FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO
ESTUDO DE REQUISITOS ORGANIZACIONAIS E TÉCNICOS DE REDES DE ARQUIVOS USANDO UMA ABORDAGEM DE REDES DE ACTORES
SOCIAIS
-Aplicação ao Sector do Vinho do Porto-
Francisco Vicente Teixeira Barbedo
Licenciado em História –variante Arte e Arqueologia pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto
Dissertação submetida para satisfação parcial dos requisitos do grau de mestre em
Gestão de Informação
Tese realizada sob a supervisão do Professor António Lucas Soares,
da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Porto, Janeiro de 2003
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RESUMO
O presente trabalho propõe como objectivos testar a aplicabilidade de uma
abordagem baseada em redes de actores sociais à análise organizacional
considerada sob a perspectiva de desenvolvimento ou melhoria de sistemas
de informação e sistemas de arquivo. As redes de actores sociais são
intensamente utilizadas como metodologia de exploração de disciplinas
sociais como sociologia, antropologia ou psicologia social. O seu emprego
em planeamento de sistemas de informação e utilização expedita em
análise organizacional não tem porém sido muito popularizado. Esta
realidade parece no entanto estar a modificar-se.
Para a concretização deste propósito assume-se como base de aplicação e
exploração da abordagem como universo de estudo o sistema de
informação e o sistema de arquivo, considerados como duas entidades
conexas, com objectivos diferenciados sobre um objecto comum –a
informação–, em que se explora alguns aspectos de análise organizacional
nomeadamente a SSM, Redes de Actores Sociais e modelação de processos
inter-organizacionais
Um segundo propósito consiste na identificação dos requisitos técnicos e
organizacionais necessários para constituir uma rede interorganizacional
que suporte processos, gestão de informação e de documentos de arquivo.
Esta rede de arquivos, que também se poderia designar por rede de
documentos ou rede de informação fixada, tem com propósito a realização
de actividades e processos entre organizações de forma a aumentar a sua
eficiência, eficácia e efectividade mantendo simultaneamente as
capacidades de evidenciais inerentes a toda a transacção organizacional.
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ABSTRACT The present work holds the following goals: To test the accuracy and
aplicability of an approach based on social actors networks considered
under the perspective of information and recordkeeping systems
development and/or improvement. Social Network Analysis has been
intensively applied in scientific areas such as sociology, anthropology or
social psicology. It’s use on the field of information systems planning and
operative organizational assessement, however, has not been fully adopted.
This trend seems to be changing lately.
In order to achieve the stated purpose it is considered as the basis to an
approach development, the universe of information and recordkeeping
systems, regarded as two connected entities pursuing different ends and
sharing a common object –information– in which some aspects of
organizational assessement like SSM, SAN and modeling are applied.
On a second view this thesis aims to achieve the identification and
understanding of organizational and technical requirements that may be
needed in order to build networks between organizations able to support
information and archival processes comprehended in interorganizational
processes. This kind of network, that could as well be called a record or
fixed information network, aims to improve the outcoming of activities and
processes between organizations on a way that increases efficiency and at
the same time, preserves the evidential needs that every organizational
activity and transactions must take account on.
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AGRADECIMENTOS A elaboração de qualquer trabalho de investigação implica sempre a colaboração e ajuda directa ou indirecta de um conjunto muitíssimo alargado de actores. No presente caso será quase apropriado falar de uma “rede pessoal de suporte” compreendendo coesão, conectividade, densidade e centralidade suficientes e combinadas nas doses exactas e quase ideais (porque o ideal é infinito e logo inatingível). Assim sendo a sua individualização torna-se irrelevante dado que o contributo de cada actor (mesmo que ele disso não tivesse consciência) por menor que tenha sido foi sem dúvida decisivo. Mas porque a centralidade é um facto, alguns pontos na rede existem cujo respectivo índice deve ser marginalmente valorado. Gostaria assim de agradecer ao actor IVP pela disponibilidade manifestada (Ana, Sérgio) ao actor ADP pela experiência transmitida, ao ALS (Sim, sim, é o António Lucas Soares...) por trazer a ordem à desordem e à Maria João Pires de Lima (actor MJPL!) pela sempre mais que benevolente e esclarecida centralidade. E, claro, à minha rede egocêntrica de actores sociais...
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SUMÁRIO
CAP. 1 INTRODUÇÃO_____________________________________________________________13
CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS _________________18 2.1 Definição e contexto de emergência _______________________________________________18 2.2 Caracterização teórica ______________________________________________________________21 2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais_______________________________________23 2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS _________________________________________________26 2.3 Questões metodológicas ___________________________________________________________34 2.3.1 Reduzida investigação teórica ____________________________________________________34 2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização ___________________________34 2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à recolha de dados _____________________________________________________________________________________37 2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede _________________________________37 2.4 Análise de redes sociais_____________________________________________________________38 2.4.1 A recolha de dados ________________________________________________________________38 2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados_____________________________________39
2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados_____________________________________42
2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados_______________________________________43 2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais ____________________________________________47 2.4.2.1 Níveis de análise ________________________________________________________________47 2.4.2.2 Ferramentas de análise _________________________________________________________47 2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação_______________________________________________________52 2.4.2.4 Medidas específicas de análise _________________________________________________60 2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais________________________________74
CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS__________________________________________86 3.1 Teoria de sistemas __________________________________________________________________86 3.2 Visões da organização ______________________________________________________________91 3.2.1 Tipologias de organizações _______________________________________________________95 3.2.1.1 Organizações clássicas _________________________________________________________96
3.2.1.1.1 Metáforas de organizações__________________________________________97
3.2.1.1.2 Modelos de organizações ____________________________________________99
3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização_____________________________104 3.2.1.2 Organizações virtuais__________________________________________________________106 3.3 Análise organizacional: princípios e métodos ____________________________________110 3.4 Sistemas de informação____________________________________________________________124 3.5 Sistemas de Arquivo________________________________________________________________132 3.6 Processos___________________________________________________________________________139 3.7 Documentos_________________________________________________________________________143
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CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO____________158 4.1 Contexto legal, social e organizacional ___________________________________________159 4.2 Metodologia utilizada ______________________________________________________________169 4.2.1 Métodos de recolha de dados ____________________________________________________170 4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores_________________________________171 4.2.3 Exploração da recolha de dados _________________________________________________172 4.3. Descrição de actores ______________________________________________________________174 4.3.1 Critérios de inclusão de actores _________________________________________________174 4.3.2 Descrição de actores _____________________________________________________________175 4.4 Análise de estrutura social (RAS) _________________________________________________187 4.4.1 Introdução ________________________________________________________________________187 4.4.2 Análise da rede ___________________________________________________________________193 4.4.2.1 Análise global __________________________________________________________________193 4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques ________________________________________205 4.4.3 Conclusões e Propostas __________________________________________________________207 4.5 Processos inter-organizacionais___________________________________________________210 4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede ______________________________________235 4.6 Documentos_________________________________________________________________________237 4.7 Arquivos na rede ___________________________________________________________________244 4.7.1 Rede como infra-estrutura de informação______________________________________244 4.7.2 Requisitos tecnológicos __________________________________________________________248 4.7.3 Identificação de actores _________________________________________________________254 4.7.4 Meta-informação _________________________________________________________________258 4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS___________________________________________________________258 4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores__________________________________________263 4.7.4.3 Exemplificação de modelo _____________________________________________________268
CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO _______________________________272 5.1 Conclusões__________________________________________________________________________272 5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro.___________274
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS___________________________________________________279
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SUMÁRIO de FIGURAS e TABELAS Cap. 2 Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades Figura 2.2 - Rede tipo borboleta (O actor 4 é transconector) Figura 2.3 - Exemplo de ponte Figura 2.4 - Exemplo de grafo Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt) Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de adjacência Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236) Cap. 3 Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers) Figura 3.2 - Sistema de Arquivo Figura 3.3 - Diagrama de processo Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS) Figura 3.6 - Relacionação de MI Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão Tabela 3.2 Síntese de modelos UML Cap.4 Figura 4.1 - Diagrama de classes do universo analisado Figura 4.2 - Rede de Actores Sociais Figura 4.3 - Grafo de adjacência Figura 4.4 - Grafo caminhos geodésicos Figura 4.5 - Grafo conectividade/fluxo Figura 46 - Grafo grau de centralidade Figura 4.7 - Grafo grau de centralidade: modo sectores Figura 4.8 – Grafo Proximidade Figura 4.9 – Grafo Intermediação Figura 4.10 – Grafo Cliques Figura 4.11 - Grafo nCliques e actores Figura 4.12 - Diagrama de objectivos Figura 4.13 - Diagrama de objectivos 2 Figura 4.14 - Extracto rede actores sociais Figura 4.15 - Diagrama de processo Figura 4.16 – Diagrama de actividades Figura 4.17 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.18 - Diagrama de processo Figura 4.19 - Diagrama de actividades Figura 4.20 - Actividades: possível melhoria Figura 4.21 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.22 - Diagrama de processo Figura 4.23 – Diagrama de actividades
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Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS Figura 4.25 - Diagrama de processo Figura 4.26 – Diagrama de actividades Figura 4.27 – Diagrama de actividades: possível melhoria Figura 4.28 - Diagrama de classes de rede Figura 4.29 – Diagrama de classes Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede Tabela 4.3 - Matriz de graus de entrada e saída Tabela 4.4 - Matriz de distâncias geodésicas Tabela 4.5 – Matriz caminhos alternativos Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede
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LISTA DE ABREVIATURAS ADP – Arquivo Distrital do Porto AGLS – Australian Governement Locator System CAA – Circuito Administrativo de Amostras CIRDD - Comissão Interprofissional da Região Demarcada do Douro DIRKS - Designing and Implementing RecordKeeping Systems EVP – Empresa de Vinho do Porto IAN/TT – Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo II – Instituto de Informática IVP – Instituto do Vinho do Porto IVV – Instituto do Vinho e da Vinha MI – Meta-Informação MOREQ – Modeling Functional Requirements NAA – National Archives of Australia OA – Organizational Assessement PRO – Public Record Office RAS – Redes de Actores Sociais RDF – Resource Description Framework RIA – Rede Interorganizacional de Arquivos RKMS – Record Keeping Metadata Scheme SBDR – Sistema de Bases de Dados Relacional SA – Sistema de Arquivo SI – Sistema de Informação SPIRT - Strategic Partnership with Industry - Research and Training UE – União Europeia UML – Uniform Modeling Language VERS – Victorian Electronic Records Strategy
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CAP. 1 INTRODUÇÃO
Quantas vezes ouvimos falar de redes? Referimo-nos de forma quase
generalizada e muitas vezes irreflectida a estas entidades: Redes de
comunicação, de informação, de circulação, redes de estradas, portagens,
etc. Mas certamente que sob uma aparente simplicidade existe uma
elaborada teia de planeamento, estudo e execução que torna esta entidade
num objecto particularmente complexo.
No entanto não subsistem dúvidas de que a rede constitui, hoje em dia,
uma estrutura básica que abrange uma vasta gama de actividades, técnica
e socialmente solidamente imbricadas no que se convencionou chamar de
Sociedade de Informação. A própria conectividade permitida pelas
Tecnologias de Informação e Comunicação que torna a distância física
irrelevante, é um exemplo paradigmático da inevitabilidade de rede. Outros
exemplos abundam: As organizações virtuais, o comércio electrónico o
conceito de “network centric warfare” - as redes chegaram à guerra!-
demonstra claramente que o conceito é um facto estabelecido e mais que
isso, essencial para o desempenho normal da maior parte das facetas da
vida quotidiana das pessoas e organizações.
No entanto será aplicável, e mesmo que aplicável será útil, para todos os
tipos de actividade económica, social humana a utilização de redes? E de
entre a considerável panóplia de metodologias disponíveis para análise,
desenho e implementação de redes haverá eventualmente alguma nova ou
pelo menos alguma significativa contribuição insuficientemente explorada?
A presente tese pretende ensaiar uma tentativa de aplicação de abordagem
baseada em redes de actores sociais para efectuar análise
interorganizacional sob o ponto de vista de estruturas e agentes sociais e
com o objectivo de definir, desenhar e implementar uma rede de
informação de arquivo. A razão da opção por esta área prende-se por um
lado com o teor do curso de mestrado em que a apresentação desta tese se
insere –gestão de informação– e em cujo contexto a escolha de sistemas de
informação como foco de aplicação parecia à partida evidente! Mas porquê
arquivos? Os arquivos, na realidade sistemas de informação com
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peculiaridades próprias, constituem um aspecto habitualmente desprezado
por todos os profissionais de informação (e de qualquer outro sector se
quisermos ser precisos!) à excepção dos próprios arquivistas! Mas na
realidade o documento de arquivo e o sistema que o gere são
fundamentais para a concretização de forma legal e socialmente válida dos
objectivos de qualquer organização, na medida em que garantem a
adequação do seu comportamento funcional ao ambiente externo em que
esta opera, considerado sob a vertente da salvaguarda de interesses e
posições dessa organização relativamente a outros actores com os quais
interactua. Paralelamente o sistema de arquivo não é dissociável lógica e
conceptualmente do sistema de informação. Ambos têm como objecto esta
entidade embora a abordem com perspectivas e objectivos diferentes.
Partindo destes pressupostos pareceu-nos interessante equacionar os
requisitos necessários para colocação de arquivos em rede, ou se quisermos
dar a volta ao texto, tornar visíveis documentos, considerados no sentido
arquivístico do termo, num ambiente de rede ordinariamente absorvido com
outras preocupações operacionais e administrativas que não os arquivos!
A metodologia de redes sociais é utilizada para investigação substantiva em
diversas áreas científicas, como a antropologia, sociologia, psicologia social.
Tem também sido alvo de aplicação mais pragmática de carácter
eminentemente operacional. Neste último esta metodologia é
essencialmente utilizada como uma ferramenta para reestruturação de
organizações, embora normalmente dirigida tanto para gestão de recursos
humanos, mas também para redes de organizações [122]. Devemos
portanto frisar que de toda a bibliografia consultada a maior parte era
devotada a definições da organização e de processos de trabalho. A
aplicabilidade a sistemas de informação aparece em alguns autores mas de
uma forma muito diluída em enquadramentos de posicionamento
organizacional. Um elemento que nos dá informação curiosa sobre esta
ausência de contacto entre as áreas de investigação é o facto de os autores
de ciência organizacional ou de sistemas de informação não citarem autores
perfeitamente associados com análise de redes sociais, sendo o contrário
igualmente verdade. O silêncio é quase total! Mas no entanto esta parece
ser uma área especialmente promissora para uma abordagem baseada em
redes sociais. Com efeito um sistema de informação baseia-se na
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comunicação de informação através de uma estrutura ou infraestrutura de
informação que assenta simultaneamente nas vertentes social e
tecnológica. Neste contexto e porque a análise de redes de actores sociais
incide a sua análise sobre uma estrutura social de rede em que são
especialmente valorizados os atributos e dinâmicas comportamentais das
relações estabelecidas entre actores, esta metodologia sugeria fortes
possibilidades de aplicação a cenários de análise organizacional para
desenvolvimento de sistemas de informação.
Na sequência do exposto e sintetizando os desideratos desta tese diremos
que o presente trabalho tem como objectivos:
1/ a aplicabilidade da abordagem de Redes de Actores Sociais na análise e
concepção de uma rede de arquivos, envolvendo naturalmente sistemas de
arquivos e sistemas de informação.
2/ a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia
informática à análise de processos interorganizacionais na área de arquivos.
3/Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede
de arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às
características específicas do universo em estudo – e requisitos de meta-
informação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação,
integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de
realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente
válidas.
Para a realização deste trabalho partiu-se dos seguintes pressupostos:
• A tecnologia interactua com a estrutura social sobre a qual é aplicada
• Os sistemas de arquivo gerem documentos que são um objecto
informacional com atributos e comportamentos específicos.
• Um processo organizacional gere e manipula objectos documentais de
arquivo os quais se inserem necessariamente no contexto funcional e
operativo do primeiro.
O contexto de análise exclui documentos históricos focando-se apenas nas
transacções decorridas em processos interorganizacionais e nos documentos
activos e com utilidade operacional aí produzidos.
Este trabalho não partiu de hipóteses de trabalho particulares ou pré-
concebidas, procurando-se através de uma recolha de dados orientada
segundo métodos escolhidos, avaliar e tentar esclarecer se uma
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metodologia muito específica e cientificamente complexa –RAS- é, no todo
ou em parte, adequada ou a sua aplicação vantajosa para gestão de
informação e sistemas de informação e em que medida contribui para a
“montagem” de uma rede. Procurou-se igualmente definir em que medida e
em que áreas pode esta metodologia revelar-se de especial interesse.
Acrescentamos que a aplicabilidade deste processo foi inevitavelmente
condicionada pela rede de teste montada. Mas mesmo no caso em que
determinados resultados escaparam à lógica de análise ficamos pelo menos
com a informação do potencial resultado se a rede escolhida fosse de outra
natureza.
Este trabalho foi estruturado nos capítulos indicados no sumário seguindo-
se uma breve síntese do conteúdo de cada um deles.
• No capítulo dois procura-se dar uma panorâmica geral e estado da
arte sobre redes sociais e redes de actores sociais, diferenciando, se
bem que superficialmente (visto que os elementos comuns são em
maior número que os divergentes) os dois conceitos e respectivos
métodos. Serão apresentadas algumas das principais medidas
utilizadas na análise social baseada em redes e finalmente falar-se-á
da potencial relação entre a abordagem escolhida e a sua
aplicabilidade em contextos organizacionais.
• No capítulo três aborda-se a questão da organização. Procura-se
explicitar alguns conceitos logo a seguir amplamente utilizados,
como o de sistema e ainda de teoria organizacional, organizações
virtuais, organizações em rede e processos inter-organizacionais. O
objectivo é de preparar teoricamente o cenário para a exploração do
capítulo seguinte no qual que se desenvolve o estudo de caso.
Apresenta-se uma breve síntese sobre metodologias utilizadas em
análise organizacional, procurando referir diversos princípios e
métodos de abordagem. Fala-se ainda de sistemas de informação e
sistemas de arquivos apontando algumas abordagens relativamente
a estas entidades. Aborda-se finalmente as características e
especificidades do objecto documental e redes de arquivos como
suporte a redes transaccionais de negócio e suporte de processos.
17
• No capítulo quatro é apresentado o estudo de caso compartimentado
nas três vistas sistémicas que julgamos pertinente incluir: a
representação da rede como uma estrutura social e
interorganizacional em que são incluídos actores e relações
verificadas entre esses actores e realizadas medidas que se julgaram
mais adequadas à caracterização efectiva da estrutura social
observadas e das possíveis influências verificáveis nas vistas
adjacentes; os processos que decorrem como substância dessas
mesmas relações, ou seja, a camada operativa da rede (aquela onde
se passam acções) são igualmente analisados e finalmente os
documentos produzidos em cada processo e que irão preencher a
rede de arquivos propriamente dita. Ainda nesta parte procede-se à
aplicação parcial do modelo RKMS/SPIRT de meta-informação
incidente sobre classes (entidades) presentes na rede. Partimos do
princípio se enquadra em sectores transaccionais de negócio, i.e.,
que os seus actores transaccionam através desta estrutura e que os
documentos, na sua condição de bem e subproduto de processos aí
desenrolados, devem ser geridos em rede.
• No capítulo cinco são apresentadas conclusões e possibilidades de
trabalho futuro.
• A última parte é constituída por quatro anexos onde são
apresentadas respectivamente no anexo A as tabelas e grafos
efectuados para a análise de redes de actores sociais, no anexo B a
descrição e modelos dos processos realizada em UML com extensões
Eriksson-Penker, diagramas de actividade e de conexão
actores/papéis, no anexo C a descrição sucinta dos documentos
produzidos no âmbito dos processos identificados e finalmente no
anexo D a explicitação dos diversos elementos do modelo
SPIRT/RKMS utilizado.
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CAP 2. REDES SOCIAIS e REDES de ACTORES SOCIAIS
2.1 Definição e contexto de emergência
A metodologia de análise de redes sociais e particularmente de redes de
actores sociais (daqui em diante denominada de RAS), disseminou-se de
forma significativa durante a década de 70, associada ao desenvolvimento
de informática que possibilitou a exploração das possibilidades matemáticas
de análise.
A utilização desta metodologia exige uma base de aplicação normalizada e
exactamente estruturada de forma a sustentar a aplicabilidade de recursos
quantitativos. Essa estrutura foi encontrada na matemática discreta e mais
particularmente na tautologia de rede, conceito directamente inspirado na
teoria de grafos. Um grafo é por definição uma rede sendo a teoria de
grafos o estudo do aspecto conectivo dessa rede. Ou seja, a única ilação a
retirar de um grafo é estrutural [59].
Os antecedentes da análise de redes sociais enraízam num conjunto de
disciplinas que surgem e se disseminam amplamente a partir da década de
40.
A sociometria inicialmente aplicada por Moreno, [43] introduziu os
conceitos de actores e relações assim como o emprego de métodos
quantitativos para análise de estruturas sociais.
Os trabalhos de Radcliff-Brown e de Lévi-Strauss na área de antropologia e
que entroncam na corrente estruturalista, constituem igualmente uma base
epistemológica e heurística para o desenvolvimento do conceito de
estrutura social. Sob o ponto de vista metodológico, o estruturalismo
analisa grandes sistemas sociais através da observação das relações e
funções dos elementos atómicos constitutivos desse sistema. Pretende
portanto identificar as infraestruturas “inconscientes”, ou seja, não
conscientemente percepcionadas, de fenómenos culturais/organizacionais à
luz de uma aproximação relacional. As relações que se estabelecem entre
agentes são o objecto de estudo e não os actores individualmente
19
considerados, ou sequer a entidade social na sua totalidade.
Complementarmente adopta-se uma abordagem sistémica da realidade
propondo leis gerais explicativas de padrões comportamentais subjacentes
à própria estrutura social. 1
As redes sociais radicam igualmente na psicologia social, através de
autores como, por exemplo, Bavelas que em 1948 introduziu a noção de
que a ordenação estrutural dos laços que ligam os membros de um grupo
orientado para a realização de tarefas pode ter consequências significativas
na sua produtividade e consciência laboral. Este autor propôs, segundo
Freeman, [43] ser a centralidade o atributo estrutural dominante para a
realização deste tipo de análise, tendo especificado formalmente este
parâmetro.
Estas acções precursoras de investigação baseadas em análise estrutural,
entram num período de latência que se prolonga até à década de 70. A
razão para este facto reside na ausência de ferramentas de cálculo
suficientemente poderosas que permitissem a exploração de modelos
qualitativamente significativos. Os cálculos associados à análise estatística
sociométrica são substancialmente exigentes de capacidades de
computação, à época (décadas de 40-50) inexistentes. A aplicabilidade
deste método de análise estava, portanto, à partida limitada por falta de
ferramentas capazes de o potenciar. Sem esses recursos a extensão dos
casos observados era reduzida e portanto insusceptível de deduzir
conclusões genéricas ou produzir teoria formal [49]. A partir da década de
70 no entanto, várias circunstâncias se combinaram para produzir o
contexto propício ao recrudescimento da metodologia, a qual se traduziu
nomeadamente no aparecimento de diversas revistas especializadas e
associações profissionais.2
Em primeiro lugar o desenvolvimento sistemático de informática e indústria
de computadores pôs à disposição dos investigadores poderosas
ferramentas que viabilizavam análise rápida e conclusiva sobre estruturas
sociais de grande dimensão bem como a computação de algoritmos
complexos [107]3.
1 Lévi-Strauss afirmava que para um observador capturar na sua totalidade um minuto da vida de um actor numa sociedade primitiva, necessitaria de toda uma vida de trabalho. (entrevista dada à TF1 em 1972) 2 As revistas Connections, Social Networks e a fundação do INSNA (International Network for Social Network Analysis) 3 os algoritmos NEGOPY ou o CONCOR, ambos muito exigentes computacionalmente, datam desta época
20
Em segundo lugar o desenvolvimento da área de matemática discreta com
particular ênfase na teoria de grafos e matemática algébrica com recurso a
matrizes, proporcionou os recursos para construção de modelos estruturais
alargados e genéricos. A análise de redes sociais é realizada
fundamentalmente a partir de duas representações matemáticas: o grafo,
ou a representação gráfica de actores e relações existentes entre eles, e a
matriz ou representação canónica dessa estrutura gráfica. Estes dois
processos de representação estão intrinsecamente relacionados coexistindo
por norma nos estudos baseados em redes sociais [21], [42],[59].
Diversas perspectivas teóricas em áreas tão variadas como teoria
organizacional, teoria cognitiva, teoria de acção, são susceptíveis de ser
condensadas através de análise baseada em estruturas de rede. Isto é
explicável pelo facto desta constituir um modelo estruturado que
representa de forma simplificada mas significativa, visto conter
intrinsecamente todos os atributos que caracterizam os actores incluídos e
as relações que os unem, uma determinada realidade social. Uma rede
social pode pois, nessa óptica, ser considerada como um modelo
particularmente vocacionado para sobre ela serem testados diversos tipos
de análise de acordo com os mais diversos paradigmas teóricos e
epistemológicos.
A aplicabilidade de análise de redes sociais alarga-se a áreas variadas das
ciências sociais, como a epidemiologia, análise organizacional e
interorganizacional, sociologia, administração de empresas, implementação
de infra-estruturas informáticas ou ainda organização militar
nomeadamente na aplicabilidade do paradigma de 4CISR (Command,
Control, Communications, Computers & data, Intelligence, Surveillance,
Reconnaissance) [35]. Este exemplo tem particular importância porque
constitui um caso exemplar de aplicação de RAS a sistemas de informação,
sendo que actualmente, um cenário de intervenção militar - mesmo que
sem fins bélicos- se articula numa arquitectura de rede (network centric
warfare), sendo a informação recolhida, processada e distribuída pelos
actores que nela participam de forma interactiva. A metodologia RAS neste
contexto tem capital importância para caracterizar a rede e determinar
caminhos óptimos de circulação de informação.
21
2.2 Caracterização teórica
Lemieux [82] considera uma rede de actores sociais como um sistema
baseando-se para o efeito na definição avançada por Le Moigne para quem
um sistema é uma entidade que existe em algo (contexto ambiental) para
realizar qualquer coisa (objectivo), que concretiza algo (actividade, função)
através de algo (estrutura, forma estável) que se transforma no tempo
(evolução). Esta definição é-nos útil no presente contexto já que se
adequa admiravelmente bem à descrição e adaptação a realidades
organizacionais e inter-organizacionais. Com efeito, se concretizarmos o
modelo proposto podemos substituir cada uma das constantes enunciadas
por entidades concretas observadas no terreno. O contexto ambiental será
o sector de negócio específico com o seu quadro regulamentar, técnico,
jurídico e normativo cujos objectivos são respectivamente a produção,
comercialização e preservação de um produto. Esses objectivos são
conseguidos através de uma rede interorganizacional que mantém entre si
processos de negócio documentados (actividade função) ao longo do
tempo.
Uma estrutura segundo, por exemplo, Eisenberg é a ordenação de
elementos de um sistema e do conjunto de relações que conectam esses
mesmos elementos e os mantêm unidos. A tradição estruturalista defende
que indivíduos ocupam posições designadas no sistema e os papéis que
estão associados a essas mesmas posições restringem o comportamento
desses mesmos indivíduos (unidades individuais de observação). A palavra
sistema aparece neste contexto indiferentemente citada e referindo-se a
uma entidade integrada e coerente. Um sistema total é representado por
todos os componentes e relações necessárias para a concretização de um
objectivo, atendendo a um conjunto de restrições identificadas. O objectivo
do sistema define a finalidade para a qual foram ordenados os
componentes e relações (em RAS designadas por actores e conexões)
enquanto que as restrições constituem as limitações introduzidas no seu
desempenho que definem os seus limites e permitem explicar as condições
de funcionamento. Este conceito parece-nos directamente associável à
concepção de uma rede como estrutura de oportunidades e
constrangimentos [34] que se oferecem aos actores participantes.
22
Os sistemas são normalmente representados através de modelos. Uma
rede, por exemplo, é um modelo de um sistema social. Uma organização
por seu turno, é um sistema e uma rede de actores sociais modela essa
organização representando o sistema social composto pelos actores e
relações entre eles estabelecidas com objectivos individuais e comuns de
viabilizados pela troca/apropriação de recursos aí existentes.
A análise baseada em redes sociais baseia-se primariamente no
pressuposto de que uma estrutura social não se organiza aleatoriamente
mas sim de forma padronizada (BROWN citado por FREEMAN)[42][43]. O
comportamento social dos actores, qualquer que seja o nível de agregação
considerado (individual ou colectivo), manifesta-se através de padrões
– latentes ou evidentes – concretizados através de conexões estabelecidas
com os restantes actores que compõem essa rede. Estabelece-se portanto
um modelo de rede para representar a estrutura social que se pretende
retratar, de forma a permitir a aplicação de métodos de matemática
estatística que permitam a emergência e caracterização desses padrões
sociais comportamentais e relacionais latentes os quais resistem a análises
sociológicas convencionais.
Esta estrutura social na qual o actor se insere constitui, na medida em que
uma rede permite a comunicação de recursos e a efectivação de acções4,
uma fonte de oportunidades que se oferece ao actor para este conseguir os
interesses próprios por si percepcionados. Mas por outro lado, representa
também conjuntos de restrições na medida em que o alcançe de metas ou
interesses, quer individuais ou colectivos, podem ser condicionados ou
mesmo impedidos pelos interesses próprios dos outros actores existentes
na rede.
A análise de redes sociais pretende deste modo identificar estruturas
profundas [107] i.e., padrões regulares que se inscrevem, ou decorrem
debaixo da superfície complexa dos sistemas sociais através de aplicação
de matemática estatística cujos resultados são directamente interpretados
à luz da teoria social.
Esta metodologia comporta ainda duas assumpções importantes
relativamente a comportamento social. [42], [73].
4 Neste contexto a acção é entendida como um comportamento revestido de intencionalidade e competência. (PACHERIE, E., Action Concepts.)
23
a/ Todo o actor participa num sistema social que envolve outros actores os
quais constituem referenciais fundamentais para as suas decisões e acções
empreendidas. Este pressuposto é exemplificado pelo facto do próprio
comportamento social não ser isolado mas colectivo, ou pelo menos conter
implicações colectivas, na medida em que os actos de um indivíduo afectam
e podem mesmo colidir com os interesses ou comportamentos dos
restantes actores. Este facto é particularmente claro através de observação
de mecanismos desenvolvidos para regular a vida em sociedade como os
quadros legis lativo, regulamentar e normativo. Da mesma forma o
comportamento do indivíduo isolado será influenciado pela percepção dos
seus interesses e pelas relações que estabelece com outros actores. Por
outras palavras, a acção de um actor deve ser considerada à luz de
variáveis recolhidas da sua conectividade na estrutura social e da
percepção dos seus próprios interesses enquanto indivíduo.
b/ Existem vários níveis de estruturas num sistema social, considerando-se
como definição de estrutura, neste contexto, as regularidades nos padrões
relacionais entre entidades concretas, i.e., unidades individuais de
observação. Significa isto que a organização de relações sociais constitui
um conceito nuclear da análise de redes na medida em que esta se
interessa fundamentalmente pelas propriedades estruturais em que os
actores sociais se integram e pela detecção dos fenómenos sociais os quais
não existem exclusivamente ao nível do actor individual. Isto significa que a
análise de redes sociais incide antes de mais, sobre o conjunto de relações
mantidas pelos actores e não sobre os seus atributos individuais.
2.2.1 Redes Sociais v. Redes de Actores Sociais
Sintetizando o exposto diremos que a análise de redes sociais procura
localizar e caracterizar propriedades emergentes nascidas da articulação de
unidades individuais de observação com as conexões efectuadas ou
existentes entre elas.
24
As redes de actores sociais, constituem uma variação ou se quisermos, um
ramal daquela metodologia. A diferença de substância encontra-se na
atenção atribuída aos atributos dos actores que constituem os nós da rede
[80]. A par da caracterização das conexões que unem os pontos da rede, é
considerada e realizada a descrição dos atributos dos próprios actores ou
vértices que circunscrevem uma relação. Sobre este aspecto as redes
sociais não prestam especial atenção. Os actores são considerados apenas
na medida do seu capital conectivo com os restantes, o qual é avaliado,
medido e descrito de forma quantitativamente exacta. Considera-se assim
não existir vantagem em concluir teoria social a partir dos atributos
individuais dos actores. Esta posição constituiu uma ruptura com anteriores
escolas epistemológicas que consideravam estas características tais como
sexo, idade, etc., elementos por si só explicativos de comportamentos
sociais. Na análise RAS (Redes Actores Sociais), embora se mantenha como
ponto nuclear as relações sociais estabelecidas, é igualmente atribuída
atenção aos atributos específicos de cada actor os quais são analisados
associadamente com a caracterização do seu capital conectivo. Há portanto
uma análise matricial (vertical e transversal) dos elementos da rede.
Os aspectos diferenciadores entre uma abordagem exclusivamente
centrada em redes sociais e outra baseada em redes de actores sociais
(RAS) podem assim ser sintetizados nos seguintes pontos:
1/ O interesse das redes sociais reside, como atrás dito, na estrutura social
representada na rede. A RAS interessa-se igualmente por essa entidade
mas considerando que esta deriva das acções observadas dos actores que
participam nessa rede, ou seja, os actores sociais. Estes têm características
próprias, que devem ser consideradas e incluídas na análise a empreender.
[3].
2/ Simultaneamente a relação efectuada entre unidades individuais de
observação (actores), possui propriedades que não são apenas específicas
dos actores participantes, - entre os quais se estabelece a relação -, nem
tão pouco constituem o simples somatório dessas mesmas propriedades.
São essencialmente atributos emergentes da relacionação dessas unidades
individuais de observação. As conexões são pois, baseadas num contexto
25
específico que ao ser alterado modifica ou extingue as propriedades dessa
mesma relação.
3/ A RAS compreende procedimentos de reconstituição da estrutura ou
seja, da morfologia do sistema de troca e acção, constituindo blocos de
actores obtidos através de medidas estatísticas de equivalência, das quais
adiante se falará mais detalhadamente, em que se incluem as relações
estabelecidas entre esses blocos e os atributos individuais dos actores que
não se diluem no contexto global da rede.
4/ Os actores são posicionados dentro da estrutura de acordo com o seu
capital conectivo e atributos individuais.
5/ São efectuados procedimentos de associação entre posição e
comportamento de actores. Esta estrutura de relações entre os actores e
posições que eles ocupam pode ser considerada como uma variável
independente que contribui para a identificação de influência exercida sobre
os comportamentos sociais.
Autores como Lemieux [82], por exemplo reduzem a fronteira entre redes
sociais e de actores sociais a problemas de terminologia. Considera este
autor a primeira designação demasiado vaga uma vez que pode incluir
redes materiais de intercâmbio. As redes de transportes, dadas a título de
exemplo, constituem conjuntos de pontos representando locais unidos por
linhas de comunicação por onde circulam, entre outros, actores sociais. Não
são portanto exclusivamente redes de actores sociais embora se possam
considerar redes sociais.
A fronteira entre estas duas abordagens não constitui uma linha divisória
concreta. Note-se que os métodos quantitativos analíticos são idênticos e
os investigadores utilizam indiferentemente as duas designações bem como
processos de investigação similares. Poderemos portanto considerar a RAS
como uma evolução ou aperfeiçoamento de análise de redes sociais, não
existindo qualquer ruptura metodológica ou epistemológica entre as duas
aproximações. Na realidade os pontos de vista de análise de atributos
individuais de actores e as propriedades das relações que os unem são,
26
embora de naturezas diferentes, complementares e ambos coexistem
articuladamente [73].
2.2.2 Perspectivas de Análise em RAS
A investigação com base em análise RAS constitui um meio de identificar a
estrutura de comunicação de recursos através do emprego de dados
individuais e relacionais sobre unidades de análise. Neste contexto
podemos apontar duas perspectivas de macroanálise utilizadas:
1/ A perspectiva relacional em que a unidade atómica de análise é o actor
sendo a sua relação com os outros actores entendida sob perspectivas
interpretativas obtidas através de várias aproximações analíticas como
força, coesão, proximidade. São neste caso analisadas as relações entre
actores através de constituição de díades (conjuntos de dois actores) e
tríades (conjuntos de três actores), consideradas como sub-estruturas
atómicas da rede, sem incluir nessa análise as relações com outros actores
que escapem a esses conjuntos simples de unidades. Essas relações serão
analisadas dentro dos conjuntos de díades e tríades em que o mesmo actor
participe [121]. Por exemplo, um actor A é analisado no contexto da
relação mantida com o actor B. No entanto o actor mantém igualmente
relações com os actores C, F e Z residentes na rede. Existem portanto 4
díades que irão ser sucessivamente analisadas: {A→B}; {A→C};
{A→F}; {A→Z}, sem no entanto serem integradas essas análises, ou
seja, a comparação da díade 1 com a 2, etc. Esta representação é
extensiva a tríades sendo que estas são compostas de três actores e das
respectivas conexões. {A→B}; {A→C}; {B→C}5 [26], [80]. Os conceitos
de diferenciação utilizados nesta aproximação baseiam-se essencialmente
em aspectos sócio-psicológicos.
2/ A perspectiva estrutural ou posicional em que o objecto de pesquisa
consiste na identificação de padrões idênticos ou similares de
relacionamento com os restantes actores da rede e que, dessa forma,
5 Note-se que as direcções das conexões entre tríades não obedecem obrigatoriamente apenas ao esquema apresentado.
27
BA BABA
C
B
A
díade: conexãoadjacente
díade: conexãodireccionada
díade: conexãodireccionada simétrica
tríade adjacente
C
B
A
1 2
3
tríade transitiva Figura 2.1 - Exemplos de díades e tríades
permitem a identificação
topológica de um actor ou
conjunto de actores que ocupem
posições semelhantes dentro da
estrutura social observada.
Por outras palavras, identificam-
se actores individualizados ou
grupos de actores que mantêm
posições equivalentes com os restantes actores que integram a rede,
inferindo padrões comportamentais e relacionais de uns relativamente a
outros. A análise padronizada de conjuntos de relações permite determinar
posições relativas de conjuntos de actores (singulares ou colectivos)
ocupadas na estrutura social observada. Nesta perspectiva o
desenvolvimento destes mesmos conceitos baseia-se em aspectos
antropológicos e sociológicos.
Sintetizando o exposto pode-se afirmar que a RAS pretende identificar
numa rede de actores sociais, padrões de relacionamento entre conjuntos
de dois ou três actores (díades e tríades) e, complementarmente, isolar
conjuntos – singulares ou colectivos – com posições equivalentes,
relativamente a todos os restantes membros da rede.
Estas definições são mais claramente visíveis através da tabela 1. Numa
leitura vertical é-nos dado o nível de agregação dos actores como unidades
de análise, sendo identificados 3 níveis: actor, subgrupos, subestruturas.
Numa leitura horizontal temos as definições para cada nível de agregação
de acordo com as duas perspectivas de análise descritas: relacional e
posicional.
Tabela 2.1 – Perspectivas de análise (segundo R. Burt)
Nível de agregação de actores na unidade de análise Perspectivas de análise
Actor Vários actores unidos num subgrupo
Múltiplos subgrupos como sistema estruturado
Relacional Rede pessoal extensiva, densa e/ou multiplexa
Grupo primário como uma clique de rede: Conjunto de actores unidos por relações coesas
Sistema estruturado denso ou transitivo
28
Posicional Ocupante de uma posição central e/ou prestigiada na rede
Conjunto posição/papel considerado como posição na rede; um conjunto de actores estruturalmente equivalentes
Sistema estruturado como estratificação de conjuntos de posições/papéis
Segundo Burt [26] a tabela acima representada apresenta duas dimensões
complementares: As células da primeira fila corresponderão à análise de
redes egocêntricas (egonet) e análise tríadica, ou seja, análise de
transitividade e densidade da rede e consequentemente das relações em
que os actores se encontram envolvidos (abordagem relacional). Uma
segunda dimensão ou classe, representada pela segunda fila consiste em
actor, subgrupo e modelos de sistemas de topologias sociais. Esta classe
serve para destacar e descrever a estrutura social em termos de
diferenciação entre actores e subgrupos (abordagem posicional).
Considera-se a combinação destes dois tipos de análise como
complementares já que os resultados pretendidos se enquadram em
objectivos diferentes. Blau, citado por Rogers [107] afirma que a
perspectiva relacional será mais útil para estudar sistemas recém-
formados6 enquanto que a aproximação posicional poderá ser mais eficaz
para estudar sistemas já estabelecidos e consolidados há mais tempo. Na
realidade não há estudos em número suficiente que ponham em
comparação as duas abordagens e que permitam aferir com propriedade da
maior ou menor adequação ou apetência de um ou de outro relativamente
à sua aplicabilidade a RAS.
Um outro aspecto que no entanto é necessário esclarecer refere-se à
natureza essencial dos actores da rede. Um grafo integra dois elementos
estruturais característicos [59] –linhas e pontos– que sob a perspectiva de
RAS, poderemos designar como unidades individuais de observação. Estes
objectos podem ter vários níveis de agregação. O ponto de vista de análise
no entanto é sempre individual, no sentido em que a observação a um nível
de abstracção elevado considera conjuntos de actores e relações. Significa
isto que os actores incluídos na rede podem representar pessoas, objectos,
unidades orgânicas, organizações, países, etc., não havendo na prática
qualquer limite para o critério de agregação utilizado para a construção da
rede de análise [42]. A preferência pressentida por um universo de
6 No contexto do presente trabalho referimo-nos sempre a sistemas organizacionais.
29
observação estável, no sentido de manter padrões relacionais e
comportamentais regulares, justificou durante algum tempo a tendência da
escolha de actores colectivos para inclusão na rede. Preferiam-se entidades
com o maior nível de agregação possível - papéis, estatutos, grupos,
instituições - preterindo-se o nível individual dada a sua tendência para
variabilidade. Esta opção, no entanto, acabou por ser abandonada por se
considerar que o próprio grau de instabilidade ou estabilidade de uma dada
estrutura social é por si só um tópico de investigação [73].
No entanto, a unidade de análise pode não ser o actor singular ou apenas a
relação que o une a outros actores. Há portanto que distinguir entre estas
realidades: a unidade individual de observação, que é sempre o actor
individual ou colectivo, e a unidade de análise. Esta última pode possuir
vários níveis de agregação, incidindo quer sobre o actor individualmente e
independentemente do seu nível de agregação (e nesse caso as duas
entidades são coincidentes) quer sobre conjuntos de actores considerados
como subgrupos definidos pela coesão e reciprocidade das conexões
estabelecidas dentro da rede constituída, ou ainda, aí constituindo
subsistemas estruturados e estratificados. Esta realidade concorda com as
perspectivas de análise relacional e posicional atrás referidas.
Actores, nós
Atendendo às características específicas da RAS julgamos conveniente
referir alguns aspectos relevantes sobre actores, ou seja, unidades
individuais de observação de uma rede. De uma forma geral os actores
presentes numa rede – na medida em que esta representa uma estrutura
social – utilizam os recursos que lhes estão acessíveis para realizar os seus
interesses, qualquer que seja a sua natureza [34].
De acordo com a teoria social e económica [25][26][27] os interesses
manifestados por um actor são gerados pela percepção que esse mesmo
actor detém ou adquire sobre a possibilidade ou vantagem de empreender
acções alternativas. Ou seja, uma determinada acção é efectuada se não
for entendido como vantajosa a realização de uma outra acção alternativa.
Estes aspectos são de forma geral nítidos na análise organizacional,
manifestando-se nas várias camadas funcionais e hierárquicas de uma
instituição.
30
A este respeito é importante referir que uma organização constitui antes de
mais uma estrutura social e nessa condição inclui níveis de actuação
política (caracterizada por poder) e cultural (caracterizada pelos arquétipos
culturais dos actores individuais e colectivos ou cultura organizacional).
Estas camadas, ou vistas, articulam-se através de relações permanentes e
dinâmicas efectuadas entre os actores que participam na organização e que
desempenham acções as quais podem obedecer a motivações diversas:
funcionais, amizade, interesse, progressão, louvor, etc. No quadro funcional
de uma organização há actividades que são obrigatoriamente
desempenhadas, no entanto a forma como o são pode ter variações
consideráveis e essas flutuações podem moldar decisivamente a eficiência,
eficácia e efectividade do seu desempenho.
A forma de actuação de actores pode ser considerada à luz de três
interpretações teóricas:
1/ Atomista em que se consideram os actores como a mais pequena
unidade social existente numa rede, agindo portanto em função dos seus
interesses próprios, ou seja, dos interesses que percepcionam como válidos
ou vantajosos para si próprios. Neste sentido a avaliação de vantagem de
aquisição de um recurso é realizada sem ter em atenção as necessidades
de outros actores. Esta perspectiva é normalmente utilizada em análise
macroeconómica [25].
2/ Normativa, em que se consideram os actores como interdependentes
entre si empreendendo acções de acordo com normas socialmente
estabelecidas e aceites. Esta é uma aproximação essencialmente
antropológica e sociológica.
A este respeito é apropriada uma referência sucinta à aproximação teórica
apresentadas por Giddens (GIDDENS citado por WALSHAN) [119],
enquadrada em contextos organizacionais. Giddens ao propor a sua teoria
de estruturação, identifica em qualquer organização dois níveis distintos
relacionados com agentes humanos e sistemas sociais, descrevendo uma
camada intermédia de ligação através de, respectivamente, esquemas
interpretativos, suporte material e normas. Esta abordagem ao considerar a
existência de agentes humanos /actores e sistemas sociais (redes) é
articulável com a caracterização de actores em RAS através de duas
particularidades: (1) os actos são desenvolvidos por agentes humanos quer
31
de acordo com a perspectiva atomística ou normativa (2) Os actos são
desenvolvidos em estruturas sociais. O comportamento dos
actores/agentes humanos insere-se numa perspectiva atomista enquanto
que a sua interacção/participação em sistemas sociais, obriga a uma
perspectiva de acção normativa.
3/ Burt [25] propõe uma terceira alternativa sugerindo que os interesses
dos actores são padronizados pelas posições que ocupam na estrutura
social, as quais são definidas por conjuntos de propriedades individuais e
gerais da rede na sua qualidade de modelo representativo da estrutura
social.
Segundo este autor um actor avalia o aumento de utilidade que um
determinado recurso lhe oferece relativamente a outro em função de
referências por ele estabelecidas ou pré-existentes e subordinadas a um
determinado critério, ou melhor, em função do incremento marginal de
utilidade que é avaliado com base nesses critérios. Cada actor possui
portanto um capital social que lhe servirá para adquirir ou manter posições
dentro da rede. O capital social, ao contrário dos capitais humano
(atributos pessoais de carácter profissional, pessoal) e económico, é
relacional uma vez que é composto pelo conjunto de relações que um
determinado actor possui numa rede (capital conectivo) [27]. Este capital
funciona como critério de ponderação relativamente à acessibilização do
actor às oportunidades –aqui citadas como significando acesso a recursos-
criadas na rede. Burt refere-se a posições ideográficas definidas por
relações com forma e conteúdo de especial significado dentro de um
determinado sistema de actores (localização topológica) num ponto
específico de tempo (localização cronológica).
De acordo com esta perspectiva posicional (que neste autor tem
directamente a ver com equivalência estrutural) e posto perante um
problema de avaliação de um determinado recurso, a um actor A colocar-
se-ia a questão de em que medida uma acção poderá incrementar ou
melhorar o seu controlo sobre um recurso relativamente ao nível de
controlo exercido sobre esse mesmo recurso por outros actores que lhe são
estruturalmente próximos (equivalentes). Desta forma o facto de um
determinado actor ocupar uma posição estruturalmente equivalente com
outro actor pode revestir-se de dois significados, sendo um exacto -os dois
32
actores ocupam uma posição topológica e ideograficamente idêntica-, e o
segundo interpretável -os dois actores podem reciprocamente substituir-se,
i.e., um deles pode ser redundante e dispensável.
Relações/Arcos
Uma relação é composta por forma e conteúdo [26] [73]. A primeira diz
respeito à medida que representa a força da relação entre um actor
[A→B], ou seja, as propriedades da conexão de uma díade as quais
existem de forma independente do conteúdo dessa mesma conexão. Este
atributo é normalmente resolvido pelo grau de intensidade estabelecido
entre os dois actores e ainda o grau de participação comum nas mesmas
actividades.
O conteúdo é o tipo de relação que representa, ou seja, a substância e
natureza da própria forma de conexão de um actor [A→B]. Este atributo
pode ser classificado de acordo com categorias de relações que convenham
ser definidas: Por exemplo do ponto de vista de formalização da relação
esta pode constituir uma relação de transacção, de controlo, multiplexa. No
entanto se a considerarmos numa óptica dos recursos difundidos através
dessa mesma relação, poderá então ser designada de informação, recursos
materiais, acção, etc. Do ponto de vista organizacional esta dicotomia é
importante na medida em que permite a integração de processos funcionais
na qualidade de conteúdos de uma relação entre actores a qual possui uma
forma específica que irá condicionar a forma de realização desse mesmo
processo.
Dito de outro modo, se um recurso ou acção (conteúdo) que circula entre
dois actores é controlada por um deles (forma), se a iniciativa (forma)
parte de um actor ou se mesmo que isso não aconteça esse actor assume o
domínio desse recurso ou acção (conteúdo), podemos dizer que a relação é
de controlo. Se o recurso for transaccionado pelos actores envolvidos na
relação, quer de forma livre ou condicionada, podemos então dizer estar
perante uma relação transaccional (forma). Finalmente se as conexões que
unem dois actores são de natureza individual e não relacional, i.e., se se
reportam exclusivamente a atributos específicos de cada actor
(personalidade, concentração, poder...) estaremos perante conexões de
laços [82].
33
Estabelecendo uma comparação curiosa entre as interpretações de relações
dadas por analogias antropológicas e matemáticas obtemos o seguinte
quadro:
Tabela 2.2 Analogias de relações (adaptado de Lemieux. Les Reséaux d’Acteurs Sociaux) Relações Analogia antropológica Analogia matemática transacções Deserção Estruturas algébricas controlos Tomada da palavra Estruturas de ordem laços lealdade Estruturas topológicas
Outra forma de caracterizar uma relação é identificar a direcção que ela
assume. Uma relação pode exprimir um contacto apenas, expresso numa
variável dicotómica –existe ou não– mas pode assumir igualmente
direccionalidade, ou seja, a relação inicia-se num nó e dirige-se para outro.
Pode igualmente ser simétrica o que é diferente da simples expressão de
contacto. Neste caso o recurso é simetricamente enviado de um actor para
outro havendo capacidade de iniciativa de parte a parte. A simetria exprime
apenas a possibilidade de uma relação se estabelecer nos dois sentidos,
independentemente do teor dessa relação (controlo, transacção, laço). As
características atrás referidas coexistem numa mesma conexão podendo-se
portanto classificá-las como, por exemplo, controlo bilateral (simétrico) ou
transacção assimétrica. A orientação não implica necessariamente controlo.
A identificação dos recursos transmitidos na rede pode ser à partida
explicitamente definida no momento da constituição da rede. No entanto
uma rede pode e normalmente tem muitos tipos de recursos a circular nela.
Lemieux categoriza-os de acordo com a sua natureza e ainda com a sua
condição de serem renováveis ou não. No primeiro caso são identificados
seis grupos: normas, estatutos, comandos, recursos humanos, recursos de
informação, relacionais [80].
Categorizações deste género são no entanto livres, podendo ser utilizadas
as que mais se adaptarem ao caso em estudo, desde que sejam
devidamente explicitadas e descritas.
No caso da rede analisada por exemplo foram identificados recursos de tipo
informacional (em que se incluem documentos como subespécie de objecto
informacional), de tipo normativo, material e humano.
34
2.3 Questões metodológicas
A teoria e práticas metodológicas de RAS não são consideradas como
isentas de problemas quer sejam eles intrínsecos à sua própria natureza
teórica, como à própria estrutura metodológica. Estes problemas
percepcionados por teóricos da disciplina agrupam-se, segundo Rogers, em
4 categorias [107].
2.3.1 Reduzida investigação teórica
A escassez de investigação redunda numa excessiva tendência para análise
prática sobre modelos de redes constituídas a partir de recolecção de
dados, tendo igualmente como consequência a relativa ausência de
produção de teoria formal. A este respeito relembramos os conceitos de
teoria substantiva e teoria formal tal como Glaser e Strauss a apresentam
[49] sendo a primeira desenvolvida para uma área empírica da investigação
social, enquanto o desenvolvimento da segunda se reporta a áreas formais
ou conceptuais da teoria social (estes conceitos são igualmente aplicáveis a
qualquer área de investigação de ciências sociais). Esse facto permite a
produção de trabalhos metodológicos, de desenvolvimento de investigação
social (ou de qualquer outra área em que RAS seja aplicável) mas não de
produção teórica sobre o método o que de facto retarda o desenvolvimento
e amplitude de estruturação metodológica da própria teoria. A análise de
redes sociais consiste na maior parte dos casos de modelos descritivos e
não prescritivos de uma determinada realidade [26].
2.3.2 Problemas de amostragem de rede e generalização
Este problema traduz -se pelo que se convencionou designar pelo problema
de delimitação de fronteiras. Na prática trata-se de estabelecer as
entidades que devem (ou podem) ser incluídas na rede a estudo. Este
aspecto é particularmente delicado quando aplicado a redes, já que uma
rede é por natureza expansível a conjuntos de actores que por uma razão
ou outra possam com ela ser conectados.
35
1 4
2
3
5
6
7
Figura 2.2 - Rede tipo borboleta ( O actor 4 é transconector)
Para ilustrar este último ponto imaginemos, por exemplo, que construímos
uma rede de uma organização com um determinado intuito – por exemplo,
determinar a estrutura concorrencial dessa empresa face ao mercado em
que se insere. Logo à partida se torna evidente a falibilidade dos actores a
escolher: se nos limitamos aos actores que integram a organização
excluímos entidades externas que com essa organização mantêm relações.
Se, por outro lado, os incluirmos, “herdamos” todos os actores com que
essas organizações, agora elementos da rede, estabelecem relações. Mas
de facto, caso essa rede social não os inclua, resultará num modelo
incompleto da estrutura que pretende representar.
Os problemas ligados à inclusão de actores (delimitação de fronteiras)
residem portanto no facto de se excluir actores que à partida e em
consequência de uma primeira observação não seriam particularmente
significativos para a estrutura em análise mas que na realidade podem
desempenhar papéis fulcrais para a caracterização da mesma, como por
exemplo o papel de transconectores [73]. Para ilustrar esta possibilidade de
enviesamento apresenta-se na figura 1 o exemplo clássico da rede tipo
borboleta [73] em que o actor 4 soma apenas “2” relações desempenhando
no entanto o papel topológico de união entre dois conjuntos de actores. Ou
seja, caso este actor fosse excluído da rede a interpretação da mesma e
sua disposição topológica revestir-se-ia de aspectos e interpretações
completamente diferentes e desfasadas da realidade.
A selecção de actores a incluir
na rede pode obedecer a dois
critérios [73] [77].
a) As fronteiras da entidade
social (neste caso as
organizações e respectivas
redes de actores) podem ser
impostas de acordo com os limites conscientemente percepcionados pelos
actores que fazem parte dessa(s) entidades(e) (método ideográfico),
b) estas são determinadas pelo investigador na medida em que este impõe
uma estrutura conceptual que serve um determinado propósito de
investigação (método nomotético). Neste último são considerados
36
conjuntos de factores que possam eventualmente influenciar a investigação
na direcção de uma determinada meta.
Os critérios de inclusão no caso da abordagem nomotética sugerem
possibilidades para a definição concreta dos actores a incluir na rede. [73].
É o caso por exemplo de mútua relevância. Este critério [77] estipula que
apenas as actores que sejam reciprocamente relevantes deverão ser
incluídos na rede de análise. Os actores cujas acções reais ou potenciais
sejam inconsequentes do ponto de vista de participação nessas acções,
serão excluídos. Para a aplicação deste critério os autores citados [77]
especificam 4 tipos de evidência empírica: Posicional (organizações formais
com funções ou interesses no domínio do problema); decisional (actores
que são chamados a decidir sobre assuntos relacionados com a área em
que se inscreve a rede); reputação (actores considerados influentes por
painéis de especialistas reunidos para o efeito); relacional (actores
nomeados durante as entrevistas com representantes das organizações
obtidas pelo primeiro grupo).
Como método de inclusão de actores na rede existe ainda o processo de
bola de neve (“snowball”). Neste método solicita-se a um actor que indique
os actores com quem tem relações relativamente a uma determinada
actividade, processo. Depois indagam-se os actores assim obtidos com a
mesma interrogação o que nos dá um segundo conjunto de actores,
eventualmente mais alargado, os quais serão por sua vez interrogados daí
resultando um terceiro conjunto de actores. Este processo é iterativamente
efectuado até se considerar ter uma amostra representativa do universo a
estudar.
Trata-se de um processo similar ao utilizado para a compilação de
bibliografia num trabalho de investigação. Neste caso, particularmente
quando o tema não seja muito popularizado, inicia-se a pesquisa
bibliográfica a partir de um pequeno conjunto de obras a partir das quais se
seleccionam outras obras a partir da bibliografia que elas contêm (na
realidade trata-se de uma interrogação indirecta aos autores/actores) e vai-
se progressivamente, seguindo este processo iterativo, aumentando o
conjunto de referências até que este seja considerado como um corpus
suficiente de informação bibliográfica. Este método é apropriado quando a
investigação social e teórica seja escassa.
37
2.3.3 Excessiva incidência na análise de dados e reduzida atenção à
recolha de dados
Este aspecto refere-se à idiossincracia entre os métodos de recolha de
dados realizados em Ciências Sociais e a sua posterior análise. No primeiro
caso é inevitável uma percentagem mais ou menos elevada de
subjectividade que pode potencialmente levar a ausência de rigor dos
dados recolhidos. Por outro lado o estudo desses mesmos dados é realizado
a partir de análises rigorosas – positivistas – sobre esses mesmos dados à
partida suspeitos de falibilidade [107]. Como outro aspecto negativo da
recolha de dados de rede é apontado o recurso excessivo a dados
indirectos, ou seja, dados pré-existentes recolhidos por outras entidades
em função de outro caso de estudo particular. Este facto é apontado como
causa de uma ausência de conhecimento e percepção mais precisas da rede
em análise visto os dados não terem sido recolhidos directamente pelo
investigador nem especificamente para o caso em análise. Outro problema
levantado por Rogers [107] reside na ausência de exploração do contexto
histórico, entendido numa perspectiva de curta duração. Esta análise, de
resto igualmente defendida por Lazega [80] possibilita uma melhor
compreensão da evolução da estrutura social o que facilita a direccão
tomada da recolha de dados segundo métodos correntemente utilizados em
Ciências Sociais.
2.3.4 Desfasamento entre forma e conteúdo da rede
Rogers [107] afirma que os analistas focam a sua atenção sobretudo na
forma das redes e ignoram, ou pelo menos atribuem menor importância, ao
conteúdo da informação que flui pelas conexões existentes. Este autor
avança como motivo principal para este facto os métodos de recolha de
dados e particularmente o tipo de perguntas formuladas, as quais considera
limitadoras de veiculação de informação sobre o conteúdo das relações
percepcionadas. Um actor questionado presencialmente pode não dar
38
informações relevantes para a caracterização dos conteúdos de relação
identificada. Muitas vezes porque não se lembra no momento em que é
questionado, de detalhes por vezes fundamentais. O autor aponta como
forma de ultrapassar esta limitação a utilização de novos meios
tecnológicos que através de capacidades de interactividade poderão
viabilizar a recolha pormenorizada de dados com interferência indirecta,
dos actores observados. É o caso por exemplo de correio electrónico, em
que a análise das mensagens trocadas entre actores seleccionados,
constitui potencialmente uma poderosa fonte de informação. As
desvantagens identificadas no entanto não são menos importantes embora
se situem noutro plano: Quantidade sobredimensionada de informação e
direito à privacidade são alguns dos problemas que impõem precauções na
exploração desta metodologia.
2.4 Análise de redes sociais
O primeiro aspecto a considerar para a análise de redes sociais é
naturalmente a sua constituição ou montagem. Hierarquizando
procedimentos teremos antes de mais a definição do universo de análise
que implica a inclusão de actores como unidades individuais de observação.
Este aspecto em particular não será aqui explorado visto ter sido atrás
focado relativamente ao problema de delimitação de fronteiras. Refere-se
apenas que as amostragens de populações para inclusão na rede
pressupõem a escolha do nível de agregação das unidades individuais de
observação, i.e., se se trata de indivíduos, unidades orgânicas, processos,
instituições, etc. A escolha sobre os actores a incluir, ou seja, a realização
da amostragem a partir da qual se passará à generalização, pode obedecer
a diferentes princípios -ideográfico e nomotético- e ainda a diversos
métodos como por exemplo a “bola de neve” (ver secções 2.2.2 e 2.3.2)
2.4.1 A recolha de dados
39
Esta questão diz antes respeito à forma e método de recolha e análise de
dados. Dentro desta área podemos contar essencialmente duas tendências:
Uma denominada clássica em que se procede a extensas recolhas de dados
orientados por hipóteses de trabalho formuladas à priori e que se
enquadram nas grandes teorias sociológicas, destinando-se portanto a
deduzir teoria substantiva e, em última análise, explorar ou confirmar a
teoria formal. Esta metodologia foi recorrentemente utilizada pelas
sucessivas escolas de sociologia e deu origem a grandes conjuntos de
dados recolhidos por meio de processos de inquéritos muito complexos e
elaborados. Apresenta à partida o inconveniente de cercear o investigador
pelos limites que ele próprio impôs através da escolha ou formulação de
hipóteses a ser testadas.
Uma segunda escola denominada “grounded theory” [49], prescreve ao
contrário uma análise qualitativa dos dados que vão sendo recolhidos
através de trabalho de campo. Ao contrário da metodologia anterior, o
investigador vai formulando as hipóteses de trabalho na medida em que a
análise dos dados progressivamente recolhidos elucida ou permite a
emergência de factos ocultos que podem e devem alterar o sentido inicial
da investigação. Neste campo, o investigador não está condicionado por
qualquer idéia preconcebida – e portanto limitadora – sendo livre para
seguir e alterar o curso da sua investigação à medida que os dados
recolhidos e analisados dão potencialmente novas pistas e direcções de
análise. A recolha de dados é igualmente baseada na percepção recolhida
pelo investigador, podendo concentrar-se numa determinada área à partida
não considerada como nuclear ou, ao contrário, reforçar uma determinada
área em detrimento de outras.
O problema de recolha de dados é particularmente pertinente em ciências
sociais já que ao contrário de ciência positiva em que a realidade é -pelo
menos aparentemente- estável, a recolha de dados em contexto social e
humano caracteriza-se pela subjectividade e ausência de métodos de
recolha exactos.
2.4.1.1 Príncípios e métodos de recolha de dados
40
Considerando as características próprias de RAS atrás mencionadas há que
fazer incidir a recolha sobre dados relacionais, sobre dados relativos aos
atributos dos actores (caracterização de actores) e finalmente sobre os
comportamentos susceptíveis de ser influenciados pela posição destes
últimos na estrutura relacional observada. A recolha de dados neste
contexto deve ser precedida ou acompanhada de investigação de contexto
ambiental, funcional e histórico de forma proporcionar um quadro
integrador da rede a estudar [80].
A recolha de dados em ciências sociais consiste como atrás referido numa
área classicamente problemática. Não tendo as características exactas e
experimentais de ciências positivas ou exactas, elas tornam-se alvo de
subjectividade, mesmo por uma poderosa razão: é que inserindo-se em
contextos de actividades humanas, a recolha de dados passa
obrigatoriamente pela colaboração desses mesmos actores. A recolha de
dados é à partida limitada por esse facto visto que por variadíssimas razões
os inquiridos podem não fornecer dados exactos ou podem fornecer dados
que considerem exactos mas que eventualmente se venha a verificar que
efectivamente o não eram. A observação directa de actores humanos,
embora seja um método utilizado (serão a seguir discriminados os métodos
mais difundidos em ciência sociais) não retorna resultados tão exactos
como a observação levada a cabo sobre actores não humanos. Os
indivíduos ao sentir-se observados podem adoptar comportamentos
inabituais e defensivos, possivelmente causadores de enviesamento de
dados. Outro problema de base consiste na ausência de vontade de
cooperação dos actores. Este aspecto é particularmente relevante em
contextos organizacionais em que se torna difícil ganhar adeptos ou
voluntários para a realização de uma série de inquéritos que normalmente
são considerados como maçadores ou sem utilidade prática e imediata
visível!
