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PROCEDIMENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Descrever as instruções e normas gerais das atividades específicas do Setor de Compras

da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e serviços.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Este documento é aplicável a toda FEPESMIG.

3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

Manual de Conduta do Comprador

Formulário de Solicitação de Compra

Formulário de Solicitação de Orçamento

Formulário de Solicitação de Manutenção

Procedimento do setor de almoxarifado

SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço

4. SIGLAS UTILIZADAS

FEPESMIG – Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas

OC – Ordem de Compra

5. GLOSSÁRIO E DEFINIÇÕES

SAPIENS – Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informações

Solicitante Responsável – Colaborador definido pelo Gestor de cada área/setor/unidade

para enviar Solicitações de Compra ou Orçamento.

Cliente – o mesmo que Solicitante Responsável.

Ordem de Compra – Documento emitido pelo SAPIENS que após devida aprovação

formaliza e confirma a compra.

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Cotação – resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento.

Solicitação de Compra – Emissão do Pedido de Compra

Cdr. – formato do arquivo digital

6. CONTEÚDO

6.1. SOLICITAÇÕES DE COMPRAS

As aquisições realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a

materiais e serviços, sendo de caráter obrigatório o registro de uma solicitação de

compra pelo cliente, mediante Formulário de Solicitação de Compra encaminhado

via e-mail ao Almoxarifado, para realização da aquisição do material e/ou serviço.

Para solicitações de manutenção em equipamentos/ativos, é necessário seguir o

descritivo 6.2.4.

6.2. TIPOS DE SOLICITAÇÕES

6.2.1. Solicitação de Compras para estoque – Almoxarifado

Via sistema Sapiens – caracterizam-se Solicitação via sistema Sapiens aquelas

geradas para suprir o estoque, solicitações específicas do setor de

Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor

de almoxarifado.

6.2.2. Solicitação de Compras gerais – Colaboradores Internos

Via Formulário de Solicitação de Compras – caracterizam-se Solicitação de

Compras via Formulário as compras diretas de bens de consumo, serviços e

imobilizado, ou seja, que não fazem parte do estoque.

A Solicitação de Compra é gerada a partir do preenchimento correto do

Formulário de Solicitação de Compras e seu envio por e-mail com

aprovação do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado.

Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar

compras.

O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características

que o produto ou serviço contém e incluir arquivos que se façam

necessários para andamento do processo, como: arte em cdr,

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especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da

Solicitação.

Todas as solicitações devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de

Operações ou Superintendência Executiva, conforme item 6.4.

6.2.3. Solicitação de Orçamento – Colaboradores Internos

Via Formulário de Solicitação de Orçamento – caracterizam-se Solicitação de

orçamento via Formulário de bens de consumo, serviços e imobilizado, ou seja,

que não fazem parte do estoque.

A Solicitação é gerada a partir do preenchimento correto do Formulário

de Solicitação de Orçamento e seu envio por e-mail ao setor de Compras,

afim de levantamento de valores para posterior aprovação de compra.

Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar

orçamentos ao setor de compras.

Somente o setor de compras está autorizado a solicitar orçamento a

fornecedores.

O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características

que o produto ou serviço detêm e incluir arquivos que se façam

necessários para andamento do processo, como: arte em cdr,

especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da

Solicitação.

Orçamentos devolvidos ao responsável pela Solicitação serão apenas

para aprovação da Solicitação de Compra. Negociações serão efetuadas

no processo de compra.

Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulário de solicitação de Compra:

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SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Número:

Data:

Solicitante:

Unidade:

Setor: Centro de Custo:

Responsável / Gestor:

Quant. Unid. Descrição do Material/ Especificação Técnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante

JUSTIFICATIVA/OBSERVAÇÕES

O número da

solicitação é definido

pelo setor solicitante.

Informar a data de

preenchimento e

envio da solicitação

Informar o nome do solicitante.

Informar o

Responsável ou

Gestor do Setor

Informar a Unidade de Medida do

material ou serviço. Ex. (Peça,

Bloco, Pacote, Caixa, Galão, etc.).

