FUNCIONES DEL CONTROL DE GESTIÓN

JHORMAN TORRES ALMARIO

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA “CORHUILA”

2015

El control de gestión es un elemento necesario de la dirección. Los aportes que hace a la gerencia resultan de la ejecución de las funciones que se enuncian a continuación, y que, pasa proporcionar una visión de conjunto.

FUNCIONES DEL CONTROL DE GESTIÓN

FUNCIONES DEL CONTROL DE GESTION

Facilita el aprendizaje organizacional.

Crear la memoria institucional. Facilitar el diagnostico permanente. Mejorar la planeación y la

programación. Medir el perfeccionamiento. Posibilitar la descentralización. Evaluar el desempeño de los

ejecutivos. Mejorar la flexibilidad. Definir niveles de exigencia.

FACILITAR EL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL

El control de gestión consiste no solo en establecer el grado en que la ejecución logro aproximarse a las metas, sino también en establecer que aprendió la organización de la acción emprendida. Es un medio para producir conocimiento a partir de la reflexión sistemática sobre la acción para ajustar la actuación futura de acuerdo con los resultados de le experiencia.

CREAR LA MEMORIA

INSTITUCIONAL

La acción del control de gestión no se extingue al ser adaptada una medida correctiva. Los registros de los resultados de cada periodo permiten observar la evolución de cada variable a través de un lapso que puede ser suficientemente largo como para analizar las tendencias.

FACILITAR EL DIAGNOSTICO PERMANENTE

Los informes anuales del control de gestión posibilitan una evaluación permanente de los factores críticos de éxito. La gerencia puede hacer un diagnostico bastante acertado de la situación de le empresa justamente debido a que el control de gestión excluye lo superfluo o secundario y destaca solo la información mas significativa.

MEJORAR LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION

El control de gestión proporciona la retroinformación necesaria para que los supuestos de la planeación se ajusten a los resultados obtenidos. De esta forma la actuación futura habrá incorporado el conocimiento adquirido de la experiencia.

MEDIR

EL

PERF

ECCI

ONAMIE

NTO

Por el carácter histórico del control de gestión, que muestra la evolución de los valores de una variable y debido a que aísla o separa las metas de perfeccionamiento, da lugar a que pueda apreciarse la capacidad que tiene la organización para cambiar en busca de un desempeño superior.

POSIBILITAR LA DESCENTRALIZACION

Cuando se carece de un flujo sistemático de información que expresa objetivamente el desempeño de la organización, el control se independiza de la supervisión que los jefes ejercen de manera personal y directa sobre las operaciones cotidianas. La descentralización y la delegación encuentran un fuerte obstáculo en la limitación del tiempo y de la capacidad de los jefes para observar la ejecución y dar ordenes para corregir los errores

EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS EJECUTIVOS

El informe de control de gestión aporte una base objetiva para medir el desempeño de los funcionarios de todos los niveles, comparándolo con los puntos de referencia establecidos antes. La evaluación de cada funcionario puede incorporarse como un factor adicional de calificación de méritos o puede sustituir completamente y con ventajas evidentes, a este sistema.

MEJORAR LA FLEXIBILIDAD El control de gestión ha sido

considerado como un sistema de alarmas inmediatas porque informa a los responsables de la acción correctiva cada vez que se produce una situación excepcional. Al llamar la atención de los ejecutivos sobre los hechos que están afuera de control, constituyen a mejorar la velocidad de respuesta de la organización.

DEFINIR NIVELES DE EXIGENCIA

Una de las funciones de la dirección consiste en determinar a que ritmo se espera trabajar, formular a todos los trabajadores el grado de esfuerzo que se espera de ellos. Esta decisión puede ser tomada con mejores elementos de juicio tomando como base los informes de control de gestión.

INDICADORES

NUMERICOS El control de gestión se refiere exclusivamente a los fenómenos administrativos que puedan ser expresados de manera cuantitativa. Por esa razón los informes que emite el sistema de control se expresan en indicadores numéricos. Un indicador numérico es la relación entre dos o mas datos significativos, que tienen un nexo lógico entre ellos y que proporcionan información sobre aspectos críticos o de importancia vital para la conducción de la empresa.

VENTAJAS DE LOS INDICADORES NUMÉRICOS

Pueden relacionar datos originados en diferentes áreas funcionales, dando lugar a una visión integral de la organización.