Outro aspecto focado nesta secção trata da opção que o analista toma ao
recolher dados sobre determinados tipos – e não outros – de relações que
unem os actores do universo de recolha. Por exemplo na rede em análise
neste trabalho, foram tomadas em atenção as conexões caracterizadas por
relações de controlo e transacção. No entanto a inclusão de elos baseados
em preferências e pessoais tais como amizade, cooperação comum
41
poderiam ter igualmente sido incluídas. Foi de facto observado que em
determinados processos este tipo de elos existente entre actores
individualmente considerados, actua como elemento facilitador no
desempenho informalizado de determinadas actividades constituintes de
processos. Ao excluir um determinado tipo de relação estamos
necessariamente a não ter em conta o enriquecimento estrutural de uma
rede. Essa posição é defensável caso sejam equacionadas as consequências
e justificadas as opções tomadas. A análise de vários tipos de relações
revela muitas vezes informação significativa, já que há actores muito
fortemente conectados em determinados tipos de relações e fracamente
noutro tipo. Este aspecto é por exemplo observável dentro de organizações
em que os actores podem encontrar-se funcionalmente conexos, porque
participam, por exemplo, em processos ou estruturas orgânicas comuns,
mas no entanto a distância entre eles sob o ponto de vista de relações
pessoais (aconselhamento, cooperação) ser considerável. As repercussões
ao nível de desempenho poderão ser significativas atendendo à necessidade
de informalização da comunicação para o incremento de eficiência de
processos [29] [119].
Uma regra cooptada da análise estatística obriga a que as unidades
individuais de observação, i.e., os actores, se situem ao mesmo nível de
agregação. Caso isso não aconteça os resultados não serão conclusivos.
Para combinar dados de diferentes níveis de agregação será necessário
constitui tantas redes quantas os respectivos níveis de abstracção
escolhidos.
Interessa ainda, para completa explicitação deste capítulo, enumerar de
forma sintética os principais métodos normalmente utilizados para recolha
de dados em ciências sociais. Façamos um esclarecimento entre as duas
realidades apresentadas a seguir: Os princípios de recolha de dados são as
posições teoricamente sustentadas da perspectiva que o investigador
deverá assumir sobre o universo de recolha, ou seja, sobre os actores que
se propõe inquirir, independentemente do seu nível de agregação ou da sua
natureza. Os métodos utilizados, por seu turno, referem-se ao conjunto de
procedimentos práticos realizados para a recolecção dos dados. Os últimos
podem ser incluídos nos primeiros. Avançando um exemplo:
independentemente de se adoptar uma perspectiva de “observar os
42
actores” ou “seguir os actores”, poderão ser utilizados processos como o
questionário ou a entrevista.
Gostaríamos ainda de ressalvar que para a realização deste estudo apenas
alguns destes processos foram utilizados, não se tendo considerado os
restantes como úteis ou passíveis de aplicação efectiva neste contexto
(Estes aspectos serão desenvolvidos no cap. 4). Refira-se finalmente que
deverá ser sempre deixada ao investigador a imaginação metodológica
indispensável para em cada caso específico retirar o conjunto de dados
mais completo e preciso de forma a responder às metas por si propostas
[80]
2.4.1.1.1 Princípios de recolha de dados
a/Associação Livre
Associação livre consiste em não impôr uma determinada matriz de análise
sobre os actores forçando-os a assumir papéis pré-determinados. Adopta-
se ao contrário uma postura que permita o investigador seguir todas as
translações livremente seguidas pelos actores [104].
b/ Deixar falar os actores
O investigador deve seguir as interpretações dos actores envolvidos no
processo em vez de impôr as suas interpretações. Os actores de uma rede
definem o seu quadro de referência e impõem os seus próprios limites, O
investigador deve situar-se dentro deste quadro tentando questionar
apenas o que os actores fazem e relatar as negociações que decorrem na
rede de observação [104].
c/Seguir os actores
Esta atitude significa que o investigador não tem qualquer concepção pré-
definida do processo a ser estudado. Segue portanto os actores para
identificar as formas por que estes definem e associam os diferentes
elementos com os quais constroem e explicam o seu mundo, seja ele social
ou natural. Esta prática dá ao investigador informação sobre as acções e
crenças dos actores envolvidos [104].
43
2.4.1.1.2 Métodos de recolha de dados
Inquérito
O inquérito é um instrumento essencial de recolha de dados em ciências
sociais. Realizá-lo é “...interrogar um determinado número de indivíduos
tendo em vista uma generalização...” [48] Trata-se portanto da inquirição
directa ou indirecta de actores de forma a obter dados que sejam
posteriormente analisados. Pode revestir-se de diversas formas sendo
mais ou menos extensivo. O inquérito é normalmente realizado pelos
processos de questionário e entrevista (e ainda a observação). A este
instrumento de recolha de dados é associada a recolha indirecta de dados
secundários provenientes de arquivos ou levantamentos de dados
eventualmente realizados com propósitos diferentes (por exemplo,
inquéritos levados a cabo por instituições especializadas, por ex., o
Instituto Nacional de Estatística).
a. Questionário
O questionário pode ser presencial em que o investigador se encontra em
presença dos respondentes prestando-se a dar esclarecimentos quanto ao
preenchimento do mesmo. Pode ser não presencial que é normalmente
utilizado quando em presença de uma população muito extensa de
potenciais inquiridos. Neste caso o inquérito deve ser claro e sempre
acompanhado de notas explicativas relativamente a cada item a responder
a1. Questionários fechados
Trata-se de inquéritos com respostas fechadas ou seja em que respostas
alternativas são oferecidas ao entrevistado limitando-se este a assinalar
aquela (s) que julga como correcta(s).
a.2 Questionários abertos
Neste caso as perguntas formuladas são genéricas e vagas apelando ao
discernimento e formulação de conceitos e juízos por parte do entrevistado
44
a.3 Questionários semi-abertos
São características deste tipo de inquéritos perguntas com alternativas
fechadas mas contendo por vezes elementos abertos. Normalmente nos
inquéritos este tipo de entrevista manifesta-se por uma pergunta final em
que se apela ao entrevistado a opinar sobre o assunto a que respeita o
bloco de perguntas em que aquela pergunta se insere.
b. Entrevistas
A entrevista, o método mais utilizado para a realização da presente tese,
tem vantagens apreciáveis visto que permite ao analista um contacto
directo com o entrevistado e portanto uma percepção e capacidade de
orientação da recolha de dados de acordo com o posicionamento detectado
no entrevistado e que se julgue mais eficaz para alcançar a meta à partida
proposta. A entrevista tem no entanto as suas limitações que consistem
nomeadamente no enviesamento por parte do entrevistador, ou na
retracção do entrevistado posto perante questões pessoal ou
organizacionalmente delicadas. Este facto foi verificado na experiência
deste trabalho, tendo-se constatado uma progressiva descontracção dos
entrevistados ao fim de algumas sessões de trabalho. Note-se que estas
nem sempre são passíveis de ser realizadas repetidas vezes o que obriga a
um aumento de eficiência num curto espaço de tempo.
b.1 Directivas
Neste tipo de entrevista é elaborado um guião com perguntas específicas a
realizar procurando-se da parte do entrevistado perguntas e respostas
curtas e incisivas. Este método permite o lançamento dos dados que vão
sendo obtidos em matrizes ou formulários construídos para o efeito. Este
procedimento simplifica a posterior análise e sintetização da informação
assim como o seu carregamento em ferramentas informáticas de análise.
Implica um conhecimento profundo por parte do entrevistador da área em
estudo pretendendo-se dos actores respostas curtas e específicas com vista
a recolher dados sobre aspectos que necessitam de esclarecimentos.
b.2 Não directivas
45
Neste caso não existe qualquer tipo de guião deixando os actores
entrevistados discorrer livremente sobre um tema ou temas sugeridos pelo
analista. Estes temas no entanto funcionam como meios de desencadear a
comunicação não sendo linhas condutoras rígidas da entrevista. Este
método é adaptável ao princípio atrás referido de seguir os actores e
significa que não existe uma percepção ou idéia pré-concebida sobre a área
a estudar, sendo portanto da maior utilidade permitir o livre discurso do
entrevistado.
b.3 Semi-directivas
Este caso, que constitui um compromisso entre os dois métodos anteriores,
consiste numa série de perguntas genéricas obedecendo a temas que se
pretendem analisar, mas dentro de cada pergunta é dada uma extensa
latitude de resposta aos entrevistados. O analista pode dirigir, interromper,
ou redireccionar o curso da conversa conforma isso convenha à informação
que pretende recolher. Insere-se no método de deixar falar os actores
porque existe uma idéia e uma linha de força presente na perspectiva do
entrevistador e é dentro dela que se dá latitude aos entrevistados para
discorrer.
c. Dados indirectos e arquivos
Este método de recolha de dados é indicado por todos os autores
consultados e que se referem a recolecção de dados [48] [73] [107] -
embora por vezes referindo-se-lhes através de termos curiosos como
“vestígios” [Cf. 48, p.7]- como uma fonte potencialmente rica de dados
essenciais para a constituição (através de inclusão dos actores
participantes) e caracterização das unidades individuais de observação.
Apresenta como principais vantagens:
1) A interrogação e levantamento de dados ser realizado sobre actores
passivos, ou seja, cuja validação de dados transmitidos depende
exclusivamente do investigador não estando sujeito a enviesamentos
indirectos provocados -voluntária ou involuntariamente- pelo agente
interrogado.
2) Reportarem-se a acontecimentos distanciados no tempo e sobre os quais
possam não existir actores ou testemunhos directos vivos.
46
3) Poderem potencialmente cobrir um hiato cronológico significativo.
Apresenta no entanto como inconvenientes o facto do investigador se
encontrar descontextualizado do comportamento a ser estudado, o qual se
encontra operacional e cronologicamente terminado, e os dados não terem
sido recolhidos com propósitos específicos de análise científica, o que limita
a sua apetência de resposta.
Glaser [49] refere similaridades entre o trabalho de campo realizado pelo
investigador e as pesquisas realizadas em Arquivos na medida em que se
torna necessário escolher um ângulo posicional de análise. Num Arquivo
este é dado pela análise de instrumentos de pesquisa e subsequente
posicionamento topográfico de documentos. No trabalho de campo o
investigador tem de se dirigir para local de trabalho ou de permanência dos
actores a ser interrogados o que na prática equivale à mesma acção.
A forma e a especificidade com que os dados devem ser recolhidos são
objecto de atenção de vários autores (MORENO, citado por BURT) [26].
Este processo deve obedecer a uma série de condições como por exemplo
as fronteiras do sistema (rede) deverem ser conhecidas pelos
respondentes; estes devem ser solicitados a indicar os indivíduos que
escolhem ou rejeitam em termos de critérios específicos; as questões
técnicas mais complexas devem ser colocados ao respondente a um nível
de compreensão adequado, etc.
Informação sobre o teor das perguntas a ser realizadas é igualmente
fornecido em vários trabalhos especializados.7 Os princípios que presidem à
recolha de dados sociais aconselham a confirmação de resultados obtidos
através de fontes cruzadas de forma a despistar eventuais incoerências e
enviesamentos. O métodos da triangulação, i.e., o cruzamento de três
fontes diferentes é aconselhável, nomeadamente através de fontes
arquivísticas com as vantagens próprias deste tipo de informação. Da
mesma forma a confirmação de dados através de recolha por processos
indirectos, ou seja, sem a intervenção dos actores participantes, é uma
forma cada vez mais utilizada em RAS (por exemplo através de recurso a
TIC, como a contabilização de mensagens de correio electrónico trocadas.
(Ver a este respeito [46] [54] [61]).
7 Autores como HALINAN; BERNARD e KILLWORTH não referenciados no presente trabalho.
47
2.4.2 Métodos de Análise de Redes Sociais
Relativamente aos métodos de análise podemos considerar os seguintes
aspectos: (1) níveis possíveis de análise , (2) ferramentas de análise
utilizadas e (3) principais medidas estatísticas de rede utilizadas, i.e.,
parâmetros de avaliação.
2.4.2.1 Níveis de análise
De acordo com Lazega [80] podem ser distinguidos três níveis de análise:
estrutural ou posicional, relacional e individual.
No nível estrutural ou de rede completa segundo Knoke [73] procura-se
descrever conjuntos sociais completos e compará-los. Nesta circunstância a
análise incide sobre a rede globalmente considerada, procurando-se
identificar padrões relacionais e posicionais que permitam a agregação de
actores equivalentes e a identificação de subconjuntos relacionais coesos.
As medidas utilizadas para caracterizar a rede a este nível consistem nas
categorias de coesão e densidade. Knoke divide este nível em rede
completa que incide sobre análise posicional e rede egocêntrica em que o
objecto de análise consiste em cada nó individual e as suas relações com
cada um dos restantes actores da rede.
Ao nível relacional os objectos de análise são as estruturas atómicas da
rede: (1) díades compostas por um conjunto de dois actores e (2) tríades
compostas por três actores e as suas conexões. Este nível de análise é em
Knoke dividido em análise diádica e triádica. O objectivo da análise é
caracterizar as relações propriamente ditas descrevendo a sua forma e
conteúdo.
Sob o ponto de vista individual o objecto de análise consiste nos atributos
de cada actor existente na rede. Neste caso procuram-se essencialmente
medidas de centralidade e prestígio que levam a uma localização topológica
do indivíduo na estrutura de rede.
2.4.2.2 Ferramentas de análise
48
A análise de RAS baseia-se na utilização de grafos e de matrizes.
Grafos
Basicamente um grafo consiste numa estrutura simplificada que representa
realidades lineares através de pontos e linhas. Nesta estrutura são
indiferentes as características de cada nó, podendo ser este uma
representação de qualquer tipo de objecto ou entidade, desde um circuito
integrado até um objecto social. As características relevantes e objecto de
estudo são apenas as propriedades de conexão que unem os diversos nós
nessa rede [59]. Num grafo aplicado a RAS os nós e arcos que os
relacionam constituem actores ou unidades individuais de observação.
Sobre este conjunto de entidades recai a análise macroscópica quando
incidente na simples observação do desenho da rede, ou análise baseada
em cálculos retirados a partir de matrizes. Note-se que numa rede de
pequena dimensão a simples observação do grafo constituído pode trazer
resultados reveladores.
Quando a análise RAS incide sobre diversas redes que representem
estruturas organizacionais, e a esfera de influência dessas redes se cruzam
embora sem se integrarem numa estrutura inter-organizacional, diremos
estar perante redes multimodais, Na prática de análise esta abordagem
significa o estudo separado (em vários modos) das diversas redes
entrecruzadas [52].
Uma rede pode ser considerada como uma estrutura com diversas vistas
concorrentes representadas por tipos dissimilares de relações estabelecidas
entre os actores: uma relação de controlo, de transacção, de amizade, etc.
esta capacidade multivariada constitui uma poderosa capacidade de RAS já
que condensa uma pluralidade de visões numa única estrutura,
caracterizáveis através de análises combinadas. Esta forma de
representação da rede permite visualizar facilmente argumentos como
distância e proximidade entre actores.
Alguns aspectos básicos sobre grafos [21][59] permitem sintetizar
superficialmente as seguintes propriedades: Um grafo pode ser
direccionado ou não, consoante as linhas que unem os actores demonstrem
direccionalidade. Esta é expressa diagramaticamente por uma seta. No
49
1 4
2
3
5
6
7
Figura 2.3 - Exemplo de ponte
caso de não ser representada seta a linha evidencia apenas adjacência.
Quando uma linha é direccionada toma o nome do arco. Os grafos podem
ser ou não valorados, ou seja, pode ser atribuída ponderação a qual indica
neste contexto de análise os atributos específicos de cada relação. O grau
de um nó significa o número de nós a que é adjacente. No caso de um
dígrafo ou grafo direccionado consideram-se os graus de entrada e saída
que correspondem aos números de linhas que saem do nó e que nele
entram. O conceito de distância transparece das ilações a retirar de grafo:
O caminho mais curto entre dois pontos, i.e., entre dois nós, constitui um
geodésico e está relacionada com a eficiência de comunicação do grafo, ou
melhor, da estrutura que o grafo representa, e ainda com o desempenho da
atingibilidade. A distância num grafo é avaliada pelo número de linhas que
ele contém, sendo esta uma medida essencial para redes sociais. O grafo é
inteiramente conectado se existe um caminho (pelo menos um) entre todos
os nós representados, sendo este grau de conexão obtido pelo número de
caminhos existentes. Caminho é uma sequência de pontos adjacentes e das
linhas que os conectam. Quanto mais caminhos existirem num grafo, maior
será, em princípio, o seu grau de conectividade.
Como conceitos básicos mencionaremos ainda os pontos de desconexão, ou
seja, nós que se retirados do grafo implicariam a desconectividade do
mesmo e pontes que possuem as mesmas propriedades dos elementos
anteriores mas reportam-se a linhas e não a pontos (ver figura 2.3).
Harary refere limitações de
aplicação desta metodologia a
análise social ao avisar que a
teoria de grafos por si só não
é suficiente para deduzir leis
ou tendências empíricas de
atributos estruturais [59]. Por
esse motivo à representação gráfica é normalmente associada a
representação matricial.
50
Figura 2.4 - Exemplo de grafo
Matrizes
Uma matriz é uma representação
matemática do grafo desenhado. É de uma
forma geral necessário elaborar a matriz
relativa à estrutura em análise, porque só
ela permite a elaboração de cálculos de
análise social. Os programas UCINET [22]
ou Netminer [98] consideram todos os
dados carregados como matrizes
realizando trabalho a partir dessa estrutura. Existem vários tipos de
matrizes aplicáveis a análise social, no entanto a mais correntemente
utilizada é a matriz de adjacência em que é representada a existência
positiva ou negativa de relações entre dois actores. Caso essa relação
exista é representada através de um “1” caso não se verifique é
representada através de um “0”. É pois uma matriz binária. É de facto
possível e nalguns casos desejável ponderar os valores carregados nas
matrizes, quando por exemplo queremos exprimir numa só matriz relações
diferenciadas (controlo, transacção, etc.) ou se se pretende por exemplo
atribuir valores diferentes a distâncias diferentes constatadas ao desenhar
o grafo. No entanto o processo mais comum é o acima descrito. A
metodologia de matrizes para RAS implica que os actores dispostos em
linhas emitem para os actores em colunas. Se a relação for simétrica, ou
recíproca, ou seja, tanto um actor A emite para o actor B como o contrário
se verifica, cria-se a situação mais simples para análise estatística. Por
vezes, mesmo sendo a matriz assimétrica e ponderada, torna-se necessário
simetrizá-la e dicotomizá-la para realizar determinados cálculos, como por
exemplo relacionados com identificação de subestruturas.
Sendo a matriz simétrica há tantos casos verificados através do somatório
das linhas como das colunas, visto que uma para cada linha se verifica
exactamente o mesmo número de recíprocos nas colunas. No entanto no
caso de uma relação não ser simétrica isto provocará um desequilíbrio nos
valores totais obtidos pelos somatórios individuais de cada coluna e cada
linha. Nestes casos o preenchimento da matriz é feito por duas vezes: uma
para as relações emitidas pelas colunas e outra para as relações emitidas
51
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 0 0 1 1 1 1 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 1 1 0 1 1 0 0 0 1 0 4 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 5 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
pelas linhas. Os resultados obtidos para umas e outras serão
significativamente diferentes.
Para exprimir numa mesma relação diferentes tipos de transacção, por
exemplo se se verificar -como é o caso do presente estudo- relações onde
se reúnem simultaneamente ou pela realização de processos de natureza
características diversas, transacção e controlo, há que representar estas
duas tipologias relacionais, uma vez que ambas dão percepções diferentes
de uma determinada realidade organizacional/social. Neste contexto será
útil criar várias matrizes em que estas situações sejam representadas.
Haverá então uma matriz que comportará as relações transaccionais, outra
as relações de controlo isolando-se apenas os actores em que se verifica
esta sobreposição. As relações consideradas numa perspectiva relacional
podem ser identificadas e tratadas através deste método visto que numa
díade a relação estabelecida entre dois actores, embora tenha repercussões
na rede, não influencia as relações directas desse actor com outro com que
mantenha um único tipo de relação. A análise posicional, no entanto,
porque implica a comparação da posição ideográfica de um actor com todos
os outros actores, torna necessário em cada matriz criada incluir todos os
actores da rede, já que as relações posicionais do actor com os restantes é
condicionada pela natureza da relações estabelecidas.
A representação binária numa matriz não permite a representação de toda
a informação observada na rede. É, por exemplo, complexo representar a
intensidade de uma relação ou se quisermos a sua força. Um actor está
conectado com outro, mas de que forma, com que intensidade, qual
frequência dos seus contactos?
Tabela 2.3 - Um exemplo de matriz de
adjacência
Para ultrapassar esta contingência é
possível a utilização de outros tipos de
dados, nomeadamente nominais, valores
positivos e ainda intervalos, não sendo no entanto incluíveis na mesma
matriz. As matrizes podem ter duas dimensões caso apresentem apenas
dois tipos de entidades, i.e., as entidades representadas nas linhas sejam
52
idênticas às das colunas. Neste caso representamos igualdades e
respectivas adjacências. Mesmo neste caso uma matriz pode ter mais que
duas dimensões se estiverem em causa outras variáveis, como por exemplo
o tempo. Se se pretender representar as conexões ente actores ao longo de
um determinado período de tempo e se essas conexões se alterarem em
função dessa variável tempo, teremos uma terceira dimensão que deve ser
representada [54][120].
Uma matriz pode ser multimodal, ou seja, apresentar diversos tipos de
entidades estabelecendo as relações entre elas. Por exemplo avaliar
relações sociais estabelecidas por actores em organizações e,
simultaneamente, avalia a conectividade estabelecida entre esse mesmo
conjunto de actores em contextos de actividades desenvolvidas nos tempos
livres [54].
Refira-se que as categorias de dados utilizados em RAS são idênticos aos
utilizados em estatística geral. A metodologia quantitativa em Ciências
Sociais é de resto baseada em matemática estatística. Tem no entanto um
propósito específico e portanto delimitado, ou, se quisermos, especializado.
Apesar disso todas as medidas utilizadas podem ser obtidas, se bem que
não directamente, através de programas estatísticos como o SPSS ou o
STATISTICA.
2.4.2.3. Parâmetros de Avaliação
Antes de iniciar esta secção será talvez útil explorar brevemente a relação
entre análise RAS e matemática estatística geral. Embora esta metodologia
utilize as medidas estatísticas nos seus planos descritivos, inferenciais e de
teste de hipóteses, existem algumas diferenças que justificam uma
aproximação particular aos métodos estatísticos convencionais, a mais
flagrante das quais consiste no facto das variáveis utilizadas em RAS serem
dependentes. A estatística descritiva aplica-se convenientemente à
extracção das medidas caracterizadoras da rede considerada globalmente.
A estatística inferencial no entanto encontra maior restrições para
aplicabilidade a RAS por várias razões. Primeiro porque a inferência de
resultados procura a identificação de possibilidades de generalização dos
resultados que satisfaçam a condição de repetibilidade das condições
53
observadas e do resultado obtido. Na análise de redes este objectivo não é
primordial quer porque não interessa generalizar uma população de rede
específica e portanto não generalizável, ou porque a amostra/rede não foi
obtida através de métodos de recolha estatísticos.
Por outro lado o teste de hipóteses normalmente não é aplicável a RAS.
Esta área da estatística pretende comparar hipóteses para deduzir da
validade de um determinado resultado. O procedimento consiste na
apreciação de um resultado relativamente a outro artificialmente
determinado e designado por hipótese nula. O resultado desta comparação
determina o grau de probabilidade da validade ou não da hipótese nula,
sendo esta confirmada ou eliminada e, em função desse resultado
concluindo-se pelo grau de probabilidade de repetição da ocorrência,
mediante a verificação das condições observadas sobre o universo de
análise [36]. O problema fundamental consiste no facto dos dados de rede
serem por definição dependentes, na medida em que são relacionais,
enquanto na estatística convencional as variáveis são independentes. A
aplicação destas medidas sem a devida parametrização podem resultar em
subavaliações da variabilidade real da amostragem.
Nesta secção pretendemos incluir descrição de alguma das medidas de
análise mais comuns em RAS. Não são de forma alguma exaustivas mas
representam métodos básicos de análise a partir dos quais se desenvolvem
variações e especializações algorítmicas. A sua inclusão neste trabalho não
significa que todos tenham aplicação imediata na análise organizacional e
mais concretamente no desenvolvimento de sistemas de informação.
Pretende-se antes dar uma síntese descritiva de alguns parâmetros
analíticos correntemente utilizados. Todos eles foram aplicados a título
experimental à rede utilizada neste trabalho (ver capítulo 4) no entanto
concluiu-se, em alguns casos, do seu interesse restrito no caso de estudo
analisado. Isto não significa que as medidas consideradas de pouca
utilidade para este caso não tenham real aplicabilidade em outros contextos
determinados por factores como a natureza das organizações envolvidas, o
quadro legislativo e regulamentador em que se integrem e ainda os
objectivos que se pretendem alcançar através da análise organizacional e
dos sistemas de informação subentendidos.
54
Para cada medida são dadas as seguintes indicações: A categoria, o título,
a descrição da metodologia associada, a interpretação considerada na
perspectiva de RAS, ou seja, qual o conhecimento (ou padrões sociais e
comportamentais) que a medida pretende extraír dos dados analisados; a
interpretação que numa óptica de concepção e implementação de sistemas
de informação e sistemas de arquivo pode ser eventualmente retirada e,
finalmente, o grau de aplicabilidade, segundo a nossa opinião, que a
medida descrita pode ter para esta última meta.
As diferentes medidas foram agrupadas em categorias obtidas pelos
objectivos que normalmente presidem aos respectivos algoritmos e ainda
de acordo com o nível de agregação de aplicação (actor individual, grupos,
rede global) [22] [80] [98]. Com este objectivo foram identificadas
categorias ou grupos de medidas. Embora estas categorizações não sejam
uniformemente utilizadas por todos os autores. No entanto esta
hierarquização corresponde de forma geral aos tipos de medidas
vulgarmente utilizadas. O primeiro nível hierárquico de categorização diz
respeito ao tipo macro de análise, ou seja, se se trata, como atrás referido,
de uma abordagem relacional ou posicional. O segundo nível hierárquico
corresponde ao nível de agregação das unidades individuais de análise.
Finalmente no terceiro referem-se categorias de parâmetros de avaliação.
Cada uma delas dispõe de objectivos especializados que serão brevemente
descritos. Refira-se finalmente que para esta secção foram sobretudo
seguidas as obras de Hanemman [54] e Wasserman [121]
Tabela 2.4 - Síntese de medidas de análise RAS
1.1 Densidade 1.2.1 Geodésicos 1. Rede global
1.2 Distância 1.2.2 Centralização 2.1.1 Grau 2.1.2 Proximidade 2.1 Centralidade 2.1.3 Intermediação
2. Actor individual
2.2 Rede egocêntrica 3.1 Cliques 3.2 nCliques
A.
An
áli
se r
ela
cio
nal
3. Subgrupos 3.3 nClãs
4.1.1 Equivalência estrutural
B.
An
álise
p
osi
cion
al 4. Similaridade 4.1 Posições/papéis
4.1.2 Equivalência automórfica
55
4.1.3 Equivalência regular
A.1. Rede global
A conexão exprime a capacidade de comunicação de uma rede. O grau de
conectividade entre actores determina em parte a eficiência da rede em
termos de fluxo de informação. As medições realizadas avaliam igualmente
a força de saída e de entrada de linhas para cada actor, identificando dessa
forma os emissores e consumidores de informação.
A.1.1 Densidade
Medida obtida pela média de todos os valores aferidos e lançados na
matriz. Quanto maior for a densidade maior a coesão da rede, maior
acessibilidade e comunicabilidade de recursos se verifica.
A.1.2 Distância
Avalia as distâncias, mínima, média e máxima, que separam os actores na
rede.
A.1.2.1 Geodésicos
Analisa os caminhos mais curtos existentes entre actores, sendo um
caminho um conjunto de nós sucessivos unindo dois actores. Avalia
portanto a medida de atingibilidade ou, por outras palavras, a capacidade
de um actor alcançar outro nó na rede.
A.1.2.2 Centralização
Avalia a percentagem de centralização de uma rede considerando a
existência de um ponto virtual de referência central (baseado na topologia
de rede em estrela) e as médias de variações relativamente a esse ponto.
A.2 Actor individual
A.2.1. Centralidade
Normalmente em RAS a centralidade e poder são entendidos como
directamente relacionados, ou seja, quanto mais central se encontra
56
posicionado um actor maior será a sua capacidade relacional de exercício
de poder. No entanto, como veremos, nem todos os analistas pensam
dessa maneira. Há no entanto um aspecto generalizadamente aceite: o
poder é inteiramente relacional, i.e., exerce-se relativamente a outro(s)
actor(es) sobre o qual esse mesmo poder é exercido [114].
Existem fundamentalmente três tipos de medições que reflectem aspectos
conceptuais e morfológicos do exercício do poder. São eles o grau, a
proximidade e a intermediação.
A.2.1.1 Grau
O grau avalia o número de conexões que um actor possui. Quantas mais
existirem maior será teoricamente o seu poder.
A.2.1.2 Proximidade
A proximidade avalia a frequência com que determinado actor se situa nas
proximidades de outros actores; essa proximidade pode indicar poder na
medida em que a influência é mais facilmente exercida estando perto do
objecto de exercício de poder.
A.2.1.3 Intermediação
A intermediação avalia a capacidade de um actor ser necessário para
outros actores comunicarem entre si. Esta medida tem muito a ver com os
conceito de “vazio estrutural” [27] e de capital social. Um actor que tenha
muitos contactos e que impeça os actores com que tem esses contactos de
comunicarem entre si, está numa posição de vantagem. Este conceito é
muito vulgarizado e utilizado em estratégia concorrencial.
A.2.2 Rede egocêntrica
As medidas incluidas nesta subcategoria reportam-se à rede considerando
como ponto focal um actor, daí o nome de egocêntrica. Na realidade
procura-se determinar os tipos de relações que unem esse actor a cada um
dos restantes. O exercício é sucessivamente aplicado a todos os actores
que integram a rede individualmente considerados. Avalia-se a
conectividade de todos os nós da rede considerados de forma individual e
sucessiva.
57
3. Subgrupos
Esta categoria de medições incide sobre a identificação dentro da rede de
subgrupos que estabelecem conexões particularmente fortes entre os
actores que os compõem. Este tipo de análise pretende não só identificar
subgrupos mas também o seu comportamento e atitudes relativamente a
outros subgrupos e à globalidade da rede.
Este tipo de análise tem duas aproximações metodológicas designadas por
base-topo e topo-base [54]. No primeiro caso parte-se da estrutura
atómica de uma rede que é composta por uma díade (dois actores
conectados) e sobe-se a partir daí tentando determinar todos os outros
actores que se conectam com cada um dos membros da díade que
constituíu o ponto de partida, até obter um grupo coeso. No segundo caso
partindo-se da rede completa, pretende-se identificar os pontos de
desconexão (“cut-edges”) constituídos por actores ou subgrupo de actores
que caso fossem retirados da rede a tornaria, no todo ou em parte,
desconectada.
Na primeira abordagem os critérios de inclusão e coesão podem ser
flexibilizados de forma a poder-se identificar não apenas cliques perfeitas
(teoricamente uma clique perfeita será aquela em que se verificam todas as
conexões possíveis entre cada um e todos os seus membros), mas grupos
com elevado grau de coesão embora esta não seja integral. Os grupos
definíveis enunciados em ordem descendente de coesão são ncliques, nclãs,
kplexos, knúcleos.
A aplicabilidade destes variações de uma medida depende (1) das
características da estrutura social/organizacional representada na rede; (2)
dos objectivos pretendidos pela análise.
Na aplicação desta medida à rede de teste e para todos os casos foi
definido “4” como número mínimo de participantes num subgrupo.
3.1 Cliques
Identifica subgrupos de actores entre os quais se verificam todas as
conexões possíveis, ou seja, possui o grau de coesão máximo e nenhum
outro actor na rede é adjacente a todos os membros da clique. Pode haver
ocorrência de sobreposição, i.e., os membros pertencerem a mais que uma
58
clique simultaneamente. Este parâmetro comporta várias submedidas com
flexibilização de critérios que podem ser eficazes em vários contextos
sociais.
B. Análise Posicional
B.4. Similaridade
Avalia a similitude topológica de actores ou conjuntos de actores na rede
relativamente à totalidade de actores.
B.4.1 Posições/papéis
Esta categoria de análise pretende identificar posições dentro da rede.
Entende-se por posições actores ou conjuntos de actores que mantêm o
mesmo perfil de relacionamento com os restantes actores da rede. Esta
realidade é expressa pela proposição A→B; C→B então AóC.
Na prática pretende-se identificar equivalências. Dois actores equivalentes
ocupam portanto o mesmo espaço na rede sendo substituíveis visto que
ambos desempenham exactamente os mesmos papéis e mantêm as
mesmas relações com os restantes actores. Esta medida está associada à
categoria de análise realizada em grupos e subgrupos para a identificação
de cliques. Do ponto de vista de análise RAS este tipo de análise sobre uma
estrutura social (representada pela rede e matriz) pode ser considerada sob
duas perspectivas:
1/ a identificação de actores similares leva a identificação de redundância e
a “dispensabilidade” de um deles;
2/ a identificação de actores posicionalmente equivalentes indica que esses
actores têm à disposição a mesma estrutura de oportunidades e
constrangimentos dentro da rede observada.
Esta medida está compartimentada em 3 tipos de posições sucessivamente
flexibilizadas. A razão para a necessidade desta flexibilização é
simplesmente o facto de ser raro encontrar uma equivalência estrutural
perfeita. Aliás esta é possível apenas matematicamente, visto que na
realidade existem apenas aproximações maiores ou menores à similitude
absoluta.
59
Para além da equivalência estrutural são aplicadas a equivalência
automórfica e regular.
4.1.1 Equivalência estrutural
Identifica posições idênticas que actores individuais ou integrados em
grupos ocupam na rede. Os actores com equivalência estrutural podem não
ter conexões entre si, mas dispõem de idênticos perfis relacionais com os
restantes actores da rede. A equivalência estrutural perfeita é uma
realidade praticamente virtual já que é difícil em contexto real dois actores
ou conjuntos de actores desempenharem ocuparem exactamente os
mesmos papéis. São portanto retornadas aproximações expressas em
números decimais (sendo 1 a equivalência máxima e 0 a mínima).
4.1.2 Equivalência automórfica
Esta situação verifica-se quando se torna possível realizar um
reposicionamento de actores, i.e., uma redistribuição física na rede, sem
que as propriedades dessa rede sejam alteradas. Mais que actores
individuais, manipula sobretudo conjuntos de actores. Esta análise procura
determinar conjuntos de actores “trocáveis” dentro da rede mas cujo
reposicionamento não afecte estruturalmente a rede em que se integram.
4.1.3 Equivalência regular
Na equivalência regular os nós são equivalentes regularmente se tiverem o
mesmo perfil de laços com outros conjuntos de actores que também são
equivalentes regularmente. Esta afirmação é exemplificada pelos conceitos
sociais de, por ex., “mãe”, “patrão”, “colaborador”, etc. Um funcionário é
similar a outro havendo no entanto, se detalharmos a posição, um conjunto
significativo de diferenças marcantes. Esta equivalência funciona portanto
como generalização de conceitos de posições sociais. A atenção é focada no
papel desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos
“valores” dos actores envolvidos. A atenção é focada no papel
desempenhado, ou seja no arco ou relação entre actores, e não nos
“valores” dos actores envolvidos. Numa relação chefe ócolaborador é
indiferente quem é individualmente o patrão ou o funcionário ou em que
empresa ou sector eles se integram. O tipo de relação (papel) será idêntico
60
independentemente dessas variáveis. Em vez de assentar nos atributos dos
actores para definir papéis sociais e compreender como estes dão origem a
padrões de interacção, a equivalência regular procura identificar papéis
através das regularidades dos padrões das relações (arcos), tenham ou não
os ocupantes dos papéis nomes para as suas posições.
2.4.2.4 Medidas específicas de análise
Apresentam-se seguidamente algumas medidas de análise mais
vulgarizadas na abordagem baseada em RAS. Como atrás referido, este
conjunto apresentado não esgota de forma alguma as medidas existentes e
as diversas variações e refinamentos desenvolvido e aplicados. Pretende-se
apenas dar uma idéia geral dos métodos analíticos usados e resultados
específicos esperados.
Para cada medida é são indicados o nível e categoria em que se insere (ver
tabela 2.4) o título, uma descrição sucinta, a interpretação aplicável aos
resultados obtidos na perspectiva de RAS, a possível interpretação da
medida sob o ponto de vista do Sistema de Informação (SI) e Sistema de
Arquivo (SA) e finalmente a potencial aplicabilidade da mesma sob este
último ponto de vista (SI/SA)
Título: Estatísticas descritivas: medidas de tendência central e de dispersão
Nível: Relacional Categoria: Rede global Descrição: Análise estatística básica aplicada a toda a matriz de
adjacência. No caso de se tratar de matriz assimétrica, i.e., direccionada, aplicam-se estas medidas às colunas e linhas.
Interpretação Ras:
As medidas gerais aplicadas a toda a matriz dão a densidade através da média, i.e., a percentagem das relações efectivamente verificadas relativamente a todas as relações potencialmente verificáveis na matriz8. A variância e o desvio padrão indicam a variabilidade das relações constatadas. Uma matriz pouco densa é menos propícia à transmissão de recursos e a transmissão dos mesmos pode ser mais lenta. A análise aplicada às colunas indica o grau de
8 Fórmula N*(N-1) para N= todos os vértices da rede
61
emissão dos actores de recursos. Segundo normas aplicáveis a matrizes de adjacência a leitura da mesma é feita da fila (que emite) para a coluna (que recebe). Esta avaliação permite portanto de acordo com a teoria RAS indicação de influência e poder na medida em que se determina os actores essencialmente emissores ou receptores de recursos -ou que detêm uma posição equilibrada entre essas alternativas (no caso deste trabalho os recursos são constituídos por informação e documentos). A análise de cada coluna retorna indicação da percentagem dos actores que recebem arcos. Muitos arcos recebidos podem indicar centralidade, i.e., posição central na estrutura observada assim como posições de prestígio
Interpretação SI/SA:
A observação da densidade de uma estrutura social reflecte a maior ou menor apetência da circulação e disseminação da informação. Atendendo à vontade de reorganizar a forma como processos interorganizacionais decorrem. Por outro lado a informação sobre actores na sua qualidade de emissores, receptores ou mantendo uma posição equilibrada, podem ou devem ser potenciados no contexto de um sistema de informação/arquivo
Aplicabilidade : Elevada
Título: Transitividade Nível: Relacional Categoria: Rede global Descrição: Análise estatística social em que são medidas e
contadas todas as ocorrências em que existe transitividade entre subestruturas de três actores. A transitividade perfeita entre tríades baseia-se no seguinte teorema: [i→ j]; [j→k]; [i→k]. Esta condição é por vezes flexibilizada não se exigindo a conexão final [i→k] estando nesse caso perante tríades vacuosamente transitivas, i.e., aquelas que não contêm suficientes arcos para respeitar as condições do teorema 9. Na prática uma tríade é um conjunto de triplos, compostos pelas diferentes possíveis combinações entre os nós constituintes Ti, j, k, ; Tj, i, k, etc. A identificação destas subestruturas pode ser feita pelo processo de adjacência, i.e., actores vizinhos, ou pelo método euclidiano que pressupõe estimação de distâncias lineares. Os resultados diferem em cada método.
Interpretação Ras:
As relações de tríades são por vezes consideradas por sociometristas, como as mais perfeitas sob o ponto de vista de circulação de recursos. Nesse sentido aferir do número de tríades e da sua não vacuidade, ou seja a
9 cf. Wasserman, p. 245.
62
sua transitividade, ajuda a caracterizar a eficiênc ia social e, consequentemente, a capacidade de comunicação de uma rede.
Interpretação SI/SA:
Avaliar a capacidade e eficiência de uma estrutura social, da sua potencialidade e preparação para suportar sistemas de informação consideradas as capacidades existentes de comunicação e circulação de recursos. Uma elevada transitividade potencia a circulação de informação enquanto um valor reduzido permite supor da fraca conectividade da rede e consequente necessidade ou possibilidade de elaborar um sistema de informação que justamente colmate essa falha. Neste sentido esta medida pode permitir aferir de necessidades para identificar o que deve ser alterado: por exemplo quais os conjuntos (tríades) transitivos de actores existentes (que à partida apresentam conectividade) e quais os actores que incluem conjuntos intransitivos.
Aplicabilidade : Baixa. Normalmente esta medida é utilizada em contextos de redes de afinidades, suporte e mobilização
Título: Caminhos geodésicos Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Determina o caminho mais curto entre dois actores.
Numa estrutura de rede cada actor pode atingir outro actor aí existente quer de forma directa, i.e., está-lhe adjacente, quer de forma indirecta necessitando de intermediários para atingir a meta. Eventualmente um actor pode estar desconectado e nesse caso a distância entre ele e a rede é considerada infinita.
Interpretação Ras:
Perante opções de comunicação um determinado actor escolhe o caminho mais curto. No entanto, circunstâncias diversas podem alterar esta premissa. Por exemplo se os actores adjacentes são unidos por relação de controlo ou se o seu estatuto recíproco é por qualquer motivo modificado (uma reestruturação organizacional, alterações de competências da instituição, etc.). Trata-se na realidade de modificações incidentes sobre a relação (arco estabelecido) que altera os atributos da mesma. A coesão da rede é em parte avaliada pelos valores obtidos por este cálculo. Na realidade o que é indicado é o número de arcos que separa cada actor dos restantes. Quanto maior as distâncias (nós intermédios) entre um actor emissor e um actor destinatário, maior a lentidão na comunicação de recursos (propagação de informação)
Interpretação SI/SA:
A aferição da coesão da rede pode ser um factor significativo na definição de SI. Imaginemos que num contexto transaccional se deseja averiguar da real forma de comunicação de recursos no contexto
10
63
funcional10 de processos organizacionais. A distância de comunicação entre actores é um dado importante para determinar por exemplo a infra-estrutura tecnológica a utilizar, particularmente se os papéis desempenhados pelos actores envolvidos são nucleares para o desempenho do processo (Ver cap. 4). No caso analisado verifica-se esta medida como indicadora de actores que desempenham papéis preponderantes nos processos interorganizacionais. Do ponto de vista estrutural esta medida pode dar pistas no aspecto de aferir se actores que participam indirectamente em processos estão distantes daqueles que participam/influenciam directamente nesses mesmos processos. As acções a empreender podem influenciar a infra-estrutura tecnológica, a rede de informação e de arquivos (por exemplo colocar determinado documento produzido no processo disponível a actores que até aí não dispunham desse acesso) Muitas vezes verifica-se que a comunicação entre actores não existe, pese embora fosse suposto tal acontecer, quer por motivos sociais, tecnológicos ou outros. Por outras palavras, os canais de comunicação podem por alguma razão encontrar-se obstruídos tornando a troca recursos ineficiente ou mesmo inexistente. A identificação desta circunstância permite diagnosticar eventuais hiatos que convenha manter ou contrariamente colmatar. No caso de um sistema de informação coeso os vazios de comunicação poderão ser considerados negativos pese embora o facto que a informação não deve ser igualmente difundida, visto que diferentes funções ou papéis exigem informação diferenciada.
Aplicabilidade : Elevada
Título: Fluxo máximo Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição : Esta medida pretende aferir do total de pontos de
transmissão que um determinado actor possui adjacentes a si. Este valor dá o grau de “escolha” que esse actor detém relativamente à transmissão ou recepção de um recurso.
Interpretação Ras:
Esta medida está relacionada com o conceito de intermediação de uma rede. Permite determinar a capacidade de um actor de enviar recursos e influência. Inclui identificação de grupos (clusters) para determinar padrões similares de comportamento e posicionamento de actores
Interpretação SI/SA:
Na rede estudada é normalmente vantajoso determinar actores com comportamento e/ou necessidades
10 Por contexto funcional entende-se o ambiente organizacional directamente ligado ao desenvolvimento de processos e produção documental
64
similares a nível de partilha de recursos. As medidas de fluxo máximo permitem identificar padrões à partida latentes e portanto não detectáveis através de outros processos.
Aplicabilidade: Elevada, mas as medidas de centralidade proporcionam de certa forma resultados idênticos e mais detalhados.
Título: Influência de Hubbell e de Katz Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Estas medidas, desenvolvidas pelos sociólogos que lhes
deram o nome, permitem aferir o total de arcos necessários para conectar dois actores (díade) , atribuindo no entanto uma ponderação por cada arco que compõe a distância geodésica. Baseia-se no pressuposto que a dimensão de uma distância não é irrelevante. Quanto mais perto um actor estiver dos restantes maior coesão da rede e portanto a velocidade de circulação de recursos (informação). Estas medidas, no entanto, não diferenciam relações direccionadas, assumindo as linhas como não dirigidas
Interpretação Ras:
As distâncias são valoradas sendo acrescentado a cada arco do conjunto que separa dois actores, segundo um determinado coeficiente de ponderação (variável em função da rede em análise e dos critérios do analista). Um valor menor portanto significa uma maior coesão ou proximidade entre dois actores
Interpretação SI/SA:
Os resultados deste parâmetro são aperfeiçoamentos do anterior, pelo que as observações feitas aplicam-se-lhe. Permite apenas determinar com maior grau de detalhe valores de coesão entre actores ou participantes em processos organizacionais.
Aplicabilidade: Média
Título: Influência de Taylor Nível: Relacional Categoria: Rede Global | Distância Descrição: Esta medida toma em atenção a direcção dos arcos
associados aos actores, atribuindo factor de atenuação que permite valorar diferenciadamente os arcos que entram e aqueles que saem. Os valores positivos são interpretados como preponderância de arcos enviados sobre recebidos ou complementarmente como um equilíbrio entre os dois. Os arcos que saem são expressos por valores negativos
Interpretação Ras:
De novo esta medida pretende determinar a relação de um actor com os restantes analisando o grau de conectividade através do factor distância. Possui a vantagem de ser possível diferenciar os emissores dos receptores, o que possibilita a aferição do
65
direccionamento de actores, e do seu papel no conjunto das relações que mantém com os restantes actores da rede.
Interpretação SI/SA:
A informação é um recurso que não obedece a circuitos ponderadamente idênticos. Nem todos os actores recebem a mesma informação ou se espera de um determinado actor tipos específicos de informação. O equilíbrio necessário e preciso é uma meta desejada em gestão de informação. Receber/enviar a informação na qualidade e quantidade estritamente necessárias aos actores certos nos momentos certos. Neste contexto esta medida parece mais útil que as anteriores já que identifica para cada actor ao seu relacionamento com os restantes de forma normalizada e informativa sobre o seu papel como emissor/receptor de informação
Aplicabilidade: Média/elevada
Título: Medidas de Freeman de centralidade de grau Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida calcula o grau de entradas e saídas para
cada actor normalizando os resultados para comparações absolutas entre diferentes redes.
Interpretação Ras:
O grau de saída revela influência, O grau de entrada revela prestígio. Pode ser concluída eventual vontade de aproximação de actores mais prestigiados e centrais.
Interpretação SI/SA:
Esta medida é semelhante à análise estatística por linhas e colunas. No caso analisado as médias são idênticas enquanto se verifica variabilidade maior na medida de grau de saída. Há no entanto um parâmetro atribuído em medidas de centralidade: a macroperspectiva da rede denominada de medidas de centralização do grafo de freeman. Este parâmetro exprime o grau de desigualdade ou variância da rede observada, como uma percentagem de uma rede perfeita em forma de estrela da mesma dimensão, ou seja,. com o mesmo número de nós e linhas. De acordo com a perspectiva RAS uma rede estrela será a estrutura de equilíbrio perfeita, em que todos os actores se encontram a idênticas posições uns dos outros.
Aplicabilidade: Relativa. Não será particularmente útil dado ser muito semelhante às estatísticas gerais. E estas bastariam para uma análise “operacional” de uma situação. No entanto a macro perspectiva pode ter interesse embora seja sempre um valor síntese.
Título: Proximidade de Freeman Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: A medida anterior avaliava o número de laços directos
66
que cada actor possui não tendo em conta os laços indirectos. Este facto pode potencialmente ocasionar enviesamento já um actor pode estar fortemente conectado com actores que por sua vez estão fracamente conectados com outros sectores da rede. Nesta circunstância haveria uma forte conectividade “local” mas não significativa na globalidade da rede. Esta medida tem em conta as relações indirectas utilizando para o efeito o total de caminhos geodésicos que um actor mantém com os restantes. A soma destas distâncias corresponde à distância (“farness”) Este valor é dividido por 1 e depois normalizado relativamente ao actor mais central. Quanto menor for o valor encontrado mais central é o actor.
Interpretação Ras:
O valor macro encontrado dá o grau de concentração da rede. Na realidade pretende-se identificar ou despistar subgrupos na rede que minem a sua coesão. O valor macro é obtido pela desigualdade comparativa com uma rede em estrela da mesma dimensão (ver medida anterior). Um número elevado exprime elevada concentração da rede.
Interpretação SI/SA:
Estas medições são especialmente úteis em contexto de investigação sociológica e não em contextos interorganizacionais em que as posições são à partida definidas. Em cenários de organizações virtuais podem no entanto contribuir para definir graus de hierarquização no desempenho de tarefas [3]. Pode ainda ser útil em contextos de desenvolvimento concorrencial e hostis, ou ainda de reestruturação
Aplicabilidade: Neste trabalho reduzida. Noutros contextos pode ser útil.
Título: Centralidade intermediária Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida vê um actor como ocupando uma posição
privilegiada na medida em que esse actor se situa nos caminhos geodésicos existentes entre outros actores na rede. Por outras palavras, quanto mais pessoas dependerem de um actor na rede maior será o seu poder. O algoritmo localiza os caminhos geodésicos entre todos os pares de actores e contabiliza a frequência com que cada actor se encontra em cada um desses caminhos.
Interpretação Ras:)
Quanto maior o valor estimado para cada actor maior será o seu grau de intermediação, ou seja, a capacidade de constituir ponto de passagem obrigatório [77]
Interpretação SI/SA:
Esta medida é de aplicação ambígua neste contexto, pelas razões já apontadas (rede com processos e relações obrigatórias e determinadas por um quadro legal). Em termos de aplicação de SI, pode ser útil, tal
67
como as restantes medidas de centralidade para averiguar do poder exercido por cada actor na rede e da sua influência no desenvolvimento de processos organizacionais (e inter-organizacionais). A estrutura de informação pode ser determinada em função da correlação de forças existente, ou da capacidade de cada actor constituir um ponto de passagem. Se um actor ocupa uma posição central no desenvolvimento de processos nucleares ao negócio, a estrutura de informação deverá ter isso em conta de forma a optimizar o desenrolar do mesmo. A não ser que se pretenda retirar poder a esse mesmo actor (imaginemos uma reestruturação de uma empresa baseado na adopção de novos processos organizacionais, vulgarmente designado por um processo BPR = Business Process Reengeneering) o que pode justificar a “decrementação” de influência desse actor. Este aspecto é igualmente aplicável a organizações virtuais e tradicionais no contexto de relação tarefa/estrutura [3]
Aplicabilidade: Média
Título: Centralidade de fluxo Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: Esta medida é obtida através de proporção do fluxo
completo entre dois actores (ou seja, através de todos os caminhos que os conectam) que ocorre nos caminhos em que o actor participa. Na realidade é retornado o grau de mediação dos actores
Interpretação Ras:
Esta medida pretende determinar a capacidade de um actor utilizar não apenas os caminhos geodésicos relativamente a um actor que deseje alcançar, mas de utilizar todos os caminhos disponíveis no caso do caminho mais curto (geodésico) lhe ser inacessível por, suponhamos, a oposição de outro actor. Esta medida articula-se com a anterior, podendo confirmá-la ou não. Em todo o caso permite sempre um refinamento mais preciso para a percepção dos actores mais centrais na rede.
Interpretação SI/SA:
Identificação de caminhos alternativos para a circulação de informação, prevendo percursos alternativos quer em situações de contingência quer com o objectivo de reduzir dependência no contexto inter-organizacional
Aplicabilidade: Média
Título: Índice de poder de Bonachich Nível: Relacional Categoria: Actor individual | Centralidade Descrição: O algoritmo distingue a centralidade do poder
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Interpretação Ras:
Bonachich defende a teoria que centralidade não significa necessariamente poder. Um actor pode estar numa posição central mas o poder não ser efectivo em virtude do tipo de conexão estabelecida com tipos específicos de actores. A conexão com actores que se encontram “mal” relacionados, traduz normalmente poder porque se cria um ascendente de um actor sobre os outros, explicado precisamente pela má qualidade relacional desses actores, ou seja a sua falta de opções de comunicação e consequente dependência. Se um actor está conectado com outros actores que detêm um capital conectivo eficaz, então o poder desse actor será reduzido. O facto de um actor ter relações com actores que por sua vez têm muitas relações com outros actores reduz o poder desse primeiro actor na medida que o seu grau de influência é limitado pelo capital relacional dos actores com quem se conecta. Na prática este índice não considera apenas o número de conexões mas também a sua qualidade bem como a dos actores conectados (o seu capital social).
Interpretação SI/SA:
A forma mais vulgar de representar uma instituição é através do seu organigrama que transmite uma imagem demasiado estática e formal do funcionamento da organização. As estruturas de poder, representadas por linhas de hierarquia vertical não correspondem por vezes ao real poder exercido pelos actores institucionais. [91][92], nem tão pouco as formas por que os actores executam processos correspondem ao institucionalmente formalizado. Esta estrutura “subterrânea” é designada por organigrama informal e dá a perspectiva de como as coisas realmente funcionam debaixo do organigrama institucionalizado. A sua identificação e dos seus actores determinantes é fundamental para o funcionamento de a compreensão da circulação da informação e consequentemente para o desenvolvimento de sistemas de informação adequados.
Aplicabilidade: Elevada. Num sistema de informação que se aplica a sistemas de actividades humanas é necessário determinar esta dicotomia entre centralidade e poder, traduzida em, por exemplo, quem pode influenciar um processo ou quem participa em vários processos sem a capacidade de os influenciar (alterar).
Título: cliques Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Método bottom-up (base – topo). A partir de uma díade
incrementa-se o número de actores totalmente conectados
Interpretação Ras:
A determinação de cliques permite identificar subgrupos e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou
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Ras: e analisar possíveis comportamentos diferenciados ou desviantes que ajudem a compreender a estrutura social.
Interpretação SI/SA:
Uma análise deste género pode ser útil tanto num contexto organizacional como interorganizacional. Mas note-se que no primeiro caso a aplicabilidade desta medida irá variar muito em função da estrutura e cultura corporativa utilizadas. Normalmente na AP (Administração Pública), por ex., a estrutura burocrática e hierarquizada dá origem a constituição de focos de isolamento orgânicos ou funcionais em que cada serviço só se ocupa dos seus processos e problemas sem comunicar com os restantes. Um exemplo paradigmático desta realidade é por ex., o facto observado em serviços camarários e através de abertura temporalmente sucessiva de obras exactamente no mesmo local coordenadas por serviços diferentes. Esta medida é aplicável em contextos de horizontalização de trabalho e na criação de uma estrutura de projectos e matricial. Neste caso formam-se grupos (em princípio coesos) unidos por objectivos finitos comuns. A análise de cliques pode ser aplicável para identificar padrões de comportamento social e afinidades comuns entre funcionários; padrões de interesses ou desenvolvimento funcional comum de funcionários (por ex. relações provenientes de mesmo tipo de formação ou interesses funcionais idênticos). Note-se que o trabalho cooperativo (CSCW) é um ponto crítico de sistemas de informação. Em contextos interorganizacionais as coisas tornam-se diferentes. De novo aqui se torna a verificar como condição prefiguradora a cultura e estrutura interorganizacional adoptada. Acrescente-se ainda o quadro regulamentador impositivo, se o houver. A identificação de cliques pode ter duas aplicações práticas: 1/ A definição de grupos de trabalho eficazes e consequente planeamento e montagem de infraestrutura de informação. 2/ A monitorização de coesão de grupos constituídos.
Aplicabilidade : Média / elevada
Título: nCliques Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Esta medida é uma flexibilização da anterior. Partindo
do princípio que pode ser dif ícil encontrar cliques totalmente conectadas, introduz-se um elemento de folga. Esse elemento é a distância admissível a que os actores podem estar conectados (ver conceito de caminhos e caminhos geodésicos). O analista define o
70
valor de “n” que representa a distância conectiva admissível para o caso em estudo
Interpretação Ras:
Esta medida equivale à formalização da proposição “os amigos dos meus amigos”. Neste caso define um círculo de relações que podem ser de diversos tipos: amizade, funcionais, trabalho, ou acesso a informação ou a arquivos/documentos
Interpretação SI/SA:
Trata-se de um refinamento da anterior. Dá uma perspectiva mais pormenorizada e rica da existência de subgrupos. Note-se que o critério de constituição de subgrupos obedece apenas aos critérios de recolha de dados para análise. Neste caso sendo o pólo orientador a informação e documentos.
Aplicabilidade: Média
Título: nClãs Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Trata-se da aplicação do método para determinar
nclãs mas acompanhado de uma condição: Interpretação Ras:
Pode ser totalmente idêntica à anterior. Este método impede que um actor membro de uma clique e que esteja conectada com actores que não participem de forma alguma nesse subgrupo, seja contabilizado.
Interpretação SI/SA:
Idêntica à anterior
Aplicabilidade: Baixa. Será essencialmente aplicável à investigação de carácter social. Numa rede e sistema de informação a contabilização de actores não participantes na clique é irrelevante. Apenas numa situação de restrição de acesso a informação esta medida pode ser pertinente. Imaginemos que um actor faz parte de uma clique e que apenas os membros dessa clique podem ter acesso na rede a documentos classificados como restritos ou confidenciais.
Título: kPlexos Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Neste caso inclui-se uma variável de restrição. Um actor
é membro de uma clique se tiver conexões (o atributo “n” é aplicável) com todos os membros da clique excepto um número “k”. Dito de outro modo, esta aproximação indica que um nó é membro de uma clique de dimensão “n” se mantiver relações directas (adjacentes) com n-k membros dessa clique. Na rede analisada por exemplo determinou-se k ="2” a dimensão da rede é de 16 actores o que significa que
71
dimensão da rede é de 16 actores o que significa que um actor é membro de uma clique se tiver conexões com o número “n” de actores (determinado pelo analista e neste caso 3) menos 2 (=k). Neste caso o resultado não seria significativo dado que o actor formaria praticamente cliques com todos os restantes.
Interpretação Ras:
Este método permite a identificação de muitos e pequenos subgrupos dentro da estrutura de teste, focando a atenção em sobreposição e centralidade em vez de solidariedade e atingibilidade. Por exemplo, na rede analisada verifica-se que nenhum actor aparece e todas as cliques, o que pode indicar uma rede descentralizada. Podemos igualmente contabilizar o actor(es) que mais surgem e nas cliques definidas obtendo assim uma perspectiva dos actores mais centrais
Interpretação SI/SA:
Trata-se de uma medida demasiado detalhada para ser útil no contexto de sistemas de informação. A centralidade é importante mas é dada por outras medidas já descritas. A identificação de cliques é igualmente importante mas não justifica esta medida que na prática retorna “falsas” cliques
Aplicabilidade: Baixa
Título: Conjuntos lambda Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação topo-base. Descrição: rata-se de encontrar na rede a ou as estruturas
disruptivas, i.e., sem as quais a rede ou partes da rede ficariam isoladas
Interpretação Ras
Identificação de subgrupos coesos que constituem blocos de desconexão da rede.
Interpretação SI/SA:
A aplicação neste contexto tem uma perfeita identificação com a análise SWOT (pontos fortes; pontos fracos; constrangimentos; oportunidades) normalmente empreendida em abordagens de definição de planos estratégicos de sistemas de informação (PESI). Neste âmbito esta medida contribui para a compreensão de pontos fortes internos, i.e., pontos necessários para a coesão da organização,
Aplicabilidade: Média/baixa
Título: Facções Nível: Relacional Categoria: Subgrupos Sub-categoria: aproximação base-topo Descrição: Em termos de RAS os actores dizem-se equivalentes se
detêm idênticos perfis e relações com os outros actores. Nessa perspectiva torna-se possível fraccionar a
72
estrutura em partições de acordo com critério de similitude dos actores conectados entre si.
Interpretação Ras:
Esta aproximação relaciona-se com a noção de hiatos estruturais como elementos de poder. Permite num grafo direccionado avaliar, diferenciando, emissores e receptores de recursos. Em análise social pode determinar potenciais amigos e inimigos.
Interpretação SI/SA:
As observações anteriores aplicam-se a esta medição
Aplicabilidade: Média/baixa
Título: Coeficiente de correlação de Pearson Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência estrutural Descrição: Matriz de similitude entre actores que computa a sua
proximidade relativamente a todos os outros actores. Os resultados variam entre –1 interpretado como os dois actores terem perfis de relações completamente opostos e 1 que representa equivalência estrutural perfeita.
Interpretação Ras:
Identificação de capital social de actores e posições ou blocos de posições similares na rede analisada
Interpretação SI/SA:
Perante uma situação de análise de uma organização será importante determinar actores que desempenham ou possam desempenhar papéis exactamente idênticos e relativamente aos mesmos actores. Do ponto de vista de eficiência, eficácia, efectividade devolve a existência de redundância ou sobreposição funcional. Um SI ou estrutura de informação [58], sob uma perspectiva singular é essencialmente uma “dialéctica” entre normalização e flexibilidade. Nesta perspectiva esta análise pode justificar-se para a detecção em grandes estruturas organizacionais ou inter-organizacionais, pontos de redundância informativa (actores que sejam receptores, emissores ou híbridos do mesmo tipo de informação, partindo do princípio que essa situação é disfuncional ou no mínimo inútil!). Uma aplicação mais evidente situa-se no campo de BPR o que escapa ao domínio exclusivo de SI.
Aplicabilidade: Depende do objectivo que se pretenda atingir. No caso da rede de análise tem baixa utilidade. Mas pode por exemplo definir na infra-estrutura de informação/arquivo actores que, visto a sua posição ser idêntica, devam ter acesso aos mesmos documentos na rede.
Título: Distâncias euclidianas Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis
73
Sub-categoria: equivalència estrutural Descrição: Trata-se de, ao contrário da medida anterior, de uma
medida de dissimilitude. Neste caso o valor=”0” corresponde a equivalência estrutural total diminuindo esta qualidade de forma directamente proporcional ao incremento dos valores obtidos para cada relação. Ou seja o resultado, na prática, é a distância normalizada entre actores e grupos de actores e quanto menor a distância maior a similitude. Os resultados são normalmente idênticos à medida anterior.
Interpretação Ras:
Esta medida é menos eficiente do que a anterior visto que não permitindo valores negativos não é dado o peso de afastamento entre posições dissimilares. Neste sentido é menos clara que a anterior
Interpretação SI/SA:
idem da anterior
Aplicabilidade: idem da anterior
Título: Percentagem de ocorrências exactas (percentage of exact matches)
Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência estrutural Descrição: Esta medida contabiliza entre dois actores qual a
percentagem de vezes em que se verifica (ou não verifica) a ocorrência de relação entre esses actores com outros idênticos actores.
Interpretação Ras:
O resultado desta medida identifica a proximidade posicional de actores
Interpretação SI/AS:
Idem, anterior
Aplicabilidade: Idem, anterior
Título: Similitude máxima Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência automórfica Descrição: Baseia-se em equivalências geodésicas, sendo utilizada
a distância euclidiana para determinar a dissimilaridade entre os perfis de distâncias para cada par de actores. O algoritmo marca os actores com perfis de distância idênticos como mais automorficamente equivalentes. A escala começa em zero (mais automórfico), aumentando o automorfismo na razão directa dos valores retornados.
Interpretação Ras:
Esta categoria de medidas é uma flexibilização de equivalência estrutural. A sua validade consiste na identificação de grupos de actores intercambiáveis na rede, sem que esta seja estruturalmente modificada. Quanto menor a distância identificada mais
74
intercambiáveis serão os actores. Interpretação SI/SA:
Opções de canais de informação (o circuito lógico e físico da informação) dentro de um sistema inter-organizacional. Opções de actores substitutos. Na modificação de atitude corporativa face às funções de fiscalização, por ex., verificou-se na rede em análise a substituição de um actor por outro, mantendo-se aparentemente a estrutura física da rede embora a teia de relações antes existentes se tenha modificado.
