacion Este operador posibilita la multiplicacion de valores entre las celdas. El sımboloque se debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘*’. Ejemplo:
=B5*C5
Division Este operador posibilita la division de valores entre las celdas. El sımbolo que se debeutilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘/’. Ejemplo:
=B5/B9
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5.2.3 Formulas entre hojas de calculo
Como dicho, es posible hacer referencia a textos, valores y formulas que estan en otras hojas decalculo.
Como ejemplo, vamos analizar una empresa que necesita calcular el valor gastado con trans-porte y con el personal en los tres primeros trimestres del ano. Seran creadas tres hojas de calculopara hacer este calculo, donde la primera sera relativa a los gastos con transporte, la segunda serarelativa a los gastos con personal, y la tercera sera un informe general de los gastos.
La primera hoja, que se refiere a los gastos con vehıculos, sera ası:
Figura 5.5: Ejemplo: Hoja 1
Perciba que la ultima lınea de cada columna se refere al total de gastos con un trimestreespecıfico. Esta sumatoria, como es posible ver en la lınea de entrada, es calculada a traves de lafuncion =SUMA(??:??) .
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La segunda hoja, que se refiere a los gastos con lo personal, sera ası:
Figura 5.6: Ejemplo: Hoja 2
En esta hoja tambien seran sumados los totales de cada columna a traves de la funcion=suma(??:??) .
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En la tercera hoja se encuentra el informe general.
1. En primer lugar debe ser creado un esqueleto conteniendo los espacios para los datos queseran insertados en el informe:
Figura 5.7: Ejemplo: Hoja 3
2. En seguida, los valores que estan en las otras hojas deben ser insertados en la hoja 3. Sigalos siguientes pasos para hacerlo:
(a) En la celda B4 de la Hoja 3, haga clic en el signo de igual (=) en la ‘Lınea de entrada’,o pulse la tecla < = > (igual) de su teclado.
(b) En seguida, haga clic en la solapa de la Hoja 1 y seleccione la celda B8, ahora pulse<Enter>.
(c) El siguiente resultado aparecera en la Hoja 3:
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Figura 5.8: Ejemplo: Hoja 3 (rellenando la hoja de gastos)
(d) Perciba que en la Lınea de entrada aparece la formula =Hoja1.B8 , que representa elnombre de la hoja de calculo (en lo caso Hoja 1) y la celda fuente de la hoja (en lo casoB8).
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3. Ası, completando la hoja con las referencias de las hojas 1 y 2, el informe de gastos estarade la siguiente forma:
Figura 5.9: Ejemplo: Hoja 3 (hoja con datos rellenados)
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4. Por fin el informe de gastos estara de la siguiente forma cuando completar las lıneas de suma:
Figura 5.10: Ejemplo: Hoja 3 (hoja completa)
5. Vale resaltar, ademas, que los mismos procedimientos podrıan ser aplicados en informes yformulas mas complejos.
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5.2.4 Trabajando con porcentajes
Porcentaje en una tabla La insercion de porcentajes en una tabla o en un informe puedefacilitar mucho la lectura de sus datos.
El procedimiento esencial para calcular la porcentaje de un valor en relacion a otro es lasiguiente:
1. Inserte un signo de igual (=) en la celda la cual usted desea ver el resultado presentado;
2. Haga clic en la celda que contiene el valor parcial (o el valor sobre el cual usted desea saberla porcentaje);
3. Divida el valor de la celda anterior por el valor total (o valor de referencia de la operacion);
4. Pulse <Enter>;
5. Haga clic en el boton .
En seguida, observe ejemplos de calculo de porcentaje:
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En primero lugar, ha una hoja de calculo donde sera calculado cual porcentaje del total cor-responde a parcial:
Figura 5.11: Calculando porcentaje - 1
Siguiendo los pasos arriba, haga clic en igual y en seguida sera efectuada la division de B1por B2. Como es posible observar en la ‘Lınea de entrada’ fue pulsada la siguiente formula paracalcular el porcentaje:
=B1/B2
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Figura 5.12: Calculando porcentaje - 2
En seguida, utilice el boton (en la barra de herramientas) para asignar formato deporcentaje al resultado. El altera el formato del resultado da division, exhibiendo el valor comoun porcentaje. Haga la division normalmente ( =B1/B2 , en lo caso arriba) y pulse este botonsobre la celda seleccionada para efectuar la operacion.
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Figura 5.13: Calculando porcentaje - 3
5.3 Utilizando funciones logicas y matematicas
Funciones son utilizadas para hacer el proceso de creacion de formulas que envuelven calculos com-plejos y con muchos valores mas facil. Existen funciones para calculos matematicos, financieros,estadısticos, logicos, etc. La funcion =SUMA(A1:A10) , por ejemplo, indica que seran sumadoslos valores del intervalo A1 incluso A10, sin que sea necesario pulsar las coordenadas de cada celda(en el caso A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 y A10) a ser sumada.
Es importante recordar que toda funcion debe comenzar con el signo de igual
(=).