Permiten elaborar muy rápidamente un diagnostico objetivo de la empresa. Centrado en los factores mas significativos.

Facilitan la presentacion grafica de los datos y su interpretación. También facilitan el análisis evolutivo o histórico de los datos.

Permiten identificar tendencias y hacer proyecciones.

Hacen posible la comparación de los resultados de empresas que pueden ser diferentes entre si y sirven de fundamento a los programas de benchmarking

LIMITA

CIONE

S

Los indicadores numéricos proporcionan cifras abstractas y muy relativas y pueden conducir a apreciaciones sobre los resultados y sobre las medidas correctivas que deben adoptarse. Un resultado adecuado para una empresa puede ser alto o bajo para otra. El significado de las cifras es afectado por diversos factores internos y externos de la empresa y cambia con el tiempo.

CLASES DE INDICADORES NUMERICOS

RAZONES: expresan la relación entre dos datos, la relación se obtiene al dividir un dato, el numerador, por una base, el denominador. El numerador y el denominador deben ser expresados en unidades de medida de la misma naturaleza, por ejemplo: PESOS, LITROS, TONELADAS.

PORCENTAJES: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. En otro términos, muestran el valor relativo de un parte con relación al todo, al cual se le atribuye el valor de cien. El porcentaje también puede referirse al valor relativo de una parte del todo, con relación a otra parte a la cual se le asigna el valor de cien.

PROMEDIO: existen diferentes conceptos de

promedio y no pueden utilizarse de manera

indiscriminada para todos los casos. Los mas

usuales son la media aritmética y la moda.

La media se obtiene sumando un conjunto de

valores y dividiendo el resultado por el

numero de valores sumados.

La moda es el valor que se representa el

mayor numero de veces.

o NUMEROS INDICE: expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le

asigna el valor de cien: proporcionan un

método simple para comparar cambios

que representa una variable a través de

un periodo.

MODELO PARA DISEÑAR INDICADORES

El modelo supone que las dimensiones de los sistemas administrativos que son significativas para el proceso de evaluación y que serán medidas mediante indicadores son estas: la eficacia, efectividad, economía, calidad y perfeccionamiento.

EFICACIA

Es la capacidad que tiene la organización para satisfacer al cliente indicando en forma correcta sus necesidades y sus expectativas, con el propósito de inferir a partir de estas las características que deben poseer sus productos para que estén en condiciones de satisfacerla.

EFECTIVIDAD

Es el grado en que se logran los objetivos. No obstantes y con la intención de conferirle a la efectividad el carácter de cualidad universal y básica de la acción administrativa.

La efectividad es la capacidad para ejecutar las operaciones administrativas de manera que satisfagan los criterios de actuación previamente establecidos.

CALIDAD Las medidas de calidad son de dos

clases: eficacia y efectividad. La eficacia observa e interpreta las

necesidades y las expectativas del clientes y las expresa por medio de normas técnicas o requisitos que deben satisfacer el producto.

La efectividad verifica el grado de cumplimiento de las normas de calidad.

La eficacia se mide en términos de porcentajes de clientes satisfechos; la efectividad en porcentajes de cumplimiento de las normas de calidad.

ECONOMIA

Es la capacidad que tiene la organización para eliminar el desperdicio de recursos al ejecutar sus operaciones. Se entiende por desperdicio todo lo que sea distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales, maquinas y mano de obra necesarios para agregar valor al producto

PERFECCIONAMIENTO

No basta hacer las cosas bien: es necesario mejorar, especialmente cuando el desarrollo de esa capacidad de mejoramiento se adepta como el soporte principal de la ventaja competitiva.

La innovación, la reingeniería, el mejoramiento continuo, el planeamiento estratégico y cualquier plan que se emprenda para buscar la excelencia organizacional se encuentra en el concepto de perfeccionamiento: el cual es el cambio que se introduce en una situación organizacional con la finalidad de aproximarla a unos criterios de excelencia previamente definidos.

COMENTARIOS FINALES En este capitulo se hizo la

distinción entre los controles de verificación y los controles para el mejoramiento.

Los primeros tienen la finalidad de verificar si la actuación de los empleados concuerda con unos criterios previamente establecidos por una autoridad legal o administrativa y en caso contrario. Aplicar sanciones y las acciones correctivas que se requieren para ajustar la ejecución de las normas y los criterios de actuación.