Aplicabilidade: Média
Título: Weitz/Reitz Algoritmo REGE contínuo Nível: Posicional Categoria: Similaridade | Posições/papéis Sub-categoria: equivalência regular Descrição: Este algoritmo era o único disponível na aplicação
UCINET aplicável a este tipo de análise (também pode ser usado o categorizado). Esta aplicação permite no entanto programar outros algoritmos.
Interpretação Ras:
Este algoritmo não é considerado muito fiável dado que normalmente retorna uma elevada (excessiva) percentagem de actores equivalentes regularmente
Interpretação SI/SA:
Identificação de papéis atribuídos a actores. Identifica eventuais sobreposições de papéis que se possam verificar em processos ou actividades.
Aplicabilidade: Reduzida. Um papel é normalmente definido pela organização
2.5 Análise organizacional e Redes de Actores Sociais
Nesta secção pretende-se abordar em que medida a RAS potencia a
análise organizacional e as soluções tendentes a produzir informação de
diagnóstico sobre situações problemáticas bem como a propor melhoria das
mesmas.
Para o efeito assumimos os seguintes pressupostos:
1/ A componente social de um sistema organizacional é base endógena de
qualquer organização e nessa condição influencia toda a estrutura
subjacente. Desse modo interactua com restantes tipologias sistémicas
existentes numa organização, nomeadamente sistemas de informação,
processos, infra-estrutura tecnológica (TIC).
75
t e o r i a o r g a n i z a c i o n a lt e o r i a d e s i s t e m a st e o r i a d a a c ç ã o...
B a s e s t e ó r i c a s
S i s t e m a s d ei n f o r m a ç ã o /S i s t e m a s d ea r q u i v o
T ó p i c o
Va lo r de t eo r i as o c i a l p a r ap e r c e p ç ã o /c o m p r e e n s ã o d ef e n ó m e n o
P r e m i s s a g e r a l
O r g a n i z a ç õ e s er e d e s i n t e r -o rgan i zac i ona i s
O b j e c t o d e a n á l i s eE s t r u t u r a
P r o c e s s o s
R e d e s a c t o r e ss o c i a i s
M e t o d o l o g i a s d ee x p l o r a ç ã o
S S M
DIRKS
U M L o u t r o s
i n v e s t i g a ç ã o -a c ç ã o
Figura 2.5 - Contexto de metodologia RAS
2/ A metodologia RAS é considerada como instrumento de apoio a
diagnóstico e proposta de acomodações no âmbito de projectos de mudança
organizacional, seja ela macro (estruturas) ou micro (processos) e que
implique essencialmente sistemas de informação ou sistemas de arquivo.
Não pretende portanto ser utilizada como método de investigação pura em
que se pretenda produzir teoria formal ou substantiva. O diagrama a seguir
apresentado pretende enquadrar a metodologia RAS no contexto de análise
organizacional. Nele são representados o objecto sobre o qual se pretende
elaborar estudo para propiciar acção- o sistema de informação e sistema de
arquivo -, o ponto de vista de observação que consiste na colocação da
componente social como factor determinante do objecto acompanhado de
diversas bases teóricas necessárias para apoiar a acção a empreender. O
próprio objecto onde se desenrola a análise que é a rede interorganizacional
que se divide em estruturas –componente fixa– e processos –componente
dinâmica. Tanto para a determinação e análise social como da rede
interorganizacional perspectivada nas duas componentes que a integram,
76
são utilizadas metodologias específicas que possibilitam a recolha de dados
e a sua análise de forma a adquirir um conjunto de visões da organização
integradas num todo coerente que viabilize intervenções (melhorias ou
desenvolvimento) de sistemas pretendidos. A RAS apoia a análise
interorganizacional, ou seja, de rede, compreendida na sua componente
social.
3/ O grau de aplicação de metodologia RAS é definida em função das metas
que se queiram atingir. Por outras palavras, a profundidade de aplicação do
método varia em função do objectivo. Se, por exemplo, são detectadas
disfunções organizacionais a nível de processos e seu desempenho, a
análise envolverá apenas actores internos à organização e portanto apenas
algumas medidas de caracterização serão eventualmente úteis: o nível de
centralidade, a densidade da rede e a análise relacional que considere a
caracterização das relações entre actores. No entanto, caso o objectivo
seja, por exemplo, estimular ou revitalizar o posicionamento de uma
entidade empresarial no mercado, sob uma perspectiva de elevado nível
concorrencial, deverão então ser aplicados métodos que viabilizem uma
análise posicional, identificação de grupos que contemple equilibrios de
poder, aproveitamento ou criação de vazios estruturais de forma a criar
cenários operativos que permitam o reposicionamento competitivo dessa
organização.
Uma rede, ao representar uma estrutura social que através daquela é
caracterizada e avaliada proporciona uma ferramenta efectiva para o
conhecimento de disfunções latentes, i.e., não explicitamente observáveis.
A circulação da informação, ou seja a forma como ela circula, através de
que actores, qual a rapidez de circulação é uma área cuja aplicabilidade de
RAS parece evidente.
A este respeito será útil mencionar um fenómeno tradicionalmente
constatado em RAS e traduzido por “mundo pequeno” (small world). A
formulação deste fenómeno propõe que todos os actores de uma rede
conectada, neste caso falaremos especificamente de uma organização, se
encontram a distâncias que nunca excedem valor =”5,5”, desde que nessa
rede se verifique elevado nível de coesão. Por outras palavras, no caso de
77
uma rede em que não se verifiquem actores isolados, i.e., sem qualquer
conexão com os restantes, qualquer actor é alcançável e consegue alcançar
outros (alter) percorrendo uma distância que atinge no máximo 5,5 pontos
intermédios [74] [121]. Considera-se, segundo este conceito, corresponder
este valor a uma pequena distância e que portanto qualquer rede, desde
que conectada e coesa, poderá potencialmente permitir uma eficiente
circulação de recursos. Situando-nos no contexto organizacional e de
sistemas de informação, diremos que a informação e sua gestão (que inclui
obviamente a circulação) constituiria um recurso facilmente acessível e
resolúvel através de uma rede coesamente estabelecida.
No entanto, autores como Friedkin [44] tendem a desvalorizar e mesmo a
contrariar directamente este pressuposto [74]. Numa organização formam-
se normalmente subgrupos (clusters) coesamente unidos por actividades
comuns inseridas em contextos orgânicos, de função, ou de projecto. Esses
grupos partilham endogenamente informação, especializada ou não, e
conhecimento. No entanto a comunicação da informação detida ou gerida
por um grupo pode ser dificilmente transmitida para outro grupo dentro da
mesma ou de outra organização. As razões radicam em diversas ordens de
razões como competividade, cultura organizacional, ausência de canais de
comunicação, entre outras. No entanto interessa focar aqui que as
características imanentes a uma estrutura de rede que impedem a eficiente
gestão de informação podem, desde que identificadas e corrigidas, vir a
potenciar a eficiência dessa mesma gestão. A ausência de comunicação -ou
utilizando uma expressão curiosa, de conhecimento do conhecimento [74]-
é uma disfunção do ponto de vista organizacional. Muitas vezes o
conhecimento é subcontratado a entidades externas, quando ele existia na
própria organização e seria vantajoso a ele recorrer. A apreensão de
informação, i.e., a capacidade que a rede possui (ou não ) -em várias
plataformas de eficiência-, de reconhecer a existência deste tipo de recursos
na sua estrutura, denomina-se horizonte de observação. Investigação
desenvolvida11 [44] veio determinar que numa rede, esse horizonte se situa
a um máximo de três graus de distância. Ou seja, até 2 graus - uma
distância geodésica de dois caminhos dentro do grafo (vértices, linhas)- um
actor tem conhecimento esclarecido sobre recursos, oportunidades e 11 Investigação desenvolvida em 6 sistemas interorganizacionais de I&D universitária)
78
restrições disponíveis na rede abarcando o que aí se passa ou existe. Com 3
caminhos de distância entre actores, a informação sobre o que se passa na
rede, torna-se difusa. A uma distância superior a 3 graus a rede torna-se
virtualmente invisível para um actor, independentemente do seu ponto de
observação. Por outras palavras, esse actor desconhece as actividades
desenvolvidas por outros actores, mesmo que essas actividades sejam da
mesma natureza das desempenhadas pelo observador. A efectivação desta
situação está ainda dependente de outras variáveis relacionadas com
análise de redes como sejam o nível de coesão, a densidade e a dimensão.
No entanto a constatação deste facto clarifica um papel que a RAS pode
desempenhar na identificação e optimização da gestão da informação.
A utilização de RAS pode ser particularmente útil para a reestruturação de
organizações, processo consideravelmente consumista de recursos de
análise. Neste cenário várias estratégias de redes podem ser utilizadas para
o desenho da arquitectura organizacional: Tichy [113] Avalia organizações
identificando grupos que também designa por coligações e cliques, bem
como as conexões entre eles estabelecidas.
Se considerarmos que numa organização coexistem camadas política, social
e cultural [30] [119] e que todas interactuam nos objectivo comuns que
presidem à organização, a análise da rede de acordo com métodos RAS,
permite, neste contexto determinar quem realmente influencia a
organização; identificar os interesses dos grupos dominantes; avaliar o grau
de acordo ou desacordo entre grupos, seleccionando-se as estratégias a
desenvolver. Se há concórdia desenvolve-se numa perspectiva de
cooperação senão convém criar cenários de negociação partindo do princípio
que grupos embora antagónicos, desejam simultaneamente a eficiência da
organização e o reforço do seu próprio poder. Tichy elabora um quadro-
síntese [113] em que discrimina os dados sociométricos passíveis de ser
utilizados em análise organizacional. São aí apontadas diversas
propriedades pertencentes a respectivamente, relações, rede global,
actores, associadas com as características dos grupos-tipo identificados.
Neste contexto a RAS viabiliza a identificação do organigrama informal da
organização, ou seja a forma como realmente as coisas funcionam debaixo
de uma estrutura formalizada [91][92].
79
O quadro seguinte apresenta uma síntese possível de focos de análise RAS
aplicada a organizações como sistemas totais e seus componentes.
Tabela 2.5 (adaptado de TICHY, Ob.Cit, p. 236)
Foco de análise Sistemas tecnológicos
Sistemas políticos Sistemas culturais
Formas de cooptação, cooperação e concorrência que unem as organizações.
Influência de valores sociais e tradicionais sobre culturas organizacionais Redes
interorganizacionais
Aquisição de informação pelas organizações Capacidade
“construtiva” de conflitos inter-organizacionais
Valores e normas individuais transportados para as organizações
Relações entre a estrutura organizacional , missão, estratégia e ambiente da organização.
Identificação de coligações ou grupos (cliques), caso haja alguma, dominantes.
Doutrinação/integração de novos membros (formação, formas de trabalho, gestão de conhecimento)
Hierarquização da propagação de influência.
Homogeneidade de valores
Organizações
Gestão de incerteza e complexidade
Hierarquização de controlo de recursos
Existência de subculturas
Padrões de comunicação que ocorrem em grupos de trabalho.
Autonomia de grupos de trabalho
Grupos Comportamentos de cliques relativamente a influências externas
Pontos de ocorrência de conflitos numa coligação/clique
Relação de normas sociais e pessoais com tarefas e tecnologias
Identificação de transconectores e pontes
Identificação de transconectores
Actores Identificação de “estre las” (actores em volta dos quais as relações e processos se estabelecem)
Quem resolve conflitos
Conflitos decorrentes de choque entre expectativas e valores
Um outro aspecto que julgamos elucidativo da aplicabilidade de RAS a
sistemas e gestão de informação encontra-se materializado e explorado no
conceito de estratégia militar baseado numa aproximação de rede,
designado por network centric warfare [4], e do paradigma desenvolvido
nessa base - o 4CISR12. A estratégia militar e o que em termos militares é
designado por ciclo de decisão (observar, orientar, decidir, agir) implica a
gestão de informação baseada numa perspectiva de aquisição activa de
12 4CISR significa «Command, Control, Communication, Computers, Information, Surveillance, Reconaissance»
80
informação, o seu tratamento (filtragem, descodificação) e sua
disponibilização de forma mais eficiente aos actores que dela necessitem–
esses e não outros. Num cenário de guerra a rapidez de comunicação de
informação é claramente um factor de vantagem “competitiva”. Será
importante referir que o conceito acima mencionado é aplicável a cenários
diversos, nomeadamente missões de paz e humanitárias. Num caso
concreto analisado por Dekker [35] foram utilizadas diversas medidas de
RAS para reformular a gestão de informação numa rede de apoio
humanitário. No caso analisado como resultado da análise efectuada e
baseada em medidas de centralidade e centralização da rede,
reposicionaram-se agentes recolectores e receptores de informação numa
rede estruturada com ausência de redundância de informação e sua
distribuição de forma temporalmente adequada.
Acrescenta-se que a aplicabilidade de métodos militares a contextos civis é
em parte possível, bastando para tal alterar o objecto de informação e de
negócio. Veja-se a título exemplificativo, as diversas metáforas militares
utilizadas correntemente na gíria técnica empresarial: vantagem posicional,
concorrência, aquisições agressivas, etc. A este nível não deixa ainda de
ser interessante referir a bibliografia produzida na área de gestão e teoria
organizacional a partir de obras tão elucidativas como “A Guerra” de Von
Clausewitz13.
A redundância de informação é um aspecto susceptível de ser identificado
numa rede através de processos de análise RAS, nomeadamente por análise
posicional que identifique actores equivalentes. Numa rede o capital social
pode ser gerido através de gestão de vazios estruturais, ou seja, hiatos de
comunicação entre actores aproveitados por terceiros para assumir o papel
de transconectores, de forma a criar redes de contactos de actores não
redundantes. Os contactos são redundantes na medida em que dão acesso
aos mesmos actores e consequentemente à mesma informação. A
diversificação de fontes de informação (ou capital social) é desejável porque
permite a expansão do universo disponível de informação. Este aspecto de
RAS parece imediatamente aplicável em contextos organizacionais de
gestão de informação. Um processo, por exemplo, deve ser gerido de forma 13 Carl Philip Gottfried von Clausewitz (1780-1831) ver http://www.clausewitz.com/CWZHOME/CWZBASE.htm
81
a que a informação produzida ou pré-existente e consumida nesse
processo, seja distribuída pelos agentes participantes de forma não
redundante para evitar disfunções características como ruído informativo e
distribuição desnecessária (perda de tempo, e afectação desnecessária de
recursos materiais) da mesma a actores que dela não necessitam.
A tecnologia- a sua utilização e desenvolvimento- interactua com
estruturas sociais. Nesta conformidade a análise de uma organização não
pode restringir-se a uma perspectiva positivista que considere apenas
aspectos técnicos. Uma organização é antes de mais um conjunto de
sistemas de actividades com participação humana -e não humana [78]- e
em que portanto os aspectos sociais são estruturais. Ignorar este facto e
desprezar o conhecimento detalhado das ramificações sociais existentes é
comprometer qualquer solução tecnológica que envolva sistemas de
informação [29].
A este respeito apresentamos alguns exemplos observados na execução
deste trabalho que, julgamos, ajudarão a ilustrar este aspecto.
Exemplo 1: Nas díades (conjunto de dois pontos e uma linha) em que a
relação se tenha verificado ser tendencialmente transaccional, -embora
possa ser multiplexa na medida em que haja actos ou intenções de controlo
associadas-, existe uma aceitação de novas tecnologias num contexto de
cooperação interorganizacional e de melhoria de desempenho de
actividades. As relações processuais estabelecidas são formais e quase
amigáveis. No entanto entre actores em que se estabelecem exclusiva ou
principalmente relações de controlo, a resistência à adopção de tecnologias
para facilitar processos inter-organizacionais é maior constantando-se uma
vontade de isolamento, por vezes artificiosa, relativamente ao actor que
exerce o controlo. (O actor fiscalizado afirma ignorar a localização da sede
do actor fiscalizador...).
Exemplo 2: A informação sobre centralidade -periferia - de actores pode
basear o estudo de optimização de processos assim como a determinação e
escolha de tecnologia. Por exemplo um actor situado numa posição
periférica e sem iniciativa de transmissão de recursos ou que os receba
82
apenas de um pequeno número de actores pode ser objecto de uma
valorização ou reposicionamento na rede, dependendo das vantagens que
venham a ser equacionadas no contexto de desempenho de negócio e do
posicionamento global dos restantes actores. No caso da rede analisada
verificou-se que actores em posição periférica conectados através de uma
relação de controlo unilateral manifestaram resistência em considerar novos
processos de trabalho ou de gestão de processos que envolvam o actor que
exerce controlo.
Exemplo 3: A proximidade topológica de dois actores na rede pode ser
determinada e quantificada de forma exacta, sendo atribuídos a esses
valores um significado social com repercussões sob o ponto de vista
organizacional. A centralidade de um actor na rede pode ser indicativo de
um prestígio ou uma posição fortemente influente como vector de um
sistema de informação.
Do ponto de vista de produção documental esta análise RAS é igualmente
importante na medida em que pode vir a influenciar a natureza dos
processos decorridos sob a relação. Um processo pode ser alterado e passar
de constitutivo a executivo ou instrumental, baixando o grau de
formalidade, de maneira a incrementar o grau de confiança facilitador de
adopção de processos tecnológicos mais avançados. De uma maneira geral
a tecnologia, ou se quisermos, a sua utilização eficiente e voluntária
(adesão) depende em larga medida da forma como os actores se
relacionam. Na rede analisada verificou-se que a natureza de uma
determinada relação que une dois actores impede a alteração de
desempenho de processos a qual no entanto é técnica e juridicamente
possível (ver capítulo 4)
Exemplo 4: Os actores que recebem muitas relações podem ser mais
poderosos (na medida em que informação é poder) ou prestigiados. No
contexto interorganizacional, o número de relações iniciadas e terminadas
relativamente a um determinado actor reflectem o grau de preponderância
da actividade empreendida nos processos desenvolvidos na rede.
A existência de muitas relações recíprocas aponta para uma estrutura pouco
hierarquizada e com tendência a informalidade e valoração de eficiência. Na
83
rede em estudo este aspecto foi detectado atribuindo-se esse facto à nova
política de relacionamento de um actor com as empresas do sector
(contrato de garantia). Há alguns anos a situação certamente seria
diferente. Os aspectos formais eram muito mais rígidos, havendo
predominantemente relações de controlo entre os actores da rede. A cultura
organizacional era inclusivamente de tipo "policial”.
Exemplo 5: O número de caminhos necessários para um actor atingir outro
é uma medida que dá a possível força das relações entre actores. Se um
actor está adjacente a outro presumivelmente terá com ele uma relação
mais forte. A força, neste caso, é medida pelo proporção inversa do número
de caminhos existentes entre díades (relações entre dois actores) ou tríades
(relações entre três actores). Esta situação no entanto nem sempre se
verifica, havendo pelo contrário a teoria dos elos fracos e da sua força. i. e.,
quanto mais distante se encontra uma díade mais informação pertinente e
expansão na rede é trocada [7] [52]. Este fenómeno é facilmente explicável
se pensarmos que normalmente os actores mais próximos são aqueles que
partilham de interesses comuns sendo portanto a informação recebida
transmitida num círculo restrito de actores unidos por laços específicos
dados pela proximidade. Quanto mais longe se encontrar um actor de outro,
mais heterogéneo será o círculo de actores e relações e portanto mais
eficiente será a disseminação de informação. No caso de uma organização e
mais concretamente na rede do caso de estudo este fenómeno tende a
materializar-se da seguinte forma: actores que dentro do sistema de
actividades desenvolvem tarefas conexas (próximas) mas se encontram
organicamente distanciados, tendem a desenvolver relações de cooperação
mais acentuadas visíveis numa maior predisposição para troca de
informação e adopção de novos processos tendentes a melhorar o
desempenho de tarefas. Este fenómeno deve ser articulado com outros
factores como a natureza da relação que os une (controlo, transacção).
Neste capítulo abordaram-se conceitos teóricos de redes sociais
evidenciando algumas, embora ténues, diferenças relativamente ao conceito
de redes de actores sociais (RAS). Procurou-se igualmente descrever
métodos de recolha de dados baseados em aproximações de investigação
84
social apontando-se respectivas vantagens, desvantagens e problemas.
Procurou-se ainda apresentar uma descrição sucinta de algumas das
principais medidas de análise utilizadas em RAS. Conclui-se por fim com
alguns exemplos que pretendem indicar a aplicabilidade da abordagem à
análise organizacional e particularmente ao desenvolvimento de sistemas de
informação e de arquivo.
85
86
CAP. 3 ORGANIZAÇÕES e SISTEMAS
3.1 Teoria de sistemas
Neste capítulo pretende-se essencialmente contextualizar duas entidades
fundamentais: o sistema de informação e o sistema de arquivo.
Considerando que ambos constituem sistemas e se integram em
organizações parece justificável começar por abordar os conceitos de
“sistema” e de “organização”
Tradicionalmente e desde o desenvolvimento da Teoria Geral de Sistemas14
os conceitos de sistema e organização estão estreitamente relacionados.
Um sistema é um conjunto de elementos interdependentes que actuam
entre si com vista à realização de um determinado objectivo e que
constituem um todo organizado cujo resultado (output) é superior aos que
esses mesmos elementos poderiam ter caso actuassem isoladamente
(propriedade de sinergia). A totalidade do sistema não é, portanto, dada
pela soma das partes discretas que o compõem, verificando-se
propriedades emergentes que decorrem da interactividade realizada. Numa
perspectiva, claramente próxima de RAS, um sistema será composto por
um conjunto de relações que interactuam como um todo [109], tendo o
sistema o papel de integrador desse conjunto de relações. As relações por
seu turno viabilizam a interacção entre os componentes (ou actores) do
sistema.
Esta definição é aplicável a qualquer entidade que possua estas
características, seja ela biológica, mecânica, ou social.
A teoria geral de sistemas assenta em três premissas básicas:
1/Os sistemas existem dentro de outros sistemas gerando-se dessa forma
uma hierarquia inclusiva de sistemas baseada na inclusão e dimensão mas
não especificamente em configurações escalares. Quando nos referimos a
um subsistema isso não significa que essa entidade dependa
unilateralmente do sistema em que se inclui, ou seja, possui igualmente
inputs, outputs, objectivos específicos, e também componentes que
14 A TGS surgiu a partir dos trabalhos de von Bertalanffy publicados entre 1950 e 1968
87
interactuam entre si com vista ao cumprimento desses objectivos. Esse
subsistema é contido pelo sistema e com ele interactua de forma
simetricamente dependente. A diferença entre eles reside no âmbito de
autonomia dos seus objectivos. Numa organização o capital informacional e
a infraestrutura tecnológica ou ainda a gestão de contabilidade constituem
exemplos diferentes de três subsistemas contidos no sistema composto pela
própria organização.
A totalidade de um sistema, ou se quisermos o seu nível de abstracção, é
sempre dependente do ponto de vista do observador, ou seja, se se
pretender analisar, por exemplo, um sistema de arquivo serão considerados
os seus vários subsistemas: classificação, circulação, controlo,
retenção/destino, etc. Caso no entanto o nosso interesse resida na análise
da organização como um todo, será esse o nível de abstracção
determinado, na sua qualidade de unidade individual de análise, e que inclui
em si vários subsistemas, entre os quais o de arquivo.
Um sistema, finalmente, opera dentro de um determinado ambiente que
constitui o conjunto de condições ou se quisermos de restrições, que
definem o seu “modus operandi”. Um sistema apenas pode operar desde
que identificados e estabelecidos os limites de operabilidade. Caso esses
limites não existissem não haveria distinção entre sistemas alargando-se o
conceito ao de sistema “universal” [84]. Os limites desse ambiente ou
fronteiras, embora consideradas como objectos permeáveis, constituem
pois a condição ambiental de operatividade.
2/O sistema é aberto o que significa que recebe e transmite algo aos
restantes sistemas com os quais interactua, incluindo a propagação de
qualquer tipo de estímulo seja negativo ou positivo –por exemplo uma
doença- ou recurso -por exemplo informação.
3/As funções de um sistema dependem da sua estrutura
Dois conceitos nucleares estão na base da entidade sistémica: (1) Propósito
ou objectivo e (2) globalidade ou totalidade sendo este último interpretado
como possuindo o sistema uma natureza orgânica em que os seus
componentes efectivam trocas entre si envolvendo qualquer tipo de
objectos conforme o cenário a que nos reportemos. Por outras palavras,
verificam-se respostas a qualquer estímulo exercido sobre qualquer uma
das suas partes, provocando uma reacção de ajustamento de todo o
88
sistema a esse novo estado induzido. Outras propriedades sistémicas
adiante referidas, são, elas próprias, enraízadas naqueles dois conceitos:
(1) Entropia: ou seja a tendência para o desgaste e desintegração,
acompanhado por aumento de aleatoridade. À medida que a entropia
aumenta os sistemas decompõem-se, ou seja, perdem qualidades e
complexidade, decrementando a ritmos variáveis para estados mais simples
até à sua eventual aniquilação. A entropia corresponde neste contexto a
desordem. Uma propriedade normalmente associada à informação é a sua
capacidade de diminuir a entropia através da diminuição da incerteza
contribuindo dessa forma para ordenar os elementos do sistema. Aplicando
este princípio a uma organização parece lógico que caso esta não disponha
de capacidade de comunicação e informação a sua estrutura formal tende a
simplificar-se e desagregar-se, tornando-se os seus componentes
fracamente conectados e perdendo consequentemente a capacidade
sistémica de sinergia. Daqui radica o conceito da informação ser um dos
instrumentos de ordenação do sistema. [87]
(2) Homeostasia: Refere-se ao equilíbrio dinâmico entre as partes do
sistema uma vez que este tende a ajustar o seu equilíbrio interno perante
estímulos provenientes de ambientes externos envolventes. Desta
propriedade conclui-se que um sistema possui fronteiras, o que não significa
que estas sejam herméticas. As delimitações são porosas permitindo a troca
de recursos e simbiose entre o sistema e o ambiente envolvente. Sob o
ponto de vista organizacional esta definição é fundamental já que o conceito
topográfico tradicional da organização é inadequado, particularmenrte em
ambientes centrados em rede e de transacções efectuadas em contextos
digitais. No entanto mesmo aplicado a organizações estruturadas de forma
convencional [115], o conceito de entidade fisicamente delimitada, é pelo
menos parcialmente inadequado, visto que estas interactuam forçosamente
com o ambiente envolvente por uma questão de sobrevivência orgânica
[113].
Um sistema não só possui propriedades análogas à de um mecanismo
biológico como por outro lado funciona num ambiente que constitui o seu
contexto. Por esse motivo está sujeito às suas influências e
simultaneamente influencia esse mesmo meio ambiente. Há portanto uma
89
relação de troca permanente recíproca entre a entidade sistémica e o meio
ambiente.
Uma organização sob este ponto de vista é um sistema complexo, porque
lida com actividades humanas as quais são por natureza instáveis e com um
grau de imprevisibilidade significativo.
Os sistemas podem ser categorizados quanto à sua natureza em abertos e
fechados.
Os primeiros caracterizam-se por manterem relações de troca com o
ambiente através de processos de entrada e saída provocando a interacção
com o exterior. Por esse motivo são eminentemente adaptativos reagindo e
ajustando-se inatamente a estímulos externos. Uma organização, quer seja
formal ou social [116] é um exemplo de sistema aberto, sendo a mudança -
na realidade um ajustamento - uma condição impositiva para a sua
sobrevivência.
Um sistema fechado no sentido total do termo não existe. Caso existisse
implicaria a total impermebilidade relativamente ao ambiente externo o que
iria contrariar o princípio de inclusão de sistemas. Nesta categoria são
normalmente considerados os sistemas mecânicos que mantêm
comportamento determinístico e programado e que operam com uma
reduzida troca de matéria e energia com o ambiente externo.
Existem ainda determinados parâmetros considerados no sentido de
constantes arbitrárias que caracterizam pelos seus atributos e valores a
descrição dimensional de um sistema específico ou componente do mesmo.
Estes parâmetros são [84]:
Entrada (input), parâmetro que determina uma acção ou conjunto de
acções específicas composto por transformação e saída. Os imputs podem
ser categorizar-se em três tipos: (1) informação, considerada como tudo o
que dininui a incerteza relativamente a alguma coisa (reduz a entropia); (2)
energia que suporta o processo de transformação e (3) recursos que podem
ser ainda classificados de acordo com diferentes perspectivas, por exemplo,
renováveis e não renováveis.
Saída (output). Consiste na finalidade para a qual se reuniram elementos
do sistema e recursos. Devem ser consistentes com o objectivo geral.
Transformação (throughput). Mecanismo que realiza a transformação de
entradas em saídas, composto pelo conjunto de componentes do sistema e
90
suas relações envolvidos neste processo. O conceito de caixa preta
(blackbox) consiste em observar o transformador como uma caixa opaca
em que apenas são visíveis os restantes parâmetros. Esta perspectiva
baseia-se no facto de se poder elaborar conclusões com base em
observações controladas parcelares. É particularmente útil quando o agente
de transformação é pouco conhecido ou excessivamente complexo.
Retroalimentação (feedback). Mecanismo de ajustamento de processo
baseado na comunicação de dados provenientes de uma saída à entrada
para que esta seja, se necessário, alterada. As suas principais funções
consistem em controlar saídas; manter a estabilidade de operação quando
confrontado com variáveis externas potencialmente causadoras de
perturbações operativas.
Ambiente: Meio que envolve externamente o sistema e que funciona como
um foco gerador de oportunidades e restrições.
A categorização de sistemas abrange ainda várias perspectivas baseadas no
seu grau de complexidade. Neste contexto podem ser identificados sistemas
simples que são simultaneamente complexos e dinâmicos; sistemas
descritivos (elaborados e interrelacionados) e sistemas complexos (sistemas
muito complicados sendo impossível a sua descrição de forma precisa e
detalhada). A complexidade, associada à teoria de caos, caracteriza-se por
(1) conter um número indefinido, i.e., não completamente percepcionado,
de partes; (2) as relações entre componentes estabelecerem-se de forma
não linear, (3) manter comportamentos aparentemente aleatórios, i.e.,
dificilmente previsíveis ou descritíveis. Inicialmente aplicada a sistemas
naturais e físicos, a sua aplicabilidade a organizações e a teoria
organizacional e particularmente à análise organizacional foi rapidamente
utilizada. As características de não linearidade, imprevisibilidade,
interdependência, comportamentos emergentes, fronteiras, e
retroalimentação são conceitos identificáveis numa organização e portanto
vantajosamente utilizáveis na sua análise. [39]
Outra categorização possível assenta na dicotomia entre determinismo e
probabilismo. O determinismo defende que um efeito tem necessariamente
uma causa sendo esse fenómeno exactamente replicável e portanto
previsível, dentro de idênticas circunstâncias. Alternativamente o
probabilismo afirma ser impossível determinar com precisão o
91
comportamento de um determinado objecto15 visto que a aleatoridade e
complexidade ocasiona efeitos diferentes e imprevisíveis para causas
semelhantes. O fenómeno é portanto dificilmente reproduzível sendo
apenas possível inferir da probabilidade dele ocorrer ou não dentro de
diferentes cenários. Neste prisma os sistemas assumem diversas formas
escalares consoante o grau e percentagem de inclusão destas duas bases
de entendimento da realidade e da acção16
3.2 Visões da organização
Como premissas básicas e comuns ao conceito de organização são
normalmente apontados os seguntes conceitos.
1. Uma organização é uma abstracção, i.e., uma não tem individualidade
própria
2. É uma colectividade e não um conjunto individual
3. Os actores empreendem discurso (comunicação entre si) do qual
resultam:
3.1 Normas ou expectativas de comportamentos padronizadas
3.2 valores pelos quais os comportamentos serão avaliados através do
seu ajustamento a essas mesmas normas enquadradoras.
3.3 Papéis que permitem o desempenho de tarefas cooperativas de
forma a superar actividades complexas e portanto irrealizáveis por um
só indivíduo
4. As organizações têm capacidades de aprendizagem [5] [99]. Partindo
desse princípio, o conjunto de atributos acima referido não é estático mas
sim continuamente reificado através do discurso entre actores, enriquecido
pela experiência empírica entretanto acumulada. Esta exploração pelo
discurso enriquecido pelas práticas, constitui a vertente cultural da
organização.
15 Eisenberg no seu “princípio da incerteza” referia-se a objectos de dimensão quântica. Mas o princípio é universalmente válido. 16 Podem ser divididos em sistemas deteminísticos simples, complexos, excessivamente complexos, sistemas probabilisticos simples, complexos, excessivamente complexos
92
5. As organizações operam num ambiente externo com o qual interactuam
e ao qual se adaptam continuamente, sendo esta adaptabilidade uma
condição essencial para a sua sobrevivência.
Uma interpretação correntemente conotada com uma visão mecanicista da
organização consiste em considerá-la como um conjunto de pessoas e
recursos unidos numa estrutura coerente para atingir determinados
objectivos sendo a gestão baseada na tomada de decisões destinadas a
alcançar esses objectivos da forma mais eficiente possível.
Numa perspectiva mais interpretativista uma organização procura gerir
relações, sendo os sistemas de informação uma ferramenta para interpretar
o mundo, tirando sentido do mesmo de forma a viabilizar a gestão dessas
mesmas relações. Neste ponto de vista a perspectiva sistémica é
relativizada utilizando-se como processo de inquérito a assumpção de que o
mundo (organizacional) pode ser organizado como sistema.17 São utilizados
processos indutivos baseando-se, sob o ponto de vista de teoria social no
interpretativismo mais que no funcionalismo. A organização é abordada
como um processo social em que o mundo é interpretado de uma forma
particular que legitimiza acções comuns estabelecendo normas e regras
partilhadas.
Ciborra define organizações como redes estáveis de transacções reguladas
ao longo de um período de relativa estabilidade através de contratos que
regulam as transacções entre os seus membros (acomodações) [31]
Silverman propõe uma aproximação diferente avançando um quadro acção
de referência focado não na perspectiva sistémica interactuante com o
ambiente mas sobretudo na natureza das relações entre indivíduos
assumindo que a realidade social é permanentemente reificada pelos
actores das situações organizacionais (Silverman citado por Checkland)
[29].
A perspectiva da organização como uma estrutura sócio-técnica adveio em
parte dos trabalhos realizados por investigadores como Joan Woodward
(Woodward citada por Mintzeberg) [90] em contextos organizacionais em
que foram introduzidas tecnologias no apoio directo à produção. Nesse
contexto verificou-se que a tecnologia alterava as relações e processos de
trabalho levando à reconceptualização dos mesmos materializados em 17 CHECKLAND refere-se a esta pseudo-entidade como hólon, [cf. 29, p.19]
93
novas formas de organização de postos de trabalho e desempenho de
processos. A conclusão daqui retirada foi a da existência de articulação
entre técnica ou tecnologia e estrutura social da organização. Esta
perspectiva é especialmente actual na medida em que o desenvolvimento
das TIC tem vindo a alterar significativamente o ambiente organizacional e
as formas de realizar negócio.
Utilizando uma aproximação o mais abrangente possível [116], diríamos
que uma organização é um sistema social complexo e aberto que
compreende muitas formas diferentes de estruturas e processos. O sistema
de acção é composto por séries iterativas de escolhas sobre o ambiente
organizacional, pessoas, dinheiro e trabalho.
A arquitectura deste sistema é afectada por constrangimentos (internos e
externos) bem como por oportunidades. Estes constrangimentos são
impostos na medida em que uma organização interactua como o exterior
tanto num movimento de absorção (input) como de expulsão (output). O
comportamento organizacional consiste numa série de acontecimentos
orientados por objectivos havendo nexos de causalidade entre esses
mesmos acontecimentos. Estes são segmentados em funções e actividades
de forma a alcançar especialização de processos. Paralelamente os
acontecimentos dividem-se em subobjectivos reflectidos na organização por
uma intersecção matricial composta por unidades orgânicas e cargos
desempenhados. As organizações são construídas por escolhas participadas
dos seus actores e não apenas por condições naturais ou determinísticas
que ocorram no ambiente em que operam. Os actores realizam portanto
escolhas, relativamente:
• ao domínio da organização, i.e., metas específicas escolhidas em
termos das funções desempenhadas, dos produtos e serviços que
proporciona, das populações alvo e dos mercados que serve;
• a função de produção constituída pelas vertentes de produção e
logística;
• a sua arquitectura organizacional segmentada em (1) divisão de
trabalho, materializada em departamentalização e diferenciação
espacial e horizontal (2) estrutura de autoridade.
Os parâmetros acima referidos são ainda condicionados por três factores:
94
(1) a incerteza que constitui a dimensão que está na base de aspectos
conceptuais de racionalidade organizacional e determina o grau de equilíbrio
em que as escolhas sociais dos actores oscilam entre critérios de
racionalidade e eficácia contra poder social, influência e negociação.
(2) a complexidade considerada como a dimensão que fundamenta a
diversificação estratégica de uma organização. Este processo é comparável
a uma decomposição de problemas complexos em subproblemas mais
facilmente analisáveis.
(3) a restritividade. Este factor respeita à distinção entre sectores –público
e privado- em que uma organização opera e varia de acordo com o quadro
regulamentor imposto, mas também com a concorrência económica (e
neste capítulo saliente-se que as organizações públicas são consideradas
como de baixa competitividade), com os ,obstáculos de entrada no mercado
e ainda com o grau de sindicalização e portanto capacidade reivindicativa da
força de trabalho.
Refira-se ainda que uma organização é composta por duas vertentes que se
articulam; uma fixa que são as estruturas, representadas por exemplo por
unidades formais de carácter orgânico ou funcional (o serviço de
contabilidade, a produção etc.) e outra, uma componente essencialmente
dinâmica materializada em processos que exprimem movimento e portanto
transacções. Os processos são desempenhados por ou através dessas
estruturas as quais actuam como pontos de fixação de movimentos.
Podemos considerá-los como âncoras. A analogia é importante porque tanto
as estruturas como os processos desempenham papéis significativos nos
sistemas de arquivos. Com efeito um processo produz informação. Os
documentos constituem informação cristalizada e gerida por estruturas após
terem sido produzidos e capturados no decorrer de um determinado
processo organizacional [90]. A cristalização ou fixação do movimento
equivale na prática ao acto de arquivar. Por outras palavras, durante o
decurso de um processo os documentos vão sendo produzidos num normal
ritmo temporal síncrono às diversas fases do processo. Nesse período o
documento não se posiciona num local topológico ou virtual fixo, ele circula
por entre os diversos actores organizacionais que participam no processo de
acordo com as necessidades funcionais pressentidas e os papéis
desempenhados. No entanto, uma vez concluído o processo o conjunto de
95
documentos produzidos é fixado ou se quisermos, posicionado de forma
semi ou totalmente permanente num determinado ponto estrutural e
topologicamente definido da organização qualquer que seja o grau de
abstracção considerado: uma unidade orgânica, um dispositivo de
instalação como um arquivador, um servidor, um disco óptico.
Como súmula do acima exposto e atendendo ao objectivo deste trabalho,
será importante reter os seguintes conceitos: Uma organização é:
• um sistema complexo e aberto;
• Inclui a gestão de relações entre actores conectados por objectivos
comuns;
• Realiza-se discurso entre actores de onde resulta um quadro
normativo e valores de referência que enquadram o desempenho de
actividades organizacionais;
• opera num meio ambiente com o qual interactua gerando-se entre
estas entidades relações de dependência e influência recíprocas;
• A relação estrutura/tarefa varia em função do grau de
complexidade envolvida;
• A tecnologia e a estrutura social influenciam-se reciprocamente;
• A condução de processos organizacionais apoia-se em informação e
documentos.
3.2.1 Tipologias de organizações
A classificação de organizações, tal como de qualquer outro objecto, é um
processo em parte subjectivo porque depende inteiramente do foco em que
o observador se posicione e da sua própria percepção da realidade [23].
Nesta perspectiva os critérios de categorização são sempre variados. Além
disso o campo da teoria organizacional é particularmente confuso dada a
abundância de produção teórica e diferentes perspectivas que se cruzam e
por vezes sobrepõem nesta matéria. Mintzeberg refere-se a este facto ao
mencionar “...a massa considerável das investigações que complicam
inutilmente um assunto já de si muito complexo...” [cf. 90 p.12].
Começaremos por distinguir entre organizações chamadas clássicas e as
que actualmente se designam por organizações virtuais. Estas constituem-
96
se com base no conceito de rede considerada como estrutura base para
partilha de recursos, efectivação de acções e sobretudo como forma
principal de desempenhar actividades com um objectivo comum em
princípio temporalmente finito.
No entanto padrões comportamentais e funcionais semelhantes aos das
estruturas clássicas têm sido percebidos nestas estruturas organizacionais
[3]. Níveis de hierarquização e centralização reflectidos em estruturação de
tarefas e processos de trabalho, levam a considerar a possibilidade de
persistência ou replicação de alguns padrões característicos de organizações
tradicionais. Por esse motivo julgamos pertinente inserir algumas
considerações sobre estas entidades que designaremos de clássicas.
Uma forma possível de categorização consiste em considerar
metaforicamente uma organização, estabelecendo portanto elementos
comparativos com uma realidade, empírica ou simbólica, que se julgue
competentemente descritiva do sistema organizacional em análise. Por
exemplo as organizações mecanicistas e organicistas, ou organizações como
culturas e como sistemas políticos. Cada uma destas aproximações contém
em si atributos organizacionais a um nível mais operativo. Por exemplo as
organizações mecanicistas empregam conceitos de optimização de tarefas e
processos bem como de gestão estratégica que pressupõem determinados
métodos analíticos de decomposição funcional [47].
Esses aspectos de influência reflectem-se na sua estrutura orgânica, nos
canais de comunicação criados, na formas de trabalho, da estruturação de
tarefas e na articulação entre rotina e tarefas. Cada uma destas
componentes varia substancialmente dependendo do ponto de observação
ou metáfora adoptados. Sintetizam-se seguidamente algumas visões de
organizações ordenadas da seguinte forma: descrição de metáforas
normalmente utilizadas para caracterizar organizações [119]; categorização
das organizações em função da sua estrutura e processos de trabalho [90];
Categorização de organização relativamente a outros aspectos como gestão
de conhecimento [99]. Foca-se ainda a relação entre a dimensão e
estrutura de uma organização relativamente à tecnologia [47]
3.2.1.1 Organizações clássicas
97
3.2.1.1.1 Metáforas de organizações
Nenhuma das metáforas que a seguir de descrevem caracteriza por si só
uma organização. Todas podem coexistir em proporções e pesos diferentes.
Uma organização pode ser mecanicista e preponderantemente política
embora mantendo uma componente cultural ubíqua. Poderá igualmente
manter simultaneamente atributos mecanicistas e orgânicos embora em
graus de intensidade diferentes.
Mecanicistas
A metáfora mecanicista da organização radica na teoria de gestão científica
desenvolvida por Taylor. Uma organização deste tipo é fortemente
estruturada como uma hierarquia complexa. Os objectivos assumidos são a
produção optimizada numa lógica de aproveitamento de recursos materiais
e humanos. O pressuposto positivista desta abordagem implica o
desenvolvimento de análise quantitativa de forma a obter o máximo rigor,
normalmente considerado como o ideal funcional. Não são tidas em conta
as idiossincracias características de cenários dependentes de actores
humanos o que a torna incapaz de gerir eficientemente a complexidade,
incerteza e imprevisibilidade características de uma organização.
As tarefas são rigorosamente planeadas e antecipadas estando-lhes
associado um grau de rotina elevado. A rotina é considerada como sinónimo
de previsibilidade sendo os inputs, resultados, bem como o processo de
transformação de uma tarefa/processo, previstos e conhecidos. Os sistemas
de informação são considerados como modelos de entidades discretas [119]
focados em atributos específicos da tecnologia subjacente. O seu contexto
social é normalmente ignorado. A esta visão da organização estão
associados conceitos como gestão estratégica, optimização de processos e
outros desenvolvimentos positivistas da realidade organizacional.
Orgânicas
Tendo como precursor a teoria desenvolvida por Mayo no início do século
20, esta aproximação considera a organização como um organismo vivo que
interactua com o meio ambiente. A influência da teoria geral de sistemas é
98
patente. São tidas em conta as necessidades sociais como essenciais para o
funcionamento da organização, embora relativamente a este aspecto e
numa visão operativa, a vertente social seja considerada de uma forma
secundária que pretende apenas o aumento da produtividade não tendo
uma perspectiva social total. Por outras palavras, não se considera a
organização como cenário de cruzamento de vectores político, social,
realmente prefiguradores da estrutura organizacional. Os sistemas de
informação são aqui tomados como entidades sócio-técnicas, optando-se
por uma abordagem participativa para o seu estudo e desenvolvimento.
Uma evolução desta aproximação radica na teoria da contigência que
externaliza a dependência recíproca da organização relativamente ao seu
meio ambiente, afirmando que qualquer estímulo numa delas provoca
alterações na outra. Daqui surge a tendência de planeamento no sentido de
prever todas as consequências que possivelmente possam decorrer de uma
determinada acção desenvolvida num cenário específico.
Sistemas culturais
Esta metáfora assume a organização como padrões de discurso simbólico,
como por exemplo a linguagem, que integram um processo de construção
da realidade viabilizadores de percepções individuais de eventos
particulares por parte dos actores. Numa organização gera-se significado
partilhado ou acomodado entre actores participantes. Por outras palavra há
uma construção cognitiva de padrões e valores comuns. Esta aproximação
baseia-se em parte no pressuposto desenvolvido por Weick de construção
(enactement) (Weick citado por Walsham) [119] que sugere ser a
organização resultado de permanente reificação por parte dos seus actores.
Neste processo de construção são criadas estruturas culturais partilhadas
por esses actores. O conceito de cultura organizacional é largamente
resultante desta aproximação. Todos os processos e actividades bem como
a estrutura sedimentada numa organização serão influenciados pela cultura
organizacional. Esta não é no entanto monolítica, mas sim heterogénea.
Não podemos portanto falar de uma mas sim de várias subculturas
organizacionais.
Sistemas políticos
99
Esta metáfora tende a ver uma organização como redes de actores com
interesses divergentes embora possam manter plataformas comuns de
entendimento. Todos podem concordar no objectivo da organização -por
exemplo diversificar a produção - mas divergir quanto à melhor forma de o
alcançar. Nesta conjuntura geram-se inevitavelmente tensões entre actores
no sentido de impôr determinados interesses e visões individuais. O sistema
político está por natureza estreitamente relacionado com o conceito de
poder. Este como se referiu no capítulo anterior é por natureza relacional.
Um refinamento desta concepção de poder reside em defini-lo como a
capacidade de realizar qualquer tipo de transformação num indivíduo sobre
o qual esse poder é exercido [116]. Neste sentido os sistemas de
informação ocupam um papel essencial uma vez que o seu papel é gerir a
informação sendo esta uma base de poder tangível. Veja-se por exemplo o
peso de decisão ou influência de unidades orgânicas com elevado consumo
e produção de informação, como por exemplo, as áreas funcionais de
projectos, recursos humanos ou financeiros 18. O conceito de poder está
associado simultaneamente a moralidade que deve orientar o exercício
desse mesmo poder; à autoridade, ou seja, a legitimidade de exercício de
poder19 e a influência. Este conceito por seu turno é definível como a
capacidade de levar um actor a fazer algo que de outra forma não faria,
sem recurso ao exercício de poder (PRESTHUS citado por VAN DE VEN)
[116].
3.2.1.1.2 Modelos de organizações
Um outro ponto de vista classificativo pode utilizar a concepção de modelos
de organizações ou seja padrões baseados em relação objectivos/estrutura.
Sob este prisma e de acordo com Mintzeberg podemos dividir as
organizações nos seguintes grupos: estruturas simples, burocráticas
mecanicistas, burocráticas profissionais, estruturas divisionalizadas e
adhocracias20 Para a definição destes modelos são identificados dois
18 Veja -se por exemplo a imagem típica de ascendente de uma unidade funcional de contabilidade, particularmente em situações delicadas como a elaboração orçamental ou pedidos de autorização de despesas. 19 A autoridade pode advir de 3 fontes: tradição, burocracia organizacional, carisma (Cf. 116, p. 121). 20 Também passíveis de serem designadas por outras nomenclaturas: por ex. Empresas de mercado; de serviço comunitário, de grupo profissional.
100
parâmetros comuns a qualquer organização cujos valores variam consoante
o modelo organizacional utilizado: a divisão de trabalho e os mecanismos de
coordenação de tarefas sendo estes útimos classificáveis em ajustamento
mútuo, supervisão directa, normalização (de qualificações profissionais,
processos de trabalho ou de resultados) [90]. Da mesma forma é adoptada
como base de análise da estrutura organizacional o esquema proposto por
Mintzeberg composto por centro operacional, canal hierárquico, vértice
estratégico, centro tecnocrata e centro de apoio logístico21.
1- Estrutura simples
Trata-se da organização não elaborada como uma tecnoestrutura
normalmente pouco desenvolvida e componente logística simples em que a
divisão de trabalho é imprecisa ou simplificada. No caso de existirem, há
pequena diferenciação entre unidades orgânicas. A hierarquização resume-
se normalmente a um nível que separa o actor responsável dos restantes
que operam sendo o comando exercido numa proporção de um para muitos.
De uma forma geral recorre-se pouco ao planeamento, formação ou
mecanismos de ligação e coordenação a qual é efectuada pelo processo de
supervisão directa dado o reduzido número de funcionários. Normalmente
estas organizações seleccionam cuidadosamente nichos de mercado
adequados à sua dimensão e que, por esse motivo, permitem capacidade de
resposta eficaz.
2- Burocracia mecanicista
A normalização de processos de trabalho constitui o principal mecanismo de
coordenação.
O sistema burocrático encara a organização como um sistema eficiente e
ordenado de forma a alcançar metas comuns. Procura diferenciar o trabalho
através de actores individuais e integrá-lo da forma mais eficiente possível.
A diferenciação é conseguida através de divisão de trabalho, hierarquia de
autoridade e desempenho de tarefas. A integração assenta na
normalização, formalização e aplicação de regras e políticas que especificam
21 Cf. [90], p. 38
101
os direitos e deveres de cada posição laboral22. A especialização de tarefas,
i.e., a sua compartimentação em acções simplificadas e portanto
rapidamente compreendidas, é adequado a um elevado nível de rotina e
previsibilidade. O centro operacional, que tende a ser sobredimensionado e
a tecnoestrutura, i.e., serviços de apoio técnico/analítico e serviços de apoio
logístico estão separados. A comunicação tanto de ordens como de
informação processa-se num sentido vertical descendente (ordens) e
ascendente (informação). Este modelo de organização aplica-se a
organizações evoluídas com grau de maturação suficientemente avançado
para permitir o conhecimento e padronização do máximo de situações
antecipáveis. Encontra-se por norma nas grandes organizações de produção
embora seja muito aplicado na áreas de serviços (bancos e seguradoras,
por exemplo) e no sector público. Mintzeberg [90] refere neste caso a
circunstância de necessidade dos processos serem transparentes tendo em
conta imperativos decorrentes de responsabilidade pública. Para serem bem
sucedidas o ambiente em que operam necessita de ser estável, visto não
disporem de capacidade adaptativa necessária para lidar com situações
complexas. A este respeito refira-se que a gestão de informação
normalmente adequada a este tipo de estrutura não é eficiente pelo facto
de percorrer nos dois sentidos várias plataformas hierárquicas não tendo
um percurso linear. Este facto induz ruído e imprecisão na mesma o que
leva ao estabelecimento de bases de decisão erradas ou tão difusas que a
dificultam ou inviabilizam.
3 – Burocracia profissional23
Este modelo de organização assenta basicamente na normalização de
qualificações como método de articulação de tarefas e no centro operacional
constituído por profissionais tecnicamente muito especializados. A
normalização das tarefas realizadas surge através da normalização do grau
de exigências relativamente às qualificações dos actores para ocuparem
cargos. Neste sentido elas são determinadas por estruturas profissionais
corporativas externas à própria organização as quais estabelecem regras de
22 GIDDENS falaria de esquemas interpretativos, unindo as camadas sociais e de agentes pessoais que coexistem na organização. (GIDDENS. Central problems in Social Theory). 23 Como exemplo destas organizações aponta-se tradicionalmente Universidades, Hospitais, Polícia, organismos de acção social.
102
prática e de conduta que abrangem as vertentes técnicas, morais e
deontológicas da actividade exercida (Veja-se por exemplo médicos,
professores, engenheiros, etc). Na realidade perante uma determinada
tarefa existe uma resposta ou rotina de actividades pré-fixada por essa
entidade externa as quais foram cognitivamente absorvidas, ao longo da
fase de aprendizagem e de treino, pelos actores que as vão aplicar. As
tarefas são desenvolvidas com base na classificação decidida a partir de um
diagnóstico que reporta directamente a rotinas pré-estabelecidas e portanto
ao conjunto de procedimentos a adoptar no caso específico observado.
Simultaneamente, porque as tarefas desempenhadas pelo núcleo
operacional são muito técnicas – exigindo uma dedicação elevada para
manter o nível de conhecimento necessário para o seu desempenho –
torna-se necessário um forte centro de suporte tanto logístico como
administrativo ao desenvolvimento do sistema de actividades primárias. O
facto deste centro assumir um papel relevante na estrutura organizativa
leva a que coexistam duas hierarquias paralelas: uma operacional e outra
administrativa. Estas duas subestruturas funcionam de formas diferentes: A
primeira tem um grau de autonomia elevado relativamente à forma de
desenvolver tarefas enquanto a segunda obedece a um modelo de tipo
mecanicista. Nestas organizações porque o poder é em grande parte
dependente dos actores operacionais, a mudança processa-se lentamente
partindo da própria reificação dos percepções dos profissionais sobre as
suas práticas canónicas.
4 – Estrutura divisionalizada
O mecanismo de coordenação é a normalização de resultados. Exigem-se
portanto determinados resultados definidos em função de atributos
diferentes como padrões de qualidade, ou quantidade de produtos
vendidos/produzidos, resultados financeiros. Uma estrutura deste género
detém um grau de autonomia, i.e., descentralização relativamente elevado,
mas essa autonomia aplica-se a unidades orgânicas e não a indivíduos. São
criadas divisões dependentes da sede da organização, determinadas em
função de especificidade de mercados e detendo cada uma delas os
recursos e a estrutura própria para desenvolver as suas actividades dentro
desse mercado. O controlo realizado pela sede efectua-se sobre os
103
resultados definidos para cada divisão e não sobre os processos e métodos
que cada unidade orgânica adopta. Os mecanismos de controlo são de seis
tipos: (1) A sede gere a pasta estratégica, ou seja, define na prática os
objectivos e parâmetros de avaliação para cada divisão. A comunicação
entre estas processa-se formalmente procurando evitar-se uma
interferência excessiva nos processos de actividades concebidos e
desenvolvidos por cada divisão. (2) A sede gere a afectação global dos
recursos financeiros globais. Retira e redistribui de acordo com táticas
próprias os resultados financeiros obtidos pelas divisões (3) A sede efectua
periodicamente controlo de desempenho sobre as divisões e mais
particularmente sobre os seus gestores. (4) A correcção de desempenho de
uma determinada divisão ou a sua recuperação no caso de um
comportamento particularmente ineficiente reside na substituição do seu
responsável. A sede possui portanto a capacidade de substituir e nomear
estes actores de forma indiscriminada; (5) É exercido sobre as divisões
controlo de natureza pessoal, ou seja, são efectuadas periodicamente
inspecções locais. (6) A sede fornece, centralizando, serviços de apoio
comuns a todas as divisões, por exemplo assessoria jurídica, I&D, etc.
Esta modelo de organização opera em ambientes de diversidade de
mercados, verificando-se normalmente uma migração da estrutura
burocrática mecanicista para uma progressiva divisionalização.
Eventualmente este modelo situa-se na base das organizações virtuais, uma
vez que tendem a evoluir para estrutura de organizações independentes
unidas por um centro comum.
5 – Adhocracia
O mecanismo de coordenação neste modelo é o ajustamento mútuo. Este
modelo é utilizado para actividades criativas e normalmente complexas que
exigem elevado grau de adaptabilidade posicionando-se em ambientes
dinâmicos. Recorre à multidisciplinariedade materializada em estruturas de
projecto ad hoc, i.e., criadas especificamente para um objectivo
tematicamente localizado com balizas cronológicas precisas. Uma
organização adhocrata, por lidar com inovação, não pode por norma
recorrer a processos standardizados dado não existir experiência prévia
suficiente que permita a elaboração de padrões normalizados de resposta.
104
Assume portanto uma estrutura orgânica baseada na constituição de
equipas que comunicam informalmente numa lógica de projecto, recorrendo
intensivamente a formação dos actores envolvidos de forma a proporcionar-
lhes mecanismos cognitivos e empíricos que viabilizem a sua resposta
eficiente a problemas específicos surgidos. Simultaneamente a essa
estrutura provisória de projecto associa-se uma rede mais estável baseada
nas funções da organização. O cruzamento destas duas vertentes resulta
numa matriz em que coexistem as áreas funcionais que se desenvolvem
verticalmente e asseguram o desempenho de determinadas funções de
suporte – gestão de recursos humanos, financeiros – juntamente com os
projectos que se desenvolvem horizontalmente utilizando recursos das
diversas unidades funcionais que intersectam. Divide-se este modelo em
duas vertentes: a adhocracia operacional e administrativa. Ambas têm uma
postura proactiva, ou seja, abordam problemas como únicos procurando
desenvolver soluções originais. A primeira que corresponde ao centro
operacional da organização dedica-se a a actividade viradas para o exterior,
ou seja, para o cliente. A segunda desenvolve projectos para o seu interior,
ou seja, para servir as próprias necessidades da organização tal como
pressentidas pelos actores envolvidos. Neste cenário o centro operacional é
truncado tornando-se uma parte relativamente pouco importante da
organização em benefício da componente administrativa.
3.2.1.1.3 Outras perspectivas da organização
Outras perspectivas ou focos de interesse sectorial sobre uma organização
podem servir como base para estabelecer critérios de categorização.
Nonaka, por exemplo, que estuda a organização sob o ponto de vista de
gestão de conhecimento e como entidade com capacidades de
aprendizagem, considera como modelos de organizações o que designa por
“organização hipertexto” [99] em que se sobrepõem diversas camadas com
pontos comuns (links) e esferas de actividades diferentes. São sugeridas 3
camadas assim caracterizadas:
(1) A camada de base teria conhecimento explícito em parte proveniente do
arquivo da organização: a função desta camada é designada por este autor
105
como a “universidade organizacional” e funciona como base cristalizadora
de informação. Esta informação será de natureza arquivística, ou seja,
fixada e não alterável.
(2) Seguidamente teremos a camada de sistema de negócio (funcional)
onde se desenrolam as tarefas rotineiras da organização.
(3)A camada superior seria o cenário de desenvolvimento de projectos
baseados na constituição de equipas interactivas e pluridisciplinares
exercendo tarefas especializadas e complexas e portanto não rotineiras.
Constitui esta camada a plataforma de gestão de conhecimento
organizacional baseado na transmissão e partilha de conhecimento tácito
(ou intracraneano) que é dessa forma acessibilizado a um maior número de
actores organizacionais. Este esquema organizativo baseado em grupo é
intensamente utilizado por organizações centradas em rede e virtuais [5]
[99].
Outros critérios passíveis de categorizar tipologias de organizações podem
ser adoptados. Por exemplo a articulação entre estrutura, dimensão e
tarefas. Este aspecto está estreitamente ligado ao grau de rotina dentro da
organização, ou seja, a ausência de especialização de trabalho e de
complexidade do mesmo, entendendo-se por complexidade uma
combinação de incerteza e imprevisibilidade. Esta realidade implica uma
maior capacidade da organização para reagir a situações excepcionais,
sendo considerada a excepção como o desvio à rotina. Numa organização
clássica e de modelo mecanicista, por exemplo, o rácio entre rotina e
tarefas desempenhadas será elevado pelo facto de as tarefas serem
padronizadas o que implica antecipação, i.e., informação prévia sobre os
cenários de desenvolvimento possíveis e consequente capacidade de
organizar processos em tarefas identificadas e descritas com precisão. A
esta perspectiva está associada a visão analítica de uma organização em
que procede à decomposição funcional estudando cada componente assim
obtido de forma exaustiva para se obter a compreensão total do seu
funcionamento. Quando em presença de processos e actividades complexas,
ou seja, que comportam incerteza, a rotina não é aplicável visto sobrevirem
regularmente demasiadas situações inponderáveis o que inviabiliza
respostas padronizadas.
106
A relação entre dimensão, o volume e grau de tecnologia utilizada e o tipo
de estrutura compõe um critério prefigurador da organização na medida em
que existem nexos de causalidade entre estas variáveis e o modelo
organizacional. A articulação entre estes três factores e particularmente
qual deles é precedente relativamente aos restantes é objecto de variadas
opiniões. No quadro seguinte são sintetizadas algumas das mais
significativas. [Cf. 47, p. 24-25]
Tabela 3.1 Relação tecnologia/estrutura/dimensão
Autor(es) Esquema Legenda
Aldrich
Tecnologia determina a estrutura e as duas concomitantemente a dimensão
Aston
Tecnologia e dimensão determinam a estrutura
Hilton
Tecnologia determina estrutura. Esta e a dimensão estão reciprocamente dependentes
Blau e Schoenherr
dimensão determina a tecnologia e as duas concomitantemente a estrutura.
3.2.1.2 Organizações virtuais
À medida que as TIC se foram tornando uma ferramenta preponderante
para a realização de negócio através da constituição de canais de
comunicação remotos eficazes, as fronteiras físicas da organização
tornaram-se cada vez mais diluídas. Veja-se o caso do crescimento das
empresas “dot.com” que surgem como exemplo, embora parcialmente
frustrado, do desenvolvimento do modelo de organização virtual. A
expansão da internet sob o ponto de vista de acesso e utilização pessoais e
comerciais é um exemplo evidente do desenvolvimento de áreas de
comércio electrónico em que transacções são efectuadas remotamente. Este
princípio de transacção remota é naturalmente aplicável a todo o sistema de
actividades organizacionais contextualizado na sua cadeia de valor. As
tecnologia
estrutura
dimensão
tecnologiaestrutura
dimensão
tecnologia estrutura dimensão
tecnologia
estruturadimensão
107
relações com os intervenientes no ambiente de mercado quer se trate de
clientes, fornecedores ou concorrentes (Porter citado por Huotari) [63],
passam a poder ser estabelecidas de forma remota. Neste contexto a
organização vai cada vez mais construindo a sua actividade através de uma
estrutura de rede quer interna (organizacional) quer externa (inter-
organizacional). Na realidade a fronteira que delimita, ainda que
porosamente, a organização do ambiente externo torna-se cada vez mais
uma linha simbólica, devido à crescente virtualização das actividades
organizacionais [28] [115]. Tsoukas salienta este facto ao referir-se a
empresas virtuais em que a materialidade física é substituída por eficientes
redes de comunicação que permitem o desempenho de negócio. Neste
contexto, as relações de trabalho e controlo criadas são de natureza
aparentemente diferente de organizações convencionais, ou seja,
organizações topograficamente identificáveis.24 Investigação efectuada [3],
no entanto, indica que, apesar de aspectos diferenciadores evidentes, as
empresas virtuais possuem ainda algumas características de funcionamento
similares às organizações clássicas, tais como hierarquização e
centralização, sendo este último parâmetro entendido como a forma de
distribuição de actores numa rede em volta de um ponto (ou actor) dessa
mesma rede. As formas e processos de trabalho são no entanto distintas.
Antes de referirmos alguns elementos caracterizadores estas novas formas
organizacionais convém distinguir entre o que chamaremos de virtualidade
da organização e organização virtual, [108] já que esta última designação
reporta-se normalmente a uma realidade particular. No primeiro caso
referimo-nos a uma organização cuja estrutura assenta em canais de
comunicação tecnologicamente dependentes, constituindo uma rede em que
os vários nós são constituídos quer pelos seus actores internos (unidades
funcionais, por exemplo) e externos, ou seja as entidades com que
interactua no desempenho das suas actividades e do seu negócio (é o caso
de fornecedores, clientes).