Informar a descrição completa do material ou serviço especificando a marca,

dimensão, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informação que se

faça necessária para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado.

Informar o Setor

(GEP,

Administrativo,

biblioteca, clínica,

manutenção, etc.).

Justificar o motivo da compra (onde será

utilizado, que benefício agrega a instituição, etc.)

Justificar solicitação emergencial, caso houver.

Informar prazo de entrega esperado real.

Informar a Quantidade do

material ou serviço em

algarismo numérico.

Informar a Unidade

(FATEPS, FABE, FIC,

Campus I, Campus II,

Campus III, Cidade

Universitária).

Informar o código do centro de custo

ao qual o material ou serviço será

alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061 –

Administração Geral)

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6.2.4. Solicitação de Manutenção – Colaboradores Internos

Via Formulário de Solicitação de Manutenção – caracterizam-se as Solicitações

de manutenções em equipamentos/ativos.

O equipamento/ativo é encaminhado ao almoxarifado juntamente à

Solicitação de Manutenção preenchida a fim de encaminha-lo ao

prestador de serviço especializado para efeito de orçamento.

A Solicitação de Manutenção também deve ser encaminhada ao setor de

compras via e-mail.

Após orçamento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do

conserto afim aprovação, vide item 6.4.

Após aprovação, o Solicitante encaminha uma Solicitação de Compra ao

almoxarifado autorizando a manutenção do equipamento referente à

Solicitação de Manutenção equivalente.

Observação: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja inviável, a

Solicitação de Manutenção deve ser encaminhada diretamente ao setor de

compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliação e

orçamento.

6.3. COTAÇÃO

As cotações deverão ser realizadas mediante a Solicitação de Compra via Sistema

SAPIENS ou e-mail com formulário de Solicitação de Orçamento.

6.3.1. Critérios para realização de Cotação.

Para realização de uma aquisição é necessário seguir os critérios gerais

(mínimos) conforme descrito na Tabela 01:

APLICAÇÃO QUANDO

CO

TA

ÇÕ

ES

Mínimo

01

Para solicitações

consideradas urgentes.

Em todos os processos identificados,

justificados pelo cliente como

emergencial com e-mail do

Solicitante.

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Mínimo

01

Para solicitações até R$

100,00.

Em todos os processos conforme

descrição da aplicação.

Mínimo

01

Indústria, fabricante,

fornecedor exclusivo

(único).

Em todos os processos conforme

descrição da aplicação, porém com

possível análise de opcionais.

Mínimo

02

Para solicitações de R$

100,00 a R$ 1.000,00

Em todos os processos conforme

descrição da aplicação.

Mínimo

03

Para solicitações acima

de R$ 1.000,00 /

Compras normais.

Em todos os processos conforme

descrição da aplicação.

Sem

cotação

Contrato de fornecimento

/ Acordo comercial.

Contrato firmado e aprovado ou

acordo comercial (considera-se na

cotação o valor estipulado no contrato

ou acordo).

Tabela 01 – Critérios para cotação

6.3.2. Conferência e Análise das Cotações

Verificar se o item cotado pelo fornecedor é o mesmo da Solicitação. Ex.

marca, unidade de medida, especificação técnica, etc.

Verificar prazo de entrega e de pagamento se estão em conformidade

com as necessidades de aquisição.

Verificar se a cotação possui informações padrões como: os contatos e

dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de

validade das condições.

Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem

divergências, o comprador deverá entrar em contato com o fornecedor e

solicitar a correção da cotação.

6.4. AUTORIZAÇÃO DE COMPRA

Todas as Solicitações de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou

Diretoria de Operações e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03

abaixo:

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SOLICITAÇÃO DE COMPRA USO E CONSUMO

NÍVEL FAIXA APROVADOR

01 ATÉ R$ 500,00 GESTOR

02 ACIMA DE R$

501,00

DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou

SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 02 – Aprovação por nível Uso e Consumo

SOLICITAÇÃO DE COMPRA INVESTIMENTO

NÍVEL FAIXA APROVADOR

01 QUALQUER

VALOR

GESTOR / DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou

SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 03 – Aprovação por nível Investimento

Observação: O aprovador poderá aprovar ou não a solicitação, bem como alterar

a quantidade e o valor mencionado para menos.