5.3.1 Funcion SUMA
Esta funcion tiene por objetivo facilitar trabajos de sumatoria de valores. Haga clic en la celdala cual desea insertar la funcion para ejecutarla (considerando que los datos que seran sumadosya foram insertados en la hoja de calculo). En seguida, haga clic en el boton del ‘Asistente:
Funciones’ .Sera abierta la siguiente ventana:
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Figura 5.14: Ejemplo de uso de la funcion ‘SUMA’ - 1
En la ventana abierta, busque y seleccione la funcion ‘SUMA’. Observe que a la derecha de laventana es exhibido el nombre de la funcion, su sintaxis esencial y una breve explicacion sobre lamisma.
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Figura 5.15: Ejemplo de uso de la funcion ‘SUMA’ - 2
Haga clic en el boton ‘Siguiente’ para proseguir. El formato de la ventana sera alterado y seranexhibidos campos donde sera posible definir las celdas envueltas en la formula.
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Figura 5.16: Ejemplo de uso de la funcion ‘SUMA’ - 3
Tambien sera posible clicar en el boton ‘Reducir’ . Al hacerlo, el ‘Asistente: Funciones’sera minimizado, permitiendo la seleccion de las celdas a traves del raton, como muestra la figuraabajo:
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Figura 5.17: Ejemplo de uso de la funcion ‘SUMA’ - 4
Haga clic en el boton ‘Aumentar’ para volver a la ventana. El ‘Asistente: Funciones’sera reabierto. Haga clic en ‘Aceptar’.
El resultado sera exhibido en la celda que fue seleccionda en el primero paso.
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Figura 5.18: Ejemplo de uso de la funcion ‘SUMA’ - 5
5.3.2 Funcion MEDIANA
Esta funcion tiene por objetivo calcular la mediana entre valores diferentes. Teclee la formula=MEDIANA(valores) y pulse <Enter> para accionarla, o utilice el ‘Asistente: Funciones’.
Siga los mismos pasos descritos para la funcion suma, cuando utilizando el ‘Asistente: Funci-ones’. Pero seleccione la funcion ‘MEDIANA’ en vez de seleccionar la funcion ‘SUMA’:
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Figura 5.19: Ejemplo de uso de la funcion ‘MEDIANA’
Perciba que en la celda B12 aparece la mediana de los valores contenidos entre las celdas B5 yB9, y que la Lınea de entrada exhibira la formula con la funcion ‘MEDIANA’.
5.3.3 Funcion MIN
Esta funcion tiene por objetivo informar el valor mınimo de un cierto grupo de valores. Teclee=MIN(valores) y pulse <Enter> para accionar la funcion. O, entonces, siga los pasos por el‘Asistente: Funciones’:
1. Seleccione la celda donde desea exhibir el resultado;
2. Haga clic en el boton ‘Asistente: Funciones’;
3. Busque la funcion ‘MIN’ en el ındice de funciones y haga clic en el boton ‘Siguiente’;
4. Haga clic en el boton ‘Reducir’ y seleccione el intervalo de celdas relacionadas a formula enla hoja de calculo;
5. Haga clic en el boton ‘Aumentar’ y, despues, en el boton ‘Aceptar’ cuando en el ‘Asistente:Funciones’.
Siguiendo los pasos anteriores tenemos como resultado:
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Figura 5.20: Ejemplo de uso de la funcion ‘MIN’
Perciba que los pasos descritos arriba son los mismos pasos que fueron seguidos para las fun-ciones ‘SUMA’ y ‘MEDIANA’. Perciba, ademas, que la celda B13 fue registrada como el menorvalor entre las celdas selecciondas, mientras la ‘Lınea de entrada’ exhibe la sintaxis de la formula.
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5.3.4 Funcion MAX
Esta funcion tiene por objetivo exhibir el mayor valor de un cierto grupo de valores. Teclee=MAX(valores) , o siga los pasos descritos en las formulas anteriores, pero seleccione la funcion‘MAX’ en el ındice de funciones:
Figura 5.21: Ejemplo de uso de la funcion ‘MAX’
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Capıtulo 6
Editando documentos
6.1 Deshacer, restaurar o repetir tareas
Esta opcion permite al usuario deshacer una tarea especıfica, o, entonces, restaurar una tarea quehabıa sido deshecha.
Observacion: el ıtem ‘Restaurar’ solo sera activado despues que el recurso ‘Deshacer’ fue utili-zado.
Para acceder a esta opcion:
� haga clic en ‘Editar’ en la Barra de Menus;
� haga clic en ‘Deshacer’ para cancelar una accion, o en ‘Restaurar’ para restaurar una acciondeshecha;
� o utilice los botones ‘Deshacer’ , y/o ‘Restaurar’ en la Barra de Herramientas.
6.2 Seleccionar celdas
Este recurso es muy utilizado para editar las celdas de una hoja de calculo, una vez que posibilitaseleccionar celdas que podran ser recortadas, copiadas, pegadas, o borradas en el futuro.
Existen dos caminos para seleccionar celdas:
� Por el raton:Pulse el boton izquierdo del raton y arrastre el puntero sobre las celdas que desea seleccionar.Haga clic en el numero de la lınea, o en la letra de la columna, para seleccionar solamenteuna lınea o columna. Haga clic en el boton que se localiza en la junta de las lıneas y columnaspara seleccionar toda la hoja de calculo.