Por organização virtual entende-se antes um conjunto de empresas que se
unem através de uma estrutura comum virtual com o objectivo de juntar
esforços para alcançar uma ou várias metas precisamente definidas após a
24 Note-se que esta identificação topológica continua a existir obrigatoriamente em ambiente digital. É no entanto substituída por outros recursos como um identificador posicional virtual normalmente designado por URI.
108
conclusão da quais esta estrutura conectiva se dissolve regressando cada
membro participante às suas actividades normais [24] [101]. O tipo de
conexão estabelecido pressupõe mais que simples cooperação já que
implica o desenvolvimento de uma estrutura comum provisória bem como a
execução de processos e tarefas de forma colectiva. Neste sentido uma
organização virtual deverá possuir as seguintes características [24] [101]
(1) Ser estabelecida cooperação voluntária entre actores a diversos níveis
(indivíduos, equipas, organizações que produzam um determinado output
baseado num entendimento comum de regras de negócio desenvolvendo
entre si relações semi-estáveis; (2) fornecimento por cada parceiro dos
seus próprios recursos base, competências essas que à partida não deverão
ser redundantes formando o que Bultje designa de “best-of-everything
organization” [24]; (3) manter externamente apenas uma identidade, ou
seja, embora se trate de um aglomerado de várias empresas deve
apresentar perante o ambiente externo (público) um único referencial
identificativo; (4) criar e manter uma infra-estrutura tecnológica poderosa
os parceiros que conecte os parceiros; (5) ser horizontal e não hierárquica,
visto que as empresas participantes se unem –provisoriamente- voluntária
e paritariamente por interesses recíprocos25; (6) promover diferenciação
entre níveis estratégico e operacional.
Neste cenário a configuração de estrutura de rede é obvia já que é a única
arquitectura viabilizadora do desenvolvimento de processos
interorganizacionais “virtuais”. O termo organização virtual assume pois
uma conotação especificamente diversa do conceito de uma organização
virtual do tipo “dot.com”.
Há no entanto elementos comuns a estas duas entidades.
As organizações são vistas como um conjunto de relações estabelecidas
entre actores –internos e externos- em detrimento de uma visão
topográfica com fronteiras definidas. Esta aproximação implica a aplicação
do conceito e arquitectura de rede, considerada como uma estrutura
conectiva entre actores que normalmente e particularmente em ambientes
de negócio requer mediação tecnológica. Um cenário deste género tem
implicações nos processos de trabalho e de relação entre actores da
organização, ou seja, incorre-se em transformações nas formas como se 25 Esta característica incialmente apontada como primária tem no entanto vindo a ser questionada
109
estabelecem relações sociais de trabalho ou como se desenvolve a
comunicação e se exerce o poder (aqui entendido como exercício de
comando). Da mesma maneira uma organização virtual mantém uma visão
da realidade organizacional que passa pela reformulação de conceitos de
trabalho tradicionais. Uma consequência desta realidade é a repartição, ou
pelo menos a possibilidade de repartição da organização por diferentes
áreas geográficas mantendo uma coerência de unidade virtual. Ou seja, os
processos de trabalho e os canais de comunicação não são influenciados
pela distância [115]. Este facto obriga naturalmente a que esses mesmos
processos sejam alterados o que por seu turno e de forma encadeada altera
inevitavelmente as formas de relações sociais entre actores. Do mesmo
modo e atendendo ao nexo de causalidade eventualmente simétrico entre
tecnologia e tarefas [47] verifica-se uma maior dependência da infra-
estrutura tecnológica para o desempenho de tarefas e sua coordenação.
Este facto é particularmente visível, por exemplo, no emprego de processos
e ferramentas de trabalho cooperativo como o fluxo de trabalho e CSCW26.
O correio electrónico assume-se igualmente como um meio de transmissão
de recursos informacionais e documentais e ainda como ferramenta de
coordenação de trabalho [19]. Um estudo efectuado sobre 75000
mensagens de correio electrónico permitiu identificar padrões curiosos
relativamente a comunicação mediada electronicamente, nomeadamente
que 10% das mensagens não excedia 15 minutos em tempo de resposta
após a recepção da mensagem inicial (Eveland citado por Bikson) [19]. Esta
observação aponta para um incremento quer de troca de informação ou de
decisão viabilizado por infraestrutura tecnológica. A utilização destas novas
formas de trabalho adaptadas a novas configurações organizacionais levam
à alteração da estrutura das mesmas. Verifica-se dessa forma
horizontalização da hierarquia de comando passando a comunicação a
efectuar-se lateralmente [3]. Note-se no entanto que tanto a hierarquia
como a centralização continuam a verificar-se embora assumindo formas
diferentes das de uma estrutura convencional [3] [99] na medida em que a
hierarquia existe mas de forma não personalizada, ou seja, o foco
hierárquico é a realização de uma tarefa que é concretizada em diferentes
níveis de capacidade interventiva os quais não são todavia escalares na 26 CSCW= Computer Supported Cooperative Work. Fluxo de trabalho= Workflow
110
acepção burocrática do termo, mas antes adoptam uma perspectiva de
centralidade. A organização de trabalho altera-se igualmente ao basear-se
no grupo de trabalho considerado numa lógica de projecto, i.e., com uma
duração temporalmente finita [5][19][99]. Esta estrutura de trabalho é a
mais adequada para lidar com complexidade devido a permitir
potencialidades emergentes de comunicação e consequente troca de
informação. Neste sentido a estrutura virtual adopta uma forma baseada
em grupos de trabalho e respectivas interacções, traduzível numa
arquitectura multinivelar que pressupõe parciais sobreposições e
lateralizações dos diversos grupos à medida que os respectivos projectos
vão evoluindo.
Um outro aspecto caracterizador deste tipo de organização reside no
ajustamento entre os tipos de tarefas a realizar e a estrutura da rede inter-
organizacional. Sob este ponto de vista e ao contrário das organizações de
tipo burocrático, uma rede ajusta-se às características específicas da tarefa
a desempenhar, variando portanto de acordo com a complexidade ou
natureza do problema que se apresenta. Deste modo uma tarefa rotineira
solicita uma estrutura hierarquizada e padronizada e uma tarefa complexa
obriga a uma estrutura não hierarquizada e informalizada. A adequação ou
se quisermos, o grau de ajustamento entre o tipo de tarefa e estrutura da
rede retorna o desempenho dessa mesma rede [3].
3.3 Análise organizacional: princípios e métodos
No contexto deste capítulo será relevante abordar sinteticamente a análise
organizacional. Este conceito é entendido como consistindo nos princípios
metodológicos, processos e práticas estruturadas que são utilizados para
obter e tratar dados sobre o sistema organizacional, neste caso concreto
focado no desenvolvimento ou alteração de sistemas de informação27.
Eventualmente qualquer análise organizacional tem de ser separada em
dois níveis sucessivos de abordagem: (1) um primeiro nível mais conceptual
e abrangente em que são percepcionadas as necessidades dos utilizadores.
27 A análise organizacional não se limita ao objectivo de desenvolver sistemas de informação. No entanto esse é o foco do presente trabalho.
111
(2) Um segundo nível em que se passa a detalhar de forma mais rigorosa e
precisa os requisitos avaliados em face das necessidades pressentidas e
acomodações estabelecidas, do sistema de informação ou de arquivo que se
pretenda desenvolver. Nesta fase adoptam-se critérios de recolha de dados
mais detalhados e dirigidos. A partir do momento em que se trabalhe sobre
plataformas de entendimento previamente aceites pelas partes envolvidas
torna-se menos necessário o trabalho contínuo conjunto. Criam-se modelos
mais precisos e rigorosos recorrendo a linguagens e notações formais de
modelação. Eventualmente são utilizados modelos matemáticos para a
obtenção de resultados entrando-se no campo da investigação operacional.
A utilização de diferentes abordagens implica essencialmente diferentes
perspectivas do objecto sobre o qual estas irão empreender análise
resultando eventualmente em diferentes resultados finais consoante a
metodologia escolhida. Essa diversidade de visões implica metodologias
adequadas às percepções que cada um possui da realidade. No entanto ao
analisar os diferentes objectivos e metas preconizados por cada uma delas
vemos que existem pontos comuns: Todas necessitam recolher dados sobre
um determinado objecto –a organização– com vista a alcançar
determinados objectivos, da mesma forma que prescrevem práticas
cooperativas de envolvimento de actores institucionais. Do ponto de vista
operativo, em que nos colocamos, a opção exclusiva por uma única
abordagem parece-nos redutora, pelo facto da opção por uma determinada
metodologia depender em grande parte das metas pretendidas pela
organização e do seu âmbito de aplicação. Deveremos portanto cruzar as
potencialidades de cada abordagem metodológica com as restrições
impostas à partida pela entidade que solicita uma intervenção.
Qualquer que seja o conjunto de princípios ou métodos utilizados é sempre
indispensável a aferição precisa do universo de discurso e as percepções
que os actores mantém sobre esse mesmo universo. Caso essa análise não
seja correcta e completamente efectuada corre-se o risco de desenvolver
sistemas de informação que incorram em erros de tipo III (Mitroff e
Featheringham citados por Van de Ven)[116] que se reportam à
probabilidade de resolver o problema errado através de métodos correctos.
Do ponto de vista conceptual duas aproximações complementares podem
ser avançadas: a sistémica e analítica. No primeiro caso e partindo da teoria
112
geral de sistemas, não são considerados os componentes individuais do
sistema sendo a organização avaliada como um todo indissociável. São
estudados os efeitos relacionais entre as partes sistémicas de forma a
compreender as consequências da interacção existente, enfatizando-se a
percepção global. Recorre-se sistematicamente a modelação, como de resto
na abordagem analítica, mas de forma menos rigorosa tendendo a ser
utilizados os modelos como bases de conhecimento e inferência. A
metodologia de validação de factos é realizada através da comparação dos
comportamentos de um modelo com a realidade. A perspectiva sistémica
considera a realidade organizacional como complexa, imprevisível e
heterogénea.
Numa óptica analítica, utilizada no sentido não do processo de análise mas
no sentido de aproximação metodológica, o processo seguido isola os
elementos organizacionais de forma a caracterizá-los, focando-se na
precisão de detalhe. Os factos tendem a ser validados de forma dedutiva e
os modelos utilizados tendem a ser precisos e concretos considerados como
forma de representar a realidade e como meio de reproduzir
comportamentos identificados.
As duas aproximações complementam-se embora a segunda seja
particularmente eficaz em cenários homogéneos e lineares. No entanto hoje
em dia uma organização, como sistema complexo, tende a resistir à
linearidade prescrita por esta aproximação. Este facto justfica uma
combinação das duas perspectivas no sentido de obter os melhores
resultados.
Consideremos ainda que quando a análise organizacional se insere em
contextos organizacionais operativos caracterizados pelos resultados serem
aguardados em metas temporais normalmente curtas, verifica-se a
impossibilidade de realizar análises longitudinais, i.e., que abrangam a
análise de situação ao longo de períodos mais ou menos longos de tempo28.
Apresentam-se em seguida e a título exemplificativo, dois métodos
representativos de duas aproximações acima referidas e, cumulativamente,
de dois diferentes pontos de vista ontológicos. Numa posição
interpretativista teremos o SSM (Soft Systems Methodology) e a OA
(Organizational Assessement) embora esta última metodologia se posicione 28 Estudos longitudinais são por norma muito prolongados. Veja-se por exemplo Van de Ven 1972-1980.
113
como ponte entre o positivismo puro (“hard”) e uma aproximação
interpretativista (“soft”). Representando a perspectiva “hard” falaremos
brevemente sobre o PESI (Planeamento Estratégido de Sistemas de
Informação) e o DIRKS (Design and Implementation of Recordkeeping
Systems). Apresentamos finalmente a UML (Unified Modeling Language)
como exemplo de metodologia de exploração e modelação de dados.29
Soft Systems Methodology - SSM
A metodologia SSM desenvolvida inicialmente na Universidade de Lancaster
no Reino Unido, adopta uma aproximação interpretativista da organização.
Baseia-se no método acção/investigação o que significa considerar o
processo de análise como um processo de aprendizagem em que actores
envolvidos em sistemas de actividades significativas juntamente com
actores externos –os analistas, procuram identificar e caracterizar situações
consideradas problemáticas (o termo disfunção é evitado!) e possíveis
melhorias a realizar. Pressupõe-se a impossibilidade de conseguir
consensos, dadas as perpectivas da realidade, neste caso da situação e
actividades focadas, serem tão numerosas quantos os actores participantes
e portanto dificilmente conciliáveis. Neste contexto apenas são possíveis
acomodações, ou seja, plataformas de entendimento que viabilizam a
realização da actividade da melhor forma possível, dentro das percepções
individuais de cada actor.
O fluxo do processo no entanto segue padrões determinados sintetizáveis
em três fases:
Fase 1: Há uma aproximação entre os analistas e os actores
organizacionais. Nesta etapa realiza-se recolha de dados baseada em
entrevistas, debates, workshps para localizar e isolar o problema. Realizam-
se segundo Chekland [30] três tipos de análise: (1) actores e papéis, em
que são identificados os actores e respectivos papéis a desempenhar no
projecto; (2) análise social em que se procura determinar na organização
quais as relações sociais existentes e finalmente (3) a análise política que
visa estabelecer a correlação de poderes existentes e qual a sua natureza.
Assume-se a organização como uma entidade capaz de funcionar como um
29 Não se inclui a RAS por esta já ter sido detalhada no capítulo anterior.
114
sistema e portanto esta abordagem enquadra-se antes na vertente
sistémica que na analítica.
Fase 2: São analisados em ambiente isolado da organização, os dados
recolhidos e elaborados modelos representativos da situação percepcionada
tendentes a identificar sistemas de actividades relevantes, entre os quais se
destaca a “rich picture” e a definição de raíz. Estas pretendem
respectivamente representar de forma lúdica mas significativa essa mesma
situação congregando em si as diferentes visões entretanto recolhidas
(social, papéis, política) e localizar o âmbito do sistema de actividades
identificados através de um conjunto de pontos de vista designados pela
menemónica “CATWOE” (Clientes; Actores; Transformação;
Weltanschaaung –ponto de vista; Proprietários – Owners - e Ambiente –
Environement)
Fase 3: Os modelos elaborados em ambiente “controlado” ou se quisermos,
de laboratório são confrontados com a realidade representada pelos actores
organizacionais. O debate emergente proporciona ocasião para reificação de
conceitos, aprendizagem propiciadora de criação de conhecimento e
retroalimentação. O processo é iterativo e contínuo, visto que se assume
como certa a permanente mudança tanto de situações organizacionais como
das interpretações que delas fazem os actores envolvidos.
Organizational Assessement – OA
A OA foi desenvolvida por Van de Ven, entre outros, [116] através de um
estudo longitudinal intensivo iniciado em 1971 e especificamente dirigido à
criação e análise de uma metodologia, e ferramentas práticas que a
suportassem, dedicada a análise organizacional. A base teórica assenta
numa plataforma híbrida em que se ajustam aproximações interpretativistas
e positivistas. O ponto de vista é a intervenção operativa numa organização
e não o desenvolvimento de investigação ou teoria formal.
Esta aproximação considera a avaliação de desempenho de organizações,
grupos de trabalho e trabalhos individuais. Desenvolve um conjunto
metodológico que compreende (1) um quadro analítico que pretende
identificar as dimensões de contexto, estrutura e comportamento
necessários para explicar o desempenho organizacional, de grupos de
115
trabalho e de cargos/papéis; (2) Um conjunto de ferramentas destinadas a
recolher dados dentro de áreas específicas consideradas como
representativas dos componentes do sistema organizacional; (3) Um
processo que desenvolve formas de aplicação do quadro e conjunto de
ferramentas -pontos 1 e 2.
Em termos práticos pretende-se desenvolver um sistema de informação
organizacional que permita aferir permanentemente das relações entre
atributos e características entre o contexto, estrutura e desempenho da
organização. Este processo é considerado como contínuo e baseado em
retroalimentação proveniente dos utilizadores.
Considera-se que para analisar a estrutura complexa da organização é
necessário criar um quadro que:
1/ identifique as propriedades relevantes do contexto, arquitectura e
desempenho aos níveis de macro-organização, unidades
orgânicas/funcionais, e cargos.
2/ Examine os padrões de arquitectura das unidades e cargos que se
diferenciam vertical e horizontalmente e
3/ determine como são integrados esses objectos e ainda qual a sua
contribuição funcional para o desempenho geral da organização.
O processo proposto foca-se essencialmente em fluxos de informação e de
recursos, sendo estas variáveis consideradas como elementos básicos dos
processos organizacionais e indicadores de funções instrumentais e de
suporte. Proporcionam além disso um meio de operacionalizar a teoria
socio-técnica permitindo o mapeamento sociométrico das redes de relações
estabelecidas a diferentes níveis da organização30. As fases previstas deste
processo são as seguintes:
Fase 1: Pré-requisitos de avaliação
Corresponde a clarificação de papéis e afectação de actores da organização
cooptados para participarem em grupos de trabalho, bem como a definição
de recursos necessários para a concretização do projecto.
Fase 2: Exploração de metas
Nesta fase procura-se interactivamente aferir da percepção dos actores
envolvidos e definidos na fase 1, sobre os problemas eventualmente
detectados e metas (melhorias) desejadas. Considera-se vantajoso o 30 A associação metodológica com RAS torna-se aqui evidente.
116
âmbito de actores incluídos no estudo ser o mais abrangente possível de
forma a captar uma significativa pluralidade de perspectivas sobre a
organização e actividades específicas.
Fase 3: Desenvolvimento de critérios
Face às metas identificadas na fase anterior, desenvolvem-se critérios que
permitam aferir da adequação da avaliação a efectuar e subsequente
implementação a essas mesmas metas. São aconselhados nesta fase os
seguintes passos: (1) Seleccionar características ou dimensões
concretamente observáveis e/ou mensuráveis; (2) Especificar normas ou
pontos críticos a partir dos quais, e conforme sejam ou não alcançados, o
grau de sucesso dos objectivos propostos seja avaliado; (3) Determinar
escala de ponderação a atribuir a atributos seleccionados de forma a obter
resultados expressos quantitativamente.
Fase 4: Concepção do processo de avaliação
Criação pelo grupo de trabalho de um modelo que explicite eficiência
organizacional. Por outras palavras procura-se criar um modelo de aplicação
aos critérios de efectividade e eficiência expressos na fase anterior que
defina a forma, i.e., os passos e procedimentos a cumprir para a realização
do projecto de análise
Fase 5: Implementação da avaliação
São aplicados os procedimentos definidos na fase anterior tendo em
especial atenção os pontos seguintes: (1) Manter a integridade e controlo
sobre a uniformidade de procedimentos de recolha de dados (2)
Acompanhar as unidades organizacionais e respondentes (3) Registar
acontecimentos imprevistos (4) Acompanhar emocionalmente os
respondentes de forma a gerir a resistência a mudança.
Fase 6: Análise de dados e retroalimentação
Compilação e tratamento de dados que são debatidos alargadamente na
organização. Do resultado deste processo resultam correcções a serem
introduzidas numa segunda repetição de todo o processo o qual se prolonga
iterativamente até atingir os valores esperados.
As ferramentas de recolha de dados consistem em inquéritos-questionários
ponderados para permitir subsequente análise estatística. Estes formulários
são divididos em 4 módulos: Desempenho; análise macro-organizacional;
117
análise de cargo individual e análise inter-unidades (que recolhe dados
comparados entre as unidades orgânicas funcionais da organização)
A metodologia é considerada [116] viabilizadora de processos de
aprendizagem, da melhoria da qualidade técnica e aceitação social, para o
que considera este autor contribuirem as seguintes características: (1) a
divisão do processo num conjunto de etapas estruturadas e adaptativas; (2)
As fases de avaliação serem consideradas como um processo contínuo e
incremental de acção/revisão/adaptação; (3) a elevada participação de
actores sociais em todas as fases do processo (4) considerar a natureza
dinâmica das organizações e congregar diferentes áreas de conhecimento e
níveis de experiência em análise organizacional.
Planeamento estratégico de Sistemas de Informação - PESI
Sob esta designação, utilizada em Portugal pelo Instituto de Informática e
ainda por várias organizações privadas de assessoria, pretendemos agregar
um conjunto normalmente uniforme de métodos de análise e
desenvolvimento de SI centrados na organização e na sua visão estratégica.
O esquema definido embora possa variar em muitos aspectos que vão
desde a utilização de determinadas ferramentas específicas de recolha e
análise de dados, até aos próprios processos de recolha de dados, mantém
um conjunto nuclear de actividades e ferramentas que se podem classificar
de comuns a todo o tipo de metodologias “hard”. Para esta compilação
baseámo-nos no caderno de apoio publicado pelo Instituto de Informática
[67] o qual por seu turno adoptou integralmente a metodologia preconizada
pela CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency)31.
O processo apresentado pressupõe uma série de passos sequenciais
agrupados no chamado ciclo de planeamento estratégico. Este processo
pressupõe um esquema de raciocínio orientador, ou seja uma visão
estratégica do sistema de informação, e que em cada um dos passos pré-
definidos sejam estabelecidos e os produtos a apresentar normalizados.
Desta foma o enquadramento das actividades sintetiza-se em definir qual o
âmbito pretendido pela organização para sistema de informação; definir e
caracterizar a situação presente, sob o ponto de vista político, social e
31 O CCTA é a organização que superintende à aquisição de equipamentos informáticos e desenvolvimento de sistemas de informação na administração pública inglesa.
118
económico, idenificar as metas que se pretendem atingir a finalmente
identificar as formas ou estratégias e processos para alcançar essas
mesmas metas.
O designado ciclo de planeamento estratégico é composto pelas seguintes
fases:
1) Estudo de âmbito
Trata-se de identificar e delimitar os problemas bem como estabelecer
protocolos de actuação com a entidade intervencionada, nomeadamente
nos produtos que serão entregues e nas condições exigidas ou necessárias
para o planeamento e implementação serem concluídos. É nesta fase que se
especifica o grau e formas de participação de elementos da organização no
processo. Sob o ponto de vista de caracterização da organização realizam-
se nuclearmente três tipos de análise: (1) A análise de grupos de pressão
(stakeholders) em que são identificados todos os agentes que de alguma
forma são afectados ou têm algum tipo de interesse na organização; (2) A
análise PEST (Política, Económica, Social, Tecnológica) onde é caracterizado
o meio ambiente sob os pontos de vista enunciados e ainda o perfil da
Organização relativamente a tecnologias de informação (3) A análise SWOT
(pontos fracos, pontos fortes, oportunidades, constrangimentos). Nesta
análise empreende-se a identificação dos aspectos que é necessário reforçar
e daqueles que constituem à partida uma vantagem para a organização. Por
outro lado são averiguadas quais os factores internos ou externos à
organização (tipos de produção, capacidade organizacional, recursos
humanos, legislação, concorrência e nichos de mercado, etc) que possam
funcionar como oportunidades e/ou constrangimentos, ou seja,
potencialidades de expansão ou de obstáculo à consecussão das metas
pretendidas de cujo o sistema de informação será um dos agentes
viabilizadores.
2) Estudo estratégico
Baseado nas informaçães coligidas na fase anterior, procede-se nesta etapa
ao trabalho de análise organizacional. Trata-se de conhecer em
profundidade os processos e estruturas da organização e esquemas de
comunicação entre essas entidades. Procede-se igualmente ao
levantamento das capacidades da organização ao nível de TIC, bem como
os graus de infusão e difusão das mesmas [67] [120]. Esta análise é
119
articulada com a do portfolio ou seja a identificação das aplicações que
existem e a sua adequação relativamente a necessidades de informação
pressentidas. Procede-se à identificação de factores críticos de sucesso em
que se referenciam e descrevem todos os processos considerados vitais
para o desempenho das actividades nucleares da organização; identificação
de macro-entidades, ou seja, as entidades que desempenham papéis nos
processos organizacionais, independentemente do grau de abstracção;
levantamento das necessidades dos utilizadores. São construídos diagramas
e modelos posteriormente discutidos com grupos de trabalho dentro da
organização.
3) Definição de estratégia
Nesta fase é negociado e produzido uma estratégia orientadora para
implementação do sistema de informação de acordo com o estudo
elaborado na fase anterior
4) Planeamento de actividades
Após a aprovação da estratégia são a seguir operacionalizados os diversos
passo nela definidos através da constituição de uma pasta de projectos.
Estes visam o desenvolvimento de tecnologia necessária que suporte as
áreas e estruturas de informação identificadas como necessárias
(categorizadas segundo vários tipos de esquemas). Cada uma destas
aplicações pode constituir um projecto independente ou as várias aplicações
serem agrupadas num projecto. São identificados recursos, e elaborados
cronogramas. O fluxo é idêntico ao de qualquer outro projecto e todas as
actividades são geridas de acordo com a respectiva metodologia específica.
5) Controlo, ajustamento e revisão
Não se trata propriamente de uma fase mas sim de um ciclo específico.
Trata-se portanto de um processo continuado destinado a avaliar os
resultados do SI, introduzindo sempre que necessário revisões e
reajustamentos. Os propósitos normalmente enunciados são: avaliar até
que ponto foram alcançados os objectivos; actualizar os levantamento de
objectivos; identificar o impacto do SI sobre o “negócio”; identificar novas
oportunidades de alargamento para o SI; rever declaração de estratégia;
ajustar politicas e alterar planos. Este ciclo articula-se como eventuais ciclos
de planeamento que venham a ser desencadeados dentro da organização.
120
Designing, Implementing RecordKeeping Systems – DIRKS [97]
Esta metodologia foi desenvolvida pelos Arquivos Nacionais da Austrália e
baseia-se na norma ISO 15489 (na Austrália AS 4390) [68] que trata
especificamente de gestão de arquivos (records management): Esta norma
possui duas partes sendo a primeira essencialmente normativa e assumindo
a segunda o formato de relatório técnico (TR) aí sendo prescritas
recomendações práticas de aplicação da primeira parte.
A metodologia destina-se primordialmente ao estudo organizacional com
vista à concepção e implementação de sistemas de arquivo. Os seus
princípios de actuação radicam numa pespectiva mais analítica que
sistémica, propondo a decomposição da organização em componentes
analisáveis. Baseia—se ainda no processo de desenvolvimento conhecido
vulgarmente por ”cascata”. Neste sentido herda algumas das características
deste modelo (tanto positivas como negativas): é um processo genérico,
i.e., não propõe procedimentos específicos, iterativo, baseado em modelo
de projecto e centrado no utilizador.
São propostas 7 fases de desenvolvimento analítico e uma posterior de
revisão:
Fase A – Investigação preliminar
O objectivo é identificar o papel da organização e caracterizá-la sob os
pontos de vista dos seus objectivos de negócio e da sua estrutura interna.
Inclui-se um levantamento sintético sobre práticas de arquivo.
Fase B - Análise de actividade de negócio
O objectivo desta fase é desenvolver um modelo conceptual relativo ao seu
negócio/funções representando processos e actividades funcionais.
Fase C - Identificação de requisitos de sistema de arquivos
Procura-se identificar os requisitos de evidência considerados necessários
quer pela organização quer por entidades externas. Os critérios obedecem a
análise custo/oportunidade que preside a decisões de risco; adequação ao
quadro regulamentar impositivo e valores sociais expectáveis da actividade
da organização.
Fase D - Avaliação de sistemas existentes
Identificar e caracterizar sistemas de arquivo já existentes e sistemas de
informação de forma a ajuizar do ajustamento dos mesmos aos requisitos
definidos na fase anterior.
121
Fase E - Identificação de estratégias para gestão de arquivos
Determinar os instrumentos, normas, práticas e políticas mais adequadas
para corresponder aos requisitos especificados nas duas fases anteriores.
Fase F - Desenho do sistema de arquivo
Elaboração de um plano de desenvolvimento de um sistema que se adeque
aos requisitos expressos anteriormente. Nesta fase são articulados o
desenvolvimento conceptual e tecnológico (TIC). O tipo de sistema a ser
desenvolvido depende da situação diagnosticada, podendo consistir numa
reengenharia parcelar que adeque os sistemas existentes aos novos
propósitos definidos ou na reconversão total do sistema existente. O
processo é iterativo e envolvente recorrendo-se regularmente a processos
de retroalimentação através de discurso empreendido com utilizadores
actuais e futuros.
Fase G - Implementação do sistema de arquivo
Esta fase envolve pôr em prática na organização o sistema desenvolvido na
fase anterior
Fase H - Revisões pós-implementação
Trata-se de uma fase continuada que monitoriza e avalia o desempenho do
sistema, introduzindo sempre que necessário medidas correctivas ou de
melhoria.
Unified Modeling Language – UML
A escolha desta linguagem para ser descrita nesta secção obedeceu a dois
motivos principais: (1) A UML pretender ser uma proposta de normalização
de linguagens de modelação; (2) ser a linguagem escolhida para utilizar na
modelação de processos no presente trabalho. No entanto qualquer
linguagem de modelação, desde que adequada a representação de
contextos organizacionais e não apenas a perspectivas demasiado
especídficas de desenvolvimento informático, poderia servir o propósito de
análise organizacional.
A vantagem de se modelar uma situação ou uma entidade, seja ela uma
organização um processo, uma unidade orgânica ou uma tarefa, consiste
em dois aspectos: (1)a capacidade de representar de forma clara e precisa
uma situação complexa e (2) a possibilidade de abstracção e respectiva
122
granularização até atingir um nível adequado de compreensão da realidade
observada e representada. A elaboração de um modelo por outro lado é um
processo intelectual exigente que obriga o modelador a reflectir sobre a
situação ou objecto que pretende modelar. Este facto comporta vantagens
sob o ponto de vista analítico visto promover a interpretação profunda dos
dados que se pretendem representar.
O desenvolvimento de UML foi iniciado por Booch, Rumbaugh e
posteriormente Jacobson em 1994 na Rational Software Corporation. O
objectivo explícito era unificar as diversas linguagens de modelação então
existentes (OMT, OOSE, Coad/Yourdon entre outras). Os objectivos da
UML tal como apresentados pelos autores [40] consistiam em modelar
sistemas e não apenas software, utilizando conceitos de orientação para
objectos, estabelecer uma articulação explícita com artefactos intelectuais e
executáveis, abordar os problemas de escala característicos de sistemas
críticos complexos e criar uma linguagem de modelação compreensível
tanto por homem como por máquina. A UML na sua versão 1.0 foi adoptada
como norma em 1997 pela OMG (Object Management Group) [100].
Uma linguagem de modelação, tal como qualquer outra linguagem,
compreende a notação ou seja, os símbolos utilizados para representar o
mundo (ou realidade, sendo que o mundo pode ser real ou simbólico); a
sintaxe entendida como um conjunto de regras de representação e
articulação desses símbolos (em linguagem natural teríamos palavras,
termos, expressões e a sua combinação em frases); a semântica que se
refere ao significado dos símbolos utilizados. Existem ainda regras
pragmáticas as quais funcionam como recomendações de boa prática para
a correcta e compreensível articulação de símbolos.
A estrutura da UML divide-se em duas classes de modelos básicas: os
dinâmicos que representam movimento e são particularmente adequados a
modelação de actividades, processos, e estáticos apropriados sobretudo
para a representação de estruturas e componentes (situações). São
definidas vistas (ou perspectivas) que consistem em abstracções incluindo
vários tipos de diagramas focados num determinado ângulo do objecto a
descrever/modelar. Estas perspectivas consistem em:
• vista lógica que descreve como as funcionalidades do sistema são
fornecidas,
123
• casos de uso que descreve as funcionalidades que o sistema deve
oferecer tal como percepcionadas pelos actores envolvidos,
• desenvolvimento que representa o estrutura física do sistema,
• componente que consiste numa descrição da implementação de
módulos e suas dependências,
• concorrência que representa a divisão do sistema em processos e
processadores focando-se nos seus requisitos não funcionais.
Os diagramas UML integram-se nas categorias acima referidas e são
representados no quadro seguinte.
Tabela 3.2 Síntese de modelos UML
Diagrama Perspectiva Categoria
Descrição
Casos de uso Casos de uso Estática Representa actores externos, o sistema e as possíveis funcionalidades espressas como uma associação entre o actor e o sistema. Na prática modela os requisitos funcionais do sistema
Classes Vista lógica Estática Representa a estrutura estática de classes existentes no sistema e das relações estabelecidas entre elas. As classes possuem nomes, atributos e operações. Cada objecto de uma classe herda esses elementos.
Objectos Vista lógica Estática Variante do diagrama anterior aplicada a objectos considerados como instâncias (elementos) de uma classe. Servem normalmente para detalhar diagramas de classes extensos e complexos
Estados Concorrência Dinâmica Representa os possíveis estados que uma classe pode ter e os eventos que induzem a alteração de uma determinada classe de um estado para outro e como o objecto varia ao transitar de um estado para outro
Sequência Concorrência Dinâmica Representa uma série de acções de colaboração estabelecidas sequencialmente entre objectos de um sistema
Colaboração Concorrência Dinâmica Representa uma colaboração dinâmica entre objectos, constituindo uma variação do diagrama de sequência
Actvidades Concorrência Dinâmica Variante de diagrama de estados. Representa fluxos de actividades e são essenciais para a representação de processos organizacionais.
Componente Componente Estática São utilizados para representar e estruturar os componentes de sistemas de software
Desenvolvimento Desenvolvimento
Estático Representa a estrutura física do hardware e software no sistema
Processo concorrência Dinâmica Extensão de diagrama de actividades desenvolvida através de estereótipo
Os símbolos conceptuais representados nos modelos denominam-se
elementos. São definidos semanticamente, i.e, quanto ao seu significado o
qual tem de ser denotado de forma precisa e sem ambiguidade. Os
124
elementos de modelos são unidos por relações que se podem dividir, quanto
à sua natureza, em 4 tipos:
• Associação que indica a existência de uma relação nivelar entre dois
elementos
• Dependência: indica uma relação em que um determinado elemento
de modelo depende de um ou vários outros elementos desse
modelo.
• Generalização que exprime uma relação hierárquica entre
elementos à qual se associa o conceito de herança, i.e., os atributos
do elemento superior são herdados pelo elemento inferior,
associação que indica uma simples associação entre elementos;
• Agregação que exprime uma forma de associação em que um
elemento contém outros elementos. Dependendo da força e
intensidade dessa inclusão, pode tomar a forma de composição.
3.4 Sistemas de informação
A definição do conceito de sistema de informação está de longe de ser
uniforme. Checkland afirma mesmo que tudo sobre este campo é
problemático: o foco, métodos, normas e mesmo terminologia [c.f. 29,
p.34]. Outros autores [2] atribuem esta situação confusa a razões concretas
nomeadamente ausência de princípios basilares e consequente crise de
identidade entendida como a proliferação de investigadores provenientes
dos mais variados quadrantes científicos e que aí encontram um campo de
exploração favorável, justamente pela ausência de princípios claramente
enquadradores. Esta pluralidade de contributos é significativamente
percebida pelo número de revistas científicas na área de informação e
consideradas relevantes existentes: 1366 (Holsapple et al. citados por
Adam e Fitgerald) [2]! As consequências são problemáticas visto que
dispersam o objecto e método da disciplina.
O conceito conscientemente percepcionado de informação surgiu com o
computador e informática. Implicitamente porém sempre existiu a
informação organizada em sistemas ou pelo menos em estruturas mais ou
menos especializadas de gestão. Durante séculos, o sistema de informação
125
identificava-se em parte com o sistema de arquivo. A informação residia em
documentos e era simultaneamente com eles recuperada. Neste contexto os
propósitos de produção de informação documental residiam, tal como hoje,
na evidência do desempenho de actividades funcionais. Simplesmente o
documento correspondia naturalmente aos dois propósitos: informar e
demonstrar. O conceito de recuperação de informação reportava-se em
última instância ao documento em si. Vejam-se como exemplo os índices,
listagens, inventários, ou seja, ferramentas baseadas na compilação de
meta-informação, indicadoras da localização e teor de informação contida
em documentos. Estes instrumentos permitiam essencialmente a
recuperação topográfica e não intelectual da informação, i.e, era dado
conhecer onde se encontrava a informação mas não o completo teor da
mesma. A separação funcional e epistemológica que se verifica na entidade
informação surge com a vulgarização de tecnologias de informação e ciência
de computadores. A partir do ponto de transição (sensivelmente nos anos
60) a informação e o documento, embora tendo o mesmo objecto, passam
a constituir entidades separadas porque a recuperação de uma deixa de
necessariamente implicar a da outra, ocorrendo portanto uma separação
funcional entre elas. Quando pretendemos informação sobre determinada
questão assunto, processo, entidade, podemos facilmente obtê-la sem
recorrer à informação de natureza documental. O problema é mesmo
complexificado porque a informação assume estruturas complexas
distribuídas e tendencialmente atomizadas - por exemplo as bases de
dados- o que, por um lado, dificulta a manutenção dos requisitos
conceptuais e legais de evidência bem como potencia a diluição da
informação documental num ambiente caracterizado pela abstracção. Os
dois objectos (informação/documentos) seguiram evoluções diferentes,
sendo substancialmente potenciada a primeira em parte por se tratar de
uma entidade sobre a qual não recaíam os mesmos imperativos funcionais
restritivos dos documentos. Esse é, julgamos, um dos motivos que explicam
um crescente desfasamento de investigação, teorização e investimento
entre sistemas de informação e sistemas de arquivo.
Checkland por exemplo, refere-se implicitamente a arquivos como
integrando o SI. No entanto não o faz conscientemente, (Cf. 29 p. 116-117)
mas ao apontar o exemplo de registos de doentes em hospitais como
126
fazendo parte do sistema de informação a desenvolver refere-se a uma
tipologia identificada e específica de informação (o registo de doentes) que
integra normalmente o Sistema de Arquivo.
Consideremos ainda que a informação não existe apenas sob forma escrita
ou se reduz à dimensão do arquivo organizacional. O registo oral foi
particularmente utilizado nas duas dimensões de informação e evidência,
sendo um exemplo disso a cláusula de testemunho directo que foi durante
séculos o princípio fundamentador de prova no sistema jurídico britânico
[50]. Neste caso a evidência é acima de tudo considerada a partir de um
testemunho humano directo, ou seja do testemunho presencial dos factos a
provar. A prova documental aparece apenas em segundo lugar na escala do
valor probatório.
De uma forma geral a informação está muito associada a atribuição de
significado e "fazer sentido de". A informação suporta a acção, ou seja,
apoia as actividades de actores empenhados em desenvolver acção
significativa [29]. Esta acção no entanto é empreendida como corolário de
um conjunto de passos sequencial e recursivamente realizados. Um actor
requer informação para agir a qual é retirada de dados, considerados na
acepção de factos imutáveis ou “invariâncias” (Hirscheim citado por
Checkland) [29], através de processos de recolha e subsequente
interpretação num determinado contexto ou ponto de vista que interesse
particularmente ao actor em questão. Este interesse é balizado por
referenciais de diversos tipos, desde topológicos e temporais até funcionais
e sociais. Há portanto uma selecção dos dados a recolher e
consequentemente a transformar em informação. Seguidamente o actor
avalia e cria julgamentos, formando dessa forma uma opinião -
potencialmente esclarecida e pelo menos completa- a partir da qual formula
intenções e executa acções. Trata-se de um processo de filtragem cognitiva
baseado nas necessidades pressentidas pelo actor para empreender
qualquer tipo de acção. O processo é recursivo na medida em que como
resultado da acção resultam consequências que serão utilizadas pelo
actores para produzir medidas rectificativas empíricas que serão
posteriormente utilizadas em subsequentes passos de recolha de dados.
Um sistema de informação é um sistema social envolvido em tecnologia de
informação. Opera em posição intermediária entre o mundo tal como ele é
127
percepcionado pelo actor e o consumidor de informação (pessoa ou
organização) que pretende informação de apoio ao desempenho das suas
actividades em que se inclui a decisão. Neste contexto as organizações são
consideradas como sistemas abertos contendo conjuntos de subsistemas
cada um dos quais (por ex., contabilidade, produção, comercialização)
necessita do seu próprio sistema de informação. Paralelamente a esta
realidade o comportamento informacional da organização inclui não apenas
o conjunto formal construído para gerir os fluxos internos de informação,
mas igualmente os sistemas desenhados para a recolha de informação
externa e ainda a informação informalmente recolhida pelos actores,
mesmo no decurso das suas actividades para-profissionais [63]. Neste
contexto as necessidades de informação incluem informação formal e
informal, interna e externa.
Checkland [29] define o SI como um sistema de apoio a pessoas
empenhadas em acções com significado. Neste sentido é enquadrado no
seio de um conjunto de elementos que interactuam entre si de forma a criar
o processo organizacional social 32. Neste cenário os actores recolhem dados
do ambiente externo (considerado na acepção da teoria geral de sistemas)
utilizados para iniciar discurso entre actores da organização de forma a
determinar significados e valores que resultam em acomodações as quais
permitem desempenho melhorado de acções pretendidas. Este processo é
iterativo e contínuo e considerado como um processo organizacional de
aprendizagem, visto que se geram mecanismos cognitivos que levam a uma
maior conhecimento da organização, dos sistemas de actividades e do meio
ambiente envolvente. Neste contexto, este ciclo de aprendizagem é
suportado pelo sistema de informação.
O desenvolvimento de SI implica estudos globais de toda a organização, de
forma a definir qual a informação específica necessária para suportar de
todos os passos do processo organizacional. O SI deve no entanto
considerar dois tipos de necessidades de informação: (1) a necessária para
levar a cabo o processo organizacional, i.e., para empreender acções e (2)
a necessária para monitorizar o sistema e definir se ele produz os
resultados pretendidos [29]. Van de Ven numa perspectiva mais
especializada [116] afirma ainda ser necessário o SI produzir informação 32 POM: Process with Organizational Meanings
128
para explicar as razões porque o SI não forneça eventualmente os
resultados desejados. Este autor afirma que a maior parte de SI estudados
não possui funcionalidades que permitam a obtenção desta informação o
que, na sua opinião, tem grandes inconvenientes do ponto de vista de
gestão organizacional. No entanto a perspectiva da teoria organizacional
clássica relativamente a SI considera-o normalmente como um sistema
vertical destinado a transportar informação hierarquicamente nos dois
sentidos. Mesmo numa estrutura divisionalizada a informação circula
escalarmente entre as unidades de negócio e a sede. [90]
Sob o ponto de vista de articulação entre teoria e prática, o campo de SI é
complexo visto que as novidades aplicáveis praticamente sucedem-se um
ritmo muito rápido o que significa que a teoria anda sempre atrás da
prática e da tecnologia.
Considerando que as organizações não são estáticas estando sempre a
alterar-se de forma a adaptar-se ao meio ambiente, os problemas e a
percepção que os actores deles detêm sofre uma reificação permanente.
Neste cenário os SI proporcionam e gerem informação necessária para
percepcionar problemas, criar conhecimento e assegurar a mudança. A
perspectiva assumida pela aproximação ”soft” ou interpretativista, consiste
portanto na preocupação nuclear de proporcionar informação completa e de
forma ordenada e sistemática como parte de um processo contínuo e
inevitável de mudança organizacional, com o propósito de influenciar a
acção.
Um sistema de informação serve para ajudar uma organização considerada
sistemicamente, ou os actores individuais que a integram, a conceptualizar
o seu mundo, na prática aperceberem-se das suas necessidades concretas,
da sua "ontologia funcional". O SI deve atribuir significado a dados
apreendidos e esse significado varia conforma a perspectiva e necessidade
dos actores envolvidos. Neste processo resultam os sistemas de actividades
humanas ou seja grupos reunidos por desempenhar actividades
significativas similares e por esse motivo deterem percepções de
necessidades aproximadamente idênticas relativamente a essas mesmas
actividades. Os sistemas de actividades identificados são transformados em
modelos de fluxo de informação, ou seja, especifica-se que informação é
necessária para desempenhar de forma eficiente e eficaz as actividades
129
incluídas no sistema particular identificado e qual a informação que é
necessário ser produzida nessa actividade, para que actores deverá circular
e como. A estes grupos de informação associam-se estruturas de dados que
deverão por eles ser recolhidos e processados de acordo com as
necessidades pré-definidas pelos actores, ou seja, o sistema de informação.
As aproximações positivistas referem-se preferencialmente a sistemas de
gestão de informação, indicando como objectivos, ou missão, satisfazer a
procura de informação valorizando dessa forma o negócio. Este valor é
definido pelo incremento de probabilidade de serem tomadas as decisões
correctas, melhorar a efectividade dos processos e seus resultados,
proporcionar informação actualizada e precisa sobre o desempenho do
sistema,33 melhorar a produtividade e eficácia da organização. Melhorar o
desempenho dos actores na organização através da utilização de tecnologia
de informação. O ponto focal é portanto colocado no “Negócio” e estratégia
organizacional e não no indivíduo ou sistemas de actividades em que este
está envolvido. Os sistemas de informação estão estreitamente associados
a tecnologias de informação e comunicação (TIC). Consequentemente um
sistema de informação radica em parte na infra-estrutura tecnológica e é
desenvolvido em função e a partir dela o que pode resultar em disfunção
visto não atender à imprevisibilidade inerente a actividades com
participação humana. A lógica de aproximação sob o ponto de vista analítico
e metodológico implica a recolha de dados tipologicamente idênticos aos
recolhidos por metodologias acima descritas, no entanto a sua
granularidade e especificidade varia de forma a responder às metas
estratégicas auto-impostas. Assim não se fala, por exemplo, de
acomodações mas sim de optimização de processos. O processo analítico é
rigorosamente compartimentado em etapas com produtos finais pré-
definidos (relatórios, análise factores críticos de sucesso, portfolio, pasta de
projectos, etc) [67]. São previstas acções de monitorização e avaliação de
desempenho traduzidas por identificação de disfunções e respectivas
rectificações. Esta fase, embora iterativa, não é considerado como um
“processo contínuo de aprendizagem” com larga participação e centrado nos
actores envolvidos, mas essencialmente como um conjunto de acções
33 Curiosamente nenhuma das perspectivas considera a necessidade do sistema de informação possuir a capacidade de dar informação sobre as razões porque algo deixou de correr como esperado (Van de Ven)
130
coordenadas desenvolvidas por especialistas que actuam de forma
tecnicamente autónoma, embora com grau variável de envolvimento
organizacional.
Nesta perspectiva a informação é tipificada de acordo com perfis
ponderados em função das actividades organizacionais que apoia. Por
exemplo:
• Informação Estratégica tanto interna como externa, considerada
como a informação de maior valor e que apoia os objectivos
nucleares da organização.
• Informação de alto potencial
• Informação operacional
• Informação de suporte
Na realidade a informação não possui atributos próprios se considerarmos
que esta é uma realidade construída a partir de processamento de dados
interpretados num contexto. Neste sentido apenas as necessidades
pressentidas pelos actores que interpretam esses mesmos dados, poderão
ser classificadas como estratégicas, operacionais, de suporte, etc. Bennet
[14] estabelece três tipologias de SI que designa por (1) sistemas
operacionais (informação operacional) que incidem sobre tarefas de rotina
diariamente realizadas e muito estruturadas. Normalmente apoiam
processos de suporte comuns a todas as organizações (contabilidade,
gestão de pessoal, etc.) (2) Sistemas de apoio à gestão em que se apoia a
tomada de decisão por parte da gestão da organização (informação
estratégica) (3) Sistemas de controlo em tempo real que incidem no
controlo de sistemas de operações normalmente operando a nível físico.
Neste ponto temos novamente de procurar sintetizar diferentes abordagens
sobre o mesmo objecto. Por um lado a perspectiva ontológica que pretende
perceber, determinar o que é a informação e logicamente de que trata e
qual a essência dos sistemas que a gerem. Esta abordagem propõe
heurísticas para o desenvolvimento de sistemas de informação baseadas
nos sistemas de actividades relevantes e respectivos actores, sob uma
reflexão e metodologia interpretativistas. Uma segunda abordagem mais
pragmática ou positivista baseia a sua acção no conceito da
entidade/organização e na sua visão estratégica prescrevendo a aplicação
de métodos práticos para o desenvolvimento desses mesmos SI. Estas duas
131
abordagens não são todavia incompatíveis [45]. A recolha de percepções de
actores envolvidos em actividades com significado pode ser realizada
através de processo de aprendizagem organizacional mas igualmente
através de acção articulada de analistas com elementos de organização sem
se alcançar um refinamento teoricamente desejável mas muitas vezes
pragmaticamente inviável [14] [29] [116].
A combinação destas duas aproximações parece portanto possível e
eventualmente desejável atendendo a que ambas possuem pontos de
contacto exploráveis mutuamente. O conhecimento do contexto externo e
interno da organização, a determinação dos pontos fortes e fracos,
factores críticos de sucesso são utilizados por ambas as aproximações.
Como o desenvolvimento de sistemas de informação está dependente
daquilo que a organização pretende, ou dito de outro modo, da intersecção
entre o que a organização pretende e conjunto de restrições que o
delimitam, a metodologia a utilizar estará igualmente dependente desse
factor. Eventualmente a rapidez de resultados ou a circunscrição da
intervenção apenas a aspectos funcional ou organicamente sectoriais serão
igualmente factores determinantes na opção por uma ou outra das
aproximações.
Uma sugestão de articulação das duas metodologias proposta por Galliers
[45] é a seguir representada (figura 3.1). Trata-se de um refinamento do
modelo proposto por Scheckland e Scholes que sintetiza a SSM. Neste caso
outros passos foram acrescentados pressupondo a repescagem de alguns
processos usualmente específicos de aproximações “hard”, por exemplo a
divisão de fase de preparação de projecto em análise organizacional,
essencialmente virada para o interior e análise ambiental, orientada para o
ambiente externo.
132
3.5 Sistemas de Arquivo
Um sistema de arquivo obedece a um propósito diverso de um sistema de
informação. Ambos incidem sobre informação mas com metas diferentes. O
sistema de informação objectiva a gestão da informação de forma a reduzir
a entropia do sistema e diminuir a incerteza e complexidade inerente a uma
organização [60]. Numa perspectiva mais prática suporta actores
envolvidos em actividades significativas. A informação, ou se quisermos, a
necessidade de informação dos actores, reveste-se de diferentes naturezas,
tipologias ou proveniências: pode ser interna ou externa; formal ou
informal; estratégica ou operativa, centralizada ou distribuída. É no entanto
caracterizada por um aspecto comum que tem a ver como seu
comportamento: o dinamismo. Ou seja, a informação, numa perspectiva
operacional, não é uma entidade estável embora possa ser estabilizada
durante períodos mais ou menos curtos de tempo. Isto porque a sua própria
natureza e propósito impedem ou contrariam essa mesma estabilização
[12]. Se a informação é desactualizada, imprecisa, ou desajustada perde o
seu valor, o qual é normalmente efémero. Dificilmente podemos ver
preparação deprojecto
inferência de necessidades efluxos de info. associados a
modelos de sistemas deactividades alternativos
comparação de modelosde actividade com análiseorganizacional/síntese e
ambiental
ilação de definições desistemas de actividadesassociadas a cenários
criados
criação de cenáriosalternativos
recomendaçõesorganizacionais para
melhorar efectividade deprocesso/estrturaanálise ambientalanálise
organizacional/síntese
comparação dasnecessidades/fluxos de
info. requeridos cominformação existente
desenvolvimento dearquitectura de
informação flexível
desenvolvimento demodelos de sistemas de
actividades dentro decenários alternativos
«mundo real»
racionalização conceptual«laboratório»
Figura 3.1 - SSM (segundo Galliers)
133
benefício em saber de determinado evento caso a vantagem de dele ter
conhecimento não poder ser já aplicada. Utilizando uma lógica semelhante
constatamos que as percepções dos actores sobre uma determinada
realidade alteram-se sistematicamente o que torna a informação –
necessária para o desempenho dessas actividades num determinado cenário
referencial e operativo – inútil a partir do momento que esse quadro se
altera. Refiram-se ainda aspectos operacionais da informação, ou seja, os
atributos que esta deve ter ou evitar para permitir desempenhos eficazes.
Neste contexto, é comum considerar-se que a redundância, deve ser
evitada porque ao implicar a duplicação de objectos com idênticos
conteúdos sintácticos ou semânticos, incorre-se em perda de tempo e
portanto de eficiência. Esta perspectiva no entanto deve ser considerada
com prudência. Autores como Nonaka, sobretudo na área de gestão de
conhecimento referem-se a redundância como elemento propiciador de
acumulação de conhecimento organizacional [99]. Segundo este autor, as
camadas sobrepostas numa organização, embora à luz da realidade
empresarial japonesa, apontam para a existência de um nível cristalizado,
i.e., fixado que corresponde ao repositório de conhecimento de instituição.
Esta camada é um retrato do conceito e realidade que normalmente se tem
de um arquivo. É importante termos presente esta dualidade de conceitos:
Por um lado a redundância e estabilidade positivamente associadas a
conhecimento e por outro a redundância negativamente considerada
quando associada a gestão de informação. Neste contexto podemos inferir
que conhecimento consiste em estruturas, individuais ou organizacionais,
viabilizadoras de mecanismos cognitivos que se pretendem perduráveis e
estáveis, sendo esta tendência convergente com os atributos funcionais de
sistemas de arquivo.
O conhecimento organizacional proveniente de interacção de recursos
humanos potenciados por ambientes e processos de trabalho e natureza da
cultura organizacional implementada, é fixado em unidades documentais,
consistindo portanto numa mais-valia informativa materializada fisicamente
em documentos (informação fixada) disponíveis para consulta. O grau dessa
mais-valia depende tanto dos processos de trabalho que implicam definição
de fluxo de actividades, articulação de estrutura/tarefas, gestão de
complexidade e incerteza como também da qualidade arquivística do
134
próprio documento. Este aspecto normalmente ignorado pelos teóricos de
gestão organizacional, está no centro de atenção de arquivistas. A teoria do
documento a sua concepção particularmente da sua estrutura,
complexidade de preenchimento/elaboração, adequação a objectivos
funcionais e processuais que cumpre, capacidade e adequação da
informação contida, são aspectos fundamentais para a construção da base
de conhecimento da organização. A qualidade em arquivos passa tanto pelo
sistema como pela estruturação do documento, objecto de informação
fixada.
Uma organização tem objectivos e opera num ambiente que é fonte de
recursos (oportunidades) mas também regras (restrições). Por outro lado a
própria Organização possui esquemas regulamentares, por menores que
sejam, tendentes a clarificar posições e comportamentos considerados
desejáveis de acordo com valores internos identificados, para o alcançe dos
seus objectivos da forma mais eficiente possível. No primeiro caso foi já
apontado como exemplo o quadro regulamentador e legislativo imposto por
uma entidade governamental externa à organização fazendo portanto parte
do ambiente em que esta opera. Neste contexto e porque as disposições
desse mesmo quadro regulamentador são impositivas, i.e., obrigatórias, as
acções empreendidas pela organização são avaliadas através de
comparações sistemática ou regularmente empreendidas (mas sempre de
forma padronizada) com o quadro referencial imposto. A implementação de
verificação de cumprimento ou adequação a esse quadro implica por parte
da entidade auditorada a garantia de cumprimento dos requisitos e normas
impostas ou sugeridas. Tal como, da mesma forma, a entidade que audita
necessita demonstrar que ela própria actua ou actuou no âmbito das suas
próprias competências e de acordo com procedimentos definidos e
explicitamente aceites [68]. Esta necessidade de demonstrar o ajustamento
comportamental a um determinado referencial [66][68], implica
necessariamente que informação, ou parte de informação, produzida sobre
e nas acções realizadas seja fixada e gerida por forma a garantir evidência
do comportamento organizacional ter correspondido aos padrões
normativos definidos (ou não, sendo nesse caso accionados mecanismos
rectificativos ou punitivos). Como qualquer acção efectivamente realizada,
este processo tem consequências imediatas e mediatas. A fixação implica a
135
perdurabilidade da informação ao longo de períodos cronológicos variáveis
conforme a intensidade, capacidade e natureza da acção. Esta informação,
pelos seus propósitos específicos, não deve ser alterável. Caso o fosse esse
facto comprometeria a sua integridade e valor evidencial pela simples razão
de modificar atributos reportáveis a acções temporal e topologicamente
localizadas. A comparação de valores só pode ser feita competentemente
entre entidades com as mesmas propriedades e atributos de forma a
permitir o estabelecimento de conexões comparativas através de pontos de
convergência criados entre elas [64]. Neste contexto o sistema de arquivo
surge como a entidade a que funcionalmente corresponde a captura de
informação considerada, tanto pela Organização que a produz como pelo
quadro regulamentador envolvente, necessária -num grau maior ou menor
conforme a avaliação de risco realizada- para demonstrar a adequação do
comportamento organizacional. Esta informação registada e fixada sobre a
qual um conjunto de operações tem de ser continuamente empreendido,
constitui o universo documental do arquivo. O objecto deste sistema é
portanto a evidência, ou seja garantir a demonstrabilidade do ajustamento
comportamental da organização na sua actividade operativa, verificada a
todos os seus níveis de actividade. Uma conclusão que deriva do exposto é
a informação contida no SA estar directamente associada e dependente de
acções/transacções processos efectuados pela organização [13]
DocumentoArquivo
SIstemaArquivo
EntidadeOrganizacional
transacções
gereapoia
desenvolve
éProvaDe
AmbienteExterno
processo
decorremEm
cria/possui
suportaActividadeDe
estabeleceCompetênciasDe/Regula
condiciona
Figura 3.2 - Contexto de Sistema de Arquivo
136
O diagrama representa o sistema de arquivo contextualizado num cenário
social e operativo em são igualmente representadas as entidades ou classes
com que mantém relações. A relação <estabeleceCompetênciaDe/Regula>
apenas pode ser entendida no âmbito da administração pública.
Flexibilizando a semântica podemos no entanto entender esta relação no
contexto concorrencial do mercado (o ambiente externo) que pode de facto
prefigurar o tipo e área de actividade de uma organização privada, assim
como a tecnologia pode efectivamente determinar a tarefa (os meios
determinam os fins). Veja-se por exemplo o cenário observado em hospitais
psiquiátricos em que a visão organizacional passava essencialmente pela
reclusão de doentes e não de tratamento/reabilitação pelo facto da
tecnologia existente se adequar essencialmente àquela função [47].
O arquivo numa organização é constituído pelo conjunto de todos os
documentos – considerados como objectos informacionais com suficiente
conteúdo, contexto e estrutura de forma a constituir prova de uma
actividade- produzidos, recebidos pela organização no desempenho das
suas funções. Este aspecto necessita de algum detalhe: Nem todos os
documentos produzidos constituem documentos de arquivo, i.e., integram o
arquivo da instituição. Apenas se encontram nessas circunstâncias os
documentos que cumpram as seguintes condições: (1) terem sido definidos
pela organização ou pela Lei como sendo documentos de arquivo, i.e.,
incluindo informação necessária para demonstrar que as transacções a que
se reportam foram desenvolvidas de acordo com quadro regulamentador de
referência. (2) No caso da condição anterior se verificar é necessário que
essa informação tenha sido capturada no sistema de arquivo. Ou seja caso
tenham sido submetidos a um processo formal de validação,
recepção/expedição, e autenticação perante o sistema de arquivo. Este
requisito corresponde à acção de fixação de informação com vista a
constituir um elemento válido de comparação face ao quadro referencial.
Um exemplo disto é o registo do documento. No entanto outros existem
particularmente adequados a novas tipologias e formatos documentais.
Do ponto de vista de forma e substância um arquivo é um sistema [62],
visto que possui objectivo próprio, restrições impostas por quadros
regulamentadores impositivos ou prescritivos e, recursos específicos
137
(instalações, equipamento, técnicos especializados) possui ainda inputs e
outputs que seguidamente analisaremos e componentes solidariamente
conectadas de cujas relações nasce sinergia entre as partes. Um arquivo
excede a soma de todos os documentos que contém. Bearman partilha esta
opinião ao definir um sistema de arquivo como um aglomerado de
componentes [13] que trabalham entre si para concretizar um objectivo.
Essas componentes são de várias naturezas e tipologias; legislação,
normas, equipamento, infraestrutura tecnológica, recursos humanos
especializados e documentos.
Analisaremos seguidamente cada componente de um sistema de forma a
tentar identificar eventuais correspondências com um arquivo:
(1) Objectivo: Neste caso consiste na preservação de capacidade de
demonstração de conformidade de acções com um quadro referencial
regulamentador seja ele interno ou externo. A este objectivo poderemos
chamar a criação e preservação de capacidade evidencial da organização;
(2) Inputs: Trata-se de informação produzida no decurso das actividades
desenvolvidas na organização. Saliente-se que apenas essa interessa ao
sistema de arquivo.
(3) Outputs: Informação fixada ou estabilizada com capacidade de
persistência durante períodos temporais diferenciados conforme as
características e função dessa informação bem como da natureza do
processo em que foi originada. A esta segunda variável chamaremos valor.
De acordo com esta perspectiva considera-se portanto que como input
teremos informação e como output documentos
(4) Transformador: Conjunto de subsistemas integrados no sistema de
arquivo que desempenham um séries de processos e tarefas sequenciais de
forma a estabilizar e gerir a informação entrada para que esta obedeça aos
propósitos de: garantir evidência da transacções processuais durante
períodos cronológicos pré-definidos; garantir o acesso a documentos e
informação sempre que isso for requerido; assegurar a eliminação de
informação que tenha ultrapassado o seu valor primário e ainda preservar a
longo termo a informação documental cujo valor informativo tenha sido
entendido pela organização e pelo quadro legal/ambiente-envolvente como
138
ilimitado34. Neste contexto e reportando-nos a teoria arquivística [38] um
documento possui cumulativamente os seguintes valores que vão ao longo
do tempo sendo alterados:
• Valor primário que corresponde à identificação da qualidade da
informação documental com o propósito nuclear (e portanto
primário) de demonstrar adequação do transacção que o originou
ao quadro normativo e regulamentar. Trata-se portanto de
evidência. Este valor tende a decrementar de forma directamente
proporcional ao tempo.
• Valor secundário que corresponde à qualidade intrínseca da
informação veiculada. Ou seja, avalia sob o ponto de vista de
informação e sob múltiplas perspectivas caracterizadas no entanto
por elementos comuns de índole cultural, social e política (cultura
organizacional por exemplo) o valor imanente da informação
documental. Este valor está de uma forma geral sempre presente
no documento podendo no entanto a sua intensidade ou grau
justificar considerá-lo como informação permanentemente
salvaguardada.
• Actualmente este valor pode ser segmentado ou então criada uma
terceira categoria valorativa, correspondente à mais valia da
informação documental para o sistema de conhecimento
organizacional. Este tem implicações documentais no âmbito de
preservação de conhecimento tácito materializado em documentos
de qualidade produzidos e que detêm uma valoração específica
radicada na base de produção e acumulação de conhecimento [99].
(4.1) Um sistema de arquivo detém ainda diversas componentes ou
subsistemas essenciais ao seu funcionamento, tendo cada um deles os seus
próprios parâmetros sistémicos [66] [102] [103].
• Sistema de classificação que procede à categorização da
informação documental de acordo com uma estrutura classificativa
desenvolvida a qual posiciona o documento no universo documental
da organização estabelecendo as relações existentes com
34 Neste contexto o ambiente inclui igualmente a o que a sociedade espera do arquivo, nomeadamente memória organizacional e social
139
documentos funcionalmente similares e produzidos por diferentes
processos organizacionais. Estabelece dessa forma o contexto de
produção da unidade documental.
• Sistema de retenção e destino: estabelece o valor dos documentos
criando ferramentas de selecção de forma a eliminar a informação
documental cujo valor global seja considerado insuficiente para a
sua manutenção ou ainda cuja avaliação de risco
(custo/oportunidade) se tenha revelado negativa.
• Sistema de captura: Atribui identificador único a cada unidade
documental, procedendo ainda à atribuição de meta-informação
contextualizadora da produção documental.
3.6 Processos
Uma organização como sistema complexo que é, interactua no meio
ambiente com outas entidades individuais ou colectivas, sendo estas outros
sistemas organizacionais. Para uma organização operar necessita
nomeadamente de uma estrutura fixa que funcione como âncora para a o
desempenho das suas actividades e de um conjunto de objectos dinâmicos
que constituem o domínio das transacções realizadas pela Organização.
