SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOWJOANA VILARIÇA MIGUEL LIMA PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/

CONTEÚDO

• Tabela Comparativa• Softwares estudados • Fundamentação da escolha

TABELA COMPARATIVA

SOFTWARES ESTUDADOS

M-FILES• Direcionado a grandes empresas • Excelente integração com o Windows• Fácil de aprender e usar -> intuitivo • Suporta todos os aplicativos do Windows tais como o Office, Word ou

Excel, CAD, soluções de contabilidade, faturação e Stocks.• Permite a gestão e controlo de versões dos documentos e o seu histórico.

• Apenas disponível na versão comercial. Muito bom mas também caro.• Excede as necessidades do GGQ

PHC CONTROL DOC

• Bastante completo e complexo Elevado fluxo documental• Disponível em modulo para ser usado com o software original

PHC Muito caro• Compatível com scanners para transformação rápida de

suporte • As gamas Advanced e Enterprise possuem a funcionalidade

do workflow organizacional

MYTHO

• Muito complexo grandes empresas • Apenas disponível versão comercial • Foi idealizado para ser usado com o software Primavera

Muito caro• SGD profissional excedendo largamente os requisitos do GGQ

CLICKDOC

• Arquivos, bibliotecas e centros de documentação • Programadores tiveram em conta as recomendações da

Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e da Biblioteca / Torre do Tombo• É dividido em “módulos” torna-se pouco prático

NUXEO

• Gratuito, opção de subscrição comercial para apoio técnico.

• Curva de aprendizagem elevada apesar dos documentos de apoio

• Possibilidade de criação de vários projetos e aplicações

• Para instalação é necessário o Visual C++ Redistributable for

Visual Studio 2012

FILEDOC

• Grandes volumes documentais, ambientes exigentes• Composto por módulos que cumprem objetivos destintos• Bastante completo, grandes empresas com necessidades

avançadas como leitura de código de barras ou assinatura digital • Excede consideravelmente as expetativas

IDOK

• Simples

• Pouca intuitividade

• Apropriado para instituições com serviço de expediente, ou seja, registo de documentos, entradas, saídas e faturas

• Difícil de usar e frustrante uma vez que os “ícones”, por vezes, não respondem

MOREDOC

• Disponível em versão comercial e gratuita• Simples e de fácil utilização. Produzido para gestão de

expediente das organizações • A versão comunitária perde importantes funcionalidades

como associar um dossiê ao documento, gestão de dossiês, gestão de permissões e gestão de entidades

LOGICALDOC

• Intuitivo

• Empresas com elevado volume documental

• Bastante completo na versão comercial

• Perde muitas funcionalidades na versão gratuitas

OPENDOCMAN

• Acessível • Simples em demasia• Possibilidade de adicionar plugins mas maior parte destes

requerem pagamento

FUNDAMENTAÇÃO DA ESCOLHA • Grande flexibilidade e durabilidade• Criação / gestão de versões – simples e praticas• Integração com as aplicações do Microsoft Office ou Google Docs • Bastante simples e intuitivo • Interface simples e bastante funcional• Vai de encontro às necessidades do GGQ• Disponível em versões comunitárias e profissional (MoreData)• Revela uma curva de aprendizagem bastante agradável• Workflows pré-definidos

• Simulação de um workflow (parte 1)• Simulação de um workflow (parte 2)