� Por el Teclado:Con la tecla <Shift>1 pulsada, recorra, usando las flechas direccionales (←, →, ↑ y ↓), por
1En algunos modelos de teclado esta tecla es marcada por una flecha apuntando para cima ⇑
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las celdas que desea seleccionar. Pulse la combinacion de teclas <Ctrl> + <A>, o seleccionela opcion Seleccionar todo en el menu Editar por la Barra de Menu para seleccionar todala hoja de calculo.
6.3 Copiar, Cortar y Pegar
Cortar El recurso ‘Cortar’ permite mover el contenido de una celda para otra. Cuando se cortauna o mas celdas su contenido va para la area de tranferencia, posibilitando que este contenidosea transferido (o pegado) en otra(s) celda(s).
Antes de accionar este recurso el usuario debe seleccionar las celdas que desea cortar.Existen tres formas de utilizar esta funcion: a traves del Menu, por el Teclado, y por los
botones de la Barra de Herramientas. Seleccione el trecho que desea cortar y siga un de lossiguientes procedimientos:
� Por el Menu:Haga clic en Editar - Cortar.
� Por el Teclado:Seleccione las celdas que seran cortadas y, en seguida, pulse la combinacion de teclas <Ctrl>+<x>.
� Por la Barra de Herramientas:
Haga clic en el boton ‘Cortar’ .
Cuando cortar una celda, su contenido sera borrado de la area de trabajo del OpenOffice.orgCalc y ira para la area de transferencia.
Observacion: Si, despues, otra seleccion de celdas for cortada o copiada, el OpenOffice.org Calcperdera la seleccion que se encontraba en la area de transferencia.
Copiar celdas Este recurso es semejante al recurso ‘Cortar’, con la diferencia que el no borrala(s) celda(s) seleccionada(s), simplemente copiando la seleccion para la area de transferencia.Existen cuatro formas de utilizarlo:
� Por el Menu:Haga clic en ‘Editar’ en la barra de Menu y, en seguida, seleccione la opcion ‘Copiar’.
� Por el Teclado:Seleccione las celdas que desea copiar y, en seguida, utilice las teclas de atajo <Ctrl>+<c>.
� Por la barra de herramientas:
Haga clic en el boton ‘Copiar’ .
� Por el marcador de celdas:Un recurso muy interesante de la Hoja de calculo es la posibilidad de usar el marcador dela celda para copiar un valor de una celda a otra.
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El marcador de la celda es un pequeno cuadrado exhibido en la esquina inferior derecha dela celda activa, como muestra la figura abajo:
Figura 6.1: El marcador de la celda, destacado por el cırculo en rojo
Haga clic con el boton izquierdo del raton en el marcador de la celda y arrastrelo a las celdasen que desea hacer la copia. Pero solo es posible copiar para las celdas que estan arriba,abajo o al lado de la celda copiada.
En el caso abajo el valor de la celda A1 fue arrastrado para las celdas A2 y A3. El cuadroen amarillo muestra el contenido de la ultima celda copiada. Al soltar el boton del raton elcontenido sera copiado para las celdas senaladas:
Figura 6.2: Copiar a traves del marcador Figura 6.3: Copia hecha a traves del marca-dor
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Cuando se utiliza este procedimento para copiar numeros el OpenOffice.org Calc cambia losnumeros copiados. Luego, si la celda inicial era 5, la primera copia hecha por el marcadorsera 6, la segunda 7 y ası sucesivamente.
Eso ocurre porque toda vez que se copia utilizando el marcador con valores, el OpenOffice.orgCalc comprende que ese valor debe ser ajustado por el numero un - sea la copia en la verticalo en la horizontal.
Para que eso no ocurra es necesario senalar un grupo de celdas con contenidos iguales, senaleeste grupo y arrastrelo hasta el lugar deseado.
Exemplo:
Figura 6.4: Utilizando marcador de celula Figura 6.5: Copia hecha a traves del marca-dor
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En el caso arriba, el numero 12 fue tecleado en dos celdas consecutivas, las cuales fueronseleccionadas y copiadas utilizando el marcador. Como se puede ver, en ese caso el contenidocopiado hasta la celda 5 no sufrio ninguna alteracion.
Copiar formulas La copia de formulas es muy interesante e importante porque optimiza unaserie de trabajos a ser executados. Eso ocurre porque al crear relatorios y plantilla la mismaformula es utilizadas muchas veces en varios puntos. Entonces, copiar formulas suelen reduzirsustancialmente el trabajo.
En la hoja de calculo abajo fueron calculadas las sumatorias de las columnas B y C. En vezde construir nuevas formulas para calcular los valores de los otros campos es posible copiar lasformulas para eses campos, utilizando el teclado, el raton, la Barra de menu, y/o el marcador dela celda.
Figura 6.6: Copiando formulas Figura 6.7: Copia de formula hecha a travesdel marcador
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Cuando copiadas, las formulas seran cambiadas automaticamente. Ası, la formula que en B4es representada por [ =SUMA(B1:B3) ], sera alterada para [ =SUMA(C1:C3) ] al ser copiada parala celda C4, resultando en la sumatoria de la columna C.
Referencias Absolutas Pero, hay casos en que sera necesario hacer copias de formulas de lamanera exacta como ellas estaban, es decir, hacerlas sin alterar las referencias originales.
