20/03/13 1Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Bruno VelazDiretor de Operações TI Microsoft

Taugor Corporation

GED E ECMGED E ECMMaximizando resultados com ECM e GED para pequenas e médias empresas.

20/03/13 2Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

AgendaAgenda

• Apresentação• Objetivo• O que é Gestão de Conteúdo e GED?• GED na prática no SharePoint• ECM na prática no SharePoint• Cases Taugor

– Pequenas e Médias Empresas– Grandes Empresas

20/03/13 3Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

JÁ SENTIU ASSIM?

Vamos parar refletir

20/03/13 4Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Onde será que está?Onde será que está?

20/03/13 5Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Hoje vai ser o dia!Hoje vai ser o dia!

20/03/13 6Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Mas vou conseguir!Mas vou conseguir!

20/03/13 7Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Lembro de tudo sempre!Lembro de tudo sempre!

20/03/13 8Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Meus processos organizados!Meus processos organizados!

20/03/13 9Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

VOCÊ SABE ONDE ESTÁ O CONTEÚDO?

Vamos para refletir

20/03/13 10Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Conteúdos

20/03/13 11Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

ERP CRM E-ProcurementGroupware

Intranet Workflow Internet...E-learning

20/03/13 12Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

INTRANET

EXTRANET

INTERNETInteresse Geral

Equipes Internase Externas

Equipes Internas

Volume de Informações Público-alvo

Onde fica o conteúdo?Onde fica o conteúdo?

20/03/13 13Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

contexto

conteúdo usuários

Estratégia e objetivos, marca, processos, tecnologia, recursos, cultura, etc.

Público-alvo, necessidades, modelos mentais, vocabulário,comportamento e atitude, etc.

Volume, tipos, estrutura, relacionamentos, fontes, ferramentas, etc.

Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.

Ótica da visão e estratégiaÓtica da visão e estratégia

20/03/13 14Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Estrutura

Funcionalidades

Conteúdos

Etc.

Stakeholders,Avaliação Tecnológica,Guidelines Corporativos

Entrevistas

Atividades

Observação

Análise

Metodologias de DiagnósticoMetodologias de Diagnóstico

20/03/13 15Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Estrutura

Funcionalidades

Conteúdos

Etc.

Stakeholders,Avaliação Tecnológica,Guidelines Corporativos

Entrevistas

Atividades

Observação

Análise

Metodologias de DiagnósticoMetodologias de Diagnóstico

?

20/03/13 16Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Milagre?Milagre?

20/03/13 17Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Mágica?

http://flickr.com/photos/tojosan/945279318/sizes/l/

20/03/13 18Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271?

20/03/13 19Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

É preciso processo para justificar as escolhas realizadas durante o planejamento de um centro de conteúdo

20/03/13 20Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Interface

Templates

não-estruturadas

altamente estruturadas

Estrutura

CMS

Gro

upw

are

Des

ktop

GED

Wor

kflo

w

CRM

ERP

Fina

nças

BI Mai

nfra

me

Levantamento deconteúdos

Priorização defuncionalidades

Taxonomia e busca

Navegação

Processo de Planejamento

20/03/13 21Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Gestão de ConteúdoGestão de ConteúdoTaxonomiaTaxonomiaBuscaBuscaNavegaçãoNavegaçãoGovernançaGovernançaWeb 2.0 e ColaboraçãoWeb 2.0 e Colaboração

20/03/13 22Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

GESTÃO DE CONTEÚDOVamos começar certo!

20/03/13 23Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Por onde começar?

20/03/13 24Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Aumento da Produtividade

Melhora noSuporte a Vendas

Efetividade na Comunicação

Produtividade

Acesso rápido e simplificado a informações e serviços utilizados com frequência

Suporte a Vendas

Disponibilização de simuladores, informações de referência rápida que suportem o processo de venda

Comunicação

Conteúdos que reforçem o orgulho em trabalhar na empresa e que aumentem o alinhamento estratégico

Estratégia de Conteúdo

20/03/13 25Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Onde buscar?

• Fileserver

• Normas, manuais, procedimentos

• Processos

• E-mail

• Desktop

• Operações

• Sistemas Transacionais

• Data Warehouse

• CRM

• ERP

Informação não estruturada Informação estruturada

© TerraForum Consultores

Levantamento de conteúdoLevantamento de conteúdo

20/03/13 26Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Onde mais?

20/03/13 27Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

• Do que trata?

• Pra quem serve?

• Qual o formato, tipo?

• De onde vem?

• Onde será apresentado?

• Quem redige, aprova, publica?

• Qual a frequência de publicação?

• Qual a validade?

• Qual o contexto de uso?

• É restrito?

Algumas perguntas importantesAlgumas perguntas importantes

20/03/13 28Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Outras perguntas válidasOutras perguntas válidas

• É redundante?

• Está na linguagem correta?

• Está atualizado?

• É muito trivial?

• Possui valor histórico?

Em outras palavras....

....podemos nos livrar dele?

20/03/13 29Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Algumas ferramentas de levantamentoAlgumas ferramentas de levantamento

http://flickr.com/photos/mickeysacks/2625859149/sizes/o/

20/03/13 30Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Questionários

http://flickr.com/photos/johnnunemaker/113897231/

20/03/13 31Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Entrevistas

http://flickr.com/photos/clarkzip/398114900/sizes/l/

20/03/13 32Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Grupos Focais

20/03/13 33Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Card Sorting

20/03/13 34Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

O que não é utilizado

O que é utilizado

O que é esperado

não conhecemconhecem

gostamnão gostam

Fonte: Dan Saffer. Designing for Interaction

Resultado de um estudo em intranetsResultado de um estudo em intranets

20/03/13 35Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Mas não é só em intranets!Mas não é só em intranets!

