Arquivologia

Curso DiaparMatéria: ArquivologiaProfessora: Cynthia Roncaglio (croncaglio@aol.com)

Constituição de 1988� Art.23 – é competência comum da União,

dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:

� III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos.

� Art.216 §2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a quantos dela necessitem.

Lei Federal nº8.159/91

� Art 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Lei Federal nº8.159/91

� Art. 17º – A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas, federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

� §4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

Conceito de documento

� Documento é a base de toda informação registrada, fixada em um suporte material e disposta de maneira que se possa utilizá-la para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, ações e pensamentos da sociedade em uma determinada época e lugar.

Elementos característicos dos documentos

Def inição Exemplos

Suporte Material sobre o qual asinformações são registradas.

Fita magnética, filme de nitrato, papel.

Format o Configuração física de um suporte,de acordo com a natureza e o modocomo foi confeccionado.

Caderno, cartaz, diapositivo, folha, mapa,planta, rolo de filme.

Gênero Configuração que assume umdocumento de acordo com osistema de signos utilizado nacomunicação de seu conteúdo.

Documentação audiovisual, fonográfica,iconográfica, textual.

Espécie Configuração que assume umdocumento de acordo com adisposição e a natureza dasinformações nele contidas.

Boletim, certidão, declaração, relatório.

Tipo Configuração que assume umaespécie documental, de acordo coma atividade que a gerou.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüênciae rendimento escolar. Certidão denascimento, certidão de óbito, relatório deatividades, relatório técnico.

Conceito de Arquivo

� Arquivo é o conjunto de documentos produzidos/recebidos por órgãos públicos ou privados, pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que se forma em decorrência do exercício de suas atividades ao longo do tempo.

� Os documentos de arquivo constituem elementos de prova ou de informação; formam um conjunto orgânico devido a natureza de sua acumulação que reflete as atividades às quais vincula-se.

Conceito de Arquivo

� Arquivos Públicos são também o espaço físico das unidades administrativas governamentais encarregadas da transferência e do recolhimento dos documentos produzidos pelo poder público, bem como sua preservação, conservação e acesso.

Teoria das Três Idades

Arquivo Corrente

ÓRGÃO PRODUTOR

Massa documental:100%

Guarda: média 5 anos

Arquivo Intermediário

ARQUIVO PÚBLICO

Massa documental:50%

Guarda: média 50 anos

Acesso restrito ao órgão de origem

Arquivo Permanente

ARQUIVO PÚBLICO

Massa documental:10%

Guarda: permanente

Acesso Público

Avaliação

Transferência Avaliação

Recolhimento

Gestão de Documentos

Conceito� Gestão de Documentos é o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Métodos de arquivamento

AlfabéticoGeográfico

NuméricosSimplesCronológicoDígito-terminal

Ideográficos(Assunto)

Alfabéticos

Básicos

DicionárioEnciclopédico

Numéricos Decimal DuplexUnitermo ou indexaçãocoordenada

Métodos de arquivamento

Padronizados

VariadexAutomáticoSoundexmnemônicoRôneo

Método alfanumérico

Exemplo do Método Decimal

000 Administração Geral100 Pesquisa

110 Psicologia111 Aplicada ao Trabalho112 Aplicada à Educação120 Ciência Política130 Administração140 Economia141 Desenvolvimento econômico142 Custo de Vida142.1 no Rio de Janeiro142.2 em São Paulo

Exemplo do Método Duplex

0 Administração Geral1 Pesquisa

1-1 Psicologia1-1-1 Aplicada ao Trabalho1-1-2 Aplicada à Educação

1-2 Ciência Política1-3 Administração1-4 Economia

1-4-1 Desenvolvimento econômico1-4-2 Custo de Vida

1-4-2-1 no Rio de Janeiro1-4-2-2 em São Paulo

Atividades do Arquivo Permanente

� Arranjo - reunião e ordenação adequada dos documentos

� Descrição e publicação - acesso aos documentos para consulta e divulgação

� Conservação - medidas de proteção aos documentos, visando impedir a sua destruição.

� Referência - política de acesso e uso dos documentos

Recuperação da informação

Instrumentos de pesquisa básicos� Guia� Inventário� Catálogo� RepertórioInstrumentos de pesquisa auxil iar� Índice� tabela de equivalência ou concordância

Tecnologia da informação aplicada aos arquivos

Microfi lmagem� preservação de documentos originais� garantia de segurança contra furtos,

incêndios, inundações, terremotos etc.� agilidade e rapidez na recuperação da

informação

Tecnologia da informação aplicada aos arquivos

InformáticaVantagens� Tratamento digital das imagens� Técnicas de fluxo de trabalho (workflow)� Multimídia (combinação de som, texto e

imagens, em movimento ou não)

Tecnologia da informação aplicada aos arquivos

InformáticaDesvantagens� Não tem valor legal no Brasil que assegure o

valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos

� baixa durabilidade dos materiais empregados� obsolescência dos equipamentos� Altos custos de conservação e manutenção

física de acervos informáticos

Conceitos

Preservação – sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais.

Conservação/restauração – intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado físico.>> impacto sobre o objeto

Conservação Preventiva – melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação.>> impacto sobre o conjunto

Agentes internos de deterioraçãoSão aqueles inerentes aos próprios documentos. Encontram-se nas substâncias de que são feitos e nos meio utilizados para proceder os respectivos registros. Exemplos:� Acidez do papel� qualidade das tintas empregadas� corrosão do metal� perda de cor das fotografias� proximidade do campo magnético

Agentes externos de deterioração

LuzA luz solar deve ser abolida na área de armazenamento porque tanto acelera o desaparecimento das tintas quanto enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com moderação.

© University Libraries of Notre Dame

Agentes externos de deterioração

Temperatura e umidade

� O calor constante destrói as fibras do papel e a umidade propicia o desenvolvimento do mofo. Deve-se manter a temperatura entre 20° e 22° e o índice de umidade entre 45% e 58% . © Andrea Giovaninni

Agentes externos de deterioração

Poluentes e poeiraContribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. A poeira é composta de partículas em suspensão que penetram nas fibras do papel.© National Library of France

Agentes externos de deterioraçãoAgentes biológicos� As pragas que causam

grandes danos aos acervos documentais são os insetos, fungos e roedores.

� Ambientes sujos, mal ventilados e com altos índices de temperatura e umidade são as condições ideais para esses organismos se desenvolverem.

© Andrea Giovaninni

© National Library of France

Desastres naturais ou causados pelo homem

Enchentes Guerra