Ejemplo:Se calculo el valor de la porcentaje que cada produto representa en relacion al total apurado enla hoja de calculo. Se debe comparar el valor de cada produto con el valor total para calcular laporcentaje. El total debe ser indicado por una referencia absoluta.
Al hacer una primera formula y copiarla sin senalar la celda que indica el valor total - en elcaso, B10 - como referencia absoluta, el OpenOffice.org Calc actualizara los valores en las otrasformulas, resultando en errores, como muestra la figura abajo.
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Figura 6.8: Referencia absoluta - 1
En el ejemplo arriba, la primera formula hecha fue =B4/B10 , ella divide el valor de unaparcial por el total e informa la porcentaje.
Sin embargo, al copiar la formula para las otras celdas las referencias fueron cambiadas, ge-nerando un error. Por ejemplo, en la celda C6 (en realce en la figura) serıa esperado la division=B5/B10 , pero como la referencia para el valor total fue cambiada, la formula obtenida por la
copia fue =B5/B11 .Resuelva este problema senalando la referencia (B10) de la celda que contiene el valor total
como referencia absoluta. Para hacerlo teclee el sımbolo “$”antes y despues de la letra que informala referencia de la celda, luego pulse <enter>.
Ası, al hacer la copia de la formula para una otra celda, esta mantenera la celda que fuesenalada como absoluta, tal cual se ver en el ejemplo.
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Figura 6.9: Referencia absoluta - 2
Como se ver en el ejemplo, solamente el valor de B7 fue cambiado, mientras la referencia queindica el valor total ($B$B10) fue mantenida.
Pegar Este recurso pega el contenido de la area de transferencia para la posicion actual delcursor, podiendo pegar celdas, figuras y/o tablas.
Siga estes pasos para pegar:
� Por el MenuPonga el cursor donde desea pegar el texto, en seguida elige en Editar → Pegar por laBarra de Menu.
� Por el tecladoPonga el curso donde desea pegar el texto y, despues, utilice las teclas de atajo <Ctrl> +<v>.
� Por la Barra de Herramienta
Ponga el cursor donde desea pegar el texto, despues utilice el boton pegar .
6.4 Buscar y reemplazar
Un recurso muy util del OpenOffice.org Calc es la posibilidad de buscar, y reemplazar cuandoquiera, palabras o trozos de texto rapidamente.
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Haga la busqueda del texto por el Menu Editar - Buscar y reemplazar, si preferir, utilicelas teclas de atajo <Ctrl>+<b>).
Figura 6.10: Buscar y reemplazar
� en el campo ‘Buscar’ teclee la palabra o el numero que desea buscar;
� en el campo ‘Reemplazar por’ teclee la palabra o el numero que desea reemplazar (campono obligatorio);
� las ocurrencia de la palabra o del numero seran exhibidas individualmente clicando en elboton ‘Buscar’;
� las palabras o los numeros seran cambiados todos al mismo tiempo clicando en el boton‘Reemplazar todo’.
6.5 Encabezamiento y pies de pagina
Este comando permite al usuario definir y formatar el encabezamiento y los pies de pagina delarchivo en edicion. Haga clic en Editar - Encabezamiento y pies de pagina... por la Barrade Menu para ejecutarlo.
La caja de dialogo del encabezamiento y de los pies de pagina es dividida en 3 partes, tal comomuestra la figura:
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Figura 6.11: Encabezamientos y pies de pagina
Estas 3 partes corresponden a los locales donde seran insertados el encabezamiento y los piesde paginas (a la izquierda, a la derecha o en el centro de la hoja de calculo).
La caja es igual tanto para configurar el encabezamiento como para configurar los pies depagina. Haga clic en las solapas y elija ‘Encabezamiento’ o ‘Pie de pagina’ para alternarlos.
Figura 6.12: Encabezam./Pie de pagina
Los botones de personalizacion que parecen en el medio de esta caja de dialogo facilitan eltrabajo de insercion y configuracion del encabezamiento o del pie de pagina. Ellos posibilitan elcambio del tipo de letra; la insercion de nombres, como el nombre del archivo, el nombre de lahoja de calculo; el dıa; la fecha; etc.
6.6 Eliminar
Eliminar contenidos Este recurso tiene la misma funcion de la tecla <Delete> del teclado quepermite eliminar el contenido de una celda. Utilice esta funcion clicando en Editar - Eliminar
contenidos... por la Barra de Menu.
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Eliminar celdas... Este recurso permite eliminar o mover una seleccion de celdas, lıneas, y/ocolumnas. Las celdas que se encuentraban abajo o a la derecha de las celdas eliminadas ocuparansus espacios.
� Elija la lınea o columna que desea eliminar y haga clic en Editar - Eliminar celdas... porla Barra de Menu.
� En seguida, la lınea o columna eligida sera eliminada. Caso no haya eligido una lınea o unacolumna, parecera la siguiente ventana:
Figura 6.13: Eliminar celdas
� En este caso el OpenOffice.org Calc preguntara lo que el usuario desea hacer. Entonces, elijala opcion que desea y haga clic en ‘Aceptar’.
