Implementação GED –Gestão Eletrônica de Documentos

NOVO MUNDO TECNOLOGIA – PROJETO GUARÁ

Gerenciamento de Aquisições

Cleverson Carneiro;

Ericson Ives Costa;

Isaque Luchi;

Victor Hugo Vieira. Curitiba, 11 de Junho de 2015

Projeto Guará: Implantação GEDCliente: EPST- Empresa de Pesquisa de Satisfação e Telemarketing

• A empresa Novo Mundo Tecnologia é especializada em soluções em sistemas degerenciamento e manutenção tecnológica. O projeto em questão, está sendodesenvolvido para a EPST, a qual é cliente da Novo Mundo e está implementando umsistema de gerenciamento eletrônico de documentos, visando melhorar seus processosrelacionados a documentos gerados por pesquisa de satisfação e telemarketing.

Integrantes Do Projeto

GERENTE DO PROJETO:

• ERICSON IVES COSTA

EQUIPE DO PROJETO:

• CLEVERSON CARNEIRO

• ISAQUE FURIERI LUCHI

• VICTOR HUGO MATOS VIEIRA

WBS – Pacotes “make” or “buy”

Critérios “make” or “buy” adotados

MAKE:

- Empresa detém o conhecimento das necessidades;

- Equipe própria disponível;

- Empresa tem capacidade para desenvolver no prazo previsto.

BUY:

- Necessidade de competência e equipamento externo para desenvolver;

- Não fazer parte do “core business” da empresa;

- Agilidade no serviço prestado;

- Facilidade e praticidade de contratação de serviço externo.

Mapa das Aquisições

WBS Revisada

RR – Registro de Riscos

DT do Desenvolvimento e Ajustes dos Sistemas1 - Especificação Funcional:

Desenvolver novos sistemas ou ajustes nos

sistemas atuais, para permitir o armazenamento

eletrônico de todos os documentos existentes na

empresa.

2 - Qualidade:

- Um dos entregáveis do projeto é um

relatório com os testes unitários de todas as

funcionalidades do sistema evidenciando seu correto

funcionamento.

- Após a entrega dos sistemas instalados no

ambiente da empresa, será iniciado testes de

aceitação. No caso de erros encontrados em mais de

10% das funcionalidades será aplicada uma multa de

1% do valor do contrato por erro encontrado.

3 - Prazos:

O prazo para entrega do projeto é de 3

meses. A empresa estará disponível para solução de

dúvidas apenas no horário comercial de segunda a

sexta-feira.

4 - Suporte:

Após o fim dos testes de aceitação, a

contratada deverá dar suporte e garantia por 3

meses.

Critérios Eliminatórios

1. 90% dos profissionais da empresa contratada para desenvolver o

software, serem contratados em regime CLT;

2. Apresentação de certidão negativa junto ao INSS;

3. 2 profissionais da equipe do projeto contratado, o sistema, terem

certificação licenciada necessária ao sistema;

4. Atestado de capacidade técnica de pelo menos 03 empresas

reconhecidas no mercado, para o escopo requerido.

5. Balanço patrimonial positivo nos últimos 03 anos.

Critérios Classificatórios

1. Melhor Preço;

2. Prazo de Entrega;

3. Garantia do Produto;

4. Reputação da Empresa e

Experiência;

5. Tempo de Retorno para a

Assistência Técnica.

Critérios de Avaliação – Explicitar na DT?

A empresa optou pela não divulgação dos critérios eliminatórios e classificatórios aos

possíveis fornecedores, devido as seguintes desvantagens:

• Inflação do preço;

• Redução das empresas dentro da concorrência, o que reduz os parâmetros para

equalização.

Sistema de Pontuação

CRITÉRIO PESO

Qualificação do corpo técnico 30

Experiência do fornecedor (número de softwares implementados) 15

Prazo de entrega do produto 10

Tempo de existência da empresa 15

Forma de pagamento 5

Preço do produto 25

Documentos de Aquisição Adotados

Meio Adotado para Envio do Convite

Correspondências diretas a fornecedores.

A empresa contratante já tem canal

direto com os fornecedores cadastrados

para desenvolvimento dos serviços,

portanto envia correspondências diretas

aos fornecedores selecionados.

Tipo de Contrato

Preço Unitário

Será aplicado a todas as contratações o

contrato por preço unitário. Por

exemplo, o serviço de desenvolvimento

do software pode apresentar diferentes

necessidades durante o período de

desenvolvimento, portanto o tipo de

contrato aplicado ao projeto de

implementação GED é do tipo Preço

Unitário, Baseado em tempo e material

empregado para o desenvolvimento.

Concorrência Privada

Concorrência Privada

Planejamento

e Especificação

Publicidade e recebimento das

propostas

Avaliação das propostas

Contratação e negociações do

contrato (se houver)

Fiscalização

• Ordens de serviço;

• Auditorias de Qualidade;

• Diligenciamentos;

•Controle integrado de mudanças;

• Medições.

Relatórios para Controlar as Aquisições

Durante o desenvolvimento e ajustes no sistemas por parte da contratada , será realizadosemanalmente um checkpoint com o gerente de projeto da contratada onde deverá apresentado umrelatório de progresso com as seguintes informações:

Relatório de Progresso

Data:

Data do checkpoint

Cronograma:

Indicar o progresso do desenvolvimento de cada

funcionalidade e sistemas.

Riscos:

A cada semana revisar e mensurar os riscos.

Ocorrências e Pendências:

Registrar as ocorrências relevantes, revisar os

riscos e mensurar o impacto e a probabilidade

de ocorrência a cada semana.

Entrega Parciais:

Evidenciar as entregas parciais e emitir relatório

dos checklist de revisões de código, atingindo os

marcos contratuais.

Fluxograma – Controlar o Contratado

Encerramento do Contrato

Terminação

Pleno cumprimento das obrigações por

ambas as partes:

• Escopo Completado;

• Pagamentos Efetuados;

• Obrigações Cumpridas;

• Sem Pendências;

• Termo de Recebimento Definitivo

(TRD).

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições

• 1 Objetivo do Plano de gerenciamentodas aquisições;

• 2 Método de gerenciamento dasaquisições;

• 3 Descrição dos processos degerenciamento das aquisições;

• 4 Gerenciamento e tipos de contratos;

• 5 Critérios de avaliação de cotações epropostas;

• 6 Avaliação de fornecedores;

• 7 Frequência de avaliação dos processosde aquisições;

• 8 Alocação financeira para ogerenciamento das aquisições;

• 9 Administração do plano degerenciamento das aquisiçõesResponsável pelo plano;

• 10 Frequência de atualização do planode gerenciamento das aquisições;

• 11 Outros assuntos relacionados aogerenciamento das aquisições doprojeto não previstos neste plano;

• 12 Decisões de Comprar;

• 13 Documentos padronizados deaquisições;

• 14 Responsabilidades das aquisiçõesda Equipe do Projeto.

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições

GED

Planejamento

Implementação

Monitoração e Controle

Encerramento