20/03/13 36Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

E o técnico disse: “mas é tão simples!”E o técnico disse: “mas é tão simples!”

20/03/13 37Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Mas será que não poderia ser mais simples?Mas será que não poderia ser mais simples?

20/03/13 38Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Foco em necessidades, não Foco em necessidades, não em funcionalidades.em funcionalidades.

20/03/13 39Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

COMUNICAÇÃO

COLABORAÇÃO

E-mail, Blog, Mural, Instant Messaging etc.

Fóruns, Páginas Amarelas, Wikis, etc.

SERVIÇOS Formulários, Dashboards, Workflows, Relatórios, etc.

ORGANIZAÇÃORepositórios de documentos, agenda, lista de tarefas, calendário, etc.

Existem uma série de funcionalidades que se propõem Existem uma série de funcionalidades que se propõem a atingir objetivos distintos:a atingir objetivos distintos:

20/03/13 40Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

menor

maior

maior

menor

Co

mp

lex

ida

de

de

Im

ple

me

nta

çã

o

Necessidade de Governança

Agenda

TarefasBlog

Wikis

Fórum

Páginas Amarelas

Relatórios

Dashboards

Email

IM

Repositório docs

Workflows

Formulários

*pode variar de empresa para empresa

Porém, com graus diferentes de complexidadePorém, com graus diferentes de complexidadee necessidade de governança*:e necessidade de governança*:

20/03/13 41Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

• Os conteúdos devem estar sempre alinhados com escopo e objetivos definidos para o seu portal, intranet, site

• Além do escopo, é necessário traçar outros indicadores para priorização (relevância para cumprimento do escopo, viabilidade técnica, esforço, etc.)

• 80 x 20!

• Foco nas necessidades...

• ...negociadas juntamente com aspectos organizacionais (recursos, tempo, guidelines corporativos, etc.)

Gestão de Conteúdo: Gestão de Conteúdo: algumas lições aprendidasalgumas lições aprendidas

20/03/13 42Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

ARQUITETURA DE INFORMAÇÃOTaxonomia

20/03/13 43Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

animais

vertebrados invertebrados

aves mamíferos peixes insetos aracnídeos

cães gatos

Taxonomia: não é coisa de outro mundoTaxonomia: não é coisa de outro mundo

20/03/13 44Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

É da natureza humana classificar

http://flickr.com/photos/cctcty123/1507726182/sizes/o/

20/03/13 45Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

classificar para separar

20/03/13 46Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271Porque duas coisas não podem ocupar o mesmo espaço.

20/03/13 47Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

animais

vertebrados invertebrados

aves mamíferos peixes insetos aracnídeos

cães homem

A taxonomia oferece referência e facilita a procura

20/03/13 48Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

São os critérios que definem como as coisas são classificadas

20/03/13 49Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271A festa que você pode ir

20/03/13 50Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271Coisas que podem ir no microondas

http://flickr.com/photos/zigeunerweisen/2139173492/sizes/o/

20/03/13 51Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Às vezes, porém, os critérios podem ser bastante subjetivos...

http://flickr.com/photos/platinum/4139874/sizes/o/

20/03/13 52Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Além disso, os critérios podem variar muito...

http://www.flickr.com/photos/7194622@N02/2779253606/sizes/l/

20/03/13 53Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

ARQUITETURA DE INFORMAÇÃOBusca

20/03/13 54Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

1.000.000.000.000

20/03/13 55Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

• 90% das empresas dizem que a busca é a maneira de navegar mais utilizada em seus sites

• 85% das buscas não retornam os resultados que os usuários esperavam

• 50% das buscas são abandonadas durante sua realização

Alguns fatos importantes

20/03/13 56Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

• Existe conteúdo suficiente?

• Investir em busca significa dar menor atenção à navegação e estrutura do Portal?

• Possui recursos suficientes para comprar ou customizar uma ferramenta que atenda aos requisitos?

• Existem outras alternativas?

• A busca importa para os usuários?

Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.

Seu portal precisa realmente de busca?Seu portal precisa realmente de busca?

20/03/13 57Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

GED NA PRÁTICA NO SHAREPOINT 2010Como fica isto na prática?

20/03/13 58Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

20/03/13 59Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

20/03/13 60Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

20/03/13 61Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

20/03/13 62Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

20/03/13 63Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Records Center

20/03/13 64Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

ECM NA PRÁTICA NO SHAREPOINT 2010Como fica isto na prática?

20/03/13 65Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Conteúdos estruturados

20/03/13 66Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Imagens

20/03/13 67Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Vídeos

20/03/13 68Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

Qual é o melhor conteúdo?

20/03/13 69Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

EMPRESAS QUE USARAM SHAREPOINTAlguns Cases da Taugor

20/03/13 70Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS + 55 51 3091 2271

CanalTechShare

http://www.canaltechshare.com.br

Comunidade do Brasil que fala sobre SbarePoint.-Vídeos-Tutoriais-Artigos-Blogs-MySite

Pessoas

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Angola LNGIntranet em SharePoint 2010-Áreas-WorkFlows-ECM-GED-Integração com SAP

GED

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UNIMEDSistema de Gestão de Oportunidade de Melhoria-WorkFlows-InfoPath

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Ecotelhado

Site corporativo-Intranet-Extranet-Integração com CRM Dynamics-Presença de Digital –

- 35 mil Acessos

-Intranet-GED-WorkFlow-Multbrowser

Site:

www.ecotelhado.com.br

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SORTEIOEssential SharePoint 2010: Overview,

Governance, and Planning

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