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Capıtulo 7
Formateando hojas de calculo
7.1 Celdas
Por la opcion Formato → Celdas... es posible configurar una o mas celdas cambiando carac-terısticas tales como: fuente, su tamano y su estilo; alineacion; fondo; borde; entre otros.
Eligiendo esta opcion sera abierta la ventana de ‘Formato de celda’ en la cual hay varias solapasque permiten senalar parametros distintos.
Figura 7.1: Formato celda
Abajo sigue una explicacion sobre cada una de las solapas:
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� Numeros:En esta solapa, pueda senalar el formato de los numeros: formato de moneda, porcentaje,hora, fecha, ciencia, etc. Tambien es posible senalar el idioma que sera utilizado en cadacelda.
Figura 7.2: Formateando numeros
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� Fuente:En esta solapa, pueda senalar el tamano de la letra, su fuente (tipo de letra) y el idioma dela hoja de calculo.
Figura 7.3: Formateando fuente
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� Efectos de fuentes:En esta solapa, pueda senalar algunos efectos en los caracteres como: atribuir tipos desubrayado, cambir el color de la fuente, etc.
Figura 7.4: Formateando efectos de fuente
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� Alineacion:En esta solapa, pueda elijir como el texto parecera en la posicion horizontal de la celda(justificado, centrado, derecha, izquierda), en la posicion vertical de la celda (arriba, abajo,centrado), asi como la orientacion del texto.
Figura 7.5: Formateando alineacion de la fuente en las celdas
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� Borde:En esta solapa, se encuentra la opcion de configurar el borde de una o mas celdas, cambiandola espesura de la lınea del borde, la opcion de sombra y el color de la lınea.
Figura 7.6: Formateando bordes
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� Fondo:En esta solapa, pueda senalar el color de fondo de la celda.
Figura 7.7: Formateando Fondo
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� Proteccion de celda:En esta solapa, pueda crear una proteccion para la celda. Pero, esta opcion solo sera activadacaso el archivo este protegido posteriormente. Es patron que todas las celdas esten senaladascomo protegidas al crear una nueva hoja de calculo.
Tambien es posible ocultar la impresion de las celdas que desea, de las formulas u ocultartodo.
Figura 7.8: Formateando proteccion de celdas
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7.1.1 Combinar celdas
Este recurso permite unir celdas seleccionadas por el usuario. Senale las celdas que desea combinary haga clic en Formato - Combinar celdas → Combinar celdas por la Barra de Menu.
Enseguida, las celdas senaladas seran automaticamente unidas en una sola celda, como muestrala figura abajo:
Figura 7.9: Combinando celdas
Fijase que, en la figura arriba, no hay division entre las celdas A1. A2, B1, B2, C1 y C2. Unavez que las celdas fueron combinadas, ellas pasan a comportarse como una sola celda.
Tambien puede combinar las celdas por medio del boton .
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7.2 Cambiando la altura de las filas
Haga clic en una celda, para ajustar la altura de una fila, o en un agrupamiento de filas, paraajustar la altura de varias filas al mismo tiempo.
Al clicar en el menu Formato - Fila - Alto... sera abierta la siguiente ventana:
Figura 7.10: Altura de fila
En esta ventana teclee la altura que desea para la(s) fila(s) en centımetros y haga clic en‘Aceptar’.
Tambien es posible ajustar la altura de la fila con el raton. Haga clic en el lımite entre dos filas,entre los numeros, y arrastre el raton para arriba o para abajo manteniendo el boton izquierdopulsado.
7.3 Cambiando el ancho de las columnas
Seleccione la columna o agrupamiento de columnas para formatear su(s) ancho(s). Enseguida,senale Formato - Columna - Ancho... por la Barra de Menu. Haciendo esto sera abierta lasiguiente ventana:
Figura 7.11: Ancho de columna
En esta ventana teclee el ancho que desea para la(s) columna(s) en centımetros y haga clic en‘Aceptar’.
Tambien es posible cambiar el ancho de la columna con el raton. Haga clic en el lımite entredos columnas y arrastre el raton para los lados manteniendo el boton izquierdo pulsado.
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7.4 Hoja de calculo
Haga clic en Formato - Hoja, por la Barra de Menu, para cambiar el nombre, ocultar o mostrarla hoja de calculo seleccionada. Haciendo esto parecera el siguiente submenu:
Figura 7.12: Formatear Hoja
En el, las principales opciones seran las siguientes:
� Cambiar nombre...:permite cambiar el nombre de la hoja senalada (o en uso). Una ventana sera abierta dondepodra teclear el nuevo nombre de la hoja.
� Ocultar:permite ocultar la hoja senalada. Haga clic en Mostrar para volver a verla.
� Mostrar:exhibe hojas que fueron ocultadas.
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7.5 Formateando la Pagina
Senale la opcion Formato - Pagina..., por la Barra de Menu, para formatear todas las configu-raciones que corresponden a la pagina del archivo como, por ejemplo: margenes, plano de fondo,formato de papel, borde de las celdas, encabezamiento y pie de pagina.
Sera abierta la siguiente ventana:
Figura 7.13: Formateando la pagina
En esta ventana, las solapas muestran:
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� Administrar:Permite configurar el estilo de hoja. En la seccion Contiene es exhibido un resumen de todaslas configuraciones pertecentes a la pagina.