Esses objectos denominam-se processos. A par destes conceitos
construtivos –estrutura e processos– outras entidades existem que são
fundamentais para alcançar os objectivos da organização (visto que um
sistema tem necessariamente um objectivo). São elas os recursos e as
regras. Os primeiros constituem os objectos dentro e fora da organização,
que incluem diversas formas e naturezas, utilizados para o desempenho de
acções e transacções próprias da organização. Os recursos podem ser
consumíveis ou não e organizam-se em estruturas em que se relacionam
reciprocamente com o processo a que são afectados, de forma a serem
utilizados de maneira ajustada às necessidades do sistema. Caso isto não se
verifique geram-se potenciais desequilíbrios (por exemplo informação em
excesso ou incorrecta, ou ainda um recurso material não aproveitado). De
uma forma geral podemos agrupar estes recursos em três categorias [40]:
140
físicos ou materiais, abstractos e informacionais. No âmbito deste trabalho
referimo-nos ainda a recursos documentais, considerando-os como uma
variante de recursos informacionais, já que na prática constituem
informação produzida e fixada com propósitos específicos e bem
delimitados.
As regras, por seu turno, são formulações ou esquemas interpretativos
institucionalizados ou não, que definem, especificam ou restringem as
actividades da organização quer no seu todo quer ainda relativamente a
componentes específicas. As regras podem ser internas sendo nesse caso
produzidas pela própria organização, ou externas, sendo nesse caso
sugeridas ou impostas por uma entidade externa. É o caso, por exemplo, de
quadros legislativos e regulamentadores de áreas de actividade económicas
determinadas impostos pelo governo, ou ainda de comportamentos
assumidos fase a um mercado concorrencial por forma a obter ou manter
um posicionamento competitivo.
Os processos organizacionais são desenvolvidos dentro da organização no
sentido de alcançar metas específicas numa determinada área de actividade
ou para um determinado cliente. Os processos podem ser estruturados ou
difusos sendo neste último caso efectuados de forma aleatória e sem regras
precisas. Eventualmente alcançam a meta pretendida, mas à custa de
compromissos consideráveis de eficiência e eficácia.
Um processo compreende uma série de actividades as quais se podem
ainda compartimentar em tarefas. Estas poderão ser consideradas como a
unidade atómica, ou seja, a mais pequena unidade de acção desenvolvida.
Eventualmente, caso o nível de abstracção não necessite ser granularizado
para a compreensão da forma de funcionamenteo do processo, a unidade
atómica poderá ser assumida como actividade. De uma forma geral um
processo é composto pelos seguintes elementos básicos já encontrados na
Teoria Geral de Sistemas com que se inciou este capítulo:
Meta: constitui o objectivo atribuído ao processo, ou seja, a(s) meta(s) que
se pretende atingir.
Input: Constitui o objecto que desencadeia a acção e vai ser objecto de
transformação: um processo é por natureza um mecanismo de
transformação, implícita na sua natureza dinâmica.
141
Output: resultado da transformação efectuada. Deve ser consistente com o
objectivo geral do processo e manter uma conexão lógica consequencial
com o input.
Recursos: acima explicitados, constituem os objectos a que processo
recorre para executar a transformação.
Um processo é composto por actividades desempenhadas numa ordem
determinada, a qual o pode ser com maior ou menor rigor, que depende de
condições e variáveis externas prefigurando-se séries de procedimentos
alernativos consoante os cenários decorrentes. Esta assumpção é
naturalmente comprometida e reformulável quando aplicada a processos
difusos e complexos em que, como vimos atrás, as características principais
são a incerteza e variabilidade. Os processos afectam mais que uma
unidade orgânica/funcional dentro da organização (no caso de processos
inter-organizacionais afectarão várias unidades orgânicas em pelo menos
duas organizações).
Os processos são mais valias para um determinado cliente, considerando
que uma organização é recursivamente e no que diz respeito a deteminados
processos, cliente de si própria. Acrescentando uma característica final
diríamos que todos os processos subproduzem documentos. Por outras
palavras, os documentos estão associados à realização de processos, para
os quais asseguram veiculação de informação e evidência, estando portanto
deles dependentes.
«processo»
processo organizacional
«meta»
meta do processo
«controlo»
controlo do processo
«output»
objectoinformacional
«recurso»
recurso informacional
«recurso»
recurso físico(material e humano)
«output
objecto físico
« input
objecto físico
«input»
objecto informacional
Figura 3.3 - Diagrama de processo
142
Na realidade um processo funciona esquematicamente como um mini-
sistema conducente ao cumprimento de objectivos limitados e concretos. Na
opção de modelação utilizada neste trabalho (UML com extensões Eriksson-
Penker) são utilizadas notações específicas sob a forma de “tagged values“
tendentes a representar e descrever um conjunto de variáveis importantes
para a compreensão do mecanismo seguido e seu resultado final: São eles:
Meta, expresso por um valor textual que descreve informalmente a meta
do processo, i.e., aquilo que pretende conseguir.
Documentação, expresso por um valor textual que descreve
informalmente o trabalho desenvolvido no processo.
Proprietário, ou seja a entidade/actor que controla o processo, definido
por um valor textual. Note-se que a boa prática organizacional determina
que todo o processo deve ter uma entidade que o controla – o dono ou
proprietário. Independentemente desse mesmo processo percorrer
matricialmente a organização, e quase sempre o faz, deverá haver sempre
o responsável que assegura a condução e controlo desse processo. Sob o
ponto de vista arquivístico trata-se de uma questão fundamental, dado que
o controlo de circulação e produção de documentos deverá seguir um
circuito perfeitamente definido e inequivocamente controlado por uma
entidade formalmente designada dentro da organização. Caso esta
circunstância não se verifique podem verificar-se perdas de documentos e
consequente comprometimento de validade legal ou total da transacção
efectuada pelo processo.
Actores do processo, expressos por valores textuais descrevendo os
actores que devem participar no processo para este poder ser efectuado.
Prioridade, valor textual que descreve o grau de prioridade ou importância
do processo na organização. Por exemplo se diz respeito a uma função
nuclear ou de suporte.
Riscos: Um valor textual que descreve o risco inerente à execução do
processo ou ainda elenca as possibilidades de acções negativas
Possibilidades: Descreve-se textualmente o potencial do processo
Tempo. Valor numérico que indica o tempo aproximado de realização do
processo
Custo: Valor numérico que indica aproximadamente o custo do processo
143
Informação
documentos
documentos de arquivo
Figura 3.4 - Informação, documentos e documentos de arquivo
Os processos podem ainda ser categorizados sob o ponto de vista
diplomático utilizando critérios decorrentes da sua natureza, da repercussão
funcional e influência orgânica desse mesmo processos na estrutura
organizacional da sua formalização e estruturação e ainda da sua
obrigatoriedade segundo um quadro regulamentar normativo e valores
percepcionados pela organização. Note-se que esta classificação é
complementar e não antagónica relativamente à classificação de processos
já abordada (Penker Eriksson). Com efeito todas as tipologias referidas se
podem inserir no âmbito de processos organizacionais ou inter-
organizacionais, uma vez que decorrem dentro das suas fronteiras lógicas e
se reportam a actividades desenvolvidas no seu contexto funcional [38].
Processos constitutivos, considerados como aqueles que, criam,
extinguem ou modificam o exercício de poder. Podem ser subclassificados
relativamente à forma como são aplicados, em processos de concessão,
limitação ou autorização.
Processos executivos, considerados com aqueles que permitem a normal
e regular execução de transacções funcionais (de negócio) de acordo com
regras estabelecidas por entidade externa ao próprio processo.
Processos instrumentais, considerados como aqueles que em que são
transmitidas opiniões e suporte profissional. Inserem-se normalmente no
contexto de assessoria a actores, outros processos ou transacções.
Processos organizativos, considerados como aqueles que estabelecem,
mantêm ou terminam a estrutura organizacional bem como procedimentos
internos (de suporte) à mesma.
3.7 Documentos
Um documento, de acordo com a
definição do Conselho Internacional de
Arquivos [32], consiste em “informação
produzida ou recebida no início, durante
a condução ou na finalização de uma
actividade organizacional e que
compreenda conteúdo, contexto e
144
estrutura suficientes para constituir prova dessa actividade”. Neste sentido
a atendendo ao acima exposto julgamos importante introduzir uma
dicotomia fundamental. Um documento que tenha sido produzido no
decurso de uma acção contextualizada num processo funcional de uma
organização e que dele demonstra a sua adequação a estruturas normativas
e valores percepcionados é diferente em conteúdo e forma do que um
documento de biblioteca, como uma monografia, em que a única accão
funcional depende da vontade do seu autor e cuja produção de exemplares
idênticos o destitui de qualquer intenção35 de constituir prova. Tomemos
um segundo exemplo: um documento que tenha sido produzido por um
indivíduo numa organização mas que nunca tenha sido institucionalmente
comunicado, sendo guardado no esfera privada desse indivíduo, é
obviamente diferente de um documento que tenha sido oficialmente
comunicado e submetido a processos arquivísticos de validação específicos.
Por estes exemplos apercebemo-nos que existem diferenças táo
determinantes entre os casos referidos que não é possível considerar
unicamente o termo documentos por este ser excessivamente abrangente.
Os exemplos apresentados constituem documentos, mas nem todos podem
ser considerados de arquivo visto que nem todos possuem intenção ou
capacidade de constituir evidência de uma transacção. Deste modo
assumimos como terminologia básica 36 os termos de documento de arquivo
expresso no sentido de “record” na terminologia anglosaxónica e de
documento quando nos referimos a informação ou objecto registados num
suporte e que podem ser tratados como uma unidade [68]
Um documento de arquivo tem algumas características fundamentais:
Um documento é único no sentido de unicidade funcional: ou seja, é
produzido para um propósito específico delimitado topológica e
cronologicamente. Uma factura por exemplo é estruturalmente igual a todas
as outras. No entanto cada uma delas foi produzida (ainda que
simultaneamente) para remir evidência de transacções individuais e
específicas por menores que elas fossem.
35 Para que uma acção tenha lugar esta tem necessariamente de se revestir de intencionalidade e competência. Aplicando este princípio a documentos de arquivo, estes têm de declarar intenção de provar qualquer coisa – o que não acontece manifestamente com uma monografia- e possuir a competência para o fazer. 36 De acordo com a terminologia adoptada para a tradução e revisão técnica da especificação MOREQ [66 ].
145
Um documento tem contexto (tal como a informação é uma realidade
construida a partir de dados –“capta” segundo Chekland [29] -
interpretados em contexto, o documento pode ser considerado como
informação capturada num determinado contexto funcional de desempenho
de uma acção) i.e., é produzido dentro de um ambiente organizacional ou
inter-organizaconal com o qual mantém relações funcionais e sociais. (um
documento é igualmente um objecto social na medida em que é um
subproduto de uma actividade humana e organizacional). Esse contexto ou
ambiente é uma entidade heterogénea que articula várias vistas ou
perspectivas [70], tais como o ambiente organizacional que se reporta à
instituição em que esse documento é produzido atendendo às suas matrizes
sociais, políticas, organizacionais.
As referências aos diversos ambientes em que o documento foi produzido e
desempenhou o seu papel devem ser associadas e estar patentes no próprio
documento, ou seja, tem que apresentar como atributos informação
pertinente e significativa que o identifique a si próprio e aos diversos
contextos acima referidos em que participa e existe.
Um documento é seriado ou seja sequencialmente produzido e acumulado.
Este aspecto reflecte-se ainda na ausência de percepção individual do
documento de arquivo, ao contrário de uma biblioteca onde a base de
análise é o documento individual – uma monografia ou o periódico - no
arquivo os documentos são considerados de forma agregada constituindo
classes de documentos tipologica e funcionalmente similares. Nesse sentido
cada documento individual, considerado como objecto, será uma instância
de uma classe.
Um documento pode ser considerado e categorizado sob diferentes
perspectivas
Ponto de vista diplomático: A diplomática, ciência que surge no século 17
[38] [69], constitui uma técnica analítica para determinar a autenticidade
de documentos. Os seus princípios metodológicos baseiam-se
essencialmente no pressuposto de que o contexto de produção de um
documento se materializa na sua forma documental (a qual é definida como
o conjunto de regras complexas de representação utilizadas para transmitir
uma determinada mensagem) e que essa forma pode ser separada do
conteúdo documental e examinada de forma independente. Na prática esta
146
declaração equivale a uma separação analítica de forma ou estrutura e
conteúdo. Estes conceitos aparecem indissociavelmente ligados ao
documento na medida em que ele deverá constituir prova da
actividade/transacção em que participou e pelo qual foi produzido.
Definindo estes dois conceitos e recorrendo a Duranti [38] referimos os
seguintes critérios diplomáticos:
(1) Suporte: Pode ser tradicional ou electrónico. Esta variável não influencia
em nada a classificação de um objecto como documento de arquivo visto
que este é independente do suporte. O critério fundamental para a
classificação de um documento como sendo de arquivo é funcional e social.
Em contextos digitais os documentos electrónicos estão dissociados do seu
suporte, ou seja, não constituem com ele uma unidade (como acontecia
com suporte papel, por exemplo), variando a cardinalidade da relação
estabelecida [68]. Vejamos por exemplo as seguintes situações
exemplificativas:
a) Um documento gravado num suporte óptico. Aparentemente a relação
estatabecida seria de 1-1 (Um documento para um suporte). No entanto
esta observação é enganadora, porque resulta da simples transposição
da realidade convencional para o cenário digital. Na realidade o
documento electrónico –basicamente constituído por código binário- será
repartido pelos segmentos do disco óptico segundo processos aleatórios,
relacionados com a optimização de espaço. Nesta circunstância os vários
elementos do documento serão dispersos fisicamente pelo suporte,
sendo de facto a relação existentes entre os dois objectos de muitos
para um.
b) Um documento multimédia que por definição inclui em si diversos
documentos com vários formatos. Cada um dos subdocumentos
constitutivos encontra-se armazenado em directórios diferentes
espalhados por vários pontos de uma rede. Embora dispersos
fisicamente, os diversos documentos congregam-se num documento de
arquivo composto de forma virtual. Neste caso as relações entre o
documento e o suporte estabelecem-se igualmente numa relação com
cardinalidade de tipo um para muitos.
147
(2) Forma física: Compreende os atributos formais do documento que
determinam o seu aspecto externo. Abrange de uma forma geral a
estrutura incluindo todos os componentes que aí se possam encontrar:
selos, assinatura digital, fontes, cores, configuração do ficheiro, etc.
(3) Forma intelectual: Conjunto de atributos formais que representam e
comunicam os elementos da acção em que o documento foi produzido
assim como o seu contexto documental como administrativo. Este elemento
subdivide-se em três partes: Informação sobre configuração que se refere
ao tipo de representação do conteúdo, seja ele texto, gráfico, som, ou uma
combinação dos três. A articulação do conteúdo que se refere aos
elementos do discurso (data, exposição, etc) e a sua organização.
Anotações que constituem as adições feitas ao documento tanto na fase de
execução do processo/acção que lhe deu origem, como na fases de
desenvolvimento do procedimento ou gestão arquivística do documento
(processos de classificação, retenção, etc)
(4) Actores: São respectivamente o criador (autor moral do documento) e
produtor (autor material do documento)
(5) Acção. De acordo com o tipo de acção a que o documento se reporta e
cujo testemunho é fixado no documento podemos ter 4 categorias de
documentos
• Documentos dispositivos, considerados como aqueles cuja forma
escrita – sendo que escrito não significa que a escrita assente em
suporte papel, assumindo antes uma materialização num suporte
qualquer que seja a sua natureza- é exigida pelo sistema
regulamentar, jurídico e normativo como forma e substância de uma
acção. Na prática estes documentos acompanham o acto que lhe dá
origem, ou dito de outro modo, são produzidos como prova de um
acto, na própria altura da execução desse mesmo acto. É o caso por
exemplo de registos de entrada de doentes, ou actas.
• Documentos probatórios, considerados com aqueles cuja forma
escrita é exigida pelo sistema normativo, jurídico regulamentar como
148
prova que uma acção teve lugar (ocorreu) antes da própria produção
documental. Na realidade estes documentos embora de expressão
obrigatória não acompanham o acto que lhes deu origem, ou seja,
são-lhe cronologicamente posteriores; por exemplo uma escritura
sucede ao contrato, sendo este o acto jurídico e vinculativo e a
escritura o documento onde esse acto é materializado fisicamente.
• Documentos suporte, considerados como aqueles que são
produzidos como suporte a uma acção estando com ela
procedimentalmente ligados. A sua forma documental é opcional, i.e,
não é juridica e diplomaticamente regulamentada)
• Documentos narrativos, considerados como aqueles que são
produzidos de forma opcional pelos actores como parte do processo
de suporte do seu trabalho individual.
(6) Contexto. Contexto em que o documento foi produzido. Pode ser
segmentado em:
• Contexto jurídico regulamentar normativo que é na prática o quadro
regulamentador das actividades desempenhadas no sistema
organizacional. Pode-se posicionar quer no ambente externo quer
dentro da própria organização. Condiciona inevitavelmente a
informação a ser capturada como documento de arquivo e ainda a
sua natureza, tipologia, forma e valores.
• Contexto orgânico ou de proveniência que se refere à unidade
orgânica ou organização no caso de uma rede interorganizacional de
onde o documento provém, i.e., foi produzido.
• Contexto funcional ou processual. Indica a função e o processo no
âmbito dos quais o documento foi produzido,
• Contexto tecnológico. Indica as características do sistema
intermediário em que o documento foi produzido.
• Contexto arquivístico. A estrutura interna do sistema de arquivo do
qual o documento faz parte, estabelecendo-se as relações existentes
entre o objecto documental e os restantes objectos dessa classe.
• Contexto documental. Exprime as relações existentes entre um
objecto documental e os objectos documentais imediatamente
anterior e subsequente que tenham participado na mesma actividade
149
de um processo organizacional ou funcional. É normalmente
assegurado pela classificação que integra o objecto documental numa
estrutura normalmente representativa da organização. Este elemento
é determinado na medida em que se caracteriza pelo propósito do
documento. Existe a partir do momento em que o documento é
produzido sendo necessário na medida em que é aplicado a cada
objecto documental produzido
(7) Conteúdo: Refere-se à mensagem veiculada no documento. Este
elemento é problemático de capturar em ambientes digitais particularmente
no que respeita a documentos complexos, como, por exemplo, bases de
dados, ou documentos multimédia. No primeiro caso porque o conteúdo de
uma base de dados é muitas vezes instável na medida em que reveste
diversas vistas do conjunto de dados armazenados. Refira-se que uma base
de dados pode ser considerada como um documento, ou como uma
entidade capaz de produzir documentos (informação com capacidade
evidencial relativa a uma determinada acção) mas não o sendo na sua
totalidade. Esta realidade varia na medida da base funcional da base de
dados, da sua arquitectura e ainda da sua operacionalidade.
Referimos ainda dois conceitos finais relativos a documentos. Para
usufruirem de capacidade evidencial, i.e., poderem demonstrar
competentemente a realização de uma determinada acção, um documento
de arquivo tem de possuir as propriedades de fidedgnidade e autenticidade.
Estes termos são directamente provenientes de vocabulário e terminologia
jurídicas e o seu significado é interpretável da seguinte forma:
Fidedignidade é a qualidade do documento ser aquilo que declara, não
tendo sido sujeito a alterações ou deturpações intencionais ou não.
Autenticidade é a qualidade do documento ter competência para comunicar
a mensagem veiculada. Exemplificando: Se um determinado documento
apresentar vestígios de corrupção, seja, a título de exemplo, porque a sua
assinatura digital não o aceita, ou porque existem insuficientes elementos
de validação do documento, ou ainda porque a sua forma documental não
corresponde exactamente ao prescrito pelo quadro regulamentar, diríamos
neste caso que a sua fidedignidade se encontra comprometida. Poderá ou
150
não ainda usufruir de suficiente valor para constituir evidência. Mas a sua
qualidade de fidedigno é possivelmente posta em causa.
Imaginemos agora um documento que não apresenta quaisquer das
contingências acima descritas, estando presentes todos os elementos
diplomáticos requeridos. O documento será fidedigno. Mas consideremos
que o autor desse documento, ou seja, o actor que o concebeu e produziu
(podem ser a mesma ou pessoas diferentes) não dispunha da competência
funcional ou autorização para o fazer. Neste caso o documento continua a
ver a sua capacidade evidencial comprometida porque, embora fidedigno,
não é autêntico. Gostaríamos ainda de esclarecer a diferença entre
autenticidade deum documento e autenticação do mesmo. A autenticidade é
a propriedade de um documento que se verifica mediante a presença de
determinadas características diplomáticas manifestadas externamente a
esse documento (ou seja relativas aos seus diversos contextos de
produção) e que asseguram corresponder este àquilo que declara ser. A
autenticação, por seu turno, é uma validação aposta sobre esse documento
e que pretende garantir a sua autenticidade, Por outras palavras, a
autenticação apenas é aplicada sobre um documento que seja à partida
autêntico [69]. Trata-se portanto de duas acções funcional e temporalmente
diferenciadas. Num universo de produção documental tradicional estas
acções podem verificar-se nos acto de redação de um documento por
alguém competente para o fazer, de acordo com formulário determinado e
adequado à função que o documento pretende desempenhar
(autenticidade); a oposição de assinatura e selo branco corresponderão ao
acto de autenticação que apenas se verifica se, examinado o documento se
constatar estar este de acordo com os seus requisitos formais pré-
estabelecidos. No contexto electrónico a assinatura digital equivale ao acto
de autenticar, não assegurando portanto a autenticidade de um documento,
tratando-se apenas da constatação dessa qualidade previamente
assegurada.
Para terminar este capítulo é fundamental referir as especificidades do
documento (de arquivo) electrónico. E este ponto é fundamental dado que
partindo do pressuposto que se pretende implementar uma rede
interorganizacional que permita as transacções serem efectuadas de forma
electrónica, com recurso a TIC, a utilização de documentos electrónicos é
151
essencial. A utilização de documentos tradicionais é igualmente possível
mas constitui um foco de disfunção evidente (atraso de processo e de
acesso à informação). Existem apesar disso razões poderosas para estes
documentos continuarem a ser utilizados: Uma delas é a necessidade de
assegurar a capacidade evidencial do documento a qual em ambientes
digitais pode ser comprometida. É neste momento possível técnica, legal e
organizacionalmente assegurar a capacidade evidencial do documento
electrónico, sendo no entanto um processo tecnicamente elaborado e
portanto dispendioso... Muito mais dispendioso que produzir e manter
documentos tradicionais. Essa é de resto a segunda razão para muitas
vezes se prescindir do documento electrónico.
Normalmente, porque não é solicitada a participação de arquivistas na
concepção e implementação de processos organizacionais electrónicos,
(talvez por se pensar, erradamente, que por ser muito dependente de
tecnologia apenas aos respectivos especialistas diz respeito)! O documento
não é abordado como um objecto informacional complexo com requisitos
específicos de prova e conhecimento. Da mesma forma estruturas de
informação tradicionalmente consideradas como repositórios ou suportes de
informação apenas (as bases de dados são um exemplo clássico) não são
encaradas como potenciais produtoras de documentos (na acepção da
definição acima explicitada). No entanto decorrem transacções nesses
sistemas, transacções essas cujos “outputs” não são muitas vezes, no todo
ou em parte, transpostos para papel ficando registados apenas na sua
estrutura informática. Observações realizadas no sistema de informação do
Instituto do Vinho do Porto baseado numa base de dados relacional que
constitui a base tecnológica de suporte às actividades nucleares do
Instituto37, permitiram determinar que o universo de transacções decorridas
dentro do sistema excedia o conjunto de transacções que possuíam outputs
em papel (relatórios) Constatou-se assim que as transacções decorridas em
processos organizacionais, pelo facto de escaparem aos requisitos
documentais (prova, auto-demonstrabilidade, fidedignidade, etc) deixam
potencialmente de possuir capacidade de prova. Não foi no caso presente
efectuada qualquer análise de risco que permitisse determinar se esse
facto, i.e., a falência de capacidade evidencial relativamente a determinadas 37 Sistema de bases de dados relacional assente em plataforma AS/400
152
transacções, era contingencialmente aceitável ou não. Uma conclusão
possível é que se opera nos limites de risco objectivo e legal sob o ponto de
vista de salvaguarda da posição e interesses do IVP, caso sobrevenha litígio
ou sejam realizadas auditorias compulsivas.
Um documento electrónico tem algumas características que questionam
aproximações tradicionais à sua gestão. Comecemos por esclarecer que
estes documentos, independentemente da sua complexidade, não são
funcionalmente distinguíveis de qualquer outro documento noutro suporte
[13] [38]. Significa isto que um documento electrónico possui um valor de
prova da acção em que participa e é nesse ponto em tudo idêntico aos
documentos convencionais. Aliás eles coexistem nas transacções e
processos em que participam. No caso observado por exemplo, num mesmo
processo acumulam-se documentos em papel (por ex., ofícios) e
documentos electrónicos (por ex. dados estatísticos suportados por folha de
cálculo) (ver anexos B e C). As suas outras características resumem-se nos
seguintes aspectos:
• São dependentes de um sistema intermediário (a plataforma
tecnológica em que foram produzido)
• São independentes e não solidários do suporte em que são mantidos
(ao contrário do papel em que a identificação entre conteúdo,
estrutura e suporte é inalterável), mantendo com ele relações
múltiplas.
• São distribuídos. Mesmo um documento electrónico simples como por
exemplo um documento de texto inclui componentes externas a si
próprio (e.g as fontes que pertencem ao sistema operativo)
• São dinâmicos e por vezes mantêm capacidades automodificáveis
(por exemplo quando utilizadas macros)
• São complexos assumindo formas muito estruturadas ou combinando
diferentes media (v.g., bases de dados e sítios web). Nesta
perspectiva um documento de arquivo pode incluir em si vários
documentos ou apenas um, mantendo portanto diversos tipos de
cardinalidade (1-1; 1-*) [70]. A este respeito apresentamos o
seguinte exemplo: Imaginemos um documento, por exemplo um
relatório de projecto. Contém uma parte escrita, uma parte composta
por uma tabela que está representada num outro documento em
153
formato excel bem como uma imagem representativa do assunto que
é tratado, Estes dois últimos documentos existem
independentemente do documento que estamos a produzir (relatório)
mas são integrados ou apenas associados (é efectuada ligação mas
não inclusão -embedding). O documento de arquivo final - o relatório
– embora apenas um documento de arquivo contém em si na
realidade três documentos: a parte escrita em formato word, por
exemplo; a parte tabelar em formato excel, de novo a título de
exemplo; e uma imagem em formato JPEG. Claro que este facto traz
um novo problema: na prática coexistem no mesmo objecto
documental três formatos diferentes que, por esse facto,
presumivelmente exigirão procedimentos específicos sob o ponto de
vista de preservação prolongada. Simultaneamente os documentos
que integram o documento de arquivo continuam a possuir “vida”
própria traduzida em alterações provenientes da sua corrente
utilização (consideremos por exemplo a actualização da folha de
cálculo referida). se bem que essas modificações sejam admissíveis
em documentos que não de arquivo, essa transformação torna-se um
problema caso se reflictam no documento de arquivo a que essa folha
de cálculo se encontra ligada provocando dessa forma a sua
modificação que, a não ser que controlada e padronizada em termos
comportamentais, poderá comprometer o valor primário do
documento de arquivo.
• São virtuais. Este termo tão correntemente utilizado pode e deve ser
considerado conforme as seguintes definições se aplicarem [24]:
o Um objecto irreal mas que parece real. Definição extraida da
física óptica: Duas imagens parecem iguais mas apenas a real
pode ser capturada em papel fotográfico. A ilação é que um
documento de arquivo electrónico pode parecer um objecto
único quando na realidade inclui em si vários objectos
(documentos, componentes, formatos, etc)
o Algo imaterial suportado por tecnologias de informação. Esta
concepção de virtual é utilizada em vários conceitos como sala
de referência virtual, biblioteca virtual, etc, e referem-se a
funções que normalmente são desempenhadas por pessoas e
154
são neste contexto substituídas por tecnologia. Esta definição é
igualmente aplicável a qualquer documento electrónico no
sentido em que este depende de sistema intermediário
composto por plataforma tecnológica e informática.
o Algo potencialmente presente e que apenas está activo
mediante a superveniência de um estímulo. Aplicável à
congregação de diversos elementos informativos que criam
uma “vista” (informação com estrutura, contexto e conteúdo
mas de duração efémera) com um propósito pontual e
localizado, dissolvendo—se após o cumprimento desse
propósito. (Por ex., documentos gerados on-the-fly);
o Um objecto que existe mas de forma dinâmica (modificável),
ou seja, cuja composição não é estável. Documentos
automodificáveis e documentos complexos (bases de dados e
páginas web, documentos com macros, documentos dinâmicos,
etc)
Este conjunto de atributos induz necessidades específicas de produção e
gestão destes documentos na medida em que neles se queira manter a sua
capacidade probatória. Desta forma o documento electrónico para além das
propriedades acima referidas deve possuir capacidade de ser
autodemonstrável, i.e., conter em si mesmo os elementos
contextualizadores da sua produção e ciclo de vida, sob o ponto de vista
ambiental, documental, orgânico, funcional e tecnológico [38] [62] [69]
[97].
Deve permanecer inteligível, ou seja, manter a capacidade de ser
interpretado independentemente do software ou hardware originais que o
tenham produzido.
Para permitir a existência destas qualidades propõe-se como solução a
utilização de meta-informação, ou seja, informação adicionada de forma
automática ou semi-automatizada ao documento em vários momentos do
seu ciclo de vida, e que o contextualize sob os pontos de vista atrás
mencionados permitindo assim suprir a incapacidade do documento
electrónico assegurar por si só as propriedades necessárias para exercer a
sua função primária. Na realidade estas qualidades podem ser sintetizadas
155
nas propriedades mais abrangentes de identidade e integridade do
documento, sendo que a presença de ambas independente do grau de força
de cada uma delas, materializa em si as anteriores propriedades referidas
(fidedignidade, autenticidade, inteligibilidade, etc) [69].
A meta-informação dividida em várias camadas segundo diversos tipos de
categorizações [37][66][89][103] pode ser associada ao documento através
de vários processos. Não é nossa intenção explorar demasiado
profundamente este assunto visto que escapa ao âmbito deste trabalho.
Apresentamos apenas dois modelos correspondentes a duas aproximações
diferentes; Uma proposta pelo VERS [103] de encapsulação do documento
como objecto; uma segunda possibilidade (figura 3.6) sugere a relacionação
do documento com a sua meta-informação concentrada no perfil meta-
informativo definido para cada classe de documentos e respectivas
instâncias. No primeiro caso representado no diagrama 1, o documento de
arquivo é considerado um objecto composto por um ou mais documentos,
ao qual são progressivamente acrescentadas camadas de meta-informação.
No segundo caso o documento existe como objecto independente sendo
relacionado como o perfil de meta-informação correspondente ambos
armazenado em tabelas relacionadas que integram o sistemas de bases de
dados documental.
documentoelectrónico
documentos
perfis de meta-informação
processo
produz
éArmazenadoEm
éAssociadoA Figura 3.6 - Relacionação de MI
Meta-informação dedocumento arquivo-MI de manuseamento-MI de contexto-MI organizacional-MI Histórico .......
documento 1 documento 2 documento "n".....
DOCUMENTO DE ARQUIVO(record)
MANUSEAMENTOdescrição
línguaâmbito
Identificador...
CONTEXTOactortítulo
assuntorelação
...
ORGANIZACIONALDireitos de acesso
Eliminaçãoretenção e destino
.....
HISTÓRICOdata
histórico deutilização
preservação...
META-INFORMAÇÃO de documento de arquivo
Figura 3.5 - Encapsulação de MI (VERS)
156
Neste capítulo apresentaram-se os cenários em que se desenrola a “acção”
abordada no próximo capítulo: a organização, o sistema de informação e de
arquivo. Pretendeu-se dar as diferentes perspectivas da organização assim
como uma descrição que permitisse contextualizar esta entidade como
sistema e racionalizar o emprego sistemático do conceito de “sistema”.
Neste contexto resumiram-se algumaa metodologias passíveis de ser
utilzadas no processo de análise organizacional resumida à vertente
específica de sistemas de informação. Procurou-se ainda sintetizar visões e
conceitos sobre a ontologia e propósitos dos sistemas de informação e de
arquivo apresentando-se similitudes e diferenças entre estas duas
entidades, nomeadamente o objectivo de cada uma delas. Apresentaram-se
ainda definições e conceitos relativos a processos e a documentos
destacando neste último caso as características próprias do documento de
arquivo e problemas específicos de documentos de arquivo electrónicos.
157
158
CAP 4 ESTUDO de CASO: O SECTOR do VINHO do PORTO
O objectivo do estudo que a seguir se apresenta consiste na identificação de
requisitos técnicos e conceptuais considerados necessários para construir
uma rede que suporte a realização de processos interorganizacionais e
transacções de acordo com exigências regulamentadoras de produção
documental. Para este efeito foi estudado um grupo de actores recolhidos
em três instituições, duas delas a operar no sector do vinho do porto e a
terceira proveniente da área de arquivos. Aplicaram-se a este universo
processos de recolha e análise de dados que abrangeram abordagens de
redes de actores sociais, identificação e modelação de processos,
identificação de documentos e sua análise diplomática.
A exposição segue uma via de desenvolvimento baseada nos princípios
expostos nos capítulos anteriores. Começamos portanto por descrever o
contexto social, económico e político condicionador das actividades das
entidades que constituem o universo estudado. Seguidamente são
explorados os dados obtidos através de análise social dos actores
participantes (RAS). A identificação e análise de processos
interorganizacionais que se segue, i.e., os processos desenvolvidos entre as
entidades participantes visa por um lado a potencial detecção de situações
problemáticas com vista a uma reformulação desses mesmos processos e,
por outro, a sua adaptação, antecipando um futuro funcionamento em rede,
a esse possível cenário de operação. Dado que a proposta de trabalho inicial
consiste numa rede de arquivos, descreve-se ainda o universo documental
produzido no âmbito dos processos interorganizacionais identificados,
considerando-se estes últimos como o contexto de produção desses
documentos. Finalmente propõe-se uma possível arquitectura de topo da
rede baseada no esquema SPIRT [89] com especial incidência em métodos
de identif icação e validação de entidades participantes na rede atendendo
aos diversos níveis de abstracção considerados: organizações, actores
sociais, processos, documentos.
159
4.1 Contexto legal, social e organizacional
O cenário em que se desenvolveu o presente trabalho inclui um conjunto de
três organizações tipológica e funcionalmente diversas. O motivo de escolha
destas entidades deveu-se exclusivamente ao facto de haver bastante
trabalho desenvolvido no âmbito de um projecto de assessoria técnica
solicitado pelo Instituto do Vinho do Porto ao Arquivo Distrital onde trabalha
o autor desta tese. Este projecto, pelas suas características longitudinais,
permitiu a apreensão de um vasto conjunto de informação quer sobre o
funcionamento e estrutura internas da instituição assessorada como
também do sector em que ela funcionalmente se insere. A este facto
associou-se a necessidade de encurtar etapas aproveitando um núcleo de
trabalho com resultados já consolidados e imediatamente utilizáveis, de
forma potenciar a exploração da abordagem proposta – RAS.
O universo escolhido consiste num conjunto heterogéneo na medida em que
congrega por um lado organizações provenientes do sector público e
privado; sob a perspectiva de objecto de negócio porque duas delas incidem
no produto vinho do porto no quadro de actividades económicas e a terceira
incide sobre arquivos numa perspectiva cultural e de informação. Há no
entanto pontos de conexão evidenciados por vezes de forma evidente e
outros de forma potencial, ou seja, o cenário funcional e social pode
propiciar a efectivação de relações entre duas das instituições envolvidas.
O facto de se tratar de um universo ou rede heterogénea, obriga a algumas
explicações prévias.
A rede é composta por três entidades: O Instituto do Vinho do Porto (daqui
em diante designado por IVP), o Arquivo Distrital do Porto (daqui em diante
designado por ADP) uma organização especializada de arquivo e uma
Empresa de Vinho do Porto (daqui em diante designada por EVP). Todas
têm objectivos e objectos de negócio diferentes. Nenhuma possui as
mesmas características organizacionais, estruturas ou processos. No
entanto focando-nos no aspecto estrutural e relacional todas têm ou podem
potencialmente vir a ter conexões que as unam. O IVP e EVP estão
inequivocamente unidos por relações estabelecidas legislativamente no
quadro legal regulamentador do sector do vinho do porto. Isto significa que
nem uma ou outra dispõem de opção relativamente a estas conexões
160
sociais e funcionais. Elas existem impostas por autoridade superior e não
podem ser ignoradas excepto por iniciativa da autoridade de tutela. Este
facto condiciona à partida o teor social das relações identificadas na rede.
Por outro lado algumas dessas relações encontram-se perfeitamente
padronizadas e definidas; por exemplo, as actividades inclusivas dos
processos interorganizacionais mantidos são claras e formalmente definidas.
A forma como estas são realizadas no entanto é variável e é aí
precisamente que a variabilidade social, potencialmente influenciadora do
desempenho de processos, irá ser analisada. Estas duas entidades -EVP e
IVP- mantêm no entanto um objecto comum: O vinho do porto, sendo que
naturalmente as perspectivas e consequentemente as actividades
desempenhadas relativamente a esse produto são diferentes: Uma
considera-o como fonte de produtividade e facturação mantendo a outra
uma perspectiva essencialmente baseada em aspectos patrimoniais tanto
num prisma económico como cultural. No entanto de uma forma ou de
outra ambas concentram as suas actividades sobre este produto.
O ADP surge como uma entidade marginal, pelo menos numa primeira
vista, neste cenário. Na sua qualidade de organização de arquivo
especializado cujo objecto são os documentos e sistemas amplos de
arquivo, não tem funcionalmente conexão com as actividades nucleares das
duas organizações suas coactoras na rede. O ADP conecta-se todavia
através de duas formas diferentes ambas contempladas na lei orgânica por
que se rege [Decreto-Lei 149/83 de 5 de Abril]: (1) A assessoria de carácter
técnico fornecida ao IVP no âmbito de gestão de sistemas de arquivo e
ainda (2) a gestão de incorporações, ou seja a condução de um processo
tendente a transferir documentos considerados de conservação permanente
para a sua esfera de custódia. Relativamente à EVP não existe de facto
neste momento qualquer tipo de relação situada dentro das duas áreas de
intervenção mencionadas. Ou seja, o ADP não mantém qualquer tipo de
relação com a EVP. Esta situação produz à partida uma rede
incompletamente conectada ou uma estrutura de aparelho [82] (na medida
em que o ADP não tem directamente relações com um dos nós da rede,
podendo apenas a ele aceder através de um nó intermédio, neste caso o
IVP). No entanto optou-se por considerar uma situação em que essa
conexão existisse de facto e isto pelos seguintes motivos:
161
1/ O ADP tem como funções e competências zelar pelo património
arquivístico (no sentido cultural do termo) das organizações consideradas
culturalmente relevantes na área do distrito do Porto. As empresas de vinho
do porto são detentoras de documentação inquestionavelmente significativa
dado incidirem sobre um produto tradicional e historicamente interessante.
Isto significa que estas organizações são estrategicamente alvos
preferenciais da acção proactiva (no caso de tomar a iniciativa de propôr a
incorporação) ou reactiva (no caso de ser solicitado a realizar a
incorporação) do ADP no que respeita à preservação desse mesmo
património documental, sejam essas acções manifestadas sob a forma de
assessoria (aconselhamento sobre preservação e tratamento técnico
documental) seja sob a forma de transferências desse acervo documental
para o próprio ADP.
2/ O ADP proporciona assessoria a instituições distritais, i.e., fisicamente
circunscritas à área do distrito do Porto, sejam elas pertencentes ao sector
público ou privado. Este facto cria potenciais possibilidades de cooperação
entre o ADP e qualquer organização que solicite a sua intervenção,
nomeadamente empresas do vinho do porto.
3/ Finalmente tem-se verificado uma aproximação crescente e conjuntural
do ADP a área do vinho do porto, materializada através de diversos
projectos e programas de cooperação nomeadamente com o Museu do
Douro ou o projecto de recuperação do Arquivo da Real Companhia Velha.
Neste contexto é lícito considerar uma forte probabilidade de surgirem
estruturas de oportunidades de colaboração e criação de relações entre o
ADP e EVP.
Considerando estes motivos optou-se por considerar a rede como conectada
ou seja havendo relações recíprocas entre as três entidades consideradas,
Já que este cenário iria enriquecer substancialmente a informação
produzida.
Este facto significa que a rede assim constituída inclui três organizações
com actividades diferentes, produtoras de documentos também
tipologicamente diversos, sendo duas delas fortemente conectadas [IVP,
EVP] e uma terceira conectada com apenas um nó formando a díade [ADP,
IVP]. O ADP relaciona-se com o IVP em dois processos distintos: por um
lado a assessoria técnica que tem prestado àquela instituição e por outro a
162
gestão de incorporação da documentação inactiva do IVP, que se iniciou em
Maio deste ano.
O contexto em que se passa este estudo é o sector do vinho do porto.
Historicamente esta área de produção inicia-se formalmente a partir de
1756 com a criação pelo Marquês de Pombal da Real Companhia Geral de
Agricultura das Vinhas do Alto Douro sendo a partir daí a sua produção e
comercialização submetidas a um quadro muito detalhado –embora
variando a sua severidade ao longo do tempo - de regras e normas quer
legais quer enológicas. Vários marcos referenciais podem ser referidos
relativamente à organização do sector [93]: Em 1907 o então primeiro
ministro João Franco cria a denominação oficial de Vinho do Porto; em 1926
é criado o Entreposto de Gaia que funcionou e funciona como uma zona
exclusiva de comercialização deste produto e actua portanto como factor de
restrição e controlo com o objectivo de evitar falsificações e negócios ilícitos
que possam comprometer a qualidade pretendida. A atribuição de estatuto
de entreposto foi igualmente concedida à região do Douro permitindo a
comercialização do produto directamente na área de produção. Em 1932 e
1933 são criadas três instituições base para a estruturação do sector: A
Casa do Douro (18 de Novembro de 1932), o Grémio de Exportadores
extinto em 1974 e hoje em dia substituído pela Associação de Comerciantes
do Vinho do Porto (10 de Janeiro de 1975) e o Instituto do Vinho do Porto
(10 de Abril de 1933). A regulamentação de fundo do sector foi
substanciada no Decreto-Lei 166/86 de 26 de Junho o qual determina a
região demarcada e as diferentes tipologias de vinho do porto bem como as
suas características organolépticas e químicas. Outros diplomas têm sido
regularmente emitidos tendo em vista discip linar o sector o qual é
tradicionalmente atingido por uma excessiva sobreposição de competências
por parte de várias organizações do sector. A criação da CIRDD (Comissão
Inter-Profissional da Região Demarcada do Douro) por Decreto-Lei n.º
74/95, de 19 de Abril; a renovação de competências do IVP por Decreto-Lei
n.º 75/95, de 19 de Abril, são alguns desses diplomas.
O Sector tem sofrido nos últimos 6 anos uma contracção progressiva
traduzida na extinção e absorpção das pequenas empresas com menor
capacidade produtiva e comercial por grupos internacionais e nacionais (por
163
exemplo a SOGRAPE) os quais não se dedicam apenas ao vinho do porto
mas a todos os vinhos quer como produtores ou comerciantes, ou ainda
acumulando as duas actividades38. Várias razões podem explicar este
fenómeno, mas as mais evidentes são duas: (1) Por um lado o espaço
geográfico de produção de vinho do porto ser uma região rigorosamente
demarcada não havendo fisicamente qualquer hipótese de crescimento,
estando portanto o mercado e a capacidade produtiva à partida limitadas. A
expansão da produção é feita à custa de inovações tecnológicas tal como a
optimização de posicionamento de vides, técnicas de enxertia, produtos e
fertilizantes utilizados. (2) Por outro lado o desinteresse tendencial do
mercado por produtos vinícolas (é uma tendência europeia) e a perda de
competitividade do vinho do porto relativamente a outras tipologias
vinícolas como o xerez e outras marcas estrangeiras, condicionam a venda
e produção deste produto.
Comercialmente, ou seja do ponto de vista de rentabilidade tem-se
verificado uma forte tendência para desenvolver colocação do vinho de
porto de qualidade e portanto mais caro, como forma de repôr e mesmo
ultrapassar (segundo dados dos relatórios de actividades do IVP e da
CIRDD) os proveitos obtidos pela venda de grandes quantidades de produto
de menor qualidade.
O sector é fortemente regulado. Existem cinco entidades a exercer controlo
e a cobrar diferentes tipos de taxas dos operadores. O IVP, a Comissão
Inter-profissional da Região do Douro (CIRDD), a Casa do Douro, a
Alfândega e a Inspecção Geral das Actividades Económicas.
Esta situação de sobrecarga fiscalizadora e regulamentadora não é
exclusiva de Portugal pois o facto é que o vinho sempre foi um produto
intensamente regulamentado e fiscalizado. Henry Denis (Denis, citado por
Moreira, Vital) [93] declarava que “o vinho é provavelmente o mais
regulado dos produtos, sendo necessário pôr em acção muitos mais textos
legislativos e regulamentares para produzir vinho do que para construir
uma central nuclear...”. Todas e cada uma das entidades intervenientes no
sector, mantêm os seus próprios interesses, perspectivas e jogos de
influências sobre o funcionamento de um mercado já de si em retracção e
que portanto não contribuirá para o seu desenvolvimento. 38 Dados retirados de relatórios de actividades do IVP
164
A área de actividade nuclear do ADP insere-se num contexto governamental
na área da Cultura. Depende com efeito deste Ministério e ainda, numa
ordem hierárquica directa, do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do
Tombo. A dependência deste Ministério no entanto não é completamente
esclarecedora já que as características da actividade arquivística têm pela
sua natureza mais que ver com informação que propriamente com gestão
cultural. Isto explica o facto de algumas das competências específicas dos
Arquivos Distritais se situarem no âmbito de assessoria técnica e mesmo a
Lei orgânica do IAN/TT - o Decreto-Lei 60/97 de 20 de Março- definir de
forma clara a competência interventiva na política de gestão de documentos
na administração pública. O ADP insere-se portanto neste último sector
sendo sendo economicamente uma instituição de baixa competitividade
vocacionada para o serviço público. A concorrência não se verifica pelo
menos nos mesmos moldes constatados no sector privado de que são
exemplos os operadores de vinho do porto. O ambiente tecnológico é
exigente mercê da rápida evolução para o mundo digital particularmente no
que respeita a conversão de suportes (por exemplo a digitalização de
preservação e comunicação) e ainda com a utilização corrente de
documentos electrónicos.
Procurou-se estabelecer uma síntese comparativa entre as três
organizações escolhidas, a qual é representada no quadro seguinte e que foi
organizado de acordo com as seguintes variáveis: (1) a área de actividade;
(2) o grau de complexidade de mercado atendendo às respectivas áreas de
actividade (3) a especificidade das actividades nucleares consideradas sob o
ponto de vista técnico e tecnológico (4) A estratégia de coordenação entre
entidades (5) a estratégia informática dividida em três aspectos: A
estratégia de informação interorganizacional, a estratégia de sistemas de
informação organizacionais e finalmente as características da infra-estrutura
tecnológica de rede, ou seja, a tecnologia subjacente ao estabelecimento de
conexões transaccionais entre as entidades consideradas.
Tabela 4.1 – Caracterização do sector de Vinho do Porto
Organização ADP IVP EVP
Área de actividade Arquivos/documentos Sector de vinho do porto
165
Complexidade de Mercado
Média Média
Especificidade das actividades nucleares
Elevada
Alta: análise técnica e laboratorial especializadas e acreditadas – NP EN ISO/IEC 17025)
Alta: Necessidade de tecnologia capaz de avaliar qualidade de produto de forma a respeitar standards impostos pelo IVP
Estratégia de coordenação
Postura proactiva relativamente a incorporação de documentos. Postura reactiva relativamente a apoio técnico, i.e., a entidade externa tem de solicitar apoio
Relativamente a EVP: Postura de fiscalização mas recentemente convertida para uma atitude de cooperação e corresponsabilização através da fórmula de “Contrato de Garantia”. Relativamente a ADP: Solicitação de apoio técnico no âmbito de gestão documental e incorporação de documentos definitivos.
Relativamente a IVP: Dependência para realização de actividade nuclear de comercialização de vinho do porto: Entre EVP: Política de mercado; concorrencial com alianças estratégicas eventuais e reposicionamento de mercado. Relativamente a ADP : Não existe neste momento.
Estratégia de informação interorganizacional
Existe uma identificação de objectivos estratégicos e operativos estando para alguns deles definidos requisitos de informação. É o caso da gestão de utilizadores, gestão de incorporações e apoio técnico externo e comunicação de documentos
A instituição desenvolveu uma análise profunda de requisitos de informação tanto interna como externa centrada no controlo de qualidade do vinho do porto assim como no seu desempenho nos mercados nacional e internacional
Não foi inteiramente esclarecido este ponto na recolha de dados efectuada. No entanto dispõem de especificações técnicas detalhadas relativamente a enologia, ou seja, castas, metodologias agrícolas e tecnologias associadas a todo o ciclo embrionário e produtivo do vinho do porto.
Estratégia informática
Estratégia de sistemas de informação
Não existe neste momento um sistema automatizado e coerente que sustente as necessidades de informação identificadas. São utilizadas aplicações pontuais e sem comunicação entre si
A instituição desenvolveu um sistema de informação de grande porte que apoia as funções nucleares de controlo administrativo e tecnológico de vinho do porto. Este sistema suporta nomeadamente processo designada por “circuito administrativo de amostras” que corresponde a avaliação analítica e sensorial de amostras do produto entregues pelos operadores e ainda a gestão de contas correntes de operadores. Adquiriu ainda outros sistemas que apoiam as funções de gestão de unidades de negócio. O EDI foi equacionado mas abandonado.
Desenvolvimento/Aquisição de sistema de informação de grande porte de apoio à produção e armazenamento, integrado com a comercialização do produto. Desenvolvimento / Aquisição de sistema de apoio à área de enologia e relativamente aos processos específicos de controlo de qualidade do produto. Este sistema obedece aos parâmetros impostos pelo IVP. O EDI foi aplicado mas abandonado
166
Infra-estrutura tecnológica de rede
Contactos telefónicos, CTT, fax e email. Estrutura de rede e não de aparelho; relações transaccionais apenas e de proximidade. Não são exercidos controlos. Não há estratégia de comunicação digital ou baseada em rede. Apenas são utilizados correio electrónico, fax e CTT. O ADP não tem colaboradores especializados em informática nem estes estão contemplados no quadro de pessoal. Este facto associado à escassez orçamental nesta rubrica constitui um grave impedimento ao desenvolvimento do seu sistema de informação
O sistema utilizado é relacional e assenta numa arquitectura AS/400. Relativamente às EVP não há ainda qualquer estrutura de comunicação e interacção electrónicas. As transacções processam-se de parte a parte através de email, ctt, fax, telefone. Foi criado um portal específico gerido pelo IVP para o sector no qual decorrem algumas transacções mediante acesso controlado(log-in e password) como informação sobre contas correntes. Está prevista a automatização de algumas transacções através de processos de comércio electrónico via internet.
Com outras EVP’ este aspecto é desconhecido Com ADP: Não existe. Apenas foram dadas informações funcionais e não técnicas sobre os sistemas utilizados. A empresa estudada (Ferreira) possui no entanto uma rede privada que une as diversas empresas pertencentes ao grupo SOGRAPE a que pertence.
Destacam-se ainda os seguintes aspectos:
1/ A diferença de posicionamento económico e consequente ajustamento de
sistemas de informação entre o ADP e o IVP por um lado e EVP por outro.
No primeiro caso ambas as organizações se enquadram no sector público e
portanto de baixa competitividade em que o objecto de negócio não
consiste em realizar capital mas sim assegurar actividades reguladoras num
caso, essencialmente técnicas no outro. A EVP ao contrário integra o sector
privado com objectivos lucrativos, consistindo portanto numa organização
de elevada competitividade.
2/ Devemos distinguir ao longo desta análise e particularmente no desenho
de Rede Interorganizacional de Arquivos (RIA) que existem dois tipos de
empresas de vinho do porto: As grandes empresas concentracionistas que
ocupam fatias de mercado próximas dos 90% e as pequenas empresas,
quase todas localizadas na região demarcada que possuem características
de pequena empresa quase familiar e que portanto não detêm
possibilidades de concorrência efectiva no mesmo plano que as anteriores.
Precisamente por isso e pela habitual escassez de meios e conhecimentos
técnicos, não é possível a essas empresas, pelo menos neste momento, a
167
adesão a uma estrutura exigente de tecnologias de informação e
comunicação..
3/ As grandes empresas que operam no sector não se dedicam
exclusivamente à produção e comercialização de vinho do porto. Tem
actividades económicas diversificadas, alargadas a vários produtos vínicos
ou alcoólicos. A razão para isso é que como atrás explicado, o facto da
produção de vinho do porto ser insuficiente para, por si só assegurar o
enriquecimento e capitalização de uma empresa que opere neste sector. A
produção de vinho do porto é limitada, estando a área física de plantio
circunscrita a uma área territorial delimitada e sem hipótese de
alargamento, sendo a expansão produtiva apenas possível através de
progressão de técnicas agrícolas e enológicas. Mesmo assim os ganhos
obtidos com a tecnologia podem ser aleatoriamente perdidos em função de
variáveis climatéricas que constituem um factor de constrangimento da
actividade agrícola. Há portanto um equilíbrio produtivo dificilmente
alterável.
Para melhor explicitação da realidade percepcionada no universo de rede
estabelecido foi elaborado um diagrama de classes (figura 4.1) em que se
pretende exprimir as entidades existentes e as respectivas relações entre
elas estabelecidas. Este diagrama é o primeiro de uma série de modelos
construídos para suporte do processo analítico e que se encontram quer no
texto ou nos anexos incluídos no final deste trabalho. A base metodológica
seguida é a modelação UML parcialmente baseada em extensões Eriksson -
Penker [40] e na perspectiva apresentada por estes autores de analisar um
sistema de acordo com diversas vistas ou perspectivas diferentes desse
sistema: por outras palavras, cada diagrama foca uma determinada
interacção específica do objecto analisado no contexto de uma determinada
vista sistémica. Essa vista é naturalmente sempre parcelar visto que um
modelo constitui uma representação e portanto uma aproximação de uma
determinada realidade, neste caso, uma rede39. Neste contexto serão
incluídos para além deste diagrama de topo que representa as classes
existentes na rede/sistema, diagramas de objectivos, diagramas de
processos, diagramas de actividades e ainda diagramas actores/papéis.,
39 Ao longo deste trabalho considera-se que uma rede tem propriedades sistémicas podendo como tal ser cons iderada (ver cap.2) [81] [82]
168
A leitura deste diagrama é feita da seguinte forma: Um agente regulador
fiscaliza vários operadores e avalia a qualidade de um produto – neste caso
o vinho do porto. Esta acção implica a protecção da reputação e qualidade
desse mesmo produto.
Tanto esta entidade reguladora como os operadores operam em mercados
divididos de acordo com as suas características alfandegárias e comerciais.
Normalmente esta divisão é baseada em nacionalidades ou áreas
económicas gerais, por exemplo, UE, Inglaterra, Benelux, EUA, Canadá, etc.
As duas entidades operam nesses mercados com objectivos diferentes: uma
com propósitos comerciais e a outra com objectivos reguladores e
promocionais. Ambas as entidades participam em processos
interorganizacionais nos quais são produzidos documentos. Esses
documentos são geridos por unidades de informação de arquivo
especializadas com capacidade para operar em rede.
Os processos decorrem na rede interorganizacional sendo os documentos
produzidos aí disponibilizados.
O p e r a d o rA g e n t e R e g u l a d o r
Un idadeIn fo rmaçãode Arquivo
Documen toRede
M e r c a d o
P r o d u t o
P r o c e s s o
D iag rama
1
*
regu la /es tuda
*
1
t ransacc ionaEm
*
* re lac iona-s e C o m
1 *
1
1
*
1fab r i ca
*
* part icipaEm
1
*
apoia*
1 . . *
*
*
*
1
operaEm
1. . *
1
*1éColocadoEm
1
*
part icipaEm
aval ia /protege
gere
*
1
éGeridoEm
apoia
f i sca l i za
p r o d u z
Figura 4.1 - Diagrama de classes do universo analisado
169
4.2 Metodologia utilizada
O objectivo principal deste trabalho é a concepção de uma rede inter-
organizacional de arquivos. Para atingir este objectivo, estabeleceram-se
dois objectivos específicos onde, numa perspectiva de “Soft Systems
Methodology” se pretendeu investigar:
1. a aplicabilidade da abordagem de RAS na análise e concepção de uma
rede de arquivos, envolvendo as entidades sistema de arquivo e sistema de
informação.
2. a aplicabilidade de métodos de modelação do negócio da engenharia
informática à análise de processos interorganizacionais na área dos arquivos
Destes objectivos de investigação específicos decorre naturalmente a
avaliação da aplicação combinada destas duas abordagens.
Como corolário deste processo propõe-se um modelo conceptual de rede de
arquivos que englobe requisitos de natureza tecnológica – apropriados às
características específicas do universo em estudo – e requisitos de meta-
informação aplicada tendo em consideração as vistas de identificação,
integridade e autenticidade de documentos produzidos numa perspectiva de
realização de transacções interorganizacionais jurídica e socialmente
válidas.
Os procedimentos seguidos enquadram-se no âmbito metodológico de
Ciências Sociais, exigindo portanto a recolha de dados de forma a obter um
corpus de informação considerado suficiente para permitir concretizar as
metas definidas. O processo foi indutivo e empiricamente baseado na
recolha de dados através de processos que a seguir descrevemos. A
macroperspectiva adoptada foi de “grounded theory” [49] em que se vão
recolhendo dados e em função da sua análise redefinindo pistas de trabalho
e subsequente área de recolha de outros conjuntos de dados eventualmente
adaptados a essas novas pistas de investigação. Esta via de trabalho
pareceu mais adequada atendendo às contingências experimentadas de (1)
inadequação de recolha directa de dados atendendo à constatação da
insuficiência e incorrecção que os mesmos apresentavam. (2) a incerteza
dos resultados que seriam obtidos considerando-se ser a primeira vez que
se aplicava esta abordagem para este propósito específico. A utilização
desta metodologia por ser mais flexível permitiu corrigir a redireccionar os
170
caminhos numa primeira fase definidos em função dos resultados que se
iam obtendo. A escolha dos processos como plataforma de identificação de
actores não obedeceu a qualquer base estatística, ou a hipóteses colocadas
previamente mas antes a informação qualitativa, baseada em dados
recolhidos que indicavam a pertinência da sua potencial inclusão no estudo
de caso considerando a sua relevância do ponto de vista de transacções
mantidas entre as organizações. Apenas um exemplo: Algumas questões
quanto a interacções informais de actores no decorrer de processos
interorganizacionais surgiram apenas após a constatação de que a
modelação de alguns processos apresentada aos actores neles participantes
não era por eles consideradas como inteiramente correctas, apesar das
diversas actividades terem sido modeladas de acordo com dados recolhidos
através de entrevistas realizadas a esses mesmos actores. Este facto levou
à formulação de outras perguntas que permitissem dirigir o caminho da
investigação para a possibilidade de lateralização de alguns passos
formalmente declarados, por acções informais que os actores empreendiam
por julgarem dessa forma acelerar o processo.
4.2.1 Métodos de recolha de dados
Os métodos de recolha de dados utilizados foram essencialmente os de
observar os actores, isto é constatar através da observação directa o
exercício de actividades de actores; a entrevista semi e não estruturada e
ainda o questionário [104]. Verificou-se, no entanto, que este último
método não era uma solução eficiente. Foi elaborado inicialmente um
questionário que pretendia servir de teste, ou seja aferir da apetência dos
actores para responder de forma expedita e precisa às questões sugeridas.
No entanto os resultados mostraram que esta não era uma via a seguir.
Primeiro porque o tempo de resposta era demasiado longo e esta apenas se
verificava quando eram os actores insistentemente solicitados a fornecê-la.
Segundo porque na maior parte dos casos foram apresentadas dúvidas
quanto ao significado das perguntas, dúvidas essas apenas supridas com
prolongados esclarecimentos presenciais. Na verdade constatou-se uma
171
inadequação do universo semântico dos entrevistados às questões
formuladas apenas ultrapassável por interacção presencial.
Por outro lado foi aproveitado o grupo de trabalho dentro do IVP que tinha
sido constituído para a realização do projecto de implementação de sistema
de arquivo para o qual o ADP tinha sido solicitado. Este grupo integrava
representantes das diversas unidades orgânicas e funcionais do IVP,
estando portanto representados todos os actores identificados que
compõem a rede em estudo.
4.2.2 Nivel de agregação e envolvimento de actores
O nível de actores escolhido, e este pode ser qualquer nível de agregação,
foi a de unidade funcional que nos pareceu o mais adequado pelas
seguintes razões: (1) Caso o nível de refinamento aumentasse passando-se
portanto para o de actor individual, seria constituído um universo
demasiado numeroso para dar uma imagem representativa de estrutura
social atendendo a que a entidade que se pretendia explorar era a de rede
interorganizacional. (2) por outro lado uma aproximação com maior grau de
abstracção, p.ex., o nível de função seria inadequado por não proporcionar
o nível de detalhe suficiente que permitisse concluir ou recolher dados
suficientemente detalhados para eventuais conclusões. Desta forma optou-
se pela unidade funcional situada entre o nível funcional e individual.
Os elementos seleccionados eram abordados individualmente ou em grupos,
fossem eles organicamente similares ou diferentes. Por outras palavras, as
reuniões eram realizadas estando sempre presente o entrevistador e um ou
mais representantes de uma unidade funcional determinada ou uma ou
mais unidades funcionais determinadas. Haveria portanto um cenário em
que os actores 1 e 2 da unidade A estariam presentes, e outro cenário
complementar em que seriam entrevistados os actores 1 e 3 das unidades A
e B, por exemplo.
Os resultados práticos das entrevistas eram posteriormente apresentados
aos membros do grupo convidando-se os mesmos à apresentação de
correcções e propostas. Note-se que sempre se verificou participação
efectiva dos elementos cujas propostas, sugestões e correcções foram de
172
forma geral integralmente incluídas de forma a refinar e aperfeiçoar o
modelo social e funcional da forma mais aproximada possível da realidade
percepcionada.
Periodicamente foram realizadas reuniões com todos os membros do grupo
de trabalho com o objectivo de proporcionar ocasião de debate e troca de
opiniões sobre os modelos apresentados, pretendendo-se potenciar
vantagens de trabalho cooperativo. Não se julgou no entanto que essas
reuniões fossem de grande utilidade, visto que em presença de um grupo
numeroso de pessoas mesmo reciprocamente conhecidas desde há tempo
considerável, a tendência de participação e expressão de opiniões era muito
reduzida relativamente a reuniões realizadas individualmente ou em grupos
sectoriais.
Antes de cada reunião geral, com antecedência de cerca de uma semana,
eram distribuídos documentos preparatórios da reunião quer fossem apenas
informativos ou requerendo intervenção dos actores. Desta forma procurou-
se optimizar o tempo dispendido com cada reunião de grupo. As entrevistas
sempre que possível não excederam uma hora.
4.2.3 Exploração da recolha de dados
O desenvolvimento da análise foi elaborado numa perspectiva base-topo.
Ou seja, em vez de se partir da estrutura social para os processos
executados dentro dessa mesma estrutura, começou-se por identificar os
processos que decorriam dentro de cada organismo, isolando-se
seguidamente os processos interorganizacionais, ou seja, que necessitavam
de interacção entre actores de vários organismos da rede para serem
levados a cabo. Esta abordagem tem a nosso ver algumas vantagens sob o
ponto de vista de análise organizacional que passamos a expor:
(1) O objectivo da análise eram os processos interorganizacionais balizados
por um propósito específico: o estabelecimento de rede de arquivos. Uma
análise que focasse inicialmente a estrutura social, i.e., as relações sociais
existentes e a sua natureza (conteúdo, substância) levaria a um tempo
excessivo de recolha de dados e ainda, julgamos, um enviesamento que
embora susceptível de ulterior correcção face ao cruzamento dos dados
173
obtidos pela análise organizacional clássica, importaria em tempo de
trabalho mais elevado. Além disso constatou-se que quando questionados
sobre relações com outros actores de forma descontextualizada dos
respectivos processos funcionais formalizados e identificáveis, i.e., em que
as suas fronteiras eram inequivocamente percepcionadas pelos actores
envolvidos, havia tendência a ignorar ou não considerar relações com todos
os actores com quem efectivamente se mantinham relações. Este problema
surge de forma particularmente clara em contextos colectivos de
organizações e pode exprimir-se da seguinte forma: Um actor tende a
ignorar outro com o qual mantém relações formais mas em que haja uma
relação de dependências unidireccional, ou seja se A depende de B (pelo
menos em maior grau) mas B não depende de A, quando entrevistado B
não menciona A, mas A menciona B. Obviamente uma situação deste
género introduziria enviesamento de resultados.
