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2016 | LPartner l Whitepaper "O papel da auditoria na redução de custos logísticos

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Um pouco sobreauditoria de cobrançasde provedores logísticos

Você sabia que de 2% a 8% dos valores cobrados pelos provedores logísticos são indevidos?

Você sabia que 70% das empresas americanas dão tanta importância a este tema, que contratam uma auditoria independente?

E você sabia que 90% dos departamentos de COMEX admitem que seu processo de auditoria com recursos internos deixa muito a desejar?

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Exatamente o que é este serviço de auditoria?

É uma conferência detalhada tarifa a tarifa cobrada por cada provedor logístico envolvido em uma importação, para verificar se estão de acordo com o tarifário definido.

O objetivo principal desta conferência é evitar o pagamento de valores cobrados indevidamente.Veja exemplos de cobranças indevidas, causadas por erros operacionais:• cobrança de valor por quilo em faixa

errada de peso• cobrança de tarifa adicional ou ainda

não acordada• cobranças com base em tarifário não

mais vigente ou em novo tarifário ainda não acordado

• cobrança duplicada de uma tarifa• aplicação da mesma tarifa com códigos

diferentes• aplicação de uma tarifa com um código

desconhecido

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Se a maioria das empresas realiza esta auditoria com recursos internos, por que contratar uma auditoria terceirizada?

Veja os 4 principais motivos:

• Para garantir compliance, pela importância de ter um “selo” independente, que garante que seus pagamentos sejam realizados corretamente

• Pelos melhores resultados financeiros obtidos, visto que a auditoria é feita por especialistas e com um processo profissional, inteligente e detalhado

• Pelo suporte profissional de alto nível que a empresa terceirizada provê para o departamento de COMEX

• Para ter seus profissionais com foco em seu core business: logística

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Como funciona um processo de auditoria profissional?

O processo de auditoria tem 3 bases:

• O tarifário de cada provedor, detalhado, acordado e vigente, que é a principal fonte

• Os principais dados do embarque (origem, destino, peso, incoterm), que serão utilizados para os cálculos e análises do auditor

• E os valores que estão sendo cobrados por cada provedor, para serem confrontados com os valores corretos já calculados

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O que o processo de auditoria considera para garantir o melhor resultado?

Ao implementar o processo, o auditor levará em conta as seguintes etapas:

• Materialidade: confirmação de que o serviço foi executado e que não tem nenhum tipo de pendência

• Tarifário: cálculo exato do valor correto que o provedor deveria cobrar pelo serviço

• Dados operacionais: análise da operação para certificar-se de que o provedor tenha executado o serviço exatamente conforme solicitado e no melhor custo/benefício para o importador

• Regras de contrato: outras regras que devem ser consideradas, como data a ser utilizada para conversão de moeda, por exemplo

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Qual é o fluxo do processo exatamente?

Para cada provedor um processo é definido, podendo a auditoria ocorrer:

• Antes do faturamento: o provedor informa o auditor o valor a ser faturado e aguarda a liberação para emitir a fatura

• Antes do pagamento: o auditor confere detalhadamente a fatura e libera para pagamento apenas se e quando estiver com os valores corretos

• Após o pagamento: caso alguma divergência seja encontrada, o provedor é notificado para realizar um acerto

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• Frete, conforme origem, destino, prioridade, peso e mínimo

• Fuel, conforme regra definida• Security, conforme regra ou cia aérea• Handling, se aplicável• Pickup, conforme Incoterm e consolidação• Taxas na origem conforme país ou shipper• HB fee ou taxa local• Conversão de moeda, conforme data acordada• Variação cambial, conforme contrato

O que é auditado nas faturas de agentes de carga aérea?

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• Frete, LCL ou FCL, 20’, 40’ ou 40’HC• BAF, conforme regra definida• Pickup, conforme Incoterm e consolidação• Demurrage, conforme data de devolução do

container e free time acordado• BL fee e Capatazia, conforme armador• ISPS e Siscarga• Taxa de desconsolidação• Conversão de moeda, conforme data acordada• Variação cambial, conforme contrato

O que é auditado nas faturas de agentes de carga marítima?

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• Período de armazenagem, conforme data de retirada da mercadoria

• Handling• Posicionamento• Inspeções• Tabela especial de alto valor agregado,

se aplicável

O que é auditado nas faturas dos terminais?

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• Frete (valor fixo, por kg, por km)• Pedágio, conforme trajeto• GRIS, conforme regra definida• AdValorem, conforme regra definida• ICMS ou ISS• Ajudante, se aplicado• Placa do veículo, conforme cadastro• Valor da mercadoria, conforme Notas

Fiscais transportadas• Tipo Veículo utilizado x volume/peso

transportado• Pernoite e Reentrega, se aplicável

O que é auditado nas faturas dos transportes rodoviários?