Figura 7.14: Formato - Pagina... - Administrar
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� Pagina:En el OpenOffice.org Calc hay configuraciones predefinidas para los diferentes formatos depapel. El permite configurar manualmente el formato de la hoja, incluso el formato del papely sus dimensiones, bien como las dimensiones de los margenes.
Figura 7.15: Formato - Pagina... - Pagina
Por los campos que parecen en la seccion ‘Margenes’ (Izquierdo, Derecho, Arriba, Abajo) esposible cambiar los margenes de la hoja. Este recurso es muy util al elaborar trabajos quedemandan una configuaracion ademas de la predefinida.
Por el campo ‘Formato de papel’ puede cambiar el tamano patron de papel. En ‘Orientacion’puede cambiar la exhibicion de la hoja entre: ‘Vertical’ y ‘Horizontal’.
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� Borde:Por el campo ‘Disposicion de lıneas’ puede eligir formatos predeterminados de borde o eli-girlos manualmente. Por el campo ‘Lınea’ puede eligir su espesura y su color. Por el campo‘Distancia al texto’ puede definir la distancia entre el texto y el borde. Por el campo ‘Sombra’puede eligir un formato de sombra para su hoja.
Figura 7.16: Formato - Pagina... - Borde
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� Fondo:Permite cambiar el color de fondo de la hoja, o insertar una imagen.
Figura 7.17: Formato - Pagina... - Fondo
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� Encabezamiento:Permite formatear el encabezamiento cuanto al espacio, altura (ajuste dinamico de la altura),margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del encabezamiento.
Figura 7.18: Formato - Pagina... - Encabezamiento
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� Pie de pagina:Permite formatear el pie de pagina cuanto al espacio, altura (ajuste dinamico de la altura),margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del pie de pagina.
Figura 7.19: Formato - Pagina... - Pie de pagina
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� Hoja:En esta solapa hay campos que permiten la realiazacion de distintas tareas como: ‘Ordende paginas’, posibilita cambiar la disposicion de las paginas de la hoja; ‘Imprimir’, posibi-lita eligir lo que desea imprimir; ‘Escala’, posibilita ajustar la hoja al formato del papel,aumentando o disminuyendo el factor de escala.
Figura 7.20: Formato - Pagina... - Hoja
Fıjase que los rangos exhibidos en el monitor son distintos de los que seran imprimidos.
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Capıtulo 8
Insertar
8.1 Insertando saltos en una hoja
Los lımites de las paginas seran definidos automaticamente mientras la hoja es rellenada, pero esposible insertar divisiones y/o saltos, entre las filas y las columnas, manualmente.
Senale Insertar - Salto manual→ Salto de fila o Salto de columna por la Barra de menupara insertar una division entre filas y/o columnas.
8.2 Insertando celdas
Posibilita insertar celdas en la hoja. Observe que si no hay referencias absolutas - ver seccion 6.3 -en su hoja todas las formulas seran ajustadas automaticamente con la insercion de la(s) nueva(s)celda(s).
Senale Insertar - Celdas... por la Barra de menu para insertar una nueva celda.
8.3 Insertando filas
Elija el local donde desea insertar una fila en blanco y enseguida senale Insertar - Filas por laBarra de menu.
La nueva fila sera insertada arriba de la celda activa.
8.4 Insertando columnas
Elija el local donde desea insertar una columna en blanco y enseguida senale Insertar - Columnas
por la Barra de menu.
La nueva columna sera insertada a izquierda de la celda activa.
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8.5 Insertando hojas de calculo
Haga clic en Insertar - Hoja de calculo... para insertar una nueva hoja de calculo en el archivoen cual esta trabajando.
En relacion al MS-Excel, este recurso posee algunos avanzos tales como: la posibidad de insertarmas que una hoja, eligir un nombre para la hoja, y crear una hoja a partir de un archivo existente.
8.6 Vincular con datos externos...
Al acceder el Menu Insertar - Vincular con datos externos... sera abierta una ventana dondeel usuario podra importar datos de otros archivos.
8.7 Insertando sımbolos
Al acceder el Menu Insertar - Sımbolos... sera abierta una ventana en la cual podra eligir lossımbolos que desea insertar en su hoja.
Figura 8.1: Insertando sımbolos
Seleccione los sımbolos que desea y haga clic en ‘Aceptar’.
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8.8 Hiperlance
Un hiperlance es una referencia para un archivo de la Internet, un archivo local, o una posicionespecıfica del archivo abierto.
Elija la parte del texto que sera la “clave”del hiperlance, es decir, el punto a partir de dondesera hecho el hiperlance y haga clic en Insertar - Hiperlance por la Barra de menu.
Figura 8.2: Insertando un hiperlance
Una ventana sera abierta, en ella podra eligir el tipo de hiperlance que desea crear: por laInternet, por correo electronico, por un documento existente, o por un nuevo documento.
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8.9 Insertar Funcion
8.9.1 Utilizando el Asistente: Funciones
Es posible insertar funciones a partir del ‘Asistente: Funciones’ haciendo clic en Insertar -Funcion... por la Barra de menu.