(2) Realizando o inquérito a partir de uma base solidamente construída e
formalizada de processos organizacionais estabelecidos torna-se
imediatamente visível o conjunto de actores participantes. Quando
chegamos a uma fase de recolha de dados da estrutura social é-nos
possível comparar esta com os resultados obtidos na primeira fase o que
confere uma base de aferição e validação dos resultados subsequentes.
Os actores foram interrogados da seguinte forma:
Identificados os processos específicos em que participavam foram-lhes
colocadas as seguintes perguntas:
• Relativamente ao processo x, com quem contactavam formalmente
para resolver o processo.
• Relativamente ao processo x, com quem contactavam informalmente
para resolver o processo (por exemplo para acelerar ou resolver
bloqueios).
• De que forma contactavam outros actores mencionados acima:
presencialmente, telefonicamente, fax, email?
• Relativamente ao processo x, quem tomava normalmente a iniciativa
do estabelecimento de contacto?
Os resultados destas entrevistas foram tratados individual e
qualitativamente sendo utilizados para desenhar a rede que representa na
174
figura 4.2 e ainda as duas matrizes de adjacência –controlo e transacção–
utilizadas para aplicação de medidas RAS.
Um último processo de obtenção de dados foi concretizado através de
consultas ao arquivo organizacional do IVP. Foram consultados documentos
primários, particularmente processos de operadores, documentos de
desenvolvimento de programas informáticos e relatórios de actividades.
Foram ainda recolhidas cópias de documentos estruturados como por
exemplo formulários utilizados em cada processo interorganizacional
identificado.
Os documentos envolvidos em transacções comuns e portanto produzidos
nos processos interorganizacionais identificados foram sistematicamente
estudados numa perspectiva diplomática, sendo os resultados
representados no anexo B.
4.3. Descrição de actores
4.3.1 Critérios de inclusão de actores
Descrevemos a seguir os actores participantes na rede interorganizacional.
O critério de inclusão da rede obedeceu ao principio nomotético baseado na
definição de actores a incluir na rede e considerando este conjunto como
limitado de acordo com critérios definidos pelo analista. Estes critérios
consistiram em:
1/ Incluir todos os actores que participavam directamente nas
transacções/processos interorganizacionais identificados,
2/ Incluir todos os actores com participação indirecta mas com influência
directa na transacção.
Esta aproximação bipolar justifica-se na medida em que há actores que são
participantes directos no processo descrito, havendo outros que não tendo
uma participação directa, i.e., não desempenham directamente quaisquer
actividades, muitas vezes determinam a forma como esse processo deverá
decorrer numa transacção específica. Por outras palavras a sua influência
não se limita a uma definição de política (o que é uma influência clara mas
não directa no sentido de participação material no processo) mas também
175
na interferência casuística na forma de decurso de um processo. Por
exemplo no caso de definição de quotas de comercialização num
determinado processo de venda.
Desta forma pareceu-nos que os resultados seriam mais aproximados da
realidade. Não foram incluídos os actores que participam noutros processos
organizacionais fossem eles internos e portanto exclusivos de uma
organização, ou ainda interorganizacionais mas não relacionados com o
sector do vinho do porto, por exemplo a actividade de carácter cultural ou
ainda a promoção de feiras ou exposições. Admitimos que este
reducionismo da amostragem possam ter tido consequências negativas.
Existem com efeito descontinuidades na estrutura e comportamento quando
são alterados os níveis de agregação das unidades de análise [116]. Tratou-
se no entanto de uma opção de risco assumida e justificada pela
impossibilidade de análise sistemática e total de toda a interacção entre as
organizações consideradas.
4.3.2 Descrição de actores
Descrevem-se seguidamente os actores participantes a dois níveis:
(1) O primeiro nível reporta-se às instituições envolvidas consideradas
neste contexto como macro-actores. A análise de rede não se vai basear
nelas pelas razões acima explicitadas. Parece-nos no entanto importante
identificar e caracterizar estas organizações para melhor compreender o
contexto da análise. Neste nível serão portanto descritos o Instituto do
Vinho do Porto, o Arquivo Distrital do Porto e uma Empresa de Vinho do
Porto. Neste último caso apenas uma empresa foi analisada. Julgamos no
entanto ser possível generalizar a partir do caso observado, à semelhança
dos métodos estatísticos inferenciais, as propriedades e formas de conexão
registadas ao restante universo do sector de vinho do porto, considerando
uma uniformidade na tipologia e formas de desenvolvimento comuns em
todos os processos considerados. Essa normalização decorre naturalmente
do papel assumido pela entidade reguladora – o IVP – na determinação da
forma e substância desses mesmos processos.
176
(2) Num segundo nível descrevem-se os actores, agregados ao nível de
unidade funcional, que participam na rede de acordo com os critérios de
selecção igualmente atrás explicados.
Primeiro nível
Instituto de Vinho do Porto
O IVP é uma instituição pública, dependente do Ministério da Agricultura.
Assume legalmente a forma de instituto público com autonomia
administrativa e financeira. Tem como funções nucleares assegurar a
qualidade técnica do vinho do porto sob o ponto de vista intrínseco, i.e.,
assegurando a manutenção por parte das empresas produtoras das
qualidades organolépticas e micrológicas do produto. Simultaneamente
estabelece e gere mecanismos reguladores de comercialização e afectação
de capacidades aos produtores. A cada EVP é atribuída no início do ano e
em consequência dos resultados vindímicos, uma determinada capacidade
de venda, i.e., de colocação de produto no mercado. Estas quotas são
controladas não podendo, excepto em casos excepcionais e determinados
pelo IVP, ser ultrapassadas. O controlo exercido estende-se ainda a recolha
aleatória de amostras de vinho do porto quer directamente na linha de
produção das empresas, quer ainda nas superfícies comerciais, ou seja,
empresas que apenas exercem a comercialização do produto. Ao IVP são
ainda cometidas as funções de defender a marca e imagem de marca no
estrangeiro, recolher informação sobre os mercados e o sector, desenvolver
iniciativas e programas de promoção do vinho do porto. Incluem-se neste
último caso a gestão de unidades de negócio como os solares de vinho do
Porto (Porto, Lisboa e brevemente Régua) e Lojas (Porto, Lisboa,
Aeroportos). Destaca-se um aspecto importante para a contextualização do
caso representado nesta comunicação. O IPV até cerca de 1997 assumiu
relativamente ao sector uma política baseada em procedimentos de controlo
e fiscalização. Muitas vezes designado por "polícia" do sector e sem
detrimento das reais necessidades de fiscalização, particularmente na
Região Demarcada do Douro, o IVP executava as suas funções num
posicionamento activo de controlo. Esta política era visível na própria
177
orgânica interna na qual se destacava o papel de fiscalizador e a unidade
funcional fiscalização a qual assumia a maior parte dos contactos com as
empresas do sector.
No entanto a tendência tem sido uma translação da posição do papel de
fiscalizador para a de agente regulador de mercado, confiando nas próprias
empresas e na competitividade latente do mercado para manter a qualidade
do vinho do porto. Este novo posicionamento é materializado no chamado
"contrato de garantia", o qual se centra no desenvolvimento de relações
públicas e em aspectos essencialmente cooperativos de estabelecimento e
sedimentação de relações de confiança, a par de promoção do
desenvolvimento de uma política de incentivo à acreditação de qualidade.
A sua estrutura organizacional pode ser caracterizada como um híbrido
entre uma estrutura burocrática mecanicista e profissional. Isto porque
inclui um conjunto de processos repetitivos particularmente localizados em
acções de fiscalização e de análise tanto laboratorial como sensorial, as
quais são asseguradas por profissionais com elevadas qualificações e que
interactuam com instituições de investigação internacionais e de carácter
multi-organizacional (universidades, laboratórios de análise, etc.)
Arquivo Distrital do Porto
O ADP neste contexto é a organização que introduz heterogeneidade na
rede. O seu objecto de negócio é diferenciado e ele surge com relações não
permanentes com um ou dois dos restantes actores.
É um organismo público dependente do Instituto dos Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo e do Ministério da Cultura. As suas competências
são reguladas, tal como as de todos os Arquivos Distritais, pelo Decreto-Lei
149/83 de 5 de Abril. A sua esfera de actividade no entanto ultrapassa o
domínio exclusivo de arquivos definitivos, traduzido em valorização de
património arquivístico, integrando competências na área de gestão de
incorporações, sendo estas facultativas ou obrigatórias, no apoio técnico às
instituições do distrito, verificando-se em todas as áreas de arquivos; na
conservação de documentos que inclui processos de transferência de
suporte quer analógico (microfilme) quer digital; e ainda a extensão cultural
e educativa. Esta última valência traduz-se em condução de visitas ao
178
arquivo, instalações e acervos. O ADP excepcionalmente mantém ainda
cooperação com a Universidade do Porto, particularmente com o INESC-
Porto no âmbito de projectos na área de multimédia e desenvolvimento de
aplicação de descrição arquivística.
Sob o ponto de vista organizacional mantém uma forte componente
adhocrática devido a uma estrutura interna informal e polivalente bem
como pela concepção de actividades particularmente relacionadas com
assessoria técnica e valorização de património arquivístico baseadas em
estrutura de projectos. Mantém igualmente uma percentagem de burocracia
profissional dado o estatuto profissional de arquivistas (uma licenciatura e
uma especialização obrigatória) que implica normalização de qualificações.
Empresa de Vinho do Porto
A EVP (Empresa de Vinho do Porto) estudada nasceu do estudo e de
entrevistas efectuadas a duas empresas do sector, cujas estruturas
orgânicas estudadas e processos geridos são idênticos. Obteve-se portanto
um perfil de EVP baseado na análise concreta de duas empresas. A empresa
em que foi efectuada maior recolha de dados foi todavia a FERREIRA, que
pertence ao grupo SOGRAPE.
Trata-se de uma grande empresa com actividades variadas e não apenas
dedicadas ao produto vinho do porto. Possui as valências funcionais de
produção; comercialização e marketing e ainda de logística perfeitamente
desenvolvidas, a par da componente essencial nesta área de actividades de
enologia que na prática trata do apuramento da qualidade e evolução de
produto. A enologia intervém ainda na definição de técnicas de plantio e
tratamento da vinha. As características organizacionais apontam para duas
componentes essenciais; Por um lado de burocracia mecanicista reflectida
nas áreas de produção e logística e por outra de burocracia profissional
manifestadas no elevado grau de qualificação académica e técnica
necessárias para a área enológica.
Segundo nível
Os actores são seguidamente descritos da seguinte maneira:
179
É dada uma identificação codificada numérica sequencial; o nome abreviado
do actor que será a sua identificação na rede. A designação do actor é o
desdobramento do campo anterior. Preferiu-se optar por este tipo de
identificação a uma exclusivamente numérica por se julgar ser mais
identificativo. É feita a descrição sintética do actor e das suas
competências; as funções que desempenha; quais os processos
interorganizacionais em que participa (referência aos processos que são
referidos a seguir) e ainda actores com que mantém relações e atributos –
forma e conteúdo de acordo com terminologia RAS- dessa conexão. Refere-
se ainda por uma questão de clarificação a macro-entidade a que cada actor
está associado. Os actores foram defin idos funcionalmente, i.e., atendendo
às funções desempenhadas na “rede”. No entanto cada actor desempenha
dentro de cada processo identificado, o qual está integrado numa função
específica, um determinado papel ou eventualmente mais que um papel
representando o conteúdo da relação estabelecida entre a díade. Há
portanto uma lógica de aproximação dupla: por um lado considera-se o
posicionamento funcional contextualizador do processo interorganizacional
em que o actor participa; paralelamente identifica-se em cada processo, o
papel ou papéis que cada actor desempenha. Há portanto um
“encapsulamento” do papel dentro do processo que por sua vez é
enquadrado pela função. Para representar a realidade referida e por vezes
cumulativamente presente nas relações observadas, foram mapeados
através de diagramas actores/papéis os papéis que cada actor desempenha
dentro de cada um dos processos identificados. Esses diagramas
encontram-se no anexo B.
Tabela 4.2 - Quadro síntese de actores participantes na rede
# Sigla Título
1 PCIVP Planeamento e controlo IVP
2 GCX Gestão de caixa 3 FISC Fiscalização
4 SAQ Auditoria de qualidade
5 ATQ Avaliação técnica de qualidade 6 GPC Gestão de património cultural
7 GINFO Gestão de informação, análise e prospectiva
8 JCP Junta Consultiva de Provadores
180
9 PCADP Planeamento e controlo ADP
10 GINC Gestão de incorporações
11 GAT Gestão apoio técnico 12 PROD Produção
13 MARKT Marketing
14 COM Comercialização 15 APROV Aprovisionamento
16 ENOL Enologia
17 PCIVP Planeamento e controlo EVP
# 01
Id_Actor: PCIVP
Título: Planeamento e controlo
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Entidade responsável por gestão do IVP e das suas actividades. Equivale organicamente à Direcção do IVP
Funções: Executa a política do governo para o sector aplicando as suas competências de planear actividades, processos primários e regulamentar processos de suporte
Processos em que participa:
Indirectamente em todos, na medida em que é actor distribuidor de tarefas e regulador dos sistemas de actividades do IVP. Directamente lidera processos de desenvolvimento de coordenação interorganizacional
# 02
Id_Actor: GCX
Título: Gestão de caixa
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Corresponde a Se rviço de Tesouraria
Funções: Arrecadar proveitos e remir custos produzidos pelo IVP
Processos em que participa:
12-Vender selos de garantia
# 03
Id_Actor: FISC
Título: Fiscalização
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Organicamente corresponde à Direcção de Serviços de Fiscalização
Funções: Compete -lhe a coordenação e iniciativa de acções de fiscalização no plano administrativo e operativo, no sentido de
181
garantir a credibilidade continuada do produto através de práticas de produção, armazenamento e comercialização normalizadas. Compete -lhe igualmente analisar, e intervir em situações de ilegalidade ou suspeita da mesma por parte de operadores (EVP) no que toca a actividades no sector.
Processos em que participa:
03 - aprovar roupagens 05 - Autorizar comercialização externa 06 - Registar nova EVP 08 - Prestar serviços não analíticos
# 04
Id_Actor: SAQ
Título: Serviço de Auditoria de Qualidade
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Corresponde ao Serviço do mesmo nome que funcionou anteriormente sob o formato de célula de auditoria de qualidade
Funções: Processamento de circuito administrativo de amostras – processo subjacente a análise de amostras de vinho do porto para aprovação e renovação de registos-. Fiscalização de pontos de venda. Desenvolvimento de novo tipo de relacionamento e de responsabilização das empresas de vinho do porto.
Processos em que participa:
08 - Prestar serviços analíticos 09 - Inspeccionar EVP 10 - recorrer de decisões sobre amostras
# 05
Id_Actor: ATQ
Título: Avaliação técnica de qualidade
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Corresponde à Direcção de Serviços Técnicos
Funções: Avaliar sob o ponto de vista sensorial e laboratorial se a qualidade do vinho do porto analisado está conforme com padrões estabelecidos por lei. Assegurar a investigar evolução organoléptica do vinho do porto. Emitir correspondentes certificados de qualidade. Proceder a investigação experimental no sobre a composição do vinho do porto.
Processos em que participa:
05- Autorização comercialização externa 08- Prestar serviços analíticos 09- Inspeccionar EVP 10- recorrer de decisões sobre amostras
# 06
Id_Actor: GPC
Título: Gestão de património cultural
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto, Empresa de Vinho do Porto
182
Descrição: Corresponde às funções de arquivo histórico, centro de
documentação e biblioteca
Funções: Gerir o património cultural, nomeadamente o arquivo a biblioteca e o centro de documentação. Assessorar culturalmente as iniciativas externas, nomeadamente participação em eventos permanentes ou ocasionais. Por delegação de competências nominal tem como tarefas acrescidas, a gestão da formação e a coordenação do sistema de arquivo do IVP. No contexto da EVP desenvolve igualmente funções de gestão de biblioteca, centro de documentação e arquivo
Processos em que participa:
01 – Gerir incorporações 02 – Gerir sistemas de arquivo
# 07
Id_Actor: GINFO
Título: Gestão de informação, análise e prospectiva
Entidade na rede: Instituto do Vinho do Porto
Descrição: Corresponde a um gabinete de estudos estatísticos sobre produção e comercialização do vinho do porto.
Funções: Recolher dados internos (a partir do AS400) e externos a partir de empresas de vinho do porto a que são dirigidos inquéritos estatísticos e pedidos de fornecimento de informação. Processar esses dados de forma a produzir informação sobre a situação do mercado e da produção. Proceder a “análise interpretativa aprofundada e analítica das informações estatísticas que facilitem um conhecimento antecipado dos comportamentos do mercado do vinho do porto”.
Processos em que participa:
11 – Trocar dados sobre mercados
# 08
Id_Actor: JCP
Título: Junta Consultiva de provadores
Entidade na rede: Nenhuma. A junta é um órgão que pelas suas funções de avaliação de recursos tem representantes do IVP e Empresas do sector. Inclui representantes do sector público e privado.
Descrição: Órgão colegial que reúne por interposição de recurso com o fim de analisar o vinho sujeito a pendências
Funções: Prova amostra de vinho que tenha sido reprovada com o fim de dar parecer vinculativo e pericial sobre o mesmo. É elaborado um relatório com o resultado do exame de que é dado conhecimento ao IVP para efeitos de informação e validação.
Processos em que participa:
10 – Recorrer de decisões sobre amostras
183
# 09
Id_Actor: PCADP
Título: Planeamento e controlo
Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto
Descrição: Corresponde organicamente à Direcção, exercida singularmente, do ADP
Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades por si definido. Intervir em decisões, entre outras, de cooperação institucional ao nível de incorporações e assessorias técnicas
Processos em que participa:
01 – Gerir incorporações 02 – Gerir sistemas de arquivo
# 10
Id_Actor: GINC
Título: Gestão de incorporações
Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto
Descrição: Função virada para o exterior e repostando-se a imcorporações tanto obrigatórias como facultativas.
Funções: Gerir incorporações de núcleos documentais destinados a serem incorporados no ADP definitiva ou provisoriamente, encontrando-se neste último caso, em trânsito para outra organização de acordo com protocolos estabelecidos. As incorporações podem ser obrigatórias, sendo desse caso a iniciativa da organização solicitante, ou facultativa tomando neste caso o ADP a iniciativa do processo.
Processos em que participa:
01 - Gerir incorporações
# 11
Id_Actor: GAT
Título: Gestão de apoio técnico
Entidade na rede: Arquivo Distrital do Porto
Descrição: Apoio técnico sob a forma de assessoria, análise organizacional e de processos, aconselhamento e acompanhamento de implementação de solução proposta.
Funções: Empreende análise diagnóstico de sistemas de organizações que solicitam apoio ao ADP. A sua esfera de actividades estende-se a arquivos históricos, processos de avaliação e gestão documental e de uma forma geral de análise/diagnóstico de sistemas de informação de arquivo. Os procedimentos seguem um fluxo de trabalho normalizado embora sejam admitidas excepções de acordo com as características da entidade solicitante e a meta por ela desejada/apontada. O actor
184
coordena o processo juntamente com um actor designado pela entidade solicitante que deverá ser envolvido interactivamente no processo, assumindo a tomada de decisão e a sua implementação/ aplicação, sempre que se verificar essa necessidade. O Actor GAT tem apenas uma posição transaccional e nunca de controlo o a qual de resto seria impraticável atendendo ao facto de que a acção se desenrola numa entidade externa.
Processos em que participa:
02 – Gerir sistemas de arquivo
# 12
Id_Actor: PROD
Título: Produção – produtores
Entidade na rede: EVP – FERREIRA
Descrição: Actor que executa actos de conservação e alteração de estado de armazenamento de produto. Na prática o vinho é mantido primeiro em cubas procedendo-se depois ao engarrafamento e embalagem para expedição. Tem também o sector de “secos” que trata da logística aquisitiva relativa a todos os produtos não vinícolas com rolhas, embalagens, etc.
Funções: Armazena e engarrafa vinhos. Assegura as duas logísticas designadas por secos (rolhas, embalagens...) e vinhos. Diariamente o actor COM emite encomenda que é colocada na rede no sistema de informação. Esta encomenda é impressa produzindo uma listagem designado por “folhas de produção diárias” Aí o produto é designado por um código identificativo, registo, nº cliente e tipo de vinho. O actor reune-se semanalmente com COM, APROV, ENO para realizarem o “plano de encomendas” semanal. Para prepara a reunião na 6ª é emitido o pré -plano de encomenda que contém todos os serviços (encomendas) em carteira.
Processos em que participa:
09 - Inspeccionar EVP
# 13
Id_Actor: MARKT
Título: Marketing
Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto
Descrição: Actor que coordena e gere a actividade de promoção e aquisição de clientes e expansão de mercados para colocação do produto
Funções: Contactar clientes, Organizar acções tendentes a divulgar e promover o produto, no sentido de aumentar a carteira de clientes e expandir o mercado. Gere normalmente contactos com meios de comunicação e relações públicas.
Processos em que participa:
N/A
185
# 14
Id_Actor: COM
Título: Comercial – Vendedores e logística
Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto
Descrição: Actor que trata essencialmente do aspecto logístico das encomendas e da expedição. Não angaria encomendas, sendo esse aspecto deixado ao Marketing. Tem com este actor uma relação adjacente.
Funções: Trata da parte administrativa e logística necessária à comercialização do produto. Consegue as autorizações para comercialização, emitindo os documentos necessários para esse efeito. Solicita aprovação de roupagens. Estabelece os preços juntamente com o Marketing. Este actor transmite as tendências de mercado e é em função delas, do contexto vindímico, da qualidade do vinho que são decididas plataformas de preços. A Administração no entanto tem a última palavra obedecendo a critérios estratégicos. A Comercial reúne com o Marketing, Enologia e com a Produção para estabelecerem o plano de produção semanal
Processos em que participa:
03 - Aprovar roupagens 04 - Autorizar comercialização interna 05 - Autorizar comercialização externa 11 -Trocar informação sobre mercados
# 15
Id_Actor: APROV
Título: Aprovisionamento
Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto
Descrição: Actor que se ocupa dos aspectos logísticos relacionados com a produção e armazenamento de produto: Tradicionalmente divide a sua actividade em dois sectores: secos (relativos a materiais de manutenção do produto como rolhas, contentores...) e molhados (constituído por tudo que tem a ver com o armazenamento directo do vinho e aguardente)
Funções: Receber o vinho proveniente do Douro e armazená-lo de forma adequada e eficiente durante o tempo que for necessário. No caso do Vinho do Porto esse período denominado de repouso, pode ser muito longo o que obriga a medidas específicas de armazenamento. Deve responder às solicitações de encomendas formuladas diariamente (articulação com comercialização por forma a evitar atrasos.
Processos em que participa:
12 - Vender selos de garantia
# 16
Id_Actor: ENOL
Título: Enologia – gestor de qualidade
186
Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto
Descrição: Gere todo o ciclo de vida do vinho até este ser comercializado. A sua tarefa inicia-se na fase de pré -vindima, organizando-a de acordo com factores como a estratégia da Empresa veiculada pela Direcção ou as tendências de mercado fornecida pelo actor COM. (Saliente -se a lei do terço, i.e., para vender 100 litros, o operador tem de produzir 300). Esta obrigação prende-se com a gestão das capacidades de vinho colocadas no mercado e ainda com a necessidade do operador ter reserva de capacidade. Este actor na prática assegura a conformidade do vinho com normas e características organolépticas do vinho do porto. Este processo começa quando ainda o vinho está na terra. As suas competências cessam a partir do momento em que o vinho é vendido a não ser quando surge alguma reclamação caso em que intervém para justificar ou esclarecer. Este actor está estreitamente ligado com a produção na medida em que aí tratam de produzir o vinho de acordo com as regras impostas pela Enologia. Na produção é gerido o stock de vinho para vendas. É também aí que se realizam operações triviais sobre o vinho do porto, tais como o engarrafamento. A enologia relaciona-se com os actores COM, MARKT e PROD da seguinte forma: o COM refere as tendências do mercado (por ex., ruby ou tawny) e as quantidades, (por ex., se consegue vender “n” garrafas). A enologia trata de produzir vinho nessas quantidades e características, A PROD diz se tem capacidade para o fazer. A direcção (PCEVP) tem direito de veto que às vezes exerce. Por exemplo se todos os outros actores estão de acordo em produzir 1000 garrafas a DIR pode indeferir por a estratégia delineada ser diferente. O processo de análise do vinho do porto amazenado é contínuo sendo regularmente extraídas amostras para serem analisadas e provadas.
Funções: Gerir a produção do vinho desde a preparação do terreno até ao engarrafamento, sob o ponto de vista tecnológico organoléptico e laboratorial.
Processos em que participa:
08 – Prestar Serviços analíticos 10 - Recorrer de decisões sobre amostras
# 17
Id_Actor: PCEVP
Título: Planeamento e Controlo (EVP)
Entidade na rede: Empresa de Vinho do Porto
Descrição: Corresponde organicamente à Direcção da EVP
Funções: Planear e controlar segundo plano de actividades definido. Intervir em decisões, entre outras, de estabelecimento de preços, cotas de mercado, mercados preferenciais e estratégias de produção.
Processos em que participa:
06 – Registar nova EVP [01 – Gerir incorporações] [02 – Gerir sistemas de arquivo]
187
4.4 Análise de estrutura social (RAS)
4.4.1 Introdução
É necessário esclarecer como entendemos a entidade complexa observada:
Uma rede pode ser considerada como um sistema com várias vistas ou
perspectivas as quais são prefiguradas quer pelo ponto de vista de um
observador – considerado aqui tanto na acepção de cliente externo ou
utilizador/participante interno – como de diferentes contextos de
desenvolvimento e inserção de diferentes estruturas e acções. Uma
primeira vista contém os actores e as conexões que os unem. Estas
relações consistem em forma e conteúdo. O conteúdo reporta-se ao tipo
substantivo da relação representado pelas conexões as quais são de vários
tipos individuais, i. e, permitem a comunicação de tipos de recursos através
de formas que são variáveis. Por ex., um recurso de informação pode ser
transmitido por um actor A para um actor B voluntariamente e nesse caso a
relação será um elo que se estabelece entre estes dois actores. No entanto
a comunicação desse recurso pode assumir carácter de obrigatoriedade
imposta quer por um dos actores envolvidos quer por uma entidade
diferente, porventura externa à rede (por ex., o quadro normativo e
legislativo em que a rede se integra), sendo nesse caso uma relação de
controlo. Ainda como último exemplo, a informação pode ser recíproca ao
ser trocada simetricamente por dois actores. Numa única relação podem
coexistir estes diferentes tipos de conteúdos sendo nesse caso uma relação
multiplexa.
Uma segunda vista respeita à componente operativa do sistema, i.e., onde
são executados processos [40], incluída em relações entre actores das
quais constitui o conteúdo. Estes actores, que se podem hierarquizar em
subprocessos e actividades/acções (elementos atómicos dos processos), são
necessariamente influenciados pela forma e conteúdo das relações
estabelecidas. Por exemplo, e como veremos adiante, a introdução de uma
tecnologia destinada a automatizar um processo existente entre dois
actores da rede estudada, foi apenas possível quando a relação que os
ligava se modificou deixando de ter características de controlo e passando a
revestir-se de carácter transaccional. Neste caso a forma de gestão do
188
processo dependeu directamente da relação que ligava os actores
participantes da mesma.
Uma terceira perspectiva, que é essencial considerado o objecto nuclear
deste trabalho, compreende os documentos, i.e., os subprodutos das
actividades acima referidas, ou se quisermos ainda, os objectos criados e
manipulados nos processos.
Estando estas diversas vistas interligadas, uma vez que constituem
perspectivas sistémicas de uma mesma realidade – a rede ou sistema em
si– qualquer alteração numa delas resulta em modificações nas restantes o
que poderá permitir introduzir alterações controladas de forma a atingir
resultados pretendidos. Consequentemente a análise efectuada no contexto
de qualquer uma destas vistas poderá retornar resultados potencialmente
esclarecedores e aplicáveis em qualquer das restantes.
A rede de estudo enquadra-se num quadro determinador legal que
estabelece de forma impositiva as relações existentes. Esta situação
embora redutora das potencialidades de análise RAS, não invalida o facto
de que a forma como as relações são estabelecidas podem diferir atendendo
às formas empregues para a sua aplicação. A atitude de um actor
relativamente a um determinado processo inserido numa conexão pode, por
exemplo, ser de controlo mas eventualmente flexibilizado de forma a
estabelecer simetria no desenrolar do processo. Alternativamente uma
mesma conexão realizada com um actor que à partida se mostra hostil
(quer pelo seu histórico de irregularidades praticadas, quer por
posicionamento de desrespeito sistemático de regras preconizadas) pode
ser deliberadamente assimetrizada, ou seja, não ser dada margem de
manobra para a concretização do processo. Estas opções são importantes
no que respeita ao desempenho de uma organização e respectiva avaliação.
Os recursos circulantes existentes na rede são essencialmente de dois tipos:
informação e documentos. Há serviços que são prestados mas sempre em
função de um elemento integrado numa das categorias referidas, o qual
desencadeia a acção. Salientamos que a dicotomia informação/documento é
deliberadamente introduzida, embora se considere um documento como um
objecto informacional embora com características tão específicas que a sua
autonomização em termos de definição de rede é, a nosso ver, justificada.
189
Um terceiro aspecto reside no objectivo desta análise atrás referido (secção
4.2).
Não foram recolhidos neste trabalho suficientes dados que permitissem
determinar aspectos informais, i.e., não declarados institucionalmente40,
relativamente a formas de trabalho e comunicação entre actores quer
individuais quer funcionais. Identicamente não foram identificados factores
de prestígio pessoal de actores individuais susceptíveis de influenciar rede
social e, consequentemente, eventuais decisões sobre a arquitectura de
rede de informação e de arquivos. Salientamos no entanto a importância
que estes factores representam no comportamento organizacional.
Considerando a articulação dos objectivos determinados para este trabalho,
propusemo-nos seguir uma via de análise que potenciasse algumas das
medidas RAS que julgadas mais adequadas. As aplicações consideradas
para esta abordagem eram por um lado descritivas, i.e., permitiam uma
apreensão real e caracterizadora da estrutura social em que decorrem os
processos interorganizacionais identificados. Procurou-se também uma
abordagem prescritiva em que fossem dadas pistas para eventuais
possibilidades de soluções. Neste sentido as interrogações formuladas foram
as seguintes:
• Que medidas RAS permitem percepcionar na estrutura social
representada potenciais bloqueios ao óptimo desempenho de
processos identificados.
• Que medidas RAS permitem definir possíveis caminhos para
alterações na estrutura social que venham a potenciar a eficiência da
camada transaccional organizada em rede.
Não se esperava que a resposta a estas questões –caso a houvesse- fosse
completamente original, visto que o processo de análise social foi realizado
a partir da identificação de processos e não o contrário. Nestas
circunstâncias a informação sobre o funcionamento desses processos assim
como a detecção de situações consideradas como susceptíveis de alteração
já existia e foi tida em conta quando realizada a análise RAS. Os resultados
desta deverão ser avaliados em função da sua concordância ou discordância
com os resultados obtidos do primeiro nível de análise empreendido bem
40 Entre estes aspectos inclui-se o organigrama informal das organizações, ou seja, a forma como realmente decorrem e se processam as actividades. [cf. 92]
190
como o grau de eventual refinamento que pudessem eventualmente
acrescentar. Qualquer que fosse o resultado este permitiria aferir, pelo
menos em parte, da vantagem de aplicar esta metodologia a este caso
concreto e ainda concluir da possível vantagem em aplicações futuras e em
cenários idênticos ou diferentes.
Para o efeito os dados recolhidos foram inscritos numa matriz bimodal e
simétrica [121], sendo um modo a adjacência de actores e o segundo modo
a afiliação em eventos ou neste caso concreto em cenários jurídicos de
operação: o sector público e o sector privado. Julgou-se ser esta uma
afiliação útil na medida em que poderia permitir refinar as observações
realizadas no primeiro modo matricial, nomeadamente sob o ponto de vista
de dinamismo e iniciativa na rede. O primeiro modo da matriz foi elaborado
como uma matriz/grafo não direccionado sendo a informação dicotomizada
na simples presença ou ausência de um actor num determinado processo.
Julgou-se que, neste caso a direccionalidade, introduziria um factor de
enviesamento visto que, como atrás se disse, as acções da rede decorrem
num ambiente semicontrolado em que não existe opção de relacionamento
(por exemplo, se a entidade EVP desejar vender o seu produto tem
forçosamente de estabelecer uma relação com a entidade IVP, não lhe
sendo permitida possibilidade de escolha). No entanto para a representação
ser o mais fiel possível foi necessário valorar as relações entre actores, ou
seja, o grafo/matriz foi ponderado. Este procedimento foi justificado pelo
facto de se ter constatado que as relações estabelecidas não possuíam
idênticas características: enquanto dois actores se relacionavam por vezes
em mais que um processo interorganizacional, outros havia em o
estabelecimento de relação comportava apenas um único processo. Nestas
circunstâncias foram contadas o número de vezes que cada díade (conjunto
de dois actores) estava presente num determinado processo sendo esse
número cardinal utilizado para valorar a linha/ relação estabelecida entre
esses actores.
Após esta tarefa estar concluída foi necessário seleccionar de entre as
possibilidades de análise dos dados recolhidos as mais adequadas a este
caso concreto, visto que nem todas são adequadas aos objectivos
formulados e por outro lado, a aplicar-se todas as medidas apenas
retornaria uma descrição exaustiva e sem grande interesse para os
191
objectivos do trabalho. Utilizando como base experiências relatadas[3][53]
optou-se neste contexto por utilizar as seguintes medidas:
(1) Medidas gerais para caracterizar a rede como um conjunto em que se
incluem a sua coesão, densidade e transitividade
(2) Medidas individuais que tomam como referencial cada actor individual e
as suas tipologias conectivas com o restante conjunto. Dentro destas foram
escolhidas: (2.1) Adjacência, (2.2) Geodésicos, (2.3) Conectividade e (2.4)
Fluxo Máximo utilizadas para caracterizar e descrever os actores individuais
o ponto de vista de coesão na rede: As medidas de centralidade foram
utilizadas para determinar os actores nucleares na rede, entendendo-se por
isso aqueles que participam em maior número de processos e portanto se
podem considerar como essenciais para o desenvolvimento e suporte de
uma rede interorganizacional. O objectivo era identificar, ou confirmar,
actores que pelo seu dinamismo na rede constituíssem os vértices a partir
dos quais a rede de arquivos nomeadamente a infra-estrutura de
informação fosse equacionada. Esta análise não se limitaria à sua
identificação mas também à sua análise comparativa considerada num
contexto de desempenho e ainda de objectivos estratégicos recolhidos tanto
através de entrevistas realizadas como de consulta de documentos de
estratégia (Por exemplo, planos e relatórios de actividades). Dentro da
centralidade calcularam-se as medidas de grau de adjacência, proximidade
e intermediação (Ver capítulo 2) [122] As medidas de centralidade são
igualmente um indicador do grau de hierarquia existente na rede. Numa
rede interorganizacional a hierarquização manifesta-se essencialmente pelo
posicionamento de um actor mais ou menos central no desenrolar da acção;
uma vez que não faz sentido ser utilizada a preponderância hierárquica
tradicional entre duas organizações diferentes e autónomas.
(3) Medidas de identificação de subgrupos destacando-se a análise de
ncliques.
Todos os cálculos e desenhos de grafos foram realizados com as aplicações
UCINET 6 [22] e NETMINER 1.1 [98].
Apresentamos inicialmente um diagrama representativo dos actores da rede
e das relações que os ligam. Notamos que não se trata de um grafo visto
que apresenta algumas características não canónicas: por exemplo não são
indicados os sentidos das relações assim como é atribuído significado a
192
cores e a dimensões de nós. Num grafo estes elementos são irrelevantes,
sendo antes o presente desenho considerado como uma rede [121]. Esta
representação foi inserida como elemento de síntese por julgarmos permitir
uma mais fácil contextualização e compreensão do universo estudado. Os
grafos produzidos no decurso das análises efectuados, bem como as
matrizes construídas estão representados no anexo A.
A leitura deste diagrama é a seguinte: As linhas não são direccionadas
exprimindo apenas a presença de um actor numa relação,
consequentemente as conexões são representadas por linhas lisas. Todas as
linhas, i.e., as relações que unem actores, têm expresso um número
identificativo e o teor dessa mesma relação o qual apenas é composto por
transacção ou controlo. As relações que traduzem controlo foram
assinaladas a vermelho. As relações multiplexas, ou seja, em que se
manifesta simultaneamente controlo e transacção são representadas a lilás.
As linhas tracejadas correspondem a relações interorganizacionais, i.e.,
estabelecidas entre actores da mesma organização e que não participam
directamente nos processos a partir dos quais se traçou relacionamento
social. São todavia representados porque indirectamente mantém um grau
de influência no desenrolar do processo, mesmo que casuística, que
julgamos pertinente representar. Por exemplo, o actor PCEVP não participa
directamente em qualquer processo identificado, mas eventualmente
influencia-o ao, por exemplo, determinar quotas de mercado ou
desbloquear um passo de um processo.
As cores atribuídas aos círculos, ou seja aos actores, significam as
organizações (ou macro-actores) a que pertencem. Assim, a cor azul refere-
se à EVP a cor roxa ao IVP e a cor amarela ao ADP. A cor cinzenta
representa o actor JCP que tem, como já referido na descrição dos actores,
um posicionamento independente relativamente às três organizações.
Finalmente o sombreado pretende significar os actores com maior peso na
rede. Por peso consideramos neste caso o maior número de conexões
observadas.
193
ATQ
SAQ
PCIVP
GCX
FISC
GPC
GINFO
PROD
MARKT
COM
ENOL
GINC
GAT
PCADP
APROV
PCEVP
3. «controlo»
4. «controlo»
5. «transacção»
9.«transacção»
8. «transacção»
15. «transacção»
23. «transacção»«controlo»
26. «controlo»
19. «transacção»
30. «transacção»«controlo»
1. «transacção»
33. «transacção»
21. «transacção»
2. «transacção»
25. «transacção»
32. «controlo»
24. «controlo»
11. «controlo»
12. «controlo»
31. «controlo»
22. «transacção»
27. «controlo»
7. «transacção»«controlo»
13. «transacção»«controlo»
6. «transacção»
16. «transacção»
14. «transacção»
28. «transacção»
JCP
20.«transacção»
18.«transacção»
Rede de Actores Sociais
29. «transacção»
10. «controlo»
17. «transacção»«controlo»
34. «controlo»
35. «controlo»36. «controlo»
Figura 4.2 - Rede de Actores Sociais
4.4.2 Análise da rede
4.4.2.1 Análise global
Uma análise macroscópica da rede acima representada permite à partida
retirar as seguintes conclusões:
194
São claramente perceptíveis actores que representam um peso maior no
conjunto de todos os actores representados. Esta observação é facilmente
concluível através da contagem dos arcos que se conectam com estes
actores. São eles: FISC, ENOL, COM, SAQ; PCIVP. Esta observação é
consistente com a informação recolhida e com a preponderância funcional
observada no terreno.
Constata-se que existem actores que não comunicam com todos os actores,
estando, portanto numa posição de relativo isolamento (pendentes que se
conectam com a rede apenas através de uma linha). É o caso, por exemplo,
dos actores GINFO e APROV. É necessário ter-se presente que se trata de
uma rede interorganizacional com funções heterogéneas e em que portanto
há actores que estão conectadas por interesses variados mas que podem
genericamente escapar às actividades nucleares das restantes entidades.
Os actores GAT e GINC encontram-se igualmente numa posição de relativo
isolamento embora estejam mais fortemente conectadas com a rede (2
linhas) Neste caso específico, este isolamento tem explicação na medida em
que os actores GAT e GINC apenas contactam actores das restantes
organizações em tudo o que diga respeito à esfera de funcional particular de
arquivos e gestão documental.
A rede está completamente conectada, o que, aliás, será confirmado pelos
cálculos efectuados a partir da matriz. A análise de subgrupos ou
subestruturas com maior ou menor grau de coesão mostram a existência de
várias cliques que grosso modo representam relações existentes entre
actores pertencentes à mesma organização e entre actores que
desempenham actividades em áreas funcionalmente conexas e
complementares. Por esse facto esta análise não foi considerada como
significativa visto estes subgrupos estarem fortemente relacionados de
forma “artificial”, i.e. por participação comum em processos obrigatórios. No
entanto desta proximidade pode-se ilidir uma possível observação: Os
actores fortemente conectadas por via de uma participação mútua em
processos comuns, acabam por desenvolver mecanismos informais de
contacto e aconselhamento. Esta situação no entanto apenas foi observada
entre actores “técnicos” [ENOL e ATQ] , [INFO e COM], [GINC e GAT] a qual
muitas vezes contribui para a mais rápida decisão ou conclusão de um
processo.
195
A rede forma um único componente. Um componente é um subgrafo
inteiramente conectado. Uma rede pode não ser totalmente conectada mas
possuir subconjuntos de actores em que essa totalidade se verifica. A ilação
a retirar consiste em que se um grafo é conectado tem apenas um único
componente.
A transitividade consiste em 48 tríades não vacuosas i.e., que respeitam a
fórmula i→x; x→ j; i→ j, obtidas através do método de adjacência num
universo de 3360 possíveis conexões triplas de outros tipos. Esta medida
denota a população na rede de subconjuntos triplos que definem a
capacidade direccional e de circuitos da informação circulante. Este número
indica a fraca transitividade constatada na rede.
4.4.2.2 Análise individual
Adjacência
Value Measures
In-degree Out-degree
Sum Mean Std. Dev. Min. Max.
82 5,125 3,238
1 14
82 5,125 3,238
1 14
# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)
0 2
100,0
0 2
100,0 Tabela 4.3 - matriz de graus de entrada e saída
Figura 4.3- Grafo de adjacência
Connection: Adjacency ? Title: peso ? Relational Variable Name: peso ? # of Nodes: 16 ? # of Links: 50 ? Direction: No ? Weight: Yes
? Network Density: 0,342 ? Distribution of Degree
Value Measures
In-degree Out-degree
Sum Mean Std. Dev. Min. Max.
82 5,125 3,238
1 14
82 5,125 3,238
1 14
# of Isolate # of Pendant Inclusiveness(%)
0 2
100,0
0 2
100,0
196
Tabela 4.3 – Graus de entrada e saída
PC
IVP
GCX
FISC
SAQ
ATQ
GPC
GIN
FO
JCP
PR
OD
CO
M
APR
OV
EN
OL
PC
EV
P
PCAD
P
GIN
C
GAT
indegree 6 5 14 9 9 4 1 2 5 6 1 4 4 6 3 3 outdegree 6 5 14 9 9 4 1 2 5 6 1 4 4 6 3 3
O grafo da figura 4.3 representa a adjacência de actores considerados.
Nesta representação, ao contrário do diagrama 4.1, foram excluídos todos
os actores que não participam directamente em processos. As linhas mais
espessas representam a ponderação relativa da relação. Os valores de cada
relação aparecem expressos sobre a respectiva linha.
A densidade da rede que corresponde ao total de relações verificadas sobre
o total de relações possíveis é de 0,342. Este valor normalmente associado
à capacidade de comunicabilidade da rede e consequente transmissão de
recursos, neste caso informação, é indicativo de que a capacidade de
comunicação desta rede se situa em valores considerados médios. Note-se
as conexões representadas foram retiradas de participação observada em
processos interorganizacionais, e apenas esses, o que funcionando como
restrição do universo de análise teria à partida forçosamente de reduzir o
capital conectivo da rede. Esta está totalmente conectada (o número de
isolados é=0; o número de módulos é =1) o que significa que cada actor
pode atingir outro embora não necessariamente de forma directa. Visto
tratar-se de um grafo não direccionado os graus de entrada e saída são
idênticos. Estes valores representam o número de linhas incidentes
somando os valores de cada linha - visto tratar-se de um grafo ponderado-
em cada nó, indicando desse modo o grau de participação de cada actor na
rede. Note-se que esta medida contabiliza apenas as relações adjacentes,
i.e., directamente conectadas. A tabela respectiva (anexo A, quadro 2)
retorna um maior peso do actor FISC que aparece isolado com 14, seguido
dos actores [SAQ e ATQ] com 9 e de um conjunto composto pelos actores
[PCADP, COM, PCIVP] com 6. Tentemos uma aproximação interpretativa
destes resultados
A preponderência do actor FISC sobre os restantes aponta para o facto da
vertente de controlo e fiscalização dos operadores (ver descrição de
actores) ser ainda a actividade nuclear do IVP. Este facto confirmado pelas
197
percepções dos actores envolvidos, é provado pelo grau de participação
deste actor em processos interorganizacionais. A inversão política e
estratégica pretendida ainda não se concretizou, pelo menos totalmente.
O actor SAQ no entanto posiciona-se segundo o grau de adjacência, i.e., o
número de actores que lhe estão adjacentes, em segundo lugar com 9
linhas valoradas. Este actor tem sido orgânica e funcionalmente reforçado
em detrimento do actor FISC de forma a assumir o papel de principal
implementador de um novo posicionamento e atitude face ao sector. O
recente desenvolvimento deste actor neste papel explica a sua
desvantagem relativamente a FISC. Note-se que os dados recolhidos não
são retrospectivos pelo que não é possível efectuar uma análise
comparativa diacrónica entre os dois actores.
O ATQ representa um valor de 9 o que a empata com o actor SAQ. Este
facto coaduna-se com o seu papel de avaliador de qualidade do produto o
que o torna um ponto de passagem incontornável em todos os processos
que implicam uma análise ou parecer desse teor. Este valor no entanto é
estável visto que a esfera de actuação se encontra relativamente fixada
pelo menos no que diz respeito à sua participação directa no sector. As
tipologias de análises e de processos estão determinadas e a sua variação
efectua-se internamente ou seja apenas sobre o tipo e tecnologia de
análises a realizar a não sobre a forma de envolvimento em processos
interorganizacionais. Foi detectada no entanto uma forte incidência de
contactos informais entre este actor e o actor ENOL normalmente reflectidos
em troca de mensagens de carácter técnico muito específico e incidente
sobre análise de produto.
O PCADP possui um índice de grau de adjacência de 6 o que é
relativamente elevado, devido aos processo estabelecidos através dos
actores GINC e GAT respectivamente, o que implica 4 contactos de decisão
com os actores PCEVP e PCIVP. Com efeito cada processo desencadeado,
quer seja de incorporações ou de assessoria técnica, implica o
estabelecimento de diferentes tipos de relações assumidas por actores
especializados.
198
Nº de geodésicos:
Para a obtenção desta medida procedeu-se à dicotomização da matriz.
Neste caso a ponderação não é necessária porque se trata de uma simples
medida de distância gráfica.
A informação fornecida por esse grafo e matrizes de cálculo retorna que
todos os actores do grafo são atingíveis visto todos apresentarem o valor 1
na matriz intitulada “Reachability” (anexo A, quadro 10) e que o maior
caminho que conecta uma díade (conjunto de dois actores) tem o valor de 5
correspondendo portanto ao diâmetro do grafo.
O exemplo representado a vermelho no diagrama com o valor máximo
estende-se às seguintes díades: [GINFO, GINC] [GINFO, GAT] [JCP, GINC]
[JCP, GAT] [APROV, GAT] [APROV, GINC] [ENOL, GAT] [ENOL, GINC].
Tabela 4.4 matriz de distâncias geodésicas DISTANCE -------------------------------------- Type of data: ADJACENCY Average distance = 2.487 Distance-based cohesion = 0.510 (range 0 to 1; larger values indicate greater cohesiveness) Distance-weighted Fragmentation = 0.490 Geodesic Distances 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 P G F S A G G J P C A E P P G G - - - - - - - - - - - - - - - - 1 PCIVP 0 2 1 2 1 1 3 2 2 2 3 2 1 1 2 2 2 GCX 2 0 1 1 2 3 3 2 2 2 1 2 3 3 4 4 3 FISC 1 1 0 1 1 2 2 2 1 1 2 2 2 2 3 3 4 SAQ 1 1 1 0 1 2 3 1 2 2 2 1 2 2 3 3 5 ATQ 1 2 1 1 0 2 3 1 2 2 3 1 2 2 3 3 6 GPC 1 3 2 3 2 0 4 3 3 3 4 3 2 2 1 1 7 GINFO 3 3 2 3 3 4 0 4 2 1 4 4 4 4 5 5 8 JCP 2 2 2 1 1 3 4 0 3 3 3 2 3 3 4 4 9 PROD 2 2 1 2 2 3 2 3 0 1 3 3 3 3 4 4 10 COM 2 2 1 2 2 3 1 3 1 0 3 3 3 3 4 4 11 APROV 3 1 2 2 3 4 4 3 3 3 0 3 4 4 5 5 12 ENOL 2 2 2 1 1 3 4 2 3 3 3 0 3 3 4 4 13 PCEVP 1 3 2 3 2 2 3 3 1 2 4 3 0 1 2 2 14 PCADP 1 3 2 3 2 2 4 3 2 3 4 3 1 0 1 1 15 GINC 2 4 3 4 3 1 5 4 3 4 5 4 2 1 0 1 16 GAT 2 4 3 4 3 1 5 4 3 4 5 4 2 1 1 0
Figura 4.4 - Grafo caminhos geodésicos
199
Figura 4.5 - grafo conectividade/fluxo
O valor de 1 que corresponde à adjacência, i.e., a conexão directa, ocorre
52 vezes. As díades cujas ligações são mais longas correspondem à
conexão estabelecida entre actores com actividades funcionalmente mais
remotas, em que umas [GINC, GAT] tratam de gestão de sistemas de
arquivo e de incorporação de documentos e outras como [APROV, ENOL]
desenvolvem acção em cenários especificamente técnicos e de logística.
Estes dois tipos de dados – a alcançe e a distância – reiteram a observação
registada da conectividade da coesão de rede e consequente capacidade de
comunicabilidade de recursos. O índice de coesão calculado é de 0,510 o
que indica uma rede equilibrada sob essa perspectiva considerando que
esta medida varia entre “0” e “1”.
Conectividade e fluxo máximo
O diagrama representado permite identificar quais os nós (cutpoints) e
linhas de desconexão (pontes). Trata-se de elementos que se retirados
provocariam a desconexão da rede. Ou seja, representam papéis essenciais
na capacidade de comunicação e transmissão de recursos da rede. No caso
observado os pontos de desconexão consistem nos actores GCX, FISC e
COM. Enquanto as pontes correspondem aos actores APROV e GINFO.
Fazendo uma leitura interpretativa destas observações considera-se que as
pontes neste caso não são particularmente significativas visto que se
retiradas as respectivas relações resultariam dois actores isolados ficando o
resto da rede ainda conectada. Na
prática estes dois actores participam
apenas num processo cada o que
evidencia uma fraca conectividade na
rede. Os papéis desempenhados nos
processos interorganizacionais
identificados são num caso –APROV–
de uma transacção de carácter
simplesmente logístico (ver processo
12) e no segundo exemplo –GINFO– o
fornecimento e pedido de informação
específica sectorial e comercial (ver
200
processo 11). Os pontos de desconexão no entanto correspondem a actores
com maior preponderância na rede, particularmente o actor FISC já
identificado como o actor com maior valor quanto às adjacências
verificadas e nº de processos em que participa. O actor COM com 6
adjacências constatadas no diagrama 4.2 é um interlocutor igualmente
assíduo na rede. O último actor GCX curiosamente constitui um resultado
inesperado já que a sua participação na rede não é especialmente valorada.
Este facto aponta para duas realidades talvez insuficientemente
consideradas: (1) Os actores relacionados com aspectos financeiros por se
tratarem da única (no caso do sector público) interface com o exterior
relativamente a entradas e saídas de valor, assumem uma preponderância
significativa embora por vezes insuficientemente reconhecida no desenho de
sistemas de informação que suportem redes interorganizacionais mais
centrados em processos primários.(2) Os actores que gerem processos de
suporte nomeadamente de tesouraria, por se ocuparem normalmente de
tarefas burocráticas e muito fechadas, i.e., incidentes sobre o mesmo
universo de actuação e usufruindo neste caso específico, de aplicações
informáticas específicas, não são suficientemente enquadrados em
processos transversais e sistemas de informação interorganizacionais. Note-
se ainda que o actor GCX estabelece a ligação entre um actor pendente
(APROV) e a rede.
A medida de fluxo máximo (Anexo A, quadro 13) permite indicar quantos
actores existem entre uma díade, capazes de assegurar a ligação entre essa
mesma díade; corresponde de facto às opções disponíveis para cada actor
atingir um alvo. Conhecer esta informação viabiliza a avaliação de
possibilidades de estruturar informação e a sua distribuição. Quanto maior
for o valor retornado mais caminhos alternativos dispõe um determinado
actor para alcançar um destinatário. Note-se que como esta rede não é
direccionada, as alternativas verificadas são simétricas. No caso da rede
estudada o valor máximo de 9, verifica-se numa díade [ATQ, SAQ] apenas
(existem 9 pontos possíveis para transmitir recursos entre estes dois
actores); o valor de 6 caminhos alternativos aplica-se a duas díades [SAQ,
FISC] e [ATQ, FISC]; o valor de 5 regista-se em 8 díades [COM, FISC],
[COM, SAQ], [COM, ATQ], [COM, PROD], [FISC, PROD], [SAQ, PROD],
[ATQ, PROD], [PCIVP, PCADP. Estes subconjuntos são os mais
201
# de caminhos alternativos
1 2 3 4 5 6 9
% 24 46 8 13 6 3 1
representativos em termos de disponibilidade na rede de circuitos
alternativos. Com o valor 4 contabilizam-se 21 díades com o valor 3 surgem
igualmente 21 díades com o valor 2 surgem 62 díades e finalmente com o
valor 1 identificam-se 106. Percentualmente estes dados expressam-se da
seguintes forma:
Tabela 4.5 – caminhos alternativos
O valor 0 da matriz reporta-se
unicamente à diagonal ou que é
regra em matrizes simétricas que
ignoram conexões recursivas. A média de caminhos alternativos aplicada à
matriz é de 2,06.
Observações interpretativas: O número de alternativas mais elevado, que
na realidade corresponde a actores mais influente e com maior flexibilidade
de negociação ou transacção na rede verifica-se em actores já reconhecidos
pelas medidas anteriores como preponderantes, como é o caso de FISC.
Como aspecto inovador aparece a díade [SAQ, ATQ] com maior leque de
caminhos alternativos. Este facto é no entanto interpretável como actuando
estes dois actores numa esfera próxima e explicável da seguinte maneira: O
actor SAQ é a face visível relativamente a entidades externas do trabalho
desempenhado na ATQ, ou por outras palavras a avaliação técnica de
qualidade enquadrada no processo de CAA (ver processo 08), é coordenada
pelo actor SAQ mas articulada com ATQ que gere tecnicamente o processo.
A proximidade funcional destes dois actores pode explicar a equivalência de
caminhos alternativos que ambos partilham.
Centralidade:
As medidas de centralidade são as que consideramos mais ajustadas aos
objectivos equacionados – detectar aspectos potenciadores de melhoria de
processos- e ainda que melhor se adaptam ao cenário social e político em
que operam as entidades observadas. Estas medidas de resto são de forma
geral intensamente utilizadas em RAS [42] [43] [121]. O seu objectivo
primordial é identificar os actores em volta dos quais as transacções, sejam
de que natureza forem, se desenvolvem. Esta medida retorna igualmente a
hierarquia de rede, sendo que esta condição não ocorre num cenário de
202
Figura 4.6 - grau de centralidade
rede de forma escalar mas sim concêntrica. Para obter esta informação
existem três medidas essenciais que, embora com características
diferentes, serão aplicadas à presente rede em estudo. São elas o grau, a
proximidade e a intermediação.
Grau de centralidade: Esta medida baseia-se na contagem de laços
existentes entre cada actor e os restantes actores da rede. Parte do
princípio que quantos mais laços ligarem um actor aos restantes maior será
a sua actividade na rede.
A figura 4.6 indica graficamente o
resultado da análise efectuada sobre a
matriz construída. A forma do
diagrama é explícita relativamente aos
resultados, indicando ainda para cada
actor os valores correspondentes ao
seu grau de centralidade. Recordemos
que este oscila entre os valores
0=periferia e 1=centro. O índice de
centralização referido em baixo é um
parâmetro comparativo que permite
avaliar o grau de centralização total
desta grafo/matriz, relativamente a um valor referencial teórico baseado
numa topologia de estrela a qual é o modelo de grafo em que a
centralização é perfeita. A interpretação sobre este diagrama permite-nos
avançar à partida que o índice de centralização não é elevado (20%) o que
se coaduna com a relativa baixa densidade constatada. Qualquer
interpretação posterior terá que ter em atenção este facto. Note-se que
nem mesmo o actor mais central possui o valor correspondente à
centralidade absoluta ficando mesmo relativamente longe dele (0,4 para um
valor máximo de 1).
Os resultados observados são consistentes com as medidas anteriores
aparecendo como actor mais central FISC (0,4), seguido de SAQ (0,333) e
ATQ (0,207). Neste contexto o actor COM situa-se num ponto relativamente
periférico da rede (0,2). O actor PCADP surge com um grau de centralidade
203
Figura 4.7 - modo sectores
relativamente elevado (0,267) o que se coaduna com o seu já constatado
elevado capital conectivo. Uma observação à partida imediata é o facto de
os actores mais activos (os três círculos interiores) –segundo este
parâmetro de medição- serem essencialmente organizações provenientes
do sector público. Este facto é explicável pelo cenário operativo
enquadrador em que a iniciativa ou o controlo/coordenação de processos
pertencem a estes actores.
Esta observação é reforçada pelo diagrama relativo a filiação –sectores, da
matriz apresentados na figura 4.7.
A constatação de um maior peso
nesta medida dos actores
pertencentes ao sector e público
aponta para uma tendência de
coordenação e controlo por parte
destes. Ignorando a centralidade do
actor JCP pelo facto de ter sido aqui
considerado como pertencendo
tanto ao sector público com privado
visto que inclui representantes dos
dois sectores, e funciona como
ponto de desconexão, a observação do gráfico de centralidade baseado no
grau, reforça a perspectiva da maior actividade dos actores pertencentes ao
sector público. Na prática esta categorização corresponde a entidade que
avalia e controla (IVP) e a entidade controlada (EVP). Neste grafo para além
do actor JCO. Na primeira órbita aparecem os actores relativos ao sector
público e na órbita mais distante aparecem os actores do sector privado. O
grau de hierarquia ou se quisermos de preponderância participativa em
actividade funcionais é claramente superior com valores de 0,667 de
centralidade contra 0,333.
Proximidade.
Esta medida avalia a proximidade geodésica (topológica) que cada actor
tem dos restantes. Parte do princípio que quanto mais próximo dois actores
se encontram na rede mais fácil e rapidamente decorre a interacção.
204
Figura 4.8 - Proximidade
Figura 4.9 - Intermediação
Esta medida no entanto é
criticada por não exprimir uma
realidade sempre consistente. Por
vezes a proximidade não influi na
eficiência da conexão [52] [121].
O aspecto fundamental para a
eficiência da rede não reside
tanto na proximidade dos actores
como sobretudo no número de
caminhos disponíveis para a troca
de recursos.
Segundo o diagrama apresentado
na figura 4.9 constata-se um índice de centralização de 40,396 o que é
constitui um valor de centralidade global elevado. Este valor é diferente de
medida anterior atendendo a que as distâncias médias do grafo são curtas
(2,487 ver diagrama 2). Caso fossem de uma forma geral longas, i.e., cada
actor tivesse um elevado número de linhas e nós a separá-los de outros
actores, o valor de centralidade seria inferior.
Os resultados apresentados confirmam as observações anteriores
apontando para o actor FISC como sendo o mais central. No entanto na
segunda órbita excêntrica surge isolado o actor PCIVP. Este aspecto é
particularmente interessante uma vez que sugere o facto de existir uma
forte proximidade, interpretada como acesso e comunicação de informação
entre este último actor e o actor FISC. Note-se que esta situação confirma a
interpretação realizada de a perspectiva de fiscalização e controlo ser ainda
a política predominante do IVP para o sector. O actor SAQ –potencial
implementador de novas opções estratégicas para o sector– aparece
apenas na terceira circunvolução.
Intermediação
A medida de intermediação contabiliza
a frequência de vezes que um
determinado actor surge nos caminhos
entre caminhos geodésicos
205
estabelecidos entre díades de actores. O pressuposto subjacente consiste
em que a intermediação exercida por um actor na transmissão de recursos
entre dois actores reflecte uma posição de centralidade na rede,
considerada como a qualidade do actor se tornar indispensável para outros
actores comunicarem recursos entre si. Esta medida está relacionada com a
medida acima retirada de fluxo máximo. Baseando-nos numa aproximação
diferente inspirada na Teoria Actor Network esta medida retorna pontos
obrigatórios de passagem, ou seja actores pelos quais outros têm
necessariamente de passar para realizar transacções na rede [78].
O diagrama representado aponta o actor FISC como o mais central seguido
do PCIVP. Os actores SAQ, COM surgem a alguma distância com valores
situados entre 0,133 e 0,148. A interpretação evidente é serem aqueles
actores os mais influentes do ponto de vista de intermediação na rede.
4.4.2.3 Identificação de subgrupos: nCliques
Uma clique é um subgrafo obrigatoriamente constituído por três41 ou mais
nós todos adjacentes e totalmente conectados. Não podem sequer existir
outros nós fora deste subconjunto que sejam igualmente adjacentes a todos
os nós dele integrantes. [Cf. 121, p.254].
41 Três é o número mínimo para evitar incluir díades nesta análise específica
Figura 4.10 - Cliques
Figura 4.11 - nCliques e actores
206
Este subconjunto corresponde num contexto social a actores coesamente
relacionados que agem de forma recíproca e/ou que partilham exactamente
os mesmos valores sociais. Noutros cenários como a partilha de recursos ou
acesso a informação o conceito é igualmente aplicável. Num contexto
organizacional esta medida pode retornar actores coesamente agregados
através de desempenho de funções, tarefas, ou ainda de relações informais,
mesmo que inseridas em processos e actividades institucionais. Uma
variante desta medida é a “nclique” em que é flexibilizada a exigência de
todos os actores serem adjacentes sendo substituída por uma distância
arbitrária mas necessariamente curta. No caso presente esta foi a medida
utilizada e o valor de n escolhido foi “2”; ou seja, foram retornados todos os
actores coesamente unidos na rede por uma distância igual ou inferior a
dois caminhos geodésicos. A informação obtida através desta medida pode
influir na interpretação do desempenho de processos e eventualmente
ajudar a definir requisitos para a constituição de uma rede baseada nesses
mesmos processos. Complementarmente procurou-se determinar que
actores participavam em mais que uma clique avaliando desse modo o grau
de intervenção e peso desse actor no quadro inter-institucional em que
decorrem os processos identificados. O grafo apresentado mostra as cliques
desenhadas com forma de losangos verdes e designada pela letra “K”
seguida do número respectivo. Os actores são como nos grafos anteriores,
representados por círculos vermelhos.
Os resultados indicam a existência de 8 subgrupos particularmente coesos.
Verifica-se a sobreposição de actores em mais que uma nclique, ou seja
pertencem a mais que um subgrupo simultaneamente. Por exemplo o actor
FISC pertence simultaneamente às ncliques 1, 2 e 3 (K1, K2, K3). Verifica-
se que o actor FISC integra o maior número de ncliques (7), seguido do
actor PCIVP (5), PROD, PCEVP (4); GCX, SAQ, COM, PCADP (3); ATQ, GPC
(2) e finalmente GINFO, JCP, APROV, ENOL, GINC, GAT (1). A participação
em mais ou menos cliques indica o maior ou menor peso de um actor na
rede. Por este prisma os actores mais representativos são, por ordem
decrescente: FISC, PCIVP, PROD, PCEVP aparecendo o actor FISC
destacado. A inclusão de determinados tipos de actores nas cliques permite
inferir da existência de coesão baseada na especialização de tarefas
207
desempenhadas e coparticipação em processos interorganizacionais. As
cliques 1 e 2 incluem actores claramente especializados em actividades
baseadas em tecnologia –ATQ, ENOL, JCP- a par de outros actores que
participam desempenhando papéis de coordenação, apoio administrativo ao
próprio conjunto nuclear de tarefas tecnologicamente especializadas. As
cliques 3 a 7 representam tarefas incluídas em actividades
predominantemente administrativas e de controlo: vender selos de
garantia, inspeccionar EVP, etc. A clique 8 envolve essencialmente
processos externos ao sector em que os actores PCADP, GPC, GINC, GAT
participam (Anexo A, diagramas 22 a 29).