6.5. NEGOCIAÇÃO

Análise da melhor proposta comercial, avaliando preço, condição e forma de

pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o

melhor custo x benefício.

Observação: Qualquer mudança realizada no processo original (solicitação), como:

mudança de marca, cor, condições, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo

comprador e solicitante para que não ocorram problemas diante as entregas e/ou

aceite do produto ou serviço.

6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS

O Processo de compras contempla materiais e serviços grupos, e etapas do processo

de cada área envolvida devido a grande complexidade de aquisições são necessários

diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisição.

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O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente,

contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:

Processo de Compra: recebimento, análise, cotação, avaliação, negociação,

emissão de OC, envio ao fornecedor.

Aprovação Sistêmica.

Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor até a

entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalações da FEPESMIG.

Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos físicos e

fiscais, comunicação para retirada do material.

Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, é necessário também contar

com a precisão do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo irá

depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.

Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela

abaixo demonstra os grupos e área envolvida.

PRAZO

GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL

US

O E

CO

NS

UM

O

001 PAPELARIA 07 02 10 02 19

002 INFORMÁTICA

(PERIFÉRICO E

REDE)

07 02 10 02 19

003 EPI 07 02 10 02 19

004 MATERIAL

ELÉTRICO

07 02 10 02 19

005 LIMPEZA 07 02 10 02 19

006 ALIMENTO 07 02 10 02 19

007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19

008 MATERIAIS DE

CONSUMO DE

LABORATÓRIOS

14 02 15 02 31

009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12

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010 PRODUÇÃO

GRÁFICA

07 02 10 02 19

011 LOCAÇÃO DE

EQUIPAMENTO

07 02 03 02 12

INV

ES

TIM

EN

TO

013 MAQUINA E

EQUIPAMENTO

14 02 20 02 38

014 OBRA 21 02 ** - -

015 SERVIÇO DE

MANUTENÇÃO

E REPARO

14 02 ** - -

016 INFORMÁTICA

(COMPUTADOR)

14 02 15 02 33

017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26

018 MATERIAIS

PARA OBRA

21 02 20 02 45

019 MATERIAL

ESPORTIVO

14 02 15 02 33

020 PRODUÇÃO

GRÁFICA

07 02 10 02 21

021 MOBILIÁRIO 14 02 30 04 *** 50

022 UNIFORME 14 02 30 02 48

023 VEICULO 14 02 30 02 48

024 OUTRAS

PRESTAÇÕES

DE SERVIÇOS

14 02 ** - -

025 OUTROS

MATERIAIS

14 02 20 02 38

026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26

027 SEGURANÇA

DO TRABALHO

07 02 15 02 26

028 SEGURANÇA

PATRIMONIAL

07 02 15 02 26

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029 MATERIAL

PARA

MANUTENÇÃO

07 02 15 02 26

030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48

Tabela 04 – Prazo total de aquisição

** - Prazo será determinado em cada negociação, pois depende de fatores externos.

*** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimônio.

Observações:

Prazos medidos em dias úteis;

Os prazos serão considerados a partir da Solicitação de Compra no SAPIENS.

Não será considerado no prazo Solicitação de Compra recusada mediante a falta

de informações ou aprovação.

6.7. EMISSÃO DE ORDEM DE COMPRA

As Ordens de Compra são geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob

comando do Comprador.

Para que uma Ordem de Compra seja emitida, é necessário que toda tratativa com o

fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial.

6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS

6.8.1. Processo de Aquisição de Materiais Bibliográficos

As aquisições de Livros e afins são efetuadas de uma maneira diferenciada dos

demais itens comprados pelo setor de compras.