O puede accionar las teclas <Ctrl> + <F2>.Haciendo esto sera abierta la siguiente ventana:
Figura 8.3: Insertando funciones por el asistente
En ella, las funciones que el OpenOffice.org Calc ofrece estan organizada por orden alfabeticay son exhibidas en el campo ‘Funcion’ que se encuentra abajo del campo ‘Categorıa’.
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8.9.2 Utilizando la ‘Lista de funciones’
Puede activar esta opcion clicando en Insertar - Lista de funciones por la Barra de menu, alhacerlo se abrira una caja a la derecha de la hoja en la cual podra seleccionar la funcion que desea.
Figura 8.4: Lista de funciones
Observe por la figura arriba que hay tres campos de acciones en la caja de funciones. Uncampo donde es exhibida la lista de funciones del OpenOffice.org Calc, haciendo doble clic en lafuncion deseada ella sera insertada en la celda activa. Tambien es posible insertar una funcion
clicando en el boton ‘Fx’ . En el campo restante puede eligir el tipo de funcion de la cualdesea trabajar.
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8.10 Insertando nombres
Esta opcion permita nombrear celdas. Ası, por ejemplo, una celda que antes era nombreada“A5”podra ser nombreada “Total”. Esta accion puede facilitar algunos trabajos, tales como crearformulas, funciones, etc.
Haga clic en Insertar - Nombres para nombrear la celda deseada. Enseguida parecera unsubmenu:
Figura 8.5: Insertando nombres
Definir... Permite incluir el nuevo nombre de la celda. Siga los pasos abajo para hacerlo:
1. Haga clic en la opcion Insertar - Nombres → Definir...;
Figura 8.6: Definindo nombres
2. En la ventana arriba teclee el nuevo nombre de la celda;
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3. Haga clic en ‘Anadir’ y enseguida ‘Aceptar’.
Insertar... Permite hacer referencia a otra celda. Es semejante a utilizar el sımbolo de igual(=), dicho en la seccion 5.2.1.
Elija una celda y haga clic en Insertar - Nombres → Insertar... para hacer una referencia.Enseguida sera abierta la ventana ‘Insertar nombres’ donde podra seleccionar la celda que
sirvira de referencia.
Figura 8.7: Insertando nombres
Fıjase que esta accion solo funcionara correctamente caso por lo menos una celda haya sidonombreada anteriormente.
Aplicar... Esta opcion permite nombrear celdas a partir de celdas ya nombreadas. Es necesarioque la celda la cual recibira el nombre este junto a la celda nombreada.
Esta opcion es distinta porque permite nombrear un grupo de celdas al mismo tiempo, desdeque ellas pertenezcan a una misma columna o fila.
Elija la(s) celda(s) que desea nombrear y haga clic en Insertar - Nombres → Aplicar....La ventana abajo sera abierta, en ella podra eligir la(s) posicion( (fila superior o inferior,
columna izquierda o derecha).
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Figura 8.8: Aplicando nombres
8.11 Notas
Esta opcion permite, por medio de una caja, insertar notas explicativas en la celda deseada. Hagaclic en Insertar - Nota para activar esta funcion.
Figura 8.9: Insertando notas - 1
Cuando terminar de escribir la nota, haga clic fuera de la caja.Fıjase que un punto rojo parecera en la parte superior derecha de la celda cuando haber una
nota. Puede visualizar la nota posicionando el raton sobre este punto rojo, no necesita clicar enel.
Figura 8.10: Insertando nota - 2
Seleccione la celda donde se encuentra la nota para eliminarla, entonces teclee <Backspace> o<Delete>. O haga clic con el boton derecho del raton para volver la nota siempre visible y hacedos clics sobre ella para editarla.
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8.12 Insertar imagen
Esta opcion permite al usuario insertar una figura en la hoja. Para eso puede buscar la figura enel archivo de imagen de OpenOffice.org Calc o en otra carpeta.
Haga clic en Insertar - Imagen por la Barra de menu para insertar una imagen en la hoja.Por la ventana abajo puede eligir la imagen que desea insertar en la hoja:
Figura 8.11: Insertando imagen a partir de un archivo
8.13 Insertar Objeto
Por medio desta opcion es posible insertar un objeto al archivo. Hay cuatro opciones de objetosque pueden ser insertados.
Figura 8.12: Insertando objetos
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Objeto OLE Inserta un objeto OLE a partir de un archivo del OpenOffice.org.
Plug-in Inserta un objeto del tipo ‘Plug-in’ en una hoja o en un documento ‘HTML’.
Miniaplicacion Inserta objetos de som y/o video en la hoja.
Formula Esta opcion permite insertar formulas al texto por medio del editor de formulas.
8.14 Insertando Diagramas
El OpenOffice.org Calc permite insertar y configurar diagramas a una hoja. Es posible insertardiagramas a partir de una tabla existente. Siga los pasos abajo:
1. Elija una tabla que este en la hoja;
2. Haga clic en Insertar - Diagrama... sera la seguiente ventana:
Figura 8.13: Insertando diagramas 1
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3. La tabla eligida aparecera en el campo ‘Area’. Haga clic en ‘Siguiente’, entonces parecera laventana abajo:
Figura 8.14: Insertando diagrama 2
4. Elija el tipo de diagrama y la ordem en que los datos pareceran (filas o columnas). Eligidaslas opciones, haga clic en ‘Avanzar’ para ir a la proxima ventana:
Figura 8.15: Insertando diagrama 3
5. En esta ventana, es posible anadir ıtems tales como lıneas de cuadrıculas entre otras. Estaslıneas pueden juntar columnas o servir como referencia.