4.4.3 Conclusões e Propostas
A extracção de conclusões quer simples quer prescritivas é mais difícil que a
descrição e interpretação dos dados analisados. O objectivo é tentar
sistematizar as observações descritivas realizadas e tentar enquadrá-las
como condições de desenho de uma rede interorganizacional que suporte a
realização de processos e a produção e gestão de documentos. Aponta-se
sempre que se julgar adequado uma possível iniciativa a empreender no
contexto da construção de uma rede interorganizacional.
1- A predominância clara do actor FISC em todas as medidas analíticas
realizadas denota a persistência de política de monitorização por parte do
IVP relativamente ao sector do Vinho do Porto. Apesar de se ter iniciado
uma aproximação política diferente baseada no pacto de qualidade,
responsabilização crescente por parte dos operadores, não foi ainda
alcançada essa situação. No entanto se cruzarmos esta realidade com a
situação e opiniões recolhidas por parte dos actores envolvidos, notamos
que subsiste uma percepção disseminada da persistência de atitudes de
controlo por parte do IVP. Dependendo do posicionamento institucional dos
actores opinantes esta é considerada como uma situação indesejável (EVP)
ou necessária (IVP). No entanto é visível a emergência do actor SAQ, a
quem compete a tarefa de gerir a inversão de estratégia por parte do IVP,
em posições relativamente centrais normalmente imediatamente a seguir
208
ao actor mais central (FISC). Note-se ainda um factor que consolida a
percepção de incremento deste actor na rede: Na medida de fluxo máximo
este actor dispõe para todos os restantes de tantos caminhos alternativos
de comunicação e acesso a informação como o actor FISC o que indicia a
estabelecimento de uma rede de comunicação ampla dentro da rede. A
relação deste actor com o ATQ que significa uma relação directa com o
processo técnico de avaliação de qualidade, é mesmo superior segundo a
medida referida com um valor de 9 contra 6 caminhos alternativos. Estes
dados acrescentados ao facto do actor SAQ ter sido recentemente criado
(em 1999) pode ser interpretável como uma crescente preponderância na
rede
2- Uma segunda conclusão é de que de forma geral os actores pertencentes
ao sector público demonstram maior grau de actividade do que os actores
pertencentes ao sector privado. Estes dados são patentes através da análise
de centralidade aplicado aos dois modos da matriz. Esta conclusão não é
particularmente significativa neste contexto devido às características do
cenário político e organizacional em que os organismos não têm o mesmo
peso ou formas interventivas relativamente ao universo em que operam.
Pode no entanto ser utilizada para constatar possibilidades inerentes a este
tipo de análise. No entanto, caso os actores envolvidos estivessem nas
mesmas condições (com as mesmas restrições e oportunidades; objecto e
objectivos) –por exemplo se fossem analisadas as actividades das diversas
EVP que operam no sector- esta medida seria elucidativa para determinar
da actividade e peso/hierarquia de cada organização dentro do sector.
3- Existe uma discrepância entre os actores identificados como mais
influentes e centrais na rede e aqueles que mais poder detêm baseando-se
esta observação na medida de centralidade de intermediação. Os actores
SAQ e ATQ normalmente ocupando as duas primeiras posições são
superados pelo actor PCIVP (2º lugar do ranking) sendo remetidos
respectivamente para a 3ª e 7ª posições. Esta observação é interpretável
como de facto a centralidade ou hierarquia dentro de uma rede ser mais
eficientemente avaliada através da capacidade de influência de actores e
209
não especificamente pelo seu grau de participação activa. O actor PCIVP
com papéis de coordenação e planeamento influi na prática na forma e
substância de processos interorganizacionais estabelecidos. O
posicionamento dos seus equivalentes –PCADP e PCEVP– em
respectivamente 4º e 10º lugares é explicado por dois motivos: (1) O
PCADP participa em processos não relacionados com o sector e que
opcionais mas que uma vez desencadeados implicam uma forte influência
por parte deste actor. (2) O posicionamento afastado do segundo actor
indicia a sua fraca capacidade de influência na determinação das actividades
da rede.
4- O teor das relações existentes é condicionada pelo seu conteúdo: As
relações estabelecidas entre actores são representadas no diagrama de
rede (figura 4.2) e incluem os carácter dessa relação relativamente ao seu
conteúdo. Foram desta maneira identificadas dois tipos de conexões: (1)
transacção em que os recursos trocados no âmbito dos processos
organizacionais não obedecem a controlo expresso de qualquer dos actores
ou pelo menos em que esse controlo se verifica apenas perante a
superveniência de uma irregularidade constatada. Por exemplo se num
pedido de compra de selos de garantia (processo 12) se detectar
desconformidade com a capacidade de venda verificada na conta corrente
do operador, o processo até aí transaccional (trata-se de uma aquisição)
passa a incluir um elemento de controlo (o conjunto de actividades de
inspecção administrativa desencadeadas). (2) controlo em que existe
efectivamente desde o início uma atitude de controlo por parte de um dos
intervenientes em processos. É o caso, por exemplo da inspecção de
operadores que é feita diariamente sendo os alvos de inspecção escolhidos
semi-aleatoriamente42 por processos informáticos.
A postura, e prática, de controlo implica por parte do actor controlador a
adopção de medidas ou complementarmente a proibição de procedimentos
que retirem ou flexibilizem a capacidade de exercer esse mesmo controlo,
traduzindo-se esta prática em muitos casos por uma não adesão a
determinados processos tecnológicos Este facto é claramente verificado
42 O processo é aleatório, excepto quando se verificam num determinado operador sucessivas irregularidades. Nessas circunstâncias a escolha desse operador para fiscalização é deliberadamente mais frequente.
210
nalguns processos interorganizacionais (Ver processo 05) e é um factor
potencialmente condicionador da arquitectura da infra-estrutura de
informação da rede.
5- Os actores identificados como ocupando posições mais centrais deverão
constituir os pólos de referência da infraestutura de informação na rede. A
centralidade e peso de actores correspondem a uma participação frequente
em processos interorganizacionais, a qual naturalmente se traduz em maior
quantidade de documentos produzidos. Independentemente do valor que
estes possam assumir (ver secção seguinte e anexo 3) este facto deverá ser
reflectido na infra-estrutura de informação que suportará a rede de
arquivos. Da mesma maneira o aparente padrão de distribuição das cliques
identificadas por áreas de especialização pode presumivelmente ser um
ponto de partida para a definição da arquitectura de rede, criando-se áreas
específicas concentradoras de recursos normalmente utilizados por esses
subconjuntos e definindo-se circuitos de informação quer verticais, quer
transversais.
6- O actor GCX na sua condição de ponto de desconexão deve ser
recentrado nos processos em que participa. Na prática esta influência
traduz-se em: gestão e informação atempada e organizada de receitas
entradas; maior eficiência e celeridade na sua recolha e pagamento; maior
informação no processamento de transacções. o processo em que participa
pode ser melhorado através de algum grau de automatização viabilizado
por trabalho cooperativo em rede, nomeadamente por processos de
pagamento electrónico.
4.5 Processos inter-organizacionais
A recolha de dados efectuada permitiu identificar 12 processos
interorganizacionais, ou seja, processos que decorrem entre actores das
organizações representadas na rede: desses 12 apenas dois (1 e 2) se
efectuam com a participação da entidade ADP e os restantes 10 são
realizados entre as entidades IVP e EVP. Este facto enquadra-se no cenário
211
apresentado em que o foco nuclear de actividade é de facto o sector de
vinho do porto, representando o ADP uma posição periférica, embora
significativa no contexto da rede. Os processos identificados foram
modelados e para cada um deles foi preenchida uma ficha descritiva com
informação detalhada sobre cada um deles. Além disso para cada um dos
processos foi igualmente elaborado um diagrama actor/papel [40] de modo
a clarificar para cada processo quais os papéis ou papel desempenhados por
cada actor envolvido. Esta abordagem pareceu justificável de forma a suprir
a lacuna de, pela simples designação atribuídas aos actores escolhidos, não
ser possível a percepção da real dimensão de participação num processo ao
nível de papéis desempenhados. A opção por um critério funcional para a
inclusão dos actores na rede fundamenta-se no facto de que em análise de
redes de sociais os papéis exercidos são representados nos arcos e linhas e
não especificamente nos nós, ou seja, nos actores [54][121]. Estes
elementos encontram-se no anexo B.
Representam-se a seguir dois diagramas de objectivos (figuras 4.12 e 4.13)
que constituem uma vista da rede observada em que se pretendem
representar alguns objectivos mantidos pela rede numa perspectiva dos
macroactores IVP, IVP e ADP. Os objectivos representados são suportados
pelos processos interorganizacionais identificados e que serão tratados a
seguir, facilitando desta forma a contextualização do seu desempenho numa
leitura topo-base. Foram realizados dois diagramas, um para a
representação dos objectivos mantidos pela díade [IVP-EVP] e outro para os
objectivos sustentados na relação entre ADP e o IVP. Estes últimos são
igualmente aplicáveis à EVP embora presentemente não existam por não
haver relação entre estes actores. A razão para elaborar dois diagramas de
objectivos separados consiste no facto de os processos sugeridos e em que
o ADP participa serem completamente diversos e distintos dos que as duas
outras entidades mantêm entre si. Tentar tudo representar num mesmo
diagrama produziria um desenho final confuso o que contraria os objectivos
de clareza e lógica de um modelo.
As notações em caixas sombreadas dão conta dos principais problemas ou
disfunções avançados pelos próprios actores participantes relativamente a
cada objectivo identificado e comprovados pela simples análise social e
processual. Note-se que apenas numa minoria de objectivos foram
212
reconhecidas situações problemáticas. A notação enquadrada em {}
representa uma restrição.
As notações de “incomplete” indicam o facto de o objectivo a que são
aplicadas não ser totalmente atingido pela concretização dos sub-objectivos
dependentes. Este facto decorre de nem todos os processos terem sido
estudados mas apenas aqueles que decorrem entre organizações e num
contexto de produção e comercialização de vinho do porto. O sector de
promoção de produto, por exemplo, não foi considerado no presente
trabalho.
Neste primeiro diagrama detectam-se problemas estruturais e portanto
impossíveis de resolução ou de apresentação de melhoria no âmbito deste
trabalho: por exemplo quando actores se referem à sobre-regulamentação
do sector ou quando se queixam de excessivo controlo por parte de
entidades reguladoras. Tratam-se de aspectos de natureza política que
escapam de todo a qualquer possibildade de alteração excepto pelas
Assegurar qualidade deVinho do Porto através de
regulação de mercado econtrolo de operadores:
objectivo qualitativo
Manter características deproduto dentro dos
parâmetros qualitativosestipulados: Objectivo
qualitativo
Regular mercados deforma a manter qualidade
e imagem de produto :Objectivo qualitativo
Garantir que nãoexcedidas capacidades
definidas em cadavindima: Objectivo
quantitativo
Garantir que a marca"vinho do porto" não é
indevidamente utilizada;Objectivo qualitativo
promover produtopara incrementar
vendas emmercados: Objectivo
quantitativo
Responder a pedidosde serviços analíticose sensoriais em 10
dias úteis: Objectivoquantitativo
Melhorar eficiência defiscalização de veículos e
actividades durante e apósvindimas nas zonas deentreposto: Objectivo
qualitativo
Manter as quantidadesde vinho vendidas
dentro das capacidadesatribuídas: Objectivo
quantitativo
Acelerar processode venda de
Selos Garantia :Objectivo
quantitativo
Controlaradministrativamente
e de formaequilibrada as
actividades de EVP:Objectivo qualitativo
«problema»demasiada burocracia
«problema»Demasiado tempo
«problema»Perspectiva de EVP:Demasiado controlo
«problema»Demasiados organismos
regulamentadores
Desenvolver processos defiscalização de linhas de
produção mais eficientes:Objectivo qualitativo
Melhorar a recolha deinformação sobre
infracções ocorridas:objectivo qualitativo
«problema»Poucos recursos
{incomplete}
{complete}
{incomplete}
Aumentar a rapidez deresposta a pedidos deoperadores de forma a
garantir a integridade deoperações: objectivo
qualitativo
{incomplete}
«causa»Demasiadas actividades e controlo
«acção»Diminuir controlo e automatizar actividades
«pré-requisito»DAA electrónico e auto-validação
«causa»não interoperabilidade de softwares
escalonamento de actividades
«acção»integrar software
agilizar procedimentos
«pré-requisito»avaliação de capacidade de comunicabildade
entre AS/400 e software de analisadores
«problema»processo demorado
«causa»processo manual
«acção»automatizar processo
«pré-requisito»portal na Net
comércio electrónico
Figura 4.12 - Diagrama de objectivos
213
entidades governamentais e decorrente alteração de estratégia política para
o sector. Da mesma forma o problema “escassez de recursos” seria
resolvido pelo recrutamento e formação de novos quadros que
correspondessem às solicitações do objectivo. Esse procedimento todavia
está inteiramente dependente da política de recrutamento imposta pelo
Governo de que o IVP depende, não constituíndo, à semelhança dos
restantes, um problema directamente solucionável.
Focaremos portanto a nossa atenção nas seguintes disfunções
percepcionadas:
(1) Demasiadas actividades no objectivo “manter as quantidades de vinho
vendidas dentro capacidades atribuídas ” o que é parcialmente suportado
pelo processo 05.
(2) Demasiado tempo dispendido no objectivo “Responder a pedidos de
serviços analíticos e sensoriais em menos de 30 dias úteis” que é suportado
pelo processo 08.
(3) Atraso no objectivo de “acelerar venda de selos de garantia”, que é
suportado pelo processo 12 “Vender Selos de Garantia”.
Responder a so l i c i t ações deapo io técn ico pa ra ges tão dea rqu i vos de f o rma e f i c i en te e
ab rangen te : ob jec t i voqual i ta t ivo
A v a l i a r m a s s a sdocumenta is
a c u m u a d a s : o b j e c t i v oquali tat ivo
A s s e g u r a r a e x e c u ç ã o d op l a n o d e i n t e r v e n ç ã o n o
s is tema de a rqu ivop ropos to e ace i t e de f o rma
r igorosa e e f ic iente :Object ivo qua l i ta t ivo
De te rm ina r necess idadesa t ravés de aná l i se
o r g a n i z a c i o n a l u s a n d o o sm é t o d o s m a i s a d e q u a d o s a
cada caso : ob jec t i vo qua l i t a t i vo
Dete rm inar documentos ae l im inar e a p reserva r
m a n t e n d o u m a p r o p o r ç ã o d e=80% e l im inação: ob jec t i vo
quant i ta t ivo
I n c o r p o r a r d o c u m e n t o sa s s e g u r a n d o a c a p a c i d a d e
de comun icab i l i dade nom a i s c u r t o e s p a ç o d e
t e m p o a i n c o r p o r a ç ã o :object ivo quant i ta t ivo
«problema»in te r l ocu to res den t ro
d a o r g a n i z a ç ã o
{ A p e n a s d o c u m e n t o sde conse rvação de f i n i t i va }
{ incomple te }
{ incomple te }
« c a u s a »demas iada i n fo rma l i dade na i n te r venção
« a c ç ã o »e s t a b e l e c e r r e l a ç ã o c o n t r a t u a l
«p ré - requ i s i t o»fo rma l i zação de ac t i v i dades e ap rovação de con t ra to t i po
Figura 4.13 - Diagrama de Objectivos 2
214
Neste segundo diagrama as notações de «incomplete» indicam que nos
domínios representados o ADP desempenha outras actividades que foram
excluídas do diagrama por não se considerarem pertinentes neste contexto:
O objctivo “Responder a solicitações...” inclui aspectos relacionados com
fluxos de documentos, controlo de documentos, armazenamento e
preservação não representados neste contexto. Da mesma forma, o sub-
objectivo “Determinar necessidades…” está incompleto visto que se reporta
igualmente a documentação inactiva embora no presente contexto esta
actividade não tenha relevância.
Neste modelo a situação problemática identificada não respeita
propriamente a actividades constituintes do processo mas ao modelo de
relacionamento entre o ADP e uma entidade externa (neste caso o IVP) no
que respeita ao processo de assessorar tecnicamente essa mesma entidade
externa. Este facto necessita de uma explicação: O ADP tem exercido até ao
momento a actividade de assessoria de forma gratuita, não cobrando os
seus serviços. Este facto suscita um problema de relacionamento com a
entidade apoiada pelo motivo de não se gerar uma relação de
responsabilidade efectiva ou de responsabilização de controlo por parte do
ADP relativamente ao trabalho efectuado. São propostas soluções que
podem ou não ser aceites mas que se o são, não encontram na entidade
externa meios materiais para implementar a solução proposta. Não foi ainda
encontrado um modelo de protocolo ou de responsabilização recíproca que
permita a definição inequívoca de direitos e deveres entre as partes. Este
facto leva a uma certa vacuidade das soluções propostas visto que
normalmente não encontram cenários de aplicabilidade ou implementação
prática, pelo menos em que o ADP tenha papel coordenador. Esta situação
não parece susceptível de resolução senão através de uma remodelação do
papel e formas de posicionamento do ADP relativamente a entidades
externas que solicitem serviços de assessoria. Esse reposicionamento passa
por uma postura profissional que implique necessariamente uma
remuneração equilibrada do trabalho dispendido, assim como um modelo de
contrato a estabelecer entre as partes.
Os processos em que foram identificados situações problemáticas e que a
seguir serão analisados mais atentamente são os seguintes:
215
Processo 02 - Gerir Sistemas de Arquivo
Processo 05 – Autorizar comercialização externa
Processo 08 – Prestar serviços analíticos
Processo 12 – Vender selos de garantia
Para os processos 05 e 08 as razões originadoras de situações
problemáticas apontadas pelos actores foram sobretudo de carácter
tecnológico. A opinião colhida é de que o IVP e as restantes entidades
regulamentadoras não dispõem ou não querem disponibilizar tecnologias
viabilizadoras de aceleração de processos porque receiam desse modo duas
consequências: perder controlo e perder receitas.
A consulta de contas correntes é já um processo realizável em linha através
de um portal do IVP no qual existe uma zona reservada aos operadores em
que estes podem consultar, mediante identificação e password, todos os
movimentos e estados da sua conta corrente. Refira-se que a conta
corrente é o instrumento –informatizado desde 1993– nuclear de controlo
administrativo por parte do IVP sobre as actividades das EVP. Cada
operador – que pode ser produtor; produtor/engarrafador ou armazenista -
é obrigatoriamente inscrito no IVP sendo-lhe de imediato atribuída uma
conta corrente (Ver Anexo B: processo 06). Esta é iniciada com informação
do operador, sobre as existências declaradas e verificadas sendo a partir daí
atribuída a capacidade de venda, ou seja, o limite máximo de produto,
expresso em litros, passível de ser vendido anualmente pelo operador.
Note-se que para além do vinho do porto é também contemplada a
aguardente vínica que entra no processo de enriquecimento do vinho do
porto. Vão sendo progressivamente lançadas nas contas correntes todas e
quaisquer alterações às existências e consequentes capacidades bem como
alterações às marcas registadas, permitindo desta forma um controlo
preciso da movimentação a comportamenteo produtivo e comercial de cada
operador.
O processo de consulta de contas correntes antes do desenvolvimento deste
portal decorria de forma convencional sendo enviados mensalmente os
respectivos extractos aos operdores através de CTT. Esta política de
progressivo investimento na área tecnológica por parte do IVP parece levar
a pensar não serem questões essencialmente tecnológicas que impedem a
216
automatização de alguns processos, mesmo porque se detectou um grau
médio (embora com tendência a diminuir por motivos relacionados com
carência de pessoal especializado que de resto é crónica no sector público)
de infusão e difusão de recursos informáticos43 no IVP. A questão de
controlo e neste caso isto significa manter conhecimento e ascendente
funcional sobre um determinado processo considerado particularmente
delicado44, parece ser o factor mais significativo e que maior peso tem neste
comportamento, sendo o aspecto que mais sobressai da leitura de
comunicados do IVP dirigidos ao sector.
Salienta-se que os restantes processos não são considerados nucleares para
a rede de transacções efectuadas entre o IVP e o EVP, devido à sua
natureza simplificada e ainda pelo facto das actividades aí desempenhadas
não terem repercussões directas de natureza económica. Os processos 5 e
8 encontram-se estreitamente ligados: Para comercializar vinho é
necessária a aprovação técnico analítica, primeiro para concretizar um
registo e depois para comprovar, perante a entidade cliente, i.e., que
adquire o produto, que este se ajusta ao quadro regulamentar estabelecido.
A comercialização é compreensivelmente uma acção fundamental para a
EVP já que consiste na fonte de rendimento e portanto de sobrevivência.
Processo 02 -Gerir Sistemas de Arquivo
a) Descrição:
Este processo é de natureza instrumental na medida em que um actor -
ADP - fornece assessoria a entidades externas na área específica de apoio a
gestão de sistemas de arquivo. Expliquemos brevemente os conceitos
expressos.
O conceito de gestão de sistema de arquivo envolve uma série de áreas de
intervenção que passam pela gestão de documentação inactiva, situando-se
nessas circunstâncias no plano de arquivos definitivos (ou históricos); pela
documentação semi-activa ou ainda pela documentação corrente na área
respeitante a gestão documental. O conceito de gestão documental por si só
é insuficientemente elucidativo já que o sistema de arquivo engloba todas
43 No que respeita aos conceitos de infusão e difusão aplicado a recursos informáticos ver WARD e GRIFFITHS 44 Segundo informação recolhida no IVP a autorização de comercialização é uma área particularmente favorável a tentativas de fraudes e procedimentos fraudulentos.
217
GPC
GINC
GAT
PCADP
3.«controlo»
4.«controlo»
5.«transacção»
1.«transacção»
2.«transacção»
Figura 4.14 - Extracto de diagrama RAS: pc.02
«RH»
Arquivistas
«objectivo»Assegurar a execução do plano
de intervenção no sistema dearquivo proposto e aceite deforma rigorosa e eficiente:
Objectivo qualitativo
«in:documento»
pedidoAssessoria
«controlo»
controlo: actor GAT
«processo»
AssessorarEntidades
«out:documento»
RelatórioProposta
«RH»
GrupoTabalho
Figura 4.15 - Diagrama de processo: pc. 02
as vertentes atrás referidas partindo-se do princípio que defende a
totalidade e integridade da entidade arquivo. Segundo este pressuposto a
unidade de referência é o documento o qual permanece idêntico, embora
com capacidades funcionais diferentes, independentmente do seu
posicionamento no ciclo de vida. Além disso o termo gestão inclui
igualmente e neste cenário, a concepção de sistemas de arquivo.
b) Possibilidades de melhoria
Se se olhar para o segundo diagrama de objectivos notam-se que uma das
disfunções percepcionadas consiste no quadro comportamental e a
qualidade ou natureza da relação social estabelecida entre o ADP e o as
restantes macroentidades. Normalmente a relação estabelecida é de
carácter transaccional tal como representado no diagrama de rede (figura
4.14 relações 1 e 5).
A intervenção técnica -se bem que seja
sempre solicitada pela entidade
externa- implica uma alteração de hábitos e maior envolvimento dos
actores da entidade solicitante (ver figura 4.16).
Os processos estudados são essencialmente de carácter instrumental em
que são transmitidas opiniões e suporte profissional a uma entidade
solicitante. Essa opinião fundamenta-se em análise organizacional realizada
pelo ADP. A disfunção do processo resulta na ausência de soluções de
compromisso ou de contrato a estabelecer entre estas duas entidades, por
forma a viabilizar a implementação de soluções acordadas. Note-se que o
próprio desenrolar do processo pressupõe uma análise participada com os
actores organizacionais. A situação problemática não depende portanto do
218
fluxo ou ordenação de actividades mas sim da criação de um quadro
normativo e contratual para a realização destes tipos de processo.
c) Influência social verificada
Neste processo a própria melhoria antecipada consiste em factores de
relacionamento social. A atitude e formas de relacionamento entre o ADP e
actores que solicitam os serviços têm de ser repensadas de forma a
introduzir um factor de responsabilização social relativamente a um projecto
de intervenção.
219
< p 0 2 : G e r i r S i s t e m a s A r q u i v o >
< P C A D P > < G A T > < G P C >< P C E V P / P C I V P >
F o r m u l a r P e d i d oApo io
«documen to»ofício
M a r c a r R e u n i ã o
E fec tua rReun ião Cons t i t u i çãoGrupoTraba lho
Afec ta rArqu iv is ta
A n á l i s e O r g a n i z a c i o n a l D o c u m e n t a lE f e c t u a d a
E labo ra rP ropos ta In te rvenção
« d o c u m e n t o »Rela tór io
«documen to»Re la tó r io [em
discussão]
«documen to»Re la tó r io [em
discussão]
«documen to»Rela tór io [emdiscussão]
Propo rA l t e rações
«documen to»re la tó r io [ve rsão
final]
E l a b o r a r D o c u m e n t oI m p l e m e n t a ç ã o
« d o c u m e n t o »Doc Imp lemen tação
ElaborarPro toco lo
«documen to»protocolo
Figura 4.16 - Diagrama actividades: pc.02
Verifica-se, demasiada informalidade nas relações estabelecidas, entendida
esta como uma ausência de contratualização ou pelo menos de definição e
aceitação mútuas de regras formalizadas que incluam os direitos e deveres
das partes. Este será eventualmente um processo que virá a permitir a
consecussão de projectos até agora não considerados de forma oficial e
descaindo portanto numa situação dúbia e, normalmente, precocemente
terminada. Esta situação é clara ao observar as conexões do actor GAT que
220
Figura 4.17 - Extracto de diagrama RAS: pc. 05
se relaciona essencalmente com o actor GPC, como representante de outras
organizações. Esta escassez de capital conectivo retorna um isolamento que
pode em parte explicar a ausência de capacidade "negocial" deste actor.
Processo 05 - Autorizar comercialização externa
a) Descrição:
Este processo executivo (ver capítulo anterior) denominado por "autorizar
comercialização externa" decorre entre os actores COM com filiação na EVP
e FISC com filiação no IVP. Na rede de actores sociais acima representada
decorre na relação identificada com os nºs 23 e 29.
Esta relação é multiplexa porque
abrange processos em que controlo é
exercido unilateralmente sobre um
actor, mas também processos de
carácter transaccional em que se
verifica reciprocidade nos recursos
trocados através da conexão. As medidas de centralidade efectuadas
caracterizam estes dois actores como ocupando posições centrais na rede, o
que é graficamente visível pelo elevado número de linhas que partem e
chegam a cada um dos actores. Desempenham portanto papéis activos e
predominantes na gestão de processos interorganizacionais e troca de
recursos na rede. Note-se que neste contexto não é indicada a direcção dos
arcos concatenados cuja existência é significativa mas que não influencia o
caso apresentado. A existência de relação multiplexa é importante mas
surge na sequência de uma nova política do IVP para o sector, acima
descrita, e que motiva o incremento de relações transaccionais e diminuição
de controlo. Caso fosse feita uma reconstituição histórica da estrutura social
que ligava estas duas entidades alguns anos atrás surgiriam de forma
exlusiva relações de controlo unidireccionadas do IVP para a EVP.
A análise do processo é sintetizada nos diagramas de processo e de
actividades (figuras 4.18 e 4.19) que se apresentam em seguida.
221
«processo»
Autorizar ComercializaçãoExterna
«in:documento»
RCDO; DAA
«controlo»
actor: FISC
«objectivo»Manter as
quantidades devinho vendidas
dentro dascapacidades
atribuídas:Objectivo
quantitativo
out: documentosCDO, DAA validado
«informação»
AS/400
«Documentos»
Dossiê EVP
Figura 4.18 - Diagrama de processo: pc. 05
< p 0 5 : A u t o r i z a r C o m e r c i a l i z a ç ã o E x t e r n a >
< F I S C > < A T Q >< C O M >
P r o d u z i r R C D O
P r o d u z i r D A A
« D o c u m e n t o »R C D O
« D o c u m e n t o »D A A
C o n s u l t aA S 4 0 0
E m i s s ã o C e r t i f i c a d oA n á l i s e s
C o n s u l t aA S 4 0 0
V a l i d a ç ã o d eD o c u m e n t o s
« D o c u m e n t o »D A A C a r i m b a d o
E m i t i r G u i aR e m e s s a
« D o c u m e n t o »G u i a d e
R e m e s s a
« D o c u m e n t o »C e r t i f i c a d o
D e n o m i n a ç ã o O r i g e m
E x p e d i ç ã o P r o d u t o
« d o c u m e n t o »c e r t i f i c a d o A n á l i s e s
{ S e m e r c a d o r e c e p t o r = " l i s t a d e f i n i d a A S 4 0 0 " }
Figura 4.19 - Diagrama actividades: pc. 05
O primeiro diagrama
mostra os inputs,
outputs, os recursos
utilizados essencialmente
informacionais e
documentais, o objectivo
do processo directamente
relacionado com o
diagrama de objectivos
atrás representado e
finalmente o actor que
controla ou coordena o processo.
No diagrama de actividades regista-se um ponto de bloqueio pelo facto da
222
actividade "expedição do produto" estar dependente de três actividades
diferentes. Pelo menos uma destas - carimbar o DAA - seria susceptível de
ser simplificada caso a estrutura social de controlo o permitisse.
O processo consiste num pedido efectuado pela EVP para comercializar
vinho do porto para mercado internacional. Neste caso distingue-se entre
expedição - efectuada para países membros - e exportação efectuada para
países terceiros. No entanto sob o ponto de vista aqui tratado esta diferença
não é relevante.
O processo segue um fluxo definido em que é solicitada autorização a qual é
documentalmente traduzida num ofício. Este pedido é acompanhado
obrigatoriamente de um DAA (Documento Administrativo de
Acompanhamento) em que são incluídos dados sobre o destinatário,
quantidades e qualidade do vinho a comercializar e datas de embarque.
Dependendo do mercado ao qual se destina o produto (cada mercado
apresenta exigências específicas ditadas pelo seu próprio direito e prática
comerciais) poderá ser pedida uma declaração de denominação de origem
(RCDO). Estes documentos são enviados ao IVP que desencadeia os
seguintes passos: procede à conferência dos documentos, inicia um
subprocesso para emissão do RCDO (que depende do aval da análise
técnica de qualidade), confirma na conta corrente do operador (gerida por
um SBDR que corre em AS400) se as capacidades não foram excedidas e,
caso todos estes elementos sejam considerado correctos, é validado o DAA
através de carimbagem e enviada cópia para o operador que fica assim
autorizado a proceder à expedição. A frequência deste processo é
significativa (cerca de 60 casos mensais observados) atendendo a que
incide sobre um objectivo primário do EVP: vender o produto!
b) Possibilidades de melhoria
Observando o fluxo deste processo (figura 4.19) é vísivel que poderia ser
simplificado. Os documentos obrigatórios poderiam ser disponibilizados de
forma simplificada e imediata através da disponibilização de formulários
através da Internet a que ambos os actores têm acesso corrente. Mesmo
que esses formulários não fossem preenchíveis electronicamente, este
passo pouparia o processo de aprovisionamento dos mesmos que
223
<p05: Autorizar Comercialização Externa (melhorado)>
<ATQ><FISC><COM>
ProduzirRCDO
PreencherDAA
«Documento»DAA Electrónico
«Documento»RCDO
Emissão deCertificadoAnálises
ConsultaAS400
«Documento»CDO
Expediçáo Produto
«precondition»{DAA electrónico disponível na NET}
Vinheta aplicadapelo operador
{Se mercado receptor="listadefinidaAS400"}
ValidaçãoDAA
«Documento»DAA impresso
«postcondition»{Até superveniência de
infraestruturade assinatura digital}
Figura 4.20 - Diagrama actividades pc. 05: possível melhoria
actualmente implica a deslocação periódica ao IVP para levantar estes
impressos.
Por outro lado, se preenchíveis e trasmitidos através da internet, o processo
seria consideravelmente acelerado. No entanto a exigência de validação de
DAA através de carimbo provoca uma ruptura neste procedimento. A prática
obrigatória neste momento implica uma série de movimentações físicas
para adquirir e validar os respectivos formulários: A validação presencial do
DAA é uma prática coerentemente associada a um posicionamento de
controlo por parte do IVP. Ou seja, este actor considera indispensável a
verificação do documento em si e não apenas da informação que este
contém. No entanto atendendo à prática verificada constata-se ser muito
rara a desconformidade no preenchimento do DAA, além de que existem
outros meios de controlo sobre as capacidades de venda, nomeadamente as
declarações de capacidade e acções aleatórias de fiscalização ou ainda a
informação alfandegária (no caso de países terceiros). A isto acrescenta-se
a disposição comunitária que prevê a possibilidade de autenticação de DAA
através da aposição de vinhetas pela própria EVP, vinhetas essas
224
distribuídas pela entidade fiscalizadora. Na figura 4.20 apresenta-se o
modelo da uma possível melhoria do processo.
c) Influência social verificada
Tecnologicamente, portanto, é possível simplificar o processo,
organizacionalmente também, o aspecto legal está igualmente
salvaguardado. Considerados estes factores parece claro que o aspecto
social da relação é a única variável que nessita ser alterada para viabilizar a
modificação de actividade do processo através de introdução de uma infra-
estrutura tecnológica já existente mas cujo emprego é restringido por
aspectos sociais de concepção de controlo. Este aspecto é confirmado pelo
facto de que apenas com a actual política do IVP de progressivo abandono
do papel de fiscalizador policial estar a adopção deste processo a ser
equacionada. A tendência é para desenvolver a infra-estrutura tecnológica
que permita a acessibilização e comunicação em linha do DAA sendo este
documento autenticado através de aposição de vinheta realizada pela
própria empresa e fornecida pelo IVP. As relações existentes passariam
portanto a ser de transacção ou pelo menos de controlo bilateral em que
ambos os actores detêm controlo parcial na relação, manifestado em partes
diferenciadas do processo.
O aspecto a salientar é justamente o facto do tipo de relação que une dois
actores dentro de uma estrutura social (inter-organizacional) ter de ser
alterada ou, dito de outro modo, ter de responder a determinadas
características e não outras, para a melhoria de execução de um processo
ser viável. Na mesma ordem de idéias a aplicação tecnológica depende
essencialmente da componente social da relação e não de qualquer outro
factor. A proposta de remodelação do processo representada na figura
seguinte consiste na construção do DAA electrónico, emitido ou
disponibilizado em linha pelo IVP, mediante o acesso controlado da EVP à
área reservada do portal mantido pelo IVP, bem como a sua subsequente
auto-validação pela própria EVP mediante aplicação de vinheta e segundo
processo definido pelas disposições comunitárias determinadas no
REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril e
confirmadas pela Portaria n.º 632/99 de 11 de Agosto de 1999 e pela
circular 12/2000 do IVV.
225
Interrogado o actor COM, foram levantados obstáculos a esta solução salvo
se asseguradas algumas condições que embora realizáveis tecnicamente
implicariam um considerável esforço tecnológico e portanto financeiro para
serem asseguradas. Tratava-se de determinar para cada ano todas a
alterações realizadas à capacidade de cada EVP de forma a permitir o
conhecimento em tempo real, i.e., à altura da formulação do pedido de
comercialização, e nunca depois, a real capacidade de vinho declarada e
transccionada. Este capacidade implicaria considerável remodelação na
estrutura de informação do IVP quer ao nível de recolha de dados, a qual é
em grande parte fornecida pela EVP, como ao nível do seu processamento o
que implicaria alterações ao presente sistema de bases de dados
relacionais. Qualquer proposta de ultrapassagem destes problemas no
entanto excede o âmbito proposto deste trabalho.
Refere-se neste contexto o processo 04 que corresponde à autorização de
comercialização interna e é aqui apresentado como exemplo de
simplificação administrativa conseguida. Este processo seguia exactamente
os mesmos trâmites do anterior. Sempre que uma EVP pretendesse
comercializar o seu produto dentro do mercado interno, o que equivalia
necessariamente ao seu deslocamento, e mesmo que pretendesse deslocar
o produto de um local para outro com intuitos diversos da comercialização -
por exemplo o engarrafamento - tinha que proceder ao preenchimento de
um DAA que acompanhava obrigatoriamente o produto. Não são todavia
necessários os documentos de certificação de denominação de origem, dado
o produto se destinar ao mercado interno. Note-se que a situação acima
descrita obrigava a situações caricatas como ser necessário a burocracia de
preencher e validar um DAA para deslocar uma determinada quantidade de
vinho numa distância de metros, quando os pontos de partida e chegada se
situassem ambos dentro do entreposto comercial de Vila Nova de Gaia. Para
obviar a esta situação foi abolida a obrigatoriedade de entregar um DAA
antes de cada deslocação/comercialização, passando o operador a fazê-lo
através do preenchimento de uma guia contendo todos os movimentos
realizados no mês a que se reportava, indicando os destinos, teor da
transacção e quantidades.
Neste processo a solução possível apontada par ao processo anterior é
igualmente aplicável. O DAA sempre que necessário (continua a sê-lo para
226
deslocações entre entrepostos, i.e., Douro e Vila Nova de Gaia) seguiria o
procedimento de acesso e validação defendido para o processo anterior
juntando-se a esse documento a guia de manifesto mensalmente
preenchida.
Processo 08: Análise de amostras
a) Descrição:
Este processo de carácter executivo (ver capítulo anterior) corresponde a
uma função essencial do IVP que consiste em determinar a qualidade do
produto apresentado pelos operadores. É igualmente uma condição
impositiva a que os comerciantes se têm de submeter para poderem
comercializar o seu produto. Por estes motivos é objecto de cuidadoso
planeamento. Trata-se de um processo não complexo, no sentido de que
não apresenta incerteza comportamental. Os passos a dar estão
perfeitamente definidos quer sob o ponto de vista de fluxo de trabalho, quer
ainda de procedimentos técnicos -sensoriais e laboratoriais- empreendidos.
Este facto torna-se claro se atentarmos ao sistema desenvolvido pelo
próprio IVP para suportar informaticamente este processo: trata-se do
"circuito administrativo de amostras" e assenta numa plataforma
tecnológica composta por sistema AS 400 e um SBDR. As entidades
definidas são os operadores; países, tipos de análises. Cada uma destas
entidade está identificada e codificada. Quando a EVP entrega a amostra
declara qual o tipo de análise que pretende e a que mercado (país) se
destina. Esta informação determina exacamente quais os procedimentos
analíticos que serão realizados sobre a amostra, visto que variam de
acordo, por exemplo, com exigências específicas exigidas por cada país.
O processo dentro da rede social considerada envolve 4 actores (figura
4.21) três deles nucleares para a sua realização (ENOL; SAQ e ATQ]. O teor
das relações sociais estabelecidas varia entre a multiplexidade que une a
díade [SAQ; ENOL] e a transacção verificada entre a díade [ATQ; SAQ].
Note-se que não existe nem pode existir contacto durante o processo entre
a díade restante [ATQ; ENOL] uma vez que comprometeria a validade e
isenção da avaliação de qualidade.
227
ATQ
SAQ
GCX
ENOL19. «transacção»
21. «transacção»
17. «transacção»«controlo»
Figura 4.21 - Diagrama de RAS: pc. 08
O processo está padronizado e
insere-se numa estrutura
burocrática profissional. Os
colaboradores envolvidos
necessitam possuir qualificações
próprias e uniformizadas
exigidas e contempladas no
manual de qualidade do
laboratório. O tempo médio despendido para completar as análises
requeridas no excede um mês sendo considerado excessivo. A diminuição
deste período de tempo, mesmo atendendo a restrições inevitáveis
impostas pela qualidade de avaliação e pelo facto da amostra ser avaliada
sob dois pontos de vista técnicos -o sensorial que corresponde às
características organolépticas e o laboratorial que corresponde às
característivas microscópicas do produto- foi considerado como de
diminuição possível. O laboratório está creditado de acordo com a norma NP
EN ISO/IEC 17205 o que implica, entre outras coisas, que todos os
procedimentos se encontram standardizados e documentados. Não é
possível portanto encurtar tempo através de eliminação de quaisquer
desses procedimentos.
Os diagramas de topo deste processo, bem como o diagrama de actividades
respeitante à parte do processo onde se verificam pontos de bloqueio são
representados seguidamente. Os restantes diagramas de actividades,
encontram-se no anexo B.
b) Possibilidades de melhoria
Basicamente o principal ponto disfuncional, indicado pelos actores
interrogados reside no tempo dispendido para concluir o processo.
Atendendo a esse facto o processo foi recentemente reestruturado quanto à
forma de desempenho do fluxo de parte das suas tarefas (essas
modificações são já representadas no respectivo diagrama (figura 4.23)
tendo sido igualmente estabelecido um prazo máximo de 30 dias úteis para
conclusão de cada caso submetido a avaliação.
228
«subprocesso»
8.1.RecepçãoAmostras
«informação»AS400
«meta»receber, codificarpedido e definir
tipos de análise aefectuar
«controlo»actor: SAQ
«documento»
formulário requisição
«material»
amostra produto
«subprocesso»
8.2.AnáliseTécnica
«controlo»DST
«meta»avaliar qualidades
analíticas eorganolépticas de
amostra
«informação»
AS400
«RM»
equipamentos
«RH»
provadores
«RH»
analistas
«subprocesso»
8.3 ConclusãoProcesso
«informação»AS400
«documento»Carta Aviso
«meta»calcular custo e
avisar EVP
«controlo»SAQ
«subprocesso»
8.4 CobrançaProcesso
«informação»AS400
«documento»Factura/recibo
«meta»
facturar custo
«controlo»
GCX
Processo 08Decomposição
«out»Amostra codificada e
caracterizada
«documento»
TAS;TAL
«documento»Relatório
«documento»CCQ
Figura 4.22 - Diagrama processo: pc. 08
229
A realização deste processo está todavia muito dependente de tecnologia de
laboratório, particularmente na ausência de integração ou sequer de
articulação entre o software específico dos dispositivos analisadores do
laboratório e da câmara de provadores e do Sistema de Bases de Dados
Relacional denominado "Circuito Administrativo de Amostras" mais
particularmente do AS/400 em que este corre. Na prática o que se verifica
é que os resultados que são emitdos pelos analisadores não podem ser
automaticamente exportados para o AS/400 sendo necessário inseri-los
manualmente. O procedimento consiste em lançar os dados parciais que
correspondem aos cálculos intermédios efectuados pelos técnicos de
análise, num formulário específico para o efeito (Ver anexos B e C). A
seguir estes resultados alimentam os dispositivos analisadores que emitem
sob a forma de relatório os resultados. Esses resultados emitidos em papel
são depois introduzidos no SBDR uma vez que este é o repositório de
informação que controla todas as análises efectuadas guardando os seus
resultados bem como informação particularizada das EVP que os
solicitaram. O próprio certificado de qualidade, produto final esperado da
maioria das análises realizadas, é emitido pelo sistema informático sob
forma impressa. O tempo dispendido no carregamento destes dados leva a
uma situação por todos os actores considerada como negativa (ponto de
bloqueio 1 da figura 4.23).
230
RecepçãoAmost ras
TriagemAmostras
AvaliaçãoSensorial Anál iseLaborator ial
E m i t e B A S E m i t e B A L
AvaliaçãoFinal
Emi teCCQ
«subprocessos»
08.01
/ AvaliaçãoPosit iva
/ Aval iaçãoNegativa
«Informação»Processo suspenso
{OR}
/ AvaliaçãoPosit iva
/ Aval iaçãoNegat iva
/ AmostraAprovada
/ AmostraReprovada
«subprocessos»08.03 ; 08 .04
«Documento»CCQ
EmiteRelatório
«Documento»Dossiê
/ Consulta
«Documento»BAL, BASRelatório
Processo 08subprocesso 08 .02
pon to debloqueio 1
ponto debloqueio 2
Figura 4.23 - Diagrama actividades: pc. 08
A sua resolução no entanto passa por procedimentos exclusivos de carácter
informático que possibilitem o output directo dos resultados saídos dos
dispositivos analisadores para o SBDR do AS/400. Foram considerados
como elementos facilitadores do processos a transmissão do certificado de
controlo de qualidade através de processos electrónicos mais expeditos,
231
sejam eles o correio electrónico ou a sua co locação em área específica
reservada em que apenas o operador requerente tenha acesso. Dado se
tratar de um documento constitutivo e probatório terá que apresentar
suficientes elementos de validação por forma a garantir a sua autenticidade
e fidedignidade. Neste momento após a emissão do documento, este é
validado através de duas formas: a assinatura do Director de Serviços
Técnicos e ainda o carimbo da Instituição (ponto de bloqueio 2 da figura
4.23). A impossibilidade de, para já, ser utilizada a assinatura digital leva a
que seja necessária a utilização de outros processos; algumas das possíveis
soluções passm por adição de meta-informação arquivística (ver capítulo
anterior) pelo sistema informático, procedimento ainda não previsto embora
sugerido no âmbito das entrevistas decorridas com os actores envolvidos.
c) Influência social verificada
No contexto deste processo não foram registadas influências sociais
significativas excepto pela pressão habitualmente manifestada pelos
operadores que entregaram amostras e esperam uma decisão que lhes
permita comercializar o produto. Com efeito embora a amostra seja
identificada com um número encriptado atribuído pelo sistema CAA que
impede ao actor ATQ a associação da amostra que analisa com um
determinado operador, este sabe naturalmente quando entregou essa
amostra e ressente-se das próprias pressões sentidas decorrentes de
contingências comerciais. Dessa forma são estabelecidos contactos
informais, telefónicos normalmente, com membros individuais do serviço
de análise técnica de qualidade no sentido de acelerar o processo. Este
processo no entanto não é facilmente influenciado socialmente visto que a
sua celeridade está dependente de factores essencialmente tecnológicos. O
tipo de relações estabelecidas todavia leva a investimentos estratégicos em
equipamentos mais sofisticados e desenvolvimento de projectos de
articulação de software analítico com o CAA, no sentido de dar mais
depressa resposta adequada a um serviço.
Processo 12- Vender selos de garantia
a) Descrição:
232
GCX
APROV
30. «transacção»«controlo»
Figura 4.24 - Extracto de diagrama RAS: pc. 12
«processo»
VenderSelosGarantia «out: material»
SelosGarantia
«in: documento»
pedido de selos degarantia
«informação»
AS400
«RecursoMaterial»
Dinheiro
«objectivo»
Acelerar processo devenda de Selos Garantia :
Objectivo quantitativo
«controlo»
Actor: GCX
Figura 4.25 - Diagrama de processo: pc. 12
Este processo essencialmente administrativo e transaccional consiste na
compra por parte de uma EVP, normalmente através do seu departamento
de aprovisionamento, de um conjunto normalmente volumoso de selos de
garantia destinados a serem colocados nas garrafas de vinho do porto
legalizando a sua venda. A aposição destes selos é obrigatória constituindo
a manifestação material de garantia do IVP relativamente ao
reconhecimento de qualidade de um determinado lote ou marca de vinho. A
aquisição é processada pelo actor GCX que também se encarrega da
encomenda de impressão dos selos. O acto de compra não é no entanto
exclusivamente transaccional visto que a seguir ao pedido ser formulado é
realizada pelo actor GCX uma acção de controlo materializada na consulta
da conta corrente do operador que solicitou a transacção no sentido de
averiguar se esse actor tem direito a adquirir a quantidade de selos
manifestada.
Isto é explicado pelo facto de cada
operador ter uma determinada
capacidade de vendas atribuída
anualmente pelo IVP, capacidade essa
que não pode ser excedida, excepto em
casos muito raros e sempre sujeitos a
autorização pela entidade reguladora.
Sabendo que essa capacidade é
expressa em litros e
conhecendo a capacidade da
vasilha em que o vinho será
engarrafado, a comparação do
número de selos pedidos,
juntamente com os que foram
adquiridos anteriormente,
permite determinar se o
operador está ou não a exceder
a capacidade permitida de
vendas. Note-se que não é
permitida a acumulação se selos, ou seja, um operador apenas pode
adquirir anualmente a quantidade de selos correspondente à sua
233
<p12:Vender Selos de Garantia>
<CONT><GCX><COM>
PedidoVenda
RegistoPedido
ConsultaAS400
LançamentoVenda
EmiteGuiaPagamento
Emitefactura
EfectuaPagamento
EmiteRecibo
EntregaSelos
ArquivaGuia
«Documento»LivroManualRegistos
«Documento»FolhaCálculoControlo
«Documento»Recibo
«Documento»Factura
«documento»guia de
pagamento
Figura 4.26 - Diagrama actividades: pc. 12
capacidade de vendas. Para ilustrar estes aspectos vejam-se os diagramas
de processo e de actividades elaborados (figuras 4.25 e 4.26)
b) Possibilidades de melhoria
Neste momento a transacção é concretizada através de encomenda,
realizada por telefone ou carta/fax, sendo o pagamento realizado quer
presencialmente quer através de movimentação numa conta corrente
mantida com o IVP. Normalmente esta última opção é a preferida pelas EVP
tecnologicamente mais
poderosas. Neste contexto a
disponibilização de realização
deste processo através da
internet e particularmente
através do portal já mantido
pelo IVP foi considerada
vantajosa pelos actores
interrogados. Para a
concretização remota da
transacção seria necessária a
implantação de processos de
comércio electrónico o que é
perfeitamente possível técnica
e legalmente visto ser o IVP
uma entidade com autonomia
administrativa e financeira o
que lhe permite o pagamento
e recepção de serviços através
de recurso a cartão de crédito.
234
<12: vender selos de garantia>
<GCX><COM> <CONT>
PedidoVenda RegistoPedido
consultaAS400
«Documento»GuiaPagamento
«Documento»FacturaElectrónica
EmiteRecibo«Documento»
ReciboElectrónico
/ PedidoInválido
ArquivaGuia
EntregaSelos
«precondition»{Portal na Internet}
«precondition»{Funcionalidades comércio electrónico}
processoautomatizado
Figura 4.27 - Diagrama de actividades pc. 12: possível melhoria
c) Influência social verificada
O actor GCX que coordena este processo foi identificado na análise de
centralidade/internediação como um ponto de desconexão, ou seja, caso
fosse retirado da rede esta tornar-se-ia desconectada. Este facto
considerado como uma razão para a maior participação deste actor na rede
é patente neste processo visto que este actor desempenha um duplo papel:
por um lado de vendedor de um produto obrigatório para qualquer operador
comercializar vinho do porto mas também como agente de controlo
relativamente à actividade da EVP. Esta concorrência de actividades
posiciona esta actor como um agente influente relativamente a actores
externos. Note-se no entanto que o peso deste actor não é particularmente
235
grande relativamente a outros. O facto de durante largos anos ter estado
dependente respectivamente de dois serviços diferentes levou a um
apagamento de influência social visível por exemplo na nos reduzidos meios
informáticos disponibilizados.
4.5.1 Relação estrutura social/processos/rede
Considerando a perspectiva atrás apresentada e que coloca esta rede numa
perspectiva sistémica contendo em si diversas vistas desse sistema e suas
consequentes interacções apresentamos seguidamente uma tabela em que
se descrevem as medidas de RAS efectuadas, resultados obtidos e possível
impacto quer ao nível dos processos interorganizacionais, quer ao nível de
implementação da rede de arquivos.
Tabela 4.6 – Influência RAS, processos e rede
Camadas de rede estrutura social Impacto no redefinição de Processos
Impacto na estrutura de Rede
Medidas RAS/ Densidade e transitividade
Identifica a capacidade da rede para transmisão e comunicação de recursos nomeadamente informação
Não aplicável Avaliação da capacidade da rede de forma a identificar canais eficientes de comunicação de informação; avaliação através de “problema do pequeno mundo” [43] de horizontes de visualização de actores – e da actividades desempenhadas - na rede de forma a potenciar a coordenação de actividades inter-organizacionais
Centralidade de actores
Identifica os actores mais participativos dinâmicos da rede
Automatização de actividades de processos (p05 DAA electrónico; p12 recepção de pedidos em linha e comércio electrónico aplicado a venda de selos de garantia)
Infraestrutura tecnológica específica. Responsabilização por gestão de documentos atribuída a esses actores
Influência de actores
Denota a influência de actores dentro da rede
Redefinição do posicionamento e participação de alguns actores em
Infra-estrutura de comunicação prevendo canais específicos de comunicação e acesso
236
determinados processos interorganizacionais (p01, p02, p12)
a informação desses actores
Coesão/densidade Denota a capacidade de transmissão de recursos, nomeadamente informação dentro da rede
Não aplicável Condiciona infraestrutura tecnológica da rede
ncliques Identifica conjuntos de actores particularmente coesos entre si por via de tarefas, processos, actividades ou afinidades comuns.
Não aplicável Desenvolvimento de processos de trabalho cooperativo (CSCW) entre actores partcipantes em cliques e entre cliques funcionalmente conexas. Definição de áreas específicas de trabalho, desenvolvimento de processos e gestão documental
237
4.6 Documentos
Um processo produz documentos ou, se quisermos, constitui o contexto de
produção de documentos. Dentro da rede a utilização de um determinado
tipo de documento não é um acto isento ou socialmente neutro. Por
exemplo enquanto a adesão ao SBDR AS/400 existente no IVP foi bem
sucedida outros sistemas que o antecederam falharam: a implementação
do EDI fracassou não se tendo registado suficiente mobilização para
conseguir o sucesso deste tipo de sistema. Da mesma forma a solução
anterior ao CAA desenvolvido numa plataforma anterior ao AS/400 foi
igualmente abandonada. Relativamente ao SBDR mencionado allguns
processos nucleares do IVP são assegurados por este sistema (produtor de
documentos) sendo correntemente utilizado pelos actores incluídos na rede
analisada, não tendo estes especial apetência informática, o que é mais um
factor de confirmação relativamente ao impacto que este sistema
representa nos processos de trabalho. A utilização de documentos
electrónicos, considerada na acepção da confiança depositada pelos actores
neste tipo de documentos, depende em grande parte da percepção social
que estes têm sobre o valor, utilidade, validade ou ainda eficácia dos
mesmos.
O emprego de documentos electrónicos é essencial no contexto de melhoria
de processos acima proposta. Para a introdução destes documentos ser
bem sucedida há um conjunto de factores a considerar desde a perspectiva
diplomática do documento que permite aferir do peso relativo e estrutural e
funcional do documento até à existência de instrumentos e processos de
autenticação, ou ainda à percepção social dos actores sobre este tipo de
documentos a qual, por vezes, pode levar a inesperadas resistências ao
desempenho de um determinado processo.
Considerado o exposto pretende-se nesta secção comentar o estudo
realizado sobre os documentos produzidos nos processos identificados
remetendo para o anexo C para informação mais exaustiva visto que aí se
encontram categorizados
Cada um dos processos acima referidos produz vários documentos. Para
determinar a estrutura de uma rede de arquivos era necessário identificar
cada documento produzido em cada processo interorganizacional e
238
caracterizá-lo. Deste modo foram identificados os documentos produzidos
sendo a sua posição topologicamente associada a cada passo ou actividade
inclusiva de cada processo. Essa tarefa foi realizada com base na
investigação efectuada pelo projecto Interpares [69] [70] tendo sido os
documentos descritos quanto a um conjunto de parâmetros já referidos no
capítulo anterior.
A informação desenvolvida nesta secção refere-se aos documentos que são
produzidos em cada processo identificado. Pretendeu-se ao realizar esta
análise, caracterizar esses documentos sob diversos critérios, a seguir
justificados, de forma a perceber possíveis nexos de consequência
relativamente à sua disseminação e disponibilização na rede de arquivos.
Atendendo aos critérios definidos serão os documentos sujeitos a
ponderação dado que nem todos obviamente representam o mesmo peso
ou dão origem a idênticas acções. A razão fundamental para realizar esta
análise consistia primeiro em procurar determinar o "peso" do documento
no processo, obtido por variáveis relacionadas com a sua capacidade
probatória e informativa. Em segundo lugar pretendia-se daí procurar
determinar o tempo de persistência de cada um dos documentos na rede.
Por tempo de persistência entende-se o período durante o qual um
determinado documento mantenha interesse para os actores participantes
relativamente ao desempenho de um determinado processo. Presume-se
que após o fim do processo um documento possa ser consultado mais ou
menos assiduamente em função da importância ou relevância que esse
mesmo documento tenha para avaliar o desempenho do processo ou ainda
resolver dúvidas relativamente ao mesmo que possam eventualmente
persistir. Esta ponderação não está no entanto associada com factores
como o carácter diplomático do documento. Esta pista foi seguida pela
investigação levada a cabo pelo Projecto INTERPARES que constatou não
ser detectado qualquer padrão revelador de associação explícita e
inequívoca entre a classificação diplomática e a relevância do documento
para o utilizador sob o ponto de vista de utilização corrente [cf. 69, p. 22].
A vantagem de determinar o período de persistência do documento na rede
baseia-se no facto de que é inútil manter documentos disponibilizados na
rede por mais tempo que o necessário, dadas as consequências de
sobrecarga sob o ponto de vista de armazenamento e manutenção de
239
dispositivos de referenciação, nomeadamente perfis meta-informativos
(adiante tratados) dos documentos. A acumulação indiscriminada de
documentos inactivos leva a uma ausência de gestão racional de espaço e
excesso de informação na rede. Note-se que este prazo de persistência não
está relacionado com o valor intrínseco do documento. Este é atribuído
através de uma auditoria sobre o seu valor primário e secundário, ou seja
sobre a sua capacidade evidencial e posterior valor informativo repartido
por vários critérios de ponderação que cobrem áreas como a história
organizacional, valor social, etc. O documento, após o fim do período de
persistência atribuído é retirado da rede mas continua armazenado e
disponível fora de linha para utilizadores interessados na sua consulta
durante o tempo fixado para a sua preservação e de acordo com o destino
final que lhe foi atribuído. O presente trabalho não trata de mecanismos de
gestão de documentos em rede, mas apenas da arquitectura e identificação
dos mesmos dentro dessa estrutura.
Os critérios de categorização documental aplicados são essencialmente
diplomáticos e baseiam-se nos trabalhos levados a cabo por Luciana Duranti
e pelo projecto INTERPARES. Neste contexto são assumidos os seguites
critérios referenciais:
De acordo com o referido no capítulo anterior foram categorizados
diplomaticamente os documentos, os quais se distribuem por 4 grandes
categorias já referidas no capítulo anterior e que a seguir se recordam:
Documentos dispositivos, documentos probatórios, documentos
suporte, documentos narrativos.
Outros critérios de avaliação documental foram adoptados dado parecerem
pertinentes atendendo aos objectivos da análise. Neste contexto é
importante determinar a forma documental, bem como o suporte de
produção original e final dos documentos principais. Esta última designação
necessita de uma explicação: Consideram-se documentos principais aqueles
que a instituição considera como representando oficialmente uma
determinada posição ou transacção por esse documento veiculada ou
transmitida. Ou seja: correspondem aos documentos originais. Esta
designação no entanto é abandonada visto que quando situados em
ambientes digitais, o seu significado é claramente diminuído. Em cenários
de produção documental electrónica não existem originais, pelo menos
240
sendo esta qualidade determinada pelos atributos intrínsecos (tinta, tipo de
papel, cor, etc) desse documento. A condição de "original" é alcançada não
através de qualidades intrínsecas mas sim através de especificidades
extrínsecas, em que se contam o contexto funcional da produção do
documento, o contexto tecnológico, o contexto documental, ou seja as
relações mantidas com agregados de documentos funcionalmente similares,
e ainda a determinação da própria instituição produtora. A "originalidade"
(unicidade) do documento é determinada de forma externa ao próprio
documento através de decisão organizacional (por exemplo decide-se que
embora um documento seja produzido electronicamente, será a sua versão
impressa que assumirá o estatuto de documento oficial sendo a partir daí
comunicada e submetida aos procedimentos correntes de arquivagem e
circulação).
Este facto leva à explicação da utilização do termo "documento principal" o
qual pretende justamente representar a realidade descrita em que existe
uma versão de documento à qual é atribuído o estatuto de original e que
será o documento principal, e outra versão, ou mais que uma,
correspondente ao "suporte original de documento" que será categorizada
como documento secundário.
Por exemplo, numa organização recorre-se generalizadamente a
ferramentas de apoio a produtividade para suportar as actividades correntes
administrativas. Nestes processos são utilizadas sistematicamente
aplicações informáticas vulgarizadas, o processador de texto por exemplo.
Assim sendo praticamente todos os documentos produzidos são-no em
formato electrónico, o que não significa que essas versões digitais venham
a constituir os documentos principais. Eles são na maior parte dos casos
impressos vindo essa sua versão papel a constituir o documento principal.
Quando se menciona o suporte do documento principal, referimo-nos
precisamente a esta realidade. Note-se que nalguns casos verificam-se
situações alternativas em que por exemplo os documentos electrónicos,
embora não considerados como versões organizacionais, são mantidos para
efeitos de suporte e acesso. Outras situações se verificam em que se
procede a digitalização de documentos papel (principais) de forma a obter
vantagens de eficiência sob o ponto de vista de acesso e manipulação, pese
241
embora o estatuto desses substitutos digitais não seja o de documento
oficial.
Sintetizam-se de seguida algumas observações efectuadas:
1. A maior parte dos documentos é produzida originalmente com
ferramentas electrónicas de produtividade sendo posteriormente
convertidos para papel através de processo de impressão. A razão para tal
deve-se à necessidade de garantir o valor evidencial do documento,
considerado insuficiente em suporte digital, mas também por ausência de
estruturas organizacionais e técnicas suficientemente adequadas para
manter um sistema de arquivo electrónico.
2. Este facto permite considerar a possibilidade de todos os documentos
produzidos serem mantidos e transaccionados em formato electrónico, o
que viabiliza a sua aplicação e disponibilização em rede. Para o concretizar
no entanto é necessário no entanto prever formas de validação e
preservação das qualidades de autenticidade e fidedignidade documentais.
As formas para o conseguir passa por aplicação de elementos de validação
digitais em que se incluem a assinatura digital, a implementação de
esquemas de meta-informação baseados em esquemas internacionais já
testados e a implementação de uma infraestrutura tecnológica
suficientemente documentada de forma a permitir a demonstração de todos
os passos e tramitações executadas quer pelo sistema quer pelos
documentos nele produzidos. Como atrás referido de momento a utilização
de assinatura digital não é viável pois embora consista numa tecnologia já
amadurecida, ainda não existe em Portugal a entidade credenciadora
exigida pelo Decreto-Lei 290D/99 de 2 de Agosto relativo a assinatura
digital.
3. As principais formas de validação utilizadas neste momento são a
assinatura manual e a carimbagem. Os documentos que permanecem em
formato electrónico não possuem meios de validação, mesmo aqueles dos
quais não é produzido qualquer output.
242
4. A aplicação destes processos é tecnica e organizacionalmente exigente
visto requerer componentes técnicas, não apenas informáticas mas também
arquivísticas, muito comsumidoras de recursos; não apenas necessárias
para a sua implementação mas também para a monitorização e
acompanhamento contínuo do processo.
5. Existem documentos produzidos em formato electrónico que assim
permanecem. Dentro destes distinguimos dois tipos: (a) Os documentos
produzidos em ferramentas de produtividade normalmente com recurso a
folha de cálculo e que são mantidos nesse formato por motivos
instrumentais. Não são considerados documentos principais mas antes
repositórios de informação pesquisados sempre que alguma informação é
necessária. Estão nessas condições os documentos 12.4 (b) os documentos
produzidos por sistemas de bases de dados transaccionais (Ver Anexo B:
documentos nº 3.3, 4.4, 5.6, 5.7, 6.4, 7.3, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9,
8.10, 8.11, 8.14, 9.6, 10.6, 10.7, 11.3, 12.3): dentro destes assumem
especial relevância, por apoiarem actividades nucleares, o circuito
administrativo de amostras (CAA) e a gestão de contas correntes. Ambos
assentam numa arquitectura de SBDR e numa plataforma AS/400. Neste
contexto assumem-se as questões básicas colocadas por sistemas desta
natureza inicialmente pensados como sistemas de informação e não como
sistemas de arquivo ou como sistemas potencialmente produtores de
documentos [INTERPARES, p. 16]. Estas questões são sintetizadas nas
seguintes interrogações colocadas perante um sistema desta natureza:
• O sistema produz documentos?
• O sistema deveria produzir documentos?
• O sistema é no seu todo um documento complexo?