Para solicitar livros de qualquer área é necessário:

1. O gestor da área solicitante deve redigir um Ofício (não há padrão), solicitando

determinado livro e envia-lo para a responsável pela Biblioteca, juntamente o

formulário de solicitação de Livros (se houver).

2. A biblioteca analisa a Solicitação e avalia a existência do item solicitado, não sendo

localizado o item, a responsável envia uma Solicitação de Orçamento para o setor de

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compras.

3. O setor de compra efetua as cotações necessárias, monta o mapa de cotações com

preços e prazos e envia a Biblioteca.

4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovação. Estes

aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras.

5. A Biblioteca gera a Solicitação de Compra e encaminha ao almoxarifado.

6. O almoxarifado recebe e lança no sistema. Laçado no sistema o setor de compras dá

sequencia no processo de compras.

6.8.2. Solicitação de Compra Emergencial

Para solicitações de Compras emergenciais com prazo máximo de 24 horas,

deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado,

justificando a urgência e apontando o material ou serviço, via formulário, para

que a solicitação seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras.

Serão consideradas Emergenciais as solicitações que:

Coloquem em risco a segurança de colaboradores, alunos e comunidade;

Provoquem prejuízos financeiros significativos a Instituição;

Coloquem em risco o patrimônio da Instituição;

Impeçam o andamento das aulas acadêmicas;

Comprometam a imagem da Instituição perante a comunidade;

Que causem impactos ambientais.

6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAÇÃO PELO SETOR DE COMPRAS E

ALMOXARIFADO.

Serão canceladas todas as solicitações que:

Não apresentem especificações do Item e suas particularidades para compra;

Divergências de informações. (Ex. solicitação do item é um produto e a

especificação é outra nomenclatura).

Solicitação sem aprovação, conforme item 6.4 deste procedimento.

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6.10. GARANTIA DE COMPRA

A garantia do material ou serviço é evidenciada na proposta comercial e nota fiscal

do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador.

6.11. ARQUIVOS

Todas as tratativas são arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo

físico mensal.

6.12. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS

Para cada função são destinadas algumas atividades fins para o perfeito

funcionamento do Setor de Compras, as quais estão discriminadas abaixo:

6.12.1. Comprador

Receber as solicitações de compras no SAPIENS;

Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações

são o suficiente;

Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos;

Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

enviados;

Receber as cotações e equaliza-las;

Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de

cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas;

Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega

e condições de pagamento;

Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área

técnica.

6.12.2. Analista de Compras / Supervisor

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Receber as solicitações de compras no SAPIENS;

Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações são

o suficiente;

Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos;

Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

enviados;

Receber as cotações e equaliza-las;

Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de

cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas;

Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega

e condições de pagamento;

Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área

técnica;

Identificar novos contratos;

Elaboração de Acordos Comerciais;

Contribuir com conhecimento técnico;

Exercer atividades de Natureza especializada;

Disponibilizar-se por projetos;

Atuar com autonomia com base em diretrizes;

Oferecer suporte na realização das atividades diárias dos compradores;

Estudar demandas e propor ações para otimização de processos;

Realizar reuniões com áreas técnicas para discussão de processos de

aquisições;

Verificar condições de melhorias para a área, bem como melhores preços

sempre que necessário junto aos fornecedores;

Desenvolvimento de projetos;

Envolvimento em negociações de grande porte.

Observação: Todo processo de compras deverá estar em conformidade e em

obediência ao conteúdo descrito no Manual de Conduta do Comprador.

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6.13. FLUXO DE COMPRAS

6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Técnica ou Serviço.

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço

7. Histórico

REVISÃO DATA ALTERAÇÃO AUTOR/DEPART. APROVADO

POR

00

17/07/12

Emissão Inicial

Setor de

Compras

Diretoria de

Operações e

Gerência

Administrativa

01 25/01/13 Retirada da data de entrega

do formulário de Solicitação

de Compra

Setor de

Compras

Setor de

Compras /

Gerencia

Administrativa


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