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Imagine acessar de onde estiver uma Dashboard online com seus custos e KPIs de importações!

Além disto, pense em como você poderia melhorar seu gerenciamento recebendo mensalmente os seguintes relatórios:

• Relatório de custos das importações• Custo por modal, lane, tipo de

serviço, provedor, divisão, centro de custo, projeto

• Relatório de custo de fretes especiais, express, crítico (x custo standard) e custo de fretes spot

• Valores auditados, divergências, não conformidades encontradas e laudos

• Performance de cobrança de cada provedor

• Provisão mensal de custos de serviços ainda não cobrados (Accrual para finanças)

• Relatório de métricas e KPIs, como transit time, volumes, pesos, períodos

Agora veja como os dados da auditoria são poderosos

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Também é possível utilizar a base de dados da auditoria para realizar análises, estudos e projetos

Veja algumas possibilidades:

• Estudo de impacto financeiro de BID (alteração de tarifário ou troca de provedor)

• Análise crítica de tarifários (valores, tarifas, forma de cobrança e códigos)

• Previsão de custo de um embarque ou de um período (vários embarques)

• Comparação de custo logístico entre dois ou mais fornecedores

• Estudo de volume x container utilizado, volume x veículo utilizado (transporte rodoviário), período de armazenagem alfandegada x custo, transit time x custo (prioridade)

• Dados e informações de custos e embarques para estudos e análises, quando solicitado

• Sugestões de potenciais oportunidades de melhoria

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Como é feita a implementação do processo de auditoria

Primeira fase:• Análise crítica de tarifários• Mapeamento do processo atual• Definição de novo processo por

provedor• Definição de processo de

captação de dados

Segunda fase:• Implementação do novo processo

para cada provedor• Implementação de controle geral

de cobranças• Implementação de processo para

gerenciamento das faturas

Terceira fase:• Criação de banco de dados de

auditoria, custos e dados operacionais

• Implementação de relatórios mensais

• Estudos e análises, quando solicitados

• Disponibilização de dados

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Perguntas frequentes

Como este serviço é cobrado? O serviço pode ser cobrado com um valor fixo mensal, considerando o volume de trabalho, e especificando um limite máximo de auditorias; com um valor variável por auditoria, normalmente definido por faixa de volume de auditorias; ou com success fee, especificando um valor mínimo e um valor máximo mensal.Onde ficam os auditores? Alguns ficam in house e outros ficam nos escritórios da empresa de auditoria contratada, dependendo do que a empresa entende ser o ideal e do volume de trabalho negociado. Basicamente eles precisam de computador, com acesso a internet, pacote Office e acesso a sistemas ou controles do cliente para captação de dados. Telefone e impressora também são necessários.Ocorrem problemas com os fornecedores ao relatar as divergências? Nenhum, os fornecedores são tratados como parte da cadeia logística, ou seja, com respeito e tato e são ajudados pela empresa contratada a evitar a repetição de erros de cobranças.

A auditoria não atrasa o pagamento das faturas? Não. O fluxo do processo deve ser desenhado na implementação do projeto considerando as etapas de uma maneira que garantam o pagamento no prazo acordado. Normalmente a auditoria é realizada rapidamente.Pode-se auditar a auditoria destas empresas? Sim, isso é normal e sadio. Se algum erro for pego, a empresa de auditoria se compromete a ressarcir o valor incorreto e a tentar o devido acerto com o fornecedor.

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Fundada por executivos e empresários com anos de experiência prática, nossa empresa oferece soluções eficazes, algumas já consagradas globalmente, suporte e ferramentas à departamentos de COMEX e de logística.

“LPartner” é uma marca sob a qual apenas profissionais diferenciados trabalham em colaboração a fim de entregar serviços inteligentes a nossos seletos clientes.

Nossa empresa é composta de filiais, e faz parte da HEXA HOLDING, estabelecida no Brasil e proprietária de algumas empresas. Nossas soluções encontram-se em franca expansão e inovação constante.

Consulte nossas soluções em lpartner.com.br.

Sobre a LPartnerO autor é executivo de vendas da LPartner, uma empresa brasileira especializada em auditoria de custos de importações e fretes nacionais. A empresa é pioneira numa solução inovadora e completa de suporte aos times de logística e Comex de empresas nacionais e multinacionais. Em caso de dúvidas ou se desejar este serviço em sua organização, contate diretamente o Glauber no email [email protected] ou pelo telefone +55 19 99275 4036.

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