• Considerada a natureza e função do sistema existe presunção de
autenticidade? Ou seja, documentos eventualmente produzidos possuem
a qualidade de serem autênticos?
Quando se fala em documentos neste contexto referimo-nos a transacções
decorridas dentro da base de dados relativamente a um determinado
evento -uma análise de amostra ou uma movimentação de conta corrente,
por exemplo- e que são mantidas em formato digital ou seja não têm
expressão externa sob forma analógica (uma impressão por exemplo). No
243
caso observado o SBDR possui uma minuciosa documentação de suporte e
desenvolvimento do projecto de bases de dados, nomeadamente diagramas
de classes, entidades/relação, de fluxo de dados e ainda fichas de descrição
de processos e de entidades. Este conjunto documental permite concluir
que de facto o sistema não produz documentos na acepção específica do
termo, excepto nos outputs em papel previstos para determinadas etapas
de processos. Julgamos também que dada a boa qualidade de
desenvolvimento do sistema é possível ser configurada para a introdução de
critérios arquivísticos, nomeadamente suporte de meta-informação e
enriquecimento de dicionário de dados com informação de teor arquivístico
de forma a produzir documentos electrónicos de suficiente qualidade. Esta
aplicação está disponível para suportar a transacção de processos em
ambiente de rede mediante algumas alterações ao nível de implementação
de rotinas de auditoria e capacidade de suporte de meta-informação.
6. De um conjunto de 82 tipologias documentais identif icadas, repartidas
pelos processos analisados, 49 correspondiam a documentos de natureza
probatória e 10 a documentos dispositivos, constituindo portanto uma
maioria percentual de 71% (59% e 12%) respectivamente. Embora esta
facto não tenha significado específico no tratamento dado a estes
documentos acualmente, indica pistas relativamente a um planeamento
necessário quando forem adoptados formatos electrónicos que substituam
os actuais formatos em papel. Mesmo no caso de documentos electrónicos
produzidos de raíz, como é o caso de parte da informação inserida no SBDR
referido, deverão ser tidos em conta requisitos relativos a autenticidade e
integridade destes documentos atendendo ao peso evidencial manifestado
dento do processo a que respeitam.
6. De uma forma geral todos os documentos convencionais (i.e., em papel)
que entram na entidade IVP são sistematicamente digitalizados, embora
nem todos o sejam integralmente. Este processo é realizado tendo em
conta não a substituição dos originais mas a simplificação de
manuseamento e incremento de acesso. Da mesma forma embora de
forma não sistemática os documentos em papel saídos são igualmente
submetidos a esse processo. Esse facto potencia a capacidade de colocar
244
documentos, neste momento recebidos em papel, disponíveis numa rede,
embora se deva atender às seguintes limitações: Trata-se de imagens de
documentos e portanto de cópias digitais de documentos originalmente
produzidos e mantidos em papel, e não de documentos incialmente
pensados para serem transmitidos em formato digital. O facto de serem
imagens, armazenadas em ficheiros de dimensões relativamente grandes,
aumenta o seu peso sob o ponto de vista de manuseamento e
armazenamento; finalmente não é possível a sua adição o que pode ser
negativo num contexto transaccional de rede dado não facilitar a realização
de acções requeridas no próprio documento.
4.7 Arquivos na rede
4.7.1 Rede como infra-estrutura de informação
Uma rede é uma estrutura que conecta actores através de relações entre
eles estabelecidas, e por onde são transferidos, trocados ou comunicados
recursos, sejam eles de que tipo forem; materiais (dinheiro, bens,
serviços...), afectivos, informacionais (informação, conhecimento,
documentos). Para uma rede ser formada não é necessário qualquer tipo de
tecnologia e, estendendo este conceito, não é particularmente necessária
tecnologia informática.
No entanto quando falamos hoje em dia em redes de comunicação e de
informação estamos de forma implícita e automática a considerar -e outra
coisa não faria sentido- a existência de uma infra-estrutura de suporte a
essa mesma transmissão de recursos baseada em tecnologia informática e
de telecomunicações. No presente trabalho este constitui um pressuposto
básico. Diremos então que a rede prevista é baseada em infra-estrutura
tecnológica que viabiliza a toca de recursos e o desenvolvimento de
transacções de forma remota entre os actores nela participantes, Trata-se
portanto de uma infraestrutura de informação segundo a designação
proposta por Hanseth [58].
245
Neste sentido passamos a sintetizar alguns aspectos que normalmente
caracterizam e baseiam uma infraestrutura desta natureza e que têm de ser
considerados para a sua projectação e implementação [58]:
1- Têm uma função de suporte e facilitadora do desempenho de actividades
heterogéneas. Isto significa que uma rede, no sentido de infraestrutura de
informação aplicado no contexto deste trabalho, deve abranger uma gama
diversificada de actividades, não devendo ser exclusivamente pensada para
o suporte de um conjunto reduzido e especializado das mesmas. Este
pressuposto implica o desenvolvimento de uma rede não exclusiva de
arquivos ou documentos devendo comportar outras valências directa ou
indirectamente relacionadas. No caso apresentado a rede inclui suporte a
processos interorganizacionais, troca e gestão de informação, produção,
troca e gestão de documentos.
2- Uma infraestrutura é partilhada por uma comunidade de utilizadores
eventualmente repartíveis por grupos específicos. Este aspecto denota a
rede como uma entidade única partilhada por todos os actores nela
conectados e que nela desempenham ou participam em actividades. Cada
um dos utilizadores ou grupos de utilizadores identificados no entanto pode
ter perspectivas de visualização e de acesso diferentes consoante restrições
ou interesses eventualmente definidos. Este aspecto é fundamental numa
rede em que coexistam processos interorganizacionais onde participam
apenas alguns dos actores presentes sendo naturalmente a informação e
documentos produzidos acessíveis apenas às partes envolvidas na
transacção.
3- As infraestruturas são abertas no sentido de que não deve existir limites
para actores envolvidos, não devendo igualmente ser imposto limite sob o
ponto de vista tecnológico para a dimensão ou grau de crescimento de uma
rede. Este pressuposto pode naturalmente estender-se à conectividade
entre redes diferentes, ou seja, uma rede, de acordo com a teoria de
sistemas, não deve ser observada como um sistema fechado e autónomo,
mas sim numa perspectiva orgânica de crescimento e conectividade com
outras redes. Esta condição implica por um lado dinamismo na rede
246
materializado na multiplicidade relacional, alteração das condições de
desenvolvimento e alargamento, modificação de requisitos, estabelecimento
de alianças e reposicionamento social, económico (alterações de estatuto
económico por exemplo), político (nova legislação por exemplo), tecnológico
(adopção de novas normas e soluções tecnológicas). Isto não significa que
uma rede deva à partida incluir todo o tipo de actores e de valências mas
sim que deve permitir, sempre que tal se justificar, a inclusão de actores
que aumentem a estrutura de oportunidades disponível. Na prática este
conjunto de factores precursores de complexidade e dinamismo na rede
sintetiza-se no conceito de heterogeneidade [58]. Uma infraestrutura de
informação é um agregado de componentes de múltiplas naturezas em
permanente estado de alteração e cujos tempos de evolução não são na
maior parte das vezes coincidentes. Neste sentido este tipo de estrutura é
uma rede sócio-tecnológica, visto que congrega em si estes dois aspectos.
4- As infraestruturas de informação estão conectadas e interrelacionadas
constituindo "ecologias" de redes [58]. Este aspecto manifesta-se no
seguintes casos que podem ocorrer isolada ou simultaneamente:
(a) Se numa rede é adoptado um standard diferente, por exemplo um
protocolo de comunicação diferente do que se encontre instalado, coexistem
durante um período de transição duas redes que assentam sobre dois
protocolo diferentes e que deverão assegurar a comunicação entre si.
(b) duas infraestruturas tecnologicamente diferentes, mas com pontos
comuns materializados em actividades e/ou interesses partilháveis,
conectam-se através de dispositivos específicos (gateways) de forma a
permitir a comunicação.
(c) Componentes ou infraestruturas menores e tecnologicamente
heterogéneas e independentes conectadas num conjunto maior, passam a
criar interdependências entre si de forma que que a alteração de uma
reflecte-se nas outras componentes da rede.
Por outro lado coexistem naturalmente camadas de redes sem -numa
primeira abordagem- pontos ou interesses comuns mas que na prática, por
várias ordens de razões, necessitam pragmaticamente de comunicar.
Hanseth dá como exemplo deste fenómeno o caso das redes de telefone,
tvcabo, comunicação de dados que evoluindo de forma independente se
247
tornaram funcionalmente conectadas por razões que se prendem com a
eficiência do seu desempenho. Este aspecto de certa forma flexibiliza o
conceito de que numa rede apenas faz sentido existirem actores que
mantenham interesses comuns. O problema consiste em determinar qual o
nível de interesses comuns e se este é imediatamente perceptível e
evidente ou se outro nível de existe que aconselhe um relacionamente à
partida imprevisto.
As infraestruturas desenvolvem através da ampliação e melhoria da base
tecnológica pré-existente. Hanseth considera este um aspecto fulcral para a
compreensão e desenvolvimento de redes. O que ele designa por "installed
base" (base tecnológica pré-existente) consiste na plataforma tecnológica
que existe antes da constituição ou alteração de uma infra-estrutura. Esta
plataforma por mais rudimentar ou simples que seja, está sempre presente
o que obriga a considerá-la com o um factor incontornável para o estudo e
adopção de novas soluções tecnológicas, de forma a permitir a
interoperabilidade e conectividade da rede.
Uma rede que inclua requisitos funcionais, sociais e tecnológicos de suporte
a arquivos pressupõe a existência de objectos informativos com
características próprias: os documentos. O seu objectivo é comunicar,
trocar, transferir documentos que participam em transacções as quais
integram processos que fazem parte de um sistema de actvidades. A sua
condição de operatividade consiste em salvaguardar a posição (interesses)
dos actores envolvidos numa relação e transacção nela contidas face a
elementos endógenos e exógenos, produzindo e mantendo informação de
forma a esta possuir e manter continuadamente qualidades de
autenticidade, inteligibilidade e fidedignidade. Nestas circunstâncias os
documentos são recursos comunicados/transferidos e não renováveis (na
medida em que são únicos) que proporcionam as garantias de
posicionamento e manutenção de interesses dos actores na rede. Como um
documento não existe isoladamente mas sim como subproduto de
actividades e processos estes terão igualmente que ser contemplados na
rede. Trata-se portanto de suportar, entre outras, a actividade de produção
e gestão de documentos.
Uma relação entre actores deve ser analisada sob dois prismas: a
substância e a estrutura. No segundo caso analisamos as características
248
estruturais da relação - o seu esqueleto. No primeiro caso analisamos o que
essa relação permite comunicar, visto que uma relação se estabelece entre
actores sempre com o propósito de realizar uma acção comum às partes
envolvidas, seja ela simétrica (existe reciprocidade) ou assimétrica (a
iniciativa parte de um actor) no entanto um actor não pode ter
exclusivamente relações com ele mesmo sob pena de desvirtuar o conceito
e aplicabilidade de rede.
Uma última observação: esta rede é interorganizacional no sentido em que
vários actores e organizações participam através de desenvolvimento de
processos desenrolados entre os actores. Na rede a estabelecer pretende-
se a troca de recursos informativos e documentais de forma a assegurar a
operação de um número identificado e finito de processos
interorganizacionais. Os documentos que constituem parte dos arquivos
organizacionais das diversas entidades envolvidas são produzidos no
decurso desses processos. A rede de arquivos pretende apenas limitar-se a
essa realidade. Dito de outro modo, apenas a parcela dos arquivos
organizacionais referente aos processos interorganizacionais ident ificados
estará presente na rede. A rede de arquivos constituída é portanto parcelar
visto não representar o universo total dos arquivos organizacionais de cada
instituição envolvida.
4.7.2 Requisitos tecnológicos
249
As variáveis e factores a considerar na concepção da infraestrutura de uma
rede de suporte a informação, devem assentar nos pressupostos expostos
nos parágrafos anteriores. No presente caso avançamos com algumas
considerações e requisitos gerais visto que a sua especificação é neste
momento inviável devido a, por um lado não ter sido feito um estudo
sistemático sobre a infra-estrutura tecnológica actualmente existente e por
outro lado não determos competências gerais ou específicas nessa área.
Assumem-se igualmente como condicionadoras do desenho tecnológico da
rede as seguintes variáveis ambientais:
• É necessário assegurar suporte legal de transacções efectuadas na rede
através da produção e gestão de documentos de arquivo autênticos e
fidedignos
• Para o desenho de uma possível configuração de rede deverão ser
considerados como referenciais os actores definidos através de medidas
RAS como os mais centrais sob os ângulos de intermediação e
proximidade: neste caso os actores FISC. SAQ. ATQ e PCIVP, e PCADP.
Note-se que isto permite supor que a entidade de gestão da rede será da
responsabilidade do sector público.
• É necessária a inclusão de agentes tecnológicos, i.e., avaliar da
necessidade de conectar infraestrturas de naturezas diferentes.
[57][58].
Um dos elementos basilares de uma rede consiste em normas (standards)
pelo que devem ser estudados, ponderados e adoptados as normas
consideradas mais apropriadas para cada situação e considerada. Note-se
que no caso de tecnologia informática uma norma tem sempre uma
utilidade cronologicamente datada visto ser a evolução tecnológica nesta
área tão rápida que o tempo de duração de uma norma é quase sempre
curto. Este facto no entanto não obsta a que a sua utilização não seja
aplicada mas implica simultaneamente a monitorização constante do
mercado e suas tendências evolutivas.
É necessário avaliar o impacto dos factores de "lock-in" (adopção e fixação
de uma determinada tecnologia dificilmente substituível por outra ainda que
mais vantajosa) e de base instalada (infra-estrutura tecnológica pré-
existente) em que se incluem normas a ser substituídas por outras mais
recentes [58]. Na prática instala-se uma dialéctica nascida do confronto
250
considerado por Hanseth como inevitável, entre um conjunto de tecnologias
pré-existentes e correspondentes práticas estabelecidas e comunidades de
utilizadores específicas, e aquelas que se pretendem adoptar. Esta
coexistência tem de ser gerida de maneira a compatibilizar pontos de
fricção que possam eventualmente impedir ou apenas restringir a
comunicação.
A tecnologia não é neutra relativamente a aspectos sociais sendo estes
inscritos na própria tecnologia de forma a esta coresponder a padrões
socialmente aceitáveis para o desempenho de transacções comuns entre
uma comunidade de utilizadores unida em rede [57].
Tentando aplicar estes pressupostos de acção ao caso estudado e partindo
do conjunto normativo potencialmente aplicáveis indicamos sob o ponto de
vista conceptual (arquitectura) e lógico (meta-informação) as seguintes
normas45:
• RKMS (RecordKeeping Metadata System) que será alvo de aplicação
prática neste trabalho (ver secção 7.4),
• RDF (Resource Description Framework) para interoperabilidade de meta-
informação produzida,
• DUBLIN-CORE, para aplicação de meta-informação a documentos
produzidos,
• ISAD, para aplicação de meta-informação a documentos produzidos,
• ISAAR (cpf) para aplicação de meta-informação a documentos
produzidos.
Para normalização da estruturação da informação
• XML, tecnologia para estruturação de meta-informação e de
documentos.
• XHTML como forma de normalização e migração de sítios Web
construídos em HTML.
A primeira norma referida é actualmente uma tecnologia amadurecida
muito utilizada por vendedores de software o que indicia uma adesão
45 Não se distingue neste caso entre normas “de jure” (provenientes de organizações internacionais de normalização), “de facto” adoptadas pela prática generalizada como standards, e “PAS” (Public Available Specifications) produzidas regularmente por consórcios industriais.
251
generalizada. Para além disso as normas acima referidas adoptam esta
tecnologia para representação sintáctica do seu vocabulário 46
Do ponto de vista tecnológico e para comunicação de informação
• TCP/IP, protocolos de transferência de dados e de ligação internet.
Note-se a possibilidade de utilizar medidas RAS para desenhar sob o ponto
de infra-estrutura tecnológica, i.e, TIC, a configuração da rede considerada
na distribuição dos seus dispositivos técnicos (hubs, routers, etc) [75].
Do ponto de vista de segurança e autenticação de documentos
• Algoritmo RSA, Aplicação de assinatura digital.
• Norma ISO/IEC 9594-8 ou X.509 (versão 3) para identificação do
requerente da chave digital.
Consideramos ainda necessário, atendendo aos requisitos que devem
caracterizar uma rede de abertura e heterogeneidade [58] desenvolver
mecanismos capazes de assegurar a conectividade entre plataformas
tecnológicas diferentes ao nível quer estrutural (dispositivos activos e
passivos de rede) conseguida por exemplo a partir da construção de
gateways, quer lógica (compreensão de construções semânticas e
sintácticas diferentes) conseguida a partir de adopção de estruturas como o
RDF.
É ainda fundamental a criação de estrutura de gestão de chaves privadas e
públicas, considerada no quadro legal português de assinaturas digitais
assimétricas (decreto-lei 290-D/99 de 2 de Agosto sobre assinatura digital)
e integrada numa futura infraestrutura nacional para atribuição e gestão de
assinatura digital (até à altura ainda inexistente). O seu objectivo é
viabilizar a utilização de assinatura digital em documentos à partida
seleccionados como receptores viáveis deste mecanismo de autenticação.
Esta estrutura deverá gerir a atribuição e controlo de assinaturas digitais
atribuídas e aplicadas dentro da rede que controla.
46 No caso das ISAD e ISAAR (cpf) existem DTD desenvolvidos em XML denominados respectivamente EAD (encoded Archival Description) e EAC (Encoded Archival Context)
252
A gestão de informação e de transacções pressupõe a existência de uma
estrutura virtual que centralize a realização dos processos
interorganizacionais identificados. Esta estrutura funcionará igualmente
como ponto de referência topológica dos diversos esquemas e normas
necessários para aplicar os esquemas de meta-informação definidos. Como
propósito básico necessita também de assegurar a gestão dos documentos -
electrónicos ou tradicionais- produzidos no decorrer dos processos
grangeando a sua acessibilização, comunicação e eliminação da rede
sempre que os prazos estabelecidos para tal forem atingidos. Uma estrutura
deste tipo encontra um formato adaptável num portal gerido por uma
equipa multi-institucional ou apenas por uma única organização. Neste
último cenário a escolha evidente seria o IVP atendendo à posição central
ocupada pelos seus actores segundo as medidas apuradas na secção 4.3
deste capítulo. As características técnicas desse portal podem ser quase
tantas quantos os seus desenvolvedores e as percepções funcionais da sua
comunidade de utilizadores. Uma definição que consideramos elucidativa de
um portal consiste "num ponto único integrado que permita acesso ubíquo,
útil e abrangente a informação, aplicações e pessoas" [71]. No presente
contexto um portal corporativo interorganizacional será o mais adequado às
características desta rede. Este tipo de portal é gerido e mantido por uma
única organização suportando processos funcionais entre diferentes tipos de
actores multi-organizacionais, garantindo a coordenação de fluxo de
trabalho dentro de cada processo assim como a produção e gestão
documentais.
Apontamos seguidamente algumas características e funções que um portal
desta natureza deverá permitir. Para este efeito baseámo-nos na descrição
de arquitectura do portal de mobilidade do IDA (Interchange of Data
Between Administrations) da Comissão Europeia [65].
• A informação deve ser agregada, ou seja, permitir o acesso a fontes
heterogéneas tanto estruturadas como não estruturadas, por ex., bases
de dados relacionais, bases de dados ERP, sistemas de gestão de
arquivos747, sistemas de correio electrónico, servidores web, etc. deve
igualmente suportar qualquer formato documental. Esta conjugação de
47 O termo sistema de arquivo é utilizado na acepção restrita de sistema que gere o conjunto de documentos de arquivo produzidos por uma organização.
253
formas e fontes de informação deve ser disponibilizada ao utilizador de
forma transparente.
• Deve dispôr de funções de compatibilização entre diferentes plataformas
tecnológicas como por exemplo TCP/IP - OSI, SMTP - X400 ou de
formatos propriedade de fabricante para SGML/HTML/XML.
• Deverá igualmente suportar uma série de serviços como interpretação
de caracteres, sendo aconselhada a utilização da norma ISO 6046
(Unicode); técnicas de compressão e descpmpressão de ficheiros gerindo
diversos esquemas de compressão tanto loosy como lossless; serviços de
intercâmbio de documentos nomeadamente PDF, SGML/HTML/XML, GIF,
JPEG; serviços de transferência de mensagens e de ficheiros,
nomeadamente X.400, SMTP, MIME, ou FTP e HTTP; gestão de fluxos de
trabalho baseada em normas da WfMC (Workflow Management
Coalition); serviço de directório baseado em X.500 que pode igualmente
ser utilizado para atribuição de URI relativos a organizações
participantes.
• Deve gerir conteúdos web e de documentos de forma a permitir a
implementação de conjunto de processos de segurança sobre os
conteúdos e documentos geridos, nomeadamente controlo de versão,
entrada e saída de documentos, rotinas de auditoria gestão do ciclo de
vida de documentos e ainda gestão de fluxos de trabalho para conhecer
o estado exacto de cada actividade de um processo a decorrer.
• Deve suportar funcionalidades completas de sistema de arquivo,
incluindo captura, retenção/destino, controlo, adição de meta-
informação, armazenamento, gestão de dossiês híbridos que preveja a
persistência de utilização de documentos tradicionais e
consequentemente a possibilidade de uma organização apesar de manter
produção deste tipo de documentos participar em processos através da
rede.
• Deve permitir pesquisa e recuperação destinada a aceder de forma
eficiente à informação documental.
• Deve ter capacidade de atribuição de meta-informação e suporte de
tecnologia XML de forma a permitir a aplicação das diversas normas a
utilizar.
254
• Deve assegurar suporte de acesso a informação e documentos através
de diversos dispositivos como telefone, fax, computadores, servidores
de forma a que diversos tipos de acesso para efectivação de transacções
sejam possíveis.
• Deve ter capacidade de suportar certificação digital de maneira a
garantir o emprego deste mecanismo de autenticação.
• Deve assegurar a produção de estatísticas completas e acessos e
transacções para recolher dados abrangentes sobre o desempenho da
rede.
4.7.3 Identificação de actores
A constituição da rede de arquivos, considerada sob a perspectiva
apresentada no início desta secção não se trata exclusivamente de uma
rede especializada de arquivos mas inclui naturalmente os agentes
produtores da documentação bem como o contexto funcional que dá origem
à produção documental (os processos) e ainda outras possíveis valências de
informação não especificamente consideradas no âmbito deste trabalho.
Uma rede é por natureza heterogénea e não deve cincunscrever-se a
qualquer tipo de restrição seja de actores participantes seja da natureza dos
processos e actividades inclusivos participantes.
De acordo com o cenário observado as entidades a incluir na rede serão de
4 tipos (figura 4.28)
1. As macroentidades que correspondem às organizações envolvidas em
relações comuns. A sua inclusão na rede corresponde a uma
contextualização de topo, ou seja, constituem os referenciais de
"responsabilização" relativos às transacções decorridas na rede.
1.1 Nesta classe incluem-se os actores que correspondem às unidades de
obsrvação analisadas na rede de actores sociais formada. Na prática trata-
se das unidades funcionais que participam directamente nos processos
organizacionais identificados.
2- Os processos interorganizacionais que constituem a base transaccional
da rede em função e no decurso dos quais são criados e trocados recursos
informativos e documentais.
255
3- Os documentos como subprodutos dos anteriores que asseguram um
papel evidencial e informativo sobre as transacções/processos em que
participarem e no decurso dos quais foram produzidos. Todos estes
elementos se articulam na rede através de relações estabelecidas e em que
decorrem processos interorganizacionais. O grau de envolvimento é todavia
diferente assim como os atributos identificativos viabilizadores de uma
identificação inequívoca na rede.
4- A classe "papéis" destina-se e representar os diferentes papéis
eventualmente assumidos pelos actores dentro dos processos em que
participam determinando portanto a asociação existente entre as classes
"actor" e "processo".
Do ponto de vista arquivístico os requisitos exigidos implicam a identificação
do documento, o seu posicionamento dentro do conjunto de processos
-tipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Regras
Actor-TipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Idioma-RegrasNegócio
processo
-tipoCategoria-Identificador-Título-Data-Mandato-Local-Classificação-Relação-Resumo-Idioma-Assunto-FormaDocumental-Avaliação-Controlo-Preservação-Recuperação-Acesso-Utilização-Histórico-Latência
documento
*
*
*
*
1..*
*
*
*
relaçãoComrelaçãoCom
relaçãoCom
participaEm
produz
IdentificadorTítulo
papel
11..*
Figura 4.28 - Diagrama de classes da rede
256
interorganizacionais, os seus atributos internos e externos assim como o
seu tempo de persistência na rede - chamemos-lhe latência-, i.e., o tempo
que o documento deverá permanecer disponível em linha. Por outro lado
deverá ser assegurada a constituição e permanência de um valor evidencial
credível, i.e., que suporte eficazmente a capacidade do documento
demonstrar legalmente transacções efectuadas. Não basta portanto que
recaiam sobre os documentos funcionalidades de localização e recuperação,
sendo igualmente imprescíndivel garantir o factor evidencial.
Para este efeito baseámo-nos na atribuição de meta-informação, já referida
no cap. 3. A meta-informação é genericamente utilizada em variadíssimos
cenários e particularmente na Internet com o objectivo de categorizar a
informação permitindo assim uma maior eficiência e precisão na sua
localização e recuperação. Mais recentemente iniciativas como o RDF, ou o
Dublin-Core, pretendem a introdução de semântica ou seja de significado
explícito e implicito atribuido a recursos existentes de forma a permitir uma
recuperação mais inteligente e direccionada aos fins do utilizador [16] [76].
A meta-informação no contexto arquivístico tem no entanto uma outra
funcionalidade: prover a capacidade probatória do documento electrónico,
por si só incapaz de assegurar de forma autónoma os atributos requeridos
(pela lei e sociedade) para as propriedades de autenticidade e fidedignidade
serem consideradas presentes. Note-se que a meta-informação sempre
existiu no universo arquivístico. A construção de inventários e índices que
reportam a uma unidade de informação nuclear analítica constituem meta-
informação descritiva dessa mesma unidade de informação. Os termos
descrição e catalogação (nas bibliotecas esta prática, embora
completamente diferente da existente em Arquivos, é também familiar)
mais não são que métodos de construção de instrumentos de recuperação
da informação, ou seja, meta-informação. No entanto num contexto digital
a aplicação de meta-informação inclui igualmente valências de
implementação de capacidade evidencial.
Vejamos porquê:
A associação de MI ao documento de forma segura e irreversível48 completa
a informação contextual do documento que num cenário convencional, está
48 Pode haver excepções. O MOREQ por ex., prevê a possibilidade da meta-informação ser alterada pelo administrador de sistema, quando haja erro do utilizador, desde que essa alteração fique registada em rotina de aud itoria. [Cf. 66]
257
naturalmente presente. Repare-se por exemplo que ao inserir um
documento tradicional49 num determinado dossiê estamos imediatamente a
incluí-lo num contexto transaccional específico. O documento em papel traz
normalmente na sua estrutura diplomática os elementos de identificação e
validação necessários e suficientes para a inserção contextual e validação
de autenticidade (assinaturas, carimbos, logotipos, referências). Por vezes a
própria cor, no caso de formulários, é suficiente para a percepção imediata
do contexto funcional em que o documento se insere. Ao inserirmos
elementos que indicam entre outros, a data/hora de chegada, o
destinatário, o emissor, o formato, a classificação, estamos a conferir ao
objecto documental elementos autenticadores de que à partida ele era
destituído: da mesma forma se numa transacção decorrida numa base de
dados garantimos a existência de uma rotina de auditoria que a registe com
os necessários elementos meta-informativos contextualizadores da
transacção decorrida, estamos a conferir a um objecto processual e
informativo - a representação da transacção - capacidade demonstrativa
transformando-o num objecto documental.
Vejamos agora como:
É necessário no entanto que esta prática obedeça a alguns requisitos para
ser considerada como efectiva: A meta-informação deve ser associada ao
documento produzido e também a outros objectos existentes na rede e que
são essencialmente dinâmicos. Por exemplo sob este ponto de vista de
análise uma instituição é menos dinâmica que um processo ou documento.
Trata-se de uma estrutura e é portanto relativamente fixa. Esta associação
de elementos meta-informativos a um documento deve ser realizada na
altura da sua produção/transmissão/recepção [13][66]. Isto porque uma
dilatação do período intercalar entre esta ocorrência e a aplicação de meta-
informação levaria a possibilidade de deturpação -intencional ou não- desse
procedimento. Este facto não impede que vários elementos meta-
informativos sejam acrescentados ao documento durante o seu período de
vida quer activa quer inactiva, no entanto devemos ter em consideração
dois factores:
(1) A meta-informação é sempre acrescentada nunca sendo retirada ou de
qualquer forma ocultada ou removida a camada anterior e (2) existe um 49 O termo tradicional é aqui utilizado com o significado de todo o documento que não é electrónico.
258
núcleo de elementos meta-informativos, nunca alteráveis, que deverão
obrigatoriamente ser associados ao documento na altura da sua produção
ou ao processo durante o seu período de desenvolvimento. [66][102][103].
A meta-informação deve incluir elementos associados automaticamente
pelo sistema intermediário (informático) em que os documentos/processos
ocorreram ou foram produzidos. A atribuição de meta-informação pelo
sistema assegura a isenção no processo de atribuição de elementos pré-
definidos e fielmente enquadradores da transacção realizada, por exemplo,
a hora, data, tipo de ficheiro, estado de transmissão, etc.
4.7.4 Meta-informação
Vários esquemas de meta-informação existem alguns dos quais citados nas
referências bibliográficas apresentadas no final deste trabalho
[66][69][70][102][103]. No entanto o SPIRT é o úniico modelo que incide
especificamente sobre produção de documentos em ambientes de rede. Por
esse motivo foi julgado como o mais adequado ao presente objetivo.
Devemos no entanto apontar a seguinte restrição: O SPIRT ainda não é um
modelo terminado. A investigação desenvolvida produziu uma série de
documentos que apontam conclusões parcelares e sobretudo apontam
pistas de desenvolvimento. No entanto até à presente data ainda não foi
publicado qualquer outro estudo qe viesse completar e elucidar acerca de
algumas questões que permanecem insuficientemente desenvolvidas para a
implementação de uma rede. No entanto os elementos meta-informativos
bem como as classes identificadas são utilizáveis e adequados ao objectivo
do presente estudo.
4.7.4.1 Modelo SPIRT/RKMS
O modelo SPIRT50 (Strategic Partnership with Industry - Research and
Training) foi desenvolvido através de um financiamento comum por parte
de Australian Research Council e representantes da indústria. O projecto
desenvolveu-se enre 1998-1999 e foi coordenado pela Universidade de
Monash. O objectivo nuclear do projecto consistia em especificar e codificar 50 http://rcrg.dstc.edu.au/research/spirt/deliver/index.html
259
meta-informação de forma a torná-la compreensível e passível de
desenvolvimento por comunidades de utilizadores além de especialistas em
arquivo. Pretende-se viabilizar o acesso a informação necessária ao
exercício de competências mantendo integridade e autenticidade de
transacções efectuadas especificamente em redes de organizações
empresariais. O projecto parte do pressuposto que, ao contrário do que
tradicionalmente se verifica em ambientes centrados em rede, os
documentos devem ser actores participantes e dinâmicos nos diferentes
processos transaccionados e que nessa perspectiva várias camadas de
meta-informação deverão ser acrescentada ao longo do seu período de vida
de forma a preservar a sua autenticidade e fidedignidade e significado ao
longo do tempo. Este abordagem baseava-se em aspectos característicos da
teoria arquivística australiana particularmente visível no conceito de
"records continuum" uma abordagem que assume o documento como único
ao longo do seu ciclo de vida devendo portanto ser-lhe associadas
elementos descritivos e contextuais das acções em que vai participando e
das transformações que sobre ele ocorrem.
O projecto insere-se numa série de inciativas desenvolvidas na Austrália da
qual a mais relevante é o AGLS51 (Australian Governement Locator Service)
que constitui a rede de informação governamental . Metodologicamente
utiliza ferramentas dos modelos Dublin-Core52 e RDF53 (Resource Descrption
Framework). O resultado do projecto consiste essencialmente na definição
de um corpo de meta-informação - o RecordKeeping Metadata System ou
RKMS. Para além deste núcleo meta-informativo, é parcialmente definida
uma estrutura de representação baseada em grafos direccionados e
directamente inspirada no RDF para representar e estruturar os elementos
de meta-informação atribuídos a cada entidade na rede e respectivas
relações. A definição de regras descritivas para a modelação de estruturas
deste tipo não está ainda completa visto haver lacunas na forma de
adaptação de determinados elementos RDF às características específicas de
uma rede de arquivos baseada no modelo SPIRT [Cf. 89, p.30].
51 http://www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/summary.html 52 http://dublincore.org 53 http://www.w3.org/RDF/
260
Este modelo, representado na figura 4.29 prevê vários conjuntos de
elementos de meta-informação a aplicar aos diversos tipos de classes
previstas.
• Negócio (business)
• Sistema de arquivo (business recordkeeping)
• Agentes (agents)
• Documentos (records)
Estas classes pretendem abranger a totalidade de recursos incluíveis numa
rede de arquivos e neles são identificáveis os actores aqui considerados
para inclusão na rede [cf. 89, p 15]. O Negócio abrange tipos de entidades
como transacção, actividade, função ou função ambiental (um tipo
específico de função inclusivo do sistema de arquivo australiano e que se
reporta a função social) e nele incluimos os processos organizacionais
identificados. O Sistema de Arquivo descreve o respectivo sistema que cada
organização possui [89]. Os agentes incluem pessoas/actores, grupo de
trabalho organização e nesta classe consideramos os actores identificados.
Os documentos incluem qualquer nível de agregação, ou seja, um objecto
individual ou uma agregação composta por objectos documentais
AMBIENTE EXTERNO
desempenha m cria
demonstramActividadesDe
dáContaDa ExecuçãoDe estabelece
CompetênciasD e
Instituição Social Organização Unidade Orgânica Actor
ACTORES Arquivos Públlicos Arquivos Provados Agregação de Documentos Objecto Documental
DOCUMENTOS
Função Ambiental Função Actividade Transacção
SISTEMA DE ARQUIVO
relação
gere Cria/Possui
define/condiciona
relação relação
relação
relação
Função ambiental Função Actividade Transacção Acção
NEGÓCIO
produzem
suportaActividadeDe integram
Figura 4.29 - Diagrama de classes (adaptado do modelo RKMS)
261
individuais tipologica e funcionalmente idênticos (série documental - ver
cap.3). A última entidade, o sistema de arquivo é considerado como uma
subclasse da entidade NEGÓCIO na medida em que representa as
actividades organizacionais e sociais relacionadas coma gestão de
documentos e arquivos que sedimentam as actividades desenvolvidas na
classe de que depende. Cada classe possui várias "camadas"
correspondentes a diferentes níveis de agregação idenificados pelo
elemento (atributo) "TipoCategoria": por exemplo a classe DOCUMENTOS
pode ser descrita aos níveis de agregação de documento individual, série
(conjunto de documentos tipologica e funcionalmente similares), fundo
(conjunto de documentos produzidos por uma organização no desempenho
das suas actividades). Os elementos possuem listas de qualificadores que
refinam a descrição e no caso da sua aplicação valores -que no RKMS são
designados por "esquemas"-, indicam fontes de autoridade que
porporcionam regras e normas definidoras desses mesmos valores (por
exemplo ISO 8601 para representação de datas). Sempre que para um
elemento são simultaneamente possíveis e aplicáveis vários valores, estes
são designados por "componentes de valores"
Utilizando uma comparação com o esquema RDF
RDF Recurso (ou sujeito) Atributo (ou predicado) Valor (ou objecto)
SPIRT Entidade Elemento Valor
Tipo de categoria Qualificadores de
elementos
Qualificadores de valores
= esquemas
Componentes de valores
No esquema SPIRT o contexto de desenvolvimento de acções na rede e de
produção documental é dado de duas formas: (1) a meta-informação
descritiva associada a cada entidade na rede e (2) a classificação das
relações que unem essa entidade às restantes. Estas relações podem
verificar-se entre todos e cada participante na rede, sendo os seus tipos
definidos através do elemento tipoCategoria. Por exemplo um determinado
processo ocorrido/transaccionado na rede possui elementos meta-
informativos do contexto e conteúdo desse processo como data, assunto,
título, e também descrição meta-informativa das relações mantidas com
262
outras entidades definindo os respectivos tipos: relação:actor,
relação:documento, relação:processo em que se representa sucessivamente
os actores, os documentos e os processos com que se conecta. Repare-se
que neste esquema e utilizando ainda este exemplo, a informação sobre o
autor do processo ou do seu destinatário não aparece como um elemento
(atributo) específico da entidade processo mas estará representada no
elemento relação: ou seja o processo tem relação com um actor (ou mais)
que é o seu autor.
A sintaxe RKMS é expressa através de texto simples que equivale a uma
espécie de pseudo-código utilizando-se linguagem natural estruturada de
acordo com determinadas regras de pontuação e disposição. É igualmente
utilizada a meta-linguagem XML na qual se baseia a codificação dos
elementos meta-informativos a aplicar a cada entidade na rede dispostos de
acordo com as formas a seguir representadas e que por maior facilidade de
identificação enumeramos.
(a) No RKMS existem três tipos de objectos:
Entidades (recursos/Sujeitos)- elementos (atributos/predicados)- valores
(objecto)
(b) A declaração básica do
RKMS é:
<Definição de elemento=Definição de valor>
Ex. è RKMS.DocumentoArquivo.Título=Documento Administrativo
de Acompanhamento
(c) A representação dos elementos meta-informativos relacionados com a
determinada entidade e representando os seus elementos é feita da
seguinte forma:
• O nome do elementoèRKMS.Negócio.Relação
• ValorèRelacionadoCom:Documento5.1;Tipo:Processo-Documento
Simples
Os dois conjuntos são unidos por uma igualdade (=)
Ex.è RKMS.Negócio.Relação= RelacionadoCom:Documento5.1
263
(d) Os qualificadores de elementos são representados a seguir à definição
de elemento separado desta por um (.).
Ex.è RKMS.DocumentoArquivo.Título.Abreviado=DAA
(e) Se o valor não for único, i.e., se existir mais que um valor possível para
um elemento estamos perante componentes de valores , estes são
separados por (;)
<Elemento=cv1;cv2;cv3>
Ex. è RKMS.Documento.Título.Abreviado.Data=DAA; 1996-02-01
(f) Os componentes de valores consistem em duas partículas:
• Um rótulo que designa o título do componente
• O valor propriamente dito
Por exemplo:
local (rótulo) Porto (valor)
CP (rótulo) 4100-112 (valor)
Estas partículas são separadas por (:)
<...=Local: Porto; CP: 4000-112>
Ex.è RKMS.Actores.Título.Abreviado.Data=Nome:SAQ; Data:1934-
2002
Em que
RKMS.Actores.Título. Nome de elemento Abreviado Qualificador de elemento Nome Rótulo SAQ Valor
Componente de valor
Data Rótulo 1934-2002 Valor
Componente de valor
4.7.4.2 Esquemas para aplicação de valores
Utilizando o modelo SPIRT e adoptando apenas os elementos meta-
informativos aí propostos, apresentamos uma aplicação possível do modelo
a alguns dos actores considerados na rede. Gostaríamos de salientar que os
exemplos apresentados não constituem o desenho completo da rede e
logicamente não bastam para a sua aplicação prática. Este facto deve-se às
seguintes razões:
264
(1) Subjacente a qualquer modelo baseado em SPIRT, tal como em RDF, há
que desenvolver um esquema em XML adequado às necessidades e
terminologia específica da rede considerada. A meta-informação segundo os
modelos adoptados é expressa através de XML, sendo os elementos meta-
informativos, resumidos num esquema específico, associado aos
documentos e restante entidades na rede através dessa linguagem. O
desenvolvimento desse esquema é pois indispensável para a concretização
da rede.
(2) Da mesma forma é indispensável definir e processos de adição dos
elementos informativos às entidades na rede. Como vimos trata-se de uma
rede onde decorrem transacções e são produzidos documentos. Sempre que
tal acontece surge uma entidade nova na rede (um processo ou um
documento) a que serão atribuídas camadas de meta-informação.
O esquema SPIRT pressupõe, como atrás dito, a utilização de esquemas, ou
seja, qualificadores de valores que consistem em fontes de autoridade
utilizadas para representar um determinado valor de forma normalizada: é
o caso por exemplo da norma ISO 8612 para representação de datas. O
modelo utiliza um conjunto bastante abrangente de esquemas normativos e
fontes de autoridade exclusivamente australianas e por esse motivo não
aplicáveis num contexto português. O SPIRT, baseando-se ele próprio em
grande parte nos modelos Dublin-Core e RDF, prevê no entanto a utilização
de outros esquemas meta-informativos e normativos: Esta flexibilidade
oferecida permite-nos incluir quaisquer esquemas de normalização
existentes internacional e nacionalmente e que se adequem ao teor dos
elementos em questão. O problema é não existirem em Portugal suficientes
esquemas normativos que permitam uma utilização sistemática à
implementação do modelo proposto. Por exemplo, relativamente a
organizações existe na Austrália o NAC (Number Agency Control) em
Portugal este repositório de autoridade não existe de forma normalizada.
Perante esta realidade optamos sempre que tal fosse exequível pela
utilização de normas internacionais e portuguesas, recorrendo ainda a
esquemas classificativos utilizados generalizadamente por instituições de
referência portuguesas. É o caso das datas e represenações de nomes de
países por exemplo (NP) ou ainda a aplicação das normas impostas pelos
CTT para representação de endereços e código postal. A questão mais
265
delicada residia nos elementos de identificação das entidades,
especificamente no elemento “Identificador”. Este elemento corresponde a
um URI, i.e., um identificador único universal sendo portanto um requisito
obrgatório a unicidade do elemento de forma a caracterizar
inequivocamente cada entidade na rede e também a sua persistência ou
seja a sua capacidade de permanência e de não alteração. Um URI pode
assumir a forma de URL (Uniform Resource Locator) ou de URN (Uniform
Resource Name) [17][118]. O modelo RDF em que parcialmente se baseia
o SPIRT prescreve o emprego de URL como a forma mais apropriada de
atribuir URI aos recursos que se pretendem identificar. Este procedimento
não é, no entanto, impositivo embora seja de momento aconselhado
[76][85]. Visto a rede aqui prefigurada ser de facto materialmente
inexistente, não utilizamos para identificação dos recursos identificados
quaisquer URLs antes recorrendo a URN baseados na ISAD (International
Standard Archival Description) e ISAAR/CPF (International Standard
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) [33]
os quais são de resto mapeados em quadros comparativos de referência
com o próprio modelo RKMS do SPIRT [cf. 89, p. 28] Estes dois documentos
normativos determinam a forma de atribuição de um identificador único e
persistente -o que concorda com o objectivo e sintaxe de URN [17]- para
documentos produzidos, qualquer que seja o seu nível de agregação e ainda
para outro tipo de entidades nomeadamente as que custodiam ou detêm os
documentos. Os elementos determinados e que consideramos adequados ao
presente caso consistem na identificação do país segundo a norma ISO
8612, identificação da entidade detentora (a organização), identificação do
nível de descrição e identificação da unidade de descrição documental. A
estes elementos acrescentamos a identificação do actor e do processo.
Persistia no entanto uma questão a resolver: Para a identificação destas
entidades pode-se recorrer a dois processos: (1) Utilizar linguagem natural
e nesse caso as designações são as mesmas com que estas entidades são
referidas ao longo deste trabalho, ou seja: os processos são referidos por
número sequencial, os actores por abreviaturas, sendo para os documentos
propriamente ditos usadas as identificações adoptadas pelo IVP e pelo ADP
a que se segue um número corrido correspondente à produção sequencial
dos documentos. (2) Utilizar esquemas de codificação recolhidos da prática
266
de algumas instituições públicas o que traria vantagens relativamente ao
processo anterior sob o ponto de vista de unicidade classificativa. Por
exemplo, o Instituto Nacional de Estatística utiliza o CAE (Classificação de
Actividades Economicas) para codificar organizações públicas e privadas
agregando-as em categorias. O Registo Nacional de Pessoas Colectivas ou a
Direcção Geral de Contribuições e Impostos utilizam por seu turno o
Número Fiscal de Contribuinte (NC) que identifica cada organização e
contribuinte individual. Uma possibilidade de codificação aplicável aos
macroactores da rede seria a combinação destas duas soluções. Desta
forma o ADP receberia o identificador <75123/6000022269> antecedido do
identificador do país <PT> para refinar a identificação num contexto
universal. Note-se que o SPIRT refere que os identificadores aplicados a
entidades devem ser suficientemente explícitos de forma a identificarem de
forma clara a entidade a que se aplicam. Para esse efeito propõe mesmo
que se possa acrescentar em linguagem corrente o nome/designação da
entidade. No entanto este tipo de codificação não é aplicável a todas as
entidades da rede. Por exemplo os actores que integram uma organização,
ou seja, as suas unidades orgâncias/funcionais não poderiam usufruir de
uma classficação por definição aplicável apenas a organizações. Neste caso
aplicou-se um sistema de abreviaturas utilzados no decorrer deste trabalho
e acima referidos combinando-se dessa forma os dois métodos: codificação
baseada em normas nacionais, abreviaturas de dsignações (p. Ex., SAQ) e
dígitos.
Vejamos alguns exemplos dos dois casos:
(1) Utilizando linguagem natural e designações abreviadas
a) Actores
Para designar o actor SAQèPT/IVP/SAQ
Para designar o actor PCIVP èPT/IVP/PCIVP
Para designar o actor ENOL èPT/EVP/ENOL
Para designar o actor GAT èPT/ADP/GAT
...
b) Processos
Para designar o processo 08è PT/IVP/SAQ/08
Em que
267
PT IVP SAQ 08 Código de país
Macroactor (organização)
Actor responsável
# de processo
c) Documentos
Para designar o documento IVP0200012-00001 è
PT/IVP/SAQ/08/IVP0200012-00001
Em que
PT IVP SAQ 08 IVP0200012 00001 Código de país
Macroactor (organização)
Actor responsável
# processo
Identificação de série (agregação de documentos)
Nº específico da unidade documental individual
(2) Utilizando esquemas CAE+NC
Utilizando este esquema o identificador (URI) de um processo
nterorganizacional poedrá ser representado da seguinte forma:
(a) Organizações
ADPè RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 3166; CAE, NC]
PT/75123/6000022269
IVPè RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 3166; CAE, NC] PT/75123-
501176080
EVP (SOGRAPE/FERREIRA)è RKMS.Negócio.Identificador= [ISO 8612; CAE,
NC] PT/01132-500068372
(b) Processo
Para designar o processo 08è PT/751236000022269/09000/08
em que
PT (ISO 8612)
751236000022269 (CAE+NC)
09000 (CódigoClas usado no IVP)
08
Código de país
Código IVP
Actor responsável
# processo
Estas hipóteses de codificação não são passíveis de utilização completa
visto que na EVP analisada não existe código de classificação interno, o que
impede o seu emprego para codificar actores internos. Nestas
circunstâncias optamos por para os níveis de identificação organizacional
268
utilizar o código CAE+NC, utilizando na identificação das entidades – actor,
processo– abreviaturas para actores (por exemplo: SAQ) e dígitos para os
processos. Os documentos são codificados utilizando os códigos vigentes no
IVP e ADP embora se considere esta solução como não aconselhável para a
implementação real na rede.
Consideramos que esta metodologia constitui uma solução possível embora
se considere mais adequada a utilização de URLs a qual só é naturalmente
possível a partir do momento em que estes correspondam a endereços
reais, situação que não se verifica neste momento. Os processos de
identificação apresentados têm a vantagem de estarem realmente a ser
utilizados nas instituições IVP e ADP e ainda em instituições do sector
público o que confere ao esquema desenvolvido aplicabilidade prática.
Sintetizando exposto, os esquemas utilizados são os seguintes:
• CAE + NC - Identificadores para entidade organizacional
• ISO 3166-1:1997 códigos de países
• NP EN 28601:1996 formatos data hora
• CTT - Endereços e Códigos postais
• ISAD – Identificadores de actores, processos, documentos
• ISAAR - Nomes e Títulos
• CAG - Designações de localidades
4.7.4.3 Exemplificação de modelo
Entidade Actor
RKMS.Actor.TipoCategoria=Empresa Privada RKMS.Actor.Identificador=[ISO 3166; ISAD; CAE+NC] PT/01132-500068372 RKMS.Actor.Título.Completo=Ferreira S.A RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601] 1888 RKMS.Actor.Mandato= RKMS.Actor.Local=[CAG] VNG, DOURO RKMS.Actor.Classificação funcional=[CAE] Produção vitivinícola RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Instituto de Vinho do Porto;Tipo:Transacção RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Transacção RKMS.Actor.Regras de negócio=Decreto-Lei 166/86 de 26 de Junho; Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março
RKMS.Actor.TipoCategoria=Organismo Público RKMS.Actor.Identificador=[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-501176080 RKMS.Actor.Título.Completo =Instituto do Vinho do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado=IVP RKMS.Actor.Data= [NP EN 28601]1933-2002 RKMS.Actor.Mandato: Decreto-Lei de criação; alteração
269
RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT, VNG, REG RKMS.Actor.Classificação funcional.DescritorActividade= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades económicas; DescritorFuncional: inspecção RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Ministério da Agricultura;Tipo:Subordinação administrativa; RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:Empresas de Vinho do Porto; Tipo:Agente fiscalizador RKMS.Actor.Regras de negócio= Regulamento (CEE) n.º 822/87, de 16 de Março; Decreto - Lei n.º 192/88, de 30 de Maio; Decreto- Lei n.º 75/95, de 19 de Abril RKMS.Actor.TipoCategoria= Organismo Público RKMS.Actor.Identificador: =[ISO8612; ISAD; CAE+NC] PT/75123-600022269 RKMS.Actor.Título.Completo=Arquivo Distrital do Porto RKMS.Actor.Título.Abreviado= ADP RKMS.Actor.Data.Criação=1932 RKMS.Actor.Mandato= Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril RKMS.Actor.Local=[CAG] PRT RKMS.Actor.Classificação funcional= [CAE] DescritorAmbiental:Administração Pública; DescritorActividades: actividades culturais; DescritorFuncional: gestão de arquivos RKMS.Actor.Relação= RelaçãoCom:IANTT; Tipo:Subordinação administrativa RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:IVP; Tipo: incorporação RKMS.Actor.Relação=RelaçãoCom:EVP; Tipo: Assessoria RKMS.Actor.Regras de negócio=Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril EntidadeNegócio (processo) RKMS.Negócio.TipoCategoria= processo RKMSNegócio.Identificador= [ISO 3166; CAE+NC; ISAD] PT/75123-6000022269/09000/05-000000 RKMS.Negócio.Título.Principal=Título:Autorizar comercialização externa RKMS.Negócio.Título.Atribuído=05 RKMS. Negócio.Data= [NP EN 28601] 2002.11.05/ RKMS. Negócio.Mandato= N/A RKMS. Negócio.Local=[CAG] PRT; VNG RKMS. Negócio.ClasFuncional.Descritores=DescritorAmbiental: processo interorganizacional; DescritorFuncional: fiscalização RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Empresa de Vinho do Porto; Descrição: organização solicitante RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor Instituto do Vinho do Porto; Descrição: Organização fiscalizadora RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor COM; Descrição: Inicia processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor FISC: Descrição: Coordena Processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom:Actor ATQ; Descrição: Participa tecnicamente em processo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 09000/04; Tipo:Processo administrativo RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 09000/08; Tipo:Processo técnico RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.1; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.2; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.3; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.4; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.5; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento
270
RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.6; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Relação= RelaçãoCom: 5.7; Tipo: Documento; Definição: Produz Documento RKMS. Negócio.Regras=REGULAMENTO (CE) Nº 884/2001 DA COMISSÃO de 24 de Abril Documento de Arquivo RKMS.DocumentoArquivo.TipoCategoria=Documento simples RKMS.DocumentoArquivo.Identificador=IVP0900000114-005600> RKMS.DocumentoArquivo.Título.Completo =Documento Administrativo de Acompanhamento RKMS.DocumentoArquivo.Título. Abreviado=DAA RKMS.DocumentoArquivo.Título.Atribuído=5.2 RKMS.DocumentoArquivo.Data= [NP EN 28601] 2002-11-04 RKMS.DocumentoArquivo.Mandato= RKMS.DocumentoArquivo.Local= [ISO 8612] PRT RKMS.DocumentoArquivo.Classificação funcional=09-100-01-14 RKMS.DocumentoArquivo.Relação=RelaçãoCom:Actor FISC; Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: Actor COM;Tipo:Produtor RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom:processo PT/75123-6000022269/09000/05-000000; Tipo:PertenceA; Definição:contexto de produção RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.1; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.3; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.4; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.5; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.6; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Relação= RelaçãoCom: documento 5.7; Definição: Produzido em processo RKMS.DocumentoArquivo.Resumo=Documento que acompanha expedição de 30 000 lt de vinho do porto para o mercado holandês RKMS.DocumentoArquivo.Idioma= português RKMS.DocumentoArquivo.Assunto: Descritor: comercialização, mercado externo, holanda, UE RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Suporte; Descrição:Papel RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Assinaturas; Descrição:Manuais RKMS.DocumentoArquivo.FormaDocumental=Título:Formas de Validação; Descrição:Carimbagem RKMS.DocumentoArquivo.InformaçãoAvaliação.Destino=Declaração:Eliminação; Data:5 anos após data de produção RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Registo=Data:2002-11-14; EspecificaçõesSistema:OfficeWorks RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Custódia=Declaração:FISC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Classificação=Data:2002-11-14; Mandato: GPC RKMS.DocumentoArquivo.Controlo.Preservação.Armazenamento=EspecificaçõesSistema:Pastas RKMS.DocumentoArquivo.Recuperação=EspecificaçõesSistema:base de dados de registo de documentos Officeworks RKMS.DocumentoArquivo.Acesso=FISC, COM, PCIVP, PCEVP RKMS.DocumentoArquivo.Utilização.Direitos=Regras:Ordem de Serviço interna RKMS.DocumentoArquivo.Histórico=TipoEvento:Consulta; [NP EN 28601] DataEvento:2002-11-14; Funcionário:FB
271
RKMS.DocumentoArquivo.Latência=Evento: conclusão de processo; Data: + 15 dias
Este esquema deverá ser aplicado a todos as entidades residentes na rede:
as organizações; a cada processo desencadeado e a cada documento
produzido no decorrer desses processos, a todos os níveis de abstracção,
permitem a identificação e contextualização inequívoca de todas as
entidades o que retorna como vantagens a contextualização daa produção
documental inserida no respectivo processo; a identificação e localização
dos documentos produzidos de forma expedida; a autenticidade e
fidedignidade dos documentos produzidos o que viabliza a garantia legal da
execução de actividades organizacionais.
O processo não é tecnologicamente simples podendo ser sujeito a uma
prévia análise de risco para determinar se este esquema será aplicado a
todos os actores/objectos da rede ou apenas àqueles cuja falibilidade
evidencial redunde em custos tangíveis e intangíveis considerados
incomportáveis.
272
CAP. 5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO
5.1 Conclusões
A realização dete trabalho permitiu tomar consciência de alguns factores
que condicionam o planeamento e desenho de uma rede. Uma rede é antes
de mais uma estrutura sócio-técnica sendo portanto imprescindível tomar
em consideração estas duas vertentes de forma integrada, no sentido de
que a alteração de uma afecta a outra. O que se pretendeu avaliar e de
certa forma testar foi na realidade a definição dos passos a dar para
implementação de um rede de informação que permita o desenvolvimento
de transacções e consequente produção de documentos de arquivo de
forma arquivisticamente controlada. Para o efeito utilizou-se uma
abordagem centrada na metodologia de redes de actores sociais no sentido
de definir e caracterizar a vertente social dos actores integrantes da rede.
Recorreu-se igualmente a modelação de procesos através de UML extensões
Penker Eriksson e ainda ao esquema de meta-informação RKMS produzido
no âmbito de um projecto de investigação coordenado pela Universidade de
Monash na Austrália.
Passamos a sumariar as principais conclusões que julgamos poder retirar
deste trabalho:
1. Uma rede como estrutura que viabiliza a comunicação, partilha e
desempenho de trabalho cocoperativo é uma estrutura social e técnica.
Compreender este facto e aplicá-lo na prática é basilar para a definição de
uma arquitectura viável e eficaz.
2. Uma rede nunca é criada a partir do nada, existindo sempre bases
tecnológicas e eventualmente sociais prévias que devem ser consideradas a
avaliadas de forma a integrá-las com a nova estrutura que se pretende
implementar.
3. Uma rede baseia-se necessariamente em normas consideradas como
entidades que viabilizam a comunicação. No entanto numa estrutura de
273
rede coexistem sempre conjuntos por vezes nebulosos de normas
articulando-se simultaneamente normas antigas (bases pré-instalada) e
recentes. Esta dialéctica tem de ser assumida e gerida de forma dinâmica
para conseguir o melhor resultado possível.
4. Uma rede é aberta e heterogénea sob o ponto de vista de actores
partipantes, sejam eles organizações, pessoas, tecnologias, não sendo
portanto desejável fechar redes restringindo-as a uma área funcional
específica ou a uma base tecnológica particular. Por outro lado uma rede é
simultaneamente uma estrutura que deve permanecer aberta permitindo a
inclusão vistualmente infinita de novos actores, agentes e plataformas
tecnológicas.
5. A identificação de documentos produzidos deve ser enquadrada no
dentro dos processos funcionais organizacionais e interorganizacionais que
lhes dão origem de forma a capturar de maneira evidente as diversas
camadas do seu contexto de produção (tecnológicas, organizacionais,
funcionais, arquivísticas, legais).
6. Os sistemas de informação e de arquivo têm como objecto a informação
mas no segundo caso as acções de gestão exercidas sobre essa informação
incidem sobre a sua fixação e controlo de alteração de forma a preservar a
capacidade evidencial que lhe é exigida como suporte da transacção em que
participa.
7. O sistema de arquivo está intrincado com o sistema de conhecimento
organizacional na medida em que constitui um repositório de conhecimento
explícito da organização. Esta qualidade é fortemente potenciada com a
produção de documentos qualitativamente ricos.
8. As funções do sistema de arquivo prendem-se com a necessidade da
organização, como sistema, demonstrar a adequação das suas acções
institucionais ao quadro legal, social que constitui o ambiente externo em
que opera.
274
9. A abordagem utilizada baseada em RAS revelou potencialidades
interessantes constituindo uma ferramenta poderosa de análise. No entanto
revelou-se algo inadequada ao contexto organizacional de estudo pelo facto
das relações entre actores estarem à partida definidas por um quadro
regulamentador impositivo. Neste contexto a centralidade de alguns actores
é de certa forma artificial visto existir porque imposta por procedimentos
funcionais vinculativos. Não foram detectados na bibliografia consultada
casos de aplicação directa desta metodologia à análise organizacional com
vista a implementação de sistemas de informação. As aplicações
pragmáticas encontradas, não considerando a produção teórica e
confinando a selecção a cenários organizacionais, enquadram-se sobretudo
em processos de reestruturação, definição de infraestrutura física de rede
de informação, gestão de conhecimento e de recursos humanos e
aprendizagem organizacional.
10. Os processos interorganizacionais têm componentes sociais (poder,
controlo), por vezes fortemente evidentes que moldam a forma de
desenvolvimento do fluxo de actividades chegando a agir como elemento de
resistência à adopção de novas tecnologias. Nesse sentido a identificação de
pontos de clivagem social são eficientemente identificados por métodos RAS
(grafos e matrizes).
5.2 Avaliação do trabalho realizado e possibilidades de trabalho futuro.
1. O presente trabalho terá permitido alguma melhoria na percepção da
utilizada de RAS como ferramenta de análise organizacional polarizada
fundamentalmente em aspectos sociais. Alguns méritos reconhecidos
consistem na poderosa capacidade de análise através das ferramentas
matemáticas disponibilizados e da sua excelente capacidade de permitir a
transposição directa de resultados matematicamente expressos para ilações
de natureza social.
2. Nesta perspectiva foram igualmente detectadas algumas limitações desta
abordagem nomeadamente a elevada complexidade dos processos de
análise assim como a necessidade do universo de análise obedecer a
275
determinadas características nomeadamente um ambiente externo que não
seja demasiado regulamentador porque nesse caso os resultados obtidos se
encontram à partida "viciados" não permitindo ilidir conclusões
significativas. Com efeito no caso analisado algumas análises realizadas
limitaram-se a confirmar uma situação identif icada e à partida
caracterizada.
3. A utilização de métodos de análise baseados em processos
organizacionais partindo da premissa que documentos se integram em
processos foi cabalmente sucedida avaliando-se esta metodologia e a
construção de modelos como essenciais para a compreensão da realidade
dinâmica e arquivística de uma organização
4. A construção de uma rede foi avaliada como um projecto complexo em
que múltiplas variáveis de ordem social, tecnológica, organizacional têm de
ser necessariamente consideradas, estudadas e equacionadas
integradamente. Este facto induz a necessidade evidente de um cuidadoso
planeamento e execução de processos tendentes a obter um cenário e
programa efectivos de acção. Ainda neste contexto tornou-se clara a
necessidade de cooperação multi-disciplinar intensiva.
5. Os arquivos e documentos por eles geridos não podem ser dissociados de
entidades de outra natureza com informação, organização, processos,
tecnologia, pessoas, todos actores de uma rede implícita de comunicação de
recursos. Desta forma não é possível pensar em temos simplistas de uma
rede conter apenas arquivos. Existe um conjunto de actores e serviços que
lhe estão necessariamente associados e nessa condição deverão poder
participar na rede.
Neste contexto existem vários cenários e caminhos possíveis de pesquisa
que julgamos promissores ou pelo menos interessantes:
1. O desenvolvimento da abordagem RAS aplicando-a a diferentes
contextos ambientais e organizacionais no âmbito da análise organizacional
para definição, desenho de sistemas de informação e de arquivo explorando
276
mais as potencialidades quantitativas e qualitativas da metodologia. Seria
interessante a aplicação e estudo a redes de empresas nomeadamente
empresas virtuais;
2. A aplicação de abordagens RAS a processos ERP nomeadamente na
análise organizacional e como veículos de integração de informação e
documentos dentro destes tipos de processos.
3. A redefinição de processos funcionais e nomeadamente a detecção de
potenciais pontos de conexão fracos ou potencialmente fortes através de
nomeadamente a exploração de teorias inseridas em Redes Sociais como a
força de elos fracos [50]
4. A aplicação de problema do "Pequeno mundo" em contextos
interorganizacionais de forma a procurar redifinir canais de comunicação e
de acesso à informação.
5. Desenvolvimento de métodos e adaptação de ferramentas e medidas
RAS que permitam operacionalizar a sua aplicação de forma pragmática
simplificando uma metodologia à partida bastante complexa.
6. Desenvolvimento de articulação e pontos de contacto e identidade entre
gestão de conhecimento e o sistema de arquivo das organizações
nomeadamente aplicando o conceito de arquivo como meio de estímulo e
produção de conhecimento através de, entre outros exemplos, análise
documental de forma a produzir documentos qualitativamente melhores sob
o ponto de vista de conteúdos, estruturação dos conteúdos e captura de
contextos de produção, de forma a propiciar uma mais eficiente apreensão
da informação neles contida.
7. Continuação do desenvolvimento da aplicação de esquemas de meta-
informação propostos nomeadamente através da construção de modelos em
RDF de forma a refinar a estrutura de gestão documental em rede sob os
pontos de vista de capacidade evidencial, recuperação e gestão de
informação.
277
Termina-se este longo texto citanto uma frase de Gandhi que se reveste no
presente contexto, de um significado particularmente adequado-"Aquilo que
cada um de nós pode fazer é insignificante, mas é extraordinariamente
importante que o façamos". De facto a “macro-conclusão” mais evidente de
todo este trabalho é que toda a acção, independentemente da sua
dimensão ou natureza, empreendida por um actor, numa rede,
independentemente da sua natureza, repercute-se directa ou
indirectamente e com maior ou menor intensidade, nos restantes actores e
no desempenho global da mesma.
278
279
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Perspective and Practical Orientation. [em linha] Information Research, 5(4) 2000 [referência de 2002-09-28] Disponível na internet em < http://informationr.net/ir/5-4/paper81.html>
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