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6. Haga clic en ‘Avanzar’, entonces parecera la proxima ventana donde puede nombrear eldiagrama, los ejes, o anadir leyendas:
Figura 8.16: Insertando diagrama 4
7. Por fin, haga clic en el boton ‘Crear’.
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Capıtulo 9
Hierramentas
9.1 Revison ortografica...
El recurso de revision ortografica permite corrigir errores de tecleo o de ortografia en un texto.Haga clic en Hierramientas - Revision ortagrafica... para utilizar esta funcion.
Hay dos opcion: Revison ortografica... y Revision automatica...:
Figura 9.1: Menu: Herramientas - Ortografia
Revison ortografica Verifica palabra por palabra del texto, permitiendo que acepte o no lassugerencias del OpenOffice.org Calc.
Es posible acceder a este recurso por la tecla de atajo <F7>. Tambien es posible acceder esta
funcion por medio del boton ‘Revision ortografica’ .
Revision automatica Verifica el texto mientras el es tecleado, subrayando de rojo las pala-bras que necesitan de correccion. Es posible acceder esta funcion por medio del boton ‘Revisionautomatica’ .
Correccion automatica... Permite corrigir automaticamente las palabras del texto. Haga clicen Hierramentas - Correccion automatica....
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Figura 9.2: Correccion automatica
En la ventana de correccion podra:
� ReemplazarPermite reemplazar palabras del texto.
� ExcepcionesPermite senalar palabras que no deben ser corrigidas.
� OpcionesPermite seleccionar ıtems que seran corrigidos.
� Comillas tipograficasPermite eligir comillas tipograficas.
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Capıtulo 10
Imprimiendo documentos
Hay dos maneras de imprimir archivos:
� Por medio del boton ‘Imprimir’ ;
� O por medio de la Barra de menu clicando en Archivo - Imprimir. Es necesario utilizaresta opcion cuando va imprimir varias copias, configurar una impresora, o seleccionar laspaginas que seran imprimidas. Una ventana sera abierta al acceder esta funcion por el menu.
Figura 10.1: Imprimiendo documentos
En esta ventana seleccione los ıtems que desea cambiar antes de imprimir su documento yclic en ‘Aceptar’.
10.1 Definiendo el area de impresion
El OpenOficce.org permite eligir cuales datos de la hoja desea imprimir.
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Haga clic en Formato - Imprimir rangos para definir cuales celdas seran imprimidas. Elsiguiente submenu sera abierto:
Figura 10.2: Menu: Formato - Imprimir rangos
Definir Haga clic en Formato - Imprimir rangos → Definir para definir el area a ser impri-mida (utilice el raton o el teclado). Lıneas verticales y horizontales senalan el area eligida.
Atencion: Caso no defina el area de impresion el OpenOffice.org Calc imprimira toda la hoja.
Agregar Permite agregar celdas al area de impresion senalada.
Quitar Permite quitar el area de impresion que fue senalada manualmente. Caso todas las qui-ebras de paginas fueron quitadas, el area de impresion sera definida como automatica, mostrandotodas las hojas existentes.
Editar Este recurso permite editar el area de impresion, ademas de repetir lıneas y/o columnas.Por medio del campo ‘Area de impresion’ es posible editar el area eligida, bien como es posibleaumentarla o disminuirla.
El campo ‘Fila que repetir’ permite repetir filas en todas las paginas del archivo a ser imprimido,por ejemplo, tıtulos.
El campo ‘Columna que repetir’ permite repetir columnas en todas las paginas del archivo aser imprimido.
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10.2 Vista preliminar
Haga clic en Archivo - Vista preliminar para ver el archivo que desea imprimir.Enseguida vera que la pantalla se modifica:
Figura 10.3: Vista preliminar
En esta pantalla visualizara el archivo que desea imprimir y podra alterar las configuracionesde la pagina, tales como: margenes, tamano de la hoja, etc.
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Apendice A
Creditos
Documento Apostila de Uso do OpenOffice.org Calc 2.0
Direitos Autorais Reservados (c)Universidade Federal de Minas GeraisDepartamento de Ciencia da ComputacaoProjeto Libertas-BREquipe do LSL (Laboratorio de Software Livre)Essa apostila foi elaborada a partir de versoes anteriores de apostila de uso do OpenOffice.orgCalc, elaboradas pela Prodabel - Empresa de Informatica e Informacao do Municıpio de BeloHorizonte e tambem de versoes elaboradas no projeto LibertasBR.Traducao: Jeronimo Coelho e Roseane Mendes VieiraRevisao: Roseane Mendes Vieira
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Essa documentacao e distribuıda na expectativa de que seja util, porem, sem nenhuma ga-
rantia; nem mesmo a garantia implıcita de comerciabilidade ou adequacao a uma finalidade
especıfica.Consulte a Licenca Publica Geral do GNU para mais detalhes.
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